Manajemen Proyek SI

Organized By Rini Astuti

@Magister Likmi

 08112275150
Goals & Overview

• Mahasiswa mampu menguasai konsep & kerangka kerja

manajemen proyek sistem informasi
• Mahasiswa mampu merencanakan , mengestimasi waktu
dan sumber daya dan mengeksekusi rencana proyek sistem
informasi
• Mahasiswa mampu mengendalikan dan menutup proyek
sistem informasi

9/9/2022 6:51 PM RA-likmi 2

Goals & Overview (cont’)

• Fokus perkuliahan adalah

• analisis kebutuhan-kebutuhan dan konsistensi dalam
menjalankan proyek SI dengan model proses tertentu,
sesuai dengan knowledge area yang ada dalam Ilmu
Manajemen Proyek umum

9/9/2022 6:51 PM RA-likmi 3

Referensi

• Information Technology Project Management, Kathy

Schwalbe, Thomson Course Technology, 9th Edition
• A Guide to the Project Management Body of
Knowledge (PMBOK Guide)
• Information Technology Project Management – 4th
Edition, Jack T. Marchewka, John Wiley & Sons

9/9/2022 6:51 PM RA-likmi 4

Syllabus Review-Faktor sukses

• Exams
• Assignments
• Project
• Class Sessions participation

Q7503 Principles of Project Management, Fall 2002 5

Silabus Pokok (1)

1. Konsep proyek SI dan manajemen proyek SI

2. Kerangka kerja manajemen proyek
3. Area pengetahuan proyek
4. Scope Management
5. Time Management
6. Tools (MS Project)
Ujian Tengah Semester

9/9/2022 6:51 PM RA-likmi 6

Silabus Pokok (2)

1. Kasus2 –Presentasi tugas

2. Human resource management
3. Risk Management
4. Cost Management
5. Project Control
6. Change Management
7. Migration & Closing

Ujian Akhir Semester

9/9/2022 6:51 PM RA-likmi 7

Tugas Personal

1. Dikirim lewat elarning atau Latihan

2. Fokus pada materi knowledge area utama dan 1
area pendukung

9/9/2022 6:51 PM RA-likmi 8

Tugas kelompok

1. Membuat Project charter / TOR / KAK

2. Membuat Project Planning
1. Proyek boleh yang sudah pernah
dilakukan
2. Proyek harus disetujui (tidak terlalu kecil
/besar)
3. Dikerjakan per kelompok yang terdiri dari
4-5 orang
4. Dipresentasikan
9/9/2022 6:51 PM RA-likmi 9
 Kontrak Kuliah
1. Kehadiran 3 sks 75%
2. Assesment :
1. Tugas
1. Kelompok
2. Individu
2. Ujian (online&take home)
1. UTS
2. UAS
Komponen Penilaian

•UTS 30%
Tugas Personal
•UAS 40 %
•Tugas 25%
•Kuis & Softskill / Tugas Kelompok

Partisipasi 5 %

9/9/2022 6:51 PM RA-likmi 11

 Overview
9/9/2022 6:51 PM RA-likmi 12
PENGANTAR

Timbulnya Suatu Proyek ?

• Rencana Pemerintah
• Permintaan Pasar
• Dari dalam perusahaan yang bersangkutan
• Dari kegiatan penelitian dan pengembangan
IS Project Management

Management

Project
Management

Information System
Project
Management

14
Manajemen Umum vs Manajement Proyek
initiate

9/9/2022 6:51 PM 15
 Manajemen Umum vs Manajement Proyek
Direct :
• Penyampaian tujuan dan sasaran
organisasi
• Standar performansi
•Tanggung jawab
Measure :
• Monitoring progress
• Hasil kerja dan kualitas

Control :
• Menerapkan perubahan untuk
prioritas
• Standar penugasan kerja dan
alokasi sumber daya perusahaan

9/9/2022 6:51 PM 16
Figure 1-1 The Triple Constraint of Project
Management

17
 Terminolgy

Information System Project Management ?

18
Information Systems?

• An information system is a set of interrelated

components that collect, manipulate, store data
and disseminate information and provide a
feedback mechanism to monitor performance.

Information Systems – technology ?

• An organized combination of people, hardware,
software, communications networks, and data resources
that collects data, transforms it, and disseminates
information.
19
Information Systems vs Information
Technology

20
http://ue.edu.pk/
Information Systems vs Information
Technology component

21
What is a Project ?

• PMI* definition
• It is a temporary endeavor (having specific start
and completion dates) undertaken to create a
unique product or service

→ Pekerjaan sementara (memiliki tanggal mulai dan selesai

tertentu) yang dilakukan untuk menciptakan produk atau
layanan yang unik

* Project Management Institute

22
What is a Project ? (Elaboration)

• Temporary
• It means that every project has a definite beginning and
definite end
• End is reached when project’s objectives have been achieved
OR it is clear that objective will not be met. The project is
terminated in such a situation
• The term temporary does not apply to a project’s
product or service (which is a lasting result)
• Unique
• It means that the product or service is different in some
distinguishing way from all similar products or services

