Pengembangan Sistem Informasi Perizinan
Perkuliahan pada CIS
Sitogab Antonio Octavianus Girsang
Information System
DEL Institute of Technology
Sitoluama, Balige 22381, IDN
antonio.girsang7@gmail.com
Abstract - Proyek ini bertujuan untuk meningkatkan
Sistem Informasi Kampus (CIS) di Institut Teknologi
Del (IT Del) guna meningkatkan kualitas dan
keberhasilan proses belajar mengajar. Sebagai
Manajer Proyek, inisiatif utama melibatkan
peningkatan fitur terkait otorisasi kursus. Pertama,
sistem akan menyediakan statistik dan laporan
tentang permohonan otorisasi yang diajukan,
mencakup jenis permohonan yang paling umum dan
waktu persetujuan rata-rata. Kedua, CIS akan
memungkinkan pengunggahan dan penyimpanan
dokumen pendukung, seperti surat keterangan sakit
atau surat izin khusus. Ketiga, integrasi dengan sistem
informasi akademik yang ada akan memastikan
pembaruan rekam kehadiran dan hasil perkuliahan
setelah persetujuan otorisasi. Tujuannya adalah untuk
menyederhanakan dan meningkatkan proses otorisasi
kursus, menjadikannya lebih transparan dan efisien.
Selain itu, proyek ini menyarankan alternatif yang
berorientasi ke masa depan untuk menjaga relevansi
CIS, memastikan perbaikan berkelanjutan dalam
lingkungan pembelajaran di IT Del..
Key : CIS, IT DEL, Perizinan, Keasramaan,
Dosen Pengampu.
I. INTRODUCTION
Institut Teknologi Del (IT Del) adalah
sebuah perguruan tinggi swasta yang terletak di
Desa Sitoluama, Kecamatan Laguboti, Kabupaten
Toba, Sumatera Utara. Salah satu cara IT Del
berhasil menyelesaikan proses pendekatan kegiatan
belajar mengajar adalah melalui penggunaan
banyak sistem informasi, seperti CIS (Campus
Information System), e-Course, DelCom, (Delaware
Communications) dan Zimbra memiliki peran
penting. peran pendukung selama proses studi di
DEL Institute of Technology (IT).
Salah satu peran utama sistem informasi
ini adalah mengelola data siswa. Sistem seperti CIS
membantu mengelola data siswa, seperti perubahan
jadwal kelas, verifikasi status keuangan, izin kuliah,
dan catatan akademik. Hal ini memungkinkan
administrator untuk mengelola informasi siswa dan
melacak kemajuan akademik mereka dengan lebih
efektif.. Selain itu, sistem ini juga membantu dalam
proses perizinan kursus.. Melalui CIS, siswa dapat
mengajukan permohonan izin secara online untuk
memenuhi kebutuhan siswa yang diinginkan. Hal ini
memudahkan mahasiswa untuk mendapatkan izin
kuliah. Mengikuti permintaan PO untuk
menambahkan fungsionalitas pada sistem otorisasi
kursus, kami mengusulkan solusi alternatif yang
mungkin untuk memfasilitasi proses otorisasi kursus.
Ini adalah salah satu tugas besar kami, kami akan
bertindak sebagai manajer proyek dan menyarankan
solusi alternatif untuk mempermudah proses
perizinan kursus.
A. Inisiasi
Sebagai seorang Project Manager, saya
memiliki peran kunci dalam meningkatkan kualitas
dan kesuksesan proses belajar mengajar melalui
pengembangan Campus Information System (CIS)
di IT DEL. Ada beberapa fitur-fitur tambahan
dalam perizinan perkuliahan yang terdapat dalam
CIS. Pertama, dengan Menyediakan statistik dan
laporan tentang permohonan perizinan yang
diajukan, termasuk jenis perizinan yang paling
umum, rata-rata waktu persetujuan, dan sebagainya.
Kedua, Memungkinkan pengunggahan dan
penyimpanan dokumen pendukung, seperti surat
keterangan sakit, surat izin khusus, atau dokumen
lain yang berkaitan dengan perizinan. Ketiga,
Integrasi dengan sistem informasi akademik yang
ada agar dapat memperbarui catatan kehadiran dan
hasil perkuliahan setelah persetujuan perizinan.
Selain itu, kami juga menyarankan alternatif, agar
CIS tetap relevan di masa depan. Dengan analisis
alternatif yang cermat, kita dapat memastikan bahwa
perubahan yang kami lakukan akan membantu
menghasilkan lingkungan belajar yang lebih baik
dan berkelanjutan bagi semua pihak yang terlibat
dalam proses belajar mengajar di Institut Teknologi
DEL.
 2) Tujuan proyek: apa yang ingin dicapai
dengan proyek ini? * Jadwal proyek: kapan
II. PLANNING proyek ini akan dimulai dan selesai?
A. Ruang Lingkup 3) Anggaran proyek: berapa biaya yang
Proyek pengembangan sistem perizinan dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek
perkuliahan pada CIS ini memiliki fokus pada ini?
pengembangan modul Approval Workflow. Modul
ini dirancang untuk memfasilitasi pengguna dalam 2. Fase Analisis Kebutuhan
mengajukan izin perkuliahan dengan mengarahkan Fase analisis kebutuhan bertujuan untuk
permohonan izin melalui alur persetujuan yang telah mengumpulkan persyaratan pengguna dan
ditentukan. Cakupan fungsional proyek mencakup menganalisis kebutuhan alur persetujuan.
pengembangan fitur-fitur utama seperti formulir Persyaratan pengguna adalah kebutuhan yang
pengajuan izin, kemampuan melampirkan dokumen dibutuhkan oleh pengguna sistem. Alur persetujuan
pendukung, konfigurasi alur persetujuan yang adalah serangkaian langkah-langkah yang harus
fleksibel, identifikasi pemangku kepentingan yang diikuti untuk memberikan persetujuan pada suatu
terlibat, serta pemberitahuan otomatis kepada para permohonan.
pemangku kepentingan terkait. Antarmuka
pengguna yang intuitif juga akan dikembangkan, 3. Fase Desain
termasuk dashboard persetujuan untuk memantau Fase desain bertujuan untuk
status permohonan izin. Manajemen keamanan yang mengimplementasikan alur persetujuan,
melibatkan otorisasi akses dan penggunaan enkripsi mengintegrasikan sistem dengan CIS, dan
