Accounting Information Systems

Machine Translated by Google
BAB R
13
Pengolahan Integritas dan
Kontrol Ketersediaan
TUJUAN PEMBELAJARAN
Setelah mempelajari bab ini, Anda diharapkan mampu:
1. Identifikasi dan jelaskan pengendalian masukan, pemrosesan, dan keluaran yang dirancang
untuk itu memastikan integritas pemrosesan.
2. Identifikasi dan jelaskan kontrol yang dirancang untuk memastikan ketersediaan sistem
dengan meminimalkan risiko waktu istirahat sistem dan memungkinkan pemulihan

yang efisien dan dimulainya kembali operasi.
KASUS INTEGRATIF Industri Barat Laut
Jason Scott memulai ulasannya tentang kontrol ketersediaan dan integritas pemrosesan
Northwest Industries dengan bertemu dengan chief financial officer (CFO) dan chief
information officer (CIO). CFO menyebutkan bahwa dia baru saja membaca sebuah artikel
tentang
bagaimana kesalahan spreadsheet telah menyebabkan beberapa perusahaan membuat
keputusan yang buruk yang merugikan mereka jutaan dolar. Dia ingin memastikan bahwa masalah seperti
itu tidak teerjadi, Ia juga menekankan perlunya terus meningkatkan proses penutupan bulanan agar
manajemen
mendapatkan informasi yang lebih tepat waktu. CIO menyatakan keprihatinan tentang kurangnya
perencanaan perusahaan tentang bagaimana melanjutkan operasi bisnis jika terjadi

bencana alam besar, seperti Badai Sandy, yang telah memaksa beberapa usaha kecil
tutup. Jason
berterima kasih atas masukan mereka dan mulai mengumpulkan bukti tentang
keefektifan prosedur Northwest Industries untuk memastikan integritas dan
ketersediaan pemrosesan.
pengantar
Dua bab sebelumnya membahas tiga prinsip pertama keandalan sistem yang
diidentifikasi dalam Kerangka Layanan Kepercayaan: keamanan, kerahasiaan,
dan privasi. Bab ini membahas dua prinsip Kerangka Layanan Kepercayaan
lainnya:
pemrosesan integritas dan ketersediaan.
Integritas Pemrosesan
Prinsip integritas pemrosesan dari Trust Services Framework menyatakan bahwa sistem yang andal
menghasilkan informasi yang akurat, lengkap, tepat waktu, dan valid. Tabel 13-1 mencantumkan kontrol
dasar atas input, pemrosesan, dan output data yang diidentifikasi proses COBIT 2 0 1 9 DSS0 6 sebagai
hal yang penting untuk integritas pemrosesan.
KONTROL INPUT
Ungkapan "sampah masuk, sampah keluar" menyoroti pentingnya kontrol masukan. Jika data yang
dimasukkan ke dalam sistem tidak akurat, tidak lengkap, atau tidak valid, outputnya juga akan demikian.
Konsekuensinya, hanya personel yang berwenang yang bertindak dalam kewenangannya yang harus
menyiapkan dokumen sumber. Selain itu, desain formulir, pembatalan dan penyimpanan dokumen
sumber, dan kontrol entri data otomatis diperlukan untuk memverifikasi validitas input data.
DESAIN BENTUK Dokumen sumber dan formulir lain harus dirancang untuk meminimalkan kemungkinan
kesalahan dan kelalaian. Dua kontrol desain formulir yang sangat penting melibatkan penomoran
dokumen sumber secara berurutan dan menggunakan dokumen turnaround.

verifikasi keakuratan nomor item inventaris dengan menggunakan sembilan digit pertama untuk menghitung
berapa seharusnya digit kesepuluh. Jika terjadi kesalahan saat memasukkan salah satu dari sepuluh digit,
perhitungan yang dilakukan pada sembilan digit pertama tidak akan cocok dengan digit kesepuluh, atau
digit cek. Pemeriksaan validitas adalah satu-satunya cara untuk memverifikasi bahwa kode ID benar-benar ada.
KONTROL ENTRI DATA PENGOLAHAN BATCH TAMBAHAN
• Pemrosesan batch bekerja lebih efisien jika transaksi disortir sehinggajumlah akun yang terpengaruh
berada dalam urutan yang sama dengan catatan yang disimpan dalam file induk. Misalnya, pemrosesan
batch yang akurat dari transaksi penjualan untuk memperbarui saldo akun pelanggan mengharuskan file
transaksi penjualan terlebih dahulu diurutkan berdasarkan nomor akun pelanggan.
1. Total finansial menjumlahkan bidang yang berisi nilai moneter, seperti total
dolar jumlah seluruh penjualan untuk satu batch transaksi penjualan.
2. Total hash menjumlahkan bidang numerik nonfinansial, seperti total bidang kuantitas yang dipesan
dalam batch transaksi penjualan. Tidak seperti total keuangan, total hash tidak memiliki arti yang
melekat.
3. Hitungan record adalah jumlah record dalam satu batch.
KONTROL ENTRI DATA ONLINE TAMBAHAN
• Prompt, di mana sistem meminta setiap item input data dan menunggu respons yang dapat
diterima, memastikan bahwa semua data yang diperlukan dimasukkan (yaitu, prompt adalah
pemeriksaan kelengkapan online).
• Verifikasi loop tertutup memeriksa keakuratan data input dengan menggunakannya untuk mengambil dan
menampilkan informasi terkait lainnya. Misalnya, jika petugas memasukkan nomor rekening, sistem dapat
mengambil dan menampilkan nama rekening sehingga petugas dapat memverifikasi bahwa nomor
rekening yang benar telah dimasukkan.
KONTROL PENGOLAHAN
Kontrol juga diperlukan untuk memastikan data diproses dengan benar. Kontrol pemrosesan yang
penting mencakup hal-hal berikut:
• Pencocokan data. Dalam kasus tertentu, dua atau lebih item data harus dicocokkan sebelum sebuah
tindakan dapat berlangsung.
Label file. Label file perlu diperiksa untuk memastikan bahwa file yang benar dan terbaru sedang diperbarui.
KONTROL KELUARAN
Pengecekan yang hati-hati terhadap output sistem memberikan kontrol tambahan atas integritas
pemrosesan. Kontrol output yang penting mencakup yang berikut ini:
• Tinjauan pengguna terhadap output. Pengguna harus hati-hati memeriksa keluaran sistem untuk memverifikasi bahwa itu benar
wajar dan lengkap, dan bahwa mereka adalah penerima yang dituju. •
Prosedurrekonsiliasi. Secara berkala, semua transaksi dan pembaruan sistem lainnya
harus direkonsiliasi untuk mengontrol laporan, file laporan status/pembaruan, atau mekanisme
kontrol lainnya. Hal yang sama berlaku untuk akun piutang, aset modal, dan akun kontrol
hutang dagang.
• Rekonsiliasi data eksternal. Total basis data harus direkonsiliasi secara berkala
data disimpan di luar sistem. Misalnya,jumlah catatan karyawan di

BAB 13 PENGENDALIAN INTEGRITAS DAN KESEDIAAN PENGOLAHAN 427
file penggajian dapat dibandingkan denganjumlah total karyawan di database sumber daya
manusia untuk mendeteksi upaya penambahan karyawan fiktif ke database penggajian.
• Kontrol transmisi data. Organisasi juga perlu menerapkan kontrol yang dirancang untuk
meminimalkan risiko kesalahan transmisi data.
Dua kontrol transmisi data umum lainnya adalah checksum dan bit paritas.
1. Checksum. Saat data ditransmisikan, perangkat pengirim dapat menghitung hash file, yang
disebut checksum. Perangkat penerima melakukan perhitungan yang sama dan mengirimkan hasilnya ke perangkat pengirim. Jika
kedua hash setuju, transmisi dianggap akurat. Jika
tidak, file akan dikirim ulang.
2. Paritas bit. Komputer mewakili karakter sebagai satu set digit biner yang disebut bit. Setiap bit memiliki dua kemungkinan nilai: 0
atau 1. Banyak komputer menggunakan skema
pengkodean tujuh bit, yang lebih dari cukup untuk mewakili 26 huruf dalam abjad Inggris
(huruf besar dan kecil), angka 0 hingga 9, dan berbagai simbol khusus ($, %, &, dll.). Bit
paritas adalah digit tambahan yang ditambahkan ke awal setiap karakter yang dapat
digunakan untuk memeriksa akurasi transmisi. Dua skema dasar disebut paritas genap dan paritas ganjil. Pada paritas genap, bit
paritas diatur sedemikian rupa sehingga setiap karakter memiliki jumlah bit genap dengan nilai 1; dalam paritas ganjil, bit paritas
diatur sehingga
jumlah bit ganjil dalam karakter memiliki nilai 1. Misalnya, angka 5 dan 7 dapat diwakili oleh pola tujuh bit masing-masing 0000101
dan 0000111.
Sistem paritas genap akan mengatur bit paritas untuk 5 menjadi 0, sehingga akan
ditransmisikan sebagai 00000101 (karena kode biner untuk 5 sudah memiliki dua bit dengan nilai 1 ) . Bit paritas untuk 7 akan
disetel ke 1 sehingga akan ditransmisikan sebagai 1 0 0 0 0 1 1 1 (karena kode biner untuk 7 memiliki 3 bit dengan nilai 1). Perangkat
penerima melakukan
pemeriksaan paritas, yang memerlukan verifikasi bahwa jumlah bit yang tepat diatur ke nilai 1 di setiap karakter yang diterima.
3. Blockchain. Seperti yang dijelaskan di Bab 12, blockchain menyediakan cara untuk memastikan bahwa transaksi dan dokumen yang
divalidasi tidak diubah. Integritas dijamin dengan
hashing isi setiap blok dan kemudian menyimpan beberapa salinan dari seluruh rantai pada perangkat yang berbeda.
CONTOH ILUSTRATIF: PENGOLAHAN PENJUALAN KREDIT

Kami sekarang menggunakan pemrosesan penjualan kredit untuk mengilustrasikan berapa banyak
kontrol aplikasi yang telah dibahas benar-benar berfungsi. Setiap catatan transaksi mencakup data
berikut: nomor faktur penjualan, nomor rekening pelanggan, nomor item persediaan, kuantitas yang
terjual, hargajual, dan tanggal pengiriman. Jika pelanggan membeli lebih dari satu produk, akan ada
beberapa nomor item inventaris, kuantitas yang terjual, dan harga yang terkait dengan setiap transaksi
penjualan. Pengolahan transaksi tersebut meliputi langkah-langkah sebagai berikut: (1) memasukkan
dan mengedit data transaksi; (2) memperbarui catatan pelanggan dan inventaris (jumlah pembelian
kredit ditambahkan ke saldo pelanggan; untuk setiap item inventaris, kuantitas yang dijual dikurangi
dari kuantitas yang ada); dan (3) menyiapkan dan mendistribusikan dokumen pengiriman dan/atau
penagihan.
PENGENDALIAN INPUT Saat transaksi penjualan dimasukkan, sistem melakukan beberapa uji validasi
pendahuluan. Pemeriksaan validitas mengidentifikasi transaksi dengan nomor rekening yang tidak
valid atau nomor item inventaris yang tidak valid. Pemeriksaan lapangan memverifikasi bahwa bidang
jumlah yang dipesan dan harga hanya berisi angka dan bidang tanggal mengikuti format MM/DD/
YYYY yang benar.

428 BAGIAN III PENGENDALIAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
Jika pemrosesan batch digunakan, penjualan dikelompokkan ke dalam batch (ukuran tipikal 5 50) dan salah satu dari
total batch berikut dihitung dan disimpan bersama batch: total finansial dari total jumlah penjualan, total hash dari
nomor faktur, ataujumlah rekor.
KONTROL PEMROSESAN Sistem membaca catatan header untuk file induk pelanggan dan inventaris serta
memverifikasi bahwa versi terbaru sedang digunakan. Karena setiap faktur penjualan diproses, pemeriksaan batas
digunakan untuk memverifikasi bahwa penjualan baru tidak menambah saldo
akun pelanggan melebihi batas kredit yang telah ditetapkan sebelumnya. Jika ya, transaksi
disisihkan untuk sementara dan pemberitahuan dikirim ke manajer kredit. Jika penjualan diproses,
pemeriksaan
tanda memverifikasi bahwa jumlah baru di tangan untuk setiap item persediaan lebih besar dari atau sama dengan nol.
KONTROL OUTPUT Dokumen penagihan dan pengiriman hanya ditujukan kepada karyawan yang
berwenang di departemen akuntansi dan pengiriman, yang secara visual memeriksanya untuk
kesalahan yang jelas. Laporan kontrol yang meringkas transaksi yang diproses dikirim ke
manajer penjualan, akuntansi, dan kontrol inventaris untuk ditinjau. Setiap kuartal persediaan di
gudang
dihitung secara fisik dan hasilnya dibandingkan denganjumlah yang tercatat di tangan untuk setiap
item.
FOKUS 13-1 Memastikan Integritas Pemrosesan Pemungutan Suara Elektronik
Pemungutan suara elektronik dapat menghilangkan beberapa jenis

mesin beroperasi dengan jujur dan akurat, yang mencakup hal-hal
masalah yang terjadi dengan pemungutan suara manual atau mekanis.
Misalnya, perangkat lunak pemungutan suara elektronik dapat
berikut: • Akses ke kode sumber. Dewan Kontrol Perjudian Nevada
menggunakan pemeriksaan batas untuk mencegah pemilih mencoba menyimpan salinan semua perangkat lunak. Adalah ilegal bagi kasino
memilih lebih banyak kandidat daripada yang diizinkan dalam
untuk menggunakan perangkat lunak apa pun yang tidak terdaftar.
perlombaan tertentu.
Demikian pula, pakar keamanan merekomendasikan agar
pemerintah menyimpan salinan kode sumber perangkat lunak
pemungutan suara elektronik. • Pemeriksaan perangkat keras.
Pemeriksaan chip komputer di mesin judi yang sering dilakukan di
tempat dilakukan untuk memverifikasi kepatuhan dengan catatan
Namun demikian, ada kekhawatiran tentang pemungutan suara
elektronik, khususnya kemampuan jejak auditnya. Yang menjadi
masalah adalah kemampuan untuk memverifikasi bahwa hanya pemilih

yang terdaftar dengan benar yang melakukan pemungutan suara dan
bahwa mereka hanya memilih satu kali

