113

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI REGISTRASI

Burhanuddin Dirgantoro
Fakultas Elektro & Komunikasi — IT Telkom Bandung, brh@ittelkom.ac.id

ABSTRAKSI

Registrasi merupakan tahap awal dari proses perkuliahan. Pada proses registrasi,
mahasiswa mendaftarkan matakuliah yang akan diikuti, berdasarkan daftar matakuliah yang
ditawarkan dan nilai semester terkait pada waktu sebelumnya. Hasil dari registrasi ini adalah
Kartu Rencana Studi, yang dikeluarkan setelah mahasiswa.membayar biaya yang diperlukan,
yaitu Biaya Penyelengaraan pendidikan, SKS dan biaya lainnya.

A. Pendahuluan
Proses belajar mengajar di perguruan tinggi mensyaratkan suatu data yang akurat,
terutama berkenaan dengan data-data akademik. Data tersebut dapat disimpan dengan efisien
menggunakan suatu sistem informasi, yang memungkinkan integrasi semua data.
Sistem informasi proses belajar mengajar dapat berawal dari suatu proses registrasi,
yang berfungsi untuk mendata mahasiswa yang akan melaksnakan proses belajar mengajar.
Pada proses registrasi, mahasiswa akan mengambil matakuliah yang ditawarkan, membayar
biaya kuliah, dan mencetak kartu tanda mahasiswa (KTM) dan kartu studi mahasiswa (KSM).
Data dari proses ini akan menjadi bahan untuk pembuatan absensi, data nilai akademik
semester berjalan, dan juga data untuk bagian keuangan.

B. Diagram Proses Registrasi

Proses registrasi melibatkan beberapa entitas data dan badan di perguruan tinggi.
Entitas data terdiri dari basisdata nilai akademik, basisdata mahasiswa, dan basisdata
keuangan. Sedangkan badan yang terlibat meliputi Biro Administrasi Akademik, Biro
Administrasi Umum dan Departemen / Wali Akademik.

1. Entitas Data
a. Basisdata Nilai Akademik

Basisdata nilai akademik merupakan entitas data paling penting untuk proses ini. Pada
basisdata ini, informasi mengenai hasil nilai pada waktu sebelumnya dapat diketahui.
Informasi penting yang bisa didapat dari basisdata ini adalah :
i Indeks Prestasi semester sebelumnya
ii. Matakuliah yang tidak lulus, atau lulus dengan nilai D dan C
iii. Matakuliah yang sudah diambil,yang merupakan prasyarat dari matakuliah
lainnya

Dalam basisdata nilai akademik, selain data nilai matakuliah, juga terdapat data
matakuliah sesuai kurikulum yang berlaku. Data ini aan digunakan sebagai pilihan
matakuliah yang akan ditawarkan "kepada mahasiswa untuk diambil pada semester
berikutnya.

Penerapan Teknologi dan Pemberdayaan Ekonomi

 b. Basisdata Mahasiswa

Basisdata mahasiswa berisi data pribadi mahasiswa yang menjadi acuan / referensi bagi data
lainnya. Pada basisdata ini, beberapa informasi penting yang dapat diambil adalah :
i. Data pribadi ( NIM, nama, tanggal lahir ) sebagai identitas
ii. Data wali akademik
ii. Data status kelulusan tingkat pertama, kedua, ketiga dan sarjana

Data lain yang mungkin diperlukan adalah data orang tua, yang digunakan untuk pelaporan
hasil belajar mahasiswa pada semester berjalan.

Cc. Basisdata Keuangan

Basisdata keuangan menyimpan data mengenai kewajiban pembayaran yang harus
dilaksanakan oleh mahasiswa. Dalam beberapa kasus, mahasiswa masih memiliki
tunggakan kewajiban yang akan mempengaruhi proses registrasi. Demikian juga dengan
adanya status pemberian beasiswa, yang memungkinkan mahasiswa melewati proses
pembayaran dengan segera, atau adanya perbedaan perhitungan jumlah biaya yang akan
dikenakan kepada mahasiswa.

2. Badan / lembaga perguruan tinggi yang terkait

a. Biro Administrasi Akademik
Biro Administrasi Akademik ( BAA ) merupakan badan pada perguruan tinggi yang
bertanggung jawab terhadap proses registrasi. BAA akan mengeluarkan prosedur
registrasi baku yang harus diikuti oleh mahasiswa dan badan lainnya, termasuk jadwal
registrasi dan persyaratannya.

