ANALISIS SISTEM PENGELOLAAN ARSIP STATIS PADA BAGIAN

LEGAL PUSAT PENELITIAN KELAPA SAWIT (PPKS) MEDAN

SKRIPSI

Diajukan Sebagai Salah Satu Persyaratan Dalam Menyelesaikan Studi

Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Sosial (S.Sos) Dalam Bidang
Studi Perpustakaan Dan Informasi

OLEH :

ZUNAIDI SIREGAR
130709004

DEPARTEMEN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI

FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
2017
 LEMBARPERSETUJUAN

Judul Skripsi : Analisis Sistem Pengelolaan Arsip Statis Pada Bagian

Legal Pusat Penelitian Kelapa Sawit (PPKS) Medan

Oleh : Zlinaidi Siregar

NIM : 130709004

Pembimbing I : Ishak, S.S, M.Hum

NIP :196704242001121001

Tanda Tangan

Tanggal
 LEMBAR PENGESAHAN

Judul Skripsi : Analisis Sistem Pengelolaan Arsip Statis Pada Bagian

Legal Pusat Penelitian Kelapa Sawit (PPKS) Medan

Oleh : Zunaidi Siregar

NIM : 130709004

DEPARTEMEN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI

Ketua : Ishak, S.S, M.Hum

NIP

Tanda Tangan

Tanggal 23 . n. 42..c ,�

FAKULTAS ILMU BUDAYA

Dekan : Dr. Budi Agustono, MS

NIP

Tanda Tangan

Tanggal
2 3 NOV 2017
 PERNYATAAN ORISINALITAS

Karya ini adalah karya orisinal dan belum pemah disajikan sebagai suatu

tulisan lllltuk: memperoleh suatu kualifikasi tertentu atau dimuat pada media

publikasi lain.

Penulis membedakan dengan jelas antara pendapat atau gagasan penulis

dengan pendapat atau gagasan yang bukan berasal dari penulis dengan

menantumkan tanda kutip.

Medan, 23 Oktober 2017

Penulis,

')�wlQ ,s
Z;/i,.ID�AR
NIM 130709004
 ABSTRAK

Siregar, Zunaidi. 2017. Analisis Sistem Pengelolaan Arsip Statis Pada Bagian
Legal Pusat Penelitian Kelapa Sawit (PPKS) Medan.

Penelitian ini dilakukan pada bagian Legal Pusat Penelitian Kelapa Sawit
yang beralamat di Jalan Brigjend Katamso No. 51 Medan. Tujuan penelitian ini
adalah untuk mengetahui Pengelolaan Arsip Statis Pada Bagian Legal Pusat
Penelitian Kelapa Sawit (PPKS) Medan.

Metode penelitian yang digunakan adalah metode penelitian kualitatif

deskriptif dengan membuat penggambaran data yang telah terkumpul
sebagaimana adanya. Penentuan informan dilakukan dengan metode purposive
sampling.Informan penelitian ini adalah pegawai yang bekerja pada kantor Legal
PPKS yang berjumlah empat orang. Pengumpulan data dilakukan dengan
menggunakan wawancara mendalam, observasi dan studi dokumentasi. Untuk
menjaga keabsahan data penulis menggunakan beberapa metode triangulasi.

Hasil Penelitian ini menunjukkan bahwa pengelolaan arsip statis pada

bagian Legal Pusat Penelitian Kelapa Sawit (PPKS) Medan telah menjalankan
pengelolaan arsip statis dengan baik, hal ini dilihat dari bagian akuisisi sampai
dengan sistem temu kembali arsip statis yang ada. Namun dari sisi lain pada
bagian pemeliharaan dan perawatan arsip statis belum dilakukan dengan
maksimal karena belum terdapat ruangan khusus pemeliharaan dan juga
perawatan arsip statisnya serta alat penunjang dalam melestarikan dan merawat
arsip tersebut, misalnya penyemprotan/fumigasi arsip. Jika dilihat dari secara
keseluruhan kegiatan yang dilakukan pegawai dalam mengelola arsip statis,
pengelolaan arsip statis sudah termasuk kategori baik .

Kata Kunci : Arsip Statis, Pengelolaan Arsip

i
 KATA PENGANTAR

Alhamdulillah, puji dan syukur senantiasa penulis haturkan kehadirat

Allah SWT yang telah melimpahkan segala bentuk kasih sayang-Nya sehingga

penulis dapat menyelesaikan skripsi ini sebagai salah satu syarat untuk

menuntaskan pendidikan pada program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi

pada Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara. Judul skripsi ini adalah

“Analisis Pengelolaan Arsip Statis Pada Bagian Legal Pusat Penelitian Kelapa

Sawit (PPKS) Medan”.

Terkhusus penulis ingin mengucapkan terimakasih yang sebesar-besarnya

kepada Ayahanda (Alm. Marilen Siregar) dan Ibunda (Almh. Sukini) yang telah

membesarkan, mendidik, dan melimpahkan segala kasih sayang yang tak terkira

kepada diri penulis. Terima kasih juga penulis ucapkan kepada keluarga tercinta

yaitu; abangda (Irwan Siregar), Abangda (Irman Siregar), kakanda (Lenni

Siregar), Kakanda (Nila Siregar), Kakanda (Erlina Siregar), kakanda( Marlina

Siregar), dan abangda (Bambang Irawan Siregar), dan juga seluruh keluarga besar

yang tidak pernah bosan dalam memberikan semangat kepada penulis.

Penulis menyadari tanpa adanya bimbingan dan dukungan dari berbagai

pihak, skripsi ini tidak dapat diselesaikan dengan lancar. Oleh karena itu penulis

mengucapkan terima kasih kepada:

1. Bapak Dr. Budi Agustono M.S selaku dekan Fakultas Ilmu Budaya

Universitas Sumatera Utara.

ii
2. Bapak Ishak, S.S, M.Hum, selaku ketua Departemen Ilmu Perpustakaan

dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara. Dan

sekaligus dosen pembimbing saya yang telah banyak memberikan saran,

bimbingan, dan masukan kepada penulis.

3. Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd, selaku dosen Penguji I yang telah

senantiasa sabar membimbing, meluangkan waktu, memberikan saran dan

masukan sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan skripsi ini.

4. Ibu Laila Hadri Nasution, S.Sos. M.P, selaku sekretaris Departemen Ilmu

Perpustakaan dan Informasi sekaligus dosen Penguji II yang telah

memberikan ilmu pengetahuannya kepada penulis.

5. Seluruh Staf Pengajar Departemen Ilmu Perpustakaan dan Informasi

Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara yang telah mendidik

dan memberikan ilmu pengetahuan selama dalam perkuliahan.

6. Kepada kepala serta staf bagian sekretariat dan legal Pusat Penelitian

Kelapa Sawit ( PPKS) Medan yang telah memberikan izin meneliti dan

bersedia membantu penulis dalam memberikan informasi dalam

menyelesaikan skripsi ini.

7. Kepada teman seperjuangan MARKOMBUR LOTOK ( Muhammad

Fahreza harahap, Muhammad Yaqub Pardomuan, dan Muhammad Ach.

Yulandra, Milham Hidayat) yang telah memberikan dukungan moril

maupun materil kepada penulis dan waktu-waktu berharga yang diberikan.

8. Kepada Dina Irma Syahputri, yang telah memberikan semangat kepada

penulis dalam mengerjakan skripsi ini.

iii
 9. Dan juga kepada Ibot Mika Ulan Rambe yang telah meluangkan waktunya

kepada penulis untuk membantu segala kekurangan data dari skripsi ini.

10. Anak-anak Mushola Al-Ilmi Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera

Utara yang selalu memberikan dukungan bagi penuli dalam menyelesaikan

skripsi ini.

11. Semua Pihak yang telah membantu penulis yang tidak dapat disebutkan

satu persatu.

Semoga semoga semua pihak yang telah memberikan bantuan kepada

penulis baik berupa dukungan, bimbingan, arahan, maupun pengorbanan dalam

rangka menyelesaikan penulisan skripsi ini selalu mendapat perlindungan dari

Allah SWT. Amiin.

Penulis menyadari sepenuhnya bahwa skripsi ini masih jauh dari kata

sempurna dan masih banyak memiki kekurangan baik dari segi isi, penulisan,

maupun bahasa. Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang

membangun dari berbagai pihak. Akhirnya harapan penulis semoga apa yang

terkandung dalam penelitian ini dapat memberikan manfaat bagi semua pihak.

Medan, 23 Oktober 2017

Penulis,

ZUNAIDI SIREGAR

130709004

iv
 DAFTAR ISI

ABSTRAK ......................................................................................................... i
KATA PENGANTAR ..................................................................................... ii
DAFTAR ISI ..................................................................................................... v
DAFTAR GAMBAR ..................................................................................... vii
DAFTAR TABEL ........................................................................................ viii
DAFTAR LAMPIRAN .................................................................................. xi
BAB I PENDAHULUAN ................................................................................. 1
1.1 Latar Belakang Masalah .............................................................................. 1
1.2 Rumusan Masalah ....................................................................................... 3
1.3 Tujuan penelitian ......................................................................................... 3
1.4 Manfaat penelitian ........................................................................................ 3
1.5 Ruang Lingkup penelitian ............................................................................ 4
BAB II TINJAUAN LITERATUR ................................................................. 5
2.1 Arsip ........................................................................................................... 5
2.1.1 Pengertian Arsip ......................................................................... 5
2.1.2 Fungsi Arsip dan Tujuan Arsip .................................................. 6
2.1.2.1 Fungsi Arsip ......................................................................... 6
2.1.2.2 Tujuan Arsip ....................................................................... 7
2.1.3 Peranan Arsip ............................................................................. 8
2.1.4 Jenis – jenis Arsip ..................................................................... 9
2.2 Pengertian Arsip Statis .............................................................................. 10
2.2.1 Tujuan Arsip Statis ................................................................... 13
2.2.2 Fungsi Arsip Statis .................................................................. 14
2.2.3 Ruang Lingkup Arsip Statis ...................................................... 16
2.3 Pengelolaan Arsip Statis ............................................................................ 16
2.3.1 Tujuan Pengelolaan Arsip Statis ............................................... 16
2.3.2 Pengelolaan Arsip Statis ........................................................... 16
2.3.3 Akuisisi (Acquisition) ............................................................... 19
2.3.4 Deskripsi(Description) .............................................................. 19
2.3.5 Pemeliharaan (Preventive Conservation).................................. 21
2.3.6 Perawatan(Currative Conservation) ......................................... 25
2.3.7 Layanan Informasi ( Information Service) ................................ 26
2.3.8 Sumber Publikasi (Source Publication) .................................... 27
BAB III METODE PENELITIAN ............................................................... 29
3.1 Metode Penelitian....................................................................................... 29
3.2 Lokasi penelitian ........................................................................................ 29
3.3 Informan ..................................................................................................... 29
3.4 Teknik Pengumpulan Data .......................................................................... 30
3.5 Jenis Sumber Data ....................................................................................... 32
3.6 Instrumen Penelitian................................................................................... 32
3.7 Analisis Data ............................................................................................... 33
3.8 Keabsahan Data .......................................................................................... 33
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN ....................................................... 35

v
4.1 Karakteristik Informan ................................................................................ 35
4.2 Kategori ..................................................................................................... 36
4.2.1 Akuisisi (acquisition) ................................................................... 37
4.2.2 Deskripsi Arsip Statis di Bagian Legal PPKS Medan ................ 41
4.2.3 Pemeliharaan (Preventive Conservation) ..................................... 43
4.2.4 Perawatan (Currative Conservation) .......................................... 47
4.2.5 Layanan informasi (Information Service) ................................... 48
4.2.6 Sumber Publikasi (Source Publication) ...................................... 50
4.3 Rangkuman Hasil Penelitian ..................................................................... 52
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ........................................................ 55
Kesimpulan ..................................................................................................... 55
5.1 Saran .......................................................................................................... 55
DAFTAR PUSTAKA ................................................................................... 57

vi
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Daur hidup arsip statis .................................................................. 17

Gambar 2.2 Contoh tempat dan penyusunan arsip yang tidak tepat ............... 23
Gambar 2.2 Contoh tempat dan penyusunan arsip yang tepat ......................... 24
Gambar 4.1 Contoh surat yang ada pada bagian Legal .................................... 39
Gambar 4.2 Tabel Pada Buku Penerimaan Surat ............................................. 40
Gambar 4.3 Contoh arsip statis yang baru dideskripsikan .............................. 42
Gambar 4.4 Almari arsip ................................................................................. 46

vii
 DAFTAR TABEL

Tabel 2.1 Contoh waktu penyimpanan setiap golongan arsip ......................... 11

Tabel 2.2Small Print – Letter and Legal sized records Storage ....................... 21
Tabel 3.1 Daftar Informan .............................................................................. 29
Tabel 4.1 Karakteristik Informan ..................................................................... 35
Tabel 4.2 Rangkuman Hasil Penelitian ........................................................... 53

viii
 DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 : Pedoman Wawancara ............................................................. 59

Lampiran II : Hasil Wawancara .................................................................... 61
Lampiran III : Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 105 Tahun
2004 Tentang Pengelolaan Arsip Statis .................................. 77
Lampiran IV : Profil Singkat Kantor Bagian Legal PPKS ............................. 87
Lampiran V : Surat balasa Penelitian Pusat Penelitian kelapa Sawit ............ 90

ix
 BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Perkembangan teknologi dewasa ini semakin menuntut pentingnya dengan

adanya rekaman data bagi setiap organisasi, baik pemerintah maupun swasta.

Karena pada dasarnya keseluruhan kegiatan organisasi membutuhkan rekaman

data sebagai pendukung proses kerja administrasi, salah satu sumber rekaman data

yang dapat menunjang proses kegiatan administrasi adalah arsip.

Arsip merupakan salah satu alat penjelasan informasi yang disediakan

untuk menjelaskan permasalahan atas suatu yang dicari. Seperti yang tercantum

dalam Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan, bahwa Arsip

adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai

dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan

diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan,

perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan

dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Hal ini

menegaskan bahwa arsip memerlukan penanganan dalam suatu lembaga negara,

pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi

kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,

berbangsa, dan bernegara, dengan menerapkan keputusan tertentu. Tidak

terkecuali dengan Pusat Penelitian Kelapa Sawit yang akan dibahas dalam

penelitian ini.

1
 Arsip juga mempunyai peranan penting dalam penyajian informasi bagi

pimpinan untuk membuat keputusan, oleh karena itu untuk dapat menyajikan

informasi yang lengkap, cepat, dan benar harus ada pengelolaan kearsipan yang

baik. Pengelolaankearsipan yang baik adalah proses kegiatan pengurusan dan

pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga arsip

dapat dengan mudah dan cepat ditemukan kembali ketika arsip – arsip tersebut

sewaktu – waktu diperlukan.

Pada observasi awal di Pusat Penelitian Kelapa Sawit pada bagian

Legalyang beralamat di Jalan Brigjend Katamso No. 51 Medan, penulis

mendapatkan data – data pada kantor tersebut,berupa jumlah arsip yang ada pada

kantor legal sekitar 2.000 arsip, kemudian jenis-jenis arsipnya yaitu arsip

kepegawaian, administrasi, dan surat izin berupa kontrak kerjasama antar

perusahaan. Penulis juga mendapatkan informasi dari salah satu staf pada kantor

tersebut, dan mereka menyatakan bahwa arsip statis sangat penting bagi

organisasi maupun perusahaan karena arsip merupakan bukti kerja sebuah

perusahaan,dan sebagai alat mengambil keputusan baik jangka pendek maupun

jangka panjang serta sebagai penunjang kelancaran aktifitas dalam perusahaan.

Dan juga dengan sistem pengelolaan arsip statis pada kantor Legal Pusat

Penelitian Kelapa Sawit dengan cara mendata semua jenis arsip yang datang dari

luar perusahaan maupun dalam perusahaan, kemudian arsip tersebut

dikelompokkan berdasarkan wilayah dan disusun di almari arsip yang telah

disediakan. Dalam pelaksanaan pengelolaan arsip, khususnya arsip statis pada

kantor Legal menunjukkan bahwa masih belum sepenuhnya melaksanakan

2
pengelolaan arsip secara maksimal karena masih ada arsip yang tertumpuk dan

tidak ditata dengan baik sehingga menimbulkan kesan bahwa arsip tersebut

kurang dirawat. Dengan keadaan arsip tersebut tidak sesuai dengan pengelolaan

arsip yang baik akan mengakibatkan arsipsulit untuk ditemukan kembali dengan

tepat dan cepat. Sama halnya dengan arsip tahun 2015 ke bawah akan sulit ditemu

kembali jika diperlukan. Melihat hal ini, maka penulis ingin melakukan penelitian

tentang “Analisis Sistem Pengelolaan Arsip Statis Pada Bagian Legal Pusat

Penelitian Kelapa Sawit (PPKS) Medan“ .

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah yang telah dikemukakan di atas maka

yang menjadi rumusan masalah dalam penelitian ini adalahBagaimana

Pengelolaan Arsip Statis Pada Bagian Legal Pusat Penelitian Kelapa Sawit

(PPKS) Medan?

1.3 Tujuan Penelitian

Setiap kegiatan tidak lepas dari adanya tujuan yang akan dicapai agar

langkah yang dilakukan menjadi jelas dan terarah, demikian pula dengan

penelitian ini. Adapun tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah

Untuk mengetahui Pengelolaan Arsip Statis Pada Bagian Legal Pusat Penelitian

Kelapa Sawit (PPKS) Medan.

1.4 Manfaat Penelitian

Manfaat yang diharapkan dari hasil penelitian ini adalah :

1. Bagi penulis, untuk meningkatkan pemahaman dan menambah khazanah

ilmu pengetahuan khususnya di bidang Kearsipan.

3
 2. Bagi Instansi terkait, memberikan masukan tentang sistem Pengelolaan

Arsip Statis pada bagian Legal Pusat penelitian Kelapa Sawit (PPKS)

Medan..

3. Bagi pembaca, dapat menjadi bahan bacaan dan sumber bacaan bagi

mahasiswa khususnya mahasiswa Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu

Budaya Universitas Sumatera Utara.

1.5 Ruang Lingkup Penelitian

Berdasarkan latar belakang di atas, penulis membatasi ruang lingkup

penelitian ini untuk memudahkan proses pelaksanaan penelitian. Adapun ruang

lingkup yang akan dibahas dalam penelitian ini adalah dikhususkan pada “Sistem

Pengelolaan Arsip Statis Pada Bagian Legal Pusat Penelitian Kelapa Sawit

(PPKS) Medan” yang meliputi; akuisisi, deskripsi, pemeliharaan, perawatan,

pelayanan informasi, dan sumber publikasi.

4
 BAB II

TINJAUAN LITERATUR

2.1 Arsip

2.1.1 Pengertian Arsip

Arsip merupakan suatu informasi terekam yang terstruktur dalam bentuk

copy naskah maupun bentuk elektronik yang dikelola sebagai sumber informasi.

