Manajemen Kearsipan Pada Akademi Keperawatan Imelda Medan

MANAJEMEN KEARSIPAN PADA AKADEMI
KEPERAWATAN IMELDA MEDAN
KERTAS KARYA
Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaiakan studi untu

memperoleh
gelar ahli madya (Amd) dalam bidang Perpustakaan dan Informasi
DISUSUN OLEH
ASELLA BR SINUHAJI
102201018
PROGRAM STUDI PERPUSTAKAAN
DEPARTEMEN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI
FAKULTAS ILMU BUDAYA UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
2014
Universitas Sumatera Utara

Puji dan Syukur saya panjatkan atas rahnat dan karunia Tuhan Yang
Maha Esa karena saya diberi kedua orang tua yang begitu saying
pada saya sehingga bias menyelesaikan studi saya......
Terima kasih kepada Ibu dan Ayah atas kesabaran, kegigihan dalam
membimbing dan mendidik saya sehingga dapat menyelesaikan studi
saya
Ibu….Ayah….
Kasihmu senyumu selalu kamu berikan padaku
Kamu banting tulangmu
Kamu peras keringatmu
Namun kamu selalu berusaha tersenyum di depanku

Walau ku sering mendurhakai kamu,Kamu tak pernah sedikitpun
meminta balasan dariku
Karena kamu tau kamu lakukan semua itu hanya untuk
membuatku bahagia
Kamu cahaya hidupku,Kamu pelita dalam setiap langkahku
Maafkan bila aku belum bias membalas semua kebaikan yang telah
Kamu berikan untukku
Tapi aku bejanji aku aku akan selalu berusaha dan berdoa semampuku
Untuk kebahagianmu di masa tua kamu nati
Agar kamu selau tersenyum walaupun apa yang aku beri
Tidak sebesar apa yang aku terima selama ini
Amiin.

KATA PENGANTAR
Dengan segala kerendahan hati penulis mengucapakan puji syukur kepada

Tuhan Jesus Kristus, Juruselamat yang telah menganugerahkan kasih karunia-Nya
selama penulis menempuh di Program Pendidikan Studi D- III Perpustakaan
Fakultas Ilmu Budaya USU Medan, sehingga penulis dapat menyelesaikan kertas
karya ini yang berjudul “Manajemen Kearsipan Pada Akademi Keperwatan
Imelda Medan’’.
Penulis menyadari bahwa apa yang penulis sajikan pada kertas karya ini
masih banyak kekurangan karena keterbatasan pengetahuan yang dimiliki penulis.
Untuk itu penulis mengharapkan saran dan kritik dari pembaca yang menuju
kearah perbaikan dan kesempurnaan kertas karya ini.
Dalam penyelesaian kertas karya ini, penulis telah banyak menerima bantuan
dari berbagai pihak yang telah memberikan bimbingan dan petunjuk. Pada
kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah
membantu penulis baik secara moril maupun materil sehingga Tugas Akhir ini
dapat disusun dengan baik, khususnya kepada:
1. Bapak Dr.Syahron Lubis, M.A, selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya
Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd, selaku Ketua Program Studi
Perpustakaan Sistem Informasi dan Desen wali yang telah memberikan
bimbingan, bantuan sehingga selesainya kertas karya ini.
3. Bapak Ishak, S.S, M.Hum, sebagai dosen Pembimbing yang telah
memberikan bimbingan, bantuan sehingga selesainya kertas karya ini.
4. Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd, sebagai tim pembaca yang telah
menyediakan waktunya untuk memeriksa kertas karya ini.
5. Ketua Akademik Keperawatan Imelda, Bapak Sundria
L.Ritonga,S.S,S.Kep,M.Pd,MN
6. Seluruh karyawan Akademik Keperawatan Imelda Medan yang telah
membantu penulis untuk melakukan observasi dan dapat menyelesaikan
Tugas Akhir ini.
7. Kepada seluruh teman mahasiswa Perpustakaan ‘10’, terima kasih atas
kerja sama dan dukungannya selama ini.
8. Seluruh staf pengajar pada Program Studi D – III Perpustakaan dan
Informasi yang telah banyak memberikan bekal ilmu dan
pengetahuannya selama ini kepada penulis.
9. Ayahanda Oben Sinuhaji dan Ibunda Saringan Br Sembiring seta
keluarga tercinta, yang telah banyak memberikan bantuan moril,
material serta doa.
Kepada semua orang yang telah mengiringi hidupku, terimakasih untuk

segalanya. Kertas karya ini saya persembahkan untuk semua. Mudah-
3i

mudahan kertas karya ini bias bermakna dan berguna bagi orang-orang
yang membacanya.
Medan, 2014
Penulis
Asella Br Sinuhaji
Nim: 0102201018
4ii

DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ............................................................................................ i
DAFTAR ISI ......................................................................................................... iii
BAB I : PENDAHULUA
1.1 Latar Belakang ................................................................................... 1
1.2. Tujuan Penulisan ............................................................................... 2
1.3. Ruang Lingkup ................................................................................. 2
1.4. Metode Penulisan ............................................................................... 3
BAB II : MANAJEMEN KEARSIPAN

2.1. Pengertian Arsip ................................................................................ 4
2.2. Pengertian Manajemen Arsip............................................................. 6
2.3. Daur Hidup Kearsipan ....................................................................... 8
2.4. Tahap Terciptanya Arsip .................................................................. 9
2.5. Pengendalian Arsip ......................................................................... 10
2.6. Nili Guna Arsip ............................................................................... 18
2.6.1. Penentuan Nilai Arsip ......................................................... 18
2.6.2. Angka Pemakaian Arsip....................................................... 19
2.7.Penyimpana Arsip ......................................................................... 19
BAB III : MANAJEMEN KEARSIPAN PADA YAYASAN IMELDA
MEDAN
3.1. Sejarah Berdirinya Yayasan Imelda Medan .................................... 21
3.2. Stuktur Organisasi............................................................................ 23
3.3. Hasil Penelitian ................................................................................ 24
3.3.1 . Prosedur Surat Masuk dan Surat Keluar Sistem Buku Agenda.... 26
3.3.2. Pembahasan .............................................................................. 31
3.3.3. Penaganan surat masuk dan surat keluar .......................................... 31
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

4.1. Kesimpulan .................................................................................... 32
4.2. Saran .............................................................................................. 33
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
iii
1

BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah
Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi dewasa ini sangat

berpengaruh terhadap peningkatan kualitas dan kemampuan pelayanan bagi
perusahaan swasta maupun pemerintah dalam memberi informasi kepada
pengguna. Informasi yang dijadikan acuan dalam pelaksanaan organisasi swasta
ataupun pemerintah tersebut didasarkan pada proses pengolahan data sesuai
dengan undang-undang yang berlaku. Data yang diolah menjadi informasi yang
bersumber dari arsip atau dokumen diperlukan acuan, sehingga temu balik
informasi dapat ditemukan secara cepat, tepat dan akurat.
Informasi didahului oleh sebuah peristiwa. Peristiwa tersebut ditandai

dalam bentuk simbol. Simbol yang disusun menurut peraturan dan konvensi yang
mapan merupakan data. Data tersebut dapat berupa data numeric (angka), huruf,
audio seperti suara atau bunyi, video, citra atau gabungan antara dua jenis data
atau lebih. Jika informasi disebarkan kepada manusia, maka informasi tersebut
menjadi pengetahuan selama informasi tersebut merupakan hal baru bagi si
penerima. Informasi yang diterima manusia dapats dikategorikan menjadi dua
jenis yaitu informasi terekam dan informasi tidak terekam dalam media tertentu.
Data diolah menjadi informasi baik secara manual atau komputerisasi

