Ahmad Subhan Fatah Mahfuzd-Fah

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS AKTIF
DI BAGIAN TATA USAHA MADRASAH ALIYAH NEGERI 2

JAKARTA
SKRIPSI
Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh

Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)
PROPOSAL
Oleh:
AHMAD SUBHAN FATAH MAHFUZD
NIM. 1112025100093
PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA
UIN SYARIF HIDAYATULLAH
JAKARTA
1440H/2019M
ABSTRAK
Ahmad Subhan Fatah Mahfuzd (NIM. 1112025100093). Pengelolaan Arsip

Dinamis Aktif di Bagian Tata Usaha Madrasah Aliyah Negeri 2 Jakarta. Di
bawah bimbingan Nurul Hayati M.Hum. Program Studi Ilmu Perpustakaan
Fakultas Adab dan Humaniora Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah
Jakarta 2019.
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui gambaran pengelolaan arsip dinamis

aktif di Bagian Tata Usaha Madrasah Aliyah Negeri 2 Jakarta serta mengetahui
kendala yang dihadapi dalam pengelolaan arsip dinamis di Bagian Tata Usaha
Madrasah Aliyah Negeri 2 Jakarta. Jenis penelitian ini adalah penelitian deskriptif
dengan pendekatan kualitatif. Teknik pengumpulan data pada penelitian ini adalah
observasi, wawancara dan kajian pustaka. Informan dalam penelitian ini adalah
kepala Tata Usaha dan staff Tata Usaha Madrasah Aliyah Negeri 2 Jakarta. Hasil
dari penelitian ini menunjukkan bahwa pengelolaan arsip dinamis aktif pada
Bagian Tata Usaha MAN 2 Jakarta telah dilakukan sesuai dengan standar
Keputusan Menteri Agama RI Nomor 44 Tahun 2010 tentang Pedoman Penataan
Kearsipan di Lingkungan Kementerian Agama RI. Kendala dalam aspek sarana
dan prasarana yaitu ruang penyimpanan yang terlalu kecil dan sempit. Solusi yang
dilakukan yaitu penambahan sarana dan prasarana dalam pengelolaan arsip
dinamis aktif. Kendala selanjutnya peminjaman arsip dilakukan tidak sesuai
dengan prosedur yang telah ditentukan, sehingga tidak jarang arsip dipinjam tidak
dikembalikan dan tidak sedikit arsip yang hilang. Dalam hal ini solusinya dengan
membuat peraturan tentang wewenang pengaksesan arsip adalah petugas
kearsipan atau arsiparis. Minimnya pengetahuan dan keahlian SDM dalam
pengelolaan arsip. Solusinya para staf pengelola arsip perlu diikut sertakan atau
diberikan seminar, workshop, bimtek dan diklat-diklat tentang kearsipan.
Kata Kunci: Pengelolaan Arsip, Arsip Dinamis, Madrasah Aliyah Negeri 2

Jakarta
i
KATA PENGANTAR
Bismillahirahmanirrahim
Puji dan syukur penulis ucapkan kehadirat Allah SWT yang telah
melipahkan rahmat, taufik, hidayah serta inayah-Nya kepada penulis sehingga
penulis dapat menyelesaikan skripsi ini guna melengkapi persyaratan dalam
mencapai gelar sarjana. Penulis menyadari bahwa penelitian skripsi ini masih
terdapat banyak kelamahan dan kekurangan dalam penelitiannya. Sehingga
penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun.
Penulis menyadari penyelesaian skripsi ini tentu tidak lepas dari dukungan
semua pihak yang meluangkan waktunya dalam membantu peneliti. Makan pada
kesempatan yang ada ini peniliti ingin mengucapkan terimakasih sebanyak-
banyaknya kepada:
1 Bapak Drs. Saiful Umam, M.A., Ph.D selaku Dekan Fakultas Adab dan
Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
2 Bapak Pungki Purnomo, MLIS selaku Ketua Jurusan Ilmu Perpustakaan UIN
Syarif Hidayatullah Jakarta.
3 Bapak Mukmin Suprayogi, M.Si selaku Sekretaris Jurusan Ilmu Perpustakaan
UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
4 Ibu Nurul Hayati, M.Hum selaku doesn pembimbing peneliti yang telah
meluangkan waktunya di tengah-tengah kesibukannya dalam membanntu,
mengarahkan, dan menuntun peneliti untuk dapat menyelesaikan skripsi ini.
ii
iii
5 Seluruh Bapak dan Ibu dosen Jurusan Ilmu Perpustakaan UIN Syarif
Hidayatullah Jakarta yang telah memberikan ilmu pengetahuannya yang
bermanfaat.
6 Kepala sekolah MAN 2 dan seluruh staff bagian tata usaha MAN 2 Jakarta.
7 Kedua orang tua peneliti, Bapak Abdul Jalil yang sangat saya cintai dan Ibu
Fadilah, S. Pd serta keluarga peneliti yang tak henti-hentinya memberikan
motivasi, semangat maupun do’a baik secara lahir maupun batin kepada
peneliti dalam penyelesaian skripsi ini.
8 Adik penulis, Muhammmad Arwani Umar yang selalu memberikan motivasi
dan do’a kepada peneliti dalam menyelesaikan skripsi ini.
9 Terima kasih kepada kawan-kawan seperjuangan peneliti M. Braja Maulana,
Arirama Trihantoro, Abdul Hafiz Dinullah, Rahmat Hidayatullah, Putra Arsyi
Anugrah, Nuril Huda, Hoerullah, Tri Yoko, Ihsan Rolis, Panggih
Nurapriyanto, Farhan Bukhori, Roni, M. Donny Fadhillah, Gita Dwi. N,
Santi Puspita, Eriza Anindy dan seluruh teman-teman Jurusan Ilmu
Perpustakaan 2012 terutama IPI C, yang sama-sama berjuang untuk
menyelesaikan skripsinya.
10 Terima kasih kepada kawan-kawan JIPERS UIN Jakarta Zulfikar Arman,
Faiz Muhammad, Febri Nurul Huda, Hasbi Fikri, Rayen, Kholis, Priscil yang
telah memberikan semangat maupun motivasi dan memberikan masukan
kepada penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.
11 Terima kasih kepada kawan-kawan Dede Arif, Abqina Khairul Azmi, M.
Badruzzaman, Anggi Taufan Maulana, Arief Dharma Mutiara, Indra Heksa

iv
12 Ramadhan, Achmad Solihin, Muhammad Alwan yang telah memberikan
semangat dan selalu mendukung penulis.
13 Terima kasih kepada teman-teman KKN AL-FATIH 2015 Sunan, Rahmat,
Denis, Andika, Raka, Aas, Angel, Pratiwi, Tami, Eni, Ninu, dan Sarah yang
sama-sama berjuang untuk menyelesaikan skripsinya.
14 Dan semua orang yang sudah banyak mendukung dalam menyelesaikan tugas
akhir sebagai mahasiswa strata satu ini, yang tidak diucapkan satu persatu,
terimakasih untuk semuanya, semoga Allah SWT membalas semua kebaikan
dan do’a yang sudah diberikan kepada penulis. Amin
Penulis
Ahmad Subhan F. M
DAFTAR ISI
ABSTRAK .............................................................................................................. i
KATA PENGANTAR ........................................................................................... ii
DAFTAR ISI .......................................................................................................... v
DAFTAR TABEL ............................................................................................... vii
DAFTAR GAMBAR .......................................................................................... viii
DAFTAR LAMPIRAN ........................................................................................ ix
BAB I PENDAHULUAN ...................................................................................... 1

A. Latar Belakang Masalah ................................................................................ 1
B. Batasan dan Rumusan Masalah ..................................................................... 4
1. Pembatasan Masalah ................................................................................. 4
2. Perumusan Masalah .................................................................................. 4
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ...................................................................... 5
1. Tujuan Penelitian ...................................................................................... 5
2. Manfaat Penelitian .................................................................................... 5
D. Metode Penelitian .......................................................................................... 5
E. Definisi Istilah ............................................................................................... 6
F. Sistematika Penulisan .................................................................................... 7
BAB II TINJAUAN LITERATUR ...................................................................... 9

A. Arsip .............................................................................................................. 9
1. Pengertian Arsip........................................................................................ 9
2. Tujuan Arsip ........................................................................................... 10
3. Fungsi Arsip ............................................................................................ 11
4. Nilai Kegunaan Arsip ............................................................................. 12
5. Jenis-jenis Arsip ...................................................................................... 13
B. Arsip Dinamis Aktif .................................................................................... 15
1. Pengertian Arsip Dinamis Aktif.............................................................. 15
2. Siklus Hidup Arsip Dinamis Aktif.......................................................... 17
C. Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif ................................................................ 18
1. Penciptaan Arsip Dinamis Aktif ............................................................. 19
2. Penggunaan Arsip Dinamis Aktif ........................................................... 28
3. Penataan dan Penyimpanan Arsip Dinamis Aktif ................................... 33
4. Pemeliharaan Arsip Dinamis Aktif ......................................................... 45
5. Penyusutan Arsip Dinamis Aktif ............................................................ 48
6. Petugas Kearsipan ................................................................................... 54
D. Penelitian Terdahulu .................................................................................... 55
BAB III METODE PENELITIAN .................................................................... 58

A. Jenis dan Pendekatan Penelitian .................................................................. 58
B. Pemilihan Informan ..................................................................................... 59
C. Teknik Pengumpulan Data .......................................................................... 60
D. Teknik Pengolahan dan Analisis Data ......................................................... 62
E. Tempat dan Jadwal Penelitian ..................................................................... 64
v
vi
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN ................................... 66

A. Profil Madrasah Aliyah Negeri 2 Jakarta .................................................... 66
1. Sejarah Madrasah Aliyah Negeri 2 Jakarta ............................................. 66
2. Visi dan Misi Madrasah Aliyah Negeri 2 Jakarta ................................... 68
3. Tujuan Madrasah Aliyah Negeeri 2 Jakarta............................................ 69
4. Personalia Tata Usaha Madrasah Aliyah Negeri 2 Jakarta ..................... 69
5. Struktur Organisasi Madrasah Aliyah Negeri 2 Jakarta ......................... 71
6. Lokasi Madrasah Aliyah Negeri 2 Jakarta .............................................. 71
B. Hasil Penelitian ............................................................................................ 72
1. Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif di Bagian Tata Usaha MAN 2
Jakarta ..................................................................................................... 72
2. Kendala Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif di Bagian Tata Usaha
Madrasah Aliyah Negeri 2 Jakata ........................................................... 88
C. Pembahasan ................................................................................................. 92
Jakarta ..................................................................................................... 93
Madrasah Aliyah Negeri 2 Jakata ......................................................... 104
BAB V PENUTUP ............................................................................................. 107

A. Kesimpulan ................................................................................................ 107
B. Saran .......................................................................................................... 108
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................ 110

LAMPIRAN
BIODATA PENULIS
DAFTAR TABEL
Tabel 2. 1 Jadwal Retensi Arsip Dinamis ............................................................. 51

Tabel 3. 1 Pemilihan Informan.............................................................................. 60
Tabel 3. 2 Jadwal Penelitian.................................................................................. 65
Tabel 4. 1 Staf Tata Usaha Madrasah Aliyah Negeri 2 Jakarta ............................ 70
Tabel 4. 2 Struktur Organisasi Madrasah Aliyah Negeri 2 Jakarta....................... 71
Tabel 4. 3 Hasil Observasi Pada Bagian Tata Usaha MAN 2 Jakarta .................. 87
vii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2. 2 Siklus Hidup Arsip ........................................................................... 17

Gambar 4. 1 Contoh Penomoran Surat ................................................................. 78
Gambar 4. 2 Lemari Penyimpanan Arsip .............................................................. 81
viii
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1: Transkrip Wawancara

Lampiran 2: Hasil Observasi
Lampiran 3: Surat Tugas Menjadi Pembimbing
Lampiran 4: Surat Izin Penelitian
Lampiran 5: Surat Balasan Penelitian
Lampiran 6: Dokumentasi
ix
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Era perkembangan informasi saat ini semakin berkembang dengan pesat.
Penyebaran informasi yang semakin berkembang menyebabkan setiap orang
membutuhkan alat dalam menelusuri informasi dengan cepat dan akurat. Salah
satu sumber informasi adalah rekaman data dalam berbagai media yang disebut
arsip.
Setiap pekerjaan dan kegiatan dalam organisasi atau perkantoran pasti
memerlukan adanya data dan informasi. Data dan informasi ini dapat
membawa dampak yang besar dalam kegiatan pelayanan sampai dengan
pengambilan keputusan yang menjadi penentu tercapainya tujuan dari suatu
perkantoran atau organisasi tersebut. Hampir semua organisasi yang ada tak
terkecuali organisasi pemerintah dituntut melakukan berbagai pembenahan
untuk dapat memenuhi kebutuhan akan informasi yang cepat dan akurat. Salah
satu sumber informasi dalam organisasi yang keberadaannya sangat
berpengaruh adalah arsip.
Kearsipan mempunyai peran penting bagi kelancaran jalannya suatu
organisasi yaitu sebagai pusat ingatan dan sumber informasi bagi setiap
organisasi dalam rangka melaksanakan segala kegiatan, baik pada kantor-
kantor lembaga negara, swasta dan perguruan tinggi. Sumber informasi
tersebut suatu saat akan dibutuhkan untuk menunjang berbagai kegiatan
organisasi seperti perencanaan, pengawasan, berkomunikasi serta reputasi
1
2
organisasi. Organisasi merupakan akses informasi yang penting, seperti untuk
tujuan operasional, sebagai bukti kebijakan dan aktivitas organisasi, serta untuk
mengontrol volume informasi dan kemudahan informasi.1
Dalam Undang-Undang Pasal 3 No. 7 tahun 1971 tentang ketentuan
pokok kearsipan, menyebutkan tujuan kearsipan yaitu untuk menjamin
keselamatan bahan pertanggung jawaban Nasional tentang perencanaan,
pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk
menyediakan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi kegiatan
pemerintahan.2
Penyimpanan arsip dinamis merupakan bagian terpenting dalam
Manajemen Kearsipan. Setiap unit kerja menciptakan arsip dinamis dan juga
mengelola segala sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan administrasi,
kegiatan administrasi pada suatu kantor pada dasarnya juga mempunyai suatu
hasil seperti unit-unit lainnya. Hasil atau produk dari suatu kantor adalah surat,
formulir dan laporan. Pengelolaan surat, formulir dan laporan yang dihasilkan
dan diterima oleh suatu kantor pada akhirnya akan berhubungan dengan
kearsipan.3 Tata usaha menjadi bagian dalam unit kerja yang menciptakan arsip
dinamis seperti surat masuk dan surat keluar.
Arsip dinamis menjadi salah satu bentuk informasi yang diciptakan dan
diterima dalam kegiatan sehari-hari yang ada di bagian tata usaha Madrasah
1
Jay Kennedy and Cherryl Schauder, Record Management : a guide to corporate record
keeping, (Australia: Longman Australia, 1998) h.8
2
Republik Indonesia, Undang-Undang Republik Indonesia No. 7 Pasal 3 Tahun 1971
Tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan
3
Hamdani Fajri & Syahyuman, Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif di Kantor
Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kabupaten Pesisir Selatan, Jurnal Ilmu Informasi
Perpustakaan dan Kearsipan Vol. 1, No. 1, September 2012 hlm,409
3
Aliyah Negeri 2 Jakarta. Madrasah Aliyah Negeri 2 Jakarta sebagai lembaga
pendidikan memiliki bagian tata usaha yang dalam melakukan pengelolaan
arsip tidak luput dari permasalahan-permasalahan yang terjadi dalam bidang
kearsipan. Dari informasi yang diperoleh hasil observasi awal dapat
diungkapkan bahwa pengelolaan arsip bagian tata usaha Madrasah Aliyah
Negeri 2 Jakarta belum optimal. Hal ini terlihat dari sulitnya penemuan
kembali arsip-arsip yang diperlukan secara cepat bahkan banyak arsip-arsip
yang hilang dan tidak dapat ditemukan kembali.
Permasalahan lain yang timbul adalah adanya pegawai tata usaha
Madrasah Aliyah Negeri 2 Jakarta yang belum pernah mendapatkan
pendidikan atau pelatihan tentang kearsipan. Padahal latar belakang pendidikan
pegawai bagian tata usaha Madrasah Aliyah Negeri 2 Jakarta tidak sesuai
dengan bidang kearsipan.
Selain sumber daya manusia yang berpengaruh dalam mengoptimalkan
pelaksanaan kearsipan, ketepaatan sistem kearsipan yang digunakan oleh suatu
instansi juga menentukan mudah tidaknya penemuan kembali arsip.
Fasilitas kearsipan pada bagian tata usaha Madrasah Aliyah Negeri 2
Jakarta kurang memadai baik dari segi kuantitas atau jumlahnya masih sedikit
maupun kualitasnya atau kelayakan fasilitas yang kurang menjamin keamanan
arsipnya. Terbukti masih terlihat adanya arsip yang hanya tersimpan di map-
map tipis dan kemudian hanya di tumpuk menjadi satu dalam almari yang
kelayakannya masih diragukan untuk penyimpanan arsip.

4
Berdasarkan latar belakang masalah di atas, penulis tertarik untuk
melakukan penelitian skripsi yang berjudul “Pengelolaan Arsip Dinamis
Aktif di Bagian Tata Usaha Madrasah Aliyah Negeri 2 Jakarta”.
B. Batasan dan Rumusan Masalah
1. Pembatasan Masalah
Agar pembahasan dalam penulisan skripsi ini tidak teralalu luas,
maka permasalahan penilitian dibatasi hanya pada aspek:
a. Pengelolaan arsip tercetak dinamis aktif di bagian tata usaha
Madrasah Aliyah Negeri 2 Jakarta.
b. Upaya yang dilakukan pihak bagian tata usaha Madrasah Aliyah
Negeri 2 Jakarta dalam menangani kendala yang dihadapi.
2. Perumusan Masalah
Berdasarkan penjelasan latar belakang masalah di atas, perumusan
masalah dalam penelitian ini adalah:
a. Bagaimana pengelolaan arsip dinamis aktif di bagian tata usaha
Madrasah Aliyah Negeri 2 Jakarta?
b. Upaya apa saja yang dilakukan pihak bagian tata usaha Madrasah
Aliyah Negeri 2 Jakarta dalam menangani kendala yang dihadapi?

5
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
1. Tujuan Penelitian
a. Untuk mengetahui gambaran pengelolaan arsip dinamis aktif di bagian
tata usaha Madrasah Aliyah Negeri 2 Jakarta.
b. Untuk mengetahui upaya yang dilakukan pihak bagian tata usaha
Madrasah Aliyah Negeri 2 Jakarta dalam menangani kendala yang
dihadapi.
2. Manfaat Penelitian
a. Manfaat secara praktis
Hasil penelitian ini bisa dijadikan sebagai bahan masukan atau
kontribusi yang berarti bagi lembaga yang bersangkutan, khususnya
bagi pegawai kearsipan dalam pengelolaan arsip. Dan juga bagi
peniliti, untuk meningkatkan pengetahuan dan pengalaman terutama
pada masalah yang berhubungan dengan pengelolaan arsip.
b. Manfaat secara teoritis
Penelitian ini bermanfaat untuk meningkatkan pemahaman dan
menambah khazanah ilmu pengetahuan bidang perpustakaan
khususnya yang terkait dengan pengelolaan arsip.
D. Metode Penelitian
Dalam memperoleh data penulis menggunakan metode deskriptif
dengan pendekatan kualitatif dan mengumpulkan data dengan melakukan
wawancara kepada Kepala dan staf Bagian Tata Usaha Madrasah Aliyah
6
Negeri (MAN) 2 Jakarta. Metode penelitian akan dijelaskan lebih lanjut pada
bab III.
E. Definisi Istilah
1. Arsip
Kumpulan dokumen penting yang disimpan secara teratur agar
setiap kali diperlukan dapat ditemukan dengan cepat.
2. Arsip Aktif
Arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelesaian suatu
kegiatan. Sehingga arsip aktif ini juga merupakan berkas kerja.
3. Arsip Dinamis
Informasi terekam, termasuk data dalam sistem komputer, yang
dibuat atau diterima oleh badan korporasi atau perorangan dalam transaksi
kegiatan atau melakukan tindakan sebagai bukti aktivitas tersebut.
4. Pengelolaan
Mengatur aktivitas berdasarkan konsep dan prinsip yang lebih
efektif, efisien, dan produktif dengan diawali penentuan strategi dan
perencanaan.
5. Tata Usaha
Tata Usaha ialah penyelenggaraan tulis menulis (keuangan dan
sebagainya) di perusahaan, negara dan sebagainya, sedangkan penata
usaha ialah orang-orang yang menyelenggarakan taha usaha.

7
F. Sistematika Penulisan
Untuk memudahkan penulis dan demi mencapai pembahasan yang
bersifat kronologis sehingga memudahkan proses pemahaman isi, maka
penulis menggunakan sistematika penulisan sebagai berikut:
BAB I Pendahuluan
Pada bab ini menjelaskan latar belakang masalah,
pembatasan dan perumusan masalah, tujuan dan manfaat
penelitian, metode penelitian, definisi istilah dan
sistematika penulisan.
BAB II Tinjauan Literatur
Bab ini menjelaskan teori-teori yang berasal dari kajian
pustaka yang memiliki kaitan dengan gambaran mengenai
Perpustakaan Nasional, pengelolaan perpustakaan digital,
media sosial, aplikasi iPusnas, teknologi informasi. Pada
bab ini juga terdapat penelitian terdahulu.
BAB III Metode Penelitian
Bab ini membahas mengenai metode penelitian yang
digunakan yaitu terdiri dari jenis dan pendekatan penelitian,
karakteristik informan, teknik pengumpulan data, teknik
pengolahan dan analisis data dan jadwal penelitian.
BAB lV Hasil Penelitian dan Pembahasan
Bab ini memuat isi dari profil objek penelitian, hasil
penelitian serta pembahasan.

