Skripsi: Universitas Sumatera Utara

PENERAPAN JADWAL RETENSI ARSIP DALAM PENYUSUTAN ARSIP
DI DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN KABUPATEN

LANGKAT
SKRIPSI
OLEH :
NAMPATI KITA SURBAKTI
170723043
PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI
FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
2019

ABSTRAK
Nampati Kita Surbakti. 2019.Penerapan Jadwal Retensi Arsip dalam Penyusutan

Arsip di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Langkat:Program
Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas sumatera
Utara.
Penelitian ini dilakukan di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten

Langkat. Tujuan dari penelitian adalah untuk medekskripsikan penerapan Jadwal
Retensi Arsip (JRA) dalam penyusutan Arsip di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan
Kabupaten Langkat.
Metode yang digunakan adalah metode kualitatif. Pengumpulan data
dilakukan melalui : (1) wawancara dengan 4 orang informan yang dipilih secara
purposive sampling yaitu teknik untuk menentukan sampel penelitian dengan
beberapa pertimbangan tertentu yang bertujuan agar data yang diperoleh nantinya
bisa lebih representatif; (2) observasi; (3) studi kepustakaan melalui berbagai literatur
dan dokumen berkitan dengan masalah penelitian.
Hasil penelitian mengungkapkan bahwa Penerapan Jadwal Retensi Arsip
dalam Penyusutan di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Langkat telah
berpedoman kepada peraturan kepala ANRI tentang Jadwal Retensi Arsip. Proses
Penerapan Jadwal Retensi Arsip dalam Penyusutan Arsip Dinas kearsipan dan
Perpustakaan Kabupaten Langkat sudah dikatakan efektif dalam pengelolaan arsip,
tetapi dalam pelaksanaannya masih terdapat beberapa kendala diantaranya, masih
terbatasnya sumber daya manusia khususnya kearsipan, tidak semua pegawai yang
mengerti tentang penerapan JRA. Kurangnya sarana dan tempat penyimpanan arsip.
Kata kunci: Jadwal Retensi Arsip (JRA), Penerapan jadwal Retensi Arsip

KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kehadapan Tuhan Yang Maha Esa karena
berkat dan rahmat-Nya penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. Penulisan skripsi ini
untuk memenuhi salah satu syarat dalam meraih gelar Sarjana Sosial pada Fakultas
Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
Dalam penulisan skripsi ini, penulis mendapatkan semangat dan dukungan
dari banyak pihak, khususnya dari orang tua terkasih, bapak Johannes Surbakti dan
ibu Masauli Sihombing yang senantiasa mendoakan dan mendukung dari awal
perkuliahan sampai akhirnya penulis menyelesaikan perkuliahan.
Dalam kesempatan ini penulis juga ingin mengucapkan terima kasih yang
sebesar-besarnya kepada:
1. Bapak Dr. Budi Agustono, M.S selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya
Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Ishak, S.S, M.Hum selaku Ketua Jurusan Ilmu Perpustakaan.
3. Ibu Laila Hadri Nasution, S.Sos, M.P selaku Sekretaris Jurusan Ilmu
Perpustakaan.
4. Ibu DRA. Zaslina Zainuddin, M.Pd selaku dosen pembimbing yang telah
banyak meluangkan waktu, tenaga, pikiran serta membantu penulis dalam
pengerjaan skripsi ini dengan memberikan araha, kritik, dan juga saran.
5. Bapak Dr. Jonner Hasugian, M,Si selaku dosen penguji I yang telah
memberikan kritik dan saran terhadap penulisan skripsi ini.
ii

6. Bapak Ishak, S.S, M.Hum selaku dosen penguji II yang telah memberikan
kritik dan saran terhadap penulisan skripsi ini.
7. Seluruh staf pengajar di jurusan Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya
Universitas Sumatera Utara.
8. Pegawai administrasi yang telah membantu penulis dalam hal mengurus
surat dan hal-hal lainnya dalam proses penyelesaian penulisan skripsi
penulis.
9. Kepada Ibu pengelolaan Kearsipan dan pegawai Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Kabupaten Langkat yang telah memberikan petunjuk dan
masukan kepada penulis
10. Teman saya Fachri dan lusi yang selalu memberi semangat selama
menyelesaikan perkuliahan.
11. Teman-teman Ilmu Perpustakaan Ekstensi 2017, Indira, Suka, Inten,
Rizka, Zelka, Mifta, Ara, Helmi, Rafika, Udur, Tika, Bulan, Conny,
Nanda, Desi, Era, Yana, Devi, Gilang, Erna, KakDewi, Kak Lora, Kak
Dina, Nadia, Dina, Safrida, Wahyu, Uli, Putri, Tamara, Zahara, Nurma,
KakOsnita, KakMeldi, KakSany, Kak Cindy, KakLisda, Isma, Fachri,
Samuel, Pak Edward, Bang Asido, Bang Topo, Ryan, Riga, Rony,
Hendro, Aldo, Tommy, Markus, Bang Ibnu, Bang Ardiansyah, dan Bang
Didit yang banyak membantu penulis dalam menyelesaikan tugas kuliah
selama penulis menempuh pendidikan di Kota Medan.
iii

Penulis menyadari sepenuhnya bahwa tulisan ini belum mencapai
kesempurnaan, maka dari itu penulis sangat mengharapkan kritik dan saran guna
membangun dan menyempurnakan skripsi ini. Semoga skripsi ini bermanfaat bagi
pembaca.
Medan, Maret2019
Penulis
Nampati Kita Surbakti
iv

DAFTAR ISI
Halaman
JUDUL
LEMBAR PERSETUJUAN
LEMBAR PENGESAHAN
PERNYATAAN ORISINALITAS
ABSTRAK …………………………………………………………………i
KATA PENGANTAR ………………………………………………….....ii
DAFTAR ISI ……………………………………………………………....v
DAFTAR TABEL …………………………………………………….….vii
DAFTAR GAMBAR………………………………………………….…viii
DAFTAR LAMPIRAN ……………………………………………...……ix
KATA PENGANTAR ……………………………………………………ii
BAB I PENDAHULUAN ............................................................................. 1
1.1 Latar Belakang Masalah .................................................................. 1
1.2 Rumusan Masalah ............................................................................ 5
1.3 Tujuan Penelitian ............................................................................. 6
1.4 Manfaat Penelitian ........................................................................... 6
1.5 Ruang Lingkup Penelitian................................................................ 6
BAB II KAJIAN TEORITIS ....................................................................... 7

2.1 Pengertian Arsip ............................................................................... 7
2.1.1 Peranan Arsip ............................................................................ 9
2.1.2 Arsip dan Administrasi ............................................................ 10
2.2 Pengertian Jadwal Retensi Arsip.................................................... 13
2.2.1 Maksud dan Tujuan Arsip ....................................................... 14
2.2.2 Manfaat dan Kegunaaan JRA.................................................. 15
2.2.3 Fungsi JRA .............................................................................. 16
2.3 Nilai Guna Arsip ............................................................................ 17
2.4 Jangka Waktu Penyimpanan Arsip ................................................ 21
2.5 Dasar Hukum ................................................................................. 23
2.6 Sistematika dan Proses Penetapan JRA ........................................ 25
BAB III METODE PENELITAN ............................................................. 29

3.1 Metode Penelitian ……………………………………………….29
3.2 Lokasi Penelitian dan Waktu Penelitian ....................................... 29
3.3 Objek dan Subjek Penelitian ......................................................... 29
3.4 Kriteria Pemilihan Informan .......................................................... 30
3.5 Teknik Pengumpulan Data ............................................................. 31
3.6 Analisis dan Pengolahan Data ....................................................... 32
3.7 Keabsahan Data................................................................................32

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN ……………………………........34
4.1 Sejarah Dinas Kearsipan dan perpustakaan Kabupaten Langka…....34

4.2 Gambaran Umum Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten
Langkat…………….………………………...……………………...35
4.3 Sistem Kearsipan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten
Langkat……………………………………………………………...36
4.4 Organisasi dan Tugas Kearsipan Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Kabupaten Langkat …………………………………..37
4.5 Analisis Data………………………………………………………...44
4.5.1 Profil Informan……………………………………………...…39
4.5.2 Manfaat Penerapan Jadwal Retensi Arsip Dalam
Pengelolaan Arsip……………………………………………...40
4.5.3 Penerapan JRA di dinas Kearsipan dan Perpustakaan
Kabuapten Langkat.....................................................................42
4.5.4 Manfaat Penerapan JRA……………………………………......44
4.5.5 Kendala Penerapan Jadwal Retensi Arsip di Dinas Kearsipan
dan Perpustakaan Kabupaten Langkat…………………………46
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN …………………………………...48

5.1 Kesimpulan ………………………………………………………….48
5.2 Saran ………………………………………………………………...49
DAFTAR PUSTAKA……………………………………………………....51
LAMPIRAN ……………………………………………………………......53
vi

DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 3.1 Daftar Kode Informan . ............................................................ .......29

Tabel 4.1 Profil Informan................................................................................38
vii

DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 4.1 Struktur Organisasi Unit Kearsipan ............................................37

Gambar 4.2 Jadwal Retensi Arsip ...................................................................42
viii

DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Pedoman Observasi, Hasil Wawancara

Lampiran 2 Daftar Gambar
Lampiran 3 SuratIzinObservasi
ix

BAB I
PENDAHULUAN
1.1 latar Belakang Masalah
Salah satu sumber informasi penting yang dapat menunjang proses kegiatan
admistrasi dan birokrasi adalah arsip. Arsip merupakan pusat ingatan setiap
organisasi dan rekaman informasi admistrasi suatu organisasi. Tidak hanya itu,
dalam rangka pelaksanaan kegiatan, arsip juga berfungsi sebagai sarana
pendukung penyusunan program kegiatan selanjutnya. Melalui arsip dapat
diketahui bermacam-macam informasi yang sudah dimiliki, sehingga dapat
ditentukan sasaran yang akan dicapai, dengan menggunakan potensi yang ada
secara maksimal.
Keberadaannya dalam organisasi pemerintahan memiliki nilai dan arti yang
sangat penting dan harus di kelola dengan baik. Mengingat arti penting arsip itu
sendiri maka perlu adanya sistem pengelolaan yang sistematis, efektif, dan efisien
tetapi pengelolaan arsip seringkali diabaikan dengan berbagai macam alasan,
seperti kurangnya sumber daya manusia yang mempunya latar belakang
pendidikan yang mendukung, tidak ada pemahaman mengenai pentingnya arsip,
tidak adanya prosedur manual yang di keluarkan dalam melaksanakan kegiatan
pengelolaan arsip dan bertambahnya volume arsip seiring semakin tinggi dan
kompleksnya pelaksanaan tugas dan fungsi suatu orgnisasi. Penambahan volume
arsip yang semakin dinamis menimbulkan permasalahan menumpuknya arsip
yang berjung pada sulitnya temu kembali arsip yang diperlukan.

1
Pengolahan arsip atau kebijakan arsip ini disebut manajemen kearsipan adalah
satu disiplin manajemen yang bertanggung jawab untuk efisiensi dan kontrol
sistematis dan konsisten terhadap rekod melalui siklus hidupnya sejak diciptakan
hingga dimusnahkan. Manajemen kearsipan ini berfungsi untuk menjaga
kesinambungan asip dalamsegi penciptaan lalu lintas dokumen, pencatatan,
pendistribusian, pemakaiannya, penyimpanan, pemeliharan, pemindahan, dan
pemusnahannya. Tujuan akhirnya adalah menyederhanakan jenis dan volume
arsip serta mendayagunakan pemakaiannya bagi peningkatan profesionalisme.
Dari pengertian diatas dapat disimpulkan adanya suatu kegiatan yang saling
berkesinambungan dan tidak dapat dipisahkan satu sama lain. Sehingga bila kita
membahas soal penyusutan kita tidak bisa lepas dari kegiatan penciptaan arsip
tersebut, sedangkan tahap penciptaan sampai ke tahap penyusutan berada dalam
unit yang berbeda, yaitu unit pengolah yang menangani arsip anktif dan unit
kearsipan mengelola arsip inaktif dan unit pengolah di lingkungannya, serta
melaksanakan kegiatan pemusnahan di lingkungan lembanganya.
Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Langkat merupakan badan
pemerintah yang bergerak dalam bidang tata kelola penyelenggaraan perpustakaan
dan arsip yang baik menerapkan kaidah-kaidah ―Good Governance’, serta
menyelenggarakan urusan perpustakaan dan kearsipan daerah. Dalam proses
menciptakan arsip yang tidak sedikit Dinas Kearsipan dan Perpustakaan
Kabupaten Langkat mempunyai fungsi sebagai pelaksanaan tugas dan fungsi di
bidang administrasi pemerintahan dalam bidang perpustakaan dan kearsipan.

