MENGANALISIS PEMROSESAN TRANSAKSI DAN

TEKNIK DOKUMENTASI

A. Sistem Pemrosesan Transaksi

(Transaction Processing System) adalah sistem yang menjadi pintu utama

dalam pengumpulan dan pengolahan data pada suatu organisasi. Tugas utama
TPS adalah mengumpulkan dan mempersiapkan data untuk keperluan sistem
informasi yang lain dalam organisasi, misalnya untuk kebutuhan sistem
informasi manajemen, atau kebutuhan sistem informasi eksekutif.

I. Karakteristik SPT (Sistem Pemrosesan Transaksi )

Sistem pemrosesan transaksi sangat diperlukan oleh setiap perusahaan,

orgsnisasi, instansi pemerintah, atau institusi apapun untuk mengolah data – data
induk dan transaksi. Bila perusahaan dapat membangun sistem pemrosesan
transaksi dengan baik, maka perusahaan juga dapat memanfaatkanya dengan
baik juga.

SPT memeiliki karakteristik yaitu :

 SPT berfungsi mencatat data ke dalam basis data. Data yang dicatat
meliputi data induk dan data transaksi. Data induk adalah data yang
lengkap dan dapat berdiri sendiri, misalnya data pegawai, dat barang
dagangan dan data pelanggan. Data transaksi adalah data yang
digunakan untuk mencatat transaksi. Transaksi dalah berbagai
perubahan atau peristiwa yang terjadi di perusahaan.

 SPT digunakan oleh para pemakai akhir ( end user ), yang terdiri dari
operator ( misalnya kasir, teller bank dan resepsionis hotel ) atau para
manajer pelaksana.

 SPT menyajikan informasi atau laporan yang bersifat baku atu standar
tidak mengandung banyak variasi. Contoh : kasir hanya menyediakan
nota penjualan yang terdiri dari secarik kertas, begitu juga dengan
informasi yang dihasilkan oleh ATM.

 SPT diperlukan hampir setiap hari , karena dlam suatu perusahaan

1
 transaksi selalu terjadi dan setiap transaksi yang terjadi harus dicatat.

 SPT berguna untuk pembuatan keputusan yang terstruktur. keputusan

yang terstruktur adalah keputusan yang timbul karena masalah yang
sudah jelas dan jalan keluar juga jelas. Contoh: penjualan tiket pesawat,
pelayanan bank melalui ATM, pencatatan tagihan telepon.

 SPT memerlukan perangkat input dan output yang sangat bervariasi

mulai dari komputer, mesin ATM, telpon dan perankat lain yang dalam
masa depan akan semakin bervariasi dan mudah digunakan

II. Kegiatan Utama Tps

 TPS mencatat data ke dalam basis data. Data yang dicatat dapat berbentuk macam – macam,
misalnya huruf, angka, tanda bahkan gambar dan suara. Dengan adanya kemajuan di bidang
komputer, data dicatat ke dalam sistem komputer, tidak lagi dalam bentuk aslinya, tetapi sudah
diubah ke dalam bentuk digital yang hanya dapat dibaca oleh komputer. Dan bentuk digital ini
disimpan dalam media yang khusus dibuat untuk menampung data, diantaranya adalah disket,
hardisk, CD, flash memori, dan magnetic tape atu kaset.
 Data disimpan dengan suatu metode yang sistematis, sehingga sewaktu – waktu diperlukan lagi
dapat diambil dengan cara cepat dan akurat. Biasanya data disimpan dalam bentuk tabel, seperti
halnya dengan daftar tamu dan daftar presensi. Tabel terdiri dari beberapa baris dan setiap baris
terdiri dari beberapa kolom. Baris menggambarkan entitas ( misalnya satu orang mahasiswa ) dan
kolom menggambarkan ciri atau atribut ( misal nomor mahasiswa ).

