IT for Management - Kelompok 3

BAB 6
Transaction Processing,
Functional Applications,
CRM, and Integration

IT for Management - Kelompok 3

Sekilas tentang
Transaction Processing Systems (TPS)

TPS adalah Sistem informasi komputerisasi yang dikembangkan untuk

memproses data-data dalam jumlah besar untuk transaksi bisnis rutin seperti
daftar gaji dan inventarisasi.
TPS menghapus rasa bosan saat melakukan transaksi operasional sekaligus
mengurangi waktu, meskipun orang masih harus memasukkan data ke sistem
komkputer secara manual.
TPS merupakan sistem tanpa batas yang memungkinkan organisasi berinteraksi
dengan lilngkungan eksternal. Karena manajer melihat data-data yang dihasilkan
oleh TPS untuk memperbaharui informasi setiap menit mengenai apa yang terjadi
di perusahaan mereka. Dimana hal ini sangat peting bagi operasi bisnis dari hari
ke hari agar sistem-sistem ini dapat berfungsi dengan lancar dan tanpa interupsi
sama sekali.
TPS berkembang dari sistem informasi manual untuk sistem proses data dengan
bantuan mesin menjadi sistem proses data elektronik (electronic data processing
systems).
TPS mencatat dan memproses data hasil dari transaksi bisnis, seperti penjualan,
pembelian, dan perubahan persediaan/inventori.
TPS menghasilkan berbagai informasi produk untuk penggunaan internal maupun
eksternal. Sebagai contoh, TPS membuat pernyataan konsumen, cek gaji
karyawan, kuitansi penjualan, order pembelian, formulir pajak, dan rekening
keuangan.

IT for Management - Kelompok 3

Jenis Sistem Pemrosesan Transaksi

Pemrosesan Tumpuk (Batch processing)

Data ditumpuk dulu dalam rentang waktu tertentu, baru kemudian diproses, misalnya
data dikumpulkan antara jam 8:00 sampai dengan jam 12:00, kemudian diproses mulai
jam 14:00 sampai dengan jam 17:00.

Pemrosesan Seketika (online processing)

Data yang diperoleh dari sumber data langsung diproses pada saat diterima, yang
mungkin terjadi adalah antrian data untuk menunggu giliran, misalnya pemrosesan
yang dilakukan pada saat melakukan transaksi online di depan teller bank.

Real time processing

Pemrosesan data tidak boleh ditunda karena waktu sangat kritis, penundaan
pengolahan dapat mengakibatkan sesuatu yang fatal. Misalnya pengolahan data hasil
pemantauan aktivitas gunung berapi.

Pemrosesan hibrid (inline)

Perpaduan antara batch dan online. Misalnya pengolahan transaksi di supermarket,
dimana transaksi penjualan melalui POS (point of sale) langsung dilakukan (online),
tetapi pengolahan lebih lanjut tentang persediaan barang dilakukan setiap jam 10:00
malam.

IT for Management - Kelompok 3

Beberapa Pengembangan
Sistem Pemrosesan Transaksi
OLTP (OnLine Transaction Processing)
Menggunakan arsitektur client-server
Lebih berkembang dengan adanya teknologi internet

CIS (Customer Integrated System)

Pelanggan dapat melaksanakan transaksinya sendiri
Contoh : ATM, B2C (business-to-consumer) e-commerce

IT for Management - Kelompok 3

Tugas Pokok
Sistem Pemrosesan Transaksi

Pengumpulan Data: setiap organisasi yang ber-interaksi langsung dengan

lingkungannya dalam penyediaan jasa dan produk, pasti memerlukan sistem yang
mengumpulkan data transaksi yang bersumber dari lingkungan.
Manipulasi Data: data transaksi yang dikumpulkan biasanya diolah lebih dahulu
sebelum disajikan sebagai informasi untuk keperluan bagian-bagian dalam organisasi atau
menjadi bahan masukan sistem informasi yang lebih tinggi.
Beberapa tugas manipulasi data adalah sebagai berikut:
1. Klassifikasi: data dikelompokkan menurut kategori tertentu, misalnya menurut jenis kelamin, menurut agama,
menurut golongan, dsb.
2. Sortir: data diurutkan menurut urutan tertentu agar lebih mudah dalam pencarian data, isalnya di-sortir
menurut abjad nama, atau menurut nomer induk, dsb.
3. Perhitungan: melakukan operasi aritmetika terhadap elemen data tertentu, misalnya menjumlahkan
penerimaan dan pengeluaran setiap hari, atau menghitung jumlah hutang pelanggan, dsb.
4. Pengikhtisaran: melakukan peringkasan data (summary) seperti sintesa data menjadi total, sub-total, rata-rata,
dsb.

