Chapter 10 : Information Systems Within

Organization
10. 1 Transacti on Process System

Sistem pemrosesan transaksi (SPT) atau yang lebih dikenal dengan nama Transaction Processing Systems
adalah bentuk sistem informasi yang berfungsi merekam semua aktivitas/kejadian di dalam perusahaan.
meliputi mencatat data, memproses data dan menghasilkan informasi baku atau standart.

Sistem pemrosesan transaksi hampir selalu dimiliki oleh suatu perusahaan, organisasi, instansi
pemerintah karena di dalam suatu perusahaan atau organisasi, transaksi selalu terjadi dan setiap
transaksi yang terjadi harus dicatat.

Ada empat tugas pokok dari sistem pengolahan transaksi, yaitu:

1. Pengumpulan Data: setiap organisasi yang ber-interaksi langsung dengan lingkungannya dalam
penyediaan jasa dan produk, pasti memerlukan sistem yang mengumpulkan data transaksi yang
bersumber dari lingkungan.

2. Manipulasi Data: data transaksi yang dikumpulkan biasanya diolah lebih dahulu sebelum disajikan
sebagai informasi untuk keperluan bagian-bagian dalam organisasi atau menjadi bahan masukan sistem
informasi yang lebih tinggi.

Beberapa tugas manipulasi data adalah sebagai berikut.

– Klasifikasi: data dikelompokkan menurut kategori tertentu, misalnya menurut jenis kelamin,
menurut agama, menurut golongan, dsb,

– Sortir : data diurutkan menurut urutan tertentu agar lebih mudah dalam pencarian data, misalnya
di-sortir menurut abjad nama, atau menurut nomer induk, dsb.

– Perhitungan: melakukan operasi aritmetika terhadap elemen data tertentu, misalnya

menjumlahkan penerimaan dan pengeluaran setiap hari, atau menghitung jumlah hutang pelanggan,
dsb

– Pengikhtisaran: melakukan peringkasan data (summary) seperti sintesa data menjadi total, sub
total, rata-rata, dsb.

3. Penyimpanan data: data transaksi harus di-simpan dan dipelihara sehingga selalu siap memenuhi
kebutuhan para pengguna.

skxk
4. Penyiapan dokumen : beberapa dokumen laporan harus disiapkan untuk memenuhi keperluan unit-
unit kerja dalam organisasi.

Sistem pengolahan transaksi memiliki beberapa karakteristik, antara lain sebagai berikut:

· Volume data yang di-proses relatif sangat besar.

· Kapasitas penyimpanan data (database) tentu sangat besar.

· Kecepatan pengolahan di-perlukan sangat tinggi agar data yang banyak bisa diproses dalam waktu
singkat.

· Sumber data umumnya internal dan keluarannya umumnya untuk keperluan internal.

· Pengolahan data biasa dilakukan periodik, harian, mingguan, bulanan, dsb.

· Orientasi data yang dikumpulkan umumnya mengacu pada data masa lalu.

· Masukan dan keluaran terstruktur, data diformat menurut suatu standar.

· Komputasi tidak terlalu rumit.

* Batch processing: data yang diperoleh dari sumber Teknik pengolahan data yang biasa diperoleh
ada empat macam, yaitu:

· data biasanya dikumpulkan atau ditumpuk, lalu diproses pada waktu-waktu tertentu, misalnya
data dikumpulkan antara jam 8:00 sampai dengan jam 12:00, kemudian diproses mulai jam 14:00
sampai dengan jam 17:00.

· Online processing: data yang diperoleh dari sumber data langsung diproses pada saat diterima,
yang mungkin terjadi adalah antrian data untuk menunggu giliran, misalnya pemrosesan yang dilakukan
pada saat melakukan transaksi online di depan teller bank.

· Real-time processing: pemrosesan data tidak boleh ditunda karena waktu sangat kritis, penundaan
pengolahan dapat mengakibatkan sesuatu yang fatal. Misalnya pengolahan dari hasil pemantauan
aktivitas gunung berapi.

· Inline processing: biasa juga disebut sebagai hybrid-processing, yaitu kombinasi antara batch-
processing dan online-processing. Misalnya pengolahan transaksi di supermarket, dimana transaksi
penjualan melalui POS (point of sale) langsung dilakukan (online), tetapi pengolahan lebih lanjut tentang
persediaan barang dilakukan setiap jam 10:00 malam.

skxk
Selain itu seiring dengan perkembangan teknologi komunikasi dan teknologi internet maka dilahirkan
sistem client-server yang populer dengan nama On Line Transaction Processing (OLTP). Prosedur
pengolahan mirip dengan online-processing, perbedaan-nya adalah pada teknologi jaringan. Online
processing menggunakan arsitektur jaringan terpusat (host-based) sementara OLTP menggunakan
arsitektur client/server. Perkembangan dari OLTP melahirkan Customer Integrated System (CIS) yaitu
sistem OLTP dimana user/pengguna melakukan sendiri transaksinya secara online, misalnya sistem
mesin ATM (automatic teller machine), atau e-commerce (perdagangan lewat fasilitas elektronik).
Sistem Informasi Pemrosesan Transaksi

Sistem pemrosesan transaksi merupakan subsistem input yang mempunyai peranan penting dalam
aktivitas organisasi dengan cara mengumpulkan data dari sumber– sumber baik dari dalam maupun dari
luar lingkungan perusahaan, dan mentransformasikannya kedalam database. Transaction Processing
System (TPS) adalah sistem informasi yang terkomputerisasi yang dikembangkan untuk memproses
data-data dalam jumlah besar untuk transaksi bisnis rutin seperti daftar gaji dan inventarisasi. TPS
menghapus rasa bosan saat melakukan transaksi operasional sekaligus mengurangi waktu, meskipun
orang masih harus memasukkan data ke sistem komkputer secara manual. Sistem pemrosesan transaksi
sangat penting karena merupakan dasar sistem bisnis yang melayani level operasional dalam organisasi.
Output dari sistem ini akan menjadi input bagi sistem-sistem yang berada pada level manajemen dan
level strategis. Setiap proses bisnis dimulai dari saksi, sehingga sistem pemrosesan transaksi yang
ditempatkan oleh suatu perusahaan akan mempengaruhi proses bisnis yang dijalankan.