1. Data dapat dicatat dengan beberapa cara, yang masing – masing cara dapat
dikelompokan ke dalam metode langsung dan tidak langsung. Metode tidak langsung
memerlukan keyboard sehingga antara data asli dengan komputer ada data tambahan,
yaitu penekanan tombol keyboard oleh operator. Misalnya seorang nasabah menabung
uang dan menyerahkan kepada teller dengan mengisi formulir setor. Teller akan
menuliskan beberapa informasi yang ada di formulir ke dalam sistem komputer dengan
menggunakan keyboard. Inilah yang disebut tidak langsung.
2. Sedangkan metode langsung tidak memerlukan penekanan pada keyboard oleh operator.
Contohnya seorang kasir supermarket menginput barang – barang yang dibeli oleh
pembeli, dengan menggunakan alat yang disebut bar code reader (pembaca kode bar)
karena setiap barang sudah ditempel kode bar.

2
  Memproses data

 merupakan kegiatan memanipulasi data agar diperoleh informasi yang diperlukan. Kegiatan
memanipulasi data dapat berupa kegiatan aritmatika (menambah, mengurang, mengalikan,
membagi, menjumlah ) atau kegiatan manual ( meringkas, mengurutkan, memisah, menggabung,
Pemrosesan data dapat dilakukan secara manual maupun menggunakan komputer. Pengolahan data
menggunakan komputer jauh lebih baik dibandingkan secara manual, karena konsisten, tidak
terpengaruh emosi.
Pemrosesan dat dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu cara batch process ( sequantial processing )
dan cara online ( real time ). Cara batch dilakukan dengan mengumpulkan data terlebih dahulu,
baik secara fisik maupun secara digital dalam komputer, MisalnyaTransaksi ditumpuk dulu dan
kemudian diproses belakangan pada waktu tertentu misalnya pada waktu sore hari atau malam
hari.
 Kelemahan pemrosesan batch à membuat basis data tidak pernah dalam keadaan terkini, karena
seringkali terdapat data transaksi yang terlambat untuk dimasukkan ke dalam basis data.

sedangkan cara online dilakukan setelah data transaksi dicatat. Contoh: pada waktu seseorang
mengambil uang melalui ATM, datnya akan diperbarui setelah orang tersebut berhasil mengambil
uangnya. Cara ini memerlukan alat yang lebih mahal, karena hrus tersedia beberapa mesin atau
komputer yang saling terhubung.

 Menghasilkan laporan yan bentuknya sudah baku. Laporan dapat berbentuk hard copy ( tercetak )
maupun soft copy ( tampilan di komputer atu suara ). Laporan yang dihasilkan oleh mesin ATM
dan cash register sangat baku dan tidak banyak variasinya. Waktu pelaporan sudah ditentukan baik
secara berkala ( seminggu sekali ) maupun setelah suatu kejadian ( setelah transaksi penjualan
dicatat ).

III. Komponen Sistem Pemrosesan Transaksi

Komponen sistem pemrosesan transaksi adalah sebagai berikut.

1. Prosedur

Prosedur adalah serangkaian kegiatan yang sudah dibakukan untuk menangani suatu peristiwa atau
transaksi. Serangkaian kegiatan ini terdiri atas beberapa urutan langkah yang tidak dapat dibalik. Sebagai
3
contoh, sistem penjualan barang di supermarket. Prosedurnya adalah: (1) pembeli memilih dan mengambil
barang, (2) membawanya kekasir untuk diinput, (3) membayar, lalu (4) membawa keluar barang
belanjaannya. Urutan langkah dari (1) sampai (4) tersebut tidak dapat ditukar, misalnya pembeli
membayar terlebih dahulu, baru memilih barangnya, atau membawa keluar dulu barangnya.

2. Perangkat Pemroses

TPS bertugas mencatat dan memroses data dalam jumlah besar. Pemrosesan memerlukan perangkat
khusus, agar dapat dilakukan dengan cepat, akurat, dan meyakinkan. Saat ini perangkat yang paling
banyak digunakan dalam memroses data dalam jumlah besar adalah komputer.
Pemrosesan dapat dilakukan dengan dua metode pokok, yaitu batch processing (sering juga disebut
dengan sequential processing) dan real-time processing (sering disebut dengan on-line processing).

3. Dokumen

Dokumen adalah media yang digunakan untuk mencatat data dan menghasilkan informasi. Dokumen
dapat berbentuk hardcopy ( misalnya formulir dalam bentuk cetakan dikertas) maupun softcopy (misalnya
tampilan di layar komputer dan suara yang dapat didengarkan melalui telepon). Dokumen digunakan
untuk menyampaikan informasi atau menyampaikan perintah kepada pihak lain.

