NAMA: HAMZAH ARMADAN

NIM: A031171335

BAB II

SISTEM PEMROSESAN TRANSAKSI

Sistem Pemrosesan Transaksi atau Transaction Processing System adalah bagian

dari sistem informasi yang merupakan sebuah sistem yang menjalankan dan mencatat transaksi
rutin harian yang diperlukan untuk menjalankan bisnis. Contohnya adalah seperti memasukkan
pesanan penjualan, pemesanan hotel,penggajian , pencatatan karyawan dan pengiriman.

Tujuan utama dari sistem pada tingkat ini adalah untuk menjawab pertanyaan rutin dan
melacak arus transaksi yang melalui organisasi. Pada tingkat operasional, tugas, sumber daya, dan
tujuan ditentukan sebelumnya dan sangat terstruktur. Keputusan untuk memberikan kredit kepada
pelanggan, contohnya, dilakukan oleh pengawas tingkat yang lebih rendah sesuai dengan kriteria
yang telah ditetapkan sebelumnya. Yang harus ditentukan adalah apakah pelanggan memenuhi
kriteria.

Manajer butuh sistem untuk memonitor status operasional internal dan hubungan
perusahaan dengan lingkungan eksternal. Sistem Pemrosesan Transaksi juga merupakan pembuat
utama informasi bagi jenis sistem lainnya.Sistem Pemrosesan transaksi seringkali sangat penting
bagi bisnis sehingga kegagalan sistem selama beberapa jam dapat mengakibatkan kejatuhan
perusahaan dan mungkin perusahaan lain yang berhubungan dengannya.

Karakteristik SPT (Sistem Pemrosesan Transaksi )

Sistem pemrosesan transaksi sangat diperlukan oleh setiap perusahaan, orgsnisasi, instansi
pemerintah, atau institusi apapun untuk mengolah data – data induk dan transaksi. Bila perusahaan
dapat membangun sistem pemrosesan transaksi dengan baik, maka perusahaan juga dapat
memanfaatkanya dengan baik juga.

SPT memiliki karakteristik yaitu :

• SPT berfungsi mencatat data ke dalam basis data. Data yang dicatat meliputi data induk dan
data transaksi. Data induk adalah data yang lengkap dan dapat berdiri sendiri, misalnya data
pegawai, dat barang dagangan dan data pelanggan. Data transaksi adalah data yang digunakan
untuk mencatat transaksi. Transaksi dalah berbagai perubahan atau peristiwa yang terjadi di
perusahaan.

• SPT digunakan oleh para pemakai akhir ( end user ), yang terdiri dari operator ( misalnya kasir,
teller bank dan resepsionis hotel ) atau para manajer pelaksana.
• SPT menyajikan informasi atau laporan yang bersifat baku atu standar tidak mengandung
banyak variasi. Contoh : kasir hanya menyediakan nota penjualan yang terdiri dari secarik kertas,
begitu juga dengan informasi yang dihasilkan oleh ATM.

• SPT diperlukan hampir setiap hari , karena dlam suatu perusahaan transaksi selalu terjadi dan
setiap transaksi yang terjadi harus dicatat.

• SPT berguna untuk pembuatan keputusan yang terstruktur. keputusan yang terstruktur adalah
keputusan yang timbul karena masalah yang sudah jelas dan jalan keluar juga jelas. Contoh:
penjualan tiket pesawat, pelayanan bank melalui ATM, pencatatan tagihan telepon.

• SPT memerlukan perangkat input dan output yang sangat bervariasi mulai dari komputer, mesin
ATM, telpon dan perankat lain yang dalam masa depan akan semakin bervariasi dan mudah dig
SPTunakan.

Tujuan SPT ( Sistem Pemrosesan Transaksi )

Mencatat Data Dan Transaksi

Sistem pemrosesan transaksi dirancang dan diterapkan perusahaan, memiliki beberapa tujuan.
Tujuan SPT yaitu :

· Mencatat setiap transaksi yang terjadi dalam perusahaan. Tidak hanya transakai jual beli,
tetapi juga berbagai perubahan data, misalnya perubahan harga jual barang dagangan.