dapat dipergunakan oleh para pimpinan untuk mengambil keputusan. Data
tersebut berasal dari berbagai transaksi dan kegiatan yang terekam pada arsip.
Walau sudah diolah oleh komputer, arsip tetap harus disimpan sebagai bahan
bukti yang otentik. Disini terlihat pentingnya arsip dalam perkembangan peralatan
teknologi canggih saat ini.
Salah satu informasi yang penting bagi dunia bisnis yaitu rekaman dari
kegiatan bisnis itu sendiri. Rekaman tersebut disebut arsip. Di perkantoran, arsip

tersebut diperlukan untuk membantu pelayanan ataupun keperluan informasi
intern.
Manajemen arsip berfungsi untuk menjaga keseimbangan arsip dalam segi

terciptanya, pengendalian, dan penyimpanan pada arsip, sehingga banyak
pekerjaan yang lain yang tertangani dan dapat menciptakan efisiensi waktu dan
biaya. Manajemen arsip tersebut disesuaikan dengan kebutuhan dari keputusan
yang telah diambil.
Disadari atau tidak perusahaan swasta atau pemerintah yang idealnya

mengelola arsip sesuai dengan peraturan yang berlaku, namun diasumsikan bahwa
masih belum dilakukannya pengolahan arsip yang selektif dan efisien.
Mengingat begitu pentingnya manajemen kearsipan tersebut, penulis

tertarik untuk meneliti Manajemen Kearsipan yang dilakukan Akademi
Keperawatan Imelda Medan. Apakah sistem yang selama ini telah berjalan secara
efisien dalam melakukan kegiatan untuk kearsipan mengingat bahwa arsip adalah
suatu informasi yang bersifat tertulis yang diperlukan sebagai alat pendukung
dalam menentukan keputusan bagi pengambil keputusan.
1.2. Tujuan Penulisan

Adapun tujuan penulisan kertas karya ini adalah:
- Untuk mengetahui bagaimana penerapan manajemen kearsipan pada
Akademi Keperawatan Imelda Medan.
- Untuk mengetahui apakah manajemen arsip berfungsi secara baik atau
tidak.
1.3. Ruang Lingkup
Dalam penulisan kertas karya ini, penulis membatasi ruang lingkup

penulisan yakni, arsip aktif dan inaktif khususnya terhadap terciptanya arsip,
pengendalian, dan penyimpanan arsip tersebut di Akademik Keperawatan Imelda
Medan.

1.4.Metode Penulisan Data
Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penulisan kertas karya
ini adalah sebagai berikut:
1. Studi Keperpustakaan ( Library Research)
Penulis mengumpulkan data-data yang di perlukan dengan mempelajari
berbangai literature dan sumber bacaan yang dianggap relevan dengan
pembahasan kertas karya ini.
2. Studi Lapangan (Field Research)
a. Pengamatan langsung ke lapangan yaitu ke Perpusakaan Akademik
Keperawatan Imelda.
b. Mencatat dokumentasi perpustakaan yang relevan.
c. Wawancara dengan kepala perpustakaan.

BAB II
MANAJEMEN KEARSIPAN
2.1. Pengertian Arsip
Pengertian arsip adalah sekumpulan warkat yang memiliki kegunaan

tertentu yang disimpan secara sistematis dan setiap saat diperlukan dan dapat
ditemukan kembali dengan cepat.
Dari pengertian di atas dapat diambil ciri-ciri arsip yaitu:
• Kumpulan warkat yang memiliki kegunaan tertentu.

• Disimpan secara sistematis.
• Dapat ditemubalikkan dengan cepat.
Pengertian arsip pada kenyataannya bukan hanya berarti kertas saja, tetapi
dapat diberikan pengertian seperti naskah, foto, film, rekaman suara, peta, gambar
bagan, dan dokumen-dokumen lain dalam segala bentuk dan sifatnya, asli atau
salinan, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu organisasi, sebagai bukti
tujuan organisasi, fungsi, prosedur pekerjaan atau kegiatan pemerintah lainnya
atau karena kepentingan informasi yang terkandung di dalamnya. Ada beberapa
pengertian arsip yaitu:
Pengertian arsip dikutip dari Tunggal (2005:61) yang terdapat pada undang-
undang nomor 7 tahun 1971 tentang “Tentang Ketentuan Pokok Kearsipan” pada
Bab 1 pasal 1 yang berbunyi sebagai berikut:
a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan

Badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan
tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan
pemerintah.

b. Naskah-naskah yang dibuat dan yang diterima oleh Badan-badan Swasta
dan/perorangan dlam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal
maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Dalam penjelasan UU tersebut bahwa naskah-naskah yang berisikan hal-

hal yang terhubung satu dengan yang lain dihimpun dalam satu berkas tersendiri
mengenai masalah yang sama. Sedangkan menurut Suraja (2006:33): Pengertian
arsip adalah naskah atau catatan yang dibuat dan diterima oleh organisasi
pemerintah, swasta dan perorangan mengenai suatu peristiwa atau hak dalam
kehidupannya, dalam corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok, yang memiliki guna tertentu, dan disimpan secara sistematis,
sehingga bilamana diperlukan dapat disediakan dengan mudah dan cepat.
Menurut fungsi dan kegunaannya arsip dapat digolongkan menjadi arsip

dinamis dan arsip statis. Menurut undang-undang nomor 7 tahun 1971 yang
dimaksud dengan arsip dinamis dan arsip statis adalah sebagai berikut:
a. Arsip dinamis yang digunakan secara langsung dalam perencanaan,

pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau
dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara.
Dapat dikatakan bahwa arsip dinamis adalah aarsip-arsip yang dipergunakan
secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Arsip dinamis dapat
dirinci lagi menjadi:
1) Arsip aktif, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara terus
menerus, bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit
pengolahan dari suatu organisasi/kantor.
2) Arsip inaktif, yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus
menerus atau frekuensi penggunaannya sudah jarang atau hanya
dipergunakan sebagai referensi.

Contoh: Record (permanent file)
AKTIF
ARSIP SEMI
DINAMIS AKTIF
ARSIP
INAKTIF
ARSIP
STATIS
Gambar 2.1
Pembagian Arsip
Sumber :Amsyah (2003:3)
b. Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya
maupun untuk penyelenggaraan kehidupan sehari-hari administrasi negara
dan ini merupakan pertanggung jawaban nasional bagi kegiatan pemerintah
dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang.
2.2. Pengertian Manajemen Arsip
Pada setiap kegiatan diperlukan bantuan data dan informasi. Demikian

pula pada kegiatan pengambilan keputusan yang kita kenal dengan manajemen.
Bantuan data dan informasi yang benar dapat dihasilkan secara efektif dan efisien.
Menurut Amsyah (2003:9) pengertian manajemen adalah: Para pemimpin yang
bertugas membuat keputusan yang berkaitan dengan perencanaan, pelaksanaan,
dan pengawasan dari masing-masing fungsi yang ada di perkantoran, baik pada
tingkat manajemen atas, manajemen menengah, maupun manajemen bawah.