Ada beberapa pendapat tentang istilah arsip. Menurut Setyawan (2013: 8) bahwa

“arsip adalah rekaman atau catatan tertulis dalam berbagai media sesuai

perkembangan teknologi informasi dan komunikasi dalam rangka kegiatan

organisasi atau perseorangan”.

Sementara pernyataan tersebut dikuatkan oleh Qosim ( 2005: 2)

menyatakan bahwa:

arsip adalah informasi dari suatu aktifitas yang terekam (recorded) dalam
suatu media (kertas, video, kaset, media elektronik, dan sebagainya) yang
berlangsung di dalam suatu lembaga, instansi, atau perseorangan, baik
dalam keadaan tunggal atau jamak.

Pengertian arsip juga dirumuskan dalam Undang-Undang tentang

kearsipan nomor 43 tahun 2009 bahwa :

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah,
lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Sedangkan dalam Keputusan Presiden RI nomor 105 tahun 2004 tentang

pengelolaan arsip statis pasal 1 ayat 1 a dan b disebutkan bahwa arsip adalah :

5
 a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-
lembaga Negara Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk
corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan
pemerintahan;
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan
Swasta dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik
dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka
pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Jadi, dapat dikatakan bahwa arsip adalah suatu rekaman baik berupa media

elektronik maupun secara wawancara yang tertulis dalam sebuah media baik

berupa buku maupun kertas, akan tetapi semenjak perkembangan zaman pada saat

ini banyak media yang sangat canggih untuk hal-hal yang menyimpan data

ataupun mempermanenkan suatu data dari hasil kegiatan baik berupa kelompok

atau indvidu.

2.1.2 Fungsi Arsip dan Tujuan Arsip

2.1.2.1 Fungsi Arsip

Arsip merupakan bagian dari kegiatan administrasi perkantoran, dimana

arsip dapat dijadikan sebagai pedoman dalam mengambil keputusan/ kebijakan.

Arsip dapat menjadi sumber informasi untuk perkembangan suatu organisasi atau

instansi pada kegiatan yang berlangsung pada organisasi tersebut. Arsip juga

berperan penting dalam sistem Informasi Manajemen (SIM) atau Management

Information System (MIS). Dalam sistem ini data yang diperoleh arsip diolah

menjadi suatu informasi yang digunakan para pimpinan sebagai pertimbangan

dalam pengambilan keputusan. Oleh sebab itu, untuk dapat menyajikan informasi

yang lengkap, cepat dan benar, haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik

dalam bidang pengelolaan arsip, khususnya arsip statis.

6
 Menurut Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009, fungsi arsip dibedakan

atas dua:

a. Arsip Dinamis
Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam
kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
Arsip dinamis berdasarkan kepentingan penggunaannya dapat
dibedakan menjadi dua yaitu ; arsip dinamis aktif dan dinamis
inaktif. Arsip dinamis aktif adalah arsip yang frekuensi
penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. Arsip dinamis
inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

b. Arsip Statis
Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan lagi di dalam
fungsi-fungsi manajemen, tetapi dapat dimanfaatkan untuk
kepentingan pendidikan dan penelitian. Arsip statis merupakan
arsip yang memiliki nilai guna berkelanjutan (continuing value).

Dari fungsi arsip di atas, dapat dikatakan bahwa fungsi arsip adalah

dokumen yang didayagunakan untuk aktifitas dalam mengambil sebuah keputusan

baik jangka pendek maupun jangka panjang, akan tetapi arsip tersebut dapat

dimanfaatkan juga untuk kepentingan pendidikan dan penelitian selain itu arsip

statismerupakan arsip yang memiliki nilai guna berkelanjutan yang tidak saja

penting untuk mempelajari masa lalu tetapi juga dampak pengetahuan masa lalu

terhadap pengetahuan masa kini dan mendatang.

2.1.2.2 Tujuan Arsip

Setiap organisasi atau instansi pasti memiliki suatu tujuan tertentu, dan

untuk mencapai tujuan dari suatu organisasi tersebut akan ada kebijakan/

keputusan yang dibuat oleh pimpinan suatu organisasi atau instansi tersebut. Sama

halnya dengan arsip, untuk mencapai tujuan arsip, akan dibutuhkan pengelolaan

arsip yang baik dengan teliti, cermat, dan tepat agar memudahkan penemuan

7
kembali arsip ketika arsip ingin digunakan. Tujuan kearsipan dilakukan untuk

menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban suatu organisasi. Sebagaimana

yang disebutlkan Sedarmayanti (2003 :19) bahwa :

Tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan

pertanggungjawaban nasional tentang rencana, pelaksanaan dan
penyelengaraan kehidupan kebangsaan, serta untuk menyediakan bahan
pertanggungjawaban tersebut bagi pemerintah.
Sesuai dengan tujuan arsip, dapat diketahui bahwa arsip sangatlah penting

bagi suatu organisasi maupun instansi karena arsip berfungsi sebagai sumber

ingatan, bahan pengambilan keputusan , bukti, dan sebagai rujukan yang akhirnya

akan membantu organisasi/instansi dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

2.1.3 Peranan Arsip

Arsip berperan sebagai sumber informasi dan sumber dokumentasi yang

diperlukan organisasi atau instansi dalam kegiatan perencanaan, perumusan

kebijakan, pengambilan keputusan. Sebagai sumber informasi, arsip dapat

membantu meningkatkan daya ingat petugas yang lupa mengenai suatu masalah.

Sebagai sumber dokumentasi, arsip dapat digunakan oleh pimpinan organisasi

untuk mengambil keputusan secara tepat mengenai masalah yang dihadapi dalam

organisasi tersebut. Menurut Sedarmayanti (2003:19) peran arsip sebagai berikut:

1. Alat utama ingatan informasi

2. Bahan atau alat pembuktian (otentik) bahan dasar perencanaan
dan pengambilan keputusan.
3. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan
pada umumnya menghasilkan arsip.
4. Bahan informasi kegiatan ilmiah.

8
 Sama halnya didukung oleh Sibali (2010: 1572 ) Arsip mempunyai

peranan :

sebagai sumber informasi dan sumber dokumentasi. Sebagai sumber

informasi, maka arsip akan dapat membantu mengingatkan petugas yang
lupa mengenai sesuatu masalah. Sebagai sumber dokumentasi, arsip dapat
dipergunakan oleh pimpinan organisasi untuk membuat atau mengambil
keputusan secara tepat mengenai suatu masalah yang sedang dihadapi.

Dari pendapat di atas dapat dikatakan bahwa peranan arsip adalah sebagai

bahan memori setiap kegiatan yang dilakukan dalam organisasi, dan sumber

informasi dalam organisasi karena arsip ini akan membantu mengingatkan

pegawai/petugas untuk memecahkan masalah maupun mempermudah petugas/

pegawai/ pimpinan untuk mengambil keputusan dengan cepat dan tepat.

2.1.4 Jenis – jenis Arsip

Dalam suatu organisasi akan banyak dapat macam - macam arsip yang

dalam hal penyimpanannya biasa disusun berdasarkan jenisnya. Jenis-jenis arsip

tersebut dapat dilihat dari beberapa segi, salah satunya jenis arsip berdasarkan

fungsi. Menurut fungsi dan kegunaannya arsip dapat digolongkan menjadi arsip

dinamis dan arsip statis. Menurut Hasugian (2003: 2) yang dimaksud dengan arsip

dinamis dan arsip statis adalah sebagai berikut :

a) Arsip dinamis, yakni arsip yang masih dipergunakan secara langsung

dalam perencanaan, pelaksanaan, dan atau penyelenggaraan administrasi
perkantoran.
b) Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan lagi secara langsung
dalam perencanaan, pelaksanaan, atau penyelenggaraan administrasi
perkantoran, atau sudah tidak dipakai lagi dalam kegiatan perkantoran
sehari-hari.

9
 Secara singkat dapat dikatakan bahwa arsip statis adalah arsip yang tidak

dipergunakan lagi dalam fungsi-fungsi manajemen perusahaan/perkantoran dalam

kehidupan sehari-hari.

2.2 Pengertian Arsip Statis

Arsip statis sering juga disebut sebagai permanent record atau arsip abadi.

Arsip abadi dalam artian arsip vital /dokumen yang memiliki nilai informasi yang

disimpan untuk selama-lamanya. Menurut Ervianto (2014 : 7) menyatakan bahwa

“Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk

perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada

umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara”.

Sedangkan menurut Azmi ( 2013 : 8) menyatakan bahwa “arsip statis

(permanent record) adalah arsip yang sudah tidak dipergunakan lagi secara

langsung untuk kegiatan operasional manajemen organisasi pencipta arsip

(creating agency) tetapi memiliki nilai guna permanen”.

Begitu juga dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang

Kearsipan dinyatakan bahwa:

arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena
memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis masa retensinya, dan
keterangan dipermanenkan yang telah diferifikasi baik secara langsung
maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia atau
lembaga kearsipan.
Dari pernyataan di atas dapat dikatakan bahwa arsip statis adalah sebuah

lembaran – lembaran maupun dokumen sangat penting dan memiliki arti bagi

sebuah organisasi ataupun bukti dari suatu aktifitas yang telah berlangsung, akan

10
tetapi hasil bukti dari suatu aktifitas tersebut disimpan berdasarkan ilmu

kearsipan.

Jika dilihat dari segi kepentingannya, arsip dibedakan menjadi empat

macam, yaitu : arsip vital, arsip penting, arsip tidak penting, dan arsip biasa. Dari

keempat macam arsip tersebut, yang termasuk arsip abadi yaitu arsip vital karena

arsip vital mempunyai nilai kegunaan yang penting, mempunyai nilai sejarah dan

ilmiah, serta memiliki sifat abadi. Sama halnya dengan Wursanto (1991 : 238-

239) memberikan contoh waktu penyimpanan untuk masing-masing golongan

arsip sebagai berikut :

Tabel 2.1 Contoh waktu penyimpanan setiap golongan arsip

No Golongan Arsip Waktu Penyimpanan

1 Arsip Vital Permanen

2 Arsip Penting 3-7 tahun

3 Arsip Biasa 2-3 tahun

4 Arsip Tidak Penting 1 tahun

Dari tabel di atas menggambarkan bahwa arsip vital disebut sebagai arsip

abadi atau permanen, arsip penting memiliki masa penyimpanan dalam tiga

sampai tujuh tahun, arsip biasa memiliki masa simpan dua sampai tiga tahun, dan

arsip tidak penting masa simpannya hanya satu tahun.

Setiap organisasi tentu memiliki prosedur untuk menentukan golongan

suatu arsip, apakah suatu arsip tersebut termasuk arsip vital, arsip penting, arsip

biasa, dan arsip tidak penting. Untuk menentukan jangka waktu simpan golongan

11
suatu arsip, maka akan ada kegiatan dalam penyusutan arsip atau biasa disebut

Jadwal Retensi Arsip (JRA). Maksud JRA dalam Undang –Undang No 43 tahun

2009 tentang kearsipan pasal 1 nomor 22 yang berbunyi :

Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka

waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi
rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai
kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman
penyusutan dan penyelamatan arsip.

Dari pengertian di atas dapat dikatakan bahwa Jadwal Retensi Arsip

merupakan suatu daftar yang berisi tentang prosedur jangka penyimpanan arsip

dan penetapan arsip disimpan permanen atau dimusnahkan, serta diperlukan

sebagai pedoman untuk penyelenggaraan penyusutan arsip, yang sekaligus

sebagai sarana pengendalian arsip yang tercipta.

Ada beberapa gambaran arsip-arsip yang digolongkan dalam arsip vital

dalam kegiatan organisasi, menurut Wursanto ( 1991 : 238-239 ) yaitu sebagai

berikut :

a. Surat-surat piagam, surat hak, hipotik

b. Stock kapital
c. Buku besar umum
d. Kutipan surat pajak
e. Pola perencanaan (tata kota)
f. Laporan perhitungan
g. Wesel yang dibayar, chek, kuitansi untuk pembayaran
h. Neraca
i. Hak cipta, merek dagang, paten
j. Kontrak
k. Laporan kerja tahunan
l. Akta, hak pakai
m. Peraturan-peraturan, undang-undang, notulen
n. Sejarah berdirinya organisasi/perusahaan
o. Akta pendirian organisasi/perusahaan
p. Peta: tanah, daerah penelititan
q. Bukti-bukti pemilikan tanah, gedung/bangunan

12
 r. Kontrak-kontrak/perjanjian tentang bangunan dan barang-barang
tidak bergerak lainnya
s. Dokumentasi/foto-foto udara
t. Dan lain-lain

Dari pendapat di atas dapat dikatakan bahwa dalam kegiatan organisasi

akan banyak yang dihasilkan berupa arsip abadi ketika berjalannya suatu aktifitas

dalam organisasi tersebut. Arsip abadi yang ada pada organisasi adalah berupa

Surat-surat piagam, surat hak, Buku besar umum, kutipan surat pajak, pola

perencanaan (tata kota),laporan perhitungan, wesel yang dibayar, chek, kuitansi

untuk pembayaran ,neraca, hak cipta, merek dagang, paten, kontrak ,laporan kerja

tahunan, akta, peraturan-peraturan, undang-undang, notulen, sejarah berdirinya

organisasi/perusahaan, akta pendirian organisasi/perusahaan, peta: tanah, daerah

penelititan ,bukti-bukti pemilikan tanah, gedung/bangunan, kontrak-

kontrak/perjanjian tentang bangunan dan barang-barang tidak bergerak lainnya ,

dan dokumentasi/foto-foto yang ada pada organisasi tersebut.

2.2.1 Tujuan Arsip Statis

Tujuan dari arsip statis dilakukan agar arsip yang dirawat dan dipelihara

dapat ditemukan kembali dan memberikan manfaat kepada organisasi,

masyarakat, peneliti dan pengguna arsip dalam rangka pelaksanaan kegiatan

penelitian. Sebagaimana yang yang disebutkan Novyanti (2010: 2) menyatakan

bahwa “tujuan arsip statis adalah untuk menjamin keselamatan bahan

pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan

penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan

pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah”.

13
2.2.2 Fungsi Arsip Statis

Arsip statis sangat penting bagi organisasi maupun instansi karena

merupakan bukti nyata setiap kegiatan yang dilakukan dalam organisasi tersebut.

Menurut Erviantono (2014 : 8) bahwa fungsi arsip statis adalah:

1. Sebagai memori perusahaan atau perorangan

Arsip statis merupakan memori badan korporasi maupun perorangan.
Badan korporasi tidak dapat mengandalkan pada ingatan karyawannya
karena ingatan manusia tidak sama. Arsip statis digunakan untuk merekam
kegiatan badan dalam proses pearsip dinarnis itu sehingga instansi atau
perusahaan dapat menggugah kembali "ingatannya". Misalnya dapat
mengetahui kapan Sk restruktur organisasi perpustakaan dikeluarkan,
distribusi produk tertentu, tindakan untuk melakukan sesuatu, serta dapat
menyajikan dokumentasi tentang fakta yang diperlukan. Melalui arsip
statis, orang dapat menggali kembali peristiwa masa lampau.

2. Untuk pembuktian
Bagian hukum seringkali memerlukan arsip dinamis historis untuk
mendudukkan posisi mereka. Dalam proses pengadilan yang mengadili
perkara pidana maupun perdata,semua pihak memerlukan arsip dinamis
untuk pembuktian dan penunjang tuntutan maupun pembelaan. Sebagai
contoh dalam perkara gugatan tanah, masing-masing pihak yang
bersengketa berlomba-lomba mencari arsip, bila mungkin arsip yang
tertua, sehingga dapat membantu litigasi. Bukti otentik ini dicari dari arsip
terutama arsip statis.
3. Sebagai sumber penelitian, khususnya penelitian sejarah
Arsip statis digunakan untuk kepentingan penelitian, tuntutan, maupun
kegiatan yang merujuk pada masa lampau. Hal ini terutama berlaku untuk
arsip statis artinya arsip yang disimpan permanen. Peneliti memerlukan
sumber informasi terekam dan kadang-kadang tidak terekam, misalnya
sumber lisan yang digunakan dalam sejarah lisan. Sumber informasi yang
paling utama bagi sejarahwan adalah arsip asli. Tanpa arsip asli, peneliti
mengandalkan pada desas-desus, tradisi, ingatan, dan dokumentasi
ringkasan. Arsip statis menyediakan informasi yang tepat, yang dapat
diakses oleh pemakai dan dilestarikan sehingga informasi yang terekam
tersedia bagi pemakai.
4. Untuk keselamatan manusia
Arsip dapat digunakan untuk keselamatan fisik maupun rohani manusia
pada kasus tertentu.
5. Untuk kepentingan masyarakat
Para peneliti kedokteran dengan menggunakan rekam medis dan arsip
kedokteran dapat melacak simptom (gejala) dan pola penyakit dalam

14
 upaya mencari penyembuhan dan pencegahan. Peneliti cuaca
menggunakan arsip dinamis cuaca guna membuat ramalan cuaca.
6. Untuk kepentingan pendidikan dan hiburan
Arsip statis digunakan untuk memantau kemajuan anak didik mulai dari
awal sampai akhir pendidikan. dengan melihat arsip, anak dapat kembali
ke masa lampau serta menggunakannya sebagai inspirasi. Di beberapa
lembaga pendidikan yang menyimpan arsip statis, orang tua dapat
menunjukkan prestasi orangtua dan nenek mereka sehingga si anak
terpacu untuk mengikutinya. Jadi, arsip statis berfungsi sebagai inspirator.
Buku, program televisi, film menggunakan arsip untuk memperoleh cerita
yang otentik.
7. Memelihara aktivitas hubungan masyarakat
Adanya arsip statis yang lengkap akan bermanfaat bagi hubungan
masyarakat. Bukti arsip statis keberhasilan, kontinuitas operasional, dan
usia perusahaan membantu mengembangkan tugas kehubungan-
masyarakatan. Arsip statis juga digunakan untuk kepentingan politik dan
keamanan Arsip statis digunakan untuk mendukung kawan politik ataupun
menjatuhkan lawan politik.
8. Untuk menelusur silsilah
Dengan menelusur silsilah, seseorang dapat mengklaim dirinya keturunan
bangsawan ataupun mengklaim gelar. Mempersiapkan sejarah peringatan
lembaga atau perorangan Perusahaan maupun lembaga pemerintah
seringkali menyelenggarakan upacara peringatan suatu peristiwa. Secara
singkat, arsip statis menyediakan dasar untuk memahami umat manusia,
memberikan pengarahan tujuan, dan menyediakan bimbingan bagi
kemajuan manusia. Karena arsip statis penting bagi masyarakat, arsiparis
memiliki peranan penting dalam masyarakat. Dengan melestarikan dan
menyediakan arsip, arsiparis memberikan jasa penting bagi keseluruhan
arsip dinamis.

Dari pendapat di atas dapat dikatakan bahwa informasi yang terkandung

pada arsip statis manfaatnya beralih untuk untuk kepentingan umum dalam artian

disediakan untuk keperluan masyarakat, tetapi masih ada juga arsip-arsip

kepemilikan atau arsip yang telah dimiliki tidak dapat diklaim oleh orang lain.