8
Bab V Penutup
Bab ini berisi kesimpulan dari hasil penelitian yang
dikemukakan penulis serta saran yang berupa masukan dari
penulis.
BAB II
TINJAUAN LITERATUR
A. Arsip
1. Pengertian Arsip
Di Indonesia pengertian arsip diatur dalam Undang-Undang
Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pada pasal 1
ayat (2) yaitu arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai
bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perorangan
dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Sedemikian jelas UU No. 43 tahun 2009 ini menjelaskan
pengertian arsip dan kearsipan. Tinggal bagaimana penerapannya dalam
pengelolaan arsip bagi kehidupan kebangsaan, organisasi, perusahaan,
perkantoran dan perorangan sehingga pada akhirnya dapat terwujud
kearsipan yang terkolala secara optimal.
Menurut A.W Widjaya mengartikan arsip adalah tulisan yang
dapat memberikan keterangan tentang kejadian-kejadian dan pelaksanaan
organisasi yang dapat berwujud surat, data dan bahan-bahan keterangan
yang jelas dan tepat. Bahan-bahan keterangan itu dapat berupa kartu-kartu,
buku cetakan, hasil penelitian, skripsi dan sebagainya.4
4
A. W Widjaja, Administrasi Perkantoran Suatu Pengantar (Jakarta: PT Raja Grafindo
Persada, 1993), h. 8.
9
10
Sedangkan menurut Wursanto Kearsipan merupakan salah satu
macam pekerjaan kantor atau pekerjaan tatausaha, yang banyak dilakukan
oleh setiap badan usaha, baik badan pemerintah maupun badan usaha
swasta kearsipan yang menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan
penyimpanan warkat atau surat-surat dan dokumen-dokumen kantor
lainnya.5
Dari beberapa pengertian mengenai arsip diatas dapat disimpulkan
bahwa arsip mempunyai sisi pembahasan mengenai penyimpanan. Oleh
karena itu arsip merupakan rekaman kegiatan atau sebuah memori dalam
berbagai bentuk media hasil dari kegiatan administrasi sebuah organisasi
baik pemerintah maupun swasta dan memiliki peranan penting dalam
setiap pengambilan keputusan organisasi.
2. Tujuan Arsip
Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh
lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan, serta
ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional. Kegiatan kearsipan
dilaksanakan untuk memberikan pelayanan kepada berbagai unit kerja
dalam suatu organisasi ataupun lembaga guna mencapai tujuan yang telah
ditentukan.
Tujuan kearsipan menurut Undang – Undang Nomor 43 Tahun
2009 tentang Kearsipan, pada Bab 2 Pasal 3 Ayat 7 yaitu untuk menjamin
5
Wursanto, Kearsipan 2 (Yogyakarta: Kanisius, 2004), h. 12.
11
terciptanya keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi sosial,
politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri
bangsa. Kearsipan mempunyai tujuan untuk menjamin keselamatan bahan
pertanggung jawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, dan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan
pertanggung jawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.
Berdasarkan pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa tujuan
kearsipan adalah menjamin keselamatan, bahan pertanggung jawaban,
tentang perencanaan, penyelenggaraan kehidupan berbangsa dan
bernegara.
3. Fungsi Arsip
Peranan arsip dalam kegiatan organisasi sangat penting, karena
data yang diperoleh arsip diolah menjadi suatu informasi yang digunakan
oleh pimpinan untuk pertimbangan dan pengambilan keputusan.
“Sedangkan pemahaman masyarakat umum mengenai fungsi dan manfaat
arsip juga masih terbatas. Arsip dari segi fungsi hanya dilihat jika
diperlukan pada saatnya atau dengan kata lain, arsip akan berfungsi
apabila informasi yang terekam itu diperlukan oleh kita penciptanya.6
Berikut menurut Sulistyo Basuki fungsi-fungsi dari arsip yaitu : 7
a. Membantu pengambilan keputusan.

b. Menunjang perencanaan.
c. Mendukung pengawasan.
d. Sebagai alat pembuktian.
6
Krihanta, Penataan dan Pengelolaan Arsip Vital (Jakarta: Universitas Terbuka, 2008),
Modul 1.4.
7
Sulistyo-Basuki. Materi Pokok Pengantar Kearsipan. (Jakarta: Universitas Terbuka,
1996) h. 13-17
12
e. Memori perusahaan, melestarikan ingatan lembaga/instansi.

f. Efisiensi instansi/lembaga.
g. Menyediakan informasi publik.
h. Sesuai dengan ketentuan perundang-undangan.
i. Sebagai rujukan historis.
j. Menyediakan informasi personalia, keungan, dan sejenisnya.
k. Memelihara aktivitas hubungan masyarakat.
l. Arsip juga digunakan untuk kepentingan politik.
m. Untuk pendidikan.
n. Untuk menyelamatkan diri baik secara fisik maupun rohani.
o. Untuk menelusur silsilah.
Selain itu, arsip dinamis perlu diatur, karena terdapat tiga fungsi
dasar arsip, yaitu: 8
a. Sebagai bukti (evidence).

b. Sebagai bahan referens (reference material) bagi badan korporasi
untuk fakta, latar belakang, dan ide-ide yang bisa digunakan dalam
proses pengambilan keputusan.
c. Agar dapat disesuaikan dengan peraturan pemerintah dalam
penjadwalan retensi arsip.”
Fungsi arsip yang sangat penting menurut Widjaja yaitu sebagai
sumber informasi dan dokumentasi. Sebagai sumber informasi maka arsip
dapat membantu mengingatkan petugas yang lupa mengenai suatu
masalah. Sebagai sumber dokumentasi, arsip dapat digunakan oleh
pimpinan organisasi dalam mempertimbangkan dan mengambil suatu
keputusan.9
4. Nilai Kegunaan Arsip
Arsip memiliki nilai kegunaan tertentu, oleh karena itu setiap
organisasi harus mengelola arsip dengan baik dan menyimpan arsip dalam
8
Penn Ira A, Records Management Handbook (England: Gower House, 1992), h. 107.
9
Widjaja A. W, Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar (Jakarta: Grafindo Persada,
1993).
13
tempat yang teratur, sehingga jika arsip diperlukan dapat ditemukan
kembali dengan cepat. Berikut delapan nilai kegunaan arsip menurut Basir
Barthos: 10
a. Nilai kegunaan administrasi.

b. Nilai kegunaan dokumentasi.
c. Nilai kegunaan hukum.
d. Nilai kegunaan fiskal.
e. Nilai kegunaan perorangan.
f. Nilai kegunaan pemeriksaan.
g. Nilai kegunaan penunjang.
h. Nilai kegunaan penelitian.
Arsip menurut The Liang Gie memiliki enam nilai kegunaan yang
disingkat dengan ALFRED yaitu: 11
A: Adminstrative Value (nilai administrasi)

L: Legal Value (nilai hukum)
F: Fiscal Value (nilai keuangan)
R: Research Value (nilai penelitian)
E: Educational Value (nilai pendidikan)
D: Documentary Value (nilai dokumentasi)
5. Jenis-jenis Arsip
Arsip dapat digolongkan menjadi beberapa jenis. Penggolongan
jenis arsip dapat terjadi karena cara pandang suatu lembaga atau organisasi
melihat arsip dari berbagai segi seperti dari fungsi, isi, kepentingan, nilai,
tempat, dan keaslian dari arsip itu sendiri.
Dalam Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan, jenis arsip dibedakan menurut fungsinya yang terdiri
dari arsip dinamis dan arsip statis. Adapun uraian tentang jenis arsip
berdasarkan fungsi arsip adalah sebagai berikut :
10
Basir Barthos, Manajemen Kearsipan (Jakarta: Bumi Aksara, 2003), h. 115.
11
The Liang Gie, Administrasi Perkantoran Modern (Yogyakarta: Liberty, 2009), h. 117.
14
a. Arsip dinamis yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan berbangsa pada
umumnya.
1) Arsip aktif, yaitu arsip yang dipergunakan secara terus menerus
dalam kegiatan kantor. Arsip ini masih sering dikeluarkan untuk
keperluan tertentu.
2) Arsip inaktif, yaitu arsip dinamis yang sudah sangat jarang
digunakan. Arsip inaktif hanya digunakan sebagai referensi atau
pemberi keterangan semata.
b. Arsip statis yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung
dalam perencanaan, pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan
berbangsa pada umumnya.
Sedangkan pendapat lain mengemukakan jenis arsip dapat
dibedakan menjadi 5 macam yaitu: 12
a. Ditinjau dari kepentingannya, arsip dapat dibedakan menjadi arsip

vital, arsip penting, arsip berguna, dan arsip tidak berguna.
b. Ditinjau dari fisiknya, arsip dapat dibedakan menjadi arsip tertulis dan
arsip visual.
c. Ditinjau dari isinya, arsip dapat dibedakan menjadi financial record,
inventory record, personel record, sales record, dan prodution record.
d. Ditinjau dari pemilikannya, arsip dapat dibedakan menjadi arsip dari
lembaga pemerintahan dan arsip dari instansi swasta.
e. Ditinjau dari fungsinya, arsip dapat dibedakan menjadi arsip dinamis
(dinamis aktif dan dinamis inaktif) dan arsip statis.
Penggolongan jenis arsip yang beragam salah satunya dipengaruhi
oleh media yang digunakan dan pokok persoalan yang ada di dalam arsip
12
Dewi Anggrawati, Membuat dan Menjaga Sistem Kearsipan untuk Menjamin Integrasi
Jilid 1 (Bandung: Armico, 2004), h. 15.
15
tersebut. Penggolongan jenis arsip dapat dimanfaatkan untuk mengetahui
cara penanganan dari setiap bentuk arsip yang akan disimpan. Menurut
Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, jenis arsip dibedakan menjadi 8
macam yaitu: 13
a. Arsip menurut isi yang terdiri dari arsip kepegawaian, keuangan,

pemasaran, dan pendidikan.
b. Arsip menurut bentuk yang terdiri dari arsip kertas, pita rekaman,
mikrofilm, disket, dan compact disk.
c. Arsip menurut nilai yang terdiri dari arsip bernilai informasi,
administrasi, hukum, sejarah, keuangan, dan pendidikan.
d. Arsip menurut kepentingan yang terdiri dari arsip tidak berguna,
berguna, penting, dan vital.
e. Arsip menurut fungsi yang terdiri dari arsip statis dan arsip dinamis.
f. Arsip menurut tempat yang terdiri dari arsip pusat dan arsip unit.
g. Arsip menurut keaslian yang terdiri dari arsip asli, tembusan, salinan,
dan petikan.
h. Arsip menurut hukum yang terdiri dari arsip otentik dan arsip tidak
otentik.
Berdasarkan beberapa pendapat di atas dapat disimpulkan, jenis
arsip digolongkan sesuai dengan cara memandang arsip tersebut baik dari
segi wujud, fungsi, nilai, keaslian, isi, tempat, pemilik, hukum, dan
kepentingan.
B. Arsip Dinamis Aktif
1. Pengertian Arsip Dinamis Aktif
Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam
kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.14
Arsip dinamis merupakan arsip yang harus dikelola dengan baik agar jika
13
Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern dari Konvensional
ke Basis Komputer (Yogyakarta: Grava Media, 2005), h. 10.
14
Rachmad Fuji Sanjuli and Meylia Elizabeth Ranu, “Sistem Pengelolaan Arsip Di Dinas
Pekerjaan Umum Bina Marga Dan Pematusan Kota Surabaya,” Jurnal Mahasiswa Unesa, 2015, h.
1-15
16
diperlukan arsip dapat segera ditemukan. Menurut Sulistyo Basuki dalam
Hamdani, arsip dinamis (record) artinya informasi terekam, termasuk data
dalam sistem computer, yang dibuat atau diterima oleh badan korporasi
atau perorangan dalam transaksi kegiatan atau melakukan tindakan sebagai
bukti aktivitas tersebut. Definisi tersebut merujuk kepada mengapa arsip
dinamis diciptakan dan alasan mengapa arsip dinamis disimpan.15
Arsip dinamis kemudian terbagi menjadi dua jenis, yaitu arsip
dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif. Arsip dinamis aktif adalah arsip
yang masih sering digunakan secara langsung dalam perencanaan
penyelenggaraan kegiatan organisasi, serta masih dikelola oleh unit
pengolah. Frekuensi penggunanaan arsip dinamis aktif sedikitnya 10 kali
dalam setahun. Kemudian arsip dinamis inaktif adalah arsip yang sudah
selesai diproses tetapi frekuensi penggunaannya sudah menurun.16
Berdasarkan pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa arsip
dinamis aktif adalah arsip yang masih diproses oleh unit kerja suatu
organisasi dan frekuensi penggunaannya masih tinggi karena masih
digunakan langsung dalam kegiatan penyelenggaraan administrasi suatu
organisasi baik pemerintah maupun swasta.
15
Fajri Hamdani and Syahyuman, “Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif Di Kantor
Perpustakaan Arsip Dan Dokumentasi Kabupaten Pesisir Selatan,” Jurnal Ilmu Informasi
Perpustakaan Dan Kearsipan, E, 1, no. 1 (2012), h. 409-417.
16
Rico Rahmadeni and Syahyuman, “Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif di Kantor Cabang
Perum Pegadaian Marapalam Padang,” Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan Dan Kearsipan 1, no. 1
(2012), h. 215-223.
17
2. Siklus Hidup Arsip Dinamis Aktif
Pada suatu arsip pasti memiliki siklus hidupnya masing-masing.
Siklus hidup arsip dinamis aktif terbagi kedalam lima fase utama, yakni
penciptaan, distribusi, penggunaan, pemeliharaan, dan pemusnahan. 17
Penciptaan &
Penerimaan
(Creation & Receipt)
Penyusutan Distribusi
(Disposion) (Distribution)
Pemeliharaan Penggunaan
(Maintenance) (Use)
Gambar 2. 1 Siklus Hidup Arsip

Gambar di atas menjelaskan siklus hidup arsip dinamis aktif
dimulai dari kegiatan penciptaan arsip berupa penulisan surat, memo,
petunjuk (instruksi), formulir, laporan, dan sebagainya. Arsip tersebut
kemudian didistribusikan kepada seseorang atau organisasi tertentu agar
dapat digunakan untuk keperluan tertentu seperti pelaksanaan operasional,
dasar tindakan tertentu, pelaksanaan fungsi dan peran-peran manajerial,
sebagai alat pembuktian atau dokumentasi, sebagai bahan pertimbangan
untuk menjawab pemasalahan atau memberikan tanggapan, sebagai
17
Judith Read-Smith, Records Management (USA: South Western, n.d.), h. 56.
18
referensi dan lain sebagainya. Kemudian arsip tersebut dipelihara dan
disimpan secara sistematis (simpan aktif). Setelah menurun
penggunaannya, arsip akan dipindahkan dan disimpan (simpan inaktif).
Setelah melewati masa simpan inaktif, arsip akan dimusnahkan atau
disimpan permanen.18
C. Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif
Pengelolaan arsip dinamis aktif dalam konteks penyelenggaraan
kearsipan menjadi tanggung jawab lembaga atau instansi pencipta arsip, baik
pemerintah maupun swasta yang dilakukan terhadap arsip aktifnya.
Pengelolaan arsip dinamis aktif dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan
arsip sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan
suatu sistem yang memenuhi persyaratan, yaitu andal, sistematis, utuh,
menyeluruh dan sesuai dengan norma, standar, prosedur dan kriteria.
Pengelolaan arsip dinamis aktif harus dilakukan secara komprehensif yang
meliputi kegiatan penciptaan dan penerimaan (creation and receipt),
penyimpanan, pendistribusian (distribution), penggunaan (use), pemeliharaan
(maintenence), serta penyusutan arsip dengan melakukan pemindahan
(transfer).
Apabila arsip dinamis aktif dikelola dengan baik oleh pencipta arsip,
maka akan mempermudah pencipta arsip dan pengguna arsip dalam
menemukan kembali informasi yang dibutuhkan dengan cepat dan tepat.
Pengelolaan arsip dinamis aktif tidak bisa dihindari, dikarenakan nilai guna
18
T.R Schellenberg, Modern Archives (Universitas Washington, n.d.), h. 36.
19
arsip dinamis aktif akan terus digunakan. Oleh karena itu, maka arsip harus
dikelola dan dirawat dengan efektif agar nilai-nilai yang ada di dalam arsip
tersebut tetap terjaga.”19
Berikut merupakan penjelasan secara detail dari kegiatan pengelolaan
arsip dinamis seperti, penciptaan, pendistribusian, penyimpanan, penggunaan,
pemeliharaan, dan penyusutan arsip dinamis aktif (dengan pemindahan) yaitu:
1. Penciptaan Arsip Dinamis Aktif
Penciptaan arsip seperti surat dan naskah lainya, gambar dan
rekaman merupakan aktifitas awal dari siklus hidup arsip, yaitu kegiatan
membuat surat dan dokumen atau naskah lain yang diperlukan dalam
rangka penyelenggaraan organisasi untuk mencapai tujuan. Penciptaan
arsip adalah pembuatan dan penerimaan arsip dalam berbagai bentuk dan
media dalam rangka pelaksanaan fungsi dan tugas organisasi. Dalam
penciptaan arsip, tata naskah dinas merupakan jaminan terhadap tingkat
autentisitas dan reliabilitas pada arsip yang tercipta.20
a. Tata Naskah Dinas.
Tata naskah dinas adalah pengaturan informasi tertulis tentang
jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan
media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan. Dalam hal ini
ketersedian instrumen tata naskah dinas (TND) di lingkungan pencipta
arsip sangatlah penting. Untuk dapat memenuhi autentisitas dan
19
Yosa Faradela, “Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif Di Dinas Kependudukan Dan
Pencatatan Sipil (DUKCAPIL) Kabupaten Ponorogo Untuk Mewujudkan Good Governance,”
Jurnal Administrasi Perkantoran 4, no. 3 (2016), h. 1-8.
20
Azmi, “Signifikansi Empat Instrumen Pokok Pengelolaan Arsip Dinamis,” Jurnal
Kearsipan Anri 11 (2016), h. 15-38.
20
reliabilitas arsip sebagai naskah dinas, maka penciptaan arsip dinamis
dilaksanakan berdasarkan TND pencipta arsip yang mengacu kepada
pedoman yang ditetapkan oleh Kepala Arsip Nasional Republik
Indonesia (ANRI) Nomor 2 Tahun 2014 tentang Pedoman Tata
Naskah Dinas.
Ketersedian TND akan memudahkan pencipta arsip dalam
meregistrasi yang diciptakan dan mendistribusikan arsip kepada unit
pengolah dan instansi luar yang dituju dengan sarana pengendalian
yang jelas, sehingga mudah untuk melacak jalan dan posisi arsip.
Apabila tidak tersedia TND, maka pencipta arsip akan sulit
menentukan standar jenis, format, elemen data registrasi,
pengendalian distribusi, kewenangan dan pelimpahan wewenang
pendandatanganan naskah dinas sebagai arsip. Hal ini tentunya
berdampak terhadap kelengkapan komponen arsip yang tercipta dari
segi struktur, isi dan konteksnya.
Penciptaan arsip dinamis dilakukan melalui pembuatan dan
penerimaan arsip. Dalam konteks pengelolaan arsip dinamis, dokumen
yang dibuat dan diterima akan dikategorikan terlebih sebagai arsip
atau nonarsip. Jika dokumen yang masuk (incoming document)
dan/atau yang akan dikirim (outcoming document) dikategorikan
sebagai arsip (records), maka records itu harus diregistrasi, kemudian

21
didistribusikan kepada pihak yang berhak secara cepat, tepat waktu,
lengkap, dan aman serta diikuti dengan tindakan pengendalian.”21
b. Prosedur Surat Masuk.
Surat masuk sangat penting dalam sebuah organisasi karena
bertujuan untuk memberikan informasi dari unit ke unit atau kepada
organisasi lain, informasi yang akan disampaikan tidak dapat diterima
dengan baik jika tidak ada surat masuk.
Pada Keputusan Menteri Agama (KMA) Nomor 44 Tahun
2010 tentang Pedoman Penataan Kearsipan di Lingkungan
Kementerian Agama, prosedur surat masuk dilakukan melalui
beberapa tahapan, yaitu:22
1) Penerimaan Surat
Proses penerimaan surat masuk dilakukan sesudah surat
diterima yaitu:
1) Memeriksa kebenaran nama intansi dan alamat tertuju,

apabila terdapat kesalahan dalam penulisan nama instansi dan
alamatnya, maka surat segera dikembalikan pada pengirim;
2) Menandatangani bukti pengiriman pada kartu atau buku
sebagai bukti bahwa surat telah diterima. Biasanya
penerimaan dicatat pada buku penerimaan surat;
3) Memberi stempel jam dan tanggal diterima pada bagian
belakang surat yang sudah dibuka;
4) Memberi stempel jam dan tanggal diterima pada belakang
amplop surat tertutup/rahasia.
Azmi, “Signifikansi Empat Instrumen Pokok Pengelolaan Arsip Dinamis,” h. 15-38.

21
22
KEMENNAG RI, “Kearsipan” (Jakarta: Sub Bagian Umum Kantor Wilayah
Kementerian Agama Provinsi DKI Jakarta, 2013)., h. 26 – 29.
22
2) Penggolongan Surat
Penggolonganan surat adalah kegiatan memisahkan dan
mengelompokkan surat-surat menurut jenis dan golongannya.
a) Memisahkan/mengelompokan surat dinas dan surat pribadi;

b) Menggolongkan surat tertutup/rahasia dan surat terbuka;
c) Menyerahkan surat tertutup/rahasia pada pencatat surat dan
menyerahkan surat terbuka pada pengarah surat;
d) Menyortir surat-surat sesuai dengan unit pengolahnya.
3) Pencatatan Surat Masuk.
Pencatatan surat masuk dapat dilakukan dengan
menggunakan buku catatan harian atau agenda surat masuk dan
kartu tertentu.
a) Membaca dan menentukan isi surat;

b) Meneliti surat sesuai dengan catatan yang tertera pada
amplop, termasuk kelengkapan surat dan lampirannya;
c) Memberi catatan seperlunya terhadap surat yang tidak
lengkap seperti kurang lampiran;
d) Membedakan surat penting dan surat biasa dengan cara
memberi tanda dengan pensil di sudut kanan atas surat
berdasarkan jenis surat, yaitu huruf P untuk surat penting
dan huruf B untuk surat biasa. Contoh: (P Sekjen artinya
surat penting yang memerlukan kebijakan Sekjen. (P
Rocan) artinya surat penting yang memerlukan kebijakan
Kepala Biro Perencanaan. (B Rocan) artinya surat biasa
yang dikirim ke Biro Perencanaan;
e) Memberi penomoran surat penting;
f) Mencatat surat penting kedalam kartu kendali (KK);
g) Mencatat surat biasa kedalam formulir LPSB (lembar
pengantar surat biasa);
h) Mencatat surat rahasia kedalam formulir LPSR (lembar
pengantar surat rahasia).
4) Pendistribusian Surat Masuk.
a) Mendistribusikan surat penting dan surat biasa dengan

sarana pencatatan (KK atau lembar pengantar) ke unit
pengolah sesuai tujuan surat;
23
b) Meminta tanda tangan penerimaan surat pada KK atau

lembar pengantar (LPSR/LPSB) kepada tugas TU unit
pengolah;
c) Menyimpan KK I (warna putih) sesuai dengan urutan
nomor pencatatan, KK II (warna kuning) dan lembar
pengantar (LPSB/LPSR) pada unit kearsipan seusia dengan
klasifikasi arsip;
d) Menyimpan KK III (warna merah) pada unit pengolah
sesuai klasifikasi arsip.
5) Pengarahan Surat Masuk
Pengarahan surat dilakukan untuk menentukan arah surat
yang akan disampaikan, baik yang disampaikan kepada pimpinan
dan yang akan disampaikan kepada pengolah.
a) Mencatat surat penting dengan menggunakan lembar

disposisi rangkap 2;
b) Menyampaikan surat beserta lembar disposisi rangkap 2 pada
pimpinan unit pengolah;
c) Menerima kembali surat beserta lembar disposisi rangkap 2
yang telah diberikan disposisi oleh pimpinan unit pengolah;
d) Mengarahkan surat beserta lembar disposisi rangkap 2 ke unit
pengolah surat;
e) Meminta paraf tanda terima dari petugas pelaksana unit
pengolah pada lembar disposisi rangkap 2 dan menyimpan
lembar disposisi II (warna kuning) pada TU unit pengolah
sesuai tanggal penyelesaian.
6) Penyimpanan Surat Masuk
Penyimpanan surat dilakukan secara sistematis agar bila
dibutuhkan dapat ditemukan dalam waktu yang singkat.
a) Memeriksa tanda pelepas (File, Simpan, Dep) surat;

b) Menyimpan surat yang telah selesai diproses;
c) Menyimpan arsip sesuai dengan klasifikasi.
Berdasarkan penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa
dalam mengelola surat masuk ada beberapa tahapan yang dilalui,

24
yaitu: penerimaan surat, penggolongan surat, pencatatan surat,
pendistribusian surat, pengarahan surat, dan penyimpanan surat.
c. Prosedur Surat Keluar
Setelah organisasi atau antar unit kerja dalam organisasi
mendapatkan surat masuk, maka terdapat surat yang membutuhkan
jawaban ataupun tanggapan melalui surat keluar. Surat keluar adalah
kegiatan organisasi untuk memberikan jawaban atas isi surat masuk
yang telah diterima dari suatu organisasi lain, atau antar unit kerja
organisasi agar tidak terjadi kesalahpahaman antar kedua belah pihak.
Pengelolaan surat keluar dilakukan oleh tata usaha atau secretariat.
Dalam hal ini bagian sekretariat / tata usaha yang berhak mengelola,
memeriksa, menyerahkan pada pemimpin untuk di tanda tangani,
sekaligus mengirimkan ke organisasi lain.
Pada Keputusan Menteri Agama (KMA) Nomor 44 Tahun
2010 tentang Pedoman Penataan Kearsipan di Lingkungan
Kementerian Agama, prosedur surat keluar memiliki beberapa
tahapan, seperti: 23
1) Pembuatan Konsep Surat Keluar.
Pelaksana unit pengolah membuat konep surat sesuai
dengan tata naskah yang berlaku. Dalam membuat konsep surat
ada tiga cara yang bisa dilakukan, yaitu konsep yang dibuat oleh
23
KEMENAG RI, “Kearsipan” (Jakarta: Sub Bagian Umum Kantor Wilayah Kementerian
Agama Provinsi DKI Jakarta, 2013)., h. 31 – 33.
25
pimpinan sendiri, konsep yang dibuat oleh bawahan atau
sekretarisnya dan konsep dibuat dengan mendikte.
2) Persetujuan Surat Keluar
a) Mengajukan konsep surat keluar untuk memperoleh

persetujuan kepada pimpinan unit pengolah sesuai dengan
kewenangannya;
b) Mendapatkan paraf persetujuan konsep surat;
c) Mengetik konsep surat yang telah diparaf menjadi net surat;
d) Mengajukan kembali net surat untuk ditandatangani
pimpinan unit pengolah.
3) Penomoran Surat Keluar
a) Meminta nomor surat ke unit kearsipan;

b) Memberi nomor surat pada net surat;
c) Memberi stempel pada surat.
4) Pencatatan Surat Keluar
a) Mencatat surat penting kedalam kartu kendali pada unit

pengolah;
b) Mencatat surat biasa atau rahasia kedalam lembar pengantar
(LPSB/LPSR);
c) Memberi nomor surat pada net surat;
d) Memberi stempel pada surat.
5) Penyampaian Surat Keluar
a) Menyampaikan surat asli beserta kartu kendali atau lembar

pengantar dari unit pengolah ke unit kearsipan;
b) Meminta paraf pada petugas/pelaksana unit kearsipan pada
kartu kendali;
c) Mengambil KK III (warna merah) untuk disimpan pada unit
pengolah.
6) Pengiriman Surat Keluar
a) Menyiapkan amplop berkop satuan organisasi;

b) Mengetik nomor dan alamat tujuan surat pada amplop;
c) Memeriksa kelengkapan surat;
d) Memasukan surat kedalam amplop;
e) Mengirimkan surat sesuai alamat dituju.
26
7) Penyimpanan Surat Keluar
a) Menyimpan pertinggal net surat (copy surat) sesuai dengan

klasifikasi;
b) Menyimpan KK III (warna merah) pada kotak kartu kendali
(Tickler File) di unit pengolah;
c) Menyimpan KK I dan KK II (warna putih dan kuning) pada
kotak kartu kendali (Tickler File) di unit kearsipan.
Berdasarkan pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa surat
keluar adalah proses penanganan surat-surat yang yang dibuat oleh
pimpinan, atau sekretaris maupun dengan mendikte dan bertujuan
untuk memberi tanggapan atas isi surat masuk yang diterima dari
suatu organisasi lain atau antar unit kerja organisasi agar tidak terjadi
kesalahpahaman antar kedua belah pihak. Dalam mengelola surat
keluar terdapat beberapa tahapan yang dilalui, yaitu: pembuatan
konsep surat, persetujuan surat, penomoran surat, pencatatan surat,
penyampaian surat, pengiriman surat, dan penyimpanan surat.
d. Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip
Dalam penjelasan Pasal 38 Peraturan Pemerintah Nomor 28
Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UndangUndang Nomor 43 Tahun
2009 tentang Kearsipan disebutkan yang dimaksud dengan sistem
klasifikasi keamanan dan akses arsip merupakan aturan pembatasan
hak akses terhadap fisik arsip dan informasinya sebagai dasar untuk
menentukan keterbukaan dan kerahasiaan arsip dalam rangka
melindungi hak dan kewajiban pencipta arsip dan pengguna dalam