2
Arsip-arsip tersebut digunakan untuk keperluan pada unit di lingkungannya
sebagai pendukung pekerjaan unit kerja itu sendiri. Arsip-arsip yang tercipta
bersifat dinamis dimana volume peningkatan arsip akan bertambah setiap harinya
seiring dengan kompleksitasnya kegiatan yang dilaksanakan. Masalah yang
mungkin muncul diantaranya adalah penumpukan arsip, kesulitan dalam proses
temu kembali, serta melacak keberadaan arsip. Oleh karena itu, untuk mencapai
efektifitas kinerja, efisiensi dana, serta proses temu kembali maka diperlukan
adanya proses penyusutan.
Penyusutan bertujuan untuk mendapatkan penghematan dan efisiensi,
pendayaguna arsip, memudahkan pengawasan dan pemeliharan terhadap arsip,
memudahkan pengawasan dan pemeliharaan terhadap arsip yang masih
diperlukan dan bernilai tinggi, serta penyelamatan bahan bukti kegiatan
berorganisasi. Dalam Peraturan Pemerintah Nomor 28 tahun 2012 tentang
penyusutan arsip, yang dimaksud dengan penyusutan arsip adalah kegiatan
pengurangan arsip dengan cara:
1. Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan.

2. Pemusnahaan arsip yang telah habis retensinya dan tidak
memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan peraturan
perundang-undangan.
3. Penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip di unit kearsipan kepada
lembaga kearsipan.
Kewajiban Dinas Kearsipan dan perpustakaan Kabupaten Langkat dalam
melaksanakan penyusutan dan penyelamatan arsip sebagai bahan bukti
penyelenggaraan instansi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Langkat
menjadi sebuah kebutuhan instansi dalam mengantisipasi perkembangan arsip
yang semakin dinamis. Namun dalam melakukan kegiatan penyusutan, suatu

3
organisasi harus menilai kembali nilai kegunaan arsipnya dalam menentukan
kelompok arsip yang harus disimpan lebih lama atau dimusnahkan. Tujuan
penyusutan arsip akan tercapai jika organisasi memiliki program dan rencana
pengurangan arsip yang meliputi penetapan jangka simpan arsip beserta
penetapan simpan permanen dan musnah. Program ini perlu dituangkan dalam
suatu pedoman yang disebut Jadwal Retensi Arsip.
Jadwal Retensi Arsip digunakan dalam program penyisihan untuk
mendapat efisiensi arsip dan penghematan. Dalam Undang-undang nomor 43
tahun 2009 pasal 1 ayat 22 disebutkan bahwa Jadwal Retensi Arsip adalah daftar
yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis
arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip
dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai
pedoman penyusutan atau penyelamatan arsip. JRA ini wajib dimiliki oleh setiap
lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintahan yang dipakai sebagai
pedoman penyusutan arsip.
1.2 Perumusan Masalah

Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Langkat telah memiliki pedoman
dalam melaksanakan Jadwal Retensi Arsip sebagai pegangan bagi kegiatan
kearsipan dalam melaksanakan kegiatan penyusutan arsip inaktif agar dapat
dilakukan secara tertib dan merata di seluruh Dinas Kearsipan Kabupaten
Langkat. Jadwal Retensi Arsip telah digunakan di Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Kabupaten langkat. Dalam menyimpan arsip berupa dokumen-
dokumen resmi yang bersifat penting dan rahasia yang berasal dari

4
instansi/organisasi pemerintahan Kabupaten Langkat untuk menentukan Jadwal
Retensi berpedoman kepada keputusan Menteri Dalam Negeri No. 100 tahun
1991, namun permasalahan yang terjadi belum adanya keseragaman pada
implementasinya di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Langkat.
Pertanyaan dalam penelitian ini :
1) Bagaimana penerapan Jadwal Retensi Arsip di Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Kabupaten Langkat ?
2) Apa kendala yang sering terjadi dalam penerapan Jadwal Retensi Arsip di
Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Langkat?
1.3 Tujuan Penelitian

Penelitian ini dilakukan dengan tujuan :
1.) Untuk mengetahui penerapan Jadwal Retensi Arsip di Dinas Kearsipan
dan Perpustakaan Kabupaten Langkat.
2.) Untuk mengetahui kendala yang sering terjadi pada penerapan Jadwal
Retensi Arsip Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Langkat.
1.4 Manfaat Penelitian
Manfaat penelitian dari sisi akademis adalah untuk menambah
pengetahuan tentang ilmu kearsipan terutama mengenai penerapan pengelolaan
kearsipan pada instansi pemerintah khususnya di lingkungan Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Kabupaten Langkat. Manfaat praktis adalah hasil penelitian ini
diharapkan dapat menjadi bahan masukan bagi pihak pengelola maupun
pengambil keputusan di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Langkat
dalam merencanakan program pengelolaan arsip.

5
Manfaat pribadi adalah menambah wawasan bagi penulis sendiri dalam
hal penulisan penelitian dan rangka berpikir mengenai pengolahan informasi
dengan pengolahan yang terpadu dan terencana.
1.5 Ruang Lingkup Penelitian
Ruang lingkup pada penelitian ini dibatasi oleh proses penyusunan Jadwal
Retensi Arsip, proses penyusutan arsip, dan proses penerapan Jadwal Retensi
Arsip di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Langkat.

6
BAB II
KAJIAN TEORITIS
2.1 Pengertian Arsip
Menurut Rickss ( 1992:3) Arsip adalah ‗‗rekaman informasi‘ tanpa
memandang media atau karateristiknya, dibuat atau diterima organisasi yang
digunakan untuk menunjang operasional.‘‘ Menurut Walne (1998 ;1) ‗‗Arsip atau
records merupakan informasi yang direkam dalam bentuk atau media apapun,
dibuat, diterima, dan dipelihara oleh suatu organisasi / lembaga / badan /
perorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan arsip tercipta karena berjalannya
suatu fungsi admistrasi dan merupakan endapan rekaman informasi pelaksanaan
dari kegiatan admistrasi‘‘.
Secara etimologi arsip berasal dari bahasa Yunani Kuno Archeon, Arche
yang dapat bermakna permulaan, asal, tempat utama, kekuasaan dan juga berarti
bangunan/kantor. Perkembangan selanjutnya kita mengenal achaios yang berarti
kuno, archaic, architect, archeology, archive dan arsip. Pengertian-pengertian
tersebut dimaksud untuk menunjukkan betapa sebenarnya bidang kearsipan itu
sudah cukup akrab di dengar, disamping juga sudah cukup tua umur
kemunculannya.
Identifikasi menegenai arsip secara umum sebagai berikut:
1. Fungsi utama arsip adalah memelihara akumulasi dari bukti aktivitas /
kegiatan suatu organisasi atau perorangan sebagai organic entity.
2. Arsip tercipta sebagai akibat dari aktivitas fungsional suatu organisasi
atau personal arsip seringkali terdapat keterkaitan informasi dengan

7
arsip yang lain sebagai satu unit informasi atau kelompok berkas.
3. Arsip yang hilang tidak mungkin dapat digantikan keotentikannya dan
tidak mungkin diperoleh dari tempat lain.
Pada intinya arsip membutuhkan pemeliharaan dan pelestarian. Arsip
sebagai rekaman infromasi dari seluruh aktivitas organisasi, berfungsi sebagai
pusat ingatan, alat bantu pengambilan keputusan, bukti eksistensi organisasi dan
untuk kepentingan organisasi lain. Berdasarkan fungsi arsip yang snagta penting
tersebut maka harus ada manajemen atau pengelolaan arsip yang baik sejak
penciptaan sampai dengan penyusutan Kennedy (1998) ―Arsip tidak pernah
diciptakan secara khusus tetapi ia merupakan hasil dari kegiatan organisasi atau
instansi.‖ Disini terlihat kaitan erat antara arsip dengan creating agency (instansi
penciptanya) sebagai bukti dokumenter menegenai penyelesaian berbagai
persoalan, bukti-bukti transaksi maupun perencanaan ke depan dari instansi yang
bersangkutan.
Untuk peningkatan efisisensi dan efektifitas operasional instansi,
sebaimana tujuan diselenggarakannya manajemen arsip dinamis (records
management), arsip harus disusutkan. Sesuai dengan ketentuan Peraturan
Pemerintah No. 34 tahun 1979, pasal 2, penyusutan berarti memidahkan arsipaktif
dari unit-unit pengolah ke Unit kearsipan ke Arsip Nasional Republik Indonesia
(ANRI). Manfaat penyusutan yang konsisten dan prosedural dapat menghemat
ruang penyimpanan, peralatan kearsipan, tenaga, waktu dan akhirnya akan
tercapai penghemat biaya operasional. Arsip yang frekuensi penggunaannya
sangat rendah yang digunakan kurang dari enam kali dalam satu tahun (standart

8
International Council on Archives), harus disimpan di tempat yang nilai
ekonominya lebih rendah, yaitu Unit kearsipan (Records Centre) sebagai arsip in
aktif.
Bentuk media arsip dapat berupa kertas, film, suara maupun elektronik.
Secara inci pengelompokan tersebut adalah sebagai berikut:
a. Arsip berbasis kertas (paper record) yaitu arsip-arsip berupa teks yang
ditulis di atas kertas. Bentuk arsip bermedia kertas ini juga biasa disebut
sebagai arsip bersifat konvensional.
b. Arsip pandang dengar (audio-visual records) merupakan arsip yang
dapat dilihat dan didengar.
c. Arsip elektronik, merupakan arsip-arsip yang disimpan dan diolah di
dalam suatu format, dimana hanya komputer yang dapat memprosesnya
maka sering dikatakan sebagai machine-readable-records. Contohnya
floppy disk, hard disk, pita magneti, cd rpm dan lain-lain
Perlu juga dikemukan di sini bahwa berdasarkan keunikan media perekam
informasi arsip berupa literatur kearsipan menyebut adanya special format
records atau arsip bentuk khusus. Contoh dari jenis arsip tersebut adalah arsip
kartografi dan kearsitekturan, meskipun kedua corak arsip ini berbasi kertas, tetapi
karena bentuknya yang unik dan khas, maka arsip-arsip tersebut merupakan arsip
bentuk khusus yang dapat dibedakan dengan arsip tekstual lainnya.
2.1.1 Peran Arsip
Mengelola arsip tidak semata-mata memperlakukannya dari sudut teknis
pengelolaan media rekamannya belaka, melainkan dari sisi peranan arsip sebagai

9
sumber informasi. Dari sudut pandang ini maka nilai arsip akan mulai tampak
berdaya guna, oleh karena diperlukan sebagai informasi. Di dunia yang semakin
kompleks ini, kegiatan apapun tidak lagi mengandalkan ingatan pelaksana atau
pelakunya. Apa yang harus dilakukan adalah mengelola informasi melalui
pengelolaan arsipnya.
Menurut (Sulistyo-Basuki,2003) ada beberapa alasan mengapa manusia
merekam informasi yaitu, alasan pribadi, alasan sosial, alasan ekonomi, alasan
hukum, alasan instrumental, alasan simbolis, dan alasan ilmu pengetahuan. Lebih
dari alasan-alasan tersebut, dalam konteks organisasi atau korporasi saat ini perlu
di garis bawahi bahwa organisasi modern adalah organisasi bertumpu pada
informasi (a modern organiation is an informtion based organiation). Arsip
sebagai record information jelas menempati posisi vital dalam organisasi modern
tersebut. Arsip akan dibutuhkan dalam seluruh proses kegiatan manajemen
organisasi, dari perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan.
2.1.2 Arsip dan Administrasi
Hubungan arsip dengan admistrasi merupakan hubungan dua sisi sebuah
mata uang atau hubungan antara suatu benda dengan bayangannya. Arsip sebagai
bagian dari proses admistrasinya hanya ada apabila admistrasi itu berjalan.
A. Proses
1. Arsip tercipta sebagai endapan informasi terekam dan pelaksanaan
kegiatan administrasi suatu instansi / organiasi
2. Arsip merupakan substansi informasi yang melekat pada fungsi,
sehingga setiap pengaturan arsip harus mempertimbangkan:

10
a. Agar informasi yang terdapat dalam arsip bisa digunakan untuk
kepentingan operasional instansi / organisasi secara fungsional.
b. Agar informasi dalam arsip dapat dikelompokan dalam unit-unit
informasi secara spesifik agar dapat diberikan secara tepat
informasi, tepat waktu, tepat orang, dan tepat guna, serta dalam
waktu yang secepat mungkin.
B. Fungsi Arsip Menurut UU
NO. 43 tahun 2009, fungsinya arsip dibedakan atas dua yaitu arsip dinamis dan
arsip statis. Dalam literatur-literatur kearsipan kita mengenal pembedaan fungsi
arsip atas records dan archives. Arsip dinamis adalah arsip yang masih secara
langsung digunakan dalam kegiatan-kegiatan atau aktivitas organisasi, baik sejak
perencanaan, pelaksanaan dan juga evaluasi. Atau dalam bahasa perundang-
undangan kearsipan disebut sebagai arsip yang dipergunakan secara langsung
dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan admistrasi
negara. Arsip
statis adalah arsip yang tidak dipergunakan lagi di dalam fungsi-fungsi
manajemen, tetapi dapat dimanfaatkan untuk kepentingan pendidikan dan
penelitian. Arsip statis merupakan arsip yang memiliki nilai guna berkelanjutan
(continuing value). Arsip dinamis berdasarkan
kepentingan penggunanya dapat dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis aktif
dan dinamis inaktif. Arsip dinamis aktif berarti arsip yang secara langsung dan
terus-menerus diperlukan dan dipergunakan di dalam penyelenggaraan

11
administrasi. Sedangkan arsip dinamis inaktif merupakan arsip-arsip yang
frekuensi penggunanya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun.
Menurut Ricks (1992) ―Frekuensi pengguna yang menurun sering
menjadi problematika tersendiri apalagi bagi instansi yang tidak memiliki Jadwal
Retensi Arsip, artinya bahwa semua tergantung bagaimana suat instansi menilai
bahwa suatu arsip sudah dikatakan menurun frekuensi penggunanya, hal ini tentu
saja harus didasarkan pada kebutuhan organisasi.‖
Bertitik tolak dari fungsi dan kegunaan arsip,
maka arsip sebagai salah satu sumber informasi harus dikelola dalam suatu
sistem/manajemen, sehingga informasi arsip memungkinkan untuk disajikan
secara tepat, kepada orang yang tepat pada waktu yang tepat dengan biaya
serendah mungkin. Dengan demikian informasi yang terekam tersebut dapat
digunakan didalam menunjang proses pengambilan keputusan,
perencanaan,pengorganisasian, pengawasan serta dapat dijadikan referensi
sebagai input yang sangat signifikan bagi proses manajemen, baik bisnis maupun
pemerintahan.
C. Kegunaan Arsip
Kegunaan arsip secara umum terbagi atas dua, yaitu kegunaan bagi
instansi pencipta arsip, dan kegunaan bagi kehidupan kebangsaan.
a. Bagi instansi pencipta, kegunaan arsip antara lain meliputi:
- endapan informasi pelaksanaan kegiatan sebagai wujud dari
memori kolektif instansi
- pendukung kesiapan informasi bagi pembuatan keputusan

12
- sarana peningkatan efisiensi operasional instansi
- memenuhi ketentuan hukum yang berlaku
- bukti eksitensi instansi
b. Bagi kehidupan kebangsaan, kegunaan arsip antara lain meliputi:
- bukti pertanggungjawaban/akuntabilitas nasional
- rekaman budaya nasional sebagai memori kolektif dan potensi
intelektual bangsa
- bukti sejarah
2.2 Pengertian Jadwal Retensi Arsip
Dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia No. 14 Tahun
2015 Tentang Tata Cara Penyusunan Pedoman Retensi Arsip, ―Retensi Arsip
adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis
arsip. Menurut Barthos (2007: 110) ―Jadwal retensi adalah daftar yang memuat
kebijaksanaan seberapa jauh sekolompok arsip dapat disimpan atau
dimusnahkan.‖ Setiap arsip ditentukan retensinya sesuai dengan nilai
kegunaannya dan dituangkan dalam bentuk Jadwal Retensi Arsip. Dalam
membuat Jadwal Retensi Arsip setidak-tidaknya berisi infomasi menegenai jenis
arsip, jangka simpan dan keterangan. Penentuan model Jadwal Retensi Arsip
terbuka luas, sesuai dengan kebutuhan instansi masing-masing, dalam hal ini
dapat dilakukan pembuatan Jadwal Retensi Arsip yang lebih rinci misalnya
menyangkut jangka simpan aktif, inaktif dan lain-lain.
Jadwal Retensi Arsip merupakan hasil keputusan pimpinan instansi untuk
menjamin bahwa penyusutan arsip di instansinya telah dilakukan sesuai

13
kebutuhan hukum yang berlaku. Dengan demikian juga menjamin bahwa
penyusutan arsip di instansinya telah dilakukan sesuai dengan kebutuhan hukum
yang berlaku. Dengan demikian juga menjamin akuntabilitas kegiatan
instansi/perusahaan dan sekaligus perlindungan hukumbagi petugas arsip/arsiparis
yang melakukan penyusutan arsip di masing-masing instansi/perusahaan. Muara
akhir Jadwal Retensi Arsip ada dua (2) yaitu :
1. Memusnahkan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna.
2. Menyerahkan arsip statis ke Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI)
Persoalan yang terjadi dalam menghitung frekuensi penggunaan berkas. Sering
diperdebatkan pengertian frekuensi penggunaan berkas sering di perdebatkan
pengertian frekuensi penggunaan, antara pihak unit pengolah dengan pihak
petugas arsip/arsiparis. Dalam situasi seperti tersebut ada kecenderungan
anggapan di unit pengolah, bahwa arsip yang masih sama sesekali digunakan
dianggap masih aktif dan hanya arsip yang sudah tidak digunakan saja yang
disebut in aktif. Akibat langsung dan kecenderungan ini adalah bahwa unit
kearsipan diindentifikasi dengan tempat penyimpanan sampah, atau bahkan
petugas arsip pada Unit Kearsipan cenderung dianggap tidak ada sama saja,
2.2.1 Maksud dan Tujuan JRA
Maksud dari JRA adalah sebagau pedoman para petugas arsip/arsiparis
untuk mengurus arsip arsip aktif yang masih dipergunakan sehari-hari di
lingkungan unit kerja yang dipimpinnya, mengirim arsip inaktif ke unit-unit kerja
pengolah kearsipan untuk disimpan dan melaksanakan penyusutan arsip.

14
Tujuan JRA adalah untuk mempermudah proses penyusutan arsip secara
teratur dan terus menerus, mempermudah penyelamatan arsip yang masih
memiliki nilai guna permanen, dan meningkatkan afisiensi administrasi dan biaya
pemeliharaan arsip, sehingga pada akhirnya dapat mewujudkan tertib arsip di
lingkungan kerja/organisasi.
2.2.2 Manfaat dan Kegunaan JRA
Menurut Sulistyo Basuki (2003), Manfaat dari Jadwal Retensi Arsip (JRA)
adalah:
1. Menghemat waktu pencarian informasi dengan cara mengecilkan
jumlah arsip dinamis.
2. Menghindari masalah hukum.
3. Lebih efisien dalam mengatur arsip dinamis yang betul-betul penting.
4. Menghemat tempat.
5. Mengindentifikasi nilai guna arsip dinamis.
Secara garis besar JRA memuat beberapa hal antara lain :
1. Jenis arsip atau dokumen adalah spesifikasi pengelompokan fisik arsip
didasarkan pada jenis informasi yang memuat, yang mencerminkan
fungsi unit kerja dalam struktur organisasi.
2. Jangka waktu simpan merupakan jangka penyimpanan arsip yang
diperlukan pada masa aktif dan inaktif.
3. Hal-hal yang menyangkut sifat nilai guna arsip dicantumkan dalam lajur
keterangan, dengan kualifikasi permanen, vital, musnah, dan dinilai
kembali.

15
2.2.3 Fungsi JRA
Berdasarkan ANRI: Modul Manajemen Jadwal Retensi Arsip (Winata dan
Muhidin, 2016:240-241), tujuan pembuatan jadwal retensi arsip, yaitu sebagai
berikut:
1)Memenuhi kebutuhan organisasi pencipta, yaitu untuk mengurangi biaya
pengelolaan arsip, meningkatkan efesiensi, menjamin keselamatan bahan
pertanggungjawaban, dan mewujudkan konsistensi penyusutan
2)Memenuhi persyaratan hukum. Peraturan yangdigunakan sebagai dasar
pembuatan jadwal retensi jadwal retensi arsip adalah UU No. 43 tahun 2009 dan
PP No. 28 tahun 2012, yang mewajibkan memiliki jadwal retensi arsip. Adapun
untuk perusahaan atau organisasi swasta kewajiab membuat jadwal retensi
terdapat dalam pasal 1 ayat 3 UU No. 8 tahun 1997, yang menyebutkan bahwa
jadwal retensi adalah jangka waktu dokumen perusahaan yang disusun dalam
suatu daftar sesuai dengan jenis dan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai
pedoman pemusnahan dokumen perusahaan
2.3 Nilai Guna Arsip
Sesuai dengan surat edaran Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI)
SE/02/1983 tentang pedoman umum untuk menentukan Nilai Guna Arsip,
disebutkan : Nilai guna Arsip ialah nilai arsip yang didasarkan pada
kegunaannya bagi kepentingan pengguna arsip. Ditinjau dari kepentingan
pengguna arsip, nilai guna arsip dapat dibedakan menjadi nilai guna primer dan
nilai guna sekunder.
Nilai Guna Primer adalah nilai arsip didasarkan pada kegunaan arsip bagi

16
kepentingan lembaga/instansi pencipta arsip. Penentuan nilai guna primer tidak
hanya didasarkan kegunaannya dalam menunjang pelaksanaan kegiatan-kegiatan
yang berlangsung, tetapi juga kegunaannya bagi lembaga/instansi pencipta arsip
tersebut di waktu yang akan datang. Nilai guna primer meliputi :
1. Nilai guna administratif : yaitu dokumen/arsip yang isinya merupakan
perwujutan kebijaksanaan, pengaturan dan tindakan pejabat
berdasarkan wewenang tanggung jawab karena jabatannya dalam
rangka mencapai tujuan organisasi.Dalam nilai guna adminstratif ini
sudah tercakup pula nilai guna organisasi danmanajemen.
Masa berlakunya nilai administratif arsip bergantung dari tujuan dan
kegunaan masing-masing arsip. Arsip tidak lagi memiliki nilai
adminstratif apabila:
a. Arsip telah selesai perannya dalam menunjang pelaksanaan kegiatan
administarsi.
b. Tujuan utama arsip telah terpenuhi.
c. Transaksi masing-masing arsip telah diselesaikan.
d. Arsip disimpan hanya untuk melindungi kesalahan administratif.
e. Arsip tersedia di tempat lain.
Berlakunya masa arsip berbeda-beda, ada yang memiliki masa yang
panjang ada pula yang pendek, untuk berkas transaksi biasanya
memiliki jangka simpan yang lebih lama. Sedangkan arsip hasil
kegiatan ketatausahan umumnya memiliki jangka simpan yang lebih

17
pendek. Dengan demikian untuk menetapkan jangka simpan suatu arsip
harus memperhitungkan nilai guna lainnya.
2. Nilai Guna Keuangan : yaitu arsip yang meperihatkan bagaimana uang
diperoleh, dibagikan, diwarisi dan dibelanjakan. Dengan kata lain
arsip-arsip yang mengandung informasi tentang bahan-bahan
pembuktian dibidang keuangan. Arsip yangberisikan
kebijaksanaan dibidang keuangan dengan arsip yang berisikan
menegenai transaksi keuangan hendaknya dipisahkan. Arsip yang
memuat kebijaksanaan dibidnag keuangan pada umumnya mempunyai
jangka waktu penyimpanan atau retensi lebih panjang.
3. Nilai Guna Hukum : yaitu arsip yang memuat kepastian hukum, yaitu
kepastian tentang hak dan kewajiban atau sebagai alat bukti atau
sarana hukum lainnya yang otentik. Arsip-arsip yang
mempunyai nilai guna hukum antara lain adalah arsip -
arsip yang berisikan keputusan atau ketetapan, perjanjian, bahan-bahan
bukti peradilan dan sebagai. Jangka waktu penyimpanan arsip-arsip
yang bernilai guna hukum tergantung pada hal yang di perlukan
Kegunaannya akan berakhir apabila urusannya telah
selesai, telah kadaluawarsa atau oleh karena ketentuan
peraturan perundangan.
Nilai hukum akan berakhir apabila :
1) Tindakan-tindakan hukum telah dilengkapi atau diselesaikan.
2) Arsip telah menyelsaikan tujuan utamanya.