4. Sistem Pengendalian Internal

Sistem pengendalian internal merupakan berbagai perangkat dan prosedur yang digunakan perusahaan
untuk menjamin agar sistem informasi tetap dapat digunakan dengan baik. Agar tetap terjaga kualitasnya,
sistem informasi harus dilengkapi dengan sistem pengendalian internal

5. Basis Data

Basis data adalah sekumpulan tabel yang saling berkait. Sebuah tabel berisi data yang sejenis, misalnya
tabel barang, berisi data barang secara lengkap, tabel karyawan berisi data karyawan secara lengkap, dan
seterusnya. Antara tabel satu dengan tabel lainnya harus dapat dihubungkan, sehingga dapat menghasilkan
informasi baru. Setiap sistem informasi memerlukan basis data. Basis data yang baik dapat menghasilkan
informasi yang baik juga.

B. Teknik Dokumentasi

adalah narasi bagan alir, diagram, dan bahan tertulis lainnya yang menjelaskan bagaimana cara
sistem bekerja. Dokumentasi dilengkapi dengan penjelasan deskriptif naratif dari sistem. Deskripstif
4
naratif merupakan penjelasan tertulis, step by step dari komponen sistem dan semua interaksinya. Alat-alat
dokumentasi antara lain sebagai berikut>

1. Diagram Arus Data (DAD)

DAD menjelaskan arus data dalam organisasi secara grafis.Diagram arus data merupakan deskripsi
grafis dari sumber data, arus data, proses transformasi, penyimpanan data dan tujuan data. Diagram ini
menggunakan empat simbol, berikut penjelasannya.

Sumber data, merupakan entitas yang menghasilkan atau mengirimkan data yang dimasukkan ke dalam
sistem. Tujuan data, merupakan entitas yang menerima data yang dihasilkan oleh sistem. Arus data, adalah
pergerakan data di antara proses, penyimpanan, sumber, dan tujuan. Proses, yaitu tindakan yang
mentransformasikan data ke dalam data atau informasi lain. Penyimpanan data, tempat atau media
penyimpanan data sistem. Pengguna yang tidak ingin mengindikasikan pengendalian internal, dapat
mengabaikan simbol segitiga. Berikut contoh Diagram Arus Data dari proses pembayaran pelanggan.

5
2. Bagan Alir (BA) BA merupakan teknik dengan menggunakan simbol standar yang bertujuan untuk
menjelaskan aspek dari sistem infromasi. Bagan alir bisa digambarkan dengan menggunakan program
perangkat lunak seperti Ms. Visio, Ms. Word, Ms. Excel, atau Ms. Power poin. Simbol bagan alir dibagi
menjadi empat kategori yaitu:

a. Simbol input/output, menunjukkan input ke atau uotput dari sistem.

b. Simbol pemrosesan, menunjukkan pengolahan data, baik secara elektronik atau dengan tangan.

c. Simbol penyimpanan, menunjukkan tempat data disimpan

d. Simbol arus, menunjukkan arus data, dimana bagan alir dimulai dan berakhir, keputusan dibuat, dan
cara menambah catatan penjelas bagan alir.

6
Berikut pedoman simbol untuk mempersiapkan pembuatan bagan alir.

7
8
Berikut contoh bagan alir dari sistem pemrosesan penggajian.

3. Diagram Proses Bisnis (DPB)

9
DPB adalah salah satu cara visual untuk menjelaskan langkah-langkah atau aktivitas yang berbeda dalam
proses bisnis. DPB merupakan deskripsi grafis proses bisnis yang digunakan oleh perusahaan. Berikut
beberapa simbol yang digunakan pada DPB.

Berikut contoh DPB pemrosesan penggajian di perusahaan x :

10
Daftar pustaka

Kenneth C. Laudon dan Jane P. Laudon. Sistem Informasi Manajemen, Buku 1 (edisi 10). Jakarta: Salemba Empat.

Abdul Kadir, Pengenalan Sistem Informasi, Percetakan Andi, Yogyakarta

Transaction Processing System. https://en.wikipedia.org/wiki/Transaction_processing_system#History.

www.studocu.com

11