2.2.3 Ruang Lingkup Arsip Statis

Ruang lingkup dari penelitian ini yaitu meliputi pengelolaan arsip statis

yang mencakup akuisisi (acquistion), deskripsi (description),

pemeliharaan(preventive conservation), perawatan (currative conservation),

15
layanan informasi (information service), dan sumber publikasi (source

publication).

2.3 Pengelolaan Arsip Statis

2.3.1 Tujuan Pengelolaan Arsip Statis

Tujuan dari pengelolaan arsip statis dilakukan untuk menjamin

keselamatan arsip baik tercetak maupun elektronik. Menurut Ismiatun, Diah

(2001: 15) menyatakan bahwa “tujuan pengelolaan arsip statis adalah agar arsip

yang dirawat dan dipelihara dapat ditemukan kembali dan memberikan manfaat

kepada masyarakat, pemerintah, instansi, peneliti dan pengguna arsip dalam

rangka pelaksanaan kegiatan penelitian”.

Dari pendapat di atas dapat dikatakan bahwa tujuan pengelolaan arsip

statis adalah usaha yang dilakukan untuk melestarikan dokumen yang tidak

digunakan dengan cara merawat dan memelihara sehingga mudah ditemu

kembali informasi/dokumen dan memberikan manfaat kepada instansi yang

bersangkutan, pemerintah, masyarakat, peneliti, maupun pengguna arsip yang

sedang melakukan kegiatan penelitian.

2.3.2 Pengelolaan Arsip Statis

Pengelolaan arsip statis meliputi akuisisi (acquistion), deskripsi

(desription), pemeliharaan (preventive conservation), perawatan (currative

conservation), layanan informasi (information service), dan temu kembali/sumber

publikasi (source publication). Pengelolaan arsip statis dapat dilihat dari gambar

daur hidup arsip statis sebagai berikut.

16
 Gambar 2.1 Daur hidup arsip statis

(Sumber : Tim Kearsipan, 2005. Record management. Yogyakarta : Fakultas Ilmu

Budaya UGM))

Dalam konteks pengelolaan arsip statis, pengelolaan arsip statis

merupakan aktifitas penting dalam mengelola informasi dan fisik arsip statis

sehingga arsip statis yang disimpan pada lembaga kearsipan dapat diakses dan

dimanfaatkan untuk kepentingan penelitian maupun masyarakat. Untuk dapat

arsip ditemu kembali dengan cepat dan tepatmaka dibutuhkan penyimpanan arsip

yang efisien, dalam hal ini didukung oleh Arifiani (2014: 2-17) menyatakan

bahwa Sistem kearsipan yang sesuai dengan teori ilmu kearsipan terdiri atas lima

macam:

a. Kearsipan Sistem Abjad (Alphabetic Filing System)

Filing sistem abjad ialah suatu sistem penyimpanan dan pencarian kembali
warkat-warkat berdasarkan abjad. Sistem ini merupakan sistem kearsipan
yang banyak sekali dipergunakan di kantor-kantor pemerintah ataupun
swasta. Dalam penyusunannya setiap map (folder) menunjukkan nama

17
 korespondennya serta disusun berdasarkan abjad sesuai dengan warkat
yang ada.
b. Kearsipan Sistem Tanggal (Chronological Filing System)
Sistem tanggal yaitu, suatu sistem kearsipan dengan menyimpan arsip
surat ataupun dokumen lainnya berdasarkan hari, tanggal, bulan atau
tahun. Yang dijadikan kode surat adalah tanggal pembuatan surat atau
tanggal penerimaan surat.
c. Kearsipan Sistem Nomor (Numeric Filing System)
Sistem nomor adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip
yang disusun dengan menggunakan kode angka/nomor. Adapun sistem
nomor yang digunakan berdasarkan peraturan yang sudah lazim digunakan
yakni: sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor Dewey; Sistem
penyimpanan arsip berdasarkan nomor seri (urut); sistem penyimpanan
arsip berdasarkan terminal digit. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan
nomor banyak digunakan di berbagai kantor atau instansi yang
penggunanya menggunakan urutan nomor, cth, KTP, No. Rek Bank,
Nomor Induk Siswa (NIS), dan penggunaan nomor lain semacamnya.
Contoh: a. Sekolah: Nomor Induk Sekolah, b. PLN: Nomor Rekening
Listrik, c. Rumah Sakit: Nomor Identitas Pasien.
d. Kearsipan Sistem Subyek (Subject Filing System)
Sistem subyek menjadikan kode penyimpanan dan penemuan kembali
surat-surat ialah pokok isi atau masalah. Dalam penyelenggaraan sistem
perihal (pokok masalah) ini maka petugas kearsipan harus menentukan
terlebih dahulu hal-hal apa yang pada umumnya dipermasalahkan dengan
surat yang bersangkutan.
e. Kearsipan Sistem Wilayah (Geographic Filing System)
merupakan sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip nama /
wilayah asal surat. Kelebihan : Cocok untuk organisasi yang punya kantor
cabang di beberapa tempat, seperti biro perjalanan, usaha pengiriman
paket, perusahaan ekspor impor, dll. Sederhana dan mudah dilaksanakan

Pengolahan arsip merupakan kegiatan terpenting dari seluruh rangkaian

kegiatan dalam manajemen arsip statis. Agar pengelolaan arsip statis dapat

berjalan dengan lancar dalam suatu organisasi, maka perlu diterapkan suatu

manajemen dalam pengelolaannya yaitu manajemen arsip statis. Menurut

Ismiatun, Diah (2001: 15) menyatakan bahwa :

18
 Manajemen arsip statis adalah suatu kegiatan penanganan arsip statis sejak
sebelum arsip dipindahkan ke lembaga arsip, dalam hal ini Badan Arsip,
hingga disajikan kepada pengguna arsip.

Sedangkan menurut Azmi (2013 : 9 ) menyatakan bahwa “Pengolahan

arsip statis adalah proses pengaturan informasi dan fisik arsip statis berdasarkan

prinsip-prinsip kearsipan sehingga mudah diketemukan”.

Dari pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa pengelolaan arsip statis

adalah suatu aktifitas dalam menangani informasi dan fisik arsip statis serta

tersusunnya sarana bantu temu kembali informasi dengan cepat dan tepat.

2.3.3 Akuisisi (Aquisition)

Akuisi merupakan salah satu cara untuk menyelamatkan dan melestarikan

informasi yang bernilai sejarah dalam bentuk media elektronik/digital, seperti

informasi yang terekam, bentuk CD, Audio/video dan lain-lain. Sedangkan yang

dimaksud akuisi arsip statis di dalam UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang

kearsipan pada pasal 1 nomor 27 yang berbunyi :

Akuisi arsip statis adalah proses penambahan khasanah arsip statis pada
lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip
statis dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada lembaga
kearsipan.
Dari Pendapat di atas dapat dikatakan bahwa Akuisi arsip merupakan

suatu kegiatan penanganan arsip pada kantor kearsipan yang dijalankan melalui

aktifitas penyerahan arsip yang tidak dipakai dalam kehidupan sehari-hari dalam

perkantoran dan hak pengolahannya dari pencipta arsip kepada kantor kearsipan.

2.3.4 Deskripsi (Description)

Arsip yang disimpan dapat dengan mudah diakses maupun ditemu kembali

dengan cepat dan tepat, karena telah disusun suatu gambaran arsip yang akurat

19
dan telah diolah informasi dari suatu arsip tersebut secara lengkap sehingga dapat

dimanfaatkan untuk berbagai kepentingan masyarakat atau instansi yang

bersangkutan. Sama halnya dengan menurut ICA (International Council on

Archives) (2000: 10 ) menyatakan bahwa “ deskripsi arsip adalah penyusunan

suatu gambaran yang akurat dari suatu unit arsip yang dideskripsi secara lengkap

beserta segenap komponennya”.

Dari pengertian di atas dapat dikatakan deskripsi arsip adalah gambaran

proses pelestarian arsip, penataan arsip, analisis, dan pengaturan arsip guna

mengidentifikasi bahan arsip dan bertujuan untuk memberikan akses informasi

mengenai sumber arsip, mengenai asal-usul arsip, struktur pemberkasan arsip dan

dan sebagainya. Begitu juga arsip yang diserahkan kepada lembaga kearsipan

akan menjadi sumber informasi bagi instansi maupun masyarakat yang senantiasa

dapat mengakses dengan cepat dan tepat yang dilakukan melalui kegiatan

penataan fisik arsip dan isi dari arsip/dokumen tersebut. Penataan arsip/dokumen

akan mudah dilakukan apabila seseorang memiliki maupun mengerti informasi

banyak tentang hal arsip yang ditanganinya, sistem penataanya, riwayat arsip, dan

sebagainya. Oleh karena itu, setiap lembaga kearsipan atau instansi diwajibkan

memiliki standar deskripsi arsip statis yang bertujuan untuk sebagai pengendalian

atau mengontrol terhadap keberadaan arsip. Melalui deskripsi arsip akan terlihat

gambaran kegiatan yang dijalani sebuah lembaga, kemudian dibuatkan susunan

kegiatan yang mendeskripsikan keberadaan arsip.

20
2.3.5 Pemeliharaan (Preventive Conservation)

Secara umum pemeliharaan arsip statis sama dengan arsip dinamis, karena

arsip secara umum mempunyai peran penting sebagai sumber informasi, dan

bernilai sejarah serta alat pengambil keputusan yang sangat diperlukan oleh

organisasi atau perusahaan. Pemeliharaan arsip dilakukan untuk menjamin

keamanan isi informasi dan fisik arsip serta mencegah kerusakan arsip yang dapat

terjadi karena faktor instrinsik yaitu bahan-bahan yang digunakan dalam

menciptakan arsip seperti kertas, tinta, dan lem, atau disebabkan faktor ekstrinsik

yaitu akibat serangan jamur, debu, rayap dan sejenisnya, tingkat kelembapan

udara, sinar matahari, dan lain sebagainya. Dalam memelihara arsip, maka

keadaan ruangan arsip harus bersih dari kotoran debu, kering, terang, dan

berfentilasi yang baik, dan pancaran sinar matahari tidak langsung masuk

ruangan, serta suhu udara dalam ruangan harus teratur dengan baik, seperti yang

tercantum pada buku panduanArizona State Library, Archives and Public Records

2013 menyatakan suhu ruangan dalam penyimpanan arsip/dokumen sebagai

berikut.

Tabel 2.2Small Print – Letter and Legal sized records Storage(menyimpan berkas
- Surat dan Catatan berukuran legal)
Temperature (Fahrenheit ) Relative Humidity (RH)

700-550 35% - 45% ± 2%

Sumber :Buku Panduan Arizona State Library, Archives and Public Records
2013.

Berdasarkan pendapat di atas dapat dikatakan bahwa pemeliharaan arsip

dilakukan dengan cara menyimpan arsip dan mengatur suhu di dalam ruangan.

Suhu dalam ruangan yang ideal untuk menyimpan arsip berkisar 550 – 700 F

21
dengan kelembapan udara berkisar 35% - 45% ± 2%”. Hal ini menunjukkan

bahwa aspek temperatur dan kelembapan udara harus diperhatikan karena akan

berpengaruh terhadap ketahanan fisik arsip yang disimpan. Bentuk fisik arsip

yang rusak akibat penyimpanan yang tidak memperdulikan temperatur dan

kelembapan udara pada ruangan, tentunya akan menjadikan informasi yang

terdapat di dalam arsip tidak dapat dibaca dengan baik.

Selain itu, menurut buku panduan Arizona State Library, Archives and

Public Records(2013 : 7) menyatakan bahwa :

Store items in folder and folders within a box; all of which aid in
protecting against environmental factors;
 Store items in area where temperature, humidity, air pollutants, etc.
can be best controlled.
 Store objects of the same type and size together.
 Do not overfill boxes.
 Support folders in boxes that are not filled to prevent warping and
damage.

Pendapat di atas dapat diartikan bahwa berkas/dokumen dalam folder dan

di dalam kotak, semuadapat terlindungi terhadap faktor lingkungan.
 Simpan barang di area di mana suhu, kelembaban, polutan udara,
dan lain-lain dapat dikendalikan dengan baik.
 Simpan benda dengan tipe dan ukuran yang sama.
 Jangan terlalu banyak mengisi kotak.
 Lindungi folder dalam kotak yang tidak terisi untuk mencegah
lipatan dan kerusakan.

Berdasarkan pendapat di atas dapat dikatakan bahwa aspek lain yang

perlu diperhatikan dalam pemeliharaan arsip adalah tempat penyimpanan arsip

dan tata cara penyusunan arsip. Tempat penyimpanan arsip dapat berupa

kotak/box yang terbuat dari bahan yang tahan lama dan tidak mempengaruhi

keadaan bentuk-bentuk arsip ketika disimpan, misalnya: tempatnya terbuat dari

22
kayu atau kotak besi yang dilapisi oleh kertas. Kemudian bahan untuk menyimpan

arsip harus berukuran lebih besar dari arsip yang akan disimpan. Hal ini bertujuan

agar arsip yang disimpan ditempat tersebut tidak terlipat salah satu bagian-bagian

dari arsip, misalnya : ujung kertas/arsip. Dalam hal penyusunan, arsip harus

disusun rapi di dalam tempat penyimpanan dengan menyesuaikan ukuran dimulai

dari arsip yang paling besar ke yang terkecil. Sebaiknya arsip yang dimasukkan ke

tempat penyimpanan tidak berlebihan atau tidak melebihi muatan dari tempat

penyimpanan arsip tersebut. Kemudian, sebaiknya tidak memasukkan benda lain

selain arsip ke dalam tempat penyimpanan arsip, contohnya seperti; pisau,

gunting, pulpen, kartu nama, dan sebagainya. Berikut di bawah ini contoh tempat

dan penyusunan arsip yang tidak tepat dan penyusunan arsip yang tepat.

Gambar 2.2 Contoh tempat dan penyusunan arsip yang tidak tepat

23
 Gambar 2.3 Contoh tempat dan penyusunan arsip yang tepat
(Sumber: Buku PanduanArizona State Library, Archives and Public Records2013)

Menurut Ismiatun (2001: 17) menyatakan bahwa unsur yang menjadi

perusak arsip yaitu :

a. Faktor biologis, seperti jamur dan serangga;

b. Faktor fisis, seperti cahaya dan panas matahari, dan air;
c. Faktor kimiawi, seperti pengaruh tinta tulisan, keasaman kertas;
d. Faktor lingkungan, seperti manusia, bencana alam, banjir,
kebakaran;
e. Faktor binatang pengerat, seperti tikus.

Dari pernyataan di atas dapat dikatakan bahwa faktor perusak arsip adalah

jamur, serangga, cahaya/ panas matahari, air, pengaruh tinta tulisan, maupun

tingkat keasaman kertas, bencana alam akibat ulah manusia yaitu karena banjir,

kebakaran, dan lain sebagainya.

Menurut Ismiatun (2001: 17) menyatakan bahwa “Pemeliharaan arsip

merupakan suatu kegiatan dalam rangka menyelamatkan dan mengamankan arsip

baik dari segi fisik maupun informasinya”.

Sama halnya dengan Dewanti (2013:16) menyatakan bahwa:

Pemeliharaan arsip merupakan suatu kegiatan untuk melindungi,

mengawasi dan mengambil langkah agar arsip tetap terjamin
keselamatannya, serta menjamin kondisi fisik arsip dan lingkungan
penyimpanan arsip terjamin kelestarian arsip selama-lamanya. Selain itu,

24
 pemeliharaan arsip bertujuan untuk menjamin arsip baik dari kerusakan
maupun kemusnahan secara total.

Dari pendapat di atas dapat dikatakan bahwa Pemeliharaan arsip statis

berupa melindungi, mengatasi, dan mencegah, serta mengambil langkah-langkah,

tindakan-tindakan yang bertujuan mengarah pada usaha- usaha untuk melestarikan

bahan arsip/dokumen dari kerusakan, menyelamatkan informasinya (isinya) dan

menjamin kelangsungan hidup arsip dari pemusnahan yang tidak diinginkan,

misalnya: debu pada dokumen yang tidak pernah dibersihkan, suhu udara yang

tidak sesuai dengan tata letak arsip tersebut yang mengakibatkan arsip dalam

ruangan akan rusak bahkan hancur dimakan rayap karena kondisi ruangan

maupun tempat tidak diatur dengan benar.

2.3.6 Perawatan (Currative Conservation)

Kegiatan yang dilakukan dalam melaksanakan perawatan arsip statis

adalah mendaftarkan arsip yang akan direstorasi atau dirawat, kemudian mencatat

jenis arsip yang akan direstorasi. Setiap jenis arsip yang akan dirawat akan ada

pemeriksaan ulang dan control ulang guna untuk meyakinkan bahwa arsip

tersebut telah direstorasi. Salah satu arsip yang direstorasi yaitu ditinjau dari

lingkungan arsip dan fisik arsip. Untuk lingkungan arsip berkaitan dengan gedung

arsip, perlu penggunaan sistem pendingin udara/pengatur suhu udara dalam

ruangan, fentilasi udara, cahaya, dan peralatan pengamanan gedung dan

sebagainya. Sedangkan untuk fisik arsip adalah dilakukan usaha penghilang zat

keasaman pada kertas, boks arsip, fumigasi, pembungkus arsip, dan merestorasi

arsip dengan cara laminasi dan enkapsulasi, dan pelestarian arsip kertas utamanya

dengan cara mengalih mediakan dari tercetak ke elektronik/ digital.

25
2.3.7 Layanan Informasi ( Information Service)

Dalam penelitian ini, layanan informasi merupakan suatu kegiatan untuk

memberikan pelayanan informasi/ arsip kepada masyarakat. Untuk memberikan

pelayanan informasi kepada masyarakat, maka akan dibutuhkan pelayanan yang

baik agar mendapatkan kepercayaan dari masyarakat. Oleh karena itu perhatian

yang serius terhadap fungsi ini perlu mendapatkan dukungan dari pimpinan suatu

lembaga. Menurut Ismiatun (2001:18) menyatakan bahwa keberhasilan pelayanan

arsip perlu didukung beberapa faktor sebagai berikut :

1. Ruang Baca arsip, merupakan pusat pelayanan langsung kepada

pengguna arsip. Ruang ini harus cukup nyaman dan memadai
ukurannya, serta mudah dalam pengawasannya;
2. Sarana bantu temu balik arsip/finding aids, mendukung kelancaran
pelayanan, penemuan dan peminjaman arsip;
3. Perpustakaan, guna mendukung penelitian arsip. Referensi yang
beragam jenisnya akan sangat membantu pegguna arsip/peneliti dalam
memperoleh informasi pendukung arsip. Misalnya, ensiklopedi, kamus
bahasa, buku ilmu sosial, peraturan perundangan;
4. Alat bantu baca arsip, terutama untuk membaca arsip dalam bentuk
mikrofilm dan mikrofis (dengan microreader), mendengarkan arsip
rekaman suara/wawancara sejarah lisan (dengan transcriber), melihat
arsip audio-visual (video, cd, dvd) melalui televisi/vcd player;
5. Ruang khusus untuk membaca dan melihat arsip peta, foto, negatif foto
dan arsip non kertas;
6. Tersedianya ruang konsultasi pembaca (reader counsultant) yang kedap
suara dan tidak mengganggu aktivitas penelitian lainnya;
7. Tersedianya ruang staf pelayanan arsip yang dapat mengawasi seluruh
ruang baca atau penelitian arsip;
8. Tersedianya lemari khusus (locker) untuk menyimpan barang bawaan
peneliti, misal tas;
9. Ruang transit arsip sebagai tempat penyimpanan arsip yang dipinjarn,
belum selesai dibaca atau yang akan dikembalikan ke penyimpanan;
10. Tersedianya sistem pengamanan arsip berupa kamera pemantau
ruangan yang tersembunyi letaknya.