18
3) Jika hak-hak organisasi telah dilindungi.
4) Jika hak-hak individu yang terlibat telah dilindungi.
5) Arsip berada ditempat lain.
Jika nilai hukum telah terpenuhi tidak berarti kegunaan arsip telah selesai.
Kemungkinan arsip tersebut masih memiliki nilai lainnya.
4. Nilai Guna Ilmiah : yaitu arsip yang isinya mengandung bahan informasi yang
dapat dipergunakan sebagai obyek penelitian dan pengembangan ilmu
pengetahuan. Apabila data tersebut tidak dimanfaatkan secara langsung atau hasil
penelitian tidak diterbitkan, maka arsip-arsip ini mempunyai jangka waktu
penyimpanan atau retensi yang panjang. Nilai Guna sekunder adalah nilai arsip
yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga/instansi lain dan
kepentingan umum di luar lembaga/instansi pencipta arsip dan kegunaannya
sebagai bahan bukti dan bahan pertanggungjawaban nasional.
Nilai guna sekunder diberlakukan apabila arsip-arsip tidak lagi ada
kegunaannya bagi kepentingan pencipta arsip. Arsip yang bernilai guna sekunder
diserahkan ke Arsip Nasional dan disimpan oleh Arsip Nasional. Sehingga pihak
lain diluar pencipta arsip dapat memanfaatkan dan menggunakannya. Meskipun
penentuan nilai guna sekunder ini merupakan bagian tugas dan Arsip Nasional,
namun pejabat instansi pencipta arsip mempunyai peran serta dalam memberikan
keterangan-keterangan yang berharga tentang terciptanya dan kegunaan arsip-
arsip itu. Nilai guna sekunder meliputi :
1. Nilai Guna Kebuktian : yaitu arsip tersebut mengandung
fakta dan keterangan yang dapat digunkan untuk menjelaskan tentang bagaimana

19
lembaga/instansi itudiciptakan, dikembangkan, diatur, fungsi dan kegiatan yang
dilaksanakan serta hasil dari kegiatannya tersebut. Arsip semacam ini diperlukan
pemerintah karena dapat digunkan sebagai panduan untuk menyelesaikan
masalah-masalah yang serupa. 2. Nilai guna Informasional : yaitu
ditentukan oleh isi atau informasi yang terkandung dalam arsip itu bagi kegunaan
berbagai kepentingan penelitian dan kesejahteraan tanpa dikaitkan dengan
lembaga/instansi penciptanya, yaitu informasi mengenai orang, tempat, benda,
fenomena, masalah dan sejenisnya. 3.
Nilai Guna Sejarah : yaitu arsip-arsip yang isinya mengandung bahan informasi
tentang kejadian-kejadian atau peristiwa-peristiwa dalam proses perkembangan
penyelenggaraan sebuah lembaga/instansi. Berdasarkan penilaian arsip tersebut
akan menghasilkan dua (2) kategori, yaitu :
a. Arsip penting dan tidak penting
b. Dapat ditentukan pula apakah sekelompok arsip disimpan permanen
atau sementara dalam arti arsip tersebut dapat dimusnahkan. Arsip
penting : yaitu dimaksud dengan arsip penting ialah arsip-arsip yang diperlukan
untuk membantu kelancaran pekerjaan suatu organisasi serta diperlukan untuk
kelangsungan hidup organisasi dengan segala usahanya dan jika arsip-arsip itu
hilang akan mempengaruhi jalannya suatu organisasi. Pada umumnnya arsip-arsip
ini mempunyai nilai ilmiah dan nilai organisasi. Arsip tidak penting: ialah
arsip-arsip yang tidak memiliki nilai guna lagi jika urusannya telah selesai,
sehingga tak memerlukan pengolahan lagi dan apabila hilang pun tidak
mempengaruhi jalannya organisasi.

20
2.4 Jangka Waktu Penyimpanan Arsip
Penentuan jangka simpan arsip, merupakan bagian terpenting dalam
penyusutan arsip, pada prinsipnya harus mempertimbangkan dua hal yaitu nilai
guna arsip dan pertanggung jawaban hukum dalam penyelenggaraan kehidupan
kenegaraan. Penentuan nilai guna arsip merupakan faktor yang sangat
menentukan dalam kegiatan penyusutan arsip dan prlu dilaksanakan dalam tata
kearsipan. Penentuan nilai guna merupakan kegiatan untuk memilih arsip-arsip ke
dalam dua kategori :
1. Arsip yang bernilai guna permanen yang harus disimpan.
2. Arsip yang bernilai guna sementara yang dapat dimusnahkan dengan
segera dikemudian hari.
Kegunaan arsip dapat berubah sesuai dengan kepentingan penggunaan
dan fungsi penggunaannya. Perubahan ini mempengaruhi pada perubahan nilai
arsip serta masa/jangka waktu penyimpanannya. Penilaian arsip tidak dapat
dilakuka secara mekanis, melainkan diperlukan kemampuan penalaran dan
keahlian untuk menyerap dan menangkap berbagai kegunaan arsip dan fungsi
arsip dalam berbagai kegunaan arsip dan fungsi arsip dalam berbagai kepentingan
penggunaanya baik diwaktu sekarang maupun dimasa datang.
Dari aspek nilai guna, sesuai dengan Surat Edaran Kepala ANRI Nomor
02/SE/1983, dapat dibedakan antara nilai guna primer dan nilai guna sekunder.
Nilai guna primer pada prinsipnya adalah nilai yang melekat pada kepentingan
operasional instansi/organisasi yang bersangkutan. Nilai guna sekunder berakitan
dengan bukti pertanggungjawaban nasional dan pelestarian budaya bangsa. Semua

21
arsip yang bernilai guna sekunder tersebut dalam prinsipnya adalah arsip bernilai
guna permanen, artinya harus dilestarikan keberadaannya. Untuk arsip, bernilai
guna permanen, daapat disimpan secara terus menerus di lembaga pencipta
(creating agency) apabila sudah tidak diperlukan lagi wajib diserahkan kepada
Arsip Nasional Indonesia sebagai arsip statis.
2.5 Dasar Hukum
Setiap upaya penyusutan arsip harus dilaksanakan sesuai dengan ketentuan
hukum yang berlaku di negara Republik Indonesia. Dan aspek huku terdapat tiga
hal yang harus dipertimbangkan, yaitu :
1. Ketentuan yang mengatur bidang kearsipan. Dalam hal ini dapat
disebutkan antara lain: Undang-undang No7 tahun 1971, Undang-undang
Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Pasal 47 ayat 2 :
Penyusutan arsip yang dilaksanakan oleh lembaga Negara, pemerintah daerah,
perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD dilaksanakan berdasrkan
Jadwal Retensi Arsip dengan memperhatikan kepentingan pencipta arsip serta
kepentingan masyrakat, bangsa dan Negara. Surat Edaran Kepal Arsip Nasional
RI NO. 01/SE/1981 dan No. 02/SE/1983. Meskipun demikian dokumen untuk
pengertian arsip perusahan, juga perlu diperhatikan Undang-undang No.8 tahun
1997.
2. Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan (PP
34/1979 Pasal 2):
- Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam
lingkungan lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintahan masing-

22
masing.
- Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
- Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada Arsip Nasional.
3. Ketentuan yang mengatur bidang operasional instansi pencipta arsip
(creatiCng ` agenc) setiap naskah dinas sebagai unsur pokok arsip, pada
prinsipnya adalah konfidensional. Artinya harus mengikuti ketetntuan hukum
yang mengatur keberadaan dan cara kerja instansi pencipta. Beberapa produk
hukum tertentu yang menyangkut ketentuan bagaiman suatu naskah dinas itu
harus dikelola.
4. Ketetntuan hukum yang mengatur ketentuan-ketentuan lain, namun
menginga cara instansi/perusahaan meperlakukannya arsipnya. Dalam hal ini
dapat disebutkan antara lain Kitab Undang-undang Hukum Dagang (KUHD),
Hukum Pidana, Hukum Perdata, ISO 900, dan kontrak-kontrak kerja yang
menyangkut hal-hal khusus. Pengertian khusus dihubungkan dengan teknologi
tinggi, operasi intelejen, dan lain-lain.
Penyusutan arsip harus dilakukan sesuai dengan ketentuan hukum yang
berklaku, artinya penyusutan arsip bukanlah hanya sesuatu masalah yang
mendesak, melainkan sebuah kewajiban konstitusional yang harus dilaksanakan
dengan tanggung jawab hukum yang jelas. Harus ada prosedur standart
operasional dalam pelaksanaannya sehingga setiap ketentuan dapat diukur dan
dituntut pertanggung jawabannya.
Manajemen arsip pada prinsipnya adlah manajemen naskah dinas (official
papers) dan bentuk konfindiental. Artinya informasi didalamnya hanya boleh

23
diketahui atau dilihat oleh orang yang memerlukan dan berhak. Karena itu harus
ada ketentuan hukumyang mengatur keterbukaan informasi (access), sehingga
keberadaan JRA, pada dasarnya hanya merupakan pedoman kerja bagi para
petugas arsip/arsiparis yang secara fungsional menjadi bagian dari struktur
organisasi pencipta arsipnya. Dari aspek keilmuan, JRA memiliki dua tujuan,
yaitu : - Sebagai sub sistem dari manejemen peningkatan efisiensi operasional
instansi.
- Perlindungan terhadap informasi pertanggungjawaban nasional serta
upaya nilai budaya bangsa.
Adanya Jadwal Retensi Arsip, maka petugas arsip/arsiparis di instansi
yang bersangkutan dapat secaraLangsung melakukan penyusutan arsip secara
sistematis berdasrkan pedomanyang sah. Dengan demikian peningkatan kecepatan
akumulasi arsip dapat diimbangi dengan kelancaran penyusutan, sehingga hanya
arsip yang masih bernilai guna sajalah yang disimpan. Hal ini akan bermuara
untuk penemuan arsip (retrieval). Hal penting ini dari manajemen arsip yang baik
adalah bahwa unit kearsipan menajdi bagian fungsional manajemen instansi
dalam rangka meningkatkan efisiensi operasional.
Penyusutan arsip, dalam perspektif ilmu pengatahuan adalah fungsi
pelestarian arsip pertanggungjawaban nasional dan bukti prestasi intelektual
berupa nilai budaya bangsa yang terekam dalam bentuk arsip. Bukti
pertanggungjawaban dan prestasi budaya tersebut bukan saja bermanfaat bagi
kepentingan penelitian sosial, budaya dan sejarah dalam rangka pembentukan

24
kesadaran jati diri bangsa, melainkan yang terpenting justru memberikan
dukungan data atau informasi dalam perumusan kebijaksanaan nasional.
2.6 Sistematika dan Proses Penetapan JRA
Sesuai dengan ketentuan Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979,
sebuah Jadwal Retensi Arsip setidak-tidaknya harus berisi informasi tentang tiga
hal, yaitu jenis arsip, jangka simpan dan keterangan. Berdasarkan ketentuan
tersebut untuk penentuan model Jadwal Retensi Asip terbuka luas, sesuai
kebutuhan instansi masing-masing. Artinya dapat dilakukan pembuatan lebih
rinci, misalnya menyangkut jangka simpan aktif, inaktif, dan lain-lain.
Berdasarkan pengalaman teoritis dan praktek, sebuah Jadwal Retensi
Arsip sangat tepat bila disusun dalam format yang jelas. Jenis arsip merupakan
susunan arsip dan sebuah seri kegiatan (Records Series). Sementara jangka
simpandibedakan antara, arsip inaktif. Pada kolom ditempatkan disposisi
mengenai nasib akhir bagi setiap seri arsip.
Jadwal Retensi Arsip pada prinsipnya adalah sebuah produk hukum untuk
menjamin bahwa penyusutan arsip dilakukan sesuai dengan ketentuan hukum
yang berlaku. Keberadaan Jadwal Retensi Arsip sesuai dengan ketentuan
Peraturan Pemerintah Nomor 34 tahun 1979, merupakan keharusan bagi setiap
instansi Pemerintah/Perusahan Negara. Kehadiran UU Nomor 8 tahun 1979 tidak
merubah esensi penyusutan arsip, dan bahkan menjadikan penyusutan sebagai
komitmen nasional karena setiap perusahan wajib menyerahkan arsip statis yang
bernilai pertanggungjawaban nasional ke Badan Arsip. Dengan demikian,
diperlukan kerjasama yang baik dengan Badan Arsip. Dengan demikian,