Manajemen memang biasa diartikan seperti yang disebut di atas, tetapi
biasa juga mempunyai pengertian yang lebih. Pengertian manajemen begitu luas,
sehingga dalam kenyataan tidak ada definisi yang digunakan secara konsisten.
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (1989:553), istilah manajemen
mempunyai beberapa pengertian, yaitu:
- Proses penggunaan sumber daya secara efektif untuk mencapai sasaran

- Pejabat pimpinan yang bertanggung jawab atas jalannya perusahaan dan
organisasi.
Dua pengertian di atas masing-masing dapat dijelaskan untuk kegiatan

kearsipan sebagai berikut, suatu rangkaian metode yang telah menjadi pola tetap
dalam melakukan suatu pekerjaan yang merupakan suatu kebulatan, misalnya
prosedur penyimpanan arsip. Dalam kegiatan tersebut terdapat suatu rangkaian
ketentuan-ketentuan mengenai cara penyimpanan arsip antara lain meliputi:
memisah-misahkan (segregating), meneliti (examining), memadukan
(assembling), mengklasifikasi (classification), mengindeks (indexing),
mempersiapkan tunjuk silang (cross reference), menyusun dan memfile.
Kearsipan merupakan kegiatan yang berhubungan dengan arsip.

Pengertian kearsipan terungkap dalam berbagai macam rumusan.
Menurut Sedarmayati (2003:10): Mendefinisikan kearsipan sebagai kelompok

pengetahuan teratur yang mempelajari ihwal arsip dari perorangan, badan swasta
atau organisasi pemerintah yang sangat penting untuk keperluan penelitian atau
sumber ingatan dikemudian hari.
Setiap kegiatan tersebut, baik dalam organisasi dalam pemerintah atau

swasta selalu ada kaitannya dengan masalah arsip. Oleh karena itu untuk
menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar haruslah ada manajemen dan
prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan.
Menurut Bartos (2005:2): Pengertian kearsipan adalah pusat ingatan, sumber

informasi, dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap

organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan,
perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan,
pertanggung jawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya.
Sedangkan menurut Wursanto (1991:16): Pengertian kearsipan adalah proses
kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem
tertentu, sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat
apabila sewaktu-waktu diperlukan.
Kearsipan merupakan suatu unsur dari sistem informasi organisasi atau

pekerjaan kantor semakin dirasakan pentingnya di dalam kehidupan organisasi
pemerintah ataupun swasta atau perorangan. Semua unsur manajemen kearsipan
perlu dikelola dengan baik.
Menurut Suraja (2006:62): Pengertian manajemen kearsipan adalah rangkaian

kegiatan mengelola seluruh unsur yang digunakan atau terlibat di dalam proses
pengurusan arsip. Usaha pengelolaan kearsipan dilakukan melalui pelaksanaan
fungsi-fungsi perencanaan, pengorganisasian, penyusunan personalia, pengarahan,
dan pengendalian atau pengawasan terhadap arsip dan sumber daya yang ada
untuk pengurusan kearsipan.
Pelaksanaan manajemen dalam organisasi bertujuan untuk mewujudkan

efektifitas dan efesien kerja dalam mencapai tujuan dan hasil dari pelaksanaan
serangkaian kegiatan.
2.3. Daur Hidup Kearsipan
Di samping pengertian manajemen arsip, perlu dipahami tentang daur

hidup kearsipan. Dalam daur hidup kearsipan terdiri dari beberapa tahap-tahap
proses kehidupan arsip tersebut.
Sebagaimana yang telah penulis kemukakan terdahulu bahwa, kearsipn

merupakan suatu proses mulai terciptanya, pengendalian, serta penyimpanan
warkat menurut sistem tertentu agar suatu saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan
tepat ditemukan. Apabila arsip-arsip tidak bernilai guna lagi harus dimusnahkan.

2.4. Tahap Terciptanya Arsip
Tahap terciptanya arsip dan penerimaan merupakan awal dari lahirnya

suatu arsip dinamis aktif yaitu sejak tercetusnya ide dan gagasan untuk
selanjutnya diletakan dalam bentuk isi naskah atau surat, yang selanjutnya disusun
menjadi suatu konsep dengan tulisan tangan diolah dalam kata-kata dan kalimat
sehingga terbentuk menjadi suatu surat, formulir atau laporan dan sebagainya,
sebagai proses dalam terciptanya arsip yaitu manajemen surat menyurat.
Secara umum dapat dikatakan bahwa surat adalah alat untuk

menyampaikan suatu maksud secara tertulis. Dalam kehidupan modern ini makin
banyak kegiatan yang menuntut bukti tertulis dikarenakan surat memiliki bukti
autentik berupa tulisan dan tanda tangan yang tidak dimiliki oleh alat komunikasi
lisan, apalagi kegiatan yang menyangkut aspek hukum, sudah pasti memerlukan
bukti tertulis hitam di atas putih. Syarat-syarat surat yang baik harus objektif dan
bukan subyektif, susunan isi surat teratur, singkat tidak bertele-tele, jelas, lengkap
isinya, sopan, dan wujud fisik yang menarik. Untuk menghasilkan surat yang
memenuhi syarat seperti yang telah dijelaskan, maka penulisannya perlu
memenuhi syarat yaitu memenuhi permasalahan, menguasai bahasa tertulis, dan
memiliki pengetahuan surat-menyurat.
Karena banyaknya macam surat, maka untuk memudahkan dalam hal

pengetahuan macam surat dapat ditinjau dari beberapa segi:
a. Menurut wujudnya, yaitu: kartu pos, warkat pos, surat bersampul,

memorandum dan nota, telegram dan surat pengantar.
b. Menurut tujuannya, yaitu: surat pemberitahuan, surat perintah, surat
permintaan, surat peringatan, surat panggilan, surat susulan, surat
keputusan, surat laporan, surat perjanjian dan lain-lain.
c. Menurut sifat isi dan asalnya, yaitu : surat dinas, surat niaga, surat peribadi
dan surat yang isinya mengenai masalah social.

d. Menurut jumlah penerima, yaitu: surat biasa yang untuk satu orang
(pejabat/organisasi), surat edaran untuk beberapa orang dan surat
pengumuman untuk sekelompok masyarakat.
e. Menurut keamanan isinya, yaitu: surat sangat rahasia, surat rahasia dan
surat biasa.
f. Menurut prosedur pengurusannya, yaitu: surat masuk surat keluar.
g. Menurut jangkauannya, yaitu: surat intern dan surat ekstern.
Seperti dijelaskan sebelumnya bahwa salah satu syarat agar surat

dikatakan baik kalau jelas dan sopan. Hal itu akan tercapai kalau menggunakan
bahasa praktis. Bahasa peraktis menurut Sedarmayati (2001:165), yaitu:
Menggunakan kata yang minim, dapat dimengerti artinya oleh penulis surat,
penulis mampu menggunakan surat, penulis mampu menggunakan kata tersebut
dan kata yang dipergunakan:
 Sederhana
 Umum
 Bukan bahasa daerah atau bahasa asing
Di samping harus mempergunakan bahasa praktis, keberhasilan suatu surat

juga dipengaruhi juga oleh gaya bahasa. Dalam surat menyurat gaya bahasa
sangat dipergunakan oleh dua faktor yaitu, kedudukan penulis surat terhadap yang
dikirim surat dan persoalan yang akan dikemukakan di dalam surat.
2.5. Pengendalian Arsip
Dalam hal ini di mana surat masuk dan surat keluar dicatat sesuai dengan
sistem yang telah ditentukan. Setelah itu surat-surat tersebut diarahkan atau
dikendalikan guna pemrosesan lebih lanjut. Pengurusan surat dapat dilakukan
dengan menggunakan dua sistem, sistem kartu kendali dan sistem buku agenda.
10

