PT.

WILLBES GLOBAL

PROSEDUR PERSYARATAN BUSSINESS PARTNER

BUSSINESS PARTNER REQUIREMENT

SOP Number P.CTPAT.003.04 Effective Date 06 Sep 2018

Revise Number 04 Review Date 06 Sep 2019
Superseded Version Number and Date P.CTPAT.003.03 19 Jan 2018

Author Position Signature Date

Rina Isnaeni Asmalia Compliance Manager

Approved by Position

Thomas Chae

Disclaimer
When using this document, please ensure that the version you are using is the most up to date or
contact compliance dept. to confirm the current version.

Out of date documents must not be relied upon and should be destroyed.

P.CTPAT.003.04 Page 1 of 6
Version Changes to Document Changes Date Approved
Number authored by
02 Minor changes were made including Rina Isnaeni A. 17 Dec 2015
formatting and alteration of wording.
Contact information updated.
Change the document numbering (eg 016-
WG-CTPAT-2012 as P.CTPAT.003.02)
03 Review procedure Rina Isnaeni A. 19 Jan 2017
04 Review procedure Rina Isnaeni A. 06 Sep 2018
Adding the content at the purpose point
Revise and adding the content at the
procedure (point 4).

P.CTPAT.003.04 Page 2 of 6
1. TUJUAN
 Sebagai petunjuk dalam melakukan proses seleksi ketika melakukan kerjasama dengan
supplier dan forwader.
 Memastikan semua mitra kerja telah mengikuti dan menjalankan standar keamanan.
 Menjelaskan kriteria penyeleksian mitra kerja.
 Memastikan mitra kerja melakukan pengawasan terhadap sistem keamanan (Supply
Chain Security/ C-TPAT) di perusahaannya.

2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini diterapkan untuk semua mitra kerja yang bekerjasama dengan PT. Willbes
Global.

3. DEFINISI
C-TPAT: Customs Trade Partnership Against Terorism

4. TANGGUNG JAWAB
1) Manajemen bertanggung jawab untuk menginformasikan kepada compliance, HRD
dan apabila ada rencana untuk bekerjasama dengan mitra kerja seperti supplier,
forwader dan kontraktor.
2) Departemen/bagian masing-masing bertanggung jawab mengajukan permohonan
rencana kerjasama dengan mitra kerja sesuai kebutuhan masing-masing
departemen/bagian.
3) Compliance bertanggung jawab dalam mengkoordinasikan peraturan perusahaan
kepada mitra kerja terkait dengan program standar keamanan.
4) Export Import dan purchasing bertanggung jawab untuk menyeleksi atau
memperbaharui Surat Perjanjian Kontrak Kerjasama Mitra Kerja.

5. PROSEDUR
5.1 SELECTING BUSSINESS PARTNER
5.1.1 Perusahaan mensyaratkan kepada mitra kerjanya untuk menerapkan kriteria
keamanan program C-TPAT apabila ingin bekerjasama/berbisnis dengan
perusahaan.
5.1.2 Setiap mitra kerja yang akan melakukan kerjasama dengan perusahaan
diwajibkan untuk terikat dalam Surat Perjanjian Kontrak Kerjasama dan
mematuhi segala ketentuan yang ada didalam Surat Perjanjian Kontrak
Kerjasama.
5.1.3 Apabila mitra kerja mengalami masalah keamanan terkait dengan program C-
TPAT harus segera ditangani dan diselesaikan.
5.1.4 Setiap mitra kerja wajib memperbaharui informasi dan dokumen yang terkait
dengan keamanan C-TPAT termasuk identifikasi perubahan dalam kegiatan
bisnisnya seperti sistem keamanan, perubahan struktur manajemen, tingkat
berhentinya karyawan, perubahan kebijakan/prosedur terkait dengan
kebijakan/prosedur C-TPAT.
5.1.5 Bagian Export dan Import berperan dalam menyeleksi/memperbaharui Surat
Perjanjian Kontrak Kerjasama dari semua mitra kerja sesuai kebutuhan.

