Instalasi PC atau Laptop Baru

Tujuan  Prosedur ini bertujuan untuk menjelaskan langkah

instalasi laptop atau PC baru di kantor secara cepat dan
benar.

Panduan Kebijakan  Prosedur instalasi PC atau laptop baru di kantor

dilakukan secara rapi dan sesuai kebutuhan
penggunanya.

Prosedur 1. Staf IT menerima laptop atau PC baru dari Supplier.

2. Staf IT langsung melakukan pencatatan jenis PC/laptop,

spesifikasi, tanggal penerimaan, pengguna, dan
memasukkannya dalam daftar Arsip Aset IT secara
akurat (lihat Form Daftar Aset IT).

3. Staf IT melakukan instalasi dan setting untuk semua

aplikasi yang diperlukan oleh karyawan atau user;
termasuk aplikasi internal perusahaan yang digunakan
oleh para karyawan (lihat Ceklist Aplikasi). Semua
aplikasi harus original.

4. Jika aplikasi menggunakan cara langganan, maka staf IT

melakukan pencatatan tanggal pembaharuan
langganan dalam form langganan aplikasi internal
perusahaan (lihat Form Langganan Aplikasi).

5. Staf IT menyerahkan laptop/PC yang sudah selesai di-

setting kepada user yang akan menggunakannya,
disertai dengan mengisi form penerimaan laptop/PC.

Form yang  Form Daftar Aset IT

Diperlukan  Form Cek-lis Setting Alat IT Baru
 Form Penerimaan Laptop/PC
 Alur Kerja (Flowchart) Dokumen yang
Dibutuhkan

Mulai

Staf IT mendata peralatan IT baru (laptop, PC, Form Data Aset IT

printer, dll.) yang diterima dari supplier

Staf IT melakukan setting peralatan IT yang baru Form Cek List Setting
diterima agar siap digunakan oleh user Alat IT Baru

Staf IT menyerahkan alat IT baru (PC, laptop, Form Serah Terima Alat
printer, dll.) kepada user sesuai dengan IT Baru
kebutuhan

Selesai
 Pembuatan Login dan Email Karyawan

Tujuan  Prosedur ini bertujuan untuk menjelaskan langkah

pembuatan login untuk akses aplikasi dan email
karyawan secara cepat dan akurat.

Panduan Kebijakan  Prosedur pembuatan login dan email karyawan

dilakukan secara akurat dan tertib, sesuai dengan data
karyawan yang ada.

Prosedur 6. Staf IT menerima data nama karyawan baru dari bagian

HRD.

7. Staf IT membuat login baru untuk karyawan tersebut

agar karyawan bisa mengakses berbagai aplikasi
internal perusahaan.

8. Staf IT juga membuat email untuk karyawan baru

tersebut sesuai dengan sistem email internal.

9. Staf IT mengirimkan informasi login username dan

password; serta email username dan password kepada
karyawan baru; disertai dengan panduan
penggunaannya (Panduan penggunaan berbagai
aplikasi disusun oleh Team IT dan sebaiknya
disosialisasikan kepada para karyawan atau pengguna).

10. Staf IT mencatat data login baru dan email ke dalam

sistem data pengguna layanan IT.

Form yang  Template Panduan Penggunaan Login dan Aplikasi

Diperlukan
 Alur Kerja (Flowchart) Dokumen yang
Dibutuhkan

Mulai

Staf IT menerima data karyawan baru dari bagian

HRD

Staf IT melakukan pembuatan login dan email

untuk karyawan baru agar dia bisa akses beragam
aplikasi di kantor

Staf IT mengirimkan data login dan email kepada Form Template

karyawan baru disertai panduan penggunaannya Panduan Penggunaan
Email dan Login

Selesai
 Perbaikan Kerusakan atau Gangguan Hardware (Piranti Keras) IT

Tujuan  Prosedur ini bertujuan untuk menjelaskan langkah

perbaikan kerusakan hardware IT seperti laptop, PC,
printer, secara cepat dan akurat.

Panduan Kebijakan  Prosedur perbaikan hardware IT dilakukan secara cepat,

responsif, dan tuntas.

Prosedur 11. Staf IT menyiapkan help desk atau sistem aplikasi untuk
menampung tiket kerusahakan atau gangguan IT
Hardware dari para karyawan.