27
pelayanan arsip.24 Klasifikasi keamanan dan akses arsip ditentukan
berdasarkan sifat arsip yang dapat di akses terdiri atas arsip yang
bersifat terbuka dan arsip yang bersifat tertutup.
Dalam Pasal 44 Ayat (1) Undang-Undang Nomor 43 Tahun
2009 tentang Kearsipan disebutkan bahwa pencipta arsip dapat
menutup akses atas arsip dengan alasan apabila arsip dibuka untuk
umum dapat 25
1) Menghambat proses penegakan hukum;

2) Mengganggu kepentingan pelindungan hak atas kekayaan
intelektual dan pelindungan dari persaingan usaha tidak sehat;
3) Membahayakan pertahanan dan keamanan negara;
4) Mengungkapkan kekayaan alam Indonesia;
5) Merugikan ketahanan ekonomi nasional;
6) Merugikan kepentingan politik luar negeri dan hubungan luar
negeri;
7) Mengungkapkan isi akta autentik yang bersifat pribadi dan
kemauan terakhir ataupun wasiat seseorang;
8) Mengungkapkan rahasia atau data pribadi;
9) Mengungkap memorandum atau suratsurat yang menurut sifatnya
perlu dirahasiakan.
Sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip di lingkungan
pencipta arsip disusun melalui tahapan sebagai berikut: 26
1) Identifikasi ketentuan hukum yang terkait dengan keterbukaan

arsip.
2) Analisis fungsi dan tugas unit kerja dalam organisasi.
3) Analisis urain kerja (job description).
4) Analisis risiko.
5) Penentuan kategori klasifikasi keamanan.
6) Penggolongan hak ases.
7) Pengamanan tingkat klasifikasi.
24
Pemerintah Republik Indonesia, “Peraturan Pemerintah RI Nomor 28 Tahun 2012
Tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan,” Pub. L. No. 28
(2012), h. 13.
25
Azmi, “Signifikansi Empat Instrumen Pokok Pengelolaan Arsip Dinamis,” 2016, h. 26.
26
Azmi, “Signifikansi Empat Instrumen Pokok Pengelolaan Arsip Dinamis,” 2016, h. 26.
28
2. Penggunaan Arsip Dinamis Aktif
Penggunaan arsip ialah proses pemakaian arsip untuk kepentingan
organisasi dalam kegiatan sehari-hari. Arsip yang sudah disimpan pada
suatu organisasi tertentu, terkadang adanya peminjaman oleh atasan dan
pegawai dalam suatu organisasi ataupun orang di luar organisasi. Arsip
yang dipinjam juga harus dicari dan ditemukan dengan cepat, sehingga
dalam peminjaman arsip membutuhkan waktu untuk penemuan kembali
arsip. Berikut merupakan penjelasan tentang tata cara penggunaan arsip:
a. Peminjaman Arsip Dinamis Aktif.
Arsip yang telah disimpan sewaktu-waktu dapat diperlukan
kembali oleh pihak yang berkepentingan. Oleh karena itu, pihak yang
berkepentingan membutuhkan prosedur, sehingga arsip tidak tercecer
dan tetap dapat terjaga keberadaannya. Berikut prosedur dalam
peminjaman arsip menurut Machmoed Effendhie: 27
1) Permintaan.
2) Pencarian.
3) Pengambilan arsip.
4) Pencatatan arsip.
5) Pengendalian.
6) Penyimpanan kembali.
Berdasarkan pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa dalam
peminjaman arsip harus sesuai dengan prosedur yang ada di masing-
masing organisasi, siapa yang bertanggung jawab atas pemberian izin
peminjaman, siapa saja yang boleh meminjam, dan jangka waktu
27
Machmoed Effendhie, “Panduan Ringkas Tata Kelola Arsip Inaktif Di Lingkungan
Universitas Gadjah Mada” (Arsip Universitas Gadjah Mada, 2011), h. 29.
29
peminjaman arsip. Hal tersebut dilakukan supaya arsip tidak tidak
hilang dan tetap terjaga keberadaannya.
b. Penemuan Kembali Arsip Dinamis Aktif.
Arsip yang ingin dipinjam tentu saja harus ditemukan terlebih
dahulu, penemuan kembali arsip tidak hanya sekedar menemukan
kembali arsip dalam bentuk fisiknya, tetapi juga menemukan
informasi yang terkandung di dalam arsip tersebut, karena akan
dipergunakan dalam proses penyelenggaraan administrasi.
Dalam pengelolaan arsip dinamis aktif, sistem penemuan
kembali senantiasa harus selalu dikembangkan secara tepat sehingga
dapat menjamin ditemukannya arsip dengan cepat dan tepat. 28
Penemuan kembali arsip menurut Wursanto adalah memastikan
dimana arsip yang akan dipergunakan itu disimpan, dalam kelompok
berkas apa, disusun menurut sistem apa, dan bagaimana cara
mengambilnya.29
Ketepatan dan kecepatan menemukan atau mendapatkan arsip
bergantung dari beberapa hal, yaitu: 30
1) Kejelasan materi yang diminta.

2) Ketepatan klasifikasi yang dipakai.
3) Ketepatan dan kemantapan sistem indeks.
4) Tersedianya tenaga yang memiliki pengetahuan dan keterampilan
yang memadai.
28
Effendhie, “Panduan Ringkas Tata Kelola Arsip Inaktif Di Lingkungan Universitas
Gadjah Mada”, h. 3.
29
Kearsipan 1, h. 187.
30
Yatimah, Kesekretariatan Modern dan Administrasi Perkantoran, h. 209.
30
Menurut Wursanto penemuan kembali dapat dilakukan dengan
mudah dan cepat dilakukan apabila memperhatikan faktor-faktor
berikut:31
1) Sistem penemuan kembali harus mudah, yaitu apabila disesuaikan

dengan kebutuhan si pemakai dan sistem penyimpanan dokumen.
2) Sistem penemuan kembali harus didukung dengan peralatan yang
sesuai dengan sistem penataan berkas yang digunakan.
3) Faktor personil juga memegang peranan penting dalam penemuan
kembali arsip. Tenaga-tenaga dibidang kearsipan hendaknya
terdiri dari tenaga-tenaga yang terlatih, mempunyai daya tangkap
yang tinggi, cepat, tekun, mau dan suka bekerja secara detail
tentang kearsipan.
Berdasarkan beberapa penjelasan tersebut dapat disimpulkan
bahwa penemuan kembali arsip yang akan digunakan bisa ditemukan
secara cepat dan tepat apabila sebelumnya sudah mengetahui faktor-
faktor yang mempengaruhi dalam penemuan kembali arsip.
c. Sarana dan Prasarana Arsip Dinamis Aktif.
Dalam pengelolaan arsip perlu adanya sarana dan prasarana
kearsipan berupa ruang arsip dan lemari arsip. Tata ruang
penyimpanan arsip inaktif pada dasarnya dapat dibagi 2, yaitu ruang
kerja dan ruangan penyimpanan arsip inaktif.32
Sarana dan prasarana yang digunakan dalam pelaksanaan
pengelolaan arsip aktif adalah: 33
31
32
Indonesia, Penyusutan Arisp, Pasal 1 Penjelasan Atas Peraturan Pemerintah Republik
Indonesia No 34, Tahun 1979
33
“Peraturan Kepala Arsip Nasional RI Nomor 50 Tahun 2015 Tentang Petunjuk Teknis
Pemberkasan Arsip Aktif Di Central File Di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia,”
Pub. L. No. 50 (2015), h. 14-19.
31
1) Folder.
Folder adalah map yang terbuat dari karton manila dan
berfungsi sebagai sarana penyimpanan arsip kertas, memiliki tab
atau bagian menonjol di sebelah kanan atas sebagai tempat untuk
menuliskan kode dan indeks berkas. Satu folder digunakan untuk
menyimpan satu berkas. Apabila jumlah berkas tidak tertampung
dalam satu folder, dapat ditempatkan dalam folder lainnya dengan
memberikan kode serta indeks yang sama dengan folder
sebelumnya. Folder diletakkan di belakang guide/sekat dalam
filling cabinet atau box arsip.
2) Guide/Sekat.
Guide/sekat digunakan sebagai sarana pembatas/penyekat
antara kelompok berkas yang satu dengan berkas yang lain atau
penunjuk antara kode yang satu dengan yang lain sesuai dengan
pembagian dalam klasifikasi arsip. Guide arsip terbuat dari kertas
karton ± 1 mm, lebih tebal dari bahan folder sehingga tidak
mudah melengkung (terlipat). Guide berbentuk empat persegi
panjang dan memiliki tab. Guide terdiri dari guide primer, guide
sekunder dan guide tersier. Guide diletakkan diantara kelompok
berkas arsip yang satu dengan kelompok berkas lainnya di dalam
laci filling cabinet. Tab pada guide digunakan untuk
mencantumkan kode klasifikasi, indeks dan masalah arsip.

32
3) Filling Cabinet.
Filling cabinet adalah sarana untuk menyimpan arsip aktif
yang sudah ditata berdasarkan sistem subjek. Jumlah filling
cabinet disediakan sesuai dengan kebutuhan. Filling cabinet yang
digunakan adalah filling cabinet yang memiliki empat laci.
Penggunaannya menurut susunan laci filling cabinet dari atas ke
bawah. Guide/sekat dan folder diatur dalam posisi berdiri di
dalam laci filling cabinet. Setiap laci filling cabinet idealnya
berisi 50 buah folder, dengan jumlah sekat 20-40 buah. Filling
cabinet harus memiliki kunci pengaman.
4) Label
Label adalah kertas yang ditempelkan di tab guide atau
folder. Pelabelan adalah merupakan realisasi dari kegiatan
penentuan indeks dan kode. Label sebaiknya mempergunakan
kertas yang berkualitas agar tidak mudah rusak dan mudah dibaca
karena berwarna terang.
5) Out Indicator
Out indicator adalah alat yang digunakan untuk menandai
adanya keluarnya arsip dari laci atau filling cabinet. Apabila yang
sedang dipinjam semua berkas (satu folder) maka yang digunakan
adalah out guide, sedangkan bila yang dipinjam hanya beberapa
lembar maka akan mempergunakan out sheet.

33
6) Buku Peminjaman Arsip
Terdiri dari beberapa kolom yang disesuaikan dengan
kebutuhan informasinya.
7) Daftar Arsip Dinamis
Format daftar arsip dinamis yang ada di masing-masing
unit pengolah harus seragam demi tertibnya pengelolaan arsip
aktif. Daftar arsip dinamis dibuat berdasarkan dua kategori yaitu
arsip terjaga dan arsip umum.
3. Penataan dan Penyimpanan Arsip Dinamis Aktif
Proses penataan dan penyimpanan arsip dinamis aktif memerlukan
penentuan azas penyimpanan, sarana prasarana dan prosedur penataan
arsip yang tepat untuk digunakan berdasarkan analisis kebutuhan suatu
lembaga atau instansi tersebut.
a. Azas Penyimpanan
Dalam pengorganisasian arsip dinamis aktif terbagi menjadi
tiga azas penyimpanan yang sesuai dengan lembaga, organisasi atau
instansi yang bersangkutan, yaitu:
1) Azas Sentralisasi
Penyimpanan arsip secara sentral lebih efisien dan efektif
bila diterapkan pada organisasi yang relatif kecil, rentang
tugasnya pendek, tidak terlalu kompleks, beban kerja tidak terlalu
besar dan lingkup kerjanya berada dalam satu gedung atau satu
atap. Dengan menerapkan azas sentralisasi ini maka sistem

34
penyimpanan yang digunakan akan menjadi standar, dan akan
lebih mudah dalam pengendalian dan penelusurannya karena
keseragaman sistem dan prosedur.34
2) Azas Desentralisasi
Penyimpanan arsip dengan azas desentralisasi adalah
penyimpanan arsip dimana setiap unit kerja mengelola dan
menyimpan arsipnya masing-masing. Azas ini lebih sesuai
dengan organisasi besar yang ruang kantor terpisah letaknya.
Keuntungan dalam menggunakan azas desentralisasi adalah
pengelolaan arsip dilaksanakan unit kerja masing-masing sesuai
dengan kebutuhannya. Namun kerugian dari azas ini adalah
memungkinkan terjadinya duplikasi arsip karena penyimpanan
arsip tersebar di berbagai lokasi.35
3) Azas Kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi
Azas ini adalah kombinasi dari azas sentralisasi dan azas
desentralisasi. Menerapkan azas sentralisasi dalam prosedur,
sistem, peralatan dan SDM dan desentralisasi dalam
pelaksanaannya. Prinsip azas ini adalah bahwa setiap unit kerja
diberikan otoritas untuk melakukan penyimpanan dan
pengelolaan arsip dengan kontrol atau pengendalian sistem secara
terpusat oleh suatu unit khusus di dalam organisasi.36
34
Irawan, Manajemen Arsip Dinamis, h. 14.
35
Irawan, Manajemen Arsip Dinamis: Suatu Pendekatan Kearsipan, h. 14.
36
Irawan, Manajemen Arsip Dinamis: Suatu Pendekatan Kearsipan, h. 14
35
Berdasarkan beberapa pendapat di atas dapat disimpulkan
bahwa sangat penting bagi suatu organisasi untuk menggunakan
azas penyimpanan arsip karena dengan menggunakan dua hal
tersebut dapat membuat arsip lebih teratur dan tertata dengan
baik, sehingga dalam penemuan kembali arsip dapat lebih cepat
dan tepat.
b. Sarana
1) Klasifikasi.
Klasifikasi merupakan pengelompokan atas dasar
perincian pokok masalah, sub masalah dan sub-sub masalah.
Contoh: Kepegawaian (pokok masalah), pengadaan (sub
masalah), formasi (sub-sub masalah).37
2) Sistem Penyimpanan
Penyimpanan arsip dinamis aktif menggunakan sistem
pengklasifikasian yang baku. Klasifikasi arsip adalah pengaturan
arsip dalam unit-unit pengelompokkan dalam rangka penyiapan
perencanaan tata berkas. Mengklasifikasikan arsip bermakna
proses mengatur arsip secara skematis dan konsisten untuk
mempermudah penataan, penemuan kembali, pemeliharaan, dan
penyusutan arsip.
37
Agama Provinsi DKI Jakarta, 2013)., h. 35.
36
Klasifikasi arsip adalah pola pengaturan arsip secara
berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas instansi
menjadi beberapa kategori unit informasi kearsipan.38 Dalam
Peraturan Kepala Arsip Nasional RI Nomor 19 Tahun 2012
tentang Klasifikasi Arsip disebutkan klasifikasi arsip disusun
dengan ketentuan teknis, sebagai berikut: 39
a) Logis, yakni susunan klasifikasi arsip meliputi judul suatu
fungsi, kegiatan dan transaksi serta mudah dimengerti oleh
semua pengguna;
b) Faktual, klasifikasi arsip harus mampu merekonstruksi
kejadian yang sebenarnya yaitu berdasarkan fungsi dan tugas
organisasi;
c) Perbaikan berkelanjutan, yakni klasifikasi arsip harus mampu
beradaptasi terhadap perubahan struktur organisasi;
d) Sistematis, yakni klasifikasi arsip harus didasarkan pada
susunan yang dimulai dari fungsi, kegiatan, dan transaksi,
baik yang bersifat substantif maupun fasilitatif;
e) Akomodatif, yakni klasifikasi arsip harus menjamin seluruh
fungsi, kegiatan dan transaksi terakomodasi secara lengkap
sesuai dengan fungsi dan tugas pencipta arsip;
38
Arsip Nasional Republik Indonesia, “Peraturan Kepala Arsip Nasional RI Nomor 19
Tahun 2012 Tentang Pedoman Penyusunan Klasifikasi Arsip,” Pub. L. No. 19 (2012), h. 2.
39
Tahun 2012 Tentang Pedoman Penyusunan Klasifikasi Arsip,” Pub. L. No. 19 (2012), h. 4.
37
f) Kronologis, yakni klasifikasi arsip harus dilakukan secara
berurutan sesuai tahapan kegiatan.
Berikut ini merupakan lima sistem klasifikasi arsip
menurut Mulyono:40
a) Sistem Abjad.
Sistem abjad adalah penyimpanan yang didasarkan
atas urutan abjad, jadi pemberian kode arsip dengan
menggunakan abjad dari A – Z. kode abjad tersebut diindek
dari nama orang, organisasi atau badan lain yang sejenis.
b) Sistem Pokok Soal (subyek)
Penyimpanan arsip dengan sistem pokok soal
(subyek) adalah penyimpanan arsip yang didasarkan atas
perihal surat atau pokok soal isi surat.
c) Sistem Tanggal (kronologis)
Penyimpanan dengan sistem tanggal adalah
penyimpanan yang didasarkan atas tanggal surat atau tanggal
penerimaan surat. Untuk surat masuk, sering penyimpananya
didasarkan atas tanggal penerimaan surat. Tetapi untuk surat-
surat keluar, arsipnya disimpan berdasarkan tanggal yang
tertera pada surat.
40
Mulyono, Dasar-Dasar Kearsipan, h. 12.
38
d) Sistem Nomor
Sistem nomor dalam penyimpanan arsip
dimaksudkan, bahwa arsip yang akan disimpan diberikan
nomer kode dengan angka-angka. Nomor disini adalah nomor
kode penyimpanan bukan nomor surat.
Sistem Klasifikasi Desimal. Sistem penyimpanan ini
sering disebut dengan sistem Dewey, atau orang sering
menyebut dengan sistem klasifikasi atau bahkan sering
disebut dengan sistem desimal. Penyimpanan dengan sistem
ini banyak digunakan di perpustakaan.
Sistem Terminal Digit. Sistem penyimpanan
berdasarkan nomor terminal digit, sebenarnya dapat
digunakan untuk penyimpanan arsip dalam jumlah yang
besar. Oleh karena itu sistem ini biasanya digunakan pada
perusahaan-perusahaan besar.
e) Sistem Wilayah
Penyimpanan arsip didasarkan pada sistem wilayah
adalah penyimpanan yang dikelompokkan atas wilayah
tertentu. Dalam hal ini pengelompokannya dapat didasarkan
pada pembagian pulau, provinsi, Kota bahkan menurut
pembagian tingkat kecamatan sampai kelurahan.

39
3) Tunjuk Silang
Tunjuk silang merupakan sarana untuk memudahkan
menemukan arsip kembali. Fungsi tunjuk silang yaitu:41
a) Sebagai petunjuk untuk mengetahui tempat penyimpanan
arsip/dokumen, apabila dalam satu arsip/dokumen terdapat
lebih dari satu persoaalan sehingga tempat penyimpanannya
masing-masing berbeda.
b) Sebagai petunjuk untuk mengetahui tempat penyimpanan
berkas yang satu denga yang lain yang slaing terkait tetapi
tempat penyimpananya berbeda.
4) Folder
Folder merupakan alat menyimpan arsip/kartu kendali di
dalam filling cabinet atau dalam kotak kartu kendali, dengan
ukuran tertentu.42
a) Bentuk
Folder dibuat dari karton manila dan bentuknya seperti map,
tetapi tanpa daun penutup pada sisinya dan di atas terdapat
bagian yang menonjol yang juga disebut tab. Tab gunanya
untuk menulisan title dan kode Klasfikasi arsip terakhir.
b) Kegunaan
Kegunaan folder adalah untuk menyimpan lembaran
arsip/dokumen menurut berkasnya dan untuk menyimpan
lembaran kartu kendali dan dikelompokan sesuai
kedudukannya untuk membedakan satu berkas dengan yang
lain.
41
42
40
c) Jenis dan Ukuran

Folder Besar. Ukurannya sama dengan 2 kali sekat besar,
yaitu: panjang 1 x 36 cm, lebar 2 x 24 cm ditambah 1 cm
untuk lipatan, panjang tab folder 9 cm; lebar tab folder 2,2
cm. Kedudukan tab yaitu berada di ujung sebelah kanan atas.
Folder Kecil. Ukuran sama dengan 2 kali sekat kecil, yaitu:
panjang 1 x 15 cm; lebar 2 x 10,5 cm ditambah 0,5 cm untuk
lipatan. Kedudukan tab yaitu berada di ujung sebelah kanan
atas.
5) Guide/Sekat
a) Bentuk
Sekat dibuat dari karton berbentuk segi empat, memiliki
bagian yang menonjol yang dinamakan tab. Tab gunanya
untuk menempatkan kode klasifikasi dan urainnya, dan
pokok masalah, sub masalah, dan sub-sub masalah. Sekat
pertama dengan tab di ujung kiri untuk pokok masalah, sekat
kedua dengan tab agak ke kanan untuk sub masalah, dan
sekat ketiga dengan sekat lebih ke kanan lagi untuk sub-sub
masalah.
b) Kegunaan
Sebagai petunjuk dan pemisah antara pokok masalah satu
dengan pokok masalah yang lain beserta perinciannya (sub
masalah dan sub-sub masalah) dan untuk memperlihatkan
hubungan antara sub masalah satu dengan sub-sub masalah
dalam satu pokok masalah.
c) Jenis dan Ukuran

Sekat Besar. Panjangnya sekat 36 cm; lebar sekat 24 cm;
panjang tab sekat 9 cm; lebar tab 2,2 cm.
Kedudukan tab:
Sekat I : Berada di ujung sebelah kiri
Sekat II : Berada 9 cm dari ujung sebelah kiri atas
Sekat III : Berada 18 cm dari ujung sebalah kiri atas.
(jika dibalik, sekat II sama dengan sekat III)
Sekat Kecil. Panjang sekat 15 cm; lebar sekat 10,5 cm;

panjang tab sekat 3,75 cm; tab sekat 1,4 cm.
Kedudukan tab:
Sekat I : Berada di ujung sebelah kiri
Sekat II : Berada 3,75 cm dari ujung kiri atas
Sekat III : berada 7 cm dari ujung sebelah kiri atas.
41
(jika dibalik, sekat II dengan III).43
6) Filling Cabinet
Adalah tempat untuk menyimpan arsip aktif.
Penggunaannya menurut susunan vertikal laci-lacinya, yang
dimulai dari atas ke bawah. Filling cabinet memiliki 4 dan 2
laci.44
7) Box Arsip
Box/doos arsip digunakan untuk menyimpan arsip in aktif
terdapat berbagai ukuran, ada yang berukuran kecil, ada yang
besar. Doos ukuran kecil lebar 9 cm. Panjang 38 cm, tinggi 27
cm. Doos ukuran besar lebar 18 cm, panjang 38 cm, tinggi 27
cm.45
8) Rak Arsip
Rak yang dipergunakan dapat berupa rak tidak bergerak
atau rak bergerak (mobile stack). Rak dipergunakan untuk
menempatkan boks/doos arsip, boks/doos ditempatkan samping
menyamping sesuai dengan ukuran yang telah dipersiapkan.46
43
44
45
46
42
c. Prosedur Penataan dan Penyimpanan Arsip Dinamis Aktif.
Pemberkasan dan penyimpanan arsip aktif dilaksanakan
melalui prosedur: 47
1) Persiapan
a) Menyiapkan sarana penyimpanan arsip aktif;
b) Memeriksa tanda pelepas berkas (file, simpan pada lembar
disposisi atau pada surat);
c) Memeriksa kelengkapan berkas berupa lampiran-lampiran.
2) Penentuan Indeks (Tittle)

Arsip yang telah dihimpun menjadi berkas ditentukan
titlenya yang berfungsi sebagai tanda pengenal berkas, title ditulis
pada tab folder. Penentuan title harus disesuaikan dengan isi
berkas, apakah dalam bentuk dossier, rubrik atau seri.
a) Berkas yang merupakan hasil kegiatan (dossier) misalnya
penataran lokakarya, seminar dan sebagainya, maka title
dapat diambil dari hal tersebut di atas. Contohnya penataran
kearsipan, Diklat pimpinan, dan sebagainya. Berkas yang
terhimpun dimulai dari kegiatan awal sampai selesai
kegiatannya harus menjadi satu;
b) Berkas yang dihimpun berdasarkan kesamaan masalah
(rubrik), maka title dapat diambil dari nama masalahnya,
misalnya cuti tahunan, mutasi dan sebagainya;
c) Berkas yang dihimpun berdasarkan kesamaan jenis (seri),
seperti misalnya kumpulan surat-surat Keputusan Menteri
Agama, surat edaran Menteri, dan sejenisnya (yang bukan
merupakan produk yang dihasilkan sendiri), maka title dapat
diambil dari nama peraturannya seperti misalnya surat
keputusan menteri (merupakan kumpulan);
d) Berkas yang dihimpun berdasarkan nama orang, badan atau
tempat, maka title dapat di ambil dari nama orang, badan atau
tempat yang bersangkutan. Misalnya berkas kepegawaian si
Amat, Amin dan sebagainya.
Masing-masing himpunan berkas yang telah ditentukan
titlenya, ditempatkan dalam folder. Pada tab folder diberi title dan
perincian terakhir pola klasifikasi. Apabila himpunan arsip terlalu
47
43
besar jumlahnya, maka dapat ditempatkan pada beberapa folder, title
dan kode klasifikasi yang dituliskan pada folder harus sama, hanya
diberi keterangan yang menyatakan bahwa folder tersebut merupakan
satu himpunan berkas dengan folder yang lain dengan diberi nomor
urut.
1) Penentuan Kode
Penentuan Kode pemberkasan dilakukan sesuai dengan
fungsi, kegiatan, dan transaksi yang dilaksanakan oleh unit kerja
sesuai dengan kode klasifikasi. Kode berupa gabungan huruf dan
angka. Huruf diperoleh dari singkatan pokok masalah, misalnya KP
singkatan dari kepegawaian. Angka merupakan simbol pembagian
pokok masalah, seperti 00 pada KP yaitu tentang formasi.
Contoh:
KP. Kepegawaian
00. Pengadaan
00.01 Formasi
2) Membuat Tunjuk Silang (apabila ada)
Tunjuk silang, digunakan apabila arsip memiliki informasi
lebih dari satu pelaksanaan fungsi, arsip memiliki keterkaitan
informasi dengan berkas lainnya yang berbeda media seperti: peta,
CD, Foto, Film, dan media lain, dan terjadi perubahan nama orang
atau pegawai atau lembaga.
3) Pelabelan
Pelabelan dilakukan dengan menuliskan tanda pengenal dari
berkas menggunakan kertas label yang dilekatkan pada tab folder.