25
diperlukan kerjasama yang baik dengan Badan Arsip agar penyusutan arsip secara
sistematis dapat dilaksanakan dengan baik oleh setiap instansi/perusahaan.
Jadwal Retensi Arsip adalah sebuah produk hukum, sebuah keputusan
pucuk pimpinan instansi (Menteri, Kepala LPND), (Direksi Perusahaan), untuk
menjamin bahwa penyusutan arsip di instansinya telah dilakukan sesuai dengan
kebutuhan hukum yang berlaku. Dengan demikian juga merupakan jaminan
akuntabilitas kegiatan isntansi/perusahaan dan sekaligus perlindungan hukum bagi
petugas arsip/arsiparis yang melakukan penyusutan arsip di masing-masing
instansi/perusahaan.
Sedangkan akhir dari Jadwal Retensi Arsip ada dua, yakni memusnahkan
atau menyerahkan arsip statis ke Arsip Nasional Republik Indonesia. Berdasarkan
pertimbangan tersebut, maka diperlukan kesepakatan ANRI dengan perancang
JRA, mengingat tiga hal : (ANRI :1980)
1. Aspek Esensi : Dengan adanya Jadwal Retensi Arsip yang telah
disetujui ANRI, berarti suatu instansi dapat melakukan penyusutan arsipnya
sendiri sesuai ketentuan Jadwal Retensi Arsip.
2. Aspek Akuntabilitas : Dengan bekerjasama dengan ANRI
memungkinkan setiap instansi melestarikan arsip statis yang dianggap mewakili
akuntabilitas perannya secara nasional.
3. Aspek Budaya : Dengan adanya peran ANRI dalam perumusan jadwal
Retensi Arsip, berarti setiap instansi dapat menyelamatkan arsip bukti
pertanggungjawaban nasional dan bukti keberadaan/sejarah instansinya secara
otomatis sejak arsip masih aktif.

26
Secara hukum proses penentuan jadwal Retensi Arsip diatur dalam
Pemerintahan Nomor 34 tahun 1979. Secara umum, dapat dikatan sebagai berikut
: 1. Perumusan rancangan Jadwal Retensi Arsip suatu instansi/perusahaan
disusun oleh suatu tim yang dibentuk oleh pimpinan insatansi/perusahan.
2. Arsip Nasional Republik Indonesia dapat ditempatkan sebagai
narasumber perumusan JRA instansi/perusahaan.
3. Rancangan Jadwal Retensi Arsip harus diajukan kepada Kepala Arsip
Nasional Republik Indonesia (ANRI) untuk memperoleh persetujuan dalam hal
mengenai arsip keuangan perlu dipertimbangkan pendapatnya Ketua BPK, dan
Ketua BKN untuk arsip kepegawaian, serta Menteri Dalam Negeri untuk Arsip
Pemerintahan Daerah.
4. Pimpinan instansi/direksi Perusahan menetapkan keputusan berlakunya
Jadwal Retensi Arsip dilingkungan instansinya setelah memperoleh persetujuan
Kepala ANRI.

27
BAB III
METODE PENELITIAN
3.1 Metode Penelitian
Pendekatan yang dilakukan dalam penelitian ini adalah kualintatif.
Penelitian dilakukan secara deskritif. Dengan tujuan memberikan gambaran
tentang sebuah kondisi yang sedang berlangsung dan memeriksa sebab-sebab
munculnya gejala tersebut. Menurut Sulistyo-Basuki (2006:110) penelitian
deskritif mencoba mencari deskripsi yang tepat dan cukup dari semua aktifitas,
objek, proses dan manusia.
Penelitian ini dilakukan dengan teknik observasi dan wawancara untuk
memperoleh fakta terhadap pelaksanaan Jadwal Retensi Arsip Dinas Kearsipan
dan Perpustakaan Kabupaten Langkat.
3.2 Lokasi dan Waktu Penelitian
Penelitian ini dilakukan di instansi Pemerintahan Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Kabupaten Langkat, T.PUTRA No.3 Stabat. Waktu yang diperlukan
dalam melakukan penelitian ini selama 2 (dua) bulan mulai dari November
sampai dengan bulan Januari 2019.
3.3 Objek dan Subjek penelitian
Objek penelitian adalah penerapan JRA Dinas Kearsipan dan Perpustakaan
Kabupaten Langkat, sedangkan subjek penelitian ini adalah pengelola arsip yang
bekerja di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabipaten Langkat.
3.4 Kriteria Pemilihan Informan
Informan dipilih dalam penelitian ini adalah pengelolah arsip yang paling

28
mengetahui tentang penerapan Jadwal Retensi Arsip di lingkungan Dinas
Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Langkat. Informan berjumlah 7 (Tujuh)
orang yang merupakan pengelola arsip di lingkungan Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Kabupaten langkat, yaitu : 1 orang Kepala Bagian Kearsipan, 2
orang Seksi Akusisi dan Pengolahan Perpustakaan, 3 orang Seksi Program dan
pengembangan Kearsipan. Keterangan dari informan mengenai JRA Dinas
Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Langkat menjadi analisis dan penelitian
ini. Untuk memudahkan analisis data, informan tersebut diberi nomor kode
infoman mulai 1 hingga 5 :
Tabael 3.1 Daftar Kode Informan
Informan Kode Informan
Bidang Kearsipan 1
Seksi Pembinaan Kearsipan 2
Seksi Pengelolaan dan Pelayanan 3
Arsip
Keseketariatan 4

29
3.5 Teknik Pengumpulan Data
Dalam mengumpulkan data, peneliti melakukan :
1. Observasi
Observasi adalah bagian dalam pengumpulan data. Observasi berarti
mengumpulkan data langsung dari lapangan. Data yang diobservasi dapat berupa
interaksi dalam suatu organisasi atau pengalaman para anggota dalam
berorganisasi.Proses obesravsi dimulai dengan mengindentifikasi tempat yang
hnedak diteliti dilanjutkan dengan membuat pemetaan, sehingga diperoleh
gambaran umum tentang sasaran penelitian. Kemudian peneliti mengindentifikasi
siapa yang akan di observasi, kapan, berapa lama dan bagaimana. Lantas
penelitian menetapkan dan mendesain cara merekam observasi tersebut. Menurut
Raco (2010:1120) "Kualitas penelitian ini ditentukan oleh seberapa jauh dan
mendalam penelitian mengerti tentang situasi dan kontek dan menggambarkannya
sealamiah mungkin. Observasi dilakukan peneliti selama 2 bulan secara
langsung, data yang dikumpulkan dipeoleh dari para pengolah kearsipan.‖ Selain
itu juga dilakukan wawancara kepada setiap pengolah kearsipan yang dilakukan
secara mendalam guna mengetahui bagaimana penerapan Jadwal Retensi Arsip di
Lingkungan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Langkat.
2. Wawancara
Wawancara adalah percakapan dengan maksud tertentu oleh dua pihak,
yaitu pewawancara(interviewer) sebagai pengaju / pemberi pertanyaan dan
diwanwancarai (interviewer) sebagai pemberi jawaban atas perrtanyaan itu.
Maksud diadakan wawancara seperti ditegaskan oleh Linclon dan Gubapan

30
(1985:266) ‗‘antara lain: mengkonstruksi perihal orang, kejadian, kegiatan,
organisasi, perasaan, motivasi, tuntuntan dan kepedulian, merekonstruksi
kebetulan – kebetulan harapan pada masa yang akan datang; memverifikasi,
mengubah, dan memperluas konstruksi yang dikembangkan oleh peneliti sebagai
pengecekan anggota.‘‘ Wawancara yang dilakukan oleh peneliti dan dilakukan
secara resmi terstruktur artinya kalimat dan urutan yang diajukan peneliti tidak
harus mengikuti ketentuan secara ketat.
3. Studi Pustaka
Studi pustaka dilakukan dengan mempelajari dan membaca berbagai
peraturan perundangan serta bahan-bahan pustaka yang berkaitan dengan kajian
penelitian arsip. Selain berupa peraturan dan buku, sumber data juga diambil dari
internet.
3.6 Analisis Data
Analisis data penelitian kualintatif pada dasarnya sudah dilakukan sejak

awal kegiatan penelitian sampai akhir penelitian. Dengan cara diharapkan terdapat
konsistensi analisis data secara keseluruhan. Karena mengingat penelitian ini
bersifat deskritif, maka digunakan analisa data filosofis atau logika yaitu analisa
induktif.
Menurut (Sutrisno, 1986:42) metode induktif adalah metode berpikir
dengan mengambil kesimpulan dari data-data yang bersifat Khusus. Sebagai mana
yang telah dijelaskan oleh sutrisno, yaitu : berpikir induktif berangkat dari fakta-
fakta yang khusus peristiwa kongkrit, kemudian dari fakta-fakta atau peristiwa-
peristiwa yang khusus, kongkrit itu ditarik generalisasi-generalisasi yang
mempunyai sifat umum.
Dalam penelitian ini digunakan metode induktif untuk menarik suatu
kesimpulan terhadap hal-hal atau peristiwa-peristiwa dari data yang telah
dikumpulkan melalui observasi, wawancara, dan dokumentasi yang bisa
digeneralisasikan (ditarik kearah kesimpulan umum), maka jelas metode induktif
ini untuk menilai fakta-fakta empiris yang ditemukan lalu dicocokan dengan teori-
teori yang ada. Proses analisi data yang telah diperoleh menggunakan dua langkah
yaitu: 1. Persiapan
Dimana dalam persipan kegiatan yang akan dilakukan oleh peneliti yaitu:

31
a. Mengenai nama dan kelengkapan interview (sumber informasi) dan
benda-benda yang merupakan sumber data yang telah dikumpulkan.
b. Mengecek kelengkapan data, yaitu memeriksa isi instrument
pengumpulan data dan isian-isiandata yang terkumpul dari sumber
infromasi penelitian, termasuk didalamnnya tentang tanggal pengutipan
data, tanggal interview dan tanggal dilakukan observasi.
2. Penerapan
Dalam penyusutan penelitian ini, penerapan yang digunakan adalah
penerapan yang sesuai dengan penerapan kualitatif, yang lebih cenderung
menggunakan analisa induktf yang berangkat dari khusus ke umum, maksudnya
ialah mengukapkan proses pelaksanaan Jadwal Retensi Arsip yang diterapkan,
serta faktor-faktor yang mendukung dan menghambat pelaksanaan Jadwal Retensi
Arsip tersebut dilingkungan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten
Langkat.
3.7 Uji Keabsahan Data

Penelitian ini menggunakan uji keabsahan data dengan teknik triangulasi.
Menurut Pawito (2007 : 100)
‖Teknik triangulasi dilakukan untuk menguji data yang diperoleh dari satu sumber
atau dibandingkan dengan data yang diperoleh dari sumber lain agar diketahui
tingkat validitas dan reliabilitas data dengan menggunakan metode yang berbeda‖.
Teknik triangulasi terdiri dari tiga metode, antara lain:
1. Triangulasi Data
Triangulasi data merupakan metode yang menggunakan berbagai sumber data
seperti hasil observasi, hasil wawancara, dan dokumennyang dilakukan oleh
peneliti di sekolah SMA Swasta Santo Yoseph Medan.
2. Triangulasi Teori
Triangulasi teori yaitu menggunakan berbagai teori yang telah dijelaskan pada
BAB II untuk memastikan data yang telah dikumpulkan sudah memenuhi syarat
3. Triangulasi Metode
Triangulasi metode yaitu membandingkan data dengan cara yang berbeda. Pada
penelitian ini peneliti membandingkan metode observasi