A.Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar Sistem Kartu Kendali
Kartu kendali merupakan helai tipis berukuran 10 x 15 cm berisikan

kolom-kolom untuk mencatat surat masuk dan surat keluar serta untuk
mengendalikan.
Indeks – Subyek Kode Tanggal No. Urut

M/K
Perihal:
Isi Ringkas:
Lampiran:
Dari Kepada
Tanggal, No. Surat
Pengolahan Paraf
Catatan:
Gambar 2.2
Kartu Kendali
Sumber: Sedarmayanti (2001:219)
Sehingga dapat diketahui surat atau arsip yang ditangani dan merupakan langkah
mempermudah sekretaris mengetahui jalannya surat tanpa harus membuat suatu
kesalahan dalam membuang waktu untuk pencarian arsip.
a. Penerimaan
Sebagai langkah pertama membuka dan membaca isi surat untuk
kemudian meneruskan kepada yang berhak adalah sekertaris. Cara
pengurusan penerimaan warkat dilakukan dengan:
1. Mengumpulkan dan menghitung jumlah warkat yang masuk
2. Meneliti ketetapan alam
3. Menggolong-golongkan warkat sesuai jenisnya, seperti surat, naskah
tertulis (buku, laporan, neraca), dan dokumen perkantoran lainnya.
4. Menanda tangani bukti pengiriman pada kartu atau buku sebagai
tanda bahwa warkat telah diterima.
11

b. Penyortiran
Dalam melakukan pekerjaan penyortiran warkat ini meliputi tugas untuk:
1. Menggolong-golongkan warkat ke dalam warkat peribadi dan
dinas
2. Memisahkan warkat pribadi untuk pimpinan, sekretaris, atau
pegawai lainnya.
3. Membaca surat dinas menjadi 3 golongan dinas rutin, penting, dan
rahasia.
4. Membaca dan meneliti isi surat agar dapat memberi saran kepada
pimpinan sepanjang diberi wewenang untuk masalah itu.
c. Pencatatan
Kartu kendali untuk pencatatan surat masuk dilakukan untuk memberi
keyakinan akan ketepatan pencatatan bagian petugas tata usaha sekretariat
induk. Pencatatan surat masuk dapat dilakukan dengan mempergunakan
buku catatan harian atau agenda dan kartu tertentu. Agenda adalah
pencatatan surat keluar dan surat masuk dapat dipisahkan dengan
menggunakan buku agenda surat masuk dan buku agenda surat keluar.
Biasanya dibedakan pada tahunnya, sedangkan kartu dalam sistem
pencatatan surat terdiri dari:
12

1. Kartu surat rutin penting.
No Urut Jenis Surat Aamat / Tujuan Keterangan
Jakarta, ………., 20 ………

……………….
Yang menyampaikan
Menerima
Tanda tangan
Nama terang :
Setelah diterima dan ditanda tangani mohon tanda terima ini
dikembalikan lagi ke alamat kami tersebut diatas.
Terimakasih
Gambar 2.4
Kartu surat rutin penting
Sumber Sedarmayanti (2003 – 99)
13

2. Kartu pengantar untuk surat rutin biasa.
Unit: ……………. Tanggal: Jam
…………. penyampaian
……………….
No. Urut Asal Surat Tgl & Isi Ket
No: Ringkas
Tanggal:…
….
Jam : …..
Jumlah Diterima……………..
Gambar 2.5
Kartu pengantar surat biasa
Sumber Sedarmayanti (2001:220)
3. Kartu pengantar untuk surat rahasia

LEMBAR PENGANTAR SURAT RAHASIA
Unit pengelolaan : Disampaikan jam :
No. Urut Asal Surat Tanggal Nomor Keterangan
Diterima jam : Tanggal

:
Tanda tangan penerima :
Nama Terang :
Gambar 2.6
Kartu pengantar surat rahasi
Sumber Sedarmayanti (2003:101)
14

d. Pengarahan dan penerusan kepada yang berhak
Untuk meneruskan dan menyerahkan surat kepada yang berhak mengolah,
terlebih dahulu perlu dilengkapi lampiran berupa lembar disposisi (routing
slip) pada surat tersebut. Lembar disposisi berguna sebagai tempaat pimpinan
memberikan tanggapan atas isi surat dengan menegaskan berupa instruksi
atau sebagai informasi.
e. Penyimpanan Berkas/Arsip Surat

Berkas/Arsip surat dari pimpinan umumnya masih bersifat dinamis, artinya
sewaktu-waktu masih dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan. Prosedur
tata kearsipan dinamis dalam menata file mengikuti langkah-langkah sebagai
berikut:
1. Meneliti tanda-tanda apakah warkat sudah dapat disimpan
2. Mengindeks
3. Memberi kode-kode dan sortir
4. Menyimpan kepada folder tertentu
5. Menata arsip
Warkat disimpan dalam file sesudah diberikan tanda oleh pimpinan sebagai
berikut:
1. File atau Dep/simpan.Dep dari singkatan deponeren yang berarti simpan.

2. Menggaris bawahi kata-kata atau kalimat yang dianggap penting yang
dianggap penting untuk dijadikan masalah atau subyek penyimpanan.
3. Memberi tanda tulisan yang agak menyolok misalnya dengan tinta merah.
Tanda-tanda tersebut harus tertera di atas lembaran disposisi.
Surat keluar sebagai jawaban atau tanggapan atas isi surat masuk yang
diterima dari instansi, perusahaan dan perorangan wajib diurus dengan teliti, agar
terjalin rangkaian hubungan timbale balik yang serasi, selaras, dan seimbang serta
berakibat menguntungkan bagi kedua belah pihak.
15

Surat keluar juga dapat terjadi tanpa menerima surat masuk, bila hal
tersebut merupakan kegiatan intern, yang sifatnya penting bagi suatu perusahaan
atau instansi. Semua surat keluar harus diurus sebaik-baiknya oleh sekertaris.
Pengolahan surat masuk dan surat keluar sebagai tindak lanjut dari surat
masuk atau surat keluar yang bersifat intern pada umumnya sama yakni dimulai
dengan pembuatan konsep, pengetikan, penenda tanganan, pengiriman dan
penyimpanan.
1. Mempersiapkan konsep surat keluar
Konsep surat disusun sekretaris atas intruksi pimpinan. Intruksi pembuatan

konsep jawaban/surat diberikan dengan mendiktekan atau menulis konsep dengan
tangan. Konsep surat yang sudah disetujui pimpinan dapat segera diketik dalam
bentuk/format tertentu.
2. Penandataanganan surat keluar oleh yang berhak