44
4) Cara Menata Arsip dalam Folder
a) Pengelompokan arsip menurut bentuk dossier.

Arsip yang saling berkaitan dalam satu kegiatan pekerjaan
disatukan dalam satu himpunan berkas. Penyusunan arsipnya
diurutkan atas dasar kronologis, yaitu tanggal arsip menurut
proses pekerjaan.
b) Pengelompokan arsip berdasarkan bentuk rubrik.

Penyusunannya diurutkan berdasarkan indeks dokumen, yaitu
apabila indeks dokumen berupa kata susunan arsip diatur
menurut abjad indeks, apabila indeks dokumen berupa angka
(nomor) susunan arsip diatur menurut angka.
c) Pengelompokan arsip menurut bentuk seri.

Arsip yang jenisnya sama (seperti produk peraturan
perundang-undangan misalnya Keputusan Menteri, Surat
Edaran Menteri), penyusuanan diatur atas dasar indeks
dokumen, yaitu nomor dan peraturan perundang-undangan
yang di susun menurut abjad indeks dokumennya.
5) Menata Sekat.
Sekat terdiri dan tiga jenis apabila perincian klasifikasi
sampai pada perincian ketiga (tersier). Perincian tersebut dimulai
dari pokok masalah, sub masalah, sub-sub masalah. Apabila
perincian arsip hanya sampai pada perincian kedua (sekunder),
maka sekat yang dipergunakan hanya dua jenis saja yaitu sekat
untuk pokok masalah dan sub masalah. Kemudian sekat diletakan
berdiri bederet secara vertikal di dalam laci-laci filling cabinet.
6) Menata Folder dalam Susunan Sekat
Folder yang berisi himpunan arsip ditempatkan pada
kedudukan keempat dibelakang sekat ketiga apabila perincian
klasifikasi sampai pada perincian ketiga. Apabila perincian kedua,
maka folder ditempatkan pada kedudukan ketiga di belakang sekat

45
kedua. Folder dalam susunan sekat dengan kode klasifiakasi yang
sama diatur berdasarkan urutan abjad title.
Contoh cara menata sekat dan folder untuk:

a) Surat/arsip dalam filling cabinet di TU UP;
b) KK III dalam kotak KK III di TU UP;
c) KK II dalam kotak KK II di penataan arsip (KK);
d) KK II dari masing-masing Unit Pengolah di tata
tersendiri (tidak disatukan).
4. Pemeliharaan Arsip Dinamis Aktif
Pemeliharaan arsip merupakan kegiatan untuk melindungi,
mengawasi, dan mengambil langkah agar arsip tetap terjamin
keselamatannya, serta menjamin kondisi fisik arsip dan lingkungan
penyimpanan arsip. Menurut Wursanto pemeliharaan arsip adalah kegiatan
yang bertujuan untuk mencegah arsip dari segala kerusakan dan
kemusnahan.48
Dalam Perka ANRI No. 9 Tahun 2018 tentang Pedoman
Pemeliharaan Arsip Dinamis Pasal 6, Pemeliharaan arsip aktif menjadi
tanggung jawab pimpinan unit pengolah pada tiap pencipta arsip.
Pemeliharaan arsip aktif dilakukan melalui kegiatan pemberkasan dan
penyimpanan arsip aktif. Pemeliharaan arsip aktif menggunakan prasarana
dan sarana kearsipan sesuai dengan standar.49
Faktor kerusakan arsip ada dua, yaitu faktor instrinsik dan faktor
ekstrinsik. Faktor instrinsik adalah penyebab kerusakan arsip yang berasal
dari arsip itu sendiri, seperti kualitas kertas, pengaruh tinta, pengaruh lem
48
49
Tahun 2018 Tentang Pedoman Arsip Dinamis,” Pub. L. No. 9 (2018), h. 7.
46
perekat dan sebagainya. Sedangkan faktor ekstrinsik adalah penyebab
kerusakan yang berawal dari luar benda arsip, yakni lingkungan fisik,
organisme perusak dan kelalaian manusia.50
Ada beberapa faktor-faktor yang dapat menyebabkan kerusakan
arsip, yaitu: 51
a. Faktor Internal
1) Kualitas kertas
Kualitas kertas yang buruk akan mempercepat kerusakan arsip
dibandingkan dengan arsip yang memiliki kualitas kertas yang
baik.
2) Tinta
Tinta yang digunakan sebaiknya tidak mengandung reaksi-reaksi
kimia yang dapat merusak kertas, tinta yang tidak menyebabkan
kerusakan akibat reaksi kimia yaitu tinta karbon yang terbuat dari
arang hitam (langes).
3) Bahan perekat
Penggunaan bahan perekat dapat mempercepat kerusakan pada
arsip.
b. Faktor Eksternal
1) Lingkungan
Jika tempat penyimpanan arsip tingkat kelembaban udaranya
lebih dari 75% maka dapat mempercepat kerusakan arsip.
2) Sinar Matahari
Arsip yang terkena langsung sinar matahari dapat merusak kertas
dan tulisan pada kertas.
3) Debu
Jika ruangan arsip berdebu maka debu-debu yang menempel pada
kertas arsip dapat merusak arsip.
50
Suparjati, Tata Usaha Dan Kearsipan Seri Administrasi Perkantoran (Yogyakarta:
Kanisius, 2004), h. 30.
51
Sularso Mulyono, Dasar-Dasar Kearsipan (Yogyakarta: Liberty, 1985), h. 46.
47
4) Serangga dan kutu
5) Jamur dan sejenisnya.
Pemeliharaan arsip yang baik tentunya akan tetap menjaga kondisi
fisik arsip supaya tetap baik dan mencegahnya dari kerusakan. Menurut
Wursanto, agar tidak terjadi kerusakan pada arsip, pemeliharaan arsip yang
dapat dilakukan adalah dengan memperhatikan hal-hal berikut: 52
a. Pengaturan Ruangan
1) Ruangan penyimpanan arsip jangan terlalu lembab;

2) Ruangan harus terang;
3) Ruangan harus diberi ventilasi secukupnya;
4) Ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangan api;
5) Ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangan air (banjir);
6) Ruangan hendaknya terhindar dari kemungkinan serangan hama
/serangan perusak/pemakan kertas arsip;
7) Lokasi ruang/gedung penyimpanan arsip hendaknya bebas dari
tempat-tempat industry;
8) Ruangan penyimpanan arsip sebaiknya terpisah dari ruangan -
ruangan kantor lain;
9) Ruangan penyimpanan arsip hendaknya disesuaikan dengan
bentuk arsip yang akan disimpan di dalamnya.
b. Kebersihan
1) Kebersihan ruangan
Perlu diusahakan agar ruangan penyimpanan arsip selalu bersih
sehingga tidak mengundang timbulnya serangga
pemakan/perusak kertas arsip (kecoa, rayap, dan sebagainya).
2) Kebersihan arsip
Selalu menjaga dan merawat arsip agar tetap bersih.
c. Pemeliharaan tempat penyimpanan arsip
1) Rak arsip
Rak arsip harus dijaga keamanan dari serangan serangga, rayap
dan sebagainya.
52
Kearsipan 1, h. 220-225.
48
2) Almari arsip
Almari arsip merupakan alat penyimpanan arsip secara tertutup.
karena itu untuk memelihara dan menjaganya almari arsip harus
dibuka secara sering dan berkala agar arsip didalamnya tidak
lembab.
Menurut pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa pemeliharaan
arsip adalah usaha-usaha yang dilakukan agar mencegah terjadinya
kerusakan pada arsip yang disebabkan oleh dua faktor, yaitu faktor
instrinsik dan faktor eksrinsik. Fasilitas penyimpanan arsip juga harus
diperhatikan supaya arsip tetap terjaga keberadaannya.
5. Penyusutan Arsip Dinamis Aktif
Pada dasarnya arsip yang dimiliki suatu organisasi ada yang
memiliki nilai kegunaan abadi dan ada yang memiliki kegunaan dalam
jangka waktu tertentu. Sebagian besar arsip yang disimpan oleh organisasi
memiliki nilai kegunaan dalam jangka waktu tertentu, maka dari itu arsip
harus dilakukan penyusutan supaya tidak terjadi penumpukan arsip.
Penyusutan arsip dapat berupa pemindahan dari tempat penyimpanan dan
dapat berupa pemusnahan.
Tujuan penyusutan arsip menurut Durotul Yatimah adalah: 53
a. Mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupun sebagai

referensi;
b. Menghemat ruasangan, peralatan dan perlengkapan;
c. Mempercepat penemuan kembali arsip;
d. Menyelamatkan bahan bukti pertanggung jawaban.
Kegiatan penyusutan arsip menurut Sulistyo Basuki adalah
kegiatan pengurangan arsip dilakukan dengan cara sebagai berikut: 54
53
Yatimah, Kesekretariatan Modern dan Administrasi Perkantoran, h. 42.
49
a. Memindahkan arsip dinamis aktif yang memiliki frekuensi

penggunaan rendah ke penyimpanan dinamis inaktif;
b. Memindahkan arsip dinamis inaktif dari unit pengolah atau penerima
ke pusat arsip dinamis inaktif;
c. Memusnahkan arsip dinamis bila sudah jatuh waktu;
d. Menyerahkan arsip dinamis dari unit arsip dinamis inaktif ke depo
arsip statis.
Penyusutan arsip dinamis terdiri dari empat prosedur, yaitu angka
penilaian arsip dinamis, jadwal retensi arsip, dan pemindahan arsip.
a. Angka Penilaian Arsip Dinamis Aktif
Angka penilaian digunakan untuk menentukan angka penilaian
suatu arsip dan selanjutnya membandingkan dengan patokan yang
digunakan, sehingga pengelola arsip dapat menentukan langkah-
langkah yang akan dilakukan terhadap keadaan arsip yang disimpan
ditempat penyimpanan.
Semakin besar persentase angka penilaian, maka semakin baik
karena arsip-arsip tersebut masih memiliki nilai kegunaan, sebaliknya
jika semakin kecil persentase angka penilaian berarti nilai guna dari
arsip tersebut sudah menurun atau mungkin sudah tidak berguna lagi,
sehingga perlu diadakan penyusutan. Untuk arsip aktif angka
penilaian harus mencapai 5-20%.55
𝟎
R= 𝐈 𝑿𝟏𝟎𝟎
54
Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2003),
h. 309.
55
Administrasi Perkantoran Modern, h, 145.
50
Dengan ketentuan:
R adalah penilaian arsip

0 adalah jumlah peminjaman arsip
I adalah jumlah arsip56
Angka penilaian arsip menurut Wursanto dapat dihitung
dengan menggunakan rumus: Berdasarkan penjelasan di atas dapat
disimpulkan bahwa semakin tinggi jumlah peminjaman arsip, maka
semakin tinggi nilai penilaian arsip. Angka penilaian arsip bisa
dibilang baik jika mencapai angka 5-20%.
b. Jadwal Retensi Arsip Dinamis Aktif
Arsip tidak akan selamanya disimpan, oleh karena itu
organisasi harus merumuskan jadwal retensi arsip. Jadwal Retensi
Arsip atau biasa disingkat menjadi JRA merupakan alat yang sangat
mendukung dalam pengelolaan arsip, karena dengan adanya JRA
dengan mudah akan mengetahui arsip mana yang akan disimpan
dalam jangka waktu panjang, dalam jangka waktu pendek, serta
mengetahui berapa lama arsip tersebut akan disimpan dan kapan arsip
tersebut akan dimusnahkan.57
Jadwal retensi arsip adalah daftar yang berisi jangka waktu
penyimpanan arsip yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan
arsip. Penentuan jangka waktu penyimpanan arsip (retensi arsip)
ditentukan atas dasar nilai guna tiap-tiap berkas. JRA dibuat dengan
56
Kearsipan 1, h. 90.
57
Oktarino Arizola and Elva Rahmah, “Pembuatan Jadwal Retensi Arsip (JRA) Di Kantor
Nagari Kajai Kabupaten Pasaman Barat,” Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan Dan Kearsipan, a, 2,
no. 2 (2014), h. 1-8.
51
pertimbangan yang matang dan obyektif sesuai nilai guna arsip. 58
Menurut Sulistyo Basuki jadwal retensi arsip adalah daftar yang berisi
keterangan jenis arsip dinamis, angka waktu penyimpanannya sesuai
dengan nilai gunanya, tindakan setelah jatuh waktu.59
Penilaian arsip suatu organisasi berdasarkan ALFRED, maka
bentuk jadwal retensi arsip sebagai berikut:
Tabel 2. 1 Jadwal Retensi Arsip Dinamis
Golongan Arsip Umur Arsip Abadi/Dimusnahkan
Arsip Aktif Inaktif
Vital Akte - - Abadi
Pendirian - - Abadi
Akte Tanah
Penting Laporan 5 th 25 th Dimusnahkan
Keuangan 5 th 25 th Dimusnahkan
Cek Bebas
Berguna Neraca 2 th 10 th Dimusnahkan
Laporan 2 th 10 th Dimusnahkan
Tahunan
Tidak Undangan 1 bln - Dimusnahkan
Berguna Pengumuman 1 bln - Dimusnahkan
58
Endang Wahyulestari, “Penaksiran Dan Retensi Arsip Dinamis,” 2018,
https://staff.blog.ui.ac.id/tari05/files/2018/05/Appraisal-dan-Retensi-Arsip-by-Endang-W.pdf.
59
Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, h. 309.
52
Berdasarkan pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa Jadwal
Retensi Arsip (JRA) adalah daftar yang berisi jangka waktu
penyimpanan arsip, dan untuk menilai kegunaan arsip apakah akan
dimusnahkan atau dipermanenkan dan dipergunakan sebagai pedoman
penyusutan arsip.
c. Pemindahan Arsip Dinamis Aktif
Pemindahan arsip dinamis adalah kegiatan memindahkan arsip
dinamis aktif yang frekuensi penggunaannya sudah menurun atau
sudah tidak dibutuhkan dalam kegiatan organisasi sehari-hari dan
berubah menjadi arsip dinamis inaktif, kemudian arsip dinamis inaktif
yang tidak dimusnahkan akan diserahkan ke depo arsip dan namanya
berubah menjadi arsip statis. Arsip dinamis inaktif yang akan
dipindahkan dicatat pada daftar arsip dinamis inaktif yang didasarkan
atas dasar berkas yang dicatat ialah badan korporasi yang
memindahkan, judul berkas, tanggal bulan, dan tahunnya, bentuk fisik
arsip dinamis, volume dalam meter kubik. Pemindahan dilakukan
dengan cara membuat berita acara pemindahan.60
Berdasarkan pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa
pemindahan arsip dinamis adalah kegiatan memindahkan arsip
dinamis aktif yang sudah jarang dipakai oleh pencipta arsip dalam
pelaksanaan kegiatan administrasi.
60
53
d. Pemusnahan Arsip Dinamis Aktif
Pemusnahan arsip adalah kegiatan menghancurkan arsip yang
sudah tidak digunakan lagi oleh pencipta arsip. Pemusnahan arsip
menurut Barthos adalah kegiatan menghancurkan fisik arsip yang
fungsinya sudah mulai menurun dan juga sudah tidak memiliki nilai
guna. Penghancuran tersebut harus dilaksanakan secara total yaitu
dengan cara membakar habis, dicacah atau dengan cara lain sehingga
tidak dapat dikenal baik isi maupun bentuknya.61
Metode Pemusnahan arsip meliputi pencacahan, pembakaran,
pemusnahan kimiawi dan pembuburan sebagai berikut:62
1) Pencacahan
Pencacahan adalah metode pemusnahan yang paling sering
digunakan di Indonesia dalam pemusnahan dokumen dan
mikrofilm. Alat pencacah (shredder) ini merupakan sebuah gawai
mekanis yang menggunakan berbagai metode untuk memotong,
menarik, dan merobek kertas menjadi potongan-potongan kecil.
2) Pembakaran
Pembakaran adalah metode pemusnahan arsip dengan cara
membakar dokumen yang akan dimusnahkan. Kini metode
pembakaran dianggap tidak bersahabat dengan lingkungan.
61
Basir Barthos, Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta, Dan Perguruan
Tinggi (Jakarta: Bumi Aksara, 2007), h. 105.
62
Basuki, Pengantar Kearsipan, h. 106.
54
3) Pemusnahan Kimiawi
Pemusnahan kimiawi adalah pemusnahan arsip dengan
menggunakan bahan kimiawi untuk melunakkan kertas dan
melenyapkan tulisan, termasuk mikrofilm. Pemusnahan kimiawi
lebih hemat dibanding pencacahan.
4) Pembuburan
Pembubaran atau pulping merupakan metode pemusnahan
dokumen rahasia yang ekonomis, aman, nyaman, dan tak
terulangkan. Dokumen yang akan dimusnahkan dicampur dengan
air, kemudian dicacah lalu dialirkan melalui saringan dan hasilnya
merupakan lapisan bubur.
Dari pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa pemusnahan
arsip adalah kegiatan menghancurkan arsip yang sudah tidak memiliki
nilai guna dan pemusnahan arsip bisa dilakukan dengan cara
pencacahan, pembakaran, pemusnahan kimiawi dan pembuburan.
6. Petugas Kearsipan
Dalam pengelolaan arsip dilakukan oleh petugas arsip biasanya
disebut arsiparis. Mengingat begitu pentingnya petugas kearsipan, maka
untuk menjadi petugas kearsipan yang baik diperlukan beberapa syarat,
yaitu ketelitian, kecerdasan, kecekatan, kerapihan.63
Menurut A.W. Widjaja, terdapat beberapa syarat yang harus
dipenuhi oleh kearsipan, yaitu:
63
The Liang Gie. Administrasi Perkantoran Modern. (Yogyakarta: Liberty. 1996), h. 150
55
a. Memiliki pengetahuan umum, terutama yang menyangkut masalah
surat menyurat dan arsip.
b. Memiliki pengetahuan tentang seluk beluk instansinya, yakni
organisasi beserta tugas-tugasnya dan pejabat-pejabatnya.
c. Memiliki pengetahuan khusus tentang tata kearsipan.
d. Memiliki keterampilan untuk melaksanakan teknik tata kearsipan
yang sedang dijalankan.
e. Berkepribadian yakni, memiliki ketekunan, kesabaran, ketelitian,
kerapihan, kecekatan, kecerdasan, kejujuran, serta loyal dan dapat
menyimpan rahasia organisasi.64
Berdasarkan pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa untuk
menjadi seorang petugas kearsipan harus mempunyai keterampilan atau
keahlian dalam bidang kearsipan, tekun dalam melkasanakan tugasnya,
kreatif, tidak mudah bosan, mampu memegang atau menyimpan rahasia
kantor, ramah, sopan, santun, mampu mengadakan hubungan dengan
semua pihak, teliti, penuh kesabaran, jujur, dan penuh rasa tanggung
jawab.
D. Penelitian Terdahulu
Menurut penenulusaran penulis, telah ada beberapa penelitian yang telah
dilakukan sebelumnya mengenai pengelolaan arsip, diantaranya :
64
A.W. Widjaja. Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar. (Jakarta: PT Raja Grafindo,
1993), h. 104
56
1. Skripsi yang pertama yaitu Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif di Unit
Kearsipan Pusat Penelitian dan Pengembangan Teknologi Minyak Gas
Bumi “LEMIGAS” yang disusun oleh Gema Pertiwi Syafrianti Putri
mahasiswi Fakultas Adab dan Humaniora Program Studi Ilmu
Perpustakaan di Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta
tahun 2014. Penelitian ini membahas tentang pengelolaan arsip dinamis
inaktif di unit kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS” bertujuan untuk
mengetahui pengelolaan arsip inaktif di unit kearsipan dari tahap
pemindahan sampai tahap penyusutan arsip. Persamaan antara penelitian
tersebut dengan penelitian sekarang adalah sama-sama meneliti
pengelolaan arsip dinamis. Metode penelitian juga sama, menggunakan
pendekatan kualitatif, menggunakan teknik wawancara dan observasi.
Perbedaan penelitian tersebut dengan penelitian sekarang dari segi lokasi
tempat penelitian, penelitian yang dilakukan oleh Gema Pertiwi di
PPPTMGB “LEMIGAS”, sedangkan penulis melakukan penelitian di
Madrasah Aliyah Negeri 2 Jakarta. Tujuan dari penelitian Gema Pertiwi
yaitu untuk mengetahui proses pengelolaan arsip dinamis inaktif, berbeda
dengan penulis, tujuannya untuk mengetahui gambaran pengelolaan arsip
dinamis aktif.
2. Skripsi yang kedua yaitu Pengelolaan Arsip Dinamis Pada Kantor
Kecamatan Gamping Kabupaten Sleman Yogyakarta yang disusu oleh
Siwi Indarwati mahasiswi Program Studi Pendidikan Administrasi
Perkantoran Jurusan Pendidikan Administrasi Fakultas Ekonomi

57
Universitas Negeri Yogyakarta tahun 2014. Penelitian ini bertujuan untuk
mengetahui pengelolaan arsip dinamis, hambatan-hambatan dalam
pelaksanaan pengelolaan arsip dinamis, upaya dalam mengatasi hambatan
pengelolaan arsip dinamis di Kantor Kecamatan Gamping Sleman
Yogyakarta. Persamaan penelitian ini dengan penelitian tersebut yaitu
sama-sama meneliti pengelolaan arsip dinamis. Metode penelitian juga,
menggunakan penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif.
Perbedaannya terletak pada lokasi, peneliti melakukan penelitian di
Madrasah Aliyah Negeri 2 Jakarta, berbeda dengan Siwi Indarwati yang
melakukan penelitian di Kantor Kecamatan Gamping Kabupaten Sleman
Yogyakarta. Tujuannya pun berbeda, penelitian yang sudah dilakukan
bertujuan untuk mengetahui pengelolaan arsip dinamis, sedangkan peneliti
lebih kepada arsip dinamis aktif.

