Pemusnahan Arsip

PELAKSANAAAN KEGIATAN
PEMUSNAHAN ARSIP DINAMIS INAKTIF

Studi Kasus pada Unit Kearsipan Utama
Sekretariat Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan Menangah
SKRIPSI
Diajukan kepada Fakultas Adab dan Humaniora untuk memenuhi persyaratan
memperoleh gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)
Oleh:
LAGA AL AHLI
NIM. 1113025100052
PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH
JAKARTA 1441H / 2020M
LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI
PELAKSANAAN KEGIATAN PEMUSNAHAN ARSIP DINAMIS

INAKTIF
Studi Kasus pada Unit Kearsipan Utama Sekretariat Direktorat Jenderal
Pendidikan Dasar dan Menengah
Skripsi
Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh

Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)
oleh :
LAGA AL AHLI
NIM : 1113025100052
Di bawah bimbingan,
Mukmin Suprayogi, M.Si

NIP. 19620301 199903 1 001
JURUSAN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI

FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA
UIN SYARIF HIDAYATULLAH
JAKARTA 1441H / 2020M
SURAT PERNYATAAN
Saya yang bertanda tangan di bawah ini :
Nama Mahasiswa : LAGA AL AHLI
NIM : 1113025100052
Program Studi : Ilmu Perpustakaan
Dengan ini menyatakan bahwa Skripsi ini adalah hasil karya saya sendiri yang
merupakan hasil penelitian, pengolahan dan analisis saya sendiri serta bukan
merupakan replikasi maupun saduran dari hasil karya atau hasil penelitian orang
lain.
Apabila terbukti skripsi ini merupakan plagiat atau replikasi maka skripsi dianggap
gugur dan harus melakukan penelitian ulang untuk menyusun skripsi baru dan
kelulusan serta gelarnya dibatalkan.
Demikian pernyataan ini dibuat dengan segala akibat yang timbul dikemudian
hari menjadi tanggung jawab saya.
Jakarta, Mei 2020
LAGA AL AHLI
i
ABSTRAK
LAGA AL AHLI (NIM: 1113025100052). Pelaksanaan Kegiatan Pemusnahan Arsip Dinamis

Inaktif: Studi Kasus pada Unit Kearsipan Utama Sekretariat Direktorat Jenderal Pendidikan
Dasar dan Menengah. Di bawah bimbingan Mukmin Suprayogi, M.Si. Program Studi Ilmu
Perpustakaan dan Informasi Fakultas Adab dan Humaniora Universitas Islam Negeri Syarif
Hidayatullah Jakarta 2020.
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui proses pelaksanaan kegiatan pemusnahan
arsip dinamis inaktif yang dilaksanakan di Unit Kearsipan Utama Sekretariat Direktorat
Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah (Setditjen Dikdasmen) dan upaya mengatasi kendala
dalam pelaksanaan kegiatan pemusnahan arsip dinamis inaktif. Jenis penelitian ini adalah
deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Teknik yang digunakan dalam pengumpulan data
adalah observasi, wawancara dan kajian pustaka. Sedangkan teknik analisis data meliputi:
reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan/verifikasi. Hasil penelitian ini meliputi:
1). Kegiatan pemusnahan arsip dinamis inaktif di Unit Kearsipan Utama Setditjen Dikdasmen
telah mempunyai pedoman/landasan hukum yang jelas, baik dari peraturan pelaksanaan
kegiatannya maupun acuan terhadap pemusnahan arsip yang diatur melalui JRA (Jadwal
Retensi Aktif). Prosedur pelaksanaan pemusnahan arsip dinamis inaktif di Unit Kearsipan
Utama memiliki 6 tahapan, Unit Kearsipan Utama melakukan pelaksanaan pemusnahan arsip
dinamis volume besar pada bulan April tahun 2018 dengan menggunakan jasa Pabrik Kertas
PT. Aspek Kumbong. Arsip dimusnahkan dengan cara dicacah, total jumlah arsip yang
dimusnahkan seberat 7 ton dan terdiri dari arsip maupun non arsip. 2). Upaya yang dilakukan
Unit Kearsipan Utama dalam mengatasi kendala ketika melakukan pelaksanaan kegiatan
pemusnahan arsip dinamis inaktif adalah: a). Melakukan upaya rekonstruksi arsip oleh Unit
Kearsipan Utama yang berguna untuk memudahkan penata arsip dalam menyesuaikan data dan
fisik arsip agar mudah ditemukan kedepannya, sehingga penata arsip dapat lebih efektif dan
efisien dalam menyiapkan Daftar Arsip Inaktif, b). Melakukan Workshop dan Sosialisasi
Kearsipan ke tiap-tiap Unit Pengolah/Unit Pencipta secara berangsur-angsur, dengan adanya
kegiatan tersebut secara perlahan Pengadministrasi Umum memiliki kemampuan dan
pemahaman tambahan untuk mengatasi permasalahan dalam mengelola arsipnya sendiri
sehingga kekurangan SDM (Sumber Daya Arsip) yang terjadi di Unit Kearsipan Utama dapat
diminimalisir dengan cara memaksimalkan SDM (Sumber Daya Arsip) yang ada, c). Panitia
tim penilai arsip melakukan Follow Up lebih secara intens, dengan cara follow up by phone di
H-1 bahkan hari H penilaian arsip ke seluruh unsur penilai arsip. Dengan demikian panitia tim
penilai arsip bisa mencarikan pengganti yang setara kompetensi di bidangnya juga pemahaman
tentang arsipnya, Sehingga waktu penilaian arsip tetap sesuai dengan jadwal yang ditentukan.
Kata Kunci : arsip dinamis inaktif, pemusnahan arsip, pelaksanaan kegiatan pemusnahan arsip
dinamis inaktif
ii
KATA PENGANTAR
Bismillahirrahmanirrahim
Alhamdulillahirobbil alamiin. Segala puji dan syukur penulis ucapkan hanya kepada
Allah SWT, yang telah memberikan kasih sayang dan melimpahkan nikmat, taufiq, berkah,
rahmat dan hidayah-Nya sehingga dapat membantu penulis dalam menyelesaikan skripsi
dengan judul “Pelaksanaan Kegiatan Pemusnahan Arsip Dinamis Inaktif Study Kasus pada
Unit Kearsipan Utama Sekretariat Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah”.
Shalawat serta salam semoga selalu tersampaikan kepada manusia terbaik, manusia paling
sempurna dan manusia yang paling memanusiakan manusia yakni baginda Nabi Besar
Muhammad SAW beserta keluarga, sahabat dan para pengikutnya hingga akhir zaman.
Dalam kelancaran skripsi ini penulis mengucapkan terima kasih yang teristimewa
dan sebesar-besarnya kepada kedua orang tua penulis yakni ayahanda tercinta Syarifudin
Muhadi dan ibunda tercinta Khadijah yang telah mendidik, mendoakan, serta memberikan
bantuan moril serta materil kepada penulis dengan penuh kasih sayang dan kesabaran
sehingga dapat melangkah hingga sampai ke titik ini dan menyelesaikan skripsi ini.
Penulis menyadari tersusunnya serta penyelesaian skripsi ini tentu tidak lepas dari
dukungan, bimbingan dan motivasi dari semua pihak yang meluangkan waktu serta ilmunya
dalam membantu penulis. Maka dari itu, pada kesempatan ini izinkan penulis untuk
menyampaikan ucapan terima kasih kepada:
1. Ibu Prof. Dr. Hj. Amany Burhanuddin Lubis, Lc., MA, selaku Rektor UIN Syarif
Hidayatullah Jakarta.
2. Bapak Saiful Umam, M.A., Ph.D., selaku Dekan Fakultas Adab dan Humaniora UIN
Syarif Hidayatullah Jakarta.

iii
3. Ibu Siti Maryam, S.Ag., S.S., M.Hum., selaku Ketua Jurusan Ilmu Perpustakaan.
4. Bapak Amir Fadhila, M.Si., selaku Sekretaris Jurusan Ilmu Perpustakaan.
5. Bapak Mukmin Suprayogi, M.Si selaku dosen pembimbing penulis yang telah
meluangkan waktunya untuk membantu, mengarahkan, dan menuntun penulis untuk
dapat menyelesaikan skripsi ini.
6. Bapak Pungki Purnomo, MLIS selaku Demisioner Ketua Jurusan Ilmu Perpustakaan.
7. Ibu Fadhilatul Hamdani, M.Hum selaku Dosen Pembimbing Akademik.
8. Seluruh Bapak dan Ibu dosen Jurusan Ilmu Perpustakaan yang telah mencurahkan
ilmunya begitu banyak untuk masa depan penulis.
9. Pihak Unit Kearsipan Utama Sekretariat Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan
Menengah yang telah bersedia memberikan kesempatan kepada penulis untuk
melakukan penelitian. Terutama kepada Ibu Siti Nuraeni M., S.Pd, M.Si, selaku Kepala
Sub Bagian TU (Pemegang Tanggung Jawab Pelaksana Tugas Unit Kearsipan Utama)
dan Hasbi Fikri, S.IP, selaku Pengadministrasi Umum TU (Koordinator Pengelolaan
Arsip Unit Kearsipan Utama), Bapak Madha, S.Pd., MM, selaku Arsiparis Unit
Kearsipan Kementerian, dan Bapak Fheby Azhom Arrafiqie, S.IP, selaku Koordinator
Penata Arsip Unit Kearsipan Utama yang telah berkenan membantu penulis dalam
memberikan informasi kepada penulis saat melakukan penelitian.
10. Terima kasih kepada keluarga tercinta, wabil khusus Ayahanda Syarifudin Muhadi dan
Ibunda Khadijah yang selalu mendoakan, memberi nasehat, memberi semangat baik
moril dan materil, selalu sabar, selalu perhatian dan mengingatkan kepada penulis untuk
secepatnya menyelesaikan tanggung jawab skripsi ini. Untuk kakak perempuan saya
Dias Sya-Sya yang telah memberikan dukungan dan masukannya. Serta untuk Encang
iv
Kambun, Encang Tani dan Encang Nurzein yang selalu mendoakan, mengingatkan dan
memberikan dukungan kepada penulis.
11. Terima kasih pula kepada keluarga besar majelis nurul gautsiah, wabil khusus guru kami
tercinta Buya Zainal Arifin, serta para saudara dan sahabat Mang Abeng+Aqil, Bang
Ryo, Mang Asip, Tevez, Uda Ramli, Zahrudin, Bang Ipul, Bang Jek, Om Vito, Mang
Uung, Mas Kadar, Bang Putra dan Sensei Wim. Terimakasih atas bimbingan ilmu, doa,
kebaikan, motivasi, perhatian, pengingat dan semangat kepada penulis sehingga dapat
menyelesaikan skripsi ini.
12. Terima kasih pula kepada para sahabat-sahabat penulis Egi Al Maroghi, Muhammad
Agustina, Fajar Alamsyah, Mochammad Ardiansyah, Apriyanto, Dimas Satrio,
Taufiqqurahman, Renjana Dian, Rury Agnesia, Syifa Duhita, Anten Eka Gantani,
Natasia Pusvita, Dyah Ayu, Dyta Medina, Nur, Azizah, Gita Fitri Astuti, Cindy Mayang
Sari, Ayu Dwi Martinda dan Magfira Hidayati. Terimakasih untuk kisah, kasih, doa,
semangat, kebaikaan, perhatian, pengingat untuk penulis mengerjakan skripsi ini.
13. Terima kasih untuk sahabat sepercangkiran Hafiz Al Farisi, Rizky Alphiral, Abil
Ramandha, Alfathan Rezkaldi, Ival Ramadhan, Bintang Tri Fajar, Adam Al Hadi,
Qusye, Fadli, Algy, Kugy, Rudek, Okta Panca, Chaerul Fatah, dan Njee. Terimaksih
untuk kisah, kasih, doa, semangat, kebaikaan, perhatian, pengingat untuk penulis
mengerjakan skripsi ini.
14. Terima kasih pula untuk kawan-kawan Pion 2013 Abdul Jalil, Reza Pahlevi, Mustahdi,
Ropi Ahmad, Fajar Edi Jatmiko, Triyanto, Muhammad Zaki, Muhammad Reza, Farih
Faruk Mufasir dan Sangga Nurul Huda. Terimakasih untuk kisah, kasih, doa, semangat,
kebaikaan, perhatian, pengingat untuk penulis mengerjakan skripsi ini.

v
15. Kepada para senior di Jurusan Ilmu Perpustakaan, Moh. Rifqi Muzaki, Triyona Febri
Guwantoro, Eko Raharjo, Rizki Ahmad Ghazali, Soekarno Kurniawan, Ari Sumitro,
Aldi Eri Susanto, Bayu Asamara, Zulfikar Arman, Bang Al Muhdil Karim, Haikal,
Hoerullah Iyung, Hafiz Om, Braja dan Fauza Arbie. Terimakasih untuk kisah, kasih,
ilmu, doa, semangat, kebaikaan, perhatian, pengingat untuk penulis mengerjakan skripsi
ini.
16. Kepada para adik-adik penulis, Nungky Syintia F, Racheilia Shafara, Fajar Dwi
Wicaksono, Lutfi Julizar, Indra Saputra Damanik, Fahrizal Mufti, Mery, Desi, Sofia
Almari, Asma Mutia, Isni Nurhayati, Novi dan Lucy. Terimakasih untuk kisah, kasih,
doa, semangat, kebaikaan, perhatian, pengingat untuk penulis mengerjakan skripsi ini.
17. Terimakasih kepada Widad Inayati dan Miftahur Rohmah untuk yang sudah baik
dengan kebaikannya.
18. Kepada seluruh teman-teman KKN SAKTI (Seperti Air Kita Terinspirasi) atas kisah,
kasih, perjuangan selama satu bulan mengabdi kepada masyarakat Desa Ranca Buaya.
19. Seluruh teman-teman seperjuangan Jurusan Ilmu Perpustakaan UIN Jakarta angkatan
2013, yang terutama kelas IPI B 2013 atas kebersamaannya selama kuliah dan yang
sama-sama berjuang untuk menyelesaikan skripsinya.
20. Dan semua orang yang sudah banyak mendukung dalam menyelesaikan tugas akhir ini,
yang tidak dapat diucapkan satu persatu, Terima kasih untuk segalanya, semoga Allah
SWT yang membalas semua kebaikan dan doa yang sudah diberikan kepada penulis.
Aamiin.
Jakarta, Mei 2020
Laga Al Ahli
vi
DAFTAR ISI
ABSTRAK .......................................................................................................................... i
KATA PENGANTAR ....................................................................................................... ii
DAFTAR ISI ...................................................................................................................... vi
DAFTAR GAMBAR ......................................................................................................... viii
DAFTAR TABEL .............................................................................................................. ix
BAB I PENDAHULUAN .................................................................................................. 1

A. Latar Belakang Masalah ................................................................................. 1
B. Pembatasan dan Perumusan Masalah ............................................................. 6
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ...................................................................... 7
D. Definisi Istilah ................................................................................................ 8
E. Sistematika Penulisan .................................................................................... 9
BAB II TINJAUAN LITERATUR .................................................................................. 11
A. Arsip ............................................................................................................... 11
1. Pengertian Arsip ........................................................................................ 11
2. Arsip Dinamis ............................................................................................ 13
3. Kegunaan Arsip Dinamis .......................................................................... 16
4. Pengelolaan Arsip Dinamis ....................................................................... 19
B. Penyusutan Arsip............................................................................................ 23
1. Pengertian Penyusutan Arsip ..................................................................... 23
2. Pengertian JRA (Jadwal Retensi Aktif) ..................................................... 25
C. Kegiatan Pemusnahan Arsip ......................................................................... 27
BAB III METODE PENELITIAN................................................................................... 39
A. Jenis dan Pendekatan Penelitian ..................................................................... 39

B. Pemilihan Informan ........................................................................................ 40
C. Teknik Pengumpulan Data ............................................................................. 42
D. Teknik Pengolahan dan Analisis Data ........................................................... 44
E. Variabel dan Indikator Penelitian ................................................................... 45
vii
F. Tempat dan Waktu Penelitian ........................................................................ 47

G. Penelitian Terdahulu ...................................................................................... 49
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN ................................................. 51
A. Profil Objek Penelitian ................................................................................... 51

B. Hasil Penelitian .............................................................................................. 56
1. Penyusutan Arsip Dinamis Inaktif di Unit Kearsipan Utama Sekretariat
Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah ......................... 56
2. Kegiatan Pemusnahan Arsip Dinamis Inaktif Unit Kearsipan Utama
Sekretariat Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah ............ 58
3. Upaya Unit Unit Kearsipan Utama Sekretariat Direktorat Jenderal
Pendidikan Dasar dan Menengah dalam Mengatasi Kendala Pelaksanaan
Kegiatan Pemusnahan Arsip Dinamis Inaktif ........................................... 90
C. Pembahasan .................................................................................................... 95
1. Penyusutan Arsip Dinamis Inaktif di Unit Kearsipan Utama Sekretariat
Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah .............................. 96
2. Kegiatan Pemusnahan Arsip Dinamis Inaktif Unit Kearsipan Utama
Sekretariat Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah ............ 98
3. Upaya Mengatasi Kendala dalam Pemindahan Arsip Dinamis Inaktif Unit
Kearsipan Utama Sekretariat Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan
Menengah .................................................................................................. 130
BAB V PENUTUP ............................................................................................................. 135
A. Kesimpulan..................................................................................................... 135
B. Saran ............................................................................................................... 137
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................................ 139
LAMPIRAN
BIODATA PENULIS
viii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 Struktur Organisasi Sekretariat Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan

Menengah ............................................................................................................................... 53
Gambar 1 Strukur Organisasi Kearsipan Sekretariat Direktorat Jenderal Pendidikan
Dasar dan Menengah ............................................................................................................. 54
ix
DAFTAR TABEL
Tabel 1 Identitas Informan ................................................................................................... 41

Tabel 2 Variabel & Indikator Penelitian.............................................................................. 46
Tabel 3 Jadwal Penelitian .................................................................................................... 48
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Informasi adalah data yang telah diproses ke dalam suatu bentuk
yang mempunyai arti bagi si penerima dan mempunyai nilai nyata dan terasa
bagi keputusan saat itu atau keputusan mendatang.1 Informasi dalam
kehidupan sehari-hari adalah suatu hal yang selalu berdampingan dan tak
bisa terpisahkan dengan manusia karena informasi mempunyai nilai
manfaat yang besar. Seiring dengan perkembangan zaman serta teknologi,
manusia dapat dengan mudah menciptakan, mengolah dan merawat
informasi.
Arsip merupakan salah satu contoh bentuk informasi yang
mempunyai nilai penting dalam berbagai hal serta dapat menjadi bukti yang
dapat dipertanggung jawabkan kebenarannya. Menurut Undang-Undang RI
Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal 1 ayat 2, disebutkan bahwa
arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah,
lembaga, pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.2
1
Tata Sutabri, Konsep Sistem Informasi (Yogyakarta: Andi, 2012), h. 1.
2
Republik Indonesia, “Undang-Undang Republik Indonesia No. 43 Tahun 2009 Tentang
Kearsipan” (Indonesia, 2009).
2
Arsip sebagai bentuk sumber informasi sangat dibutuhkan pada
setiap kegiatan organisasi sebagai pendukung proses kerja administrasi dan
pelaksanaan fungsi manajemen. Kearsipan mempunyai peranan sebagai
“pusat ingatan”, sebagai “sumber informasi” dan “sebagai alat pengawasan”
yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiataan
“perencanaan”, “penganalisaan”, “pengembangan, perumusan
kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuat laporan,
pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya.3 Maka
dapat disimpulkan arsip merupakan sumber ingatan bagi suatu organisasi,
karena arsip menampung beraneka ragam bahan informasi yang berguna
dan penting untuk dapat diperlukan dengan cepat, tepat dan setiap saat,
dalam rangka membantu memperlancar pengambilan keputusan, tak
terkecuali pada lembaga negara seperti Sekretariat Direktorat Jenderal
Pendidikan Dasar dan Menengah.
Sekretariat Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah
(Setditjen Dikdasmen) adalah sebuah lembaga yang dimana sebagai unsur
pelaksana dari Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan (Kemendikbud),
secara struktural berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Menteri
Pendidikan dan Kebudayaan. Setditjen Dikdasmen mempunyai tugas
menyelenggarakan perumusan dan pelaksanaan kebijakan di bidang
pendidikan dasar dan menengah. Sebagai lembaga negara yang mempunyai
tugas seperti yang dijelaskan penulis di atas, Setditjen Dikdasmen
mengharuskan untuk dapat mengendalikan arsip dengan baik dan tepat,
3
Basir Barthos, Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta, Dan Perguruan
Tinggi (Jakarta: Bumi Aksara, 2014), h. 2.
3
demi memperlancar pengambilan keputusan dan keberlangsungan hidup
dari lembaga tersebut. Struktur organisasi kearsipan pada Kementerian
Pendidikan dan Kebudayaan yakni Unit Kearsipan Kementeriannya terletak
di Bagian Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementerian Pendidikan dan
Kebudayaan (Setjen Kemendikbud). Lalu pada tataran struktur kearsipan di
lingkungan Setditjen Dikdasmen, terdapat Unit Kearsipan Utama yang
terletak di Bagian Umum dan Kerjasama, tepatnya pada Sub Bagian Tata
Usaha Setditjen Dikdasmen. Selain itu Sub Bagian Tata Usaha merupakan
pelaksanan tugas atau yang memegang wewenang dalam urusan arsip di
Setditjen Dikdasmen, lalu Unit Pengolah/Unit Pencipta Arsip yakni
Unit/Bagian Kerja yang ada di Lingkungan Setditjen Dikdasmen.
Sesuai dengan ketentuan umum Peraturan Menteri Pendidikan dan
Kebudayan Nomor 068 Tahun 2016 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan
Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Pasal 1 ayat 3, menerangkan
bahwa tata kearsipan adalah pengaturan dan penyimpanan dokumen
sehingga secara teratur, setiap saat ditemukan dapat dengan mudah dan
cepat ditemukan kembali.4 Adapun arsip yang biasa ditemukan atau pada
umumnya dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan
dan penyelenggaraan administrasi negara disebut arsip dinamis. Arsip
dinamis merupakan dokumen yang masih digunakan dalam pengambilan
keputusan. Secara definisi arsip dinamis artinya informasi terekam,
termasuk data dalam sistem komputer, yang dibuat atau diterima oleh badan
4
Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan, “PERATURAN MENTERI PENDIDIKAN
DAN KEBUDAYAN Nomor 068 Tahun 2016 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Kementerian
Pendidikan dan Kebudayaan” (Kementerian Pendidikan dan Kebudyaan, 2016).
4
korporasi atau perorangan dalam transaksi kegiatan atau melakukan
tindakan sebagai bukti aktivitas tersebut.5 Maka dapat disimpulkan dari
pemaparan di atas bahwa urgensi terhadap tata kelola arsip sangatlah
signifikan bagi suatu lembaga, terutama urgensi terhadap pengelolaan arsip
dinamis. Oleh sebab itu, setiap lembaga memiliki tanggung jawab terhadap
pengelolaan arsip dinamis.
Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis
secara efisien, efektif dan sistematis yang meliputi penciptaan, penggunaan
dan pemeliharaaan serta penyusutan.6 Hal tersebut bertujuan untuk
menjamin keselamatan dan ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan
kegiatan sehari-hari sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang
sah berdasarkan sistem pada lembaga tersebut.
Pengelolaan arsip dinamis sejatinya penting dilakukan dan diberi
perhatian khusus terutama dalam hal penyusutan arsip. Penyusutan arsip
merupakan kegiatan pengurangan jumlah arsip yang meliputi pemindahan
arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kersipan, pemusnahan arsip yang
tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga
kearsipan negara yakni Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Kita
semua pasti mengetahui bagaimana arsip tercipta di suatu lembaga/badan
beriringan dengan penyelenggaraan kegiatan sehari-hari di lembaga/badan
tersebut. Ketika arsip yang diciptakan tidak diimbangi dengan arsip yang
disusutkan, maka dengan demikian akan menimbulkan menumpuknya arsip
5
Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis: Pengantar Memahami Dan Mengelola
Informasi Dan Dokumen (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2003), h. 13.
6
Mutiawatul Wardah, “Pengelolaan Arsip Dinamis,” Jurnal LIBRIA 8, No 1 (June 2016):
h. 60.
5
yang menyebabkan arsip sulit ditemukan, memakan banyak tempat untuk
penyimpanan arsip tersebut, bahkan dapat menghambat penyelenggaraan
kegiatan sehari-hari lembaga/badan tersebut. Hal tersebut terjadi karena
kesadaran akan penting pengelolaan arsip terutama dalam hal penyusutan
pada lembaga/badan di Indonesia masih sangat minim.
Namun saat ini, pada tiap lembaga negara di Indonesia, sudah mulai
menyadari dan memperhatikan bagaimana pentingnya pengelolaan arsip
dinamis inaktif. Setditjen Dikdasmen merupakan salah satu lembaga yang
mulai dari tahun 2016 mencoba untuk membangun proses kesadaran tentang
pentingnya mengelola arsip dinamis inaktif. Dimulai dari 2016 sampai
sekarang perubahan yang signifikan sangat terasa dimana arsip yang tadinya
menumpuk di Unit Kearsipan Utama Setditjen Dikdasmen ber-dus-dus
sekarang sudah mulai dapat dikelola. Fokus yang menjadi perhatian Unit
Kearsipan Utama Setditjen Dikdasmen ialah perihal pengelolaan arsip
terutama dalam hal penyusutan arsip dinamis inaktif. Arsip yang tiap
harinya terus bertambah/tercipta seiring berjalannya kegiatan di Setditjen
Dikdasmen dapat menyebabkan terhambatnya kegiatan yang semestinya
dapat menunjang pekerjaan. Selain itu, arsip yang semestinya sudah harus
disusutkan juga ketika tidak segera dilakukan pengurangan akan memakan
banyak tempat untuk penyimpanannya.
Maka dari itu, salah satu dari kegiatan penyusutan arsip yakni
pelaksanaan kegiatan pemusnahan arsip sangat amat penting dilakukan,
karena dapat menjadi solusi utama ketika volume arsip sudah tidak dapat
dibendung sehingga menyebabkan penumpukan arsip yang mengakibatkan

6
memakan tempat untuk penyimpanan serta sulitnya dalam mencari arsip
untuk menunjang kegiatan sehari-hari. Berdasarkan pemaparan di atas
penulis sangat tertarik untuk menggali lebih dalam tentang bagaimana
pelaksanaan kegiatan penyusutan arsip dinamis inaktif di Unit Kearsipan
Utama Setditjen Dikdasmen, terutama dalam hal kegiatan pemusnahan arsip
dinamis inaktif. Oleh karena itu, penulis ingin mengangkat hal tersebut ke
dalam tugas akhir yang berjudul “Pelaksanaan Kegiatan Pemusnahan
Arsip Dinamis Inaktif Studi Kasus Pada Unit Kearsipan Utama
Sekretariat Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah”.
B. Pembatasan dan Perumusan Masalah
Penulis membatasi penelitian dengan membahas kegiatan
penyusutan arsip yakni pada pelaksanaan kegiatan pemusnahan arsip
dinamis inaktif di Unit Kearsipan Utama, serta upaya untuk menangani
kendala dalam pelaksanaan kegiatan pemusnahan arsip dinamis inaktif di
Unit Kearsipan Utama Sekretariat Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan
Menengah pada tahun 2018.
Dari batasan masalah tersebut, maka penulis merumuskan masalah
penelitian ini sebagai berikut :
1. Bagaimana pelaksanaan kegiatan pemusnahan arsip dinamis inaktif di
Unit Kearsipan Utama Sekretariat Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar
dan Menengah?
7
2. Bagaimana upaya untuk menangani kendala dalam pelaksanaan
kegiatan pemusnahan arsip dinamis inaktif di Unit Kearsipan Utama
Sekretariat Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah?
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
Berdasarkan perumusan masalah di atas, secara keseluruhan
penelitian ini bertujuan untuk:
1. Mengetahui pelaksanaan kegiatan pemusnahan arsip dinamis inaktif di
Unit Kearsipan Utama Sekretariat Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar
dan Menengah.
2. Mengetahui upaya untuk menangani kendala dalam pelaksanaan
kegiatan pemusnahan arsip dinamis inaktif di Unit Kearsipan Utama
Berdasarkan tujuan di atas, ada beberapa manfaat berdasarkan
penelitian tersebut sebagai berikut:.
1. Secara akademis, penelitian ini diharapkan dapat menjadi masukan bagi
perkembangan ilmu perpustakaan serta kearsipan.
2. Secara praktis, penelitian ini dapat menjadi bahan pertimbangan dan
memberikan kontribusi pemikiran bagi Sekretaris Direktorat Jenderal
Pendidikan Dasar dan Menengah dalam melakukan kegiatan penyusutan
arsip dinamis inaktif, terkhusus pada kegiatan pemusnahan arsip
dinamis inaktif di Unit Kearsipan Utama Sekretariat Direktorat Jenderal

8
D. Definisi Istilah
Arsip adalah rekaman peristiwa dan kegiatan dalam bentuk media sesuai
dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, berguna
sebagai informasi yang mempunyai nilai penting dalam berbagai hal serta
dapat menjadi bukti yang dapat dipertanggung jawabkan kebenarannya.
Arsip Dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung
setiap hari pada suatu organisasi untuk perencanaan, pelaksanaan dan
pengendalian kegiatan operasional.
Arsip Dinamis Inaktif adalah arsip yang tidak lagi dipergunnakan secara
terus menerus atau frekuensi penggunaannya sudah menurun, atau hanya
dipergunakan sebagai referensi saja.
Pengelolaan Arsip Dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis
secara efisien, efektif dan sistematis yang meliputi penciptaan,
penggunaan dan pemeliharaaan serta penyusutan.
Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip yang
meliputi pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kersipan,
pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip
statis kepada lembaga kearsipan negara yakni Arsip Nasional Republik
Indonesia.
Sekretariat Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah (Setditjen
Dikdasmen) adalah sebuah lembaga yang dimana sebagai unsur
pelaksana dari Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan, Secara
struktural berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Menteri
Pendidikan dan Kebudayaan.