Penyimpanan Data: data transaksi harus di-simpan dan dipelihara sehingga

selalu siap memenuhi kebutuhan para pengguna.
Penyiapan Dokumen: beberapa dokumen laporan harus disiapkan untuk
memenuhi keperluan unit-unit kerja dalam organisasi

IT for Management - Kelompok 3

Porters Value Chain Model and

The Supply Chain

Inbound
Logistics

Operations

Outbound
Logistics

Marketing
and Sales

Service

(Material
ManagaementOperations)

(Operations)

(Material
ManagemnetOperations)

(Marketing)

(Service or
Marketing)

Pr
Ma ofit
r
g
in

Primary Activities

Firm Infrastructure / Infrastruktur Perusahaan

(Accounting, Finance, General Management)
Human Resource Management / Manajemen SDM
(Human Resources)
Technology Development / Pengembangan Teknologi
(Engineering)
Procurement / Pembelian
(Material Management-Operations)

fi t
Pro rgin
Ma

Support Activities

Bidang fungsional khas dipetakan pada

rantai nilai dari perusahaan manufaktur

IT for Management - Kelompok 3

Karakteristik utama dari

Sistem Informasi Fungsional
Terdiri dari sistem yang lebih kecil, sebuah sistem informasi
fungsional terdiri dari beberapa sistem informasi yang lebih
kecil yang mendukung kegiatan tertentu yang dilakukan oleh
masing-masing bidang fungsional
Terpadu atau independen, Aplikasi Sistem Informasi tertentu
dalam setiap bidang fungsional dapat diintegrasikan untuk
membentuk hubungan antar departemen fungsional, atau
mereka dapat benar-benar independen
Antarmuka, Sistem informasi fungsional dapat berinteraksi satu
sama lain untuk membentuk sistem informasi menyeluruh.
Beberapa antarmuka sistem informasi fungsional dapat
berhubungan dengan lingkungan di luar organisasi. Sebagai
contoh, sistem informasi sumber daya manusia dapat
mengumpulkan data tentang pasar tenaga kerja
Mendukung tingkat yang berbeda, Aplikasi Sistem Informasi
mendukung tiga tingkat kegiatan organisasi: operasional,
manajerial, dan strategis

IT for Management - Kelompok 3

Komputerisasi
Proses Transaksi Rutin
Transaction Processing System (TPS)
mendukung proses transaksi
monitor, mengumpulkan, menyimpan,
memproses, dan menyebarkan informasi
untuk semua
termasuk transaksi akuntansi dan
keuangan, penjualan, pegawai dan
kegiatan produksi

IT for Management - Kelompok 3

Tujuan dari TPS

(Transaction Processing System)
memberikan semua informasi yang diperlukan oleh hukum
dan/atau pembuat kebijakan organisasi untuk menjaga
bisnis berjalan dengan benar dan efisien
memungkinkan operasi yang efisien dan efektif dari
organisasi
menyediakan dokumen-dokumen dan laporan yang tepat
waktu
meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan
menyediakan data yang diperlukan untuk sistem taktis dan
strategis seperti DSS aplikasi (Decision Support
System/Sistem Pendukung Keputusan)
memastikan keakuratan dan integritas data dan informasi
melindungi aset dan keamanan informasi

IT for Management - Kelompok 3

Karakteristik dari TPS

(Transaction Processing System)
Volume data yang di-proses relatif sangat besar.
Kapasitas penyimpanan data (database) tentu sangat besar.
Kecepatan pengolahan di-perlukan sangat tinggi agar data yang banyak
bisa diperoses dalam waktu singkat.
Sumber data umumnya internal dan keluarannya umumnya untuk
keperluan internal.
Pengolahan data biasa dilakukan periodik, harian, mingguan, bulanan, dsb.
Orientasi data yang dikumpulkan umumnya mengacu pada data masa lalu.
Masukan dan keluaran terstruktur, data diformat menurut suatu standar.
Komputasi tidak terlalu rumit.
memproses informasi secara teratur
tingkat keakuratan, integritas, dan keamanan data sangat diperlukan