* Peranan Sistem Pemrosesan Transaksi terhadap Online Banking Proses transaksi online, atau OLTP ,
merujuk pada sistem yang memfasilitasi dan mengatur aplikasi berorientasi pada transaksi, biasanya
untuk entri data dan media proses transaksi. Istilah ini terkadang dwimakna; beberapa memahami
sebuah “transaksi” dalam konteks komputer atau database transaksi, sementara yang lain dalam
menentukan persyaratan bisnis atau transaksi komersial. OLTP juga telah digunakan untuk merujuk
kepada proses di mana sistem untuk segera merespon permintaan pengguna.

_____________________________________________________________________________________
_________

10.1 Transacti on Processing System (Slide)

 Transaksi

adalah acara bisnis apa pun yang menghasilkan data layak untuk ditangkap dan disimpan dalam basis
data.

 Sistem Pemrosesan Transaksi (TPS)

 Pengolahan Transaksi Online (OLTP)

skxk
Transaksi bisnis diproses secara online segera setelah mereka mendapatkan

_____________________________________________________________________________________
_________

Transaction Processing System (TPS)

Ciri-ciri TPS :
1. Pengumpulan data 'real-time' secara terus-menerus
2. Secara efisien menangani volume data yang tinggi dan variasi besar dalam volume tersebut
3. Menghindari kesalahan dan downtime
4. Merekam hasil secara akurat dan aman
5. Menjaga privasi dan keamanan
6. Otomatisasi data sumber
7. Pemrosesan batch (batch processing)
TPS memproses data menggunakan 2 cara :
1. Batch Processing
2. Online transaction processing (OLTP)

_____________________________________________________________________________________
_________

10.2 Functi onal Area Informati on System

Masing-masing departemen atau area fungsional dalam suatu organisasi memiliki koleksi sendiri
pemogram aplikasi atau sistem informasi. Masing-masing bagian sistem informasi fungsional
mendukung bagian fungsional tertentu dalam organisasi dengan meningkatkan efisiensi dari dalam
masing-masing daerah dan efektivitas. Sistem informasi bagian fungsional sering menyampaikan
informasi dalam berbagai laporan contohnya sistem informasi akuntansi, sistem informasi keuangan,
sistem informasi manajemen produksi atau operasi, sistem informasi pemasaran, dan sistem informasi
sumber daya manusia.

_____________________________________________________________________________________
_________

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI DAN KEUANGAN

Misi utama dari akuntansi dan area keuangan fungsional adalah untuk mengelola arus uang ke dalam, di
dalam dan di luar organisasi. Misi ini sangat luas karena uang terlibat dalam semua fungsi organisasi.
Oleh karena itu, sistem informasi akuntansi dan keuangan sangat beragam dan sangat luas.

skxk
1. PERENCANAAN KEUANGAN DAN PENGANGGARAN

Manajemen yang tepat dari aset keuangan adalah tugas utama dalam perencanaan keuangan dan
penganggaran. Manajer harus merencanakan untuk keduanya, memperoleh dan memanfaatkan sumber
daya.

• Keuangan dan perkiraan ekonomi

Pengetahuan mengenai persediaan dan biaya akan uang adalah kunci bahan utama untuk perencanaan
keuangan yang sukses. Proyeksi arus kas sangat penting karena mereka menginformasikan organisasi,
dana apa yang mereka butuhkan, kapan mereka membutuhkannya dan bagaimana mereka
mendapatkannya.

Dana untuk pengoperasian organisasi berasal dari berbagai sumber, termasuk investasi pemegang
saham, penjualan obligasi, pinjaman bank, penjualan barang dan jasa, pendapatan dari investasi.
Keputusan mengenai pendanaan untuk operasi yang sedang berlangsung dan investasi modal dapat
didukung oleh sistem pendukung keputusan dan aplikasi bisnis intelijen, serta sistem pakar. Banyak
paket perangkat lunak untuk melakukan perkiraan ekonomi dan keuangan yang tersedia. Banyak dari
paket aplikasi ini dapat di download dari internet, beberapa dari mereka secara gratis.

• Penganggaran

Komponen penting dari fungsi akuntansi atau fungsi keuangan adalah anggaran tahunan, yang
mengalokasikan sumber daya keuangan organisasi antara peserta dan kegiatan. Anggaran
memungkinkan manajemen untuk mendistribusikan sumber daya alam dalam cara yang terbaik untuk
mendukung misi dan tujuan organisasi.

Beberapa paket perangkat lunak yang tersedia untuk mendukung persiapan anggaran dan
mengendalikan dan memfasilitasi komunikasi antara peserta dalam proses anggaran. Lalu, mereka
secara otomatis dapat memantau kecuali untuk pola dan tren.