23
What is a Project ? (Contd.)

• Projects may involve a single person or thousands

• Projects may be completed in hours, several
months or years
• Examples of projects
• Developing a new product or service
• Designing a new vehicle
• Constructing a building
• Running a campaign for political office
• Implementing a new business procedure or process
• And so on …

24
 Definisi Proyek

• Usaha/pekerjaan sementara yang dilakukan untuk membuat sebuah

produk,servis atau hasil yang unik
[Information Technology Project Management,, Kathy Schwalbe]

• Proyek adalah usaha terkoordinasi, menggunakan kombinasi

manusia, teknik, administrasi dan keuangan, dalam rangka mencapai
tujuan yang spesifik dalam jangka waktu tertentu.
[Managing Information Technology Projects, Graham McLeod & Derek Smith]

9/9/2022 6:51 PM 25
 Atribut Proyek

• Mempunyai tujuan yang unik

Setiap proyek harus mempunyai tujuan (objective) yang terdefinisi
dengan baik.
• Bersifat sementara
• Dibangun berdasarkan progressive elaboration
• Membutuhkan sumber daya dari berbagai area
• Mempunyai pelanggan utama / sponsor proyek
• Bersifat uncertainty

9/9/2022 6:51 PM 26
 Proyek vs Kegiatan Operasional

Proyek Kegiatan Operasional

• Untuk mendukung • Visi & Misi untuk

kebutuhan organisasi mencapai beberapa
• Sementara & Unik tujuan dari organisasi
• Berhenti ketika tujuan • Terus menerus &
proyek tercapai Berulang
• Tidak akan berhenti,
justru diusahakan agar
bisnis dapat terus
berjalan

9/9/2022 6:51 PM 27
Management ?

• Manajemen adalah seni (art) untuk mencapai

sasaran melalui orang lain (Mary Parker Follet)
• Manajemen adalah suatu ilmu (Luther Gullick)
• Manajemen adalah proses merencanakan,
mengorganisasikan, memimpin dan mengendalikan
pekerjaan anggota organisasi dan menggunakan
semua sumberdaya organisasi untuk mencapai
sasaran organisasi yang sudah ditetapkan (James
A.F. Stoner)

28
Fungsi-fungsi Manajemen

• Planning, Organizing, Actuating, Controlling (George R. Terry)

• Planning, Organizing, Commanding, Coordinating, Controlling (Henry
Fayol)
• Planning, Organizing, Staffing, Directing, Coordinating, Reporting,
Budgeting (Luther Gullich)
• Organizing, Staffing, Directing, Planning, Controlling (Koontz & O’ Donnel)
• Leading, Planning, Organizing, Controlling (Louis A. Allen)
• Planning, Organizing, Leading, Controlling (James A.F. Stoner)

29
Fungsi-fungsi Manajemen

30
What is Project Management ?

• It is the discipline of planning, organizing, and

managing resources to bring about the successful
completion of specific project goals and
objectives
• disiplin ilmu tentang perencanaan, pengorganisasian,
dan pengelolaan sumber daya untuk mencapai
penyelesaian yang berhasil dari tujuan dan sasaran
proyek tertentu

31
 Manajemen Proyek(1)

• Penerapan pengetahuan, keterampilan, alat-alat

dan teknik untuk merancang aktivitas-aktivitas yang
dibutuhkan dalam rangka mencapai tujuan proyek
• Manajemen proyek SI/TI adalah proses pengelolaan
rencana, organisasi, dan pertanggungjawaban untuk
mencapai tujuan sistem/teknologi informasi.

9/9/2022 6:51 PM 32
Project Management (Contd.)
• Following are related to Project Management
• Professional Organizations
• Project Management Institute (PMI) (pmi.org)
• Software Engineering Institute (SEI)
• IEEE Software Engineering Group
• Certifications (offered by PMI)
• PMP (Project Management Professional)
• CAPM (Certified Associate in Project Management)
• PMBOK – Project Management Body of Knowledge, published by
PMI
• Tools
• MS Project
• Primavera Project Manager

33
 Manajer Proyek
• Manajer Proyek bertanggung jawab untuk mencapai tujuan proyek,
melalui :
1. Identifikasi kebutuhan proyek
2. Membangun atau mendefinisikan tujuan proyek dengan
jelas (dan dapat dicapai)
3. Menyeimbangkan permintaan kualitas yang diinginkan
dengan ruang lingkup proyek, waktu dan biaya
4. Mengadaptasi spesifikasi, perencanaan dan pendekatan
dari berbagai pertimbangan dan harapan dari semua
stakeholder

• Manajer proyek berbasis TI menghadapi tantangan

integrasi yang saling bergantung, peningkatan teknologi
yang cepat, dan perubahan versi yang dapat terjadi di
sepanjang garis waktu proyek.

