Kebijakan Vendor

KEBIJAKAN UMUM VENDOR

PT GARUDA INDONESIA (PERSERO) TBK

Kebijakan Umum Vendor PT Garuda Indonesia (Persero) Tbk (“Garuda”) adalah :

1. Garuda mengutamakan pengadaan secara langsung ke pabrikan, distributor resmi atau agen
tunggal dan menghindari penggunaan perantara yang tidak memberikan nilai tambah.
2. Vendor yang berpartisipasi dalam proses pengadaan barang/ jasa di Garuda diwajibkan
memenuhi persyaratan yaitu sebagai berikut :
a. Memiliki keahlian, pengalaman dan kemampuan teknis dan manajemen sesuai bidang
usahanya.
b. Memiliki resources (fasilitas, SDM, alat produksi, dan resource lain) yang sesuai dengan
kategori
c. bidang usahanya dalam menunjang kegiatan operasional.
d. Diutamakan berbadan hukum.
e. Tidak sedang dikenakan sanksi hukum atau terlibat kasus hukum yang dapat berdampak
pada kegagalan operasional Garuda.
3. Vendor wajib tunduk pada peraturan dan persyaratan yang berlaku di Indonesia serta di
lingkungan Garuda yang berhubungan dengan pengadaan barang / jasa.
4. Vendor dilarang untuk menawarkan dan memberikan hadiah dan pemberian dalam bentuk
dan/atau cara apapun serta tidak melakukan praktek penyuapan oleh dan/atau atas nama atau
untuk kepentingan Perusahaan Peserta Pengadaan kepada setiap karyawan/manajemen
GARUDA, baik secara langsung maupun tidak langsung, dalam kaitannya dengan proses
pengadaan atau pelaksanaan atas setiap kontrak dengan GARUDA.
5. Vendor dapat melakukan pelaporan atas pelanggaran yang dilakukan oleh karyawan/manajemen
GARUDA yang terkait dengan segala bentuk fraud (termasuk namun tidak terbatas pada Korupsi,
Kolusi, Nepotisme, dan Penyuapan) melalui Whistle Blowing
System https://whistleblower.garuda-indonesia.com .
6. Garuda menetapkan Approved Vendor List (“AVL”) yang akan digunakan dalam pengadaan rutin
dan non bidding. Vendor dalam AVL merupakan Vendor yang telah dinyatakan lulus proses
evaluasi yang dilakukan oleh Garuda.
7. Vendor yang berminat untuk mendaftarkan diri sebagai AVL wajib memenuhi seluruh ketentuan
pendaftaran yang dipersyaratkan Garuda, untuk selanjutnya dilakukan evaluasi sesuai dengan
ketentuan yang berlaku di Garuda.
Setiap vendor dapat terdaftar maksimal pada 2 jenis bidang usaha umum / kategori dalam AVL.
8. Dalam upaya mendorong peningkatan kinerja Vendor, Garuda menetapkan Sistem Penilaian
Kinerja Vendor untuk memastikan mutu dan juga perbaikan berkelanjutan.
Garuda akan melakukan evaluasi kinerja Vendor bedasarkan kriteria yang ditetapkan, antara lain
meliputi aspek kualitas, service, dan delivery dalam penyediaan barang / jasa di Garuda. Hasil
evaluasi kinerja Vendor akan menjadi asar dalam penetapan reward dan punishment serta review
keberadaan Vendor dalam AVL.
Apabila kinerja Vendor berada di bawah standar Garuda (tidak memuaskan) maka Garuda berhak
untuk tidak mengikutsertakan Vendor tersebut pada proses pengadaan berikutnya atau
mengevaluasi keberadaan Vendor dalam AVL.
9. Garuda berhak mengakhiri status Vendor pada AVL apabila :
a. Vendor bertindak sebagai broker atau perantara yang tidak memberikan nilai tambah
b. Vendor mengundurkan diri secara tertulis dengan mengirimkan surat pengunduran diri
dari daftar Vendor yang ditujukan ke Unit Business Support & General Affairs Garuda

1/6
 c. Melakukan pelanggaran atas ketentuan sebagaimana yang telah ditetapkan di lingkungan
pengadaan Garuda.
d. Tidak aktif berpartisipasi dalam pengadaan di Garuda.
e. Penilaian kinerja di bawah standard Garuda secara berulang atau mengakibatkan
kerugian dan terganggunya kegiatan operasional Garuda.
f. Adanya perubahan atau penyesuaian jenis bidang usaha yang dikelola dalam AVL.
10. Sanksi atas pelanggaran yang dilakukan oleh Vendor terbagi menjadi 2 kategori, sebagai berikut:
A. Kategori Merah (RedList),
Penentuan Red List berdasarkan kriteria sebagai berikut :
Memasok barang atau melaksanakan pekerjaan yang tidak sesuai spesifikasi.
Menolak melaksanakan pekerjaan setelah ditunjuk sebagai pemenang.
Mengalihkan pekerjaan utama kepada pihak lain tanpa sepengetahuan pihak
Garuda Indonesia.
Tidak dapat menyelesaikan pekerjaan dan/atau memenuhi pembayaran yang
dikenakan sampai batas waktu yang ditentukan.