32
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Sejarah Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Langkat
Perpustakaan umum Kabupaten langkat Pada tahun 2000 yang dahulunya
terbentuk disalah satu Ka-sub bag dibagian Organisasi Tata Laksana Setdakab.
Langkat (ORTA). Berdasarkan Perda No.22 Tahun 2000 Tanggal 22 Desember
2000 terbentuklah Kantor Perpustakaan Umum Kabupaten Langkat yang terletak
di Jalan T. Amir Hamzah No.1 Stabat. Pada tahun 2001 Kantor Perpustakaan
Umum dan Kearsipan Kabupaten Langkat pindah di gedung eks Dinas
Perhubungan Kabupaten Langkat yang beralamat di Jalan T. Putra Aziz No. 3
Stabat sampai dengan tahun 2005. Kemudian pada tahun 2006 Kantor
Perpustakaan dan Kearsipan kembali menjadi Bagian Yang namanya menjadi
Bagian Perpustakaan dan Kearsipan yang pada waktu itu Kantor bergabung
dengan Sekretariat yang beralamat di jalan T. Amir Hamzah No.1 Stabat.
Pada tahun 2008 Kantor Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi berganti
dari Bagian menjadi Kantor dan berpindah alamat ke Gedung eks Dinas
Perhubungan Kabupaten Langkat yang beralamat dijalan T. Putra Aziz No.3
Stabat dan berjalan sampai saat ini.
Seiring dengan visi dan misi dari pemerintahan Kabupaten Langkat dan
tujuan dari Perpustakaan yang ingin memajukan masyarakat Kabupaten Langkat
dengan membaca, maka didirikanlah 3 perpustakaan disetiap willayah yaitu
wilayah I yang terletak di Langkat Hulu, wilayah II terletak di Langkat Hilir,
wilayah III terletak di Teluk Hulu dan 38 Perpustakaan Desa/Kelurahan di

33
Kabupaten Langkat serta binaan di sekolah-sekolah, Mesjid, dan Taman Bacaan
Masyarakat Pada bulan Nopember 2012, perpustakaan Langkat Hulu kembali
bergabung dengan Perpustakaan Umum.
4.2 Gambaran Umum Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten
Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Langkat dibentuk sesuai
dengan Perda Perda No.22 Tahun 2000 Tanggal 22 Desember 2000 tentang
kearsipan dan perpustakaan dalam pelaksanaan fungsi dan tugasnya berada
dibawah tanggung jawab Bupati melalui Seketaris Kabupaten.
Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Langkat dipimpin oleh
seorang kepala bagian kearsipan dan perpustakaan, yang saat ini dipimpin oleh
Ibu HJ. SRI RAHMAWATI S.sos. Saat ini Dinas Kearsipan dan Perpustakaan
Kabupaten Langkat berada di T.PUTRA No.3 Stabat.
4.3 Sistem Kearsipan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten
Langkat
Kearsipan mempunya peranan sebagai sumber informasi dan sebagai alat
pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka
kegiatan perencanaan penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijaksanaan,
pengembalian keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan
pengendalian setepatnya-tepatnya. Setiap kegiatan tersebut, baik dalam organisasi
pemerintah maupun swasta selalu ada kaitannya dengan masalah arsip. Arsip
mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pembuat
keputusan dan yang merumuskan kebijakan, oleh sebab itu untuk dapat
menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar haruslah ada sistem dan

34
prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan.
Setiap organisasi pemerintah dan organisasi swasta harus
menyelengarakan sistem kearsipan yang baik, dengan demikian sistem kearsipan
mempunyai sejumlah koomponen yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan,
dapat dikatakan bahwa kearsipan merupakan suatu sistem informasi manajemen.
Komponen sistem kearsipan meliputi pengolahan dan fakta menjadi informasi
manajemen, metode dan evaluasi. Keseluruhan komponen itu saling berinteraksi
dan berhubungan bersama-sama untuk mencapai tujuan.
Untuk mencapai tujuan tersebut setiap organisasi harus mampu
menjalankan suatu sistem kearsipan yang baik. Sistem kearsipan terdiri dari 3
sistem, sesuai dengan teori Guible yang disitir oleh sukoco (2006, 96) mengatakan
bahwa ada tiga sistem kearsipan yang dapat diaplikasikan oleh suatu organisasi
yakni: a) sistem penyimpanan terpusat (sentralisasi); b) sistem penyimpanan
desentralisasi; dan c) sistem penyimpanan kombinasi sentralisasi dan
desentralisasi dimana setiap sistem kearsipan tersebut memiliki kelebihan dan
kekurangannya masing-masing.
Sistem kearsipan Dinas Kearsipan dan Perpustkaan Kabupaten Langkat
menggunakan sistem sentralisasi yaitu penyelenggaraan atau penanganan arsip
dilakukan dengan cara dipusatkan kesatu unit di Unit Pengolahan Kearsipan
Kabupaten Langkat yang khusus menangani tentang arsip. Sistem ini disebut juga
dengan sistem satu pintu atau one door/gate policy. Dengan sistem sentralisasi ini
akan lebih mudah dalam pengendalian dan penelusuran arsip, karena pencatatn
penelusurannya, dan pengiriman arsip dilakukan secara terpusat.

35
Penerapan sistem kearsipan sentralisasi di Unit Pengolahan Kearsipan dan
Perpustakaan Kabupaten Langkat, dalam bidang kebijakan mencakup
kewenangan, mengenai :
a. Penerimaan surat masuk dan pengiriiman surat keluar melalui satu unit
kerja secara terpusat (sentral) di unit Pengolahan Kearsipan Kabuapten
Langkat.
b. Klasifikasi dan tata cara penyimpanan arsip Kabupaten Langkat.
c. Pemindahan arsip aktif menjadi arsip in aktif.
d. Penyusutan daftar Jadwal Retensi Arsip Dinas Kearsipan Kabupaten
Langkat.
4.4 Organisasi dan Tugas Kearsipan Dinas Kearsipan dan perpustakaan
Kabupaten Langkat
Sesuai dengan kebutuhan organisasi penyelenggaraan kearsipan di
lingkungan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Langkat terdiri dari
satu (1) Unit Kearsipan, masing-masing adalah :
1. Unit kearsipan yang berada di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan
Kabupaten Langkat terdiri dari Bidang Kearsipan, Seksi Pembinaan
Kearsipan dan Seksi Pengelolaan dan Pelayanan Arsip. Adapun Tugas-
tugasnya yaitu :
a. Membina pengelolaan kearsipan Kabupaten Langkat.
b. Mengelolah, menyimpan, dan memelihara arsip in aktif dan arsip statis
di lingkugan Dinas Kearsipan dan Kabupaten Langkat.
c. Pembuatan JRA untuk arsip in aktif di Kabupaten Langkat.

36
d. Melaksanakan Pemusnahaan arsip in aktif berpedoman JRA.
e. Penyerahan arsip statis ke ANRI.
f. Melaksanakan pemeliharaan dan pelestarian arisp di lingkungan Dinas
Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Langkat
Berikut gambar struktur organisasi Unit Kearsipan Dinas Kearsipan dan

Perpustakaan Kabupaten Langkat :
Gambar 4.1
Struktur Organisasi Unit Kearsipan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan

Kabupaten Langkat

37
4.5 Analisa Data
4.5.1 Profil Informan
Dalam Rangka memperoleh informasi mengenai pnerapan JRA maka
peneliti melakukan wawawancara. Sesuai dengan tujuan wawancara secara
mendalam yaitu untuk mengumpulkan informasi yang kompleks sebagian besar
berisi pendapat, sikap dan pengalaman pribadi (Sulistyo-Basuki,2006,173).
Tabel 4.1
Profil Informan
Informan Bidang Latar Belakang

pendidikan
1 Bidang Kearsipan S1 Ilmu
Perpustakaan Dan
Informasi
2 Seksi Pembinaan Kearsipan S1 Ilmu Hukum
3 Seksi Pengelolaan dan S1 Ekonomi

Pelayanan Arsip
4 Keseketariatan S2 Magister
Admistrasi Publik
Dari table 4.2 di atas dapat dilihat beberapa orang informan yang berlatar
pendidikan ilmu kearsipan. Hampir semua mendapatkan Diklat atau pelatihan
kearsipan yang diadakan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).
Menurut Undang-undang RI Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan dalam pasal
1 ayat 10 menjelaskan bahwa arsiparis adalah seseorang yang memiliki

38
kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal atau
pendidikan dan pelatihan kearsipan sertaq mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung
jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.
4.5.2 Manfaat Penerapan Jadwal Retensi Arsip Dalam Pengelolaan Arsip
Jadwal Retensi Arsip di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten
Langkat merupakan suata pedoman yang sangat penting dalam manajemen
kearsipan yang diperlukan sebagai proses penyelenggaraan penyusutan arsip,
sekaligus sebagai sarana pengendalian arsip yang tercipta di Unit Pengolah
kearsipan yang berupa daftar dan berisi sekurang-kurangnya jenis arsip , retensi
dan nasib akhir arsip. Sesuai dengan pernyataan Fischer (2006,26) yang
menyatakan bahwa Jadwal Retensi Arsip adalah komponen penting dari semua
program manajemen arsip, karena mengindentifikasi arsip untuk dikelola serta
berapa lama arsip harus dipertahankan dan Jadwal Retensi Arsip juga merupakan
alat utama yang membantu organisasi dalam pengelolahan arsipnya karena
memberikan alasan di balik kebijakan retensi serta arahan dan bimbingan tentang
persyaratan pencatatan lain dan kondisi. Dengan disusunnya Jadwal Retensi
Arsip disuatu organisasi baik swasta maupun pemerintah menurut Penn (1994,
117) akan mendapatkan manfaat antara lain:
a. Pengurangan arsip, menghemat waktu dalam penelusuran arsip.
b. Menghindari masalah hukum.
c. Melakukan efisiensi dalam menetapkan arsip yang sangat penting.

39
d. Menghemat tempat dengan memindahkan arsip yang tidak digunakan
saat ini.
e. Mengindentifikasi arsip yang tidak memiliki nilai permanen .
Dari hasil penelitian yang ditemui oleh peneliti dengan 2 orang informan di unit
pengolah Arsip mengatakan bahwa JRA di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan
Kabupaten Langkat memberikan manfaat kepada petugas arsip sebagai pedoman
dalam melakukan pengelolaan kearsipa yang baik di Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Kabupaten Langkat. Berikut hasil
wawancara dengan 2 orang informan tentang manfaat penerapan Jadwak Retensi
Arsip di Unit Pengolah Arsip Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabuapten
Langkat adalah :
Menurut pendapat informan 1 : Jadwal Retensi Arsip sangat bermanfaat dengan

adanya pedoman pemusnahaan arsip ini akan membantu pengeloalaan arsip
disetiap unit kerja yang ada dilingkungan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan
Kabupaten Langkat, selain itu JRA sangat membantu dalam menentukan usia
arsip sehingga tidak terjadi penumpukan-penumpukan arsip yang terjadi pada
sebelumnya.
Menurut pendapat informan 2 : Dengan adanya penerapan JRA penataan arsip
semakin baik lebih tertata dengan rapih, kita juga bisa memusnahkan arsip inaktif
yang sudah tidak memiliki nilai guna sesuai dengan pedoman yang sudah ada.
Pendapat informan 1 dan 2 ini senada dengan pendapat informan 3 dan 4 bahwa
dengan adanya JRA Dinas Kearsipan dan Perpustakaan dapat mendorong
pengelolaan tata kearsipan di lingkungan Dinas Kearsipan dan Perpustkaan
Kabupaten Langkat menjadi lebih baik dan teratur, karena sudah memiliki standar
dalam pengelolaan arsip. Kutipan dengan informan :
Sebelum JRA disosialisasikan dan di terapkan, pengelolaan arsip dolingkungan
Dinas Kearsipan dan Perpustkaan Kabupaten Langkat sangat tidak baik karena
banyak sekali penumpukan berkas/arsip disetiap unit kerja, arsip hanya diikat dan
diletakan begitu saja (informan 3)

40
Penerapan JRA sangat positif karena sekarang dapat membedahkan mana arsip
yang bernilai guna sehingga tidak terjadi penumpukan dan dapat terlihat rapi
(informan 4)
4.5.3 Penerapan JRA di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten
Langkat
Penerapan Jadwal Retensi Arsip di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan
Kabupaten Langkat di gunakan sebagai pedoman dalam proses penyusutan arsip
di unit pengelolaan kearsipan, supaya dengan adanya penerapan Jadwal Retensi
Arsip di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Langkat pengelolaan
menjadi lebih baik.
Gambar JRA Dinas Kearsipan dan perpustakaan Kabupaten Langkat :
Gambar 4.2
Jadwal Retensi Arsip Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten

Langkat

41
Berikut hasil wawancara dengan 2 Informan tentang Penerapan Jadwal
retensi Arsip di Unit pengelolaan Kearsipan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan
Kabupaten Langkat adalah :
1: ―Jadwal Retensi Arsip sangat berdampak positif dan efektif dalam
pengelolaan arsip, karena JRA digunakan sebagai pedoman dalam melakukan
proses penyusutan untuk menetapkan pengkatalogan arsip aktif dan arsip in aktif,
jangka waktu penyimpanan dan nasib akhir arsip tersebut sehingga pengelolaan
arsip menjadi terorganisir tetapi masih terdapat kekurangan dalam pelaksanaan
penerapan JRA di Unit pengolah arsip Dinas Kearsipan dan Perpustakaan
Kabupaten Langkat, karena ketidak tepatan dokumen yang masuk kedalam Unit
pengelolaan Arsip Dinas Kabupaten Langkat.
Menurut Pendapat Informan 1 Bahwa penerapan Jadwal Retensi Arsip di Unit

