BAB VII

ANALISA PERANCANGAN OUTPUT dan INPUT

7.1. Perancangan Output

1. Pengertian Output

Menurut (Kendall & Kendall, 2003) mendefinisikan “Output adalah informasi

yang dikirim kepada para pengguna melalui sistem informasi lewat Intranet, extranet

atau World Wide Web”. Output dapat diwujudkan dalam beberapa bentuk, misalnya :

hard copy tradisional dari laporan cetakan atau soft copy seperti layar komputer,

microform, dan keluaran audio. Pengguna mengandalkan output untuk menyelesaikan

tugas-tugas dan mereka sering menilai kelebihan sistem secara terpisah melalui output-

outputnya. Untuk menciptakan output yang bermanfaat, maka penaganalisis sistem

bekerja sama dengan pengguna selama proses interaksi sampai hasilnya dianggap

memuaskan.

2. Tujuan Yang Dicapai Saat Merancang Output

Ada beberapa tujuan dalam Perancangan Output, menurut (Kendall & Kendall,

2003), yaitu :

a. Merancang output untuk tujuan khusus

Semua output memiliki suatu tujuan. Namun tidak cukup untuk membuat

laporan, tampilan layar atau halaman web yang tersedia untuk para

pengguna karena kemungkinan melakukannya secara teknologis. Selama

fase penetapan syarat-syarat informasi dalam analisis, maka penganalisis

68
 69

sistem menemukan tujuan-tujuan apa yang ingin dicapai, kemudian output

dirancang berdasarkan atas tujuan-tujuan tersebut.

b. Membuat output bermafaat bagi para pengguna

Dengan suatu sistem informasi besar yang melayani sejumah pengguna

untuk berbagai macam tujuan yang berbeda-beda, biasanya sulit membuat

output menurut selera atau ukuran tertentu. Umumnya dikatakan lebih

praktis menciptakan output khusus atau output yang sesuai pengguna saat

merancang untuk sistem pendukung keputusan atau aplikasi-aplikasi

interaktif tingkat tinggi lainnya seperti output-output yang dipasang di web.

c. Mengirim jumlah output yang tepat

Lebih banyak tidak selalu lebih baik, khususnya dimana jumlah output

menjadi fokus perhatian. Sebagian tugas-tugas merancang output adalah

memutuskan berapa jumlah output yang tepat untuk pengguna. Anda dapat

melihat bahwa tugas ini sangat sulit, karena syarat-syarat informasi masih

bisa berubah secara terus menerus. Suatu heuristic yang berguna adalah

sistem apa yang dibutuhkan setiap orang untuk melengkapi pekerjaannya.

d. Menyediakan distribusi output yang tepat

Output bisa dicetak diatas kertas, ditampilkan pada layar, disalurkan lewat

pengeras suara, disediakan di web, dan disimpan di microfilm. Output

seringnya diproduksi pada satu lokasi (sebagai contoh, di bagian

pemrosesan data) dan kemudian didistribusikan ke pengguna. Peningkatan

penampilan keluaran di layar secara online, yang secara pribadi bisa diakses
 79

telah melenyapkan problem-problem distribusi, tetapi distribusi yang tepat

masih menjadi tujuan penting bagi penganalisis sistem.

e. Menyediakan output tepat waktu

Salah satu hal yang paling banyak dikeluhkan pengguna adalah mereka

tidak menerima informasi tepat waktu saat diperlukan untuk membuat

keputusan. Tujuan penganalisis sistem untuk output menjadi sulit. Tidak

hanya apakah anda berhati-hati mengenai siapa menerima output apa, tetapi

anda harus memperhatikan masalah pengaturan waktu distribusi output.

Pengaturan waktu output yang akurat snagat penting bagi operasi bisnis.

f. Memilih metode output yang paling efektif

Memilih metode keluaran yang tepat untuk setiap pengguna merupakan

tujuan lain dalam merancang output. Untuk beberapa orang tertentu, istilah

output masih identik dengan setumpuk kertas yang dicetak dari komputer,

tetapi situasi ini beruabah dengan cepat. Bersama-sama dengan

perkembangan menuju sistem online, saat ini banyak output yang muncul

di layar dan para pengguna memiliki pilihan mencetaknya dengan printer

mereka sendiri.

