Workshop

Penerapan Aplikasi SRIKANDI

Jakarta, 3-5 Agustus 2022

PENGELOLAAN ARSIP
berbasis elektronik
M Imam Mulyantono
Direktur Kearsipan Pusat
Pengertian ARSIP
Berdasarkan UU No. 43/2009: Kearsipan

Arsip adalah REKAMAN kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang
dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegara.

Berdasarkan ISO 30300 : 2020

INFORMASI yang diciptakan atau diterima dan dipelihara sebagai bukti dan
aset oleh organisasi, dalam rangka memenuhi kewajiban hukum atau dalam
rangka melaksanakan pekerjaan.
(information created or received and maintained as evidence and as an asset by an organization, in pursuit
of legal obligations or in the course of conducting business)
Pengertian terkait
UU No. 11 /2008: ITE

INFORMAS ELEKTRONIK adalah satu atau sekumpulan data elektronik, termasuk tetapi tidak
terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto, electronic data interchange (EDI), surat elektronik
(electronic mail), telegram, teleks, telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses, simbol, atau
perforasi yang telah diolah yang memiliki arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya.

DOKUMEN ELEKTRONIK adalah setiap Informasi Elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan,
diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya, yang dapat
dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melalui Komputer atau Sistem Elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas
pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses, simbol atau
perforasi yang memiliki makna atau arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya.

Perpres 39/2019 – Satu Data Indonesia

DATA adalah catatan atas kumpulan fakta atau deskripsi berupa angka, karakter, simbol, gambar, peta,
tanda, isyarat, tulisan, suara, dan/atau bunyi, yang merepresentasikan keadaan sebenarnya atau menunjukkan
suatu ide, objek, kondisi, atau situasi.
 UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan

1. STRUKTUR
Bentuk (format fisik) dan susunan (format intelektual) arsip yang diciptakan
dalam media sehingga memungkinkan isi arsip dikomunikasikan.

2. ISI
Data, fakta, atau informasi yang direkam dalam rangka pelaksanaan
kegiatan organisasi ataupun perseorangan.

3. KONTEKS
Lingkungan administrasi dan sistem yang digunakan dalam penciptaan arsip.
1. TERPERCAYA (UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan)
Isinya dapat dipercaya penuh dan akurat karena merepresentasikan secara lengkap dari suatu tindakan,
kegiatan atau fakta, sehingga dapat diandalkan untuk kegiatan selanjutnya.

2. AUTENTIK (UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan)

Memiliki struktur, isi, dan konteks, yang sesuai dengan kondisi pada saat pertama kali arsip tersebut
diciptakan dan diciptakan oleh orang atau lembaga yang memiliki otoritas atau kewenangan sesuai dengan isi
informasi arsip.
3. UTUH (UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan)

Terjaganya kelengkapan arsip dari upaya pengurangan, penambahan, dan pengubahan informasi maupun
fisiknya yang dapat mengganggu keautentikan dan keterpercayaan arsip.
4. DAPAT DIGUNAKAN (ISO 15489-1:2016 – Records Management)

Arsip dapat ditemukan, diambil, disajikan, dan diinterpretasikan dalam jangka waktu yang dianggap wajar oleh
pemangku kepentingan.
Sebuah Pendekatan dalam Memahami Arsip sebagai ENTITAS

• Terpercaya
• Autentik
• Utuh
• Dapat
Digunakan

peristiwa  pendataan  pemaknaan  perekaman  fungsi pembuktian/aset

Sebuah Pendekatan dalam Memahami Arsip sebagai AGREGASI

dst
....

untuk pelaksanaan
peristiwa/
dijadikan peristiwa/
keputusan
sebagai keputusan
sebelumnya
dasar selanjutnya
a. Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI sebagai
penyelenggara kearsipan nasional;
b. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah;
c. Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan
peraturan perundang-undangan;
d. Menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan
dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya;
e. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu;
f. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara;
g. Menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta
keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa; dan
h. Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan
terpercaya.
 SISTEM PENYELENGGARAAN KEARSIPAN NASIONAL (SPKN)

SISTEM KEARSIPAN NASIONAL (SKN)

KEBIJAKAN KEARSIPAN PEMBINAAN KEARSIPAN

SISTEM KERJA
PEMERINTAH
SISTEM INFORMASI TUJUAN CITA-CITA &
SISTEM
KEARSIPAN NASIONAL (SIKN) PENYELENG- TUJUAN
PENGELOLAAN
GARAAN NASIONAL
ARSIP DINAMIS
KEARSIPAN NKRI
SISTEM KERJA
NON-
PEMERINTAH

SISTEM
JARINGAN INFORMASI
PENGELOLAAN
ARSIP STATIS
KEARSIPAN NASIONAL (JIKN)