2. MANAGING FINANCIAL TRANSACTION

Banyak paket perangkat lunak akuntansi atau keuangan adalah kesatuan dengan bidang fungsionalnya.
Sebagai contoh PEACHTREE dari web www.peachtree.com menawarkan buku besar penjualan, buku
besar pembelian, buku kas, proses penjualan, faktur, kontrol stok, aset tetap, dan banyak lagi.
Perusahaan yang terlibat di dalam perdagangan elektronik perlu pelanggan akses data keuangan, tingkat
persediaan, dan database manufaktur. Untuk contoh Microsoft Dynamics GP menawarkan 50 modul
yang memenuhi keuangan, kebutuhan proyek, distribusi, manufaktur, dan elektronik bisnis yang paling
umum.

skxk
Organisasi, proses bisnis dan kegiatan usaha beroperasi dan mengelola, transaksi keuangan.
Pertimbangkan contoh ini :

• Bursa saham global

Pasar keuangan beroperasi di dunia, didistribusikan bursa saham elektronik yang menggunakan internet
baik untuk membeli dan menjual saham dan untuk menyiarkan harga saham.

• Mengelola beberapa mata uang

Perdagangan dunia melibatkan transaksi keuangan yang dilakukan dalam mata uang yang berbeda.
Rasio pengubahan mata uang ini terus ditingkatkan. sistem keuangan dan akuntansi memanfaatkan data
keuangan dari berbagai negara dan mengkonversi mata uang dari dan ke mata uang lain. Laporan
berdasarkan data ini, yang sebelumnya diperlukan beberapa hari untuk menghasilkan, sekarang dapat
diproduksi hanya dalam detik. Selain konversi mata uang, sistem ini mengelola beberapa bahasa juga.

• Hampir nyata

Perusahaan biasanya menutup buku mereka setiap tiga bulan, umumnya memenuhi persyaratan
peraturan. Sekarang ini banyak perusahaan ingin dapat menutup buku mereka setiap saat, dalam waktu
sangat singkat. Sistem informasi memungkinkan untuk menutup buku cepat dalam apa yang disebut
hampir nyata. Proses ini menyediakan hampir aktual informasi tentang kesehatan keuangan organisasi.

• Otomatisasi biaya pengelolaan

Otomatisasi biaya pengelolaan mengacu pada sistem yang mengotomatisasi entri data dan pengolahan
biaya perjalanan dan hiburan. Sistem otomatisasi biaya pengelolaan adalah aplikasi berbasis jaringan
yang memungkinkan perusahaan untuk cepat dan konsisten mengumpulkan informasi biaya,
menegakkan kebijakan perusahaan dan kontrak, dan mengurangi pembelian yang tidak direncanakan
serta airlanes dan biaya hotel. Mereka juga memungkinkan perusahaan untuk mengganti karyawan
mereka lebih cepat karena persetujuan pengeluaran tidak tertunda dokumentasi lemah.

3. Investment Management

Keputusan investasi mengharuskan manajer untuk mengevaluasi laporan keuangan dan ekonomi yang
disediakan oleh berbagai lembaga, termasuk lembaga federal dan negara bagian, universitas, lembaga
penelitian, dan perusahaan jasa keuangan. Selain itu, ribuan situs web menyediakan data keuangan,
banyak di antaranya gratis.

Untuk memantau, menafsirkan, dan menganalisis sejumlah besar data keuangan online, analis keuangan
menggunakan Iwo.maior tynes alat-alat TI:

(1) mesin pencari Internet dan

(2) intelijen bisnis dan perangkat lunak pendukung keputusan

skxk
4. Control and Auditing

- Kontrol anggaran.

Setelah sebuah organisasi menyelesaikan anggaran tahunannya, ia membagi uang tersebut menjadi
alokasi bulanan

- Audit.

Dua tujuan dasar Audit :

• Pantau bagaimana dana organisasi dihabiskan.

• Akses kesehatan keuangan organisasi

- Analisis rasio keuangan

Fungsi lain untuk memantau keuangan perusahaan yang sehat dengan menilai serangkaian rasio
keuangan

_____________________________________________________________________________________
_________
Information System for Marketing
Tidak mungkin melebih-lebihkan pentingnya pelanggan bagi organisasi mana pun. Oleh karena itu,
setiap organisasi yang sukses harus memahami kebutuhan dan keinginan pelanggannya dan kemudian
mengembangkan strategi pengaruhnya dan periklanan di sekitar mereka. Sistem informasi menyediakan
banyak dukungan untuk fungsi pemasaran.

_____________________________________________________________________________________
_________

Information System for Production/Operations Management

Sistem informasi untuk produksi atau manajemen

1. In house logistics and materials

– Berkaitan dengan pemesanan, pembelian, penerimaan, pengiriman

Aktivitas-aktivitasnya:

– Inventory management

– Quality control

2. Planning production and operation

skxk
– Material requirement planning (MRP): proses perencanaan yang meningkatkan manajemen
produksi, pembelian, dan persediaan dari barang interdependen

– Manufacturing resource planning (MRP II): proses perencanaan yang lebih kompleks dan
melibatkan alokasi sumber daya terkait, spt uang dan tenaga kerja

– Enterprise resource planning (ERP): konsep untuk merencanakan dan mengelola sumber daya
perusahaan meliputi dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan kapasitas yang
berpengaruh luas

3. Computer integrated manufacturing

Pengertian: otomasi, perencanaan proses manufaktur, dengan semua proses yang difungsikan dibawah
kontrol komputer dan informasi digital yang dilakukan dalam suatu sistem bersamaan.