PENGOLAHAN KONTROL INTEGRITAS DALAM SPREADSHEETS

Sebagian besar organisasi memiliki ribuan spreadsheet yang digunakan untuk mendukung pengambilan keputusan.
Namun, karena pengguna akhir hampir selalu mengembangkan spreadsheet, mereka jarang memiliki
kontrol aplikasi yang memadai. Oleh karena itu, tidak mengherankan jika banyak organisasi mengalami
masalah serius yang disebabkan oleh kesalahan spreadsheet. Sebagai contoh, sebuah artikel 17 Agustus
2007 di CIO Magazine1 menjelaskan bagaimana kesalahan spreadsheet menyebabkan perusahaan kehilangan
uang, mengeluarkan pengumuman pembayaran dividen yang salah, dan melaporkan hasil keuangan yang salah.
Sangat penting untuk memeriksa hardwiring
Ketersediaan
Gangguan pada proses bisnis karena tidak tersedianya sistem atau informasi dapat menyebabkan kerugian
finansial yang signifikan. Akibatnya, proses kontrol COBIT 2019 DSS01 dan DSS04 membahas pentingnya
memastikan bahwa sistem dan informasi tersedia untuk digunakan kapan pun diperlukan. Tujuan utamanya
adalah untuk meminimalkan risiko downtime sistem. Namun, tidak mungkin untuk sepenuhnya
menghilangkan risiko downtime.
MEMINIMALKAN RISIKO DOWNTIME SISTEM

Organisasi dapat melakukan berbagai tindakan untuk meminimalkan risiko downtime sistem.
Praktik manajemen COBIT 2019 DSS01.05 mengidentifikasi perlunya pemeliharaan preventif, seperti
membersihkan disk drive dan menyimpan media magnetik dan optik dengan benar, untuk mengurangi
TABEL 13-2 Ketersediaan: Tujuan dan Kontrol Kunci
Tujuan 1.
Kontrol Kunci
Untuk meminimalkan risiko downtime sistem
• Pemeliharaan preventif •
Toleransi kesalahan • Lokasi

dan desain pusat data • Pelatihan •
Manajemen tambalan dan perangkat
lunak antivirus • Prosedur pencadangan •

Rencana pemulihan bencana (DRP) • Rencana
2. Pemulihan yang cepat dan lengkap
serta dimulainya kembali operasi kesinambungan bisnis (BCP)
normal
risiko kegagalan perangkat keras dan perangkat lunak. Penggunaan komponen redundan memberikan
toleransi kesalahan, yaitu kemampuan sistem untuk terus berfungsi jika komponen tertentu gagal.
Misalnya, banyak organisasi menggunakan redundant arrays of independent drive (RAID), bukan
hanya satu disk drive. Dengan RAID, data ditulis ke beberapa disk drive secara bersamaan. Jadi,
jika satu disk drive gagal, data dapat dengan mudah diakses dari yang lain.
Praktik manajemen COBIT 20 1 9 DSS01 . 0 4 dan DSS0 1 .0 5 membahas pentingnya menemukan dan
merancang pusat data yang menampung server dan database yang sangat penting untuk
meminimalkan risiko yang terkait dengan bencana alam dan yang disebabkan oleh manusia. Fitur
desain umum
termasuk yang berikut:
• Lantai yang ditinggikan memberikan perlindungan dari kerusakan akibat
banjir. • Perangkat pendeteksi dan pencegah kebakaran mengurangi kemungkinan
kerusakan akibat kebakaran. • Sistem penyejuk udara yang memadai mengurangi

kemungkinan kerusakan peralatan komputer karena terlalu panas atau lembap. • Kabel
dengan colokan
khusus yang tidak dapat dilepas dengan mudah mengurangi risiko bendungan sistem
usia karena mencabut perangkat secara tidak sengaja.
• Perangkat perlindungan lonjakan memberikan perlindungan terhadap fluktuasi daya sementara

yang dapat menyebabkan komputer dan peralatanjaringan lainnya mogok. • Sistem catu daya
tak terputus (UPS) memberikan perlindungan jika listrik padam dalam waktu lama, menggunakan
daya baterai agar sistem dapat beroperasi cukup lama untuk mencadangkan data penting
dan mematikan dengan aman. (Namun, penting untuk secara teratur memeriksa dan menguji.
PEMULIHAN DAN KEMBALI OPERASI NORMAL

Malfungsi perangkat keras, masalah perangkat lunak, atau kesalahan manusia dapat menyebabkan
data menjadi tidak dapat diakses. Misalnya, perangkat RAID dapat mengalami kegagalan besar,
membuat semua drive menjadi tidak berguna. Itu sebabnya manajemen senior perlu menjawab dua
pertanyaan mendasar:
1. Berapa banyak data yang ingin kita buat ulang dari dokumen sumber (jika ada) atau
berpotensi hilang (jika tidak ada dokumen sumber)?
2. Berapa lama kita bisa berfungsi tanpa sistem informasi kita?
Gambar 13-1 menunjukkan hubungan antara dua pertanyaan ini. Saat terjadi masalah, data
tentang semua yang telah terjadi sejak pencadangan terakhir akan hilang kecuali jika dapat
dimasukkan kembali ke dalam sistem. Dengan demikian, jawaban manajemen untuk pertanyaan
pertama menentukan tujuan titik pemulihan (RPO) organisasi, yang mewakilijumlah maksimum data
yang ingin dimasukkan kembali atau berpotensi hilang oleh organisasi. RPO berbanding terbalik
dengan frekuensi pencadangan: semakin kecil RPO yang diinginkan, semakin sering pencadangan
perlu dilakukan.
Jawaban atas pertanyaan kedua menentukan tujuan waktu pemulihan (RTO) organisasi, yang
merupakan waktu maksimum yang dapat ditoleransi untuk memulihkan sistem informasi setelah
bencana. Dengan demikian, RTO mewakili lamanya waktu organisasi bersedia untuk mencoba
berfungsi tanpa sistem informasinya.
PROSEDUR PENCADANGAN DATA Prosedur pencadangan data dirancang untuk menangani situasi
di
mana informasi tidak dapat diakses karena file atau database yang relevan telah rusak akibat
kegagalan perangkat keras, masalah perangkat lunak, atau kesalahan manusia, tetapi sistem
informasi
itu sendiri masih berfungsi. Ada beberapa prosedur pencadangan yang berbeda. Cadangan
lengkap adalah salinan persis dari seluruh database. Pencadangan penuh menghabiskan waktu,
sehingga
sebagian besar organisasi hanya melakukan pencadangan penuh setiap minggu dan melengkapinya
dengan pencadangan parsial harian. Gambar 13-2 membandingkan dua jenis pencadangan parsial harian:
1. Pencadangan tambahan melibatkan penyalinan hanya item data yang telah berubah sejak pencadangan sebagian terakhir.
Ini menghasilkan satu set file cadangan inkremental, masing-masing berisi hasil
transaksi satu hari. Pemulihan pertama-tama melibatkan pemuatan cadangan penuh terakhir dan
kemudian menginstal setiap cadangan tambahan berikutnya dalam urutan yang tepat.
2. Cadangan diferensial menyalin semua perubahan yang dibuat sejak pencadangan penuh terakhir. Dengan demikian, setiap
file cadangan diferensial baru berisi efek kumulatif dari semua aktivitas sejak
pencadangan penuh terakhir. Akibatnya, kecuali untuk hari pertama setelah pencadangan penuh,
pencadangan diferensial harian membutuhkan waktu lebih lama daripada pencadangan inkremental. Pemulihan lebih
sederhana, bagaimanapun, karena pencadangan penuh terakhir perlu dilengkapi
dan hanya mencadangkan bagian file atau database yang telah diperbarui sejak pencadangan terakhir.
Proses deduplikasi bekerja dengan membagi file atau database menjadi potongan berukuran seragam.
Tujuan pencadangan adalah untuk memungkinkan pemulihan datajika salinan asli tidak dapat
diakses. Akibatnya, pencadangan disimpan hanya untuk waktu yang relatif singkat. Misalnya, banyak
organisasi
hanya mempertahankan cadangan beberapa bulan.
Namun, beberapa informasi harus disimpan lebih lama. Arsip adalah salinan basis data, file induk,
atau perangkat lunak yang disimpan tanpa batas waktu sebagai catatan sejarah, biasanya untuk
memenuhi persyaratan hukum dan peraturan. Arsip digunakan untuk mengambil data yang dipilih,
bukan untuk
mengembalikan seluruh file atau database.
Perhatian khusus perlu diberikan untuk mencadangkan dan mengarsipkan email karena telah
menjadi gudang penting perilaku dan informasi organisasi. Memang, email seringkali berisi solusi untuk
masalah
tertentu. E-mail juga sering berisi informasi yang relevan dengan tuntutan hukum. Mungkin tergoda bagi
organisasi untuk mempertimbangkan kebijakan menghapus semua e-mail secara berkala, untuk
mencegah pengacara penggugat menemukan "senjata merokok" dan untuk menghindari biaya
menemukan e-mail
yang diminta oleh pihak lain. Namun, sebagian besar ahli menyarankan agar kebijakan.
PEMULIHAN BENCANA DAN PERENCANAAN KEBERLANJUTAN BISNIS Cadangan dirancang untuk
mengurangi masalah saat satu atau lebih file atau database rusak karena perangkat keras, perangkat lunak, atau kesalahan
manusia. Rencana pemulihan bencana dan rencana
kesinambungan bisnis dirancang untuk mengurangi masalah yang lebih serius.

Rencana pemulihan bencana (DRP) menguraikan prosedur untuk memulihkan fungsi TI organisasi
jika pusat datanya dihancurkan. Organisasi memiliki tiga opsi dasar untuk mengganti infrastruktur TI
mereka, yang tidak hanya mencakup komputer, tetapi juga komponenjaringan seperti router dan sakelar, perangkat lunak, data, akses Internet,
printer, dan persediaan.
Opsi pertama adalah mengontrak penggunaan cold site, yang merupakan bangunan kosong yang telah dipasangi kabel untuk akses telepon
dan Internet yang diperlukan. Namun, situs dingin tidak berisi
peralatan komputasi apa pun; sebaliknya, organisasi memiliki kontrak dengan satu atau lebih vendor untuk menyediakan semua peralatan
yang diperlukan dalam jangka waktu tertentu.
Pilihan kedua adalah mengontrak penggunaan hot site, yang merupakan fasilitas yang tidak hanya
dilengkapi kabel untuk akses telepon dan Internet tetapi juga berisi semua peralatan komputasi dan kantor yang dibutuhkan organisasi untuk
menjalankan aktivitas bisnis utamanya. Opsi ketiga adalah pencerminan waktu nyata, yang melibatkan pemeliharaan dua salinan basis data di dua
pusat data terpisah setiap saat
dan memperbarui kedua basis data secara waktu nyata saat setiap transaksi terjadi.
server hosting mesin itu gagal, file dapat diinstal pada mesin host lain dalam beberapa menit.
Dengan demikian, virtualisasi secara signifikan mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk
memulihkan (RTO) dari masalah perangkat keras. Perhatikan bahwa virtualisasi tidak menghilangkan
kebutuhan akan cadangan; organisasi masih perlu membuat "snapshot" berkala dari mesin virtual
desktop dan server dan kemudian mereplikasi snapshot tersebut pada drive jaringan sehingga
mesin dapat dibuat ulang. Salinan snapshot kedua juga harus direplikasi ke cloud (atau disimpan
di pusat data terpisah) jika pusat data utama yang menghosting mesin virtual dihancurkan.
Virtualisasi juga dapat digunakan untuk mendukung pencerminan waktu nyata di mana dua salinan
dari setiap mesin virtual dijalankan bersama-sama pada dua host fisik yang terpisah. Setiap
transaksi diproses di kedua mesin virtual. Jika salah satu gagal, yang lain mengambil tanpa putus
layanan.
Cloud computing memiliki efek positif dan negatif pada ketersediaan. Penyedia komputasi
awan biasanya menggunakan bank server redundan di beberapa lokasi, sehingga mengurangi
risiko bencana tunggal yang dapat mengakibatkan downtime sistem dan hilangnya semua data.
Namun, jika penyedia cloud publik gulung tikar, mungkin sulit, jika bukan tidak mungkin, untuk
mengambil data apa pun yang disimpan di cloud. Oleh karena itu, kebijakan membuat cadangan
rutin dan menyimpan cadangan tersebut di tempat lain selain dengan penyedia cloud utama sangatlah penting.
Ringkasan dan Kesimpulan Kasus
Laporan Jason menilai keefektifan kontrol Northwest Industries yang dirancang untuk memastikan
integritas pemrosesan. Untuk meminimalkan entri data, dan peluang terjadinya kesalahan,
Northwest Industries mengirimkan dokumen turnaround kepada pelanggan, yang dikembalikan
dengan pembayaran mereka. Semua entri data dilakukan secara online, dengan penggunaan
rutinitas validasi input yang ekstensif untuk memastikan keakuratan informasi yang masuk ke
sistem. Manajer meninjau output untuk kewajaran, dan keakuratan komponen utama laporan
keuangan secara teratur divalidasi silang dengan sumber independen. Misalnya, persediaan
dihitung setiap tiga bulan, dan hasil perhitungan fisik direkonsiliasi denganjumlah yang disimpan dalam sistem.
Namun, Jason mengkhawatirkan keefektifan kontrol yang dirancang untuk memastikan
kemampuan ketersediaan sistem. Dia mencatat bahwa meskipun Northwest Industries telah
mengembangkan rencana pemulihan bencana dan kelangsungan bisnis, rencana tersebut belum
ditinjau atau diperbarui selama tiga tahun. Yang lebih memprihatinkan lagi adalah kenyataan bahwa
banyak bagian dari rencana tersebut tidak pernah diuji. Kekhawatiran terbesar Jason, bagaimanapun,
terkait dengan prosedur pencadangan. Semua file dicadangkan setiap minggu, pada hari Sabtu, ke
dalam DVD, dan pencadangan tambahan dibuat setiap malam, tetapi tidak ada yang pernah berlatih
memulihkan data. Selain itu, cadangan tidak dienkripsi, dan satu-satunya salinan disimpan di tempat di ruang server utama di rak dekat pin
Jason mengakhiri laporannya dengan rekomendasi khusus untuk mengatasi kelemahan yang
dia temukan. Dia merekomendasikan agar Northwest Industries segera menguji prosedur pemulihan
cadangannya, mengenkripsi file cadangannya, dan menyimpan salinan kedua dari semua cadangan
di luar kantor. Jason juga merekomendasikan untuk menguji rencana DRP dan BCP. Jason merasa
yakin bahwa setelah rekomendasi tersebut diterapkan, manajemen dapat diyakinkan secara wajar
bahwa sistem informasi industri Northwest In telah memenuhi kriteria dan prinsip kerangka
Layanan Kepercayaan AICPA untuk keandalan sistem.
BAB
14
Siklus Pendapatan: Penjualan
ke Pengumpulan Kas
TUJUAN PEMBELAJARAN
1. Jelaskan aktivitas bisnis dasar dalam siklus pendapatan dan diskusikan
ancaman umum terhadap proses tersebut dan kontrol yang dapat digunakan
untuk mengurangi ancaman tersebut.
2. Jelaskan proses entri pesanan penjualan, keputusan kunci yang perlu dibuat dan ancaman
terhadap proses tersebut, danjelaskan kontrol yang dapat digunakan untuk
mengurangi ancaman tersebut.
3. Jelaskan proses pengiriman, keputusan kunci yang perlu dibuat dan ancaman terhadap
proses tersebut, danjelaskan kontrol yang dapat digunakan untuk mengurangi ancaman
tersebut.
4. Jelaskan proses penagihan, keputusan penting yang perlu dibuat dan ancaman terhadap
proses tersebut, sertajelaskan kontrol yang dapat digunakan untuk mengurangi

