Universitas Sumatera Utara

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DALAM MEMUDAHKAN
TEMU KEMBALI ARSIP DI RUMAH SAKIT UMUM

SARI MUTIARA MEDAN
SKRIPSI
Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan studi

Untuk meraih gelar Sarjana Sosial (S.Sos) dalam Bidang
Ilmu Perpustakaan dan Informasi
SHINTA NOFITA SARI

150723009
DEPARTEMEN STUDI IMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI

FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
2017
1
LEMBARAN PERSETUJUAN
Judul Skripsi : pengelolaan arsip dinamis dalam memudahkan Temu kembali

arsip di rumah sakit umum Sari mutiara medan
Oleh : Shinta Nofita Sari
NIM : 150723009
Pembimbing I : Ishak, S.S., M.Hum.
Tanda Tangan :
Tanggal :
Pembimbing II : Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd
Tanda Tangan :
Tanggal :

LEMBAR PENGESAHAN
Judul Skripsi : pengelolaan arsip dinamis dalam memudahkan Temu kembali

arsip di rumah sakit umum Sari mutiara medan
Oleh : Shinta Nofita Sari
NIM : 150723009
DEPARTEMEN STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI
Ketua : Dr. Irawaty A. Kahar, M.Pd.
Tanda Tangan :
Tanggal :
FAKULTAS ILMU BUDAYA
Ketua : Dr. Budi Agustono, M.S.
Tanda Tangan :
Tanggal :

PERNYATAAN ORISINALITAS
Karya ini adalah karya orisinalitas dan belum pernah disajikan sebagai suatu
tulisan untuk memperoleh suatu kualifikasi tertentu atau dimuat pada publikasi media
lain.
Penulis membedakan dengan jelas antara pendapat atau gagasan penulisan
dengan pendapat atau gagasan yang bukan berasal dari penulis dengan
mencantumkan tanda kutip.
Medan, Januari 2017

Penulis,
Shinta Nofita Sari

150723009

ABSTRAK
Sari, Shinta Nofita. 2016. Pengelolaan Arsip Dinamis Dalam Memudahkan

Temu Kembali Arsip Di Rumah Sakit Umum Sari Mutiara Medan.
Departemen Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya
Universitas Sumatera Utara.
Penelitian ini dilakukan di Rumah Sakit Umum Sari Mutiara Medan, tujuan
dari penelitian ini adalah untuk mengetahui lebih mendalam tentang pengelolaan
arsip dinamis dalam memudahkan temu kembali arsip di Bagian Tata Usaha.
Penelitian ini diharapkan bermanfaat bagi Rumah Sakit Umum Sari Mutiara Bagian
Tata Usaha, penulis, dan bagi penelitian selanjutnya.
Penelitian ini adalah penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif.
Informan pada penelitian ini adalah pegawai arsip di Bagian Tata Usaha Rumah Sakit
Umum Sari Mutiara Medan. Teknik pengumpulan data pada penelitian ini adalah
wawancara, observasi dan studi kepustakaan.
Hasil penelitian ini menunjukan bahwa proses pengelolaan arsip dinamis
dalam memudahkan temu balik arsip di Bagian Tata Usaha masih dilakukan secara
manual. Temu balik arsip belum memiliki aplikasi untuk mempermudah dalam
proses temu balik arsip. Arsip yang tercipta dalam bentuk tercetak dan tulis tangan.
Pengelolaan dilakukan belum tersistem kedalam komputer, seperti arsip yang
diciptakan harus mendapat persetujuan dari Direktur RSU Sari Mutiara baru bisa
diproses lebih lanjut. Yang termasuk arsip dinamis di Bagian Tata Usaha yaitu surat
masuk dan surat keluar. Surat masuk seperti MoU, ijin penelitian, surat dinas
kesehatan, surat penawaran, BUMN, surat dari Pemko. Surat keluar seperti surat ijin
tidak bekerja, surat perintah tugas, surat permohonan, daftar hadir pegawai,
pengalaman bekerja, surat administrasi umum, nota tugas dan segala jenis surat.
Arsip yang tercipta di beri kode, di catat kedalam buku besar oleh pegawai arsip dan
disusun berdasarkan kode dan kronologisnya.
Kata Kunci : Pengelolaan Arsip Dinamis, Temu Kembali Arsip
iv
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah
memberikan rahmat serta karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi
yang berjudul “Pengelolaan Arsip Dinamis Dalam Memudahkan Temu Kembali
Arsip Di Rumah Sakit Umum Sari Mutiara Medan”. Skripsi ini diselesaikan sebagai
salah satu syarat untuk meraih gelar Sarjana Sosial (S.Sos) dalam bidang studi
Perpustakaan dan Informasi pada Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
Penulis menyadari masih terdapat kesalahan dalam skripsi ini baik dari segi
penulisan maupun penyajiannya. Oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan
saran yang bersifat membangun demi kesempurnaan skripsi ini nantinya.
Penulis menyampaikan rasa hormat dan untaian rangkaian kata terindah
penulis kepada ibunda tercinta Yuliar dan Ayahanda Eriyono, yang telah memberikan
segenap jiwa dan raga untuk penulis, dan juga segala dorongan, semangat dan doa
yang terus mengalir untuk penulis mampu menyelesaikan skripsi ini. Terimakasih
untuk limpahan cinta, kasih sayang, segala perhatian yang tiada habis dalam
menyelesaikan skripsi ini. Terimakasih untuk semua pengorbanan yang diberikan
ayah dan bunda.
Penulis juga tidak lupa mengucapkan terimakasih yang sebesar-besarnya
kepada:
1. Bapak Dr. Syahron Lubis, MA selaku dekan Fakultas Ilmu Budaya
Universitas Sumatera Utara.
ii
2. Ibu Dr. Irawaty A. Kahar, M.Pd selaku Ketua Program Studi Ilmu
Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya.
3. Ibu Himma Dewiyana, ST., M.Hum selaku Sekretaris Program Studi Ilmu
Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya.
4. Bapak Ishak, S.Sos.,M.Hum selaku Pembimbing I yang selalu memberikan
bimbingan, dukungan, petunjuk dan nasihat kepada penulis.
5. Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd selaku Pembimbing II yang selalu
memberikan bimbingan, dukungan dan nasihat kepada penulis.
6. Bapak Drs. Belling Siregar, SS., M.Lib selaku Dosen Penguji I, dimana
beliau telah banyak memberikan arahan dan masukan kepa dapenulis. Rasa
hormat dan terima kasih yang sangat luar biasa untuk waktu dan nasihatnya
kepada penulis.
7. Ibu Himma Dewiyana, ST., M.Hum selaku Dosen Penguji I yang juga telah
banyak memberikan arahan dan masukan kepada penulis.
8. Seluruh dosen dan staff Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi
Fakultas Ilmu Budaya.
9. Pegawai di Bagian Tata Usaha Rumah Sakit Umum Sari Mutiara ibu
Miana SE, dan Desi SE selaku informan, terima kasih untuk waktu yang
telah banyak membantu dalam memberikan informasi yang dibutuhkan
penulis dalam penulisan skripsi
10. Untuk orang yang spesial M. Rinaldo Marajari yang selalu memberikan
dukungan, semangat dan masukan dalam penulisan skripsi ini.
iii
11. Untuk sahabat-sahabat yang tersayang Aditia Novitri, Hilda Syaf’ani
Hareva, Elvin Zega, M. Sutan Nursaleh Dendy yang selalu memberikan
semangat dan dukungannya.
12. Untuk rekan kerja Isabella Christina Sembiring yang selalu pengertian
dalam memberikan izin untuk bimbingan kekampus.
Akhir kata, penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah
membantu dalam menyelesaikan skripsi ini. Semoga kebaikan yang mereka berikan
mendapat balasan dari Allah SWT, dan semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi
siapapun yang membutuhkannya, terimakasih.
Medan, 2017
Shinta Nofita Sari
150723009
iv
DAFTAR ISI
Daftar isi ................................................................................................................. v

Abstrak .............................................................................................................................. i
Kata Pengantar ............................................................................................................... ii
Daftar Tabel .................................................................................................................. vii
Daftar Gambar ............................................................................................................ viii

Daftar Lampiran ............................................................................................................ ix
BAB I PENDAHULUAN ........................................................................................ 1
1.1 Latar Belakang ................................................................................................. 1
1.2 Rumusan Masalah ............................................................................................ 5
1.3 Tujuan Penelitian ...................................................................................... 5
1.4 Manfaat Penelitian .................................................................................... 6
1.5 Ruang Lingkup Penelitian ......................................................................... 6
BAB II KAJIAN PUSTAKA .........................................................................................................7
2.1 Pengertian Arsip ............................................................................................... 7
2.1.1 Tujuan Arsip .................................................................................... 8
2.1.2 Fungsi Arsip .................................................................................... 9
2.1.3 Jenis-Jenis Arsip ............................................................................10
2.2 Manajemen Arsip Dinamis ............................................................................. 12
2.3 Konsep Arsip Dinamis .................................................................................... 12
2.3.1 Pengertian Arsip Dinamis ................................................................12
2.3.2 Jenis-Jenis Arsip Dinamis ...............................................................14
2.3.3 Siklus Hidup Arsip Dinamis ............................................................14
2.3.4 Nilai Guna Arsip Dinamis ...............................................................16
2.4 Pengelolaan Arsip Dinamis ............................................................................ 18
2.4.1 Penataan Arsip Dinamis .................................................................21
2.4.2 Pengorganisasian Arsip Dinamis .....................................................22
2.4.3 Pengolahan Arsip Dinamis ..............................................................24
2.4.4 Penyimpanan Arsip Dinamis ..........................................................25
2.4.5 Prosedur Penyimpanan Arsip Dinamis .............................................27
2.4.6 Alat-Alat Yang di Gunakan Dalam Penyimpanan Arsip Dinamis ....29
2.4.7 Pemeliharaan Arsip Dinamis ..........................................................30
2.5 Sumber Daya Manusia ................................................................................ 34
2.6 Penyusutan Arsip ....................................................................................36
v
2.6.1 Pemusnahan Arsip ........................................................................38
2.7 Jadwal Retensi Arsip .............................................................................39
2.7.1 Tujuan Jadwal Retensi Arsip .........................................................40
2.8 Temu Balik Arsip ..................................................................................41
BAB III METODE PENELITIAN ............................................................................................... 44

3.1 Jenis Penelitian ........................................................................................44
3.2 Lokasi Penelitian......................................................................................44
3.3 Data dan Sumber Data .............................................................................45
3.4 Kriteria Pemilihan Informan.....................................................................45
3.5 Teknik Pengumpulan Data .......................................................................47
3.6 Teknik Analisis Data................................................................................48
3.7 Pemeriksaan dan Pengecekan Keabsahan Data ........................................49
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN.................................................................51

4.1 Sejarah Rumah Sakit Umum Sari Mutiara Medan ....................................51
4.1.1 Falsafah, Visi, Misi, Tujuan dan Moto Rumah Sakit Umum Sari
Mutiara Medan ..............................................................................53
4.1.2 Struktur Organisasi Rumah Sakit Umum Sari Mutiara Medan ........54
4.2 Karakteristik Informan .............................................................................55
4.3 Kategori ...................................................................................................56
4.3.1 Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis di Bagian Tata Usaha Rumah
Sakit Umum Sari Mutiara Medan ...............................................56
4.3.1.1 Sumber Arsip ....................................................................56
4.3.1.2 Proses Pengelolaan Arsip Dinamis.....................................60
4.3.1.3 Penyimpanan Arsip Dinamis .............................................62
4.3.1.4 Proses Temu Balik Arsip Dinamis .....................................66
4.3.1.5 Kendala Dalam Pengelolaan Arsip Dinamis.......................67
4.4 Rangkuman Hasil Penelitian ......................................................................69
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan ............................................................................................72
5.2 Saran .....................................................................................................73
Daftar Pustaka .......................................................................................................74
vi
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Keterangan Informan ............................................................................46

Tabel 4.1 Karakteristik Informan .........................................................................55
Tabel 4.2 Rangkuman Hasil Penelitian .................................................................70
vii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Model Siklus Hidup Arsip ................................................................15

Gambar 2.2 Komponen Pengelolaan Arsip Dinamis ............................................19
Gambar 4.1 Struktur Organisai RSU Sari Mutiara Medan ...............................54
Gambar 4.2 Contoh Surat Keluar .........................................................................58
Gambar 4.3 Contoh Surat Tugas ..........................................................................58
Gambar 4.4 Contoh Surat Permohonan ..............................................................59

Gambar 4.5 Lembar Disposisi ..............................................................................62
Gambar 4.6 Contoh Kode Arsip ...........................................................................63
Gambar 4.7 Penyusunan Arsip Dinamis ..............................................................64
Gambar 4.8 Lemari Penyimpanan Arsip Dinamis ...............................................64
viii
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Pedoman Wawancara .......................................................................76

Lampiran 2 Hasil Wawancara .............................................................................78
Lampiran 3 Surat Ijin Penelitian
Lampiran 4 Surat Balasan Penelitian
ix
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Perkembangan ilmu pengetahuan dan tekonologi pada saat sekarang ini,
peran informasi tidak dapat diabaikan begitu saja, karena informasi dibutuhkan
untuk mendukung pelaksanaan pekerjaan dalam pengambilan keputusan, baik
instansi pemerintahan maupun instansi swasta. Salah satu sumber informasi
penting yang dapat menunjang proses kegiatan suatu instansi yaitu Arsip. Karena
arsip merupakan suatu rekaman informasi dari kegiatan yang telah dilakukan
dalam seluruh aktivitas instansi. Setiap kegiatan yang dilaksanakan secara
otomatis menciptakan arsip yang berhubungan dengan kegiatan tersebut. Arsip
yang tercipta, di pergunakan dan di kelola disebut dengan Arsip Dinamis. Hal ini
menyebabkan banyaknya tercipta arsip yang dihasilkan selama proses
pelaksanaan kegiatan administrasi. Untuk itu perlulah dilakukan pengelolaan,
karena pengelolaan arsip merupakan hal yan sangat penting.
Di setiap instansi arsip diperlukan untuk membantu pelayanan atau
keperluan informasi dalam pengambilan keputusan oleh Direktur di suatu instansi.
Untuk itu, arsip mempengaruhi seluruh kegiatan dan proses yang berhubungan
dengan pengelolaan di segala bidang yang terdapat di instansi tersebut. Mengingat
betapa pentingnya arsip bagi suatu instansi dan merupakan bukti bagi seluruh
kegiatan di dalam instansi, sehingga diperlukan sistem pengelolaan yang baik dan
benar. Sistem pengelolaan arsip dinyatakan baik apabila pada waktu arsip
diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat. Kunci utama agar
10
arsip mudah ditemukan kembali dengan cepat adalah terletak pada sistem
penyimpanan arsip yang digunakan.
Pengelolaan arsip yang baik jarang diperhatikan, banyak instansi maupun
organisasi yang kurang memperhatikan pengelolaan arsip beserta lingkungannya,
khususnya arsip dinamis. Arsip dinamis sering tidak diperhatikan dalam
pengelolaan. Kegiatan pengelolaan arsip, pengendalian arsip, baik secara fisik
maupun informasi belum dilakukan secara optimal. Dalam mencapai penataan
arsip yang baik dan optimal, perlu ruangan penyimpanan dan gudang arsip yang
bertujuan untuk pengelolaan.
Sumber daya manusia merupakan faktor yang penting guna meningkatkan
penyelenggaraan kearsipan yang berkualitas. Sumber daya manusia tersebut yaitu
pegawai yang mempunyai peran dalam pengelolaan arsip. Semua pegawai
diharapkan menyadari betapa pentingnya arsip dalam pelaksanaan kerja, terutama
di instansi pemerintah yang mempunyai kegiatan pelayanan. Pegawai pengelola
arsip haruslah cermat sehingga arsip dapat dikelola dengan baik agar tidak terjadi
penumpukan arsip yang mengakibatkan sulitnya ditemukan kembali arsip apabila
diperlukan sewaktu-waktu.
Rumah Sakit Umum Sari Mutiara (RSU Sari Mutiara) adalah rumah sakit
swasta kelas B. RSU Sari Mutiara ini mampu memberikan pelayanan kedokteran
spesialis dan sub spesialis. RSU Sari Mutiara memberikan pelayanan rujukan dari
Rumah Sakit di Kabupaten. RSU Sari Mutiara terletak di jalan Kapten Muslim No
79 Medan, Sumatera Utara.
11
RSU Sari Mutiara di Bagian Tata Usaha mengelola arsip dinamis berupa
surat masuk, surat keluar dan administrasi umum yang dipergunakan secara
langsung dalam proses penyelenggaraan administrasi di RSU Sari Mutiara. Arsip
yang dikelola di RSU Sari Mutiara setiap hari semakin bertambah banyaknya,
karena semua data arsip di buat dalam bentuk input data, dicetak dalam bentuk
kertas dan ditulis tangan. Arsip dinamis pada Bagian Tata Usaha terdiri dari
semua arsip yang diterima dan dikelola oleh pihak RSU Sari Mutiara seperti surat
masuk dari instansi lain yaitu MoU, surat dinas, surat ijin penelitian, surat dinas
kesehatan, surat administrasi umum, surat penawaran. Sedangkan surat keluar
yang ditangani oleh Bagian Tata Usaha RSU Sari Mutiara yaitu surat ijin tidak
bekerja, surat peringatan, surat perintah tugas dan yang lainnya.
Arsip dinamis yang tercipta setiap harinya dikumpul, diperiksa dan di
kasih kode yang telah ditetapkan oleh Bagian Tata Usaha RSU Sari mutiara
setelah itu dimasukkan ke dalam map file dan disimpan di lemari arsip. Arsip
yang sudah lama tercipta dimasukan ke dalam gudang arsip yang dicampur
dengan arsip yang lain di RSU Sari Mutiata tersebut. Banyaknya arsip yang
tercipta maka semakin banyak arsip yang bertumpuk di ruang penyimpanan. Dari
hasil data di buku besar pada bulan Januari sampai Desember 2015 tercatat arsip
yang terkumpul sebanyak 1.700 arsip. Dengan jumlah arsip 1.700 arsip tersebut
tidak sedikit arsip yang tercipta, belum lagi arsip tahun sekarang dan arsip tahun
sebelumnya.
12
Dengan adanya Undang-Undang kearsipan, arsip dalam suatu organisasi
atau instansi merupakan bahan pertanggung jawaban tertentu dan memiliki nilai
guna bagi penyelenggaraan pemerintah. Oleh sebab itu, pencipta arsip haruslah
memiliki tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis yang masih
dipergunakan, dan dipakai secara langsung dalam kegiatan administrasi. Untuk
itu, instansi yang mengelola arsip dapat mempertahankan arsip tersebut dalam
jangka waktu tertentu.
Dari pengamatan penulis, dalam pengelolaan arsip dinamis di RSU Sari
Mutiara masih dilakukan secara manual. Pada pengelolaan arsip tersebut timbul
permasalahan bahwa tidak sama jumlah arsip yang dicatat di buku besar dengan
jumlah arsip yang tersedia. Penyimpanan arsip di tata usaha di RSU Sari Mutiara
masih menggunakan sistem penyimpanan kronologis yaitu penyimpanan yang
didasarkan pada urutan waktu seperti Tanggal, Bulan dan Tahun dan pemberian
kode penyimpanan yang telah ditetapkan oleh pihak Bagian Tata Usaha RSU Sari
Mutiara. Yang menjadi masalah dalam penyimpanan ini yaitu dibutuhkan waktu
yang lama dalam untuk mencari arsip yang dibutuhkan secara cepat oleh keluarga,
dokter, dan pihak RSU Sari Mutiara tersebut dikarenakan tumpukan arsip yang
tidak terkelola dengan baik.
Temu balik arsip dinamis pada bagian tata usaha yang disimpan di dalam
ruangan arsip merupakan masalah bagi petugas arsip, karena untuk temu balik
arsip berdasarkan arsip yang disimpan sesuai dengan penyimpanan kronologis dan
kode sehingga sulit untuk ditemu kembali karena tidak mengetahui jenis arsipnya
dan tanggal, bulan, tahun oleh orang yang membutuhkan data arsip tersebut.
13
Maka petugas arsip mengalami kesulitan dan memakan waktu yang lama untuk
menemukan arsip tersebut.
Berdasarkan uraian di atas, maka peneliti tertarik untuk melakukan
penelitian yang berjudul “Pengelolaan Arsip Dinamis Dalam Memudahkan Temu
Kembali Arsip di Rumah Sakit Umum Sari Mutiara Medan”.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, maka dapat di rumuskan masalah
penelitian ini sebagai berikut :
1. Bagaimana pengelolaan arsip dinamis dalam memudahkan temu kembali
arsip di RSU Sari Mutiara Medan?
2. Apa saja kendala yang dihadapi dalam pengelolaan arsip dinamis dalam
memudahkan temu kembali arsip di RSU Sari Mutiara Medan?
1.3 Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui :
1. Untuk mengetahui bagaimana pengelolaan arsip dinamis dalam
memudahkan temu kembali arsip di RSU Sari Mutiara Medan.
2. Untuk mengetahui kendala-kendala yang dihadapi dalam pengelolaan
arsip dinamis dalam memudahkan temu kembali arsip di RSU Sari
Mutiara Medan.
14
1.4 Manfaat Penelitian
Penulisan ini diharapkan dapat bermanfaat sebagai berikut :
1. Bagi peneliti menambah pemahaman dan pengetahuan mengenai
pengelolaan arsip dinamis.
2. Bagi Rumah Sakit Umum Sari Mutiara sebagai bahan masukan dan
pertimbangan yang berguna dalam pengelolaan arsip dinamis.
3. Bagi pembaca dan peneliti lanjutan sebagai bahan rujukan atau referensi
untuk mengetahui teori dan konsep tentang penelitian yang sama.
1.5 Ruang Lingkup Penelitian
Berdasarkan rumusan yang telah dijelaskan di atas, untuk mempermudah
penyelesaian penelitian ini maka penulis membatasi lingkup penelitian yaitu
pengelolaan, penyimpanan dan temu balik arsip dinamis di Bagian Tata Usaha
Rumah Sakit UmumSari Mutiara Medan.
15
BAB II
KAJIAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Arsip
Arsip merupakan informasi terekam dari peristiwa-peristiwa yang telah
terjadi, dimana informasi tersebut memiliki arti dan kegunaan yang penting bagi
organisasi. Arsip harus di simpan secara teratur agar dapat ditemukan kembali
dengan mudah dan cepat ketika informasi dalam arsip dibutuhkan.
Menurut Sugiarto (2005, 5) Arsip adalah “kumpulan dokumen yang di
simpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap
kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali’’.
Sedangkan menurut Barthos (2007, 1) Arsip adalah “Setiap catatan tertulis
baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan
mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang
untuk membantu daya ingatan orang (itu) pula”.
Pendapat lain dikemukakan oleh Amsyah (2003, 3) bahwa Arsip adalah