P.CTPAT.003.04 Page 3 of 6
 5.1.6 Perusahaan akan melakukan audit kepada mitra kerja baik yang terjadwal
maupun tanpa pemberitahuan sebelumnya (announced /unannounced) terkait
sistem dan prosedur C-TPAT. Audit ini dilakukan per satu tahun sekali.
5.1.7 Apabila mitra kerja tidak dapat mematuhi ketentuan dari program C-TPAT,
maka mitra kerja tersebut tidak dapat bekerjasama dengan perusahaan.
5.1.8 Persyaratan yang ditetapkan dalam C-TPAT dalam kegiatan seleksi mitra kerja
adalah sbb:
• Stabilitas Keuangan Perusahaan
• Corporate Hystory
• Ketersediaan/Pembuatan Surat Kontrak Kerja yang jelas dan lengkap
• Memiliki sistem dan prosedur C-TPAT dan melakukan pengawasan
terhadap sistem keamanan yang diterapkan.
5.1.9 Jika terjadi kondisi darurat seperti kebakaran, bencana alam, huru hara,
keracunan makanan dll, mitra kerja harus melaporkan kejadian tersebut kepada
PT Willbes Global.

5.2 SECURITY STANDARD / DOCUMENT PROCEDURE UNTUK MITRA KERJA

& REPORT OF SECURITY VIOLATION
5.2.1 Memastikan mitra kerja memiliki dokumen sbb:
• Kontrak Kerjasama yang jelas dan lengkap
• Sistem dan Prosedur Security/ C-TPAT
• Pre-employment verification (Hiring Practices) terhadap semua data &
dokumen calon karyawan baru
• Data/dokumen Background Check dan Re-investigasi terhadap karyawan
secara periodik
• Data/Dokumen penilaian/ self assessment Security/ C-TPAT dan
menginformasikan laporannya kepada PT. Willbes Global.
5.2.2 Perusahaan menjelaskan tentang sistem dan prosedur security/ C-TPAT kepada
mitra kerja apabila mitra kerja tidak memiliki sistem dan prosedur C-TPAT yang
lengkap.
5.2.3 Mitra kerja membuat Surat Pernyataan bersedia melaksanakan sistem dan
prosedur security/ C-TPAT secara konsisten sebagaimana dijelaskan oleh
vendor.
5.2.4 Mitra kerja membuat laporan kepada vendor melalui compliance atau
Departemen Shipping apabila menemukan pelanggaran terhadap sistem dan
prosedur Security/ C-TPAT.
5.2.5 Mitra kerja melakukan tindak lanjut/ Corrective Action terhadap pelanggaran
yang ditemukan hingga tuntas dan melaporkannya kepada vendor.

5.3 SELEKSI CALON SUPPLIER BARANG

5.3.1 Menghubungi beberapa Supplier untuk mengumpulkan data.
5.3.2 Jika diperlukan, meminta sampel/ spesifikasi produk/ MSDS ke calon Supplier &
menyerahkannya ke Pejabat Terkait.
5.3.3 Memeriksa sampel/ spesifikasi & jika perlu melakukan kunjungan ke tempat
calon Supplier.
5.3.4 Melaporkan hasil pemeriksaan ke Purchasing.
5.3.5 Memastikan persyaratan yang ditetapkan dalam C-TPAT dalam kegiatan seleksi
mitra kerja sbb:
P.CTPAT.003.04 Page 4 of 6
 • Stabilitas Keuangan Perusahaan
• Corporate Hystory
• Ketersediaan/ Pembuatan Surat Kontrak Kerja yang jelas dan lengkap
• Memiliki Sistem dan prosedur Supply Chain Security/ C-TPAT dan
melakukan pengawasan terhadap sistem keamanan yang diterapkan.
5.3.6 Mengevaluasi hasil pemeriksaan & meminta persetujuan General Manager.
5.3.7 Memasukkan Supplier yang diterima dalam daftar.
5.3.8 Mengirimkan surat sosialisasi kepatuhan keamanan (CTPAT), lingkungan, K3 &
social compliance ke Supplier yang terpilih.

5.4 PENETAPAN SUPPLIER JASA

5.4.1 Menetapkan persyaratan standar untuk pemilihan Supplier jasa terkait.
5.4.2 Jika diperlukan, meminta sampel atau melakukan kunjungan/ audit ke tempat
calon Supplier.
5.4.3 Memastikan persyaratan yang ditetapkan dalam C-TPAT dalam kegiatan seleksi
mitra kerja sbb:
• Stabilitas Keuangan Perusahaan
• Corporate Hystory
• Ketersediaan/ Pembuatan Surat Kontrak Kerja yang jelas dan lengkap
• Memiliki Sistem dan prosedur Supply Chain Security/ C-TPAT dan
melakukan pengawasan terhadap sistem keamanan yang diterapkan
5.4.4 Memasukkan Supplier yang memenuhi syarat ke daftar terpilih & meminta
persetujuan General Manager.
5.4.5 Jika diperlukan, mencantumkan persyaratan keamanan (CTPAT), lingkungan,
K3 & social compliance yang penting dalam perjanjian/ kontrak kerja dengan
Supplier tersebut.
5.4.6 Memberikan surat sosialisasi kepatuhan keamanan (CTPAT), lingkungan, K3 &
social compliance ke Supplier tersebut.