ancaman tersebut.
5. Jelaskan proses pengumpulan kas, keputusan kunci yang perlu dibuat dan ancaman
terhadap proses tersebut, danjelaskan kontrol yang dapat digunakan untuk

mengurangi ancaman tersebut.
KASUS INTEGRATIF Alpha Omega Electronics
Alpha Omega Electronics (AOE) memproduksi berbagai produk elektronik konsumen

yang murah, termasuk kalkulator, jam digital, radio, pager, mainan, permainan, dan
peralatan dapur kecil. Seperti kebanyakan pabrikan, AOE tidak menjual produknya
langsung ke konsumen individu, melainkan hanya ke pengecer. Gambar 14-1 menunjukkan
sebagian bagan organisasi untuk AOE.
Linda Spurgeon, presidenAOE, mengadakan rapat eksekutif untuk membahas dua
masalah mendesak. Pertama, AOE terus kehilangan pangsa pasar selama tiga tahun
terakhir. Kedua, masalah arus kas mengharuskan peningkatan pinjaman jangka

pendek. Pada rapat eksekutif, Trevor Whitman, wakil presiden pemasaran, menjelaskan
bahwa
salah satu alasan penurunan pangsa pasar AOE adalah karena para pesaing tampaknya
memberikan layanan pelanggan yang lebih baik. Namun, ketika Linda menanyakan secara
spesifik, Trevor mengakui bahwa pendapatnya didasarkan pada percakapan baru-baru ini dengan dua pelan
452
mudah mengidentifikasi 10 pelanggan AOE yang paling menguntungkan. Linda kemudian bertanya kepada
Elizabeth Venko, sang controller, tentang masalah arus kas AOE. Elizabeth menjelaskan bahwa jadwal piutang
piutang piutang terbaru menunjukkan peningkatan yang signifikan dalam jumlah piutang pelanggan yang lewat
jatuh tempo. Konsekuensinya, AOE harus meningkatkan pinjaman jangka pendeknya karena keterlambatan dalam
menagih pembayaran pelanggan. Selain itu, Best Value Company, rantai ritel yang menjadi salah satu pelanggan
utama AOE, baru-baru ini bangkrut. Elizabeth mengaku tidak yakin apakah AOE akan mampu mengumpulkan
saldo yang besar karena Best Value.
Linda frustrasi dengan kurangnya informasi rinci mengenai kedua masalah tersebut. Dia mengakhiri
pertemuan dengan meminta Elizabeth dan Trevor untuk bekerja dengan Ann Brandt, wakil presiden sistem
informasi, untuk mengembangkan sistem pelaporan yang lebih baik sehingga AOE dapat memantau lebih dekat
dan mengambil langkah-langkah untuk meningkatkan layanan pelanggan dan manajemen arus kas. Secara
khusus, Linda meminta Elizabeth, Trevor, dan Ann untuk membahas masalah-masalah berikut:
1. Bagaimana AOE dapat meningkatkan layanan pelanggan? Informasi apa yang dibutuhkan pemasaran
untuk melakukan tugasnya dengan lebih baik?
2. Bagaimana AOE dapat mengidentifikasi pelanggan dan pasar yang paling menguntungkan?
453
BAGIAN IV APLIKASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
3. Bagaimana AOE dapat meningkatkan pemantauan akun kreditnya? Bagaimana perubahan

di kebijakan kredit memengaruhi penjualan dan piutang tak tertagih?
4. Bagaimana AOE dapat meningkatkan prosedur pengumpulan kas untuk mengontrol arus kas dengan lebih baik?
Kasus AOE menunjukkan bagaimana kekurangan dalam sistem informasi yang digunakan untuk mendukung
kegiatan siklus pendapatan dapat menimbulkan masalah yang signifikan bagi organisasi. Saat Anda membaca
bab
ini, pikirkan tentang bagaimana sistem informasi yang dirancang dengan baik dapat meningkatkan efisiensi dan
efektivitas aktivitas siklus pendapatan organisasi.
pengantar
Siklus pendapatan adalah serangkaian kegiatan bisnis yang berulang dan operasi pemrosesan informasi
terkait yang terkait dengan penyediaan barang danjasa kepada pelanggan dan mengumpulkan uang
tunai sebagai pembayaran untuk penjualan tersebut (Gambar 14-2). Pertukaran informasi eksternal
utama adalah
dengan pelanggan. Informasi tentang aktivitas siklus pendapatan juga mengalir ke siklus akuntansi
lainnya.
Misalnya, siklus pengeluaran dan produksi menggunakan informasi tentang transaksi penjualan untuk
memulai pembelian atau produksi persediaan tambahan untuk memenuhi permintaan. Siklus manajemen
sumber daya manusia/penggajian menggunakan informasi tentang penjualan untuk menghitung komisi
penjualan dan bonus. Fungsi buku besar dan pelaporan menggunakan informasi yang dihasilkan oleh
siklus pendapatan untuk menyiapkan laporan keuangan dan laporan kinerja.
456 BAGIAN IV APLIKASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
Sistem Informasi Siklus Pendapatan
Seperti kebanyakan organisasi besar, AOE menggunakan sistem perencanaan sumber daya perusahaan
(ERP). Gambar 1 4 - 4 menunjukkan porsi sistem ERP yang mendukung aktivitas bisnis siklus pendapatan AOE.
PROSES
Pelanggan AOE dapat melakukan pemesanan langsung melalui Internet. Selain itu, tenaga penjualan
menggunakan laptop portabel untuk memasukkan pesanan saat memanggil pelanggan. Departemen
penjualan memasukkan pesanan pelanggan yang diterima melalui telepon, faks, atau surat. Terlepas
dari bagaimana pesanan awalnya diterima, sistem dengan cepat memverifikasi kelayakan kredit
pelanggan,
memeriksa ketersediaan inventaris, dan memberi tahu departemen gudang dan pengiriman tentang
penjualan yang disetujui. Karyawan gudang dan pengiriman memasukkan data tentang aktivitas
mereka segera setelah dilakukan, sehingga memperbarui informasi tentang status inventaris secara
real time.
Setiap malam, program faktur berjalan dalam mode batch, menghasilkan faktur kertas atau elektronik
untuk pelanggan yang membutuhkan faktur. Beberapa pelanggan AOE masih mengirimkan cek ke
salah satu bank regional tempat AOE telah membuat kotak kunci elektronik, tetapi semakin banyak
yang
mengirimkan pembayaran mereka secara elektronik. Setiap hari, bank mengirimkan file ke AOE yang
berisi data pengiriman uang, yang digunakan sistem untuk memperbarui saldo akun kas perusahaan dan akun pelanggan.
kegiatan tergantung pada database terintegrasi yang berisi informasi tentang pelanggan, persediaan, dan
harga. Oleh karena itu, ancaman umum pertama yang tercantum dalam Tabel 14-1 adalah data master yang
tidak akurat atau tidak valid. Kesalahan dalam data induk pelanggan dapat mengakibatkan pengiriman barang
dagangan ke lokasi yang salah, keterlambatan penagihan pembayaran karena mengirim faktur ke alamat yang
salah, atau
melakukan penjualan ke pelanggan yang melebihi batas kredit mereka. Kesalahan dalam data master
inventaris dapat mengakibatkan kegagalan untuk memenuhi pesanan pelanggan secara tepat waktu karena
Ancaman umum kedua dalam siklus pendapatan adalah pengungkapan informasi sensitif yang tidak sah,
seperti kebijakan penetapan harga atau informasi pribadi tentang pelanggan. Tabel 14-1 (kontrol 2.1)
menunjukkan bahwa salah satu cara untuk mengurangi risiko ancaman ini adalah mengonfigurasi sistem untuk
menggunakan
kontrol akses yang kuat yang membatasi siapa yang dapat melihat informasi tersebut. Penting juga untuk
mengonfigurasi sistem untuk membatasi kemampuan karyawan menggunakan kemampuan kueri bawaan sistem
untuk mengakses hanya tabel dan bidang tertentu yang relevan untuk menjalankan tugas yang diberikan kepada
mereka.Selain itu, data sensitif harus dienkripsi (kontrol 2.2) dalam penyimpanan untuk mencegah karyawan TI
yang tidak memiliki akses ke sistem ERP menggunakan utilitas sistem operasi untuk melihat informasi sensitif.
Organisasi juga harus merancang situs webnya untuk mengenkripsi informasi yang diminta dari pelanggan saat
informasi tersebut dikirimkan melalui Internet. Namun, karena enkripsi tidak melindungi informasi selama
pemrosesan, organisasi juga harus memberi token informasi pribadi pelanggan (kontrol 2.3) untuk melindunginya
agar tidak dilihat oleh karyawan yang memiliki kewenangan untuk melakukan berbagai aktivitas siklus
pendapatan.
Ancaman umum ketiga dalam siklus pendapatan terkait dengan hilangnya atau rusaknya data master.
Cara terbaik untuk mengurangi risiko ancaman ini adalah dengan menggunakan prosedur pencadangan
dan pemulihan bencana (kontrol 3.1) yang dibahas di Bab 13. Praktik terbaik adalah menerapkan
sistem ERP sebagai tiga contoh terpisah. Satu contoh, disebut sebagai produksi, digunakan untuk
memproses aktivitas sehari-hari. Yang kedua digunakan untuk pengujian dan pengembangan. Instance
ketiga harus dipertahankan sebagai cadangan online ke sistem produksi untuk memberikan pemulihan yang hampir real-time.
Data master yang akurat memungkinkan manajemen untuk menggunakan kemampuan pelaporan
ekstensif sistem ERP dengan lebih baik untuk memantau kinerja (lihat ancaman 4 pada Tabel 14-1).
Akuntan harus menggunakan pengetahuan mereka tentang proses bisnis yang mendasarinya untuk
merancang laporan inovatif (pengendalian 4.1) yang memberi manajemen wawasan di luar laporan
keuangan tradisional. Misalnya, perusahaan selalu memantau tren penjualan dengan cermat. Namun,
informasi tambahan diperlukan untuk mengidentifikasi penyebab perubahan dalam ukuran tersebut. Metrik
seperti penjualan per pelanggan, peringkat kepuasan pelanggan, dan jumlah pelanggan berulang dapat
memberikan informasi tersebut. Melacak tren retur dan potongan penjualan juga berguna baik untuk
mengidentifikasi tanda-tanda meningkatnya ketidakpuasan pelanggan serta potensi pencurian oleh
karyawan.
entri pesanan penjualan
Siklus pendapatan dimulai dengan penerimaan pesanan dari pelanggan. Departemen penjualan, yang
melapor kepada wakil presiden pemasaran (lihat Gambar 14-1), biasanya melakukan proses entri pesanan
penjualan, tetapi semakin banyak pelanggan yang memasukkan sendiri sebagian besar data ini melalui
formulir di etalase situs web perusahaan.
Gambar 14-6 menunjukkan bahwa proses entri pesanan penjualan memerlukan tiga langkah:
menerima pesanan pelanggan, memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan, dan memeriksa ketersediaan persediaan.
Gambar 14-6 juga mencakup peristiwa penting terkait yang dapat ditangani baik oleh departemen pesanan
penjualan atau oleh departemen layanan pelanggan yang terpisah (yang biasanya juga melapor kepada
wakil presiden pemasaran):
BAB 1 4 SIKLUS PENDAPATAN: PENJUALAN KE KOLEKSI TUNAI 461
PROSES Secara tradisional, pesanan pelanggan dimasukkan ke dalam sistem oleh karyawan.
Semakin banyak, organisasi berusaha memanfaatkan TI agar pelanggan melakukan lebih banyak entri data sendiri.
Salah satu cara untuk melakukannya adalah meminta pelanggan melengkapi formulir di situs web perusahaan. Cara lainnya adalah bagi pelanggan
untuk menggunakan pertukaran data elektronik (EDI) untuk mengirimkan pesanan secara elektronik dalam format yang kompatibel dengan sistem
pemrosesan pesanan penjualan
perusahaan. Kedua teknik tersebut meningkatkan efisiensi dan memangkas biaya