Setiap catatan (rekord/warkat) yang tertulis, tercetak, atau ketikan dalam
bentuk huruf, angka atau gambar yang mempunyai arti dan tujuan tertentu
sebagai bahan komunikasi dan informasi, yang terekam pada kertas (kartu,
formulir), kertas film (slide, film-strip, mikro-film), media komputer (pita
tape, piringan, rekaman, disket), kertas photocopy, dan lain-lain.
Selain pendapat di atas istilah arsip menurut Sedarmayanti (2003, 8)
meliputi 3 pengertian, yaitu:
7
1. Kumpulan naskah atau dokumen yang disimpan
2. Gedung penyimpanan kumpulan naskah atau dokumen
3. Organisasi atau lembaga yang mengelola dan menyimpan kumpulan
naskah atau dokumen.
Dari pernyataan di atas dapat dinyatakan bahwa, arsip merupakan
rekaman dari kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk tercetak, huruf,
angka, atau gambar yang mempunyai nilai guna baik untuk kepentingan
organisasi atau perorangan yang diterima oleh lembaga negara dalam pelaksanaan
kehidupan bermasyarakat dan bernegara, dan disimpan dalam suatu aturan
tertentu sehingga mudah ditemukan kembali dalam waktu yang cepat apabila
dibutuhkan.
2.1.1 Tujuan Arsip
Arsip yang dihasilkan oleh organisasi atau instansi memiliki tujuan
penggunaannya dalam pelaksanaan administrasi yang berpengaruh pada
perkembangan organisasi atau instansi. Meskipun awalnya arsip diciptakan untuk
kepentingan terbatas, namun seiring dengan perkembangan kebutuhan informasi
akan menjadi kepentingan masyarakat umum dari masa yang lalu untuk masa
yang akan datang.
Menurut Barthos (2007, 12) “Tujuan kearsipan adalah untuk menjamin
keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan,
pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk
menyediakan bahan peranggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah”.
8
Sedangkan menurut Sedarmayanti (2003, 19) “Tujuan kearsipan secara
umum adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional
tentang rencana, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan, serta
untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi pemerintah”.
Selain pendapat di atas Widjaja (1990, 92) menyatakan bahwa tujuan arsip
sebagai berikut:
1. Menyimpan surat menyurat dengan aman dan mudah selama diperlukan

2. Menyiapkan surat saat diperlukan
3. Mengumpulkan bahan-bahan yang mempunyai sangkut-paut dengan
suatu masalah yang diperlukan sebagai pelengkap.
Dari pernyataan di atas dapat dinyatakan bahwa, tujuan dari dari arsip
yaitu sebagai pertanggungjawaban dari pelaksanaan pekerjaan, menjamin
keselamatan tentang kegiatan yang dilakukan di instansi pemerintah maupun
instansi swasta.
2.1.2 Fungsi Arsip
Arsip adalah kumpulan dokumen yang penting yang disimpan secara
teratur atau berdasarkan sistem. Fungsi Arsip menurut (Agus Sugiarto dan
Wahyono 2005, 9) adalah:
1. Arsip sebagai sumber ingatan atau memori. Arsip yang disimpan

merupakan bank data yang dapat dijadikan rujukan pencarian informasi
apabila diperlukan.
2. Arsip sebagai bahan pengambilan keputusan. Pihak manajemen dalam
kegiatannya tentunya memerlukan berbagai data atau informasi yang
9
akan digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan
keputusan.
3. Arsip sebagai bukti atau legalitas. Arsip yang dimiliki organisasi
memiliki fungsi sebagai pendukung legalitas atau bukti-bukti apabila
diperlukan.
4. Arsip sebagai rujukan historis. Arsip yang merekam informasi masa
lalu dan menyediakan informasi untuk masa akan datang.
Sedangkan menurut Amsyah (2003, 2) menyatakan
Arsip dibedakan menurut fungsinya menjadi dua golongan, yaitu arsip

dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis dipergunakan secara langsung
dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan
pada umumnya atau dipergunakan secara langsung untuk administrasi
negara. Arsip statis merupakan arsip yang tidak dipergunakan secara
langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan
pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi
negara.
Dari uraian di atas dapat dinyatakan bahwa, fungsi arsip sebagai sumber
informasi yang dipergunakan baik secara langsung maupun tidak langsung dalam
penyusunan, perencanaan, pelaksanaan, penelitian, evaluasi dan untuk kehidupan
berbangsa dan bernegara. Fungsi arsip dapat membantu meningkatkan dalam
pengambilan keputusan secara tepat mengenai suatu masalah.
2.1.3 Jenis-Jenis Arsip
Bentuk arsip bisa beragam, tidak hanya berupa lembaran kertas dan
tulisan. Menurut Wursanto (1999, 21) beberapa jenis-jenis arsip berdasarkan
bentuk fisik, masalah, kepemilikan, sifat, dan fungsinya yaitu:
1. Jenis arsip berdasarkan bentuk fisiknya

1) Arsip berbentuk lembaran
contoh: surat, kuitansi, faktur, dll
2) Arsip tidak berbentuk lembaran
contoh: disket, flash disk, cd, dvd, dll
2. Jenis arsip berdasarkan masalahnya
10
1) Financial record, arsip berkaitan dengan masalah keuangan,
contoh: kuitansi, giro, cek
2) Personal record, arsip yang berhubungan dengan masalah
kepegawaian
Contoh: surat lamaran kerja, curriculum vitae, absensi, dll.
3. Jenis arsip berdasarkan pemiliknya
1) Lembaga Pemerintahan, meliputi Arsip Nasional di Indonesia
(Arsip Nasional Republik Indonesia). Arsip Nasional di setiap ibu
kota Daerah Tingkat I (Arsip Nasional Daerah)
2) Instansi Pemerintah/swasta, meliputi arsip primer dan sekunder dan
arsip sentral dan arsip unit.
4. Jenis arsip berdasarkan sifatnya
1) Arsip tidak penting, arsip hanya memiliki kegunaan informasi
Contoh: surat undangan.
2) Arsip biasa, arsip yang semula penting, akhirnya tidak berguna lagi
pada saat informasinya sudah berlalu
Contoh: surat lamaran kerja.
3) Arsip penting, arsip yang memiliki hubungan dengan masa lalu dan
masa yang akan datang
contoh: surat perjanjian.
5. Jenis arsip berdasarkan fungsinya
1) Arsip dinamis, diantaranya adalah arsip aktif, arsip semi aktif, arsip
inaktif.
2) Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung
untuk perencanaan penyelenggaraan kehidupan berbangsa pada
umumnya, maupun untuk penyelenggaraan administrasi negara.
Sedangkan Agus Sugiarto (2005,10) menyatakan bahwa jenis arsip adalah:
1. Arsip menurut subjek atau isinya

Menurut subjek atau isinya dapat di bedakan menjadi beberapa macam,
sebagai berikut:
1) Arsip kepegawaian, contoh data riwayat hidup pegawai, surat
lamaran, surat pengangkatan pegawai, rekaman presensi dan
sebagainya.
2) Arsip keuangan, contoh laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar
gaji, bukti pembelian dan surat perintah membayar.
3) Arsip pemasaran, contoh surat penawaran, surat pesanan, surat
4) perjanjian penjualan, daftar pelanggan, daftar harga dan sebagainya.
5) Arsip pendidikan, contoh kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir
siswa, raport, transkrip mahasiswa dan sebagainya.
2. Arsip menurut bentuk dan wujud fisik
Penggolongan arsip lebih didasarkan pada tampilan fisik media yang
digunakan dalam merekam informasi. Menurut bentuk dan wujud
fisiknya arsip dapat dibedakan menjadi:
11
1) Surat, contoh naskah perjanjian atau kontrak, akte pendirian
perusahaan, surat keputusan, notulen rapat, berita acara, laporan,
tabel dan sebagainya.
2) Pita rekaman
3) Microfilm
4) Disket
5) Compact disk.
Berdasarkan uraian di atas dapat dinyatakan bahwa, arsip mempunyai
jenisnya sendiri sesuai dengan kegunaannya. Setiap jenis arsip mempunyai
fungsinya masing-masing sesuai dengan kegunaannya.
2.2 Manajemen Arsip Dinamis
Manajemen arsip dinamis merupakan suatu aktifitas sekelompok orang
yang dilandasi dengan pengetahuan, keahlian dan tanggung jawab untuk
melakukan pengelolaan arsip dinamis dengan sumber daya yang dimiliki sehingga
mencapai tujuan yang telah ditentukan secara efisien dan efektif.
Menurut Hamalik (2000, 8) “Manajemen adalah keseluruhan proses
kegiatan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih secara formal untuk mencapai
tujuan yang telah ditentukan sebelumnya”.
12
Irawan (2009, 1.8) menyatakan bahwa “manajemen dilihat dari fungsinya
merupakan perencanaan, penempatan staf, pengorganisasian, pengarahan,
pengawasan terhadap aktifitas bisnis”.
Sedangkan menurut Amsyah (2003, 4) “Manajemen kearsipan adalah
pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian,
pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan
pemusnahan”.
Dari pernyataan diatas dapat dinyatakan bahwa, manajemen kearsipan
merupakan proses kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah direncakan.
2.3 Konsep Arsip Dinamis
2.3.1 Pengertian Arsip Dinamis
Arsip dinamis merupakan informasi yang terekam termasuk data dalam
sistem komputer, yang dibuat atau diterima oleh instansi dalam suatu transaksi
kegiatan dalam melakukan tindakan sebagai bukti dari aktifitas tersebut.
Setiap instansi perlu mengelola keaslian dan keakuratan arsip dinamis,
serta menjaga keutuhan arsip dinamis. Hal ini dilakukan agar mendukung
kesinambungan kerja, menyesuaikan dengan peraturan yang berlaku dan
memberikan pertanggung jawaban yang diperlukan.
13
Wursanto Ig (1991, 28) menyatakan bahwa “arsip dinamis yaitu arsip yang
masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari”.
Arsip dinamis (record) menurut Sulistyo Basuki (2003, 13) “arsip dinamis
merupakan informasi yang terekam, termasuk data dalam sistem komputer, yang
dibuat atau diterima oleh badan korporasi atau perorangan dalam transaksi
kegiatan atau melakukan tindakan sebagai bukti aktivitas tersebut”.
Sedangkan menurut Barthos (2007, 4) arsip dinamis adalah “arsip yang
masih diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip yang
digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara”.
Berdasarkan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor
20 Tahun 2014 Tentang Pedoman Retensi Arsip Sektor Perekonomian Urusan
Komunikasi dan Informatika Pasal 1 “menyatakan bahwa arsip dinamis adalah
arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan
selama jangka waktu tertentu”.
Dari uraian di atas dapat dinyatakan bahwa, arsip dinamis merupakan
rekaman kegiatan atau peristiwa yang dilakukan oleh suatu instansi yang terekam
sebagai bukti dalam melakukan aktivitas di instansi yang disimpan selama jangka
waktu tertentu.
2.3.2 Jenis-Jenis Arsip Dinamis
14
Setiap jenis arsip dinamis mempunyai fungsinya masing-masing. Wiyasa
(2005, 92-93) menggolongkan arsip dinamis menjadi dua, yaitu:
1. Arsip dinamis aktif, yaitu arsip yang masih diperlukan secara langsung
danterus-menerus dalam penyelenggaraan administrasi organisasi.
2. Arsip dinamis inaktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya dalam
penyelenggaraan administrasi organisasi sudah berkurang.
Sedangkan menurut Sulistyo Basuki (2003, 168), jenis-Jenis Arsip
Dinamis di bedakan menjadi:
1. Korespondensi (termasuk surat, memorandum, telegram, lampiran,

laporan dan dokumen terkait).
2. Arsip dinamis transaksi (formulir dan korespondensi yang memberikan
bukti adanya transaksi).
3. Arsip dinamis proyek (korespondensi, nota dan data lain yang terkait
pada proyek tertentu seperti pengembangan sebuah produk,
pelaksanaan kegiatan sebuah proyek atau dokumentasi sistem).
4. Berkas kasus (rekam medis dan arsip dinamis personil lainnya, klaim,
tuntutan hukum, kontrak, asuransi, dan berkas sejenis. Biasanya
merujuk pada personil tertentu atau properti).
5. Berkas khas ( peta dan gambar rekayasa atau engineering, pita atau
tapes dan gulungan reel, foto sinar x, foto, gambar, klipping, dan berkas
rujukan tercetak lainnya dan media terbacakan mesin.
Dari uraian di atas dapat dinyatakan bahwa, arsip dinamis merupakan arsip
yang masih dipergunakan secara langsung dan terus menerus dalam proses
penyelenggaraan administrasi perkantoran atau organisasi karena masih tinggi
tingkat frekuensi pemakainnya.
2.3.3 Siklus Hidup Arsip Dinamis
Siklus hidup Arsip merupakan konsep penting dalam Records
Management, ini adalah cara melihat bagaimana arsip diciptakan dan digunakan.
15
Sebuah siklus kehidupan merupakan kumpulan dari beberapa fase daur hidup
sebelum disusutkan atau dimusnahkan.
Menurut Amsyah (2003, 23) “siklus hidup arsip dinamis meliputi tahap
penciptaan, tahap penyebaran, tahap pengguna, tahap penyimpanan berkas dan
temu balik, tahap penempatan dan pemusnahan”.
Sedangkan Read Judith dan Mary Lea Ginn (2011, 18) mengemukakan
bahwa “record and information life cycle is the life span of a record as expressed
in the five phases of creation, distribution, use, maintenance, and final
disposition”.
Dari pernyataan di atas dapat diartikan “pada dasarnya ada lima tahapan
yang dilalui arsip dalam hidupnya (life cycle), kelima tahapan tersebut ialah
penciptaan (creation), pendistribusian, penggunaan (use) pemeliharaan
(maintenance) dan tahap penyusunan (disposition)”.
Creation
(Or receipt of
record from outside
the business)
Disposition Distribution
Transfer Who gets the

record? Internal
Retain User
OR External User
Destroy
16
Maintenance Use
(Store/File Descisions
Retrieve Reference
Protect. Inquiries
Legal Requirements
Gambar 2.1 Model Siklus Hidup Arsip