IT for Management - Kelompok 3

Manfaat pengolahan transaksi

Internet
Fleksibilitas untuk mengakomodasi pertumbuhan yang tak
terduga dalam memproses tuntutan
Efektivitas biaya bahkan untuk jumlah kecil
Interaktif, penagihan otomatis, memungkinkan perusahaan
untuk menawarkan layanan kepada siapa pun, bukan hanya
pelanggan
Tepat waktu pencarian dan analisis database besar
Data multimedia seperti gambar dan suara yang ditangani
secara efektif dan efisien
Throughput/bandwidth data yang tinggi untuk mendukung
permintaan data dengan ukuran file yang besar
Waktu respon cepat
Efektif penyimpanan data grafis besar dan database video

IT for Management - Kelompok 3

Tugas khusus dalam

Pengolahan Transaksi
Customer
Customer
Makes
Makes aa
Purchase
Purchase
POS
POS
Terminal
Terminal

Terminal
Terminal
File
File

Product
Product
Processing
Processing
System
System
Master
Master
Files
Files

Inventory
Inventory
Files
Files
Department
Department
Sales
Sales Files
Files

IT for Management - Kelompok 3

Aplikasi TI Inovatif dalam

Bidang Fungsional
Mengelola operasi/produksi dan logistik
mengubah input menjadi output yang berguna
sistem informasi yang mendukung sangat
beragam
berkaitan dengan keuangan dan penjualan,
teknik dan desain, serta pembelian dan logistik

IT for Management - Kelompok 3

Typical TPS of a Manufacturer

Purchasing
Purchasing
Order
Order

Vendors
Vendors
Receiving
Receiving
Goods
Goods
Accounts
Accounts
Payable
Payable

ManufacManufacturing
turing

Payroll
Payroll

Inventory
Inventory
Shipping
Shipping
Customer
Customer
Order
Order

Customers
Customers

Accounts
Accounts
Receivable
Receivable

Taxes
Taxes

General
General
Ledger
Ledger
Periodic
Periodic
Statements
Statements

Fixed
Fixed
Assets
Assets

IT for Management - Kelompok 3

In-House Logistics and

Material Management
Inventory Management
Manajemen persediaan menentukan berapa banyak
persediaan. Kelebihan stok bisa mahal; begitu juga
kondisi kekurangan stok.

Quality Control
memberikan informasi tentang kualitas bahan dan suku
cadang yang masuk, serta kualitas produk setengah jadi
dan produk jadi
Sistem tersebut mencatat semua hasil inspeksi. Mereka
juga membandingkan hasil aktual untuk pengukuran

IT for Management - Kelompok 3

Planning Production/Operations
Perencanaan Produksi/Operasi

Material Requirements Planning (MRP) - Perencanaan Kebutuhan Material

mekanisme untuk menghitung material yang dibutuhkan, kapan diperlukan dan berapa
banyak

Manufacturing Resource Planning (MRP II) - Perencanaan Sumber Daya Manufaktur

Metode terkomputerisasi untuk perencanaan simultan terhadap semua sumber daya
dalam sebuah perusahaan, meliputi financials, manufacturing dan manajemen distribusi

Just-in-Time Systems
adalah suatu sistem produksi yang dirancang untuk mendapatkan kualitas, menekan
biaya, dan mencapai waktu seefisien mungkin dengan menghapus seluruh jenis
pemborosan yang terdapat dalam proses produksi sehingga perusahaan mampu
menyerahkan produknya (baik barang maupun jasa) sesuai kehendak konsumen tepat
waktu

Project Management

adalah proses planning, organising dan managing task atau tugas untuk mencapai tujuan yang
ditetapkan, berdasarkan waktu, resource maupun biayanya.

Short-Term Schedules

mempunyai tugas untuk menjadwalkan alokasi pemroses di antara proses ready di memori utama.
Penjadwalan dijalankan setiap terjadi di pengalihan proses untuk memilih proses berikut yang harus
dijalankan.

IT for Management - Kelompok 3

Channel Systems
Sistem saluran (dalam pemasaran) adalah semua
sistem yang terlibat dalam proses mendapatkan
produk atau layanan kepada pelanggan dan
berurusan dengan kebutuhan semua pelanggan.
Pelanggan adalah raja (queen)

Profil pelanggan dan analisis preferensi

Calon daftar pelanggan dan database pemasaran
Penyesuaian massal
Target Iklan di Web
Sistem Layanan Pelanggan dan Automated Help Desk
(aplikasi EC)

IT for Management - Kelompok 3

Channel Systems
Telemarketing
Capabilities/kemampuan
kontak personal dengan pelanggan
memungkinkan pelanggan untuk membeli sesuai dengan
kenyamanan mereka
efektif dalam menginformasikan pelanggan tentang produk dan
jasa perusahaan