Tujuan:

– Untuk memudahkan seluruh teknik dan teknologi produksi

– Untuk mengotomatiskan berbagai proses produksi

– Untuk meningkatkan dan mengkoordinasi semua aspek desain, produksi, and berbagai aspek lain
via computer

Product life cycle management

Pengertian: strategi bisnis yang memungkinkan produsen untuk berbagi data produk terkait yang
mendukung pengembangan dan desain produk serta rantai pasokan

_____________________________________________________________________________________
_________

Information system for human resource management

1. Recruitment

Rekrutmen adalah proses menarik, skrining, dan memilih orang yang memenuhi syarat pekerjaan. IT
membantu dalam mencari karyawan berpotensi, menyeleksi, dan menentukan orang yang akan
dipekerjakan

2. Pembangunan Sumber Daya Manusia

– Evaluated: suatu proses dimana organisasi menilai prestasi kerja para karyawanya

skxk
– Developed: seperangkat aktivitas yang sistematis dan terencana yang dirancang dalam
memfasilitasi para pegawainya dengan kecakapan yang dibutuhkan untuk memenuhi tuntutan
pekerjaan, baik pada saat ini maupun masa yang akan datang

– Training: Proses mengajarkan karyawan baru atau yang ada sekarang, ketrampilan dasar yang
mereka butuhkan untuk menjalankan pekerjaan mereka

– Retraining: proses untuk mempelajari skill baru atau lama, atay menjual skill tersebut kepada grup
sama atau personil

3. Perencanaan dan manajemen Sumber Daya Manusia

Definisi: proses menentukan kebutuhan tenaga kerja dan berarti mempertemukan kebutuhan tersebut
agar pelaksanaannya berinteraksi dengan rencana organisasi

3 area dimana IT dapat membantu

• Payroll and employees records:

Bukti transaksi yang di print atau uang yang sudah di transfer ke rekening pegawai

• Benefits administration:

jaminan kesehatan, dana pensiun, tunjangan-tunjangan lainnya

• Employee relationship management (ERM):

call center khusus untuk masalah pegawai

_____________________________________________________________________________________
_________

10.3 Enterprise Resource Planning System ( ERP System )

Sistem ERP dirancang untuk memperbaiki kurangnya komunikasi di antara area fungsional Sistem
Informasi. Sistem ERP mengatasi masalah ini dengan erat mengintegrasikan fungsional informasi area
Sistem melalui umum database.Sebagai alasan ini, sistem ERP ahli kredit wilth sangat meningkatkan
produktivitas organisasi.

Sistem ERP mengadopsi pandangan proses bisnis dari organisasi secara keseluruhan untuk intrgrate
perencanaan, manajemen, dan penggunaan semua sumber daya organisasi, yang mempekerjakan
landasan perangkat lunak yang umum dan basis data.

Tujuan utama dari sistem ERP adalah untuk memperkokoh integrasi bidang fungsional organisasi dan
untuk memungkinkan informasi mengalir mulus di antara mereka. integrasi ketat berarti bahwa
perubahan dalam satu area fungsional segera tercermin dalam semua bidang fungsional terkait
lainnya.Pada dasarnya, sistem ERP memberikan informasi yang diperlukan untuk mengontrol proses
bisnis organisasi

skxk
_____________________________________________________________________________________
_________

ERP II System (Slide)

Sistem ERP awalnya dikerahkan untuk memfasilitasi proses bisnis yang terkait dengan manufaktur,
seperti manajemen bahan baku, pengendalian persediaan, input pesanan, dan distribusi. Namun, sistem
ERP awal tidak meluas ke bidang fungsional lainnya, seperti penjualan dan pemasaran. Mereka juga
tidak mencakup kemampuan manajemen pelayanan pelanggan (CRM) yang memungkinkan organisasi
untuk menangkap informasi-pelanggan tertentu. Akhirnya, mereka tidak memberikan layanan
pelanggan Web-enabled atau pemenuhan pesanan.

Seiring waktu, sistem ERP berkembang sehingga mencakup administrasi, penjualan, pemasaran, dan
proses sumber daya manusia. Perusahaan sekarang menerapkan pendekatan perusahaan-untuk ERP
yang memanfaatkan Web dan menghubungkan semua aspek dari rantai nilai. Sistem ini disebut ERP II.

Berbagai fungsi sistem ERP II sekarang disampaikan sebagai suite e-bisnis. Vendor ERP utama telah
mengembangkan modul, Web-enabled software suite yang mengintegrasikan ERP, manajemen
pelayanan pelanggan, manajemen rantai pasokan, pengadaan, pendukung keputusan, portal
perusahaan, serta aplikasi dan fungsi.bisnis lainnya

ERP SYSTEM (SLIDE)

Merupakan sistem ERP interorganisasional yang menyediakan tautan yang didukung Web di antara
sistem bisnis utama perusahaan - seperti inventaris dan produksi - dan pelanggannya, distributor
pemasok, dan pihak terkait lainnya.

Keuntungan dan Batasan dari ERP System

Keutungan :

· Fleksibilitas dan kelincahan organisasi

Seperti yang Anda lihat, sistem ERP memecah banyak mantan silo departemen dan fungsional proses
bisnis, sistem informasi, dan sumber daya informasi. Dengan cara ini, mereka membuat organisasi lebih
fleksibel, lincah, dan adaptif.

· Pendukung keputusan

Sistem ERP memberikan informasi penting tentang kinerja bisnis di area fungsional. Informasi ini secara
signifikan meningkatkan kemampuan manajer untuk membuat lebih baik, keputusan yang lebih tepat
waktu.

· Kualitas dan efisiensi

skxk
Sistem ERP mengintegrasikan dan meningkatkan proses bisnis organisasi, menghasilkan perbaikan yang
signifikan dalam kualitas produksi, distribusi, dan layanan pelanggan.