Penandatanganan surat dilakukan setelah konsep surat menjadi bentuk
surat jadi, setelah melalui koreksi dan sudah bebas dari kesalahan. Cara
penyimpanan konsep surat yang harus ditandatangani pimpinan/pejabat yang
berhak adalah sebagai berikut.:
a. Memasukkan konsep jadi surat keluar ke dalam satu map bertuliskan
untuk ditandatangani,
b. Tidak memaksakan pimpinan atau pejabat untuk segala menandatangani
surat keluar,
c. Memasukkan konsep surat keluar ke dalam satu map khusus dengan
bertuliskan untuk perhatian pimpinan,
d. Memperhatikan kebiasaan pimpinan dalam menandatangani surat keluar,
misalnya kelengkapan lampiran, amplop atau disertai dengan konsep
pertama atau draft-nya.
3. Pencatatan dan penyimpanan arsip surat keluar
Konsep surat keluar yang sudah ditandatangani dan menjadi surat dinas
resmi lengkap dengan amplop dan lampirannya atau kelengkapan lainnya,
16

kemudian diteruskan ke bagian pencatat surat. Pencatat surat, pencatatnya
dalam buku verbal atau kartu tertentu yang diperlukan. Seperti yang
dipergunakan dalam dalam pencatat surat masuk, maka surat keluarpun
menggunakan buku verbal atau kartu-kartu kendali, lembar pengantar untuk
mencatatnya.
4. Pengiriman surat keluar
Pengiriman surat keluar dilaksanakan oleh kurir atau petugas ekspedisi
yang ada dalam kantor sendiri. Secara tradisional digunakan buku ekspedisi,
sedangkan cara baru, menggunakan kartu atau lembar pengantar. Dengan cara
demikian maka petugas mempunyai tanda terima dari pelaksanaan tugas
pengiriman surat keluar tersebut.Dalam buku ekspedisi dicatat tentang:
nomor urut, jenis warkat (bentuk ,nomor, tanggal, dikirim kepada lampiran)
dan tanda bahwa surat sudah diterima oleh pejabat/bagian yang dituju.
Kartu pengiriman di atas bersifat gabungan (kolektif), sedangkan
pengiriman secara khusus untuk setiap surat dilakukan dengan kartu yang disebut
kartu pengiriman. Pengiriman surat keluar secara intern harus memperhitungkan
hal sebagai berikut:
a. Pemeriksaan alamat yang tertera di amplop dan yang tertera di surat harus
sama.
Lampiran harus sesuai dengan yang disebutkan dalam surat.
b. Jika pengiriman melalui bagian pengiriman sentral, perhatikan perangko
sudah cukup atau belum serta tanda-tanda pengiriman lainnya yang perlu.
c. Surat khusus untuk pimpinanhendaknya dikumpulkan dalam satu map khusus
bertuliskan khusus pimpinan.
d. Pengiriman intern menggunakan lembar pengedaran disposisi.
B.Penanganan Surat Masuk dan Keluar Sistem Buku Agenda
Setiap surat masuk yang diterima dan surat keluar yang dikirim oleh suatu
organisasi pemerintah ataau swasta mempunyai nilai yang sangat penting, baik
sebagai alat komunikasi, sebagai pusat ingatan, sebagai bukti otentik dan
17

sekaligus dapat menunjukkan dinamika organisasi. Pengurusan surat dengan
menggunkan buku agenda, merupakan suatu proses pencatatan surat masuk atau
surat keluar dengan menggunakan buku agenda dan buku ekspedisi intern atau
ekstern.
2.6. Nilai Guna Arsip
Nilai arsip didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pengguna

arsip. Nilai guna arsip dibedakan menjadi:
a. Nilai guna primer, meliputi nilai guna administrasi, nilai guna hukum, nilai
guna keuangan, nilai guna ilmiah, dan nilai guna teknologi
b. Nilai guna sekunder
c. Nilai guna kebuktian
d. Nilai guna informasional
Jadi dengan demikian, yang dimaksud dengan penentuan nilai guna arsip menurut
Sedarmayanti (2003:104) adalah: Suatu proses penilaian arsip untuk menentukan
jangka waktu penyimpanan atau retensi arsip yang didasarkan atas pengkajian
terhadap isi arsip, penataannya dan hubungannya dengan arsip-arsip lainnya.
2.6.1. Penentuan Nilai Guna Arsip

Berdasarkan Surat Edaran Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia
Nomor: SE/02/1983 tentang Pedoman Umum untuk Menentukan Nilai Guna
Arsip, maka perlu diketahui bahwa penentuan nilai guna arsip merupakan
kegiatan untuk memisahkan arsip-arsip ke dalam dua kategori, yaitu: arsip yang
bernilai guna permanen yang terus disimpan, sedangkan arsip yang bernilai guna
sementara yang dapat dimusnahkan dengan segera atau dikemudian
hari.Keberhasilan penilaian tersebut, tergantung kepada:
a. Kemantapan pengertian dan pemahaman terhadap cara dan bagaimana kegiatan
instansi itu terekam dalam arsip-arsipnya.
18

b. Pengertian dan kesadaran akan fungsi kegunaan arsip bagi penggunaannya
serta kepentingan penyelamatan arsip sebagai bahan bukti dan bahan
pertanggung jawaban nasional.
2.6.2. Angka Pemakaian Arsip

Penilaian arsip merupakan kegiatan mengevaluasi nilai guna informasi
yang ada di dalam arsip. Kegiatan tersebut penting untuk menentukan jadwal
penyimpanan atau retensi arsip yang menjadi dasar pelaksanaan penyusutan arsip.
Sebab nilai guna arsip dapat berubah sesuai dengan kepentingan penggunaan dan
fungsinya.
Bernilai tidaknya arsip di samping dapat diukur dari angka kecermatan dan
jangka waktu penemuan kembali, dapat pula diukur dari angka pemakaian, yaitu:
angka persentase sebagai perbandingan antara jumlah permintaan warkat untuk
dipakai kembali dengan jumlah seluruh warkat dalam arsip.
2.7. Penyimpanan Arsip

Sebagaimana diketahui bahwa penyimpanan dan penemuan kembali arsip
dengan cepat dan tepat merupakan tujuan dari penataan arsip. Menyimpan arsip
pada tempatnya secara teratur, belum dapat menjamin bahwa arsip tersebut dapat
ditemukan dengan mudah. Penemuan kembali arsip sangat erat hubungannya
dengan system penataan atau penyimpanan yang dipergunakan, serta tergantung
dari kecekatan petugas arsip. Oleh karena itu perlu dipikirkan tentang penentuan
pemilihan sistem penataan atau penyimpanan.
A. Faktor yang Menunjang Kemudahan Penyimpanan dan Penemuan

Kembali Arsip
Di dalam memilih dan menentukan cara penataan arsip, seharusnya
mengenal terlebih dulu kepada jenis atau semacam informasi yang ada serta
diperlukan, dengan menyesuaikan kepada situasi dan kebutuhan dilingkungan
kerja. Bahkan, untuk penyesuaian berikutnya, jika diperlukan dapat
menggabungkan antara sistem yang satu dengan sistem yang lainnya.
19