9/9/2022 6:51 PM 34
 The Role of the Project Manager

• Deskripsi pekerjaan bervariasi, tetapi sebagian besar mencakup

tanggung jawab seperti perencanaan, penjadwalan, koordinasi,
dan bekerja dengan orang-orang untuk mencapai tujuan proyek

• Ingatlah bahwa 97% proyek yang berhasil dipimpin

oleh manajer proyek yang berpengalaman, yang
sering kali dapat membantu mempengaruhi faktor
keberhasilan

35
Keterampilan yang Disarankan untuk Manajer
Proyek
1. The Project Management Body of Knowledge
2. Application area knowledge, standards, and regulations
3. Project environment knowledge
4. General management knowledge and skills
5. Soft skills or human relations skills

36
Table 1-3 Ten Most Important Skills and
Competencies for Project Managers
1. People skills
2. Kepemimpinan
3. Mendengarkan
4. Integritas, perilaku etis, konsisten
5. Kuat dalam membangun kepercayaan
6. Komunikasi verbal
7. Kuat dalam membangun tim
8. Resolusi konflik, manajemen konflik
9. Berpikir kritis, pemecahan masalah
10. Memahami, menyeimbangkan prioritas

37
Different Skills Needed in Different Situations

• Proyek besar: Kepemimpinan, pengalaman sebelumnya yang

relevan, perencanaan, keterampilan orang, komunikasi
verbal, dan keterampilan membangun tim adalah yang
paling penting
• Proyek dengan ketidakpastian tinggi: Manajemen risiko,
manajemen ekspektasi, kepemimpinan, keterampilan orang,
dan keterampilan perencanaan adalah yang paling penting
• Proyek yang sangat baru: Kepemimpinan, keterampilan
orang, memiliki visi dan tujuan, kepercayaan diri,
manajemen harapan, dan keterampilan mendengarkan
adalah yang paling penting

38
Stakeholder Proyek

• Stakeholder proyek adalah pihak-pihak baik secara individual,

kelompok, maupun organisasi yang mungkin mempengaruhi atau
dipengaruhi oleh keputusan, aktifitas, dan hasil proyek
• Stakeholder termasuk :
1. Sponsor proyek
2. Manajer proyek
3. Tim proyek
4. Staff pendukung
5. Pelanggan
6. Pengguna
7. Pemasok
 Keuntungan Manajemen Proyek

1. Kontrol yang lebih baik di bidang keuangan, fisik, dan SDM

2. Meningkatnya relasi dengan customer
3. Waktu pembangunan yang lebih singkat
4. Biaya yang lebih rendah
5. Kualitas lebih tinggi & meningkatnya reliabilitas
6. Keuntungan yang lebih besar
7. Meningkatnya produktivitas
8. Koordinasi yang lebih baik
9. Moral pekerja lebih baik

9/9/2022 6:51 PM 40
IT Project?

Semua jenis proyek yang berhubungan dengan :

• IT infrastructure,
• Information systems,
• Computer technology
• Software development
• Research.
• Data Science
• Artificial Intelligence (AI)
• System deployment.. dsb
9/9/2022 6:51 PM RA-likmi 41
 Teknologi Informasi Terkini

• Artificial Intelligence
• sistem komputer (mesin) yang memiliki kecerdasan layaknya
manusia dalam menyelesaikan pekerjaan.
• AI mampu melakukan pembelajaran (perolehan informasi dan
aturan untuk menggunakan informasi), penalaran (menggunakan
aturan untuk mencapai kesimpulan), dan mengoreksi diri secara
mandiri.
• IntelegentThings
• Kendaraan, robot, drones, internet of things
• Cloud to the Edge
• Penanganan data yang lebih cepat, dekat dengan sumber data
melalui berbagai perangkat
• Immersive Experience
• Virtual reality,augmented reality
Kenapa Proyek bisa Gagal ?
PROJECT FAILURE

• Disiplin manajemen proyek dan program yang buruk

• Kurangnya dukungan tingkat eksekutif
• Tidak ada keterkaitan dengan strategi bisnis
• Anggota tim yang salah
• Tidak ada ukuran untuk mengevaluasi keberhasilan proyek
• Tidak ada manajemen risiko
• Ketidakmampuan untuk mengelola perubahan
Apa Yang Menentukan Keberhasilan Proyek?

• Proyek memenuhi tujuan ruang lingkup, waktu, dan biaya

• Proyek memuaskan pelanggan/sponsor
• Hasil proyek memenuhi tujuan utamanya, seperti
menghasilkan atau menghemat biaya, menyediakan
pengembalian investasi yang baik, atau hanya membuat
sponsor senang
 Apa Yang Dapat Membantu Proyek Sukses ?

• 1. Dukungan eksekutif
• 2. Keterlibatan pengguna
• 3. Tujuan bisnis yang jelas
• 4. Kematangan emosi
• 5. Mengoptimalkan cakupan
• 6. Proses yang gesit
• 7. Keahlian manajemen proyek
• 8. Sumber daya yang terampil
• 9. Eksekusi
• 10. Alat dan infrastruktur
Tiga Alasan Teratas proyek TI Sukses

1. Pendanaan yang memadai

2. Keahlian staf
3. Keterlibatan dari semua stakeholder
The end

9/9/2022 6:51 PM RA-likmi 48