Persyaratan baku untuk registrasi pada umumnya adalah :

i. Kartu Mahasiswa semester sebelumnya, sebagai ‘tiket’ untuk melalukan registrasi,
ii. Tanda bayar biaya pendidikan semester sebelumnya, sebagai penanda bahwa
kewajiban keuangan semester sebelumnya telah dilaksanakan,
iii. Tanda bukti keikutsertaan pada kegiatan lain, yang menyatakan bahwa mahasiswa
tidak memiliki permasalahan dengan pihak penyelenggara kegiatan, misalnya
perpustakaan dan laboratorium,
iv. Bukti perwalian

Persyaratan tersebut, mengingat sifatnya yang digunakan sebagiai pengecekan, dapat

dilakukan secara digital melalui suatu sistem informasi. Tergantung pada levelnya,
pemanfaatan sistem informasi ini dapat dilakukan sebagian atau secara menyeluruh.

Biro Administrasi Umum / Keuangan

Biro Administrasi Umum (BAU) atau Bagian Keuangan berperan sebagai pintu
untuk pelaksanaan pembiayaan proses belajar mengajar. Bagian ini melihat kewajiban
mahasiswa beserta track record-nya, melakukan perhitungan kewajiban dan
mengeluarkan tanda pembayaran kewajiban. Umumnya, jika tanda pelunasan
pembayaran telah diterima mahasiswa, maka proses registrasi dapat dilanjutkan
sampai selesai
Proses-proses yang dilakukan oleh BAU dapat dilaksnakan secara otomatis,
dengan mengintegrasikan semua sistem menjadi satu. Biasanya, masala keamanan
data yang menjadi pertimbangan untuk integrasi semacam ini.
Seminar Nasional V - Universitas Teknologi Yogyakarta, 18 Juli 2009
 115

Cc. Departemen / Jurusan / Wali

Departemen / jurusan memiliki peran penting pada proses registrasi. Departemen
bertugas untuk menyediakan kelas matakuliah yang akan diselenggarakan, lengkap
dengan
banyaknya kelas paralel, dosen pengajar dan jadwal penyelenggaraan. Data
ini akan
digunakan mahasiswa sebagai acuan untuk mengambil matakuliah dan kelas
tertentu.
Departemen juga menyediakan wali akademis yang akan membantu mahasiswa
dalam menjalankan karirnya sebagi mahasiswa. Dalam proses registrasi, peran
wali menjadi
hal yang penting, sehingga dapat dibuat suatu sistem informasi perwalian
yang akan
memudahkan wali dalam membimbing mahasiswanya. Wali, secara khusus
memiliki hak
untuk menambah, mengurangi dan menyetujui jumlah matakuliah & SKS yang
akan diambil
mahasiswa. Hal tersebut biasanya dengan melihat tranck record hasil-hasil
semester
sebelumnya.

d. Bagian Sistem Informasi ( Sisfo )

Bagian Sistem Informasi bertugas untuk membangun sistem informasi, menyedia

kan sarana
dan prasarana sistem informasi, menyimpan data dan mengolah data
menjadi informasi yang
dibutuhkan. Bagian sisfo juga berperan penting dalam penyusunan prosedur
registrasi,
mengingat segala hal yang akan diimplementasikan harus disepakati oleh semua
pihak terkait.

3. Hubungan Entitas data, lembaga dan aliran proses

Proses registrasi dapat dilakukan sebagai berikut :

a. Jurusan membuat prediksi MK dan jumlah kelas yang akan diselenggarakan,
berdasarkan
basis data pengajaran.
Hasil prediksi diperiksa.
ooo co

Dimintakan jadwal ke rooster.