3. Tipe Output

Menurut (Hartono, 2017), output dapat diklasifikasikan ke dalam beberapa tipe,

yaitu:

a. Output intern (internal output)

Output intern adalah output yang dimaksudkan untuk mendukung kegiatan

manajemen. Output ini akan tetap tinggal didalam perusahaan dan akan
 71

disimpan sebagai arsip atau dimusnahkan bila tidak digunakan lagi. Output

jenis ini dapat berupa laporan-laporan terinci, laporan-laporan ringkasan

dan laporan-laporan lainnya.

b. Output ekstern (external output)

Output ektern adalah output yang akan didistribusikan kepada pihak luar

yang membutuhkannya. Contoh output ektern adalah faktur, check, tanda

terima pembayaran dan yang lainnya.

4. Mengatur Tata Letak Output

Pengaturan isi output akan secara langsung menentukan kemudahan dari

output untuk diapahami dan dimengerti. Pengaturan tata letak output

merupakan pekerjaan desain yang penting dan sangatlah diperlukan baik bagi

pemakai sistem maupun bagi para programmer. Bagi para pemakai sistem

sering digunakan untuk menilai isi dan bentuk dari output apakah sudah sesuai

dengan yang diinginkan atau belum. Sedangkan bagi programmer akan

digunakan sebagai dasar pembuatan progam utuk menghasilkan output yang

diinginkan. Programmer membutuhkan desain output ini untuk menentukan

posisi kolom, baris dan informasi yang disajikan di suatu output. Pengaturan

tata letak isi output yang akan dicetak di printer dapat digunakan sebagai alat

bagan tata letak printer dan kamus data output.

Penggambaran Tata Letak Output, menurut (Hartono, 2017) :

a. Bentuk dari literal (konstanta) dapat ditulis apa adanya.

Pada contoh ini literal akan dicetak oleh program komputer sebagai

penghasil output. Untuk output berupa dokumen tercetak, literal tidak

 72

dicetak oleh program komputer, tetapi sudah dicetak oleh dokumen

tersebut. Yang perlu diperhatikan jika dokumen tercetak adalah spasi

pencetakan oleh program supaya nilai yang dicetak di dokumen tersebut

dapat terletak ditempat yang sesuai dengan yang sudah disediakan di

dokumen.

b. Nilai suatu data yang berasal dari suatu field atau variable ditunjukkan oleh

bentuk edit mask. Edit mask dibentuk dari edit descriptor yang tergantung

dari bahasa yang digunakan.

c. Nomor yang ditulis diantara tanda kurung buka dan kurung tutup dekat

dengan edit mask digunakan sebagai nomor acuan nilai data di kamus data

output.

d. Panah kebawah menunjukkan cara penggambaran spasi di bagan tata letak

printer.

Adapun cara-cara penggambaran spasi adalah:

1) Penggambaran spasi tunggal

Penggambaran spasi tunggal dilakukan dengan cara menuliskan edit

mask dalam satu baris saja dan garis panah ke bawah menunjukan

bahwa baris-baris selanjutnya akan dicetak dengan isi yang sama

dengan yang ditunjukkan oleh edit mask diatasnya.

2) Penggambaran dua spasi atau lebih

Penggambaran dua spasi atau lebih dilakukan dengan cara

menuliskan edit mask dalam dua baris yang dipisahkan dengan

banyaknya spasi yang diinginkan.

 73

3) Pencetakan baris sampai dengan baris tertentu

Pencetakan baris sampai dengan baris tertentu atau sampai dengan

nilai dibaris tertentu dapat dilakukan berbagai cara.

4) Kombinasi percetakan

Merupakan kombinasi percetakan antara baris dan kolom yang

diinginkan.

5. Langkah-langkah Menyiapkan Prototipe Laporan Output

Berikut ini langkah-langkah petunjuk untuk menyiapkan prototype laporan

output bebasis layar, menurut (Kendall & Kendall, 2003):

a. Menetukan kebutuhan akan laporan tersebut

b. Menentukan pengguna

c. Menentukan item-item data yang dimasukkan

d. Mengestimasi ukuran laporan secara keseluruhan

e. Judul laporan

f. Nomor halaman laporan

g. Memasukkan tanggal persiapan laporan

h. Memberi label setiap kolom data secara tepat

i. Menentukan data-data variable, menunjukkan pada layar apakah setiap

spasi atau bidang digunakan untuk suatu karakter alphabet, numeric atau

karakter khusus.

j. Menunjukkan tempat baris-baris kosong yang digunakan untuk membantu

mengatur organisasi
 74

k. Mengulas laporan-laporan prototype (gunakan layar untuk dokumen-

dokumen berbasis web dan gunakan output hardcopy untuk laporan-laporan

cetakan) dengan pengguna dan pemrogram agar layak, bermanfaat, mudah

dibaca, mudah dipahami dan memiliki penampilan estetis.