· Mempercepat proses yang terjadi dalam perusahaan. Misalnya sebuah biro perjalanan akan
menjual tiket perjalanan ke tujuan tertentu.

· Menyediakan informasi atas kegiatan operasional dengan akurat dan tepat waktu.

· Meningkatkan kinerja dan layanan perusahaan. Contoh: perusahaan pengiriman barang

dapat memberikan informasi bagi para pelangganya, perjalanan barang yang dikirimnya. Informasi
dapat diakses melalui internet atau sms.

Kegiatan Utama SPT

SPT mencatat data ke dalam basis data. Data yang dicatat dapat berbentuk macam –
macam, misalnya huruf, angka, tanda bahkan gambar dan suara. Dengan adanya kemajuan di
bidang komputer, dat dicatat ke dalam sistem komputer, tidak lagi dalam bentuk aslinya, tetapi
sudah diubah ke dalam bentuk digital yang hanya dapat dibaca oleh komputer. Dan bentuk digital
ini disimpan dalam media yang khusus dibuat untuk menampung data, diantaranya adalah disket,
hardisk, CD, flash memori, dan magnetic tape atu kaset.

Data disimpan dengan suatu metode yang sistematis, sehingga sewaktu – waktu diperlukan
lagi dapat diambil dengan cara cepat dan akurat. Biasanya data disimpan dalam bentuk tabel,
seperti halnya dengan daftar tamu dan daftar presensi. Tabel terdiri dari beberapa baris dan setiap
baris terdiri dari beberapa kolom. Baris menggambarkan entitas ( misalnya satu orang mahasiswa
) dan kolom menggambarkan ciri atau atribut ( misal nomor mahasiswa ).

Data dapat dicatat dengan beberapa cara, yang masing – masing cara dapat dikelompokan
ke dalam metode langsung dan tidak langsung. Metode tidak langsung memerlukan keyboard
sehingga antara data asli dengan komputer ada data tambahan, yaitu penekanan tombol keyboard
oleh operator. Misalnya seorang nasabah menabung uang dan menyerahkan kepada teller dengan
mengisi formulir setor. Teller akan menuliskan beberapa informasi yang ada di formulir ke dalam
sistem komputer dengan menggunakan keyboard. Inilah yang disebut tidak langsung. Sedangkan
metode langsung tidak memerlukan penekanan pada keyboard oleh operator. Contohnya seorang
kasir supermarket menginput barang – barang yang dibeli oleh pembeli, dengan menggunakan alat
yang disebut bar code reader (pembaca kode bar) karena setiap barang sudah ditempel kode bar.

Memproses Data

Memproses data merupakan kegiatan memanipulasi data agar diperoleh informasi yang
diperlukan. Kegiatan memanipulasi data dapat berupa kegiatan aritmatika (menambah,
mengurang, mengalikan, membagi, menjumlah ) atau kegiatan manual ( meringkas, mengurutkan,
memisah, menggabung, menghapus dan menyisipkan ).

Pemrosesan data dapat dilakukan secara manual maupun menggunakan komputer. Pengolahan
data menggunakan komputer jauh lebih baik dibandingkan secara manual, karena konsisten, tidak
terpengaruh emosi, cepat dan teliti.

Pemrosesan dat dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu cara batch process ( sequantial processing
) dan cara online ( real time ). Cara batch dilakukan dengan mengumpulkan data terlebih dahulu,
baik secara fisik maupun secara digital dalam komputer, dan secara berkala akan diolah misalnya
setelah terkumpul data tertentu. Car ini tidak memerlukan biaya yang mahal bahkan ukup dengan
satu komputer. Misalnya suatu perusahaan mencatat data transaksi penjualan secara manual dalam
faktur penjualan. Faktur selama satu hari lalu dikumpulkan, lalu esok paginya diinput dalam
komputer dan diproses.