Sumber: Judith Read and Mary Lea Ginn (2011, 19)
Dari gambar 2.1 model siklus hidup arsip dapat di artikan sebagai berikut:
Penciptaan
(atau penerimaan
dari luar bisnis)
Penyusunan Pendistribusian
Mengirim Siapa yang

menerima arsip
Mempertahankan
Pengguna Internal
Atau
Pengguna Eksternal
memusnahkan
Pengguna
Pemeliharaan
Keputusan
Melindungi file yang referensi sesuai
di ambil persyaratan
hukum
17
Gambar 2.1 Model Siklus Hidup Arsip
Sumber: Judith Read and Mary Lea Ginn (2011, 19)
Dari pernyataan di atas dapat dinyatakan bahwa, sangat penting siklus
hidup arsip dalam pengelolaan arsip dinamis. Karena dari siklus hidup arsip,
petugas arsip dapat mengetahui apa saja tahapan dalam pengelolaan arsip dinamis
sebelum dilakukan penyusutan.
2.3.4 Nilai Guna Arsip Dinamis
Arsip dinamis yang dimiliki organisasi atau instansi tidak hanya berguna
pada saat sekarang tetapi juga pada saat yang akan datang, dimana arsip memiliki
nilai untuk segala urusan yang masih berlangsung.Untuk itu arsip dikelola dan
dijaga atau disimpan karena masih memiliki nilai guna (sebagai sumber
pengambilan keputusan, sebagi manajemen perencanaan maupun sebagai
indentitas organisasi).
Menurut Martono (1994, 25) nilai guna arsip dapat berupa:
1. Nilai kegunaan administrasi

2. Nilai kegunaan hukum
3. Nilai kegunaan fiskal
4. Nilai kegunaan dokumentasi.
Sedangkan menurut Maulana (1991, 10) Nilai guna Arsip adalah nilai arsip
yang didasarkan pada kegunaanya bagi kepentingan penggunaan arsip. Nilai guna
arsip terdiri dari nilai guna primer dan nilai guna sekunder.
A. Nilai guna primer adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan
bagi penciptaan arsip itu sendiri, meliputi:
1. Nilai guna Administrasi
18
Nilai administrasi dapat diartikan sebagai kebijaksanaan dan prosedur yang
mensyaratkan untuk menyelenggarakan kegiatan-kegiatan yang berlaku pada
suatu organisasi pencipta arsip-arsip yang mempunyai nilai kegunaan administrasi
antara lain meliputi:
a) Arsip yang berkenaan dengan asal-usul suatu organisasi yang
mencakup pula pelaksanaan.
b) Arsip-arsip yang berkenaan dengan organisasi, struktur,
instruksi, struktur personalia, daftar pegawai, dan pedoman
kerja lainnya.
c) Arsip yang berkaitan dengan fungsi dan pencapaiannya
termasuk arsip-arsip tentang keputusan suatu kebijaksanaan,
perubahan kebijaksanaan, pelaksanaan kebijaksanaan, program
kerja dan lainnya.
2. Nilai guna Keuangan
Arsip bernilai guna keuangan apabila arsip tersebut berisikan segala sesuatu
transaksi dan pertanggung jawaban keuangan.
3. Nilai guna Hukum
Nilai kegunaan hukum mengandung pengertian bahwa arsip tersebut memberikan

informasi-informasi yang dapat dipergunakan sebagai bahan pembuktian dibidang
hukum atau arsip yang mengandung hak-hak dan kewajiban baik jangka pendek
maupun jangka panjang bagi pegawai instansi pemerintahan maupun swasta yang
menyangkut kontrak, sewa-menyewa dan masih banyak lainnya.
4. Nilai guna Ilmiah dan Teknologi
Arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai hasil dari penelitian
terapan.
B. Nilai guna Sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan
bagi kepentingan perusahaan atau kepentingan umum diluar perusahaan
pencipta arsip dan berguna sebagai bahan bukti dan pertanggung
jawaban, meliputi :
1. Nilai guna kebuktian
Arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk
menjelaskan tentang bagaimana suatu instansi diciptakan, dikembangkan, diatasi,
fungsi dan tugasnya serta hasil atau akibat dari tugas kegiatannya.
2. Nilai guna Informational
Arsip yang bernilai guna informational ialah arsip yang mengandung berbagai
kepentingan bagi penelitian dan sejarah.
19
Dari pernyataan di atas dapat dinyatakan bahwa, nilai guna arsip berperan
penting dalam nilai kegunaan administrasi, nilai kegunaan hukum, nilai kegunaan
fisikal dan nilai kegunaan dokumentasi.
2.4 Pengelolaan Arsip Dinamis
Pengelolaan arsip dilakukan terhadap arsip dinamis aktif dan arsip dinamis
inaktif. Pengelolaan arsip dinamis menjadi tanggung jawab pencipta arsip.
Dasar-dasar pengelolaan arsip menurut Wiyasa (2005, 77) meliputi:
1. Pengumpulan berkas yang mempunyai nilai yuridis, historis dan

dokumentasi
2. Penyimpanan berkas secara sistematis dengan metode kearsipan
3. Pengklasifikasian berkas dan retensi penyimpanan dan
4. Penyusutan dan penghapusan berkas sesuai dengan peraturan yang
berlaku.
20
Pengelolaan arsip dinamis memiliki 3 komponen yaitu: (1) input, (2)
proses, (3) output.
INPUT :
TUJUAN :
Informasi
1. Mampu
SDM Peralatan/Sarana
menyediakan
Biaya
arsip yang benar.
2. Untuk yang
PROSES : berwenang Pada
waktu yang tepat
Penciptaan/Penerimaan 3. Biaya efesien
Penggunaan dan
Pemeliharaan
Penyusutan OUTPUT
Informasi
Gambar 2.2 Komponen Pengelolaan Arsip Dinamis

Sumber: Sulistyo-Basuki, 2003
Dari gambar di atas dapat di jelaskan masukan/input terdiri dari informasi
(arsip), peralatan, uang, dan tenaga, masing-masing sangat penting dan saling
berhubungan.
1. Proses merupakan bagian dari total sistem termasuk menjelaskan fungsi-
fungsi dari manajemen kearsipan (aktif) yaitu dari kewenangannya mulai
dari arsip (dinamis) dihasilkan atau disusutkan. Ini adalah uraian dari
komponen-komponen dari manajemen dinamis yang mengelola arsip
dalam daur kehidupannya yaitu dari dibuat/diciptakan sampai dengan
disusutkan.
21
2. Keluaran dari konsepsi kesisteman dari sistem manajemen kearsipan
adalah “informasi” yang telah di proses secara cepat, pada saat yang tepat
dan pada tempat yang tepat.
Sedangkan Hamalik (2000, 78) menyatakan “Pengelolaan arsip meliputi
penataan, klasifikasi, pelayanan arsip baik secara manual maupun elektronik
dengan bantuan komputer”.
Sedangkan Pengelolaan arsip dinamis menurut Wiyasa (2005, 94) terbagi
dalam 3 tahap yaitu:
1. PenciptaanArsip
Arsip tercipta seiring dengan kegiatan yang dilakukan oleh organisasi.
Penciptaan arsip merupakan awal dari pengelolaan arsip, karena tanpa
adanya tahap ini proses pengelolaan arsip tidak dapat berjalan dengan
lancar. Penciptaan arsip merupakan aktivitas awal dari kehidupan arsip
dalam penyelenggaraan organisasi dalam mencapai tujuan. Penciptaan
arsip dapat diartikan sebagai aktivitas membuat rekaman kegiatan atau
peristiwa dalam bentuk dan media apapun sesuai dengan perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi.
2. Penggunaan dan Pemeliharaan Arsip
Penggunaan arsip dinamis (aktif dan inaktif) diperuntukkan bagi
pengguna yang berhak berdasarkan peraturan perundang-undangan baik
untuk kepentingan pemerintah dan masyarakat umum. Penggunaan
arsip dilaksanakan sesuai dengan sistem klasifikasi keamanan dan akses
arsip. Pada tahap ini, arsip mulai dipergunakan sebagai berkas kerja,
data dan informasi yang terkandung didalamnya digunakan untuk
memperlancar kegiatan organisasi dalam melaksanakan tugas dan
fungsinya. Pemeliharaan arsip dinamis dilakukan untuk menjaga
keautentikan, keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip. Untuk dapat
dipergunakan arsip harus diorganisir dan disimpan secara sistematis.
Penyimpanan dilakukan untuk memelihara arsip tidak hilang dan rusak
karena beberapa faktor.
3. Penyusutan Arsip
Penyusutan merupakan kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara
pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan.
Pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna dan penyerahan arsip
statis kelembaga kearsipan. Penyusutan arsip merupakan kegiatan
pemindahan berkas surat dari penyimpanan pengolah berkas/arsip ke
22
Arsip Nasional termasuk memusnahkan berkas surat yang tidak
mempunyai nilai kegunaan dalam administrasi perkantoran.
Dari pernyataan di atas dapat dinyatakan bahwa, pengelolaan arsip dinamis
harus sesuai dengan sistem yang ada agar tersimpan dengan aman dan dapat
ditemukan dengan mudah sewaktu diperlukan
2.4.1 Penataan Arsip Dinamis
Penataan berkas yang akan dibutuhkan kembali (arsip aktif) umumnya
disimpan pada bagian masing-masing arsip. Penataan arsip dinamis sendiri terdiri
atas dua macam cara penataan yang disesuaikan dengan jenis arsip dinamis yang
dikelola. Menurut Sedarmayanti (2003, 68) “Sistem penataan arsip yang baik dan
teratur, mencerminkan keberhasilan suatu pengelolaan kegiatan masa lalu, yang
akan besar pengaruhnya terhadap pengembangan di masa datang”.
Sedangkan menurut Read Judith dan Mary lea Ginn (2011, 3) penataan
arsip merupakan “is the systematic control of all records from their creation or
receipt, through their processing, distribution, organization, storage, and
retrieval, to their ultimate disposition”
Pendapat di atas dapat diartikan sebagai berikut “kontrol yang sistematis
dari semua catatan dan penciptaan serta penerimaan lalu menata, di distribusikan
pada organisasi, penyimpanan dan pengambilan untuk disposisi akhir”.
Tobing (2013, 8) mengemukakan bahwa ada beberapa faktor yang
mempengaruhi penataan arsip:
1. Ruang atau tempat penyimpanan arsip, dari penyediaan ruangan

sedikit banyak dapat dinilai akan adanya kemungkinan terawat
23
tidaknya arsip tersebut yang tergantung pada faktor manusia yang
menanganinya.
2. Manusia yang melaksanakan penataan, petugas yang melakukan
penataan arsip haruslah mempunyai disiplin ilmu yang baik, disiplin
disini maksudnya dalam hal ketekunan, kesabaran serta keuletan
dalam bekerja serta mengolah dokumen-dokumen yang berada pada
instansi masing-masing.
Dari uraian di atas dapat dinyatakan bahwa, dalam penataan arsip hal
utama yang dapat dilihat yaitu ruangan penyimpanan arsipnya. Karena besar atau
kecilnya ruangan arsip sangat perbengaruh dalam penataan arsip. Penataan arsip
haruslah benar-benar dilakukan sesuai dengan aturannya, agar dalam waktu yang
cepat mudah dalam hal temu kembalinya untuk menunjang kegiatan administrasi
organisasi.
2.4.2 Pengorganisasian Arsip Dinamis
Arsip merupakan suatu kumpulan dokumen yang disimpan secara
sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar sertiap kali diperlukan dapat
secara cepat ditemukan kembali. Pengorganisasian Arsip merupakan bagian dari
proses pengolahan. Di dalam pengorganisasian arsip terdapat istilah file aktif dan
file inaktif. File aktif adalah file yang berisikan file yang masih aktif dan masih
dipergunakan dalam kegiatan administrasi. Sedangkan file inaktif adalah file yang
sudah jarang dipergunakan lagi.
Menurut Sugiarto (2005, 21) ada beberapa azas penyimpanan yang
digunakan organisasi dalam pengelolaan arsip, yaitu :
1. Azas Sentralisasi
Azas sentralisasi merupakan proses pengelolaan arsip dinamis aktif
yang dilaksanakan di satu ruangan sentral file untuk seluruh organisasi.
Sistem pengelolaan arsip secara sentral ini hanya efisien dan efektif bila
24
dilaksanakan pada kantor kecil. Adapun keuntungan dari azas
sentralisasi adalah konsistensi dalam penemuan kembali arsip,
pertanggung jawaban mudah diidentifikasi, arsip-arsip yang
berhubungan disimpan bersama, mengurangi duplikasi, penggunaan
ruang/tempat, peralatan, personil yang lebih baik, kemanan lebih
terjamin dan mudah dipertanggung jawabkan, adalah pelaksanaan
kegiatan pengelolaan kearsipan arsip bagi seluruh organisasi yang
dipusatkan di satu unit kerja khusus yang lazim disebut Sentral Arsip.
Sistem ini biasanya digunakan oleh organisasi yang tidak terlalu besar.
Sedangkan kerugian dari azas sentralisasi ini adalah arsip hanya efisien
dan efektif untuk orgnisasi yang sangat kecil, tidak semua arsip dapat
disimpan dengan satu sistem penyimpanan yang seragam, unit kerja
yang memerukan arsip akan memakan waktu lebih lama untuk
memperoleh arsip yang diperlukan.
2. Azas Desentralisasi
Azas desentralisasi adalah pelaksanaan pengelolaan arsip dinamis aktif
yang ditempatkan di masing-masing unit kerja dalam suatu organisasi.
Penetapan azas desentralisasi dapat dilakukan dengan pertimbangan
antara lain adalah gedung kantor yang luas bahkan terpisah tempatnya,
kemungkinan arsip sangat segera dibutuhkan oleh masing-masing unit
pengolah, dan volume arsip terus meningkat. Pada sistem desentralisasi
semua kegiatan kearsipan, mulai dari pencatatan, penyimpanan,
peminjaman, pengawasan, pemindahan, dan pemusnahan dilaksanakan
oleh unit kerja masing-masing. Sistem ini lebih menguntungkan untuk
digunakan oleh organisasi atau 45 perusahaan yang sudah besar. Selain
itu permasalahan yang mungkin akan muncul dalam pelaksanaan azas
desentralisasi ini adalah sulit mencapai keseragaman sistem untuk
seluruh organisasi, akan tercipta banyak duplikasi, banyak
membutuhkan sarana dan tenaga.
3. Azas Kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi
Kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi adalah pelaksanaan
penggolongan arsip dengan cara menggabungkan kedua sistem untuk
mengatasi kelemahan dari dua cara pengelolaan arsip. Menerapkan azas
kombinasi ini adalah agar mengurangi duplikasi, memudahkan
pengendalian dan kontrol, menetapkan personil yang benar-benar
paham tentang kearsipan dan prosedur yang ditetapkan organisasi dan
keseragaman sistem penyimpanan. Selain itu penerapan azas kombinasi
ini akan timbul beberapa masalah yaitu arsip yang berhubungan tidak
disimpan secara bersama-sama, dan penyimpanan prosedur organisasi
bisa terjadi.
Sedangkan menurut Wursanto (1991, 171) mengemukakan bahwa
“meskipun penyelenggaraan penyimpanan warkat itu berbeda-beda bagi setiap
25
kantor, akan tetapi suatu prinsip yang harus dianut oleh setiap kantor dalam
penyelenggaraan penyimpanan warkat adalah aman, awet, efisien, dan fleksibel”.
Berdasarkan pendapat di atas dapat dinyatakan bahwa, sistem
pengorganisasian arsip terdapat 3 azas yaitu azas sentralisasi, azas desentralisasi
dan azas kombinasi sentralisasi dan desentralisasi yang masing-masing azas
memiliki keunggulan dan kekurangan sesuai dengan kebutuhan dari organisasi.
2.4.3 Pengolahan Arsip Dinamis
Pengolahan arsip merupakan proses mengelola fisik arsip sesuai dengan
prinsip-prinsip kearsipan dasar dan susunan original yang diterima. Kearsipan
merupakan kegiatan atau proses pengaturan dan penyimpanan arsip dengan
menggunakan sistem tertentu, sehingga apabila arsip tersebut diperlukan, maka
dapat ditemukan kembali secara tepat dalam waktu yang singkat (cepat).
Menurut Rohani (2010, 2) “Pengolahan adalah upaya untuk mengatur
aktivitas berdasarkan konsep dan prinsip yang lebih efektif, efisien dan produktif
dengan diawali penentuan strategi dan perencanaan”.
Sedangkan menurut Hamalik (1993, 78) bahwa “hasil dari pengolahan
tersebut perlu dianalisis dan dievaluasi secara teliti agar dapat memperoleh
informasi yang akurat, tepat guna, dan berdaya guna bagi organisasi maupun
perusahaan”.
Sebagaimana yang telah dikemukakan oleh Rahmi (2012, 4) “Agar arsip

benar-benar akan menjadi pusat ingatan suatu perusahaan atau organisasi,
maupun sebagai sumber informasi, sudah tentu harus dikelola dengan
sebaik-baiknya, artinya arsip harus ditata dengan baik dan dapat ditemukan
dengan cepat tanpa harus membuang waktu banyak sehingga siap segera
26
dipergunakan untuk membantu pemecahan masalah dibidang aktivitas
organisasi yang timbul atau yang akan timbul.
Menurut Paul Brunton yang dikutip oleh Rini (2013, 2) ada dua prinsip
dasar pengolahan arsip yaitu:
1. Prinsip Provenance
Terminologi provenance dalam aspek struktural mengacu pada tempat asal
arsip, yaitu organisasi, kantor atau orang yang menciptakan, menerima,
atau mengumpulkan dan menggunakan arsip sebagai bagian dari kegiatan
usahanya atau kegiatan sehari-hari
2. Original Order
Prinsip original order memiliki definisi bahwa setiap arsip harus disimpan
berdasarkan susunan aslinya sebagaimana waktu arsip tersebut digunakan
sebagai arsip aktif. Prinsip ini harus diikuti, yaitu arsip selayaknya harus
disusun sesuai sebagaimana pada saat arsip tersebut digunakan sebagai
arsip aktif kecuali jika arsip tersebut tidak memiliki susunan arsip sendiri
atau jika arsip tersebut dalam kondisi berantakan dan tidak tersusun
dengan layak.
Berikut pedoman yang dapat digunakan dalam kegiatan penyimpanan
arsip digital, khususnya yang terkait alih media arsip dari media kertas ke media
elektronik (komputer) menurut Sambas dan Hendri (2016, 412) yaitu:
1. Menyiapkan surat/naskah dinas yang akan dialih media.

