?

n^ttosesa n nt o nsa fr,s i

Seilasis Konyuter

}",*lojoron'
'= -=.
r* ,i[lu, t ansaL<si untrlt p.ruroloon
'=-rtr,)ingLon
)uo .oro p"rol.l)n )oto
'u-..)oLon anLan"a )uo pun)"Lolon )olo^ lronrolri pem-rosesrn
'*'n*-J
;=ntifi[osi ..loJ" )olo^ mengol.ganisasi, menq tnlpan, -"-.1,1.rr o )on Tnen lr,

\-:-i )olo^ f;1" b"r"toti, [o.prt"r'

**'-'-
. trQon output ter"tentu )ari sisLe^ pemrosesa n LransaLsi
7-

SISTEM I NFORMASI AKUNTANSI

t. PENDAHUL AN

Dua aspek penting dari sistem informasi yakni organisasi data dan pemrosesan d
Pertanyaan tentang proses data tergantung pada cara data diorganisasi' Tugas
dari sistem lnformasi Akuntansi adalah memproses transaksi yang mempenga
perusahaan. Pemrosesan transaksi mencakup tiga tahap: pemrosesan '
pemrosesan data untuk memelihara data yang ada, dan pemrosesan output.
Seorang akuntan harus memahami sistem pemrosesan transaksi' Tanggungl
mereka untuk terlibat secara langsung pada transaksi akuntansi, yang menunju{
pula, seor
banyak aktivitas penting yang mempengaruhi perusahaan. seringkali
yang
akuntan diminta untuk menyiapkan laporan dan analisis atas informasi
pemrosesan trans
dari pemrosesan transaksi. Pemahaman tentang cara alternatif
dan penyimpanan data akan bermanfaat untuk setidaknya dua aspek berikut:
1) kita

mengetahui kekuatan dan kelemahan dari sistem pemrosesan transaksi yang ada saa:

2)kita dapat merekomendasikan pendekatan pemrosesan baru dan metode penyim

data yang dapat memuaskan kebutuhan pemakai dan menyediakan nilai yang terbaik

II. PENCERTIAN ROSESAN (PROCESS|Nq

Pemrosesan data (Data processing) adalah pelaksanaan prosedur terte

biasanya meliputi serangkaian tugas. Jika satu atau lebih tugas dilakukan der"l
komputer, kita menamakannya dengan 'a computer'basedsystem', meskipun beber
tugas masih dikerjakan secara manual. Program komputer yang didesain u:i
melakukan tugas spesifik disebut application programs. Aplikasi program dapat dide
untuk memperoleh data, memproses input, memproses data yang tepat waktu
memodifikasi data yang ada (dalam files atau dafabases) atau memproses data ur
menghasilkan output (dalam bentuk laporan, listing, atau /ogs)'
pemrosesan saat ini tidak hanya untuk memproses transaksi. Banyak bisnis
melihat pemrosesan data sebagai faktor penting kesuksesannya.

IAIALAT UNTUK MEMPER LEH DATA

Data dapat dimasukkan dalam suatu sistem informasi akuntansi dengan beber
cara, baik dengan formulir kertas (hard copy) ataupun dengan layar computer (soft cop
Data juga secara langsung dapat di-rnp ut dari sistem alau input komputer lain dad
seperti tetephone keypad atau a magnetic card ieader.

Jika data dimasukkan secara langsung pada saat terjadinya transaksi di

dengan on-line data entry. Alat-alat on-line adalah alat yang secara langsung
 BAB 5. PEMROSESAN TRANSAKSI BERBA5IS KOMPUTER

cambar 5 . 1.
Pembahasan Input, Proses, Output

Model
Pemrosesan Data

I\PL T PROSES

PERIODIK REALTIME
(SEGERA)

BISA BATCH
PROCESSINC

IiVIMEDIATE SEQLIENTIAL
tJPDATIn'G
PROCESSING

SEQUENTIAL SEQUENTIAL
UPDATING UPDATING
SETELAH DARI INPUT
ENTRY ON LINE BATCH
(OFFLINE)

sela:a terus-menerus dengan sistem komputer, contohnya optical charac-

3CR) scanner, image reader, dan magnetic disk. Sedangkan off-line
ma"=: entry data dengan alat yang tidak dihubungkan langsung dengan

sJrnber. Dokumen sumber dikumpulkan dalam sebuah batch, kemudian

tirekam dalam bentuk yang dapat dibaca komputer, menggunakan sebuah
mrerti; key-to-tape encoders, key-to-disk sys/em dan character-recognition
aCR readers.
SIsTEM INFORMASI AKUNTANSI

DOKUMEN INPUT
sumber dari data yang dikumpu
Dokumen inputadalahformulir-formulir atau dokumen
dandimasukkandalamsebuahSistemlnformasiAkuntansi.Contohdokumeninputad
hal-hal berikut ini:
faktur penjualan' Dokum en inputini dapat melakukan