Dari sarana pendukung di atas, etika pelayanan dari arsiparis atau petugas

pelayanan juga sangat menentukan kualitas pelayanan. Selayaknya seorang

26
arsiparis di ruang layanan informasi memenuhi kriteria, seperti; memberikan

perlakuan yang baik dan benar terhadap arsip; ramah dan senantiasa siap

memberikan bantuan pelayanan; dan berwawasan luas, khususnya tentang

khasanah arsip yang dimiliki suatu lembaganya.

2.3.8 Sumber Publikasi (Source Publication)

Sumber publikasi arsip statis sering disebut suatu kegiatan penyusunan

naskah yang berkaitan dengan kearsipan, seperti penerbitan sarana temu kembali

arsip/informasi yang didistribusikan kepada masyarakat. Sarana temu kembali

arsip sangat erat kaitannya dengan sistem penyimpanan yang digunakan, karena

jika sistem penyimpanan arsip salah maka dengan sendirinya penemuan kembali

arsip akan sulit didapatkan. Sumber publikasi dalam artian kebijakan untuk

mengumpulkan semua jenis dokumen baik tercetak maupun bentuk elektronik.

Faktor yang perlu diperhatikan untuk memudahkan temu kembali arsip yaitu

dengan melakukan kegitan mengklasifikasi, menyusun, dan memelihara

berdasarkan sistem yang berlaku. Penemuan kembali arsip juga diawali dengan

adanya permintaan dari pengguna, sehingga antara peminjaman dan penemuan

kembali arsip merupakan suatu hal yang berkaitan. Menurut Martono (1992 : 67)

ketepatan dan kecepatan menemukan atau mendapatkan arsip akan sangat

bergantung dari beberapa hal sebagai berikut:

1. Kejelasan materi yang diminta oleh pengguna.

2. ketepatan sistem pemberkasan yang digunakan dalam
pemberkasan jenis jenis arsip.
3. Ketepatan dan kemantapan sistem indeks.
4. Tersedianya tenaga yang memiliki pengetahuan dan keterampilan
yang memadai.

27
 Dalam hal ini, ketika pengguna ingin mencari informasi yang

diinginkannya, maka pengguna harus dengan jelas memberikan materi

informasi kepada arsiparis. Dan juga dalam penyusunan arsip pada rak dan

sesuai dengan sistem kearsipan, seperti; kemantapan sistem indeks.

Kemudian staf yang memiliki wawasan yang luas dan kedisiplinan yang

memadai.

28
 BAB III

METODE PENELITIAN

3.1 Metode Penelitian

Metode penelitian pada umumnya diartikan sebagai cara untuk

mendapatkan data dengan tujuan tertentu. Dalam penelitian ini penulis

menggunakan metode kualitatif deskriptif. Menurut Nazir (2011:54) “Metode

deskriptif adalah suatu metode dalam meneliti status sekelompok manusia, suatu

objek, suatu set kondisi, suatu sistem pemikiran, ataupun suatu kelas peristiwa

pada masa sekarang”. Penelitian ini dipilih karena peneliti hanya berupaya untuk

menyajikan data secara sistematis, faktual, dan akurat mengenai fakta-fakta yang

ada di lapangan. Peneliti bermaksud untuk menggali fakta mengenai sistem

pengelolaan arsip statis pada bagian legal Pusat penelitian Kelapa Sawit.

3.2 Lokasi Penelitian

Penelitian ini dilakukan di Pusat Penelitian Kelapa Sawit pada bagian legal

yang beralamat di Jalan Brigjend Katamso No. 51 Medan.

3.3 Informan

Informan adalah orang yang mengetahui dengan baik terhadap masalah

yang diteliti dan bersedia untuk memberikan informasi kepada peneliti. Informan

dalam penelitian ini adalah orang-orang yang terlibat dan memberikan informasi

selengkap-lengkapnya mengenai latar belakang dan keadaan yang sebenarnya dari

objek yang diteliti sehingga dapat diperoleh data yang akurat. Informan yang

ditentukan dalam penelitian ini berjumlah 4 orang yaitu terdiri dari arsiparis pada

29
bagian Legal Pusat Penelitian kelapa Sawit (PPKS) Medan. Berikut di bawah ini

tabel yang menjadi informan penulis.

Tabel 3.1 Daftar Informan

NO INFORMAN Lokasi Wawancara

1 Informan 1 Lantai 2 Bagian Legal Pusat penelitian

kelapa Sawit (PPKS) Medan

2 Informan 2 Lantai 2 Bagian Legal Pusat penelitian

kelapa Sawit (PPKS) Medan

3 Informan 3 Lantai 2 Bagian Legal Pusat penelitian

kelapa Sawit (PPKS) Medan

4 Informan 4 Lantai 2 Bagian Legal Pusat penelitian

kelapa Sawit (PPKS) Medan

Teknik pengambilan informan dilakukan secara purposive samplingyaitu

teknik penentuan sampel dengan pertimbangan tertentu yang dianggap

berkompetensi dibidang kearsipan atau peneliti mengumpulkan informasi dengan

melakukan observasi dan wawancara terhadap pihak yang berhubungan langsung

dengan pengelolaan arsip statis pada bagian Legal Pusat Penelitian Kelapa Sawit

(PPKS) Medan.

3.4 Teknik Pengumpulan Data

Teknik yang digunakan dalam pengumpulan data penelitian ini adalah:

1. Observasi

30
 Observasi dilakukan untuk memperoleh data yang sebenarnya tentang

pengelolaan arsip statis pada bagian Legal Pusat Penelitian Kelapa

Sawit. Peneliti mengadakan pengamatan secara langsung pada subjek

penelitian yang berhubungan dengan sistem pengelolaan arsip statis

pada bagian Legal Pusat Penelitian Kelapa Sawit.

2. Wawancara

Teknik pengumpulan data selain melalui observasi bisa juga melalui

wawancara terhadap informan dengan mengetahui lebih dalam lagi

mengenai berbagai data yang ada di bagian Legal Pusat Penelitian

kelapa sawit. Menurut Djaelani, Aunu Rofiq ( 2013: 87) menyatakan

bahwa “wawancara yaitu suatu kegiatan yang dilakukan untuk

mendapatkan informasi secara langsung dengan mengajukan

pertanyaan antara pewawancara dengan yang diwawancarai”.

Dari pendapat di atas dapat dikatakan bahwa wawancara adalah teknik

berkomunikasi yang bertujuan untuk mendapatkan informasi baik

berupa individu, aktifitas dalam kelompok, dan sebagainya yang

dilakukan dengan dua orang yaitu peneliti dan informan, yang

merupakan orang yang akan memberikan informasi kepada si peneliti.

Wawancara digunakan untuk memperoleh data secara mendalam yang

berkaitan dengan pengelolaan arsip statis pada bagian Legal Pusat

Penelitian Kelapa Sawit. Pelaksanaan wawancara dilakukan langsung

oleh peneliti kepada informan guna memperoleh informasi yang akurat

dan dapat melengkapi informasi.

31
 3. Dokumentasi

Dokumentasi diperlukan untuk melengkapi data yang telah diperoleh

melalui observasi dan wawancara, dengan cara meminta data kepada

pihak-pihak yang terkait baik yang berupa arsip, dokumen ataupun

foto-foto yang terkait dengan pengelolaan arsip statis di bagian legal

Pusat Penelitian Kelapa Sawit. Teknik dokumentasi digunakan untuk

memperoleh informasi tentang sejarah, visi dan misi, struktur

organisasi, sarana dan prasarana, data pegawai, latar belakang

pendidikan, serta foto-foto yang berkaitan dengan pengelolaan arsip

statis pada bagian legal Pusat penelitian Kelapa Sawit.

3.5 Jenis Sumber Data

Jenis dan sumber data penelitian adalah :

a) Data primer, data yang diperoleh langsung dari responden melalui

wawancara kepada kepala dan staf yang menangani dibidang kearsipan di

bagian legal Pusat Penelitian Kelapa Sawit untuk mengetahui informasi

mengenai pengelolaan kearsipan.

b) Data sekunder, data yang mendukung data primer yang bersumber dari

jurnal, majalah, laporan tahunan dan dokumen lain yang berhubungan

dengan masalah penelitian.

3.6 Instrumen Penelitian

Ada beberapa jenis instrumen yang dapat digunakan sebagai alat untuk

mengumpulkan data dalam melakukan suatu penelitian, menurut Sugiono

(1998:84) mengatakan bahwa dalam mengumpulkan data-data penulis

32
membutuhkan alat bantu atau instrumen penelitian. Dalam penelitian ini peneliti

menggunakan 2 alat bantu yaitu:

1. Pedoman Wawancara, Pedoman wawancara digunakan agar wawancara

yang dilakukan tidak menyimpang dari tujuan penelitian. Pedoman ini
disusun tidak hanya berdasarkan tujuan penelitian, tetapi juga
berdasarkan teori yang berkaitan dengan masalah yang diteliti.
2. Perekam suara
Perekam suara ini digunakan untuk merekam hasil wawancara dengan
peneliti, karena catatan atau ingatan yang dimiliki masih terbatas,
sehingga perlu adanya perekam suara.

3.7 Analisis Data

Proses analisis data dimulai dengan menelaah dan memahami seluruh data

yang tersedia dari berbagai sumber, yaitu wawancara, pengamatan, yang sudah

ditulis dalam catatan lapangan atau dari tempat kejadian/peristiwa, dokumen

pribadi, dokumen resmi, dan gambar foto. Dari proses tersebut setelah dipahami

maka terbentuk suatu kesimpulan, analisis data dalam penelitian itu dilakukan di

dalam suatu proses. Jadi pelaksanaan analisis mulai dilakukan ketika

pengumpulan data itu juga dikerjakan dan dilakukan secara intensif yaitu ketika

sudah meninggalkan lapangan. Melakukan analisis membutuhkan usaha

pemusatan perhatian serta pengerahan tenaga dan juga pikiran peneliti.

3.8 Keabsahan Data

Untuk menguji keabsahan data penelitian, maka peneliti menggunakan

teknik triangulasi, yaitu teknik pemeriksaan keabsahan data yang memanfaatkan

sesuatu yang lain di luar data itu untuk keperluan pengecekan atau sebagai

pembanding terhadap data itu.

Metode triangulasi merupakan salah satu metode yang paling umum

dipakai dalam uji validitas penelitian kualitatif, triangulasi dilakukan berdasarkan

33
wawancara dengan informan dan observasi oleh penulis dalam mengamati

kejadian fakta yang terdapat di lapangan. Teknik pengumpulan data juga

dilakukan untuk melengkapi data primer dan sekunder. Wawancara dan observasi

dilakukan sebagai data primer yang berkaitan dengan informasi yang didapat dari

kebijakan pihak Pusat Penelitian Kelapa Sawit pada bagian Legal. Adapun teknik

triangulasi yang digunakan adalah:

1. Triangulasi Data

Menggunakan berbagai sumber data seperti dokumen, hasil wawancara

dan hasil observasi yang peneliti lakukan pada bagian Legal Pusat

Penelitian Kelapa Sawit.

2. Triangulasi Teori

Penggunaan berbagai teori yang berlainan untuk memastikan bahwa

data yang dikumpulkan sudah memenuhi syarat. Pada penelitian ini,

berbagai terori yang telah dijelaskan pada bab II untuk dipergunakan

dan menguji terkumpulnya data tersebut

3. Triangulasi Metode

Penggunaan berbagai metode untuk meneliti suatu hal, peneliti

mengecek keabsahan data dari beberapa teknik pengumpulan data

yaitu seperti metode observasi, wawancara, dan Dokumentasi.

Triangulasi metode dilakukan dengan cara membandingkan dengan

hasil informasi atau data dari informan dalam suatu teknik yang sama.

34
 BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1 Karakteristik Informan

Informasi dalam penelitian ini adalah pegawai yang bekerja pada bagian

kantor Legal Pusat penelitian Kelapa Sawit yang bertugas mengelola segala arsip

yang ada pada kantor Legal Pusat Penelitian Kelapa Sawit (PPKS) Medan.

Informan dalam penelitian ini adalah pegawai yang bekerja pada kantor Legal

Pusat Penelitian kelapa Sawit yang berjumlah empat orang. Adapun karakteristik

dari para informan tersebut adalah sebagai berikut :

Tabel 4.1 Karakteristik Informan

No. Kode
Informan Informan Jabatan Lokasi Wawancara
1. Informan 1 I1 Lantai 2 Bagian Legal Pusat
Staf penelitian kelapa Sawit
(PPKS) Medan
2. Informan 2 I2 Lantai 2 Bagian Legal Pusat
Staf penelitian kelapa Sawit
(PPKS) Medan
3. Informan 3 I3 Lantai 2 Bagian Legal Pusat
Staf penelitian kelapa Sawit
(PPKS) Medan
4. Informan 4 I4 Lantai 2 Bagian Legal Pusat
Staf penelitian kelapa Sawit
(PPKS) Medan

35
 Informan pertama (I1) adalah informan yang berhasil diwawancarai

dengan perkenalan terlebih dahulu, begitu juga dengan I2, I3, dan I4, kemudian

diminta waktunya untuk bersedia diwawancarai dengan menjelaskan terlebih

dahulu maksud dan tujuan penelitian ini yang dalam pengumpulan datanya

dilakukan dengan menggunakan metode wawancara. Wawancara berlangsung

secara informal, dan wawancara dilakukan dengan pedoman wawancara dengan

wawancara mendalam (depth interview). Begitu juga dengan bahasa yang

digunakan saat wawancara berlangsung, bahasa yang digunakan adalah bahasa

informal yang bertujuan untuk memancing percakapan awal kepada seluruh

informan.

4.2 Kategori Penelitian

Setelah selesai melakukan observasi dan wawancara, penulis melakukan

coding dengan cara menyusun kerangka awal analisis data agar mendapatkan hasil

dari penelitian yang telah dilakukan. Selanjutnya penulis membaca kembali

transkrip wawancara dan melakukan coding untuk mendapatkan pokok

permasalahan yang diteliti, dari coding tersebut maka dapat diperoleh beberapa

kategori yang berkaitan dengan pengelolaan arsip statis pada bagian legal Pusat

Penelitian Kelapa Sawit (PPKS) Medan, yaitu :

1. Akuisisi (Acquisition)

2. Deskripsi (Desription)

3. Pemeliharaan (Preventive Conservation)

4. Perawatan (Currative Conservation)

5. Layanan informasi (Information Service)

36
 6. Temu kembali/sumber publikasi (Source Publication)

4.2.1 Akuisisi (acquisition)

Kategori pertama yang diperoleh dari hasil transkrip wawancara dengan

ke-4 informan adalah akuisisi atau pengadaan. Akuisisi merupakan kegiatan

terpenting dalam kearsipan, dan salah satu cara untuk menyelamatkan dan

melestarikan informasi yang bernilai sejarah. Dengan demikian, jika tidak ada

kegiatan ini arsip/dokumen yang ada pada kantor legal akan punah/habis.

Proses Akuisisi Pusat Penelitian Kelapa Sawit pada bagian legal sesuai

dengan pernyataan informan 1 ( I1) berikut :

I1 : Proses pengadaan arsipnya, biasanya arsip masuk dari perkebunan

marihat, tanjung morawa, atau berbau dengan perkebunan kelapa

sawit/legal perkebunan, LSM Legal, Surat Kuasa, UKP, prosedur

persuratan , dan dari wartawan.

Sama halnya dengan informan 2 (I2) menyatakan bahwa proses pengadaan

arsip pada kantor Legal Pusat Penelitian kelapa Sawit yaitu :

I2 : Ya proses pengadaan arsip statis sama juga dengan pendapat Bapak(

I1) tadi, arsip masuk ke bagian legal dari legalitas perkebunan/ yang

berbau perkebunan, misal dari Marihat, Tanjung Morawa. Ada juga LSM,

UKP, prosedur persuratan, dan SK. Seperti itulah disini, tidak ada

perubahan.

Sedangkan pendapat Informan 3 ( I3) menyatakan bahwa proses

pengadaan arsip statis pada kantor Legal PPKS, sebagai berikut :

37
 I3 :Proses pengadaannya biasanya arsip datang dari luar, misalnya dari

Marihat, Tanjung Morawa /perkebunan atau yang berkaitan dengan

perkebunan sawit/legal perkebunan, ada juga dari LSM, UKP, dan dari

wartawan.

Juga informan 4 ( I4) menyatakan bahwa pengadaan arsip statis pada

kantor Legal yaitu sebagai berikut :

I4 : Kalau disini pengadaan arsipnya kami terima dari Balit Medan,

perizinan Kontrak kerjasama, pemasaran dan ada juga perorangan.

Dan juga informan 1 (I1) menyatakan bahwa proses pengadaan masuk ke

kantor Legal sebagai berikut :

I1 : Surat masuk kan, itukan ada sistem bajunya bahwa surat itu darimana

masuknya, bajunya ini namanya kertas disposisi. (I1 langsung mengambil

contoh surat proposal/ arsip yang ada pada kantor tersebut) Misal untuk

memperjelas surat proposal masuk dari Direktur ditujukan bagian

sekretariat dan legal, jadi dilihat urusannya apa/ kepentingan surat ini

apa, dan dalam surat proposal ini harus dibayar dan diselesaikan

kemudian ada berisikan bahwa surat ini harus bersifat diselesaikan, atau

rahasia, komentar/saran. Setelah diselesaikan bentuk surat ini dicentang

baik rahasia, maupun diisi komentar kemudian surat ini dikirim ke Legal

untuk diselesaikan pembayarannya. Begitu juga dengan setiap bagian

kantor/ kepala bagian, kemudian jadi arsiplah dan arsip disimpan pada

folder yang disediakan.

38
 Gambar 4.1 Contoh surat yang ada pada bagian Legal

(Sumber : Kantor bagian Legal Pusat penelitian Kelapa Sawit (PPKS) Medan)

Dari gambar 4.1 menunjukkan bahwa arsip yang ada pada Legal PPKS

merupakan arsip terbuka. Sebelum jadi arsip, awal mula dokumen masuk ke legal

ditujukan dari direktur ke kepala setiap bagian dalam menangani dokumen

tersebut. Setelah ditangani dokumen tersebut, maka akan dilihat ulang apa tujuan

dari surat//dokumen tersebut kemudian diselesaikan dan diarsipkan dalam artian

disimpan dalam almari yang telah disediakan.