2. Melakukan scanning terhadap naskah/surat.
3. Membuat folder‐folder pada komputer, sebagai tempat penyimpanan

surat atau naskah dinas yang telah di‐scan.
4. Membuat hyperlink yaitu menghubungan antara daftar arsip dengan
arsip hasil scan.
5. Membuat kelengkapan administrasi alih media, yang terdiri dari:

1) Surat Keputusan Tim Alih media,
2) Berita acara persetujuan alih media
27
3) Berita acara legalisasi alih media
4) Daftar arsip usul alih media
5) Daftar Arsip Alih media.
Dari uraian di atas dapat dinyatakan bahwa, prinsip dasar pengolahan arsip
dilihat dari prinsip provenance yang mengacu pada tempat asal arsip dan original
order merupakan arsip yang harus disimpan berdasarkan susunan arsipnya yang
digunakan sebagai arsip aktif.
2.4.4 Penyimpanan Arsip Dinamis
Penyimpanan arsip dinamis merupakan bagian terpenting dalam
manajemen kearsipan. Sistem penyimpanan arsip adalah penetapan arsip dalam
suatu wadah dengan tujuan agar mudah ditemukan saat hendak digunakan.
Menurut Amsyah (2003, 71) tentang sistem penyimpanan arsip yaitu:
Pada dasarnya ada dua jenis urutan sistem penyimpanan yaitu urutan abjad
dan urutan angka. Sistem penyimpanan yang berdasarkan urutan abjad
adalah sistem-nama, sistem geografis, dan sistem-subjek, sedangkan
berdasarkan urutan angka adalah sistem-numerik, sistem-kronologis, dan
sistem-subjek numerik. Sistem penyimpanan yang standar adalah sistem-
abjad (sistem-nama), sistem-numerik, sistem geografis, dan sistem-
subjek”.
Sistem penyimpanan arsip dinamis menurut Gunarto (1997, 19)
merupakan “pengaturan dan penyimpanan arsip aktif secara logis dan sistematis,
menggunakan nomor dan huruf sebagai identitas arsip yang bersangkutan”.
28
Sistem penyimpanan arsip yang baik dan benar menurut Amsyah (2003,
71) adalah “sistem yang digunakan pada penyimpanan warkat agar kemudahan
penyimpanan dapat diciptakan dari penemuan warkat yang sudah disimpan dapat
dilakukan dengan cepat jika diperlukan”.
Menurut Sularso Mulyono dkk, (1985, 8) didalam penyimpanan arsip
terkandung adanya tiga unsur pokok yaitu: penyimpanan, penempatan dan
penemuan kembali. Jadi arsip tidak hanya sekedar utuk disimpan begitu saja,
tetapi perlu diatur bagaimana penyimpananya, bagaimana prosedurnya, langkah-
langkah apa yang perlu diikuti. Sehingga apabila diperlukan arsip itu dapat
dikemukan dengan mudah dan cepat. Sedangkan sitem penyimpanan arsip
menurut Sularso Mulyono dkk (1985, 12) yaitu:
1. Sistem abjad
Sistem abjad adalah penyimpanan yang didasarkan atas urutan abjad,
jadi pemberian kode arsip dengan menggunakan abjad dari A – Z. kode
abjad tersebut di indeks dari nama orang, organisasi atau badan lain
yang sejenis.
2. Sistem Subyek
Penyimpanan arsip dengan sistem pokok soal (subyek) adalah
penyimpanan arsip yang didasarkan atas perihal surat atau pokok soal
isi surat.
3. Sistem Tanggal (kronologis)
Penyimpanan dengan sistem tanggal adalah penyimpanan yang
didasarkan atas tanggal surat atau tanggal penerimaan surat. Untuk
surat masuk, sering penyimpananya didasarkan atas tanggal penerimaan
surat. Tetapi untuk surat-surat keluar, arsipnya disimpan berdasarkan
tanggal yang tertera pada surat.
4. Sistem Nomor
Sistem nomor dalam penyimpanan arsip dimaksudkan, bahwa arsip
yang akan disimpan diberikan nomer kode dengan angka-angka. Nomor
disini adalah nomor kode penyimpanan bukan nomor surat.
1) Sistek Klasifikasi Desimal
29
Sistem penyimpanan ini sering disebut dengan sistem Dewey, atau
orang sering menyebut dengan sistem klasifikasi atau bahkan
sering disebut dengan sistem desimal. Penyimpanan dengan system
ini banyak digunakan di perpustakaan.
2) Sistem Terminal Digit
Sistem penyimpanan berdasarkan nomor terminal digit, sebenarnya
dapat digunakan untuk penyimpanan arsip dalam jumlah yang
besar. Oleh karena itu sistem ini biasanya digunakan pada
perusahaan-perusahaan besar.
5. Sistem Wilayah
Penyimpanan arsip didasarkan pada sistem wilayah adalah
penyimpanan yang dikelompokkan atas wilayah tertentu. Dalam hal ini
pengelompokannya dapat didasarkan pada pembagian pulau, propinsi,
kota bahkan menurut pembagian tingkat kecamatan sampai kelurahan.
Dari beberapa pendapat di atas maka dapat dinyatakan bahwa, sistem
penyimpanan arsip dinamis harus sesuai dengan aturan yang berlaku, yaitu sistem
penyimpanan yang dilakukan harus sesuai abjad atau angka, agar mudah dalam
temu kembali arsip.
2.4.5 Prosedur Penyimpanan Arsip Dinamis
Prosedur penyimpanan arsip dinamis dimulai sejak surat diterima atau
masuk pada suatu instansi. Prosedur penyimpanan yang dilakukan adalah
menyotir, menempatkan arsip dalam map berlobang (ordener) dan menempatkan
arsip dalam lemari penyimpanan arsip. Menyotir, mengelompokkan arsip
berdasarkan subjek atau pokok masalah, terlebih dahulu diperiksa untuk
menghindari kesalahan dalam penyimpanan arsip, kemudian arsip yang berada
pada map berlubang disimpan dalam lemari penyimpanan arsip.
30
Sugiarto (2005, 34) “Prosedur sistem penyimpanan arsip dinamis yaitu:
langkah-langkah pekerjaan yang dilakukan sehubungan dengan akan disimpannya
suatu dokumen. Langkah atau prosedur penyimpanan arsip adalah:
1. Pemeriksaan arsip (inspecting)

Pemeriksaan arsip merupakan langkah persiapan menyimpan arsip
dengan cara memeriksa setiap lembar arsip untuk memperoleh
kepastian bahwa arsip-arsip tersebut sudah siap untuk disimpan maka
surat tersebut harus dimintakan dahulu kejelasannya kepada yang
berhak dan kalau terjadi bahwa surat yang belum ditandai sudah
disimpan, maka pada kasus ini dapat disebut bahwa arsip tersebut
dinyatakan hilang.
2. Pengindeksan arsip (indexing)
Mengindeks merupakan pekerjaan yang menentukan pada nama atau
subjek apa, atau kata tangkap lainnya surat akan disimpan, pada sistem
abjad kata tangkapnya adalah nama pengirim yaitu nama badan pada
kepala surat untuk jenis surat masuk dan nama individu untuk jenis
surat keluar dengan demikian surat masuk dan surat keluar akan
tersimpan pada satu map dengan kata tangkap yang sama.
3. Memberi tanda
Langkah ini lazim juga disebut pengkodean, dilakukan secara sederhana
yaitu dengan memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna yang
mencolok pada kata lengkap yang sudah ditentukan pada langkah
pekerjaan mengindeks, dengan adanya tanda ini maka surat akan
disortir dan disimpan, di samping itu bila suatu saat nanti surat ini
dipinjam atau keluar file, petugas akan mudah menyimpan akan
kembali surat tersebut berdasarkan tanda (kode) penyimpanan yang
sudah ada.
4. Penyimpanan atau peletakan
Langkah terakhir adalah penyimpanan, yaitu menempatkan dokumen
atau arsip sesuai dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang
dipergunakan, sistem penyimpanan akan menjadi efektif dan efisien
bilamana didukung oleh peralatan dan perlengkapan yang memadai dan
sesuai ke empat sistem tersebut di atas akan sangat sesuai bilamana
mempergunakan lemari arsip, sedangkan bila menggunakan order map
surat tersebut harus dilubangi terlebih dahulu dengan mempergunakan
perforator, dan jika akan menyimpan atau mengambil surat tersebut
diikuti melalui lubang-lubang perforatornya. Untuk memudahkan
penemuan kembali surat masuk yang diterima dan surat balasan dalam
bentuk arsip dan surat keluar maka menggunakan penyimpanan
modern, surat masuk dan surat keluar dari dan untuk satu koresponen
disimpan jadi satu dalam map yang sama dan letaknya berdampingan.
31
Sehubungan dengan pendapat di atas Barthos (2007, 198) menyatakan
bahwa perlengkapan penyimpanan terdiri atas:
1. Folder, semacam map tetapi tidak dengan daun penutup. Pada folder
terdapat tab yang merupakan bagian menonjol pada sisi atas untuk
menempatkan title file yang bersangkutan.
2. Guide, merupakan penunjuk tempat berkas-berkas itu disimpan
sekaligus berfungsi sebagai pemisah antara berkas-berkas tersebut.
3. Tickler-file (berkas pengingat) merupakan tempat penyimpanan kartu
kendali dan kartu pinjam arsip.
4. Filling kabinet, digunakan untuk menyimpan folder yang telah berisi
lembaran-lembaran arsip bersama guide-guidenya.
5. Rak-arsip, digunakan untuk penyimpanan berkas/arsip tidak berbeda
dengan rak untuk menyimpan buku-buku perpustakaan.
6. Box, terbuat dari kertas (karton) bertutup, dipergunakan untuk
pengganti filing kabinet bagi arsip-arsip in aktif di tempat penata arsip.
7. Kartu kendali.
Dari pernyataan di atas dapat dinyatakan bahwa, prosedur dalam
penyimpanan arsip tersebut adalah suatu perlengkapan-perlengkapan tempat
penyimpanan arsip, pembantu arsip agar mudah dalam temu kembali arsip saat
dibutuhkan.
2.4.6 Alat-alat yang Digunakan dalam Penyimpanan Arsip Dinamis
Dalam penyimpanan arsip perlunya alat-alat dalam penyimpanan agar
arsip yang disimpan dapat terjaga dengan baik dan terhindar dari segala kerusakan
arsip.
Peralatan yang digunakan untuk penyimpanan arsip menurut Widjaya
(1986, 112) adalah :
1. Folder, map yang berupa lipatan karton/plastik tebal.
32
2. Guide,lembar kertas tebal/karton yang digunakan sebagai penunjuk atau
sekat/pemisah antara jenis subjek dalam penyimpanan.
3. Tikcler file, adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi
dan baja untuk menyimpan arsip berbentuk kartu lembaran yang
berukuran kecil seperti lembar pinjam arsip atau kartu-kartu lain yang
memiliki jatuh tempo.
4. Filling cabinet, merupakan tempat untuk menyimpan arsip yang
disusun secara vertical dengan menggunakan lembar guide dan map
gantung.
5. Kartu kendali, adalah selembar kertas berukuran 10x15 cm yang
berisikan data-data suatu surat.
6. Kartu pinjam arsip, adalah lembar kertas yang digunakan untuk bukti
bahwa arsip akan atau telah dipinjam.
Sedangkan menurut Maulana (1996, 13) bahwa
Alat-alat kearsipan atau perlengkapan arsip pada suatu kantor perlu

diperhatikan agar sesuai dengan ruangan yang sudah ada, sebaiknya
dibuatkan ruangan khusus, sehingga tidak terjadi hambatan dalam
penemuan kembali suatu warkat yang diperlukan akibat bercampur dengan
bagian atau barang-barang lainnya.
Dari pernyataan di atas dapat dinyatakan bahwa, alat–alat yang digunakan
dalam penyimpanan arsip dinamis haruslah tepat dan lengkap. Agar dalam
penyimpanan tidak berantakan dan arsip yang disimpan dapat terjaga dalam hal
yang menyebabkan kerusakan apapun.
2.4.7 Pemeliharaan Arsip Dinamis
Pemeliharaan arsip dinamis sangat penting dilakukan oleh setiap instansi.
Karena pemeliharaan merupakan suatu kegiatan yang dapat melindungi arsip dari
segala kerusakan. Menurut Martono (1994, 81) “pemeliharaan merupakan suatu
kegiatan untuk melindungi, merawat, melestarikan, mengawasi dan mengambil
langkah-langkah agar terjamin keselamatannya baik fisik maupun informasi yang
terkandung di dalamnya”.
33
Kegiatan pemeliharaan arsip pada dasarnya menyangkut dua aspek, yaitu:
pemeliharaan terhadap bahan arsip yang secara langsung bersentuhan dengan
berbagai musuh arsip.“Pemeliharaan arsip adalah usaha-usaha yang dilakukan
untuk menjaga arsip-arsip dari segala kerusakan dan kemusnahan” (Ig Wursanto,
1991, 220).
Sehubungan dengan pemeliharaan Arsip, Barthos (2007, 50) menyatakan
bahwa dalam pemeliharaan arsip mencangkup hal yang harus diketahui, yaitu
sebagai berikut: Beberapa Jenis Musuh Kertas:
1. Kerusakan yang disebabkan dari dalam:

1) Kertas, arsip-arsip yang sebagian besar terdiri dari kertas mempunyai
sifat yang unik. Seperti apa yang kita ketahui bahwa kertas terjadi
dari suatu proses yang dibuat dari bahan-bahan seperti kapas, flas,
merang, kayu dan lain-lain. Untuk itu penggunaan kertas arsip
hendaknya dipilih kertas yang baik lagi kuat dan yang tidak
mengandung kayu atau serabut, agar kertas arsip dapat tahan lama.
2) Tinta, dalam penulisan arsip tentulah memerlukan tinta. Oleh karena
itu gunakanlah tinta yang baik yang terbuat dari arang hitam supaya
tidak menimbulkan reaksi kimia, yang tidak akan merusak kertas.
3) Pasta/lem, pasta/lem yang dipergunakan sebagai perekat juga
mempunyai peranan yang meragukan dalam daya tahan kertas dan
kulit. Lem dapat menyebabkan kerusakan terhadap kertas. Untuk itu
lem dapat diganti dengan perekat sentetis agar kertas arsip dapat
lebih tahan lama.
2. Kerusakan akibat serangan dari luar:
1) Kelembaban, akibat kelembaban udara yang tidak terkontrol akan
menimbulkan jamur, pasta/lem hilang. Untuk itu perlu diaturnya
kelembapan tempat ruangan penyimpanan arsip, agar kertas arsip
tidak rusak akibat timbulnya jamur di ruang penyimpanan arsip.
2) Udara yang terlampau kering, udara yang terlampau kering akan
merusak kertas, untuk itu perlu diatur temperatur udara di antara
65°F dan 85°F, sinar Matahari, sinar matahari memang penting
untuk membasmi musuh-musuh kertas. Akan tetapi panasnya sinar
ultraviolet sangat membahayakan bagi kertas-kertas arsip. Oleh
karena itu tidak boleh ada sinar yang jatuh secara langsung atas
bundel-bundel kertas ataupun pada kertas sendiri.
34
3) Debu, debu bermacam-macam asalnya, seperti dari kain, asap dan
debu-debu yang dibawa oleh angin. Bagaimanapun kecil debu-debu
ini, tetap merupakan musuh kertas yang ganas, bahkan kulitpun
dapat rusak karena debu. Untuk menghadapi debu-debu ini dapat
dipergunakan filter electrostatic. Atau pasanglah jaring kawat yang
halus (wire mesh) pada pintu-pintu jendela.
4) Kekotoran Udara, kekotoran udara yang disebabkan oleh suphler
dioxide sangat membahayakan kertas karena gas-gas baik yang
berdiri sendiri maupun yang ada hubungannya dengan materi
kertas dapat menimbulkan reaksi kimia yang akan merusak kertas
atau bundelnya.
5) Jamur dan sejenisnya, jamur adalah akibat langsung dari kelembapan
dan karena temperatur udara yang tidak terkontrol. Jamur ini nampak
sebagai lapisan tipis yang keputih-putihan. Usaha yang bisa
dilakukan, yaitu menempatkan arsip pada ruang yang kering dan
berfentilasi sempurna.
6) Rayap, usaha untuk melindungi serangan rayap yang paling tepat
ialah mengadakan pencegahan dengan meniadakan penggunaan kayu
bangunan yang langsung bersentuhan dengan tanah.
7) Ngengat, ngengat (silverfish) yang sering merusakan kertas, biasanya

terdapat pada dinding-dinding yang basah. Jika kertas-kertas arsip
selalu menjadi lembab, akan tetapi sering pula dirusak oleh gegat
ataupun jenis- jenis serangga lainnya. Oleh karena itu jagalah
arsip-arsip tidak bersentuhan dengan dinding. Untuk menghindarinya
pergunakanlah rak-rak yang dipasang antara jarak dinding/lantai
dengan raknya paling sedikit 6 inchi.
Pemeliharaan arsip secara fisik menurut Sedarmayanti (2003, 110-113)
dapat dilakukan dangan cara sebagai berikut
1. Pengaturan Ruangan
Ruang penyimpanan arsip haruslah tetap kering (temperatur antara 60-
75 Derajat), terang tetapi tidak langsung terkena sinar matahari,
mempunyai ventilasi yang merata, terhindar dari kemungkinan
serangan api, air, serangga dan sebagainya.
2. Tempat penyimpanan arsip
Tempat penyimpanan arsip hendaknya diatur secara renggang, agar ada
udara di antara berkas yang disimpan.
3. Penggunaan bahan pencegah kerusakan arsip
35
Salah satunya dengan meletakkan kamper di tempat penyimpanan, atau
melakukan penyemprotan bahan kimia secara berlanjut.
4. Kebersihan
Arsip harus selalu dibersihkan dan dijaga dari noda karat dan gangguan
serangga.
Pemeliharaan Arsip Menurut Peraturan Pemerintah RI nomor 28 tahun
2012 Tentang Pelaksanaan Undang-Undang nomor 43 tahun 2009 Tentang
Kearsipan yaitu “Pemeliharaan arsip dinamis dilakukan melalui kegiatan
pemberkasan arsip aktif, penataan arsip inaktif, penyimpanan arsip dan alih media
arsip. Pemerliharaan arsip aktif menjadi tanggung jawab pimpinan unit pengolah”.
Pemeliharaan arsip harus dijauhkan dari faktor penyebab kerusakan arsip, faktor
penyebab kerusakan arsip yaitu:
1. Faktor Fisika, seperti cahaya. Sinar matahari akan membuat cahaya

arsip kertas menjadi kuning, kecoklatan, rapah dan rusak. Sinar ultra
violet dan sinar listrik/lampu dapat merusak fisik dan tulisan bahan
cetak. Arsip diusahakan terhindar dari sinar langsung.
2. Faktor Kimia
Dalam kertas kandungan asam yang terdapat dalam kertas karena

penggunaan bahan-bahan kimia ketika proses pembuatan kertas seperti
lingnin, zak pemutih, alum-rosin sizing dan lain-lain, menyebabkan
kertas menjadi coklat.
3. Faktor Biota
Fungsi/Jamur : kerta yang terdiri dari selulosa merupakan tempat ideal
untuk dihinggapi spora. Kelembaban yang melebihi 70 persen dan suhu
memadai akan mebuat spora berkembang dan menyebar diatas
permukaan kertas. Jamur mengeluarkan ensim yang menghidrolisa
rantai polimer selulosa menjadi fraksi-fraksi kecil. Jamur juga
memproduksi asam oksalat, asam sitrat, asam formiat yang
menyebabkan kertas menjadi asam dan rapuh. Selain itu juga
membentuk noda merah kecoklatan (foxing) yang sulit dihilangkan.
4. Faktor penggunaan dan penanganan yang salah.
36
Manusia sebagai pengelola informasi seringkali keliru dalam
penggunaan dan pemakaian arsip, seperti penyimpanan, reproduksi
arsip (foto kopi), transit, penggunaan dan pameran.
5. Faktor bencana alam dan musibah.