Limitations/keterbatasan

biaya bisa tinggi

sulit untuk menemukan telemarketer yang baik
dapat dilihat oleh banyak orang sebagai gangguan
tantangan dalam mencapai/menemui orang

IT for Management - Kelompok 3

Distribution Channels
adalah cara mengantarkan barang atau produk agar
sampai ke tangan konsumen.
Tujuannya adalah agar konsumen dapat memperoleh
barang atau produk yang diinginkan dengan mudah.
Manajemen saluran distribusi
DSS model sering digunakan untuk mendukung keputusan
untuk mencapai sebuah perusahaan, atau subkontraktor

Meningkatkan penjualan di toko retail

menggunakan IT, mungkin untuk memperbaiki situasi
dengan rekayasa ulang usaha dengan proses pemeriksaan

IT for Management - Kelompok 3

Marketing Management
Manajemen Pemasaran adalah salah satu kegiatan
pokok yang dilakukan oleh perusahaan untuk
mempertahankan kelangsungan perusahaannya,
berkembang, dan mendapatkan laba.

Harga produk atau jasa

Produktivitas tenaga penjual
Produktivitas perangkat lunak
Analisis profitabilitas produk dan pelanggan
Analisis penjualan dan tren
Produk baru, Layanan, dan perencanaan pasar

IT for Management - Kelompok 3

Managing the Accounting and

Finance Systems
Mengelola akuntansi dan sistem keuangan
STRATEGIC SYSTEMS
Lingkungan Internal

a. Strategic Planning b. Ratios and Financial Health

c. Merger and Acquisition Analysis

INTERNAL
ENVIRONMENT
Top Management
Operation/
Production
Marketing
HRM
Engineering

TACTICAL SYSTEMS
a.
b.
c.
e.
g.

Budgeting Preparation and Control

Investment Management
Capital Budgeting d. Cost Analysis and Control
Tax Management
f. Auditing
Financial Planning

OPERATIONAL AND
TRANSACTION PROCESSING
SYSTEMS
a.
c.
d.
e.
g.

The General Ledger

b. Sales Order Processing
Accounts Payable and Receivable
Receiving and Shipping
Payroll
f. Inventory Management
Periodical Reports & Statements

Lingkungan External

EXTERNAL
ENVIRONMENT
IRS
SEC
Vendors
Clients
CPA Companies
Suppliers
Customers
Business Partners

IT for Management - Kelompok 3

Financial Planning and Budgeting

Perencanaan keuangan dan Penganggaran

Financial and economic forecasting/

Kondisi keuangan dan ekonomi
Planning for incoming funds/
Perencanaan untuk dana masuk
Budgeting preparation and operation/
Persiapan penganggaran dan operasi
Capital budgeting decision/
Keputusan penganggaran modal

IT for Management - Kelompok 3

Investment Management
Manajemen Investasi

Access to financial and economical reports/Akses

informasi keuangan dan ekonomi
Mesin pencari internet untuk menemukan data keuangan
Internet directories and yellow pages
Software untuk pemantauan, menafsirkan, menganalisis
data keuangan, dan mengingatkan manajemen

Financial analysis/Analisa keuangan

Treasury risk management systems (TRMS)/ Sistem
manajemen risiko

IT for Management - Kelompok 3

Control and Auditing

Budgetary control
Pengawasan Anggaran adalah penilaian suatu rencana anggaran keuangan (rencana kerja)
dibandingkan dengan pelaksanaannya; berdasarkan penilaian tersebut, diperoleh
kesimpulan, yaitu rencana anggaran telah atau belum dilaksanakan dengan efektif dan
efisien

Auditing
adalah suatu proses yang sistematis untuk memperoleh dan menilai bukti-bukti secara
objektif, yang berkaitan dengan asersi-asersi tentang tindakan-tindakan dan kejadiankejadian ekonomi.

Financial ratio/healty analysis

merupakan bentuk atau cara umum yang digunakan dalam analisis laporan keuangan
dengan kata lain diantara alat-alat analisis yang selalu digunakan untuk mengukur
kekuatan atau kelemahan suatu perusahaan di bidang keuangan

Profitability analysis and cost control

bertujuan untuk mengukur kemampuan perusahaan dalam memperoleh laba, baik dalam
hubungannya dengan penjualan, assets, maupun modal sendiri. Cost Control dapat
memberikan kontribusi yang sangat optimal bagi pencapaian tingkat profitabilitas yang
optimal pula karena selisih antara total revenue dengan total cost memberikan kontribusi
pada pencapaian laba

IT for Management - Kelompok 3

Recruitment
Position inventory
berisi daftar semua posisi yang kosong/terbuka, jabatan,
bagian, tugas, dan keterampilan yang diperlukan.