Menurut (Kendall & Kendall, 2003), ada beberapa petunjuk untuk merancang

layar :

a. Buatlah layar yang sederhana

b. Buatlah presentasi layar tetap konsisten

c. Fasilitas gerakan pengguna di antara layar-layar

d. Ciptakan suatu layar yang menarik

6. Bentuk Laporan

Bentuk dari laporan yang dihasilkan oleh sistem informasi, yang paling banyak

digunakan adalah dalam bentuk tabel dan berbentuk grafik atau bagan.

a. Laporan berbentuk tabel

Menurut (Hartono, 2017), berikut ini adalah macam-macam laporan yang

berbentuk tabel yang menekankan kualitas isi serta kegunaannya :

1) Notice Report

Notice Report adalah bentuk laporan yang memerlukan perhatian

khusus. Laporan ini harus dibuat sesederhana mungkin tetapi jelas

karena dimaksudkan supaya permasalahan-permasalahan yang

terjadi tampak dengan jelas sehingga dapat langsung ditangani.

 75

Contoh :

Gambar VII.1
Contoh Notice Report

2) Equipoised Report

Equiposed Report adalah berisi hal-hal yang bertentangan .Laporan

ini biasanya digunakan untuk maksud perencanaan .Dengan

disajikannya informasi yang berisi hal-hal yang bertentangan, maka

dapat dijadikan sebagai dasar didalam pengambilan keputusan

Contoh :

Gambar VII.2
Contoh Equiposed Report

3) Variance Report

Variance Report adalah menunjukkan selisih ( variance ) antara

standar yang sudah ditetapkan dengan hasil kenyataannya atau

sesungguhnya.
 76

Contoh :

Gambar VII.3
Contoh Variance Report

4) Comparative Report

Comparative Report adalah berisi laporan yang membandingkan

antara satu hal dengan hal yang lainnya. Contoh pada laporan

Rugi/Laba atau neraca yang dapat dibandingkan antara nilai-nilai

elemen tahun berjalan dengan tahun-tahun sebelumnya

Contoh :

Gambar VII.4
Contoh Comparative Report

b. Laporan berbentuk grafik

Menurut (Hartono, 2017), Laporan yang berbentuk grafik dapat

diklasifikasikan sebagai berikut:

 77

1) Bagan Garis (line chart)

Pada bagan garis, variasi dari data ditunjukkan dengan suatu garis

atau kurva.

Kebaikan dari bagan garis :

a) Dapat menunjukkan hubungan antara nilai dengan baik

b) Dapat menunjukkan beberapa titik

c) Tingkat ketepatannya dapat diatur sesuai dengan skalanya

d) Mudah dimengerti

Kelemahan dari bagan garis:

a) Bila terlalu banyak garis atau kurva maka akan tampa ruwet

b) Hanya terbatas pada dua dimensi

c) Spasi dapat menyesatkan

Contoh :

Gambar VII.5
Contoh Bagan Garis

2) Bagan Batang (bar chart)

Nilai-nilai data dalam bagan batang digambarkan dalam bentuk

batang-batang vertikal ataupun batang-batang horisontal

 78

Kebaikan Bagan Batang

a) Baik untuk perbandingan

b) Dapat menunjukkan nilai dengan tepat

c) Mudah dimengerti

Kelemahan

a) Terbatas hanya pada satu titik saja

b) Spasi dapat menyesatkan

Contoh :

Gambar VII.6
Contoh Bagan Batang
3) Bagan Pastel (pie chart)

merupakan bagan yang berbentuk lingkaran menyerupai kue pastel

(pie), dimana tiap-tiap potong dari pie dapat menunjukkan bagian

dari data.

Kebaikan Bagan Pastel

a) Baik untuk perbandingan sebagian dengan keseluruhannya

b) Mudah dimengerti
 79

Kelemahan

a) Penggunaannya terbatas

b) Ketepatannya kurang

c) Tidak dapat menunjukkan hubungan beberapa titik

Contoh :

Gambar VII.7
Contoh Bagan Pastel

7.2. Perancangan Input

1. Pengertian Input

Menurut (Hartono, 2017) mendefinisikan “masukan atau input merupakan awal

dimulainya proses informasi”. Bahan mentah informasi adalah data yang terjadi dari

transaksi-transaksi yang dilakukan oleh organisasi. Data dari hasil transaksi merupakan

masukan untuk sistem informasi. Menurut (Kendall & Kendall, 2003) mendefinisikan

“formulir adalah perangkat yang penting untuk mengendalikan aliran kerja”. Formulir

mendapatkan dan menangkap informasi dari anggota organisasi yang akan selalu

menjadi input bagi komputer. Melalui proses ini, formulir selalu berlaku sebagai
 80

sumber dokumen bagi pegawai penginput data atau untuk input aplikasi perdagangan

elektronik (e-commerce).