1. Otorisasi transaksi secara berurutan

2. Mendorong tindakan yang perlu dilakukan

3. Menunjukkan pertangggungjawaban

4. Menyediakan data untuk oufput dan referensi

RANCANGAN DOKUMEN INPUT

Lepasdarisumberdatanya,entridatadapatsangattelitidankesalahanbisater
karena faktor manusia.
proses entri dapat didesain dengan meminimalkan proses mar
sehingga kesalahan dapat diminimalkan'
dan formulir yang didesain dengan
Dokumen dan Formulir Hard-copy. Dokumen
secara khusus
seperti catatan akuntansi dan dokumen sumber :",t:":l1i:::
yang dilakukan dalam
memperoleh data yang diinginkan' Beberapa langkah
penggunanya' dan penyedianya
formulir adalah; 1) mengidentifikasi tujuan formulir'
memperhatikan masalah pengawa
mengidentifikasi elemen data dan sumbernya' 3)
pembuat faktur'
seperti nomor formulir yang berurut atau tandatangan
preformatted Data-entryscreens. Transaksi yang meningkat dapat dimasukkan
sistem komputerisasi via termin al display video
on line dan monitor komputer'
banyakhaltransaksidimasukkanlangsungkelayarentridatadikomputer
data-entryscreens),biasanyadenganreferensikedokumensumbernya.Contohnya
dilihat pada Gambar 5.2.
seharusnya:
Data entry screen komputer yang drrancang secara baik
dari sistemnya'
1. Memungkink an entry item data standard langsung
total)
2. Melakukan perhitungan yang dibutuhkan (menghitung

3. Merespondenganmengklarifikastdata
4.MemindahkursorSecaraotomatisketempate]emendatayangakandimasukkm
5. Menyorot tempat yang spesial, pesan error' dan sebagainya
6. Menyediaka n field pertanyaan untuk pengguna

7. Menyediakan fungsi 'HELP'

 BAB 5. PEMRoSESAN TRANSAKSI BERBASIS KoMPUTER

Gambar 5.2.
Contoh Preformatted Data Entry screen d'i DEA

d[ilillu -enourangi beban kerja, meningkatkan akurasi dan membantu mengingat

-:akan layar komputer, tempat pendekatan yang digunakan dalam
: screens adalah:
=:a-entry
ffimu :a-: aran yang mencakup daftar pilihan dimana pengguna dapat secara cepat
ritlllttrmnrrqrrms.-:.r<asr dan secara jelas menetapkan langkah yang diinginkan.
,funnnna ,ser lnterfaces (GUls), cara inimemungkinkan pengguna memilih perintah
1ffiqwn. *e- andai 'a pictorial view (icon)'dengan sebuah alat seperti mouse.

tmrunmrrc :':mpts. Pertanyaan atau saran yang ditunjukkan dengan aplikasi sofr-
,ffim {:r:-:er membantu pengguna mencari informasi yang diperlukan tanpa
mfiilnNr'e :*" - m en gi n gat-ingat pertanyaan-pertanyaan berikutnya.
rdr"J Screens adalah format tampilan atau formulir softcopy yang diisi oleh
E ,,"^g relevan

MEDIA PAPERLESS UNTUK MEMPEROLEH DATA

fitu€r:,e't dari sumber yang tidak menggunakan formulir kertas. Contohnya

s' i bank dengan menggunakan automated teller machines (ATM). Setiap
nr&-r d akukan dengan ATM memperoleh data seperti nomor rekening
 SISTEM I NFORMASI AKUNTANSI

pelanggan, PlN, dan jumlah penarikan. Data transaksi ini dimasukkan ke sistem
menggunakan kartu dan tombol keypad di mesin ATM-nya.

IV. P AN INPUT -PENGUMPULAN DATA

Lepas dari data tersimpan dalam bentuk files atau database, setiap Sistem ln
Akuntansi mengambil data secara terus menerus dari aktivitas bisnis untuk diolah m
informasi yang bermanfaat untuk pengambilan keputusan. Kebanyakan transaksi
dengan kejadian bisnis yang spesifik, seperti adanya pesanan dari pelanggan atau I
penerimaan barang. Transaksi juga bisa bervariasi dari sisi sumber dan waktu
inputyang muncul dari transaksi tertentu mempunyai aspek yang berbeda dalam ha

1. /npuf terdiri dari data yang dibutuhkan untuk mengidentifikasi tipe transaksi i
spesifik,

Z. /nput dikomunikasikan dalam beberapa formulir yang bisa jadi bersumber dari
copy dan bisa juga dalam bentuk pesan lisan.
Pemrosesan tnput off-line. Dalam pendekatan off-line untuk pemrosesan
data transaksi pertama-tama diambil dari dokumen sumber. Data tersebut di catat
kode-kode. Umumnya dokumen untuk sekelompok transaksi ini disatukan dalam
Lalu batch transaksi ini diuraikan dalam bentuk yang dapat dibaca oleh komputer,
peralatan off-line. Bagian entridata menggunakan key-to-disk sysfem yang memin
data dari order penjualan ke cakram magnetic. Sebelum record pada cakram
dimasukkan ke sistem komputer, record tersebut harus dicek agar tidak tefjadi kesal
Dalam hal sysfem inputyang off-line, pengecekan atau pengujian dapat terjadi pada
titik. Setelah data dimasukkan, lalu diujidengan tahap verifikasi. Selanjutnya, begitu
dimasukkan, maka diverifikasi lagi oleh program edit.