SUMBER DAYA
PENCIPTA ARSIP (K/L/D/PTN/BUMN/BUMD): Sistem Informasi Kearsipan Dinamis
Penciptaan

Unit Penggunaan
Pengolah Arsip Aktif LEMBAGA KEARSIPAN NASIONAL
Pemeliharaan
Arsip Vital Arsip Nasional Republik Indonesia
Penyusutan

Penggunaan Sistem Informasi Kearsipan Nasional

Unit Arsip (SIKN)
Pemeliharaan Inaktif
Kearsipan
Pelayanan &
Penyusutan Data
Informasi
Pemanfaatan
Kearsipan
Kearsipan Kearsipan
Nasional
LEMBAGA KEARSIPAN (ANRI/Daerah/PTN): Sistem Informasi Kearsipan Statis Nasional Nasional

Akuisisi Jaringan
Informasi
Lembaga Pengolahan Arsip Kearsipan
Kearsipan
Preservasi
Statis Nasional
Akses
(JIKN)
 UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan

PENGELOLAAN
ARSIP DINAMIS PENCIPTA ARSIP:
a. lembaga negara
b. pemerintahan daerah
c. perguruan tinggi negeri
d. BUMN & BUMD
melakukan
a. andal
a. tata naskah dinas a. penciptaan arsip b. sistematis
b. klasifikasi arsip b. penggunaan &
menjadi berdasarkan c. utuh
c. jadwal retensi arsip pemeliharaan arsip
acuan sistem yang d. menyeluruh
d. sistem klasifikasi c. penyusutan arsip e. sesuai norma, standar,
keamanan & akses arsip
prosedur, & kriteria.
untuk
agar arsip
menjamin ketersediaan
arsip dalam penyeleng- a. autentik
garaan kegiatan sebagai b. utuh
bahan akuntabilitas kinerja c. terpercaya
dan alat bukti yang sah d. dapat digunakan
 UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan

Ruang Lingkup - Tata Naskah Dinas

- Klasifikasi Arsip
PP No. 28 Tahun 2012 : Kearsipan

PENGELOLAAN
- Sistem Klasifikasi
Keamanan dan Akses Arsip

Pembuatan Regsitrasi – Distribusi – Pengendalian

ARSIP DINAMIS Penciptaan

Penerimaan Regsitrasi – Distribusi – Pengendalian
Dokumentasi
Sistem Klasifikasi
Keamanan dan
Akses Arsip

Kepentingan pemerintah dan masyarakat

Penggunaan
Alih media

Klasifikasi Arsip

PENGELOLAAN
Pemberkasan Arsip Aktif Fisik Tertata - Informasi Arsip - Daftar Arsip Aktif
ARSIP DINAMIS
Penataan Arsip Inaktif Fisik Tertata - Informasi Arsip - Daftar Arsip Inaktif
Pemeliharaan Terjaga dan Umum
Penyimpanan Arsip

Alih Media Arsip

Identifikasi - Pelindungan & Pengamanan -
Program Arsip Vital Penyelamatan & Pemulihan
Jadwal Retensi
Arsip (JRA)
Pemindahan Arsip Inaktif Seleksi – Pembuatan Daftar - Penataan

Penyusutan Pemusnahan Arsip Prosedur - Dokumentasi

Penyerahan Arsip Statis Prosedur - Dokumentasi

 ALUR PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
Sistem Klasifikasi Keamanan
Tata Naskah
dan Akses Arsip
Dinas Klasifikasi Arsip untuk Penggunaan Arsip
Arsip
yang dibuat Daftar berkas
PEMBERKASAN Fisik & info arsip aktif Daftar
ARSIP AKTIF yg tertata arsip aktif
Arsip Daftar isi berkas
yang diterima
Unit Pengolah
PEMINDAHAN Jadwal Retensi Arsip (JRA)
Unit Kearsipan
Asas “asal usul”
& “aturan asli”

PENATAAN Fisik & info arsip inaktif Daftar

ARSIP INAKTIF yg tertata arsip inaktif

PENYERAHAN PEMUSNAHAN

LEMBAGA
KEARSIPAN
 PENGARUH PERKEMBANGAN TIK TERHADAP KEARSIPAN

NO. SAAT INI KE DEPAN

1 Arsip bukan informasi yang merupakan aset Arsip sebagai informasi yang merupakan aset
2 Informasi lebih dipahami sebagai fisik (sebagai Informasi sebagai non-fisik yang tidak terikat dengan
kesatuan entitas dengan medianya) medianya
3 Informasi dipandang stagnan, statis Informasi dipandang dinamis, berproses
4 Arsip sebagai benda (noun) Arsip sebagai proses pengarsipan (verb)
5 Kualitas arsip dianggap terlepas dari kualitas sistem Kualitas arsip bergantung pada sistem informasi
informasi
6 Organisasi kearsipan sebagai pengadministrasi Organisasi kearsipan sebagai pengelola informasi
informasi
7 Pengelolaan arsip merupakan bagian dari kegiatan Pengelolaan arsip bagian dari tata kelola informasi
administrasi perkantoran
8 Arsip autentik harus asli dan dalam kondisi final (tidak Arsip autentik tidak harus asli namun dalam kondisi
boleh berubah) terbaik sesuai aslinya melalui upaya preservasi
9 Arsiparis sebagai kustodian/pengadministrasi informasi Arsiparis sebagai penjamin keberlanjutan/keberadaan
informasi
 KEBERADAAN ARSIP ELEKTRONIK DALAM UU NO. 43 TAHUN 2009