data akan diimplementasikan untuk melindungi mengembangkan mekanisme pengajuan
informasi sensitif. Proses pengujian melibatkan permohonan. Alur persetujuan harus
pengujian fungsional dan keamanan untuk diimplementasikan sesuai dengan persyaratan
memastikan kualitas dan keamanan modul. Selain pengguna. Sistem juga harus diintegrasikan dengan
itu, dokumen pengguna dan dokumentasi CIS agar dapat digunakan oleh pengguna CIS.
pengembangan akan disiapkan untuk membantu Mekanisme pengajuan permohonan harus
pengguna dan pengembang dalam menggunakan dikembangkan agar pengguna dapat mengajukan
serta memelihara modul ini. Implementasi modul permohonan dengan mudah.
Approval Workflow akan diikuti dengan pelatihan
kepada pengguna, dan setelah implementasi, 4. Fase Implementasi
dukungan teknis dan pemeliharaan akan diberikan Fase implementasi bertujuan untuk
untuk memastikan kelancaran operasional sistem. membangun basis data, mengembangkan antarmuka
Kendala proyek, termasuk batasan waktu, anggaran, pengguna, dan mengimplementasikan modul
dan sumber daya, juga akan diidentifikasi dan diatasi approval workflow. Basis data harus dibangun untuk
seiring berjalannya proyek. menyimpan data yang dibutuhkan oleh sistem.
Antarmuka pengguna harus dikembangkan agar
pengguna dapat menggunakan sistem dengan mudah.
B. Work Breakdown Structure (WBS) Modul approval workflow harus diimplementasikan
1. Inisiasi agar sistem dapat memberikan persetujuan pada
Tim proyek adalah sekelompok orang yang suatu permohonan.
bertanggung jawab untuk menyelesaikan proyek.
Tim proyek harus memiliki keterampilan dan 5. Fase Uji dan Validasi
pengalaman yang sesuai dengan kebutuhan proyek. Fase uji dan validasi bertujuan untuk
Dalam hal ini, tim proyek harus terdiri dari orang- menguji fungsi sistem, menguji integrasi, dan
orang yang memiliki pengetahuan dan keterampilan menguji kinerja sistem. Fungsi sistem harus diuji
dalam bidang pengembangan sistem informasi, untuk memastikan bahwa sistem dapat memenuhi
analisis kebutuhan, dan desain sistem. persyaratan pengguna. Integrasi sistem harus diuji
Dokumen inisiasi proyek berisi informasi untuk memastikan bahwa sistem dapat
penting tentang proyek, seperti ruang lingkup berkomunikasi dengan sistem lain. Kinerja sistem
proyek, tujuan proyek, jadwal proyek, dan anggaran harus diuji untuk memastikan bahwa sistem dapat
proyek. Dokumen inisiasi proyek harus ditinjau dan bekerja dengan baik.
disetujui oleh pemangku kepentingan proyek
sebelum proyek dimulai. Dalam hal ini, dokumen
inisiasi proyek harus mencakup informasi berikut: 6. Fase Launching
Fase launching bertujuan untuk
1) Ruang lingkup proyek: apa saja yang akan mempersiapkan peluncuran sistem dan meluncurkan
dikembangkan dalam proyek ini? sistem secara resmi. Persiapan peluncuran sistem
meliputi sosialisasi sistem kepada pengguna dan
pelatihan pengguna. Peluncuran sistem secara resmi
dilakukan untuk mengumumkan kepada pengguna
bahwa sistem telah siap digunakan.
C. Schedule
PM Tools yang saya gunakan adalah Trello,
mengapa saya menggunakan Trello karena. Aplikasi
Trello merupakan sebuah aplikasi kolaborasi yang
memungkian seseorang atau sekelompok orang
mengatur berbagai macam tugas atau proyek
dalam satu tempat yang berbasis cloud-base tool
sebagai penerapan manajemen proyek dengan
metode Kanban dengan konsep menampilkan
seluruh aktivitas tugas dalam satu bentangan dan
dapat dilihat oleh setiap anggota dari tim, serta dapat
mengatur tugas menjadi boards dan membagi group
menjadi task.
Aplikasi trello merupakan aplikasi open source
atau gratis yang terdiri dari fitur boards, lists, dan
cards yang memudahkan dalam mengatur aktivitas
tugas. Keunggulan aplikasi trello yaitu fleksibel
dapat diakses menggunakan PC, laptop dan
handphone dengan menggunakan koneksi internet
serta mengakses browser. Fitur yang disediakan
trello adalah tampilan antar muka yang sederhana,
responsive, tersedia versi mobile, dapat
mengunggah foto, lampiran lain dan tersedia
kolom komentar, terdapat notifikasi
pemberitahuan via email, log aktifitas, fitur tag,
label serta dukungan API bagi pengembang [1].
III. EXECUTING
A. Requierement Analysis
1. BPMN Curent System
BPMN current system di atas
menggamabarkan system perizinan saat ini di IT
DEL, dimana mahasiswa awalnya akan
mengirimkan permintaan izin kepada keasramaan
melalui whatsapp, mahasiswa akan mengisi format
yang diberika keasramaan seperti : nama, nim, prodi,
kaprodi, alasan, mata kuliah yang tidak dapat diikuti,
dosen pengampu. Lalu keasramaan akan
menyampaikan informasi nya kepada dosen
pengampu terkait
2. Target System
BPMN target system ini diharapkan
mampu mempermudah proses izin, dimana
mahasiswa, keasramaan dan dosen pengampu hanya
perlu login ke CIS, mahasiswa akan mengajuka
permohonan izin melalui CIS dengan mengisi
formular permohonan sakit, lalu melakukan submit.
Kemudian aka nada notifikasi dari system kepada
keasramaan dan dosen, maka keasramaan akan
menanggapai dan system akan memberikan respon
kepada mahasiswa, baru kemudian dosen akan
menanggapi nya juga dan system akan memberikan
notifikasi kepada mahasiswa.
3. Use Case
  Relasi Mahasiswa Mengajukan
Keasramaan adalah relasi one-to-many.
Artinya, satu mahasiswa dapat mengajukan
banyak permintaan izin, tetapi satu
permintaan izin hanya dapat diajukan oleh
satu mahasiswa.

