Penerimaan Barang di Gudang (Warehouse) dari Supplier

Tujuan  Prosedur ini bertujuan untuk memastikan proses

penerimaan barang di gudang dari supplier eksternal
berjalan dengan efisien, rapi, dan akurat.

Panduan Kebijakan  Proses penerimaan barang di gudang dari supplier

eksternal dijalankan secara cepat, rapi, dan akurat; dan
sesuai dengan pesanan yang diorder.

Prosedur 1. Pihak atau staf gudang menerima copy PO dari bagian

Purchasing yang menginformasikan tanggal
kedatangan barang yang dibeli dari supplier eksternal.

2. Staf gudang menyiapkan gudang agar saat barang

datang, maka proses pembongkaran berlangsung
dengan cepat dan efisien.

3. Staf gudang menyiapkan form penerimaan barang yang

isinya sesuai dengan jenis barang yang dipesan dan
tercantum dalam PO dari bagian purchasing.

4. Staf gudang menerima kedatangan barang dari supplier

dan melakukan proses pembongkaran barang secara
cepat, efisien, dan rapi.

5. Staf gudang mengatur agar barang dapat ditempatkan

di gudang secara rapi dan sesuai tempat yang telah
disiapkan.

6. Staf gudang melakukan pengecekan barang yang

datang dan mencocokkannya dengan daftar barang
yang dipesan dalam PO.

o Jika barang, jumlah serta spesifikasi barang

sesuai dengan pesanan, maka staf gudang
memberi tanda tangan pada form penerimaan
barang yang telah disusunnya.
o Jika ada barang yang tidak seusai spefisikasi atau
kurang jumlahnya, maka staf gudang
menginfokan ke bagian purchasing untuk
meminta penggantian barang atau pengiriman
ulang.

7. Staf gudang memasukkan data-data dalam form

 penerimaan barang ke dalam sistem aplikasi gudang
secara akurat dan rapi.

Form yang  Form Penerimaan Barang di Gudang(Ceklist)

Diperlukan

Alur Kerja (Flowchart) Dokumen yang

Dibutuhkan
 Mulai

Staf Gudang meneriman informasi dari staf

Purchasing mengenai jadwal kedatangan barang
yang dipesan dari supplier

Staf Gudang menyiapkan gudang dan form Form Penerimaan

penerimaan barang dari supplier Barang(Ceklist)

Staf Gudang meneriman barang dari supplier dan

melakukan pengecekan untuk memastikan barang benar-
benar sesuai dengan pesanan. Jika ada barang yang tidak
sesuai, maka dikembalikan ke supplier.

Staf Gudang memasukkan barang yang diterima ke dalam

gudang secara rapi dan tertib.

Staf Gudang melakukan pencatatan penerimaan

barang dalam aplikasi penerimaan barang atau
data penerimaan barang dari supplier

Penataan Barang di Gudang

Tujuan  Prosedur ini bertujuan untuk memastikan proses

penataan barang di gudang, baik barang jadi ataupun
 bahan baku dari supplier, berjalan dengan rapi, akurat,
dan efisien.

Panduan Kebijakan  Penempatan dan penataan barang jadi di gudang

menganut prinsip FIFO (first in, first out) – dengan
demikian barang jadi yang tersimpan pertama kali, maka
barang ini pula yang akan keluar terlebih dahulu.

Prosedur 8. Staf gudang melakukan penataan dan penempatan

barang jadi di gudang sesuai dengan prinsip FIFO dan
juga menata barang jadi sesuai dengan jenisnya. Dengan
demikian desain di dalam gudang dipilah-pilah agar
penempatan barang jadi ditata dalam bagian-bagian
yang terpisah sesuai jenisnya.

9. Staf gudang juga menata gudang untuk bahan baku dan

barang lainnya dari supplier secara rapi sesuai dengan
jenisnya. Staf gudang menyiapkan beberapa ruangan
dalam gudang, untuk menyimpan berbagai bahan baku
dan barang sesuai jenisnya (misal, gudang A untuk bahan
baku A, dan gudang B untuk bahan baku B, dst.)

10. Saat meneriman barang jadi dari bagian produksi atau

bahan baku dari supplier, maka staf gudang melakukan
penempatan barangnya sesuai dengan lokasi yang telah
ditentukan sebelumnya (mengacu pada pembagian area
dalam gudang yang telah ditentukan dalam poin 1 dan
poin 2).

11. Setiap seminggu sekali, staf gudang melakukan

pengecekan di gudang untuk memastikan bahwa
penempatan barang di gudang sudah sesuai dengan
lokasinya. Jika ada barang yang ditempatkan tidak sesuai
lokasinya, maka ia harus segera melakukan penataan
ulang agar semua barang ditempatkan sesuai lokasinya.

Form yang
Diperlukan

Alur Kerja (Flowchart) Dokumen yang

Dibutuhkan
 Mulai

Staf Gudang melakukan penataan tempat

penyimpanan Sparepart sesuai prinsip FIFO (first
in first out)

Staf Gudang juga melakukan penataan tempat

penyimpanan Sparepart dari supplier

Staf Gudang melakukan penempatan Sparepart dari

supplier sesuai dengan konsep penataan yang telah disusun.

Staf Gudang secara periodik melakukan

pengecekan untuk memastikan penempatan
Sparepart sudah sesuai tempatnya.

Kebersihan dan Keamanan Gudang

Tujuan  Prosedur ini bertujuan untuk memeliharan kebersihan

gudang serta kerapian dan keamaanan barang-barang
 yang tersimpan di dalam gudang.