12. Karyawan mengajukan permintaan perbaikan atas

hardware-nya yang rusak dalam sistem aplikasi
permintaan perbaikan (lihat form permintaan
perbaikan). Idealnya form ini disusun secara otomatis
dengan aplikasi, dan bukan dengan cara manual.

13. Staf IT melakukan respon perbaikan terhadap semua

permintaan perbaikan hardware yang diajukan oleh
karyawan.

 Untuk kerusakan ringan, perbaikan diselesaikan

dalam waktu kurang dari 1 jam; untuk kerusakan
skala menengah perbaikan adalah 1 hari; dan
kerusakan skala berat perbaikan maksimal 5 hari.

14. Staf IT menyelesaikan perbaikan dan kemudian

meminta user atau karyawan pengguna untuk mengisi
form penyelesaian perbaikan hardware IT.

Form yang  Form Permintaan dan Penyelesaian Perbaikan IT

Diperlukan  Form Tabel Pemantauan Perbaikan IT

Alur Kerja (Flowchart) Dokumen yang

 Dibutuhkan

Mulai

User mengajukan permintaan perbaikan IT

Form Permintaan dan
melalui aplikasi Help Desk yang dikembangkan
Penyelesaian Perbaikan
oleh team IT
IT

Staf IT melakukan perbaikan piranti IT sesuai

permintaan.

Setelah perbaikan selesai, staf IT meminta user Form Tabel

untuk mengisi form penyelesaian perbaikan IT Pemantauan Perbaikan
IT

Selesai

Perbaikan Kerusakan atau Gangguan Software (Piranti Lunak) IT

Tujuan  Prosedur ini bertujuan untuk menjelaskan langkah
perbaikan kerusakan software IT seperti aplikasi
mengalami error, terkena virus, atau aplikasi tidak
berjalan sesuai yang diharapkan.

Panduan Kebijakan  Prosedur perbaikan software IT dilakukan secara

responsif, cepat, dan tuntas.

Prosedur 15. Staf IT menyiapkan help desk atau sistem aplikasi untuk
menampung tiket kerusahakan atau gangguan IT
software dari para karyawan.

16. Karyawan mengajukan permintaan perbaikan atas

software-nya yang rusak dalam sistem aplikasi
permintaan perbaikan (lihat form permintaan
perbaikan). Idealnya form ini disusun secara otomatis
dengan aplikasi, dan bukan dengan cara manual.

17. Staf IT melakukan respon perbaikan terhadap semua

permintaan perbaikan software yang diajukan oleh
karyawan.

 Untuk kerusakan ringan, perbaikan diselesaikan

dalam waktu kurang dari 1 jam; untuk kerusakan
skala menengah perbaikan adalah 1 hari; dan
kerusakan skala berat perbaikan maksimal 5 hari.

18. Staf IT menyelesaikan perbaikan dan kemudian

meminta user atau karyawan pengguna untuk mengisi
form penyelesaian perbaikan software IT.

Form yang  Form Permintaan Perbaikan dan Penyelesaian Software

Diperlukan IT

Alur Kerja (Flowchart) Dokumen yang

Dibutuhkan
 Mulai

User mengajukan permintaan perbaikan aplikasi

atau software IT melalui aplikasi Help Desk yang
dikembangkan oleh team IT

Staf IT melakukan perbaikan software IT sesuai

permintaan.

Setelah perbaikan selesai, staf IT meminta user Form Permintaan dan

untuk mengisi form penyelesaian perbaikan Penyelesaian Perbaikan
software IT Software IT

Perbaikan Kerusakan atau Gangguan Jaringan Koneksi Internet

Tujuan  Prosedur ini bertujuan untuk menjelaskan langkah

perbaikan gangguan jaringan koneksi internet.
Panduan Kebijakan  Prosedur perbaikan gangguan jaringan dilakukan
secara responsif, cepat, dan tuntas.

Prosedur 19. Staf IT menyiapkan help desk atau sistem aplikasi untuk
menampung tiket keluhan gangguan jaringan dan
koneksi internet.

20. Karyawan mengajukan keluhan gangguan koneksi

internet kepada staf IT melalui form Permintaan
Perbaikan IT.