 Relasi Permintaan Izin Memiliki Bukti

Permintaan adalah relasi one-to-one.
Artinya, setiap permintaan izin harus
memiliki satu bukti pendukung, dan satu
bukti pendukung hanya dapat digunakan
untuk satu permintaan izin.

Use case di atas dilakukan oleh tiga actor,
yaitu Dosen, Mahasiswa dan Keasramaan. Ketiga
actor memerlukan login ke CIS untuk dapat
menggunakan fiturnya, mahasiswa akan
mengajukan permohonan izin, keasramaan akan
menanggapi dan juga dosen akan menanggapi
4. Entity Relationship Diagram (ERD
 Relasi Permintaan Izin Memiliki Kategori
Izin adalah relasi one-to-one. Artinya,
setiap permintaan izin harus memiliki satu
kategori izin, dan satu kategori izin hanya
dapat digunakan untuk satu permintaan izin.
 Relasi Permintaan Izin Memiliki Deskripsi
Izin adalah relasi one-to-one. Artinya,
setiap permintaan izin harus memiliki satu
deskripsi izin, dan satu deskripsi izin hanya
dapat digunakan untuk satu permintaan izin.

5. Desain

ERD di atas menggambarkan hubungan Tampilan web yang ditunjukkan dalam gambar
atara entitas-entitas dalam system perizinan adalah halaman web untuk mengajukan izin
perkuliahan. Entitas-entitas tersebut adalah: perkuliahan di suatu perguruan tinggi. Halaman web
ini merupakan bagian dari modul Approval
 Mahasiswa Workflow dalam sistem perizinan perkuliahan di
 Dosen CIS. Dimana tampilan ini hanya ada untuk priority
 Keasramaan user seperti keasramaan dan dosen.
Entitas Mahasiswa memiliki atribut berikut:
 NIM REFERENCES
 Nama [1] F. Amsury, I. Kurniawati, Heriyanto, and
 Program Studi M. Rizki Fahdia, “Pelatihan Pemanfaatan
Entitas Keasramaan memiliki atribut Aplikasi Trello Untuk Meningkatkan
Efektifitas Manajemen Proyek Pada
 ID Keasramaan Karyawan PT Jaya Persada Indonesia,”
 Nama Keasramaan Abdi Teknoyasa, vol. 3, no. 2, pp. 112–117,
2022, doi:
Entitas Dosen memiliki
10.23917/abditeknoyasa.v3i2.1249.
 NIP
 Nama Dosen