Amazon.com memilih sebuah buku, situs web menyarankan buku terkait yang telah dibeli pelanggan lain saat
mereka membeli buku yang telah dipilih pelanggan. Amazon.com dan pengecer Internet lainnya juga
menggunakan data riwayat penjualan untuk membuat kupon elektronik khusus yang mereka kirim secara berkala
ke pelanggan untuk mendorong pembelian tambahan. Teknik lain melibatkan penggunaan sistem entri pesanan
penjualan interaktif yang memungkinkan pelanggan menyesuaikan produk untuk memenuhi kebutuhan mereka.
Sistem entri pesanan penjualan interaktif seperti itu tidak hanya meningkatkan penjualan tetapi juga membantu
meningkatkan arus kas dalam dua cara. Pertama, karena banyak penjualan dibuat berdasarkan pesanan, lebih
sedikit modal yang harus dikeluarkan untuk menyimpan persediaan barangjadi dalam jumlah besar. Kedua,
model build to order memungkinkan perusahaan untuk mengumpulkan semua atau sebagian pembayaran di muka, bahkan mungkin sebelum mereka harus m
SepertiAOE, banyak perusahaan terus mempekerjakan staf penjualan selain menggunakan etalase situs
web karena manfaat yang terkait dengan kontak tatap muka dengan pelanggan bisnis yang ada dan prospektif.
Teknologi informasi memberikan banyak peluang untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas tenaga penjualan,
sebuah proses yang disebut sebagai otomatisasi tenaga penjualan. Menyimpan informasi promosi secara online
lebih murah daripada mencetak dan mengirimkan materi tersebut ke perwakilan penjualan. E-mail dan pesan
instan (IM) mengurangi biaya dan waktu yang diperlukan untuk memberi tahu staf penjualan tentang perubahan
harga dan promosi penjualan. Kedua teknik tersebut juga dapat digunakan untuk memberikan pengingat di saat-
saat terakhir kepada staf penjualan tentang kebutuhan dan minat khusus pelanggan tertentu dan untuk
memungkinkan manajemen menyetujui penawaran khusus dengan cepat. E-mail dan IM juga mengurangi
kebutuhan tenaga penjualan untuk kembali ke kantor pusat, sehingga meningkatkan proporsi waktu yang dapat
mereka habiskan bersama pelanggan. Teknologi juga meningkatkan kualitas presentasi penjualan. Komputer
laptop dan tablet memungkinkan wiraniaga membuat presentasi multimedia, yang meningkatkan kemampuan
mereka untuk mendemonstrasikan dan menjelaskan kapabilitas dan fitur produk teknis yang kompleks.
FOKUS 14-1 Menggunakan Kode QR untuk Meningkatkan Interaksi dengan Pelanggan
Kode QR adalah kode batang dua dimensi yang dapat dipindai dengan
melayani. Misalnya, di Korea Selatan, rantai grosir Tesco menempatkan
smartphone. Mereka menyediakan pelanggan potensial dengan akses
ke multimedia di mana saja kapan saja. etalase berisi barang-barang yang biasa dibeli di perhentian kereta
bawah tanah. Konsumen dapat memindai kode QR di samping barang
Misalnya, pertimbangkan acara penggalangan dana amal seperti konser yang
luar ruangan. Kode QR dapat dicetak pada poster, ditampilkan pada
mereka inginkan, lalu memasukkan nomor rekening mereka, dan belanjaan
layar video, dan disertakan dalam program. Saat peserta memindai kode,
diantarkan ke rumah mereka dalam waktu satu jam. Kode QR juga
mereka diarahkan ke situs web seluler tempat mereka dapat memberikan
memfasilitasi perubahan waktu nyata pada iklan: Penjual hanya perlu
donasi melalui ponsel cerdas mereka. Proses seperti itu kemungkinan masuk ke akun itu, mengubah konten di satu lokasi pusat itu, dan setiap
akan menghasilkan persentase yang lebih tinggi dari peserta yang kali pelanggan potensial memindai kode QR di majalah, halte transportasi,
benar- benar menyumbang karena mereka dapat segera bertindak
berdasarkan dorongan hati mereka. atau lokasi lain, dia akan melihat informasi baru yang diperbarui.
Kode QR juga dapat meningkatkan penjualan dengan meningkatkan pelanggan
462 BAGIAN IV
APLIKASI SISTEM INFORMASI
AKUNTANSI
Sistem ERP terintegrasi, seperti yang digambarkan pada Gambar 14-4, memfasilitasi penggunaan metode
persediaan perpetual (kontrol 8.1), yang mengurangi risiko kehabisan stok yang tidak terduga atau persediaan yang
berlebihan. Namun, keakuratan catatan persediaan perpetual memerlukan entri data yang cermat selama pelaksanaan
aktivitas siklus pendapatan. Secara khusus, petugas pengiriman dan penjualan harus mencatat dengan benarjumlah
barang yang dikeluarkan dari persediaan dan dikirim ke pelanggan. Tugas ini sangat rawan kesalahan di perusahaan
ritel. Misalnya, ketika pelanggan membeli beberapa barang dengan harga yang sama, petugas kasir hanya dapat
memindai satu barang dan kemudian memasukkan jumlah total yang dibeli. Meskipun hal ini akan menghasilkan
jumlah total penjualan yang benar, hal ini akan menimbulkan kesalahan pada catatan persediaan. Kuantitas yang
tercatat di tangan untuk satu barang yang dipindai secara fisik akan terlalu rendah, dan jumlah yang tercatat di tangan
untuk varietas lain dari barang tersebut akan terlalu tinggi. Penanganan retur penjualan yang tepat adalah tugas lain
yang berkontribusi pada catatan inventaris yang tidak akurat, khususnya di perusahaan ritel. Di toko pakaian,
misalnya, ketika pelanggan mengembalikan barang dengan ukuran yang salah dan menukarnya dengan yang lain,
panitera harus memasukkan penukaran ke dalam sistem. Seringkali, terutama selama periode penjualan yang sangat
sibuk, pegawai hanya melakukan pertukaran dan mengembalikan barang yang dikembalikan ke rak tetapi gagal
membuat entri yang benar dalam sistem. Konsekuensinya, catatan sistem untuk kedua item tersebut tidak akurat.
Mengganti kode batang dengan tag identifikasi frekuensi radio (RFID) (kontrol 8.2 pada Tabel 14-1) dapat
menghilangkan banyak masalah ini karena entri data terjadi secara otomatis. Untuk situasi di mana penggunaan kode
batang atau tag RFID tidak ekonomis atau tidak praktis, pelatihan dan pengingat rutin dari manajemen dapat
mengurangi frekuensi perilaku yang tidak diinginkan (pengendalian 8.3). Namun demikian, karena perilaku yang
diuraikan di atas cenderung terjadi selama waktu sibuk, penghitungan fisik persediaan secara berkala (kontrol 8.4)
diperlukan untuk memverifikasi keakuratanjumlah yang dicatat. Gambar 14-11 menunjukkan contoh laporan lembar
kerja persediaan fisik. Perhatikan bahwa itu mencantumkan setiap item inventaris dan jumlah yang harus ada,
menurut catatan sistem dan hasil penghitungan fisik.
Prakiraan penjualan (kontrol 8.5 pada Tabel 14-1) adalah alat lain untuk membantu perusahaan memprediksi
kebutuhan persediaan dengan lebih baik dan dengan demikian mengurangi risiko kehabisan stok atau kelebihan
persediaan. Akuntan juga dapat menyiapkan laporan yang memungkinkan manajer penjualan mengidentifikasi
kebutuhan untuk menyesuaikan perkiraan tersebut. Misalnya, laporan tentang frekuensi dan ukuran pesanan kembali
dapat mengidentifikasi item yang perkiraannya perlu disesuaikan untuk menghindari kehabisan stok dengan lebih
baik. Sebaliknya, laporan yang mengelompokkan penjualan per item dapat mengidentifikasi produk yang bergerak lambat pada waktunya untuk mencegah penimbun
kinerja retensi adalah untuk secara berkala menghasilkan laporan yang "menua" pelanggan dengan
jumlah tahun mereka telah melakukan pembelian. Namun, retensi membutuhkan lebih dari sekadar
memuaskan pelanggan. Itu membutuhkan penciptaan kesetiaan. Penelitian menunjukkan bahwa
jika kepuasan pelanggan dinilai pada skala 1 sampai 5, dengan 5 mewakili sangat puas dan 1
mewakili
sangat tidak puas, pelanggan yang menilai tingkat kepuasan mereka pada 5 lebih mungkin untuk
melakukan pembelian berulang daripada pelanggan yang menilai tingkat kepuasan mereka hanya
4. Terlebih lagi, penelitian yang sama menunjukkan bahwa kunci untuk menghasilkan kepuasan
total,
dan dengan demikian mempertahankan pelanggan, adalah kualitas dan sifat kontak pelanggan pascapenjualan.
Layanan pelanggan sangat penting sehingga banyak perusahaan menggunakan paket
perangkat lunak khusus, yang disebut sistem manajemen hubungan pelanggan (CRM), untuk
mendukung
proses vital ini (kontrol 9.1). Sistem CRM membantu mengatur informasi terperinci tentang
pelanggan untuk memfasilitasi layanan yang lebih efisien dan lebih personal. Layanan pelanggan
dapat lebih
ditingkatkan dengan menggunakan data seperti penjualan kumulatif selama beberapa periode
waktu untuk mengidentifikasi pelanggan "pilihan". Sistem CRM juga membantu menghasilkan
penjualan
tambahan. Misalnya, setelah menanggapi permintaan pelanggan, perwakilan layanan pelanggan

dapat menggunakan informasi tentang preferensi pelanggan dan riwayat transaksi untuk
menyarankan produk lain yang mungkin menarik bagi pelanggan. Data terperinci tentang persyaratan
pelanggan dan praktik bisnis juga dapat digunakan untuk secara proaktif menghubungi pelanggan tentang kebutuhan u
Namun, banyak pertanyaan pelanggan bersifat rutin. Konsekuensinya, perusahaan dapat dan
harus menggunakan TI untuk mengotomatiskan respons terhadap permintaan umum, seperti
pertanyaan tentang saldo rekening dan status pesanan, sehingga perwakilan pesanan penjualan
dan layanan pelanggan dapat memusatkan waktu dan upaya mereka untuk menangani pertanyaan
nonrutin yang lebih kompleks. . Misalnya, situs web menyediakan alternatif hemat biaya untuk
dukungan pelanggan telepon bebas pulsa tradisional, mengotomatiskan proses tersebut dengan
daftar pertanyaan yang sering diajukan (FAQ). Kemajuan dalam teknik kecerdasan buatan juga
memungkinkan untuk membuat alat pemberi saran otomatis (disebut "bot obrolan") yang mengurai
masukan pelanggan untuk memberikan tanggapan terekam untuk pertanyaan umum saat
memesan. Alat media sosial tambahan seperti blog dan papan diskusi juga dapat digunakan untuk
membuat
komunitas virtual di mana pelanggan dapat saling berbagi informasi dan menggunakan tips lengkap.
Situs web juga memungkinkan pelanggan untuk menggunakan PIN untuk mengakses informasi
akun mereka secara langsung dan untuk memeriksa status pesanan. Semua teknik ini dapat secara
signifikan mengurangi biaya layanan pelanggan. Wells Fargo, misalnya, menemukan bahwa
pelanggan dengan akses online ke akun mereka melakukan panggilan ke departemen layanan pelanggan 40% lebih sed
Namun, tidak mungkin untuk mengantisipasi setiap pertanyaan yang mungkin diajukan
pelanggan. Oleh karena itu, situs web yang dirancang untuk menyediakan layanan pelanggan
harus menyertakan fitur IM atau obrolan untuk memungkinkan pelanggan mendapatkan bantuan
ahli
secara real-time dan saran untuk menangani masalah khusus yang daftar FAQ tidak dapat
ditangani dengan memuaskan. Teknologi pemrosesan gambar dapat lebih meningkatkan efisiensi
dan
efektivitas pengelolaan akun pelanggan. Gambar digital pengiriman uang dan faktur pelanggan
dapat disimpan secara elektronik dan kemudian dengan mudah diambil, dimanipulasi, dan
diintegrasikan
dengan gambar dan data lain untuk menghasilkan berbagai jenis keluaran. Melakukan hal itu
memberi karyawan akses cepat ke semua dokumen yang berkaitan dengan pelanggan dan
menghilangkan waktu yang terbuang untuk mencari dokumen yang hilang melalui lemari arsip.
Jika seorang pelanggan memerlukan salinan duplikat laporan bulanan atau faktur untuk
menggantikan
dokumen asli yang hilang, salinan tersebut dapat diambil, dicetak, dan dikirim melalui faks saat
karyawan sedang berbicara dengan pelanggan di telepon. Pengolahan citrajuga dapat

memudahkan penyelesaian keluhan pelanggan karena citra yang sama dapat dilihat secara
bersamaan oleh lebih dari satu orang. Dengan demikian, perwakilan akun pelanggan dan manajer
kredit dapat meninjau
gambar dokumen yang dimaksud saat mendiskusikan masalah dengan pelanggan melalui telepon.
Pemrosesan gambar juga mengurangi ruang dan biaya yang terkait dengan penyimpanan dokumen kertas. Penghemat
Penting bagi akuntan untuk merancang laporan yang akan membantu manajer dalam
mengevaluasi kinerja perwakilan layanan pelanggandengan benardengan menggabungkan ukuran
internal dan eksternal. Kegagalan untuk menyertakan kedua jenis data tersebut dapat
mengakibatkan laporan yang menyebabkan perilaku disfungsional. Misalnya, laporan yang hanya
menggunakan
data internal, sepertijumlah pertanyaan yang ditangani per satuan waktu, dapat
mendorong perwakilan layanan pelanggan untuk mencoba memaksimalkan efisiensi
mereka dengan
mengorbankan kepuasan pelanggan. Sebaliknya, hanya mengandalkan peringkat kepuasan pelanggan menghilangk
Terakhir, ingatlah bahwa layanan pascapenjualan merupakan aktivitas utama yang penting dalam rantai nilai.
Kegiatan ini juga biasanya ditangani oleh perwakilan layanan pelanggan. Salah satu tindakan yang sangat
penting melibatkan menghubungi pelanggan secara proaktif tentang penarikan produk atau perlunya
perbaikan garansi. Teknologi Blockchain merampingkan proses mengidentifikasi pelanggan mana yang
membeli produk yang terpengaruh.
Pengiriman
Aktivitas dasar kedua dalam siklus pendapatan (lingkaran 2.0 pada Gambar 14-3) adalah mengisi pesanan
pelanggan dan mengirimkan barang dagangan yang diinginkan. Seperti yang diperlihatkan Gambar 14-12,
proses ini terdiri dari dua langkah: (1) pengambilan dan pengepakan pesanan dan (2) pengiriman pesanan.
Departemen gudang dan ping kapal masing-masing melakukan aktivitas ini. Kedua fungsi tersebut
mencakup penjagaan di dalam persediaan dan, seperti yang ditunjukkan pada Gambar 14-1, pada akhirnya melapor kepada wakil presiden manufaktur.
PILIH DAN KEMAS PESANAN