Employee selection
adalah usaha pertama yang harus dilakukan perusahaan
untuk memperoleh karyawan yang qualified dan
kompeten untuk menjabat serta mengerjakan semua
pekerjaan pada perusahaan, inilah yang mendorong
pentingnya pelaksanaan seleksi penerimaan karyawan
baru bagi setiap perusahaan.

Using the Internet/menggunakan Internet

IT for Management - Kelompok 3

Human Resources
Maintenance and Development
Performance evaluation
Training and human resources
development
Turnover, tardiness, and
absenteeism analyses

IT for Management - Kelompok 3

Human Resources
Planning and Management
Personnel planning
Succession planning
Labor-management negotiations
Benefits administration

IT for Management - Kelompok 3

Internet Applications
Eddify Corporations employee service systems
allows users to access information via PCs, voicerecognition phone, kiosks, or faxes.
Oracle corporation conducts its flexible benefits
enrollment program on the intranet
Apple Computers Inc. conducts extensive education
and development activities on the intranet,
including a remote management-training program

IT for Management - Kelompok 3

Reasons for Integration

Helps to reduce cost
Helps to increase employees productivity
Helps to facilitate information sharing
and collaboration which are necessary for
improving customer service
IT helps CRM

IT for Management - Kelompok 3

Customer Relationship
Management (CRM)
The companys success depends on effectively
managing relationship with customers
Relationship marketing
overt attempt of exchange partners to build a longterm association, characterized by purposeful
cooperation and mutual dependence on the
development of social, as well as structural, bongs
include the concepts of loyalty and trust

IT for Management - Kelompok 3

How is CRM Practiced?

Know who the companys current and
potential customers are
Know who is a good customer, and
who are the most profitable customers
for the business
Know why a certain customer is in the
market, why he or she does business
with the company, what the customers
like and dislike about he business

IT for Management - Kelompok 3

The Enabling Role of IT

Using intelligent agent technology, American Airlines
generates personalized Web pages for each of about
800,000 registered travel-planning customers
Manchester Metropolitan University tracks a population of
30,000 students, manages modular courses, and keeps the
student management systems updated by databases and
parallel processing
Charles schwabs call center handles effectively over 1
million customer calls every day
State Farm Insurance Co. manages several initiatives for
retaining customers by a computerized incentives system

IT for Management - Kelompok 3

CRM Activities and IT Support

CRM Activity (Sample)

IT Support

Information about choice of

doctors, hospitals, and alternative
medicine offered by HMOs.

Internet; online customer

survey; groupware; expert
systems for giving advice.

Customized information and

services in many languages;
discounts based on healthy
lifestyle; appointment reminders;
information on doctors; and
medical research. Help center to
solve HMO member problem

E-mail; data warehouse for

customer information; data
mining; intelligent translating
systems; search engines on the
Web help center.

Web-based integrated call centers;

quick reply to customers inquiries

Facilitates help-desk activities;

intelligent agents for answering
FAQs

IT for Management - Kelompok 3

CRM Activities and IT Support

CRM Activity (Sample)
Monitoring of customers orders
inside the company.
Appointment of account managers;
creation of specialized teams (BPR)
Seminars and educational activities
for customers
Self-tracking of shipments and
orders.
Segmenting of customers
Matching customers with products
and services.

IT Support
Workflow software for
planning and monitoring;
intranets
Expert systems for advice;
groupware for collaboration.
Online training; Internet.
Web-based training software;
workflow
Data mining in data
warehouses.
Web-based intelligent agents.

IT for Management - Kelompok 3

CRM Activities and IT Support

CRM Activity (Sample)

IT Support

Customizing products to suit

customers specific needs.

Intelligent agents to find what

customer wants; CAD/CAM to
reduce cost of customization

Customer discussion forums.

Chat room; sponsored

newsgroups.

Loyalty programs for repeat

customers.

Data warehouses and data

mining of customers activities;
smart cards that record
purchasers activities.

Customer participation in product

(service) development.

Online surveys; newsgroups;

chat room; e-mail

Proactive approach to customers

based on their activity level.

Data warehouse; data mining.