Cara online dilakukan setelah data transaksi dicatat. Contoh: pada waktu seseorang
mengambil uang melalui ATM, datnya akan diperbarui setelah orang tersebut berhasil mengambil
uangnya. Cara ini memerlukan alat yang lebih mahal, karena hrus tersedia beberapa mesin atau
komputer yang saling terhubung.

Menghasilkan Informasi Baku

Fungsi terakhir dalam SPT adalh menghasilkan laporan yan bentuknya sudah baku. Laporan dap[at
berbentuk hard copy ( tercetak ) maupun soft copy ( tampilan di komputer atu suara ). Laporan
yang dihasilkan oleh mesin ATM dan cash register sangat baku dan tidak banyak variasinya.
Waktu pelaporan sudah ditentukan baik secara berkala ( seminggu sekali ) maupun setelah suatu
kejadian ( setelah transaksi penjualan dicatat ).

Komponen Sistem Pemrosesan Transaksi

Komponen sistem pemrosesan transaksi adalah sebagai berikut :

Prosedur

Prosedur adalah serangkaian kegiatan yang sudah dibakukan untuk menangani suatu
peristiwa atau transaksi. Serangkaian kegiatan ini terdiri atas beberapa urutan langkah yang tidak
dapat dibalik. Sebagai contoh, sistem penjualan barang di supermarket. Prosedurnya adalah: (1)
pembeli memilih dan mengambil barang, (2) membawanya kekasir untuk diinput, (3) membayar,
lalu (4) membawa keluar barang belanjaannya. Urutan langkah dari (1) sampai (4) tersebut tidak
dapat ditukar, misalnya pembeli membayar terlebih dahulu, baru memilih barangnya, atau
membawa keluar dulu barangnya.

Perangkat Pemroses

Sistem Pemrosesan Transaksi bertugas mencatat dan memroses data dalam jumlah besar.
Pemrosesan memerlukan perangkat khusus, agar dapat dilakukan dengan cepat, akurat, dan
meyakinkan. Saat ini perangkat yang paling banyak digunakan dalam memroses data dalam jumlah
besar adalah komputer.

Pemrosesan dapat dilakukan dengan dua metode pokok, yaitu batch processing (sering juga
disebut dengan sequential processing) dan real-time processing (sering disebut dengan on-line
processing). Batch processing dilakukan dengan cara mencatat dan mengumpulkan data secara
periodik (bisa jam-jaman, bisa harian, atau bahkan bulanan), lalu diolah sekaligus secara bersama-
sama. Pemrosesan model batch ini cocok digunakan untuk informasi yang tidak harus bersifat up-
to-date, misalnya adalah nilai ujian mahasiswa. Real-time processing dilakukan dengan cara
mencatat data pada saat transaksi berlangsung dan langsung mengolahnya, sehingga dapat segera
dihasilkan informasi. Pengolahan data model ini diperlukan untuk informasi yang harus bersifat
up-to-date. Informasi seperti ini misalnya adalah informasi mengenai saldo bank.

Dokumen

Dokumen adalah media yang digunakan untuk mencatat data dan menghasilkan informasi.
Dokumen dapat berbentuk hardcopy ( misalnya formulir dalam bentuk cetakan dikertas) maupun
softcopy (misalnya tampilan di layar komputer dan suara yang dapat didengarkan melalui telepon).
Dokumen digunakan untuk menyampaikan informasi atau menyampaikan perintah kepada pihak
lain.
Sistem Pengendalian Internal

Sistem pengendalian internal merupakan berbagai perangkat dan prosedur yang digunakan
perusahaan untuk menjamin agar sistem informasi tetap dapat digunakan dengan baik. Agar tetap
terjaga kualitasnya, sistem informasi harus dilengkapi dengan sistem pengendalian internal.

Tujuan utama sistem pengendalian internal adalah :

ü Melindungi harta kekayaan perusahaan, baik yang berwujud maupun tidak.