Ada empat garis pedoman untuk membuat formulir :

a. Membuat formulir mudah diisi

b. Memastikan bahwa formulir akan memenuhi tujuan yang telah dibuat

c. Membuat formulir yang memastikan penyelesaian tepat

d. Buatlah formulir yang menarik

2. Tujuan Perancangan Input

Menurut (Kendall & Kendall, 2003) mengatakan bahwa tujuan perancangan

input, adalah :

a. Membuat penyelesaian input yang mudah dan efisien

b. Menjamin input akan memenuhi tujuan yang diharapkan

c. Menjamin penyelesaian yang tepat

d. Membuat tampilan layar dan formulir yang menarik

e. Membuat input yang tidak rumit

f. Membuat tampilan layar dan formulir yang konsisten

3. Hal-hal Yang Harus Diperhatikan Dalam Membuat Dokumen Dasar

Menurut (Hartono, 2017) mendefinisikan”dokumen dasar (source document)

merupakan formulir yang digunakan untuk menangkap (capture) data yang

terjadi” . Data yang sudah dicatat di dokumen dasar kemudian dimasukkan

sebagai input ke sistem informasi untuk diolah. Dokumen dasar sangat penting

didalam arus data di sistem informasi. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam

membuat dokumen dasar, adalah :

 81

a. Dapat menunjukkan macam dari data yang harus dikumpulkan dan

ditangkap

b. Data dapat dicatat dengan jelas, konsisten dan akurat

c. Dapat mendorong lengkapnya data, disebabkan data yang dibutuhkan

disebutkan satu persatu didalam dokumen dasarnya

d. Bertindak sebagai pendistribusi data, karena sejumlah tembusan dari

formulir-formulir tersebut dapat diberikan kepada individu-individu atau

departemen-departemen yang membutuhkannya

e. Dokumen dasar dapat membantu didalam pembuktian terjadinya suatu

transaksi yang sah, sehingga berguna untuk audit trail (pelacakan

pemeriksaan)

f. Dokumen dasar dapat digunakan sebagai cadangan atau pelindung (back

up) dari file-file data di komputer.

Berikut ini merupakan petunjuk-petunjuk didalam perancangan dokumen

dasar yang baik :

a. Kertas yang digunakan

Beberapa faktor yang harus dipertimbangkan didalam pemilihan kertas

yang akan digunakan, yaitu

1) lamanya dokumen dasar tersebut akan disimpan

2) penampilan dari dokumen dasar

3) banyaknya dokumen dasar tersebut ditangani

4) bagaimana menanganinya

5) lingkungan-lingkungannya
 82

6) metode pengisisan data di dokumen dasar tersebut

b. Ukuran dari dokumen dasar

Usahakan ukuran dari dokumen dasar berupa ukuran dari kertas yang

standar dan banyak dijual. Ukuran kertas yang umum adalah ukuran kuarto

(81/2” * 11”) dan ukuran folio ( 81/2” * 14”)

c. Warna yang digunakan

Warna yang baik adalah warna yang datanya mudah dibaca, terutama bila

mengggunakan karbon. Warna yang baik ini adalah warna yang cerah.

Warna-warna gelap seperti biru tua, hijau tua, merah tua, ungu, hitam dan

lainnya sebaiknya dihindari untuk digunakan.

d. Judul dokumen dasar

Dokumen dasar harus diberi judul yang dapat menunjukkan jenis dan

kegunaan dari dokumen dasar tersebut. Judul harus sesingkat mungkin

tetapi jelas. Bila dokumen dasar akan digunakan oleh pihak-pihak luar

perusahaan, selin judul yang ada, maka nama perusahaan sebaiknya juga

dicantumkan.

e. Nomor dokumen dasar

Nomor dokumen dasar dapat digunakan untuk menunjukkan

keunikannya. Nomor dokumen dasar dapat diletakkan di pojok bawah kiri

atau di pojok bawah kanan (jangan diatas kiri, karena tertutup bila

distaples dan jangan diatas kanan, karena dapat membingungkan dengan

nomor urut dokumen dasar)

 83

f. Nomor urut dokumen dasar

Nomor urut dokumen dasar biasanya dicantumkan di pojok kanan atas.