Kerugian :

- Proses bisnis dalam perangkat lunak ERP sering ditetapkan oleh praktek-praktek terbaik
yang telah dikembangkan oleh vendor ERP. Praktek terbaik adalah solusi yang paling sukses atau
metode pemecahan masalah untuk mencapai tujuan bisnis. Sebagai perusahaan hasil mungkin perlu
mengubah proses bisnis yang ada agar sesuai dengan proses bisnis yang telah ditetapkan dimasukkan ke
dalam perangkat lunak ERP. Untuk perusahaan dengan prosedur mapan, persyaratan ini dapat
menciptakan masalah serius, terutama jika karyawan tidak ingin meninggalkan cara-cara lama mereka
bekerja dan karena itu mereka menolak perubahan.

- Sistem ERP dapat menjadi sangat kompleks, mahal, dan memakan waktu untuk di terapkan.
Bahkan, biaya dan risiko kegagalan dalam menerapkan sistem ERP baru sangat lah substansi. Beberapa
perusahaan telah mengalami kegagalan implementasi ERP dengan harga yang mahal. Kerugian besar
dalam pendapatan, laba, dan pangsa pasar telah mengakibatkan ketika proses bisnis inti dan sistem
informasi gagal atau tidak berfungsi dengan baik. Dalam banyak kasus, pesanan dan pengiriman hilang,
perubahan persediaan tidak dicatat dengan benar, dan tingkat persediaan tidak dapat diandalkan
menyebabkan turunnya saham utama terjadi.

Penyebab utama kegagalan implementasi ERP mencakup

o Kegagalan untuk melibatkan karyawan yang terkena di fase perencanaan dan pengembangan dan
dalam proses perubahan manajemen

o Mencoba melakukan lebiih cepat dalam proses konversi

o Kurangnya pelatihan dalam tugas pekerjaan baru yang dibutuhkan oleh sistem ERP

o Kegagalan untuk melakukan konversi data yang tepat dan pengujian untuk sistem baru

Mengimlementasikan System ERP :

The Vanilla Approach

Dalam pendekatan ini, perusahaan menerapkan paket ERP standar, menggunakan paket ini dibangun di
opsi konfigurasi. Ketika sistem diimplementasikan dengan cara ini, ia akan menyimpang hanya minimal

skxk
dari pengaturan paket standar. Pendekatan vanili dapat membuat pelaksanaannya lebih cepat, tetapi
sejauh mana software ini disesuaikan dengan proses tertentu organisasi terbatas.

Untungnya, implementasi vanilla menyediakan fungsi umum yang dapat mendukung proses bisnis biasa
perusahaan dengan relatif mudah, bahkan jika mereka tidak cocok untuk proses-proses tersebut.

The Custom Approach

Dalam pendekatan ini, perusahaan menerapkan sistem ERP yang lebih disesuaikan dengan
mengembangkan fungsi ERP baru yang dirancang khusus untuk perusahaan. Keputusan mengenai
tingkat ERP kustomisasi khusus untuk setiap organisasi. Untuk memanfaatkan pendekatan khusus,
organisasi harus hati-hati menganalisis proses bisnis yang ada untuk mengembangkan sebuah sistem
yang sesuai dengan organisasi karakteristik dan proses tertentu.

Selain itu, kustomisasi mahal dan berisiko karena kode komputer harus ditulis dan diperbarui setiap kali
versi baru dari perangkat lunak ERP dirilis. Pergi lebih jauh, jika kustomisasi tidak sempurna sesuai
kebutuhan organisasi, maka sistem bisa sangat sulit digunakan.

The Best of Breed Approach

Pendekatan ini menggabungkan manfaat dari vanili dan sistem kustom sambil menghindari biaya yang
luas dan risiko yang terkait dengan kustomisasi lengkap. Perusahaan yang mengadopsi ini campuran
pendekatan dan modul ERP kecocokan inti serta modul ERP diperpanjang lainnya dari penyedia
perangkat lunak yang berbeda untuk menyesuaikan terbaik proses internal mereka yang unik dan rantai
nilai.

Pada saat yang sama, ia juga dapat memilih software khusus untuk mendukung proses bisnis yang unik -
misalnya, untuk manufaktur, pergudangan, dan distribusi. Kadang-kadang perusahaan tiba di terbaik
berkembang biak mendekati dengan cara yang keras. Misalnya, Dell terbuang jutaan dolar mencoba
untuk menyesuaikan sistem ERP terintegrasi dari vendor besar untuk mencocokkan proses yang unik
sebelum menyadari bahwa yang lebih kecil, sistem yang lebih fleksibel yang terintegrasi dengan baik
dengan aplikasi perusahaan lainnya adalah jawabannya.

The best of Breed Approach : Menggabungkan manfaat vanilla dan sistem yang disesuaikan sambil
menghindari biaya dan risiko ekstensif yang terkait dengan penyesuaian lengkap

_____________________________________________________________________________________
_________

Enterprise Application Integration

skxk
Untuk beberapa organisasi, sistem ERP terintegrasi yang tidak sesuai. Situasi ini terutama berlaku bagi
perusahaan yang menemukan proses konversi dari sistem yang ada terlalu sulit atau memakan waktu.