Berikut di bawah ini tabel pada bku penerimaan surat pada bagian legal

Pusat Penelitian kelapa Sawit yang berisikan keterangan arsipnya darimana

berasal, tanggal arsip, dan jenis arsip.

39
 Gambar 4.2 Tabel Pada Buku Penerimaan Surat

Dari gambar 4.2 menunjukkan bahwa arsip yang masuk pada kantor legal

akan dituliskan informasi dari arsip tersebut berupa nomor surat, asal surat

darimana, tanggal surat, isi ringkas surat/arsip, ditujukan sama siapa suratnya dan

berupa keterangan dari arsip/surat tersebut.

Juga pernyataan di atas menunjukkan bahwa kegiatan pengadaan arsip

statis pada kantor Legal Pusat penelitian Kelapa Sawit biasanya menerima arsip-

arsip dari perusahaan yang berupa perizinan surat/dokumen tentang kontrak kerja,

Surat Kuasa, marketing, arsip dari wartawan, dan arsip dari perkebunan dan

biasanya disebut sebagai legalitas yang berbau perkebunan. Arsip –arsip yang

berbau dengan perkebunan sawit akan diserahkan ke kantor legal Pusat penelitian

kelapa Sawit untuk dilegalitaskan.

Dalam kegiatan akuisisi arsip pada bagian Legal Pusat Penelitian Kelapa

Sawit telah berjalan dengan baik. Hal ini sesuai dengan teori bab sebelumnya

(lihat BAB II) bahwa kegiatan akuisi arsip merupakan suatu kegiatan penanganan

arsip pada kantor kearsipan yang dijalankan melalui aktifitas penyerahan arsip

40
yang tidak dipakai dalam kehidupan sehari-hari dalam perkantoran dan hak

pengolahannya dari pencipta arsip kepada kantor kearsipan. Dan juga arsip yang

ada pada Legal akan dilegalitaskan ketika masuk arsip dari luar atau arsip yang

diserahkan oleh pencipta arsip kepada Legal berupa arsip pribadi, dokumen

perkebunan dan sebagainya akan dilegalitaskan pada kantor tersebut.

4.2.2 Deskripsi Arsip Statis di Bagian Legal PPKS Medan

Kategori kedua diperoleh dari hasil transkrip wawancara dengan ke-4

informan adalah deskripsi. Pendeskripsian arsip merupakan kegiatan setelah

akuisis dalam sebuah daur hiduparsip statis. Proses pendeskripsian arsip pada

kantor legal Pusat Penelitian Kelapa Sawit terdapat beberapa kriteria dalam

menggambarkan arsip statis, sesuai dengan informasi yang diberikan oleh

Informan 1 (I1) sebagai berikut :

I1 : Setelah sudah jadi arsip, kriteria/cara yang digunakan untuk

mengambarkan arsip seperti SK, Surat LSM, dan ada juga bagian

perkebunan dengan cara menyusun arsip berdasarkan pokok

permasalahan/jenisnya.

Sama halnya dengan I2 menyatakan bahwa kriteria yang digunakan dalam

pengadaan arsip statis yaitu :

I2 : Kriteria yang digunakan dalam menggambarkan arsip statisnya sama

juga dengan bapak ( I1 ) yang tadi, arsip-arsip kami susun/kelompokkan

berdasarkan jenis pokok permasalahan suatu arsip.

Sedangkan I3 menyatakan bahwa kriteria yang digunakan dalam proses

pengadaan arsip statis sebagai berikut :

41
 I3 : kriteria yang kami gunakan dalam mendeskripsikan arsip di kantor ini

yaitu dengan cara mengelompokkan arsip sesuai dengan jenisnya, dan

disusun pada kotak arsip yang berisikan keterangan jenis arsipnya,

kondisi tanggal arsip, dan keaslian arsipnya.

Gambar 4.3 Contoh arsip statis yang baru dideskripsikan

Dari pernyataan di atas dapat dikatakan bahwa kriteria pengelolaan arsip

statis pada kantor Legal Pusat Penelitian Kelapa Sawit yaitu menggambarkan

arsip yang datang dari luar kantor Legal dengan cara menyusun arsip statis sesuai

dengan pokok masalah arsip tersebut pada kotak arsip yang tersedia pada kantor

legal PPKS yang berisikan keterangan jenis arsipnya, dan kondisi arsip. Dan juga

saat mendeskripsikan arsip pada kantor legal, pedoman yang digunakan pegawai

saat mendeskripsikan arsip yaitu dengan menggunakan kertas disposisi yang

bersamaan dengan arsip ketika masuk ke kantor tersebut, sesuai pendapat I3

menyatakan bahwa :

I3 : kalau pedoman kearsipan kita berdasarkan kertas ini ( informan langsung

mengambilkan langsung contoh arsip yang berisikan pedoman arsip

42
 darimana asalnya), arsip datang dari luar itukan ada sistem bajunya

bahwa surat itu darimana masuknya, bajunya ini namanya kertas

disposisi. Dari kertas disposisi ini dapat dilihat darimana arsip berasal

dan ditujukan arsipnya kemana arahnya dan dari kertas disposisi inilah

pedoman kearsipannya.

Dalam kegiatan deskripsi arsip pada Legal Pusat Penelitian Kelapa Sawit

menunjukkan bahwa telah melakukan proses kegiatan mengelola arsip atau

mendeskripsikan arsip darimana berasal dokumen sampai dokumen yang masuk

ke Legal dan dilegalitaskan menjadi arsip statis. Kegiatan mendeskripsikan arsip

dengan menggunakan panduan dalam mendeskripsikan arsip disebut sebagai

kertas disposisi yang merupakan gambaran informasi arsip yang masuk ke Legal.

Dari kertas disposisi tersebut arsip dideskripsikan/digambarkan dengan maksud

untuk memberikan informasi asal usul arsip, isi, hubungan dengan arsip lain.

4.2.3 Pemeliharaan (Preventive Conservation)

Kategori ketiga diperoleh dari hasil transkrip wawancara dengan ke- 4

informan adalah pemeliharaan. Dalam kegiatan pemeliharaan arsip statis pada

kantor Legal Pusat Penelitian Kelapa Sawit dilakukan sekali dalam seminggu,

sesuai informasi yang diberikan oleh informan ( I1) sebagai berikut :

I1 : Pemeliharaan dan perawatannya dengan cara kami bersihkan arsip-

arsipnya dari debu sekali dalam seminggu. Kalau semacam fumigasi kami

tidak pernah melakukan fumigasi terhadap arsip-arsipnya.

Sama halnya dengan pendapat informan ke 2 menyatakan bahwa

pemeliharaan arsip sebagai berikut :

43
 I2 : Untuk pemeliharaan dan pelestarian arsip statis, kami memelihara,

merawatnya setiap hari dengan membersihkan debu yang pada lemari

maupun box/kotak arsip, begitu juga dengan ruangan dijaga juga

kebersihan ruangannya.

Dan juga pendapat I1,I3, dan I4 menyatakan bahwa pelestarian arsip statis

dengan cara merangkap data arsip pada komputer, sesuai dengan pendapat sebagai

berikut :

I1 I3 I4 : “Kami melestarikannya,Pak Deni sebagai bagian Akuisisi

pengarsipan/pemeliharaan. Begitu masuk surat kemudian

dimasukkan/dicatat ke dalam buku besar dan diinput juga ke dalam

komputer untuk menjaga keamanan arsip apalagi arsipnya bersifat

penting, tetapi belum sempurna karena belum semua arsip diinput ke

dalam komputer”.

“kalau perawatan dan pelestariannya untuk saat ini, seperti yang saya

bilang tadi kami menginput data arsip ke komputer, tetapi belum

sempurna dikarenakan arsip yang kami input baru sebagian”.

“Pemeliharaan dan perawatannya ya gini-gini aja, ya maksudnya kami

bersihkan arsip-arsipnya dari debu sekali dalam seminggu. Kalau

semacam fumigasi/penyemprotan kami tidak pernah melakukan fumigasi

terhadap arsip-arsipnya”.

Dari pernyataan di atas pemeliharaan arsip statis pada bagian Legal Pusat

Penelitian kelapa Sawit arsiparis melakukan pelestarian arsip dengan cara

membersihkan arsip dari debu sekali dalam seminggu, dan tidak pernah

44
melakukan penyemprotan/fumigasi arsip. Dan juga pelestarian dilakukan dengan

cara back up/menyalin arsip-arsip ke komputer.Selain itu juga, salah satu usaha

untuk memelihara arsip sebaiknya memiliki ruangan penyimpanan arsip memiliki

AC atau pengatur suhu dalam ruangan sesuai dengan tingkat keasaman kertas

arsip, dan penyimpanan arsip yang baik. Namun pada kantor Legal Pusat

Penelitian Kelapa Sawit belum menggunakan Pengatur suhu ruangan dan

penyimpanan arsipnya berdasarkan subjek sesuai dengan informasi yang

diberikan oleh Informan 1 sebagai berikut :

I1: “Kami tidak menggunakan pendingin udara, dan yang alami saja”

“Arsip masuk kemudian diinput dalam buku besar dan komputer dan

disimpan ke dalam kotak arsip yang telah disediakan dan

dikelompokkan berdasarkan subjeknya/jenis arsipnya”.

Dari pernyataan di atas dapat dikatakan bahwa pelestarian arsip pada

kantor Legal Pusat Penelitian kelapa Sawit (PPKS) Medan telah melakukan

pemeliharaan arsip dengan baik walaupun tidak pernah melakukan

fumigasi/penyemprotan arsip dan belum ada pengatur suhu ruangan penyimpanan

arsip. Dan juga penyimpanan arsip pada kantor Legal Pusat Penelitian Kelapa

Sawit (PPKS) telah melakukan penyimpanan arsip berdasarkan subjek, dan dapat

dikatakan penyimpanan arsipnya telah baik, karena arsip yang tahun 2015 sampai

sekarang sudah di organisir dengan baik sedangkan arsip statis tahun 2015

kebawah belum diorganisir. Sesuai dengan pernyataan I4 sebagai berikut :

I4 : Proses pengelolaan arsip kami ini masih baru berjalan tiga tahun dan

masih baru, namun arsip- arsip yang lama juga masih ada disimpan”.

45
 “kalau masalah penyimpanan arsip statis pada kantor kita ini yaitu nah

arsip itukan penting, makanya disimpan berdasarkan subjek/pokok

permasalahan suatu arsipnya dikarenakan sistem nomor dalam menyusun

arsip pada zaman-zaman dulu sangat repot dan entah kemana-mana

menyimpan arsipnya, makanya dibuat sistem subjek. Terus almari arsip

kita sudah bertambah satu lagi untuk tempat menyimpan arsip pada

kantor ini”

Gambar 4.4 Almari arsip

Dari gambar 4.4 menunjukkan bahwa arsip yang ada pada almari arsip

tersebut berupa dokumen LSM, Surat Kuasa, SID, surat intern, surat ekstern,

dokumen permintaan legalisir, dokumen panjar, surat-surat, kwintansi bon 2016,

kwitansi bon 2017, dokumen tanda terima, dokumen sumber daya manusia,

dokumen konsumsi, dokumen security satpam, surat lamaran kerja, dokumen

kebun sarolungon, dokumen operasi kebun sarolungon, dan sebagainya. Arsip

46
yang tersimpan pada almari tersebut terdapat beberapa keterangan arsip berupa

jenis arsip, tanggal arsip, dan keaslian arsip statisnya.

Dari pernyataan di atas dapat dikatakan bahwa kegiatan pemeliharaan

arsip pada kantor legal Pusat Penelitian Kelapa Sawit telah berjalan tiga tahun dan

berjalan dengan baik, dan juga dikarenakan bertambahnya almari arsip sehingga

memudahkan untuk tempat penyimpanan arsip statis dan temu balik arsip jika

sewaktu-waktu diperlukan.

4.2.4 Perawatan (Currative Conservation)

Kategori keempat diperoleh dari hasil transkrip wawancara dengan ke- 4

informan adalah Perawatan. Kegiatan yang dilakukan dalam melaksanakan

perawatan arsip statis adalah mendaftarkan arsip yang akan direstorasi atau

dirawat, kemudian mencatat jenis arsip yang akan direstorasi. Setiap jenis arsip

yang akan dirawat akan ada pemeriksaan ulang dan control ulang guna untuk

meyakinkan bahwa arsip tersebut telah direstorasi. Kegiatan perawatan arsip pada

bagian Legal Pusat Penelitian Kelapa Sawit (PPKS) Medan belum maksimal

dalam melaksanakan perawatan arsip statis. Walaupun belum maksimal namun

perawatan arsip statisnya telah berjalan dengan baik, karena perawatan arsipnya

telah menyalin data arsip ke dalam komputer, dan membersihkan arsip dari debu

sekali dalam seminggu, sesuai dengan informasi yang diberikan informan ke 4

sebagai berikut :

I4 : perawatannya kami bersihkan arsip-arsipnya dari debu sekali dalam

seminggu. Kalau semacam fumigasi/penyemprotan kami tidak pernah

melakukan fumigasi terhadap arsip-arsipnya.

47
 Begitu juga dengan pendapat informan ke 3 menyatakan bahwa perawatan

arsip pada kantor Legal sebagai berikut :

I3 : perawatan untuk saat ini, seperti yang saya bilang tadi kami menginput

data arsip ke komputer, tetapi belum sempurna dikarenakan arsip yang

kami input baru sebagian.

Dari pernyataan di atas dapat dikatakan perawatan arsip pada kantor Legal

Pusat Penelitian Kelapa Sawit (PPKS) belum maksimal ketika merawat arsip

statis, dikarenakan arsip yang dirawat dan di back up arsipnya baru sebagian yang

dirawat, termasuk arsip bernilai penting.

4.2.5 Layanan informasi (Information Service)

Kategori kelima yang diperoleh dari hasil transkrip wawancara dengan ke-

4 informan adalah layanan informasi. Seperti yang dijelaskan pada BAB II,

layanan informasi merupakan suatu kegiatan untuk memberikan pelayanan

informasi/ arsip kepada masyarakat. Untuk memberikan pelayanan informasi

kepada masyarakat, maka akan dibutuhkan pelayanan yang baik agar

mendapatkan kepercayaan dari masyarakat. Pelayanan informasi kepada

pengguna arsip pada kantor Legal Pusat Penelitian kelapa Sawit (PPKS) Medan

yaitu dengan cara arsiparis melayani pengguna dengan baik dan memberikan

informasi apa yang dibutuhkan pengguna tersebut. Arsiparis memberikan

informasi kepada pengguna sesuai informasi yang dibutuhkannya, sesuai dengan

informasi yang diberikan oleh informan 1 (I1) sebagai berikut :

48
I1 : Pengguna datang, ya kita berikan dan dilayani apa yang mereka perlukan

dan kami memberikan sesuai yang berhubungan dengan data yang

diminta.

Sama halnya dengan pernyataan informan 2 (I2) bahwa pelayanan

informasi pada kantor Legal Pusat Penelitian Kelapa Sawit sebagai berikut :

I2 : Kalau masalah pelayanan informasi kepada pengguna, dengan

menggunakan layanan tertutup dan terbuka, dan ketika ada pengguna

datang kesini, ya kami siap melayaninya dengan sepenuh hati dan ramah.

Dari pernyataan di atas disebutkan juga pelayanan informasi kepada

pengguna dengan menggunakan pelayanan tertutup dan layanan terbuka, karena

layanan tertutup merupakan layanan informasi yang bersifat rahasia kepada

pengguna, namun ada juga bersifat terbuka yang merupakan layanan informasi

kepada pengguna dengan bersifat terbuka kepada pengguna, sesuai dengan

informasi yang dinyatakan I3, I4 sebagai berikut :

I3 I4“ : Ada juga arsip yang bersifat rahasia dan untuk itu arsip tersebut tidak

boleh diketahui oleh siapapun kecuali dengan yang bersangkutan”.

“Pelayanan arsip statis kita ya kalau bisa kita buka ya kami buka dan

kami berikan arsipnya kepada pengguna namun ada juga bersifat tertutup

dikarenakan arsip tersebut ada yang sifatnya rahasia”.

Jadi, dapat dikatakan bahwa kegiatan pelayanan arsip statis kepada

pengguna pada kantor Legal Pusat penelitian kelapa Sawit telah menjalankan

pelayanan arsip dengan baik, hal ini ditandai dengan adanya sistem pelayanan

49
arsip tertutup dengan maksud untuk menjaga kerahasian informasi pada arsip

tersebut.

4.2.6 Sumber Publikasi (Source Publication)

Kategori keenam yang diperoleh dari hasil transkrip wawancara dengan

ke-4 informan adalah sumber publikasi. Seperti yang dijelaskan pada BAB II

Sumber publikasi arsip statis sering disebut suatu kegiatan penyusunan naskah

yang berkaitan dengan kearsipan, seperti penerbitan sarana temu kembali

arsip/informasi yang didistribusikan kepada masyarakat. Pada kantor Legal PPKS

telah membuat sistem temu kembali informasi dengan menyalin data arsip ke

dalam komputer yang bertujuan untuk mempermudah arsiparis dalam bekerja

ketika menemukan arsip yang telah disimpan. Hal ini sesuai dengan pernyataan

dengan informan I1, I2, I3, dan I4 sebagai berikut :

I1 : “cara penyimpanannya belum sempurna, dan masih ada yang tertinggal

sehingga kalau membuka file lama akan sulit ditemukan, dan kalau

membuka/menemukan informasi/arsip terbaru akan mudah ditemu

kembali dikarenakan masih diingat dimana keberadaan arsip tersebut”.

I2 : “Sistem temu balik informasi pada kantor ini sampai sekarang tidak ada

masalah, ya mulus saja jalannya”.

I3 : “cara menemukan informasi/arsipnya dengan cara mencari file arsip

yang diperlukan, jika arsipnya masih baru, maka kami mencarinya

langsung ke komputer dikarenakan arsip tahun terbaru sudah kami

input”.

50
 I4 : “Kalau temu kembali arsip statisnya, ya sama pak Deni lah dengan pak

Ilham yang mengerjakan lebih detailnya. Kami merangkap arsipnya

dalam komputer untuk memudahkan temu kembali”.

Begitu juga dengan informan ke 3 menyatakan bahwa kendala dalam

menemukan arsip statis sebagai berikut :

I3 : Masalahnya sekarang, arsip-arsip yang lama sulit ditemukan kembali jika

diperlukan sebab arsip yang lama sebagian tidak diketahui dimana

berada sedangkan arsip yang terbaru akan mudah ditemu kembali

dikarenakan masih diingat dimana keberadaannya dan arsip yang baru

ini ketika datang dari luar akan langsung dimasukkan ke dalam komputer

agar memudahkan sistem temu balik informasi jika diperlukan.