Pasal 68
(1) Pencipta arsip dan/atau lembaga kearsipan dapat membuat
arsip dalam berbagai bentuk dan/atau melakukan alih media
meliputi media elektronik dan/atau media lain.
PERATURAN ANRI NO. 6/2020 : PENGELOLAAN ARSIP ELEKTRONIK
• Pengelolaan Arsip Elektronik yang selanjutnya disingkat dengan PAE adalah proses
pengendalian Arsip Elektronik secara efisien, efektif, dan sistematis yang meliputi
pembuatan, penerimaan, penggunaan, penyimpanan, pemeliharaan, alih media,
penyusutan, akuisisi, deskripsi, pengolahan, preservasi, akses dan pemanfaatan.
• PAE bertujuan untuk memberikan acuan kepada Pencipta Arsip dan Lembaga Kearsipan
dalam mengelola Arsip Elektronik.
• Jenis Arsip Elektronik meliputi:
a. arsip kedinasan;
b. arsip yang dihasilkan dari sistem informasi bisnis;
c. arsip yang berada lingkungan dalam jaringan atau berbasis web; dan
d. pesan elektronik dari sistem komunikasi.
PERATURAN ANRI NO. 6/2020 : PENGELOLAAN ARSIP ELEKTRONIK
• PAE dilaksanakan dengan prinsip:
a. autentisitas;
b. keandalan;
c. keutuhan; dan
d. ketergunaan.
• PAE dilakukan dengan tahapan sebagai berikut:
a. pembuatan dan penerimaan Arsip Elektronik;
b. penggunaan Arsip Elektronik;
c. penyimpanan Arsip Elektronik;
d. pemeliharaan dan alih media Arsip Elektronik;
e. penyusutan Arsip Elektronik;
f. akuisisi Arsip Elektronik;
g. deskripsi dan pengolahan Arsip Elektronik;
h. preservasi digital; dan
i. akses dan pemanfaatan Arsip Elektronik.
Perlu Dicermati
BORN DIGITAL RECORDS
records which are created in digital form, without a non-digital equivalent

Note 1 to entry: This term is used to differentiate born digital records from:
- DIGITAL MATERIALS which might have been created as a result of converting non-digital
source material;
- NON-DIGITAL MATERIALS which might have originated from a digital source but have been
printed to paper or otherwise converted into analogue form.

DIGITIZATION
means of converting hard-copy or non-digital records into digital format
Note 1 to entry: Examples of digitization include scanning or imaging, taking digital photographs
of the non-digital source records, or converting analogue voice recordings to digital media.

ISO/TR 13028:2010(en) : Information and documentation - Implementation guidelines for digitization of records
 KEY OUTCOMES AREAS
Software for Managing Records
 POSSIBLE CONFIGURATION OPTION
1. Records managed WITHIN the business system
For Managing Records Created
in Business Applications
Business
system
performs
ALL records
system
functions

2. INTEGRATION with a records system 3. EXPORT of records to a records system

Business Records Records Business Records

metadata Records system
system system system exported
creates and performs ingest, stores
Records creates and including and manages
stores controls some control exports metadata
records
records functions records
 27 Oktober 2020
Melaksanakan ketentuan Pasal 36 dan Pasal 43
Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik
Proses Bisnis Level 0 - PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

PENGGUNAAN

PENCIPTAAN PENYUSUTAN

PEMELIHARAAN
Proses Bisnis Level 1 - PENCIPTAAN ARSIP
Proses Bisnis Level 1 - PEMELIHARAAN ARSIP
Proses Bisnis Level 1 - PENGGUNAAN ARSIP
Proses Bisnis Level 1 - PENYUSUTAN ARSIP
PERSYARATAN DATA SRIKANDI
 TARGET PENERAPAN APLIKASI SRIKANDI 2020-2024