9
E. Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan ini memberikan gambaran umum tentang
apa yang dibahas oleh penulis dalam setiap bab dari penelitian ini. Adapun
sistematika penulisan sebagai berikut:
Bab I Pendahuluan
Bab pembuka yang membahas mengenai landasan pemikiran
yang menjadi latar belakang penelitian ini harus dilakukan,
rumusan masalah, manfaat dan tujuan penelitian, dan
sistematika penulisan.
Bab II Tinjauan Literatur
Bab ini berisikan literatur yang bertujuan untuk memberikan
gambaran kepada pembaca. Landasan teori yang digunakan
disesuaikan dengan penelitian yang sedang dilakukan oleh
peneliti meliputi: pengertian, buku pedoman, dan lain
sebagainya.
Bab III Metode Penelitian
Bab ini memuat tentang jenis dan pendekatan peneltian yang
akan digunakan, kriteria pemilihan informan, teknik
pengumpulan data baik itu sumber data primer maupun data
sekunder, teknik pengolahan serta analisis data yang
dilakukan pada saat penelitian di Unit Kearsipan Utama
Sekretariat Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan
Menengah.
10
Bab IV Hasil Penelitian dan Pembahasan
Bab ini membahas mengenai hasil temuan di lapangan sesuai
dengan aspek yang dikaji oleh penulis yakni mencangkup
profil objek penelitian, hasil penelitian dan pembahasan.
Bab V Penutup
Bab ini merupakan bab akhir dari penelitian, berisi
kesimpulan dari penyajian hasil penelitian yang
dikemukakan oleh penulis, dan penulis juga memberikan
saran-saran yang merupakan masukan dan sumbangan
pemikiran penulis.
11
BAB II
TINJAUAN LITERATUR
A. Arsip
1. Pengertian Arsip
Sebagaimana kita harusnya berkenalan maka alangkah baiknya
penulis memperkenalkan apakah yang dimaksud dengan arsip tersebut.
Kata istilah arsip meliputi 3 pengertian: 1). Kumpulan naskah atau
dokumen yang disimpan; 2.) Gedung (ruang) penyimpanan kumpulan
naskah atau dokumen; 3.) Organisasi atau lembaga yang mengelola dan
menyimpan kumpulan naskah atau dokumen.7
Negara Indonesia sebenarnya sudah memiliki Undang-Undang
yang mengatur tentang kearsipan yakni Undang-Undang RI Nomor 43
Tahun 2009 Pasal 1 ayat 2. Dalam pasal dan ayat tersebut Undang-
Undang ini menerangkan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau
peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan
diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan,
dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,
berbangsa, dan bernegara8.
7
Sedarmayanti, Tata Kearsipan: Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern, Revisi
(Bandung: Mandar Maju, 2015), h. 32.
8
Indonesia, Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan, 2009
12
Setiap pekerjaan dan kegiatan di organisasi memerlukan data dan
Informasi. Salah satu sumber data adalah arsip, karena arsip adalah
bukti dan rekaman dari kegiatan atau transaksi mulai dari kegiatan
terdepan (loket dan tempat pembayaran) sampai pada kegiatan-kegiatan
pengambilan keputusan, dimana untuk pengambilan keputusan arsip
akan diolah, baik secara manual maupun berbasis elektronik, menjadi
suatu informasi yang digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan.9
Begitupun menurut Barthos, arsip sebagai bentuk sumber
informasi sangat dibutuhkan pada setiap kegiatan organisasi sebagai
pendukung proses kerja administrasi dan pelaksanaan fungsi
manajemen. Kearsipan mempunyai peranan sebagai “pusat ingatan”,
sebagai “sumber informasi” dan “sebagai alat pengawasan” yang sangat
diperlukan dalam setiap organinasi dalam rangka kegiataan
“perencanaan”, “penganalisaan”, “pengembangan, perumusan
kebijakan, pengambilan keputusan, pembuat laporan,
pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya.10
Menurut Sedarmayanti, pada kenyataannya, pengertian arsip
bukan hanya berarti kertas saja, tetapi dapat berarti naskah, buku, foto,
film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, gambar bagian dan
dokumen-dokumen lain dalam segala bentuk dan sifatnya, asli atau
salinan serta dengan segala macam penciptaannya, dan yang dihasilkan
atau diterima oleh sesuatu organisasi/badan, sebagai bukti dari tujuan
9
Muhammad Rosyihan Hendrawan dan Mochamad Chaezienul Ulum, Pengantar
Kearsipan: Dari Isu Kebijakan ke Manajemen (Malang: UB Press, 2018) h. 11.
10
Barthos, Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta, Dan Perguruan
Tinggi, h. 2.
13
organisasi, fungsi, prosedur pekerjaan atau kegiatan pemerintah lainnya
atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya.11
Sementara itu menurut Sue McKemmish, Arsip atau dokumen
arsip dapat dikonseptualisasikan sebagai informasi yang direkam
muncul dari transaksi. Arsip dibuat sebagai produk sampingan dari
kegiatan sosial dan organisasi dalam perjalanan mentransaksikan bisnis
dalam bentuk apa pun, baik oleh pemerintah, bisnis, organisasi
masyarakat atau individu pribadi.12
Berdasarkan pemaparan teori diatas, maka dapat disimpulkan
arsip merupakan rekaman peristiwa dan kegiatan dalam bentuk media
sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang
beraneka ragam segala penciptaannya, berguna sebagai sumber
informasi bagi suatu organisasi/badan baik pemerintah maupun swasta,
masyarakat maupun individu pribadi untuk keperluan bisnis maupun
sebagai bukti yang dapat dipertanggungjawabkan untuk diperlukan
dengan cepat dan setepat-tepat, dalam rangka membantu memperlancar
pengambilan keputusan.
2. Arsip Dinamis
Jenis arsip dapat dibedakan berdasarkan fungsinya menjadi dua
jenis, yaitu arsip dinamis (records) dan arsip statis (archieve). Namun,
penulis membatasi hanya fokus kepada arsip dinamis.
11
Sedarmayanti, Tata Kearsipan: Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. h. 32.
12
McKemmish, Sue, “Yesterday, Today and Tomorrow: A Continium of Responsibility,”
Proceedings of The Record Management Association of Australia 14th National Convention,
September 15, 1997, h. 2.
14
a. Pengertian Arsip Dinamis
Istilah arsip dinamis berasal dari konsep Belanda yaitu
dynamisch archief. Di indonesia istilah arsip dinamis seringkali
diganti dengan nama rekaman/rekod (records), dalam Undang-
Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan disebutkan bahwa
arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam
kegiatan penciptaan arsip dan disimpan dalam jangka waktu tertentu
karena masih memiliki nilai guna premier. Arsip digunakan secara
langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggraaan
kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara
langsung dalam penyelenggaraan administrsi negara. Dengan kata
lain arsip dinamis adalah arsip milik organisasi pemerintah dan atau
swasta yang masih dipergunakan dalam rangka melaksanakan fungsi
dan kegiatan organisasi tersebut.
Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung
dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan, kehidupan
kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung
dalam penyelenggaraan administrasi negara. Arsip dinamis juga
berarti informasi terekam, termasuk data dalam sistem komputer,
yang dibuat atau diterima oleh organisasi dalam melakukan
aktivitasnya13
Menurut Sulistyo-Basuki, arsip dinamis (records) artinya
informasi terekam, termasuk data dalam sistem komputer, yang
13
Kearsipan: Dari Isu Kebijakan Ke Manajemen. h.12
15
dibuat atau diterima oleh badan korporasi atau perorangan dalam
transaksi kegiatan atau melakukan tindakan sebagai bukti aktivitas
tersebut. Definisi tersebut merujuk kepada mengapa arsip dinamis
diciptakan dan alasan mengapa arsip dinamis disimpan. Arsip
dinamis yang disimpan menunjang kegiatan sehingga disimpan
sebagai bukti aktivitas tersebut.14
Menurut Mutiawati, Arsip dinamis adalah arsip yang
dipergunakan secara langsung dalam kegiatan penyelenggaraan
administrasi negara, baik arsip tersebut digunakan dalam hal
perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian kegiatan operasional.15
Jadi arsip dinamis adalah sebuah informasi yang terekam,
termasuk data dalam sistem komputer, yang dibuat atau diterima
oleh organisasi/lembaga serta masih digunakan secara langsung
yang dapat menunjang kegiatan dalam perencanaan, pelaksanaan,
penyelenggaraan, kehidupan kebangsaan dalam penyelenggaraan
administrasi negara.
b. Jenis-Jenis Arsip Dinamis
Menurut Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang
Kearsipan, arsip dinamis dibagi menjadi dua jenis, yaitu:
1) Arsip dinamis aktif adalah arsip yang masih sering digunakan
untuk kegiatan administrasi dengan kata lain frekuensi
penggunaannya tinggi dan terus menerus.
14
Informasi Dan Dokumen, h. 13.
15
Mutiawatul Wardah, “Pengelolaan Arsip Dinamis,” Jurnal LIBRIA 8, No 1 (Juni 2016):
h. 54.
16
2) Arsip dinamis inaktif merupakan arsip yang sudah jarang
digunakan untuk kegiatan atau frekuensi penggunaannya telah
menurun.
Begitupun menurut Sedarmayanti, arsip dinamis dapat dirinci
lagi menjadi:
1) Arsip dinamis aktif, yaitu arsip yang masih dipergunakan terus
menerus, bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit
pengolahan organisasi/lembaga.
2)
Arsip dinamis inaktif, yaitu arsip yang tidak lagi
dipergunnakan secara terus menerus atau frekuensi
penggunaannya sudah jarang, atau hanya dipergunakan
sebagai referensi saja. 16
Berdasarkan penjelasan di atas, maka pembagian arsip dinamis
dibagi menjadi dua macam yaitu arsip dinamis aktif dan inaktif.
Kedua macam pembagian arsip dinamis tersebut tergantung pada
penggunaan arsip pada organisasi/lembaga yang menggunakannya.
3. Kegunaan Arsip Dinamis
Arsip mempunyai nilai guna tersendiri, Menurut Badir Munir
Sukoco dalam tulisan Mutiawatul Wardah tentang pengelolaan arsip
dinamis di Jurnal LIBRIA, nilai guna arsip adalah nilai arsip yang
didasarkan pada kegunaannya bagi organisasi. Ditinjau dari
kepentingan organisasi, nilai guna arsip dibagi menjadi 2, yaitu:
16
Sedarmayanti, Tata Kearsipan: Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern, h. 33.
17
a. Nilai Guna Primer
Didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan lembaga pencipta
arsip. Ada beberapa nilai guna primer bagi suatu organisasi, antara
lain:
1) Nilai guna administratif, yaitu dokumen inaktif yang digunakan
dalam menentukan policy organisasi dan memiliki nilai guna
administratif. Dokumen semacam itu meliputi bagan
organisasi, pernyataan visi dan misi, serta tata tertib yang
mengatur operasional organisasi. Dari sini akan dapat diketahui
perkembangan organisatoris sebuah organisasi yang berguna
bagi pemakai pada masa mendatang.
2) Nilai guna fiskal, berupa nilai guna dokumen yang menyangkut
kegunaan uang untuk keperluan audit atau operasional, data
yang diperlukan untuk menyusun laporan tahunan atau
menyelesaikan pengisian pajak organisasi, berkas transaksi
seperti pembelian dan penjualan, laporan keuangan, dan
ringkasan transaksi keuangan.
3) Nilai guna hukum, berupa nilai guna dokumen bagi organisasi
menyangkut kepentingan hukum. Dokumen yang berkaitan
dengan kepemilikan, persetujuan, transaksi, kontrak, bukti
menyelesaikan tugas sesuai dengan persyaratan hukum,
pelaksanaan standar keselamatan kerja, atau dampak analisis
lingkungan merupakan bentuk dokumen yang ada karena nilai
guna hukum.
18
4) Nilai guna historis, berupa nilai dokumen yang disimpan bukan
karena kepentingan bisnis, melainkan karena kepentingan
historis yang merekam sebuah peristiwa yang bertautan dengan
kegiatan. Nilai historis sebuah dokumen dikaitkan dengan nilai
dokumen pada masa mendatang bagi para pengguna internal
menyangkut organisasi. Surat yang ditandatangani oleh
pahlawan nasional seringkali memiliki nilai historis dengan
tidak memandang isinya.
b. Nilai Guna Sekunder
Merupakan nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip
bagi kepentingan umum di luar Lembaga pencipta arsip. Biasanya
arsip atau dokumen ini digunakan sebagai bahan bukti dan
pertanggungjawaban sosial. Ada dua nilai guna yang termasuk
didalamnya:
1.) Nilai guna kebuktian, mengenai bagaimana organisasi atau
perusahaan didirikan, dikembangkan, diatur, serta pelaksanaan
fungsi dan kegiatannya.
2.) Nilai guna informasional, menyangkut informasi untuk
kepentingan penelitian dan kesejarahan tanpa dikaitkan dengan
organisasi penciptanya. Informasi yang digunakan merupakan
informasi tentang orang, tempat, benda, fenomena, masal.
Contohnya adalah arsip toko buku berisi penjualan buku untuk

19
seorang pahlawan nasional. Di sini informasi yang diutamakan
menyangkut tokohnya dan bukan tentang toko buku.17
Berdasarkan dengan penjelasan di atas, dapat dismpulkan
bahwa nilai guna arsip dinamis itu dibagi menjadi dua yaitu nilai
guna primer dan nilai guna sekunder. Nilai guna primer arsip
diantaranya adalah nilai guna administratif, nilai guna fiskal, nilai
guna hukum, nilai guna historis. Untuk arsip dinamis dengan nilai
guna sekunder diantaranya adalah nilai guna kebuktian dan nilai
guna informasional. Nilai guna arsip dinamis tersebut juga
didasarkan pada kegunaannya bagi organisasi/lembaga.
4. Pengelolaan Arsip Dinamis
Arsip Kegiatan pengelolaan arsip dinamis sebagaimana terdapat
dalam Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan,
dijelaskan bahwa pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian
arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan,
penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan arsip.
Pengelolaan/Manajemen Arsip dalam ISO (15489-1-2001)
didefinisikan sebagai bidang manajemen yang bertanggungjawab dalam
menciptakan sistem yang efisien dan pemeriksaan sistematis dari
penciptaan, penerimaan, pengaturan, penggunaan dan pemusnahan arsip
dinamis, termasuk didalamnya proses penangkapan dan mengatur bukti
17
h. 55-57.
20
dari informasi tentang kegiatan bisnis dan transaksi dalam bentuk arsip
dinamis.18
Sementara itu menurut Zawiyah M. Yusof dan Robert W. Chell
manajemen arsip itu berbeda dari arsip, karena manajemen arsip itu
ialah kebutuhan untuk menanggapi bagaimana pengelolaan arsip
tersebut. Manajemen Arsip menjadi semakin diidentifikasi sebagai alat
administrasi, penting untuk efisiensi manajemen organisasi, kebanyakan
organisasi mengadopsi praktik manajemen arsip hanya untuk
menghilangkan masalah yang disebabkan oleh pengelolaan arsip
mereka yang tidak efisien dan tidak sistematis.19
Lebih lanjutnya tujuan pengelolaan arsip dinamis dalam suatu
organisasi adalah untuk menjamin keselamatan dan ketersediaan arsip
dalam penyelenggaraan kegiatan sehari-hari sebagai bahan akuntabilitas
kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan sistem pada lembaga
tersebut. Jadi, pengelolaan arsip dinamis dapat disimpulkan meliputi
empat tahap:
a. Penciptaan Arsip Dinamis
Tahap pertama adalah tahap penciptaan arsip dinamis,
merupakan suatu proses yang terjadi tatkala tulisan dituangkan ke
dalam bentuk kertas, atau data dihasilkan dari komputer, informasi
diterima pada film,atau media lainnya. Pada tahap ini, arsip dapat
18
International Standard Organization ISO 15489-1, Information and Documentation-
Recors Management, 2001.
19
Zawiyah M. Yusof and Robert W. Chell, “Towards a Theoretical Construct for Records
Management,” Records Management Journal 12, No. 2 (2002): h. 56.
21
berupa surat/naskah yang dibuat oleh instansi/kantor atau yang
dibuat oleh instansi lain, yang diterima lembaga yang kita kelola.
b. Penggunaan Arsip Dinamis
Tahap kedua adalah penggunaan arsip dinamis, merupakan
tahap penggunaan aktif dengan jangkauan waktu beberapa hari dan
mungkin sampai tahunan. Pada tahap ini pemakai sering
menggunakan arsip dinamis serta memerlukan akses cepat ke berkas
dinamis. Karena tingkat penggunaannya yang sering, serta butuh
akses yang cepat, maka arsip dinamis disimpan di kantor pada
tempat-tempat penyimpanan seperti filing cabinet atau almari arsip.
Umumnya arsip dinamis memiliki siklus hidup aktif sekitar satu
sampai dua tahun, namun masih ada juga arsip dinamis yang
memiliki siklus aktif yang lebih panjang. Misalnya, berkas pegawai
(karyawan) pasti merupakan berkas aktif selama pegawai tersebut
tetap bekerja di suatu instansi.
c. Pemeliharaan Arsip Dinamis
Tahap ketiga adalah tahap pemeliharaan arsip dinamis,
merupakan upaya yang dilakukan agar informasi yang terkandung
di dalam arsip dinamis tersebut dapat digunakansewaktu-waktu
apabila dibutuhkan. Lebih lanjut, dalam pemeliharaan arsip dinamis
meliputi kegiatan penataan arsip yang berada di unit pengolah arsip
dinamis sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

22
d. Penyusutan Arsip Dinamis
Tahap keempat adalah tahap penyusutan arsip dinamis,
merupakan kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara
pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan,
pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan
arsip statis kepada lembaga kearsipan negara.
Tahap ini memerlukan langkah awal yang harus diperhatikan
adalah mengidentifikasi dan mendeskripsikan seri arsip dinamis
tersebut. Langkah kedua adalah melakukan pengembangan dalam
penentuan penyimpanan dan penyutan arsip. Langkah ketiga adalah
melakukan penilaian arsip dalam hal menentukan apakah arsip
dinamis tersebut akan disimpan atau dilakukan tahap yang lebih
lanjut. Langkah keempat adalah melakukan pemusnahan arsip
dinamis, dalam hal pemusnahan maka harus mempertimbangkan
terlebih dahulu apakah arsip tersebut harus dipertahankan atau tidak
digunakan sama sekali. Setelah melakukan penilaian apakah arsip
dinamis tersebut dapat dipertahankan maka langkah kelima adalah
mengalihkan arsip dinamis yang inaktif tersebut kedalam arsip
statis.20
20
h. 63-64.
23
B. Penyusutan Arsip
1. Pengertian Penyusutan Arsip
Penyusutan arsip merupakan salah satu bagian penting dalam
pengelolaan arsip, dapat dikatakan penting karena setiap
organisasi/lembaga pasti memiliki arsip-arsip yang tidak memiliki nilai
guna dan akan membuat permasalahan jika terus di diamkan. Menurut
Undang-Undang Republik Indonesia No. 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan menjelaskan pada pasal 1 ayat 23 bahwa penyusutan arsip
adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan
arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip
yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis pada
lembaga kearsipan.
Sedangkan menurut Peraturan Menteri Pendidikan dan
Kebudayaan Tahun 2016 No. 068 Pasal 42 Penyusutan arsip meliputi:21
a. Pemindahan Arsip Inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan;
b. Pemusnahan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna; dan
c. Penyerahan Arsip Statis dari Unit Kearsipan Kementerian ke Arsip
Nasional RepubIik Indonesia.
Menurut Sulistyo-Basuki, penyusutan arsip dinamis merupakan
kegiatan pengurangan arsip dinamis dengan cara:
a. Memindahkan arsip dinamis aktif yang memiliki frekuensi
penggunaan rendah ke penyimpanan arsip dinamis inaktif
21
Pendidikan dan Kebudayaan.”
24
b. Memindahkan arsip dinamis inaktif dari unit pengolah atau penerima
ke pusat arsip dinamis inaktif
c. Memusnahkan arsip dinamis bila sudah jatuh waktu
d. Menyerahkan arsip dinamis inaktif dari unit arsip dinamis inaktif ke
depo arsip statis.22
Menurut Muhammad Rosyihan Hendrawan dan Mochammad
Chaezienul Ulum, penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan
jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip dinamis in-aktif dari unit
pengolah ke unit kearsipan atau record center, pemusnahan arsip yang
tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga
kearsipan atau depo arsip dari sebuah lembaga induk.23
Berdasarkan berbagai penjelasan diatas penulis menyimpulkan
bahwasannya kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara
pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan,
pemusnahan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna dan penyerahan
arsip statis ke ANRI
Tujuan Penyusutan Arsip:
a. Mendapatkan penghematan dan efisiensi
b. Pendayagunaan arsip dinamis (aktif dan inaktif)
c. Memudahkan pengawasan dan pemeliharaan terhadap arsip yang
masih diperlukan dan bernilai tinggi
22
Informasi Dan Dokumen, h. 309.
23
Kearsipan: Dari Isu Kebijakan Ke Manajemen, h. 57.
25
d. Penyelamatan bahkan bukti kegiatan organisasi.24
2. Pengertian Jadwal Retensi Arsip JRA
Tujuan penyusutan arsip akan tercapai jika setiap organisasi
memiliki program dan rencana pengurangan arsip. Program tersebut
meliputi penetapan jangka simpan arsip (retensi arsip) beserta penetapan
simpan permanen dan musnah. Periode retensi pertama, yang dikenal
sebagai periode penyimpanan, dapat memiliki durasi berapa pun,
termasuk nol sesuai dengan JRA (Jadwal Retensi Arsip). Setelah
periode penyimpanan berakhir, arsip dalam folder dikatakan memenuhi
syarat untuk melakukan pemindahan.25
Menurut Undang-Undang Republik Indonesia No. 43 Tahun
2009 tentang Kearsipan pada pasal 1 ayat 22 menjelaskan bahwa JRA
(Jadwal Retensi Arsip) adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya
jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip dimusnahkan, dinilai
kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman
penyusutan dan penyelamatan arsip.
Sementara menurut Menurut Muhammad Rosyihan Hendrawan
dan Mochammad Chaezienul Ulum, penyusutan arsip di sebuah
lembaga, dilaksanakan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA), yang
ditetapkan oleh pimpinan tertinggi sebuah lembaga dan mendapat
24
Boedi Martono, Penyusutan Dan Pengamanan Arsip Vital Dalam Manajemen Kearsipan
(Jakarta: Sinar Harapan, 1997), h. 41-42.
25
“Understanding Digital Records Management: Records Management Solution for
Today’s Regulatory Environtment,” Records Management Focus White Paper, n.d., h. 11.
26
persetujuan Kepala ANRI. Maka dalam hal ini yang dimaksud Jadwal
Retensi Arsip (JRA) adalah:
a. Salah satu komponen instrumen wajib kearsipan (selain tata naskah
dinas, klasifikasi arsip, klasifikasi keamanan dan akses arsip)
b. Menggambarkan jenis-jenis arsip dari lembaga pencipta (creating
agency)
c. Berbentuk suatu daftar yang berisi jangka simpan arsip, nasib akhir
(musnah atau permanen)
d. Sebagai dasar hukum untuk menyimpan arsip, memusnahkan arsip
yang tidak bernilai guna dan sebagai dasar hukum retensi atau
penyusutan arsip.26
Menurut Boedi Martono, JRA (Jadwal Retensi Arsip) merupakan
suatu daftar yang berisi tentang kebijakan jangka penyimpanan arsip dan
penetapan simpan permanen dan musnah. Pada Jadwal retensi arsip
akan terkandung unsur-unsur:
a. Judul subjek utama yang merupakan gambararan dari seluruh seri
berkas yang dimiliki organisasi.
b. Jangka simpan atau usia arsip baik aktif maupun inaktif.
c. Penetapan simpan permanen dan musnah.27
Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang berisi tentang jangka
waktu penyimpanan arsip yang dipergunakan sebagai pedoman
penyusutan arsip. Penentuan jangka waktu penyimpanan arsip (retensi
26
27
Boedi Martono, Penyusutan Dan Pengamanan Arsip Vital Dalam Manajemen
Kearsipan, h. 47.
27
arsip) ditentukan atas dasar nilai kegunaan tiap tiap berkas. Untuk
menjaga obyektifitas dalam menentukan nilai kegunaan arsip tersebut.
Biasanya Jadwal Retensi Arsip disusun oleh suatu panitia yang terdiri
dari para pejabat yang benar-benar memahami kearsipan, fungsi dan
kegiatan instansinya masing-masing.28
Berdasarkan pemaparan diatas, Jadwal Retensi Arsip (JRA) ini
diperlukan sebagai pedoman untuk pelaksanaan kegiatan penyusutan
arsip, yang sekaligus sebagai sarana pengendalian arsip yang tercipta
dan yang dipindah maupun dimusnahkan.
C. Kegiatan Pemusnahan Arsip
Kegiatan penyusutan arsip merupakan upaya untuk mengurangi
jumlah arsip yang tercipta. Selama organisasi/lembaga melaksanakan
fungsinya, selama itu pula arsip akan senantiasa tercipta. Semakin hari arsip
akan mengalami peningkatan jumlah, jika tidak diimbangi dengan kebijakan
pengurangan arsip. Kegiatan penyusutan arsip terdiri dari 3, namun penulis
kali ini hanya membatasi pada kegiatan pemusnahan arsip dinamis inaktif.
Lembaga-lembaga negara atau Badan-badan Pemerintahan dapat
melakukan pemusnahan arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan dan
telah melampaui jangka waktu penyimpanan sebagaimana tercantum dalam
Jadwal Retensi Arsip masing-masingnya.29
28
Barthos, Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta, Dan Perguruan
Tinggi, h. 106.
29
Barthos, h. 104.
28
Menurut Peraturan Kepala ANRI No. 37 Tahun 2016, menjelaskan
bahwa prosedur pemusnahan arsip oleh Pencipta Arsip memiliki 7 tahapan,
yakni:30
a. Tahapan Pertama, Pembentukan Panitia Penilai Arsip
Pembentukan panitia penilai arsip ditetapkan oleh pimpinan
Pencipta Arsip dengan panitia yang berjumlah ganjil. Tugas dari panitia
penilai arsip ialah melakukan penilaian arsip yang akan dimusnahkan.
Panitia penilai arsip sekurang-kurangnya harus memenuhi unsur:
1) Pimpinan Unit Kearsipan sebagai ketua merangkap anggota
2) Pimpinan Unit Pengolah yang arsipnya akan dimusnahkan sebagai
anggota, dan
3) Arsiparis sebagai anggota.
Dalam hal Pencipta Arsip yang belum memiliki Arsiparis, anggota
dapat digantikan oleh pegawai yang mempunyai tugas dan
tanggungjawab di bidang pengelolaan arsip.
b. Tahapan Kedua, Penyeleksian Arsip
Penyeleksian arsip dilakukan oleh panitia penilai arsip melalui JRA
dengan cara melihat pada kolom retensi inaktif dan pada kolom
keterangan dinyatakan musnah. Arsip yang memiliki retensi inaktifnya
telah habis atau terlampaui dan pada kolom keterangan dinyatakan
musnah, maka arsip tersebut dapat dikategorikan sebagai arsip usul
musnah.
30
Arsip Nasional Republik Indonesia, Peraturan Kepala ANRI Nomor 37 tentang Pedoman
Penyusutan Arsip, 2016
29
Jika Pencipta Arsip belum memiliki JRA, maka dalam
melaksanakan pemusnahan arsip harus mendapatkan persetujuan Kepala
ANRI terlebih dahulu, selanjutnya jika sudah disetujui baru akan bisa
mengikuti tahapan prosedur pemusnahan arsip.
c. Tahapan Ketiga, Pembuatan Daftar Arsip Usul Musnah
Setelah mendapatkan hasil dari penyeleksian arsip, hal tersebut
selanjutnya akan dituangkan kedalam daftar arsip usul musnah.
Pembuatan daftar arsip usul musnah sekurang-kurangnya berisi: nomor,
jenis arsip, tahun, jumlah, tingkat perkembangan dan keterangan.
d. Tahapan Keempat, Penilaian Arsip
Pada tahapan peninalian arsip, panitia penilai melakukan verifikasi
secara langsung terhadap fisik arsip atas dasar rekomendasi dari daftar
arsip usul musnah yang sudah dibuat. Hasil penilaian akan dituangkan
kedalam pertimbangan tertulis oleh panitia penilai arsip.
e. Tahapan Kelima, Permintaan Persetujuan Pemusnahan
Selanjutnya, syarat persetujuan/pertimbangan pemusnahan arsip
terdiri dari:
1) Pemusnahan arsip di lingkungan lembaga negara harus mendapatkan
persetujuan tertulis dari Kepala ANRI
2) Pemusnahan arsip di lingkungan pemerintahan daerah provinsi yang
memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun harus
mendapatkan persetujuan tertulis dari Kepala ANRI

30
3) Pemusnahan arsip di lingkungan pemerintahan daerah kabupaten/kota
yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun harus
4) Pemusnahan arsip di lingkungan perguruan tinggi negeri yang
memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun harus
5) Pemusnahan arsip di lingkungan BUMN atau BUMD yang memiliki
retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun harus mendapatkan
pertimbangan tertulis dari Kepala ANRI
6) Pemusnahan arsip di lingkungan pemerintahan daerah provinsi yang
memiliki retensi dibawah 10 (sepuluh) tahun harus mendapatkan
persetujuan tertulis dari gubernur
7) Pemusnahan arsip di lingkungan pemerintahan daerah kabupaten/kota
yang memiliki retensi dibawah 10 (sepuluh) tahun harus mendapat
persetujuan tertulis dari bupati/walikota
8) Pemusnahan arsip di lingkungan perguruan tinggi negeri yang
memiliki retensi dibawah 10 (sepuluh) tahun harus mendapat
persetujuan tertulis dari rektor atau sebutan lain yang sejenis
9) Pemusnahan arsip di lingkungan BUMN atau BUMD yang memiliki
retensi dibawah 10 (sepuluh) tahun harus mendapat pertimbangan
tertulis dari pimpinan BUMN atau BUMD.
Ketentuan mengenai permohonan dan persetujuan/pertimbangan
pemusnahan arsip harus dengan memperhatikan daftar arsip usul musnah
yang sudah dibuat. Hal tersebut berlaku secara mutatis mutandis bagi
31
perusahaaan atau perguruan tinggi swasta yang kegiatannya dibiyai
dengan anggaran negara dan/atau bantuan luar negeri.
Jika dalam hal pemusnahan arsip tanpa JRA terlebih dahulu harus
mendapatkan persetujuan dari Kepala ANRI tanpa membedakan
retensinya.
Proses permohonan persetujuan/pertimbangan pemusnahan arsip
harus memenuhi persyaratan sebagai berikut:
1) Menyampaikan surat permohonan persetujuan/pertimbangan dari
pimpinan Pencipta Arsip kepada Kepala ANRI / Gubernur / Bupati /
Walikota / Rektor sesuai wilayah kewenangannya.
2) Menyampaikan daftar arsip usul musnah berupa salinan cetak dan
salinan elektronik.
3) Menyampaikan surat pertimbangan oleh panitia penilai arsip.
f. Tahap Keenam, Penetapan Arsip yang akan Dimusnahkan
Pada tahap penetapan arsip yang akan dimusnahkan, Pimpinan
Pencipta Arsip mengeluarkan penetapan terhadap arsip yang akan
dimusnahkan dengan mengacu pada persetujuan tertulis dari Kepala
ANRI / Gubernur / Bupati / Walikota / Rektor sesuai wilayah
kewenangannya, dengan memperhatikan daftar usul musnah arsip dan
surat pertimbangan dari panitia penilai arsip.
g. Tahapan Ketujuh, Pelaksanaan Pemusnahan Arsip
Selanjutnya tahapan akhir, yakni pelaksanaan pemusnahan arsip.
Pelaksanaan pemusnahan arsip mempunyai ketentuan yang harus
diperhatikan, adapaun ketentuannya:

32
1) Dilakukan secara total sehingga fisik dan informasi arsip musnah dan
tidak dapat dikenali
2) Disaksikan oleh sekurang-kurangnya 2 (dua) pejabat dari Unit Kerja
Bidang Hukum dan/atau Unit Kerja Bidang Pengawasan dari
Lingkungan Pencipta Arsip yang bersangkutan.
3) Disertai penandatanganan berita acara yang memuat daftar arsip yang
dimusnahkan.
Pelaksanaan pemusnahan arsip harus dilakukan dengan disertai
pembuatan Berita Acara Pemusnahan dan Daftar Arsip Usul Musnah
yang dibuat menjadi rangkap 2 (dua). Berita acara tersebut kemudian
ditandatangani oleh Pimpinan Unit Kearsipan, Pimpinan Unit Pengolah
yang arsipnya akan dimusnahkan, dan disaksikan sekurang-kurangnya
dari Unit Kerja Bidang Hukum dann Unit Kerja Bidang Pengawasan.
Pelaksanaan pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan cara:
1) Pencacahan
2) Penggunaan bahan kimia
3) Pulping
Kemudian, Arsip yang tercipta dalam pelaksanaan kegiatan
pemusnahan arsip wajib disimpan oleh Pencipta Arsip, meliputi:
1) Keputusan pembentukan panitia pemusnahan arsip
2) Notulen rapat panitia penilai pemusnahan arsip pada saat melakukan
penilaian
33
3) Surat pertimbangan dari panitia penilai kepada pimpinan Pencipta
Arsip yang menyatakan bahwa arsip yang diusulkan musnah dan telah
memenuhi syarat untuk dimusnahkan
4) Surat persetujuan pemusnahan arsip dari Kepala ANRI untuk
pemusnahan arsip yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10
tahun
5) Keputusan pimpinan Pencipta Arsip tentang penetapan pelaksanaan
pemusnahan arsip
6) Berita acara pemusnahan arsip
7) Daftar arsip yang dimusnahkan.
Menurut Peraturan Kepala Menteri Pendidikan dan Kebudayan
Nomor 068 Tahun 2016, Pemusnahan arsip dilakukan secara
desentralisasi dengan ketentuan sebagai berikut:
a. Unit Pengolah II dapat memusnahkan duplikasi arsip;
b. Unit Pengolah I dapat memusnahkan arsip yang retensinya 5 (lima)
tahun atau kurang;
c. Unit kearsipan unit utama, pusat-pusat, dan UPT dapat memusnahkan
arsip yang retensinya kurang dari 10 (sepuluh) tahun;
d. Unit kearsipan kementerian dapat memusnahkan seluruh arsip
kementerian berdasarkan JRA.

34
Pemusnahan arsip dilaksanakan dengan tahapan sebagai berikut:
a. Pemeriksaan
Pemeriksaan dilakukan untuk menentukan jenis arsip yang dapat
dimusnahkan sesuai dengan ketentuan JRA dan melakukan penilaian
apakah tidak terdapat kasus atau permasalahan yang berhubungan
dengan jenis arsip yang akan dimusnahkan.
b. Pendaftaran
Pendaftaran dilakukan untuk mendokumentasikan jenis arsip yang
akan dimusnahkan pada daftar yang memuat kolom nomor urut, kode,
jenis/series, tahun, media, jumlah, sistem penataan, dan keterangan.
c. Pengesahan
Pengesahan diwujudkan dalam bentuk keputusan pejabat yang
berwenang dengan ketentuan sebagai berikut:
1) Pemusnahan arsip yang memiliki retensi kurang dari 5 (lima) tahun
disahkan oleh pimpinan Unit Pengolah I, pimpinan pusat-pusat,
pimpinan UPT setelah mendapat rekomendasi dari unit kearsipan unit
utama;
2) Pemusnahan arsip yang mempunyai retensi kurang dari 10 (sepuluh)
tahun disahkan oleh pimpinan unit utama setelah mendapat
rekomendasi dari unit kearsipan kementerian; dan
3) Pemusnahan arsip yang retensinya 10 (sepuluh) tahun atau lebih
disahkan oleh Menteri setelah mendapat rekomendasi dari Kepala
Arsip Nasional Republik Indonesia.

35
Menteri membentuk panitia penilaian arsip dalam rangka
pemusnahan arsip yang retensinya 10 (sepuluh) tahun atau lebih.
Pelaksanaan pemusnahan arsip disaksikan minimal oleh 2 (dua) orang
pejabat dari bidang hukum atau perundang-undangan dan pengawasan.
d. Pelaksanaan pemusnahan
Pelaksanaan pemusnahan dilaksanakan secara total sehingga fisik
dan informasi arsip tidak dapat dikenali lagi. Setiap pelaksanaan
pemusnahan disertai dengan berita acara pemusnahan dan daftar arsip
yang dimusnahkan. Berita acara pemusnahan dan daftar arsip dibuat
beberapa rangkap sesuai kebutuhan dan salah satunya disampaikan
kepada unit kearsipan Kementerian. Berita acara pemusnahan dan daftar
arsip disimpan oleh masing-masing pihak sebagai pengganti arsip yang
telah dimusnahkan.31
Pemusnahan arsip pada pencipta arsip merupakan tanggungjawab
pimpinan tertinggi lembaga yang dilakukan terhadap arsip yang:
a. Tidak memiliki nilai guna
b. Telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan
Jadwal Retensi Arsip
c. Tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang dan
d. Tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara
31
36
Pemusnahan arsip dilakukan dengan pembentukan panitia peniliai
arsip ditetapkan oleh pimpinan tertinggi lembaga. Panitia penilai arsip
sekurang-kurangnya memenuhi unsur:
a. Kepala lembaga kearsipan sebagai ketua untuk pemusnahan arsip
yang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun.
b. Kepala unit pengolah/unit kerja pemilik arsip yang akan dimusnahkan
sebagai anggota
c. Kepala lembaga kearsipan sebagai ketua untuk pemusnahan arsip
yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun.
d. Arsiparis sebagai anggota.
Pemusnahan arsip yang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh)
tahun maupun arsip yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10
(sepuluh) tahun wajib dilaksanakan sesuai dengan prosedur. Prosedur
pemusnahan arsip bagi arsip yang memiliki retensi dibawah 10 (sepuluh)
tahun dilaksanakan dengan ketentuan sebagai berikut:
a. Pembentukan panitia penilai arsip
b. Penyeleksian dan pembuatan daftar arsip usul musnah oleh arsiparis
pada unit kearsipan di lingkungannya.
c. Permintaan persetujuan dari pimpinan satuan kerja kepada pimpinan
tertinggi lembaga.
d. Penilai dan pertimbangan oleh panitia arsip
e. Persetujuan pemusnahan oleh pimpinan tertinggi lembaga
f. Berdasarkan rekomendasi dari panitia penilai

37
g. Penetapan arsip yang akan dimusnahkan oleh kepala lembaga
tertinggi yang bersangkutan
h. Pemusnahan arsip dilakukan setelah mendapat persetujuan dan
pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip dan persetujuan tertulis
dari pimpinan tertinggi lembaga
i. Pelaksanaan pemusnahan oleh arsiparis dengan disertai berita acara
dan daftar arsip yang dimusnahkan
j. Pelaksanaan pemusnahan arsip disaksikan oleh minimal 2(dua)
pejabat dari unit hukum dan/atau pengawasan dari lingkungan
pencipta arsip yang bersangkutan.
k. Pemusnahan arsip dilakukan secara total sehingga isi informasi arsip
musnah dan tidak dapat direkonstruksi
l. Penyimpanan bukti dokumentasi pelaksanaan pemusnahan arsip oleh
lembaga kearsipan dan unit kearsipan.
Prosedur pemusnahan arsip yang memiliki retensi sekurang-
kurangnya 10 (sepuluh) tahun dilaksanakan dengan ketentuan sebagai
berikut:
a. Pembentukan panitia penilai arsip
b. Penyeleksian dan pembuatan daftar arsip usul musnah oleh arsiparis
pada unit kearsipan
c. Penilaian dan pertimbangan oleh panitia penilai arsip
d. Permintaan persetujuan dari pimpinan tertinggi lembaga yang
bersangkutan kepada kepala ANRI

38
e. Penetapan arsip yang akan dimusnahkan oleh pimpinan tertinggi
lembaga yang bersangkutan berdasarkan rekomendasi panitia penilai
arsip
f. Pemusnahan arsip dilakukan setelah mendapatkan pertimbangan
tertulis dari panitia penilai arsip dan persetujuan tertulis dari kepala
ANRI.
g. Pelaksanaan pemusnahan oleh arsiparis dengan disertai berita acara
dan daftar arsip yang akan dimusnahkan
h. Pelaksanaan pemusnahan disaksikan oleh minimal 2 (dua) pejabat
dari bidang hukum dan/atau pengawasan dari lingkungan lembaga
serta pemilik arsip yang bersangkutan, dan
i. Pemusnahan arsip dilakukan secara total sehingga isi informasi arsip
musnah dan tidak dapat direkonstruksi.
j. Penyimpanan bukti dokumentasi pelaksanaan pemusnahan arsip oleh
unit kerja dan lembaga kearsipan (depo arsip) pada lembaga induk.
Unit kearsipan pada unit kerja dan lembaga kearsipan di lembaga
induk menyimpan dokumentasi pelaksanaan pemusnahan arsip sesuai
dengan kewenangannya, meliputi: Keputusan pembentukan panitia
pemusnahan arsip, notulen rapat panitia pemusnah arsip, usulan panitia
pemusnahan kepada pimpinan pencipta arsip, keputusan pimpinan
pencipta arsip tentang penetapan pelaksanaan pemusnahan arsip, berita
acara pemusnahan arsip dan daftar arsip yang akan dimusnahkan.32
32
Kearsipan: Dari Isu Kebijakan Ke Manajemen, h. 63-67.
39
BAB III
METODE PENELITIAN
Metode penelitian merupakan ilmu yang mempelajari tentang cara-
cara melakukan pengamatan dengan pemikiran yang tepat secara terpadu
melalui tahapan-tahapan yang disusun secara ilmiah dengan tujuan untuk
menemukan, mengembangkan dan menguji kebenaran suatu ilmu
pengetahuan.33 Maka dari itu, untuk memenuhi kebutuhan data-data dalam
proses penelitian ini, penulis terlebih dahulu menentukan jenis dan
pendekatan penelitian, pemilihan informan, teknik analisis data serta teknik
pengolahan dan analisis data.
A. Jenis dan Pendekatan Peneltian
Jenis penelitian yang digunakan oleh penulis yaitu deskriptif,
dengan pendekatan kualitatif. Jenis penelitian deskriptif dimaksudkan untuk
menemukan data yang valid, akurat, dan signifikan, sehingga dapat
digunakan untuk mengetahui masalah yang diteliti.34 Sedangkan pendekatan
yang dipakai dalam penelitian ini adalah pendekatan kualitatif. Pendekatan
kualitatif adalah analisis yang dilakukan terhadap data-data non angka
seperti hasil wawancara atau catatan laporan bacaan dari buku-buku, artikel,
dan termsuk pula non tulisan seperti foto, gambar, atau film.35
33
Cholid Narbuko dan Abu Achmadi, Metode Penelitian (Jakarta: Bumi Aksara, 2009), h.
41.
34
Prasetya Irawan, Logika Dan Prosedur Penelitian: Pengantar Teori Dan Panduan
Praktis Penelitian Sosial Bagi Mahasiswa Dan Peneliti Pemula (Jakarta: STIA-LAN, 2004), h. 60.
35
Fuad Hasan, Pendekatan Kualitatif Untuk Penelitian Perilaku Manusia (Jakarta:
Lembaga Pengembangan Sarana Pengukuran Psikologi (LPSP3) Universitas Indonesia, 2001), h.
22.
40
Menurut Moleong, pendekatan kualitatif bermaksud untuk
memahami fenomena tentang apa yang dialami oleh subjek penelitiann
misalnya perilaku, persepsi, motivasi, tindakan, dll. Secara holitsik dan
dengan cara deskripsi dalam bentuk kata-kata dan bahasa , pada suatu
konteks khusus yang alamiah dan dengan memanfaatkan berbagai metode
ilmiah.36 Melalui pendekatan kualitatif ini, penulis akan melakukan
penelitian yang membahas tentang pelaksanaan kegiatan penyusutan arsip
dinamis di lingkungan Sekretariat Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar
dan Menengah.
B. Pemilihan Informan
Informan adalah orang yang dimanfaatkan untuk memberikan
informasi tentang situasi dan kodisi latar penelitian. Penetuan informan
ditentukan dengan mencari tahu pihak yang paling memahami objek
penelitian dan ditentukan berdasarkan konsep purposive sampling.
Purposive sampling adalah metode penetuan informan dengan cara sengaja
memilih informan-informan tertentu dengan mengabaikan informan
lainnya, karena informan tertentu ini memiliki ciri-ciri khusus yang tidak
dimiliki informan lain.37
Kriteria informan yang menjadi narasumber adalah orang yang
memahami dan terjun langsung dalam kegiatan penyusutan arsip dinamis
inaktif di Unit Kearsipan Utama Setditjen Dikdasmen, yakni:
36
Lexy, J. Moleong, Metode Penelitian Kualitatif (Bandung: Remaja Rosdakarya, 2004),
h. 6.
37
Praktis Penelitian Sosial Bagi Mahasiswa Dan Peneliti Pemula, h. 183.
41
Tabel 1 Identitas Informan
No. Nama Jabatan Inisial