Langkah pertama dalam memenuhi pesanan pelanggan melibatkan pengeluaran barang yang benar dari
persediaan dan mengemasnya untuk pengiriman.
PROSES Tiket pengambilan yang dihasilkan oleh proses entri pesanan penjualan memicu proses
pengambilan dan pengemasan. Pekerja gudang menggunakan tiket pengambilan untuk mengidentifikasi
produk mana, dan jumlah setiap produk, untuk dikeluarkan dari inventaris dan kemudian mencatat jumlah
setiap barang yang benar-benar diambil. Persediaan kemudian ditransfer ke departemen pengiriman.
AOE, seperti banyak perusahaan, telah melakukan investasi yang signifikan dalam sistem gudang
otomatis yang terdiri dari komputer, pemindai kode batang, ban berjalan, dan teknologi komunikasi.
Tujuan dari investasi tersebut adalah untuk mengurangi waktu dan biaya pemindahan persediaan masuk
dan keluar dari gudang sementara juga meningkatkan akurasi sistem persediaan perpetual. Teknologi
nirkabel, khususnya, meningkatkan produktivitas gudang dengan menghilangkan kebutuhan pekerja untuk
berulang kali kembali ke pusat pengiriman terpusat untuk menerima instruksi tercetak. Alih-alih, forklift
dengan terminal komunikasi data frekuensi radio (RFDC) memberi karyawan informasi tentang item mana
yang harus dipilih berikutnya dan di mana lokasinya. Melengkapi pekerja gudang dengan headset untuk
mendengarkan instruksi suara yang disintesis komputer tentang item apa yang harus diambil dan dikemas
untuk pengiriman menghasilkan lebih sedikit kesalahan daripada yang terjadi saat karyawan mencoba
FOKUS 14-2 Menggunakan Robot untuk Meningkatkan Efisiensi dan Efektivitas di Gudang
Perusahaan seperti Amazon.com, Crate & Barrel, Dillard's, the Sementara di sebagian besar gudang, pekerja harus menjelajahi
gudang (baik dengan berjalan kaki atau dengan fork lift) untuk
Gap, dan Walgreens menggunakan robot untuk secara dramatis
meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasi gudang mereka. mengambil inventaris yang dipesan oleh pelanggan, pekerja
di gudang yang menggunakan robot bertenaga baterai Sistem
Kiva tetap berada di stasiun di sekeliling ruangan. Robot unit, yang disebut pod, yang dapat dimasuki dan "diangkat"
berwarna oranye menggunakan kombinasi teknologi oleh robot. Robot kemudian membawa pod ke pekerja, yang
mengeluarkan jumlah barang yang diinginkan dari rak dan

pemindaian optik, kode batang, dan komunikasi nirkabel
untuk menemukan item. Persediaan disimpan di rak bergerak kemudian mengemas barang ke dalam kotak untuk dikirim ke
pelanggan. Menghilangkan kebutuhan pekerja untuk berkeliling
gudang sering kali mengakibatkan satu pekerja dapat
mengemas pesanan hingga tiga kali lebih banyak dalam

periode waktu tertentu. Dengan meminta pekerja yang sama
mengisi seluruh pesanan, sistem juga mengurangi peluang
terjadinya kesalahan yang dapat terjadi ketika beberapa
pekerja berbeda secara berurutan mengisi sebagian pesanan.
pemindai. Beralih ke tag RFID menghilangkan kebutuhan ini untuk menyelaraskan item dengan pemindai;
sebagai gantinya, tag dapat dibaca saat inventaris bergerak di seluruh gudang. Selain itu, setiap tag RFID
dapat menyimpan informasi terperinci untuk memfasilitasi penyimpanan dan perutean item inventaris yang
tepat. Untuk perusahaan yang menangani barang dagangan dalam jumlah besar, seperti Federal Express
dan UPS, kemampuan RFID untuk mengurangi bahkan beberapa detik waktu yang diperlukan untuk
memproses setiap paket dapat menghasilkan penghematan biaya yang sangat besar.
Sistem gudang otomatis tidak hanya memangkas biaya dan meningkatkan efisiensi dalam menangani
inventaris, tetapi juga memungkinkan pengiriman yang lebih tanggap terhadap pelanggan. Misalnya, pabrikan
dapat menggunakan kode batang dan sistem RFID di gudang mereka untuk memfasilitasi pengepakan dan
pengiriman barang terkait (misalnya, kemeja dan dasi yang serasi) secara bersamaan. Karton kemudian
dapat berupa kode batang atau tag RFID sehingga pengecer dapat dengan cepat memeriksa barang dagangan
dan memindahkannya ke lantai penjualan. Layanan ini tidak hanya menghemat waktu dan uang pengecer
tetapi juga membantu meningkatkan omzet, sehingga meningkatkan penjualan pabrikan.
ANCAMAN DAN PENGENDALIAN Salah satu masalah potensial adalah risiko memilih item yang salah atau
dalam jumlah yang salah (ancaman 10 pada Tabel 14-1). Teknologi pergudangan otomatis yang dijelaskan
sebelumnya dapat meminimalkan kemungkinan kesalahan tersebut. Pemindai kode batang dan RFID (kontrol
10.1), khususnya, secara virtual menghilangkan kesalahan ketika digunakan oleh sistem untuk secara
otomatis membandingkan item dan jumlah yang diambil oleh pekerja gudang dengan informasi pesanan penjualan (kontrol 10.2).
Ancaman lain melibatkan pencurian persediaan (ancaman 11). Selain hilangnya aset, pencurian juga
membuat pencatatan persediaan menjadi tidak akurat, yang dapat menimbulkan masalah dalam memenuhi
pesanan pelanggan. Tabel 14-1 mencantumkan beberapa prosedur pengendalian yang dapat mengurangi risiko pencurian persed
Pertama, inventaris harus disimpan di lokasi yang aman yang akses fisiknya dibatasi (pengendalian 11.1).
Kedua, semua transfer persediaan dalam perusahaan harus didokumentasikan (kontrol 11.2). Inventaris
harus dirilis ke karyawan pengiriman hanya berdasarkan pesanan penjualan yang disetujui. Baik karyawan
gudang maupun pengiriman harus menandatangani dokumen yang menyertai barang (atau membuat
pengakuan transfer yang sesuai secara online) pada saat barang dipindahkan dari inventaris ke pengiriman.
Prosedur ini memfasilitasi pelacakan penyebab kekurangan inventaris, dan akuntabilitas yang diberikan
mendorong karyawan untuk menyiapkan dan memelihara catatan yang akurat. Penggunaan teknologi
komunikasi nirkabel dan tag RFID (kontrol 11.3) dapat menyediakan pelacakan inventaris secara real-time
dalam pengiriman, yang dapat membantu mengurangi pencurian. Penting juga untuk membatasi kemampuan
membatalkan penjualan (kontrol 11.4) kepada orang lain selain staf penjualan. Pemisahan tugas ini mencegah
karyawan untuk mengesahkan pengiriman barang dagangan ke diri mereka sendiri atau ke teman dan
kemudian membatalkan penjualan untuk menghindari keharusan membayar inventaris yang dicuri. Demikian
pula, penting untuk mengonfigurasi sistem untuk membatasi kemampuan membuat, menghapus, dan
mengirim ke pelanggan "satu kali" (kontrol 11.5) untuk mencegah karyawan menggunakan teknik tersebut
untuk menyembunyikan pencurian inventaris. Terakhir,jumlah persediaan yang dicatat harus secara berkala
direkonsiliasi dengan perhitungan fisik persediaan yang ada (pengendalian 11.6), dan karyawan yang
bertanggung jawab atas penyimpanan persediaan harus bertanggung jawab atas setiap kekurangan.
Seperti langkah-langkah lain dalam siklus pendapatan, akuntan dapat membantu manajer memantau
kinerja dengan lebih baik dengan merancang laporan yang berguna. Perhatikan bahwa proses pengambilan
pesanan tidak melibatkan interaksi langsung dengan pelanggan. Oleh karena itu, laporan yang hanya
menggunakan ukuran yang dihasilkan secara internal seperti pesanan yang diisi per unit waktu sudah cukup.
Logistik, UPS, dan YRC. Pengiriman outsourcing mengurangi biaya dan memungkinkan produsen untuk
berkonsentrasi pada aktivitas bisnis inti mereka (produksi barang). Namun, memilihjasa kurir yang tepat
memerlukan pengumpulan dan pemantauan informasi tentang kinerjajasa kurir (misalnya, persentase
pengiriman tepat waktu dan klaim kerusakan) karena pelanggan akan menyalahkan perusahaan, bukan
pengangkut, atas masalah pengiriman.