Sanksi Pelanggaran:
Garuda berhak memberikan surat peringatan yang menyatakan tidak
diperbolehkan mengikuti 2 kali proses pengadaan pada seluruh kategori dimana
Vendor terdaftar atau 2 tahun tergantung periode yang lebih lama.

B. Kategori Hitam (Black List),

Penentuan Black List berdasarkan kriteria sebagai berikut :
Terlibat dalam praktek Korupsi atau persekongkolan untuk mengatur harga
diantara sesama peserta atau dengan karyawan Garuda.
Melakukan upaya pemberian gratifikasi kepada karyawan Garuda.
Memalsukan/mengubah dokumen atau memanipulasi data.
Memasok barang palsu yang dibuktikan oleh pernyataan dari instansi yang
berwenang/pabrik/agen.
Tidak dapat memenuhi permintaan barang/jasa sesuai ketentuan kontrak yang
telah disepakati dan berakibat fatal bagi operasional Garuda Indonesia.
Terlibat dalam kegiatan pelanggaran hukum yang dinyatakan oleh pihak yang
berwenang.
Penyalahgunaan dokumen untuk tujuan yang tidak berhubungan dengan proses
pengadaan dan/atau tidak berhubungan dengan proses pekerjaan, tanpa seijin
Garuda.
Melakukan atau mempublikasi informasi yang tidak benar dan tidak dapat
dibuktikan sehingga dapat merugikan Garuda.

Sanksi Pelanggaran:
Garuda melarang vendor yang terdaftar pada status blacklist untuk
mengikuti pengadaan di Garuda.
Garuda berhak mengumumkan status Blacklist bagi Vendor terkait di
website e-Procurement Garuda.

11. Garuda berhak menyesuaikan, menambah atau mengurangi ketentuan di dalam website ini,
dengan atau tanpa pemberitahuan sebelumnya.

2/6
 KEBIJAKAN PENDAFTARAN VENDOR
PT GARUDA INDONESIA (PERSERO) TBK

1. Garuda memberikan kesempatan bagi Vendor sesuai dengan jenis bidang usaha yang dibutuhkan
oleh Garuda sebagaimana tercantum pada pengumuman di website e-Procurement. Garuda
berhak tidak menindaklanjuti pendaftaran yang dilakukan diluar periode pendaftaran yang
ditetapkan untuk setiap jenis bidang usaha.

Berikut adalah alur pendaftaran Vendor Garuda :

2. Pendaftaran dilakukan melalui website e-procurement. Bagi perusahaan yang telah melakukan
pendaftaran pada periode sesuai jenis bidang usaha yang dibutuhkan, Garuda akan mengirimkan
notifikasi beserta dokumen Ketentuan dan Persyaratan Vendor yang harus dilengkapi dalam
waktu maksimum 5 hari kerja setelah notifikasi diterima.

Penyerahan dokumen administrasi dan kelengkapan dokumen teknis ditujukan ke alamat :

PT Garuda Indonesia (Persero) Tbk
“Pendaftaran Rekanan - Kategori (Kategori Barang / Jasa sesuai bidang usaha)”
Unit Business Support & General Affairs / JKTIBGA
Gedung Management Garuda, Lantai Dasar
Garuda City, Bandara International Soekarno-Hatta
Cengkareng 15111, Indonesia.
P.O BOX 1004 TNG BUSH

Vendor menyampaikan softcopy dokumen kepada Garuda melalui email yaitu business-
support@garuda-indonesia.com. Garuda berhak untuk tidak melakukan evaluasi lanjutan atas
penyerahan dokumen yang melewati batas waktu yang ditentukan.
3. Berikut adalah kelengkapan dokumen yang wajib diserahkan oleh Perusahaan :
A. Dokumen Administrasi

3/6
No Dokumen Administrasi Perusahaan Perusahaan
Berbadan Berbadan
Hukum Hukum Non
Indonesia Indonesia

1 Surat Permohonan Pendaftaran sebagai Vendor Ya Ya

Garuda yang wajib ditandatangani oleh
Pimpinan Perusahaan

2 Akta Pendirian Perusahaan / dokumen sejenis Ya Ya

lainnya

3 Surat Keterangan Domisili Ya Ya

4 Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) Ya Tidak

5 Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) Ya Tidak

6 Tanda Daftar Perusahaan (TDP) / dokumen Ya Ya

sejenis lainnya

7 Bukti Pembayaran Pajak 1 tahun terakhir Ya Tidak

8 Laporan Keuangan 1 tahun terakhir Ya Ya

(diutamakan telah diaudit oleh Auditor Publik)

9 Sertifikat / Penghargaan yang diperoleh Ya Ya

Perusahaan (jika ada)

10 Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak / PKP (jika Ya Tidak

ada)