Hasbi Fikri, Pengadministrasian Umum Sub Bagian HF
1. S.IP Tata Usaha
Madha, S.Pd., Arsiparis Unit Kearsipan Kementerian MD
2. MM.
3. Fheby Azhom Koordinator Penata Arsip Unit FA
Arrafiqie, S.IP Kearsipan Utama
Penulis memilih 1). Bapak Hasbi Fikri S.IP selaku Pengadministrasi
Umum Sub Bagian Tata Usaha yang berada di bawah Kepala Sub Bagian
Tata Usaha yakni Ibu Siti Nuraeni Munawarti, S.Pd, M.Si. Selain itu Bapak
Hasbi Fikri, S.IP ini merupakan koordinator pengelolaan arsip di Unit
Kearsipan Utama, dimana memiliki tugas untuk mengkoordinasikan seluruh
alur pengelolaan arsip di Unit Kearsipan Utama 2). Bapak Madha, S.Pd.,
MM. selaku Arsiparis Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan 3) Bapak
Fheby Azhom Arrafiqie S.IP. selaku Koordinator Penata Arsip di Pusat
Arsip Unit Utama Sekretariat Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan
Menengah
Informan tersebut dipilih karena mereka kompeten dalam kegiatan
penyusutan arsip, khususnya pada pelaksanaan kegiatan pemusnahan arsip
dinamis inaktif. Adapun Bapak Hasbi Fikri, S.IP dipilih karena merupakan
koordinator yang mengurusi seluruh kegiatan pengelolaan arsip di Unit
Kearsipan Utama tak terkecuali dalam kegiatan penyusutan arsip yang
meliputi pelaksanaan kegiatan pemusnahan arsip. Adapun Bapak Madha,
S.Pd., MM. dipilih karena merupakan Arsiparis Unit Kearsipan
Kementerian yang dimana dalam hal ini juga bertindak sebagai salah satu
42
perwakilan dari unsur tim penilai arsip yang akan dimusnahkan. Adapun
Bapak Fheby Azhom Arrafiqie S.IP. dipilih karena sebagai Koordinator
Penata Arsip Unit Kearsipan Utama yang mengurusi secara langsung
pengelolaan arsip inaktif di Unit Kearsipan Utama dan menjadi salah satu
perwakilan dari tim pemusnah arsip.
C. Teknik Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data merupakan langkah yang paling strategis
dalam penelitian, karena tujuan utama dari penelitian adalah mendapatkan
data. Pengumpulan data dalam penelitian ini disesuaikan dengan fokus dan
tujuan penelitian. Teknik pengumpulan data untuk penelitan ini berdasarkan
sumber data primer dan data sekunder.
a. Sumber Data Primer
Data primer adalah data yang diperoleh langsung dari hasil wawancara
yang diperoleh dari narasumber atau infromasi yang dianggap
berpotensi dalam memberikan informasi yang relevan, biasanya data
dapat diperoleh dengan :
1) Wawancara
Wawancara adalah percakapan dengan maksud tertentu oleh
pewawancara yang mengajukan pertanyaan dan terwawancara yang
memberikan jawaban atas pertanyaan itu38. Tujuan dilakukan
wawancara ini penulis ini untuk menginterpretasikan serta
menjelaskan dan menguraikan secara lebih dalam situasi dan
38
Praktis Penelitian Sosial Bagi Mahasiswa Dan Peneliti Pemula, h. 156.
43
fenomena yang terjadi dalam penelitian terutama dalam hal
kegiatan pelaksanaan pemusnahan arsip dinamis inaktif di Unit
Kearsipan Utama Setditjen Dikdasmen. Selain itu, wawancara ini
digunakan untuk memperdalam pembahasan kegiatan pelaksanaan
pemusnahan arsip dinamis dan mengetahui upaya dalam
menghadapi kendala dalam melakukan kegiatan pelaksanaan
pemusnahan arsip dinamis inaktif di Unit Kearsipan Utama
Setditjen Dikdasmen.
2) Kajian Pustaka
Kajian pustaka adalah suatu penelitian yang datanya diperoleh dari
berbagai jenis bahan pustaka (buku, dokumen, artikel, laporan,
majalah, kliping, dan sebagainya).39 Kajian Pustaka yang penulis
lakukan dengan mencari informasi melalui media cetak yaitu
mengunjungi perustakaan dan media elektronik yaitu mencari data
melaui internet. Penulis mengumpulkan data-data untuk
memperoleh informasi terkait literatur-literatur yang digunakan
pada penelitian ini seperti tema tentang arsip, pengelolaan arsip,
penyusutan arsip dan kegiatan pemusnahan arsip.
b. Sumber Data Sekunder
Data sekunder diperoleh dari cara tidak langsung, misalnya melalui
orang lain atau dokumen. Data sekunder biasanya diambil dari dokumen-
dokumen (laporan, karya tulis orang lain, koran, dan majalah).40 Sumber
data sekunder berupa data-data yang sudah tersedia dan dapat diperoleh
39
Prasetya Irawan, h. 6.
40
Sugiyono, Memahami Penelitian Kualitatif (Bandung: Alfabeta, 2010), h. 63.
44
oleh peneliti dengan cara membaca, melihat atau mendengarkan. Dalam
penelitian ini, yang dijadikan sebagai data sekunder adalah pedoman,
struktur organisasi, skripsi, jurnal ilmiah, dan artikel ilmiah.
D. Teknik Pengolahan dan Analisis Data
Pada penelitian kualitatif umumnya dilakukan dengan mengolah
data yang telah diperoleh dari berbagai sumber dengan menggunakan teknik
pengumpulan data yang bermacam-macam dan dilakukan secara terus-
menerus sampai datanya jenuh sehingga mendapatkan sebuah informasi
yang matang.
Pengolahan data adalah kegiatan lanjutan setelah pengumpulan data.
Setelah data-data telah didapatkan melalui beberapa teknik pengumpulan
data, selanjutnya data-data tersebut harus dianalisis. Analisis data
merupakan proses mencari dan menyusun secara sistematis data yang sudah
diperoleh dari catatan lapangan, hasil wawancara serta bahan-bahan lain,
sehingga dapat dengan mudah dipahami dan diinformasikan. Data tersebut
akan dianalisis melalui 3 (tiga) tahapan yaitu reduksi data, penyajian data,
dan penarikan kesimpulan.41
Data akan dianalisis melalui 3 tahap diantaranya yaitu :
a. Reduksi Data
Reduksi data merupakan bentuk analisis yang menajamkan,
menggolongkan, mengarahkan, membuang yang tidak perlu dan
mengorganisasi data dengan cara tertentu sehingga simpulan
41
Mathew B. Miles dan Michael A, Analisis Data Kualitatif: Buku Sumber Tentang
Metode-Metode Baru (Jakarta: UI-Press, 1992), h. 16.
45
akhir dapat ditarik. Pada tahap reduksi data ini, data yang telah
diklasifikasikan kemudian diseleksi untuk memilih data yang
tersedia kemudian dipilah untuk menemukan fokus penelitian
b. Penyajian Data
Setelah data direduksi, data yang telah tersusun kemudian
disajikan dalam bentuk teks yang bersifat naratif sehingga akan
tergambar permasalahan yang menjadi objek kajian
c. Penarikan Kesimpulan/Verifikasi
Teknik penarikan kesimpulan adalah langkah yang esensial
dalam proses penelitian. Penarikan kesimpulan ini didasarkan
atas pengorganisasian informasi yang diperoleh dalam analisis
data. Penarikan kesimpulan dalam penelitian ini menggunakan
teknik induktif, yaitu teknik penarikan kesimpulan dari data
yang bersifat khusus menuju simpulan yang bersifat umum.
E. Variabel dan Indikator Penelitian
Dalam penelitian ini, dasar hukum yang digunakan untuk penentuan
indikator penelitian adalah Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan, Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun
2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan, Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 37
Tahun 2016 tentang Pedoman Penyusutan Arsip, Peraturan Menteri
Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 068 Tahun 2016 tentang Tata
Kearsipan di Lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan,

46
Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 045 Tahun 2016
tentang Jadwal Retensi Arsip Substantif dan Fasilitatif di Lingkungan
Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan, serta beberapa literatur yang
diperoleh dari buku, skripsi dan jurnal.
Adapun variabel yang digunakan sebagai indikator , terdiri dari :
1. Kegiatan penyusutan arsip di Unit Kearsipan Utama Sekretariat
Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah.
2. Proses pelaksanaan kegiatan pemusnahan arsip dinamis inaktif di Unit
Kearsipan Utama Sekretariat Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan
Menengah.
3. Upaya mengatasi kendala dalam kegiatan pemusnahan arsip dinamis
inaktif di Unit Kearsipan Utama Sekretariat Direktorat Jenderal
Tabel 2 Variabel & Indikator Penelitian
No Variabel Sub Variabel Indikator

Pedoman/Acuan
serta Kegiatan
Kegiatan Memiliki Pedoman/Acuan serta
yang diterapkan
1. Penyusutan Kegiatan yang dilakukan dalam
dalam penyusutan
Arsip penyusutan arsip dinamis inaktif
arsip dinamis
inaktif.
2. Proses 1. Pedoman/Acuan 1. Memiliki pedoman/acuan kegiatan
Pelaksanaan yang diterapkan pemusnahan arsip inaktif
pemusnahan dalam
arsip dinamis pemusnahan
inaktif arsip dinamis
inaktif
47
2. Proses kegiatan 1. Melakukan pemeriksaan

pemusnahan penyeleksian arsip sesuai JRA
arsip dinamis 2. Melakukan pembentukan panitia
inaktif tim penilai arsip.
3. Melakukan penilaian arsip
4. Memina persetujuan pemusnahan
ke ANRI
5. Menetapkan arsip yang akan
dimusnahkan
6. Melakukan pelaksanaan
pemusnahan arsip
3. Upaya dalam 1. Tersedianya fasilitas penunjang
menangani yang memadai.
kendala pada 2. Tersedianya SDM yang kompeten
kegiatan dalam bidang kearsipan.
pemusnahan 3. Kebijakan yang mengikat yang
arsip dinamis diberlakukan kepada seluruh unit
kearsipan di lingkungan Sekretariat
inaktif
Direktorat Jenderal Pendidikan
Dasar dan Menengah
F. Tempat dan Waktu Penelitian
Penelitian ini dilaksanakan sejak bulan Maret 2019 bertempat di
Unit Kearsipan Sekretariat Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan
Menengah yang terletak di Jalan Rs. Fatmawati, Cipete, Jakarta Selatan.
12410. Telepon/Faximile 021 - 5725057 / 021 - 5725061.
http://dikdas.kemdikbud.go.id
48
Tabel 3 Jadwal Peneltian
Waktu
No. Kegiatan Agustus September Oktober November Desember
2019 2019 2019 2019 2019
1 Pengajuan Proposal ✓
2 Konsultasi dengan
✓ ✓
pembimbing
3 Menyusun daftar
✓
pertanyaan
4 Penelitian lapangan
5 Analisis data dan
kesimpulan
6 Pengesahan Skripsi
7 Pengajuan Sidang
Waktu
No. Kegiatan Januari Februari Maret April
2020 2020 2020 2020
1 Pengajuan Proposal
2 Konsultasi dengan
pembimbing
3 Menyusun daftar
pertanyaan
4 Penelitian lapangan ✓ ✓
5 Analisis data dan
kesimpulan ✓ ✓ ✓
6 Pengesahan Skripsi ✓
7 Pengajuan Sidang ✓
49
G. Penelitian Terdahulu
Penelitian terdahulu yang sesuai dengan tema yang penulis usung
dalam penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Eriza Anindy (2018). Mahasiswa Universitas Islam Negeri, Jurusan
Ilmu Perpustakaan, Fakultas Adab dan Humaniora. Dengan judul
penelitian “Penyusutan Arsip Dinamis Studi Kasus Bank
Indonesia”. Penelitian ini membahas tentang proses serta kendala
dalam kegiatan penyusutan arsip dinamis. Sama-sama melakukan
penelitian dengan tema penyusutan arsip dan menggunakan jenis
penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Perbedaan pada
penelitian ini yaitu pada lebih spesifikasikan tema penelitian dengan
membahas khusus salah satu dari kegiatan penyusutan arsip yakni
pelaksanaan kegiatan pemusnahan arsip dinamis inaktif. Perbedaan
tema inilah yang kemudian memunculkan perbedaan dari segi
pendalaman permasalahan yang akan diteliti.
2. Dimas Satrio (2018). Mahasiswa Universitas Islam Negeri, Jurusan
Ilmu Perpustakaan, Fakultas Adab dan Humaniora. Dengan judul
penelitian “Pelaksanaan Kegiatan Penyusutan Rekam Medis
Studi Kasus Pada Rumah Sakit Dr. Suyoto”. Tujuan penelitian ini
adalah untuk mendapatkan gambaran proses pelaksanaan kegiatan
penyusutan arsip rekam medis di Rumah Sakit Dr. Suyoto dan untuk
menganalisis kegiatan penyusutan arsip rekam medis serta kendala
yang dihadapi Rumah Sakit Dr. Suyoto. Perbedaan pada penelitian
ini yaitu pada tujuan penelitian dimana penulis ingin mencari tahu
50
lebih dalam proses pelaksanaan kegaiatan pemusnahan arsip dinamis
inaktif. Kemudian perbedaan lainnya yaitu pada lokasi penelitian
dimana penulis melakukan penelitian di Sekretariat Direktorat
Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah. Metode penelitian yang
digunakan sama yaitu menggunakan pendekatan penelitian kualitatif.

51
BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. Profil Objek Penelitian
1. Sejarah Lembaga Sekretariat Ditjen Dikdasmen
Pada pra-kemerdekaan pendidikan bukan untuk mencerdaskan
kaum pribumi, melainkan lebih pada kepentingan kolonial penjajah.
Pada bagian ini, semangat menggeloraan ke-Indonesia-an begitu kental
sebagai bagian dari membangun identitas diri sebagai bangsa merdeka.
Karena itu tidaklah berlebihan jika instruksi menteri saat itu pun berkait
dengan upaya memompa semangat perjuangan dengan mewajibkan
bagi sekolah untuk mengibarkan sang merah putih setiap hari di
halaman sekolah, menyanyikan lagu Indonesia Raya, hingga
menghapuskan nyanyian Jepang Kimigayo.
Organisasi kementerian yang saat itu masih bernama
Kementerian Pengajaran pun masih sangat sederhana. Tapi kesadaran
untuk menyiapkan kurikulum sudah dilakukan. Menteri Pengajaran
yang pertama dalam sejarah Republik Indonesia adalah Ki Hadjar
Dewantara. Pada Kabinet Syahrir I, Menteri Pengajaran dipercayakan
kepada Mr. Mulia. Mr. Mulia melakukan berbagai langkah seperti
meneruskan kebijakan menteri sebelumnya di bidang kurikulum
berwawasan kebangsaan, memperbaiki sarana dan prasarana
pendidikan, serta menambah jumlah pengajar.

52
Pada tahun 2011 istilah departemen diganti menjadi kementerian
dan pada tahun 2012 bidang pendidikan dan kebudayaan disatukan
kembali menjadi Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. Kebijakan
pendidikan di era reformasi antara lain perubahan IKIP menjadi
universitas, reformasi undang-undang pendidikan dengan lahirnya
Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003, Ujian Nasional (UN),
sertifikasi guru dan dosen, Bantuan Operasional Sekolah (BOS),
pendidikan karakter, dan lain-lain.
Sementara itu, Di tiap Lembaga Kementerian pastilah ada
Direktorat-Direktorat, pada lingkungan Kementerian Pendidikan Dasar
dan Menengah itu terdapat Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan
Menengah (disingkat Ditjen Dikdasmen) yang merupakan unsur
pelaksana, berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Menteri
Pendidikan dan Kebudayaan yang mempunyai tugas
menyelenggarakan perumusan dan pelaksanaan kebijakan di bidang
pendidikan dasar dan menengah, lalu di tiap Direktorat pun pasti ada
(disingkat Setditjen Dikdasmen) adalah unsur pembantu pemimpin atau
pimpinan Ditjen Dikdasmen, yang mempunyai tugas
menyelenggarakan koordinasi pelaksanaan tugas, pembinaan, dan
pemberian dukungan administrasi kepada seluruh unsur organisasi di
lingkungan Ditjen Diksamen.

53
2. Visi - Misi
a. Visi
Terbentuknya Insan serta Ekosistem Pendidikan Dasar dan
Menengah yang Berkarakter dengan Berlandaskan Gotong Royong
b. Misi
1. Mewujudkan Pelaku Pendidikan Dasar dan Menengah yang Kuat
2. Meningkatkan Akses yang Meluas, Merata, dan Berkeadilan
3. Meningkatkan Standar Pendidikan menuju Pendidikan Dasar dan
Menengah yang bermutu
4. Meningkatkan Tata Kelola serta Peningkatan Efektivitas
Birokrasi dan Pelibatan Publik
3. Struktur Organisasi
a. Struktur Organisasi Sekretariat Direktorat Jenderal Pendidikan
Dasar dan Menengah

54
Gambar 1 Struktur Organisasi Sekretariat Direktorat Jenderal

b. Struktur Organisasi Kearsipan Sekretariat Direktorat Jenderal
Gambar 1 Strukur Organisasi Kearsipan Sekretariat Direktorat

Berdasarkan struktur di atas dapat dilihat bahwa bagian Unit
Kearsipan Kementerian berada pada lembaga Sekretariat Jenderal
Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Setditjen Dikdasmen di
bawah koordinasi Bagian Biro Umum. Lalu seperti yang diketahui Unit
Kearsipan Utama terdapat di Setditjen Dikdasmen pada Bagian Umum
dan Kerjasama, tepatnya Sub Bagian TU.
Secara struktur Penanggung Jawab/Pimpinan Unit Kearsipan
Utama ialah Sekretaris Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah,

55
sementara secara wewenang pelaksana tugas untuk mengelola Unit
Kearsipan Utama berada dibawah koordinasi Sub Bagian TU yang
bertugas mengurusi persuratan, perpustakan dan kearsipan, selain
mempunyai wewenang sebagai pelaksana tugas Unit Kearsipan Utama.
Secara keseluruhan Unit Kearsipan Utama Setditjen Dikdasmen
mengelola arsip yang memiliki retensinya dibawah 10 tahun.
Sebetulnya untuk ruang lingkup wewenang pelaksanaan tugas
Unit Kearsipan Utama itu sampai pada ke masing-masing Direktorat
Pembinaan dari mulai SD, SMP, SMA, SMK dan PK (Pendidikan
Khusus) bahkan sampai ke LPMP (Lembaga Penjamin Mutu
Pendidikan), mereka semua dibawah kordinasi Unit Kearsipan Utama.
Akan tetapi untuk kebijakan saat ini, Unit Kearsipan Utama masih
dikhususkan mengelola arsip yang ada di lingkungan Sekretariat
Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah saja.
Hal demikian dikarenakan Pusat Penyimpanan Arsip Unit
Kearsipan Utamanya tidak memiliki tempat yang luas. Maka dari itu
pada akhirnya tiap Direktorat Pembinaan mengelola arsipnya sendiri di
internal masing-masing. Khusus LPMP (Lembaga Penjamin Mutu
Pendidikan Se-Indonesia), saat ini sudah mulai mengelola hanya saja
masih belum merata.
Sementara itu, Unit Pengolah yang dimaksud ialah tiap Bagian
termasuk Sub Bagian yang ada di Setditjen Dikdasmen, meliputi
Bagian Penganggaran dan Perencanaan, Bagian Keuangan dan BMN,
Bagian Hukum, Tata Laksana dan Kerja Sama, Bagian Umum dan
56
Kepegawaian dan LPMP (Lembaga Penjamin Mutu Pendidikan Se-
Indonesia).
B. Hasil Penelitian
Hasil penelitian ini diperoleh melalui serangkaian metode penelitian
diantaranya observasi dan wawancara. Wawancara dilakukan kepada
informan yang menurut penulis dapat memberikan informasi yang sesuai
dengan apa yang sedang penulis teliti. Berikut ini akan penulis jabarkan
hasil penelitian mengenai proses kegiatan pemusnahan arsip dinamis inaktif
yang ada di lingkungan Unit Kearsipan Utama Sekretariat Direktorat
Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah (Setditjen Dikdasmen), serta
upaya dalam mengatasi kendala yang dihadapi dalam kegiatan pemusnahan
arsip dinamis inaktif.
1. Penyusutan Arsip Dinamis Inaktif di Sekretariat Ditjen

Dikdasmen
a. Landasan Hukum tentang Penyusutan Arsip Dinamis Inaktif

di Sekretariat Ditjen Dikdasmen
Kegiatan penyusutan arsip itu tidak bisa sembarangan
dilakukan, terlebih lagi pada tataran lembaga pemerintahan.
Lembaga pemerintahan seperti Sekretariat Direktorat Jenderal
Pendidikan Dasar dan Menengah pastinya mempunyai landasan
hukum tentang penyusutan arsip.
“Landasannya ada banyak, yang pasti itu Peraturan Menteri

Pendidikan dan Kebudayan Nomor 68 tentang tata Kearsipan di
Lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan terus
Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayan Nomor 45 tentang
57
Jadwal Retensi Arsip. Mengacunya kepada Undang-Undang

Nomor 43 tentang Kearsipan, lalu PP Republik Indonesia tentang
Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 tentang Kearsipan.” 42
Berdasarkan pernyataan tersebut, landasan hukum mengenai
penyusutan arsip di Setditjen Dikdasmen ialah Peraturan Menteri
Kearsipan di Lingkungan Kementerian Pendidikan dan
Kebudayaan, Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan
Nomor 45 Tahun 2016 tentang Jadwal Retensi Arsip Substantif dan
Fasilitatif di Lingkungan Kementerian Pendidikan dan
Kebudayaan. Kegiatan penyusutan arsip tersebut mengacu kepada
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan dan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia
Nomor 68 Tahun 2012 tentang Pelaksanaaan Undang-Undang
Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
b. Kegiatan Penyusutan Arsip Dinamis Inaktif di Sekretariat

Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah
Kegiatan penyusutan arsip sesuai Peraturan Menteri
Kearsipan di Lingkungan Kementerian Pendidikan dan
Kebudayaan terdiri dari kegiatan pemindahan arsip inaktif dari unit
pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang sudah tidak
memiliki nilai guna dan penyerahan arsip statis dari Unit Kearsipan
Kementerian ke Arsip Nasional Republik Indonesia.
42
Wawancara dengan HF, Pengadministrasi Umum Sub Bagian Tata Usaha. Pada Hari
Senin Tanggal 13 Januari 2020 di Unit Kearsipan Utama.
58
“Jadi. Penyusutan di sini hanya melakukan kegiatan pemindahan

arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan Utama dan juga
pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna. Karena untuk
penyerahan itu bersifat statis, sementara Unit Kearsipan Utama
setditjen dikdasmen ini dikhususkan untuk mengelola arsip dinamis
inaktif saja. Arsip dinamis aktifnya itu ada di unit pengolah yakni
ditiap Bagian/Unit Kerja yang ada di Setditjen, sementara arsip
dinamis inaktifnya itu ada di sini, disimpan di Pusat Penyimpanan
Arsip Unit Utama”43
Dari pernyataan tersebut, dapat diketahui bahwa kegiatan
penyusutan arsip di Unit Kearsipan Utama Sekretariat Direktorat
Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah hanya melaksanakan
kegiatan pemindahan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit
Kearsipan Utama dan pemusnahan arsip inaktif yang sudah tidak
memiliki nilai guna. Unit Kearsipan Utama Sekretariat Direktorat
Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah di khususkan untuk
mengelola arsip dinamis inaktif saja, sementara yang mengelola
arsip dinamis aktif itu bagian Unit Pengolah/Unit Kerja, yang
terdiri dari 5 Bagian yang ada di Sekretariat Direktorat Jenderal
2. Kegiatan Pemusnahan Arsip Dinamis Inaktif di Unit Kearsipan

Utama Sekretariat Ditjen Dikdasmen
Kegiatan pemusnahan arsip dinamis inaktif di Unit Kearsipan
Utama Sekretariat Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah
(Setditjen Dikdasmen) yang bertanggung jawab ialah Sub Bagian Tata
Usaha, yakni yang mempunyai wewenang pelaksanaan tugas
43
HF.
59
mengelola arsip dinamis inaktif, Sub Bagian Tata Usaha di Kepalai oleh
Ibu Siti Nuraeni Munawarti, S.Pd, M.Si.
a. Pedoman/Acuan Kegiatan Pemusnahan Arsip Dinamis Inaktif

di Unit Kearsipan Sekretariat Ditjen Dikdasmen
Dalam melakukan kegiatan pemusnahan arsip ialah harus
dengan menggunakan pedoman/acuan yang jelas, karena sesuai
dengan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun
2009 tentang Kearsipan Pasal 86, menjelaskan bahwa jika setiap
orang yang dengan sengaja memusnahkan arsip di luar prosedur
yang benar sebagaimana dimaksud dalam pasal 51 ayat (2)
dipidana dengan pidana penjara paling lama 10 (sepuluh) tahun dan
denda paling banyak Rp. 500.000.000,00 (lima ratus juta rupiah).
“Pedoman/Acuan yang kita gunakan untuk pemusnahan ya itu tadi

sama dengan pedoman penyusutan, ada di Peraturan Menteri
Pendidikan dan Kebudayan No. 68 dengan mengacu pada
Undang-Undang Nomor 43 tentang Kearsipan,, dimana disitu
sudah dijelaskan semua tentang pemusnahan”44
“Pemusnahan arsip itu harus seusai prosedur, gaboleh tanpa

prosedur karena arsip yang sudah dimusnahkan itu tidak dapat
kembali diciptakan. Jika melakukan pemusnahan arsip tidak
menggunakan prosedur kita sudah pasti dikenakan denda 500 juta.
Di Undang-Undang itu kan sudah diatur. Induk dari pengelolaan
kearsipan di lingkungan kementerian pendidikan dan kebudayaan
ialah pada peraturan pemerintah, petunjuk teknisnya disana”45
Selain itu, dalam melakukan penyusutan arsip terutama
dalam hal pemusnahan, dibutuhkan pedoman JRA (Jadwal Retensi
44
HF.
45
Wawancara dengan MD, Arsiparis Unit Kearsipan Kementerian. Pada Hari Senin
Tanggal 13 Januari 2020 di Unit Kearsipan Kementerian.
60
Aktif) guna sebagai sarana pengendalian arsip yang tercipta juga
yang dimusnahkan.
“Kalau untuk JRAnya itu kita punya sendiri dan jelas di atur di
Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayan No. 45, setiap arsip
di lingkungan Kementerian pasti memiliki JRA tidak terkecuali di
Setditjen Dikdasmen itu juga pasti memiliki JRA, jadi arsip itu tidak
lepas dari pola klasifikasi dan itu nyambung dengan JRA. Semisal
klasifikasinya Hk, itu hukum, Ku, itu keuangan. Jadi misal arsip
Hukum retensinya berapa lama bisa dilihat di JRA, sama halnya di
Ku pun bisa dilihat di JRA. Jadi nyambung antara pola klasifikasi
dan jadwal retensi arsipnya. Di sini bisa dikatakan telah memiliki
JRA dan arsip-arsipnya telah secara keseluruhan memiliki JRA
juga” 46
“Jadi tanpa JRA, pemusnahan arsip akan jauh lebih sulit dan lebih
lama. JRA tidak berlaku surut, semisal ada pedoman JRA tahun
2003, maka arsip yang tercipta ditahun 2003 kebawah
menggunakan JRA yang lama sebelum 2003, sementara arsip yang
tercipta untuk 2003 keatas menggunakan JRA 2003, semisal ada
pembaharuan lagi pada tahun 2015. Maka arsip yang diciptakan
ditahun 2015 dan diatas tahun 2015 menggunakan JRA 2015. Tiap
pembaharuan JRA berlaku sejak ditetapkan tahun pedoman JRA
itu dibentuk” 47
“Di Unit Kearsipan Utama ini kita hanya mengelola arsip dinamis
inaktif yang mempunyai JRA dibawah 10 (sepuluh) tahun saja.
Sementara arsip yang diatas 10 (sepuluh) tahun itu wewenangnya
Unit Kearsipan Kementerian”48
Dari hasil wawancara di atas dapat diketahui bahwa
pemusnahan arsip itu tidak dapat dilakukan dengan cara
sembarang. Harus menggunakan pedoman/acuan yang jelas,
seperti yang dilakukan oleh Unit Kearsipan Utama Setditjen
Dikdasmen, dimana mereka menggunakan Peraturan Menteri
Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 68 dengan mengacu Undang-
46
MD.
47
48
HF.
61
Undang Nomor 43 tentang Kearsipan. Selain itu, Unit Kearsipan
Setditjen Dikdasmen juga dapat dikatakan keseluruhan arsipnya
telah memiliki JRA. Unit Kearsipan Utama Sekretariat Direktorat
Jenderal Pendidikan Dasar dan Menegah hanya mengelola arsip
dinamis inaktif yang mempunyai JRA dibawah 10 (sepuluh) tahun.
b. Pelaksanaan Kegiatan Pemusnahan Arsip Dinamis Inaktif di

Unit Kearsipan Utama Sekretariat Ditjen Dikdasmen
Pelaksanaan pemusnahan arsip dinamis inaktif merupakan
kegitan yang penting dilakukan bagi tiap Lembaga Negara/Swasta.
Hal tersebut berfungsi untuk mengurangi jumlah arsip yang
tercipta setiap harinya. Pelaksanaan kegiatan pemusnahan arsip
dinamis inaktif di lingkungan Unit Kearsipan Utama Setditjen
Dikdasmen ialah Pimpinan Unit Kearsipan Utama yakni Sekretaris
Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah, akan tetapi yang punya
kewenangan pelaksanaan tugas pemusnahan ialah Kepala Sub
Bagian TU.
Pada penelitian kali ini penulis hanya akan membahas pada
pelaksanaan pemusnahan arsip dinamis inaktif tahun 2018 yang
dilakukan oleh Unit Kearsipan Utama Setditjen Dikdasmen. Di
tahun ini pelaksanaan pemusnahan arsip dinamis inaktif,
kebanyakan arsip-arsip yang dimusnahkan itu ialah arsip yang ada
pada tahun 2004-2007. Arsip yang dapat dimusnahkan oleh Unit
Kearsipan Utama Setditjen Dikdasmen ialah seluruh arsip yang
memiliki JRA dibawah 10 tahun dan sudah habis masa retensi
inaktifnya. Adapun Unit Kearsipan Utama Setditjen Dikdasmen

62
memiliki prosedur/tahapan dalam melakukan pelaksanaan kegiatan
pemusnahan arsipnya.
1.) Tahapan Pemeriksaan/Penyeleksian Arsip
Tahapan ini bertujuan untuk memastikan arsip-arsip
yang akan dimusnahkan, pemeriksaan/penyeleksian arsip
mengacu pada JRA dari daftar arsip inaktif yang sudah dibuat.
Pada kolom JRA yang telah dibuat pada bagian retensi inaktif
dan pada kolom keterangan dinyatakan musnah bahwa arsip
tersebut dapat dimusnahkan. Unit Kearsipan Utama Setditjen
Dikdasmen mempunyai waktu khusus untuk melakukan
pemeriksaan/penyeleksian arsip inaktif yang sudah habis
JRAnya.
“Sebetulnya tidak ada pedoman yang mengatur tentang itu,

tapi untuk melakukan pemeriksaan itu biasanya kami
melakukannya setahun sekali, di akhir tahun”49
“Yang bertanggung jawab untuk melakukan

pemeriksaan/penyeleksian arsip inaktif di unit kearsipan
utama itu penata arsip”50
Dari hasil wawancara diatas yang bertanggung jawab
terhadap pemeriksaan/penyeleksian arsip inaktif yang
dilakukan di Unit Kearsipan Utama Setditjen Dikdasmen ialah
penata arsip dan waktu yang biasa dilakukan itu satu tahun
sekali ditiap akhir tahun.
49
HF.
50
HF.
63
Dalam proses memeriksa/menyeleksi arsip, penata arsip
memiliki pedoman/acuan yakni daftar arsip inaktif
“Pedomannya/acuannya daftar arsip inaktif yang kita punya.