Pemrosesan tnput On-line. Pengambilan data onJine memungkinkan pemrosesan

segera terhadap inpuf sehingga kita dapat melakukan edit data, koreksi kesalahan
mengumpulkan record transaksi. Entri data yang on-line memungkinkan variasi
dalam prosedur berikut ini:
L Dokumen sumber tidak selalu disiapkan sebelum data transaksi di-enfry. Misaln
data dapat dimasukkan ke layar online yang memberi layanan secara I
mungkin ketika sedang bertelepon atau bertatap muka.

2. Data bisa dimasukkan dengan alat selain dari entri melalui keyboard.

3. Data bisa dimasukkan langsung oleh pihak di lubr perusahaan yang

transaksi dengan perusahaan.

4. Data dapat diperoleh dan dimasukkan melaluilokasiyang jaraknya berjauhan

komputer utama.
 BAB 5. PEMRoSESAN TRANsAKsI BERBASIs KoMPuTER

Pendekatan Pemrosesan lnput. Dengan asumsi bahwa transaksi di-batch,

{hoat melihat bahwa pendekatan input data yang off-line menawarkan dua
:ekonomi dan produktivilas. Hardware dan _software yang berorientasi bafch
tdak mahal jika dibandingkan dengan on-line. Penanganan bafch transaksi oleh
yang terlatih biasanya lebih produktif dari pada penanganan transaksi yang
oleh pegawai yang tugasnya juga untuk hal-hal lain. Juga dengan transaksi
rengendalian total batch dapat dilakukan.
pendekatan input data on-line menawarkan ketepatan waktu yang
lebih baik,
dan simpel. Transaksi langsung dimasukkan ke sistem komputer begitu terjadi
sr Jika ada kesalahan dapat langsung dikoreksi oleh pegawai bagian tersebut,
perlu aktivitas bisnis perusahaan tertunda. Pelanggan juga dapat mengkonfirmasi
dari input. Data yang diperoleh secara on-line juga dapat segera diproses

V. PEMROSESAN UNTUK MEMPERBARUI ATAU MEMODIFI ATA-

PEMELIHARAAN DATA

terkumpul melaluipemrosesan rnpuf digunakan juga dalam tahap pemeliharaan

E+sini, aplikasi komputer menggunakan input untuk meng-up date data yang
Pemeliharaan data termasuk updating tasks dan modifying lask. Dalam
pemeliharaan data, rnpuf mungkin diproses secara periodik atau segera dan (2)
berurutan(sekuensial) atau langsung. Tabel 5.1. menunjukkan pilihan dalam
n transaksi berbasis komputer

rabel 5.1.
Pilihan Pemrosesan

Pilihan
Lokasi komputer utama larak jauh

Periodik (ditunda)

ut.rk memperoleh output

Up to dote data ddak terlalu penting Up to dote data penting

ilng Disimpan sebagai Input atau Output. Walaupun data yang dimasukkan
eksternal dimasukkan ke Sistem lnformasi Akuntansi perusahaan digunakan
i transaksiakuntansi, data yang tersimpan dalam SIA juga sering digunakan
 SIsTEM INFORMASI AKUNTANSI

vI. pEpTRoSESAN OUTPUT-MENGHASILKAN INFORMASI

Aplikasi pemrosesan transaksi menghilsilkan berbagai output untuk bermacam-rna::

pemakai. Output ini mulai dari dokumen sampai dengan laporan. Selain dari infor-
rinci, juga dapat diperoleh informasi yang bersifat ikhtisar. Output disajikan de-;
berbagai cara. Dapat disajikan dalam bentuk narasi, tabel atau format grafik. Outpc.
dapat disimpan atau disajikan dalam br:ntuk hard copy (kertas), microfilm atau ne
layar komputer.

VII. DOKUMENTASI P ESAN

Karena data dan pemrosesan yang bervariasi, maka kita perlu memahami ten:
pemrosesan. Hal yang Sama, referensi terhadap data juga muncul dalam pend:**r'
mentasian proses. Diagram alir adalah tampilan gambar dari sistem pemrosesan tra
dan alur kerjanya. Karena pemrosesan melibatkan arus data dalam suatu sistem. r
flowchart menyediakan media yang dapat dilihat untuk mendokumentasikan sistem :mn
prosesnya. Ftowchaft sistem membuat diagrafm aliran fisik data dengan bebe
prosedur yang berurutan. Diagram ini menggambarkan sistem pemrosesan tr
atau subsistem utama, menyorot hubungan antara elemen dalam Transaction proc:e:ffi-
ing system. Ftowchaft ini menyediakan jawaban atas pertanyaan berikut ini:
1. lnput apa yang diterima, dari siapa?
2. Output apa yang dihasilkan, dan dalam bentuk apa?