BAB III
METODE PENELITIAN
A. Jenis dan Pendekatan Penelitian
1. Jenis Penelitian
Dalam penelitian ini, penulis mengambil penelitian deskriptif
dengan tujuan untuk mendapatkan informasi mengenai gambaran umum
dari pengelolaan arsip dinamis aktif. Penelitian deskriptif merupakan
penelitian yang mendeskripsikan dan memberi penjelasan mengenai
keadaan yang terjadi di lapangan seperti apa adanya.65 Penelitian deskriptif
memusatkan perhatian pada masalah aktual sebagaimana adanya pada saat
penelitian berlangsung.66 Penelitian deskriptif ini digunakan untuk
menggambarkan pengelolaan arsip dinamis aktif di bagian tata usaha
MAN 2 Jakarta.
2. Pendekatan Penelitian
Sedangkan pendekatan penelitian yang digunakan yaitu pendekatan
penelitian kualitatif. Pendekatan kualitatif adalah pendekatan yang
bertujuan untuk mengetahui “makna” (meaning) yang sebenarnya di balik
fakta-fakta.67 Pendekatan yang menghasilkan data-data deskriptif, bukan
angka-angka melainkan berupa kata-kata tertulis atau lisan dari orang-
65
Prasetya Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian (Jakarta: STIA-LAN, 1999), h. 60.
66
Dr. Juliansyah Noor, Metode Penelitian (Jakarta: Prenamedia Group, 2011), h. 35.
67
Prasetya Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian (Jakarta: STIA-LAN, 2009) , h.32
58
59
orang yang dapat diamati sesuai dengan pendapat orang-orang dan
perlaku, tanpa mengurangi maksudnya.68
B. Pemilihan Informan
Dalam penelitian kualitatif, informan adalah orang yang dipilih
langsung oleh penulis untuk memberikan informasi mengenai topik yang
diteliti. Semakin banyak wawancara, pengamatan dan dokumen yang
diperoleh, maka semakin bervariasi pula bukti yang akan terkumpul dan yang
ditemukan.
Informan memiliki peranan penting sebagai individu yang memiliki
informasi. Informan adalah orang yang diperkirakan menguasai dan
memahami data, informasi, ataupun fakta dari suatu objek penelitian.69
Pemilihan informan bertujuan untuk memberikan informasi yang
terlengkap sehingga penulis mendapatkan informasi yang lengkap dalam
penulisan penelitian. Dalam melakukann penelitian, peneliti harus cermat
dalam memilih orang-orang yang akan diwawancarai (informan).70
Informan tersebut dipilih berdasarkan kriteria sebagai berikut:
1. Orang yang benar-benar mengetahui dan bertanggung jawab terhadap
pengelolaan arsip dinamis aktif di bagian tata usaha MAN 2 Jakarta.
68
Sugiyono, Metode Penelitian Kuantitatif dan R&D (Bandung: Alfabeta, 2010), h. 8
69
M. Burhan Bungin, Penelitian Kualitatif: Komunikasi, Ekonomi, Kebijakan Publik, dan
Ilmu Sosial Lainnya (Jakarta: Kencana, 2009), h. 108
70
Emzir. Analisis Dara: Metodologi Penelitian Kualitatif (Jakarta: Rajawali Pers, 2011),
h. 53
60
2. Orang yang memahami tentang pengelolaan arsip dinamis aktif di bagian
tata usaha MAN 2 Jakarta
Berdasarkan kriteria tersebut, maka informan dalam penelitian ini
berjumlah 2 orang, yaitu:
Tabel 3. 1 Pemilihan Informan
No Nama Informan Jabatan

1 Erni Julia, S.E (EJ) Kepala Tata Usaha
2 Fadillah, S.Pd (FD) Staff Tata Usaha
C. Teknik Pengumpulan Data
Pengumpulan data merupakan langkah yang paling penting dalam
metode ilmiah, karena pada umumnya data yang dikumpulkan akan digunakan
untuk memperoleh data yang dibutuhkan agar dapat menunjang suatu
penelitian, maka dari itu penulis menggunakan teknik pengumpulan data
sebagai berikut:
1. Data Primer
Data primer adalah data yang dapat diperoleh langsung dari
lapangan atau tempat penelitian tanpa prantara.71 Sumber data tersebut
diperoleh dengan mengamati dan mewawancarai. Penulis menggunakan
data ini untuk mendapatkan informasi langsung tentang pengelolaan arsip,
layanan, dan tenaga bagian tata usaha Madrasah Aliyah Negeri 2 Jakarta.
Data tersebut diperoleh dengan cara sebagai berikut:
71
Prasetya Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian: Pengantar Teori dan Panduan Praktis
(Jakarta: STIA-LAN, 1999), h.86.
61
a. Observasi
Peneliti melakukan observasi untuk melihat gambaran kejadian
atau peristiwa yang terjadi dilapangan dan untuk menjawab pertanyaan.
Observasi adalah sebagai pengamatan dan pencatatan secara sistematik
terhadap suatu gejala yang tampak pada objek penelitian. Hal ini
dilakukan dengan harapan dapat memperoleh data yang lengkap dan
dapat membantu penelitian ini. Peneliti berperan sebagai pengamat
yang mencoba mempelajari dan memahami hal-hal yang terjadi dan
berkenan dengan objek penelitian. Observasi yang dilakukan oleh
peneliti di lapangan bertujuan untuk mengetahui atau menjawab
rumusan masalah mengenai pengelolaan arsip dinamis aktif di bagian
Madrasah Aliyah Negeri 2 Jakarta. Pengelolaan tersebut meliputi
penciptaan arsip, pendistribusian arsip, penggunaan arsip, pemeliharaan
arsip, hingga penyusutan arsip.
b. Wawancara
Wawancara merupakan suatu teknik pengumpulan data yang
dilakukan untuk menemukan permasalahan penelitian dan mengetahui
hal-hal dari responden secara lebih mendalam. Dalam penelitian ini
penulis melakukan wawancara untuk mengetahui pengelolaan arsip
dinamis aktif dan kendalanya dengan mewawancarai para informan
yang telah disebutkan diatas.

62
2. Data Sekunder
Data sekunder adalah data yang diambil secara tidak langsung dari
sumbernya.72 Dan data ini biasanya diambil dari dokumen-dokumen
(laporan, karya tulis, koran dan majalah). Penulis menggunakan data
sekunder ini untuk memperkuat penemuan dan melengkapi informasi yang
telah dikumpulkan.
a. Dokumentasi
Penelitian ini penulis mengumpulkan data melalui dokumen-
dokumen yang terdapat di Bagian Tata Usaha yang berupa catatan
masuk dan surat keluar, dan foto-foto yang penulis ambil sendiri
setelah mendapatkan izin dari pihak Madrasah Aliyah Negeri 2
Jakarta dengan tujuan sebagai bahan bukti dan data yang diperlukan
dalam penyusunan skripsi ini.
b. Kajian Pustaka.
Mengumpulkan data dan informasi dengan memanfaatkan
literatur-literatur yang tersedia sebagai pedoman dalam menemukan
informasi yang relevan. Hal ini dilakukan untuk mendapatkan teori
pendukung pada penelitian ini meliputi artikel, buku, internet, bahan
referensi,dan lain lain.
D. Teknik Pengolahan dan Analisis Data
Setelah semua data diperoleh melalui wawancara dan observasi
terhadap informan, penulis akan menganalisis data yang diperoleh dengan
72
Prasetya Irawan. Logika dan Prosedur Penelitian: Pengantar Teori dan Panduan Praktis
(Jakarta: STIA-LAN,1999), h.87.
63
teknik analisis data. Menurut Tripp dalam bukunya Basrowi dan Suwandi
bahwa analisis data merupakan proses mengurai (memecah) sesuatu kedalam
bagian-bagiannya. Terdapat tiga langkah penting dalam analisis data yaitu
identifikasi apa yang ada dalam data, melihat pola, dan membuat interpretasi.
Teknik analisis data mempunyai 3 tahapan, yaitu: 73
1. Reduksi Data
Reduksi data merupakan proses pemilihan dan penyederhanaan
data-data yang diperoleh dari hasil observasi, wawancara dan kajian
pustaka mengenai pengelolaan arsip dan temu kembali arsip dinamis di
Madrasah Aliyah Negeri 2 Jakarta. Penulis akan memilih data yang
diperoleh dari lapangan, dengan memilih hal-hal yang pokok. Dengan
demikian data yang telah dipilih akan memberikan gambaran yang jelas.
2. Penyajian Data
Penyajian data merupakan kegiatan penyajian dan penggabungan
informasi-informasi yang sudah didapat dalam bentuk narasi. Dalam
penyajian data ini penulis akan menyajikan data berupa dalam bentuk teks
yang bersifat naratif dengan uraian singkat tanpa harus mengurangi
maknanya.
3. Penarikan Kesimpulan
Setelah dilakukan reduksi dan penyajian data, maka tahap
selanjutnya adalah penarikan kesimpulan berdasarkan hasil penelitian
yang disajikan dalam bentuk narasi. Maka penulis membuat kesimpulan
73
Basrowi dan Suwandi, Memahami Penelitian Kualitatif (Jakarta: Rineka Cipta, 2008),
h. 192.
64
yang berasal dari data yang diperoleh dan kemudian akan disajikan dalam
bentuk naratif.
E. Tempat dan Jadwal Penelitian
Madrasah Aliyah Negeri 2 Jakarta merupakan lembaga pendidikan
yang berada di naungan Kementerian Agama RI, yang membantu
meningkatkan pendidikan yang ada di Indonesia. Dalam kegiatannya sehari-
hari Madrasyah Aliyah Negeri 2 Jakarta terutama pada bagian tata usaha
menghasilkan berbagai macam dokumen atau arsip dari arsip dinamis yang
diciptakan maupun diterima.
Penelitian ini dilaksanakan di Bagian Tata Usaha Madrsah Aliyah
Negeri 2 Jakarta selama 7 bulan (Desember 2016 – Juli 2017) dengan
perincian sebagai berikut:

65
Tabel 3. 2 Jadwal Penelitian
2016 2017 2018 2019

No Sep Agu Jan Agu Okt Feb
Kegiatan
. - Des - - - - Jan -
Nov Des Jul Des Des Mei
1 Observasi Awal,
Penyerahan Proposal
Skripsi dan Dosen
Pembimbing
2 Pelaksanaan
Bimbingan Skripsi
3 Pengumpulan
Literatur Skripsi
4 Pelaksanaan
Penelitian Observasi
dan Wawancara
5 Analisis Data
Penelitian
6 Penyerahan Skripsi
7 Sidang Skripsi
BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. Profil Madrasah Aliyah Negeri 2 Jakarta74
1. Sejarah Madrasah Aliyah Negeri 2 Jakarta
Madrasah Aliyah Negeri 2 Jakarta adalah lembaga pendidikan
yang setingkat dengan Sekolah Menengah Umum lainnya yang berciri
khas Islam di bawah naungan Kementerian Agama Republik Indonesia.
Madrasah Aliyah Negeri (MAN) 2 Jakarta pada awalnya bernama
Pendidikan Pegawai Urusan dan Peradilan Agama Negeri (PPUPAN).
PPUPAN ini berdiri pada tahun 1960 yang berlokasi di Mampang
Prapatan, dan tahun 1968 direlokasi ke Pondok Pinang Jakarta Selatan.
Selanjutnya, pada tahun 1978 dari PPUPAN menjadi MAN 2 Pondok
Pinang Jakarta Selatan.
Pada tahun 1981, Madrasah Aliyah Negeri (MAN) 2 tersebut
direlokasikan ke Komplek Yayasan Masjid PB. Soedirman Cijantung
Jakarta Timur. Kemudian pada Tahun 1991 direlokasi ke Jalan Penganten
Ali RT 001/06 No. 112 Ciracas Jakarta Timur.
Mulai tahun pelajaran 1994/1995, MAN 2 Jakarta secara penuh
telah melaksanakan Kurikulum Baru 1994 dan pada Tahun Pelajaran
1996/1997 kelas III merupakan siswa yang pertama kali yang
melaksanakan EBTANAS dengan kurikulum 1994 dengan
Program/Jurusan yang ada ialah Program Bahasa, IPA dan IPS selain itu
74
Man2jakarta.sch.id
66
67
dibuka pula program untuk keterampilan yang meliputi: Tata Busana,
Otomotif, AC/kulkas, dan Desain Grafis.
Pada tahun 2004-2007, MAN 2 Jakarta sudah menerapkan sistem
pembelajaran yang berbasis kompetensi yang berpedoman pada
Kurikulum 2004 dimulai dari kelas X (Sepuluh). Pada tahun 2009 MAN 2
Jakarta mulai menerapkan SKS dan sistem moving class. Seluruh kelas
telah dilengkapi dengan AC, Projector dan akses internet.
Dan pada tahun Pelajaran 2010-2011, MAN 2 Jakarta membuka 1
kelas RKI (Rintisan Kelas Internasional) jurusan IPA yang merupakan
implementasi dari kerjasama MAN 2 Jakarta dengan sister schoolnya yaitu
OLSH (Our Lady of The Sacred Heart) College Adelaide melalui program
BRIDGE Project yang didukung oleh Kementerian Agama RI dan
Pemerintah Australia. Sehingga saat ini program yang tersedia di MAN 2
Jakarta adalah :
a. Program IPA RKI
b. Program IPA
c. Program IPS
d. Program Bahasa
e. Program Keagamaan
68
2. Visi dan Misi Madrasah Aliyah Negeri 2 Jakarta
Visi dan misi Madrasah Aliyah Negeri 2 Jakarta sebagai berikut:

a. Visi
Terwujudnya Pendidikan Berkarakter Islami, Kreatif, Mandiri,
Unggul, dan Berwawasan Internasional.
b. Misi
1) Menciptakan lingkungan dan perilaku berbasis religious,
berbudaya, dan karakter bangsa.
2) Menyelenggarakan pendidikan dan bimbingan yang menyenangkan
secara professional.
3) Mengembangkan kemempuan bakat, minat dan kreativitas peserta
didik.
4) Menciptakan lulusan yang memiliki kompetensi akademik dan
non-akademik tinggi sehingga mampu bersaing secara nasional
dan global.
5) Meningkatkan SDM dengan penguasaan TIK dan bahasa asing,
baik peserta didik, pendidik, maupun tenaga kependidikan.
6) Melakasanakan komitmen atas tugas pokok dan fungsi peserta
didk, pendidik, dan tenaga kependidikan.
7) Meningkatkan loyalitas terhadap MAN 2 Jakarta dan lembaga
terkait.
8) Meningkatkan kepedulian alumni terhadap MAN 2 Jakarta
sebagai almamaternya.
69
3. Tujuan Madrasah Aliyah Negeeri 2 Jakarta
a. Mempersiapkan peserta didik yang cerdas, bertaqwa kepada Tuhan
Yang Maha Esa dan berakhlak mulia.
b. Menanamkan kepada peserta didik sikap ulet dan gigih dalam
berkompetisi, beradaptasi dengan lingkungan dan mengembangkan
sikap sportivitas.
c. Membekali peserta didik dengan ilmu pengetahuan dan teknologi agar
mampu bersaing dan melanjutkan ke jenjang pendidikan yang lebih
tinggi.
d. Mempersiapkan peserta didik agar menjadi manusia yang
berkepribadian, cerdas, berkualitas dan berprestasi.
e. Menumbuhkan semangat tenaga pendidik dan kependidikan dalam
melaksanakan tugas dan tanggung jawab.
f. Membekali peserta didik agar memiliki keterampilan teknologi
informasi dan komunikasi serta mampu mengembangkan diri secara
mandiri.
g. Menumbuhkan kepercayaan dan kepedulian alumni untuk
bekerjasama dan berperan aktif dalam mewujudkan nama besar
madrasah.
4. Personalia Tata Usaha Madrasah Aliyah Negeri 2 Jakarta
Staf tata usaha Madrasah Aliyah Negeri 2 Jakarta yang ada saat ini
berjumlah 21 orang, yang terdiri dari 1 orang kepala tata usaha, 12

70
karyawan, 5 orang pesuruh, dan 3 orang satuan pengamanan, seperti table
berikut:
Tabel 4. 1 Staf Tata Usaha Madrasah Aliyah Negeri 2 Jakarta
No. Jabatan PT / PNS PTT/Honorer Jumlah
1. Kepala Tata Usaha 1 - 1

2. Karyawan 10 7 17
3. Satuan Pengamanan 1 2 3
Jumlah 12 9 21
71
5. Struktur Organisasi Madrasah Aliyah Negeri 2 Jakarta
Tabel 4. 2 Struktur Organisasi Madrasah Aliyah Negeri 2 Jakarta
Kepala MAN 2 Jakarta

Dra. Hj. Nurlaelah, M.Pd
Bendahara Pengeluaran
Tenaga Administrasi Dwi Kristianingsih, SE
Kepegawaian
Tina Rizkiyah Penyusun Laporan Keuangan
Partinah, SE
Pengadministrasi Kepala Tata Usaha
Kepegawaian Erni Julia, SE Pengadminstrasi Pelayanan
Mukidi, SE Kerumah Tanggaan
Muhammad Munawar
Pengadministrasi SMU
Tenaga Administrasi
Siti Suryani Perpustakaan
Ahmad Dailani
Pengadministrasi Surat Pengadministrasi Belanja

Operasional Pendidikan
Fadillah, S.Pd
Imam Sudrajat, S.Kom
Pengelola BMN Operator KJP. Emis, Bio UN

Ahmad Bahari, S.Ag Nur Setiyono, SIP
6. Lokasi Madrasah Aliyah Negeri 2 Jakarta
Madrasah Aliyah Negeri 2 Jakata terletak di Jalan Penganten Ali
nomor 112 Kelurahan Ciracas Kecamatan Ciracas Kota madya Jakarta
Timur Prvinsi DKI Jakarta kode pos 13740.

72
B. Hasil Penelitian
Berdasarkan tujuan penelitian, penulis akan memaparkan hasil
penelitian yang diproleh melalui wawancara. Adapun hasil penelitian
diperoleh, sebagai berikut:

Jakarta
Dalam pengelolaan arsip di suatu unit kearsipan baik di lingkungan
pemerintah maupun swasta tentunya mengacu pada satu pedoman yang
telah ditetapkan oleh lembaga yang dinaunginya. Begitu pula Bagian Tata
Usaha MAN 2 Jakarta yang juga berperan sebagai unit kearsipan mengacu
pada Keputusan Menteri Agama Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2016
Tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Pada Kementrian Agama.
Pernyataan tersebut sesuai dengan wawancara dengan Kepala Tata
Usaha MAN 2 Jakarta, yaitu :
“Disini kita mengacu kepada pedoman yang diberikan oleh

Kementerian Agama yaitu : Keputusan Menteri Agama Republik
Indonesia Nomor 9 Tahun 2016 Tentang Pedoman Tata Naskah
Dinas pada Kementerian Agama yang kita gunakan di MAN 2
Jakarta dalam hal pengelolaan arsip dinamis”.75
Pedoman tersebut di implementasikan oleh Bagian Tata Usaha
MAN 2 Jakarta dalam pengelolaan arsip dinamis yang dimiliki.
Pada Bagian Tata Usaha MAN 2 Jakarta terdapat ragam dan jenis
arsip dimanis aktif yang dikelola. Hal tersebut sesuai dengan penjelasan
dari salah satu informan tentang ragam arsip dinamis aktif yang dikelola
oleh Bagian Tata Usaha MAN 2 Jakarta yaitu:
75
Wawancara Pribadi dengan EJ Jakarta, 1 November 2018
73
“Arsip dinamis yang tercipta disini lumayan beragam, tapi yang

lebih dominan diutamakan yaitu arsip berkas surat keterangan,
surat rekomendasi, surat permohonan dan surat undangan,
memo, hasil seminar, foto kegiatan dan laporan yang sifatnya
tercetak, seperti surat masuk surat keluar dan sebagainya.”76
Berdasarkan jawaban wawancara dengan informan, arsip dinamis
akrif yang telah diciptakan oleh Bagian Tata Usaha MAN 2 Jakarta
meliputi: surat-surat (surat keterangan, surat rekomendasi, surat
permohonan dan surat undangan), memo, hasil seminar, foto kegiatan dan
laporan yang sifatnya tertulis.
Pengelolaan arsip dinamis aktif yang dilakukan oleh Bagian Tata
Usaha MAN 2 Jakarta memiliki tahapan-tahapan sebagai berikut:
a. Penciptaan dan Penerimaan
Tahap awal yang dilakukan dalam pengelolaan arsip dinamis
aktif yaitu penciptaan dan penerimaan. Pada bagian Tata Usaha MAN
2 Jakarta telah menciptakan dan menerima beberapa jenis arsip
dinamis aktif yang berasal dari dalam maupun luar instansi.
Berdasarkan hasil observasi yang dilaksanakan tanggal 1 November
2018 pada Bagian Tata Usaha MAN 2 Jakarta adalah sebagai berikut:
Elektronik : Format excel

Buku Daftar Arsip Elektronik (file) dan tercetak
Tercetak : Buku
Dalam penciptaan arsip yang dilakukan oleh internal MAN 2
Jakarta memiliki prosedur sebagaimana hasil wawancara berikut ini :
76
Wawancara Pribadi dengan FD Jakarta, 1 November 2018
74
“Kalau proses penciptaan arsip dinamis aktif yang

dilakukan oleh internal disini kita buat dengan komputer,
kita tentukan terlebih dahulu konsep surat yang akan kita
buat, seperti surat keluar, surat keterangan, surat
permohonan, memo, laporan dan lain-lainnya. Setelah itu
kita print/cetak, diberikan nomor surat keluar dan nomor
klasifikasinya. lalu kita serahkan ke pimpinan yang
berwenang untuk ditandatangan/pendisposisian dan
digandakan. Kemudian kita beri stempel instansi dan surat
keluar yang asli kita arsipkan/simpan. Barulah setelah itu
arsip tersebut dapat dikirim kepada instansi atau
perorangan yang dimaksud.”77
Prosedur yang dilakukan dalam penciptaan arsip di Bagian
Tata Usaha MAN 2 Jakarta melalui proses penciptaan arsip dinamis
aktif yang dilakukan oleh internal. Bagian Tata Usaha MAN 2 Jakarta
membuat konsep surat dengan komputer, seperti surat keluar, surat
keterangan, surat permohonan, memo, laporan. Kemudian dicetak
diberikan nomor surat keluar dan nomor klasifikasinya. Setelah itu
diserahkan ke pimpinan yang berwenang untuk
ditandatangan/pendisposisian dan digandakan. Selanjutnya beri
stempel instansi dan surat keluar yang asli kita arsipkan/simpan.
Barulah setelah itu arsip tersebut dapat dikirim kepada instansi atau
perorangan yang dimaksud.
Pada tahap penciptaan arsip dinamis aktif, bagian Tata Usaha
MAN 2 Jakarta juga memiliki prosedur penerimaan surat dari instansi
luar. Pemeriksaan kebenaran instansi pengirim, instansi yang ditunjuk,
77
75
kebenaran alamat instansi yang dituju dan lain sebagainya,
sebagaimana hasil wawancara berikut ini:
“Proses penerimaan arisp dinamis aktif di sini yaitu saat

surat datang kemudian surat tersebut kita periksa
kebenaran instansi dan alamat tertuju/yang dimaksud, sifat
surat tersebut serta kelengkapannya (lampiran). Untuk
surat yang bersifat rahasia akan ditangani oleh petugas
khusus dan disampaikan langsung oleh yang dituju. Surat-
surat yang bersifat penting dan biasa setelah diterima kita
beri stempel tanggal penerimaan suratnya. Setelah itu kita
catat di buku induk dan diinput pada komputer
menggunakan Ms Excel. Surat masuk asli tersebut kita
serahkan ke pimpinan bersamaan dengan lampiran lembar
disposisi. Setelah didisposisi oleh pimpinan, barulah
setelah itu kita gandakan dan di scan untuk di simpan di file
komputer. Surat yang telah digandakan lalu kita berikan ke
unit yang dituju untuk ditindaklanjut.”78
Hal senada juga diungkapkan oleh staf tata usaha,
sebagaimana hasil wawancara berikut ini:
“Kalau disini jika ada pengurusan surat masuk kita terima,

lalu kita kelaskan surat tersebut perihal apa lalu kita catat
di buku surat masuk, baru kita distribusikan dan beri
pengarahan untuk disimpan dalam arsip, tapi kalau surat
keluar disini kita alur pertamanya kita buat konsep
suratnya seperti apa dan ada proses penyetujuan surat
keluarnya lalu kita beri nomor surat dan kita catat lalu kita
distribusikan tapi kita copy terlebih dahulu satu untuk arsip
disini.”79
Berdasarkan jawaban para informan, prosedur penerimaan
surat masuk yang dilaksanakan oleh Bagian Tata Usaha MAN 2
adalah ketika surat diterima kemudian surat tersebut diperiksa
kebenaran instansi dan alamat yang dituju, sifat surat tersebut serta
kelengkapannya (lampiran). Untuk surat yang bersifat rahasia akan
78
79
76
ditangani oleh petugas khusus dan disampaikan langsung oleh yang
dituju. Surat-surat yang bersifat penting dan biasa setelah diterima
diberi stempel tanggal penerimaan suratnya. Setelah itu dicatat di
buku induk dan diinput pada komputer menggunakan Ms Excel. Surat
masuk asli tersebut diserahkan ke pimpinan bersamaan dengan
lampiran lembar disposisi. Setelah didisposisi oleh pimpinan, barulah
setelah itu digandakan dan di scan untuk di simpan di file komputer.
Surat yang telah digandakan diberikan ke unit yang dituju untuk
ditindaklanjut.
b. Pendistribusian
Proses pencipataan arsip dinamis aktif berkaitan dengan proses
pendistribusian, baik secara internal maupun eksternal, seperti
jawaban dari staff Bagian Tata Usaha MAN 2 Jakarta sebagai berikut:
“Proses pendistribusian arsip disini setelah surat

digandakan surat tersebut didistribusikan/diserahkan
kepada yang bersangkutan dan kita catat pada buku
ekspedisi sebagai bukti penyerahan surat tersebut.”80
Dari pernyataan informan di atas, proses pendistribusian arsip
yang ada di bagian tata usaha MAN 2 Jakarta surat digandakan
kemudian diarsipkan, dan kemudian pendistribusian dilakukan
memakai buku ekspedisi untuk dilanjutkan kepada unit yang
bersangkutan. Adapun proses pendistribusian yang dilakukan oleh
Bagian Tata Usaha MAN 2 Jakarta yaitu:
1) Pencatatan
80
77
Surat yang diciptakan maupun yang diterima perlu terdata
dan tercatat dengan baik dan terperinci. Dalam hal ini bagian Tata
Usaha MAN 2 Jakarta memiliki cara pencatatan surat yaitu
berdasarkan buku agenda surat masuk maupun surat keluar.
Berdasarkan hasil wawancara yang telah dilakukan, yaitu:
“Kalau buku agenda secara fisik ya kita ada, itu kita

punya baik buku agenda surat masuk maupun buku
agenda surat keluar. Jadi setiap surat yang masuk pasti
akan kita catat secara manual, maupun secara digital di
Ms. Excel.”81
Dari jawaban informan di atas dapat diketahui terkait
dengan pencatatan arsip di Bagian Tata Usaha MAN 2 Jakarta ada
buku agenda secara fisik. Ada buku agenda surat masuk maupun
buku agenda surat keluar. Setiap surat yang masuk pasti akan catat
secara manual, maupun secara digital di Ms. Excel.
2) Pengkategorian
Pengkatagorian atau klasifikasi arsip dinamis dilakukan
agar arsip dinamis aktif yang dimiliki dapat dikelompok dan
diseragamkan berdasarkan panduan/pedoman pengklasifikasian
arsip. Penulis mengajukan pertanyaan mengenai buku pedoman
atau pengklasifikasian yang digunakan, dan diperoleh hasil
wawancara sebagai berikut:
“Buku pedomannya salah satu nya itu tentang petunjuk

pelaksanaan kearsipan departemen agama RI yang
81
78
memuat informasi mengenai perihal tentang klasifiaksi

arsip dinamis aktif seperti itu” 82
Dari pernyataaan informan di atas, arsip dinamis aktif di
MAN 2 Jakarta menggunakan pedoman pengkategorian atau
pengklasfikasian yang di keluarkan oleh Kementerian Agama yaitu
tentang petunjuk tentang pelaksanaan kearsipan. Seperti contoh:
Gambar 4. 1 Contoh Penomoran Surat