Perusahaan tersebut, bagaimanapun, mungkin masih terisolasi sistem informasi yang harus terhubung
dengan satu sama lain. Untuk menyelesaikan tugas ini, perusahaan-perusahaan ini dapat menggunakan
integrasi aplikasi enterprise. Sebuah integrasi aplikasi enterprise (EAI) system terintegrasi sistem yang
ada dengan menyediakan perangkat lunak, yang disebut middleware, yang menghubungkan beberapa
aplikasi. Pada dasarnya, sistem EAI memungkinkan aplikasi yang ada untuk berkomunikasi dan berbagi
data, sehingga memungkinkan organisasi untuk memanfaatkan aplikasi yang ada sementara
menghilangkan banyak masalah yang disebabkan oleh sistem informasi yang terisolasi. sistem EAI juga
mendukung pelaksanaan "best of breed" solusi ERP dengan menghubungkan modul software dari
vendor yang berbeda.

_____________________________________________________________________________________
_________

Software as a service ERP Implementation

Tiga keuntungan utama menggunakan sistem ERP berbasis cloud adalah:

1. Sistem ini dapat digunakan dari lokasi manapun yang menyediakan akses Internet.

2. Perusahaan yang menggunakan ERP berbasis cloud menghindari biaya perangkat keras dan
perangkat lunak awal yang khas dari implementasi on-premise.

3. Solusi ERP berbasis cloud dapat diukur, artinya memungkinkan untuk memperluas dukungan
ERP ke proses bisnis baru dan mitra bisnis baru (misalnya, pemasok) dengan membeli modul
ERP baru.

Tiga kelemahan utama menggunakan sistem ERP berbasis cloud adalah:

1. Tidak jelas apakah sistem ERP berbasis cloud lebih aman daripada pada sistem premis

2. Perusahaan yang mengadopsi sistem ERP berbasis cloud mengorbankan kendali mereka atas
sumber daya TI strategis

3. Kurangnya kontrol atas TI sumber daya ketika sistem ERP mengalami masalah

_____________________________________________________________________________________
_________

10.4 ERP Support For Business Processes

Sistem ERP secara efektif mengsupport sejumlah proses bisnis standar. Secara khusus, sistem ERP
mengelola dari ujung ke ujung, proses lintas departemental. Sebuah proses lintas departemen adalah

skxk
salah satu yang berasal dari satu departemen dan berakhir di departemen yang berbeda atau berasal
dan berakhir di departemen yang sama tetapi melibatkan departemen lain. Contohnya adalah

• Proses pengadaan, yang berasal dari Depatment gudang dan berakhir di departemen akuntansi

• Proses pemenuhan, yang berasal dari Depatment penjualan dan berakhir di departemen akuntansi

• Proses produksi, yang berasal dan berakhir di departemen gudang tetapi melibatkan departemen
produksi juga.

_____________________________________________________________________________________
_________

The Procurement, Fullfilment, And Production Processes

Tiga umum proses lintas bisnis fungsional adalah pengadaan, pemenuhan, dan produksi di bagian ini,
kita meneliti proses-proses ini secara lebih rinci, dengan fokus pada langkah-langkah yang spesifik untuk
masing-masing

 Proses Pengadaan

Proses pengadaan berasal ketika sebuah perusahaan perlu mendapatkan barang atau jasa dari sumber
eksternal, dan itu menyimpulkan ketika perusahaan menerima dan membayar untuk mereka. Mari kita
mempertimbangkan proses pengadaan di mana perusahaan perlu untuk mendapatkan barang fisik.
Proses ini melibatkan tiga Departemen-departemen utama gudang, pembelian, dan akuntansi dan
terdiri dari langkah-langkah berikut:

• Proses berasal di departemen gudang, yang menghasilkan permintaan pembelian untuk membeli
produk yang dibutuhkan.

• Gudang meneruskan permintaan pembelian untuk departemen pembelian, yang menciptakan

pesanan pembelian dan meneruskannya ke vendor. Umumnya, perusahaan dapat memilih dari sejumlah
vendor, dan mereka memilih satu yang paling sesuai kebutuhan mereka dalam hal kenyamanan

• Jika pengiriman sesuai pesanan, maka gudang mengeluarkan dokumen penerimaan barang.

• Pada saat yang sama atau segera sesudahnya, departemen akuntansi menerima faktur dari vendor.
Akuntansi cek bahwa PO, dokumen tanda terima barang, dan faktur.

• Setelah akuntansi memverifikasi faktur, terjadilah proses pembayaran dan mengirimkannya ke vendor.

 The Order Fulfilment Process

Berbeda dengan pengadaan, di mana perusahaan membeli barang dari vendor, dalam proses
pemenuhan pesanan, juga dikenal sebagai proses cash, perusahaan menjual barang ke pelanggan.

skxk
Pemenuhan berasal ketika perusahaan menerima pesanan pelanggan, dan itu menyimpulkan ketika
menerima pembayaran dari pelanggan

Proses pemenuhan dapat mengikuti dua strategi dasar: menjual dari saham dan mengkonfigurasi untuk
memesan. Jual saham melibatkan memenuhi pelanggan langsung menggunakan barang-barang yang
berada di gudang. Barang-barang ini adalah standar, yang berarti bahwa perusahaan tidak
menyesuaikan mereka untuk pembeli. Sebaliknya, di konfigurasi untuk memesan, perusahaan
menyesuaikan produk dalam menanggapi permintaan pelanggan.

Sebuah proses pemenuhan melibatkan tiga Departemen-departemen utama: penjualan, gudang, dan
akuntansi. Langkah-langkah dalam proses pemenuhan meliputi berikut ini:

• Departement penjualan menerima permintaan pelanggan, yang pada dasarnya adalah permintaan
untuk informasi mengenai ketersediaan dan harga barang tertentu.

• Setelah penjualan menerima penyelidikan, masalah kutipan yang menunjukkan ketersediaan dan
harga.