3. Apa tahapan berikutnya dari rangkaian pemrosesan?

4. File dan record akuntansi apa saja yang dipengaruhi?

5. Pengendalian organisasi dan akuntansi apa yang digunakan?

Simbol flowchart dapat dilihat pada bab terdahulu.

Konversi dari Logical Data Flow Diagram pada Flowchart Sistem Komputer. DFt
yang logis dapat membantu menyiapkan flowchaft system. Juga, DFD yang logis s
tahap desain sistem menggambarkan SIA perusahaan.

Diagram Struktur. Tahap pemrosesan dalam flowcharl sistem komputer dipe-"m

dengan satu atau lebih f/owchart program. Flowcharl program berisikan instr-r:$l
pemrograman terinci yang dibutuhkan untuk menerapkan sistem tersebut. Diagra,m
struktur menggambarkan hirarki tingkatan dan salinghubung dari suatu sistem. Gam
5.3 menunjukkan diagram struktur tingkat tinggi untuk sistem pemrosesan pendafta:urr
kelas.

F"
 BAB 5. PEMROSESAN TRANSAKSI BERBASIS KOMPUTER

DEKATAN PEMROSESAN ALTERNATIF

eeJrap tugas perolehan data, pemrosesan data yang tersimpan dapat dilakukan
$e]era (on-line) atau periodik (batch processing).

TAN PEMROSESAN PERIODIK

periodik, juga disebut dengan pemrosesan batch alau ditunda, melibatkan

data dari kelompok transaksi pada rentang waktu tertentu. Pendekatan ini
*3lnakan oleh perusahaan yang sumberdaya komputernya minimal, namun
beradaptasi dengan perusahaan yang sistemnya berbasis komputer. Langkah
:aam pemrosesan yang rutin adalah posting data dari bafch transaksi ke satu
'ile, seperti piutang dagang. Langkah ini disebut dengan updating.
1!rap ini dilakukan dari input yang sudah di-batch, berurutan dari input on-line,
ng dari tipe rnput-nya.

ffdrtrng berurutan dari inputyang di-bafch(sequential updating from batched

{mils). Untuk memutakhirkan file master secara berurutan dalam aplikasi yang
ffimilss komputer, program pemrosesan dimulai pada awal pencatatan master file.
4*omn,suter membaca setiap record dalam file, mengubah data dari setiap record
qmrc crpengaruhi oleh transaksi. Keuntungan pemrosesan sekuensial ini ada pada
mrrs*..atan input dala yang off /rne. Yakni ekonomis, efisiensi dan ketersediaan
tililfitriail ?SO r-r b atc h -tot a l.

0filolefing sequentialsetelah entry data on-line (sequential updating after on-

th data entryl. Transaksi bisa diproses setelah data dimasukkan dalam media on-
riillmu seperti terminal komputer. Pendekatan pemrosesan sekuensial ini manfaatnya
twer: pemrosesan setelah entri data di-batch. Manfaat lain, cara ini memungkinkan
itrlrs;ilanan dalam transaksidiperbaikidan data disimpan dalam sistem dengan segera.
M! r,s arn cara ini tidak cukup ekonomis.

8a'-angkali masalah yang serius dad pemrosesan sekuensial adalah record dalam
filllim *aster menjadi ketinggalan (out of date), kecuali jika dilakukan updating.
lfuitse{uensinya, kebanyakan laporan dari aplikasi pemrosesan periodik dilekatkan
Imllla $klus pemrosesan. Kerugian kedua, jika transaksi ditumpuk sebelum jurnal,
ffi6n kesalahan yang terdeteksi dalam data transaksitidak mudah diperbaiki pada
m : lakukan jurnal. Data tersebut harus diperbaiki dan dimasukkan kembali baik
mmaurjalan terpisah ataupun selama siklus pemrosesan berikutnya. Masalah ketiga
n@an tahap pemrosesan penyortiran harus dilaksanakan sebelum meng-updafe
1lffillh -aster. Keempat, semua record dalam file master harus dibaca selama tahap

rlry@6n9, sehingga meningkatkan waktu pemrosesan jika hanya sedikit records yang
dlipm,garuhi.
 SISTEM I NFORMASI AKUNTANSI
r