Beberapa factor yang menunjang, dan perlu diperhatikan atau dipenuhi
dalam rangka memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip adalah:
a. Melakukan kegiatan menghimpun, mengklasifikasi, menyusun, menyimpan
dan memelihara arsip berdasarkan system yang berlaku, baik arsip yang
bersifat kedinasan maupun arsip pribadi pimpinan
b. Dalam menciptakan suatu sistem penataan arsip yang baik, hendaknya
diperhatikan atau dipenuhi beberapa faktor penunjang, antara lain adalah:
1. Kesederhanaan
Sistem penataan arsip yang dipilih dan diterapkan harus mudah, supaya
bukan hanya dimengerti oleh satu orang saja, melainkan juga dapat
dimengerti orang lain.
2. Ketepatan penyimpanan arsip
Berdasarkan system yang digunakan, harus memungkinkan penemuan
kembali arsip dengan cepat dan tepat.
3. Memenuhi persyaratan ekonomis
Yaitu dapat memanfaatkan ruangan, tempat dan peralatan yang ada, serta
biaya yang tersedia.
4. Menjamin keamanan
Arsip harus terhindar dari kerusakan, pencurian atau kemusnahan dan harus
aman dari bahaya:air, api, gangguan binatang, udara yang lembab dan lain-
lain, sehingga penyimpanannya harus di tempat yang benar-benar aman dari
segala gangguan.
5. Penempatan arsip
Hendaknya diusahakan pada tempat yang strategis, maksudnya adalah agar
tempat penyimpanan mudah dicapai oleh setiap unit atau yang memerlukan
arsip tersebut tanpa membuang banyak waktu dan tenaga.
6. Sistem yang digunakan harus fleksibel
Maksudnya adalah harus memberikan kemungkinan adanya perubahan-
perubahan dalam rangka penyempurnaan dan ketepatan kerja.
7. Petugas arsip
Perlu memahami pengetahun di bidang kearsipan.
20

c. Untuk arsip perlu menyelenggarakan pengadaan dan melayani peminjaman
arsip dengan sebaik-baiknya.
d. Mencatat dan menyimpan pidato serta peristiwa penting yang terjadi setiap
hari, lengkap dengan tanggal kejadian yang terjadi setiap hari, agar dapat
dijadikan alat bantu untuk menemukan atau mempertimbangkan kembali jika
aewaktu-waktu diperlukan.
e. Mengadakan pengontrolan arsip secara periodik agar dapat memahami
seluruh media informasi yang ada dan mengajukan saran untuk mengadakan
penyusutan setra pemusnahan jika perlu.
21

BAB III
MANAJEMEN KEARSIAPN PADA AKADEMI
KEPERAWATAN IMELDA MEDAN
3.1 Sejarah Berdirinya Akademi Keperawatan Imelda Medan
Akademi Keperawatan Imelda Medan dibuka pada tahun 1992 dengan

memiliki faslitas berupa Rumah Sakit Sendiri (RSU Imelda Pekerja Indonesia)
yang berlokasi di Jalan Bilal No.24,Pulo Brayan Darat I, Medan Timur. Hingga
tahun 2009 tercatat akademik ini telah menghasilkan sebanyak 5000 alumni yansg
berkualitas dan telah tersebar di seluruh tanah air Indonesaia dan bahkan ada yang
sudah diperkerjakan di Luar negeri. Dan saat ini Akademi Keperawatan Imelda
Medan telah memiliki mahasiswa sebanyak 513 orang.
Di akademi keperawatan Imelda diasuh oleh banyak dosen-dosen baik dari
tamatan pendidikan S2 Magister Biomedik,USU, Magister Pendidikan UNIMED,
S2 Keperawatan Monash University of Singapore, Sarjana Kedokteran USU, S1
Keperawtan dan lain-lain.
Selain itu, di Akademik Keperwatan Imelda Medan ini, pendidikannya juga

didukung oleh sarana dan prasarana yang baik, Untuk praktek belajar dan
olahraga yang lengkap bagi mahasiswa, Akademi Keperawatan Pendidikan
Imelda Medan telah menyediakan fasilitas belajar seperti fasilitas Laboraturium
(Lab. Klinik dasar, anak, maternitas, komunitas, anatomi, patologi klinik,
emergency, audio visual, bahsa, computer,jiwa dan medical bedah), rung kelas
yang nyaman, dan banyak lagi dan untuk fasilitsmolahranga, Akademi
Keperawatan Imelda Medan junga telah menyediakan fasilitas olahranga yang
baik bagi mahasiswanya seperti tersedianya dadminton, futsal,tennis meja dan
lain-lain.
22

VISI
Akadermi Keperawatan Imelda Medan sebagia institusi pendidikan
dipeloma III keperwatan yang berkualitas dan mampu menghasilkan lulusan yang
bersaing di pasaran nasional dan global.
MSI
1. Membentuk perwat yang memiliki nilai-nilai professional keperawatan.
2. Membentuk perawat yang mamapu menguasai iptek keperawatan yang
bertaraf global.
3. Membentuk perawat yang tbuka terhadap kemajuan iptek keperawatan.
TUJUAN INSTITUSI
1. Menciptakan pbm yang sesua dengan standard profesi keperawatan.

2. Merancang materi pbm yang disesuaikan dengan iptek keperawatan.
3. Menyediakan Sumber Daya manusia yang berkualitas dan mampu mengikuti
perkembangan iptek keperawatan.
4. Menyediakan fasilitas pendidikan yang mampu memotivasi mahasiswa untuk
mendapatkan informasi tentang kemajuan iptek keperwatan terkini.
5. Membentuk sikap prilaku perawat yang berilmu, terampil, berbudi pekerti
luhur, cinta sesama masyarakat serta cinta bangsa dan tanah air.
23

3.2 Struktur Organisasi
Struktur organisasi sangat diperlukan dalam suatu organisasi untuk
membuat proses kegiatan kerja dalam suatu unit organisasi atau instansi. Dan
adanya struktur organisasi dapat diketahui dengan jelas gambaran tentang
kedudukan serta tugas-tugas dalam organisasi.
Gambar 3.1
Struktur Organisasi Akademik Keperawatan Imelda Medan
24

3.3 Hasil Penelitan
Penulis melihat bahwa surat-surat keluar yg bersifat penting harus

ditandatangani oleh Ketua atau Wakil Ketua dan Sekretaris. Dan dalam
korespondensi bentuk surat yang dipakai oleh Akademik Keperawatan Imelda
Medan harus dalam bentuk surat yang ideal, sederhana,dan praktis serta mudah
diketik, dan surat yang indah dilihat oleh pembaca adalah bentuk surat yang lurus
(block style). Bentuk lurus (block style) yang asli tercantum dalam literature barat,
pada Gambar 3.2.
Gambar 3.2
Bentuk Surat Block
Sumber:Akademik keperawatan Imelda
25

3.3.1 Prosedur Surat Masuk dan Surat Keluar Sistem Buku Agenda
Pada Akademik Keperawatan Imelda Medan rata-rata surat masuk lebih
kurang 7 surat per hari, yaitu misalnya: Surat perjanjian kerja (outsourcing), surat
pemberhentian, surat mutasi pegawai Yayasan Imelda Medan, surat permohonan
kerja, surat penawaran kerja, dan lain-lain.
Surat masuk di Akademik Keperawatan Imelda Medan terdiri dari:
1. Penerima surat
Surat masuk diterima oleh sekretaris yang terlebih dahulu diperhatikan;
a. Menerima surat yang disampaikan oleh pengantar surat
b. Meneliti kebenaran surat.
c. Membubuhkan paraf pada bukti penerimaan.
d. Mensortir surat
e. Membuka sampul surat dan mengeluarkan surat dari amplop. Jika alamat
pengirim tidak tercantum di dalam surat, amplop diikutsertakan bersama
surat yang tertera alamatnya.
f. Mencatat surat masuk pada buku agenda. Seperti di bawah ini:
Nomor Tangal Nomor dan Isi

Urut Diterima Sipengirim tanggal Ringkasan Kepada Catatan
Gambar 3.3
Format buku agenda surat masuk pada Akademik Keperawatan Imelda
Medan
g. Meneliti kelengkapan lampiran surat.
h. Surat distempel untuk dibubuhi tanggal, nomor agenda dan disahkan oleh
sekretaris dengan membubuhi paraf.
26

i. Memberikan surat kepada ketua.
AGENDA
Tgl
Nomor
Gambar 3.4
Format stempel agenda pada Akademik Keperawatan Imelda Medan
Sumber : Akademik Keperawatan Imelda Medan
2. Pengarahan surat
Pengarahan surat adalah kegiatan untuk menindaklanjuti atau memproses
surat sesuai dengan isinya oleh ketua yayasan untuk menentukan surat
strsebut tergolong penting atau biasa. Selanjutnya ketua yayasan menulis
disposisi atau pengarahan tindakan yang harus dilakukan terhadap surat yang
bersangkutan kepada yang membidangi yaitu sekrtaris atau bendahara.
3. Penyimpanan
Setelah selesai diproses, surat disimpan oleh sekretaris di filing cabinet atau
pada lemari file.
Surat Keluar
Surat keluar dapat dibagi menjadi dua yaitu, surat keluar yang merupakan surat
balasan dan surat perdana.
Pengurusan surat keluar pada Akademik Keperawatan Imelda Medan:
1. Pembuatan konsep surat oleh sekretaris atau bendahara.