Keputusan penting lainnya menyangkut lokasi pusat distribusi. Semakin banyak pelanggan yang
meminta pemasok dan produsen untuk mengirimkan produk hanyajika dibutuhkan.
Konsekuensinya, pemasok dan produsen harus menggunakan perangkat lunak logistik untuk
mengidentifikasi lokasi optimal untuk menyimpan inventaris guna meminimalkan jumlah total inventaris
yang dibawa dan untuk memenuhi persyaratan pengiriman setiap pelanggan. Perangkat lunak logistik juga
membantu mengoptimalkan aktivitas sehari-hari, seperti cara paling efisien menggunakan 17 truk yang
tersedia untuk melakukan 300 pengiriman ke berbagai lokasi di satu area metropolitan.
Globalisasi menambah kompleksitas logistik keluar. Efisiensi dan efektivitas metode distribusi yang
berbeda, seperti angkutan truk atau kereta api, berbeda di seluruh dunia. Pajak dan peraturan di berbagai
negara juga dapat memengaruhi pilihan distribusi. Oleh karena itu, sistem informasi organisasi harus
menyertakan perangkat lunak logistik yang dapat memaksimalkan efisiensi dan efektivitas fungsi
pengirimannya.
Pengiriman duplikat mengakibatkan peningkatan biaya yang terkait dengan pengiriman dan kemudian
memproses pengembalian barang dagangan. Untuk mengurangi ancaman ini, sistem ERP harus dikonfigurasi
untuk "memblokir" item baris pada pesanan penjualan setelah dokumen pengiriman dicetak (kontrol 12.5)
untuk mencegah penggunaan pesanan penjualan yang sama untuk mengotorisasi pengiriman lain dari
barang yang sama ke pelanggan yang sama. Perusahaan yang masih menggunakan dokumen kertas dapat
mengurangi risiko duplikasi pengiriman dengan memberi nomor awal secara berurutan pada semua
dokumen pengiriman, mengharuskan dokumen tersebut dicocokkan dengan pesanan penjualan pendukung
dan tiket pengambilan, dan kemudian menandai dokumen tersebut dengan cara yang mencegah penggunaan ulang.
Penagihan
Aktivitas dasar ketiga dalam siklus pendapatan (lingkaran 3.0 pada Gambar 14-3) melibatkan penagihan
pelanggan. Gambar 14-15 menunjukkan bahwa ini melibatkan dua tugas yang terpisah, namun terkait erat,:
pembuatan faktur dan pemutakhiran piutang, yang dilakukan oleh dua unit terpisah dalam departemen
akuntansi.
FAKTUR
Penagihan yang akurat dan tepat waktu untuk barang dagangan yang dikirim sangat penting. Aktivitas
pembuatan faktur hanyalah aktivitas pemrosesan informasi yang mengemas ulang dan meringkas informasi
dari entri pesanan penjualan dan aktivitas pengiriman. Ini membutuhkan informasi dari departemen
pengiriman yang mengidentifikasi barang dan jumlah yang dikirim dan informasi tentang harga dan
persyaratan penjualan khusus dari departemen penjualan.
PROSES Dokumen dasar yang dibuat dalam proses penagihan adalah faktur penjualan (Gambar
14-16), yang memberi tahu pelangganj umlah yang harus dibayar dan ke mana harus mengirim
pembayaran. Seperti banyak perusahaan, AOE masih mencetak faktur kertas yang dikirim ke banyak pelanggan
kecilnya.
Namun, pelanggan yang lebih besar menerima faktur melalui EDI. EDI tidak hanya menghilangkan biaya
pencetakan dan ongkos kirim, tetapi juga tenaga kerja yang terlibat dalam melakukan tugas tersebut. Untuk
perusahaan yang menghasilkan ratusan ribu faktur penjualan setiap tahun, bahkan menghemat beberapa
detik, dan sen, per faktur dapat menghasilkan pengurangan biaya yang signifikan. Faktur EDI dan pembayaran
tagihan online juga menguntungkan pelanggan dengan mengurangi waktu dan biaya mereka, yang
akan meningkatkan kepuasan dan loyalitas.
Faktanya, sistem akuntansi yang dirancang dengan baik dapat sepenuhnya menghilangkan
kebutuhan untuk membuat dan menyimpan faktur, setidaknya dengan pelanggan yang memiliki sistem
mereka sendiri
yang canggih. Untuk memahami konsep ini, periksa kembali informasi yang disertakan dalam faktur penjualan biasa (lihat Gambar
Faktur menunjukkan jumlah setiap barang yang terjual dan harga yang dibebankan untuk barang itu; tetapi
harga biasanya ditetapkan pada saat pemesanan dilakukan, dan kuantitas aktual yang terjual diketahui pada
saat barang dagangan dikirim ke pelanggan. Dengan demikian, sistem akuntansi perusahaan penjual sudah
memuat semua informasi yang dibutuhkan untuk menghitung jumlah penjualan pada saat barang dikirim. Itu
sebabnya faktur sering dicetak dalam proses batch tanpa entri data manual. Sebaliknya, pembeli
mengetahui harga pada saat pesanan dilakukan dan mengetahui jumlah yang dibeli pada saat barang
diterima. Akibatnya, jika kedua perusahaan memiliki sistem pemrosesan transaksi yang akurat,
dimungkinkan untuk membuat
perjanjian di mana pembeli akan mengirimkan pembayaran secara otomatis dalam jumlah hari yang
ditentukan setelah menerima barang dagangan. Penjual mengirimkan pemberitahuan elektronik, biasanya
melalui email,
saat barang dikirim dan pelanggan mengirimkan pemberitahuan elektronik saat barang diterima.
Sebagian besar produsen mobil telah menjalin hubungan seperti itu dengan pemasok utama mereka.
Perhatikan bahwa penjual masih dapat memantau dan menentukan piutang dengan merekonsiliasi
pengiriman ke pengiriman uang pelanggan karena piutang merupakan semua pengiriman yang penjual
belum dibayar.
Daya tarik penagihan tanpa faktur semacam itu adalah menghemat banyak waktu dan uang bagi penjual
dan pembeli dengan menghilangkan kebutuhan untuk melakukan proses bisnis tradisional (penagihan)
yang tidak memberikan informasi baru apa pun.
ANCAMAN DAN PENGENDALIAN Salah satu ancaman yang terkait dengan proses pembuatan faktur adalah
kegagalan menagih pelanggan (ancaman 13 pada Tabel 14-1), yang mengakibatkan hilangnya aset dan
kesalahan data tentang penjualan, inventaris, dan piutang. Memisahkan fungsi pengiriman dan penagihan
(kontrol 13.1) mengurangi risiko hal ini terjadi dengan sengaja. Jika tidak, seorang karyawan yang menjalankan
kedua fungsi tersebut dapat mengirimkan barang dagangan ke teman tanpa menagihnya. Untuk mengurangi
risiko kegagalantagihan yang tidak disengaja , sistem ERP perludikonfigurasi untuk secara teratur
membandingkan pesanan penjualan, mengambil tiket, dan dokumen pengiriman dengan faktur penjualan
untuk menghasilkan laporan pengiriman yang fakturnya belum dibuat (kontrol 13.2). (Untuk sistem tanpa
faktur, pengendalian ini melibatkan pencocokan pesanan penjualan dengan dokumen pengiriman.) Manajemen
perlu meninjau laporan tersebut secara teratur dan mengambil tindakan korektif. Dalam sistem berbasis
kertas, memberi nomor awal pada semua dokumen dan menghitungnya secara berkala mengidentifikasi pengiriman yang belum ditagih.
Kesalahan penagihan (ancaman 14 pada Tabel 14-1), seperti kesalahan penetapan harga dan menagih
pelanggan untuk barang yang tidak dikirim atau dipesan kembali, merupakan ancaman potensial lainnya.
Overbilling dapat mengakibatkan ketidakpuasan pelanggan, dan underbilling mengakibatkan hilangnya aset. Perhitungan yang salah dari
pajak penjualan, atau, karena keputusan Mahkamah Agung tahun 2018 di South Dakota v. Wayfair, kegagalan
memungut pajak penjualan atas penjualan yang dilakukan lintas negara bagian dapat mengakibatkan
denda dan penalti. Kesalahan penetapan harga dapat dihindari dengan membuat sistem mengambil
data yang sesuai dari file induk penetapan harga (kontrol 14.1) dan dengan membatasi kemampuan
karyawan untuk membuat perubahan pada data tersebut (kontrol 14.2). Jika karyawan harus
memasukkan data
tagihan secara manual, penggunaan kontrol edit entri data yang dibahas di Bab 13 dapat meminimalkan
kesalahan (kontrol 14.3). Kesalahan yang melibatkan jumlah yang dikirim dapat diketahui dengan
merekonsiliasijumlah yang tercantum pada slip pengepakan dengan yang ada di pesanan penjualan (pengendalian
14.4).
MEMPERTAHANKAN PIUTANG
Fungsi piutang, yang melapor ke pengontrol, melakukan dua tugas dasar: Menggunakan informasi pada
faktur penjualan untuk mendebet rekening pelanggan dan kemudian mengkredit rekening tersebut saat
pembayaran diterima.
PROSES Dua cara dasar untuk memelihara piutang adalah metode faktur terbuka dan metode saldo
maju. Kedua metode tersebut berbeda dalam hal kapan pelanggan mengirimkan pembayaran,
bagaimana
pembayaran tersebut diterapkan untuk memperbarui file induk piutang, dan format laporan bulanan yang
dikirim ke pelanggan. Di bawah metode faktur terbuka, pelanggan biasanya membayar sesuai dengan
setiap faktur. Biasanya, dua salinan faktur dikirim ke pelanggan, yang diminta mengembalikan satu salinan
dengan pembayaran. Salinan ini adalah dokumen turnaround yang disebut remittance advice.
Pembayaran pelanggan kemudian diterapkan terhadap faktur tertentu. Sebaliknya, di bawah metode
balance-forward,
pelanggan biasanya membayar sesuai denganjumlah yang ditunjukkan pada laporan bulanan, bukan
dengan faktur individual. Laporan bulanan mencantumkan semua transaksi, termasuk penjualan dan
pembayaran, yang terjadi selama sebulan terakhir dan menginformasikan pelanggan tentang saldo
rekening sewa mereka saat ini (Gambar 14-17). Laporan bulanan seringkali memiliki porsi sobek
berisi informasi pracetak, termasuk nama pelanggan, nomor rekening, dan saldo. Pelanggan diminta untuk
mengembalikan rintisan ini, yang berfungsi sebagai saran pengiriman uang, dengan pembayaran. Pengiriman
uang diterapkan terhadap total saldo akun, bukan terhadap faktur tertentu.
Salah satu keuntungan dari metode faktur terbuka adalah kondusif untuk menawarkan diskon untuk tersebut tinggi.
pembayaran segera, karena faktur dilacak dan berumur satu per satu. Ini juga menghasilkan aliran Perusahaan dengan
banyak pelanggan
pengumpulan kas yang lebih seragam sepanjang bulan. Kerugian dari metode faktur terbuka adalah yang melakukan
banyak pembelian kecil
setiap bulan, seperti
kerumitan tambahan yang diperlukan untuk mempertahankan informasi tentang status setiap faktur individu
untuk setiap pelanggan. Akibatnya, metode faktur terbuka biasanya digunakan oleh bisnis yang pelanggan
utamanya adalah bisnis lain karenajumlah transaksi individu relatif kecil dan nilai dolar dari transaksi
Setelah upaya berulang kali untuk menagih pembayaran gagal, mungkin perlu menghapus akun
pelanggan. Dalam kasus seperti itu, manajer kredit mengeluarkan memo kredit untuk mengesahkan
penghapusan. Berbeda dengan kasus yang melibatkan barang yang rusak atau dikembalikan, salinan memo
kredit yang digunakan untuk mengesahkan penghapusan akun tidak dikirim ke pelanggan.
ANCAMAN DAN PENGENDALIAN Kesalahan dalam mengelola rekening pelanggan (ancaman 15 pada Tabel
14-1) dapat menyebabkan hilangnya penjualan di masa mendatang dan juga dapat mengindikasikan
kemungkinan pencurian uang tunai. Pemeriksaan edit entri data yang dibahas di Bab 13 dapat meminimalkan
risiko kesalahan dalam memelihara akun pelanggan (kontrol 15.1). Misalnya, pemeriksaan validitas dan
verifikasi loop tertutup dapat memastikan bahwa akun pelanggan yang benar sedang diperbarui, dan
pemeriksaan lapangan dapat memastikan bahwa hanya data numerik yang dimasukkan untuk penjualan
dan pembayaran. Pembayaran pelanggan sering diproses dalam batch,jadi total batch (kontrol 15.2) dapat memberikan sarana tambahan untuk mendet
Khususnya,jumlah semua pembayaran pelanggan yang diproses harus sama dengan perubahan total
semua saldo rekening pelanggan. Untuk memastikan semua pengiriman uang diproses,jumlah akun
pelanggan yang diperbarui harus dibandingkan denganjumlah cek yang diterima. Rekonsiliasi ini harus
dilakukan oleh orang lain selain individu yang terlibat dalam pemrosesan transaksi asli karena (1) lebih
mudah untuk menangkap kesalahan orang lain daripada kesalahan sendiri, dan (2) menyediakan sarana
untuk mengidentifikasi kemungkinan kasus penipuan. Mengirim laporan rekening bulanan ke setiap
pelanggan (kontrol 15.3) memberikan tambahan independen
tinjauan keakuratan posting karena pelanggan akan mengeluh jika akun mereka belum dikreditkan
dengan benar untuk pembayaran yang mereka kirimkan. Dalam sistem warisan, kontrol penting
lainnya untuk memverifikasi keakuratan pembaruan piutang melibatkan rekonsiliasi catatan

piutang pembantu dengan buku besar (kontrol 15.4). Setelah pembayaran pelanggan
diproses,jumlah semua saldo akun pelanggan individual (file pembantu piutang usaha) harus
sama dengan total saldo akun pengendali piutang usaha di buku besar umum. Jika keduanya
tidak sama, kemungkinan terjadi
kesalahan dalam posting, dan semua transaksi yang baru saja dimasukkan harus diperiksa ulang.
Namun, dalam sistem ERP, posting ke akun kontrol buku besar hanya dapat terjadi melalui buku
besar pembantu dan hanya dibuat oleh sistem itu sendiri. Meskipun ini menghilangkan kemungkinan
perbedaan antara buku besar pembantu dan buku besar yang timbul dari kesalahan entri
data, kesalahan konfigurasi kadang-kadang memungkinkan terjadinya kesalahan.
Ancaman 16 tercantum dalam Tabel 14-1 adalah bahwa seorang karyawan dapat
mengeluarkan memo kredit untuk menghapus saldo rekening teman atau untuk menutupi
pencurian uang tunai
atau persediaan. Pemisahan tugas yang tepat (kontrol 16.1) dapat mengurangi risiko
ancaman ini. Untuk mencegah karyawan mencuri inventaris dengan melakukan penjualan
kepada teman yang
kemudian dihapuskan, sistem ERP harus dirancang sedemikian rupa sehingga orang yang dapat
menerbitkan memo kredit juga tidak memiliki hak untuk memasukkan pesanan penjualan atau
mempertahankan akun pelanggan. Untuk mencegah pencurian uang tunai, orang yang
menangani uang tunai tidak boleh mengeluarkan memo kredit. Sistem juga harus
dikonfigurasi untuk
mencocokkan semua memo kredit dengan faktur penjualan. Selain itu, sistem harus
dikonfigurasi untuk memblokir memo kredit yang tidak terdapat dokumentasi yang divalidasi
bahwa barang telah
dikembalikan oleh pelanggan (kontrol 16.2). Pemblokiran memaksa tinjauan manajerial khusus dan
persetujuan kasus di mana perusahaan setuju untuk membiarkan pelanggan menyimpan barang dagangan dan
meneri
Koleksi Tunai
Langkah terakhir dalam siklus pendapatan adalah mengumpulkan dan memproses pembayaran dari
pelanggan (lingkaran 4.0 pada Gambar 14-3).
PROSES
Karena uang tunai dan cek pelanggan dapat dicuri dengan mudah, penting untuk mengambil tindakan
yang tepat untuk mengurangi risiko pencurian. Seperti dibahas lebih lengkap di bagian kontrol, ini berarti
bahwa fungsi piutang, yang bertanggung jawab untuk mencatat pengiriman uang pelanggan, tidak boleh
memiliki akses fisik ke uang tunai atau cek. Sebaliknya, kasir, yang melapor, menangani pengiriman uang pelanggan dan menyimpannya di
bank.
Pengaturan seperti itu membentuk dua pemeriksaan kontrol yang saling independen. Pertama, total
kredit ke piutang dagang yang dicatat oleh departemen akuntansi harus sama dengan total debit ke kas
yang mewakilijumlah yang disimpan oleh kasir. Kedua, salinan daftar pengiriman uang yang dikirim ke
departemen audit internal dapat dibandingkan dengan slip setoran yang telah divalidasi dan laporan
bank untuk memverifikasi bahwa semua cek yang diterima organisasi telah disimpan. Terakhir, laporan
bulanan yang dikirimkan ke pelanggan memberikan lapisan kontrol lain karena pelanggan akan melihat
kegagalan untuk mengkredit akun mereka dengan benar untuk pembayaran yang dikirimkan.
2. Menangani uang tunai atau cek dan mengotorisasi memo kredit. Seseorang yang melakukan kedua tugas
ini dapat menyembunyikan pencurian pembayaran pelanggan dengan membuat memo kredit yang sama
denganjumlah yang dicuri. Pencurian disembunyikan karena memo kredit mengurangi saldo pelanggan
denganjumlah yang dicuri, sehingga pelanggan tidak mungkin memperhatikan dan mengeluh.
3. Menangani kas atau cek dan merekonsiliasi laporan bank. Pengendalian detektif yang penting adalah
rekonsiliasi laporan rekening bank dengan saldo kas yang dicatat dalam sistem informasi perusahaan.
Melakukan rekonsiliasi ini oleh seseorang yang tidak memiliki akses ke uang tunai atau pengiriman
uang pelanggan memberikan pemeriksaan independen pada kasir dan mencegah manipulasi laporan
bank untuk menyembunyikan pencurian uang tunai. Jika tidak, karyawan yang melakukan rekonsiliasi
bank dapat mencatat biaya bank mis cellaneous sama denganjumlah uang tunai yang dicuri.
Dalam sistem ERP, peran karyawan harus dikonfigurasi dengan benar untuk memisahkan kombinasi tugas yang tidak sesuai ini. Selain itu, sistem
harus dikonfigurasi untuk meminta persetujuan khusus oleh manajer
yang sesuai atas transaksi berisiko tinggi, seperti mengeluarkan memo kredit tanpa mengharuskan pelanggan mengembalikan barang
dagangan.
Secara umum, penanganan uang dan cek dalam organisasi harus diminimalkan.
Metode yang optimal adalah pengaturan kotak penyimpanan bank atau penggunaan EFT, FEDI, atau kartu
kredit untuk pembayaran pelanggan (kontrol 17.2), yang sama sekali menghilangkan akses karyawan ke
pembayaran pelanggan. Saat pelanggan membayar melalui EFT atau FEDI, penjual harus mendapatkan kode identifikasi pembayaran universal (UPIC)
dari bank mereka (kontrol 17.3). UPIC adalah nomor yang
memungkinkan pelanggan mengirimkan pembayaran melalui kredit ACH tanpa mengharuskan penjual untuk membocorkan informasi terperinci
tentang rekening banknya. Biaya pengaturan ini harus ditimbang terhadap keuntungan dari pengurangan biaya pemrosesan internal dan akses yang
lebih cepat ke pembayaran pelanggan.
Dalam situasi ini, pelangganjuga dapat berperan dalam mengendalikan pengumpulan kas. Misalnya, banyak
toko menggunakan tanda untuk memberi tahu pelanggan bahwa pembelian mereka gratis jika mereka gagal
mendapatkan tanda terima atau tanda terima yang ditandai dengan bintang merah memberi mereka diskon.
Kebijakan semacam itu mendorong pelanggan untuk memperhatikan bahwa karyawan benar-benar
melakukan penjualan tunai dan melakukannya dengan benar. Menerima pembayaran seluler oleh pelanggan
adalah cara lain toko ritel dapat mengurangi risiko karyawan mencuri pembayaran pelanggan.
Semua pengiriman uang pelanggan harus disimpan, utuh, di bank setiap hari (kontrol 17.8).
Setoran harian mengurangijumlah uang tunai dan cek yang berisiko dicuri. Menyetorkan semua pengiriman
uang secara utuh, dan tidak menggunakannya untuk pengeluaran lain-lain, memfasilitasi rekonsiliasi
laporan bank dengan catatan penjualan, piutang, dan penagihan kas.