Kearsipan sudah dikatakan efektif dalam pengelolaan arsip karena JRA digunakan
sebagai pedoman dalam proses penyusutan arsip tetapi dalam pelaksanaan
penerapan JRA masih terdapat kekurangan, pendapat informan 1 juga di dukung
oleh pendapat informan 2 bahwa penerapan Jadwal Retensi Arsip di Unit
Kearsipan masih terdapat kekurangan, berikut hasil wawancaranya :
2: ― Pengelolaan arsip sudah sangat efektif karena dengan adanya JRA arsip di
Dinas Kearsipan sudah menjadi baik tetapi dalam penerapan masih terdapat
kekuirangan karena banyak pegawai yang tidak memiliki latar belakang
pendidikan kearsipan‖. Dari hasil wawancara dengan 2 orang informan di
Unit Kearsipan Kabupaten Langkat dapat dinytakan bahwa penerapan JRA sudah
dikatakan efektif dalam pengelolaan arsip menjadi lebih baik dan terorganisir,
karena Jadwal Retensi Arsip digunakan sebagai proses pedoman dalam proses
penyusutan arsip untuk menetapkan pengkatagorian arsip aktif dan in aktif, jangka
waktu penyimpanan dan nasib akhir arsip tersebut, tetapi dalam pelaksanaan
Jadwal Retensi Arsip di Unit pengelolaan Kearsipan Kabupaten Langkat masih
dapat kekurangan karena masih terbatasnya SDM khusunya bidang kearsipan.
Sesuai dengan Undang-undang RI Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan yang
menjelaskan bahwa Jadwal Retensi Arsip dipergunakan sebagai pedoman
penyusutan dan penyelamatan arsip. Berikut hasil wawancara
dengan 2 orang informan tentang penerapan Jadwal Retensi Arsip di Dinas
Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Langkat pengelolaan arsip in Aktif adalah
:
3. : ―Sudah efektif dalam pengelolaan arsip in aktif, karena dengan adanya
penerapan JRA pengelolaan arsip in aktif di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan
Kabupaten Langkat menjadi lebih terorganisir tetapi dalam pelaksanaannya masih
terdapat beberapa kekurangan diantaranya yaitu masih terbatasnya SDM
khususnya bidang kearsipan‖.
Menurut pendapat informan 3 bahwa penerapan Jadwal Retensi Arsip di Dinas
Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Langkat sudah efektif dan sangat baik

42
tetapi dalam pelaksanaan masih terdapat kekurangan karena tidak semua berasal
dari lulusan arsip dan kekurangan pahamnya tentang pedoman JRA tetapi yang
dikatakan efektif ialah arsip semakin tertata rapi dan menjadi lebih baik, berikut
hasil wawancara dengan informan 4.
4.: ―Sudah efektif dalam pengelolaan arsip in aktif dengan adanya penerapan JRA
di Unit Kearsipan Perpustakaan Kabupaten Langkat dalam pengelolaan ardip in
aktif menjadi rapi tetapi dalam pelaksanaanya belum optimal karena tidak semua
pegawai di unit kearsipan yang memiliki latar belakang ilmu kearsipan‘‘.
Dari hasil wawancara dengan 2 orang informan di unit kearsipan Dinas
Kabupaten Langkat dapat dinyatakan bahwa penerapan Jadwal Retensi Arsip di
Unit Kearsipan Pengelolaan Arsip in Aktif menjadi lebih baik, terorganisir, dan
tertata rapi, tetapi dalam pelaksanaan Jadwal Retensi Arsip masih terdapat
kekurangan karena masih terbatasnya SDM khususnya bidang kearsipan dan tidak
semua pegawai berlatar pendidikan kearsipan hanya mendaptkan diklat
4.5.4 Manfaat Penerapan JRA
Penyusutan arsip dilakukan sesuai dengan ketentuan yang ada dalam
Undang—undang Nomor 43 Tahun 2009, pasal 47 ayat 2 : Penyusutan arsip yang
dilaksanakan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri,
serta BUMN dan BUMD dilaksanakan berdasarkan JRA dengan memperhatikan
kepentingan pencipta arsip serta kepentingan masyarakat. Jadwal Retensi Arsip
merupakan komponen yang penting dalam pengelolaan arsip di Dinas Kearsipan
dan perpustakaan Kabupaten Langkat. untuk mewujudkan JRA yang menunjang
efisiensi dan efektifitas dalam pengelolaan arsip harus dilakukan secara cermat,
menyeluruh dan terintegrasi. Kesalahan dalam menentukan masa simpan akan
berpengaruh pada efisiensi dan efektifitas. Sedangkan ketepatan dalam penentuan
nasib akhir, yang menentukan musnah atau permanent suatu berkas akan
menentukan hilang atau selamatnya informasi yang terkandung dalam suatu arsip.

43
Ira A.Penn (1994 : 177) menyebutkan manfaat yang diperoleh dari jadwal retensi,
yaitu :
1.
Menghemat waktu pencarian informasi dengan cara mengecilkan jumlah arsip
dinamis yang disimpan.
2. Menghindari masalah hukum.
3. Lebih efisiensi dalam mengatur arsip dinamis yang betul-betul penting.
4. Menghemat tempat.
5. Mengidentifikasi nilai guna arsip dinamis.
Hasil penelitian yang ditemui oleh penulis dengan berbagai informan
memang menganggap Jadwal Retensi Arsip di Dinas Kearsipan dan perpustakaan
Kabupaten Langkat memberikan menfaat bagi pengelolaan asrip. Hasil
wawancara dengan informan adalah :
Jadwal Retensi Arsip sangat bermanfaat dengan adanya pedoman pemusnahan
arsip ini akan membantu pengelolaan arsip di Dinas Kearsipan dan perpustakaan
Kabupaten Langkat dan sangat membantu dalam menentukan usia arsip (Infoman
1). Dengan adanya pedoman JRA maka akan tercapai penghematan dan efisiensi
ruangan, waktu, biaya dan waktu pencarian arsip/temu kembali arsip tersimpan,
serta dengan adanya JRA Dinas Kearsipan dan perpustakaan Kabupaten Langkat
dapat menentukan nilai guna arsip yang dimiliki. Selain itu jadwal retensi sangat
membantu dalam pelaksanaan pedoman tata kearsipan yang dimiliki Dinas
Kearsipan dan perpustakaan Kabupaten Langkat (informan 2).
Pendapat informan 1 dan 2 ini senada dengan pendapat informan 3 dan 4 bahwa
adnya JRA dapat mendorong pengelolaan tata kearsipan di lingkungan Dinas
Kearsipan dan perpustakaan Kabupaten Langkat menjadi lebih baik dan teratur,
Karena sudah memiliki standart dalam pengelolaan kearsipan. kutipan wawancara
dengan informan:

44
Sebelum mengunakan JRA pengelolaan arsip sangat memprihatinkan banyak
sekali penumpukan berkas/arsip disetiap unit kerja arsip hanya di ikat dan
diletakaan begitu saja (informan 3).
Tidak ada pembedaan mana arsip yang bernilai guna atau arsip yang disimpan
lama, dengan adnya JRA ini hal tersebut dapat dihindari dengan mengikuti
pedoman yang sudah ada (informan 4).
4.5.5 Kendala Penerapan Jadwal Retensi Arsip di Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Kabupaten Langkat
Dalam menerapkan Jadwal Retensi Arsip Dinas Kearsipan dan
perpustkaan Kabupaten Langkat, kurangnya fasilitas yang menunjang jalannya
sistem kearsipan serta kurangnya SDM yang khusus di bidang kearsipan.
Pengembangan SDM yang menunjang kegiatan kearsipan dapat dilakukan sesuai
dengan undang-undang No.43 Tahun 2009, pasal 30 ayat 2 :
a. pengadaan arsiparis.
b. pengembangan kompetensi dan keprofesionalan arsiparis melalui
penyelenggaraan, pengaturan, serta pengawasan pendidikan pelatihan
kearsipan.
c. pengaturan peran dan kedudukan hukum arsiparis.
d. penyedian jaminan kesehatan dan tunjangan profesi untuk sumber daya
kearsipan.
Arsip sebagai sumber informasi memiliki peranan yang sangat penting dan
dapat pertanggungjawabkan, arsip juga dapat berperan dalam pengambilan

45
keputusan sebagai bunti oktentik dari kegiatan yang dilakukan oleh instansi.
Arsip-arsip sebagai sumber informasi perlu mendapat perhatian yang serius dari
pimpinan agar dapat dikelola dengan baik dengan memenuhi proses yang dilalui
sesuai dengan Pedoman Tata Kearsipan yang berlaku. Kurangnya dukungan
menyebabkan sulitnya pengelo arsip dalam melaksanakan tugasnya, seperti yang
diutarakan oleh informan pada saat ini :
Rata-rata yang menangani arsip tidak memiliki latar belakang pendidikan

kearsipan, sehingga banyak sekali yang masih kurang memahami ilmu kearsipan
serta kesadaran dan tanggung jawab penanganan arsip sangat kurang (Infoman 1).
Informan 3 membenarkan apa yang dikatakan oleh informan 1 dan menambahkan

bahwa perlunya ada keputusan langsung dari pimpinan mengenai tanggung jawab
pengelolaan arsip, berikut kutipan wawancaranya :
Dengan kurangnya SDM di bidang kearsipan dapat menghambat penerapan JRA
Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Langkat, selain itu pimpinan perlu
menunjuk langsung kepada setiap penanggung jawab pengelola arsip di unit
kerjanya (Informan 3).
Selain itu ketidakjelasan menyangkut unit pengeloah kearsipan, kendala yang
terjadi dilapangan adalah sikap tidak mau bekerja sama dari unit kerja yang
menganggap pengelolaan kearsipan menambah pekerjaan mereka. Hal ini dialami
oleh informan 2. Berikut kutipan wawancaranya :
Untuk JRA semua bertumpuk kepada Unit Pengolah kearsipan sumber daya yang
sedikit dan kurangnya orang menambah beban kerja. Usaha sosialisasi penerapan
JRA sudah dilakukan, akan tetapi kepedulian mengenai arsip dirasa kurang
(informan2).
Hingga saat ini pengelolaan arsip di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan
memang belum terlalu diperhatikan karena masih banyak kedinasan di Kabupaten
Langkat yang beranggapan bahwa Sistem Tata kearsipan belum begitu penting.
Kegiatan Penyusutan arsip sangat perlu direncanakan oleh sebuah organisasi.
Kegiatan penyusutan dilakukan dengan survey arsip yang memiliki nilai kegunaan
bagi organisasi dan lingkungannya dan di tuangkan dalam JRA. Jadwal Retensi

46
Arsip menjadi pedoman untuk melakukan kegiatan penyusutan secara tepat waktu
dan mempertimbangkan fungsi dan kegiatan organisasi.