21. Staf IT melakukan pengecekan sumber masalah

gangguan. Jika gangguan berasal dari sumber internal,
maka staf IT langsung melakukan perbaikan maksimal
dalam waktu 1 jam selesai. Jika gangguan berasal dari
provider internet, maka staf IT melakukan komplain ke
provider ini dan meminta untuk segera melakukan
perbaikan.

22. Staf IT menyelesaikan gangguan dan kemudian mengisi

form penyelesaian gangguan koneksi internet.

Form yang  Form Permintaan Perbaikan dan Penyelesaian

Diperlukan Gangguan Jaringan IT

Alur Kerja (Flowchart) Dokumen yang

Dibutuhkan
 Mulai

User mengajukan permintaan perbaikan

gangguan jaringan IT melalui aplikasi Help Desk
yang dikembangkan oleh team IT

Staf IT melakukan perbaikan jaringan IT sesuai

permintaan.

Setelah perbaikan selesai, staf IT meminta user Form Permintaan dan

untuk mengisi form penyelesaian perbaikan Penyelesaian Perbaikan
jaringan IT Jaringan IT

Perawatan dan Update PC/Laptop

Tujuan  Prosedur ini bertujuan untuk menjelaskan langkah

perawatan dan update PC atau laptop di kantor.
Panduan Kebijakan  Prosedur perawatan dan update aplikasi di PC dan
Laptop dilakukan secara konsisten dan rutin agar
kinerja PC dan laptop tetap terjaga dengan baik.

Prosedur 23. Staf IT menyusun skedul perawatan dan update yang

diperlukan, untuk setiap PC dan laptop yang digunakan
oleh karyawan. Form skedul perawatan dan detil ceklist
perawatan lihat dalam form.

o Ceklist perawatan antara lain mencakup update

software dan anti virus secara berkala,
melakukan konfigurasi dan defrag agar
PC/laptop tidak lemot; membuang file cache
yang tidak diperlukan lagi dll.

24. Staf IT memberitahu skedul perawatan kepada

karyawan, setidaknya 3 hari sebelum dilakukan
perawatan.

25. Pada jadwal yang sudah ditentukan, staf IT melakukan

proses perawatan dan update software yang
diperlukan. Standar durasi perawatan dilakukan
maksimal selama 60 menit.

26. Setelah proses perawata selesai, maka staf IT

melakukan pencatatan dalam data perawatan
PC/Laptop.

Form yang  Form Skedul Perawatan Piranti IT

Diperlukan  Ceklist Perawatan Piranti IT

Alur Kerja (Flowchart) Dokumen yang

Dibutuhkan
 Mulai

Staf IT menyusun skedul perawatan PC, Laptop, Form Skedul Perawatan

dan Printer, serta Server. Piranti IT

Staf IT memberitahu user jika skedul perawatan

sudah dekat. Selanjutnya, staf IT melakukan Form Cek List
perawatan sesuai jadwal. Perawatan IT

Setelah selesai melakukan perawatan, staf IT

mencatat dalam histori perawatan IT

Selesai

Pembelian dan Instalasi Aplikasi Baru

Tujuan  Prosedur ini bertujuan untuk menjelaskan langkah

 pembelian dan instalasi aplikasi baru pengembang luar
(aplikasi dari pihak eksternal).

Panduan Kebijakan  Pembelian dan instalasi aplikasi baru mengacu pada

prinsip user-friendly, mudah diintegrasikan dengan
aplikasi lain yang sudah ada; dan membuat proses
bisnis menjadi lebih cepat dilakukan.

 Setiap karyawan dilarang melakukan instalasi aplikasi

dari pihak eksternal di laptop atau PC kantor tanpa
pemberitahuan terlebih dahulu kepada pihak IT.

 Setiap pembelian aplikasi juga harus yang original

(bukan bajakan).

Prosedur 27. User menyampaikan informasi kepada team IT tentang

rencana membeli aplikasi baru yang dibutuhkan.
Aplikasi baru dibeli dari pihak eksternal.

28. Team IT melakukan pengecekan requirement atau

kebutuhan sistem untuk instalasi aplikasi baru tersebut.
Team IT juga mengecek kemampuan integrasi aplikasi
ini dengan aplikasi lainnya. Team IT juga mengecek
apakah aplikasi aman bagi sistem sekuriti internal IT
kantor.