Perlu memperhatikan faktor-faktor keamanan termasuk langkah-
langkah antisipasi dan reaksi menghadapi kerusakan yang disebabkan
bencana dan musibah untuk meminimalkan kerusakan dan kerugian.
Dari pernyataan di atas dapat dinyatakan bahwa, pemeliharaan arsip
merupakan suatu kegiatan yang dilakukan untuk menyelamatkan fisik arsip. Dan
arsiparis harus diberi ilmu serta pelatihan yang cukup dalam memelihara arsip,
supaya arsip bisa dikelola dengan optimal dan efisien.
2.5 Sumber Daya Manusia
Sumber daya manusia (SDM) dan penerapannya masih belum sejalan
dengan keinginan organisasi. Sementara keselarasan dalam mengelola SDM
menjadi faktor utama kesuksesan jalannya suatu instansi. Menurut Hariandja
(2002, 2) “Sumber Daya Manusia merupakan salah satu faktor yang sangat
penting dalam suatu perusahaan disamping faktor yang lain seperti modal”. Oleh
karena itu SDM harus dikelola dengan baik untuk meningkatkan efektivitas dan
efisiensi organisasi.
Menurut Hasibuan (2003, 244) tentang sumber daya manusia
Sumber Daya Manusia adalah kemampuan terpadu dari daya pikir dan
daya fisik yang dimiliki individu, pelaku dan sifatnya dilakukan oleh
keturunan dan lingkungannya, sedangkan prestasi kerjanya dimotivasi oleh
keinginan untuk memenuhi kepuasannya”.
37
Pengembangan Sumber Daya Manusia menurut Undang-Undang Republik
Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Pasal 30 yaitu:
1. Pengembangan sumber daya manusia sebagaimana dimaksud dalam

Pasal 7 huruf e terdiri atas arsiparis dan sumber daya manusia yang
memiliki kompetensi dan profesionalitas dibidang kearsipan.
2. Lembaga kearsipan nasional melaksanakan pembinaan dan
pengembangan arsiparis melalui upaya:
1) pengadaan arsiparis
2) pengembangan kompetensi dan keprofesionalan arsiparis melalui

penyelenggaraan, pengaturan, serta pengawasan pendidikan dan
pelatihan kearsipan
3) pengaturan peran dan kedudukan hukum arsiparis, dan
4) penyediaan jaminan kesehatan dan tunjangan profesi untuk sumber
daya kearsipan.
3.Ketentuan lebih lanjut mengenai kedudukan hukum, kewenangan,

kompetensi, pendidikan dan pelatihan arsiparis sebagaimana dimaksud
pada ayat (2) diatur dengan peraturan pemerintah.
Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor
PER/3/M.PAN/3/2009 Pasal 6 Tentang unsur dan sub unsur kegiatan arsiparis
yang dapat dinilai yaitu dari Pendidikannya terdiri atas:
Jabatan Arsiparis tingkat keahlian harus memenuhi syarat sebagai berikut :
1. Berijazah serendah-rendahnya Strata 1 (S1)/Diploma IV bidang kearsipan

2. Berijazah serendah-rendahnya Strata 1 (S1)/Diploma IV bidang lain sesuai
dengan kualifikasi yang ditentukan untuk jabatan arsiparis, setelah
mengikuti dan lulus pendidikan dan pelatihan fungsional kearsipan yang di
persyaratkan dengan memperoleh sertifikat
3. Pangkat serendah-rendahnya Penata Muda golongan ruang III/a
4. Setiap unsur penilaian pelaksanaan pekerjaan dalam DP3 sekurang-
kurangnya bernilai baik dalam 1 (satu) tahun terakhir.
38
Dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6
Tahun 2016 Pasal 1 Tentang Pedoman Sertifikasi Jabatan Fungsional Arsiparis
menyatakan bahwa:
Standar Kompetensi Jabatan Fungsional Arsiparis yang selanjutnya

disingkat menjadi Standar Kompetensi Arsiparis adalah rumusan
kemampuan kerja di bidang kearsipan yang mencakup aspek pengetahuan,
keterampilan dan/atau keahlian, sikap kerja yang minimal harus dimiliki
Arsiparis dengan melaksanakan tugas sesuai kualifikasi kompetensi yang
telah ditetapkan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan
yang berlaku.
Dalam Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor
09/KEP/M.PAN/2002 Tentang Jabatan fungsional Arsiparis dan Angka Kreditnya
Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Pasal 4 tentang Tugas Pokok Arsiparis
yaitu:
Tugas pokok Arsiparis adalah melaksanakan kegiatan pengelolaan arsip

dan pembinaan kearsipan yang meliputi tata laksana kearsipan, pembuatan
petunjuk kearsipan, pengolahan arsip, penyimpanan arsip, konservasi
arsip, layanan kearsipan, publikasi kearsipan, pengkajian dan
pengembangan kearsipan, pembinaan dan pengawasan kearsipan.
Dari uraian di atas dapat dinyatakan bahwa, sumber daya manusia terdiri
dari daya fikir dan daya fisik setiap manusia, sumber daya manusia atau manusia
menjadi unsur utama dalam setiap aktivitas yang dilakukan. Peralatan yang handal
atau canggih tanpa peran aktif sumber daya manusia tidak berarti apa-apa.
2.6 Penyusutan Arsip
39
Penyusutan arsip merupakan salah satu sarana penting untuk mengatasi
masalah penumpukan arsip yang tidak berguna lagi. Arsip-arsip yang tidak
berguna perlu dimusnahkan untuk memberi kemungkinan bagi tersedianya tempat
penyimpanan dan pemeliharaan yang lebih baik terhadap arsip-arsip yang
mempunyai nilai guna.
Susan Z Diamond yang disitir oleh Mustari (2009, 2.3) menyatakan bahwa
penyusutan arsip dapat dilakukan dengan beberapa cara:
1. Inventaris, yakni menentukan arsip apa yang dimiliki suatu instansi atau
perusahaan, dimana, dan berapa banyak
2. Penilaian arsip, menentukan nilai guna arsip
3. Penyiapan jadwal retensi arsip
4. Pelaksanaan dan pengendalian.
Sedangkan Barthos (2007, 101) mengemukakan bahwa, kegiatan
penyusutan atau pengurangan arsip dengan cara:
1. Memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dalam

lingkungan lembaga Negara.
2. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.
3. Menyerahkan arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional.
Sedangkan penyusutan arsip menurut Sedarmayanti (2003, 105)
menyatakan ada 2 macam penyusutan adalah:
1. Metode berkala.
Merupakan suatu mode penyusutan yang dilakukan dalam jangka waktu
tertentu, setelah masa penimpanan yang telah berakhir, maka arsip aktif
disusutkan sekaligus pada periode tersebut ( metode berkala 1 kali
dalam jangka waktu tertentu, metode berkala 2 alam jangka waktu
tertentu, metode berkala atas dasar waktu minimum-maksimum).
2. Metode berulang-ulang terus-menerus.
Merupakan suatu metode penyusutan yang dilakukan secara langsung,
tanpa menunggu periode tertentu.
40
Untuk mewujudkan pelaksanaan penyusutan arsip diperlukan jadwal
retensi arsip yaitu daftar-daftar yang berisi tentang jangka waktu penyimpanan
arsip yang digunakan sebagai pedoman (Abubakar 1985, 98).
Undang-Undang Kearsipan Nomor 43 Tahun 2009 menyatakan bahwa:
Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka

waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi
rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai
kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman
penyusutan dan penyelamatan arsip.
Dari uraian di atas dapat dinyatakan bahwa, dalam penyusutan arsip perlu
dilakukan penilaian terlebih dahulu, agar tidak salah pilih dalam proses
penyusutan arsip. Penyusutan arsip tersebut bertujuan untuk mengurangi
penumpukan arsip yang ada di ruangan penyimpan yang tidak mempunyai nilai
guna lagi.
2.6.1 Pemusnahan Arsip
Pemusnahan arsip bertujuan untuk mengurangi peningkatan jumlah berkas
atau dokumen di tempat penyimpanan arsip dimana arsip yang tidak memiliki
nilai guna lagi serta melewati jangka waktu penyimpanan, pemusnahan arsip juga
dapat memudahkan penemuan kembali arsip.
41
Pemusnahan arsip diatur dalam Peraturan kepala Arsip Nasional Republik
Indonesia Nomor 25 tahun 2012 Tentang Pedoman Pemusnahan Arsip.
Pemusnahan Arsip adalah kegiatan memusnahkan arsip yang tidak mempunyai
nilai kegunaan dan telah melampaui jangka waktu penyimpanan.
Menurut Peraturan kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 25
arsip yang harus dimusnahkan yaitu:
1. Pemusnahan arsip harus sesuai dengan prosedur dan peraturan

perundang-undangan yang berlaku
2. Pemusnahan arsip menjadi tanggung jawab pencipta Arsip.
3. Pemusnahan arsip hanya dilakukan oleh Unit Kearsipan setelah
memperoleh persetujuan pimpinan pencipta arsip dan atau Kepala
ANRI. Secara fisik pemusnahan dapat dilakukan di lingkungan Unit
Kearsipan atau di tempat lain di bawah koordinasi dan tanggung jawab
Unit Kearsipan Pencipta Arsip yang bersangkutan.
5. Pemusnahan non arsip seperti: formulir kosong, amplop, undangan dan
duplikasi sebagai hasil penyiangan dapat dilaksanakan di masing-
masing Unit Pengolah.
6. Pemusnahan arsip dilakukan secara total sehingga tidak dikenal lagi
baik fisik maupun informasinya.
Sedangkan Kriteria Kriteria Arsip Yang Dimusnahkan adalah :
1. Tidak memiliki nilai guna baik nilai guna primer maupun nilai guna
sekunder
2. Telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan
JRA
3. Tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang
4. Tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.
2.7 Jadwal Retensi Arsip
42
Setiap arsip ditentuakan retensinya atas dasar nilai kegunaan dan
dituangkan dalam bentuk Jadwal Retensi Arsip. Arsip Nasional menetapkan
pedoman untuk digunakan sebagai petunjuk dalam menentukan nilai guna arsip.
Menurut Ira yang disitir oleh Mustari (2009, 1.13) memberikan pengertian
“JRA sebagai suatu daftar arsip aktif yang berisi penetapan kapan suatu arsip akan
dimusnahkan”.
Menurut Amsyah (2003, 213) yang dimaksud dengan “Jadwal Retensi
Arsip (JRA) adalah jadwal pemindahan dan pemusnahan arsip sesuai dengan lama
masing-masing jenis arsip disimpan pada file aktif, inaktif, dan diteruskan untuk
dimusnahkan”.
Berdasarkan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor
20 Tahun 2014 Tentang Pedoman Retensi Arsip Sektor Perekonomian Urusan
Komunikasi dan Informatika Pasal 1 Jadwal Retensi Arsip adalah:
Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang
berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis
arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu
jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang
dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
Sedangakan menurut Widjaja (1993, 120) “Jadwal Retensi Arsip adalah
suatu daftar yang memuat kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip
disimpan atau dimusnahkan.
43
Dari pernyataan di atas dapat dinyatakan bahwa, Jadwal Retensi Arsip
adalah daftar yang memuat sekurang-kurangnya jenis arsip beserta jangka waktu
penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaan dan dipakai sebagai pedoman
penyusutan arsip.
2.7.1 Tujuan Jadwal Retensi Arsip
Jadwal retensi arsip memiliki tujuan untuk kepentingan administrasi di
suatu instansi agar arsip-arsip yang tersimpan dapat di tangani dengan baik sesuai
dengan aturan dan tanggung jawab.
Menurut Mustari (2009, 3.7) menjelaskan bahwasanya “jadwal retensi
arsip mempunyai 3 tujuan utama yaitu:
1. Meningkatkan efisiensi,
2. Keselamatan bahan pertanggung jawaban
3. Mewujudkan konsitensi dalam penyusutan dan memenuhi persyaratan
hukum.
Menurut Widjaja (1993, 121) menyatakan bahwa Jadwal Retensi Arsip
mempunyai tujuan untuk:
1. Penyisihan arsip-arsip dengan tepat bagi arsip-arsip yang tidak

memiliki jangka waktu simpan lama
2. Penyusutan sementara arsip-arsip yang tidak diperlukan lagi bagi
kepentingan administrasi
3. Pemilihan arsip-arsip yang bernilai permanen.
Sedangkan menurut Arsip Nasional Republik Indonesia (2002, 26-26)
tujuan disusunya JRA adalah mengurangi biaya, meningkatkan efisiensi,
menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban dan mewujudkan konsistensi
dalam penyusutan.
44
Dari pernyataan di atas dapat dinyatakan bahwa, kewajiban memiliki JRA
adalah merupakan persyaratan hukum baik instansi pemerintahan maupun swasta,
karena baik penyusutan maupun pemusnahan keduanya mengandung hukum
tertentu.
2.8 Temu Balik Arsip
Penemuan kembali arsip atau dokumen merupakan cara bagaimana sesuatu
dokumen atau arsip dapat dengan mudah ditemukan dalam waktu cepat dan tepat.
Hal ini sangat berhubungan dengan penataan dan penyimpanan arsip.
Penemuan kembali dokumen dalam pusat penyimpanan adalah tidak
langsung, karena harus melalui kartu kendali, akan tetapi fungsi kartu kendali
tersebut bukanlah semata-mata untuk keperluan penemuan kembali, karena tanpa
kartu kendali pun dokumen dalam file cabinet (berdaarkan indeks) sudah cukup
memudahkan penemuan kembali dokumen yang diperlukan (Widjaja 1993, 177).
Menurut Sedarmayanti (2003, 79) temu balik arsip yaitu:
Menyimpan arsip pada tempat yang teratur, belum dapat menjamin bahwa
arsip dapat ditemukan dengan mudah. Penemuan kembali arsip sangat erat
hubungannya dengan sistem penataan atau penyimpanan yang
dipergunakan, serta tergantung kecekatan petugas arsip.
Sedangkan Hasugian (2006, 2) menyatakan bahwa “pada dasarnya sistem
temu balik informasi adalah suatu proses untuk mengidentifikasi, kemudian
memanggil (retrievel) suatu dokumen dari suatu simpanan (file) sebagai jawaban
atas permintaan informasi”.
45
Sarana temu kembali arsip berdasarkan sarana sistem filling terususun
“selfsindexing”, sehingga kerangka penyusun surat-surat /file dalam file cabinet
dapat dengan mudah terlihat dan surat/file yang akan digunakan mudah ditemukan
kembali (Abubakar 1997, 31).
Dalam sistem buku agenda, penyusunan surat-surat/ file tidak dapat secara
sistematis dan tidak dapat pula secara “selfsindexing”, karena sistem filing-nya
tidak menggunakan kode pola klasifikasi serta indeks, kemudian sarana lainnya
tidak memberikan dukungan untuk penemuan kembali surat-surat/file dengan
cepat dan tepat. Kita sering melupakan sarana-sarana yang mendasar ini. Atau
kadang-kadang memang tidak mau mengerti, bahwa untuk penemuan kembali
surat-surat/file yang diperlukan mutlak, yaitu persiapan, peralatan yang berkaitan
dengan penemuan kembali ini (Abu Bakar, 1997, 34). Syarat pokok yang
terpenting antara lain, adalah :
1. Pola klasifikasi
2. Indeks/tunjuk silang
3. Seluruh perlengkapan yang berkaitan dengan sistem tersebut
4. Pegawai file terlatih dan terampil.
Untuk pelaksanaan hal tersebut di atas memang perlu rencana yang matang
dan baik, biaya serta motivasi pegawai di bidang filing. Motivasi yang baik dan
berhasil adalah dorongan hati, serta keinginannya datang dari diri sendiri (bukan
ditekan dari luar). Berdasarkan hal tersebut, biasanya motivasi kepegawaian file
46
yang baik adalah menimbulkan iklim kerja yang baik, penghargaan terhadap
tugasnya sehari-hari. Jelaslah bahwa berhasilnya suatu filingsangat berkaitan
dengan penemuan kembali surat/file. Kalau penemuan kembali surat/file sulit dan
sukar dilaksanakan, maka unit kerja lain pun segera menilai, bahwa sistem filing-
nya tidak mantap serta tidak dapat membantu melancarkan proses administrasi
(Abubakar, 1997, 37).
Dari pernyataan di atas dapat dinyatakan bahwa, arsip yang ada tidak
boleh disimpan sembarangan, arsip harus disimpan menggunakan sistem
pengelolaan arsip yang baik dan benar sehingga arsip tersebut dapat dengan
mudah ditemukan kembali dengan cepat, tepat pada waktu dibutuhkan.
47
BAB III
METODE PENELITIAN
3.1 Jenis Penelitian
Metode penelitian adalah cara yang digunakan oleh peneliti dalam
mengumpulkan data penelitian, seperti wawancara, observasi, tes, maupun
dokumentasi (Arikunto, 2002, 136) sedangkan menurut Subagyo (2006, 2) metode
penelitian merupakan suatu cara atau jalan untuk memperoleh kembali pemecahan
terhadap segala permasalahan.
Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode penelitian
kualitatif. Penelitian kualitatif ialah prosedur penelitian yang menghasilkan data
deskriptif berupa kata-kata tertulis atau lisan dari orang-orang dan perilaku yang
diamati (Bodgan dan Taylor yang di kutip oleh Basrowi dan Suwandi, 2008, 21)
sedangkan tujuan dari penelitian kualitatif menurut Sulistyo-Basuki (2010, 78)
ialah bertujuan untuk memperoleh gambaran seutuhnya mengenai suatu hal
menurut pandangan manusia yang diteliti.
3.2Lokasi Penelitian
Penelitian ini bertempat di Rumah Sakit Umum Sari Mutiara Medan.
Rumah Sakit Umum Sari Mutiara (RSU Sari Mutiara) terletak di Jl. Kapten
Muslim No. 79 Medan. Pemilihan tempat dan lokasi penelitian di dasarkan karena
terdapat permasalah dalam pengelolaan arsip dinamis Bagian Tata Usaha Rumah
Sakit Umum Sari Mutiara Medan.
44
3.3 Data dan Sumber Data
Sumber data utama dalam penelitian kualitatif adalah kata-kata dan
tindakan selebihnya adalah data tambahan seperti dokumen dan lain-lain. Hasil
penelitian didapatkan melalui dua sumber data, yaitu:
1. Data Primer, adalah data yang diperoleh langsung dari hasil wawancara yang
diperoleh dari nara sumber atau informan yang dianggap berpotensi dalam
memberikan informasi yang relevan dan sebenarnya di lapangan. Sumber data
primer pada penelitian ini penulis peroleh dari informan yang berada di Bagian
Tata Usaha Rumah SakitUmum Sari Mutiara.
2. Data Sekunder, adalah merupakan data tambahan atau data pelengkap yang
sifatnya untuk melengkapi data yang sudah ada, seperti: buku-buku referensi
tentang arsip, jurnal, dll. Data sekunder juga bersumber pada dokumen, dan
studi literatur.
3.4 Kriteria Pemilihan Informan
Dalam penelitian kualitatif, hal yang menjadi bahan pertimbangan utama
dalam pengumpulan data adalah pemilihan informan. Dalam penelitian kualitatif
tidak digunakan istilah populasi. Teknik sampling yang digunakan oleh peneliti
adalah purposive sample.
Purposive sample adalah teknik penentuan sampel dengan pertimbangan
tertentu (Sugiyono, 2009, 85). Selanjutnya Arikunto (2010, 183) pemilihan
sampel secara purposive pada penelitian ini akan berpedoman pada syarat-syarat
yang harus dipenuhi sebagai berikut:
45
a. Pengambilan sampel harus didasarkan atas cirri-ciri, sifat-sifat atau
karakteristik tertentu, yang merupakan cirri-ciri pokok populasi.
b. Subjek yang diambil sebagai sampel benar-benar merupakan subjek yang
paling banyak mengandung ciri-ciri yang terdapat pada populasi (key
subjects).
c. Penentuan karakteristik populasi dilakukan dengan cermat di dalam studi
pendahuluan.
Informan pada penelitian ini berjumlah 2 orang di bagian tata usaha.
Peneliti mengambil informasi dengan cara melakukan wawancara dan observasi
langsung kepada informan arsip yang berhubungan dengan pengelolaan arsip
dinamis dalam memudahkan temu kembali arsip di Rumah Sakit Umum Sari
Mutiara Medan.
Untuk memudahkan analisis data, informan tersebut diberi kode yaitu
Informan pertama I1 dan Informan kedua I2:
Tabel 3.1
Keterangan Informan
Sumber Kode Pendidikan Jabatan
Informan I1 S1 Ekonomi Kepala Ruangan