47
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian maka peneliti mengambil kesimpulan bahwa
evaluasi penerapan Jadwal Retensi Arsip di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan
Kabupaten Langkat khususnya di unit pengelolaan kearsipan dalam melakukan
proses penyusutan arsip berpedoman peraturan arsip nasional republik Indonesia
2018 tentang Jadwal Retensi Arsip yang disetujui kepala ANRI.
Proses penerapan JRA di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan
Kabupaten Langkat juga telah berdasarkan susunan pengelolaan Unit
pengelolaan Kearsipan Kabupaten Langkat agar dapat memudahkan dalam proses
penerapan Jadwal Retensi Arsip Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten
Langkat sehingga tidak ada lagi penumpukan arsip yang tidak bernilai guna dan
juga memberikan manfaat organisasi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan
Kabupaten Langkat.
Selain memberi manfaat, penerapan Jadwal Retensi Arsip di Unit
pengolah Kearsipan Kabupaten Langkat sudah dikatakan efektif dalam
pengelolaan arsip menjadi lebih baik dan terorganisir, terta dengan rapi karena
Jadwal Retensi Arsip digunakan sebagai pedoman dalam penyusutan dan
penerapan Jadwal Retensi Arsip di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten
Langkat masih terdapat beberapa kendala.
Kendala dalam penerapan Jadwal Retnsi Arsip di unit pengolah Kearsipan

48
Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Langkat antara lain masih
terbatasnya sumber daya manusia khusuya kearsipan yang berlatar pendidikan
ilmu kearsipan, tidak semua pegawai yang mengerti tentang penerapan Jadwal
Retensi Arsip karena tidak semua pegawai yang dibekali pendidikan kearsipan
dan diklat, kurangnya sarana dan prasarana tempat penyimpanan arsip dan
kurangnya anggaran dalam proses penyusutan arsip sehingga membuat lambatnya
penerapan Jadwal Retensi Arsip.
5.2 Saran
Berdasarkan hasil wawancara diatas dan kesimpulan di atas maka peneliti
memberikan saran kepada Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Langkat,
yaitu :
1. Menambah sumber daya manusia khusunya ilmu kearsipan dengan
memilih pegawai yang berlatar belakang pendidikan sesuai agar dapat
memaksimalkan fungsi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten
Langkat sebagai pengelolaan arsip di lingkungan SKPD Kabupaten
Langkat.
2. Seringnya diadakan pembinaan kearsipan dalam 1 kali 6 bulan melalui
pelatihan kearsipan dari diklat yang dilakukan oleh ANRI maupun dari
internal Kabupaten Langkat khusunya pembinaan dalam pelatihan dan
sosialisasi Jadwal Retensi Arsip.
3. Memberikan tempat penyimpanan arsip pada setiap unit kerja yang
memiliki keterbatasan gedung dan ruang penyimpanan arsip.

49
4. Memberikan sarana penunjang untuk kelancaran penyusutan arsip
berupa perencanaan kegiatan seperti kesiapan organisasi, tenaga
pelaksana dan penyediaan anggaran atau biaya untuk kegiatan dalam
proses penyusutan arsip sehingga penerapan Jadwal Retensi Arsip di
Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Langkat menjadi lancer.
5. Di perlukan penangungjawab khusus atas pengelolaan arsip pada
setiap unit kerja di SKPD Kabupaten Langkat.

50
DAFTAR PUSTAKA
Basir, Barthos.(2007). Manajemen Kearsipan : Untuk Lembaga Negara, Swasta

dan Perguruan Tinggi. Jakarta : Bumi Aksara.
Baswori & Suwandi.(2008). Memahami penelitian kualintatif. Jakarta : penerbit

Rineka Cipta.
ISO 15489-1. 2001. Information and documentation-records management.
Geneva
ISO 15489-2. 2001. Information and documentation-records management.
Geneva
J.R.Raco.(2010). Metode Penelitian Kualitatif : Jenis, Karateristik dan
Keunggulannya Jakarta : PT.Gramedia Widiasarana Indonesia.
Kennedy, Jay and Cherryl Schaunder.(1998). Records Management, A Guide to
Corporate Record Keeping. Melbourne: Longman.
Laksmi, dkk.(2008). Manajemen Perkantoran Modern. Depok : Fakultas
Ilmu Pengetahuan Budaya.
Penn, Ira A, Gail Pennix, Anne Morddel and Kelvin Smith.(1992). Records
Management Handbook. Vermot: Ashgate Publish.
Ricks, Betty, et.al(1992). Information and image Management : a Records System
Approach. South Western Publishing Co., Cincinnati
Robek, Mary, Gerald Brown and Wilmer O. Maedk. (1987). Information and
Record Management, Los Angeles : Californa State University.
Surat Edaran Nomor : SE/01/1981 tentang penyusutan Arsip Inaktif sebagai
pelaksana Ketentuan Peralihan Peraturan Pemerintah Tentang Penyusutan Arsip
Surat Edaran Nomor : SE/02/1983 tentang Pedoman Umum untuk Menentukan
Nilai Guna Arsip
Sulistyo-Basuki.(1999). Manajemen Arsip Dinamis, Records Management
Sebuah Pengantar, Tanpa terbit.
Sulistyo-Basuki.(2003.hal 4-6). Manajemen Arsip Dinamis,
Pengantar Memahami dan mengelola Informasi dan Dokumen. Jakarta:
Gramedia.
Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan Pokok
Kearsipan
Undang-Undang Nomor 8 tahun 1997 tentang Dokumen Perusahan.

51
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
Wallace, Patricia E., et.al.(1992). Records Management Intregated Information
Systems. New Jersey: Prentice Hall Inc.
Walne, Peter, eds.(1998). Dictionary of Archival Terminology, Munchen: KG.
Saur.
Ulkifli, Amsyah.(1992). Manajemen Kearsipan, Jakarta : PT. Gramedia Pustaka
Utama

52
Lampiran 1
Daftar pertanyaan :
1. Apakah latar belakang pendidikan Bapak/Ibu/Saudara?
NO Pelaksanaan Wawancara Hasil Wawancara
1 Informan 1 S1 Ilmu Perpustakaan dan
Informasi
2 Informan 2 S1 Ilmu Hukum
3 Informan 3 S1 Ekonomi
4 Informan 4 S2 Management
2. Apakah Bapak/Ibu/Saudara pernah mendapatkan diklat atau pelatihan
mengenai kearsipan?
No Pelaksanaan Wawancara Hasil Wawancara
1 Informan 1 : Sudah Pernah saat diadakan
Bidang Kearsipan diklat di Jakarta oleh ANRI
dan saya diutus oleh

53
Kabupaten langkat untuk
kesana
2 Informan 2 : Sudah pernah bersama teman
Seksi Pembinaan kearsipan saya berangkat ke Jakarta
untuk mengikuti diklat yang
diadakan oleh ANRI
3 Informan 3 : Sudah pernah mengikuti
Seksi Pengelolaan dan Pelayanan diklat yang diadakan Oleh
Kearsipan ANRI
4 Informan 4 : Belum pernah karena saya
Sekretariatan bertugas diseketariat
mengawasi saja
3. Apakah kedudukan Bapak/Ibuk/Saudara di Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Kabupaten Langkat ?
1 Informan 1 : Sebagai Bidang
Kearsipan
2 Informan 2: Seksi Pembinaan
Kearsipan
3 Informan 3 : Seksi Pengelolaan dan
pelayanan Kearsipan

54
4 Informan 4 : Sekertaris
4. Apakah JRA memberikan manfaat untuk Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Kabupaten Langkat ? Apa manfaat yang diberikan pada
pengelolaan arsip di unit kerja Bapak/Ibu/Saudara berada?
1 Informan 1 : Sangat memberikan manfaat
Bidang kearsipan dengan adanya JRA arsip semakin
terta rapi tidak menumpuk, dan
menjadikan semua pekerjaan yang
berurusan dengan surat semakin
mudah.
2 Informan 2 : Bermanfaat sekali dengan adanya
Seksi pembinaan Kearsipan JRA pengelolaan Arsip semakin
mudah karena dapat membantu
dalam proses penyusutan arsip.
3 Informan 3: Perkerjaan semakin mudah karena
Seksi pembinaan Kearsipan dengan adanya JRA kita bisa tahu
jangka waktu penyimpanan arsip
akan dimusnahkan atau permanen
4 Informan 4 : JRA bermanfaat karena akan
Seksi Pelayanan memberikan keseragaman dalam

55
pengelolaan arsip, namun sampai
saat ini belum ada keseragaman
karena SDM yang kurang.
5. Bagaimana penerapan JRA di Lingkungan Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Kabupaten Langkat? Apakah pengelolaan arsip menjadi
lebih baik ? Kenapa ?
1 Informan 1 : Pengelolaan arsip menjadi
Bidang Kearsipan lebih baik karena sudah
adanya pedoman JRA yang
dapat mengajarkan bagaimana
proses penyusutan arsip
2 Informan 2 : Beberapa kali sudah dipakai
Seksi Pembinaan Kearsipan dan sangat membantu tapi
masalahnya karena kurangnya
SDM
3 Infoman 3 : Sangat membantu dalam
Seksi Pengelolaan dan Pelayanan proses penyusutan dan
Arsip penyimpanan arsip
mempermudah pekerjaan
dalam proses tersebut

56
6. Apakah kendala yang dihadapi dalam penerapan JRA ?
1 Informan 1 : Kendala yang sanagat dapat
Bidang Kearsipan dirasakan kurangnya SDM
dan juga fasilitas pendukung
untuk melakukan penerapan
JRA
2 Informan 2 : Kendala yang diadapi
Seksi Pembinaan Kearsipan anggran yang kurang
sehingga proses terkdang
tidak dapat dilaksanakan
dengan baik
3 Informan 3: Kurangnya tekanan dan
Seksi Pengelolaan dan pelayanan kesadaran pimpinan sehingga
JRA seakan tidak dibutuhkan

57
Lampiran 2
Daftar Gambar
Gambar: Tempat Penyimpanan Arsip

Sumber: Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Langkat

58
Gambar: Proses JRA

59
Gambar: Penyimpanan Arsip Statis in Aktif

60
Gambar: Bentuk Arsip in Aktif

61
Lampiran 3
Surat Balasan Observasi

62

Skripsi: Universitas Sumatera Utara

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Deskripsi Asli:

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Skripsi: Universitas Sumatera Utara

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

PENERAPAN JADWAL RETENSI ARSIP DALAM PENYUSUTAN ARSIP

DI DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN KABUPATEN

NAMPATI KITA SURBAKTI

PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI

FAKULTAS ILMU BUDAYA

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Nampati Kita Surbakti. 2019.Penerapan Jadwal Retensi Arsip dalam Penyusutan

Penelitian ini dilakukan di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.

Dalam penulisan skripsi ini, penulis mendapatkan semangat dan dukungan

perkuliahan sampai akhirnya penulis menyelesaikan perkuliahan.

Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Ishak, S.S, M.Hum selaku Ketua Jurusan Ilmu Perpustakaan.

banyak meluangkan waktu, tenaga, pikiran serta membantu penulis dalam

memberikan kritik dan saran terhadap penulisan skripsi ini.

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

kritik dan saran terhadap penulisan skripsi ini.

7. Seluruh staf pengajar di jurusan Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya

Universitas Sumatera Utara.

8. Pegawai administrasi yang telah membantu penulis dalam hal mengurus

surat dan hal-hal lainnya dalam proses penyelesaian penulisan skripsi

9. Kepada Ibu pengelolaan Kearsipan dan pegawai Dinas Kearsipan dan

Perpustakaan Kabupaten Langkat yang telah memberikan petunjuk dan

masukan kepada penulis

11. Teman-teman Ilmu Perpustakaan Ekstensi 2017, Indira, Suka, Inten,

KakOsnita, KakMeldi, KakSany, Kak Cindy, KakLisda, Isma, Fachri,

Didit yang banyak membantu penulis dalam menyelesaikan tugas kuliah

selama penulis menempuh pendidikan di Kota Medan.

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Nampati Kita Surbakti

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

BAB II KAJIAN TEORITIS ....................................................................... 7

BAB III METODE PENELITAN ............................................................. 29

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

4.1 Sejarah Dinas Kearsipan dan perpustakaan Kabupaten Langka…....34

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN …………………………………...48

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Tabel 3.1 Daftar Kode Informan . ............................................................ .......29

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Gambar 4.1 Struktur Organisasi Unit Kearsipan ............................................37

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Lampiran 1 Pedoman Observasi, Hasil Wawancara

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

dalam rangka pelaksanaan kegiatan, arsip juga berfungsi sebagai sarana

pendukung penyusunan program kegiatan selanjutnya. Melalui arsip dapat

diketahui bermacam-macam informasi yang sudah dimiliki, sehingga dapat

Keberadaannya dalam organisasi pemerintahan memiliki nilai dan arti yang

tetapi pengelolaan arsip seringkali diabaikan dengan berbagai macam alasan,

seperti kurangnya sumber daya manusia yang mempunya latar belakang

pendidikan yang mendukung, tidak ada pemahaman mengenai pentingnya arsip,

tidak adanya prosedur manual yang di keluarkan dalam melaksanakan kegiatan

kompleksnya pelaksanaan tugas dan fungsi suatu orgnisasi. Penambahan volume

arsip yang semakin dinamis menimbulkan permasalahan menumpuknya arsip

yang berjung pada sulitnya temu kembali arsip yang diperlukan.

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

hingga dimusnahkan. Manajemen kearsipan ini berfungsi untuk menjaga

kesinambungan asip dalamsegi penciptaan lalu lintas dokumen, pencatatan,

pendistribusian, pemakaiannya, penyimpanan, pemeliharan, pemindahan, dan

pemusnahannya. Tujuan akhirnya adalah menyederhanakan jenis dan volume

arsip serta mendayagunakan pemakaiannya bagi peningkatan profesionalisme.