29. Team IT menyiapkan sumber daya IT yang diperlukan,

agar proses instalasi aplikasi baru bisa berjalan dengan
lancar.

30. Team IT melakukan instalasi aplikasi baru sesuai dengan

setting dan requirement yang dibutuhkan.

Form yang  Form Permintaan Pembelian dan Instalasi Aplikasi Baru

Diperlukan

Alur Kerja (Flowchart) Dokumen yang

Dibutuhkan
 Mulai

User menyampaikan informasi pembelian dan Form Permintaan

instalasi aplikasi IT baru yang dibutuhkan Instalasi Aplikasi Baru

Team IT melakukan persiapan untuk memastikan

aplikasi bisa diinstal dalam sistem jaringan
internal

Team IT melakukan instalasi aplikasi baru yang

dibeli dari pihak eksternal.

Rapat Bulanan untuk Monitoring Kinerja Team

Tujuan  Prosedur ini bertujuan agar rapat bulanan monitoring

 kinerja dapat dilakukan secara efektif dan menghasilkan
dampak positif bagi kinerja team dan kinerja bisnis
perusahaan.

Panduan Kebijakan  Sebagai upaya untuk mengelola kinerja team secara

maksimal, maka setiap bagian atau departemen harus
melakukan meeting bulanan yang terfokus dan dengan
agenda utama pembahasan pencapaian target kerja
team atau juga evaluasi pencapaian KPI (Key
Performance Indicators).

 Meeting atau rapat bulanan dilakukan maksimal

tanggal 10 bulan berikutnya.

 Rapat bulanan dilakukan dengan durasi maksimal 90

menit, dengan agenda yang terfokus, yakni:
 Review pencapaian KPI atau target kerja bulan
sebelumnya.
 Rencana tindakan atau aktivitas yang akan
dilakukan agar targer kerja dan KPI tercapai
secara maksimal.
 Sumber daya atau dukungan apa saja yang
diperlukan agar rencana aktivitas dapat berjalan
dengan hasil optimal.

 Tujuan meeting bulanan ini adalah untuk memastikan

kinerja semua anggota team dapat berjalan dengan
optimal dan selau ada proses perbaikan secara kontinu
untuk mengembangkan level kinerja.

 Agar meeting dapat berjalan secara efisien dan efektif,

maka sampaikan setiap poin secara lugas dan to the
point; tidak bertele-tele; dan selalu fokus pada solusi
yang konkret.

Prosedur 31. Sesuai panduan kebijakan, maka setiap bagian dengan

dipimpin oleh team leader (supervisor, manajer, atau
atasan) wajib melakukan meeting bulanan untuk
melakukan monitoring kinerja team dan pencapaian
target kerja atau KPI.

32. Meeting atau rapat dilakukan dengan agenda seperti

 yang diuraikan dalam panduan kebijakan dengan durasi
maksimal 90 menit.

33. Selama meeting, maka ada salah seorang anggota yang

mencatat poin-poin penting hasil meeting dan
kemudian wajib mendistribusikannya catatan hasil rapat
ini kepada setiap anggota yang hadir. Catatan poin
rapat mengacu pada aspek berikut ini.

 Hasil kerja apa saja yang sudah baik selama

sebulan terakhir (dan layak diapresiasi).
 Apa saja yang perlu diperbaiki agar kinerja
meningkat di kemudian hari.
 Rencana aktivitas apa saja yang penting dan
akan dilakukan pada bulan ini, dan oleh siapa,
serta apa targetnya.
 Sumber daya apa yang kiranya diperlukan
agar rencana aktivitas dapat berjalan dengan
maksimal.

Form yang 34. Form Agenda Meeting Bulanan

Diperlukan 35. Form Catatan Hasil Meeting

Alur Kerja (Flowchart) Dokumen yang

Dibutuhkan
 Mulai

Atasan (team leader, supervisor, atau manajer) Form Agenda Meeting

bersama stafnya melakukan meeting bulanan Bulanan
untuk melakukan monitoring pencapaian target
kinerja

Salah seorang staf ditugaskan untuk mencatat

poin-point penting meeting dan Form Poin Penting Hasil
mendistribusikannya kepada semua partisipan Meeting
meeting setelah meeting usai