• Jika pelanggan setuju dengan harga dan syarat, maka penjualan membuat pesanan pembelian
pelanggan dan order penjualan.

• Akhirnya meneruskan order penjualan ke gudang. Pesanan penjualan dalam dokumen antar
departemen yang membantu perusahaan melacak proses internal yang terlibat dalam memenuhi
pesanan pelanggan tertentu. Selain itu, memberikan rincian kuantitas, harga, dan karakteristik lain dari
produk.

• Gudang mempersiapkan pengiriman dan menghasilkan dua dokumen internal lainnya: dokumen
memetik, yang digunakan untuk menghapus barang dari gudang, dan packing list, yang menyertai
pengiriman dan memberikan rincian tentang pengiriman

• Pada saat yang sama, akuntansi mengeluarkan faktur untuk pelanggan.

• Proses menyimpulkan ketika akuntansi menerima pembayaran yang konsisten dengan faktur.

 The Production Process

Proses produksi tidak terjadi di semua perusahaan karena tidak semua perusahaan memproduksi barang
fisik. Bahkan, banyak bisnis membatasi kegiatan mereka untuk membeli dan menjual produk

Proses produksi dapat mengikuti dua strategi yang berbeda:

1. membuat untuk distok (make to stock)

2. membuat untuk memesan (make to order)

Membuat untuk distok terjadi ketika perusahaan memproduksi barang untuk membuat atau
meningkatkan inventarisasi; yaitu, produk jadi yang disimpan di gudang dan tersedia untuk penjualan.

skxk
Dalam cotrast, membuat untuk memesan terjadi ketika produksi yang dihasilkan oleh pesanan
pelanggan tertentu.

Perusahaan manufaktur yang memproduksi barang-barang mereka sendiri mengelola proses produksi
antar-departemen mereka di seluruh produksi dan gudang departemen. Langkah-langkah dalam proses
produksi adalah:

• Departemen gudang mengeluarkan perintah yang direncanakan ketika perusahaan perlu untuk
menghasilkan produk jadi, baik karena gudang memiliki cukup persediaan atau karena pelanggan
ditempatkan urutan tertentu untuk barang yang saat ini tidak saham.

• Setelah urutan direncanakan mencapai produksi,pengkontrol produksi kewenangan pesanan

mengeluarkan perintah produksi, yang merupakan izin tertulis untuk memulai produksi sejumlah produk
tertentu.

• Untuk merakit produk jadi, produksi memerlukan sejumlah bahan. Untuk memperoleh bahan-bahan
ini, produksi menghasilkan slip penarikan material, yang berisi daftar semua bagian yang diperlukan, dan
meneruskannya ke gudang.

• Jika bagian-bagian yang tersedia di gudang, maka gudang memberikan mereka ke produksi. Jika
bagian-bagian yang tidak tersedia, perusahaan harus membeli mereka melalui proses pengadaan.

• Setelah produksi telah menciptakan produk, urutan produksi menentukan bahwa, seperti yang
direncanakan, sejumlah tertentu dari unit produk sekarang dapat dikirim ke gudang

• Begitu gudang menerima barang jadi, itu mengeluarkan dokumen penerimaan barang yang
menyatakan berapa banyak unit produk yang diterima yang tersedia untuk penjualan

gambaran dari proses produksi adalah salah satu yang sangat sederhana. Pada kenyataannya, proses ini
sangat kompleks, dan sering melibatkan langkah-langkah tambahan. Selain itu, sistem ERP
mengumpulkan sejumlah dokumen lainnya dan potongan informasi seperti tagihan bahan (daftar semua
bahan yang dibutuhkan untuk produk jadi), daftar pusat kerja (lokasi dimana produksi berlangsung), dan
produk routing (produksi langkah).

Sejumlah peristiwa dapat terjadi yang membuat pengecualian atau penyimpangan dalam pengadaan,
pemenuhan, dan proses produksi. Penyimpangan dapat mencakup:

• Keterlambatan dalam penerimaan produk

• Isu yang terkait dengan pertandingan tiga cara tidak berhasil mengenai pengiriman dan asosiasi faktur
(pengadaan)

• Penolakan dari kutipan

• Sebuah kesalahan dalam mempersiapkan pengiriman atau faktur pelanggan (pemenuhan)

• Kelebihan dari produk

skxk
• Penerimaan dari bagian yang tidak dapat digunakan dalam proses produksi

• Non-ketersediaan bagian-bagian tertentu dari pemasok

Perusahaan menggunakan sistem ERP untuk mengelola pengadaan, pemenuhan, dan produksi karena
sistem ini melacak semua peristiwa yang terjadi dalam setiap proses. Selanjutnya, sistem menyimpan
semua dokumen yang dibuat di setiap langkah dari setiap proses dalam database terpusat, di mana
mereka yang tersedia sesuai kebutuhan secara real time. Oleh karena itu, setiap pengecualian atau
kesalahan yang dilakukan selama satu atau lebih proses antar-departemental ditangani langsung hanya
dengan query sistem ERP dan mengambil dokumen tertentu atau sepotong informasi yang perlu direvisi
atau diperiksa lebih hati-hati. Oleh karena itu, penting untuk mengikuti setiap langkah dalam setiap
proses dan mendaftarkan dokumen dokumen yang sesuai ke dalam sistem ERP

_____________________________________________________________________________________
_________

Interorganizational Processes: ERP with SCM and RCM

Walaupun pengadaan dan proses pemenuhan melibatkan pemasok dan pelanggan, mereka dianggap
(bersama-sama dengan proses produksi) proses intraorganizational karena mereka berasal dan
menyimpulkan dalam perusahaan. Namun, sistem ERP juga dapat mengelola proses yang berasal di
salah satu perusahaan dan menyimpulkan di perusahaan lain. Proses ini disebut proses
interorganizational, dan mereka biasanya melibatkan manajemen rantai pasokan (SCM) dan
managemen hubungan pelanggan (CRM) sistem.