2. Pemeriksaan konsep surat oleh ketua yaysan dari segi kebenaran isi
maupun
bentukya, sekaligus memberikan persetujuan untuk diterbitkan.
3. Sekretaris atau bendehara mengetik konsep surat yang telah disetujui
ketua.
27

4. Surat yang telah diterbitkan tersebut diserahkan beserta konsep yang telah
disetujui kepada ketua untuk ditanda tangani.
5. Surat yang telah ditanda tangani langsung distempel dengan stempel
yayasan dan diagendakan serta didistribusi ke masing-masing lembaranya
sesuai dengan maksud yaitu lembaran utama untuk tujuaan surat, lembaran
kedua atau tembusan pertama untuk arsip dan lembran ketiga untuk
seterusnya atau tembusan kedua dan seterusanya gunanya untuk dikirim
sebagai tembusan kepada pihak yang terkait.
6. Melipat surat dan memasukannya ke dalam amplop, membubuhkan
perangko serta pemberian perekat pada amplop dilakukan oleh sekertaris.
7. Pencatatan pada buku ekpedisi diberikan kepada petugas pengantar untuk
di kirimkan.
8. Penyimpanan arsip.
NO Tanggal Tujuan No Isi Dari Cat

Diterima Dan Ringkasan
Tanggal
Gambar 3.5
Format buku agenda surat keluar pada Yayasan Imelda Medan
Sumber : Akademik Keperawatan Imelda Medan
b. Penyimpanan
28

Penyimpanan arsip pada Akademik Keperawatan Imelda Medan
menggunakan dua cara yaitu menggunakan map order yang diletak pada lemari
file dan filling cabinet.
Pada penyimpanan arsip dengan map order, arsip dibagi menurut subjek,
selain penyusunan arsip harus sesuai dengan tanggal dan pada lemari file telah
ditandai oleh tahun yang berlaku seperti pada surat keluar dipecah menjadi dua
yaitu file umum dan file tagihan. Pada file tagihan didalamnya terdapat arsip atau
dokumen tagihan cleaning service, tagihan kontrak cleaning service dan tagihan
jasa penyedia tenaga kerja. Sama halnya laporan keuangan yang dibagi tiga, yaitu:
sewa, outsourcing, dan cleaning service. Dokumen atau arsip yang merupakan
surat rahasia dan surat penting seperti akta pendirian, surat perjanjian, surat
kepemilikan harta disimpan pada filling cabinet.
Perlindungan pada penyimpanan dengan menggunakan kapur barus dan

penyemprotan serangga pada setiap laci filling cabinet dan lemari file untuk
menghindari tikus, kecoak dan serangga lainya.
Berdasarkan kegiatan yang terjadi pada Akademik Keperawatan Imelda
Medan penyimpanan atau kegiatan menaruh dan menyusun arsip atau dokumen
secara sistematis, dengan menggunakan berbagai cara dan alat ditempat yang
aman dan dapat ditemukan kembali dengan cepat jika dibutuhkan. Penyusunan
arsip atau berkas secara sistematis berarti ketika melakukan penyimpanan arsip,
pegawai menaruh arsip atau berkas dengan mempergunakan prosedur, alat,
memperhatikan klasifikasi arsip dan kodenya serta urutan kejadian subjek dan
kronologi (tanggal) arsip atau berkas.
C. Ruang Kantor Akademik Keperawatan Imelda Medan

Letak ruang kantor Akademik Keperawatan Imelda Medan berada di lantai
lima. Luas ukuran ruangan lebih kurang 4,5 meter untuk lebar dan 13 meter untuk
panjang. Perincian ukuran pada ruangan ketua, lebar 4 meter dan panjang 4,5
meter, sedangkan untuk ruangan karyawan lebar 4,5 meter dan panjang 9 meter.
29

Pada ruangan ketua Akademik Keperawatan Imelda Medan terdapat filing
cabinet 2 unit dan lemari file yang berlaci empat. Pada ruangan sekertaris
dibelakang mejanya terdapat 3 unit lemari file yang berpintu 2 dan 1 unit filling
cabinet.
3.3.2 Pembahasan
Dari penjelasan serta uraian mengenai hasil penelitian objek kearsipan
juga menyangkut terhadap judul yang diambil, penulis telah menguraikan
sebelumnya tentang pentingnya penanganan kearsipan yang baik dalam surat
masuk dan surat keluar pada perusahaan.
3.3.3 Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar
Surat merupakan peranan yang sangat penting untuk menjadi sumber

informasi yang dapat menghubungkan perusahaan yang satu dengan perusahaan
yang lainya untuk menjalin hubungan kerjasama yang baik. Perusahaan tidak akan
memberikan informasi yang akurat, apabila perusahaan tersebut tidak memelihara
penanganan surat dan sistem kearsipan yang telah berlaku pada perusahaan
tersebut. Prosedur surat menyurat pada Akademik Keperawtan Imelda Medan
mempergunakan agenda serta stempel agenda yang dibutuhkan pada surat
tersebut. Sebagai sarana penemuan kembali membandingkan dengan teori yang
telah diuraikan sebelumnya prosedur surat masuk dan surat keluar lebih efektif
dan efesien, jika pengurusan surat dengan menggunakan kartu kendali
memudahkan untuk:
1. Mudah penyusunan lebih lanjut.
2. Sarana penemuan kembali indeks mudah diingat
3. Persyaratan vertikal file dapat terwujud, dan dapat disesuaikan dengan
calon pengguna.
4. Fleksibel, tunjuk silang dapat diterapkan. Sehingga dapat mengetahui
jalanya surat tanpa perlu kekawatiran untuk melakukan kesalahan
dalam membuang waktu untuk pencarian arsip.
30

Pada Akademik Keperawatan Imelda Medan tidak mempergunakan kartu
indeks yang berfungsi sebagai pencatat arsip yang akan disimpan, padahal kartu
indeks dapat mempermudah dan mempercepat dalam pencarian suatu arsip. Maka
penulis menganalisa mengenai penanganan system kearsipan pada Akademik
Keperawatan Imelda Medan yang masih diterapkan sampai sekarang, apakah
sistem manajemen kearsipan yang efektif dan efesien untuk perusahaan dalam
memberikan informasi yang up to date kepada pemimpin.
31