TARGET INSTANSI/PEMDA YANG MENERAPKAN

NO. RENCANA
2020 2021 2022 2023 2024

1 RPJMN 2020-2024 75 167 171 168 122

Pusat = 36 Pusat = 36 Pusat = 40 Pusat = 44 Pusat = 41

2 Renstra ANRI 2020-2024
Daerah = 39 Daerah = 127 Daerah = 127 Daerah = 127 Daerah = 122

Seluruh
3 Penyelenggaraan SPBE Seluruh Pemda
Instansi Pusat
Seluruh Seluruh Pemda
4 Pemindahan Ibu Kota Negara
Instansi Pusat
 TARGET PENERAPAN APLIKASI SRIKANDI
DALAM RANGKA PEMINDAHAN K/L KE IBU KOTA NUSANTARA (IKN)

• Arsip tertib sesuai kebijkaan dan NSPK kearsipan yang dikelola secara elektronik
sehingga dapat secara lebih efektif dan efisien mendukung pewujudan tata kelola
pemerintahan yang baik serta identitas nasional dan ketahanan budaya yang tangguh.

• Arsip Lembaga Negara yang pindah ke IKN tidak terbengkalai, baik pada saat persiapan,
proses, dan setelah pemindahan Lembaga Negara ke IKN.

• Secara teknis ditargetkan bahwa seluruh Lembaga Negara yang pindah ke Ibu Kota
Nusantara (IKN) pada saat mulai menyelenggarakan aktivitas perkantoran di IKN sudah
mengelola arsipnya secara elektronik dengan menggunakan aplikasi umum SPBE
SRIKANDI (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi) dan arsip yang tercipta
sebelum Lembaga Negara pindah ke IKN telah tertib pengelolaannya dan dapat diakses
secara dalam jaringan di bawah koordinasi Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI)
sebagai Lembaga Kearsipan Nasional dalam kerangka Sistem Kearsipan Nasional (SKN).
 PROSES PENGELOLAAN ARSIP
DALAM RANGKA PEMINDAHAN K/L KE IBU KOTA NUSANTARA

Dikelola dengan
Aplikasi Umum SPBE
PENDATAAN
ARSIP TERJAGA,
ARSIP ASET NEGARA,
ARSIP STATIS ARSIP AKTIF Arsip dalam format non-elektronik didigitisasi secara
YANG ADA DI LEMBAGA LEMBAGA NEGARA
NEGARA selektif untuk keperluan akses secara daring dari IKN

ARSIP
DIUSULKAN MUSNAH PEMUSNAHAN
PENATAAN
ARSIP TERJAGA,
ARSIP ASET NEGARA, ARSIP
ARSIP STATIS TERJAGA
YANG ADA DI LEMBAGA Penyimpanan arsip
NEGARA
ARSIP
secara terintegrasi oleh ANRI
ASET NEGARA

ARSIP APLIKASI SIKS

STATIS (Sistem Informasi Kearsipan Statis)
 INDIKATOR KINERJA
PENERAPAN SRIKANDI
 HASIL DAN TINDAK LANJUT
WORKSHOP PENERAPAN APLIKASI SRIKANDI 2022

1. Pada akhir workshop seluruh instansi peserta akan memperoleh akun administrator
instansi SRIKANDI untuk penerapan (“live”) di https://srikandi.arsip.go.id

2. Pada akun administrator instansi minimal harus dikonfigurasi pengguna dari

pemimpin tertinggi hingga pelaksana di Unit Kearsipan dan/atau Pengelola TIK yang
akan melaksanakan perluasan penerapan SRIKANDI di instansi masing-masing.

3. Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan ANRI akan mengirim surat ke Sekretaris/Sesjen/

Sestama instansi peserta workshop dalam format elektronik dan disampaikan melalui
SRIKANDI berisikan tentang penyampaian akun penerapan (live) administrator
instansi SRIKANDI dan tindak lanjut penerapan di instansi masing-masing hingga
memenuhi kriteria sebagai instansi yang telah menerapkan aplikasi SRIKANDI.
Ditargetkan paling lambat pada tanggal 1 September 2022 seluruh instansi peserta
telah dinyatakan menerapkan SRIKANDI.
OPSI FORMAT ARSIP YANG DIREGISTRASI DI SRIKANDI
Pada Tahap Awal Penerapan Aplikasi SRIKANDI 2022

1. Arsip yang dibuat dan ditandatangani elektronik di SRIKANDI

2. Arsip yang dibuat dan ditandatangani elektronik di aplikasi selain SRIKANDI.

3. File elektronik hasil konversi arsip non-elektronik. File hasil konversi tersebut
kemudian ditandatangani secara elektronik oleh penanggungjawab konversi.
Arsip yang dikonversi tetap harus disimpan. Ketentuan Pasal 49 PP 28/2012
Kearsipan harus dilaksanakan.

4. File elektronik hasil konversi arsip non-elektronik namun tidak ditandatangani

secara elektronik oleh penanggungjawab konversi. Ketentuan Pasal 49 PP
28/2012 Kearsipan harus dilaksanakan.
Semoga penerapan SRIKANDI
berjalan efektif dan efisien ......