Dari situ kemudian kita tahu arsip mana sajakah yang sudah
habis masa retensinya.” 51
“Proses pemeriksaan/penyeleksian yang pertama kali kami

lakukan itu jelas mengecek daftar arsip inaktif, arsip manakah
yang sudah habis masa retensi inaktifnya. Itu jadi acuan kami
untuk melakukan pemeriksaan/penyeleksian arsip. Setelah
tahu arsip mana saja yang sudah habis JRAnya, kami
langsung mengecek fisik arsipnya di role opec dan
memverifikasi kembali apakah arsipnya sesuai dengan daftar
inaktifnyanya. Arsip-arsip yang terverifikasi daftar dan
fisiknya sesuai itu yang akan kita jadikan daftar usul musnah
yang akan diserahkan kepada Kasubag TU.”52
“Mereka penata arsip setelah membuat daftar usul musnah itu

harus menyerahkan ke Kasubag TU. Biasanya akan masuk ke
saya selaku Pengadministrasi Umum TU, setelah itu saya akan
mengirimkan surat permohonan pemusnahan arsip beserta
lampiran daftar usul musnah arsip kepada Pimpinan Unit
Kearsipan Utama yakni Sekretaris Jenderal Direktorat
Pendidikan Dasar dan Menengah. Pimpinan Arsip menyetujui
dan langsung memerintahkan Kasubag TU untuk membentuk
Panitia Tim Penilai Arsip”53
Dari hasil wawancara diatas, dalam melakukan
pemeriksaan/penyeleksian penata arsip menggunkan
pedoman/acuan daftar arsip inaktif. Hal itu berguna untuk
mengetahui arsip yang sudah habis masa retensinya, arsip yang
sudah dicek retensi serta fisik arsipnya akan dibuatkan daftar
51
Wawancara dengan FA, Koordinator Penata Arsip Unit Kearsipan Utama. Pada Hari
52
FA.
53
64
usul musnah untuk diserahkan kepada Kasubag TU melalui
Pengadministrasi Umum TU. Setelah itu Pengadministrasi
Umum TU akan mengirimkan surat permohonan pemusnahan
arsip beserta lampiran daftar arsip usul musnah kepada
Pimpinan Unit Kearsipan Utama yakni Setditjen Dikdasmen.
2) Tahapan Pembentukan Panitia Tim Penilai Arsip
Tahapan pembentukan panitia penilai arsip merupakan
salah satu yang menjadi syarat mutlak bagi pelaksanaan
pemusnahan arsip. Pembentukan panitia penilai arsip untuk
menentukan jenis arsip mana saja yang dapat dimusnahkan
sesuai dengan ketentuan JRA dan juga nilai guna arsipnya.
Pembentukan panitia Tim Peniliai Arsip di Setditjen
Dikdasmen itu melalui persetujuan Pimpinan Unit Kearsipan
Utama yakni Setditjen Dikdasmen yang kemudian diserahkan
tanggung jawab kepada Kasubag TU selaku pelaksana tugas
Unit Kearsipan Utama. Adapun langkah-langkah dalam
pembentukan panitia tim penilai arsip adalah:
“Langkah awalnya, pimpinan arsip nantinya akan

menugaskan ke kepala sub bagian TU untuk membentuk tim
penilai arsip. setelah itu Kasubag TU melalui
pengadministrasi umum akan membuatkan SK pembentukan
panitia tim penilai arsip yang berisikan arsiparis/pejabat
kementerian, bidang hukum dan organisasi kementerian,
bidang pengawasan, unit kearsipan utama dan unit
pengolah/pencipta”54
54
HF.
65
Melalui pengadministrasi umum nantinya akan
membuat undangan surat permohonan menjadi tim penilai
arsip kepada tiap-tiap unsur yang akan menjadi panitia tim
penilai arsip.
“Untuk unsur arsiparis kementerian, unsur hukum dan

organisasi dan unsur pengawasan kita sifatnya mengundang,
kita membuat surat permohonan untuk menjadi tim penilai
arsip kepada unsur-unsur tim penilai arsip yang di biro umum
unit kearsipan kementerian serta yang di unit kearsipan utama
dan unit pengolahnya. Biasanya isi surat undangan
permohonan itu sudah disertai dengan lampiran daftar usul
musnah arsip”55
Senada dengan HF, MD juga menyatakan bahwa jika
pemusnahan yang dilakukan di Unit Kearsipan Utama
Setditjen Dikdasmen itu bersifat mengundang kepada unsur-
unsur panitia tim penilai yang berada di Unit Kearsipan
Kementerian.
“Iya, jadi kalo pemusnahan arsipnya di lakukan pada tataran

Setditjen Dikdasmen itu mengundang kami disini untuk
menjadi panitia tim penilai arsip melalui biro umum dan tim
penilai arsip itu harus berjumlah ganjil, tidak boleh genap
sesuai dengan Undang-Undang Nomor 43 tentang
Kearsipan”56
Surat Keputusan (SK) panitia tim penilai arsip akan di
keluarkan langsung oleh Kepala Sub Bagian TU. Sementara
itu, Adapun kriteria unsur-unsur yang menjadi bagian kedalam
panitia tim penilai arsip
55
HF.
56
66
“Untuk kriteria khusus sebetulnya si tidak diatur, hanya saja

yang pasti untuk arsiparis/pejabat kementerian harus
mempunyai kompetensi di bidang arsip, untuk perwakilan di
bidang hukum itu ya harus yang memahami betul hukum
terutama tentang arsip dan untuk perwakilan bidang
pengawasan itu diserahkan kepada Inspektorat Jenderal, lalu
untuk unit pegolah/penciptanya itu harus yang mengerti dan
bertanggungjawab betul terhadap arsip yang dipunyainya,
sementara untuk Unit Kearsipan Utama bisa Kepala Sub
Bagian TU langsung ataupun saya.”57
“Jadi yang terpenting itu unsur-unsur tersebut harus ada,
untuk prasyarat pembentukan tim penilai. Bidang hukum,
bidang pengawasan, arsiparis/pejabat unit kearsipan
kementerian, unit kearsipan utama, pencipta arsip atau unit
pengolah. Itu harus ada.” 58
Berdasarkan hasil wawancara di atas dapat diketahui
bahwa pembentukan panitia tim penilai arsip di Unit
Kearsipan Utama Setditjen Dikdasmen itu memiliki unsur-
unsur tersendiri yakni: arsiparis/pejabat kementerian,
perwakilan bidang hukum dan organisasi kementerian,
perwakilan bidang pengawasan yakni Inspektorat Jenderal
Kementerian, perwakilan dari unit kearsipan utama dan
perwakilan unit pencipta/pengolahnya. SK panitia tim penilai
arsip itu langsung dikeluarkan oleh Kepala Sub Bagian TU dan
Panitia tim penilai arsip itu sendiri tidak memiliki kriteria
khusus namun harus berkompeten di bidangnya masing-
masing dan mengharuskan berjumlah ganjil dan tidak boleh
berjumlah genap.
57
58
67
3) Tahapan Penilaian Arsip
Tahapan penilaian arsip merupakan kegiatan
menganalisis arsip yang berkaitan dengan informasi arsip yang
dapat dikaji dari lingkungan pencipta arsip atau fungsional.
Penilaian arsip bertujuan untuk memilah arsip-arsip ke dalam
dua kategori, dimana ada kategori arsip yang telah dinilai
dapat dikatakan tidak memiliki nilai guna dan harus
dimusnahkan serta kategori arsip yang masih memiliki nilai
guna dan wajib untuk disimpan kembali atau dipermanenkan.
Proses pelaksanaan penilaian arsip pada tataran Unit
Kearsipan Utama itu dapat dilakukan secara mandiri jika
fasilitas gedungnya itu memadai.
“Jadi, penilaian arsip itu sendiri dapat dilakukan disini

karena kita sudah memiliki ruangan simpan sendiri, record
center sendiri dimana kita hanya mengurusi arsip yang
retensinya dibawah 10 tahun. Kecuali arsip yang retensinya
diatas 10 tahun, itu sudah menjadi tanggung jawab unit
kearsipan kementerian. Biasanya penilaian arsip itu dilakukan
di ruang rapat yang telah kita siapkan” 59
Adapun hal-hal yang harus disiapkan oleh panitia tim
penilai arsip untuk melakukan pelaksanaan penilaian arsip
yakni:
“Tentunya yang mesti disiapkan ialah konfirmasi untuk para

tim penilainya, jadi kita mengkonfirmasikan melalui telefon 1
hari sebelum proses pelaksanaan penilaian arsip dimulai.
Apakah para perwakilan unsur-unsur tersebut bisa hadir atau
tidak, semisal perwakilan dari salah satu bidang tidak dapat
hadir, maka kita meminta kepada Biro Umum Sekretariat
Jenderal Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan untuk
mencarikan pengganti yang sama berkompeten di bidangnya
59
68
itu. Selain itu tentunya kita menyediakan ruang rapat,

menyiapkan kembali fotocopy lampiran daftar usul musnah
yang sudah dikirim bersamaan surat undangan, menyediakan
alat-alat seperti pulpen, laptop, proyektor dan layar untuk
menampilkan daftar usul musnah arsip di layar yang akan
dibahas secara bersama”60
Sebagai salah satu unsur dari tim penilai arsip biasanya
masing-masing unsur tim penilai sudah mempelajari daftar
usul musnah yang sudah dikirimkan bersamaan dengan
undangan surat permohonan menjadi tim penilai arsip.
“Jadi memang surat undangan permohonan dan daftar usul

musnah itu memang biasanya sudah dapat diterima 3-4 hari
sebelum dilakukannya penilaian arsip sehingga itu membuat
tiap unsur perwakilan tim penilai bisa mempelajari bahan-
bahan yang telah diberikan dan juga bisa memiliki bekal untuk
melakukan penilaian arsip. Biasanya juga tiap perwakilan tim
penilai itu telah meverifikasi dengan cara mencentang-
centang terlebih dahulu atau dicoret-coret untuk bahan
persiapan untuk didiskusikan bersama pada saat menilai
nanti”61
Proses pelaksanaan penilaian arsip merupakan suatu
kegiatan yang paling penting, karena pada saat inilah arsip
dinamis inaktif bisa dapat diketahui penilaiannya apakah dapat
disimpan kembali atau musnah. Maka dari itu, panitia tim
penilai arsip memiliki pedoman atau acuan dalam melakukan
proses pelaksanaan penilaian arsipnya.
“Pedoman/acuannya itu sudah pasti dari JRA, JRA itu sebagai

pedoman umur arsip dan berapa lama arsip itu disimpan, jadi
arsip itu ada jangka waktu penyimpanannya semisal 10 tahun,
ada juga yang 5 tahun. Nah retensi itu ialah sebagai dasar
awal umur hidup arsip. Lewat JRA sudah ditentukan umur
60
HF.
61
69
arsip baik aktif dan inaktif dan itu sebagai pedoman penyusutan
termasuk juga sebagai acuan dalam melakukan penilaian
arsip. JRA tersebutlah yang menjadi dasar kekuatan hukum.
Karena JRA itu merupakan turunan dari ANRI lalu ke
Kementerian. Jadi pedomannya ya JRA Kementerian yang
tertera pada Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayan
No.45 tentang JRA, itu digunakan untuk mengetahui umur arsip
inaktif mana yang sudah dapat dilakukan pemusnahan”62
“Tim penilai itu berpedoman pada JRA dalam melakukan

penilaian, tanpa JRA ya tidak bisa. Jadi orang yang menilai
tidak boleh ngawur, apalagi keluar dari JRA. JRA yang jadi
pedoman disini ialah Peraturan Menteri, dimana Peraturan
Menteri tersebut sudah dibahas bersama oleh orang-orang
Arsip Nasional”63
Berdasarkan wawancara diatas, dapat diketahui
bahwasannya dalam melakukan penilaian arsip di Unit
Kearsipan Utama Setditjen Dikdasmen ini berpedoman kepada
Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 45
Tahun 2004 tentang Jadwal Retensi Arsip dan Kepegawaian di
Lingkungan Kementerian Pendidikan Dan Kebudayaan.
Dalam melakukan pelaksanaan penilaian arsip, Unit Kearsipan
Utama mempunyai alur penilaian arsip sebagai berikut:
“Iya jadi, penilaian arsip itu dilakukan di ruangan rapat,

dengan cara ditayangkan di layar proyektor dan dibahas dan
didiskusikan bersama-sama dengan tiap perwakilan unsur-
unsur tim penilai. Sebelum melakukan penilaian, kita selaku
panitia tim penilai arsip itu melakukan pemfotocopyan daftar
usul musnah yang akan di bagikan berdasarkan jumlah tim
penilai yang hadir, dapat dipastikan jumlahnya ganjil. Daftar
usul musnah arsip nantinya akan ditampilkan dilayar
proyektor untuk dapat dilihat secara bersama-sama dan para
penilai dapat melakukan diskusi, penilai arsip masing-
masingnya berhak memverifikasi arsip-arsip yang diusulkan
musnah dengan cara melakukan pencentangan nomor-nomor
62
63
70
arsip pada lembar fotocopy-nya. Setelah selesai nantinya akan

dibuatkan surat hasil pertimbangan penilaian arsip yang di
tanda tangani oleh seluruh panitia tim penilai arsip dan akan
diserahkan ke Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementerian
Pendidikan dan Kebudayaan untuk melakukan permohonan
persetujuan arsip yang dapat dimusunahkan”64
Berdasarkan pernyataan diatas, Unit Kearsipan Utama
memiliki alur penilaian arsip yang jelas dan hasil dari penilaian
tersebut berupa surat pertimbangan penilaian arsip. Adapun
proses pada saat pelaksanaan penilain arsipnya ini sebagai
berikut
“Prosesnya itu jadi kita melakukan pengecekan dan verifikasi

daftar arsip usul musnah dengan cara didiskusikan bersama-
sama, biasanya tiap tim penilai pasti sudah mempelajari
arsip-arsip yang diusulkan musnah melalui daftar usul arsip
yang dilampirkan sebelumnya. Mereka mengamati dan
mempelajari sesuai dengan bidangnya masing-masing. Saya
sendiri biasanya sudah memberikan catatan atau
pencontrengan untuk arsip mana saja yang sudah layak
musnah dan arsip mana yang mungkin masih dapat disimpan
kembali dengan mengacu kepada JRA-nya. Hal itu bisa
berguna sekali untuk kita menentukan apakah arsip layak
musnah ataukah tidak, masih ada kasus hukumnya kah atau
ada hal lain sehingga kita bisa rembuk dan sepakat untuk
menentukkan status arsipnya” 65
Dalam melakukan penilaian arsip kompetensi dan
pemahaman akan arsip ataupun keahlian pada bidangnya
masing-masing sangat dibutuhkan bagi tiap unsur perwakilan
tim penilai arsip
64
65
71
“Tentunya yang perlu diperhatikan dalam melakukan

penialain arsip adalah kompetensi dan kesiapan serta
pemahaman tentang arsip tiap perwakilan unsur tim penilai
karena sebagai perwakilan tim penilai tugas kita di undang
rapat itu memang untuk berargumen, bukan hanya untuk
duduk-duduk saja. Berargumen kenapa arsip ini harus
musnah, kenapa arsip itu harus disimpan kembali, apakah ada
temuan, apakah ada kasus hukum yang belum selesai, dan
yang terpenting harus ada dasarnya ketika beragumen. Jadi
jika seperti itu, tanpa JRA pemusnahan arsip akan jauh lebih
sulit dan lebih lama karena JRA ini sangat penting.”66
Berdasarkan keterangan diatas dapat dikatakan masing-
masing unsur perwakilan tim penilai arsip sudah mempelajari
lebih dulu dari daftar arsip usul musnah yang sudah diberikan
bersamaan dengan surat undangan permohonan serta sudah
memiliki data atau catatan tersendiri terhadap arsip-arsipnya.
Selain itu, pada proses pelaksanaan penilaian arsip itu para
unsur perwakilan tim penilai arsip memang diharuskan untuk
berargumen sesuai dengan kapasitas di bidangnya masing-
masing hal tersebut penting dilakukan guna untuk menentukan
keterangan status arsipnya.
Acuan yang paling utama dalam melakukan penilaian
arsip ialah Jadawal Retensi Arsip (JRA), dimana JRA
merupakan sebuah data umur hidup arsip yang sudah
ditetapkan. Selain dengan JRA, fungsi dari tim penilai arsip
dengan penjelasan diatas ialah untuk menilai dan beragumen
berdasarkan masing-masing kapasitasnya. Maka dari itu, dapat
diartikan, dengan adanya banyak unsur perwakilan tim penilai
66
MD.
72
arsip itu juga menandakan banyaknya sudut pandang dalam
menilai arsip. Selain itu, hal tersebut juga menandakan adu
argumen para tim penilai arsip tidak dapat dihindarkan.
“Hal yang terjadi ketika pelaksanaan penilaian arsip

berlangsung ialah adu argumen panjang antar tim penilai,
yang membuat memakan waktu karena mempertahankan
argumennya masing-masing. Akan tetapi itu penting karena
tiap tim penilai memiliki dasar argumennya melalui undang-
undang, peraturan menteri dll. Peraturan menteri itu menjadi
hal baku, terutama dalam hal peraturan menteri tentang JRA.
Berbeda hal jika tidak ada yang diperdebatkan itu cepat,
Semisal arsip 10 tahun sudah habis retensinya, yasudah
langsung dimusnahkan. Hanya saja, kami biasanya tim penilai
bisa melakukan penilaian dimana arsip yang mungkin sedang
di nilai ini memiliki kerancuan, dimana ada ketakutan arsip
tersebut memiliki temuan kasus yang belum selesai. Ketika
betul ditemukan temuan maka arsip tersebut dapat dikatakan
harus disimpan kembali sesuai dengan JRA awal yakni semisal
10 tahun berarti disimpan kembali 10 tahun. Umpamanya
contoh kasus, ada arsip keuangan 10 tahun sudah habis masa
retensinya di tahun 2020 ini, tapi ternyata arsip keuangan ini
masih ada kasus di kejaksaan, ada dikepolisian dan belum
beres. Begitu dinilai pada tahun ini di kejaksaan belum selesai,
itu berarti harus disimpan kembali dengan JRA yang sama di
waktu awal yaitu 10 tahun. Jadi disimpan kembali dengan JRA
yang sama, karena kasus keuangan itu belum selesai, apalagi
kasus itu biasanya tidak setahun 2 tahun selesai, maka dari itu
mengacu kepada waktu penyimpanan terlama di awal sesuai
JRA, bahkan dalam kasus keuangan biasanya ada kasus yang
belum selesai sampai 20 tahun. Bisa saja ada penyimpangan
didalam pengelolaan kegiatan-kegiatan kementerian,
makannya jika ada temuan arsip diwajibkan untuk tetap selalu
aktif dan tidak bisa inaktif, karena untuk memudahkan jika saat
dibutuhkan itu mudah ditemukan.”67
Penulis mencoba untuk menanyakan lebih dalam
tentang contoh kasus lain yang ditemukan dalam melakukan
pelaksanaan penilaian arsip
67
MD.
73
“Ada juga begitu menilai, katakan salah satu tim yang

menilai, mengatakan arsip peraturan menteri itu tidak layak
musnah karena Peraturan menteri ini jika sifatnya mengatur
itu arsip merupakan permanen, kecuali keputusan menteri itu
yang bisa musnah. Kenapa bisa begitu, karena surat
keputusan penetapan rumah dinas, surat keputusan
pengangkatan itu bisa musnah. Tetapi semisal peraturan, yang
mengatur regulasi secara keseluruhan apalagi secara
nasional itu permanen karena untuk hajat hidup orang
banyak. Jadi, jika surat keputusan penetapan rumah dinas,
rumah dinas kan ditempati, apabila rumah dinasnya itu sudah
tidak ditempatkan lagi itukan SK-nya sudah bisa
dimusnahkan/dihilangkan. Berbeda hal jika itu peraturan-
peraturan menteri yang diterbitkan oleh Menteri, itu
permanen masuknya, seperti MOU juga permanen.”68
Berdasarkan pernyataan diatas bahwasannya dalam
melakukan pelaksanaan penilaian arsip JRA jadi hal yang
sangat amat penting dimana semua perwakilan unsur tim
penilai itu acuan bakunya ialah JRA, selain dengan peraturan-
peraturan yang sudah ditetapkan. Dalam melakukan
pelaksanaan penilaian pun tidak terlepas dari adu argumen
guna menentukan apakah arsip itu layak musnah atau harus
disimpan kembali bahkan permanen. Selain itu, dengan
melakukan penilaian arsip, arsip akan dapat diketahui bila
memiliki temuan kasus hukum yang sedang berlangsung.
Dalam melakukan pelaksanaan penilaian arsip yang
dihasilkan dari pelaksanaan adalah surat pertimbangan
penilaian arsip yang sudah ditanda-tangani oleh seluruh
perwakilan panitia tim penilai arsip.
68
MD.
74
“Hasil dari pelaksanaan penilaian arsip adalah surat

pertimbangan penilaian arsip, surat itu harus ditandatangani
oleh seluruh peserta penilaian arsip. Jadi, semisal ada 10.000
arsip, namun setelah dilakukan penilaian itu hanya 9200 yang
layak musnah, sisanya 800 itu musti disimpan kembali sesuai
dengan JRA awal yang telah ditetapkan.” 69
Berdasarkan pernyataan diatas bahwa tahapan penilaian
arsip ini menghasilkan surat pertimbangan penilaian arsip
yang nantinya akan diserahkan ke Biro Umum Sekretariat
melakukan permohonan persetujuan arsip musnah ke Arsip
Nasional Republik Indonesia (ANRI).
4) Tahapan Permohonan Persetujuan Pemusnahan Arsip ke

ANRI
Tahapan permohonan persetujuan pemusnahan arsip ke
ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) ini pertama-tama
diawali dengan keluarnya surat hasil pertimbangan penilaian
yang telah ditanda-tangani oleh seluruh perwakilan unsur
panitia tim penilai arsip.
“Iya seperti yang saya sudah jelaskan, setelah selesai

melakukan penilaian arsip itu akan dbuatkan surat hasil
pertimbangan penilaian arsip yang harus di tanda tangani
oleh seluruh panitia tim penilai arsip. Selanjutnya kita akan
menyererahkannya ke Biro Umum Sekretariat Jenderal
Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan beserta lampiran
daftar usul musnah untuk dijadikan surat permohonan
persetujuan arsip yang dapat dimusunahkan ke ANRI”70
69
MD.
70
75
Dalam tahapan ini, alur birokrasi dalam meminta
persetujuan arsip dari Unit Kearsipan Utama Setditjen
Dikdasmen ke Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) itu
berbeda dengan Unit Kearsipan Kementerian.
“Jadi dari kita (Unit Kearipan Utama) itu tidak bisa langsung
minta persetujuan ke ANRI. Harus melalui biro umum dulu
yang dimana nantinya dari Biro Umum baru akan
membuatkan surat permohonan persetujuan arsip musnah
disertai lampiran surat pertimbangan penilaian dan daftar
usul musnah ke ANRI. Kemudian setelah itu ANRI juga akan
melakukan pengecekan dan verifikasi terhadap surat tersebut,
dari ANRI ini kemudian menghasilkan surat permohonan
persetujuan arsip musnah yang sudah ditanda tangani oleh
Kepala ANRI, surat itu akan diserahkan ke Biro Umum,
kemudian akan diteruskan ke kita yakni Unit Kearsipan Utama
(Sub Bagian TU). Berbeda dengan Unit Kearsipan
Kementerian yang bisa langsung melakukan permohonan
persetujuan ke ANRI ”71
Penulis lebih dalam menanyakan mengapa harus
meminta persetujuan lebih dahulu ke ANRI
“Iya karena itu memang sudah diatur di Undang-Undang, jadi

kita tidak berhak menyetujui arsip tersebut dapat dikatakan
musnah atau tidak sebelum disetujui ANRI, karena itu
wewenangnya mereka selaku Lembaga tertinggi yang
mengurusi arsip, dalam hal penyusutan arsip memang ANRI
mengawasi” 72
Berdasarkan pernyataan diatas menyatakan bahwa
dalam melakukan tahapan permohonan persetujuan arsip ke
ANRI ini akan menghasilkan surat permohonan persetujuan
arsip musnah yang sudah dicek dan diverifikasi serta
ditandatangani oleh Kepala ANRI.
71
HF.
72
HF.
76
5) Tahapan Penetapan Arsip Musnah
Penetapan arsip musnah ini merupakan tahapan dimana
arsip sudah betul-betul dinilai dan sudah ditetapkan sebagai
arsip yang layak musnah atau arsip yang disimpan kembali
berdasarkan surat permohonan persetujuan arsip musnah yang
sudah ditandatangani oleh Kepala ANRI.
Sebelum keluar surat tersebut, ANRI melakukan
pengecekan data dari surat hasil pertimbangan penialaian arsip
dan daftar usul musnah dan setelah dilakukan pengecekan
hasil persetujuan ANRI itu bisa saja berbeda.
“Jadi hasil pengecekan dan verfiikasi ANRI itu bisa

memunculkan hasil yang berbeda dimana arsip ada yang bisa
berketerangan dimusnahkan atau disimpan kembali karena
arsip vital.”73
Penulis meminta penjelasan lebih lanjut bagaimana
contoh ANRI mencoba melakukan pengecekan dan verifikasi
arsip musnah.
“Jadi, semisal data dari 10.000 arsip yang sudah dinilai oleh
tim penilai melalui surat pertimbangan penilaian
menyebutkan bahwa 8000 arsip harus musnah dan 2000 arsip
harus simpan kembali itu dapat berubah setelah dari ANRI.
Semisal ANRI ternyata menetapkan dari 8000 arsip yang
layak musnah itu ada 300 arsipnya yang keterangannya
menyebutkan arsip vital dan harus disimpan kembali.
Sehingga yang ditetapkan musnah itu menjadi 7700 arsip saja.
Itu bisa saja terjadi karena memang wewenangnya ANRI
untuk mengecek dan merevisi arsip ketika melakukan
permohonan persetujuan arsip yang ingin dimusnahkan
sebelum ditandatangani oleh Kepala ANRI. Setelah
ditandatangani itu keluar surat permohonan persetujuan
pemusnahan arsip yang telah ditandatangani yang akan
73
HF.
77
diserahkan ke Biro Umum kemudian diteruskan ke Kassubag

TU”74
Berdasarkan pernyataan diatas dapat diketahui bahwa
ANRI berhak untuk mengecek dan merevisi hasil dari surat
pertimbangan penilaian arsip sebelum ditanda-tangani oleh
Kepala ANRI.
Penulis menanyakan lebih dalam tentang bagaimana
setelah surat permohonan persetujuan arsip musnah keluar apa
yang dilakukan oleh Unit Kearsipan Utama.
“Jadi, surat permohonan persetujuan arsip musnah yang

telah ditandatangani itu kita terima melalui Kasubbag TU
(Unit Kearsipan Utama). Surat tersebut nantinya akan kita
kirimkan ke Pimpinan Arsip, kemudian pimpinan arsip akan
mengeluarkan surat penetapan arsip musnah dengan mengacu
dari hasil surat permohonan persetujuan arsip musnah dari
ANRI itu. Setelah itu kita akan melakukan proses penyimpanan
kembali untuk arsip yang dinyatakan harus disimpan kembali
dan membuat daftar arsip musnah untuk arsip yang ditetapkan
musnah dan membuat tim pemusnah arsip.”75
Berdasarkan pernyataan diatas setelah surat permohonan
persetujuan arsip musnah itu diterima oleh Unit Kearsipan
Utaama, kemudian Unit Kearsipan Utama melaporkan kepada
Pimpinan Arsip Unit Kearsipan Utama. Pimpinan Arsip akan
mengeluarkan surat penetapan arsip musnah berdasarkan
acuan dari hasil surat permohonan persetujuan arsip musnah
dari ANRI, kemudian Unit Kearsipan Utama melakukan
proses penyimpanan kembali dan membuat daftar arsip
74
HF.
75
HF.
78
musnah serta membuat tim pemusnah arsip untuk
melaksanakan pelaksanaan kegiatan pemusnahan arsip.
6) Tahapan Pelaksanaan Pemusnahan Arsip
Tahapan pelaksanaan pemusnahan arsip ini merupakan
tahapan akhir dari kegiatan pemusnahan arsip, dimana dalam
melakukan pemusnahan arsip ini yang bertanggung jawab
adalah Unit Kearsipan Utama Setidtjen Dikdasmen melalui
tim pemusnah yang dibentuk dan ditetapkan sesuai dengan SK
yang dikeluarkan langsung oleh Kepala Sub Bagian TU selaku
yang mempunyai wewenang dalam melakukan pelaksanaan
tugas pemusnahan arsip.
“Pembentukan tim pemusnah arsip itu dari Unit Kearsipan

Utama setelah menetapkan daftar arsip musnah. Pembentukan
tim pemusnah arsip itu pakai SK yang dibuat oleh Kasubag
TU (Unit Kearsipan Utama)”76
Sebelum melakukan proses pelaksanaan pemusnahan
arsip seperti yang dijelaskan diatas dan menunggu SK tim
pemusnah keluar, Unit Kearsipan Utama melalui penata
arsipnya juga melakukan proses penyimpanan arsip kembali
arsip dan pembuatan daftar arsip musnah.
“Proses penyimpanan kembali dan pembuatan daftar arsip

musnah itu dilakukan oleh penata arsip Unit Kearsipan Utama
setelah surat penetapan arsip musnah itu kita teruskan ke
mereka. Mereka juga yang menyiapkan daftar arsip yang akan
dimusnahkan” 77
76
HF.
77
HF.
79
“Hasil dari surat penetapan arsip itu akan diinformasikan ke

kita. Setelah itu data dari surat penetapan arsip musnah
tersebut sebagai acuan kita untuk memperbaharui status arsip
di database kita. Kita melakukannya itu di Sistem Otomasi
Kearsipan yang kita miliki yang bernama SINTA”78
Penulis lebih dalam lagi menanyakan bagaimana proses
penyimpanan kembali yang dilakukan oleh penata arsip
“Iya. jika arsip itu ditetapkan untuk disimpan kembali kita

hanya tinggal mengubah JRA arsip inaktifnya sesuai seperti
awalnya saja. Karena didalam SINTA itu ada menu yang
khusus menampilkan daftar arsip inaktif yang ada disini.
Tinggal cari dan mencocokkan arsipnya saja sesuai dengan
surat penetapan arsip yang kita terima”79
Hal tersebut juga berbarengan dilakukan ketika
melakukan proses pembuatan daftar arsip musnah.
“Jadi itu sebetulnya dilakukan berbarengan dengan proses

penyimpanan kembali, kita bagi tugas ada yang mengurusi
penyimpanan kembali ada yang mengurusi pembuatan daftar
arsip musnah. Prosesnya sama, masih mengacu pada hasil
surat penetapan musnah, arsip yang ditetapkan musnah itu
dicocokkan dengan yang di database, dimana pun tempatnya
yang sifatnya masih dalam satu dampingan file nya itu harus
hilang semua. Bentuk copy-annya, bentuk soft copy-nya dan
daftar arsipnya. Jika memang musnah maka musnah semua
dan harus dihapus.”80
Berdasarkan pernyataan diatas proses penyimpanan
kembali arsip dan pembuatan daftar arsip musnah itu
dilaksanakan oleh penata arsip. Penata arsip melakukannya
setelah surat penetapan arsip itu diterima dan melakukan
pembaharuan, pengecekan serta pencocokan arsip yang
78
79
FA.
80
FA.
80
ditetapkan harus disimpan kembali dan ditetapkan musnah.
Penata arsip melakukannya di Database Sistem Otomasi
Kearsipan bernama SINTA yang dimiliki oleh Setidtjen
Dikdasmen.
“Nah, Daftar arsip musnah itu sebetulnya daftar arsip yang

telah ditetapkan musnah yang telah melalui proses penilaian
dan persetujuan dan juga sudah kita lakukan pengecekan dan
pencocokan pada database kita.”81
Berdasarkan pernyataan diatas, secara tidak langsung
arsip yang ditetapkan musnah dan sudah dilalui pencocokan
database dan melewati penilaian dan pesetujuan ANRI itulah
yang dibuat sebagai daftar arsip musnah. Selanjutnya setelah
daftar arsip musnah dibuat, penata arsip akan
menginformasikan dan bersurat kepada Kasubag TU untuk
melampirkan daftar arsip musnahnya.
Seperti yang dijelaskan diatas, setelah Unit Kearsipan
Utama menetapkan daftar arsip musnah, kemudian Kepala Sub
Bagian TU akan membentuk tim pemusnah arsip melalui SK
yang akan dikeluarkan.
“Tidak ada ketentuan khusus untuk menjadi tim pemusnah

arsip, karena tim pemusnah arsip itu hanya bertugas
menyaksikan dan melaporkan saja. biasanya isinya penata
arsip dan arsiparis. Kemarin yang kita lakukan itu perwakilan
unit kearsipan utama, penata arsip dan arsiparis yang menjadi
tim pemusnahnya.”82
81
FA.
82
81
Adapun penata arsip dalam hal ini memiliki tugas yang
berbeda, dimana sebelum melakukan pemusnahan penata arsip
juga harus menyiapkan daftar arsip yang harus dimusnahkan.
“Tugas kita itu ialah menyiapkan fisik dafar arsip musnah,

kita melakukannya dengan cara mengeluarkan langsung dari
boks arsip saja, yang penting ceklis verifikasi sesuai daftar
arsip musnah yang sudah ditetapkan. Jadi langsung keluarin
aja dari boksnya. Karena kalau pakai boks itu rugi, jika
boksnya sudah tidak layak langsung saja bersama boksnya
ikut disiapkan. Setelah itu barulah lanjut ke pelaksanaan
pemusnahan arsip.”83
Berdasarkan pernyataan diatas bahwasannya tim
pemusnah arsip terdiri dari arsiparis dan penata arsip sesuai
dengan Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan No. 68
Tahun 2016 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan
Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. Tugas tim
pemusnah arsip ialah hanya menyaksikan dan melaporkan,
namun sebelum itu penata arsip punya tugas untuk
menyiapkan dan meverifikasi secara fisik arsip yang akan
dimusnahkan.
Dalam melakukan pelaksanaan pemusnahan arsip di
Unit Kearsipan Utama Setidtjen Dikdasmen itu tidak ada
pedoman/aturan yang mengaturnya.
“Jika dari pedoman Peraturan Menteri Pendidikan dan