ü Meningkatkan kehandalan dan kualitas informasi yang dihasilkan oleh

sistem

ü Meningkatkan efisiensi dan efektivitas kegiatan perusahaan.

ü Meningkatkan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan.

ü Ada lima proses dalam sistem pengendalian internal, yaitu :

ü Komitmen atau perhatian manajemen puncak untuk menyelenggarakan sistem pengendalian.

ü Lingkungan pengendalian yang kondusif sehingga memudahkan dilaksanakannya sistem

pengendalian.

ü Komunikasi yang baik di antara berbagai pihak yang memakai sistem pengolahan transaksi.

ü Monitoring terhadap pelaksanaan sistem maupun pengendalian.

ü Evaluasi terhadap penyelenggaraan sistem.

Basis Data

Basis data adalah sekumpulan tabel yang saling berkait. Sebuah tabel berisi data yang sejenis,
misalnya tabel barang, berisi data barang secara lengkap, tabel karyawan berisi data karyawan
secara lengkap, dan seterusnya. Antara tabel satu dengan tabel lainnya harus dapat dihubungkan,
sehingga dapat menghasilkan informasi baru. Setiap sistem informasi memerlukan basis data.
Basis data yang baik dapat menghasilkan informasi yang baik juga.

Karakterisitik Data dan Informasi

Selama ini data dan informasi yang sering kita dapatkan berbentuk tulisan, yaitu huruf dan
angka. Dengan perkembangan teknologi, terutama teknologi komputer dan multimedia, data dan
informasi tidak hanya berbentuk tulisan, tetapi sudah lebih bervariasi, yaitu berbentuk gambar,
suara, warna, sinar, getaran, dan sebagainya.

Informasi yang baik tidak hanya diperlukan oleh manajemen perusahaan, tetapi juga
diperlukan oleh pihak internal dan eksternal lainnya. Misalnya, dari pihak internal, karyawan
perusahaan ingin mengetahui seberapa banyak rencana produksi bulan ini, sehingga perlu
disiapkan berapa banyak bahan baku dan berapa banyak karyawan. Dari pihak eksternal contohnya
adalah bank yang akan memberi kredit kepada perusahaan. Dalam hal ini, informasi menjadi suatu
sumber daya yang sama pentingnya dengan sumber daya yang lain seperti dana, aktiva, dan sumber
daya manusia.

Contoh SPT

Bagi manajemen, sistem informasi harus dapat memberi nilai lebih kepada pelanggan dan
pemasok, sehingga dapat menciptakan hal-hal berikut ini :

 Membatasi perusahaan lain untuk masuk ke dalam industri tempat perusahaan berada.

 Menciptakan switching cost kepada pelanggan.

 Menciptakan switching cost kepada pemasok.

 Meningkatkan efisiensi di dalam perusahaan.

Sebagai contoh adalah dunia perbankan. Bagi nasabah bank yang sudah lama menjadi
nasabah bank tertentu, akan kesulitan bila harus pindah ke bank lain. Nasabah tersebut harus
berurusan dengan masalah-masalah administrasi, yaitu pendaftaran. Masalah lain adalah
perbedaan layanan yang disediakan oleh bank yang baru. Apabila bank yang lama sudah dapat
member layanan yang memuaskan, maka tidak ada alasan bagi nasabah tersebut untuk pindah ke
bank lain. Berbagai pengorbanan yang dikeluarkan atau dilakukan oleh nasabah untuk berpindah
ke bank lain disebut dengan switching cost.

Switching cost juga dapat terjadi pada pemasok. Apabila pemasok memutuskan untuk
menghentikan layanan kepada pelanggan dan mencari pelanggan lain, akan menyebabkan
pemasok tersebut mengeluarkan biaya tambahan atau perlakuan khusus. Sistem informasi juga
harus dapat mempercepat proses di dalam perusahaan, meningkatkan akurasi informasi, dan
memudahkan karyawan mengerjakan pekerjaan.

SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL

Sistem Pengendalian Internal adalah Suatu perencanaan yang meliputi struktur organisasi
dan semua metode dan alat-alat yang dikoordinasikan yang digunakan di dalam perusahaan dengan
tujuan untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data
akuntansi, mendorong efisiensi, dan membantu mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen
yang telah ditetapkan.
Dari definisi di atas dapat kita lihat bahwa tujuan adanya pengendalian internal :
1. Menjaga kekayaan organisasi.
2. Memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi.
3. Mendorong efisiensi.
4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

Dilihat dari tujuan tersebut maka sistem pengendalian internal dapat dibagi menjadi dua yaitu
1. Pengendalian Internal Akuntansi (Preventive Controls
2. Pengendalian Internal Administratif (Feedback Controls).

Penjelasan atas pengendalian internal di atas, yaitu:

1. Pengendalian Internal Akuntansi dibuat untuk mencegah terjadinya inefisiensi yang tujuannya
adalah menjaga kekayaan perusahaan dan memeriksa keakuratan data akuntansi. Contoh : adanya
pemisahan fungsi dan tanggung jawab antar unit organisasi.
2. Pengendalian Administratif dibuat untuk mendorong dilakukannya efisiensi dan mendorong
dipatuhinya kebijakkan manajemen.(dikerjakan setelah adanya pengendalian akuntansi) Contoh :
pemeriksaan laporan untuk mencari penyimpangan yang ada, untuk kemudian diambil tindakan.

Unsur-Unsur Pengendalian Internal

1.Lingkungan Pengendalian
2.Sistem Akuntansi
3.Prosedur Pengendalian

Lingkungan Pengendalian
Lingkungan Pengendalian dari suatu organisasi menekankan pada berbagai macam faktor yang
secara bersamaan mempengaruhi kebijakan dan prosedur pengendalian.
1. Filosofi dan Gaya Operasional Manajemen
Filosofi adalah seperangkat keyakinan dasar yang menjadi parameter bagi perusahaan dan
karyawannya. (menggambarkan apa yang seharusnya dikerjakan dan yang tidak dikerjakan). Gaya
Operasional mencerminkan ide manajer tentang bagaimana kegiatan operasi suatu perusahaan
harus dikerjakan. (Filosofi perusahaan dikomunikasikan melalui gaya operasi manajemen)
Struktur Organisasi
Salah satu elemen kunci dalam lingkungan pengendalian adalah struktur organisasi. Struktur
Organisasi menunjukkan pola wewenang dan tanggung jawab yang ada dalam suatu perusahaan.
(Desentralisasi maupun sentralisasi)
1. Dewan Komisaris Dan Audit Komite
Dewan komisaris merupakan penghubung antara pemegang saham dengan pihak manajemen
perusahaan. Pemegang saham mempercayakan pengendalian atas manajemen melalui dewan
komisaris. (jadi semuanya tergantung dari dewan komisaris)
2. Komite audit dibentuk oleh dewan komisaris untuk melaksanakan pengawasan terhadap
pelaksanaan pengendalian operasional perusahaan.

Metode Pendelegasian Wewenang Dan Tanggung Jawab

Metode pendelegasian wewenang dan tanggung jawab mempunyai pengaruh yang penting
dalam lingkungan pengendalian. Biasanya metode ini tercermin dalam suatu bagan organisasi.
1. Metode Pengendalian Manajemen
Lingkungan pengendalian juga dipengaruhi oleh metode pengendalian manajemen.
Metode ini meliputi pengawasan yang efektif (melalui peranggaran), laporan pertanggung jawaban
dan audit internal.
2. Kebijakan dan praktik kepegawaian
Kebijakan dan praktek yang berhubungan dengan perekrutan, pelatihan, evaluasi,
penggajian dan promosi pegawai, mempunyai pengaruh yang penting dalam mencapai tujuan
perusahaan sebagaimana juga dilakukan dalam meminimumkan resiko.
3. Pengaruh Ekstern
Organisasi harus mematuhi aturan-aturan yang dikeluarkan oleh pemerintah maupun pihak yang
mempunyai juridiksi atas organisasi. Hal tersebut sangat berpengaruh pada pengendalian intern
perusahaan.