Penjelasan nomor : B.1198/Ma.09.2/PP.006/11/2018
B : Kode derajat pengamanan surat dinas
1198 : Nomor urut dalam satuan tahun
Ma : Kode jabatan Menteri Agama
PP.006 : Kode klasifikasi surat
11 : Bulan ke-11 (ditulis dalam dua digit)
2018 : Tahun terbit
c. Pengarahan
Pengarahan surat dilakukan untuk menentukan arah surat yang
akan disampaikan, baik yang disampaikan kepada pimpinan dan yang
akan disampaikan kepada pengolah. Hal ini juga dipertegas dengan
pernyataan informan yaitu:

82
79
“Pengarahan surat disini pertama mencatat surat penting

menggunakan lembar disposisi rangkap 2, kemudian kita
menyampaikan kepada pimpinan unit, selanjutnya kita
mengarahkan surat ke unit pengolah surat, meminta paraf
tanda terima dari petugas pada lembar disposisi rangkap 2,
dan menyimpan lembar disposisi 2 pada TU unit pengolah
sesuai tanggal penyelesaian.”83
Berdasarkan hasil wawancara informan di atas dapat diketahui
bahwa pengarahan surat disini pertama mencatat surat penting
menggunakan lembar disposisi rangkap 2, kemudian menyampaikan
kepada pimpinan unit, selanjutnya megarahkan surat ke unit pengolah
surat, meminta paraf tanda terima dari petugas pada lembar disposisi
rangkap 2, dan menyimpan lembar disposisi 2 pada TU unit pengolah
d. Penyampaian
Penyampaian surat dilakukan agar surat tersebut segera
ditindak lanjuti oleh unit pengolah. Berdasarkan hasil wawancara
dengan informan sebagai berikut:
“Disini kita menyampaikan surat asli beserta kartu kendali

atau lembar pengantar dari unit pengolah ke unit kearsipan,
kemudian kita minta paraf ke petugas unit kearsipan
selanjutnya kita mengambil kartu kendali untuk disimpan pada
unit pengolah.”84
Berdasarkan hasil wawancara dengan informan, dapat
disimpulkan surat asli beserta kartu kendali atau lembar pengantar dari
unit pengolah ke unit kearsipan, kemudian meminta paraf ke petugas
83
84
80
unit kearsipan pada kartu kendali. Dan mengambil kartu kendali untuk
disimpan pada unit pengolah.
e. Pengiriman
Setelah surat yang telah dibuat yang ditujukan kepada pihak
eksternal sebelum dilakukan pengiriman terdapat beberapa tahapan-
tahapan seperti penjelasan informan sebagai berikut:
“Tahapan pengriman surat disini sih cuman menyiapkan

amplop berkop, terus kita masukan nomor dan alamat tujuan
pada amplop, memeriksa kelengkapan surat, masukin surat
dalam amplop, selanjutnya dikirim sesuai alamat yang
dituju.”85
Berdasarkan hasil wawancara dengan informan dapat
disimpulkan tahapan pengiriman surat menyiapkan amplop berkop,
masukan nomor dan alamat yang dituju, memeriksa kelengkapan
surat, memasukan surat kedalam amplop dan mengirimkan surat
sesuai alamat yang dituju.
f. Penyimpanan
Organisasi/lembaga dapat menggunakan beberapa asas
penyimpanan arsip dinamis berdasarkan besar atau kecil suatu
organisasi/lembaga tersebut. Mengenai azas yang digunakan oleh Tata
Usaha MAN 2 Jakarta, diproleh hasil wawancara sebagai berikut:
“Kalau disini berkas yang masih suka disimpan disetiap

bagiannya atau bidangnya tersendiri karena kan masih
suka digunain, terus kita juga nyimpen arsip softcopynya di
sistem kita ya secara umum disimpan dibagian arsip. jadi
kita butuh tuh 3 orang yang satu untuk kesana copyannya
lalu yang arsip satunya disimpan dibidangnya yang buat,
85
81
lalu yang kita simpan disistem arsip kita, lebih banyak

bagian arsip sih yang simpan.”86
Azas penyimpanan yang digunakan untuk arsip dinamis aktif
di MAN 2 Jakarta adalah azas desentralisasi, yaitu penyimpanan yang
dilakukan oleh masing-masing unit yang berada di MAN 2 Jakarta.
Hal tersebut dilakukan karena arsip dinamis aktif masih digunakan
untuk referensi atau rujukan kegiatan operasional jangka waktu yang
terbilang belum lama dilakukan.
Gambar 4. 2 Lemari Penyimpanan Arsip
Penyimpanan salah satu kegiatan menata dan menyusun arsip
secara sistematis sehingga mudah, cepat dan akurat pada saat
dibutuhkan. Dalam hal ini penulis menanyakan mengenai sistem
penyimpanan arsip dinamis aktif di Bagian Tata Usaha MAN 2
Jakarta, berikut pernyataan yang diberikan informan:
“Sistem penyimpanan yang kita gunakan disini

menggunakan sistem subjek/perihal. ketika ada yang butuh
kita tinggal carikan, kita panggil berdasarkan perihal di
pencarian keluar.”87
86
87
82
Hal senada juga diungkapkan oleh Staf Bagian Tata Usaha
yang mengelola arsip masuk dan keluar di lingkup Bagian Tata Usaha
Man 2 Jakarta, yaitu:
“Saya sih lebih sering menggunakan subjek/perihal dalam

sistem penyimpanannya, jadi gampang untuk
mencarinya.”88
Dari pernyataan informan dapat diketahui, sistem
penyimpanan arsip dinamis yang digunakan oleh Bagian Tata Usaha
Man 2 Jakarta adalah sistem penyimpanan berdasarkan subjek, dengan
penggolongan arsip berdasarkan perihal dapat memudahkan pencarian
arsip ketika dibutuhkan.
g. Penelusuran/Temu Kembali
Tujuan utama dari kearsipan adalah penemuan kembali arsip
dengan cepat dan tepat. Penemuan kembali sangat erat hubungannya
dengan sistem penyimpanan yang digunakan. Dalam hal ini penulis
mengajukan pertanyaan mengenai cara yang dilakukan dalam
penelusuran temu kembali di Bagian Tata Usaha MAN 2 Jakarta. Dari
hasil wawancara diperoleh jawaban sebagai berikut:
“Disini biasanya saya lebih sering menggunakan

subjek/perihal dalam sistem penyimpanan berkasnya, maka
temu kembali arsip penelusurannya berdasarkan perihal
(pokok masalah) jadi lebih muda untuk mencarinya.”89
Dari pernyataan informan dapat diketahui, sistem temu
kembali arsip dinamis aktif yang digunakan oleh Bagian Tata Usaha
88
89
83
MAN 2 Jakarta adalah sistem pengelompokan berdasarkan perihal
(pokok masalah) dapat memudahkan pencarian arsip ketika
dibutuhkan. Pencarian arsip dibantu dengan daftar arsip file excel
yang tersimpan di komputer.
h. Peminjaman
Arsip-arsip yang disimpan tentunya akan sering dibutuhkan
kembali khususnya arsip dinamis aktif untuk keperluan internal.
Adapun hasil wawancara dengan informan terkait dengan peminjaman
arsip sebagai berikut:
“Jadi disini tuh kalo ada yang mau minjam arsip harus
mengajukan permohonan kepada petugas kearsipan terlebih
dulu dan menulis data lengkap peminjaman arsip yang
dilakukan pada buku peminjaman arsip, kemudian petugas
kearsipan mencari arsip yang dibutuhkan oleh peminjam
dengan mencari pada daftar arsip file excel yang tersimpan di
komputer, kalau arsip yang dimaksud sudah ditemukan di
daftar arsip maka petugas mengambil ke lemari pada ruang
penyimpanannya. Peminjaman arsip disini kita tetapkan
paling lama satu minggu. Disini juga rutin melakukan
pengecekan daftar peminjaman arsip untuk kontrol terhadap
arsip-arsip yang dipinjam, kalo arsip sudah dikembalikan oleh
peminjam kita simpan kembali pada tempat dan ruang
penyimpanannya seperti semula.”90
Berdasarkan hasil wawancara di atas dapat diketahui bahwa,
setiap peminjaman arsip di Bagian Tata Usaha MAN 2 Jakarta diharus
melalui prosedur yaitu peminjam mengajukan permohonan
peminjaman arsip kepada petugas kearsipan dan menulis data lengkap
peminjaman arsip yang dilakukan pada buku peminjaman arsip.
Setelah peminjam selesai melakukan pencatatan pada buku
90
84
peminjaman arsip, petugas kearsipan mencari arsip yang dibutuhkan
pada daftar arsip file excel yang tersimpan di komputer. Jika arsip
yang dimaksud telah ditemukan pada daftar arsip, maka petugas
melakukan penelusuran langsung ke lemari pada ruang penyimpanan
untuk mengambil arsip tersebut. Peminjaman arsip yang ditetapkan
oleh Bagian Tata Usaha MAN 2 Jakarta berjangka waktu selama satu
minggu. Sebagai bentuk pengendalian terhadap arsip-arsip yang
dipinjam, petugas kearsipan melakukan pengecekan rutin daftar
peminjaman arsip agar arsip-arsip yang dipinjam terkontrol dengan
baik. Apabila arsip yang dipinjam telah dikembalikan oleh peminjam,
maka segera dilakukan penyimpanan kembali pada tempat dan ruang
penyimpanannya.
i. Pemeliharaan
Aspek pemeliharan merupakan tahap ketiga pada pengelolaan
arsip dinamis. Dalam tahap ini, Tata Usaha MAN 2 Jakarta telah
melakukan usaha-usaha agar arsip dinamis yang ada tetap terpelihara,
baik dari segi isi atau fisik, seperti hasil wawancara sebagai berikut:
“Proses pemeliharan untuk dokumen memang penting

sekali untuk dipelihara, karena dokumen itu sangat penting
dan berharga untuk pemeliharaannya dokumen kita letakan
dilemari arsip supaya terhindar dari banjir dan dimakan
rayap karna kalau diluarkan jadi lembab bahaya aja sama
berkasnya, dan kita scan dan disimpan di file komputer.
Kemudian kita bersihkan sewaktu-waktu saja, kalau sudah
banyak debu dan di berikan kamper agar tidak ada
serangga. Cuman itu saja perawatannya setau saya.”91
91
85
Berdasarkan jawaban wawancara, usaha-usaha yang dilakukan
oleh Tata Usaha MAN 2 Jakarta tergolong masih sederhana. Adapun
usaha-usaha yang dilakukan oleh Tata Usaha MAN 2 Jakarta yaitu
arsip diletakan dilemari arsip agar terhindar dari banjir dan dimakan
rayap. Arsip discan kemudian disimpan di file komputer. Kemudian
diberikan kamper agar terhindar dari serangga.
j. Pemindahan Arsip dari Unit Kerja ke Bagian Tata Usaha
Kegiatan pemindahan merupakan kegiatan terakhir dalam
pengelolaan arsip dinamis aktif di bagian tata usaha MAN 2 Jakarta.
Berikut adalah hasil wawancara terkait dengan proses pemindahan
arsip yang dilakukan oleh Bagian Tata Usaha MAN 2 Jakarta, yaitu:
“Mengenai pemindahan arsip yang ada di sini ditentukan

dari JRA yang ada di sini, apabila arsip sudah masuk
dalam waktu retensi maka arsip itu dipindahkan dari unit
kerja (Kepegawaian, perencanaan, keuangan, BMN) ke
Bagian Tata Usaha.”92
Hal senada juga diungkapkan oleh staf tata usaha MAN 2
Jakarta:
“Kalau jadwal pemindahan disini kita kadang tidak tentu,

karena kita harus pisahkan terlebih dulu mana arsip dinas
biasa yang bisa dipindahkan dan mana yang harus tetap
disimpan di tata usaha, setelah dipilah baru kita bisa
pindahkan arsip yang tidak terpakai lagi.”93
Berdasarkan pernyataan para informan di atas, dalam tahap
pemindahan arsip aktif dari unit kerja (kepegawaian, perencanaan,
keuangan, BMN) ke Bagian Tata Usaha dilakukan dengan
92
93
86
menentukan arsip mana saja yang akan dipindahkan dari unit kerja.
Kegiatan tersebut dilakukan dengan cara mengidentifikasi manfaat
dari arsip agar dapat menentukan arsip yang dipindahkan dan tidak
melihat dari nilai guna arsip tersebut.
k. Fasilitas dan Perlengkapan Arsip Dinamis
Dalam pengelolaan arsip dinamis aktif diperlukan juga fasilitas
dan perlengkapan yang memadai agar kegiatan penyimpanan yang
dilaksanakan dapat terlaksana dengan baik. Berdasarkan hasil
observasi yang dilaksanakan tanggal 1 November 2018 pada Bagian
Tata Usaha MAN 2 Jakarta adalah sebagai berikut:

87
Tabel 4. 3 Hasil Observasi Pada Bagian Tata Usaha MAN 2

Jakarta
Ruang
penyimpanan 1 ruangan (belum permanen) 4 x 5 m2
arsip
Lemari kayu 5 unit
Filling cabinet 3 unit
Panjang : 28 cm
Ordner file bantex Lebar : 7 cm
Tinggi : 35 cm
1328 eksemplar
Arsip (429 box dan 97
ordner file)
2 unit (Merk
AC
Panasonic : 1PK)
Fasilitas
Alat Pemadam Kebakaran
2 tabung
(APAR)
Jumlah: 12 unit
- Merk : Lenovo,
PC komputer
LG, Dell, Samsung
- Monitor 16 inch
Jumlah : 9 unit
Printer
- Merk : HP, Canon
Jumlah : 2 unit
Scanner
- Merk : HP, Epson
Pernyataan dari informan perihal fasilitas dan perlengkapan
yang dimiliki Bagian tata usaha MAN 2 Jakarta untuk penyimpanan
dan juga pengelolaan arsip dinamis aktif, yaitu:
“Untuk penyimpanan arsip kita simpan di ruangan

tersendiri akan tetapi masih menyatu dengan ruang kerja
bagian tata usaha. Kalau arsipnya kita letakan di ordner
dan box arsip yang disimpan berdasarkan jenis-jenis
arsipnya seperti surat masuk, surat keluar, surat kesiswaan,
surat kepegawaian, ijazah.”94
94
88
Jakarta:
“Kalau fasilitas yang digunakan itu ya komputer, scanner,

printer, sama kalau untuk fisiknya ada box arsip, filling
kabinet, ordner, rak besi.”95
Berangkat dari pernyataan para informan di atas, fasilitas dan
perlengkapan yang dimiliki oleh Bagian Tata Usaha Man 2 Jakarta
untuk penyimpanan arsip dinamis aktif adalah komputer, printer,
scanner, filling kabinet, othner, bindex, box arsip dan rak besi.

Madrasah Aliyah Negeri 2 Jakata
Dalam pengelolaan arsip dinamis aktif, ada kendala yang dihadapi
oleh Tata Usaha MAN 2 Jakarta. Penulis memperoleh hasil wawancara
mengenai kendala dalam pengelolaan arsip dinamis sebagai berikut:
a. Sarana dan Prasarana
Sarana dan prasarana penyimpanan arsip berperan penting
dalam pengelolaan arsip. Adapun sarana dan prasarana pengelolaan
arsip dinamis aktif memerlukan perlengkapan seperti map arsip, boks
arsip, rak arsip, roll o’pack, filling kabinet. Akan tetapi sarana dan
prasarana penyimpanan arsip di Bagian Tata Usaha MAN 2 Jakarta
belum lengkap. Dalam hasil wawancara mengenai kendala sarana dan
prasarana penyimpanan sebagai berikut:
“Kalau kendala yang dihadapi disini peralatan penyimpanan

arsip tidak semuanya memenuhi standar penyimpanan arsip
95
89
atau kurang memadai, apalagi setiap hari arsip terus

bertambah banyak.”96
Hal senada juga di ungkapkan oleh staf bagian tata usaha
MAN 2 Jakarta:
“Kendala yang dihadapi dalam sarana dan prasarana

penyimpanan arsip disini sih dari segi ruangan kurang
memadai bisa dibilang terlalu kecil dan juga belum adanya
roll o’pack.”97
Berdasarkan hasil wawancara kedua informan diatas, penulis
menyimpulkan bahwa kendala yang dihadapi Bagian Tata Usaha
MAN 2 Jakarta dalam sarana dan prasarana yaitu peralatan
penyimpanan arsip kurang memadai, ruang penyimpanan terlalu kecil
dan juga belum adanya roll o’pack.
Berikut adalah upaya yang dilakukan Bagian Tata Usaha MAN
2 Jakarta dari kendala sarana dan prasarana:
“Kalau Arsip yang ada di dalam kantor adalah arsip aktif

tahun yang sedang berjalan, sedangkan sisa arsip sebelumnya
kita tempatkan di gudang arsip, dengan subjek klasifikasi
tahun”98

Jakarta:
“Lalu peralatan yang tidak memenuhi syarat, dalam artian

adalah tempat penyimpanan file, dibuat tersendiri, selama ini
lemari file digabung antara arsip kesiswaan, kepegawaian dan
lain-lain, tapi kedepannya MAN 2 berusaha untuk membuat
lemari tersendiri dengan klasifikasi sesuai kebutuhannya.”99
96
97
98
99
90
Dari kedua pernyataan informan di atas dapat diketahui bahwa
upaya yang dilakukan Bagian Tata Usaha MAN 2 Jakarta dalam
mengatasi kendala kurangnya sarana dan prasarana arsip yang ada di
dalam kantor adalah arsip aktif tahun yang sedang berjalan, sisa arsip
sebelumnya ditempatkan di gudang arsip, dengan klasifikasi tahun.
Kemudian peralatan yang tidak memenuhi syarat, dalam artian adalah
tempat penyimpanan arsip, dibuat tersendiri, selama ini lemari arsip
digabung antara arsip kesiswaan, kepegawaian dan lain-lain, tapi
kedepannya MAN 2 berusaha untuk membuat lemari tersendiri
dengan klasifikasi sesuai kebutuhannya.
b. Temu Kembali Arsip
Kendala berikutnya adalah kendala dalam penemuan kembali
arsip dinamis aktif di Bagian Tata Usaha MAN 2 Jakarta. Berikut
hasil wawancara mengenai kendala penemuan kembali arsip:
“Kendalanya biasanya arsip dipinjam tanpa pemberitahuan

dan tidak melalui prosedur peminjam yang ditentukan dan
bahkan tidak kembali, sering lupa dikembalikan, bahkan
terkadang arsip hilang.”100
Berdasarkan wawancara di bagian Tata Usaha MAN 2 Jakarta,
arsip yang dipinjam tanpa ada pemberitahuan sebelumnya kepada
petugas arsip dan tidak jarang arsip dipinjam tanpa melalui prosedur
peminjaman yang telah ditentukan. Arsip yang sudah dipinjam
terkadang tidak dikembalikan, dan ada yang hilang.
100
91
Upaya yang dilakukan Bagian Tata Usaha MAN 2 Jakarta
dalam mengatasi kendala tersebut, yaitu:
“Upayanya kita di sini memakai buku peminjaman arsip. dan

kapan akan dikembalikan. Untuk yang menerima surat kita
mohon kepada penerima diberi file bisnis atau otner untuk
diarsipkan. Untuk mencari file kita usahakan mengurut
bulan.”101
Berdasarkan hasil wawancara di atas upaya dalam temu
kembali arsip di Bagian Tata Usaha MAN 2 Jakarta yaitu memakai
buku peminjaman arsip. dan kapan akan dikembalikan. Untuk yang
menerima surat kepada penerima diberi file bisnis atau ordner untuk
diarsipkan. Untuk mencari file menggunakan mengurut bulan.
c. Sumber Daya Manusia
Dalam suatu organisasi betapa pentingnya sumber daya
manusia, begitu pula dalam pengelolaan arsip memerlukan tenaga
khusus untuk mengelolanya. Hal tersebut dihadapi dalam suatu
kendala yang dihadapi oleh Bagian Tata Usaha MAN 2 Jakarta,
berikut hasil wawancara yang disampaikan oleh informan:
“Minimnya kompetensi pengetahuan dan keahlian sumber

daya manusia pengelola arsip di sini, terlebih lagi sumber
daya manusia pengelola arsip bukan berlatarbelakang
pendidikan ilmu kearasipan. Dan juga kurang aktif untuk
mengikuti pelatihan-pelatihan dan workshop bidang ilmu
kearsipan.”102
Berdasarkan hasil pernyataan di atas, penulis menyimpulkan
bahwa kendala yang dihadapi pada Bagian Tata Usaha MAN 2 Jakarta
101
102
92
kurangnya kompetensi pengetahuan dan keahlian sumber daya
manusia pengelola arsip pada Bagian Tata Usaha MAN 2 Jakarta
dalam pengelolaan arsip. terlebih lagi sumber daya manusia pengelola
arsip tidak berlatar belakang pendidikan ilmu kearsipan dan juga
kurang aktif untuk mengikuti pelatihan-pelatihan dan workshop
bidang ilmu kearsipan.
Adapun upaya dengan kendala sumber daya manusia yang
dihadapi di Bagian Tata Usaha MAN 2 Jakarta sebagai berikut:
“Kalo upaya yang dilakukan untuk mengatasi kendala SDM

tersebut sih kita merencanakan perekrutan tenaga ahli bidang
kearsipan di sini, yang akan diralisasikan tahun ini tapi belum
tau waktu tepatnya kapan, dan masih perlunya pembinaan dan
konsultasi kearsipan yang lebih serius.” 103
Berdasarkan hasil wawancara di atas, penulis menyimpulkan
bahwa upaya dilakukan untuk mengatasi kendala SDM tersebut
dengan merencanakan perekrutan tenaga ahli bidang kearsipan, yang
akan direalisasikan tahun ini akan tetapi belum tahu waktu tepatnya
kapan, dan masih perlunya pembinaan dan konsultasi kearsipan yang
lebih serius.
C. Pembahasan
Pada bagian ini peneliti akan membahas hasil penelitan yang telah
diuraikan di atas, sebagai berikut:
103
93

Jakarta
Dalam pengelolaan arsip di suatu unit kearsipan baik di lingkungan
pemerintah maupun swasta tentunya mengacu pada satu pedoman yang
telah ditetapkan oleh lembaga yang dinaunginya. Begitu pula Bagian Tata
Usaha MAN 2 Jakarta yang juga berperan sebagai unit kearsipan mengacu
pada Keputusan Menteri Agama Republik Indonesi Nomor 9 Tahun 2016
Tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Pada Kementerian Agama.
Pedoman tersebut di implementasikan oleh Bagian Tata Usaha MAN 2
Jakarta dalam pengelolaan arsip dinamis yang dimiliki.
Pada Bagian Tata Usaha MAN 2 Jakarta terdapat ragam dan jenis
arsip dimanis aktif yang telah diciptakan oleh Bagian Tata Usaha MAN 2
Jakarta meliputi: surat-surat (surat keterangan, surat rekomendasi, surat
permohonan dan surat undangan), memo, hasil seminar, foto kegiatan dan
laporan yang sifatnya tertulis.
Pengelolaan arsip dinamis aktif yang dilakukan oleh Bagian Tata
Usaha MAN 2 Jakarta memiliki tahapan-tahapan sebagai berikut:
a. Penciptaan dan Penerimaan.
Pada tahap awal yang dilakukan dalam pengelolaan arsip
dinamis aktif yaitu penciptaan dan penerimaan. Pada bagian Tata
Usaha MAN 2 Jakarta telah menciptakan dan menerima beberapa
jenis arsip dinamis aktif yang berasal dari dalam maupun luar instansi.
Prosedur yang dilakukan dalam penciptaan arsip di Bagian
Tata Usaha MAN 2 Jakarta melalui proses penciptaan arsip dinamis

94
aktif yang dilakukan oleh internal. Bagian Tata Usaha MAN 2
membuat surat dengan komputer, seperti surat keluar, surat
keterangan, surat permohonan, memo, laporan. Kemudian dicetak
diberikan nomor surat keluar dan nomor klasifikasinya. lalu
diserahkan ke pimpinan yang berwenang untuk ditandatangani /
pendisposisian dan digandakan. Selanjutnya beri stempel instansi dan
surat keluar yang asli kita arsipkan/simpan. Setelah itu arsip tersebut
dapat dikirim kepada instansi atau perorangan yang dimaksud.
Pada tahap penciptaan arsip dinamis aktif, bagian Tata Usaha
MAN 2 Jakarta juga memiliki prosedur penerimaan surat dari instansi
luar. Pemeriksaan kebenaran instansi pengirim, instansi yang ditunju,
kebenaran alamat instansi yang dituju dan sebagainya.
Prosedur penerimaan surat masuk yang dilaksanakan oleh
Bagian Tata Usaha MAN 2 adalah ketika surat diterima kemudian
surat tersebut diperiksa kebenaran instansi dan alamat yang dituju,
sifat surat tersebut serta kelengkapannya (lampiran). Untuk suratt
yang bersifat rahasia akan ditangani oleh petugas khusus dan
disampaikan langsung oleh yang dituju. Surat-surat yang bersifat
penting dan biasa setelah diterima diberi stempel tanggal penerimaan
suratnya. Setelah itu dicatat di buku induk dan diinput pada komputer
menggunakan Ms Excel. Surat masuk asli tersebut diserahkan ke
pimpinan bersamaan dengan lampiran lembar disposisi. Setelah
didisposisi oleh pimpinan, barulah setelah itu digandakan dan di scan