Dari penyataan di atas dapat dikatakan bahwa sistem temu balik informasi

pada kantor legal Pusat Penelitian kelapa Sawit telah menerapkan sistem

komputerisasi arsip-arsip yang bernilai penting. Arsip yang bernilai penting

berupa arsip rahasia maupun arsip terbuka yang akan diinput ke dalam komputer,

termasuk arsip yang baru masuk ke dalam kantor tersebut dan akan langsung

diinput atau biasa disebut proses alih media dari tercetak ke elektronik. Untuk

proses alih media arsip ke komputer sekitar tiga tahun berjalan dari tahun 2015

sampai sekarang, makanya dalam menemukan arsip yang lama akan sulit ditemu

kembali dikarenakan belum ada pengelolaan arsip untuk arsip yang lama, namun

arsip yang baru akan mudah ditemu kembali arsip statis karena sudah dikelola

dengan baik.

51
4.3 Rangkuman Hasil Penelitian

Berdasarkan hasil wawancara mendalam (depth interview) dengan

informan, melalui proses analisa data yang menjaga keabsahan data serta

melakukan triangulasi, maka diperoleh beberapa kategori. Kategori tersebut yaitu

hasil informasi yang diberikan pegawai bagian Legal Pusat Penelitian Kelapa

Sawit, yaitu sebagai berikut :

Tabel 4.2 Rangkuman Hasil Penelitian

NO Kategori Hasil Penelitian

1 Akuisisi Semua pencipta arsip berbau perkebunan sawit

menyerahkan arsipnya ke bagian Legal Pusat

Penelitian kelapa Sawit untuk dilegalitaskan

Pusat Penelitian Kelapa Sawit bagian Legal

2 Deskripsi telah melakukan proses pendeskripsian arsip

statis

Panduan dalam mendeskripsikan arsip yang

masuk ke bagian legal berdasarkan kertas

disposisi yang ada pada setiap arsip

Pemeliharaan arsip statis pada bagian Legal

Pusat Penelitian Kelapa Sawit dengan

3 Pemeliharaan membersihkan arsip dari debu sekali dalam

seminggu.

Legal Pusat Penelitian Kelapa Sawit belum

52
 menggunakan Pengatur suhu ruangan dan

penyimpanan arsipnya berdasarkan subjek

kegiatan pemeliharaan arsip pada kantor legal

Pusat Penelitian Kelapa Sawit telah berjalan

tiga tahun

Perawatan arsip statis belum pernah

4 Perawatan menggunakan fumigasi/penyemprotan arsip

Pusat Penelitian Kelapa Sawit bagian Legal

belum maksimal melakukan perawatan arsip

Pusat Penelitian Kelapa Sawit bagian Legal

merawat arsip dengan cara menyalin data arsip

ke dalam komputer, dan membersihkan arsip

dari debu sekali dalam seminggu

5 Pelayanan Informasi Pusat Penelitian Kelapa Sawit bagian Legal

menerapkan sistem layanan tertutup yang

dimaksudkan untuk menjaga kerahasian arsip,

dan ada juga sistem layanan terbuka.

6 Sumber Publikasi Pusat penelitian kelapa Sawit bagian legal

membuat sistem temu kembali informasi

dengan menyalin data arsip ke dalam komputer

yang bertujuan untuk mempermudah arsiparis

dalam bekerja ketika menemukan arsip yang

53
telah disimpan

54
 BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

Pengelolaan arsip statis pada bagian Legal Pusat penelitian Kelapa Sawit

(PPKS) Medan telah menjalankan pengelolaan arsip dengan baik, hal ini dilihat

dari bagian akuisisi sampai dengan sistem temu kembali informasi/arsip statis

yang ada. Namun dari sisi lain pada bagian pemeliharaan dan perawatan arsip

statis belum dilakukan dengan maksimal karena belum terdapat ruangan khusus

pemeliharaan dan juga perawatan arsip statisnya serta alat penunjang dalam

melestarikan dan merawat arsip tersebut, misalnya penyemprotan/fumigasi arsip.

Namun, jika dilihat dari secara keseluruhan kegiatan yang dilakukan arsiparis

dalam mengelola arsip statis pada bagian legal Pusat Penelitian Kelapa Sawit

sudah baik.

5.2 Saran

1. Pusat Penelitian Kelapa Sawit khususnya bagian Legal, diharapkan dapat

melengkapi segala fasilitas pada kantor tersebut untuk menunjang

kelancaran aktifitas dalam pengarsipan.

2. Kepada para arsiparis diharapkan agar lebih tegas untuk mengelola arsip

statis pada kantor Legal Pusat Penelitian Kelapa Sawit, hal ini untuk

menghindari hilangnya informasi pada arsip statis tersebut.

3. Peneliti selanjutnya, diharapkan adanya penelitian lanjutan yang

membahas pengelolaan arsip statis pada Pusat penelitian kelapa Sawit

55
karena belum ada yang melakukan penelitian secara mendalam dan

berkelanjutan mengenai pengelolaan arsip statis pada PPKS Medan.

56
 DAFTAR PUSTAKA

Arifiani, Wahyu. 2014. Mengelola Sistem Kearsipan. Jakarta

Azmi dkk. 2013.- Vol 8., No 1. Kinerja dan Lembaga Kearsipan dan Peran Arsip.
Pusat Pengkajian dan Pengembangan Sistem Kearsipan Arsip Nasional RI.

____________. Strategi Pengaturan Arsip Statis Pada Lembaga Kearsipan dalam

Upaya Meningkatkan Akses Dan Mutu Layanan Arsip Statis Kepada
Publik.http://www.anri.go.id/assets/collections/files/Artikel_Online_Stra
tegi-Pengaturan-Arsip-Statis_hfg78jjdhj9udy.pdf. akses pada tanggal 13
April 2017.

Dewanti Anindhita, 2013. Pemeliharaan dan Penyusutan Arsip Statis. Program

Studi Sekretari Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Negeri
Yogyakarta.
Djaelani, Aunu Rofiq. 2013. Teknik Pengumpulan Data Dalam Penelitian
Kualitatif. Semarang.

Erviantono, Tedi dkk. 2014. Kebijakan Manajemen Arsip Statis dalam Upaya
Pelestarian Informasi Lembaga Pemerintahan. Denpasar.
http://an.fisip.unud.ac.id/wp- content/uploads/2014/05/Artikel-
Penelitian- Manajemen-Pengelolaan-Arsip-Statis-di-Kota-
Denpasar.pdf. akses pada tanggal 13 April 2017.

Handayani, Ika Sri. 2007. Pelaksanaan Administrasi Kearsipan di Kantor Badan

Kepegawaian Daerah Kabupaten Karanganyar. Skripsi, Surakarta:
Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan. Universitas Sebelas Maret
Surakarta.

Hasugian, Jonner. 2003. Pengantar Kearsipan. Medan : Program Studi Ilmu

Perpustakaan Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara.

ICA. 2000. International Standard on Archival and Description (General) : ISAD

(G), second edition, Otawa.

Ismiatun, Diah. 2001. Manajemen Arsip Statis: Langkah Pendayagunaan Arsip

Statis Hingga Layanan Publik. Suara Badar.

Keputusan presiden Republik Indonesia Nomor 105 tahun 2004 tentang

Pengelolaan Arsip Statis.

Martono, Boedi. 1992. Penyimpanan Berkas Dalam Manajemen Kearsipan.

Jakarta : Pustaka Sinar Harapan.

57
Novyanti, Rika. 2010. Manajemen Kearsipan (pengantar).
http://rikanovyanti.wordpress.com/2010/03/08/manajemen-kearsipan-
pengantar. Akses pada tanggal 13 April 2017

Qosim, Muhammad. 2005. Pengantar Kearsipan,

http://bpad.jogjaprov.go.id/public/article/135/1d938b00eb7dff2f6d201167
affc9b36.pdf. akses pada tanggal 13 April 2017.

Sedarmayanti. 2003. Tata Kearsipan Dengan Memanfatkan Teknologi Modern.

Bandung : Mandar Jaya

Setyawan, Herman. 2013. Pemanfaatan Sistem Informasi Kearsipan Statis untuk

Menunjang Pelayanan di Arsip Universitas Gadjah Mada. UNY:
Yogyakarta.

Sibali, M. Nawawi Dg. 2010.- Vol 6., No 2. Penerapan Sistem Kearsipan Pada
kantor Arsip Daerah Kabupaten Kutai Barat. Administrasi Bisnis
Poiteknik Negeri Samarinda.

Sugiyono, 1998. Metode Penelitian. Bandung : Alfa Beta

Tim Kearsipan. 2005. Records Management. Yogyakarta: Fakultas Ilmu Budaya

UGM.

Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

Wursanto, Ig. 1991. Kearsipan 1. Yogyakarta: Kanisius.

58
 LAMPIRAN 1

PEDOMAN WAWANCARA

Penelitian ini memakai teknik wawancara dalam pengumpulan data, dan

dalam pelaksanaannya dilakukan wawancara yang mendalam agar mendapatkan

data yang relevan dan akurat. Berikut adalah pedoman wawancara yang akan

dilakukan dalam penelitian ini mencakup tentang pengelolaan arsip statis,

meliputi : akuisisi (acquistion), deskripsi (description), pemeliharaan (preventive

conservation), perawatan (currative conservation), Layanan Informasi (

information service), dan sumber publikasi (source publication).

1. Berapa jumlah arsiparis yang bekerja di kantor bagian Legal Pusat Penelitian

Kelapa Sawit (PPKS)?

2. Apa latar belakang pendidikan semua arsiparis di kantor bagian legal PPKS?

3. Bagaimana proses pengadaan arsip statis pada kantor legal Pusat Penelitian

kelapa Sawit?

4. Kriteria apa saja yang digunakan dalam proses pengadaan arsip statis?

5. Jenis arsip apa saja yang ada pada bagian legal PPKS?

6. Bagaimana proses kegiatan pemeliharaan arsip statis pada bagian sekretariat

dan legal Pusat Penelitian Kelapa Sawit?

7. Bagaimana dengan sistem penyimpanan arsip statis pada bagian legal PPKS?

8. Apakah ada pengatur suhu ruangan ketika dalam melakukan pelestarian arsip?

9. Bagaimana dengan proses perawatan arsipnya?

59
10. Bagaimana sistem pelayanan informasi kepada pengguna pada bagian legal

Pusat Penelitian Kelapa Sawit?

11. Apakah pelayanan informasi tertutup atau terbuka?

12. Kenapa pelayanan informasi tertutup/terbuka?

13. Bagaimana Sistem Temu Balik Informasi arsip statisnya?

60
 LAMPIRAN II

Hasil Wawancara

2.1 Wawancara dengan Informan I

Hari/Tanggal : Rabu 16 Agustus 2017

Waktu : 14:00 WIB

Lokasi : Lantai 2 Bagian Legal Pusat Penelitian Kelapa Sawit

(PPKS) Medan.

Keterangan

P : Penulis

I1 : Informan 1

P : Selamat siang Pak !

I1 : Siang dek, ada perlu apa lagi dek?

P : ooo saya yang datang semalam pak, untuk melanjutkan penelitian saya

disini pak.

I1 : oya bagaimana dengan lanjutan penelitianmu?

P : Alhamdulillah lancar pak, inilah pak mau lanjutkan penelitiannya pak.

Sebelumnya, maaf ya pak mengganggu. Saya mau minta waktu bapak

sebentar untuk saya wawancarai, ya tidak lama kok pak.

61
I1 : ya dengan senang hati saya siap membantu dan menjawab semua apa

yang adik tanyakan, dan saya menjawab apa yang ada dan apa yang saya

ketahui ya dek.

P : Langsung sajalah pak ya wawancaranya ( P langsung mengambil buku

catatan yang berisi pertanyaan wawancara).

I1 : ya dek.

P : Pertanyaannya yang pertama, berapa jumlah arsiparis yang bekerja di

bagian Sekretariat dan Legal Pusat Penelitian Kelapa Sawit ini?

I1 : Jumlah arsiparis kita ada lima, yaitu bos, bapak ini, bapak itu, saya, dan

bapak ini ya dibagian legal aja. Kalau dibagian Sekretariat ada dua belas

dan sekretariat dan legal ini memiliki satu pimpinan.Jadi dek,

pertanyaannya kebagian legal atau bagian sekretariat?

P : Maksud saya kebagian Legalnya pak !

I1 : oooo, kalau bagian Legalnya ada lima arsiparisnya dek.

P :Terus, apa saja latar belakang pendidikan semuanya pak?

I1 : Ada yang S1 Ilmu Hukum seperti pimpinan, dan SMA/SMK.

P : Lanjut pak keberikutnya, bagaimana proses pengadaan arsip statis pada

Legal Pusat Penelitian Kelapa Sawit (PPKS) Medan?

I1 : Maksudnya?

P : cara pengadaan arsip statis yang ada pada kantor ini bagaimana pak?

I1 : Cara proses pengadaannya saya jelaskan secara detail?

P : ya boleh pak.

62
I1 : Proses pengadaan arsipnya, biasanya arsip masuk dari perkebunan

marihat, tanjung morawa, atau berbau dengan perkebunan kelapa

sawit/legal perkebunan, LSM Legal, Surat Kuasa, UKP, surat persuratan,

dan dari wartawan.

P : Jadi bagaimana proses masuknya arsip/surat ke kantor ini pak?

I1 : Surat masuk kan, itukan ada sistem bajunya bahwa surat itu darimana

masuknya, bajunya ini namanya kertas disposisi. (I1 langsung mengambil

contoh surat proposal/ arsip yang ada pada kantor tersebut) Misal untuk

memperjelas surat proposal masuk dari Direktur ditujukan bagian

sekretariat dan legal, jadi dilihat urusannya apa/ kepentingan surat ini apa,

dan dalam surat proposal ini harus dibayar dan diselesaikan kemudian ada

berisikan bahwa surat ini harus bersifat diselesaikan, atau rahasia,

komentar/saran. Setelah diselesaikan bentuk surat ini dicentang baik

rahasia, maupun diisi komentar kemudian surat ini dikirim ke Legal untuk

diselesaikan pembayarannya. Begitu juga dengan setiap bagian kantor/

kepala bagian, kemudian jadi arsiplah dan arsip disimpan pada folder yang

disediakan.

P : Jadi Pak yang aslinya dikemanakan Pak? Setiap kantor memiliki data

potocopy Pak?

I1 : Yang aslinya diserahkan kepada Bagian Legal dan fotocopynya setiap

bagian dan ada juga kami input datanya di komputer agar lebih mudah dan

terjaga arsipnya. Nah ini surat propsal dari direktur, begitu juga dengan

setiap kepala urusan dikemanakan suratnya, dan disposisinya ke legal

63
 apakah rahasia, diselesaikankah, komentar, pentingkah, dan tergantung

disposisi dari kepala urusan masing-masing.

P : Lanjut ya Pak kepertanyaan berikutnya.

I1 :Sudah selesai pertanyaan yang ini, dan yakin sudah ngerti?

P : Sudah Pak , oya pak bisa difotokan dokumen/arsipnya untuk sebagai

contoh saja pak?

I1 : Gak bisa dek, yang ini rahasia, dan yang ini bolehlah (I1 dengan

mengambilkan arsip yang bersifat terbuka).

P : Lanjut pak ya, kriteria apa yang digunakan dalam proses pengadaan

arsip statis?

I1 : Nah setelah sudah jadi arsip, kriteria/cara yang digunakan untuk

mengambarkan arsip seperti SK, Surat LSM, dan ada juga bagian

perkebunan dengan cara menyusun arsip berdasarkan pokok

permasalahan/jenisnya.

P : Lanjut pak keberikutnya, jenis arsip apa saja yang digunakan dalam

proses pengadaan arsip statis?

I1 : jenis arsipnya banyaklah, ada bagian SK dikeluarkan Direktur

disposisinya disimpan di Legal untuk melegalitaskan gitu, terus bagian

LSM kebagian Legal, dan semua surat persuratan ditujukan ke Legal.

Tetapi sebelumnya kalau dari perkebunan ditujukan dulu ke Biro dan

disposisinya dikemanakan surat ini.

P : Terus, bagaimana proses pemeliharaan arsip statisnya pak?

64
I1 : Kita melestarikannya, ya pak deni yang lebih tahu itu tentang

pengarsipannya/pemeliharaannya. Nah begitu masuk surat ya

dimasukkan/dicatat ke dalam buku besar dan diinput juga ke dalam

komputer untuk menjaga keamanan arsip apalagi arsipnya bersifat penting,

ya tetapi belum sempurna dek karena belum semua arsip diinput ke dalam

komputer.

P : Lanjut ya pak, bagaimana dengan sistem penyimpanan arsip statisnya

pada kantor Legal Pusat Penelitian kelapa Sawit?

I1 : seperti tadilah, arsip masuk kemudian diinput dalam buku besar dan

komputer dan disimpan ke dalam kotak arsip yang telah disediakan dan

dikelompokkan berdasarkan subjeknya/jenis arsipnya.

P : Jadi, apakah ada pengatur suhu udara dalam melestarikan arsip statis?

I1 : Hehehe... gak ada dek, ya alami ajalah.

P : Jadi pak, bagaimana dengan proses perawatan arsip statisnya?

I1 : Sama juga dengan pelestarian tadi dek.

P : Lanjut ya Pak, Bagaimana dengan sistem pelayanan informasinya kepada

pengguna?

I1 : Pengguna datang, ya kita berikan dan dilayani apa yang mereka

perlukan dan kami memberikan sesuai yang berhubungan dengan data

yang diminta.

P : Terus pelayanan informasinya bagaimana pak?

I1 : Seperti tadi juga, ada tertutup dan ada juga terbuka. Soalnya di dalam

disposisi arsip tertera apakah sifat arsip tersebut rahasia atau terbuka.

65
 P : lanjut ya pak terakhir, bagaimana dengan sistem temu balik informasi

arsip statis?

I1 :Iya itulah saya bilang tadi, cara penyimpanannya belum sempurna, dan

masih ada yang tertinggal sehingga kalau membuka file lama akan sulit

ditemukan, dan kalau membuka/menemukan informasi/arsip terbaru akan

mudah ditemu kembali dikarenakan masih diingat dimana keberadaan

arsip tersebut. Ada lagi yang mau ditanyakan dek?

P : Gak lagi pak, terimakasih ya Pak sudah meluangkan waktunya.

I1 : Ya dek sama-sama kami siap melayani masyarakat/pengguna dengan

sepenuh hati.

2.2 Wawancara dengan Informan 2

Hari/Tanggal : Rabu 16 Agustus 2017

Waktu : 14:40 WIB

Lokasi : Lantai 2 Bagian Legal Pusat Penelitian Kelapa Sawit

(PPKS) Medan.

Keterangan

P : Penulis

I2 : Informan 2

P : Selamat Siang Pak, saya yang dari USU semalam, mau mewawancarai

bapak sebentar saja untuk memenuhi penelitian saya pak.

66
I2 : Siang juga dek, ooo yang dari USU semalam. Mau nanya tentang apa

dek?

P : Ya sederhana saja kok pak, hehhehe. Pertanyaannya yang pertama,

berapa jumlah pegawai/arsiparis pada bagian legal Pusat penelitin Kelapa

Sawit (PPKS) Medan?