Sistem ERP harus dikonfigurasi untuk mewajibkan semua transaksi pengumpulan kas diproses melalui
daftar rekening bank yang disetujui.
Terakhir, seperti yang diilustrasikan dalam kasus AOE, masalah arus kas menjadi perhatian serius
(ancaman 18 pada Tabel 14-1). Penggunaan pengaturan lockbox, EFT, kartu kredit, dan penawaran diskon
untuk pembayaran lebih awal dapat mempercepat pengumpulan kas (kontrol 18.1 dan 18.2). Namun, prosedur
pengendalian terbaik untuk mengurangi risiko kekurangan kas yang tidak terduga adalah dengan anggaran arus kas - Anggaran
yang menunjukkan proyeksi
menggunakan anggaran arus kas (pengendalian 18.3). Seperti yang ditunjukkan oleh Gambar 14-20, anggaran
arus kas masuk dan keluar
arus kas menyajikan estimasi arus kas masuk (proyeksi penerimaan dari penjualan) dan arus keluar (hutang
yang belum dibayar). Anggaran arus kas dapat mengingatkan organisasi akan kekurangan kas jangka pendek yang tertunda, sehingga memungkinkanny
ke depan untuk mengamankan pinjaman jangka pendek atau memfaktorkan beberapa piutangnya dengan harga
terbaik. Sebaliknya, sebuah organisasi yang mengetahui surplus kas tertunda dapat mengambil langkah-langkah
untuk menginvestasikan kelebihan dana tersebut untuk mendapatkan hasil terbaik. Pemantauan anggaran arus kas
secara teratur akan membantu AOE menghindari kebutuhan akan pinjaman jangka pendek dengan tingkat bunga yang tidak menguntung
Ringkasan dan Kesimpulan Kasus
Sistem akuntansi organisasi harus dirancang untuk memaksimalkan efisiensi dan efektivitas dengan mana
empat kegiatan siklus pendapatan dasar (entri pesanan penjualan, pengiriman, penagihan, dan
pengumpulan kas)
dilakukan. Itujuga harus memasukkan prosedur kontrol internal yang memadai untuk mengurangi ancaman
seperti penjualan yang tidak tertagih, kesalahan penagihan, dan persediaan dan uang tunai yang hilang atau
tidak tepat.
Prosedur pengendalian juga diperlukan untuk memastikan bahwa informasi yang diberikan untuk
pengambilan keputusan akurat dan lengkap. Terakhir, untuk memfasilitasi pengambilan keputusan
strategis, sistem akuntansi harus dirancang untuk mengakomodasi integrasi data yang dihasilkan secara
internal dengan data dari sumber eksternal.
Pada rapat eksekutif berikutnya, Elizabeth meringkas proposal yang dia, Trevor, dan Ann kembangkan
untuk memberikan informasi yang dibutuhkan untuk mengelola hubungan pelanggan dan arus kas dengan
lebih baik. Di antara rekomendasinya adalah sebagai berikut:
1. Melengkapi tenaga penjualan dengan tablet berbasis pena berkemampuan nirkabel. Trevor Whitman, wakil
presiden pemasaran, percaya bahwa AOE masih membutuhkan staf penjualannya untuk mengunjungi
pelanggan yang sudah ada guna mengidentifikasi produk tambahan mana yang dapat dijual secara
menguntungkan. Staf penjualan juga akan terus melakukan cold call kepada calon pelanggan untuk
mencoba meyakinkan mereka untuk membawa produk-produk AOE. Saat mereka menyusuri lorong
toko, perwakilan
penjualan dapat mencentang item yang perlu diisi ulang dan kemudian menulis dalam jumlah yang sesuai.
Ketika pesanan selesai, mereka dapat mengirimkan pesanan kembali ke kantor pusat. Sistem dapat
memeriksa status kredit pelanggan dan ketersediaan inventaris serta mengonfirmasi pesanan dalam
beberapa menit,
termasuk perkiraan tanggal pengiriman. Setelah pelanggan menyetujui pesanan, sistem akan segera
memperbarui semua file yang terpengaruh sehingga informasi terkini tentang status inventaris tersedia
untuk perwakilan penjualan lainnya.
2. Meningkatkan efisiensi gudang dan pengiriman dengan mengganti kode batang dengan tag RFID.
3. Meningkatkan efisiensi proses penagihan dengan meningkatkan jumlah pelanggan yang setuju untuk
berpartisipasi dalam hubungan penjualan tanpa faktur dan, jika memungkinkan, dengan
menggunakan EDI untuk mengirimkan faktur kepada pelanggan yang masih membutuhkannya.
4. Dalam upaya meningkatkan pelayanan nasabah, secara berkala dilakukan survei dan pemantauan kepuasan
nasabah faksi dengan produk dan kinerja AOE.
5. Meningkatkan efisiensi pengumpulan uang tunai dengan mendorong pelanggan untuk menggunakan EFT
dan, sebaiknya, FEDI untuk mengirimkan pembayaran. Dapatkan UPIC dari bank mereka untuk
menghindari
keharusan berbagi informasi rinci rekening bank dengan pelanggan. Menyusun dan memantau arus kas
yang didapat bud setiap bulan untuk mengantisipasi kebutuhan pinjaman jangka pendek.
6. Tingkatkan efisiensi piutang dengan mengotomatiskan sebanyak mungkin proses.

Linda Spurgeon menyetujui proposal ini. Dia kemudian meminta Elizabeth dan Ann untuk mengalihkan
perhatian mereka untuk memecahkan beberapa masalah yang berkaitan dengan aktivitas bisnis siklus
pengeluaran AOE.
Machine Translated Tahun 1 hun 2 Tahun 3 Tahun 4 Tahun 5
by Google
BAB
KE
485
YG
DIB
UTU
HKA
N
seb
uah
.
Bu
at
spr
ead
she
et
yan
g
ber
isi
dat
a
ber
ikut
:
Tahun
BDE/WO 1.81 0,98 1.08 1.27 0,

94
BADA/WO 1,42 1,73 1.89 1,48 1,

2
6
Tingkat Kelelahan BADA (tahun) 1,33 1,81 1.67 1,35 1,

2
0
b. Buat bagan kolom dua dimensi yang menampilkan nilai data untuk setiap vari
mampu selama lima tahun.
c. Buat bagan baru yang akan menampilkan bagan kolumnar dua dimensi yang memperlihatkan
jendela variabel lima tahun bergulir. Tambahkan data berikut untuk Tahun 6 dan Tahun 7 ke
spreadsheet Anda untuk menunjukkan bahwa bagan baru hanya menampilkan nilai Tahun 1–5:
Tahun
Tahun 6 Tahun 7
BDE/WO
1.1 1.3
BADA/WO
Tingkat Kelelahan BADA (tahun) 1.3 1.1
1.5 1.6
(Petunjuk: Baca artikel “Sederhanakan Masa Depan Anda dengan Bagan Bergulir,” oleh James A. Weisel dalam
Journal of Accountancy edisi Juli 2012 untuk penjelasan tentang cara membuat bagan bergulir (persyaratan
c untuk masalah ini)—dan ambil hati-hati untuk mengikuti aturan Excel untuk rentang penamaan.
Baca artikel “Assessing the Allowance for Doubtful Accounts: Menggunakan data historis untuk mengevaluasi
proses estimasi,” oleh Mark E. Riley dan William R. Pasewark dalam Journal of Accounting edisi September
2009 untuk penjelasan tentang bagaimana variabel digunakan dalam masalah ini dapat membantu
Anda mengevaluasi proses perusahaan untuk memperkirakan penyisihan piutang ragu-ragu. Jurnal
Akuntansi tersedia dalam bentuk cetak atau online di www.aicpa.org.)*
14.7 Rekayasa Kelautan adalah perusahaan perekayasaan yang bergerak dalam bidang pemasangan,
perpasangan, dan pemeliharaan infrastruktur kapal dan pelabuhan. Perusahaan didirikan pada
tahun 1990 di kawasan industri di kota pelabuhan Port Elizabeth. Perusahaan menggunakan
berbagai program untuk merekam aktivitasnya. Karena sifat bisnisnya, departemen penerima
dan bengkel terletak dekat dengan pelabuhan. Hal ini memudahkan tim teknik untuk mengangkut
komponenjadi atau material yang diperlukan untuk perbaikan karena jaraknya yang pendek.
Dermaga pemuatan di bengkel memiliki dua tujuan: tidak hanya bahan mentah yang dikirim ke
sana, bahan lengkap yang diperlukan untuk pemeliharaan dan perbaikan juga diangkut dari
sana ke lokasi yang memerlukannya.
Semua insinyur memiliki laptop mereka sendiri, yang mereka bawa ketika mengunjungi situs
diminta untuk mengutip pekerjaan perbaikan atau pemeliharaan. Kutipan yang diterima atas usulan
pekerjaan pemeliharaan atau perbaikan dikirim melalui email ke bagian administrasi Teknik Maritim.
Untuk pelanggan yang sudah ada, lampu hijau diberikan untuk memulai pekerjaan setelah verifikasi
manual. Untuk pelanggan baru, akun pelanggan dibuat terlebih dahulu. Semua pekerjaan
pemeliharaan dan perbaikan dilakukan secara kredit untuk pelanggan lama dan baru.
Bahan-bahan yang diperlukan untuk kutipan yang diterima kemudian disusun dan bagian-
bagian yang perlu diproduksi, jika ada, dikirim untuk pembuatan. Setelah bahan-bahan dikumpulkan,
bahan-bahan tersebut diurutkan menurut nama pelanggan di dekat dok pemuatan agar insinyur
pengawas dapat mengatur pengangkutannya.
Pekerjaan perbaikan dan pemeliharaan sering tertunda karena pekerjaan itu dapat dimulai
hanya ketika semua bahan telah diterima, dan suku cadang yang diproduksi sering kali tidak
dikirimkan tepat waktu karena bahan bakunya mungkin tidak tersedia di gudang. Staf gudang
mencatat semua kekurangan tersebut segera setelah diidentifikasi, dan catatan inventaris
diperbarui setiap Senin pagi. Inventaris berkala dipertahankan, dan penghitungan fisik inventaris
dilakukan setiap enam bulan sekali.
Pelanggan ditagih hanya ketika semua pekerjaan pada diterima. Faktur dikirim melalui email.
* Kesempatan belajar seumur hidup: lihat hal. xxiii–xxiv di kata pengantar.

YG DIBUTUHKAN
sebuah. Identifikasi setidaknya tiga kelemahan dalam prosedur siklus pendapatan Teknik Maritim, jelaskan
masalah terkait, dan usulkan solusinya. Sajikan jawaban Anda dalam tabel dua kolom dengan judul
berikut: Kelemahan atau Masalah dan Solusi. b. Gambarlah diagram BPMN untuk menggambarkan siklus
pendapatan Rekayasa Kelautan yang direvisi menjadi
masukkan solusi Anda ke langkah a. (Pemeriksaan CPA, diadaptasi)
14.8 Parktown Medical Center, Inc., adalah penyedia perawatan kesehatan kecil yang dimiliki oleh perusahaan
publik. Ini mempekerjakan 7 dokter bergaji, 10 perawat, 3 staf pendukung, dan 3 pekerja administrasi.
Pekerja klerikal melakukan tugas-tugas seperti penerimaan, korespondensi, penerimaan kas, penagihan,
dan penjadwalan janji temu. Semua terikat secara memadai.
Sebagian besar pasien membayar layanan yang diberikan secara tunai atau cek pada hari kunjungan mereka.
Namun, kadang-kadang, dokter yang melakukan layanan tersebut menyetujui kredit berdasarkan wawancara.
Ketika kredit disetujui, dokter mengajukan memo dengan salah satu panitera untuk mengatur piutang
menggunakan data yang dihasilkan oleh dokter.
Dokter yang melayani menyiapkan slip tagihan yang diberikan kepada salah satu pegawai untuk
penetapan harga dan persiapan tagihan pasien. Pada akhir hari, salah satu panitera menggunakan tagihan
untuk menyiapkan ikhtisar pendapatan dan, dalam kasus penjualan kredit, memperbarui buku besar
pembantu piutang piutang.
Petugas kantor depan menerima uang tunai dan cek langsung dari pasien dan memberikan tanda
terima yang telah diberi nomor sebelumnya kepada setiap pasien. Petugas bergiliran membuka surat.
Petugas yang membuka surat hari itu segera mencap semua cek "hanya untuk deposit". Setiap hari, tepat
sebelum makan siang, salah seorang juru tulis menyiapkan daftar semua uang tunai dan cek untuk
disetorkan ke rekening bank Parktown. Kantor tutup dari jam 12 siang sampai jam 14:00 untuk makan siang.
Selama waktu itu, manajer kantor mengambil setoran harian ke bank. Selama istirahat makan siang petugas
yang membuka surat hari itu menggunakan daftar penerimaan kas dan cek untuk memperbarui rekening
pasien.
Panitera bergiliran menyiapkan dan mengirimkan laporan bulanan kepada pasien dengan saldo yang
belum dibayar. Salah satu panitera menghapus piutang tak tertagih hanya setelah dokter yang melakukan
layanan masing-masing percaya bahwa rekening tersebut tidak akan membayar dan mengkomunikasikan
keyakinan tersebut kepada manajer kantor. Manajer kantor kemudian mengeluarkan memo kredit untuk
menghapus akun, yang diproses oleh petugas.
Manajer kantor mengawasi panitera, mengeluarkan memo penghapusan, menjadwalkan penunjukan

untuk dokter, membuat deposito bank, merekonsiliasi laporan bank, dan melakukan tugas korespondensi
umum.
Layanan tambahan dilakukan setiap bulan oleh seorang akuntan lokal yang memposting ringkasan
yang disiapkan oleh juru tulis ke buku besar, menyiapkan laporan laba rugi, dan mengarsipkan formulir
penggajian dan pengembalian pajak yang sesuai.
YG DIBUTUHKAN
sebuah. Identifikasi setidaknya tiga kelemahan dalam prosedur siklus pendapatan Parktown, jelaskan
masalah terkait, dan ajukan solusi. Sajikan jawaban Anda dalam tabel tiga kolom denganjudul berikut:
Kelemahan, Masalah, Solusi.
b. Gambarlah diagram BPMN untuk menggambarkan siklus pendapatan Parktown yang direvisi untuk
memasukkan solusi Anda ke langkah a. (Pemeriksaan CPA, diadaptasi)
14.9 Bopeep adalah perusahaan lokal yang memproduksi dan mendistribusikan mainan pendidikan ke sekolah-
sekolah yang melayani anak-anak berkebutuhan khusus. Mainan diproduksi dan disimpan di bengkel
Bopeep. Semua produk jadi diberi kode batang. Sebagian besar, manajemen Bopeep mengharuskan stok
produk populer mereka dipertahankan untuk memastikan pengiriman segera saat dipesan. Produk lain,
termasuk produk pesanan, dibuat oleh manusia secara tepat waktu. Bopeep mempertahankan persediaan
abadi. Saat ini, semua sekolah berkebutuhan khusus dalam kapasitas pengiriman Bopeep sudah menjadi
kliennya, dan tidak ada ruang dalam waktu dekat untuk menambah sekolah baru sebagai pelanggan.
Bopeep menerima pesanan melalui email, telepon, dan situs web mereka. Setelah pelanggan melakukan
pemesanan, petugas admin mencatat detailnya pada formulir pemesanan fisik. Petugas ad min menggunakan
bar code barang untuk mengidentifikasi produk yang dipesan. Informasi tentang bentuk pesanan fisik
dimasukkan ke dalam sistem komputerisasi di akhir