BAB IV
4.1 Kesimpulan
Dari hasil analisis yang telah dibahas sebelumnya, maka dapat diambil
kesimpulan sebagai berikut:
1. Penanganan surat masuk dan surat keluar pada Yayasan Imelda Medan
dilakukan oleh sekertaris dengan memakai buku agenda untuk dapat
mengetahui jalannya surat tersebut.
2. Pada Yayasan Imelda Medan peralatan yang diperlukan dalam
memudahkan penyimpanan arsip adalah filing cabinet dan lemari arsip,
sedangkan dalam penyusuan dokumen menggunakan folder, ordner, dan
schnelhecter map.
3. Sistem penyimpanan arsip pada Yayasan Imelda Medan menggunakan
sistem tanggal, yang mana dalam penyimpanan arsip atau berkas
berdasarkan urutan tanggal, bulan, dan tahun.
4. Pada Yayasan Imelda Medan peminjaman hanya sekitar lingkungan kantor
Yayasan Imelda Medan saja, sehingga tidak memerlukan kartu
peminjaman arsip.
5. Penilaian angka pemakaian arsipmbelum dilakukan oleh Yayasan Imelda
Medan untuk membantu dalam pemindahan, penyusutan dan pemusnahan
arsip yang dikarenakan yayasan ini baru berjalan selama 12 tahun lebih,
sehingga menyebabkan bergabungya arsip yang tidak memiliki nilai guna
dengan arsip vital, arsip penting, dan berguna.
32

4.2 Saran
Dari hasil kesimpulan yang telah diuraikn di atas, maka saran-saran yang
dapat diberikan adalah:
1. Sesuai dengan tata kearsipan yang baik, sebaiknya manajeman kearsipan

pada Yayaan Imelda Medan menggunakan penggabungan sistem tanggal
dan sistem subjek.
2. Sebaiknya penanganan surat masuk dan surat keluar mempergunakan
kartu kendali sehingga dapat diketahui surat yang diagendakan dan
memberi kemudahan bagi sekretaris untuk mengetahui jalannya surat
tanpa harus membuat suatu kesalahan dalam membuang waktu untuk
pencarian arsip.
3. Untuk mempermudah dalam pencarian arsip sebaiknya menggunakan
kartu indeks yang dipergunakan untuk mencatat arsip yang akan disimpan.
Apabila ada arsip yang diperlukan, maka sekretaris dapat melihat terlebih
dahulu pada kartu indeks, sehingga dengan mudah mengetahui letak arsip
yang diperlukan tersebut.
4. Sebaiknya dilakukan penilaian arsip agar dapat ditentukan berapa lama
jenis arsip yang bersangkutan disimpan berdasarkan nilai gunanya.
Sehingga dapat dilakukan pemusnahan sesuai dengan daftar yang telah
dibuat oleh Yayasan Imelda Medan dan ini dapat memberikan
kelonggaran pada tempat penyimpanan arsip.
33

DAFTAR PUSTAKA
Amsyah, Zulkifli.2003. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia.
Barhos, Basir. 2005. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara.
Mulyono, Sularso dkk. 2002. Dasar-Dasar Kearsiapan. Yogyakarta: Liberty.
Maulana, M.N. 1982. Administrasi Kearsipan. Jakarta: Bhratara Karya Aksara.
Sedarmayanti. 2001. Manajemen Perkantoran. Bandung: Mandar Maju.
Sulistyo- Basuki. 2003. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: Gramedia Pustaka

Utama.
Suraja, Yohannes. 2006. Manajemen Kearsiapan. Malang: Dioma.
Widjaja, A.W. 1993. Administrasi Kearsipan. Jakarta: Rajawali Press.
34

LAMPITAN
KOLEKSI ARSIP AKADEMI KEPERAWATAN IMELDA
1. Arsip Akademi Keperawatan Imelda
2. Kumpulan Arsip
35

3. Tumpukan Arsip
4. Arsip
36

5. Ruang Arsip
37

6. Lemari Arsip
38

Manajemen Kearsipan Pada Akademi Keperawatan Imelda Medan

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Manajemen Kearsipan Pada Akademi Keperawatan Imelda Medan

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

MANAJEMEN KEARSIPAN PADA AKADEMI

KEPERAWATAN IMELDA MEDAN

Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaiakan studi untu

gelar ahli madya (Amd) dalam bidang Perpustakaan dan Informasi

PROGRAM STUDI PERPUSTAKAAN

DEPARTEMEN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI

FAKULTAS ILMU BUDAYA UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Universitas Sumatera Utara

Namun kamu selalu berusaha tersenyum di depanku

Universitas Sumatera Utara

Dengan segala kerendahan hati penulis mengucapakan puji syukur kepada

Kepada semua orang yang telah mengiringi hidupku, terimakasih untuk

Universitas Sumatera Utara

Universitas Sumatera Utara

BAB II : MANAJEMEN KEARSIPAN

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Universitas Sumatera Utara

1.1. Latar Belakang Masalah

Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi dewasa ini sangat

Informasi didahului oleh sebuah peristiwa. Peristiwa tersebut ditandai

Data diolah menjadi informasi baik secara manual atau komputerisasi

Universitas Sumatera Utara

Manajemen arsip berfungsi untuk menjaga keseimbangan arsip dalam segi

Disadari atau tidak perusahaan swasta atau pemerintah yang idealnya

Mengingat begitu pentingnya manajemen kearsipan tersebut, penulis

1.2. Tujuan Penulisan

1.3. Ruang Lingkup

Dalam penulisan kertas karya ini, penulis membatasi ruang lingkup

Universitas Sumatera Utara

Universitas Sumatera Utara

2.1. Pengertian Arsip

Pengertian arsip adalah sekumpulan warkat yang memiliki kegunaan

Dari pengertian di atas dapat diambil ciri-ciri arsip yaitu:

• Kumpulan warkat yang memiliki kegunaan tertentu.

a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan

Universitas Sumatera Utara

Dalam penjelasan UU tersebut bahwa naskah-naskah yang berisikan hal-

Menurut fungsi dan kegunaannya arsip dapat digolongkan menjadi arsip

a. Arsip dinamis yang digunakan secara langsung dalam perencanaan,

Universitas Sumatera Utara

2.2. Pengertian Manajemen Arsip

Pada setiap kegiatan diperlukan bantuan data dan informasi. Demikian

Universitas Sumatera Utara

- Proses penggunaan sumber daya secara efektif untuk mencapai sasaran

Dua pengertian di atas masing-masing dapat dijelaskan untuk kegiatan

Kearsipan merupakan kegiatan yang berhubungan dengan arsip.

Menurut Sedarmayati (2003:10): Mendefinisikan kearsipan sebagai kelompok

Setiap kegiatan tersebut, baik dalam organisasi dalam pemerintah atau

Menurut Bartos (2005:2): Pengertian kearsipan adalah pusat ingatan, sumber

Universitas Sumatera Utara

Kearsipan merupakan suatu unsur dari sistem informasi organisasi atau

Menurut Suraja (2006:62): Pengertian manajemen kearsipan adalah rangkaian

Pelaksanaan manajemen dalam organisasi bertujuan untuk mewujudkan

2.3. Daur Hidup Kearsipan

Di samping pengertian manajemen arsip, perlu dipahami tentang daur

Sebagaimana yang telah penulis kemukakan terdahulu bahwa, kearsipn

Universitas Sumatera Utara

Tahap terciptanya arsip dan penerimaan merupakan awal dari lahirnya

Secara umum dapat dikatakan bahwa surat adalah alat untuk

Karena banyaknya macam surat, maka untuk memudahkan dalam hal

a. Menurut wujudnya, yaitu: kartu pos, warkat pos, surat bersampul,

Universitas Sumatera Utara

Seperti dijelaskan sebelumnya bahwa salah satu syarat agar surat