5.5 PROSES PEMBELIAN BARANG/ JASA

5.5.1 Memeriksa ketersediaan sparepart & jarum di gudang Mekanik
5.5.2 Memeriksa ketersediaan sparepart, tools, material dll di gudang Maintenance
5.5.3 Memastikan persyaratan yang ditetapkan dalam C-TPAT dalam kegiatan seleksi
mitra kerja sbb:
• Stabilitas Keuangan Perusahaan
• Corporate Hystory
• Ketersediaan/ Pembuatan Surat Kontrak Kerja yang jelas dan lengkap
• Memiliki Sistem dan prosedur Supply Chain Security/ C-TPAT dan
melakukan pengawasan terhadap sistem keamanan yang diterapkan
5.5.4 Mengajukan permintaan pembelian ke Purchasing/ Logistik
5.5.5 Meminta persetujuan dari General Manager & memberitahukan penolakan/
penundaan jika tidak disetujui.
5.5.6 Jika disetujui, memilih supplier dari daftar & meminta penawaran
5.5.7 Jika Supplier belum ada, melakukan pencarian terlebih dahulu
5.5.8 Menerbitkan & mengirimkan PO ke Supplier tersebut
5.5.9 Memantau realisasi pembelian oleh Supplier berdasarkan jadwal pengiriman
yang disepakati

P.CTPAT.003.04 Page 5 of 6
 5.5.10 Jika terjadi kondisi darurat seperti kebakaran, bencana alam, huru hara,
keracunan makanan dll, supplier harus melaporkan kejadian tersebut kepada
Manager HRD dan compliance.

5.6 EVALUASI KINERJA SUPPLIER

5.6.1 Memantau sistem keamanan (CTPAT), lingkungan & di laporkan hasilnya ke
Purchasing dan General Manager.
5.6.2 Memberikan briefing terkait pengendalian sistem keamanan, lingkungan, K3 &
social compliance ke seluruh mitra kerja yang akan melakukan pekerjaan di area
perusahaan
5.6.3 Memantau kinerja mitra kerja selama bekerja di area perusahaan
5.6.4 Jika diperlukan, melakukan komunikasi dengan personil atau Supplier Terkait
terhadap ketidaksesuaian yang terjadi/ ditemukan saat pemantauan
5.6.5 Memastikan mitra kerja bersedia dilakukan inspeksi baik yang terjadwal maupun
tanpa pemberitahuan sebelumnya (announced /unannounced) terkait Sistem dan
prosedur Supply Chain Security/ C-TPAT
5.6.6 Melaporkan hasil pemantauan ke General Manager.
5.6.7 Melaporkan setiap ketidaksesuaian yang ditemukan saat penerimaan barang atau
realisasi jasa ke Purchasing dan General Manager.
5.6.8 Mengevaluasi kinerja mitra kerja minimal setahun sekali berdasarkan hasil
pemantauan kinerja.
5.6.9 Mengeluarkan Supplier yang tidak memenuhi kriteria dari daftar
5.6.10 Jika diperlukan:
a. menerbitkan CPAR ke mitra kerja untuk meminta tindakan perbaikan atau
b. merekomendasikan ke General Manager untuk melakukan audit.

5.7 CONDUCT PERIODIC SECURITY CHECK

5.7.1. Melakukan proses pemeriksaan C-TPAT/ Security Procedures secara terjadwal
(Periodically) maupun mendadak (announced/ unannounced).
Proses pemeriksaan security/ C-TPAT prosedur dilakukan untuk: Menjamin
semua prosedur keamanan informasi tentang shipment dilakukan sebagaimana
mestinya, menjamin semua prosedur keamanan tentang semua penyimpanan dan
distribusi barang dilaksanakan sebagaimana mestinya, dan menjamin semua
mitra kerja melaksanakan prosedur keamanan sebagaimana mestinya.
5.7.2. Proses eksternal/ internal Audit meliputi:
 Check List
 Catatan hasil temuan
 Corrective Action Plan
5.7.3. Lakukan terhadap departemen yang memiliki sensivitas tinggi seperti
Departemen IT, Personalia, Warehouse, Shipping, Security dan Supplier/ mitra
kerja.
5.7.4. Laporkan hasil internal audit C-TPAT/ Security kepada manajemen melalui
rapat/ meeting yang dilakukan secara periodik dan melakukan tindak lanjut
secara tuntas.

P.CTPAT.003.04 Page 6 of 6