Proses SCM dan CRM membantu beberapa perusahaan dalam industri mengkoordinasikan kegiatan
seperti produksi untuk penjualan barang dan jasa. Mari kita pertimbangkan rantai toko kelontong yang
rantai pasokan harus benar mengelola barang yang mudah rusak. Di satu sisi, manajer toko harus saham
hanya jumlah produk yang mudah rusak bahwa mereka cukup yakin untuk menjual sebelum tanggal
produk kedaluwarsa. Di sisi lain, mereka tidak ingin kehabisan stok dari setiap produk yang pelanggan
butuhkan.

Sistem ERP SCM memiliki kemampuan untuk menempatkan permintaan otomatis untuk membeli
produk yang mudah rusak segar dari pemasok secara real time. Artinya, karena setiap produk tahan
lama yang dibeli, sistem menangkap data pada pembelian itu, menyesuaikan tingkat persediaan toko,
dan mengirimkan data ini ke gudang rantai pengelolaan serta penjual produk. sistem mengeksekusi
proses ini dengan menghubungkan titik penjualan sistem barcode scanning dengan gudang dan
akuntansi departemen, serta dengan sistem vendor. Dalam sistem SCM memanfaatkan data historis
untuk memprediksi kapan produk-produk segar harus dipesan sebelum pasokan toko menjadi terlalu
rendah.

Sistem ERP CRM juga menguntungkan bisnis dengan menghasilkan peramalan analisis konsumsi produk
berdasarkan variabel penting seperti wilayah geografis, musim, hari dalam seminggu, dan jenis
pelanggan. Analisis ini membantu toko mengkoordinasikan rantai pasokan mereka untuk memenuhi

skxk
kebutuhan pelanggan untuk produk yang mudah rusak. Pergi lebih jauh, sistem CRM mengidentifikasi
kebutuhan pelanggan tertentu dan kemudian menggunakan informasi ini untuk menyarankan kampanye
produk tertentu. Kampanye tersebut dapat mengubah permintaan potensial menjadi peluang
penjualan, dan mengkonversi peluang penjualan dalam kutipan penjualan dan pesanan penjualan.
Proses ini disebut permintaan untuk memesan proses.

_____________________________________________________________________________________
_________

10.5 Reports

Semua system informasi menghasilkan system informasi, fungsi area system infomasi erp system,bisnis
inteligen system dan sebagainya kita mendisuksikan suatu maslaah disinin karena mereka sangat dekat
dengan fais dan erp system bagaimanapun yang terpenting adalah semua informasi system
menghasilkan laporan .laporan ini menjadi 3 bagian :

1. routine

2. ad-hoc (on demand)

3. exceptation

ROUTINE REPORTS dibuat pada jadwal interval. Laporan rutin sangat berharga pada suatu
organisasi,manajer sangat membutuhkan informasi informasi special yang tidak ada di laporan ini.di
waktu yang lain mereka membutuhkan informasi informasi yang biasanya ada di laporan rutin,tetapi
berbeda waktu. contohnya:saya membutuhkan laporan hari ini untuk tiga hari terakhir bukan untuk 1
minggu .

Laporan sesuai dengan permintaan (ad-hoc) artinya laporan yang dibuthkan ketika sedang dibutuhkan
jadi laporan permintaan juga membutuhkan beberapa informasi yang pertama menelusuri laporan
memberikan informasi informasi yang lebih detail seperti :

1. Drill – down reports

seorang manajer dapat melihat penjualan di daerah dan dapat memutuskan untuk menelusuri laporan
ke informasi informasi yang lebih detail dengan cara melakukan pemfokusan penjualan ke took maupun
orang yang menjual.

2.KEY INDICATOR REPORTS

dapat meringkasi performa kerja dari kegiatan kegiatan yang penting contoh seorang ketua keuangan
dia dapat memonitor pengeluaran dan uang yang dipegang oleh sebuah perusahaan .

3.Comparative reports

skxk
 adalah laporan yang berfungsi untuk membandingkan ,contohny:membandingkan performa dari
berbagai unit bisnis atau dari single unit bisnis di waktu yang berbeda.beberapa manajer menyarankan
laporan pengcualian.

Laporan pengecualian (exception) termasuk satu satunya informasi yang berada di luar dengan
beberapa standart/minimal kualitas.selanjutnya perusahaan membuat system yang berguna untuk
memperhatikan performa kerja(melalui pemasukan data /data yang masuk mengenai transaksi bisnis
,contohnya pengeluaran .dibandingkan dengan performa yang standar dan mengidentifikasikan
pengecualian ke standart/batas minimum.

Sistem ini memberitahukan kepada manajer untuk pengecualian melalui laporan pengecualian.dapat
diambil contoh seperti penjualan.manajemen menetapkan kuota penjualan.perusahaan
mengimplementasikan melalui an FAIS yang mengumpulkan dan menganalisa semua data penjualan
.laporan pengecualian dapat mengidentifikasikan ke masalah masalah dimana penjualannya menurun
contohnya :lebih dari 20 persen kuota itu tidak mungkin dilaporkan untuk pengeluaran yang jatoh tidak
jatuh dari batas batas standart/batas minimum dengan mengeluarkan dan menerima perfoma kerja
,dan selain laporan dapat menghemat waktu menejer,sehingga membantu focus pada masalah.

skxk