Tata Usaha RSU
Sari Mutiara
Informan I2 S1 Ekonomi Pegawai Tata
Usaha RSU Sari
Mutiara
46
3.5 Teknik Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data dalam penelitian ini melalui:
1. Observasi
Dalam penelitian ini, peneliti melakukan pengamatan secara detail dan
mendalam terhadap pengelolaan arsip dinamis di Rumah Sakit Umum Sari
Mutiara.
2. Wawancara
Wawancara adalah “adalah proses yang interaksi yang dilakukan antara dua
orang atau lebih dimana kedua pihak yang terlibat (pewawancara/ interviewer
dan terwawancara/ interviewee) memiliki hak yang sama dalam bertanya dan
menjawab. Keduanya boleh saling memperoleh keterangan untuk tujuan
penelitian dengan cara tanya jawab sambil bertatap muka antara pewawancara
dengan informan atau orang yang diwawancarai, dengan atau tanpa
menggunakan pedoman (guide) wawancara”(Afrizal 2014, 27).
Maka untuk mengetahui data utama yaitu dengan mewawancarai informan agar
memperoleh data yang akurat dan relevan. Cara yang dilakukan dalam teknik
wawancara ini adalah dengan mengajukan pertanyaan kepada informan untuk
mendapatkan data mengenai permasalahn yang sedang diteliti. Wawancara
dilakukan secara langsung kepada informan di Bagian Tata Usaha atau bagian
arsip Rumah Sakit Umum Sari Mutiara. Pedoman wawancara perlu dibuat agar
peneliti tetap fokus dan tidak menyimpang dari masalah yang akan
dipertanyakan sesuai dengan susunan teori yang terkait.
47
3. Studi kepustakaan
Studi kepustakaan yaitu mengumpulkan data memalui berbagai literatur dan
dokumen yang berkaitan denngan masalah penelitian.
3.6 Teknik Analisis Data
Sama halnya dengan teknik pengumpulan data, analisis data juga
merupakan bagian yang amat penting didalam sebuah kegiatan penelitian. Oleh
karena itu, dengan analisis data tersebut dapat diberi arti ataupun makna yang
dapat digunakan dalam memecahkan permasalahan dalam sebuah penelitian.
Analisis data dalam penelitian kualitatif terdiri dari beberapa alur kegiatan
antara lain adalah:
1. Reduksi Data
Reduksi data merupakan proses memfokuskan dan mengabstraksikan data
menjadi informasi yang bermakna. Menurut Bungin (2007, 70) “reduksi data
dapat diartikan sebagai proses pemilihan, pemusatan perhatian pada
penyederhanaan, pengabstrakan dan transformasi data secara kasar yang timbul
dalam catatan-catatan tertulis dilapangan”. Pada penelitian ini, analisis
dilakukan terhadap sebuah kasus yang diteliti. Peneliti menganalisis hasil
wawancara yang telah diungkapkan oleh informan. Data tersebut dipahami
oleh peneliti agar dapat menangkap permasalahan yang sebenarnya.
2. Penyajian Data
Penyajian data yang akan digunakan dalam penelitian dapat berbentuk teks
naratif, tabel dan sebagainya. Untuk mempermudah pemahaman terhadap
48
informasi yang besar jumlahnya, maka dalam penyajian data akan dilakukan
penyederhanaan informasi.
3. Verifikasi Data
Tahapan selanjutnya adalah verifikasi dari kegiatan sebelumnya dan
dilanjutkan ke penarikan kesimpulan. Pada tahap ini peneliti akan melakukan
proses menginterprestasi data-data yang telah dikumpulkan dengan metode
wawancara serta observasi sambil melakukan pencocokan terhadap kesimpulan
yang akan dibuat.
3.7 Pemeriksaan dan Pengecekan Keabsahan Data
Untuk menjaga keabsahan data dalam penelitian ini, maka penulis
menggunakan beberapa metode triangulasi, yaitu teknik yang dilakukan dengan
meminta penjelasan lebih lanjut. Adapun teknik triangulasi yang digunakan
adalah:
1. Triangulasi Data
Menggunakan berbagai sumber data seperti hasil wawancara, hasil observasi
dan dokumen mengenai arsip di Rumah Sakit Umum Sari Mutiara.
2. Triangulasi Teori
Penggunaan berbagai teori yang berlinan untuk memastikan bahwa data yang
dikumpulkan sudah memasuki syarat. Pada penelitian ini, berbagai teori telah
dijelaskan pada bab II untuk dipergunakan dan menguji terkumpulnya data
tersebut.
49
3. Triangulasi Data
Penggunaan berbagai metode untuk meneliti suatu hal, seperti metode
wawancara dan metode observasi. Dalam penelitian ini, peneliti melakukan
metode wawancara yang ditunjang dengan metode observasi pada saat
wawancara dilakukan.
50
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Sejarah Rumah Sakit Umum Sari Mutiara Medan
Rumah Sakit Umum Sari Mutiara Medan (RSU Sari Mutiara) beralamat di
JL. Kapten Muslim No 79 Medan. Merupakan salah satu unit pelayanan kesehatan
kelas madya plus yang berstatus swasta milik yayasan Sitanggang Purba dalam
usaha pelayanan kesehatan yang mencangkup pemeliharaan, penyembuhan, dan
pemulihan kesehatan.
Rumah Sakit Umum Sari Mutiara pada mulanya berasal dari praktek bidan
berijazah yang berdiri pada tanggal 23 September 1963 dan kemudian tanggal 11
Januari 1969 berubah menjadi klinik bersalin Sitanggang. Selanjutnya pada
tanggal 23 Februari 1974 menjadi Rumah Sakit Bersalin Sitanggang dan baru
pada tanggal 31 Maret 1978 statusnya berubah menjadi Rumah Sakit Umum
Sitanggang.
Sejak tahun 1985 sampai sekarang Rumah Sakit Umum Sitanggang yang
berganti nama sekarang menjadi Rumah Sakit Umum Sari Mutiara telah
mendapatkan kepercayaan dari Pemerintah Departemen Kesehatan Republik
Indonesia. Dalam hal ini, perum Husada Bhakti menyelenggarakan pelayanan
kesehatan bagi Pegawai Negeri Sipil beserta keluarganya (PHB) di propinsi
Sumatera Utara. Dengan pengaturan rayonisasi pasien-pasien peserta Perum
Husada Bhakti yang berasal dari kodya Medan.
44
Kabupaten Deli Serdang dan Binjai ditunjuk menjadi Rayon Rumah Sakit
Sari Mutiara selama kurang lebih 8 tahun. Rumah Sakit Sari Mutiara telah
menyelenggarakan pelayanan kesehatan kepada pasien Perum Husada (PHB)
yang ternyata penyelenggaraannnya berjalan baik.
Rumah Sakit Umum Sari Mutiara selain berfungsi sebagai pemeliharaan,
penyembuhan dan pemulihan kesehatan juga berfungsi menjadi tempat praktek
bagi siswa-siswi medis kesehatan.Tidak hanya berasal dari Akademi Keperawatan
juga berasal dari Akademi Kebidanan Sari Mutiara dan Sekolah Kesehetan
lainnya di Propinsi Sumatera Utara.
Sehubungan dengan surat pengumuman di. Jen Yan. Kes. Depkes RI
tanggal 5 februari 1987 No. 098/Yan.Med/SK/87, Rumah Sakit Umum
Sitanggang berganti nama menjadi Rumah Sakit Umum Sari Mutiara Medan dan
Sekolah Perawat (SPK) Sitanggang berganti nama menjadi Sekolah Perawatan
Kesehatan Sari Mutiara yang telah diresmikan oleh Kakanwil pada tanggal 8
Januari 1988.
Sejak tahun 1987 sampai sekarang lebih dari 20 tahun Rumah Sakit
Umum Sari Mutiara telah banyak mencapai kemajuan yang cukup berarti dalam
bidang kesehatan. Semua itu dapat dicapai berkat bantuan, pengarahan, bimbingan
dari Pemerintah Dinas Kesehatan Dat II Kota Medan, Dinas Kesehatan Dati I
Propinsi Sumatera Utara dan Kanwil RI Propinsi Sumatera Utara.
45
4.1.1 Falsafah, Visi, Misi, Tujuan dan Motto Rumah Sakit Umum Sari
Mutiara Medan
Falsafah : Dalam menjalankan roda usaha pelayanan kesehatan akan selalu
mengupayakan mutu terbaik, peduli kepada kebutuhan dan
kepentingan pelanggan, musyawarah dalam memecahkan setiap
masalah yang berkaitan dengan hubungan kerja, memiliki sikap
tumbuh terhadap perubahan.
Visi : Mewujudkan Rumah Sakit yang berlandaskan harapan, motivasi,
inisiatif dan standar.
Misi :
1. Menyelenggarakan pelayanan kesehatan yang professional,
bermutu, memberikan kepuasan pasien dan keluarga serta
terjangkau.
2. Mengembangkan pelayanan kesehatan yang bersifat spesialistik
dan subspesialistik bermutu, professional, dan etis.
3. mengembangkan jiwa motivasi dalam penyelenggaraan pelayanan
yang melibatkan seluruh potensi sumber daya yang ada di Rumah
Sakit.
4. Menyelenggarakan pelayanan kesehatan sesuai dengan standar
yang mencangkup seluruh fungsi dan kegiatan Rumah Sakit.
46
Tujuan :
1. Terwujudnya peningkatan penyelenggaraan upaya kesehatan
paripurna kepada semua golongan masyarakat, terjangkau sesuai
dengan tugas pokok dan fungsi serta peraturan yang berlaku.
2. Terciptanya peningkatan penyelenggaraan pelayanan kesehatan
yang bersifat spesialistik dan subspesialistik, bermutu, professional
dan etis.
3. Menghasilkan semangat kerja yang tinggi, komitmen dan
produktivitas lebih besar, serta memberi peluang inovatif dan
meningkatkan peran serta pegawai dalam memajukn organisasi.
4. Terwujudnya pelayanan kesehatan yang bermutu dan dapat
dipertanggung jawabkan.
Motto: Harapan, Motivasi, Inisiatif, Standard.
4.1.2 Struktur Organisasi Rumah Sakit Umum Sari Mutiara Medan
Gambar 4.1 Struktur Organisai RSU Sari Mutiara Medan
47
4.2 Karakteristik Informan
Informan dalam penelitian ini adalah petugas Tata Usaha di Rumah Sakit
Umum Sari Mutiara Medan (RSU Sari Mutiara). Peneliti melakukan wawancara
dengan 2 (dua) orang informan. Adapun karakteristik dari para informan tersebut
dapat dilihat pada Tabel 5.1 berikut:
Tabel 4.1 Karakteristik Informan
Sumber Kode Pendidikan Jabatan
Informan I1 S1 Ekonomi Kepala Ruangan

