Dokumen - Tips - Pedoman Pelayanan Bagian Administrasi
Dokumen - Tips - Pedoman Pelayanan Bagian Administrasi
PEDOMAN PELAYANAN
BAGIAN ADMINISTRASI
RS BAPTIS BATU
JL RAYA TLEKUNG NO 1
JUNREJO – BATU
DAFTAR ISI
ii
BAB I
PENDAHULUAN
1
2
Pelayanan tamu
Melakukan perjanjian
Memfasilitasi pertemuan
3
BAB II
STANDAR KETENAGAAN
4
5
BAB III
STANDAR FASILITAS
6
7
8
9
BAB IV
TATA LAKSANA PELAYANAN
Tata cara pelayanan yang ada di bagian Administrasi Kantor/ Sekretaris Direksi
diantaranya :
4.1. PELAYANAN SURAT MENYURAT DAN EKSPEDISI.
Pelayanan surat menyurat
10
11
12
r. Notulen.
Notulen adalah Naskah Dinas yang memuat catatan jalannya kegiatan
sidang, rapat, mulai dari acara pembukaan, pembahasan masalah
sampai dengan pengambilan Peraturan serta penutupan.
Prosedur surat menyurat :
13
14
bekas disebaliknya
Pengetikan Surat
15
16
17
2) Stempel dinas ini dibuat hanya 2 (dua) buah dengan ukuran seperti
diatas dan satu lagi dengan ukuran yang lebih kecil. Stempel hanya
boleh digunakan untuk kepentingan RS Baptis Batu. Hanya
diterakan pada kertas kop Rumah Saki dan atau dokumen terkait
dengan kedinasan RS Baptis Batu
3) Penyimpanan dan tanggung jawab
Stempel dinas dengan ukuran 28,2 mm disimpan pada sekretariat,
sehingga tanggung jawab pemakaian stempel tersebut ada pada
kesekretariatan. Sedangkan stempel yang lebih kecil disimpan pada
bagian keuangan, guna kelengkapan dokumen keuangan dan
menjadi tanggung jawab bagian keuangan
4) Cara pemakaian
Pemakaian stempel dinas diatur sebagai berikut :
18
19
masuk
Surat asli dilampiri Lembar Disposisi dan dikirimkan
20
Keuangan
Wa.Dir. Yan : Singkatan dari Wakil Direktur Pelayanan
b) Surat dibuat pada kop surat RS Baptis Batu dengan dibubuhi
stempel RS Baptis Batu
c) Surat asli dikirimkan ke alamat yang dituju, sedangkan
fotokopinya 1 buah disimpan sebagai arsip surat keluar yang
disimpan pada bagian Administrasi
21
22
23
24
BAB V
LOGISTIK
HARGA
PERSEDIAAN JUMLAH HARGA TOTAL
NO SATUAN
BARANG BARANG SATUAN HARGA
+ 10%
ATK
25
TOTAL 10.965.336,03
RUMAH TANGGA
26
TOTAL 1.672.000
BENGKEL
TOTAL 13.055.336,03
27
BAB VI
KESELAMATAN PASIEN
28
BAB VII
KESELAMATAN KERJA
29
30
6. Tutup pintu dan kunci ruangan kerja saat meninggalkan ruangan kerja
31
BAB VIII
PENGENDALIAN MUTU
32
d. Dapat mendorong intervensi sejak tahap awal pada aspek yang dipilih untuk
dimonitor
e. Didasarkan pada data yang ada.
3. Kriteria yang digunakan
Kriteria yang digunakan harus dapat diukur dan dihitung untuk dapat menilai
indikator, sehingga dapat sebagai batas yang memisahkan antara mutu baik dan
mutu tidak baik.
4. Standar yang digunakan
Standar yang digunakan ditetapkan berdasarkan :
a. Acuan dari berbagai sumber
b. Benchmarking dengan Rumah Sakit yang setara
c. Berdasarkan trend yang menuju kebaikan
Berikut adalah Standar Pelayanan Minimal Bagian Administrasi sesuai dengan
ketentuan :
1. Adanya Peraturan Internal Rumah Sakit
Definisi operasional Peraturan Internal Rumah Sakit adalah peraturan yang disusun oleh
pemilik yang mengatur tata hubungan kerja pemilik, direksi, dan
praktisi medis di rumah sakit
frekuensi 6 bulan
pengumpulan data
33
Tujuan Tercapainya tujuan strategis rumah sakit dalam mengemban visi dan
misi
Definisi operasional Perencanaan strategis adalah perencanaan jangka panjang rumah sakit
untuk menentukan strategi serta mengambil keputusan untuk
mengalokasikan sumber daya untuk mencapai tujuan strategi
frekuensi 6 bulan
pengumpulan data
34
Definisi operasional Tindak lanjut penyelesaian hasil pertemuan tingkat direksi adalah
pelaksanaan tindak lanjut yang harus dilakukan oleh peserta pertemuan
terhadap kesepakatan atau keputusan yang telah diambil dalam
pertemuan tersebut sesuai dengan permasalahan pada bidang masing-
masing.
frekuensi 1 bulan
pengumpulan data
Denominator Total hasil keputusan yang harus ditindaklanjuti dalam satu bulan
Standar 100 %
35
Frekuensi 1 tahun
pengumpulan data
Standar 100 %
36
Frekuensi 1 bulan
pengumpulan data
Standar 100 %
37
Definisi operasional Pembuatan Surat Tugas dan Keperluan Dinas adalah kegiatan yang
dilakukan oleh bagian Administrasi bekerja sama dengan Diklat dalam
pembuatan surat tugas dinas bagi seluruh pegawai RS yang melakukan
perjalanan dinas. Keperluan dinas adalah segala bentuk keperluan yang
dibutuhkan dalam kegiatan kedinasan yang dilakukan oleh Direksi
Frekuensi 1 bulan
pengumpulan data
Denominator Jumlah surat tugas dinas yang seharusnya diarsip dalam 1 bulan
Standar 100 %
38
Definisi operasional Menjadwal tamu adalah mengatur dan menentukan hari dimana tamu
akan bertemu dengan RS. Menertibkan tamu adalah membuat regulasi
alur tamu yang berkunjung di RS. Menyambut tamu adalah
menyambut tamu menerima tamu dan mengarahkan tamu ke tujuan
tamu
Frekuensi 1 bulan
pengumpulan data
Standar 100 %
39
Definisi operasional Membuat dan menyebarkan dokumen adalah menyalin ulang segala
ketentuan RS dan mengesahkannya melalui tanda tangan dan stempel
RS serta mengedarkannya ke lingkungan RS
Frekuensi 1 bulan
pengumpulan data
Numerator Jumlah dokumen yang tercatat dalam buku yang beredar dalam 1 bulan
Standar 100 %
40
Tujuan Tergambarnyas eluruh aktifitas dan kerjasama antar unit yang ada di
lingkungan RS
Frekuensi 1 bulan
pengumpulan data
Standar 100 %
41
BAB IX
PENUTUP
untuk pelayanan.
Kami berharap ada kritik atau saran yang membangun demi tercapainya
42