Kebudayan No 068 sendiri itu tidak ada aturannya untuk
pemusnahan arsip. hanya mengatur bahwasannya
pemusnahan arsip dilakukan dengan cara dicacah, dilebur
83
82
atau lain-lainnya. Biasanya yang kita lakukan itu dicacah. jika

arsip yang dimusnahkan dalam volume yang banyak dan
besar, serta kitanya tidak mempunyai alat pencacah yang
besar itu kita butuh pihak luar yakni pabrik kertas yang
memiliki mesin pencacah yang besar.” 84
Penulis mencoba lebih dalam menanyakan kenapa lebih
memilih untuk melakukan pemusnahan dengan pencacahan.
“Iya karena dalam pemusnahan arsip itu yang menjadi syarat

penting ialah arsip yang dimusnahkan harus sudah tidak
dapat dibaca lagi informasinya. Dengan cara dicacah pun
sudah cukup, selain itu dengan cara dicacah, arsip yang sudah
dicacah bisa dapat bermanfaat dan dapat di daur ulang oleh
pabrik kertas yang menjadi pihak ketiga. Karena di
lingkungan Unit Kearsipan Utama biasanya dilakukan
pencacahan dengan mesin pencacah kertas.”85
Berdasarkan pernyataan diatas bahwasannya syarat
utama yang paling penting pada pelaksanaan pemusnahan
arsip ialah arsip yang dimusnahkan harus sudah tidak dapat
dibaca lagi informasinya. Maka dari itu, dalam melakukan
pemusnahan arsip volume besar, Unit Kearsipan Utama
Setditjen Dikdasmen melakukannya dengan cara
menggunakan pihak luar yakni Pabrik Kertas dengan cara
dicacah.
Sementara itu penulis juga menanyakan lebih dalam
tentang bagaimanakah pemusnahan arsip dalam volume kecil
“Jadi ada syarat arsip yang dapat dimusnahkan sendiri, nah

itu yang disebut volume kecil, jadi hanya yang sifatnya
duplikasi itu pasti akan dimusnahkan langsung tanpa harus
84
85
HF.
83
ada prosedur-prosedur yang ada. Semisal ada temuan arsip

yang berduplikasi itu akan langsung dihancurkan dengan
mesin pencacah kertas yang ada di sini dan dapat dilakukan
kapanpun” 86
“Mesin pencacah disini hanya untuk melakukan pemusnahan

volume arsip dengan volume kecil, paling tidak setengah jam
untuk lama pencacahannya. Itu kita sendiri yang melakukan,
jadi Setditjen Dikdasmen tersedia fasilitas dimana untuk
melakukan pemusnahan arsip dalam volume kecil. Kalau
untuk volume besar setditjen dikdasmen menggunakan pihak
ketiga yakni pabrik kertas” 87
punya syarat arsip yang dapat dimusnahkan sendiri atau
disebut pemusnahan arsip dalam volume kecil. Arsip yang
dimusnahkan itu ialah yang biasanya hanya bersifat duplikasi
tanpa harus ada prosedur-prosedur yang ada. Dilakukannya
dengan cara dicacah menggunakan mesin pencacah yang
dimiliki Unit Kearsipan Utama Setditjen Dikdasmen.
Dalam melakukan pemusnahan arsip dalam volume
besar yang harus dilakukan dengan menggunakan pihak ketiga
dan tidak bisa dilakukan sendiri di Unit Kearsipan Utama
Setditjen Dikdasmen.
“Jelas tidak bisa, karena dalam pemusnahan arsip dalam

volume besar itu membutuhkan pihak ketiga, pabrik kertas
yang mempunyai mesin pencacah yang besar sementara
setditjen dikdasmen tidak memiliki alat pencacah sebesar
yang ada di pabrik. Disini kita hanya mempunyai 2 mesin
pencacah kertas biasa, dengan mesin yang ada itu sudah
cukup untuk mengakomodir kebutuhan kita sehari-hari dan
untuk mesin pecacah besar kita merasa tidak terlalu perlu
86
HF.
87
84
untuk punya mesin sebesar itu. Sekalipun ingin dilakukan

disini, mesin pencacah kita itu hanya paling bisa melakukan
pencacahan 30 menit, karena kalau dipaksan untuk mencacah
lebih dari itu bisa berbahaya, akan menyebabkan mesin
rusak”88
Setditjen Dikdasmen tidak dapat melakukan pemusnahan arsip
dalam volume besar sendiri, karena mereka hanya memiliki 2
buah mesin pencacah kertas biasa dan itu tidak cukup untuk
digunakan dalam pemusnahan volume besar yang
membutuhkaan mesin pencacah kertas yang besar.
Dalam melakukan pemusnah arsip volume besar dengan
menggunakan pihak ketiga, pertama-tama Unit Kearsipan
Utama mencoba melakukan koordinasi terlebih dahulu
“Prosesnya itu pertama kita berkabar dulu ke pihak ketiganya

untuk melakukan pemusnahan, lalu kita bawa arsipnya ke
pihak ketiganya menggunakan truk, lalu setelah itu barulah
melakukan pencacahan dengan mesin pencacah kertas besar
karena pihak ketiga ini biasanya adalah pabrik kertas yang
biasanya akan di daur ulang kembali untuk membuat kertas
baru. Pabrik yang biasa kerjasama dengan kita itu, ada
namanya PT. Fajar di Cibitung, ada juga PT. Aspex
Kumbong Paper di Cileungsi dan ada juga yang di
Tangerang ”89
Berdasarkan pernyataan diatas, dapat dikatakan
bahwasannya hal yang pertama dilakukan dalam melakukan
proses pemusnahan arsip menggunakan pihak ketiga ialah
mengkoordinasikan secara langsung dengan pihak ketiga alias
pabrik kertas.
88
89
HF.
85
Pada tahun 2018 Unit Kearsipan Utama melakukan
pelaksanaan pemusnahan arsip menggunanakan pabrik kertas
PT. Aspek Kumbong Paper.
“Pabrik kertas yang kita gunakan pada saat itu PT. Aspek
Kumbong Paper yang ada di cileungsi karena PT. Aspek
Kumbong Paper sudah rekanan dengan kita. Pabrik kertas
yang kita gunakan pada saat itu PT. Aspek Kumbong Paper
yang ada di cileungsi karena PT. Aspek Kumbong Paper
sudah rekanan dengan kita. Untuk kriteria tidak ada, karena
bagi kita yang terpenting pabrik kertas tersebut memiliki
mesin pencacah kertas yang besar dan dapat menjamin
kerahasiaan informasi arsip agar tidak bocor kemana-mana.”
90
Berdasarkan pernyataan diatas, tepatnya pada bulan
April tahun 2018, proses pelaksanaan pemusnahan arsip dalam
volume besar itu memilih menggunakan jasa pihak ketiga
yakni PT. Aspex Kumbong Paper dengan alasan mereka
memiliki mesin pencacah kertas yang besar dan dapat
menjamin kerahasiaan informasi arsip agar tidak bocor
kemanapun.
“Arsip yang dimusnahkan pada saat itu kebanyakan arsip

keuangan, berita acara barang milik negara dan surat
korespondensi. Total berat timbangannya itu 7 ton, itu
termasuk duplikasi dan juga non arsip. jadi kalo di
kementerian pendidikan dan kebudayaan itu kan banyak
proposal-proposal untuk pembangunan sekolah atau
permohonan bantuan dana sekolah lain-lainnya. Nah itu kan
bukan arsip, itu disimpan lama oleh orang yang dulu mengira
itu adalah arsip. Bisa dibilang unit pengolahnya dulu mengira
bahwasannya proposal-proposal itu adalah arsip, jadi mereka
simpan itu.” 91
90
HF.
91
HF.
86
Berdasarkan pernyataan diatas, arsip yang dimusnahkan
pada tahun 2018 itu berjumlah 7 ton, arsip yang dimusnahkan
adalah arsip keuangan, berita acara barang milik negara dan
surat korespondensi. Selain itu, dari 7 ton arsip itu juga
merupakan arsip duplikasi dan non arsip yakni seperti
proposal-proposal permohonan bantuan dana sekolah.
Adapun proses pemusnahan arsip secara jelas akan
dijelaskan dibawah ini
“7 ton arsip ini kita tidak menggunakan tender, tetapi betul-

betul dari pabrik kertas yang kita ajukan sendiri dengan
spesifikasi mempunyai mesin pencacah kertas yang besar dan
mampu menampung arsip yang akan dimusnahkan. Itu kita
yang melakukan koordinasi ke pihak pabriknya, setelah oke
kita langsung menyewa truk untuk mengangkut arsip yang
akan dimusnahkan, selain itu kita juga biasanya memakai jasa
bantuan tenaga untuk mengangkut arsipnya seperti OB atau
security. Sampai akhirnya tiba disana kita hanya
mengkonfirmasi kapan waktu pencacahan dimulai, setelah itu
langsung dilakukan jasa pencacahan di pabrik kertasnya, tim
pemusnah mengawasi dan memastikan bahwasannya arsip itu
sudah tidak dapat diketahui informasinya dan
mendokumentasikannya sebagai bukti untuk laporan. Jadi
anggarannya dapat dibilang cukup besar, apalagi kita
melakukannya secara sendiri satu lembaga sekretariat
direktorat jenderal pendidikan dasar dan menengah.”92
Berdasarkan pernyataan diatas, secara jelas
bahwasannya tim pemusnah arsip hanya melakukan
koordinasi dan menyiapkan arsip serta mengantarkan arsip
yang akan dimusnahkan untuk diserahkan kepada pihak
ketiga. Setelah itu, tugas dari tim pemusnah arsip hanya untuk
menyaksikan dan mendokumentasikan untuk bukti laporan.
92
HF.
87
Penulis kemudian lebih dalam menanyakan tentang apa yang
dilakukan setelah melakukan pemusnahan melalui pihak
ketiga.
Penulis mencoba menambahkan lebih jelas peran dari
pabrik kertas dalam melakukan pemusnahan arsip
“Pabrik kertas itu hanya menerima arsip yang kita bawa, lalu
kemudian arsipnya akan ditimbang total beratnya berapa
sehabis ditimbang selanjutnya akan dilakukan proses
penghancuran arsip dengan mesin pencacah. Setelah hancur
yasudah selesai, arsip-arsipnya sudah tidak dapat diketahui
lagi informasinya.” 93
Adapun peran tim pemusnah arsip dalam melakukan
proses pelaksanaan pemusnahan arsip di PT. Aspex Kumbong
Paper ialah
“Tugas tim pemusnah arsip yaitu melakukan koordinasi

dengan pabrik kertas untuk mengkonfirmasi waktu
pencacahannya, selanjutnya tim pemusnah mendampingi dan
menyaksikan arsip secara penuh pada saat penimbangan dan
proses penghancurannya. Karena dalam undang-undang
tugas tim pemusnah arsip hanya menyaksikan dan melaporkan
saja. Intinya dalam pemusnahan arsip tim pemusnah bertugas
untuk memastikan bahwa informasi arsip yang dimiliki ini
tidak bocor kemana-mana dan arsip-arsip ini dipastikan telah
dihancurkan sampai tidak dapat diketahui lagi informasinya,
dan juga mereka harus mendokumentasikan proses
pemusnahannya sebagai bukti laporan akhir.” 94
Berdasarkan pernyataan diatas, proses pemusnahan arsip
yang dilakukan, PT. Aspex Kumbong Paper akan menerima
arsip yang akan dimusnahkan dan tim pemusnah akan
melakukan konfirmasi waktunya, pertama yang dilakukan
93
HF.
94
HF.
88
adalah arsip akan ditimbang untuk diketahui totalnya dan
setelahnya akan dilakukan proses penghancuran arsip
menggunakan mesin pencacah kertas yang besar. Proses
tersebut didampingi secara penuh oleh tim pemusnah arsip
karena untuk memastikan bahwa informasi arsip yang dimiliki
ini tidak bocor kemanapun dan memastikan seluruh arsip telah
dihancurkan sampai tidak dapat diketahui lagi informasinya.
Tim pemusnah arsip juga harus mendokumentasikan proses
pemusnahannya sebagai bukti laporan akhir.
“Yang dimaksud laporan akhir itu namanya laporan kegiatan.

Laporan kegiatan itu isinya ada bab-bab nya ada
lampirannya, ada dokumentasinya. Isinya itu dari mulai latar
belakang, tujuan, rangkaian kegiatan pemusnahannya,
keterangan waktunya dan kronologis untuk pelaksanaan
kegiatan pemusnahan arsipnya itu dijelaskan semua. Laporan
ini dibuat untuk ditujukan untuk dilaporkan kepada pimpinan
arsip, laporan tersebut itu sifatnya bukan untuk publik dan
bukan arsip.” 95
“Jadi daftar arsip musnah dan berita acara pemusnahan itu
merupakan hasil dari seluruh proses pemusnahan arsip
karena itu dapat dikatakan sebagai arsip baru, seperti apa
yang sudah saya sampaikan sebelumnya, gunanya sebagai
pengganti arsip asli dan bukti resmi bahwa arsip sudah
dimusnahkan. Nah, itu juga pasti dilampirkan dilaporan
kegiatan yang akan ditujukan ke pimpinan arsip.” 96
Dalam melakukan seluruh proses pemusnahan arsip itu
akan menghasilkan sebuah arsip baru, yakni daftar arsip
musnah dan berita acara pemusnahan.
“Berita acara dan daftar arsip musnah ini akan dibuat

beberapa rangkap sesuai kebutuhan yang akan dibagikan dan
disimpan di Unit Kearsipan Utama Setditjen Dikdasmen dan
95
HF.
96
HF.
89
Unit Kearsipan Kementerian Biro Umum Sekretariat Jenderal

Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan sebagai pengganti
arsip yang telah dimusnahkan. Karena berita acara dan daftar
arsip musnah itu mempunyai kekuatan hukum yang sama
seperti arsip yang asli. Jika semisal ada yang mau nyari apa
dan itu udah musnah, kita punya berita acara dan daftar arsip
musnah itu sama kuatnya seperti aslinya.”97
Berdasarkan pernyataan diatas, bahwa hal yang
dilakukan setelah pelaksanaan pemusnahan arsip selesai akan
menghasilkan arsip baru yakni berita acara dan daftar arsip
musnahnya. Kemudian dapat diketahui juga, bahwa berita
acara dan daftar arsip itu memiliki kekuatan hukum yang sama
dengan arsip aslinya, yang berguna sebagai bukti jika ada yang
mencari atau ada keperluan terhadap arsip yang sudah musnah
tersebut.
“Jadi daftar arsip musnah dan berita acara pemusnahan itu

tidak memiliki JRA, karena kedua arsip tersebut akan menjadi
arsip vital yang sifatnya permanen. Nah jadi jelas itu tidak
dapat dimusnahkan lagi.” 98
Penulis mencoba menyakan lebih dalam tentang
dimanakah daftar arsip musnah dan berita acara pemusnahan
disimpan
“Kalo daftar arsip musnah dan berita acara pemusnahan itu

disimpan oleh Kepala Sub Bagian TU di Ruang Penyimpanan
Arsip Vital Unit Kearsipan Utama.” 99
Berdasarkan pernyataan diatas, daftar arsip musnah dan
berita acara pemusnahan itu tidak memiliki JRA karena kedua
97
HF.
98
HF.
99
HF.
90
arsip tersebut merupakan hasil dari proses pemusnahan arsip
yang kemudian termasuk kedalam jenis arsip vital yang
sifatnya permanen untuk Unit Kearsipan Utama Setditjen
Dikdasmen. Arsip tersebut tidak dapat dimusnahkan dan
dsimpan di Ruang Penyimpanan Arsip Vital di Unit Kearsipan
Utama Setditjen Dikdasmen.
3. Upaya Unit Kearsipan Utama Sekretariat Ditjen Dikdasmen dalam

Menghadapi Kendala Pelaksanaan Kegiatan Pemusnahan Arsip
Dinamis Inaktif
Dalam melakukan kegiatan pelaksanaan pemusnahan arsip
dinamis inaktif ada beberapa kendala yang dimiliki oleh Unit Kearsipan
Utama Setditjen Dikdasmen. Salah satu contoh kendala yang dihadapi
adalah pada saat penyeleksian/pemeriksaan arsip yang akan dijadikan
daftar arsip usul musnah.
“Kendalanya itu ada pada tahap pemeriksaan berkasnya sih, karena

fisik dan daftarnya itu kadang-kadang tidak sama pas awal itu cukup
ribet. Itu terjadi karena pada awal pemindahan arsip dari aktif ke
inaktif terkadang Unit Pengolah/Unit Penciptanya tidak menyerahkan
file sesuai prosedur, ada yang menyerahkan lengkap, ada yang ketika
diperiksa kembali ternyata ada yang kurang atau hilang, ada juga yang
bahkan mengirimkannya 1 kardus besar tanpa diolah. Hal tersebut
berpengaruh untuk proses menyiapkan daftar usul musnah arsip yang
dilakukan oleh penata arsip.”100
“Kendalannya pada saat proses pendaftaran arsip inaktif yang awal,

kenapa begitu karena terkadang dari Unit Pengolah/Unit Penciptanya
ketika melakukan pemindahan arsip dinamis inaktif ke Unit Kearsipan
Utamanya berkasnya ada yang kita terima secara utuh, ada yang
ternyata berkasnya tidak lengkap, bahkan ada yang masih bentuk boks-
boks besar dan itu tercecer. Akhirnya kita mesti mengelompokkan
arsipnya lagi pada saat awal pendafataran arsip inaktif. Nah itu
berpengaruh ketika pada saat kita menyiapkan daftar usul musnahnya
100
HF.
91
sementara kita harus melakukan pengecekan fisik arsipnya. Kadang

daftar yang dimuat dan fisiknya itu tidak sama/kurang lengkap, jadi kita
butuh waktu untuk melihat fisik arsipnya kembali, apakah tersedia atau
tidak, bahkan kadang ternyata temuan arsipnya itu adalah copy-an aja
bukan aslinya” 101
Berdasarkan pernyataan diatas dapat diketahui bahwa kendalanya
ada pada saat menyiapkan daftar arsip usul musnah. Kendala yang
ditemui tim penata arsip merupakan kesulitan dalam menyiapkan daftar
arsip musnah akibat dari ketidaktelitian dan ketidaklengkapan berkas
pada saat pemindahan arsip dari Unit Pengolah/Unit Pencipta ke Unit
Kearsipan Utama. Hal tersebut menimbulkan efek domino yang
mempengaruhi sulitnya proses verifikasi kembali atau pengecekan
kembali fisik berkas yang masuk kedalam daftar arsip musnah.
Adapun upaya yang dilakukan tim penata arsip ialah melakukan
rekonstruksi arsip untuk arsip-arsip yang baru akan dipindahkan ke
Unit kearsipan Utama Setditjen Dikdasmen
“Upaya yang kita lakukan itu biasa kita sebut rekonstruksi arsip,
menyatukan file berdasarkan kegiatannya. Karena tidak semua arsip
dalam satu kegiatan itu berurutan dan bahkan terpisah-pisah, Surat
tugasnya semisal ada di sana, surat undangannya ada di sini, laporan
keuangannya disana dan daftar hadirnya dipisah. Nah hal tersebut kan
memaksa kita untuk melakukan penyatuan arsip, nah itu kita sebut
rekonstruksi arsip atau bisa dibilang arsip di bangun kembali hingga
terkumpul jadi satu berkas, setelahnyan baru diinput ke dalam SINTA
untuk dijadikan daftar arsip inaktif sehingga untuk kedepannya data
dan fisik arsipnya bisa sesuai dan mudah untuk ditemukan”102
101
102
FA.
92
Selain itu, hal yang mempengaruhi kenapa Unit Pengolah/Unit
Pencipta arsip tidak melengkapi prosedur pemindahan adalah
kekurangan SDM arsip hingga terjadinya tumpang tindih pekerjaan.
“Hal tersebut juga terjadi karena adanya tumpang tindih pekerjaan,

jadi tiap unit pengolah/pencipta mempunyai satu pengadministrasi
umum yang bertanggung jawab terhadap arsip, akan tetapi biasanya
itu adalah jabatan tempelan atau tugas tambahan dimana sebetulnya
orang itu sudah punya jabatan dan tugas aslinya. Jadi kita memaklumi
itu dan mau tidak mau harus menerima berkasnya, yang terpenting
arsipnya terselamatkan.” 103
Adapun upaya yang dilakukan oleh Unit Kearsipan Utama ialah
melakukan Workshop/Sosialisasi ke tiap-tiap Unit Pengolah/Pencipta.
“Jadi kita itu ada Workshop dan Sosialisasi tentang kearsipan yang
bertujuan meningkatkan kesadaran bahwasannya pentingnya
berkas/arsip tiap-tiap Unit Pengolah/Unit Pencipta untuk
diselamatkan, walaupun belum ada arsiparis yang mumpuni di tiap
Unit Pengolah/Unit Penciptanya. Yang terpenting tiap unit pengolah
itu sudah percaya menitipkan berkas ke unit kearsipan utama,
sebelumnya itukan dikelola sendiri, jadi kita lakukan berangsur-
angsur untuk meningkatkan keasadaran mereka.” 104
Berdasarkan pernyataan diatas, upaya yang dilakukan Unit
Kearsipan Utama Setditjen Dikdasmen itu melakukan rekonstruksi
arsip dengan cara mengolah arsip dari awal sekali, setelah selesai akan
diinput kedalam SINTA dan dimasukkan kedalam daftar arsip inaktif
sehingga untuk kedepannya data dan fisik arsipnya bisa sesuai dan
mudah untuk ditemukan. Selain itu Unit Kearsipan Utama Setditjen
Dikdasmen juga melakukan Workshop/Sosialisasi yang berguna untuk
103
104
HF.
93
meningkatkan kesadaran dari Unit Pengolah/Unit Pencipta tentang
bagaimana pentingnya menyelamatkan arsip yang dimilikinnya.
Adapun kendala lain dalam melakukan pemusnahan arsip
dinamis inaktif ialah pada saat pelaksanaan penilaian arsip, dimana
terkadang ada dari perwakilan unsur tim pemusnah ketika hari H
penilaian dia tidak hadir.
“Secara keseluruhan itu lancar-lancar saja ketika melaksanakan

penilaian arsip. Cuma ada sebetulnya kendala dimana pada saat
pelaksanaan penilaian itu salah satu perwakilan unsur tim penilai
tidak hadir padahal sudah konfirmasi kehadiran, berhalangan hadir
bisa karena sakit ataupun ada tugas mendadak yang mesti didahulukan
dan tidak dapat digantikan. Itu yang menjadi kendala karena
pelaksanaan penilaian bisa tertunda dan akan mundur waktunya.
Karena pelaksanaan penilaian tidak bisa diganti waktu dan tim penilai
yang sudah diundang sudah sesuai plot tiap unsurnya” 105
Penulis mencoba lebih dalam menanyakan tentang pentingnya
tim penilai harus hadir.
“Karena yang ikut rapat itu harus tanda tangan dokumen, jadi
memang yang sudah mendapat surat undangan harus/wajib hadir
semisal memang tidak bisa hadir tiap unsur-unsurnya harus mengirim
perwakilannya yang lain sesuai dengan kompetensi yang dibutuhkan.
Itu harus ada dan wajib ada karena tiap-tiap unsur adalah penting
untuk melakukan penilaian, semisal dari bidang hukum tidak bisa
hadir perwakilannya di hari H, ya mau gak mau harus ada yang lain
untuk mewakilinya, tidak boleh tidak hadir, yang terpenting memiliki
kompetensi di bidang hukum,” 106
Berdasarkan pernyataan diatas, bahwa kendala pada saat
penilaian arsip itu pada saat ada salah satu unsur tim penilai arsip yang
tidak hadir pada hari H penilaian padahal sudah mengkonfirmasi
105
106
MD.
94
kehadirannya. Hal demikian menyebabkan mundurnya waktu
penilaian, karena dalam hal pelaksanaan penilaian arsip, tim penilai
arsip yang sudah mendapatkan undangan itu wajib hadir dan waktu
penilaian tidak dapat diganti.
Adapun upaya yang dilakukan oleh panitia tim pemusnah arsip
ialah berusaha untuk selalu mem-follow-up dari mulai H-1 sampai pada
hari H.
“Upaya yang dilakukan itu biasanya panitia tim penilai arsip akan
berusaha selalu menghubungi by phone untuk tiap perwakilan tim
penilai arsip dari H-1 sampai hari H. Jika memang ternyata di H-1
atau di hari H ada yang berhalangan hadir maka bisa langsung
meminta rekomendasi pengganti yang sama berkompeten dari unsur
yang berhalangan, semisal dari pihak arsiparis yang berhalangan
hadir maka panitia tim pemusnah arisp meminta rekomendasi
arsiparis lain untuk diajukan kepada Biro Umum Sekretariat Jenderal
Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan . Jadi dengan demikian
dapat dipastikan kita tetap bisa menjalankan penilaian arsip dengan
tepat waktu” 107
Berdasarkan pernyataan diatas, upaya yang dilakukan panitia tim
pemusnah arsip dalam menghadapi kendala tersebut ialah dengan cara
menghubungi tim penilai arsip dari H-1 sampai kepada hari H penilaian.
Ketika memang ada yang berhalangan hadir maka panitia tim penilai
bisa langsung mengkoordinaskan dan meminta rekomendasi pengganti
yang berkompeten di bidangnya masing-masing.
107
MD.
95
C. Pembahasan
Pada tahap ini penulis akan membahas hasil penelitian yang sudah
dipaparkan di atas. Berikut pembahasan mengenai penyusutan arsip dinamis
inaktif di Unit Kearsipan Utama Sekretariat Direktorat Jenderal Pendidikan
Dasar dan Menengah, pelaksanaan kegiatan pemusnahan arsip dinamis
inakitf di Unit Kearsipan Utama Sekretariat Direktorat Jenderal Pendidikan
Dasar dan Menengah, serta upaya untuk mengatasi kendala dalam
pelaksanaan kegiatan pemusnahan arsip dinamis inaktif di unit Kearsipan
Utama Sekretariat Direktorat Jenderal Pendidikan dasar dan Menengah.
(Setditjen Dikdasmen) merupakan sebuah lembaga yang dimana sebagai
unsur pelaksana dari Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. Sebagai
lembaga negara, Setditjen Dikdasmen mengharuskan untuk dapat
mengelola arsip dengan baik dan tepat, demi memperlancar pengambilan
keputusan dan keberlangsungan hidup dari lembaga tersebut.
Menurut Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan (Peraturan
Menteri Pendidikan dan Kebudayan ) No. 68 Tahun 2016 Tentang Tata
Kearsipan di Lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan pasal 2
ayat 2 poin c menjelaskan bahwasannya pelaksanaan pengelolaan arsip
dilaksanankan secara desentralisasi oleh masing-masing unit organisasi
secara berjenjang. Sesuai struktur organisasi kearsipan yang sudah
dijelaskan diatas, Unit Kearsipan Utama terdapat di Sekretariat Direktorat
Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah. Secara struktur Penanggung
Jawab/Pimpinan Unit Kearsipan Utama ialah Sekretaris Jenderal

96
Pendidikan Dasar dan Menengah, akan tetapi dalam hal wewenang
pelaksana tugas untuk mengelola Unit Kearsipan Utama berada dibawah
koordinasi Kepala Sub Bagian TU yakni Ibu Siti Nuraeni Munawarti, S.Pd,
M.Si. yang dimana Sub Bag TU bertugas mengurusi persuratan,
perpustakan dan kearsipan Setditjen Dikdasmen. Menurut Undang-Undang
Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, dijelaskan bahwa pengelolaan
arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien,
efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan
penyusutan arsip.
1. Penyusutan Arsip Dinamis Inaktif di Unit Kearsipan Utama

Sekretariat Ditjen Dikdasmen
Penyusutan arsip dinamis merupakan salah satu bentuk kegiatan
penting dari pengelolaan arsip dinamis, adapun yang dimaksud dalam
penyusutan arsip dinamis adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip
dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit
kearsipan, pemusnahan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna dan
penyerahan arsip statis ke ANRI.
Dalam melakukan penyusutan arsip dinamis itu tidak bisa
sembarangan terlebih lagi pada tataran lembaga pemerintahan, itu harus
mempunyai landasan hukum tentang penyusutan arsip. Berdasarkan
wawancara penulis, kegiatan penyusutan arsip dinamis inaktif di Unit
Kearsipan Utama Setditjen Dikdasmen memiliki landasan
hukum/pedoman yakni, pada Peraturan Menteri Pendidikan dan
Kebudayaan (Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayan ) Nomor

97
68 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Kementerian Pendidikan dan
Kebudayaan, Peraturan Menteri Pendidikan Kebudayaan (Peraturan
Menteri Pendidikan dan Kebudayan ) Nomor 45 tentang Jadwal Retensi
Arsip Substantif dan Fasilitatif di Lingkungan Kementerian Pendidikan
dan Kebudayaan. Adapun pada kegiatan penyusutan arsip tersebut
mengacu kepada Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43
Tahun 2009 tentang Kearsipan dan Peraturan Pemerintah Republik
Indonesia Nomor 68 Tahun 2012 tentang Pelaksanaaan Undang-
Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Sementara itu, kegiatan penyusutan arsip di Unit Kearsipan
Utama Setditjen Dikdasmen hanya melaksanakan 2 dari 3 kegiatan
yang tertera pada Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayan No.68
Tahun 2016 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Kementerian
Pendidikan dan Kebudayaan yakni meliputi:
1. Kegiatan pemindahan arsip dinamis aktif ke inaktif dari Unit
Pengolah/Unit Pencipta ke Unit Kearsipan Utama, dan
2. Pemusnahan arsip dinamis inaktif yang sudah tidak memiliki
nilai guna.
Mengapa demikian, berdasarkan wawancara penulis karena
penyerahan itu bersifat statis, sementara Unit Kearsipan Utama
Setditjen Dikdasmen itu hanya khusus mengelola arsip dinamis saja
dengan JRA dibawah 10 (sepuluh) tahun. Arsip dinamis inaktif itu
berada di Pusat Penyimpanan Unit Kearsipan Utama, sementara yang

98
mengelola arsip dinamis aktif itu bagian Unit Pengolah/Unit Kerja,
yang terdiri dari 5 Bagian yang ada di Setditjen Dikdasmen.
Dengan demikian, dapat dikatakan bahwa penyusutan arsip
dinamis yang dilakukan di Unit Kearsipan Utama Setditjen Dikdasmen
hanya melakukan kegiatan pemindahan arsip dinamis aktif ke inaktif
dan pemusnahan arsip dinamis inaktif.
2. Kegiatan Pemusnahan Arsip Dinamis Inaktif di Unit Kearsipan

Utama Sekretariat Ditjen Dikdasmen
Berdasarkan penjelasan diatas, kegiatan penyusutan arsip yang
dilakukan Unit Kearsipan Utama Setditjen Dikdasmen terdiri dari
pemindahan, namun pada kesempatan kali ini penulis hanya akan fokus
membahas tentang pemusnahan arsip dinamis inaktif di Unit Kearsipan
Utama Setditjen Dikdasmen.
Berdasarkan Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayan
No.68 Tahun 2016 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Kementerian
Pendidikan dan Kebudayaan pasal 44 menjelaskan kegiatan
pemusnahan arsip dilakukan secara desentralisasi, dimana pada poin b
mengatur bahwa Unit Kearsipan Utama dapat memusnahkan arsip yang
retensinya kurang dari (10) tahun.108 Seperti yang sudah dijelaskan, Unit
Kearsipan hanya mengelola arsip dinamis inaktif dengan JRA dibawah
10 (sepuluh) tahun. Maka dengan demikian, Unit Kersipan Utama benar
108
99
adanya dapat memusnahkan arsip yang retensinya dibawah 10
(sepuluh) tahun.
Penanggung jawab kegiatan pelaksanaan pemusnahan arsip di
Unit Kearsipan Utama adalah Pimpinan Unit Kearsipan Utama yakni
Sekretaris Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah, akan
tetapi yang mempunyai wewenang pelaksanaan tugas kegiatan
pemusnahan arsip adalah Kepala Sub Bagian TU.
a. Pedoman/Acuan Kegiatan Pemusnahan Arsip Dinamis

Inaktif di Unit Kearsipan Sekretariat Ditjen Dikdasmen
Kegiatan pemusnahan arsip dinamis inaktif di Unit
Kearsipan Utama Sekretariat Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar
dan Menengah (Setditjen Dikdasmen) yang bertanggung jawab
pada pelaksanaan tugasnya ialah Kepala Sub Bagian Tata Usaha
(Subbag TU) yakni Ibu Siti Nuraeni Munawarti, S.Pd, M.Si.
Dibawah Kepala Sub Bagian TU terdapat Pengadministrasi Umum
TU yang bertugas sebagai koordinator pengelolaan arsip di Unit
Kearsipan Utama, dimana memiliki tugas untuk
mengkoordinasikan seluruh alur pengelolaan arsip, termasuk alur
kegiatan pemusnahan arsip dinamis inaktif di Unit Kearsipan
Utama.
Kegiatan pemusnahan arsip di Unit Kearsipan Utama
Setditjen Dikdasmen dan Menengah menggunakan
pedoman/acuan, yakni Peraturan Menteri Pendidikan dan
Kebudayaan No. 68 dengan mengacu Undang-Undang Nomor 43

100
tentang Kearsipan. Menurut Undang-Undang Republik Indonesia
Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Pasal 51 ayat 1
menjelaskan bahwa pemusnahan arsip dilakukan terhadap arsip
yang:
1) Tidak memiliki nilai guna
2) Telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan
berdasarkan JRA
3) Tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang, dan
4) Tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara109
Dengan demikian, Hal tersebut merupakan acuan dalam
melakukan pelaksanaan kegiatan pemusnahan arsip di Unit
Kearsipan Utama Setditjen Dikdasmen.
Selain itu, seperti apa yang disampaikan oleh Muhammad
Rosyihan Hendrawan dan Mochammad Chaezienul Ulum, bahwa
penyusutan arsip termasuk kegiatan pemusnahan arsip di sebuah
lembaga, dilaksanakan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA),
yang ditetapkan oleh pimpinan tertinggi sebuah lembaga dan
mendapat persetujuan Kepala ANRI.110 Sementara dalam hal
tersebut, Unit Kearsipan utama sudah memiliki pedoman JRA
sendiri untuk pengendalian penciptaan dan pemusnahan arsip yang
diatur melalui Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan No.
109
Indonesia, “Undang-Undang Republik Indonesia No. 43 Tahun 2009 Tentang
Kearsipan.”
110
101
45 tentang Jadwal Retensi Arsip Substantif dan Fasilitatif di
Lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan.
Dengan demikian dapat dikatakan, Unit Kearsipan Utama
telah memiliki pedoman/acuan yang jelas dan baik, dalam
melakukan pelaksanaan kegiatan pemusnahan arsip dinamis
inaktif.
b. Pelaksanaan Kegiatan Pemusnahan Arsip Dinamis Inaktif di

Unit Kearsipan Sekretariat Ditjen Dikdasmen
Menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43
Tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal 86, menjelaskan bahwa jika
setiap orang yang dengan sengaja memusnahkan arsip di luar
prosedur yang benar sebagaimana dimaksud dalam pasal 51 ayat
(2) dipidana dengan pidana penjara paling lama 10 (sepuluh) tahun
dan denda paling banyak Rp. 500.000.000,00 (lima ratus juta
rupiah).
Pada penelitian kali ini penulis hanya akan membahas pada
pelaksanaan pemusnahan arsip dinamis inaktif tahun 2018 yang
dilakukan oleh Unit Kearsipan Utama Setditjen Dikdasmen. Di
tahun ini kebanyakan arsip-arsip yang dimusnahkan itu ialah arsip
yang ada pada tahun 2004-2007. Arsip yang dapat dimusnahkan
oleh Unit Kearsipan Utama Setditjen Dikdasmen ialah seluruh
arsip yang memiliki JRA dibawah 10 tahun dan sudah habis masa
retensi inaktifnya.
Berdasarkan wawancara penulis, Adapun Unit Kearsipan
Utama Sekretariat Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan

102
Menengah (Setditjen Dikdasmen) sudah melaksanakan
pelaksanaan kegiatan pemusnahan arsip dan memiliki beberapa
prosedur/tahapan pelaksanaannya, yakni:
1. Tahapan Pemeriksaan/Penyeleksian Arsip
Tahapan Pemeriksaan/Penyeleksian Arsip ini bertujuan
untuk memastikan arsip-arsip yang akan dimusnahkan.
Berdasarkan wawancara penulis. Tahapan ini dilakukan oleh
penata arsip Unit Kearsipan Utama, dimana mereka
melakukannya setiap satu tahun sekali pada saat akhir tahun.
Berdasarkan wawancara penulis, adapun alur proses
pemeriksaan/penyeleksian arsip yang dilakukan ialah:
a) Penata arsip mengecek daftar arsip inaktif dan masa
retensi inaktifnya.
Daftar arsip inaktif ini sudah dimiliki oleh Unit Kearsipan
Utama dan menjadi acuan untuk mengetahui arsip manakah
yang sudah habis JRA inaktifnya.
b) Penata arsip melakukan pengecekan dan verifikasi fisik
arsipnya
Penata arsip melakukan pengecekan arsip di role opec
untuk meverifikasi kembali bentuk fisik dan keberadaan
arsip yang sudah habis retensinya sesuai daftar arsip inaktif.
c) Pembuatan daftar arsip usul musnah
Arsip yang sudah dicek fisiknya dan diverifikasi bentuk
fisik dan keberadaannya sesuai dengan daftar arsip inaktif

103
itu akan dibuatkan daftar arsip usul musnah oleh penata
arsip. Pembuatan daftar arsip usul musnah sekurang-
kurangnya berisi: nomor, jenis arsip, tahun, jumlah, tingkat
perkembangan dan keterangan.
d) Penyerahan daftar arsip usul musnah ke Kasubag TU
Setelah melakukan pembuatan daftar usul musnah nantinya
akan diserahkan kepada Kasubag TU, biasanya melalui
Pengadministrasi Umum TU.
e) Meminta persetujuan permohonan pemusnahan kepada
Pimpinan Arsip
Pengadministrasi Umum akan mengirimkan surat
permohonan pemusnahan arsip beserta lampiran daftar
arsip usul musnah kepada Pimpinan Unit Kearsipan Utama
yakni Sekretaris Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan
Menengah. Setelah surat permohonan pemusnahan arsip
disetujui, Pimpinan Arsip juga langsung memerintahkan
Kassubag TU untuk membentuk Panitia Tim Penilai Arsip.
Dari alur proses pemeriksaan/penyeleksian arsip yang
dilakukan Unit Kearsipan Utama Setditjen Dikdasmen, itu
sesuai dengan poin yang tertera pada Peraturan Kepala ANRI
yang menyebutkan bahwa pada tahapan penyeleksian arsip
dilakukan melalui JRA dengan cara melihat pada kolom retensi
inaktif dan arsip yang memiliki retensi inaktifnya telah habis
atau terlampaui dan pada kolom keterangan dinyatakan musnah,