I2 : Ada lima orang dek.

P : Terus apa latar belakang pendidikan pegawai/arsiparisnya pak?

I2 : S1 Hukum, dan SMA/SMK

P : Lanjut ya Pak, bagaimana proses pengadaan arsip statis pada bagian

Legal Pusat Penelitian Kelapa Sawit?

I2 : Ya proses pengadaan arsip statis sama juga dengan pendapat bapak(

I1) tadi, arsip masuk ke bagian legal dari legalitas perkebunan/ yang

berbau perkebunan, misal dari Marihat, Tanjung Morawa. Ada juga LSM,

UKP, surat persuratan, dan SK. Seperti itulah disini, tidak ada perubahan.

P : Kalau arsipnya berasal darimana semuanya pak?

I2 : Dari Marihat, pancur/Tanjung Morawa, dah itu saja.

P : Terus pak, kriteria apa saja yang digunakan dalam proses pengadaan

arsipnya?

I2 : Kriteria yang digunakan dalam menggambarkan arsip statisnya sama

juga dengan bapak ( I1 ) yang tadi, arsip-arsip kami susun/kelompokkan

berdasarkan jenis pokok permasalahan suatu arsip.

P : Lanjut pak, jenis arsip apa saja yang ada pada bagian Legal PPKS ini

pak?

67
I2 : Arsip kita ada juga yang dari wartawan, UKP, surat persuratan dan dan

SK.

P : Untuk pertanyaan selanjutnya pak, bagaimana dengan pemeliharaan dan

perawatan arsip statis pada bagian legal Pusat Penelitian Kelapa Sawit?

I2 : Ooo... untuk pemeliharaan dan pelestarian arsip statis, kami memelihara,

merawatnya setiap hari dengan membersihkan debu yang pada lemari

maupun box/kotak arsip, begitu juga dengan ruangan dijaga juga

kebersihan ruangannya.

P : Terus bagaimana dengan penyimpanan arsip statisnya pak?

I2 : Hmm.. Kalau masalah penyimpanan saya kurang tahu, yang lebih

mengetahui tentang penyimpanan arsip statisnya yaitu pak Deni.

P : Lanjut ya Pak, kalau masalah pelayanan informasi kepada pengguna

bagaimana pak?

I2 : Kalau masalah pelayanan informasi kepada pengguna dek, dengan

menggunakan layanan tertutup dan terbuka, dan ketika ada pengguna

datang kesini, ya kami siap melayaninya dengan sepenuh hati dan ramah.

P : yang terakhir Pak, bagaimana dengan sistem temu balik informasi pada

bagian Legal Pusat Penelitian kelapa Sawit?

I2 : Sistem temu balik informasi pada kantor ini sampai sekarang tidak ada

masalah, ya mulus saja jalannya.

P : Terimakasih banyak atas kesediaan waktu dan informasi yang bapak

berikan.

68
2.3 Wawancara dengan Informan 3

Hari/Tanggal : Rabu 16 Agustus 2017

Waktu : 15:05 WIB

Lokasi : Lantai 2 Bagian Legal Pusat Penelitian Kelapa Sawit

(PPKS) Medan.

Keterangan

P : Penulis

I3 : Informan 3

P : Assalamualaikum, selamat siang pak?

I3 : Siang juga dek, silahkan duduk dulu dek. Ada perlu apa dek?

P : Ooo untuk melanjutkan penelitian saya pak yang kemarin. Sebelumnya

maaf pak merepotkan, jadi saya mau minta waktu bapak untuk saya

wawancarai/bertanya-tanya kepada bapak.

I3 : Tidak apa-apa dek, mau nanya tentang apa dek?

P : Langsung sajalah pak ke pertanyaannya ya, pertanyaan yang pertama

yaitu berapa jumlah pegawai yang bekerja pada kantor bagian Legal Pusat

penelitian Kelapa Sawit Medan?

I3 : Jumlah pegawai kita pada kantor ini yaitu ada lima terdiri dari Kepala

bagian Sekretarian dan Legal dan staf bawahannya ada empat. Jadi,

seluruh pegawainya ada lima.

P : Jadi pak, apakah semua latar belakang pendidikannya sama?

69
I3 : Tidak dek, ada yang Sarjana Hukum termasuk Kepala bagian, dan ada

juga yang SMA/SMK.

P : Lanjut ya pak kepertanyaan berikutnya, bagaimana proses pengadaan

arsip statisnya?

I3 : Proses pengadaannya biasanya arsip datang dari luar, misalnya dari

Marihat, Tanjung Morawa /perkebunan atau yang berbau perkebunan

sawit/legal perkebunan, ada juga dari LSM, UKP, dan dari wartawan.

P : Jadi pak, proses masuknya arsip ke kantor ini bagaimana pak?

I3 : Proses masuknya arsip ke kantor ini yang pertama arsip datang dari luar

dan ditujukan kepada Direktur, setelah dilihat apa isi dari arsip tersebut

kemudian surat/arsip ditujukan kepada bagian Biro Umum. Dari Biro

Umum, arsip tersebut ditujukan ke bagian Sekretariat dan ditujukan ke

Legal untuk melegalitaskan suatu arsip tersebut.

P : Terus pak, semua surat yang masuk ditujukan dan dilegalitaskan disini

pak? Dan arsip yang aslinya dikemanakan pak?

I3 : Ya dek, apalagi arsip/suratnya bersifat penting dan rahasia, maka

suratnya langsung diinput ke komputer agar arsip tersebut mudah

ditemukan kembali jika sewaktu waktu diperlukan. Kemudian arsip yang

aslinya dibalikkan ke bagian sekretariat, dan setiap bagian kantor yang

bersangkutan memiliki data fotokopi arsip tersebut.

P : Terus pak, biasanya jenis arsip apa saja yang masuk ke kantor ini pak?

I3 : Arsip yang masuk biasanya bentuk tercetak, ya misal dokumen-

dokumen, surat persuratan.

70
P : Pertanyaan selanjutnya pak, kriteria apa saja yang digunakan dalam

proses pengadaan arsip statisnya?

I3 : kriteria yang kami gunakan dalam mendeskripsikan arsip di kantor ini

yaitu dengan cara mengelompokkan arsip sesuai dengan jenisnya, dan

disusun pada kotak arsip yang berisikan keterangan jenis arsipnya, kondisi

tanggal arsip, dan keaslian arsipnya.

P : Jadi bagaimana dengan pedoman kearsipannya Pak?

I3 : kalau pedoman kearsipan kita berdasarkan kertas ini ( informan langsung

mengambilkan langsung contoh arsip yang berisikan pedoman arsip

darimana asalnya), arsip datang dari luar itukan ada sistem bajunya bahwa

surat itu darimana masuknya, bajunya ini namanya kertas disposisi. Dari

kertas disposisi ini dapat dilihat darimana arsip berasal dan ditujukan

arsipnya kemana arahnya dan dari kertas disposisi inilah pedoman

kearsipannya.

P : Lanjut ya pak, bagaimana dengan perawatan dan pelestarian arsip

statisnya?

I3 : kalau perawatan dan pelestariannya untuk saat ini, seperti yang saya

bilang tadi kami menginput data arsip ke komputer, tetapi belum sempurna

dikarenakan arsip yang kami input baru sebagian.

P : Terus pak, bagaimana dengan Jadwal Retensi Arsipnya?

I3 : Nah itulah dek, dimana-mana setiap kantor/ perusahaan pasti memiliki

namanya Jadwal Retensi Arsipnya, dan biasanya lima tahun sekali, namun

pada saat ini dek, kami baru menjalankan baru tiga tahun dek.

71
P : Jadi, untuk penyimpanan arsip statisnya gimana pak?

I3 : Ya sama halnya dengan perawatan yang saya sebutkan tadi, arsip- arsip

tersebut kami input ke dalam komputer agar mudah ditemu kembali jika

sewaktu-waktu diperlukan, dan juga ketika menyimpan arsipnya, kami

juga menyediakan tempat arsip pada lemari yang telah disediakan dan

berisikan keterangan jenis arsip apa permasalahannya.

P : Jadi pak, untuk layanan pengguna informasinya bagaimana?

I3 : Untuk pelayanan penguna, ya kami melayani masyarakat umum dengan

terbuka dan ada juga dengan tertutup. Misal juga kalian ingin mencari

informasi disini, ya kami layani, kami berikan informasi sesuai apa yang

kami ketahui.

P : Jadi layanannya ada tertutup ya pak?

I3 : Ya dek, dikarenakan ada juga arsip yang bersifat rahasia dan untuk itu

arsip tersebut tidak boleh diketahui oleh siapapun kecuali dengan yang

bersangkutan.

P : Terus yang terakhir pak, bagaimana dengan sistem temu balik

informasinya pak?

I3 : cara menemukan informasi/arsipnya dengan cara mencari file arsip yang

diperlukan, jika arsipnya masih baru, maka kami mencarinya langsung ke

komputer dikarenakan arsip tahun terbaru sudah kami input.

P : ooo jadi ada gak kendala ketika ketika menemu kembali arsipnya pak?

I3 : nah itulah dek masalahnya sekarang, arsip-arsip yang lama sulit

ditemukan kembali jika diperlukan sebab arsip yang lama sebagian tidak

72
 diketahui dimana berada sedangkan arsip yang terbaru akan mudah ditemu

kembali dikarenakan masih diingat dimana keberadaannya dan arsip yang

baru ini ketika datang dari luar akan langsung dimasukkan ke dalam

komputer agar memudahkan sistem temu balik informasi jika diperlukan.

P : ooo gitu ya pak, terimakasih atas waktunya ya pak.

2.4 Wawancara dengan Informan 4

Hari/Tanggal : Selasa 22 Agustus 2017

Waktu : 08:30 WIB

Lokasi : Lantai 2 Bagian Legal Pusat Penelitian Kelapa Sawit

(PPKS) Medan.

Keterangan

P : Penulis

I4 : Informan 4

P : Assalamualaikum, selamat pagi Pak?

I4 : Pagi juga dek, mau ngapain dek? silahkan duduk dek.

P : Ya pak, saya mau melanjutkan penelitian saya disini. Sebelumnya saya

minta maaf kepada bapak karena saya mengganggu waktu bapak. Oya

lanjut saya kepertanyaan yang pertama ya pak ( P langsung mengambil

buku catatan yang berisi pertanyaan yang telah disediakan kepada

informan).

I4 : Gak apa-apa dek, jadi tentang apa yang mau ditanyakan kepada saya?

73
P : langsung saja ya pak, yang mau saya tanyakan kepada bapak yang

pertama yaitu berapa jumlah arsiparis yang bekerja pada pada kantor Legal

Pusat Penelitian Kelapa Sawit?

I4 : Jumlah pegawai yang bekerja pada kantor ini ada empat dan satu lagi

kepala bagian Sekretariat dan Legal. Kalau kepala dihitung juga, jadi

seluruh pegawainya ada lima.

P : Lanjut ya Pak, jadi latar belakangnya apa saja pak?

I4 : Ada yang tamatan SLTA sederajat dengan SMA, dan ada juga yang

Sarjana Hukum.

P : lanjut ya pak kepertanyaannya!

I4 : Ya dek, kalau saya ingat saya akan jawab pertanyaannya !

P : Hehehe ya pak, jadi bagaimana pengadaan arsip statis pada kantor Legal

Pusat Penelitian kelapa Sawit ini?

I4 :Kalau disini pengadaan arsipnya kami terima dari Balit Medan, perizinan

Kontrak kerjasama, pemasaran dan ada juga pereorangan .

P : maksud arsip perorangan itu gimana Pak?

I4 : Maksud dari arsip pereorangan seperti dokumen/arsip yang bersifat

rahasia.

P : Terus pak, kriteria apa saja yang digunakan dalam proses pengadaan

arsip statis?

I4 : Kalau bagian pengadaan saya kurang tau dek, yang tau bapak Deni, tapi

biasanya pengadaan arsip statis kami gunakan untuk menggambarkan

74
 arsipnya berdasarkan subjek/pokok permasalahan, misalnya perizinan,

kontrak kerja sama/kebanyakan kontrak kerjasama.

P : Lanjut ya Pak, jenis arsip apa saja yang digunakan dalam proses

pengadaan arsip statis?

I4 : Hehehe seharusnya ini pak Deni yang lebih tahu, saya kurang tahu. Jadi

jenis arsip yaitu, Surat Kuasa, arsip penting/surat tanah di ruangan pak

kepala, surat perizinan, surat tanda terima, dan pokoknya arsip yang

bersifat penting di ruangan kepala.

P : Jadi masalah pemeliharaan dan perawatan arsip statisnya bagaimana pak?

Ada gak dilakukan semacam fumigasi?

I4 : Pemeliharaan dan perawatannya ya gini-gini aja, ya maksudnya kami

bersihkan arsip-arsipnya dari debu sekali dalam seminggu. Kalau

semacam fumigasi/penyemprotan kami tidak pernah melakukan fumigasi

terhadap arsip-arsipnya. Ya begini saja.

P : Jadi bagaimana dengan Jadwal Retensi Arsipnya pak? Ada gak pak?

I4 : Seharusnya ada dek, biasanya sekali dalam lima tahun dilakukan, karena

kita masih menjalankan pengarsipan baru tiga tahun, jadi belum pernah

melakukan pennyusutan arsip statis atau biasa disebut Jardwal retensi

Arsip.

P : Jadi pak baru berjalan tiga tahun pengelolaan arsip statis kita ini? Arsip

yang tahun 2015 ke bawah belum dikoordinirlah pak?

I4 : Ya dek, proses pengelolaan arsip kita ini masih baru berjalan tiga tahun

dan masih baru, namun arsip- arsip yang lama juga masih ada disimpan.

75
P : Terus pak, kalau masalah penyimpanan arsip statisnya gimana pak?

I4 : Hmmm kalau masalah penyimpanan arsip statis pada kantor kita ini yaitu

nah arsip itukan penting, makanya disimpan berdasarkan subjek/pokok

permasalahan suatu arsipnya dikarenakan sistem nomor dalam menyusun

arsip pada zaman-zaman dulu sangat repot dan entah kemana-mana

menyimpan arsipnya, makanya dibuat sistem subjek.

P : Pertanyaan berikutnya pak, bagaimana dengan sistem pelayanan

informasi kepada pengguna? Misalnya masyarakat datang untuk mencari

arsip pada kantor Legal PPKS?

I4 : Pelayanan arsip statis kita ya kalau bisa kita buka ya kita buka dan kita

berikan arsipnya kepada pengguna namun ada juga bersifat tertutup

dikarenakan arsip tersebut ada yang sifatnya rahasia.

P : Pertanyaan yang terakhir, kalau masalah sistem temu kembali arsipnya

gimana pak?

I4 : Kalau temu kembali arsip statisnya, ya sama pak Deni lah dengan pak

Ilham yang mengerjakan lebih detailnya. Kami merangkap arsipnya dalam

komputer untuk memudahkan temu kembali.

P : terimakasih ya pak

76
 LAMPIRAN III

KEPUTUSAN PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA

NOMOR 105 TAHUN 2004
TENTANG
PENGELOLAAN ARSIP STATIS

PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA

Menimbang :
a. bahwa arsip statis sebagai bukti kinerja yang merekam aktivitas
penyelenggaraan pemerintahan perlu dipelihara dengan baik;
b. bahwa sehubungan dengan hal tersebut, dan agar dapat lebih berhasil guna
dan berdaya guna, dipandang perlu mengatur pengelolaan arsip statis
dalam satu kesatuan sistem kearsipan, dengan Keputusan Presiden;

Mengingat :
1. Pasal 4 ayat (1) Undang-Undang Dasar 1945;
2. Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok
Kearsipan (Lembaran Negara Tahun 1971 Nomor 32, Tambahan
Lembaran Negara Nomor 2964);
3. Undang-undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan
(Lembaran Negara Tahun 1997 Nomor 18, Tambahan Lembaran Negara
Nomor 3674);
4. Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip
(Lembaran Negara Tahun 1979 Nomor 51, Tambahan Lembaran Negara
Nomor 3151);
5. Peraturan Pemerintah Nomor 87 Tahun 1999 tentang Tata Cara
Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan (Lembaran Negara
Tahun 1999 Nomor 194, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3912);

MEMUTUSKAN :
Menetapkan :
KEPUTUSAN PRESIDEN TENTANG PENGELOLAAN ARSIP
STATIS.
BAB I
KETENTUAN UMUM
Pasal 1

Dalam Keputusan Presiden ini yang dimaksud dengan :

1. Arsip adalah :
a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara
dan Badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam

77
 keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan
kegiatan pemerintahan;
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta
dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan
tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan
kebangsaan.
2. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun
untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.
3. Pengelolaan arsip statis adalah suatu rangkaian kegiatan pengumpulan,
penyimpanan, perawatan, penyelamatan, penggunaan dan pembinaan atas
pelaksanaan serah arsip dalam satu kesatuan sistem kearsipan.
4. Arsip Nasional Republik Indonesia adalah lembaga Pemerintah Pusat yang
bertanggung jawab dalam urusan pemerintahan di bidang kearsipan sesuai
dengan ketentuan peraturan perundang- undangan yang berlaku.
5. Lembaga Kearsipan Provinsi adalah satuan organisasi perangkat Daerah
Propinsi yang bertanggung jawab dalam urusan pemerintahan Daerah Propinsi
di bidang kearsipan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan
yang berlaku.
6. Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota adalah satuan organisasi perangkat
Daerah Kabupaten/Kota yang bertanggung jawab dalam urusan pemerintahan
Daerah Kabupaten/Kota di bidang kearsipan sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan yang berlaku.

BAB II
PENGELOLAAN ARSIP STATIS
Bagian Pertama
Umum
Pasal 2

(1) Pengelolaan arsip statis dilaksanakan oleh Lembaga Kearsipan

(2) Lembaga Kearsipan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) terdiri dari :
a. Arsip Nasional Republik Indonesia;
b. Lembaga Kearsipan Propinsi;
c. Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota.

Pasal 3
Pengelolaan arsip statis meliputi :
a. pengumpulan;
b. penyimpanan;
c. perawatan;
d. penyelamatan;
e. penggunaan;
f. pembinaan atas pelaksanaan serah arsip statis.

78
 Pasal 4

Pengelolaan arsip statis dilaksanakan oleh dan menjadi tanggung jawab Arsip
Nasional Republik Indonesia, Lembaga Kearsipan Propinsi, dan/atau Lembaga
Kearsipan Kabupaten/Kota.

Pasal 5

(1) Dalam rangka pengelolaan arsip statis, Arsip Nasional Republik

Indonesia, Lembaga Kearsipan Propinsi dan/atau Lembaga Kearsipan
Kabupaten/Kota dapat bekerja sama dengan badan atau lembaga
internasional dan/atau instansi pemerintah asing.
(2) Kerja sama sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) tidak termasuk
pengelolaan dalam hal pembinaan atas pelaksanaan serah arsip statis
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf f.
(3) Ketentuan mengenai tata cara kerja sama dalam pengelolaan arsip statis
sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) diatur lebih lanjut oleh Kepala
Arsip Nasional Republik Indonesia.

