PT CHANGSHIN INDONESIA Kode Dok : P.

10/K-12/CSI/GA/SC/2013
PROSEDUR PEMERIKSAAN Halaman : 2 dari
VENDOR Revisi :0
Tgl. Efektif : Desember 2013

FORMULIR REVISI
Revisi Bagian Penjelasan Tanggal Disetujui
(Bab) Persetujuan Oleh
Perubahan

HANYA DOKUMEN YANG TELAH DITANDATANGANI OLEH YANG BERWENANG

YANG BISA DIGUNAKAN SEBAGAI DOKUMEN KERJA

Disetujui Oleh Diperiksa Oleh Dibuat Oleh

C.T Park Kim. S.Y Susilo Eggi Aditya

GM. Director Director GA Manager G.A Dok. Kontrol
Tgl: Tgl: Tgl: Tgl:
 PT CHANGSHIN INDONESIA Kode Dok : P.10/K-12/CSI/GA/SC/2013
PROSEDUR PEMERIKSAAN Halaman : 3 dari
VENDOR Revisi :0
Tgl. Efektif : Desember 2013

1. TUJUAN
Sebagai pedoman / ketentuan keamanan dalam penerimaan mitra kerja ( vendor ) yang
memenuhi ketentuan keamanan C TPAT.

2. RUANG LINGKUP
Prosedur pemeriksaan dan pengawasan keamanan berlaku kepada semua vendors /Kontraktor
yang akan bekerja sama dengan perusahaan.

3. TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB

3.1. Dept. GA bertanggung jawab dalam pembuatan prosedur keamanan dan sosialisasi
kepada dept terkait dan vendors.
3.2. Dept. terkait bertanggung jawab melaksanakan ketentuan pemeriksaan vendor
kepada vendor yang akan masuk, pengawasan saat aktivitas dan evaluasi periodik
menentukan kelayakan vendor.
3.3. Vendors/kontraktors/ supplier bertanggung jawab untuk mematuhi semua ketentu
yang berlaku didalam perusahaan.

4. DEFINISI
4.1. Mitra Kerja adalah badan usaha yang menyediakan jasa atau barang untuk
keperluan perusahaan disebut sebagai vendor / supplier / expeditor dan lain lain.
4.2. Audit adalah pelaksanaan pemeriksaan untuk mengetahui pemenuhan kelayakan
vendor dari segi administrasi, legalitas, fasilitas, personalia dan standar pemenuhan
kerja yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
4.3. Red Code adalah keterangan vendor memiliki nilai dibawah kelayakan yaitu antara
60 % - 80 % dan memerlukan perbaikan secepatnya
4.4. Yellow Code adalah keterangan vendor memiliki nilai kurang yaitu antara 90%-
97%dan memerlukan perbaikan bertahap.
4.5. Green Code adalah keterangan vendor memiliki nilai cukup yaitu 98 %
4.6. Gold Code adalah keterangan vendor memiliki nilai lebih dari cukup yaitu diatas
98%.
4.7. Failed adalah keterangan vendor yang gagal dalam penilaian pemeriksaan yaitu nilai
dibawah 60 %.
4.8. SPK adalah Surat Perintah Kerja yang diberikan kepada vendor sebagai dasar
dimulai pekerjaan.
4.9. MoU atau PKS adalah perjanjian kerja sama antara vendor dan perusahaan.

5. PROSEDUR PEMERIKSAAN DAN PENGAWASAN MITYRA KERJA

PT Chang Shin Indonesia harus memiliki proses tertulis dan teruji untuk memilih mitra-mitra
bisnisnya termasuk, perusahaan jasa pengiriman barang, perusahaan lainnya, pemasok dan
vendor produk (pemasok suku cadang dan bahan mentah, dsb).