Tata Usaha RSU
SM
Informan I2 S1 Ekonomi Pegawai Tata
Usaha RSU SM
Wawancara dilakukan melalui perkenalan dan pendekatan terlebih dahulu,
kemudian menjelaskan maksud dan tujuan pada penelitian yang akan dilakukan
melalui wawancara. Selanjutnya meminta waktu dan kesediaannya untuk
diwawancara. Wawancara berlangsung secara informal, dimana wawancara
dilakukan di ruangan Tata Usaha RSU Sari Mutiara berdasarkan pedoman
wawancara, pelaksanaan wawancara dalam suasana dan kondisi yang bersifat
alamiah, apa adanya, dan tidak diatur sedemikian rupa untuk tujuan tertentu,
begitu juga dengan bahasa yang digunakan adalah bahasa informal. Dalam
melakukan wawancara, peneliti menetapkan Informan Pertama dengan kode (I 1)
yang menjabat sebagai Kepala Ruangan Tata Usaha RSU Sari Mutiara dan
informan kedua dengan kode (I2) yang bertugas sebagai pegawai Tata Usaha RSU
SM.
4.3 Kategori
48
Berdasarkan hasil wawancara, peneliti menyusun sebuah kerangka awal
analisis sebagai acuan dan pedoman. Dengan pedoman ini, peneliti membaca
kembali transkrip wawancara dan memilih data yang relevan dengan judul
penelitian sehingga menghasilkan sebuah kategori, yaitu:
4.3.1 Pengelolaan Arsip Dinamis di Bagian Tata Usaha Rumah Sakit Umum
Sari Mutiara Medan.
Arsip merupakan sebuah berkas yang nilai gunanya sangat tinggi sehingga
harus disusun dan disimpan sesuai dengan sistem yang ada agar mudah untuk
ditemukan kembali apabila suatu saat dibutuhkan. Oleh karena itu suatu
organisasi harus mempunyai sistem pengelolaan arsip yang baik terutama arsip
dinamis yang ada di Bagian Tata Usaha RSU Sari Mutiara, guna meningkatkan
dan melancarkan kegiatan administrasi.
Berdasarkan pengertian arsip dan hasil wawancara yang telah dilakukan,
sistem pengelolaan arsip dinamis sangat berhubungan dengan sumber arsip, dari
mana sumber arsip dinamis, pengelolaan arsip dinamis, penyimpanan arsip
dinamis, temu kembali arsip dinamis dan kendala yang dihadapi dalam
pengelolaan arsip dinamis.
4.3.1.1 Sumber Arsip
Arsip memiliki nilai dan arti penting, karena arsip merupakan bahan resmi
penyelenggaraan administrasi suatu pemerintahan atau instansi swasta. Arsip
merupakan pusat ingatan, sumber informasi, bukti sejarah dan arsip juga
merupakan bagian penting dalam seluruh kegiatan administrasi di suatu instansi.
Sebagai sumber informasi arsip memiliki asal dari mana arsip itu tercipta, baik
49
dari dalam instansi maupun dari luar instansi. Hal ini dapat dilihat dari hasil
wawancara dengan informan berikut :
I1: “Sumber arsip di Bagian Tata Usaha RSU Sari Mutiara ini adalah segala
jenis surat yang diterima dan dikeluarkan oleh Bagian Tata Usaha seperti
surat masuk dari rumah sakit atau isntansi lain, surat ijin penelitian yang
disetujui oleh Direktur RSU Sari Mutiara, surat MoU atau hubungan
kerjasama dengan instansi lain, Jamsostek, surat penawaran. Sedangkan
jenis arsip surat keluar yaitu surat perintah tugas dari RSU Sari Mutiara,
surat ijin libur bekerja, Surat Peringatan, Pengalaman Kerja, surat
administrasi umum, daftar hadir pegawai, nota tugas, BUMN, dan Pemko”.
I2: “Arsip yang tercipta disini yaitu surat masuk, surat keluar dan surat yang
tercipta dari instansi kita. Surat masuk banyak jenisnya seperti surat ijin
penelitian, surat dari instansi lain, surat dinas kesehatan, MoU, notulen
atau daftar hadir, Nota Tugas, Penawaran, Dinas Ketenagakerjaan, Surat
Administrasi Umum, surat dari Dinas Kesehatan, surat permohonan dan
yang lainnya”.
Dari pernyataan informan di atas dapat dinyatakan bahwa, Bagian Tata
Usaha RSU Sari Mutiara sumber arsip yang tercipta yaitu surat masuk dari rumah
sakit lain atau instansi lain, surat ijin penelitian, surat MoU, surat perintah tugas,
surat ijin tidak bekerja dan surat Dinas Kesehatan, surat peringatan, pengalaman
kerja, daftar hadir pegawai, nota tugas, surat administrasi umum.
Berikut ini sebagian contoh arsip yang di ciptakan di Bagian Tata Usaha
Rumah Sakit Umum Sari Mutiara Medan.
50
Gambar 4.2 Contoh Surat Keluar
Pada gambar 4.2 dapat di jelaskan jenis surat keluar yang berisi tentang
persetujuan pencantuman informasi Unit Dialysis RSU Sari Mutiara Medan. Jenis
surat ini termasuk kedalam nilai kegunaan administrasi.
Gambar 4.3 Contoh Surat Tugas
Pada gambar 4.3 jenis surat tugas penentuan panitia perayaan natal tahun
2016 umat kristiani Sumatera Utara. Jenis surat ini ini termasuk kedalam nilai
kegunaan administrasi.
51
Gambar 4.4 Contoh Surat Permohonan
Pada gambar 4.4 termasuk kedalam surat masuk yang berisi tentnag surat
permohonan mengenai penyediaan tim medis pada perayaan natal tahun 2016.
Jenis surat ini ini termasuk kedalam nilai kegunaan administrasi.
Setiap harinya jumlah arsip dinamis yang dikelola oleh Bagian Tata Usaha
RSU Sari Mutiara semakin bertambah, seperti yang dinyatakan oleh informan
berikut:
I1: “Dalam 1 hari kami bisa menerima surat masuk sampai 20 surat. Sedangkan
untuk surat keluar bisa lebih dari 20 surat. Sedangkan dalam 1 tahun kami
bisa mengelola arsip surat masuk dan surat keluar hingga 1.700 surat”.
12: “Surat masuk dan surat keluar yang kami kelola pada Bagian Tata Usaha ini
sampai 1.700 surat dalam 1 tahun, dikarenakan surat masuk yang sering
kami terima dari Rumah Sakit lain, dan kami harus mengeluarkan juga surat
balasan bagi yag berkepentingan setiap harinya. Terkadang kami tidak
52
mengetahui secara pasti berapa jumlah surat masuk dan surat keluar sesuai
jenisnya”.
Berdasarkan pernyataan informan di atas dapat dinyatakan bahwa, arsip
dinamis yang tercipta setiap harinya di Bagian Tata Usaha RSU Sari Mutiara tidak
diketahui secara pasti berapa jumlah arsip berdasarkan jenisnya, karena sumber
arsip diperoleh dari setiap kegiatan. Sedangkan dalam 1 tahun arsip dinamis yang
dapat dikelola di Bagian Tata Usaha RSU SM mencapai 1.700 arsip.
4.3.1.2 Proses Pengelolaan Arsip Dinamis
Pengelolaan arsip dinamis meliputi penataan, pengorganisasian,
penyimpanan, prosedur penyimpanan, alat-alat yang digunakan dalam
penyimpanan dan pemeliharaan terhadap arsip dinamis. Apabila arsip sudah tidak
digunakan lagi maka arsip tersebut disimpan kedalam gudang. Berdasarkan hasil
wawancara yang telah dilakukan, pengelolaan arsip dinamis berhubungan erat
dengan penyimpanan arsip dinamis aktif, hal ini dapat dilihat dari pernyataan
informan berikut:
I1: “Pengelolaan arsip masih manual, tidak menggunakan sistem, semua
dilakukan oleh pegawai sendiri, arsip dimasukkan didalam Map file”.
I2: “Pengelolaan arsip dari dulu sampai sekarang kami kelola sendiri dan
dimasukkan kedala Map File yang sudah tersedia”.
Berdasarkan pernyataan informan di atas dapat dinyatakan bahwa, proses
pengelolaan arsip Bagian Tata Usaha RSU Sari Mutiara masih dilakukan secara
manual. Dimana proses manual ini meliputi beberapa langkah, seperti yang
dinyatakan oleh informan berikut:
53
I1: “Pengelolaan arsip masih dilakukan secara manual, arsip yang diterima dari
instansi lain langsung kami simpan di dalam Map File dan nomor surat
ditulis di buku besar sebagai pengingatnya. Surat tersebut kami beri kode
sesuai dengan ketentuan Bagian Tata Usaha RSU Sari Mutiara”.
12: “Pengelolaan arsip masih sederhana bisa di tulis tangan datanya dengan
format yang sudah seperti lembar disposisi dan sebagian arsip ada dalam
bentuk tercetak melalui komputer dan pertinggalnya dicatat nomor surat di
buku besar”.
Berdasarkan pernyataan informan di atas dapat dinyatakan bahwa, proses
pengelolaan arsip Bagian Tata Usaha RSU Sari Mutiara masih dilakukan secara
manual dan sederhana. Arsip yang diterima dicatat nomor surat dan disimpan
sesuai kode, sedangkan arsip yang tercipta bisa dalam bentuk tercetak maupun
tulis tangan dengan mengisi format yang tersedia.
Gambar 4.5 Lembar Disposisi
54
Pada gambar 4.5 merupakan jenis lembar disposisi yang ditulis tangan,
lembar disposisi tersebut dicantumkan dengan surat yang dikeluarkan oleh Bagian
Tata Usaha RSU Sari Mutiara Medan.
4.3.1.3 Penyimpanan Arsip Dinamis
Penyimpanan arsip diperlukan untuk memudahkan dalam temu kembali
arsip pada saat diperlukan dengan cepat dan tepat. Sehingga perlu dilakukan
penentuan sistem penyimpanan yang akan digunakan. Seperti yang dinyatakan
informan berikut:
I1: “Untuk penyimpanan arsip masih bersifat manual, arsip yang diterima dan
arsip yang tercipta setiap harinya dimasukan kedalam Map File sesuai
dengan kode nya lalu kami simpan di lemari”.
12: “Penyimpanan arsip yang kami lakukan disini yaitu disimpan sesuai dengan
kodenya, lalu kami masukan ke dalam Map File dan disusun tegak di
lemari”.
Seperti gambar dibawah ini, dapat dilihat arsip yang tercipta dan diterima
diberi kode, ditulis tanggal, bulan, dan tahunnya di bagian depan map file, disusun
lalu disimpan didalam lemari arsip.
55
Gambar 4.6 Contoh Kode Arsip
Dari gambar 4.6 diatas dapat dijelaskan bahwa kode arsip II.I termasuk
kedalam jenis arsip BUMN atau Persero, kode arsip II.5 termasuk jenis arsip surat
keluar dan II.1 termasuk jenis arsip Pemko Pemda
56
Gambar 4.7 Penyusunan Arsip Dinamis
Gambar 4.8 Lemari Penyimpanan Arsip Dinamis
Pada gambar 4.7 dan 4.8 merupakan cara penyusunan arsip dinamis. Arsip
yang tercipta disusun secara tengak dan sesuai dengan kodenya dan disusun di
lemari penyimpanan arsip yang tersedia.
57
Arsip sangat penting bagi kelangsungan proses pekerjaan di suatu
organisasi, selain penyimpanannya yang harus sesuai dengan sistem yang ada,
arsip juga harus dirawat atau dipelihara agar nilai guna yang terkandung di
dalamnya tidak hilang dan bentuk tercetak dari arsip tersebut tidak rusak. Seperti
yang disebutkan oleh informan yaitu:
I1: “Kami tau arsip sangat penting untuk kegiatan administrasi di RSU Sari
Mutiara ini, maka perawatannya yang sebenarnya tidak mudah jika tidak
dikelola oleh ahlinya, kita disini semaksimal mungkin melakukan
penyimpanan secara rapi dan teratur dan arsip yang sudah lama kami
masukkan kedalam gudang arsip, tetapi didalam gudang tersebut
bercampur dengan arsip rekam medis dan arsip perawat. Gudang tersebut
dibersihkan oleh petugas kebersihan yang bekerja di RSU Sari Mutiara ini”.
I2: “Seperti yang dibilang ibu tadi penyimpanan arsip Bagian Tata Usaha RSU
Sari Mutiara ini disimpan di dalam Map File lalu kami letak dilemari. Dan
apabila terjadi penumpukkan akan kami pisahkan arsip Tata Usaha yang
sudah 5 tahun terakhir tersebut kami masukkan kedalam gudang”.
Berdasarkan pernyataan informan di atas dapat dinyatakan bahwa, untuk
proses penyimpanan arsip masih sederhana yang disimpan kedalam Map File lalu
di masukkan kedalam lemari arsip.
4.3.1.4 Proses Temu Balik Arsip Dinamis
Kurangnya perhatian terhadap kearsipan tidak hanya dari segi pemeliaraan
dan penyimpanan, tetapi juga dari sistem fillingnya, sehingga mengakibatkan
arsip sulit ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan. Penemuan
58
kembali arsip dengan cepat dan tepat sangat erat hubungannya dengan sistem
penataan dan penyimpanan arsip yang digunakan, serta tergantung dari kecekatan
petugas arsip. Maka perlu diperhatikan penentuan pemilihan, sistem penataan dan
penyimpanan arsip yang sesuai dengan kebutuhan. Temu balik arsip dilakukan
karena adanya permintaan-permintaan yang penting dan mendesak terhadap
informasinya. Itulah sebabnya berkas yang ada perlu diolah agar setiap
permintaan terhadap informasinya dapat ditemu kembalikan secara cepat dan
tepat. Berikut penjelasan yang dipaparkan oleh informan:
I1: “Temu kembali arsip disesuaikan dengan tanggal, bulan, tahun dan jenis arsip
tersebut agar dapat disesuaikan dengan kode yang ditetapkan oleh Bagian
Tata Usaha RSU Sari Mutiara. Temu balik arsip masih dilakukan secara
manual karena kami belum mempunyai sistem aplikasi untuk temu balik
arsip”.
12: “Pihak rumah sakit, instansi, atau pegawai Rumah Sakit yang meminta arsip
dari kami, maka terlebih dahulu harus mengetahui tanggal, bulan, tahun dan
jenis arsip nya apa. Agar kami tidak kesulitan dalam melakukan pencarian
arsip”.
Berdasarkan pernyataan informan di atas dapat dinyatakan bahwa, apabila
ada yang membutuhkan arsip maka harus mengetahui terebih dahulu tanggal,
bulan, tahun dan jenis arsipnya apa. Proses temu kembali arsipnya dapat
dijelaskan informan berikut:
I1: “Sistem temu balik arsip surat disini dilakukan apabila ada permintaan dari
pihak Rumah Sakit maka akan kami carikan sesuai kode nya, terlebih dahulu
59
kita lihat dalam buku besar apakah arsip yang diminta masih ada atau tidak.
Kalau ada maka akan kami ambil di dalam lemari arsip”.
12: “Untuk menemukan arsip yang dimintak oleh pihak Rumah sakit, instansi lain,
dan pegawai yang membutuhkan maka kami akan mencarikan terlebih
dahulu jenis suratnya. Setelah itu dilihat dari tanggal, bulan dan tahun
surat tersebut. Apabia sesuai dengan buku besar kami, baru kami cari di
tempat penyimpanan arsip”.
Berdasarkan pernyataan di atas dapat dinyatakan bahwa, dalam proses
temu balik arsip yang paling penting dibutuhkan bagi pegawai Bagian Tata Usaha
RSU Sari Mutiara yaitu tanggal, bulan, tahun dan jenis suratnya apa, agar mudah
dalam temu baliknya.
4.3.1.5 Kendala Dalam Pengelolaan Arsip Dinamis
Kendala dapat diartikan sebagai faktor penghambat dalam melakukan
suatu tindakan atau kegiatan. Begitu juga halnya dalam menjalankan suatu sistem
pengelolaan arsip. Dalam menjalankan proses pengelolaan arsip biasanya
pengguna sering mengalami hambatan, seperti halnya yang disebutkan informan
dalam hasil wawancara berikut :
I1: “Kendala dalam pengelolaan arsip dinamis Bagian Tata Usaha ini pasti ada,
terutama dalam proses administrasinya. Terkadang arsip yang kita ciptakan
untuk mendapatkan tanda tangan atau persetujuan direktur RSU Sari
Mutiara harus kita tunggu”.
12: “Dalam proses adminstrasi surat, terkadang juga membutuhkan waktu untuk
mendapatka persetujuan dari Direktur RSU Sari Mutiara”.
60
Dari pernyataan informan di atas dapat dinyatakan bahwa, dalam
pengelolaan arsip terlebih dahulu arsip yang tercipta dan ditrima harus sesuai
dengan persetujuan Direktur RSU Sari Mutiara, terkadang dalam persetujuan
tersebut Direktur sibuk dan terkdang tidak berada ditempat maka sulit untuk
menyelesaikan surat yang ingin mendapat persetujuan. Dalam melakukan
penyimpanan arsip juga terdapat kendala seperti yang disampaikan oleh informan
yaitu :
I1: “Kendala dalam melakukan pengelolaan arsip ini terletak dalam
penyimpanannya. Arsip yang sudah banyak tecipta dan masih
dipergunakan terbatasnya lemari yang layak untuk penyimpanan arsip
tersebut”.
12: “Arsip dinamis yang masih dipergunakan untuk kepentingan instansi RSU
Sari Mutiara kita simpan dilemari penyimpanan arsip. Dalam 1 tahun
arsip yang tercipata sampai 1.700 arsip, terkadang untuk penyimpanan
selama 5 tahun terakhir kami kekurangan lemari sebagai sarana
penyimpanan arsip dinamis tersebut”.
Dari pernyataan informan di atas dapat dinyatakan bahwa, kendala dalam
penyimpanan arsip terletak pada lemari penyimpanan. Karna arsip yang tercipta
selama 5 tahun terakhir tetap disimpan di dalam ruangan Bagian Tata Usaha,
sedangkan lemari arsip yang tersedia 3 lemari sedangkan yang layak di gunakan
Cuma 2 lemari arsip. Dalam temu kembali arsip juga terdapat kendala seperti
yang dibilang informan:
61
I1: “Kendala dalam pengelolaan arsip itu pasti ada. Terkadang kami sulit dalam
pengelolaannya. Untuk penyimpanan map file yang tersedia terbatas
sehingga kami tumpuk secara padat arsip tersebut”.
12: “Seharusnya arsip dikelola oleh bidang arsip. Tetapi kami tidak memiliki
pegawai yang berlatar belakang arsip”.
Berdasarkan pernyataa informan bahwa kendala yang dihadapi dalam
pengelolaan arsip haruslah mempunyai perlengkapan poenyimpanan arsip yang
cukup agar tersimpan dengan baik. Dan yang menangani arsip tidak berlatar
belakang pendidikan kearsipan melainkan Sarjana Ekonomi.
4.4 Rangkuman Hasil Penelitian
Berdasarkan hasil wawancara mendalam dengan informan, melalui proses
analisis data yang menjaga keabsahan data serta melakukan triangulasi, maka
diperoleh kategori pengelolaan arsip nasabah dinamis aktif adalah sebagai berikut.
Tabel 4.2 Rangkuman Hasil Penelitian
Kategori Indikator
62
4.2.1.1 Sumber Arsip 1. Surat Masuk dari Rumah Sakit
atau Instansi Lain
2. Surat ijin penelitian
3. MoU atau perjanjian antar
instansi
4. Surat ijin tidak bekerja
5. Surat perintah tugas
6. Surat Dinas Kesehatan
7. Jamsostek
8. Surat Peringatan
9. Daftar Hadir Pegawai
10. Pengalaman Kerja
11. Surat Administrasi Umum
12. Nota Tugas
13. Surat Penawaran
14. BUMN / Persero
15. Pemko
16. Surat Permohonan
4.2.1.2 Proses Pengelolaan 1. Proses masih manual
Arsip Dinamis 2. Kode penyimpanan berdasarkan
ketetapan dari pihak RSU Sari
Mutiara dan disesuaikan dengan
tanggal, bulan, tahun
3. Nomor dan kode surat dicatat
kedalam buku besar
4. Arsip berupa tercetak dan ditulis
tangan
4.2.1.3 Penyimpanan Arsip 1. Berdasarkan sistem kronologis
Dinamis 2. Dimasukan kedalam Map File
3. Disimpan dilemari arsip
4.2.1.4 Sistem Temu Balik 1. Sistem manual
Arsip Dinamis 2. Pencarian berdasarkan kode yang
ditetapkan pihak RSU Sari
Mutiara
3. Sesuai jenisnya dan berdasarkan
tanggal, bulan dan tahun
4.2.1.5 Kendala dalam 1. Penyimpanan arsip
pengelolaan arsip dinamis 2. Peralatan penyimpanan arsip
3. Sumber daya manusia.
Dari tabel 4.2 di atas dapat dijelaskan bahwa sistem pengelolaan arsip
dinamis pada Bagian Tata Usaha Rumah Sakit Umum Sari Mutiara terdiri dari
beberapa kategori yaitu:
63
1. Sumber arsip dinamis Bagian Tata Usaha RSU Sari Mutiara adalah surat Surat
Masuk dari Rumah Sakit atau Instansi Lain, Surat ijin penelitian, MoU atau
perjanjian antar instansi, Surat ijin tidak bekerja, Surat perintah tugas, Surat
Dinas Kesehatan, Jamsostek, Surat Peringatan, Daftar Hadir Pegawai,
Pengalaman Kerja, Surat Administrasi Umum, Nota Tugas, Surat Penawaran.
2. Proses pengelolaan arsip dinamis dilakukan masih secara manual, kode surat
berdasarkan ketetapan Bagian Tata Usaha RSU Sari Mutiara, nomor dan kode
surat dicatat kedalam buku besar, dan sumber arsip berupa tercetak dan tulis
tangan.
3. Penyimpanan arsip dinamis berdasarkan sistem kronologis seperti kode surat
yang ditetapkan oleh Bagian Tata Usaha dan berdasarkan tanggal, bulan tahun.
Penuimpanan dimasukkan kedalam Map File dan disimpan kedalam lemari
arsip.
4. Sistem temu balik arsip dilakukan secara manual, pencarian berdasarkan kode
dan kronologis dan sesuai dengan jenis arsipnya.
5. Kendala dalam pengelolaan arsip dinamis di Bagian Tata Usaha RSU Sari
Mutiara yaitu terletak pada Penyimpanan arsip, peralatan penyimpanan arsip,
Sumber daya manusia.
64
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian yang diperoleh dari wawancara secara
langsung, dapat disimpulkan pengelolaan arsip dinamis dalam memudahkan temu
kembali arsip khususnya di Bagian Tata Usaha Rumah Sakit Umum Sari Mutiara
Medan (RSU Sari Mutiara) yaitu pengelolaan arsipnya masih dilakukan secara
manual untuk temu kembali arsipnya. Arsip yang tercipta dalam bentuk tercetak
dan tulis tangan. Pengelolaan dilakukan belum tersistem kedalam komputer,
seperti arsip yang diciptakan harus mendapat persetujuan dari Direktur RSU Sari
Mutiara baru bisa diproses lebih lanjut.
Kendala dalam pengelolaan arsip dinamis terdapat pada penyimpanan
arsip seperti peralatan arsip tidak mencukupi, petugas arsip yang tidak berlatar
belakang kearsipan, temu balik arsip terkadang lama karna orang yang
membutuhkan tidak mengetahui jenis dan tanggal arsip, serta gudang arsip Bagian
Tata Usaha yang bercampur dengan gudang arsip lain RSU Sari Mutiara lainnya.
Berdasarkan hasil penelitian dapat ditarik kesimpulan bahwa pengelolaan
arsip dinamis dalam memudahkan temu balik arsip di RSU Sari Mutiara adalah:
1. Temu kembali arsipnya masih dilakukan secara manual, maksudnya
arsip yang dibutuhkan di periksa di buku besar lalu dicarikan di lemari
arsip. Temu kembali arsip belum memiliki aplikasi untuk
mempermudah proses temu balik.
65
2. Pengelolaan arsip masih dilakukan secara manual yaitu dengan cara
arsip yang tercipta dan arsip yang diterima diberikan kode sesuai yang
ditetapkan lalu dicatat ke buku besar dan disimpan ke dalam map file.
3. Penyimpanan arsip dinamis dan temu balik arsip di Bagian Tata Usaha
Rumah Sakit Umum Sari Mutiara Medan menggunakan sistem
kronologis dan pemberian kode sesuai ketetapan yang ditentukan oleh
pihak RSU Sari Mutiara tersebut.
4. Petugas kearsipan sudah memadai dalam pengelolaan arsip dinamis di
Bagian Tata Usaha walaupun tidak berlatar belakang pendidikan
arsiparis.
5.2 Saran
Berdasarkan hasil penelitian dan kesimpulan yang telah dijelaskan maka
saran yang diberikan oleh peneliti kepada Bagian Tata Usaha Rumah Sakit Umum
Sari Mutiara Medan yaitu:
1. Bagian Tata Usaha RSU Sari Mutiara Medan hendaknya memiliki
sistem aplikasi untuk temu kembali arsip agar mempermudah pekerjaan
dalam proses temu kembali arsip dinamis.
2. Penambahan pegawai yang berlatar belakang pendidikan kearsipan.
3. Tidak mencampurkan gudang penyimpanan arsip khusus arsip Bagian
Tata Usaha dengan arsip-arsip lain yang ada di RSU Sari Mutiara.
4. Penambahan peralatan arsip seperti lemari penyimpanan arsip
66
DAFTAR PUSTAKA
Afrizal. 2014. Metode Penelitian Kualitatif: Sebuah Upaya Mendukung

Penggunaan Penelitian Kualitatif dalam Berbagai Disiplin Ilmu. Jakarta:
rajawali Pers.
Amsyah, Zulkifli. 2003. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT Gramedia Pustaka

Utama.
Arikunto, S. 2002. Prosedur Penelitian: Suatu Pendekatan Praktik. Jakarta:

Rineka Cipta.
Barthos, Basir. 2007. Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta, dan
Perguruan Tinggi. Jakarta: Bumi Aksara.
Basrowi dan Suwandi. 2008. Memahami Penelitian Kualitatif. Jakarta: Rineka

Cipta.
Bungin, Burhan. 2007. Penelitian Kualitatif; komunikasi, Ekonomi, Kebijakan

Publik, dan Ilmu Sosial Lainnya. Jakarta: Kencana Prenada Media Group.
Hamalik, Oemar. 2008.Pengelolaan Sistem Informasi. Bandung: Trigenda.