I
cambar 5.3.
t.
contoh Pemrosesan Data
I
*
x

i
Formulir Kartu
Rencana Studi
I (KRS)
 BAB 5. PEMROSESAN TRANSAKSI BERBASIS KOMPT'TER

fideting langsung. Selain dari pemrosesan dengan dua cara diatas, setiap
,mnc€(si dalam batch dapat diposting langsung ke record yang dipengaruhi. Jika
p,r16trl3an menggunakan pendekatan updating langsung sehubungan dengan order
1Er -aka setiap hari pegawai yang terlibat dalam menjalankan aktivitas jasa
mngrabiskan waktunya utnuk berbagai order jasa. Mereka memasukkan waktu
iiltulng(a melalui terminal on-line pada sore harinya. Lalu, malamnya tumpukan
lnmuars;waktu diposting langsung ke record orderjasa yang disimpan on-line. Begitu
m&r€sa selesai, waktu akumulasiyang digunakan dalam penyiapan faktur penjualan
q'q. pada bagian terdahulu; jumlah faktur didasarkan pada bagian atas waktu
flmq J{gunakan dan dibebani atas dasar tarif jasa per jam.
,h.a direct updating digunakan, transaksi tidak perlu disortir secara berurutan
lhmra .ecord file master yang akan mengurutkannya. Dengan kata lain, updating
h{prlg dengan transaksibatch memungkinkan tahap penyortiran dikurangi. Juga
ffira :apat diakses secara langsung, record individual dapat dtambil setiap saat
urou -r€nentukan status data (seperli orderjasa). Bagaimanapun, updating langsung
l[fg -anya jika records dalam file master dapat diakses secara langsung dan

dengan Pemrosesan Manual. Kita dapat melihat persamaan antara

sekuensial berbasis komputer dan manual:

Ulmryiler- angkah kunci seperti penghitungan total batch, penyortiran transaksi,

<e buku pembantu dan buku besar, dan penyusunan hasil keuangan.

{@mlr.:'g dihasilkan (walaupun dalam halwaktu mungkin berbeda)

aan total batch

fibrnn:sesan sekuensial berbasis komputer memiliki beberapa perbedaan dengan

*anual. Pemrosesan dengan cara ini lebih cepatdan akurat. Data disimpan
-ragnetik dalam bentuk yang sudah dikompres tidak berupa record hard
:,- a. jurnal dihasilkan sebagai produk sampingan dari tahap pemostingan
berbasis komputer, seperti aplikasi sa/es order. Tujuan jurnal dalam
es,s komputer adalah menyediakan jalur yang dapat dibaca agar mudah
aL,!: trial. Akhirnya, banyak tahap pemrosesan (termasuk validasi rnpuf)
':t;alankan secara otomatis, sementara dalam sistem manual semua tahap
*e. pegawai yang beracia di berbagai unit organisasi.

PENDEKATAN PEMROSESAN SEGERA

fucessrng sering disebut realtime processrng terdin dari pemrosesan transaksi

miadi. Data dari setiap transaksi dimasukkan melalui media on-line dan
mg€ra dan langsungke record yang berhubungan pada satu atau lebih file
SIsTEM INFORMASI AKUNTANSI

master. sehingga, data disimpan di dalam file master, yang terus on-line, disimpar
::
status yang up to date. Pemrosesan yang segera (seketika) ini interaklil Nz'
menggunakan interaksi langsung antara manusia dan sistem berbasis komputer

Peningkatan jumlah aplikasi yang meliputi berbagai macam aktivitas mengakir

pendekatan pemrosesan yang segera (seketika) ini banyak digunakan Misalnya r:
pendekatan ini, perusahaan konsultan akan membebankan waktu yang dihabiska-
klie-
konsultannya dalam berhubungan dengan klien dan menyiapkan faktur untuk
Variasi Pemrosesan segera/seketika (immediate Processing). Dalam s si
'
pemrosesan segera, variasi aplikasi dapat mempengaruhi beragam file yang
p-
menerus on-line.Aplikasi pemrosesan yang segera, dirancang untuk mengawasi
bisnis dengan respon yang tepat waktu. Proses bisnis yang dikontrol dengan
ss

seketika ini termasuk pengecekan cek yang beredar, reservasi tiket

pesawal
pembelian saham di Bursa Efek.

Perbedaan dengan Pemrosesan Periodik Berbasis komputer. Ap

r

pemrosesan segera, karena berbeda dari aplikasi pemrosesan periodik yang sekue-
selalu menggunakan pemrosesan langsung. sementara aplikasi pemrosesan seku
tidak terintegrasi, kebanyakan aplikasi pemrosesan yang segera sangat terint
menggunakan program aplikasi yang mengarahkan semua tahap-tahap pemroses3-
transaksi individual.

Perbedaan pendekatan. Perberjaan antara kedua pendekatan ini dapat dilihat ;

Tabel 5.2.

ENTERPRIS E RESO{I RCE PLAN N I NG (ERP)