5.1. Pemeriksaan awal vendor ( First Screenings )

5.1.1. Semua vendor yang masuk wajib mengirimkan surat pengajuan beserta
surat penawaran harga.
5.1.2. Surat penawaran harga akan diperiksa serta dilakukan penyesuaian harga
dengan standar harga oleh departemen pengguna.
 PT CHANGSHIN INDONESIA Kode Dok : P.10/K-12/CSI/GA/SC/2013
PROSEDUR PEMERIKSAAN Halaman : 4 dari
VENDOR Revisi :0
Tgl. Efektif : Desember 2013

5.1.3. Harga yang sesuai akan disetujui oleh departemen pengguna dan diketahui
oleh manajemen General Office ( sampai dengan General direktur ).
5.1.4. Pihak Mitra kerja yang telah disetujui wajib menyerahkan semua dokumen
yang diminta oleh departemen pengguna untuk pemeriksaan legalitas dan
administrasi terdiri dari ;
5.1.4.1. Profil Perusahaan.
5.1.4.2. Legalitas perusahaan.
5.1.4.3. Kelengkapan Pajak.
5.1.4.4. Kelengkapan Izin Operasional kerja.
5.1.4.5. Kelengkapan Dokumen tekhnis operasional.
5.1.4.6. Dokumen terkait keperluan departemen pengguna.
5.1.5. Pihak Mitra Kerja akan dikirim kuesioner penilaian pemenuhan C TPAT
untuk di isi dan di kirimkan kembali kepada departemen pengguna.
5.1.6. Pihak Mitra Kerja Wajib menyetujui komitmen partisipasi C TPAT yaitu ;
5.1.6.1. Melaksanakan pemenuhan standar keamanan C TPAT di
perusahaan Mitra Kerja ( Vendor ).
5.1.6.2. Melaksanakan ketentuan keamanan C TPAT dan pemenuhan
kebutuhan departemen pengguna.
5.1.6.3. Bersedia dan wajib melakukan pemeriksaan periodik C TPAT
dan pemeriksaan internal ataupun pemeriksaan umum dari
manajemen perusahaan atau departemen pengguna sebagai
evaluasi kelayakan dan pelayanan yang ditentukan waktunya.
5.1.6.4. Semua dokumen komitmen partisipasi C TPAT ditanda tangani
di atas materai enam ribu rupiah (Rp. 6.000,-) dan stample
perusahaan lalu diserahkan kepada pihak departemen pengguna.
5.1.7. Masing masing pihak membuat surat perjanjian kerja sama didalam MOU
atau PKS yang disepakati bersama dan diketahui oleh manajemen
perusahaan.

5.2.Pemeriksaan Periodik ( Audit )

5.2.1. Semua mitra kerja yang masuk wajib mengikuti agenda / jadwal
pemeriksaan rutin ( Audit ) yang diselenggarakan oleh pihak departemen
pengguna atau manajemen perusahaan ( SM&S / C TPAT dll ).
5.2.2. Memberikan kebutuhan penyediaan dokumen dan berkas yang dibutuhkan
oleh pihak pemeriksan.
5.2.3. Pelaksanaan pemeriksaan rutin bersifat diketahui dan akan disampaikan
melalui pemberitahuan resmi kepada pihak mitra kerja paling lambat adalah
empat belas hari sebelum pelaksanaan.
5.2.4. Hasil pemeriksaan rutin akan menunjukan nilai kelayakan dengan kategori
yang berbeda sesuai dengan jumlah presentase nilai dan akan menjadi
sebuah intruksi kerja perbaikan yang harus dijalankan oleh semua mitra
kerja serta berlaku sanksi atas pelanggaran dan kelalaian yang dilakukan
oleh mitra kerja.
5.2.5. Penilaian dikategorikan dengan ;
5.2.5.1. Failed
5.2.5.2. Red Code
5.2.5.3. Yellow Code
5.2.5.4. Green Code
5.2.5.5. Gold Code
 PT CHANGSHIN INDONESIA Kode Dok : P.10/K-12/CSI/GA/SC/2013
PROSEDUR PEMERIKSAAN Halaman : 5 dari
VENDOR Revisi :0
Tgl. Efektif : Desember 2013

6. DOKUMEN
6.1. Form Kuesioner C TPAT
6.2. Form Komitmen C TPAT

7. REFFRENSI
7.1. Pinkerton Security
7.2. Security Supply Chain CBV Best Practice Publication
7.3. Nike Security Supply Chain