11 Surat Ijin Usaha Jasa Konstruksi (SIUJK) *khusus Ya Tidak

untuk vendor kategori kontraktor

12 Sertifikat Badan Usaha (SBU) Ya Tidak

*khusus untuk vendor kategori kontraktor

13 Surat Pernyataan Conflict of Interest Ya Ya

4/6
 No Dokumen Administrasi Perusahaan Perusahaan
Berbadan Berbadan
Hukum Hukum Non
Indonesia Indonesia
14 Surat Pernyataan Perusahaan Ya Ya

15 Surat Pernyataan Menerima Aturan dan Ya Ya

Ketentuan

Surat Pernyataan Pengelolaan Inforormasi Ya Ya

16 Pribadi

17 Informasi Contact Person / PIC Ya Ya

Silahkan untuk dapat melengkapi data
informasi PIC yang akan berkoordinasi dengan
tim Garuda
Nama Perusahaan
Nama PIC
Jabatan
Alamat email
Nomor Telepon
Handphone
Nomor Fax

Keterangan: Daftar dokumen di atas dapat disesuaikan dengan kebutuhan kategori

bidang usaha.
Note : Surat Pernyataan no 13 s/d 16 dapat didownload melalui link website E-
procurement dibawah ini
Pada kondisi tertentu, ketika vendor tidak dapat memenuhi beberapa dokumen
administrasi yang bersifat confidential, maka vendor tersebut harus membuat surat
pernyataan yang ditandatangani oleh Pimpinan Perusahaan.
B. Data Teknis
Perusahaan diwajibkan menyertakan Company Profile yang minimal menggambarkan
hal-hal sebagai berikut :
a. Struktur Organisasi Perusahaan.
b. Jumlah pegawai dan spesifikasi keahlian (untuk perusahaan yang memiliki tenaga
ahli).
c. Portofolio produk/jasa yang dimiliki oleh perusahaan.
d. Kapasitas produksi yang tersedia dan terpakai (untuk perusahaan manufaktur).
e. Informasi lokasi usaha, kantor cabang dan status kepemilikan workshop.
f. Daftar perlengkapan dan peralatan utama milik perusahaan yang digunakan untuk
mendukung operasional
g. kegiatan perusahaannya.
h. Foto-foto yang menggambarkan keadaan kantor, workshop, gudang, kegiatan
usaha dan lain-lain.

5/6
 i. Daftar pengalaman kerja dalam kurun waktu 2 tahun terakhir yang mencakup :
Nama klien
Scope pekerjaan
Lokasi pekerjaan
Tahun pekerjaan
C. Data Lainnya
Jika diperlukan, Perusahaan diminta untuk menyerahkan data spesifik terkait dengan
bidang usahanya sebagaimana diminta pada pengumuman pendaftaran Vendor.

4. Garuda akan melakukan evaluasi terhadap dokumen administrasi dan data teknis yang
diserahkan oleh Perusahaan sesuai dengan persyaratan yang dibutuhkan dan ketentuan yang
berlaku di Garuda.
5. Garuda berhak untuk melakukan due diligence termasuk namun tidak terbatas pada kunjungan
lokasi, melakukan konfirmasi dan juga melakukan verifikasi keabsahan / kebenaran dokumen.
6. Kunjungan lokasi merupakan bagian dari proses evaluasi yang dilakukan untuk memvalidasi
legalitas dokumen dengan fakta lokasi tempat usaha dan memastikan kegiatan operasional atau
produksi dilakukan sesuai dengan jenis bidang usaha yang didaftarkan serta memastikan bahwa
perusahaan tersebut bukan merupakan broker atau perantara yang tidak memberikan nilai
tambah.
7. Garuda berhak menyatakan Perusahaan tidak lulus pendaftaran Vendor apabila :
a. Perusahaan merupakan broker atau perantara yang tidak memberikan nilai tambah;
b. Penyerahan dokumen melebihi batas waktu yang ditentukan;
c. Ketidaklengkapan dokumen yang diserahkan;
d. Terdapat dokumen yang dinyatakan tidak asli / palsu oleh pihak yang berwenang untuk
menerbitkan dokumen tersebut;
e. Dokumen yang diserahkan sudah tidak berlaku dan tidak disertai surat keterangan
perpanjangan;
f. Dari hasil evaluasi Due Diligence, Perusahaan dinyatakan tidak dapat memenuhi kriteria
yang ditetapkan Garuda.

8. Garuda berhak memintakan dokumen pendukung lainnya kepada calon vendor apabila diperlukan
dalam proses evaluasi. Evaluasi dilakukan secara menyeluruh dengan mempertimbangkan aspek
administrasi / legalitas, aspek teknis serta kesesuaiannya dengan kebutuhan Garuda.
9. Hasil evalusi Pendaftaran Vendor akan disampaikan secara tertulis melalui surat atau email
kepada Perusahaan. Keputusan Garuda atas hasil evaluasi pendaftaran vendor merupakan hak
mutlak yang tidak dapat diganggu gugat.
10. Garuda tidak memungut biaya apapun dari peserta dalam setiap proses pengadaan termasuk
dalam proses pendaftaran vendor.

6/6

Powered by TCPDF (www.tcpdf.org)