95
untuk disimpan di file komputer. Surat yang telah digandakan
diberikan ke unit yang dituju untuk ditindaklanjut.
Sama halnya seperti yang dilakukan oleh Sub Bagian Tata
Usaha bahwa, setelah surat diterima proses selanjutnya yang perlu
dilakukan yaitu memeriksa kebenaran nama instansi dan alamat
tertuju, menandatangani bukti pengiriman pada kartu atau buku
sebagai bukti bahwa surat telah diterima, memberi stempel jam dan
tanggal pada bagian belakang surat yang sudah di buka dan juga surat
tertutup atau rahasia.104
b. Pendistribusian
Proses penciptaan arsip dinamis aktif berkaitan dengan
pendistribusian, baik secara internal maupun eksternal. Proses
pendistribusian arsip yang dilakukan di Bagian Tata Usaha MAN 2
Jakarta yakni dengan pencatatan dan pengkategorian surat. Adapun
proses pendistribusian yang dilakukan oleh Bagian Tata Usaha MAN
2 Jakarta yaitu:
1) Pencatatan
Surat yang diciptakan maupun yang diterima perlu terdata
dan tercatat dengan baik dan terperinci. Dalam hal ini bagian Tata
Usaha MAN 2 Jakarta memiliki cara pencatatan surat yaitu
berdasarkan buku agenda surat masuk maupun surat keluar.
Pencatatan arsip di Bagian Tata Usaha MAN 2 Jakarta ada buku

104
96
agenda secara fisik. Ada buku agenda surat masuk maupun buku
agenda surat keluar. Setiap surat yang masuk pasti akan dicatat
secara manual, maupun secara digital di Ms. Excel.
Dalam proses pencatatan yang di lakukan Bagaian Tata
Usaha MAN 2 Jakarta sudah cukup baik, hanya saja memiliki
perbedaan pada media pencatatannya. Untuk pencatatan arsip
Bagian Tata Usaha MAN 2 Jakarta menggunakan buku agenda
surat masuk dan surat keluar sedangkan didalam buku pedoman
Keputusan Menteri Agama Republik Indonesia Nomor 44 Tahun
2010 Tentang Pedoman Penataan Kearsipan di Lingkungan
Kementerian Agama yaitu membaca dan menentukan isi surat,
meneliti surat sesuai dengan catatan yang tertera pada amplop,
memberi catatan seperlunya terhadap surat yang tidak lengkap,
membedakan surat penting dan surat biasa dengan cara memberi
tanda dengan pensil di sudut kanan atas surat berdasarkan jenis
surat, memberi penomoran surat penting, mencatat surat penting
kedalam kartu kendali, mencatat surat biasa kedala formulir
LPSB dan mencatat surat rahasia kedalam formulir LPSR.105
2) Pengkategorian
Pengkatagorian atau klasifikasi arsip dinamis dilakukan
agar arsip dinamis aktif yang dimiliki dapat dikelompok dan
diseragamkan berdasarkan panduan/pedoman pengklasifikasian

105
97
arsip. Arsip dinamis aktif di MAN 2 Jakarta menggunakan
pedoman pengkategorian atau pengklasfikasian yang dikeluarkan
oleh Kementerian Agama yaitu tentang petunjuk tentang
pelaksanaan kearsipan
c. Pengarahan
Pengarahan surat dilakukan untuk menentukan arah surat yang
akan disampaikan, baik yang disampaikan kepada pimpinan dan yang
akan disampaikan kepada pengolah. Pengarahan surat pertama
mencatat surat penting menggunakan lembar disposisi rangkap 2,
kemudian menyampaikan kepada pimpinan unit, selanjutnya
mengarahkan surat ke unit pengolah surat, meminta paraf tanda terima
dari petugas pada lembar disposisi rangkap 2, dan menyimpan lembar
disposisi 2 pada TU unit pengolah sesuai tanggal penyelesaian.
Keterangan di atas selaras dengan pernyataan dari
Kementerian Agama RI yang terdapat pada Pedoman Penataan
Kearsipan di lingkungan Kementerian Agama. Pengarahan surat yaitu
kegiatan mencatat surat penting dengan menggunakan lembar
disposisi rangkap 2, menyampaikan surat beserta lembar disposisi
rangkap 2 pada pimpinan unit pengolah, menerima kembali surat
beserta lembar disposisi rangkap 2 yang telah diberikan disposisi oleh
pimpinan unit pengolah, mengarahkan surat beserta lembar disposisi
rangkap 2 ke unit pengolah surat, meminta paraf tanda terima dari
petugas pelaksana unit pengolah pada lembar disposisi rangkap 2 dan

98
menyimpan lembar disposisi II (warna kuning) pada TU unit pengolah
sesuai tanggal penyelesaian.106
d. Penyampaian
Penyampaian surat dilakukan agar surat tersebut segera
ditindak lanjuti oleh unit pengolah. surat asli beserta kartu kendali
atau lembar pengantar dari unit pengolah keunit kearsipan, kemudian
meminta paraf ke petugas unit kearsipan pada kartu kendali. Dan
mengambil kartu kendali untuk disimpan pada unit pengolah.
Hasil penelitian tersebut selaras dengan apa yang telah
dikemukakan oleh Kementerian Agama pada buku kearsipan yaitu
penyampaian surat adalah penyampaikan surat asli beserta kartu
kendali atau lembar pengantar dari unit pengolah ke unit kearsipan,
meminta paraf pada petugas/pelaksana unit kearsipan pada kartu
kendali, mengambil KK III (warna merah) untuk disimpan pada unit
pengolah.107
e. Pengiriman
Setelah surat yang telah dibuat yang ditujukan kepada pihak
eksternal sebelum dilakukan pengiriman terdapat beberapa tahapan-
tahapan. Tahapan pengiriman surat menyiapkan amplop berkop,
masukan nomor dan alamat yang dituju, memeriksa kelengkapan
106
107
99
surat, memasukan surat kedalam amplop dan mengirimkan surat
sesuai alamat yang dituju.
Dari uraian tersebut, dapat dikatakan bahwa pengiriman surat
yang dilaksanakan di Bagian Tata Usaha MAN 2 Jakarta sudah benar
dan berjalan dengan baik sesuai teori pengiriman surat yang
dikemukakan oleh Kementerian Agama RI, bahwa dalam pengiriman
surat memiliki beberapa tahap yaitu menyiapkan amplop berkop
satuan organisasi, mengetik nomor dan alamat tujuan surat pada
amplop, memeriksa kelengkapan surat, memasukan surat kedalam
amplop, mengirimkan surat sesuai alamat dituju.108
f. Penyimpanan
Organisasi/lembaga dapat menggunakan beberapa asas
penyimpanan arsip dinamis berdasarkan besar atau kecil suatu
organisasi/lembaga tersebut. Mengenai asas yang digunakan oleh Tata
Usaha MAN 2 Jakarta adalah azas desentralisasi, yaitu penyimpanan
yang dilakukan oleh masing-masing unit yang berada di MAN 2
Jakarta. Hal tersebut dilakukan karena arsip dinamis aktif masih
digunakan untuk referensi atau rujukan kegiatan operasional jangka
waktu yang terbilang belum lama dilakukan.
Dari uraian tersebut, dapat dikatakan bahwa penyimpanan
arsip yang dilaksanakan di Bagian Tata Usaha MAN 2 Jakarta sudah
benar dan berjalan dengan baik sesuai dengan teori penyimpanan arsip
108

100
yang di kemukakan oleh Irawan, bahwa penyimpanan arsip dengan
azas desentralisasi yaitu penyimpanan arsip dimana setiap unit kerja
mengelola dan menyimpan arsipnya masing-masing. Azas ini lebih
sesuai dengan organisasi besar yang ruang kantor terpisah letaknya.
Keuntungan dalam menggunakan azas desentralisasi adalah
pengelolaan arsip dilaksanakan unit kerja masing-masing sesuai
dengan kebutuhannya. Namun kerugian dari azas ini adalah
memungkinkan terjadinya duplikasi arsip karena penyimpanan arsip
tersebar di berbagai lokasi.109
Penyimpanan salah satu kegiatan menata dan menyusun arsip
secara sistematis sehingga mudah, cepat dan akurat pada saat
dibutuhkan. Sistem penyimpanan arsip dinamis yang digunakan oleh
Bagian Tata Usaha MAN 2 Jakarta adalah sistem penyimpanan
berdasarkan subjek, dengan penggolongan arsip berdasarkan perihal
dapat memudahkan pencarian arsip ketika dibutuhkan.
Dalam hal penyimpanan dan pengelolaan arsip dinamis aktif
diperlukan juga fasilitas dan perlengkapan yang memadai agar
kegiatan penyimpanan yang dilaksanakan dapat terlaksana dengan
baik. Adapun fasilitas dan perlengkapan yang dimiliki Bagian tata
usaha MAN 2 Jakarta adalah komputer, printer, scanner, filling
kabinet, box file, othner, bindex, lemari besi tahan api.
109
101
g. Penelusuran/Temu Kembali
Tujuan utama dari kearsipan adalah penemuan kembali arsip
dengan cepat dan tepat. Penemuan kembali sangat erat hubungannya
dengan sistem penyimpanan yang digunakan. Sistem temu kembali
arsip dinamis aktif yang digunakan oleh Bagian Tata Usaha MAN 2
Jakarta adalah sistem pengelompokan berdasarkan perihal (pokok
masalah) dapat memudahkan pencarian arsip ketika dibutuhkan.
Dari proses temu kembali arsip yang telah di lakukan Bagian
Tata Usaha MAN 2 Jakarta sudah cukup baik dalam memenuhi
kebutuhan pengguna, hal ini sesuai dengan teori yang dikemukakan
oleh Ig. Wursanto, yaitu memastikan dimana arsip yang akan
dipergunakan itu disimpan, dalam kelompok berkas apa, disusun
menurut sistem apa, dan bagaimana cara mengambilnya.110
h. Peminjaman Arsip
Peminjaman arsip di Bagian Tata Usaha MAN 2 Jakarta
diharus melalui prosedur yaitu peminjam mengajukan permohonan
peminjaman arsip kepada petugas kearsipan dan menulis data lengkap
peminjaman arsip yang dilakukan pada buku peminjaman arsip.
Setelah peminjam selesai melakukan pencatatan pada buku
peminjaman arsip, petugas kearsipan mencari arsip yang dibutuhkan
pada daftar arsip file excel yang tersimpan di komputer. Jika arsip
yang dimaksud telah ditemukan pada daftar arsip, maka petugas
110
102
melakukan penelusuran langsung ke lemari pada ruang penyimpanan
untuk mengambil arsip tersebut. Peminjaman arsip yang ditetapkan
oleh Bagian Tata Usaha MAN 2 Jakarta berjangka waktu selama satu
minggu. Sebagai bentuk pengendalian terhadap arsip-arsip yang
dipinjam, petugas kearsipan melakukan pengecekan rutin daftar
peminjaman arsip agar arsip-arsip yang dipinjam terkontrol dengan
baik. Apabila arsip yang dipinjam telah dikembalikan oleh peminjam,
maka segera dilakukan penyimpanan kembali pada tempat dan ruang
penyimpanannya
Dari uraian tersebut dapat dikatakan bahwa penyimpanan arsip
yang dilaksanakan di Bagian Tata Usaha MAN 2 Jakarta sudah
dilakukan dengan benar dan berjalan dengan baik, karena proses
peminjaman arsip yang dilakukan terdiri dari permintaan, pencarian,
pengambilan arsip, pencatatan arsip, pengendalian, hingga
penyimpanan kembali.”111
i. Pemeliharaan
Pemeliharaan arsip merupakan kegiatan untuk melindungi,
mengawasi, dan mengambil langkah agar arsip tetap terjamin
keselamatannya, serta menjamin kondisi fisik arsip dan lingkungan
penyimpanan arsip.
Berdasarkan hasil wawancara di Bagian Tata Usaha MAN 2
Jakarta telah melakukan usaha-usaha agar arsip dinamis yang ada
111
Machmoed Effendhie, “Panduan Ringkas Tata Kelola Arsip Inaktif Di Lingkungan
Universitas Gadjah Mada” (Arsip Universitas Gadjah Mada, 2011), h. 29.
103
tetap terpelihara, baik dari segi isi atau fisik. Usaha yang dilakukan
oleh Tata Usaha MAN 2 Jakarta tergolong masih sederhana. Adapun
usaha-usaha yang dilakukan oleh Tata Usaha MAN 2 Jakarta yaitu
arsip diletakan di lemari arsip agar terhindar dari banjir dan dimakan
rayap. Kemudian di scan dan disimpan di file komputer. Hal tersebut
sudah sesuai dengan teori pemeliharaan arsip ang dikemukakan oleh
Wursanto bahwa pemeliharaan arsip adalah kegiatan yang bertujuan
untuk mencegah arsip dari segala kerusakan dan kemusnahan.112
j. Pemindahan Arsip dari Bagian Unit Kerja ke Bagian Tata Usaha
Dalam tahap pemindahan arsip aktif dari unit kerja
(kepegawaian, perencanaan, keuangan, BMN) ke unit kearsipan
dilakukan dengan menentukan arsip mana saja yang akan dipindahkan
dari unit kerja.
Berdasarakan hasil wawancara, sebelum melakukan
pemindahan, arsip terlebih dahulu ditentukan yang akan dipindahkan,
menilai sejauh mana arsip tersebut memiliki nilai guna yang cukup
tinggi, setelah tahap penilaian maka tahap selanjutnya adalah melihat
jadwal retensi arsip untuk menentukan berapa lama arsip dinamis aktif
akan disimpan, kemudian arsip dinamis aktif yang sudah mulai
menurun frekuensi penggunaannya dan sudah habis masa retensinya,
maka arsip berubah statusnya menjadi arsip dinamis inaktif dan harus
112
104
dipindahkan ke penyimpanan inaktif, setelah itu baru dilaksanakan
pemusnahan arsip.
Sama halnya dengan apa yang dikemukakan oleh Sulistyo
Basuki yaitu pemindahan arsip dinamis adalah kegiatan memindahkan
arsip dinamis aktif yang frekuensi penggunaannya sudah menurun
atau sudah tidak dibutuhkan dalam kegiatan organisasi sehari-hari dan
berubah menjadi arsip dinamis inaktif.113
k. Sarana dan Prasarana Arsip Dinamis Aktif.
Agar pengelolaan arsip dinamis aktif yang dilakukan berjalan
dengan lancar, maka dari itu diperlukan sarana prasarana yang
memadai untuk tersedia disuatu unit kearsipan. “Sarana dan prasarana
yang digunakan dalam pelaksanaan pengelolaan arsip dinamis aktif
adalah folder, guide/sekat, filling cabinet, label, out indicator, buku
peminjaman arsip, daftar arsip dinamis.” 114

Adapun perlengkapan
yang digunakan oleh Tata Usaha MAN 2 Jakarta dalam pengelolaan
arsip dinamis aktif antara lain: komputer, lemari khusus arsip, box
file, ordner serta lemari filling kabinet.

Madrasah Aliyah Negeri 2 Jakata
Berdasarkan hasil data yang didapat bahwa terdapat kendala yang
dihadapi dalam pengelolaan arsip di bagian tata usaha MAN 2 Jakarta.
Kendala-kendala yang dihadapi sebagai berikut:

113
114
“Peraturan Kepala Arsip Nasional RI Nomor 50 Tahun 2015 Tentang Petunjuk Teknis
Pemberkasan Arsip Aktif Di Central File Di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia,”
Pub. L. No. 50 (2015), h. 14-19.
105
a. Sarana dan Prasarana
Kendala pertama yang dihadapi Bagian Tata Usaha MAN 2
Jakarta dalam pengelolaan arsip dinamis aktif yaitu sarana dan
prasarana yang memadai seperti ruang penyimpanan yang terlalu kecil
dan sempit, serta jumlah filling cabinet yang tersedia tidak mampu
menampung arsip-arsip dinamis aktif hingga tidak tertata rapih.
untuk mengatasi kendala kurangnya sarana dan prasarana pengelolaan
arsip dinamis aktif adalah merencanakan pengadaan/pembelian filling
cabinet yang dimasukan ke dalam tahun anggaran 2019 ini, akan
tetapi belum dapat dipastikan kapan waktu yang tepatnya untuk
merealisasikannya.
b. Peminjaman Arsip
Kendala ke dua yang dihadapi di bagian Tata Usaha MAN 2
Jakarta dalam peminjaman arsip yaitu terdapat arsip dipinjam tanpa
ada pemberitahuan sebelumnya kepada petugas arsip dan tidak jarang
arsip yang dipinjam tanpa melalui prosedur peminjaman yang telah
ditetapkan tersebut tidak dikembalikan serta tidak sedikit juga terdapat
arsip yang hilang.
dalam peminjaman arsip yaitu membuat peraturan bahwa orang yang
berwewenang masuk dan mengakses/mengambil arsip ke ruang
penyimpanan adalah pengelola arsip, mencatat dengan lengkap segala

106
peminjaman arsip yang dipinjam pada buku peminjaman arsip dan
meminta pertanggungjawaban serta memberikan sanksi berupa surat
teguran dari Kepala Sekolah yang ditujukan pada peminjam arsip
karena arsip yang dipinjam telat dikembalikan atau bahkan hilang.
c. Sumber Daya Manusia
Kendala ke tiga yang dihadapi pada Bagian Tata Usaha MAN
2 Jakarta yakni kurangnya kompetensi pengetahuan dan keahlian
sumber daya manusia pengelola arsip khususnya dalam pengelolaan
arsip. Hal tersebut disebabkan karena pengelola arsip tidak
berlatarbelakang pendidikan ilmu kearsipan dan belum pernah
mengikuti pelatihan-pelatihan dan workshop bidang ilmu kearsipan.
Upaya dilakukan MAN 2 Jakarta untuk mengatasi kendala
pada SDM pengelola arsip tersebut yaitu dengan merencanakan
perekrutan tenaga ahli bidang kearsipan pada tahun 2019 ini. Apabila
hal tersebut belum dapat direalisasikan, MAN 2 Jakarta akan
menugaskan SDM pengelola arsipnya untuk ikut serta dalam coaching
clinic kearsipan yang diselenggarakan oleh Suku Dinas Perpustakaan
dan Kearsipan Jakarta Timur dan mengajukan permohonan asistensi
pengelolaan arsip dinamis dari pihak Suku Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Jakarta Timur secara langsung.

BAB V
PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan mengenai pengelolaan
arsip dinamis aktif serta kendala-kendala yang dihadapi dalam pengelolaan
arsip dinamis aktif di Bagian Tata Usaha MAN 2 Jakarta, dapat disimpulkan
hal-hal sebagai berikut:
1. Pengelolaan arsip dinamis aktif pada Bagian Tata Usaha MAN 2 Jakarta
telah dilakukan sesuai dengan ketentuan pada Keputusan Menteri Agama
Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2010 Tentang Pedoman Penataan
Kearsipan di Lingkungan Kementerian Agama Republik Indonesia, akan
tetapi belum optimal pada beberapa aspek penunjang dalam Pengelolaan
arsip dinamis aktif yang dilakukan. Seperti ruangan penyimpanan yang
masih sempit dan SDM yang belum semuanya mengetahui tentang
pengelolaan arsip.
2. Pengelolaan arsip dinamis aktif yang dilakukan oleh petugas Bagian Tata
Usaha MAN 2 Jakarta memiliki kendala dari segi sarana dan prasarana.
Kemudian peminjaman arsip dilakukan tidak dengan permohonan dan
pemberitahuan kepada petugas arsip, sehingga tidak jarang arsip yang
sudah dipinjam tidak dikembalikan dan tidak sedikit arsip yang hilang.
Selanjutnya SDM yang kurang pengetahuan keahlian dalam pengelolaan
arsip.
107
108
B. Saran
Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan peneliti, maka ada
beberapa saran yang dapat peneliti sampaikan sebagai bahan pertimbangan
pihak Tata Usaha MAN 2 Jakarta agar pengelolaan arsip dinamis aktif pada
Bagian Tata Usaha MAN 2 Jakarta agar dapat berjalan dengan optimal, yakni:
1. Pengelolaan arsip dinamis aktif di bagian tata usaha MAN 2 Jakarta sudah
dilakukan dengan baik namun belum secara optimal dalam beberapa aspek
penunjang. Oleh karena itu sebaiknya bagian tata usaha MAN 2 Jakarta
menambahkan ruangan penyimpanan dan melakukan pelatihan SDM agar
mengetahui bagaimanan cara pengelolaan arsip dinamis akrif.
2. Dalam pengelolaan arsip dinamis aktif yang dilakukan oleh petugas
Bagian Tata Usaha MAN 2 Jakarta memiliki kendala dari segi sarana dan
prasarana yaitu ruang penyimpanan yang terlalu kecil dan sempit serta
jumlah filling cabinet yang belum memadai, sehingga tidak mampu
menampung arsip-arsip dinamis aktif dan tidak tertata dengan rapih yang
mengakibatkan terdapat arsip yang diletakkan di lantai. Kemudian
peminjaman arsip dilakukan tidak dengan permohonan dan pemberitahuan
kepada petugas arsip, sehingga tidak jarang arsip yang sudah dipinjam
tidak dikembalikan dan tidak sedikit arsip yang hilang. Selanjutnya SDM
yang kurang pengetahuan keahlian dalam pengelolaan arsip. Oleh karena
itu Bagian Tata Usaha MAN 2 Jakarta perlu melakukan
pengortimalisasian untuk mengatasi kendala-kendala tersebut dengan
melakukan pengalokasian ruang penyimpanan arsip secara khusus dan

109
lebih luas serta terpisah dengan ruang kerja Tata Usaha,
pengadaan/penambahan filling cabinet agar mampu menampung arsip-
arsip dinamis aktif dan arsip dapat tertata dengan rapi. Perlunya penerapan
prosedur dalam peminjaman arsip di MAN 2 Jakarta yang lebih serius
dengan syarat dan ketentuannya seperti, alur peminjaman arsip melalui
permohonan kepada petugas arsip dan pemberlakuan sanksi terhadap
pelanggaran dalam peminjaman arsip, hal ini sangat perlu dilakukan agar
keutuhan arsip-arsip yang dipinjam terjaga dengan baik untuk
meminimalisir terjadinya arsip yang hilang. Terhadap SDM yang memiliki
pengetahuan dan keahlian yang minim dalam pengelolaan arsip, perlu
diikut sertakan dalam seminar, workshop, bimtek dan diklat-diklat tentang
kearsipan, agar pengetahuan dan keahlian SDM pengelola arsip dapat
meningkat secara signifikan serta pengelolaan arsip dinamis aktif di MAN
2 Jakarta terlaksana dengan baik.