Sistem Akuntansi
Sistem akuntansi tidak hanya digunakan untuk menghasilkan laporan keuangan saja, tetapi
juga menghasilkan pengendalian manajemen.

Prosedur Pengendalian
 Prosedur pengendalian merupakan kebijakan dan aturan mengenai kelakuan karyawan
yang dibuat untuk menjamin bahwa tujuan pengendalian manajemen dapat tercapai.
Secara umum prosedur pengendalian yang baik terdiri dari :
1. Penggunaan wewenang secara tepat untuk melakukan suatu kegiatan atau transaksi.
2. Pembagian tugas.
3. Pembuatan dan penggunaan dokumen dan catatan yang memadai.
4. Keamanan yang memadai terhadap aset dan catatan.
5. Pengecekan independen terhadap kinerja.
Penjelasan tentang porosedur pengendalian di atas, yaitu:
1. Penggunaan Wewenang Secara Tepat
Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang
memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu dalam
organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas
terlaksananya setiap transaksi. Dengan adanya pembagian wewenang ini akan mempermudah jika
akan dilakukan audit trail, karena otorisasi membatasi aktivitas transaksi hanya pada orang-orang
yang terpilih. Otorisasi mencegah terjadinya penyelewengan transaksi kepada orang lain.

2. Pembagian Tugas
Pembagian tugas memisahkan fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi
(pencatatan). Dan suatu fungsi tidak boleh melaksanakan semua tahap suatu transaksi. Dengan
pemisahakn fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi pencatatan, catatan akuntansi yang
disiapkan dapat mencerminkan transaksi yang sesungguhnya terjadi pada fungsi operasi dan fungsi
penyimpanan. Jika semua fungsi disatukan, akan membuka kemungkinan terjadinya pencatatan
transaksi yang sebenarnya tidak terjadi, sehingga informasi akuntansi yang dihasilkan tidak dapat
dipercaya kebenarannya, dan sebagai akibatnya kekayaan organisasi tidak terjamin keamanannya.
3. Dokumen dan Catatan yang Memadai.
Prosedur harus mencakup perancangan dan penggunaan dokumen dan catatan yang
memadai untuk membantu meyakinkan adanya pencatatan transaksi dan kejadian secara memadai.
Selanjutnya dokumen dan catatan yang memadai akan menghasilkan informasi yang teliti dan
dapat dipercaya mengenai kekayaan, utang, pendapatan dan biaya suatu organisasi.(biasanya
dilakukan berdampingan dengan penggunaan wewenang secara tepat)
4. Keamanan yang memadai Terhadap aset dan catatan.
Keamanan yang memadai meliputi pembatasan akses ke tempat penyimpanan aset dan
catatan perusahaan untuk menghindari terjadinya pencurian aset dan data/informasi perusahaan.
5. Pengecekan independen terhadap kinerja
Semua catatan mengenai aktiva yang ada harus dibandingkan (dicek) secara periodik
dengan aktiva yang ada secara fisik. Pengecekkan inni harus dilakukan oleh suatu unit organisasi
yang independen (selain unit fungsi penyimpanan, unit fungsi operasi dan unit fungsi pencatatan)
untuk menjaga objektivitas pemeriksaan.

Tujuan Sistem Pengendalian Internal

Pengendalian dalam suatu perusahaan merupakan sistem yang dapat membantu pemimpin
perusahaan dalam melaksanakan kegiatannya, sehingga dapat diarahkan pada tingkat yang paling
efisiensi dan efektif guna mencegah kecurangan, penyelewengan dan pemborosan . Penegndalian
ini berfungsi apabila di dalamnya tercakup tujuan yang merupakan arah dalam pelaksanaan
kegiatan.