Roster memberikan jadwal yang diminta.
Biro Administrasi Akademik meminta daftar matakuliah yang akan diseleng
garakan pada
semester yang bersangkutan ke Jurusan.
Jurusan memberikan daftar matakuliah tersebut.
Mahasiswa mendaftarkan diri untuk mengikuti perkuliahan pada semester
yang akan
datang, dengan memasukkan data pribadi dan matakuliah yang diambil. Data
pribadi ini
untuk registasi pertama dilakukan dengan lengkap dan rinci, sedangka
n untuk registrasi
semester-semester selanjutnya hanya sekedar item-item pengenal saja.
Data mahasiswa akan dihubungkan ke Pusat data Mahasiswa untuk
mendapatkan
verifikasi bahwa mahasiswa terdaftar di perguruan tinggi.
Hasil dari verifikasi diberikan kembali ke BAA, dengan mencantumkan
status mahasiswa
dan keterangan lain yang terkait.
i Jika status dinyatakan oke, maka BAA akan mengirim data matakuliah
yang diambil Data
Induk Nilai Matakuliah.
k. Proses pendaftaran matakuliah akan -mencatat dan melaporkan kembali
hasil dari
pendaftaran tersebut ke BAA.
li Data matakuliah dikirim ke wali untuk mendapatkan konfirmasi.
m. Wali akan memberikan jumlah matakuliah yang disetujui.
n. BAA akan melihat konfirmasi oleh wali, dan akan mengirim
kan jumlah MK beserta dengan
jumlah rupiah yang harus dibayarkan ke Bank. Bank akan melihat jumlah
dana yang tersedia
Penerapan Teknologi dan Pemberdayaan Ekonomi
 di rekening mahasiswa bersangkutan untuk dilakukan pemotongan otomatis untuk
pembayaran biaya perkuliahan.
o. Hasil dari proses di Bank akan dilaporkan kembali ke BAA.
p. Jika proses di Bank telah sesuai dengan ketentuan pembayaran, BAA akan memberikan
kartu rencana studi (KRS) ke mahasiswa dan proses registrasi selesai dilakukan.

Diagram aliran proses registrasi dapat diperlihatkan pada Gambar 1.

REGISTRASI
ENTITAS : BAA - PUSAT DATA MAHASISWA - BANK - JURUSAN - PUSAT DATA NILAI MK

Fale
/ PUSAT
| DATA PRIBADI
MAHASISWA

NOS - Data Mn:

\¢ - Data Mhs INK SKS
NN MK -Rp
- Status Pembayaran

JURUSAN =
MK Diselenggarakar
es HAR ¢
MK Didaflarkan Ba
—, ¢ DATA NILAI MK
| koe Pendafiaran OK

& Ge MK yO ha
1 4 a
||qgs Hifi - Data Mis
Hasil MK.
Predikei & MK
>Prediksi 1 h -DataMis||
MK TMK
Jadwal ] a>
\ OK -

Gambar 1. Alur Registrasi Mahasiswa

3. Modul Fungsional

a. Prediksi MK
Prediksi MK berfungsi untuk mendapatkan data-data MK dan jumlah kelas yang
diprediksikan akan dilakukan pada semester bersangkutan. Prediksi dibuat
berdasarkan :
(1) Tabel MK dari Kurikulum yang berlaku untuk MK pada semester bersangkutan,
(2) Tabel Nilai MK untuk melihat jumlah mhs yang tidak lulus + 50% yang
mendapatkan nilai D,
(3) Tabel jumlah kelas untuk angkatan masing-masing MK,
(4) Tabel dosen untuk melihat pengajar MK pada semester sebelumnya.
Hasil dari modul ini adalah :
(1) Kelas MK yang akan diselenggarakan
(2) Prediksi beban dosen dalam pengajaran

b. Penjadwalan Kelas
Penjadwalan Kelas berfungsi untuk memberikan jadwal perkuliahan, dengan aturan
dasar : tidak boleh bentrok kelas, dosen pengajar, dan perkuliahan diselenggarakan
pada saat dan ruang yang ditentukan. Penjadwalan dibuat berdasarkan :
Seminar Nasional V — Universitas Teknologi Yogyakarta, 18 Juli 2009
 117
(1) Tabel Ruang
(2) Tabel Kelas MK yang diselenggarakan

Hasil dari modul ini adalah :

(1) Jadwal Perkuliahan
(2) Peta jadwalMK
(3) Peta jadwal dosen
(4) Ruang yang kosong

¢. Input MK oleh mahasiswa

Input MK digunakan untuk memasukkan matakuliah yang diambil oleh mahasiswa pada
semester bersangkutan. Tiap mahasiswa melakukan input dalam 1 form untuk semua
MK, dan setiap Mk yang diimputkan harus dapat dihapus, dan diedit. MK yang
dimasukkan dicatat pada table RegistrasiMK, dan dilakukan pengecekan pada
tabel
Data Induk mahasiswa untuk melihat status mahasiswa. Selain itu, juga dicek
bahwa
mahasiswa bersangkutan belum ulus tahap untuk MK yang diambil. Modul
ini dibuat
dari:
(1) Tabel kelas MK
(2) Tabel kapasitas kelas MK dan ruang
(3) Tabel Data Induk Mahasiswa
(4) Tabel Nilai Mahasiswa
(5) Tabel RegistrasiMK

Hasil dari modul ini adalah :