Karya.
---------. 1993. Pengelolaan Sistem Informasi. Bandung: Trigenda Karya.
Hariandja, Marihot Tua Efendi. 2002. Manajemen Sumber Daya Manusia:

Pengadaan, Pengembangan, Pengkompensasian, dan
PeningkatanProduktivitas Pegawai. Jakarta: PT Grasindo.
Hasibuan, Malayu. 2003. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Bumi

Aksara
Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor

09/KEP/M.PAN/2002 Tentang Jabatan fungsional Arsiparis dan Angka
Kreditnya Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara.
Martono, Boedi. 1994. Penataan Berkas dalam Manajemen Kearsipan.

Jakarta:Pustaka Sinar Harapan.
Maulana, M.N. 1996. Administrasi Kearsipan. Jakarta: Bharatara.
Mustari. 2009. Perancangan jadwal Retensi Arsip. Jakarta: Universitas Terbuka.
74
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2014
Tentang Pedoman Retensi Arsip Sektor Perekonomian Urusan
Komunikasi dan Informatika Pasal 1.
Read, Judith and Gin. Mary Lea. 2008. Recods Management. Canada: Nelson
Education.
Sedarmayanti. 2003. Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi

Modern.Mandar Maju: Bandung.
Subagyo, Joko P. 2006. Metode Penelitian dalam Teori dan Praktek. Jakarta:
Rineka Cipta.
Sugiarto, Agus. 2005. Manajemen Kearsipan Modern. Yogyakarta: Gava Media.
Sulistyo-Basuki. 2003. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: PT Gramedia Pustaka

Utama.
---------. 2010. Metode Penelitian. Jakarta. Penaku.
Widjaja, A.W. 1993. Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar. Jakarta: PT Raja

Grafindo Persada.
Widjaya, A.W. 1986. Administrasi Kearsipan. Jakarta: PT. Raja Grafindo Persaja
Wiyasa, Thomas. 2005. Tugas Sekretaris: Dalam Mengelola Surat dan Arsip
Dinamis. Jakarta: Pradnya Paramita.
Wursanto, Ig. 1991. Kearsipan 1. Yogyakarta: Kanisius.
---------.1999. Kearsipan 2. Yogyakarta: Kanisius.
75
Lampiran 1
PEDOMAN WAWANCARA
1. Berlatar belakang pendidikan apa pegawai arsip di Bagian Tata Usaha
Rumah Sakit Umum Sari Mutiara?
2. Arsip apa saja sumber arsip di Bagian Tata Usaha Rumah Sakit Umum
Sari Mutiara?
3. Bagaimana proses pengelolaan arsip dinamis di Bagian Tata Usaha Rumah
Sakit Umum Sari Mutiara?
4. Prosedur apa yang digunakan dalam pengelolaan arsip dinamis di Bagian
Tata Usaha Rumah Umum Sakit Sari Mutiara?
5. Bagaimana keadaan lingkungan kerja khusus kearsipan di Bagian Tata
Usaha Rumah Sakit Sari Mutiara?
6. Azas pengorganisasian arsip apakah yang digunakan di Bagian Tata Usaha
7. Sistem penyimpanan seperti apa yang dilakukan dalam pengelolaan arsip
dinamis di Bagian Tata Usaha Rumah Sakit Sari Mutiara?
8. Berapa ukuran ruangan tempat penyimpanan arsip dinamisdi Bagian Tata
Usaha Rumah Sakit Umum Sari Mutiara?
9. Apa saja fasilitas yang digunakan dalam penyimpanan arsip dinamis di
Bagian Tata Usaha Rumah Sakit Umum Sari Mutiara?
10. Siapa saja yang pemakai arsip di Bagian Tata Usaha Rumah Sakit Umum
Sari Mutiara setiap harinya?
76
11. Bagaimana cara menentukan arsip dinamis aktif dan inaktif agar pada
proses temu balik arsip agar tidak terjadi kesalahan di Bagian Tata Usaha
12. Bagaimana sistem temu balik arsip di Bagian Tata Usaha Rumah Sakit
Umum Sari Mutiara?
13. Apakah dalam temu balik arsip di Bagian Tata Usaha telah memiliki
sistem aplikasi untuk mempermudah proses temu balik arsip ?
14. Apa yang menjadi kendala atau hambatan dalam temu balik arsip di
Bagian Tata Usaha Rumah Sakit Sari Mutiara?
77
Lampiran 2
HASIL WAWANCARA
Hari / Tanggal : 26 Desember 2016
Bagian : Tata Usaha
1. Berlatar belakang pendidikan apa Bapak/Ibuk yang menangani arsip di
Bagian Tata Usaha Rumah Sakit Umum Sari Mutiara ?
I1 : Saya berlatar belakang pendidikan Sarjana Ekonomi.
I2 : Pendidikan terakhir saya Sarjana Ekonomi.
2. Arsip apa saja sumber arsip di Bagian Tata Usaha Rumah Sakit Umum
Sari Mutiara?
I1 : Arsip yang diterima dan dikeluarkan Bagian Tata Usaha yaitu surat
masuk seperti surat ijin penelitian yang terlebih dahulu disetujui oleh
Direktur Rumah Sakit Umum Sari Mutiara, MoU atau hubungan
kerjasama dengan instansi lain, surat perintah tugas dari pihak RSU
Sari Mutiara kepada pegawai, surat ijin libur bekerja, Jamsostek, surat
peringatan, surat pengalaman kerja, BUMN, Pemko, Surat
Permohonan dan lainnya”.
I2 : Arsip yang kami terima yaitu surat masuk dari rumah sakit lain, surat
ijin penelitian, MoU, surat dinas kesehatan, jamsostek, surat
penawaran. Sedangkan arsip yang kami keluarkan yaitu surat ijin tidak
bekerja, surat perintah tugas,surat peringatan, daftar hadir pegawai,
pengalaman bekerja, surat administrasi umum pasien, nota tugas.
78
3. Bagaimana proses pengelolaan arsip dinamis di Bagian Tata Usaha Rumah
Sakit Umum Sari Mutiara?
I1 : Pengelolaan arsip di RSU Sari Mutiara masih manual, tidak
menggunakan sistem dan semua yang berhubungan dengan
pengelolaan arsip dikerjakan oleh kami sendiri. Yaitu dengan cara
arsip yang diterima nomor surat kami tulis kedalam buku besar
beserta jenis dan kodenya berdasarkan ketetapan dari Bagian Tata
Usaha RSU Sari Mutiara.
I2 : Pengelolaan arsip dari dahulu sampai sekarang kami berdua yang
mengelola, berbagi tugas. Arsip dimasukan kedalam map file yang
sudah tersedia oleh pihak RSU Sari Mutiara. Arsip tersebut berupa
tercetak dan ditulis angan dengan format yang telah tersedia.
4. Prosedur apa yang digunakan dalam pengelolaan arsip dinamis di Bagian
Tata Usaha Rumah Umum Sakit Sari Mutiara?
I1, I2 : Prosedur yang kami lakukan dalam pengelolaan arsip dinamis yaitu
pertama kali arsip yang diterima kami catatat jenisnya, tanggal,
bulan, dan tahun. Setelah itu kami beri kode sesuai yang telah
ditetapkan Bagian Tata Usaha RSU Sari Mutiara dan disimpan di
dalam map file dan dimasukkan kedalam lemari penyimpanan arsip
dinamis.
79
5. Bagaimana keadaan lingkungan kerja khusus kearsipan di Bagian Tata
Usaha Rumah Sakit Sari Mutiara?
I1, I2 : Keadaan lingkungan kerja di Bagian Tata Usaha RSU Sari Mutiara
nyaman dan bersih. Pekerjaan yang sibuk setiap hari terutama di
bagian administrasi dan tata usaha menyebabkan banyaknya arsip
yang tercipta disini.
6. Azas pengorganisasian arsip apakah yang digunakan di Bagian Tata Usaha
I1 : Azas yang kami gunakan dalam pengelolaan arsip dinamis yaitu azas
desentralisasi, maksudnya arsip yang kami kelola disini arsip yang
dikumpulkan dan dikelola sehingga beragam arsip yang kami terima
I2 :Azas yang sesuai dalam pengelolaan arsip dinamis yaitu azas
desentralisasi.
7. Sistem penyimpanan seperti apa yang dilakukan dalam pengelolaan arsip
dinamis di Bagian Tata Usaha Rumah Sakit Sari Mutiara?
I1 : Penyimpanan arsip berdasarkan kronologis, jenis dan kodenya. Arsip
sangat penting untuk kegiatan administrasi, oleh karena itu kami disini
sebisa mungkin mengelola dan menyimpan secara teratur. Dan arsip
yang sudah 5 tahun terakhir kami simpan kedalam gudang yang
bergabung dengan arsip lain di RSU Sari Mutiara ini.
I2, : Penyimpanan dilakukan dengan cara arsip yang tercipta kami buat
pertinggalnya dan di masukkan kedalam map file. Terlebih dahulu
arsip kami beri kode sesuai yang ditetapkan Bagian Tata Usaha RSU
80
Sari Mutiara. Setelah itu arsip kami simpan di lemari penyimpanan
arsip dengan disusun secara tegak.
8. Berapa ukuran ruangan tempat penyimpanan arsip dinamisdi Bagian Tata
Usaha Rumah Sakit Umum Sari Mutiara?
I1, I2 : Ukuran ruangan Bagian Tata Usaha ini sekitar Panjang 10 Meter dan
Lebarnya 3Meter.
9. Apa saja fasilitas yang digunakan dalam penyimpanan arsip dinamis di
Bagian Tata Usaha Rumah Sakit Umum Sari Mutiara?
I1, I2 : Fasilitas yang kami gunakan dalam penyimpanan arsip dinamis yaitu
3 lemari arsip dan map file arsip.
10. Siapa saja yang pemakai arsip di Bagian Tata Usaha Rumah Sakit Umum
Sari Mutiara setiap harinya?
I1 : Pemakai arsip dinamis disini yaitu para pegawai di RSU Sari Mutiara,
dokter, Direktur RSU Sari Mutiara.
I2 : Kebanyakan arsip dinamis yang sering digunakan oleh pegawai RSU
Sari Mutiara dan keluarga pasien yang membutuhkan surat
administrasi.
11. Bagaimana cara menentukan arsip dinamis aktif dan inaktif agar pada
proses temu balik arsip agar tidak terjadi kesalahan di Bagian Tata Usaha
I1, : Cara menentukan arsip dinamis dengan arsip inaktif kami lihat dari
kronologis waktunya. Kami melakukan penyusutan arsip sekali 5
tahun. Arsip inaktif tersebut kami masukkan kedalam gudang
81
penyimpanan arsip. Temu balik arsip masih dilakukan secara manual
tanpa menggunakan sistem.
I2 : Temu balik arsip disesuaikan dengan tanggal, bulan, tahun, dan
jenisnya. Apabila telah mengetahui maka petugas arsip mencari
kodenya di dalam buku besar tersebut dan arsip yang diminta di ambil
dilemari penyimpanan arsip.
12. Bagaimana sistem temu balik arsip di Bagian Tata Usaha Rumah Sakit
Umum Sari Mutiara?
I1 : Temu balik arsip disesuaikan dengan jenis arsipnya dan sesuai dengan
tanggal, bulan dan tahunnya.
I2 : Temu balik arsip terjadi apabila ada permintaan oleh seseorang yang
membutuhkannya. Terlebih dahulu kita tanyakan jenis arsipnya apa,
tanggal, bukan, tahun terciptanya arsip tersebut. Setelah itu kami lihat
dibuku besar kode arsip dan dicarikan di lemari penyimpanan arsip.
13. Apakah dalam temu balik arsip di Bagian Tata Usaha telah memiliki
sistem aplikasi untuk mempermudah proses temu balik arsip ?
I1 : Dalam proses temu balik arsip masih dilakukan secara manual. Dan
kami juga belum memiliki sistem aplikasi untuk mempermudah proses
temu balik arsip disini.
I2 : Belum ada diterapkan atau digunakan sistem untuk mempermudah
proses temu balik arsip. Kami juga akan mengusulkan untuk
diterapkan sistem aplikasi proses temu balik tersebut, agar membantu
mempermudah proses temu balik arsip disini.
82
14. Apa yang menjadi kendala atau hambatan dalam temu balik arsip di
Bagian Tata Usaha Rumah Sakit Sari Mutiara?
I1 : Kendala yang memperlambat pekerjaan yaitu belum mendapatkan
persetujuan dari Direktur RSU Sari Mutiara dikarenakan sibuk atau
tidak berada ditempat. Tidak mengetahui jenis dan waktu arsip yang
dibutuhkan sehingga memperlambat proses temu balik arsip.
I2 : Kendala yang lainnya yaitu kurangnya peralatan atau fasilitas seperti
lemari penyimpanan arsip, pegawai arsip tidak berlatar belakang
pendidikan arsip sehingga kurang memahami dalam hal pengelolaan
arsip, dan gudang penyimpanan arsip yang telah inaktif dicampurkan
dengan arsip-arsip lain di RSU Sari Mutiara tersebut.
83

Universitas Sumatera Utara

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Universitas Sumatera Utara

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DALAM MEMUDAHKAN

TEMU KEMBALI ARSIP DI RUMAH SAKIT UMUM

Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan studi

SHINTA NOFITA SARI

DEPARTEMEN STUDI IMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI

Judul Skripsi : pengelolaan arsip dinamis dalam memudahkan Temu kembali

Oleh : Shinta Nofita Sari

Pembimbing I : Ishak, S.S., M.Hum.

Pembimbing II : Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Judul Skripsi : pengelolaan arsip dinamis dalam memudahkan Temu kembali

Oleh : Shinta Nofita Sari

DEPARTEMEN STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI

Ketua : Dr. Irawaty A. Kahar, M.Pd.

FAKULTAS ILMU BUDAYA

Ketua : Dr. Budi Agustono, M.S.

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Medan, Januari 2017

Shinta Nofita Sari

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Sari, Shinta Nofita. 2016. Pengelolaan Arsip Dinamis Dalam Memudahkan

Kata Kunci : Pengelolaan Arsip Dinamis, Temu Kembali Arsip

memberikan rahmat serta karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi

yang berjudul “Pengelolaan Arsip Dinamis Dalam Memudahkan Temu Kembali

saran yang bersifat membangun demi kesempurnaan skripsi ini nantinya.

Penulis menyampaikan rasa hormat dan untaian rangkaian kata terindah

menyelesaikan skripsi ini. Terimakasih untuk semua pengorbanan yang diberikan

ayah dan bunda.

Penulis juga tidak lupa mengucapkan terimakasih yang sebesar-besarnya

1. Bapak Dr. Syahron Lubis, MA selaku dekan Fakultas Ilmu Budaya

Universitas Sumatera Utara.

Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya.

Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya.

4. Bapak Ishak, S.Sos.,M.Hum selaku Pembimbing I yang selalu memberikan

bimbingan, dukungan, petunjuk dan nasihat kepada penulis.

5. Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd selaku Pembimbing II yang selalu

memberikan bimbingan, dukungan dan nasihat kepada penulis.

banyak memberikan arahan dan masukan kepada penulis.

Fakultas Ilmu Budaya.

telah banyak membantu dalam memberikan informasi yang dibutuhkan

penulis dalam penulisan skripsi

dukungan, semangat dan masukan dalam penulisan skripsi ini.

Hareva, Elvin Zega, M. Sutan Nursaleh Dendy yang selalu memberikan

semangat dan dukungannya.

dalam memberikan izin untuk bimbingan kekampus.

siapapun yang membutuhkannya, terimakasih.

Shinta Nofita Sari

Daftar isi ................................................................................................................. v

Daftar Gambar ............................................................................................................ viii

BAB III METODE PENELITIAN ............................................................................................... 44

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN.................................................................51

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

Daftar Pustaka .......................................................................................................74

Tabel 3.1 Keterangan Informan ............................................................................46

Gambar 2.1 Model Siklus Hidup Arsip ................................................................15

Gambar 4.4 Contoh Surat Permohonan ..............................................................59

Lampiran 1 Pedoman Wawancara .......................................................................76

1.1 Latar Belakang Masalah

Perkembangan ilmu pengetahuan dan tekonologi pada saat sekarang ini,

untuk mendukung pelaksanaan pekerjaan dalam pengambilan keputusan, baik

instansi pemerintahan maupun instansi swasta. Salah satu sumber informasi

dalam seluruh aktivitas instansi. Setiap kegiatan yang dilaksanakan secara

otomatis menciptakan arsip yang berhubungan dengan kegiatan tersebut. Arsip