104
maka arsip tersebut dapat dikategorikan sebagai arsip usul
musnah.111
Dengan demikian tahapan pemeriksaan/penyeleksian
arsip dinamis inaktif yang dilakukan Unit Kearsipan Utama
memiliki alur yang jelas dan baik, dengan cara penata arsip
mengecek daftar arsip inaktif dan masa retensi inaktifnya.
Untuk melakukan pengecekan dan verifikasi fisik arsipnya.
Setelah itu mereka membuat daftar arsip usul musnah dan
diserahkan ke Kasubag TU untuk meminta persetujuan
permohonan pemusnahan kepada Pimpinan Arsip Unit
Kearsipan Utama.
2. Tahapan Pembentukan Panitia Tim Penilai Arsip
Tahapan pembentukan panitia tim peniliai arsip bertujuan
untuk melakukan penilaian arsip yang akan dimusnahkan. Unit
Kearsipan Utama Sekretariat Direktorat Jenderal Pendidkan
Dasar dan Menengah (Setditjen Dikdasmen) memiliki alur
birokrasi pembentukan tim penilaian arsip sebagai berikut:
a. Langkah awalnya, setelah daftar usul musnah disetujui
oleh Pimpinan Unit Kearsipan Utama yakni Sekretaris
Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah,
kemudian Pimpinan Arsip menugaskan Kepala Sub Bagian
TU (Kassubag TU) selaku pelaksana tugas Unit Kearsipan
Utama untuk membentuk panitia tim penilai arsip.
111
Arsip Nasional Republik Indonesia, Peraturan Kepala ANRI Nomor 37 tentang
Pedoman Penyusutan Arsip, 2016
105
b. Selanjutnya, Kassubag TU melalui Pengadministrasi
Umum TU akan membuat surat undangan permohonan
menjadi tim penilai arsip kepada perwakilan unsur-unsur
tim penilai yang sudah ditetapkan. Surat permohonan
menjadi tim penilai arsip itu biasanya disertai dengan
lampiran daftar usul musnah dan SK panitia tim penilai
arsip itu dikeluarkan langsung oleh Kassubag TU.
Hal tersebut sesuai dengan apa yaang dikatakan oleh
Muhammad Rosyihan Hendrawan dan Mochamad Chaezienul
Ulum bahwa Pemusnahan arsip dilakukan dengan pembentukan
panitia peniliai arsip ditetapkan oleh pimpinan tertinggi
lembaga. 112
Dalam menentukan unsur-unsur panitia tim penilai arsip,
Unit Kearsipan Utama Setditjen Dikdasmen tidak memiliki
ketentuan yang mengatur tentang kriteria khusus menjadi
panitia tim penilai arsip, akan tetapi mereka punya standar
dimana tiap unsur atau perwakilannya harus berkompeten dan
bertanggung jawab di bidangnya masing-masing dan harus
memiliki pemahaman tentang arsip serta harus berjumlah ganjil
dan tidak boleh genap.
112
Kearsipan: Dari Isu Kebijakan ke Manajemen, h. 63.
106
Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, bahwa panitia
tim penilai arsip memiliki unsur-unsur yang sudah ditetapkan
oleh Unit Kearsipan Utama Setditjen Dikdasmen, adapun unsur-
unsur tersebut terdiri dari:
a) Arsiparis/Pejabat Kementerian
b) Bidang Hukum dan Organisasi
c) Bidang Pengawasan (Inspektorat Jenderal)
d) Perwakilan Unit Kearsipan Utama
e) Unit Pengolah/Unit Pencipta
Hal tersebut sesuai dengan Peraturan Kepala ANRI No. 37
tahun 2016 tentang Pedoman Penyusutan Arsip Panitia
menjelaskan bahwa panitia penilai arsip sekurang-kurangnya
harus memenuhi unsur pimpinan Unit Kearsipan sebagai ketua
merangkap anggota, unsur pimpinan Unit Pengolah yang
arsipnya akan dimusnahkan sebagai anggota, dan arsiparis
sebagai anggota.113
3. Tahapan Penilaian Arsip
Tahapan penilaian arsip ini merupakan tahapan untuk
menentukan status arsip apakah layak musnah ataupun tidak,
apakah tidak terdapat kasus atau permasalahan yang
berhubungan dengan jenis arsip yang akan dimusnahkan.
Berdasarkan wawancara penulis, tim penilai arsip dalam
melakukan penilaian arsip memiliki pedoman/acuan baku yakni
113
107
Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 45
tentang Jadwal Retensi Arsip Substantif dan Fasilitatif di
Lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. Tanpa
menggunakan JRA, penilaian arsip tidak akan bisa dilaksanakan
dan tidak efektif bahkan bisa dibilang ngawur, karena JRA itu
yang akan menjadi dasar kekuatan hukum dan merupakan
turunan dari ANRI ke Kementerian yang telah disepakati. Hal
itu sesuai dengan apa yang dikatakan oleh Muhammad
Rosyihan Hendrawan dan Mochamad Chaezienul Ulum bahwa
JRA berfungsi sebagai dasar hukum untuk menyimpan arsip,
memusnahkan arsip yang tidak bernilai guna dan sebagai dasar
hukum retensi atau penyusutan arsip. 114
Berdasarkan wawancara penulis, penilaian arsip ini
ternyata bukan hanya dapat dilakukan di Unit Kearsipan
Kementerian, akan tetapi Unit Kearsipan Utama juga bisa.
Dalam melakukan penilaian arsip, Unit Kearsipan Utama
melakukan penilaian di ruang rapat dengan cara menayangkan
daftar usul musnah di layar proyektor dan dibahas serta
didiskusikan bersama oleh tim penilai.
Sebelum melakukan penilaian arsip, adapun panitia tim
penilai arsip melakukan persiapan, antara lain:
1. Mengirimkan surat undangan permohonan beserta lampiran
daftar usul musnah kepada seluruh tim penilai arsip.
114
108
Biasanya tim penilai akan menerima surat tersebut H-3 atau
H-4 sebelum hari yang dijadwalkan.
2. Melakukan konfirmasi kehadiran para tim penilai,
konfirmasi tersebut dilakukan melalui telefon 1 hari
sebelum proses pelaksanaan penilaian arsip dimulai kepada
seluruh tim penilai arsip,
3. Menyediakan ruang rapat,
4. Menyiapkan fotocopy lampiran daftar usul musnah yang
dibagikan kepada seluruh tim penilai arsip.
5. Menyediakan alat-alat seperti pulpen, laptop, proyektor dan
layar untuk menampilkan daftar usul musnah arsip.
Berdasarakan wawancara penulis, surat undangan
permohonan menjadi tim penilai arsip yang disertai dengan
lampiran daftar usul musnah, oleh tiap perwakilan tim penilai
arsip itu biasa dijadikan bahan untuk mempelajari arsip yang
akan dinilai. Hal yang biasa dilakukan oleh tiap tim penilai
adalah melakukan verifikasi dengan cara mencentang-centang
atau mencoret-coret untuk daftar usul musnah bahan persiapan
yang akan didiskusikan bersama saat menilai.
Dengan demikian, tim penilai arsip dapat dikatakan telah
memiliki data atau catatan tersendiri terhadap arsip-arsip yang
akan dinilai berdasarkan latar belakang unsur tiap tim penilai,
karena memang tugas para unsur perwakilan tim penilai arsip

109
itu diharuskan untuk berargumen sesuai dengan kapasitas di
bidangnya masing-masing.
Berdasarkan wawancara penulis, tim penilai arsip
memang diharuskan untuk berargumen sesuai dengan kapasitas
di bidangnya masing-masing. Sehingga ada hal-hal yang
terkadang ditemui pada saat pelaksanaan penilaian arsip, yakni
adanya adu argumen panjang yang memakan waktu lama akibat
tim penilai masing-masingnya mempertahankan argumennya
yang berdasar, baik melalui Undang-Undang, Peraturan
Menteri, dan juga JRA. Secara konteks penilaian arsip, hal
tersebut menurut penulis penting dilakukan karena guna
tercapainya penilaian arsip yang jelas, dari hal tersebut tim
penilai arsip menentukan dengan jelas status keterangan
arsipnya apakah layak musnah atau harus disimpan kembali,
atau masih memiliki temuan kasus hukum.
Berdasarkan wawancara penulis, ketika ada arsip yang
memiliki temuan kasus hukum, maka arsip tersebut harus
disimpan kembali dengan menggunakan JRA awal jenis
arsipnya. Dalam pelaksanaan penilaian, tim penilai arsip pernah
menemukan arsip keuangan yang masih ada kasus di Kejaksaan
dan juga di Kepolisian bahkan itu belum beres. Dengan
demikian, arsip tersebut sudah dapat dipastikan harus disimpan
kembali sesuai dengan JRA awalnya. Mengapa demikian,
karena dalam penyelesaian kasus itu bisa memakan waktu 1-2

110
tahun bahkan lebih. Tim penilai bahkan pernah menemui kasus
arsip yang sampai 20 tahun belum selesai kasusunya. Maka dari
itu, sikap yang diambil tim penilai jika ada temuan kasus itu
mewajibkan kepada Unit Kearsipan Utama untuk
mengkategorikan arsip tersebut kedalam arsip yang selalu aktif
dan tidak bisa inaktif, hal tersebut berguna jika pada saat
dibutuhkan itu dapat dengan mudah ditemukan.
Berdasarkan wawancara penulis, tahapan penilaian arsip
ini akan menghasilkan surat pertimbangan penilaian arsip. Surat
pertimbangan penilai arsip ini berisikan berkas-berkas yang
telah disetujui musnah dan juga ada berkas yang
dipertimbangkan agar tidak dimusnahkan dan disimpan kembali
dengan alasan tertentu seperti yang dijelaskan sebelumnya
diatas. Selain itu, surat pertimbangan penilaian arsip ini harus
ditanda-tangani oleh seluruh tim panitia penilai arsip termasuk
Pimpinan Unit Kearsipan Utama. Hal tersebut sesuai dengan
apa yang disampaikan Peraturan Kepala ANRI No. 37 tahun
2016 tentang Pedoman Penyusutan Arsip bahwa hasil penilaian
akan dituangkan kedalam pertimbangan tertulis oleh panitia
penilai arsip. 115 Hasil dari surat pertimbangan penilaian tersebut
selanjutnya akan diserahkan ke Biro Umum Sekretariat Jenderal
Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan melalui Kassubag
115
111
TU (Unti Kearsipan Utama) lewat Pengadministrasi TU untuk
melakukan permohonan persetujuan arsip musnah ke Arsip
Nasional Republik Indonesia (ANRI).
4. Tahapan Permohonan Persetujuan Arsip Musnah ke ANRI
Menurut Peraturan Kepala ANRI No. 37 tahun 2016
tentang Pedoman Penyusutan Arsip menjelaskan bahwa syarat
persetujuan/pertimbangan pemusnahan arsip jika pemusnahan
arsip dilakukan di lingkungan lembaga negara harus
mendapatkan persetujuan tertulis dari Kepala ANRI.116
Lembaga negara seperti Kementerian Pendidikan dan
Kebudayaan tidak berhak menyetujui arsip dapat dikatakan
musnah begitu saja, karena wewenang untuk menyetujui arsip
musnah atau tidak itu dimiliki oleh Lembaga tertinggi yang
mengurusi arsip yakni Arsip Nasional Republik Indonesia
(ANRI).
Sesuai dengan pernyataan diatas, Unit Kearsipan Utama
dalam melakukan permohonan persetujuan pemusnahan arsip
ke ANRI itu pada prosesnya tidak bisa langsung ke ANRI.
Sebelumnya ada alur birokrasi yang harus ditempuh.
Berdasarkan wawancara penulis, adapun alur birokrasinya
sebagai berikut:
116
Arsip Nasional Republik Indonesia.
112
a. Unit Kearsipan Utama melalui Pengadministrasi Umum
mengirimkan surat pertimbangan penilaian arsip beserta
lampiran daftar usul musnah ke Biro Umum Sekretariat
Jenderal Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan .
b. Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementerian Pendidikan
dan Kebudayaan menerima surat hasil pertimbangan
penilaian dan kemudian membuat surat permohonan
persetujuan arsip musnah ke ANRI disertai lampiran surat
hasil pertimbangan penilaian dan daftar arsip usul
musnahnya.
c. ANRI menerima surat dan melakukan pengecekan dan
verfifikasi arsip musnah yang disetujui, kemudian hasilnya
ditandatangani oleh Kepala ANRI. Surat permohonan
persetujuan arsip musnah yang telah ditanda-tangani akan
diserahkan ke Biro Umum Sekretariat Jenderal
Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan .
d. Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementerian Pendidikan
dan Kebudayaan menerima surat permohonan persetujuan
arsip musnah yang sudah ditandatangani kemudian
diserahkan ke Unit Kearsipan Utama.
Dengan demikian, berdasarkan penjelasan diatas Unit
Kearsipan Utama telah melakukan tahapan permohonan
persetujuan arsip musnah dengan benar sesuai apa yang
disampaikan menurut Peraturan Kepala ANRI No. 37 tahun

113
2016 tentang Pedoman Penyusutan Arsip, bahwa proses
permohonan persetujuan/pertimbangan pemusnahan arsip harus
memenuhi syarat yakni: 1. Menyampaikan surat permohonan
persetujuan/pertimbangan dari Pencipta Arsip kepada Kepala
ANRI; 2. Menyampaikan daftar usul musnah berupa salinan
cetak dan elektronik, dan; 3. Menyampaikan surat pertimbangan
oleh panitia penilai arsip.
5. Tahapan Penetapan Arsip Musnah
Tahapan ini merupakan tahapan penentuan arsip yang
disetujui untuk musnah ataupun arsip yang harus disimpan
kembali. Berdasarkan hasil wawancara, pada tahapan
permohonan persetujuan arsip musnah, ANRI akan melakukan
pengecekan terlebih dahulu melalui surat hasil pertimbangan
dan daftar usul musnah yang sudah dikirim hingga kemudian
menghasilkan surat permohonan persetujuan arsip musnah yang
ditandatangani oleh Kepala ANRI.
Dalam hal tersebut, hasilnya bisa saja memunculkan hasil
yang berbeda dengan surat hasil pertimbangan tim penilai. Hal
itu disebabkan karena ANRI berhak untuk mengecek dan
merevisi hasil dari surat pertimbangan penilaian arsip. Unit
Kearsipan Utama pernah menemukan kasus dimana arsip yang
sudah layak musnah dari hasil pertimbangan penilaian, setelah
dilakukan pengecekan dan verifikasi oleh ANRI berubah

114
statusnya menjadi harus disimpan kembali dengan keterangan
bahwa arsip tersebut itu arsip vital.
Berdasarkan wawancara penulis, gambaran dari apa
yang terjadi diatas itu semisal surat pertimbangan penilaian
menyebutkan bahwa dari 10.000 arsip yang dinilai, 8000
arsipnya dinyatakan musnah, sementara 2000 arsipnya dinilai
untuk disimpan kembali dengan alasan dan keterangan
tertentu. Setelah itu, ketika surat pertimbangan penilaian
diserahkan ke ANRI dan sudah melewati proses pengecekan
dan verifikasi, hasilnya dapat berubah, dari 8000 arsip menjadi
hanya 7700 arsip yang ditetapkan musnah. Sementara 300
arsip ditetapkan sebagai arsip yang harus disimpan kembali
dengan keterangan arsip tersebut adalah arsip vital. Setelah
surat permohonan persetujuan arsip musnah itu diserahkan
selanjutnya akan dikirim kembali ke Biro Umum Sekretariat
diteruskan kepada Kassubag TU Setditjen Dikdasmen untuk
dilaporkan ke Pimpinan Arsip Unit Kearsipan Utama. Hasil
dari surat permohonan persetujuan musnah dari ANRI menjadi
acuan untuk Pimpinan Arsip Unit Kearsipan Utama
mengeluarkan surat penetapan arsip musnah. Dengan
demikian bahwa hasil dari surat penetapan arsip musnah
tersebut sudah tidak dapat diganggu gugat lagi. Selanjutnya
Unit Kearsipan Utama melakukan proses penyimpanan

115
kembali dan membuat daftar arsip musnah serta membuat tim
pemusnah arsip untuk melaksanakan pelaksanaan kegiatan
pemusnahan arsip.
6. Tahapan Pelaksanaan Pemusnahan Arsip
Pelaksanaan pemusnahan arsip merupakan tahapan akhir
dari kegiatan pemusnahan arsip. Namun Berdasarkan
wawancara penulis, sebelum pelaksanaan pemusnahan arsip,
Unit Kearsipan Utama melalui penata arsipnya melakukan
proses penyimpanan arsip kembali dan pembuatan daftar arsip
musnah. Pada prosesnya, penata arsip menunggu surat
penetapan arsip musnah terlebih dahulu yang akan diterima dari
melalui Pengadministrasi Umum TU. Surat penetapan arsip
musnah tersebut merupakan acuan bagi penata arsip untuk
memperbaharui status arsip di database Sistem Otomasi
Kearsipan yang dimiliki yakni bernama SINTA.
Proses penyimpanan kembali arsip dan pembuatan arsip
itu dilakukan berbarengan dengan cara membagi tugas kepada
para penata arsip di Unit Kearsipan Utama Sekretariat
Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah (Setditjen
Dikdasmen). Adapun cara melakukannya adalah sebagai
berikut:
1. Pada proses penyimpanan kembali untuk arsip yang
ditetapkan untuk disimpan kembali, penata arsip hanya
tinggal mengubah JRA arsip inaktifnya sesuai dengan

116
awalnya. Karena didalam SINTA itu sudah terdapat menu
khusus yang menampilkan daftar arsip inaktif yang dimiliki
Unit Kearsipan Utama. Jadi, penata arsip hanya tinggal
mencari dan mencocokkan arsip yang ditetapkan harus
disimpan kembali lewat surat penetapan arsip musnah yang
diterima.
2. Pada proses pengurusan arsip yang ditetapkan musnah juga
tidak jauh berbeda, dimana data arsip yang sudah ditetapkan
musnah itu dicocokkan di dalam SINTA, dengan syarat
diaman pun tempatnya data yang bersifat masih kedalam
satu dampingan filenya itu harus hilang semua.
3. Pembuatan daftar arsip musnah, secara tidak langsung
penata arsip membuatnya dari daftar arsip yang telah
ditetapkan musnah melalui proses penilaian dan persetujuan
sesuai prosedur, setelah melalui pembaharuan dan verifikasi
yang ada didatabase SINTA.
Dengan demikian, setelah daftar arsip musnah dibuat dan
diserahkan ke Kassubag TU melalui Pengadministrasi Umum
TU, kemudian Kasubag TU akan menetapkan daftar arsip
musnah untuk dilanjutkan pada proses pelaksanaaan
pemusnahan arsip.
Menurut Peraturan Kepala ANRI No. 37 tentang
Penyusutan Arsip, pelaksanaan pemusnahan arsip mempunyai
ketentuan yang harus diperhatikan, adapun ketentuannya:

117
a. Dilakukan secara total sehingga fisik dan informasi arsip
musnah dan tidak dapat dikenali;
b. Disaksikan oleh sekurang-kurangnya 2 (dua) pejabat dari
Unit Kerja Bidang Hukum dan/atau Unit Kerja Bidang
Pengawasan dari Lingkungan Pencipta Arsip yang
bersangkutan.
c. Disertai penandatanganan berita acara yang memuat
daftar arsip yang dimusnahkan. 117
Berdasarkan wawancara penulis, dalam melakukan proses
pelaskanaan pemusnahan arsip itu dibutuhkan tim pemusnah
arsip. SK tim pemusnah arsip akan dikeluarkan secara langsung
oleh Kepala Sub Bagian TU, adapun tim pemusnah arsip terdiri
dari:
a. Perwakilan dari Unit Kearsipan Utama
b. Penata Arsip
Pembentukan tim pemusnah arsip dilakukan setelah
ditetapkannya daftar arsip usul musnah. Tim pemusnah arsip
tidak memiliki ketentuan khusus, karena hanya bertugas untuk
menyaksikan dan melaporkan serta mendokumentasikan arsip
yang telah dimusnahkan. Intinya dalam pemusnahan arsip tim
pemusnah bertugas untuk memastikan bahwa informasi arsip
yang dimiliki ini tidak bocor kemanapun dan memastikan arsip
telah dihancurkan sampai tidak dapat diketahui lagi
117
118
informasinya, serta harus mendokumentasikan proses
pemusnahannya sebagai bukti laporan akhir.
Arsip yang dapat dimusnahkan oleh Unit Kearsipan
Utama Setditjen Dikdasmen ialah seluruh arsip yang memiliki
JRA dibawah 10 tahun dan sudah habis masa retensi inaktifnya.
Pemusnahan arsip yang dilakukan oleh Unit Kearsipan Utama
ialah dengan cara dicacah, karena dalam melakukan
pemusnahan syarat penting arsip yang dimusnahkan adalah
informasi yang terkandung didalamnya itu tidak dapat dibaca
lagi. Hal tersebut sesuai dengan apa yang tertuang dalam
Peraturan Kepala ANRI No.37 Tahun 2016 tentang Penyusutan
Arsip, dijelaskan bahwa pelaksanaan pemusnahan arsip dapat
dilakukan dengan cara: Pencacahan, Penggunaan bahan kimia
dan Pulping. 118
Dengan demikian pada pemusnahan arsip, Unit Kearsipan
Utama telah menjalankannya dengan baik. Selain itu Unit
Kearsipan Utama mempunyai alasan memilih untuk
melaksanakan pemusnahan arsip dengan cara pencacahan agar
kertasnya dapat bermanfaat untuk didaur ulang oleh pihak
ketiga yakni pabrik kertas untuk dibuat menjadi kertas baru.
Sehubungan dengan pihak ketiga dan pabrik kertas, pada
Unit Kearsipan Utama itu memiliki 2 kategori dalam melakukan
pemusnahan arsip:
118
Arsip Nasional Republik Indonesia
119
a) Kategori Arsip Volume Besar
Kategori arsip ini dilakukan dengan syarat arsip yang akan
dimusnahkan jumlahnya dalam volume besar. Arsip dalam
volume besar ini akan dimusnahkan dengan cara dicacah
dengan syarat menggunakan pabrik kertas yang memiliki
mesin pencacah yang besar.
b) Kategori Arsip Volume Kecil/Mandiri
Kategori arsip ini merupakan arsip yang dapat
dimusnahkan sendiri atau disebut pemusnahan arsip dalam
volume kecil. Syarat arsip yang dapat dimusnahkan sendiri
ialah arsip yang bersifat duplikasi, proses pemusnahannya
tanpa harus melakukan prosedur-prosedur yang ada seperti
halnya dalam kategori volume besar. Dilakukannya secara
mandiri, dengan cara dicacah menggunakan mesin
pencacah yang dimiliki Unit Kearsipan Utama Setditjen
Dikdasmen dan dapat dilakukan kapanpun ketika ada
temuan arsip yang sifatnya duplikasi.
Dengan demikian, Unit Kearsipan memiliki 2 (dua)
kategori pemusnahan arsip yakni dalam volume besar dan
volume kecil/secara mandiri. Segala prosedur pelaksanaan
kegiatan pemusnahan arsip hanya berlaku untuk pemusnahan
arsip dengan kategori volume besar, sementara dalam volume
kecil tidak perlu melalui prosedur-prosedur yang ada dan dapat
dilakukan kapanpun.
120
Berdasarkan wawancara penulis, Unit Kearsipan Utama
tidak bisa melakukan pemusnahan arsip dalam volume besar
sendiri dikarenakan terbatasnya mesin pencacah kertas. Unit
Kearsipan Utama hanya memiliki dua mesin pencacah kertas,
dimana masing-masing mesinnya hanya dapat melakukan
pencacahan maksimal setengah jam saja (30 Menit). Jika
dipaksakan mesin digunakan lebih dari setengah jam itu bisa
menyebabkan panas (over heat) dan dapat menyebabkan
kerusakan pada mesinnya. Jadi dapat dipastikan pemusnahan
arsip dalam volume besar tidak bisa dilakukan di Unit Kearsipan
Utama karena mereka tidak memiliki mesin pencacah kertas
yang besar dan hanya memiliki mesin pencacah kertas yang
kecil, karena hanya dengan mesin pencacah kertas yang kecil itu
menurut mereka sudah cukup mengakomodir kebutuhan Unit
Kearsipan Utama sehari-hari sehingga tidak membutuhkan
adanya mesin pencacah kertas yang besar.
Seperti yang telah dijelaskan diatas, bahwa dalam
melakukan proses pemusnahan arsip volume besar itu
membutuhkan pihak ketiga yakni pabrik kertas. Penulis disini
akan menjelaskan lebih dalam tentang bagaimana proses
pemusnahan arsip dalam volume besar yang dilakukan Unit
Kearsipan Utama pada bulan April tahun 2018 melalui tim
pemusnahan arsip dengan menggunakan pabrik kertas PT.
Aspek Kumbong Paper.

121
a) Menyiapkan fisik daftar arsip yang harus dimusnahkan
Menyiapkan disik daftar arsip yang akan
dimusnahkan ini mengacu kepada daftar arsip musnah yang
sudah melewati proses penilaian dan persetujuan ANRI.
Dalam menyiapkan hal ini, yang bertanggung jawab adalah
penata arsip. Langkah awalnya penata arsip mengeluarkan
arsip dari boks-boksnya, kemudian mereka memverifikasi
arsip dengan cara menceklis arsip sesuai daftar arsip
musnah yang ditetapkan. Jika penata arsip menemukan
boks arsip yang dirasa tidak layak, maka arsip sekaligus
boksnya akan langsung disiapkan untuk proses
pemusnahan. Landasan arsip sudah dapat dimusnahkan itu
ketika telah selesai disiapkannya arsip sesuai dengan daftar
arsip musnah.
Adapun arsip-arsip yang akan dimusnahkan, terdiri
dari arsip keuangan, berita acara Badan Milik Negara dan
surat korespondensi. Selain itu, pada tahun ini terdapat juga
arsip duplikasi dan non arsip yang terdiri dari proposal-
proposal untuk pembangunan sekolah dan permohonan
bantuan dana sekolah yang dimana itu adalah bukan arsip.
Hal ini terjadi karena, dokumen-dokumen tersebut
disimpan lama oleh Unit Pengolah yang mengira bahwa itu
adalah arsip. Untuk arsip duplikasi dan non arsip ini tidak
122
melewati prosedur arsip yang ada karena memang arsip
tersebut sudah musti dimusnahkan.
b) Melakukan koordinasi dengan pihak ketiga (PT. Aspek
Kumbong Paper)
Unit Kearsipan Utama Setditjen Dikdasmen memilih
untuk memusnahkan arsip tersebut itu menggunakan pabrik
kertas yang bernama PT. Aspek Kumbong Paper. Pabrik
kertas tersebut dipilih karena mereka memiliki mesin
pencacah yang besar dan dapat menjamin kerahasiaan
informasi dari arsip yang akan dihancurkan agar tidak bocor
kemanapun.
Dalam hal kriteria pemilihan pabrik kertas itu
sebetulnya tidak diatur dalam pedoman/undang-undang,
jadi kriteri memiliki mesin pencacah kertas yang besar dan
dapat menjamin kerahasiaan informasi arsip itu merupakan
kriteria yang dimiliki Unit Kearsipan Utama.
Pada prosesnya, perwakilan tim pemusnah arsip akan
melakukan koordinasi dengan cara menghubungi pihak
ketiga yakni pabrik kertas PT. Aspex Kumbong Paper
untuk menentukan jadwal melakukan pemusnahan
arsipnya.
123
c) Pengantaran arsip yang dimusnahkan ke pihak ketiga (PT.
Aspek Kumbong Paper)
Pengantaran arsip ini dilakukan oleh Unit Kearsipan
Utama melalui tim pemusnah arsip. Proses pengantaran
arsip ini dilakukan menggunakan mobil truk, dimana mobil
truk tersebut disewa oleh Unit Kearsipan Utama.
Arsip-arsip yang telah disiapkan oleh tim pemusnah
arsip melalui penata arsip itu akan dipindahkan ke dalam
mobil truk. Biasanya Unit Kearsipan Utama akan menyewa
jasa bantuan tenaga untuk pengangukatan arsip
dipindahkan ke mobil truk kepada OB (Office Boy) atau
Security. Setelah proses pemindahan arsip ke mobil truk
selesai, maka tim pemusnah arsip akan mengantarkannya
ke pabrik kertas PT. Aspek Kumbong Paper untuk
dimusnahkan.
d) Proses pelaksanan pemusnahan arsip oleh pihak ketiga
(PT. Aspek Kumbong Paper)
PT. Aspek Kumbong Paper hanya bertugas
menerima arsip yang dibawa oleh tim pemusnah arsip,
kemudian akan ditimbang total beratnya lalu setelahnya
kana dilakukan proses penghancuran arsip dengan mesin
pencacah kertas yang besar sampai arsip-arsipnya hancur
dan informasinya tidak dapat diketahui lagi.

124
Ketika arsip sudah diterima oleh PT. Aspek
Kumbong Paper, maka selanjutnya tugas tim pemusnah
arsip akan melakukan koordinasi dengan PT. Aspek
Kumbong Paper untuk mengkonfirmasi waktu
pencacahnnya. Setelah melakukan koordinasi tim
pemusnah arsip juga wajib mendapingi arsip pada saat
dilakukan proses penimbangan untuk mengetahui total
timbangan arsipnya, dimana dalam hal ini total timbangan
beratnya adalah 7 ton arsip.
Begitu pula ketika pada saat proses penghancuran
arsip dengan menggunakan mesin pencacah kertas, tim
pemusnah arsip harus mendampingi secara penuh
prosesnya sampai arsip selesai dihancurkan.
Jadi, tugas tim pemusnah arsip memang untuk menyaksikan
dan mendampingi proses pemusnahan arsip yang berguna
untuk memastikan bahwa seluruh arsip yang dimiliki oleh
Unit Kearsipan Utama telah dihancurkan sampai informasi
arsipnya tidak diketahui serta memastikan bahwa arsip
yang dihancurkan informasinya tidak bocor kemanapun.
Selain itu, tim pemusnah arsip juga wajib untuk
mendokumentasikan proses pemusnahan arsip sebagai
bukti untuk dilaporkan.

125
e) Membuat laporan akhir
Laporan akhir itu merupakan laporan kegiatan.
Laporan kegiatan itu terdiri dari bab per bab dari mulai latar
belakang, tujuan, rangkaian pemusnahannya, keterangan
waktunya dan penjelasan kronologis pelaksanaan kegiatan
pemusnahan arsip dinamis inaktif, lampiran serta
dokumentasi sesuai dengan kegiatan pemusnahan arsip
yang dilakukan pada bulan April tahun 2018 yang akan
dilaporkan pada Pimpinan Arsip Unit Kearsipan Utama.
Laporan kegiatan ini tidak termasuk sebuah arsip dan
laporan ini sifatnya bukan untuk publik.
Setelah melakukan seluruh proses pemusnahan arsip
akan menghasilkan sebuah arsip baru, yakni daftar arsip
musnah dan berita acara pemusnahan. Kedua arsip tersebut
berguna sebagai pengganti arsip asli dan sebagai bukti arsip
telah dimusnahkan. Kedua arsip tersebut juga akan
dilampirkan pada laporan kegiatan yang akan diserahkan ke
Pimpinan Arsip Unit Kearsipan Utama.
Berdasarkan penjelasan diatas, pada bulan April tahun
2018 Unit Kearsipan Utama melakukan pelaksanaan
pemusnahan arsip dalam volume besar dengan jumlah 7 ton
arsip dengan menggunakan pabrik kertas PT. Aspek Kumbong
Paper. Adapun arsip yang dimusnahkan itu diantaranya adalah:

126
1. Arsip Keuangan
2. Berita Acara Barang Milik Begara dan,
3. Surat Korespondensi.
Selain itu yang perlu diketahui, dari total 7 ton arsip itu
bukan hanya terdiri dari arsip saja, akan tetapi ada juga yang
merupakan arsip duplikasi dan non arsip seperti proposal-
proposal pembangunan sekolah dan permohonan bantuan dana
sekolah. Arsip duplikasi dan non arsip ini tidak melewati
prosedur arsip yang ada karena itu bukan arsip, dokumen-
dokumen itu disimpan lama oleh Unit Pengolah karena mengira
itu arsip. Jadi, dokumen-dokumen tersebut memang sudah musti
dimusnahkan karena itu bukan arsip.
Pemusnahan arsip Unit Kearsipan Utama dilakukan
dengan cara dicacah dengan menggunakan mesin pencacah
kertas yang besar di PT. Aspek Kumbong Paper. Melalui tim
pemusnah arsip Unit Kearsipan Utama proses tersebut
dilaksanakan, tim pemusnah arsip melakukan tugas dari mulai
persiapan arsip yang akan dimusnahkan, menyaksikan dan
memastikan seluruh arsip yang dimusnahkan telah hancur dan
sudah tidak dapat dikenali informasi serta informasi arsipnya
tidak bocor kemanapun, tidak lupa juga tim pemusnah arsip
mendokumentasikan proses pemusnahan arsipnya sebagai bukti
untuk pembuatan laporan. Laporan tersebut merupakan laporan
kegiatan yang akan diserahkan kepada Pimpinan Arsip Unit

127
Kearsipan Utama. Seluruh proses pemusnahan arsip itu akan
menghasilkan daftar arsip musnah dan berita acara pemusnahan.
Daftar arsip musnah dan berita acara pemusnahan itu akan
dibuat beberapa rangkap sesuai kebutuhan, setelahnya akan
dibagikan dan disimpan oleh Unit Kearsipan Utama Setditjen
Dikdasmen dan Unit Kearsipan Utama Biro Umum Sekretariat
Jenderal Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan sebagai
pengganti arsip yang telah dimusnahkan. Hal tersebut sesuai
dengan Peraturan Menteri Pendidikan No.68 Tahun 2016
tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Kementerian Pendidikan
dan Kebudayaan pasal 47 bahwa Setiap pelaksanaan
pemusnahan disertai dengan berita acara pemusnahan dan daftar
arsip yang dimusnahkan. Berita acara pemusnahan dan daftar
arsip dibuat beberapa rangkap sesuai kebutuhan dan salah
satunya disampaikan kepada unit kearsipan Kementerian. Berita
acara pemusnahan dan daftar arsip disimpan oleh masing-
masing pihak sebagai pengganti arsip yang telah
dimusnahkan.119
Dengan demikian, setelah melakukan proses pelaksanaan
pemusnahan arsip, maka akan menghasilkan daftar arsip
musnah dan berita acara pemusnahan yang akan disimpan dan
dibagikan ke Unit Kearsipan Utama Setditjen Dikdasmen dan
119
128
Unit Kearsipan Kementerian Biro Umum Sekretariat Jenderal
Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. Fungsi kedua
dokumen tersebut adalah sebagai pengganti dari arsip aslinya
yang telah dimusnahkan. Jadi, dapat dikatakan bahwa proses
pelaksanaan pemusnahan arsip akan menghasilkan arsip baru
yakni daftar arsip musnah dan berita acara pemusnahan.
Berdasarkan hasil wawancara penulis, status dari daftar
arsip musnah dan berita acara pemusnahan itu mempunyai
kekuatan hukum yang sama seperti arsip yang asli. Jadi, ketika
ada yang membutuhkan arsip tetapi arsip tersebut sudah
musnah, maka dengan daftar arsip musnah dan berita acara
pemusnahannya itu sudah cukup menggantikan arsip aslinya.
Selain itu daftar arsip musnah dan berita acara pemusnahan,
sebagai arsip baru mereka tidak memiliki JRA (Jadwal retensi
Aktif) karena kedua arsip tersebut termasuk kedalam jenis arsip
vital yang sifatnya permanen untuk Unit Kearsipan Utama
Setditjen Dikdasmen. Maka dengan demikian, arsip tersebut
tidak dapat dimusnahkan kembali dan disimpan langsung oleh
Kepala Sub Bagian TU di Ruang Penyimpanan Arsip Vital di
Unit Kearsipan Utama Setditjen Dikdasmen.
Berdasarkan penjelasan diatas, dengan demikian dapat dikatakan
Unit Kearsipan Utama memiliki 6 prosedur/tahapan pelaksanaan
pemusnahan arsip dinamis inaktif dari mulai tahapan penyeleksian arsip
dinamis inaktif oleh penata arsip dengan menggunakan acuan daftar