(1) Kartu bukti pemasukan MK
(2) Penambahan data pada table terkait

d. Konfirmasi Wali
Modul ini digunakan untuk melakukan perwalian secara on line. Pada modul ini, wali
melakukan persetujuan dalam bentuk memberikan konfirmasi atas MK yang diambil
oleh mahasiswa. Konfirmasi dilakukan berdasarkan nilai mahasiswa pada semester
sebelumnya, dan tabel kegiatan mahasiswa. Dari modul ini, mahasiswa dapat juga
melakukan registrasi, dan langsung dikonfirmasi oleh dosen wali. Jika MK sudah
dikonrmasi oleh wali, maka MK tersebut ditandai. Tabel yang terlibat :
(1) Registrasi MK
(2) Dosen Wali
(3) Data Mahasiswa ~
(4) Kegiatan Mahasiswa
(5) Data Induk Nilai
(6) Data Tarif

Hasil modul :
(1) Perhitungan Biaya Kuliah
(2) Kartu Bukti Konfirmasi MK ’

e. Bank
Modul ini merupakan modul untuk mengecek saldo pada rekening mahasiswa.
Modul
ini ditempatkan pada komputer bank dan melakukan pemotongan rekening
berdasarkan masukan dari modul sebelumnya. Jika saldo mencukupi, maka
akan
Penerapan Teknologi dan Pemberdayaan Ekonomi
 118
dilakukan pemotongan langsung dan dipindahkan ke Data
Induk Nilai. Jika tidak, maka
akan keluar catatan. Tabel yang terlibat :
(1) Data Mahasiswa
(2) Registrasi MK
(3) Data Nilai

Hasil modul :
(1) Kuitansi pembayaran

f. KSM &KTM
Modul ini berfungsi untuk melakukan pencetakan Kartu
Studi Mahasiswa dan Kartu
Tanda Mahasiswa berdasarkan data RegistrasiMK. Tabel
yang terlibat :
(1) Data Mahasiswa
(2) Registrasi MK

Hasil modul :
(1) KSM
(2) KTM

9g. Modul Report

Modul ini menangani pelaporan seputar masalah
registrasi. Semua tabel terlibat. Hasil
dari modul ini :
(1) Daftar & Jumlah mahasiswa registrasi
(2) Daftar & Jumlah mhs tidak registrasi 1 & 2 semester
(3) Daftar MK dengan peserta kurang dari ketentuan
(4) Daftar Mk dengan peserta melebihi kapasitas
(9) Daftar Mk tambahan
(6) Data Peserta Perkuliahan tiap Mk

C. Diskusi

Implementasi sistem infomasi registrasi dapat dilaku

kan dengan cara bertahap maupun secara
keseluruhan. Pada kasus perguruan tinggi yang belum
terbiasa menggunakan sistem informasi,
disarankan menggunakan skenario awal sebagai berikut
:
a. Registrasi menggunakan scanable form untuk
memasukkan matakuliah. Dalam
form, wali memberikan tanda-tangan sebagai verifik
asi perwalian.
Sistem basisdata matakuliah menyimpan data
tersebut. Data diolah dan akan
menghasilkan Kartu Studi Mahasiswa, daftar kehadiran, dan ditam
bahkan data
nilai. Dari data nilai dapat dicetak Kartu Hasil Studi,
yang dapat dilaporkan kepada
mahasiswa dan wali.
Hubungan dengan bank dilakukan dengan mengg
unakan form setoran, dan hasil
cetakan dari bank digunakan untuk melakukan verifikasi
pembayaran. Sistem
informasi dapat menyimpan data ini, dengan
pemasukan secara manual.
Jika sistem keamanan jaringan telah diimplementa
si dengan kuat dan terjamin, maka
implementasi total dapat dilakukan. Pada sistem
ini semua proses terhubung, termasuk
hubungan dengan bank yang dilakukan melalui
pembayaran kartu kredit atau auto debet.
Tentunya hal ini memerlukan kerjasama dengan
bank, mengingat tidak mungkin suatu sistem
eksternal bisa mengakses data bank secara langsu
ng.

Seminar Nasional V — Universitas Teknol

ogi Yogyakarta, 18 Juli 2009
 119
DAFTAR PUSTAKA

Steven Alter, Information System, Prentice Hall, New jersey, 2002.

Eutarto, Memahami Sistem Informasi, Informatika, Bandung, 2004.
Davis Harris, Systems Analysis and Design, Dryden Press, Orlando, 1999.
Igor T.H, Relational Database Design, Prentice Hall, Australia, 1990

Penerapan Teknologi dan Pemberdayaan Ekonomi