BAB 1 4 SIKLUS PENDAPATAN: PENJUALAN KE KOLEKSI TUNAI
487
setiap hari kerja. Tugas pertama petugas admin setiap pagi adalah mencetak pesanan yang ditangkap
pada hari sebelumnya dan mengirimkannya ke bengkel. Setiap anggota staf yang bebas pada saat
formulir dikirimkan ke bengkel dapat mulai menyusun pesanan dengan mencentang item pada setiap
formulir.
Setelah pesanan disusun, anggota staf yang bertanggung jawab untuk pengepakan akan
kemudian kemas pesanan dan beri label secara manual dengan alamat pengiriman sekolah.
Seorang administrator jaringan, yang bertanggung jawab atas peralatan komputasi yang digunakan
di Bopeep, mencadangkan file mereka setiap hari. Pada hari Jumat, dia membuat dua salinan dari data
yang dicadangkan dan membawa salah satunya pulang untuk diamankan. Petugas admin terkadang
menggantikan administrator jaringan dan menggunakan komputer administrator jaringan untuk membuat
cadangan. Jika kebutuhan ini muncul pada hari Jumat, petugas admin akan membawa pulang salah satu
dari dua salinan cadangan tersebut.
Akhir-akhir ini, tingkat stok produk populer Bopeep hampir selalu rendah dari tingkat yang
dibutuhkan meskipun pembuatannya merupakan proses yang berkelanjutan. Karena itu, manajemen
menduga ini bisa menjadi kasus pencurian inventaris.
untuk analisis risiko, pencurian persediaan disebut sebagai a(n)a. risiko b. paparan c. .
kerugian yang diharapkan d. ancaman e. bukan dari salah satu di atas
Proyek Penelitian KASUS 14-1 : Penggunaan RFID di Ritel
Melengkapi informasi dasar yang diberikan dalam bab ini

dengan
Diskusi Anda harus fokus pada sistem RFID pasif dan
sumber terpercaya, berikan penjelasan mendetail tentang aktif serta contoh praktis tentang di mana dan
bagaimana dan mengapa RFID digunakan di toko ritel bagaimana RFID digunakan di ritel.
untuk meningkatkan
keakuratan tingkat inventaris yang dilaporkan.
AIS dalam Solusi Aksi

KUNCI KUIS
1. Data sensitif harus dienkripsi dalam penyimpanan untuk mencegah karyawan TI yang tidak memiliki akses ke
sistem ERP menggunakan utilitas sistem operasi untuk mengaksesnya. ÿ Sebuah. Benar [Benar.]
b. Salah [Salah.]
2. ERP dapat digunakan sebagai alat mitigasi ancaman terhadap siklus pendapatan terkait
kehilangan atau penghancuran data master.
ÿ Sebuah. Benar [Benar. Praktik terbaik adalah menerapkan sistem ERP sebagaitiga posisiterpisah: satu
contoh adalah produksi, digunakan untuk memproses aktivitas sehari-hari; contoh kedua untuk pengujian
dan pengembangan; dan contoh ketiga harus dipertahankan sebagai cadangan online ke sistem produksi
untuk menyediakan pemulihan waktu nyata.] b. Salah [Salah.]

3. Dokumen yang mengesahkan pembelian atau produksi barang yang dibuat saat ada
persediaan yang tidak mencukupi untuk memenuhi pesanan pelanggan disebut sebagai
ÿ Sebuah. pesanan kembali. [Benar. Dokumen yang mengesahkan pembelian atau produksi barang yang dibuat ketika
persediaan tidak mencukupi untuk memenuhi pesanan pelanggan.] b. tiket pengambilan. [Salah. Dokumen
yang mencantumkan item dan jumlah yang dipesan dan mengotorisasi fungsi kontrol inventaris untuk melepaskan
barang dagangan tersebut ke departemen pengiriman.]
4. Pelanggan biasanya membayar sesuai dengan setiap faktur dengan ÿ a.
metode faktur terbuka. [Benar. Metode untuk mempertahankan piutang di mana
pelanggan biasanya membayar sesuai dengan setiap faktur.]
b. metode keseimbangan maju. [Salah. Metode memelihara piutang di mana pelanggan biasanya membayar sesuai
denganjumlah yang ditunjukkan pada laporan bulanan, bukan dengan faktur individual.]
c. pernyataan bulanan. [Salah. Dokumen yang mencantumkan semua transaksi yang terjadi selama sebulan
terakhir dan menginformasikan pelanggan tentang saldo rekening mereka saat ini.]
5. Organisasi mencari cara di mana teknologi dapat digunakan untuk memudahkan proses entri pesanan dan
memungkinkan pelanggan memasukkan pesanan mereka sendiri. Manakah dari inovasi teknologi berikut yang
dapat digunakan oleh pelanggan untuk memasukkan pesanan mereka sendiri? sebuah. lengkapi formulir
pemesanan online [Salah. Ini bukan satu-satunya cara di mana teknologi
dapat digunakan oleh pelanggan untuk memasukkan pesanan mereka sendiri.]
b. menggunakan pertukaran data elektronik untuk mengirimkan pesanan secara elektronik [Salah. Ini bukan satu-
satunya cara di mana teknologi dapat digunakan oleh pelanggan untuk memasukkan pesanan mereka sendiri.]
c. pindai kode QR dari produk yang diperlukan [Salah. Ini bukan satu-satunya cara di mana teknologi dapat
digunakan oleh pelanggan untuk memasukkan pesanan mereka sendiri.] ÿ d. Semua hal di atas [Benar. Semua
opsi di atas adalah inovasi teknologi yang
aktifkan entri pesanan penjualan.]
6. Basis data terintegrasi yang mendasari sistem ERP menghasilkan yang mana dari gen berikut
ancaman umum terhadap siklus
pendapatan? sebuah. data master tidak akurat atau tidak valid [ Salah. Tabel 1 4 - 1 menunjukkan bahwa ini bukan satu- satunya
ancaman umum terhadap siklus pendapatan.]
b. pengungkapan informasi sensitif yang tidak sah [Salah. Tabel 14-1 menunjukkan hal ini
bukan satu-satunya ancaman umum terhadap siklus pendapatan.]
c . kehilangan atau kerusakan data [Salah. Tabel 14 -1 menunjukkan bahwa ini bukanlah satu-satunya ancaman
umum terhadap siklus pendapatan.]
ÿ d. semua hal di atas [Benar.]
7. Dokumen mana yang digunakan untuk mengesahkan pengeluaran barang dagangan dari penyimpanan persediaan
trol [gudang] ke pengiriman?
ÿ Sebuah. mengambil tiket [Benar. Tiket pengambilan dihasilkan oleh entri pesanan penjualan untuk mengesahkan
penghapusan inventaris untuk dikirim ke pelanggan.]
b. slip pengepakan [Salah. Slip pengepakan menyertai pengiriman dan mencantumkan con
tenda pengiriman.]
c. pesanan pengiriman [Salah. Pesanan pengiriman adalah dokumen internal yang digunakan untuk mencatat apa
yang dikirimkan saat fungsi pengiriman dilakukan sendiri; bill of lading melayani tujuan yang sama ketika
angkutan umum pihak ketiga digunakan untuk mengirimkan barang dagangan.] d. faktur penjualan [Salah.
Faktur penjualan mendokumentasikan persyaratan penjualan dan permintaan
pembayaran.]
8. Untuk pengendalian internal yang baik, siapa yang harus membiarkan pelanggan melampaui batas kredit mereka?
sebuah. perwakilan penjualan khusus [Salah. Perwakilan penjualan tertarik pada mak
penjualan, tidak harus berfokus pada kolektibilitas.] ÿ b. manajer
kredit [Benar]
c. petugas entri pesanan penjualan [Salah. Petugas entri pesanan penjualan seharusnya hanya memiliki akses
baca ke batas kredit.] d. sistem otomatis [Salah. Sistem secara otomatis memeriksa apakah saldo saat ini
dengan penjualan baru akan tetap berada dalam batas kredit. Jika tidak, penjualan tidak dapat disetujui.]
9. Kepada pelanggan, manakah dari berikut ini yang menunjukkan jumlah yang harus dibayar oleh kurir
com pany mengantarkan kiriman
mereka? sebuah. bill of lading [Salah. Kontrak hukum yang mendefinisikan tanggung jawab atas barang saat
masuk transit.]
b. mengambil tiket [Salah. Dokumen yang dihasilkan oleh entri pesanan penjualan untuk diotorisasi
penghapusan inventaris untuk dikirim ke pelanggan.]
c. slip pengepakan [Salah. Mencantumkan isi kiriman dan menyertainya
pengiriman.]
ÿ d. tagihan pengiriman [Benar. Ini biasanya adalah salinan bill of lading yang berfungsisebagai pengiriman
tagihan.]
10. Untuk pengendalian internal yang baik atas pengiriman uang pelanggan, petugas ruang surat harus
memisahkan cek dari saran pengiriman uang dan mengirimkan pembayaran pelanggan ke
departemen mana? sebuah. penagihan [Salah. Penagihan membuat faktur tetapi tidak boleh terlibat
dalam pemrosesan pembayaran dari pelanggan.] b. piutang [Salah. Piutang melakukan fungsi
pencatatan
dan tidak boleh memiliki hak asuh fisik atas aset.] ÿ c.
kasir [Benar. Ini adalah pekerjaan kasir. Fungsi kasir memiliki hak asuh atas uang tunai
akun.]
d. penjualan [Salah. Departemen penjualan mengesahkan pelepasan barang dagangan dan

seharusnya tidak juga memiliki hak asuh aset.]

Accounting Information Systems

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Accounting Information Systems

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Machine Translated by Google

Setelah mempelajari bab ini, Anda diharapkan mampu:

dengan meminimalkan risiko waktu istirahat sistem dan memungkinkan pemulihan

KASUS INTEGRATIF Industri Barat Laut

bagaimana kesalahan spreadsheet telah menyebabkan beberapa perusahaan membuat

perencanaan perusahaan tentang bagaimana melanjutkan operasi bisnis jika terjadi

hal yang penting untuk integritas pemrosesan.

dokumen sumber secara berurutan dan menggunakan dokumen turnaround.

3. Hitungan record adalah jumlah record dalam satu batch.

KONTROL ENTRI DATA ONLINE TAMBAHAN

tindakan dapat berlangsung.

Prosedurrekonsiliasi. Secara berkala, semua transaksi dan pembaruan sistem lainnya

data disimpan di luar sistem. Misalnya,jumlah catatan karyawan di

manusia untuk mendeteksi upaya penambahan karyawan fiktif ke database penggajian.

meminimalkan risiko kesalahan transmisi data.

tidak, file akan dikirim ulang.

CONTOH ILUSTRATIF: PENGOLAHAN PENJUALAN KREDIT

YYYY yang benar.

FOKUS 13-1 Memastikan Integritas Pemrosesan Pemungutan Suara Elektronik

Pemungutan suara elektronik dapat menghilangkan beberapa jenis

pemerintah menyimpan salinan kode sumber perangkat lunak

pemungutan suara elektronik. • Pemeriksaan perangkat keras.

Pemeriksaan chip komputer di mesin judi yang sering dilakukan di

tempat dilakukan untuk memverifikasi kepatuhan dengan catatan

Namun demikian, ada kekhawatiran tentang pemungutan suara

elektronik, khususnya kemampuan jejak auditnya. Yang menjadi

masalah adalah kemampuan untuk memverifikasi bahwa hanya pemilih

bahwa mereka hanya memilih satu kali

PENGOLAHAN KONTROL INTEGRITAS DALAM SPREADSHEETS

Sangat penting untuk memeriksa hardwiring

MEMINIMALKAN RISIKO DOWNTIME SISTEM

TABEL 13-2 Ketersediaan: Tujuan dan Kontrol Kunci

Toleransi kesalahan • Lokasi

Manajemen tambalan dan perangkat

lunak antivirus • Prosedur pencadangan •

termasuk yang berikut:

• Lantai yang ditinggikan memberikan perlindungan dari kerusakan akibat

banjir. • Perangkat pendeteksi dan pencegah kebakaran mengurangi kemungkinan

kerusakan akibat kebakaran. • Sistem penyejuk udara yang memadai mengurangi

• Perangkat perlindungan lonjakan memberikan perlindungan terhadap fluktuasi daya sementara

PEMULIHAN DAN KEMBALI OPERASI NORMAL

2. Berapa lama kita bisa berfungsi tanpa sistem informasi kita?

hanya mempertahankan cadangan beberapa bulan.

mengembalikan seluruh file atau database.

PEMULIHAN BENCANA DAN PERENCANAAN KEBERLANJUTAN BISNIS Cadangan dirancang untuk

kesinambungan bisnis dirancang untuk mengurangi masalah yang lebih serius.

Ringkasan dan Kesimpulan Kasus

1. Jelaskan aktivitas bisnis dasar dalam siklus pendapatan dan diskusikan

proses tersebut, sertajelaskan kontrol yang dapat digunakan untuk mengurangi

terhadap proses tersebut, danjelaskan kontrol yang dapat digunakan untuk

KASUS INTEGRATIF Alpha Omega Electronics

Alpha Omega Electronics (AOE) memproduksi berbagai produk elektronik konsumen

terakhir. Kedua, masalah arus kas mengharuskan peningkatan pinjaman jangka

saldo yang besar karena Best Value.

untuk melakukan tugasnya dengan lebih baik?

BAGIAN IV APLIKASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

3. Bagaimana AOE dapat meningkatkan pemantauan akun kreditnya? Bagaimana perubahan

efektivitas aktivitas siklus pendapatan organisasi.

456 BAGIAN IV APLIKASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Sistem Informasi Siklus Pendapatan

mengidentifikasi tanda-tanda meningkatnya ketidakpuasan pelanggan serta potensi pencurian oleh

entri pesanan penjualan

formulir di etalase situs web perusahaan.

wakil presiden pemasaran):