Nomor urut ini sangat diperlukan untuk tujuan pengendalian(dapat

diketahui bila ada dokumen dasar yang hilang bila nomornya meloncat)

dan untuk pelacakan serta pengarsipan.

g. Nomor dan jumlah halaman

Bila dokumen lebih dari satu halaman, maka tiap-tiap halaman harus

diberi nomor dan jumlah halamannya, supaya bila ada halaman yang

hilang dapat diketahui.

h. Spasi

Spasi antar baris dan spasi antar karakter pada dokumen dasar harus

diperhatikan, terutama bila dokumen dasar akan diisi dengan data yang

dicetak dengan mesin.

i. Pembagian area

Dokumen dasar harus dibentuk dengan pembagian area sedekimian rupa,

sehingga memudahkan untuk mencarinya guna pengisian atau pencarian

data. Pembagian area ini meliputi area judul, area halaman, area kontrol,

area organisasi, area obyek, area tubuh, area berita, area otorisasi, area

jumlah dan area nomor.

j. Caption

Caption adalah kata-kata yang dicetak di dokumen dasar untuk

menunjukkan siapa yang harus mengisi dan data apa yang harus diisikan.

Berikut ini, macam-macam caption yang dapat dipergunakan :

 84

1) Box caption

Merupakan caption yang dicetak didalam untuk kotak dan data

harus diisikan didalam kotak tersebut

Contoh :

Nama Alamat

Tanggal Golongan Status

Masuk

Gambar VII.8
Contoh Box Caption

2) Yes/No Caption

Menunjukkan dimana harus mengisikan ya dan dimana harus

mengisikan tidak.

Contoh :

Gambar VII.9
Contoh Yes/No Caption
 85

3) Horizontal Check Off Caption

Menunjukkan salah satu pilihannya yang harus dipilih dengan

disajikan secara mendatar.

Contoh :

Gambar VII.10
Contoh Horizontal Check Off Caption

4) Checklist Caption

Menunjukkan daftar pilihan yang dapat dipilih

Contoh :

Gambar VII.11
Contoh Checklist Caption

5) Blocked Spaces Caption

Menunjukkan kotak-kotak ruang kosong yang harus diisi dengan

data

Contoh :

Gambar III.12
Contoh Blocked Spaces Caption
 86

6) Scannable Form Caption

Caption yang menunjukkan tempat-tempat yang harus diisi pada

formulir yang akan dibaca oleh alat scanner

k. Instruksi didalam dokumen dasar

Dokumen dasar yang baik harus bersifat self instruction, artinya harus

berisi instruksi-instruksi yang jelas bagi pengisi untuk menuliskan data

tanpa harus bertanya lagi.

l. Jendela di amplop

Jika dokumen dasar harus dikirimkan, maka dapat dipergunakan amplop

yang berjendela dengan maksud supaya mengurangi penulisan nama dan

alamat yang akan dikirimkan pada amplop.

m. Jumlah tembusan

Banyaknya tembusan atau rangkap dari dokumen dasar harus dibuat

seefisien dan seefektif mungkin dalam arti tidak boleh berlebihan dan

tidak boleh kurang. Jumlah tembusan tergantung dari jalur distribusinya,

yaitu dapat berupa jalur distribusi urut (sequential routing) dan jalur

distribusi serentak (concurement routing). Dengan jalur distribusi urut,

maka dokumen dasar dapat tanpa tembusan, karena akan didistribusikan

urut dari tangan pertama, setelah selesai diteruskan ke tangan kedua dan

seterusnya. Dengan jalur distribusi serentak, maka dokumen dasar harus

mempunyai sejumlah tembusan sebanyak pihak-pihak yang

membutuhkannya.
 57

4. Cara Mengurangi Jumlah Masukan

Menurut (Hartono, 2017), mengatakan ada beberapa cara untuk mengurangi

jumlah masukan, yaitu:

a. Menggunakan kode

Pemakaian kode akan membuat input menjadi lebih pendek dan unik.

Hal-hal yang dapat diwakili dengan kode, misalnya adalah kode rekening,

kode barang, kode langganan, kode wilayah, kode pemasok, dan

seterusnya.

b. Data yang relative konstan disimpan di file induk acuan

Data yang relative konstan dapat disimpan di file induk acuan (reference

master file) dan dapat diambil dengan menggunakan suatu kode tertentu,

sehingga tidak perlu dimasukkan sebagai input data.

c. Jam dan tanggal dapat diambilkan dari sistem

System time dan system date ini dapat dimanfaatkan untuk data jam dan

tanggal, sehingga data jam dan tanggal tidak perlu untuk diinputkan.

d. Rutin perhitungan dilakukan oleh sistem

Perhitungan-perhitungan tidak perlu dihitung terlebih dahulu dan hasilnya

diinputkan, tetapi tugas ini dapat diserahkan oleh sistem komputer. Cara

ini dapat menghemat dan memudahkan pemasukan data.