129
arsip inaktif untuk kemudian menghasilkan daftar usul musnah arsip,
tahapan pembentukan pantia tim penilai arsip dengan SK dari Kepala
Sub Bagian TU yang terdiri dari berbagai unsur-unsur perwakilan yang
telah ditetapkan dan berjumlah ganjil, tahapan penilaian arsip oleh
panitia tim penilai arsip akan menghasilkan surat pertimbangan
penilaian arsip untuk menentukan status sementara arsip apakah layak
musnah atau harus disimpan kembali, tahapan permohonan persetujuan
arsip musnah ke ANRI melalui Biro Umum Sekretariat Jenderal
Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan dengan mengirimkan surat
permohonan persetujuan arsip musnah disertai lampiran surat
pertimbangan penilaian dan daftar usul musnah untuk dilakukan
pengecekan dan verifikasi kembali arsip yang telah dinilai dan disetujui
oleh kepala ANRI, tahapan penetapan arsip musnah yang dilakukan
oleh Pimpinan Unit Kearsipan Utama dengan mengacu kepada hasil
surat permohonan persetujuan arsip musnah ANRI untuk mengeluarkan
surat penetapan arsip musnah, serta tahapan pelaksanaan pemusnahan
arsip di Unit Kearsipan Utama memiliki 2 kategori, yakni arsip yang
dimusnahkan sendiri dalam volume kecil dan arsip yang dimusnahkan
dalam volume besar dengan melewati prosedur yang ada.
Pada bulan April tahun 2018, Unit Kearsipan Utama Setditjen
Dikdasmen melalui tim pemusnah arsip melakukan proses pemusnahan
arsip volume besar dengan cara dicacah menggunakan pabrik kertas
yang bernama PT. Aspek Kumbong Paper, dengan jumlah arsip seberat
7 ton yang terdiri dari arsip maupun non arsip. Hasil dari proses
130
pemusnahan arsip akan menghasilkan arsip baru yang berupa daftar
arsip musnah dan berita acara pemusnahan yang akan disimpan dan
dibagikan ke Unit Kearsipan Utama Setditjen Dikdasmen dan Unit
Kearsipan Kementerian Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementerian
Pendidikan dan Kebudayaan sebagai pengganti arsip aslinya yang
dimusnahkan. Kedua arsip tersebut tidak memiliki JRA (Jadwal Retensi
Arsip) dan termasuk kedalam jenis arsip vital yang sifatnya permanen
yang disimpan langsung oleh Kepala Sub Bagian TU di Ruang
Penyimpanan Arsip Vital.
3) Upaya Unit Kearsipan Utama Sekretariat Ditjen Dikdasmen dalam

Menghadapi Kendala Pelaksanaan Kegiatan Pemusnahan Arsip
Dinamis Inaktif
Dalam kegiatan pemusnahan arsip dinamis inaktif yang dilakukan
oleh Unit Kearsipan Utama Sekretariat Direktorat Jenderal Pendidkan
Dasar dan Menengah itu ditemui beberapa kendala. Berdasarkan
wawancara penulis, adapun kendala yang ditemui adalah:
1. Kesulitan dalam menyiapkan daftar arsip usul musnah
Pada saat menyiapkan arsip musnah penata arsip
mengalami kesulitan dikarenakan pada saat proses pemindahan
arsip atau pendaftaran arsip inaktif dari Unit Pengolah/Unit
Pencipta ke Unit Kearsipan Utama itu sering ditemui ketidak
lengkapan dan ketidak sesuaian prosedur pemindahan arsip.
Sehingga yang terjadi adalah arsip yang diterima dari Unit
Pengolah/Unit Pencipta itu ada yang lengkap dan utuh berkasnya,

131
ada yang berkasnya itu tidak lengkap bahkan ada yang mengirim
dalam bentuk boks-boks besar yang belum di olah sama sekali.
Hal itu dipengaruhi oleh kurangnya fokus dan kesadaran dari
Pengadministrasi Umum tiap Unit Pengolah/Unit Penciptanya
tentang pentingnya menyelamatkan arsip. Kemudian, salah satu
faktor lainnya adalah kurangnya SDM arsip yang menyebabkan
adanya tumpang tindih pekerjaan pengadministrasi umum.
Pengadministrasi umum ialah penaggung jawab / yang mengurusi
arsip di tiap Unit Pengolah/Unit Penciptanya. Akan tetapi jabatan
pengadministrasi umum merupakan orang yang sudah
mempunyai jabatan dan tugasnya masing-masing dan
pengadministrasi umum ini adalah sebagai tambahan tugasnya.
Efek domino dari hal tersebut mempengaruhi bagaimana
penata arsip menyiapkan berkas-berkas yang ingin dijadikan
daftar arsip usul musnah. Karena dalam menyiapkan daftar arsip
usul musnah penata arsip mesti melakukan pengecekan fisik
arsipnya apakah tersedia dan lengkap arsipnya sesuai dengan
daftar usul musnahnya, apakah arsip tersebut asli ataukah dalam
bentuk copy-annya.
2. Tidak hadirnya salah satu perwakilan tim penilai secara

mendadak
Dalam melakukan penilaian arsip, seluruh panitia tim
penilai arsip itu harus melakukan tanda tangan di dalam surat
pertimbangan penilaian. Selain itu, seluruh undangan wajib hadir
karena tiap orang merupakan perwakilan dari tiap unsur-unsur

132
yang telah ditetapkan, ditambah lagi jadwal penilaian arsip tidak
bisa diatur ulang. Jika ada perwakilan dari salah satu unsur tidak
dapat hadir, maka menyebabkan waktu penilaian tertunda dan
tidak sesuai jadwal. Dengan demikian, perwakilan tersebut harus
digantikan sesuai dengan kompetensi unsur yang dibutuhkan
yang mempertimbangkan kompetensi serta pemahaman
mengenai arsip orang yang menggantikannya.
Dari kendala yang dijelaskan, Berdasarkan wawancara penulis,
Unit Kearsiapan Utama mempunyai upaya dalam menghadapi kendala
yang dialami, Adapun upaya yang dilakukan ialah:
1. Melakukan upaya rekosntruksi arsip oleh Unit Kearsipan
Utama
Rekonstruksi arsip merupakan pengolahan arsip dari awal
sekali yang dengan cara menyatukan file-file yang terpisah.
Rekonstruksi arsip ini merupakan sebutan yang dicipttakan oleh
Unit Kearsipan Utama dalam menyimpulkan apa yang dilakukan
untuk mengatasi kendala terebut. Hal yang dilakukan oleh penata
arsip ialah menyatukan file-file yang tercecer berdasarkan
kegiatannya, karena tidak semua arsip dalam satu kegiatan itu
berurutan dan lengkap. Rekonstruksi arsip ini bertujuan untuk
membangun/mengumpulkan arsip sehingga menjadi satu berkas
utuh yang dapat diinput menjadi daftar arsip inaktif ke dalam
Sistem Otomasi Kearsipan yakni SINTA sehingga untuk

133
kedepannya data dan fisik arsipnya bisa sesuai dan mudah untuk
ditemukan.
2. Melakukan Workshop dan Sosialisasi Kearsipan ke tiap-tiap
Unit Pengolah/Unit Pencipta
Kekurangan SDM arsip yang mumpuni di tiap Unit
Pengolah/Unit Pencipta membuat jabatan Pengadministrasi
Umum yang mempunyai tanggung jawab mengolah arsip ini diisi
oleh orang yang sudah memiliki jabatan dan tugasnya. Hal itu
yang menyebabkan terjadinya tumpang tindih pekerjaan yang
membuat kesadaran dan fokus tentang pentingnya arsip
diselamatkan dan dikelola jadi tidak dimaksimalkan.
Dengan demikian, Unit Kearsipan Utama mencoba
melakukan upaya dengan cara mengadakan kegiatan
Workshop/Sosialisasi Kearsipan, yang bertujuan untuk
meningkatkan kesadaran tentang pentingnya berkas/arsip di tiap
Unit Pengolah/Unit Pencipta diselamatkan. Selain itu tujuannya
ialah untuk membuat para Pengadministrasi Umum percaya
menitipkan berkas ke Unit Kearsipan Utama. Hal itu dilakukan
oleh Unit Kearsipan Utama dengan cara berangsur-angsur untuk
meningkatkan kesadaran tentang pentingnya arsip diselamatkan
dan fokus untuk mengolah arsip bagi tiap Pengadministrasi
Umum.
134
3. Panitia tim penilai arsip melakukan Follow Up lebih jauh
terhadap para perwakilan unsur penilai arsip
Dalam pelaksnaan penilaian arsip upaya yaang dilakukan
oleh panitia tim pemusnah arsip, jika ada perwakilan dari salah
satu unsur tim penilai tidak dapat hadir yakni panitia tim penilai
sudah mulai mem-follow up by phone atau mengkonfirmasi para
unsur tim penilai sebelumnya. Mereka melakukannya H-1 bahkan
sampai pada hari H penilaian arsip, jadi jika ada perwakilan tim
tidak hadir akibat sakit atau ada tugas tugas mendadak yang mesti
didahulukan, panitia tim penilai arsip bisa langsung
mengkoordinasikan untuk meminta rekomendasi pengganti yang
sama berkompeten dibidangnya itu. Misal ada arsiparis yang
tidak dapat hadir, maka tim penilai arsip akan mengkoordinasikan
ke Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementerian Pendidikan dan
Kebudayaan untuk mencari pengganti arsiparis lain yang sesuai
rekomendasi serta memiliki kompetensi dan memahami betul
tentang kearsipan.
135
BAB V
PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan yang telah diuraikan
pada bab IV, maka penulis mengambil kesimpulan tentang Kegiatan
Pemusnahan Arsip Dinamis Inaktif di Unit Kearsipan Utama Sekretariat
Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah, sebagai berikut :
1. Pelaksanaan kegiatan pemusnahan arsip di Unit Kearsipan Utama
Sekretariat Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah telah
mempunyai pedoman/landasan hukum yang jelas, baik dari peraturan
pelaksanaan kegiatannya dan juga acuan terhadap pemusnahan arsip
yang diatur melalui JRA. Prosedur pelaksanaan pemusnahan arsip
dinamis inaktif di Unit Kearsipan Utama memiliki 6 tahapan. Pada
bulan April tahun 2018 Unit Kearsipan Utama Setditjen Dikdasmen
melakukan pelaksanaan pemusnahan arsip dalam volume besar.
Pemusnahannya dilakukan dengan cara dicacah menggunakan pabrik
kertas yang bernama PT. Aspek Kumbong Paper, total jumlah arsip
dimusnahkan seberat 7 ton yang terdiri dari arsip maupun non arsip.
Pemusnahan arsip tersebut menghasilkan arsip baru berupa daftar arsip
musnah dan berita acara pemusnahan, kedua arsip tersebut berfungsi
sebagai pengganti arsip yang dimusnahkan sdan memiliki kekuatan
hukum yang sama dengan arsip aslinya. Selain itu, kedua arsip tersebut
tidak memiliki JRA (Jadwal Retensi Arsip) dan termasuk kedalam jenis
136
arsip vital yang sifatnya permanen serta disimpan langsung oleh Kepala
Sub Bagian TU di Ruang Penyimpanan Arsip Vital.
2. Upaya yang dilakukan Unit Kearsipan Utama dalam mengatasi kendala
ketika melakukan pelaksanaan kegiatan pemusnahan arsip dinamis
inaktif adalah:
a. Melakukan upaya rekonstruksi arsip oleh Unit Kearsipan Utama
yang bertujuan untuk membangun/mengumpulkan arsip sehingga
menjadi satu berkas utuh yang dapat diinput menjadi daftar arsip
inaktif ke dalam Sistem Otomasi Kearsipan yakni SINTA. Hal
tersebut dilakukan untuk memudahkan penata arsip dalam
menyesuaikan data dan fisik arsip agar mudah ditemukan
kedepannya, sehingga penata arsip dapat lebih efektif dan efisien
dalam menyiapkan Daftar Arsip Inaktif.
b. Melakukan Workshop dan Sosialisasi Kearsipan ke tiap-tiap Unit
Pengolah/Unit Pencipta secara berangsur-angsur yang bertujuan
untuk meningkatkan kesadaran bagi Pengadministrasi Umum
tentang pentingnya mengolah dan menyelamatkan arsipnya
sendiri. Langkah tersebut merupakan langkah yang tepat
dilakukan, karena dengan adanya kegiatan tersebut secara perlahan
Pengadministrasi Umum memiliki kemampuan dan pemahaman
tambahan untuk mengatasi permasalahan dalam mengelola
arsipnya sendiri. Sehingga kekurangan SDM (Sumber Daya Arsip)
yang terjadi di Unit Kearsipan Utama dapat diminimalisir dengan
cara memaksimalkan SDM (Sumber Daya Arsip) yang ada.

137
c. Panitia tim penilai arsip melakukan Follow Up lebih secara intens,
dengan cara follow up by phone di H-1 bahkan hari H penilaian
arsip ke seluruh unsur penilai arsip. Hal tersebut dilakukan panitia
tim penilai arsip agar bisa tanggap bila ada salah satu perwakilan
tim yang tidak dapat hadir secara mendadak. Dengan demikian
panitia tim penilai arsip bisa mencarikan pengganti yang setara
kompetensi di bidangnya juga pemahaman tentang arsipnya,
Sehingga waktu penilaian arsip tetap sesuai dengan jadwal yang
ditentukan.
B. Saran
Dari kesimpulan yang telah diuraikan di atas, penulis akan
menyampaikan beberapa saran dan masukan yang kiranya dapat dijadikan
pertimbangan bagi Unit Kearsipan Utama Sekretariat Direktorat Jenderal
Pendidikan Dasar dan Menengah. Adapun saran-saran dari penulis sebagai
berikut :
1. Pelaksanaan kegiatan pemusnahan arsip dinamis inaktif yang sudah
dilaksanakan sesuai dengan prosedur dan kebijakan yang ada baiknya
dilanjutkan dan dievaluasi selalu. Hal tersebut berguna untuk
mempertahankan implementasi kebijakan yang sudah dilaksanakan dan
dapat mendukung terciptanya pengelolaan arsip yang baik di Unit
Kearsipan Utama Setditjen Dikdasmen.
2. Perlu adanya penambahan sumber daya manusia dalam hal ini adalah
arsiparis, karena setiap Unit Pengolah/Unit Pencipta baiknya memiliki
arsiparis sendiri. Hal tersebut berguna agar tidak terhambatnya kegiatan

138
penyusutan arsip terutama dalam hal pelaksanaan kegiatan pemusnahan
arsip dinamis inaktif pada saat menyiapkan daftar arsip usul musnah.
Selain itu, pada kegiatan Workshop dan Sosialisasi tentang Kearsipan
yang dilakukan oleh Unit Kearsipan Utama baiknya dilanjutkan dan
diberikan tambahan kegiatan pengawasan dengan cara terjun langsung
ke tiap-tiap Unit Pengolah/Unit Pencipta. Hal tersebut penting
dilakukan, untuk mengetahui seberapa jauh perkembangan kemampuan
para pengadministrasi umum setelah mengikuti workshop dan
sosialisasi yang telah dilakukan.

139
DAFTAR PUSTAKA
Arsip Nasional Republik Indonesia. “Peraturan Kepala ANRI Nomor 37 Tahun

2016 tentang Pedoman Penyusutan Arsip.”, 2016.
Basir Barthos, Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta, dan

Perguruan Tinggi, Jakarta: Bumi Aksara, 2014.
Boedi Martono, Penyusutan dan Pengamanan Arsip Vital Dalam Manajemen

Kearsipan, Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1997
Cholid Narbuko, dan Abu Achmadi. Metode Penelitian. Jakarta: Bumi Aksara,
2009.
Fuad Hasan. Pendekatan Kualitatif Untuk Penelitian Prilaku Manusia. Jakarta:

Lembaga Pengembangan Sarana Pengukuran Psikologi (LPSP3) Universitas
Indonesia, 2001.
Indonesia. “Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang

Kearsipan.”, 2009.
International Standard Organization ISO 15489-1. “Information and

Documentation-Recors Management,” 2001.
Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. “Peraturan Menteri Pendidikan dan

Kebudayaan Nomor 45 Tahun 2016 tentang Jadwal retensi Arsip Subtantif
dan fasilitatif di Lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan.”,
2016
Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. “Peraturan Menteri Pendidikan dan

Kebudayaan Nomor 68 Tahun 2016 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan
Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan.”, 2016.
Lexy J. Moleong, Metodologi Penelitian Kualitatif, Bandung: Remaja Rosdakarya,

2007.
Mahsun Rifauddin, “Pengelolaan Arsip Elektronik Berbasis Teknologi”, Khizanah

Al-Hikmah Jurnal Ilmu Perpustakaaan, Informasi, dan Kearsipan, Vol 4 No.
2, 2016
Mathew B. Milles dan Michael A. Hubberman, Analisis Data Kualitatif: Buku

Sumber Tentang Metode – metode Baru, Jakarta: UI-Press, 1992.
McKemmish, Sue, “Yesterday, Today and Tomorrow: A Continium of

Responsibility,” Proceedings of The Record Management Association of
Australia 14th National Convention, 15 September 1997
140
Muhammad Rosyihan Hendrawan dan Mochamad Chazienul Ulum, Pengantar

Kearsipan: Dari Isu Kebijakan ke Manajemen, Malang: UB Press, 2018.
Mutiawatul Wardah, “Pengelolaan Arsip Dinamis”, Jurnal LIBRIA 8, No 1, 2016.
Prasetya Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian: Pengantar Teori dan Panduan
Praktis Penelitian Sosial bagi Mahasiswa dan Peneliti Pemula, Jakarta:
STIA-LAN, 2004.
Presiden Republik Indonesia. “Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28

Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan.”, 2012
Sugiyono, Memahami Penelitian Kualitatif, Bandung: Alfabeta, 2010.
Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis: Pengantar Memahami dan Mengelola

Informasi dan Dokumen, Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2003.
Tata Sutarbi, Konsep Sistem Informasi, Yogyakarta: Andi, 2012
Wawancara dengan Informasn:
1. Bapak Hasbi Fikri, Pengadministrasi Umum Sub Bagian Tata Usaha, January 13,
2020.
2. Bapak Madha, Arsiparis Unit Kearsipan Kementerian, 2020.
3. Bapak Fheby Azhom Arrafiqie, Koordinator Penata Arsip Unit Kearsipan

Utama
Zawiyah M. Yusof and Robert W. Chell, “Towards a Theoretical Construct for

Records Management,” Records Management Journal 12, No. 2, 200
“Understanding Digital Records Management: Records Management Solution for

Today’s Regulatory Environtment,” Records Management Focus White
Paper, t.t.
LAMPIRAN-LAMPIRAN
1. Lampiran Ruang Penyimpanan Arsip Unit Utama
2. Lampiran Bentuk dan Kalsifikasi Boks Arsip

3. Lampiran Berkas dan Penyimpanan Arsip Dinamis Inaktif
4. Lampiran Berkas Arsip yang Baru Dipindah dalam Bentuk Boks Beserta Folder
5. Lampiran Blanko Daftar Usul Musnah Arsip
6. Lampiran Blanko Daftar Arsip Musnah
7. Lampiran Blanko Surat Pertimbangan Penilaian arsip
8. Lampiran Blanko Berita Acara Pemusnahan
9. Lampiran Contoh Arsip Dinamis Inaktif Siap Musnah
10. Lampiran Contoh Dokumentasi Pelaksanaan Pemusnahan Arsip

11. Lampiran Wawancara dengan Bapak Hasbi Fikri, S.IP. Selaku
Pengadministrasian Umum Sub Bagian Tata Usaha
12. Lampiran Wawancara dengan Bapak Madha, S.Pd., MM. Selaku Arsiparis
Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan
13. Lampiran Wawancara dengan Bapak Fheby Azhom Arrafiqie, S.IP Selaku
Koordinator Penata Arsip Unit Kearsipan Utama
Draft Wawancara Pelaksanaan Pemusnahan Arsip Dinamis Inaktiff Study Kasus pada Unit
Kearsipan Utama Sekretariat Ditjen Dikdasmen
Nama Informan: Bapak Hasbi Fikri, S.IP

Jabatan: Pengadministrasi Umum Sub Bagian Tata Usaha (Koordinator Pengelolaan Arsip Unit
Kearsipan Utama)
Waktu Wawancara: 13 Januari 2020
1. Apakah landasan hukum tentang penyusutan arsip?

Landasannya ada banyak, yang pasti itu Permendikbud Nomor 68 tentang tata Kearsipan di
Lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan terus Permendikbud Nomor 45 tentang
Jadwal Retensi Arsip. Mengacunya kepada Undang-Undang Nomor 43 tentang Kearsipan, lalu
PP Republik Indonesia tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 tentang Kearsipan
2. Meliputi apa sajakah kegiatan penyusutan arsip di Setditjen Dikdasmen?

Jadi. Penyusutan di sini hanya melakukan kegiatan pemindahan arsip inaktif dari Unit
Pengolah ke Unit Kearsipan Utama dan juga pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna.
Karena untuk penyerahan itu bersifat statis, sementara Unit Kearsipan Utama setditjen
dikdasmen ini dikhususkan untuk mengelola arsip dinamis inaktif saja. Arsip dinamis aktifnya
itu ada di unit pengolah yakni ditiap Bagian/Unit Kerja yang ada di Setditjen, sementara arsip
dinamis inaktifnya itu ada di sini, disimpan di Pusat Penyimpanan Arsip Unit Utama
3. Pedoman/Acuan apa yang digunakan dalam melakukan pelaksanaan pemusnahan arsip?

Pedoman/Acuan yang kita gunakan untuk pemusnahan ya itu tadi sama dengan pedoman
penysutan, ada di Permendikbud No. 68 dengan mengacu pada Undang-Undang Nomor 43
tentang Kearsipan,, dimana disitu sudah dijelaskan semua tentang pemusnahan
4. Peran JRA dalam melakukan pemusnahan arsip?

Jadi tanpa JRA, pemusnahan arsip akan jauh lebih sulit dan lebih lama. JRA tidak berlaku
surut, semisal ada pedoman JRA tahun 2003, maka arsip yang tercipta ditahun 2003 kebawah
menggunakan JRA yang lama sebelum 2003, sementara arsip yang tercipta untuk 2003 keatas
menggunakan JRA 2003, semisal ada pembaharuan lagi pada tahun 2015. Maka arsip yang
diciptakan ditahun 2015 dan diatas tahun 2015 menggunakan JRA 2015. Tiap pembaharuan
JRA berlaku sejak ditetapkan tahun pedoman JRA itu dibentuk
5. Arsip yang retensinya berapa tahunkah yang dikelola di Unit Kearsipan Utama?
Di Unit Kearsipan Utama ini kita hanya mengelola arsip dinamis inaktif yang mempunyai JRA
dibawah 10 (sepuluh) tahun saja. Sementara arsip yang diatas 10 (sepuluh) tahun itu
wewenangnya Unit Kearsipan Kementerian
6. Adakah pedoman/acuan yang mengatur tentang kapan pemeriksaan/penyeleksian itu

dilakukan?
Sebetulnya tidak ada pedoman yang mengatur tentang itu, tapi untuk melakukan pemeriksaan
itu biasanya kami melakukannya setahun sekali, di akhir tahun
7. Siapakah yang bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan/penyeleksian arsip?

Yang bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan/penyeleksian arsip inaktif di unit
kearsipan utama itu penata arsip
8. Bagaimanakah proses dalam melakukan pemeriksaan/penyeleksian arsip?
Mereka itu melakukan pengecekan daftar arsip inaktif yang sudah habis retensinya, setelah itu
mereka melakukan pengecekan fisik arsipnya yang kemudian akan dijadikan daftar arsip usul
musnah, lengkapnya bisa ditanyakan ke penata arsipnya. Jadi mereka penata arsip setelah
membuat daftar usul musnah itu harus menyerahkan ke Kasubag TU. Biasanya akan masuk ke
saya selaku Pengadministrasi Umum TU, setelah itu saya akan mengirimkan surat permohonan
pemusnahan arsip beserta lampiran daftar usul musnah arsip kepada Pimpinan Unit
Kearsipan Utama yakni Sekretaris Jenderal Direktorat Pendidikan Dasar dan Menengah.
Pimpinan Arsip menyetujui dan langsung memerintahkan Kasubag TU untuk membentuk
Panitia Tim Penilai Arsip.
9. Bagaimanakah proses pembentukan panitia tim pemusnah arsip?

Langkah awalnya, pimpinan arsip nantinya akan menugaskan ke kepala sub bagian TU untuk
membentuk tim penilai arsip. setelah itu Kasubag TU melalui pengadministrasi umum akan
membuatkan SK pembentukan panitia tim penilai arsip yang berisikan arsiparis/pejabat
kementerian, bidang hukum dan organisasi kementerian, bidang pengawasan, unit kearsipan
utama dan unit pengolah/pencipta. Untuk unsur arsiparis kementerian, unsur hukum dan
organisasi dan unsur pengawasan kita sifatnya mengundang, kita membuat surat permohonan
untuk menjadi tim penilai arsip kepada unsur-unsur tim penilai arsip yang di biro umum unit
kearsipan kementerian serta yang di unit kearsipan utama dan unit pengolahnya. Biasanya isi
surat undangan permohonan itu sudah disertai dengan lampiran daftar usul musnah arsip dan
SK panitia tim penilai arsip akan di keluarkan langsung oleh Kepala Sub Bagian TU
10. Apakah ada aturan atau kriteria khusus untuk menjadi panitia tim penilai arsip?
Untuk kriteria khusus sebetulnya si tidak diatur, hanya saja yang pasti untuk arsiparis/pejabat
kementerian harus mempunyai kompetensi di bidang arsip, untuk perwakilan di bidang hukum
itu ya harus yang memahami betul hukum terutama tentang arsip dan untuk perwakilan bidang
pengawasan itu diserahkan kepada Inspektorat Jenderal, lalu untuk unit pegolah/penciptanya
itu harus yang mengerti dan bertanggungjawab betul terhadap arsip yang dipunyainya,
sementara untuk Unit Kearsipan Utama bisa Kepala Sub Bagian TU langsung ataupun saya.
11. Dilakukan dimanakah tempat pelaksanaan penilaian arsip?

Jadi, penilaian arsip itu sendiri dapat dilakukan disini karena kita sudah memiliki ruangan
simpan sendiri, record center sendiri dimana kita hanya mengurusi arsip yang retensinya
dibawah 10 tahun. Kecuali arsip yang retensinya diatas 10 tahun, itu sudah menjadi tanggung
jawab unit kearsipan kementerian. Biasanya penilaian arsip itu dilakukan di ruang rapat yang
telah kita siapkan
12. Apa saja yang harus disiapkan dalam melakukan penilaian arsip?
Tentunya yang mesti disiapkan ialah konfirmasi untuk para tim penilainya, jadi kita
mengkonfirmasikan melalui telefon 1 hari sebelum proses pelaksanaan penilaian arsip dimulai.
Apakah para perwakilan unsur-unsur tersebut bisa hadir atau tidak, semisal perwakilan dari
salah satu bidang tidak dapat hadir, maka kita meminta kepada Biro Umum Kementerian untuk
mencarikan pengganti yang sama berkompeten di bidangnya itu. Selain itu tentunya kita
menyediakan ruang rapat, menyiapkan kembali fotocopy lampiran daftar usul musnah yang
sudah dikirim bersamaan surat undangan, menyediakan alat-alat seperti pulpen, laptop,
proyektor dan layar untuk menampilkan daftar usul musnah arsip di layar yang akan dibahas
secara bersama.
13. Apakah ada pedoman/acuan dalam melakukan penilaian arsip?
Pedoman/acuannya itu sudah pasti dari JRA, JRA itu sebagai pedoman umur arsip dan berapa
lama arsip itu disimpan, jadi arsip itu ada jangka waktu penyimpanannya semisal 10 tahun,
ada juga yang 5 tahun. Nah retensi itu ialah sebagai dasar awal umur hidup arsip. Lewat JRA
sudah ditentukan umur arsip baik aktif dan inaktif dan itu sebagai pedoman penyusutan
termasuk juga sebagai acuan dalam melakukan penilaian arsip. JRA tersebutlah yang menjadi
dasar kekuatan hukum. Karena JRA itu merupakan turunan dari ANRI lalu ke Kementerian.
Jadi pedomannya ya JRA Kementerian yang tertera pada Permendikbud No.45 tentang JRA,
itu digunakan untuk mengetahui umur arsip inaktif mana yang sudah dapat dilakukan
pemusnahan
14. Bagaimanakah alur pelaksanaan penilaian arsip?

Iya jadi, penilaian arsip itu dilakukan di ruangan rapat, dengan cara ditayangkan di layar
proyektor dan dibahas dan didiskusikan bersama-sama dengan tiap perwakilan unsur-unsur
tim penilai. Sebelum melakukan penilaian, kita selaku panitia tim penilai arsip itu melakukan
pemfotocopyan daftar usul musnah yang akan di bagikan berdasarkan jumlah tim penilai yang
hadir, dapat dipastikan jumlahnya ganjil. Daftar usul musnah arsip nantinya akan ditampilkan
dilayar proyektor untuk dapat dilihat secara bersama-sama dan para penilai dapat melakukan
diskusi, penilai arsip masing-masingnya berhak memverifikasi arsip-arsip yang diusulkan
musnah dengan cara melakukan pencentangan nomor-nomor arsip pada lembar fotocopy-nya.
Setelah selesai nantinya akan dibuatkan surat hasil pertimbangan penilaian arsip yang di
tanda tangani oleh seluruh panitia tim penilai arsip dan akan diserahkan ke Biro Umum
Sekretariat Jenderal Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan untuk melakukan permohonan
persetujuan arsip yang dapat dimusunahkan
15. Bagaimanakah alur untuk melakukan permohonan persetujuan arsip musnah ke ANRI?
Iya seperti yang saya sudah jelaskan, setelah selesai melakukan penilaian arsip itu akan
dbuatkan surat hasil pertimbangan penilaian arsip yang harus di tanda tangani oleh seluruh
panitia tim penilai arsip. Selanjutnya kita akan menyererahkannya ke Biro Umum Sekretariat
Jenderal Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan beserta lampiran daftar usul musnah
untuk dijadikan surat permohonan persetujuan arsip yang dapat dimusunahkan ke ANRI.
Jadi dari kita (Unit Kearipan Utama) itu tidak bisa langsung minta persetujuan ke ANRI. Harus
melalui biro umum dulu yang dimana nantinya dari Biro Umum baru akan membuatkan surat
permohonan persetujuan arsip musnah disertai lampiran surat pertimbangan penilaian dan
daftar usul musnah ke ANRI. Kemudian setelah itu ANRI juga akan melakukan pengecekan dan
verifikasi terhadap surat tersebut, dari ANRI ini kemudian menghasilkan surat permohonan
persetujuan arsip musnah yang sudah ditanda tangani oleh Kepala ANRI, surat itu akan
diserahkan ke Biro Umum, kemudian akan diteruskan ke kita yakni Unit Kearsipan Utama (Sub
Bagian TU). Berbeda dengan Unit Kearsipan Kementerian yang bisa langsung melakukan
permohonan persetujuan ke ANRI
16. Mengapa harus meminta persetujuan lebih dahulu ke ANRI?