Enterprise Resource Planning adalah software dengan seperangkat aplikasi '

menyatu untuk perusahaan-perusahaan di bidang fungsional seperti keuangan
akuntansi, manajemen sumber daya manusia, dan pabrikasi dan logistik. Modul ap '
akuntansi misalnya memasukkan aplikasi seperti buku besar, piutang dan u:
dagang, aktiva tetap, manajemen kas, dan pengendalian biaya. lr{odul sumber:
manusia Umumnya memasukkan aplikasi proses manajemen personalia (se:'i
rekruitmen), gaji, dan manajemen sumberdaya manusia jasa (misalnya peruba-
on-!ine al6kasitunjangan pegawai). Modul pabrikasi dan logistik mencakup aplikasi se
perencanaan produksi, manajemen bahan baku, jurnal dan pemesanan pemrosesile
manajemen gudang, manajemen transportasi, manajemen proyek, pemeliha'
pabrik, dan manajemen pelayanan pelanggan. Versi komersial dari sistem E
ditawarkan oleh banyak vendor, seperti System Applbation Product (SAP), Baan
People Soft.
Sistem ERP ini memungkinkan integrasi data dan aplikasi di perusahaan
data keuangan maupun data non keuangan dapat disatukan. Sistem ini
 BAB PEMRoSESAN TRANsAKsI BERBAsIS KoMPUTER

rabel 5.2
perbedaan pemrosesan periodik dan Seger
aerrdekatsn Pemrosesan Periodik Pendekatan Pemrosesan Segera
Keuntungan
tinnur,gn;:<an efisiensi pemrosesan, khususnya Menyediakan informasi up-to-dote yang tersedia
bm,* 'i-: oesar diproses secara berurutan setiap saat

l[$fir1u.1'g,. - i1n penggunaan batch total untuk Mengeliminasi kebutuhan penyortiran dan tahap-

;ililmllti!.::: yang lebih baik dalam hal akurasi tahap penjabaran yang tidak perlu

!11 ,*: .. -:ct?lan pemrosesan

h,W*'-,,.- perangkat keras dan lunak Memungkinkan transaksi diedit segera setelah
lmllrrffiruir- : ecara efisien diperoleh dan setiap kesalahan dikoreksi tanpa
ditunda terlebih dahulu
Kelemahan
hmru,lr'.fl .<an record dalam file master menjadi Memerlukan perangkat keras dan lunak yang relatif
hurrntrryl :,- zaman, kecuali setelah dilakukan mahal

;itlllrr*: i:-.-

hnrrurn-,n: :erbaikan kesalahan transaksi dan Tidak memungkinkan data transaksi didukung oleh

lmrrntrmi- transaksi yang terpengaruh hingga pengendalian total botch

hmr ;e,*': sesan berikutnya.

hmmrlu* ' - tahap penyortiran yang tidak Memerlukan system yang lebih kompleks

hrullrlu.l' : rr C i lakukan sebelum updoting.

Menyebabkan oudit tridl lebih kompleks dan sulit

dipelihara

Melibatkan entri data yang lebih lambat, khususnya

ketika diperlukan pemasukan data

lf' -,::r akses data dalam perusahaan maupun diluar sistem ERP. Standarisasi
r: = ,.ang mudah diakses dan konsisten, dan pemrosesan data on line
ir * .^
berbagai data. Manfaat dari ERP ini juga termasuk penghematan biaya
i.; :- pengumpulan data dan pembuatan keputusan. Namun seperti yang
a- : eh spotlight, ERP membutuhkan biaya dan hambatan dalam implementasi
 SIsTEM I NFORMASI AKUNTANSI

X. ONCNNISASI FILE DA PEMROSESAN DATA

MEDIA PENYIMPANAN FILE

menyimpan data
Ketika sistem informasi tidak berkomputerisasi, perusahaan
mapfolder,kotak,keranjangataulaciarsip.Banyakdatadiduplikasidenganfo::
tertentu diurutka-
formulir dan dokumen dan disimpan di beberapa tempat. Data
memudahkan penyirr:
bahkan dihilangkan dalam formulir dengan maksud untuk
arsip. Umumnya manajemen file lebih informal'

PEMELIHARAAN FILE
meng-up-date' u
Fungsiyang dikenal sebagai pemeliharaan file termasuk kegiatan
perubahan yang relatif serrt
rng atau posfing terdiri dari pembuatan kegiatan rutin dan
terjadi pada recon
terhadap nilai data yang disimp an di record' lJpdating umumnya
kegiatan berikut 'i
berada di file master. pemeliharaan file juga termasuk tiga
(3) memba
menambah record baru ke file, (2) mengubah nilaitetap dalam record,
record dari suatu file. Kegiatan yang berhubungan' walaupun
normalnya dip
dua atau tiga files m
sebagai pemeliharaan file, terdiridaripenggabungan record
satu fite tunggal. Misalnya, file master pelanggan dan
piutang dagang digabung m
file master piutang dagang pelanggan.