DAFTAR PUSTAKA
ANRI, “Peraturan Kepala Arsip Nasional RI Nomor 19 Tahun 2012 Tentang

Pedoman Penyusunan Klasifikasi Arsip,” Pub. L. No. 19 (2012).
, Peraturan Kepala Arsip Nasional RI Nomor 50 Tahun 2015 Tentang

Petunjuk Teknis Pemberkasan Arsip Aktif Di Central File Di Lingkungan
Arsip Nasional Republik Indonesia,” Pub. L. No. 50 (2015).
, Peraturan Kepala Arsip Nasional RI Nomor 9 Tahun 2018 Tentang

Pedoman Arsip Dinamis, Pub. L. No. 9 (2018).
Azmi, Signifikansi Empat Instrumen Pokok Pengelolaan Arsip Dinamis. Jurnal

Kearsipan ANRI 11 (2016).
Basir Barthos, Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara, 2003.
, Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta, Dan Perguruan

Tinggi. Jakarta: Bumi Aksara, 2007.
Basrowi dan Suwandi, Memahami Penelitian Kualitatif. Jakarta: Rineka Cipta,

2008.
Dewi Anggrawati, Membuat dan Menjaga Sistem Kearsipan untuk Menjamin

Integrasi Jilid 1. Bandung: Armico, 2004.
Emzir. Analisis Dara: Metodologi Penelitian Kualitatif. Jakarta: Rajawali Pers,

2011.
Endang Wahyulestari, Penaksiran Dan Retensi Arsip Dinamis, 2018,

https://staff.blog.ui.ac.id/tari05/files/2018/05/Appraisal-dan-Retensi-
Arsip-by-Endang-W.pdf.
Fadillah. Hasil wawancara pribadi, 1 November 2018
Fajri Hamdani and Syahyuman, Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif Di

Kantor Perpustakaan Arsip Dan Dokumentasi Kabupaten Pesisir
Selatan. Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan Dan Kearsipan, Vol. 1, No.
1, September 2012.
Indonesia, Undang - Undang Republik Indonesia Nomor 7 Tahun 1971 tentang

Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan.
110
111
Indonesia, Penyusutan Arisp, Pasal 1 Penjelasan Atas Peraturan Pemerintah

Republik Indonesia No 34, Tahun 1979
Indonesia, Peraturan Pemerintah RI Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, Pub. L. No.
28 (2012).
Indonesia, Undang - Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Jay Kennedy dan Cherryl Schauder, Records Management : A Guide to

Corporates Records Keeping. Australia: Longman Australia, 1998.
Judith Read-Smith, Records Management. USA: South Western, 2002.
Julia, Erni. Hasil wawancara pribadi, 1 November 2018
KEMENAG RI, Kearsipan. Jakarta: Sub Bagian Umum Kantor Wilayah

Kementerian Agama Provinsi DKI Jakarta, 2013.
Krihanta, Penataan dan Pengelolaan Arsip Vital. Jakarta: Universitas Terbuka,

2008.
M. Burhan Bungin, Penelitian Kualitatif: Komunikasi, Ekonomi, Kebijakan

Publik, dan Ilmu Sosial Lainnya. Jakarta: Kencana, 2009.
Machmoed Effendhie, Panduan Ringkas Tata Kelola Arsip Inaktif Di Lingkungan

Universitas Gadjah Mada. Arsip Universitas Gadjah Mada, 2011.
MAN 2 jakarta visi dan misi https://man2jakarta.sch.id/visi-misi/ Diakses 28

Agustus 2018
Noor, Juliansyah, Metode Penelitian. Jakarta: Prenamedia Group, 2011.
Oktarino Arizola and Elva Rahmah, “Pembuatan Jadwal Retensi Arsip (JRA) Di
Kantor Nagari Kajai Kabupaten Pasaman Barat,” Jurnal Ilmu Informasi
Perpustakaan Dan Kearsipan, a, 2, no. 2 (2014).
Penn, Ira A, Records Management Handbook. England: Gower House, 1992.
Prasetya Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian: Pengantar Teori dan Panduan
Praktis. Jakarta: STIA-LAN, 1999.
112
Rachmad Fuji Sanjuli and Meylia Elizabeth Ranu, “Sistem Pengelolaan Arsip Di
Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Dan Pematusan Kota Surabaya,”
Jurnal Mahasiswa Unesa, 2015.
Rico Rahmadeni and Syahyuman, Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif di Kantor

Cabang Perum Pegadaian Marapalam Padang. Jurnal Ilmu Informasi
Perpustakaan Dan Kearsipan 1, no. 1 (2012).
Sugiarto, Agus dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern dari

Konvensional ke Basis Komputer. Yogyakarta: Grava Media, 2005.
Sugiyono, Metode Penelitian Kuantitatif dan R&D. Bandung: Alfabeta, 2010.
Sularso Mulyono, Dasar-Dasar Kearsipan. Yogyakarta: Liberty, 1985.
Sulistyo-Basuki. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama,

2003.
. Materi Pokok Pengantar Kearsipan. Jakarta: Universitas Terbuka, 1996.
, Pengantar Kearsipan. Jakarta: Universitas Terbuka, 1996.
Suparjati. Tata Usaha Dan Kearsipan Seri Administrasi Perkantoran.

Yogyakarta: Kanisius, 2004.
T.R Schellenberg, Modern Archives. Universitas Washington, 1995.
The Liang Gie. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty, 2009.
Widjaja A. W. Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar. Jakarta: Grafindo

Persada, 1993.
Wursanto, Kearsipan. Yogyakarta: Kanisius, 2004.
Yatimah, Kesekretariatan Modern dan Administrasi Perkantoran. Bandung:

Pustaka Setia, 2009.
Yosa Faradela, “Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif di Dinas Kependudukan dan

Pencatatan Sipil (DUKCAPIL) Kabupaten Ponorogo Untuk Mewujudkan
Good Governance,” Jurnal Administrasi Perkantoran 4, no. 3 (2016).
LAMPIRAN
Lampiran 1
TRANSKRIP WAWANCARA
Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif di Bagian Tata Usaha Madrasah Aliyah

Negeri 2 Jakarta
Nama : Ibu Erni Julia, S.E

Jabatan : Kepala Tata Usaha
Tempat Wawancara : Madrasah Aliyah Negeri 2 Jakarta
Tanggal dan Waktu : 1 November 2018 / Pukul 10.00 – 11.35 WIB.
No. Pertanyaan Jawaban
Disini kita mengacu kepada pedoman yang
Apakah pengelolaan arsip diberikan oleh Kementerian Agama yaitu :
dinamis aktif di Madrasah Keputusan Menteri Agama Republik Indonesia
1. Aliyah Negeri 2 Jakarta Nomor 9 Tahun 2016 Tentang Pedoman Tata
menggunakan pedoman Naskah Dinas pada Kementerian Agama yang
pengelolaan arsip? kita gunakan di MAN 2 Jakarta dalam hal
pengelolaan arsip dinamis.
Proses penerimaan arisp dinamis aktif di sini
yaitu saat surat datang kemudian surat tersebut
kita periksa kebenaran instansi dan alamat
tertuju/yang dimaksud, sifat surat tersebut serta
kelengkapannya (lampiran). Untuk surat yang
bersifat rahasia akan ditangani oleh petugas
khusus dan disampaikan langsung oleh yang
dituju. Surat-surat yang bersifat penting dan
Bagaimana prosedur
biasa setelah diterima kita beri stempel tanggal
penciptaan arsip di
2. penerimaan suratnya. Setelah itu kita catat di
Madrasah Aliyah Negeri 2
buku induk dan diinput pada komputer
Jakarta?
menggunakan Ms Excel. Surat masuk asli
tersebut kita serahkan ke pimpinan bersamaan
dengan lampiran lembar disposisi. Setelah
didisposisi oleh pimpinan, barulah setelah itu
kita gandakan dan di scan untuk di simpan di
file komputer. Surat yang telah digandakan lalu
kita berikan ke unit yang dituju untuk
ditindaklanjut.
Bagaimana prosedur Sistem penyimpanan yang kita gunakan disini
penyimpanan arsip di menggunakan sistem subjek/perihal. ketika ada
3.
Madrasah Aliyah Negeri 2 yang butuh kita tinggal carikan, kita panggil
Jakarta? berdasarkan perihal di pencarian keluar.
4. Bagaimana prosedur Mengenai pemindahan arsip yang ada di sini
pemindahan arsip di ditentukan dari JRA yang ada di sini, apabila
Madrasah Aliyah Negeri 2 arsip sudah masuk dalam waktu retensi maka
Jakarta? arsip itu dipindahkan dari unit kerja ke Bagian
Tata Usaha.
Untuk penyimpanan arsip kita simpan di
ruangan tersendiri akan tetapi masih menyatu
Fasilitas apa saja yang ada
dengan ruang kerja bagian tata usaha. Kalau
dalam penyimpanan arsip
5. arsipnya kita letakan di ordner dan box arsip
di Madrasah Aliyah
yang disimpan berdasarkan jenis-jenis arsipnya
Negeri 2 Jakarta?
seperti surat masuk, surat keluar, surat
kesiswaan, surat kepegawaian, ijazah
Kira-kira apa saja kendala Untuk penyimpanan kita letakan di ordner dan
pengelolaan arsip dinamis kita bedakan untuk surat masuk, surat keluar,
6.
aktif di Madrasah Aliyah surat kesiswaan, surat kepegawaian, ijazah.
Negeri 2 Jakarta?
Bagaimana cara mengatasi Arsip yang ada di dalam kantor adalah arsip
kendala dalam aktif tahun yang sedang berjalan, sisa arsip
7. pengelolaan arsip dinamis sebelumnya ditempatkan di gudang arsip,
aktif di Madrasah Aliyah dengan klasifikasi tahun.
Negeri 2 Jakarta?
TRANSKRIP WAWANCARA
Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif di Bagian Tata Usaha Madrasah Aliyah

Negeri 2 Jakarta
Nama : Ibu Fadillah, S.Pd

Jabatan : Staff Tata Usaha
Tempat Wawancara : Madrasah Aliyah Negeri 2 Jakarta
Tanggal dan Waktu : 1 November 2018 / Pukul 13.00 – 13.40 WIB.
No. Pertanyaan Jawaban
Arsip dinamis yang tercipta disini lumayan
beragam, tapi yang lebih dominan diutamakan
Apa saja jenis-jenis arsip
yaitu arsip berkas surat keterangan, surat
dinamis aktif yang
1. rekomendasi, surat permohonan dan surat
dikelola di Madrasah
undangan, memo, hasil seminar, foto kegiatan
Aliyah Negeri 2 Jakarta ?
dan laporan yang sifatnya tercetak, seperti
surat masuk surat keluar dan sebagainya.
Kalau proses penciptaan arsip dinamis aktif
yang dilakukan oleh internal disini kita buat
dengan komputer, kita tentukan terlebih dahulu
konsep surat yang akan kita buat, seperti surat
keluar, surat keterangan, surat permohonan,
Dalam pengelolaan arsip
memo, laporan dan lain-lainnya. Setelah itu
dinamis aktif di Madrasah
kita print/cetak, diberikan nomor surat keluar
2. Aliyah Negeri 2 Jakarta
dan nomor klasifikasinya. lalu kita serahkan ke
apa saja tahapan yang
pimpinan yang berwenang untuk ditandatangan
dilakukan ?
/pendisposisian dan digandakan. Kemudian
kita beri stempel instansi dan surat keluar yang
asli kita arsipkan/simpan. Barulah setelah itu
arsip tersebut dapat dikirim kepada instansi
atau perorangan yang dimaksud.
Kalau disini jika ada pengurusan surat masuk
kita terima, lalu kita kelaskan surat tersebut
perihal apa lalu kita catat di buku surat masuk,
Apakah terdapat prosedur baru kita distribusikan dan beri pengarahan
dalam proses pengelolaan untuk disimpan dalam arsip, tapi kalau surat
3. arsip dinamis aktif di keluar disini kita alur pertamanya kita buat
Madrasah Aliyah Negeri 2 konsep suratnya seperti apa dan ada proses
Jakarta ? penyetujuan surat keluarnya lalu kita beri
nomor surat dan kita catat lalu kita
distribusikan tapi kita copy terlebih dahulu satu
untuk arsip disini.
4. Bagaimana proses Proses pendistribusian arsip disini setelah surat
pendistribusian arsip di digandakan surat tersebut didistribusikan
Madrasah Aliyah Negeri 2 /diserahkan kepada yang bersangkutan dan kita
Jakarta? catat pada buku ekspedisi sebagai bukti
penyerahan surat tersebut.
Kalau buku agenda secara fisik ya kita ada, itu
Bagaimana proses
kita punya baik buku agenda surat masuk
pencatatan arsip di
5. maupun buku agenda surat keluar. Jadi setiap
surat yang masuk pasti akan kita catat secara
Jakarta?
manual, maupun secara digital di Ms. Excel.
Buku pedomannya salah satu nya itu tentang
Bagaimana proses
petunjuk pelaksanaan kearsipan departemen
pengkategorian arsip di
6. agama RI yang memuat informasi mengenai
perihal tentang klasifiaksi arsip dinamis aktif
Jakarta?
seperti itu.
Pengarahan surat disini pertama mencatat surat
penting menggunakan lembar disposisi
rangkap 2, kemudian kita menyampaikan
Bagaimana proses
kepada pimpinan unit, selanjutnya kita
pengarahan surat di
7. mengarahkan surat ke unit pengolah surat,
meminta paraf tanda terima dari petugas pada
Jakarta?
lembar disposisi rangkap 2, dan menyimpan
lembar disposisi 2 pada TU unit pengolah
Disini kita menyampaikan surat asli beserta
Bagaimana proses kartu kendali atau lembar pengantar dari unit
penyampaian surat di pengolah ke unit kearsipan, kemudian kita
8.
Madrasah Aliyah Negeri 2 minta paraf ke petugas unit kearsipan
Jakarta? selanjutnya kita mengambil kartu kendali
untuk disimpan pada unit pengolah.
Tahapan pengriman surat disini sih cuman
Bagaimana proses menyiapkan amplop berkop, terus kita
pengiriman surat di masukan nomor dan alamat tujuan pada
9.
Madrasah Aliyah Negeri 2 amplop, memeriksa kelengkapan surat,
Jakarta? masukin surat dalam amplop, selanjutnya
dikirim sesuai alamat yang dituju.
Kalau disini berkas yang masih suka disimpan
disetiap bagiannya atau bidangnya tersendiri
karena kan masih suka digunain, terus kita juga
Menggunakan asas apa nyimpen arsip softcopynya di sistem kita ya
dalam penyimpanan arsip secara umum disimpan dibagian arsip. jadi kita
10.
di Madrasah Aliyah butuh tuh 3 orang iyang satu untuk kesana
Negeri 2 Jakarta? copyannya lalu yang arsip satunya disimpan
dibidangnya yang buat, lalu yang kita simpan
disistem arsip kita, lebih banyak bagian arsip
sih yang simpan.
11. Bagaimana sistem Saya sih lebih sering menggunakan
penyimpanan arsip subjek/perihal dalam sistem penyimpanannya,
dinamis di Madrasah jadi gampang untuk mencarinya.
Aliyah Negeri 2 Jakarta?
Disini biasanya saya lebih sering menggunakan
Bagaimana
subjek/perihal dalam sistem penyimpanan
penelusuran/temu kembali
12. berkasnya, maka temu kembali arsip
arsip dinamis di Madrasah
penelusurannya berdasarkan perihal (pokok
Aliyah Negeri 2 Jakarta?
masalah) jadi lebih muda untuk mencarinya.
Jadi disini tuh kalo ada yang mau minjam arsip
harus mengajukan permohonan kepada petugas
kearsipan terlebih dulu dan menulis data
lengkap peminjaman arsip yang dilakukan
pada buku peminjaman arsip, kemudian
petugas kearsipan mencari arsip yang
dibutuhkan oleh peminjam dengan mencari
pada daftar arsip file excel yang tersimpan di
Bagaimana proses
komputer, kalau arsip yang dimaksud sudah
peminjaman arsip dinamis
13. ditemukan di daftar arsip maka petugas
di Madrasah Aliyah
mengambil ke lemari pada ruang
Negeri 2 Jakarta?
penyimpanannya. Peminjaman arsip disini kita
tetapkan paling lama satu minggu. Disini juga
rutin melakukan pengecekan daftar
peminjaman arsip untuk kontrol terhadap arsip-
arsip yang dipinjam, kalo arsip sudah
dikembalikan oleh peminjam kita simpan
kembali pada tempat dan ruang
penyimpanannya seperti semula.
Proses pemeliharan untuk dokumen memang
penting sekali untuk dipelihara, karena
dokumen itu sangat penting dan berharga
untuk pemeliharaannya dokumen kita letakan
Bagaimana proses dilemari arsip supaya terhindar dari banjir dan
pemeliharaan arsip dimakan rayap karna kalau diluarkan jadi
14.
dinamis aktif di Madrasah lembab bahaya aja sama berkasnya, dan kita
Aliyah Negeri 2 Jakarta? scan dan disimpan di file komputer. Kemudian
kita bersihkan sewaktu-waktu saja, kalau sudah
banyak debu dan di berikan kamper agar tidak
ada serangga. Cuman itu saja perawatannya
setau saya.
Kalau jadwal pemindahan disini kita kadang
Bagaimana proses tidak tentu, karena kita harus pisahkan terlebih
pemindahan arsip dinamis dulu mana arsip dinas biasa yang bisa
15.
di Madrasah Aliyah dipindahkan dan mana yang harus tetap
Negeri 2 Jakarta? disimpan di tata usaha, setelah dipilah baru kita
bisa pindahkan arsip yang tidak terpakai lagi.
16. Apasaja fasilitas dalam Kalau fasilitas yang digunakan itu ya
pengelolaan arsip dinamis komputer, scanner, printer, sama kalau untuk
yang ada di Madrasah fisiknya ada box arsip, filling kabinet, ordner,
Aliyah Negeri 2 Jakarta? rak besi.
Kendala yang dihadapi dalam sarana dan
Kendala sarana dan prasarana penyimpanan arsip disini sih dari
17.
prasarana segi ruangan kurang memadai bisa dibilang
terlalu kecil dan juga belum adanya roll o’pack
Lalu peralatan yang tidak memenuhi syarat,
dalam artian adalah tempat penyimpanan file,
dibuat tersendiri, selama ini lemari file
18. Upaya digabung antara arsip kesiswaan, kepegawaian
dan lain-lain, tapi kedepannya MAN 2
berusaha untuk membuat lemari tersendiri
dengan klasifikasi sesuai kebutuhannya.
Kendalanya biasanya arsip dipinjam tanpa
pemberitahuan dan tidak melalui prosedur
Kendala temu kembali
19. peminjam yang ditentukan dan bahkan tidak
arsip?
kembali, sering lupa dikembalikan, bahkan
terkadang arsip hilang.
Upayanya kita di sini memakai buku
peminjaman arsip. dan kapan akan
dikembalikan. Untuk yang menerima surat kita
20. Upaya
mohon kepada penerima diberi file bisnis atau
otner untuk diarsipkan. Untuk mencari file kita
usahakan mengurut bulan.
Minimnya kompetensi pengetahuan dan
keahlian sumber daya manusia pengelola arsip
di sini, terlebih lagi sumber daya manusia
21. Kendala SDM pengelola arsip bukan berlatarbelakang
pendidikan ilmu kearasipan. Dan juga kurang
aktif untuk mengikuti pelatihan-pelatihan dan
workshop bidang ilmu kearsipan.
Kalo upaya yang dilakukan untuk mengatasi
kendala SDM tersebut sih kita merencanakan
perekrutan tenaga ahli bidang kearsipan di sini,
22. Upaya yang akan diralisasikan tahun ini tapi belum
tau waktu tepatnya kapan, dan masih perlunya
pembinaan dan konsultasi kearsipan yang lebih
serius.
Lampiran 2
HASIL OBSERVASI PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS AKTIF DI

BAGIAN TATA USAHA MADRASAH ALIYAH NEGERI
No Aspek Indikator Ket

Kepala Sub Bagian Tata
Sarjana Ekonomi
Usaha
1 Pengelola Arsip
Sarjana
Staff Bagian Tata Usaha
Pendidikan
Ruang penyimpanan
2 1 ruangan (belum permanen) 4 x 5 m2
arsip
Lemari kayu 5 unit
Filling cabinet 3 unit
Panjang : 28 cm
Ordner file bantex Lebar : 7 cm
Tinggi : 35 cm
1328 eksemplar
Arsip (429 box dan 97
ordner file)
2 unit (Merk
AC
Panasonic : 1PK)
Alat Pemadam Kebakaran
2 tabung
(APAR)
3 Fasilitas
Jumlah: 12 unit
- Merk : Lenovo,
LG, Dell,
PC komputer
Samsung
- Monitor 16
inch
Jumlah : 9 unit
Printer - Merk : HP,
Canon
Jumlah : 2 unit
Scanner - Merk : HP,
Epson
Elektronik :
4 Buku Daftar Arsip Elektronik (file) dan tercetak Format excel
Tercetak : Buku
Lampiran 3
SURAT TUGAS MENJADI PEMBIMBING

Lampiran 4
SURAT IZIN PENELITIAN

Lampiran 5
SURAT BALASAN PENELITIAN

Lampiran 6
Wawancara dengan Kepala dan Staff Bagian Tata Usaha
Lemari Besi
Mesin Foto Copy dan Printer

Lemari kayu
Alat pemadam kebakaran (APAR)
Meja kerja
BIODATA PENULIS
AHMAD SUBHAN FATAH MAHFUZD. Lahir di Jakarta,

9 Januari 1994. Anak pertama dari dua bersaudara. Ayahanda
Abdul Jalil dan Ibunda Fadillah. Penulis beralamat di Jl.
Kumis Kucing III RT.002/RW.007 KPAD Cibubur, Ciracas,
Jakarta Timur. Pendidikan yang telah ditempuh penulis antara
lain TK. Kartika X-3 Jakarta, kemudian melanjutkan
pendidikan di SD Negeri 01 Cibubur Jakarta (1999-2005).
Setelah lulus penulis melanjutkan pendidikan di MTsS Al-
Hamid Jakarta (2005-2008), kemudian penulis melanjutkan
pendidikan di MAS Al-Hamid Jakarta mengambil jurusan IPS (2008-2011). Pada
tahun 2012 penulis melanjutkan pendidikan Strata 1 di Universitas Islam Negeri
Syarif Hidayatullah Jakarta mengambil Program Studi Ilmu Perpustakaan dan
Informasi, di Fakultas Adab dan Humaniora, dan menulis skripsi yang berjudul
Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif di Bagian Tata Usaha Madrasah Aliyah Negeri
2 Jakarta. Pada tahun 2015 penulis melakukan Praktek Kerja Lapangan (PKL) di
Perpustakaan Kementerian Sosial Republik Indonesia, melaksanakan Kuliah
Kerja Nyata Di Desa Babakan Madang, Sentul, Bogor. Pada tahun 2017 penulis
melaksanakan magang di Suku Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi
Jakarta Selatan, melakukan pengistalan dan melakukan reposisi record center dan
membuat daftar arsip sementara di Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan
Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah serta melakukan stock
opname di Universitas Pembangunan Jaya.

Ahmad Subhan Fatah Mahfuzd-Fah

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Ahmad Subhan Fatah Mahfuzd-Fah

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS AKTIF

DI BAGIAN TATA USAHA MADRASAH ALIYAH NEGERI 2

Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh

PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

Ahmad Subhan Fatah Mahfuzd (NIM. 1112025100093). Pengelolaan Arsip

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui gambaran pengelolaan arsip dinamis

Kata Kunci: Pengelolaan Arsip, Arsip Dinamis, Madrasah Aliyah Negeri 2

melipahkan rahmat, taufik, hidayah serta inayah-Nya kepada penulis sehingga

penulis dapat menyelesaikan skripsi ini guna melengkapi persyaratan dalam

terdapat banyak kelamahan dan kekurangan dalam penelitiannya. Sehingga

penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun.

kesempatan yang ada ini peniliti ingin mengucapkan terimakasih sebanyak-

Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

Syarif Hidayatullah Jakarta.

3 Bapak Mukmin Suprayogi, M.Si selaku Sekretaris Jurusan Ilmu Perpustakaan

UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

meluangkan waktunya di tengah-tengah kesibukannya dalam membanntu,

mengarahkan, dan menuntun peneliti untuk dapat menyelesaikan skripsi ini.

Hidayatullah Jakarta yang telah memberikan ilmu pengetahuannya yang

Fadilah, S. Pd serta keluarga peneliti yang tak henti-hentinya memberikan

peneliti dalam penyelesaian skripsi ini.

8 Adik penulis, Muhammmad Arwani Umar yang selalu memberikan motivasi

dan do’a kepada peneliti dalam menyelesaikan skripsi ini.

9 Terima kasih kepada kawan-kawan seperjuangan peneliti M. Braja Maulana,

Arirama Trihantoro, Abdul Hafiz Dinullah, Rahmat Hidayatullah, Putra Arsyi

Anugrah, Nuril Huda, Hoerullah, Tri Yoko, Ihsan Rolis, Panggih

Nurapriyanto, Farhan Bukhori, Roni, M. Donny Fadhillah, Gita Dwi. N,

Santi Puspita, Eriza Anindy dan seluruh teman-teman Jurusan Ilmu

Perpustakaan 2012 terutama IPI C, yang sama-sama berjuang untuk

10 Terima kasih kepada kawan-kawan JIPERS UIN Jakarta Zulfikar Arman,

telah memberikan semangat maupun motivasi dan memberikan masukan

kepada penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.

11 Terima kasih kepada kawan-kawan Dede Arif, Abqina Khairul Azmi, M.

Badruzzaman, Anggi Taufan Maulana, Arief Dharma Mutiara, Indra Heksa

12 Ramadhan, Achmad Solihin, Muhammad Alwan yang telah memberikan

semangat dan selalu mendukung penulis.

13 Terima kasih kepada teman-teman KKN AL-FATIH 2015 Sunan, Rahmat,

sama-sama berjuang untuk menyelesaikan skripsinya.

terimakasih untuk semuanya, semoga Allah SWT membalas semua kebaikan

dan do’a yang sudah diberikan kepada penulis. Amin

BAB I PENDAHULUAN ...................................................................................... 1

BAB II TINJAUAN LITERATUR ...................................................................... 9

BAB III METODE PENELITIAN .................................................................... 58

BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN ................................... 66

BAB V PENUTUP ............................................................................................. 107

DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................ 110

Tabel 2. 1 Jadwal Retensi Arsip Dinamis ............................................................. 51

Gambar 2. 2 Siklus Hidup Arsip ........................................................................... 17

Lampiran 1: Transkrip Wawancara

A. Latar Belakang Masalah

Era perkembangan informasi saat ini semakin berkembang dengan pesat.

Penyebaran informasi yang semakin berkembang menyebabkan setiap orang

Setiap pekerjaan dan kegiatan dalam organisasi atau perkantoran pasti

membawa dampak yang besar dalam kegiatan pelayanan sampai dengan

pengambilan keputusan yang menjadi penentu tercapainya tujuan dari suatu

terkecuali organisasi pemerintah dituntut melakukan berbagai pembenahan

satu sumber informasi dalam organisasi yang keberadaannya sangat

berpengaruh adalah arsip.

Kearsipan mempunyai peran penting bagi kelancaran jalannya suatu

organisasi dalam rangka melaksanakan segala kegiatan, baik pada kantor-

kantor lembaga negara, swasta dan perguruan tinggi. Sumber informasi

tersebut suatu saat akan dibutuhkan untuk menunjang berbagai kegiatan

organisasi seperti perencanaan, pengawasan, berkomunikasi serta reputasi