Iya karena itu memang sudah diatur di Undang-Undang, jadi kita tidak berhak menyetujui
arsip tersebut dapat dikatakan musnah atau tidak sebelum disetujui ANRI, karena itu
wewenangnya mereka selaku Lembaga tertinggi yang mengurusi arsip, dalam hal penyusutan
arsip memang ANRI mengawasi.
Jadi hasil pengecekan dan verfiikasi ANRI itu bisa memunculkan hasil yang berbeda dimana
arsip ada yang bisa berketerangan dimusnahkan atau disimpan kembali karena arsip vital
17. Mengapa berbeda hasilnya dan adakah contoh ANRI melakukan penetapan Arsip Musnahnya?
Jadi, semisal data dari 10.000 arsip yang sudah dinilai oleh tim penilai melalui surat
pertimbangan penilaian menyebutkan bahwa 8000 arsip harus musnah dan 2000 arsip harus
simpan kembali itu dapat berubah setelah dari ANRI. Semisal ANRI ternyata menetapkan dari
8000 arsip yang layak musnah itu ada 300 arsipnya yang keterangannya menyebutkan arsip
vital dan harus disimpan kembali. Sehingga yang ditetapkan musnah itu menjadi 7700 arsip
saja. Itu bisa saja terjadi karena memang wewenangnya ANRI untuk mengecek dan merevisi
arsip ketika melakukan permohonan persetujuan arsip yang ingin dimusnahkan sebelum
ditandatangani oleh Kepala ANRI. Setelah ditandatangani itu keluar surat permohonan
persetujuan pemusnahan arsip yang telah ditandatangani yang akan diserahkan ke Biro Umum
kemudian diteruskan ke Kassubag TU
18. Apa yang dilakukan Unit Kearsipan Utama setelah surat penetapan arsip musnah diterima?
Jadi, surat permohonan persetujuan arsip musnah yang telah ditandatangani itu kita terima
melalui Kasubbag TU (Unit Kearsipan Utama). Surat tersebut nantinya akan kita kirimkan ke
Pimpinan Arsip, kemudian pimpinan arsip akan mengeluarkan surat penetapan arsip musnah
dengan mengacu dari hasil surat permohonan persetujuan arsip musnah dari ANRI itu. Setelah
itu kita akan melakukan proses penyimpanan kembali untuk arsip yang dinyatakan harus
disimpan kembali dan membuat daftar arsip musnah untuk arsip yang ditetapkan musnah dan
membuat tim pemusnah arsip.
Pembentukan tim pemusnah arsip itu dari Unit Kearsipan Utama setelah menetapkan daftar
arsip musnah. Pembentukan tim pemusnah arsip itu pakai SK yang dibuat oleh Kasubag TU
(Unit Kearsipan Utama)
Sebelum kita melakukan pelaksanaan pemusnahan arsip, ialah melakukan proses
penyimpnanan kembali bagi arsip yang harus disimpan kembali dan membuat daftar arsip
musnah. Nah, proses penyimpanan kembali dan pembuatan daftar arsip musnah itu dilakukan
oleh penata arsip Unit Kearsipan Utama setelah surat penetapan arsip musnah itu kita
teruskan ke mereka. Mereka juga yang menyiapkan daftar arsip yang akan dimusnahkan,
tentang bagaimana detali proses penyimpanan kembali dan pembuatan daftar arsip musnah
bisa langsung ditanyakan ke penata arsip.
19. Apakah ada peraturan atau ketentuan khusus untuk menjadi tim pemusnah arsip?
Tidak ada ketentuan khusus untuk menjadi tim pemusnah arsip, karena tim pemusnah arsip itu
hanya bertugas menyaksikan dan melaporkan saja. biasanya isinya penata arsip dan arsiparis.
Kemarin yang kita lakukan itu perwakilan unit kearsipan utama, penata arsip dan arsiparis
yang menjadi tim pemusnahnya
20. Lalu, apakah ada pedoman/aturan yang mengatur tentang pelaksanaan pemusnahan arsip?
Jika dari pedoman Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayan No 068 sendiri itu tidak
ada aturannya untuk pemusnahan arsip. hanya mengatur bahwasannya pemusnahan arsip
dilakukan dengan cara dicacah, dilebur atau lain-lainnya. Biasanya yang kita lakukan itu
dicacah. jika arsip yang dimusnahkan dalam volume yang banyak dan besar, serta kitanya
tidak mempunyai alat pencacah yang besar itu kita butuh pihak luar yakni pabrik kertas yang
memiliki mesin pencacah yang besar
21. Mengapa Unit Kearsipan Utama lebih memilih untuk melakukan pemusnahan arsip dengan
cara dicacah?
Iya karena dalam pemusnahan arsip itu yang menjadi syarat penting ialah arsip yang
dimusnahkan harus sudah tidak dapat dibaca lagi informasinya. Dengan cara dicacah pun
sudah cukup, selain itu dengan cara dicacah, arsip yang sudah dicacah bisa dapat bermanfaat
dan dapat di daur ulang oleh pabrik kertas yang menjadi pihak ketiga. Karena di lingkungan
Unit Kearsipan Utama biasanya dilakukan pencacahan dengan mesin pencacah kertas.
22. Bagaimanakah pelaksanaan pemusnahan arsip jika dalam volume kecil, apakah yang dimaksud
dengan biasa melakukan pencacahan dengan mesin pencacahan kertas sendiri itu?
Jadi ada syarat arsip yang dapat dimusnahkan sendiri, nah itu yang disebut volume kecil, jadi
hanya yang sifatnya duplikasi itu pasti akan dimusnahkan langsung tanpa harus ada prosedur-
prosedur yang ada. Semisal ada temuan arsip yang berduplikasi itu akan langsung
dihancurkan dengan mesin pencacah kertas yang ada di sini dan dapat dilakukan kapanpun.
23. Dalam melakukan pemusnahan arsip volume besar itu mengapa tidak bisa dilakukan
sendiri di setditjen dikdasmen
Jelas tidak bisa, karena dalam pemusnahan arsip dalam volume besar itu membutuhkan pihak
ketiga, pabrik kertas yang mempunyai mesin pencacah yang besar sementara setditjen
dikdasmen tidak memiliki alat pencacah sebesar yang ada di pabrik. Disini kita hanya
mempunyai 2 mesin pencacah kertas biasa, dengan mesin yang ada itu sudah cukup untuk
mengakomodir kebutuhan kita sehari-hari dan untuk mesin pecacah besar kita merasa tidak
terlalu perlu untuk punya mesin sebesar itu. Sekalipun ingin dilakukan disini, mesin pencacah
kita itu hanya paling bisa melakukan pencacahan 30 menit, karena kalau dipaksan untuk
mencacah lebih dari itu bisa berbahaya, akan menyebabkan mesin rusak
24. Bagaimanakah proses pelaksanaan pemusnahan arsip dalam volume besar dengan
menggunakan pihak ketiga (pabrik kertas)?
Prosesnya itu pertama kita berkabar dulu ke pihak ketiganya untuk melakukan pemusnahan,
lalu kita bawa arsipnya ke pihak ketiganya menggunakan truk, lalu setelah itu barulah
melakukan pencacahan dengan mesin pencacah kertas besar karena pihak ketiga ini biasanya
adalah pabrik kertas yang biasanya akan di daur ulang kembali untuk membuat kertas baru.
Pabrik yang biasa kerjasama dengan kita itu, ada namanya PT. Fajar di Cibitung, ada juga
PT. Aspex Kumbong Paper di Cileungsi dan ada juga yang di Tangerang.
25. Pabrik kertas yang digunakan pada saat itu pelaksanaan pemusnahan tahun 2018 itu apa
namanya? Apakah memiliki kriteria dalam menentukan pabrik kertas?
Pabrik kertas yang kita gunakan pada saat itu PT. Aspek Kumbong Paper yang ada di cileungsi
karena PT. Aspek Kumbong Paper sudah rekanan dengan kita. Pabrik kertas yang kita
gunakan pada saat itu PT. Aspek Kumbong Paper yang ada di cileungsi karena PT. Aspek
Kumbong Paper sudah rekanan dengan kita. Untuk kriteria tidak ada, karena bagi kita yang
terpenting pabrik kertas tersebut memiliki mesin pencacah kertas yang besar dan dapat
menjamin kerahasiaan informasi arsip agar tidak bocor kemana-mana.
26. Apa peran dari pabrik kertas dalam melakukan pemusnahan arsip?
Pabrik kertas itu hanya menerima arsip yang kita bawa, lalu kemudian arsipnya akan
ditimbang total beratnya berapa sehabis ditimbang selanjutnya akan dilakukan proses
penghancuran arsip dengan mesin pencacah. Setelah hancur yasudah selesai, arsip-arsipnya
sudah tidak dapat diketahui lagi informasinya.
27. Arsip apa saja yang dimusnahkan pada saat itu dan berapa jumlah totalnya?
Arsip yang dimusnahkan pada saat itu kebanyakan arsip keuangan, berita acara barang milik
negara dan surat korespondensi. Total berat timbangannya itu 7 ton, itu termasuk duplikasi
dan juga non arsip. jadi kalo di kementerian pendidikan dan kebudayaan itu kan banyak
proposal-proposal untuk pembangunan sekolah atau permohonan bantuan dana sekolah lain-
lainnya. Nah itu kan bukan arsip, itu disimpan lama oleh orang yang dulu mengira itu adalah
arsip. Bisa dibilang unit pengolahnya dulu mengira bahwasannya proposal-proposal itu
adalah arsip, jadi mereka simpan itu.
28. Apakah ada contoh pelaksanaan pemusnahan arsip yang dilakukan oleh Unit Kearsipan Utama?
Pernah ada 7 ton arsip, ini kita tidak menggunakan tender tetapi betul-betul pabrik kertas yang
kita ajukan sendiri dengan spesifikasi mempunyai mesin pencacah kertas yang besar dan
mampu menampung arsip yang akan dimusnahkan. Itu kita yang melakukan koordinasi ke
pihak pabriknya, setelah oke kita langsung menyewa truk untuk mengangkut arsip yang akan
dimusnahkan, selain itu kita juga biasanya memakai jasa bantuan tenaga untuk mengangkut
arsipnya seperti OB atau security. Sampai akhirnya tiba disana kita hanya mengkonfirmasi
kapan waktu pencacahan dimula, setelah itu langsung dilakukan jasa pencacahan di pabrik
kertasnya, tim pemusnah mengawasi dan memastikan bahwasannya arsip itu sudah tidak dapat
diketahui informasinya dan mendokumentasikannya sebagai bukti untuk laporan. Jadi
anggarannya dapat dibilang cukup besar, apalagi kita melakukannya secara sendiri satu
lembaga sekretariat direktorat jenderal pendidikan dasar dan menengah.
29. Apakah tugas dari tim pemusnah arsip dalam proses pemusnahan arsip ketika di pabrik kertas?
Tugas tim pemusnah arsip yaitu melakukan koordinasi dengan pabrik kertas untuk
mengkonfirmasi waktu pencacahannya, selanjutnya tim pemusnah mendampingi dan
menyaksikan arsip secara penuh pada saat penimbangan dan proses penghancurannya.
Karena dalam undang-undang tugas tim pemusnah arsip hanya menyaksikan dan melaporkan
saja. Intinya dalam pemusnahan arsip tim pemusnah bertugas untuk memastikan bahwa
informasi arsip yang dimiliki ini tidak bocor kemana-mana dan arsip-arsip ini dipastikan telah
dihancurkan sampai tidak dapat diketahui lagi informasinya, dan juga mereka harus
mendokumentasikan proses pemusnahannya sebagai bukti laporan akhir.
30. Apa yang dimaksud laporan akhir itu? Apakah laporan akhir itu dapat dikatakan sebuah arsip
baru?
Yang dimaksud laporan akhir itu namanya laporan kegiatan. Laporan kegiatan itu isinya ada
bab-bab nya ada lampirannya, ada dokumentasinya. Isinya itu dari mulai latar belakang,
tujuan, rangkaian kegiatan pemusnahannya, keterangan waktunya dan kronologis untuk
pelaksanaan kegiatan pemusnahan arsipnya itu dijelaskan semua. Laporan ini dibuat untuk
ditujukan untuk dilaporkan kepada pimpinan arsip, laporan tersebut itu sifatnya bukan untuk
publik dan bukan arsip.
31. Apa yang dimaksud dengan daftar arsip musnah dan berita acara pemusnahan sebetulnya?
Jadi daftar arsip musnah dan berita acara pemusnahan itu merupakan hasil dari seluruh
proses pemusnahan arsip karena itu dapat dikatakan sebagai arsip baru, gunanya sebagai
pengganti arsip asli dan bukti resmi bahwa arsip sudah dimusnahkan. Nah, itu juga pasti
dilampirkan dilaporan kegiatan yang akan ditujukan ke pimpinan arsip
32. Apa yang dilakukan setelah selesai melakukan pelaksanaan kegiatan pemusnahan arsip?
Setelah melaksanakan kegiatan pemusnahan arsip setelahnya kita membuat laporan akhirnya.
Kita akan memuat daftar arsip musnahnya dan berita acara pemusnahannya itu sudah cukup.
Berita acara dan daftar arsip musnah ini akan dibuat beberapa rangkap sesuai kebutuhan yang
akan dibagikan dan disimpan di Unit Kearsipan Utama Setditjen Dikdasmen dan Unit
Kearsipan Kementerian Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementerian Pendidikan dan
Kebudayaan sebagai pengganti arsip yang telah dimusnahkan. Karena berita acara dan daftar
arsip musnah itu mempunyai kekuatan hukum yang sama seperti arsip yang asli. Jika semisal
ada yang mau nyari apa dan itu udah musnah, kita punya berita acara dan daftar arsip musnah
itu sama kuatnya seperti aslinya. Dalam proses pemusnahan ini juga harus diingat berkas-
berkas yang copy itu juga harus musnah dan tidak boleh disimpan dan yang di scan juga harus
musnah.
33. Apakah daftar arsip musnah dan berita acara pemusnahan memiliki JRA dan apakah bisa
dimusnahkan kembali?
Jadi daftar arsip musnah dan berita acara pemusnahan itu tidak memiliki JRA, karena kedua
arsip tersebut akan menjadi arsip vital yang sifatnya permanen. Nah jadi jelas itu tidak dapat
dimusnahkan lagi.
34. Di Unit Kearsipan Utama kedua arsip tersebut disimpan dimanakah?

Kalo daftar arsip musnah dan berita acara pemusnahan itu disimpan oleh Kepala Sub Bagian
TU di Ruang Penyimpanan Arsip Vital Unit Kearsipan Utama
35. Apakah ada kendala yang ditemui dalam melakukan seluruh pelaksanaan kegiatan pemusnahan
arsip?
Sejauh ini secara keseluruhan bisa dibilang aman sih, kita melakukannya juga sesuai prosedur
yang ditetapkan dan pada pelaksanaanya lancar-lancar saja. Mungkin ini sih. Kendalanya itu
ada pada tahap pemeriksaan berkasnya sih, karena fisik dan daftarnya itu kadang-kadang
tidak sama pas awal itu cukup ribet. Itu terjadi karena pada awal pemindahan arsip dari aktif
ke inaktif terkadang Unit Pengolah/Unit Penciptanya tidak menyerahkan file sesuai prosedur,
ada yang menyerahkan lengkap, ada yang ketika diperiksa kembali ternyata ada yang kurang
atau hilang, ada juga yang bahkan mengirimkannya 1 kardus besar tanpa diolah. Hal tersebut
berpengaruh untuk proses menyiapkan daftar usul musnah arsip yang dilakukan oleh penata
arsip.
Hal tersebut juga terjadi karena adanya tumpang tindih pekerjaan, jadi tiap unit
pengolah/pencipta mempunyai satu pengadministrasi umum yang bertanggung jawab terhadap
arsip, akan tetapi biasanya itu adalah jabatan tempelan atau tugas tambahan dimana
sebetulnya orang itu sudah punya jabatan dan tugas aslinya. Jadi kita memaklumi itu dan mau
tidak mau harus menerima berkasnya, yang terpenting arsipnya terselamatkan.
36. Upaya apa yang dilakukan Unit Kearsipan Utama dalam mengatasi kendala tersebut?
Jika kedalam konteks kendala dalam pemberkasan/pemeriksaan arsip itu yang kita lakukan
adalah rekonstruksi arsip, jadi secara ringkas itu kita menyatukan kembali arsip yang terpisah-
pisah. Jika kendala dalam konteks kekurangan SDM arsip dan perihal kesadaran itu, jadi kita
itu ada Workshop dan Sosialisasi tentang kearsipan yang bertujuan meningkatkan kesadaran
bahwasannya pentingnya berkas/arsip tiap-tiap Unit Pengolah/Unit Pencipta untuk
diselamatkan, walaupun belum ada arsiparis yang mumpuni di tiap Unit Pengolah/Unit
Penciptanya. Yang terpenting tiap unit pengolah itu sudah percaya menitipkan berkas ke unit
kearsipan utama, sebelumnya itukan dikelola sendiri, jadi kita lakukan berangsur-angsur untuk
meningkatkan keasadaran mereka.
Kearsipan Utama Sekretariat Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah
Nama Informan: Bapak Madha, S.Pd., MM.

Jabatan : Arsiparis Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan (Tim Penilai Arsip)
1. Apa yang bapak ketahui tentang penyusutan arsip?

Penyusutan arsip adalah pengurangan, pengurangan arsip dengan cara pemindahan,
pemusnahan dan penyerahan. Karena tanpa adanya penyusutan arsip itu akan bertumpuk.
Makannya penyusutan adalah pengurangan arsip dengan cara pemindahan, pemusnahan dan
penyerahan. Semisal arsipnya sudah inaktif itu harus dipindahkan.
2. Lebih mendalam, apa yang bapak ketahui tentang pemusnahan arsip?

Jadi penyusutan itu yang paling panjang alurnya itu pemusnahan, pemusnahan arsip itu harus
seusai prosedur, gaboleh tanpa prosedur karena arsip yang sudah dimusnahkan itu tidak dapat
kembali diciptakan. Jika melakukan pemusnahan arsip tidak menggunakan prosedur kita sudah
pasti dikenakan denda 500 juta. Di Undang-Undang itu kan sudah diatur. Induk dari
pengelolaan kearsipan di lingkungan kementerian pendidikan dan kebudayaan ialah pada
peraturan pemerintah, petunjuk teknisnya disana.
3. Adakah pedoman/acuan dalam melakukan kegiatan pemusnahan arsip?

Pedoman/acuannya pemusnahan arsip itu ada di Peraturan Menteri Penidikan dan
Kebudayaan No. 68 untuk kegiatannya dengan mengacu kepada Undang-Undang. Kalau untuk
JRAnya itu kita punya sendiri dan jelas di atur di Peraturan Menteri Pendidikan dan
Kebudayan No. 45, setiap arsip di lingkungan Kementerian pasti memiliki JRA tidak terkecuali
di Setditjen Dikdasmen itu juga pasti memiliki JRA, jadi arsip itu tidak lepas dari pola
klasifikasi dan itu nyambung dengan JRA. Semisal klasifikasinya Hk, itu hukum, Ku, itu
keuangan. Jadi misal arsip Hukum retensinya berapa lama bisa dilihat di JRA, sama halnya di
Ku pun bisa dilihat di JRA. Jadi nyambung antara pola klasifikasi dan jadwal retensi arsipnya.
Di sini bisa dikatakan telah memiliki JRA dan arsip-arsipnya telah secara keseluruhan
memiliki JRA juga.
4. Dalam pelaksanaan pemusnahan arsip di Unit Kearsipan Utama itu akan mengundang Arsiparis
Kementerian untuk menjadi salah satu tim penilai, bagaimanakah prosesnya?
Iya, jadi kalo pemusnahan arsipnya di lakukan pada tataran Setditjen Dikdasmen itu
mengundang kami disini untuk menjadi panitia tim penilai arsip melalui biro umum dan tim
penilai arsip itu harus berjumlah ganjil, tidak boleh genap sesuai dengan Undang-Undang
Nomor 43 tentang Kearsipan. Nah, tim penilai arsip ini biasanya terdiri dari beberapa unsur,
dari unsur perwakilan unit kearsipan setditjen dikdasmen, pencipta arsipnya dari setditjen
dikdasmen lalu unit pengolahnya juga setditjen dikdasmen ada. Ada unit kearsipan dikdasmen
ada unit pengolahnya, lalu dari dikdasmen kementerian yakni biro umum, lalu dari bidang
hukum dan organisasi di kementerian pendidikan dan kebudayaan. Lalu bidang pengawasan
dari inspektorat jenderal. Jadi yang terpenting itu unsur-unsur tersebut harus ada, untuk
prasyarat pembentukan tim penilai. Bidang hukum, bidang pengawasan, arsiparis/pejabat unit
kearsipan kementerian, unit kearsipan utama, pencipta arsip atau unit pengolah. Itu harus ada.
Kita disini sebetulnya hanya tinggal menerima surat undangan permohonan menjadi tim
penilai yang disertai daftar usul musnah dan mengkonfirmasi kehadiran saja. Jadi surat
undangan permohonan dan daftar usul musnah itu memang biasanya sudah dapat diterima 3-
4 hari sebelum dilakukannya penilaian arsip. sehingga itu membuat tiap unsur perwakilan tim
penilai bisa mempelajari bahan-bahan yang telah diberikan dan juga bisa memiliki bekal untuk
melakukan penilaian arsip. Biasanya juga tiap perwakilan tim penilai itu telah meverifikasi
dengan cara mencentang-centang terlebih dahulu atau dicoret-coret untuk bahan persiapan
untuk didiskusikan bersama pada saat menilai nanti.
5. Apakah ada pedoman yang dimiliki tim penilai dalam melaksanakan penilaian arsip?
Tim penilai itu berpedoman pada JRA dalam melakukan penilaian, tanpa JRA ya tidak bisa.
Jadi orang yang menilai tidak boleh ngawur, apalagi keluar dari JRA. JRA yang jadi pedoman
disini ialah Peraturan Menteri, dimana Peraturan Menteri tersebut sudah dibahas bersama
oleh orang-orang Arsip Nasional.
JRA itu kan ada pedoman ANRI yang mengatur, sementara semisal arsip itu kan unik,
bagaimana arsip di tiap lembaga/organisasi itu berbeda-beda jenisnya. Kalau JRA di
lingkungan kemendikbud ini kan dilihat dari jenis arsip disini ada arsip kepegawaian, ada
arsip keuangan nah itu kita berkoordinasi kepada lembaga negara keuangan (BPK) dan
kepegawaian ini harus dari lembaga negara (BKN), minta persetujuan dari BPK dan BKN dan
juga ANRI. Jadi dalam membahas penentuan JRA, orang-orang dari perwakilan BPK, dari
BKN dan ANRI itu harus hadir. Itu harus dibahas bareng-bareng. Jadi unit-unit terkait ketika
membuat JRA itu harus dilibatkan. Tidak bisa bahwasannya kementerian pendidikan dan
kebudayaan membuat sendiri itu tidak bisa. Karena permasalahannya ialah menyangkut
hukum, jadi tidak dapat dikembalikan. Jika pedoman yang khusus ada dikementerian
kemendikbud sudah membuat pedoman tersendiri perihal arsip fasilitatif subtantif yang khusus
ada di kementerian di Peremndikbud No.45 tahun 2016.
6. Bagaimana proses pelaksanaan penilaian arsip?

Prosesnya itu jadi kita melakukan pengecekan dan verifikasi daftar arsip usul musnah dengan
cara didiskusikan bersama-sama, biasanya tiap tim penilai pasti sudah mempelajari arsip-
arsip yang diusulkan musnah melalui daftar usul arsip yang dilampirkan sebelumnya. Mereka
mengamati dan mempelajari sesuai dengan bidangnya masing-masing. Saya sendiri biasanya
sudah memberikan catatan atau pencontrengan untuk arsip mana saja yang sudah layak
musnah dan arsip mana yang mungkin masih dapat disimpan kembali dengan mengacu kepada
JRA-nya. Hal itu bisa berguna sekali untuk kita menentukan apakah arsip layak musnah
ataukah tidak, masih ada kasus hukumnya kah atau ada hal lain sehingga kita bisa rembuk dan
sepakat untuk menentukkan status arsipnya.
7. Apa yang perlu diperhatikan dalam melakukan penilaian arsip?

Tentunya yang perlu diperhatikan dalam melakukan penialain arsip adalah kompetensi dan
kesiapan serta pemahaman tentang arsip tiap perwakilan unsur tim penilai karena sebagai
perwakilan tim penilai tugas kita di undang rapat itu memang untuk berargumen, bukan hanya
untuk duduk-duduk saja. Berargumen kenapa arsip ini harus musnah, kenapa arsip itu harus
disimpan kembali, apakah ada temuan, apakah ada kasus hukum yang belum selesai, dan yang
terpenting harus ada dasarnya ketika beragumen. Jadi jika seperti itu, tanpa JRA pemusnahan
arsip akan jauh lebih sulit dan lebih lama karena JRA ini sangat penting.
8. Apakah ada hal yang sering terjadi atau ditemui pada saat melakukan pelaksanaan penilaian
arsip?
Hal yang terjadi ketika pelaksanaan penilaian arsip berlangsung ialah adu argumen panjang
antar tim penilai, yang membuat memakan waktu karena mempertahankan argumennya
masing-masing. Akan tetapi itu penting karena tiap tim penilai memiliki dasar argumennya
melalui undang-undang, peraturan menteri dll. Peraturan menteri itu menjadi hal baku,
terutama dalam hal peraturan menteri tentang JRA. Berbeda hal jika tidak ada yang
diperdebatkan itu cepat, Semisal arsip 10 tahun sudah habis retensinya, yasudah langsung
dimusnahkan. Hanya saja, kami biasanya tim penilai bisa melakukan penilaian dimana arsip
yang mungkin sedang di nilai ini memiliki kerancuan, dimana ada ketakutan arsip tersebut
memiliki temuan kasus yang belum selesai. Ketika betul ditemukan temuan maka arsip tersebut
dapat dikatakan harus disimpan kembali sesuai dengan JRA awal yakni semisal 10 tahun
berarti disimpan kembali 10 tahun. Umpamanya contoh kasus, ada arsip keuangan 10 tahun
sudah habis masa retensinya di tahun 2020 ini, tapi ternyata arsip keuangan ini masih ada
kasus di kejaksaan, ada dikepolisian dan belum beres. Begitu dinilai pada tahun ini di
kejaksaan belum selesai, itu berarti harus disimpan kembali dengan JRA yang sama di waktu
awal yaitu 10 tahun. Jadi disimpan kembali dengan JRA yang sama, karena kasus keuangan
itu belum selesai, apalagi kasus itu biasanya tidak setahun 2 tahun selesai, maka dari itu
mengacu kepada waktu penyimpanan terlama di awal sesuai JRA, bahkan dalam kasus
keuangan biasanya ada kasus yang belum selesai sampai 20 tahun. Bisa saja ada
penyimpangan didalam pengelolaan kegiatan-kegiatan kementerian, makannya jika ada
temuan arsip diwajibkan untuk tetap selalu aktif dan tidak bisa inaktif, karena untuk
memudahkan jika saat dibutuhkan itu mudah ditemukan.
9. Apakah ada contoh kasus lainnya?

Ada juga begitu menilai, katakan salah satu tim yang menilai, mengatakan arsip peraturan
menteri itu tidak layak musnah karena Peraturan menteri ini jika sifatnya mengatur itu arsip
merupakan permanen, kecuali keputusan menteri itu yang bisa musnah. Kenapa bisa begitu,
karena surat keputusan penetapan rumah dinas, surat keputusan pengangkatan itu bisa
musnah. Tetapi semisal peraturan, yang mengatur regulasi secara keseluruhan apalagi secara
nasional itu permanen karena untuk hajat hidup orang banyak. Jadi, jika surat keputusan
penetapan rumah dinas, rumah dinas kan ditempati, apabila rumah dinasnya itu sudah tidak
ditempatkan lagi itukan SK-nya sudah bisa dimusnahkan/dihilangkan. Berbeda hal jika itu
peraturan-peraturan menteri yang diterbitkan oleh Menteri, itu permanen masuknya, seperti
MOU juga permanen.
10. Apa yang dihasilkan dari pelaksanaan penilaian arsip?

Hasil dari pelaksanaan penilaian arsip adalah surat pertimbangan penilaian arsip, surat itu
harus ditandatangani oleh seluruh peserta penilaian arsip. Jadi, semisal ada 10.000 arsip,
namun setelah dilakukan penilaian itu hanya 9200 yang layak musnah, sisanya 800 itu musti
disimpan kembali sesuai dengan JRA awal yang telah ditetapkan.”
11. Adakah kendala yang ditemui pada saat melakukan penilaian arsip?
Secara keseluruhan itu lancar-lancar saja ketika melaksanakan penilaian arsip. Cuma ada
sebetulnya kendala dimana pada saat pelaksanaan penilaian itu salah satu perwakilan unsur
tim penilai tidak hadir padahal sudah konfirmasi kehadiran, berhalangan hadir bisa karena
sakit ataupun ada tugas mendadak yang mesti didahulukan dan tidak dapat digantikan. Itu
yang menjadi kendala karena pelaksanaan penilaian bisa tertunda dan akan mundur waktunya.
Karena pelaksanaan penilaian tidak bisa diganti waktu dan tim penilai yang sudah diundang
sudah sesuai plot tiap unsurnya.
12. Memangnya sepenting apakah kehadiran tim penilai arsip?
Karena yang ikut rapat itu harus tanda tangan dokumen, jadi memang yang sudah mendapat
surat undangan harus/wajib hadir semisal memang tidak bisa hadir tiap unsur-unsurnya harus
mengirim perwakilannya yang lain sesuai dengan kompetensi yang dibutuhkan. Itu harus ada
dan wajib ada karena tiap-tiap unsur adalah penting untuk melakukan penilaian, semisal dari
bidang hukum tidak bisa hadir perwakilannya di hari H, ya mau gak mau harus ada yang lain
untuk mewakilinya, tidak boleh tidak hadir, yang terpenting memiliki kompetensi di bidang
hukum.
13. Adakah upaya yang dilakukan dalam mengatasi kendala tersebut?

Upaya yang dilakukan itu biasanya panitia tim penilai arsip akan berusaha selalu
menghubungi by phone untuk tiap perwakilan tim penilai arsip dari H-1 sampai hari H. Jika
memang ternyata di H-1 atau di hari H ada yang berhalangan hadir maka bisa langsung
meminta rekomendasi pengganti yang sama berkompeten dari unsur yang berhalangan,
semisal dari pihak arsiparis yang berhalangan hadir maka panitia tim pemusnah arisp
meminta rekomendasi arsiparis lain untuk diajukan kepada Biro Umum Sekretariat Jenderal
Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan . Jadi dengan demikian dapat dipastikan kita tetap
bisa menjalankan penilaian arsip dengan tepat waktu
Kearsipan Utama Sekretariat Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah
Nama Informan: Bapak Fheby Azhom Arrafiqie, S.IP

Jabatan : Koordinator Penata Arsip Unit Kearsipan Utama
1. Bagaimanakah proses pemeriksaan/penyeleksian arsip yang akan dimusnahkan?

Proses pemeriksaan/penyeleksian yang pertama kali kami lakukan itu jelas mengecek daftar
arsip inaktif, arsip manakah yang sudah habis masa retensi inaktifnya. Itu jadi acuan kami
untuk melakukan pemeriksaan/penyeleksian arsip. Setelah tahu arsip mana saja yang sudah
habis JRAnya, kami langsung mengecek fisik arsipnya di role opec dan memverifikasi kembali
apakah arsipnya sesuai dengan daftar inaktifnyanya. Arsip-arsip yang terverifikasi daftar dan
fisiknya sesuai itu yang akan kita jadikan daftar usul musnah yang akan diserahkan kepada
Kasubag TU.
2. Apakah ada waktu khusus atau berkala dalam melakukan pemeriksaan/penyeleksian arsip?
Kalau dalam pemeriksaan/penyelesian arsip dinamis inaktif itu biasa kita lakukan diakhir
tahun.
3. Apakah ada pedoman/acuan untuk melakukan pemeriksaan/penyeleksian arsip?

Ya itu, pedoman/acuannya daftar arsip inaktif yang kita punya. Dari situ kemudian kita tahu
arsip mana sajakah yang sudah habis masa retensinya.
4. Setelah penetapan arsip musnah apa yang dilakukan oleh penata arsip?
Hasil dari surat penetapan arsip itu akan diinformasikan ke kita. Setelah itu data dari surat
penetapan arsip musnah tersebut sebagai acuan kita untuk memperbaharui status arsip di
database kita. Kita melakukannya itu di Sistem Otomasi Kearsipan yang kita miliki yang
bernama SINTA.
5. Bukankah penata arsip melakukan proses penyimpanan kembali arsip yang dinyatakan harus
disimpan kembali, Bagaimanakah prosesnya?
Iya. jika arsip itu ditetapkan untuk disimpan kembali kita hanya tinggal mengubah JRA arsip
inaktifnya sesuai seperti awalnya saja. Karena didalam SINTA itu ada menu yang khusus
menampilkan daftar arsip inaktif yang ada disini. Tinggal cari dan mencocokkan arsipnya saja
sesuai dengan surat penetapan arsip yang kita terima.
6. Bagaimanakah proses pembuatan daftar arsip musnah?

Jadi itu sebetulnya dilakukan berbarengan dengan proses penyimpanan kembali, kita bagi
tugas ada yang mengurusi penyimpanan kembali ada yang mengurusi pembuatan daftar arsip
musnah. Prosesnya sama, masih mengacu pada hasil surat penetapan musnah, arsip yang
ditetapkan musnah itu dicocokkan dengan yang di database, dimana pun tempatnya yang
sifatnya masih dalam satu dampingan file nya itu harus hilang semua. Bentuk copy-annya,
bentuk soft copy-nya dan daftar arsipnya. Jika memang musnah maka musnah semua dan harus
dihapus.
Nah, Daftar arsip musnah itu sebetulnya daftar arsip yang telah ditetapkan musnah yang telah
melalui proses penilaian dan persetujuan dan juga sudah kita lakukan pengecekan dan
pencocokan pada database kita.
7. Apa yang dilakukan penata arsip dalam bertugas sebagai tim pemusnah arsip?
Tugas kita itu ialah menyiapkan fisik dafar arsip musnah, kita melakukannya dengan cara
mengeluarkan langsung dari boks arsip saja, yang penting ceklis verifikasi sesuai daftar arsip
musnah yang sudah ditetapkan. Jadi langsung keluarin aja dari boksnya. Karena kalau pakai
boks itu rugi, jika boksnya sudah tidak layak langsung saja bersama boksnya ikut disiapkan.
Setelah itu barulah lanjut ke pelaksanaan pemusnahan arsip.
8. Dengan cara apakah pemusnahan arsip dilakukan?

Caranya itu dicacah menggunakan mesin pencacah. Mesin pencacah disini hanya untuk
melakukan pemusnahan volume arsip dengan volume kecil, paling tidak setengah jam untuk
lama pencacahannya. Itu kita sendiri yang melakukan, jadi Setditjen Dikdasmen tersedia
fasilitas dimana untuk melakukan pemusnahan arsip dalam volume kecil. Kalau untuk volume
besar setditjen dikdasmen menggunakan pihak ketiga yakni pabrik kertas
9. Apakah ada kendala yang ditemui sebagai penata arsip dalam melakukan kegiatan pemusnahan
arsip?
Ada. Kendalannya pada saat proses pendaftaran arsip inaktif yang awal, kenapa begitu karena
terkadang dari Unit Pengolah/Unit Penciptanya ketika melakukan pemindahan arsip dinamis
inaktif ke Unit Kearsipan Utamanya berkasnya ada yang kita terima secara utuh, ada yang
ternyata berkasnya tidak lengkap, bahkan ada yang masih bentuk boks-boks besar dan itu
tercecer. Akhirnya kita mesti mengelompokkan arsipnya lagi pada saat awal pendafataran
arsip inaktif. Nah itu berpengaruh ketika pada saat kita menyiapkan daftar usul musnahnya
sementara kita harus melakukan pengecekan fisik arsipnya. Kadang daftar yang dimuat dan
fisiknya itu tidak sama/kurang lengkap, jadi kita butuh waktu untuk melihat fisik arsipnya
kembali, apakah tersedia atau tidak, bahkan kadang ternyata temuan arsipnya itu adalah copy-
an aja bukan aslinya
10. Adakah upaya yang dilakukan untuk mengatasi hal tersebut?

Upaya yang kita lakukan itu biasa kita sebut rekonstruksi arsip, menyatukan file berdasarkan
kegiatannya. Karena tidak semua arsip dalam satu kegiatan itu berurutan dan bahkan terpisah-
pisah, Surat tugasnya semisal ada di sana, surat undangannya ada di sini, laporan
keuangannya disana dan daftar hadirnya dipisah. Nah hal tersebut kan memaksa kita untuk
melakukan penyatuan arsip, nah itu kita sebut rekonstruksi arsip atau bisa dibilang arsip di
bangun kembali hingga terkumpul jadi satu berkas, setelahnyan baru diinput ke dalam SINTA
untuk dijadikan daftar arsip inaktif sehingga untuk kedepannya data dan fisik arsipnya bisa
sesuai dan mudah untuk ditemukan.
BIODATA PENULIS
LAGA AL AHLI. Lahir di Bogor, 4 September 1995. Anak dari

Ayahanda Syarifudin Muhadi dan Ibunda Khadijah. Penulis bertempat
tinggal di Jl. Musholla An-Nur RT 01 RW 03 No. 42, Kelurahan Krukut,
Kecamatan Limo, Kota Depok, Jawa Barat. Penulis menyelesaikan
pendidikan pertama di TK Al-Manar (2000), kemudian penulis
melanjutkan pendidikan dasar di SDN 01 Krukut (2001-2007). Setelah
lulus kemudian melanjutkan ke pendidikan menengah di SMPN Negeri
13 Depok (2007-2010). Kemudian penulis melanjutkan kembali ke
pendidkan menengah atas di SMA PGRI 3 Jakarta Selatan (2010-2013)
mengambil jurusan IPA. Setelah lulus SMA pada tahun 2013, penulis
melanjutkan ke pendidikan tinggi S1 dengan mengambil Jurusan Ilmu
Perpustakaan dan Informasi, di Fakultas Adab dan Humaniora Universitas Islam Negeri
Jakarta. Rekam jejak penulis selama di perguruan tinggi, pada tahun 2015 penulis pernah aktif
di organisasi intra kampus sebagai Wakil Ketua Himpunan Jurusan Ilmu Perpustakaan (HMJ).
Kemudian di tahun 2016 penulis pernah melakukan Praktek Kerja Lapangan (PKL) di
ExxonMobil Inc dan melaksanakan Kuliah Kerja Nyata (KKN) di Desa Ranca Buaya,
Kecamatan Jambe, Kabupaten Tangerang. Dalam proses pengerjaan skripsi penulis mengisi
waktu dengan melakukan kegiatan sosial, agama, kreatif, olahraga, magang dan bekerja.
Hingga akhirnya penulis menyelesaikan pendidikan tingginya pada tahun 2020 dengan menulis
skripsi yang berjudul “Pelaksanaan Kegiatan Pemusnahan Arsip Dinamis Inaktif Studi Kasus
pada Unit Kearsipan Utama Sekretariat Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan
Menengah”.

Pemusnahan Arsip

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Pemusnahan Arsip

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

PELAKSANAAAN KEGIATAN

PEMUSNAHAN ARSIP DINAMIS INAKTIF

PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

PELAKSANAAN KEGIATAN PEMUSNAHAN ARSIP DINAMIS

Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh

Mukmin Suprayogi, M.Si

JURUSAN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI

Saya yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama Mahasiswa : LAGA AL AHLI

Program Studi : Ilmu Perpustakaan

kelulusan serta gelarnya dibatalkan.

hari menjadi tanggung jawab saya.

Jakarta, Mei 2020

LAGA AL AHLI (NIM: 1113025100052). Pelaksanaan Kegiatan Pemusnahan Arsip Dinamis

menyampaikan ucapan terima kasih kepada:

Syarif Hidayatullah Jakarta.

4. Bapak Amir Fadhila, M.Si., selaku Sekretaris Jurusan Ilmu Perpustakaan.

meluangkan waktunya untuk membantu, mengarahkan, dan menuntun penulis untuk

dapat menyelesaikan skripsi ini.

7. Ibu Fadhilatul Hamdani, M.Hum selaku Dosen Pembimbing Akademik.

ilmunya begitu banyak untuk masa depan penulis.

Menengah yang telah bersedia memberikan kesempatan kepada penulis untuk

dan Hasbi Fikri, S.IP, selaku Pengadministrasi Umum TU (Koordinator Pengelolaan

memberikan informasi kepada penulis saat melakukan penelitian.

memberikan dukungan kepada penulis.

menyelesaikan skripsi ini.

Agustina, Fajar Alamsyah, Mochammad Ardiansyah, Apriyanto, Dimas Satrio,

semangat, kebaikaan, perhatian, pengingat untuk penulis mengerjakan skripsi ini.

mengerjakan skripsi ini.

kebaikaan, perhatian, pengingat untuk penulis mengerjakan skripsi ini.

sama-sama berjuang untuk menyelesaikan skripsinya.

Jakarta, Mei 2020

BAB I PENDAHULUAN .................................................................................................. 1

BAB II TINJAUAN LITERATUR .................................................................................. 11

BAB III METODE PENELITIAN................................................................................... 39

A. Jenis dan Pendekatan Penelitian ..................................................................... 39

F. Tempat dan Waktu Penelitian ........................................................................ 47

BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN ................................................. 51

A. Profil Objek Penelitian ................................................................................... 51

BAB V PENUTUP ............................................................................................................. 135

DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................................ 139

Gambar 1 Struktur Organisasi Sekretariat Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan

Tabel 1 Identitas Informan ................................................................................................... 41

A. Latar Belakang Masalah

Informasi adalah data yang telah diproses ke dalam suatu bentuk

bagi keputusan saat itu atau keputusan mendatang.1 Informasi dalam

bisa terpisahkan dengan manusia karena informasi mempunyai nilai

manfaat yang besar. Seiring dengan perkembangan zaman serta teknologi,

manusia dapat dengan mudah menciptakan, mengolah dan merawat

Arsip merupakan salah satu contoh bentuk informasi yang

dapat dipertanggung jawabkan kebenarannya. Menurut Undang-Undang RI

Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal 1 ayat 2, disebutkan bahwa

media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi

yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah,

lembaga, pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi

kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan

bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.2

Arsip sebagai bentuk sumber informasi sangat dibutuhkan pada

setiap kegiatan organisasi sebagai pendukung proses kerja administrasi dan

pelaksanaan fungsi manajemen. Kearsipan mempunyai peranan sebagai

“pusat ingatan”, sebagai “sumber informasi” dan “sebagai alat pengawasan”

yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiataan

“perencanaan”, “penganalisaan”, “pengembangan, perumusan