X. PEN TAN-P DEKATAN PEMROSESAN DATA

Pemakai sistem informasi seperti akuntan perlu mengambil data

dari record
tersimpan dalam bekerja. Program aplikasijuga sering mengambil
data sepertt

per unit, sambil komputer memproses data. lstilah akses data (dafa access)
mt
file. Dua metode akses data
pada metode dimana data diambil dari record suatu
adalah sequential access dan direct access

SEQUENTIAL ACCESS

Metode akses sekuensial mengharuskan setiap record dalam suatu file di-scan'
dengan record yang pertama dalam suatu file. Misalkan file master memiliki
dengan nilai kunci utama dimulai dari 102,126,127,138, dan lain-lain, dimana
recordsegera mengikuti record sebelumnya. Jika diperlukan record tertentu, lok
dalam file menentukan seberapa cepat record tersebut dapat diakses' Sehingga
126 dapat diakses dengan cepat. Namun record terakhir dalam file (misalnya
memerlukan waktu pencarian yang lebih lama. Secara rata-rata, setengah record
file harus di-scan berurutan untuk menentukan record yang diinginkan.
 BAB 5. PEMRoSESAN TRANSAKSI BERBAsIs KoMPUTER

tr-n. cara ini dapat efektif ketika banyak record dalam suatu file, seperti dua
-i inl

fum*; arditor ingin me-reviewfile faktur penjualan yang disusun minggu ini untuk
mlilhfitr s€'nua faktur penjualan dihitung. Faktur penjualan diatur oleh nomor faktur
Mllulioafl dengan urut nomor, karena faktur ini diberi nomor sebelumnya oleh pro-
c,:rl;uter. Auditor mengakses file transaksi faktur penjualan berkomputerisasi
lFr -scan semua faktur penjualan, dimulai dengan record faktur penjualan.
ffimme" q'edit meminta sistem komputer untuk menyediakan jadwaltagihan piutang
.@rurq 3engan semua kredit pelanggan dan saldonya dengan berurutan nomor
aya

DIRECT ACCESS

akan akses langsung untuk mencatat setiap metode yang melibatkan

record yang diinginkan dengan cara lain oleh pencarian yang rumit melalui
: :alam suatu file. Dua metode yang penting untuk akses langsung ini
Ir:s,elLrr indeks dan random.
arerapkan melalui indexed sequential file. fipe file ini menggabungkan
ar sekuensial record dengan suatu indeks yang lintas referensinya
,ag^ niiai kunci utama dari record.lndeks ini memungkinkan record individual

i se=ra cepat. Sehingga secara berurutan file master piutang dagang dengan
s dapat memproses batches transaksi penjualan dan pembayaran, antara

:erintah atau membuat perubahan nilai data permanen.

:s adalah prosedur pengaksesan dimana penghitungan dilakukan untuk
?- alamat record individual. Ketika record file berada di media penyimpanan
ffirEss dengan prosedur random, file tersebut disebut random file.
Qrganisasi File dan Metode Pengaksesan

se:ara fisik mengorganisir dan mengakses record telah dibagi dalam tiga
.rrlEr3 sequential file, indexed sequentialfles, dan random fr7e. Untuk memilih
sail-': ayak untuk situasi perusahaan tertentu harus mempertimbangkan
,ut-tran yang berkaitan dengan file. Ukuran ini termasuk ukuran file, rasio
rranan file, waktu respon, dan keterbaruan (up-fo-dafeness).

umnnggambarkan perbedaan yang ada dari ketiga metode diatas.

 SISTEM INFoRMASI AKUNTANSI

rabel 5. 3.
Pe rbedaan

Sequential file (pada lndexed Sequential

Ukuran Random File
pita magnetik) File
Ukuran file Sangat besar Besar Terbatas

Rasio Aktivitas Tinggi Sedang Rendah

Keterbaruan Relatif tidak penting Penring Sangat penting

Waktu respon yang Relatif tidak penting Penting Sangat penting

cePat

File volotility Rendah Sedang Tinggi

1. Ukuran file ditentukan oleh perkalian jumlah record dalam file dengan panjang dari setia:
record

2. Rasio aktivitas mengukur kesibukan dari suatu file, karena ia dihitung dengan memba3
jumlah record yang dipengaruhi selama dilakukan pemeliharaan file dengan jumlah recc':
total dalam suatu file. Jika 1000 record dipengaruhi dalam suatu file yang berisi '10.0:-
record, rasio aktivitasnya adalah 10%. Umumnya makin tinggi ratio aktivitas, makin besa-
efisiensi yang diperoleh batch pemrosesan data yang berurutan.

3. File volatility mengacu pada keseringan record ditambah atau dihapus dalam suatu perio:n
waktu.

4. Waktu respon adalah waktu yang elapses antara kebutuhan informasi dan diteriman,:
informasi tersebut.
5. Keterbaruan, atau kekinian, dari data yang disimpan tergantung pada prompfness denga-
transaksi diproses terhadap file yang dipengaruhi. Data dalam file sequential paling sedir
diperbarui, karena perbedaan antara jalannya pemrosesan file.

wilkinson, et al, 2000, Accounting Information System, Hal 172

Penyimpanan dan Manajemen Record. lstilah manajemen record mengacu

penciptaan, pemeliharaan dan penyimpanan record'dari transaksi dan aktivitas
lainnya. Dalam merancang record dan formulir yang diperlukan, manajemen recor=
efektif terdiri dari kegiatan seperti (1 ) menentukan kapan record harus ditransfer ca-
aktif ke file yang tidak aktif, (2) memutuskan berapa lama record harus disimpan :
 BAB 5. PEMRoSEsAN TRANSAKSI BERBASIS KoMPUTER

:,:ak aktif sebelum dihilangkan, dan (3) menetapkan media penyimpanan

tidak
{ e backup. File tidak aktif sering dibutuhkan
untuk referensi dan memenuhi
hukum, sementara file backup diperlukan untuk keamanan. File tidak
aktif
sering disimpan dalam microfilm atau pita magnetik dalam pusat penyimpanan
I

XI. K ASI D KO N DATA

KLASIFIKASI DAN PENGKODEAN

adalah tindakan pengelompokan menjadi kelas-seperti kelas data. Rencana
: rancang untuk memenuhi tujuan khusus. Misalnya, daftar rekening adalah
u^a'c mengklasifikasikan rekening keuangan dari perusahaan.