Pasal 6

Pengelolaan arsip statis oleh Arsip Nasional Republik Indonesia, Lembaga

Kearsipan Propinsi, dan/atau Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota
dilaksanakan terhadap :
a. naskah-naskah arsip statis dalam bentuk corak apapun baik dalam
keadaan tunggal maupun berkelompok yang diserahkan oleh
lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintahan baik
Pusat maupun Daerah sebagai kewajiban serah arsip sebagaimana
dimaksud dalam Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang
Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan;
b. naskah-naskah arsip statis dalam bentuk corak apapun, baik dalam
keadaan tunggal maupun berkelompok yang dibuat dan diterima
badan-badan swasta dan/atau perorangan yang wajib diamankan
Pemerintah dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan
sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang
berlaku.

Bagian Kedua
Pengumpulan
Pasal 7

Pengumpulan arsip statis oleh Arsip Nasional Republik Indonesia, Lembaga

Kearsipan Propinsi, dan/atau Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota dilaksanakan
melalui kegiatan :

79
 a. penilaian;
b. penataan;
c. pembuatan daftar arsip statis.

Pasal 8

(1) Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia, Pimpinan Lembaga Kearsipan

Propinsi, dan/atau Pimpinan Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota
melakukan penilaian terhadap arsip statis yang diserahkan dari
Lembagalembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah baik Pusat
maupun Daerah dan/atau yang diperoleh dari badan-badan swasta dan/atau
perorangan.
(2) Penilaian sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dilakukan terhadap
kelengkapan dan keutuhan kondisi fisik serta nilai informasi dari arsip
statis bagi bukti pertanggungjawaban nasional.

Pasal 9

Dalam hal hasil penilaian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 menunjukkan

arsip statis lengkap dan utuh kondisi fisiknya serta mempunyai nilai informasi
bagi bukti pertanggungjawaban nasional, Kepala Arsip Nasional Republik
Indonesia, Pimpinan Lembaga Kearsipan Propinsi, dan/atau Lembaga Kearsipan
Kabupaten/Kota menerima arsip statis.

Pasal 10

(1) Dalam hal hasil penilaian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8

menunjukkan arsip statis tidak lengkap dan/atau mengalami kerusakan
kondisi fisiknya namun mempunyai nilai informasi bagi bukti
pertanggungjawaban nasional, Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia,
Pimpinan Lembaga Kearsipan Propinsi, dan/atau Pimpinan Lembaga
Kearsipan Kabupaten/Kota :
a. meminta Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan
Pemerintahan baik Pusat maupun Daerah, badan-badan swasta
dan/atau perorangan untuk melengkapi arsip statis;
b. menerima arsip statis dengan dilakukan upaya perawatan terhadap
kondisi fisik arsip statis yang mengalami kerusakan.
(2) Dalam hal hasil penilaian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8
menunjukkan arsip statis tidak mempunyai nilai informasi bagi bukti
pertanggungjawaban nasional, Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia,
Pimpinan Lembaga Kearsipan Propinsi, dan/atau Pimpinan Lembaga
Kearsipan Kabupaten/Kota mengembalikan arsip kepada
Lembagalembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan baik Pusat
maupun Daerah yang menyerahkan arsip statis dan dapat memberi
rekomendasi untuk dimusnahkan.

80
(3) Kriteria arsip statis yang mempunyai nilai informasi bagi
pertanggungjawaban nasional ditetapkan oleh Kepala Arsip Nasional
Republik Indonesia dengan memperhatikan ketentuan peraturan
perundang-undangan yang berlaku.

Pasal 11

(1) Terhadap arsip statis yang diterima sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9
dan Pasal 10 ayat (1), Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia,
Pimpinan Lembaga Kearsipan Propinsi dan Pimpinan Lembaga Kearsipan
Kabupaten/Kota membuat Berita Acara Serah Terima Arsip Statis.
(2) Ketentuan mengenai tata cara pembuatan Berita Acara Serah Terima Arsip
Statis sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), diatur lebih lanjut oleh
Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia.

Pasal 12

(1) Terhadap arsip statis yang diterima, dilakukan penataan dengan

mengelompokkan arsip statis berdasarkan informasi yang dikandungnya
dan bentuk atau media arsip statis, yang pelaksanaannya dilakukan dengan
tata cara dan teknik tertentu untuk mempermudah penyimpanan,
perawatan, penyelamatan, dan penggunaan arsip statis.
(2) Ketentuan mengenai tata cara penataan arsip statis sebagaimana dimaksud
dalam ayat (1) diatur lebih lanjut oleh Kepala Arsip Nasional Republik
Indonesia.

Pasal 13

(1) Arsip statis yang diterima, didata dan dicatat dengan cara dan teknik
tertentu dalam daftar arsip statis oleh Arsip Nasional Republik Indonesia,
Lembaga Kearsipan Propinsi, dan/atau Lembaga Kearsipan
Kabupaten/Kota.
(2) Tata cara pendataan dan pencatatan arsip statis dalam bentuk daftar arsip
statis sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), diatur lebih lanjut oleh
Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia.

Bagian Ketiga
Penyimpanan
Pasal 14

(1) Penyimpanan arsip statis oleh Arsip Nasional Republik Indonesia,

Lembaga Kearsipan Propinsi, dan/atau Lembaga Kearsipan
Kabupaten/Kota dilaksanakan pada tempat khusus penyimpanan arsip
statis.

81
 (2) Penyimpanan arsip statis sebagaimana dimaksud dalam ayat (1)
dilaksanakan sesuai dengan persyaratan tempat dan tata cara teknis
penyimpanan arsip statis.
(3) Ketentuan mengenai persyaratan tempat dan tata cara teknis penyimpanan
arsip statis sebagaimana dimaksud dalam ayat (2), diatur lebih lanjut oleh
Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia.

Bagian Keempat
Perawatan
Pasal 15

(1) Perawatan arsip statis oleh Arsip Nasional Republik Indonesia, Lembaga
Kearsipan Propinsi, dan/atau Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota
dilaksanakan melalui kegiatan pencegahan dan restorasi terhadap
terjadinya kerusakan.
(2) Perawatan arsip statis melalui kegiatan pencegahan sebagaimana
dimaksud dalam ayat (1) ditujukan terhadap kondisi fisik dan informasi
yang dikandung dalam arsip statis.
(3) Perawatan arsip statis melalui kegiatan restorasi sebagaimana dimaksud
dalam ayat (1) ditujukan terhadap kondisi fisik arsip statis yang
mengalami kerusakan.

Pasal 16

Kegiatan pencegahan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 ayat (2) dilakukan

dengan :
a. menyeleksi dan membersihkan kondisi fisik arsip statis;
b. mendokumentasikan informasi yang dikandung dalam arsip statis;
c. mensterilkan dari perusak arsip;
d. merestorasi arsip statis, yang kondisi fisiknya mengalami
kerusakan, yang pelaksanaannya dilakukan sesuai dengan
ketentuan mengenai kegiatan restorasi arsip statis;
e. menyimpan arsip statis, yang pelaksanaannya dilakukan sesuai
dengan ketentuan mengenai penyimpanan arsip statis;
f. mengontrol tempat penyimpanan dan kondisi fisik arsip statis
secara berkala;
g. kegiatan lain yang diperlukan.

Pasal 17

(1) Kegiatan restorasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 ayat (3)

dilakukan dengan :
a. mencatat kerusakan kondisi fisik yang terjadi pada arsip
statis;
b. menentukan metode dan rangkaian tindakan perbaikan
kondisi fisik arsip statis yang mengalami kerusakan

82
 c. melaksanakan tindakan perbaikan kondisi fisik arsip statis
sesuai dengan metode dan rangkaian tindakan perbaikan
sebagaimana dimaksud dalam huruf b.
(2) Pelaksanaan kegiatan restorasi sebagaimana dimaksud dalam ayat (1)
dilakukan dengan memperhatikan keutuhan informasi yang dikandung
dalam arsip statis.

Pasal 18

Ketentuan mengenai tata cara perawatan arsip statis sebagaimana dimaksud

dalam Pasal 15, Pasal 16, dan Pasal 17, diatur lebih lanjut oleh Kepala Arsip
Nasional Republik Indonesia.

Bagian Kelima
Penyelamatan
Pasal 19

Penyelamatan arsip statis oleh Arsip Nasional Republik Indonesia, Lembaga

Kearsipan Propinsi, dan/atau Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota dilaksanakan
terhadap kelengkapan dan keutuhan kondisi fisik serta informasi yang dikandung
dalam arsip statis.

Pasal 20

(1) Untuk kepentingan penyelamatan arsip statis, Arsip Nasional Republik

Indonesia, Lembaga Kearsipan Propinsi, dan/atau Lembaga Kearsipan
Kabupaten/Kota dapat membuat duplikat arsip statis dan/atau mengalih
bentukan arsip statis ke dalam bentuk media yang lain.
(2) Pelaksanaan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dilakukan
dengan memperhatikan ketentuan peraturan perundang-undangan yang
berlaku.

Pasal 21

Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia, Pimpinan Lembaga Kearsipan

Propinsi, dan/atau Pimpinan Lembaga KearsipanKabupaten/Kota
memberitahukan secara tertulis kepada Lembaga-lembaga negara, Badan-badan
Pemerintahan, baik Pusat maupun Daerah, badan-badan swasta, dan/atau
perorangan pencipta atau penerima arsip yang arsip statisnya dibuat duplikat
dan/atau dialihbentukan ke dalam media lain.

Pasal 22

Ketentuan mengenai tata cara penyelamatan arsip statis sebagaimana dimaksud

dalam Pasal 19 dan pemberitahuan sebagaimana dimaksuddalam Pasal 21, diatur
lebih lanjut oleh Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia.

83
 Bagian Keenam
Penggunaan
Pasal 23
(1) Arsip statis yang dikelola oleh Arsip Nasional Republik Indonesia,
Lembaga Kearsipan Propinsi, dan/atau Lembaga Kearsipan
Kabupaten/Kota digunakan untuk kepentingan kegiatan pemerintahan,
penelitian, pendidikan, pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi,
serta penyebaran informasi.
(2) Penggunaan arsip statis sebagaimana dimaksud dalam ayat (1)
dilaksanakan dengan tetap memperhatikan keselamatan dan keutuhan arsip
statis serta ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Pasal 24
(1) Penggunaan arsip statis dapat dilakukan di dalam dan/atau di luar
lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia, Lembaga Kearsipan
Propinsi, dan/atau Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota.
(2) Penggunaan arsip statis yang dilakukan di luar lingkungan Arsip Nasional
Republik Indonesia, Lembaga Kearsipan Propinsi, dan/atau Lembaga
Kearsipan Kabupaten/Kota hanya dapat dilakukan atas dasar izin tertulis
dari Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia, Pimpinan Lembaga
Kearsipan Propinsi, dan/atau Pimpinan Lembaga Kearsipan Kabupaten/
Kota.
(3) Untuk memperoleh izin sebagaimana dimaksud dalam ayat (2), yang
bersangkutan menyampaikan permohonan secara tertulis.
(4) Jawaban kepada pemohon sebagaimana dimaksud dalam ayat (3) dapat
berupa :
a. pemberian izin penggunaan arsip statis;
b. penolakan izin penggunaan arsip statis.
(5) Dalam hal izin penggunaan arsip statis ditolak sebagaimana dimaksud
dalam ayat (4) huruf b, Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia,
Pimpinan Lembaga Kearsipan Propinsi, dan/atau Pimpinan Lembaga
Kearsipan Kabupaten/Kota memberikan alasan penolakan.
(6) Ketentuan mengenai tata cara perizinan penggunaan arsip statis yang
dilakukan di luar lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia,
Lembaga Kearsipan Propinsi, dan/atau Lembaga Kearsipan
Kabupaten/Kota sebagaimana dimaksud dalam ayat (2), diatur lebih lanjut
oleh Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia.

Pasal 25

(1) Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia, Pimpinan Lembaga Kearsipan

Propinsi, dan Pimpinan Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota dapat
menghentikan kegiatan penggunaan arsip statis apabila dalam
pelaksanaannya tidak sesuai dengan penggunaan arsip statis sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 23.

84
(2) Ketentuan mengenai tata cara penghentian penggunaan arsip statis
sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) diatur lebih lanjut oleh Kepala
Arsip Nasional Republik Indonesia.

Pasal 26
(1) Arsip statis yang karena sifatnya rahasia untuk diketahui umum, hanya
dapat digunakan setelah mendapat izin tertulis dari Kepala Arsip Nasional
Republik Indonesia, Pimpinan Lembaga Kearsipan Propinsi, dan/atau
Pimpinan Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota.
(2) Untuk memperoleh izin sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), yang
bersangkutan menyampaikan permohonan secara tertulis.
(3) Jawaban kepada pemohon sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) dapat
berupa :
a. pemberian izin penggunaan arsip statis
b. penolakan izin penggunaan arsip statis.
(4) Dalam hal izin penggunaan arsip statis ditolak sebagaimana dimaksud
dalam ayat (3) huruf b, Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia,
Pimpinan Lembaga Kearsipan Propinsi, dan/atau Pimpinan Lembaga
Kearsipan Kabupaten/Kota memberikan alasan penolakan.
(5) Ketentuan mengenai arsip statis yang bersifat rahasia dan tata cara
pemberian izin penggunaannya sebagaimana dimaksud dalam ayat (1),
ayat (2), ayat (3), dan ayat (4), diatur lebih lanjut oleh Kepala Arsip
Nasional Republik Indonesia.

Pasal 27

(1) Dalam rangka pemberian pelayanan penggunaan arsip statis, dibentuk

Jaringan Informasi Kearsipan Nasional.
(2) Pelaksanaan pembentukan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional
sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dilakukan sesuai dengan ketentuan
mengenai Jaringan Informasi Kearsipan Nasional yang diatur dalam
Keputusan Presiden ini.

Bagian Ketujuh
Pembinaan Atas Pelaksanaan Serah Arsip Statis
Pasal 28

Dalam rangka pelaksanaan kewajiban serah arsip statis oleh Lembaga-

lembaga dan Badan-badan Pemerintah baik Pusat maupun Daerah
sebagaimana dimaksud dalam Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971
tentang Ketentuanketentuan Pokok Kearsipan, dilaksanakan pembinaan
atas pelaksanaan serah arsip statis.

Pasal 29

85
 Pembinaan atas pelaksanaan serah arsip statis dimaksudkan agar arsip
statis yang diserahkan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia,
Lembaga Kearsipan Propinsi, dan/atau Lembaga Kearsipan
Kabupaten/Kota mempunyai kelengkapan dan keutuhan kondisi fisiknya
serta nilai informasi bagi pertanggungjawaban nasional.

Pasal 30

(1) Pembinaan atas pelaksanaan serah arsip statis dilaksanakan oleh :

a. Arsip Nasional Republik Indonesia terhadap lembaga atau unit kerja
yang bertanggung jawab dalam pengelolaan arsip di lingkungan
Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan Pusat;
b. Lembaga Kearsipan Propinsi terhadap Lembaga atau unit kerja yang
bertanggung jawab dalam pengelolaan arsip di lingkungan Lembaga-
lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan Daerah Propinsi serta
Badan-badan Pemerintah Pusat di Propinsi;
c. Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota terhadap Lembaga atau unit
kerja yang bertanggung jawab dalam pengelolaan arsip dilingkungan
Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan Daerah
Kabupaten/Kota serta Badan-badan Pemerintah Pusat dan Propinsi di
Kabupaten/Kota.
(2) Dalam melaksanakan pembinaan, Lembaga Kearsipan Propinsi dan
Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota berpedoman kepada tata cara
pembinaan atas pelaksanaan serah arsip statis yang ditetapkan oleh Kepala
Arsip Nasional Republik Indonesia dan memperhatikan ketentuan
peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Pasal 31

Pembinaan atas pelaksanaan serah arsip statis meliputi bidang :

a. arsip, baik dalam bentuk naskahnya maupun bentuk lainnya;
b. sumber daya manusia kearsipan;
c. sarana dan prasarana kearsipan.

Pasal 32

Pembinaan atas pelaksanaan serah arsip statis dilaksanakan melalui :

a. bimbingan;
b. konsultasi;
c. penyuluhan;
d. supervisi dan pemantauan;
e. pendidikan dan pelatihan;
f. kegiatan lain dalam rangka pembinaan.

86
 LAMPIRAN IV

PROFIL SINGKAT KANTOR BAGIAN LEGAL PPKS

1. Sejarah Singkat Legal Pusat Penelitian kelapa Sawit (PPKS) Medan

Sejarah berdirinya Legal PPKS sama dengan sejarah berdirinya PPKS

Medan yang terletak di Jalan Brigjen Katamso No. 51, Kampung Baru, Medan -

20158 Sumatera Utara.

PusatPenelitianKelapaSawit(PPKS)telahberdirisemenjaktahun1916dandikenalden

gannama AlgemeenProefstation der A.V.R.O.S. (A.P.A.) yang didirikan oleh

Algemeene Vereenigingvan Rubberplanters ter Oostkust van Sumatra

(A.V.R.O.S.). Bersamaan dengan berdirinya A.P.A Legal dikenal sebagai Sumber

Daya manusia dan Hukum. Dengan berkembangnya kegiatan dalam perusahaan

dan banyaknya arsip masuk sehingga tidak dapat ditangani dengan sepenuhnya

maka Hukum/ Legal dipisah dari SDM pada tahun 2015. Sesuai dengan

perkembangan kegiatan dalam perusahaan, saat ini Legal dipimpin oleh Bapak

Ilham Lubis. S.H Sekretariatan dan Legal Pusat Penelitian Kelapa Sawit (PPKS)

Medan.

87
2. Visi dan Misi

2.1 Visi

Menjadi pusat unggulan perkelapasawitan yang berkelanjutan

2.2 Misi

1. Mengembangkan riset dan teknologi unggul perkelapasawitan yang

ramah lingkungan

2. Menyediakan jasa layanan terbaik yang berdayaguna dan tepat sasaran

3. Mendukung perkelapasawitan melalui konsep pemikiran strategis,

penyediaan produk riset dan jasa

88
 4. Mendorong pengembangan sumber daya manusia dan pelestarian

sumber daya alam

5. Menggali potensi untuk mandiri dan sejahtera secara berkelanjutan

3.BUDAYA KERJA

1. Inovatif : Selalu hadir dengan ide baru, kreatif, segar, dan melakukan

perbaikan secara berkelanjutan

2. Objektif : Bersandar pada fakta dan alasan yang dapat di

pertanggungjawabkan

3. Profesional : Selalu meningkatkan kompetensi dan memberi pelayanan

terbaik dengan respon cepat bagi pelanggan dan rekan kerja

4. Reliabel : Dapat diandalkan dan konsisten berkinerja baik

5. Integritas : Bersikap jujur, ikhlas, disiplin, saling menghargai, dan patuh

pada peraturan

89
 LAMPIRAN V

SURAT BALASAN OBSERVASI PENELITIAN PUSAT PENELITIAN

KELAPA SAWIT (PPKS) MEDAN

90