Fan'g*cdean adalah penetapan simbol, seperti huruf dan angka,

sesuai dengan
r,;asrfikasi. Kode yang efektif menyediakan identitas yang unik
dan ringkas dari
{arenanya, pengkodean ini memudahkan entri data, memperkuat efisiensi
mempercepat pengambilan data dari file, dan membantu penyusunan

ATRIBUT KODE
uaskan kebutuhan informasi pemakai, sistem pengkodean yang mendukung
qlp*"'kasi dari perusahaan seharusnya:

trfikasiobjek secara unik seperti pelanggan dan penjualan tertentu

seringkas dan sederhana mungkin, untuk membantu memori pemakai dan
alkan kos penggunaan dan pemeliharaan.
nkan pengembangan kode yang diharapkan, sehingga tidak perlu
diubah
B^EKa waktu yang lama.

an melalui semua fungsi dan tingkatan dalam perusahaan sehingga sistem

r capat diintegrasikan
ilmhmran sistem berbasis komputer selanjutnya mempengaruhi pemilihan
kode.
rt- jgt mendorong penggunaan kode angka secara tetap. Atribut juga
:enggunaan kode khusus, seperti password, sandi rahasia (crphers), kode
tar <ode tindakan. Password dan chippers memudahkan keamanan data
xomputer. Kode transaksi menentukan jenis transaksi. Action code
r operasiyang berhubungan dengan pemeriharaan fire atau pengambiran
ra. mereka mungkin menentukan tambahan record master baru atau
' record yang disimpan.
-

SIsTEM INFORMASI AKUNTANSI

SISTEM PENGKODEAN

contoh pengkodean adalah (1 ) kode batang (barcodes), kodewarna, dan (3) kode
(cipher). Kode yang dapat digunakan di perusahaan dapat berbentuk pada a:
angka, dan alpanumerik. Empat sistem pengkodean yang menggunakan karakter
ini adalah mnemonic, sequence, block, dan group.

sistem Pengkodean Mnemonic. sistem ini menyediakan tanda/c/ue yang :

yang berhubungan dengan obyek yang mereka wakili. seperti DIY untuk *
pemasaran Daerah lstimewa Jogjakarta. Kode seperti ini biasanya relatif mudah :
Namun, cara ini lebih terbatas. Sistem komputer yang ada saat ini sudah :
mengurangi fungsi pengkodean seperti ini, tapi lebih banyak menggunakan
user interface (icon atau toolbar) dan fungsi perintah dan query'

Sistem Pengkodean sekuensial. Tipe sederhana dari sistem pengk:

sekuensial, yang menetapkan angka atau huruf dalam bentuk berurutan. Kode ser'
digunakan terutalna untuk dokumen sumber seperti cek dan faktur penjualan. Sel
code ini memudahkan pencarian dokumen misalnya kalau kita ingin mencar
penjualan untuk pelanggan, cukup kita melihat nomor urut fakturnya. Kode sek
ini dapat membantu mencegah kehilangan data, karena jika ada nomor yang hilang
menandakan suatu dokumen hilang. Dalam pemrosesan transaksi lanQ men$Qr,-
komputer, cara ini juga sering dilakukan dengan penomoran otomatis transaks
-
kode sekuensial ini tidak fleksibel. Entitas atau peristiwa baru dapat ditambah
pada akhir urutan. Cara ini juga mengurangi logika pengkodean. Misalnya koce
mengidentifikasi kode wilayah pemasaran dari seorang pelanggan.

Sistem Pengkodean Blok. Sistem pengkodean ketiga mengatasi kenda a

sistem lain. Sistem pengkodean blok menetapkan rangkaian angka dalam suatu -.r*
terhadap entitas atau peristiwa yang memiliki tampilan bisa. Konsekuensinya, kode
merancang klasifikasi entitas atau peristiwa tunggal. Nomor pelanggan, misaln,r:
diblok berdasarkan wilayah penjualan.
Sistem Pengkodean Kelompok. Kode kelompok adalah perbaikan dari koc:
yang menyediakan arti tambahan bagi pemakai. Yakni sistem pengkodean k
menyajikan dua atau lebih dimensiyang berhubungan dengan suatu obyek. Setiap C -
ditetapkan untuk lokasi khusus, disebut field, dalam format kode.