Panduan Kebijakan  Proses untuk merawat kebersihan dan keamaan di dalam

gudang dijalankan sesuai dengan panduan dalam
prosedur berikut ini.

 Proses pemeliharaan kebersihan gudang harus mengacu

pada prinsip 5R (atau singkatan dari Ringkas, Rapi, Resik,
Rawat, dan Rajin). Semua barang di gudang harus
disimpan dan ditata dengan rapi, ringkas, dan resik oleh
setiap staf gudang dan petugasnya.

Prosedur 12. Secara rutin, setiap pagi, petugas kebersihan gudang

melakukan proses pembersihan ruangan gudang dengan
mengacu pada cek list kebersihan gudang (lihat form
ceklist di bawah).

13. Setiap pagi, staf gudang melakukan pengecekan

kebersihan, kerapian, dan keamanan barang-barang yang
tersimpan di gudang untuk memastikan semua barang di
gudang dalam keadaan rapi dan tidak mengalami
kerusakan.

14. Setiap sore, staf gudang melakukan pengecekan

keamanan barang-barang di gudang, apakah ada yang
hilang atau tidak, dan memastikan semua bagian dalam
gudang terjaga dengan aman.

Form yang
Diperlukan

Alur Kerja (Flowchart) Dokumen yang

Dibutuhkan
 Mulai

Secara rutin, petugas kebersihan setiap pagi

melakukan pembersihan area gudang

Staf Gudang setiap pagi melakukan pengecekan kebersihan

dan kerapian gudang dan memastikan tidak ada barang yang
rusak selama disimpan dalam gudang

Staf Gudang setiap sore juga melakukan pengecakan untuk

memeriksa keamanan barang-barang di gudang dan tidak
ada tanda-tanda kehilangan barang di gudang

Stock Opname di Gudang

Tujuan  Prosedur ini bertujuan untuk memastikan proses stock

 opname di gudang dapat dijalankan secara akurat,
tertib, dan tepat waktu.

Panduan Kebijakan  Proses untuk melakukan stock opname dalam gudang

dijalankan secara akurat, konsisten, dan hasilnya
tercatat secara rapi dalam sistem.

Prosedur 15. Setiap awal bulan dilakukan stock opname jumlah

barang jadi yang tersimpan di gudang.

16. Staf gudang melakukan perhitungan secara fisik jumlah

stock sparepart (jika kuantitas sparepart di gudang
sangat banyak) dan kemudian mencocokannya dengan
data yang ada di sistem.

17. Selanjutnya, staf gudang melakukan perbandingan dan

menuliskan hasil stock opname sparepart ke dalam
aplikasi sistem informasi gudang, baik ada selisih
ataupun tidak.

Form yang  Form Tabel Stock Opname Sparepart

Diperlukan

Alur Kerja (Flowchart) Dokumen yang

Dibutuhkan
 Mulai

Setiap awal bulan, staf Gudang melakukan stock

opname untuk stock barang jadi dan stock
bahan baku di gudang

Pengiriman Barang ke Pelanggan

Tujuan  Prosedur ini bertujuan untuk memastikan proses

 pengiriman barang ke pelanggan dapat dilakukan
secara tepat waktu, akurat, dan sesuai jenis barang
yang dipesan.

Panduan Kebijakan  Pengiriman barang ke pelanggan dilakukan secara

tepat waktu dan tiba di tangan pelanggan dalam
kondisi bagus dan memuaskan kebutuhan pelanggan.

Prosedur 18. Staf admin sales mengirimkan form PO pelanggan

kepada staf logistik (dalam form permintaan ini
diuraikan jenis barang yang dipesan, alamat
pengiriman, dan tanggal pengiriman yang diharapkan).

19. Staf logistik melakukan pendataan pengiriman barang

sesuai dengan form PO dari staf sales admin dan
menginformasikan staf gudang untuk melakukan
penyiapan pengiriman barang ke pelanggan.

20. Staf gudang menyiapkan barang dan

menginformasikan staf logistik bahwa barang siap
diangkut dan dikirimkan.

21. Staf logistik dan staf gudang melakukan pengangkutan

barang ke alat transportasi/Ekspedisi dan kemudian
mengirimkan barang ke pelanggan.

22. Staf logistik mengirimkan copy form pengiriman barang

kepada admin sales sebagai bukti bahwa barang sudah
dikirim ke pelanggan.

23. Staf logistiks mencatat data pengiriman ke dalam

sistem aplikasi data pengiriman barang.

Form yang  Form PO

Diperlukan  Surat Jalan

Alur Kerja (Flowchart) Dokumen yang

Dibutuhkan
 Mulai

Bagian Admin Sales mengirimkan order

Form PO Barang
pengiriman barang ke bagian
Logistik/Transportasi pengiriman barang.

Staf Logistik menginformasikan bagian Gudang

untuk melakukan penyiapan barang untuk segera
dikirim ke pelanggan.

Stag Gudang menyiapkan barang yang akan

dikirimkan ke alat transportasi yang akan
mengangkutnya.

Staf Logistik meminta driver untuk mengirimkan

barang ke alamat pelanggan. Staf Logistik Surat Jalan
kemudian menginformasikan bagian Admin Sales
bahwa barang sudah dikirim.

Staf logistik mencatatnya dalam aplikasi sistem

pengiriman barang ke pelanggan.

Selesai

Rapat Bulanan untuk Monitoring Kinerja Team

Tujuan  Prosedur ini bertujuan agar rapat bulanan monitoring

kinerja dapat dilakukan secara efektif dan menghasilkan
 dampak positif bagi kinerja team dan kinerja bisnis
perusahaan.

Panduan Kebijakan  Sebagai upaya untuk mengelola kinerja team secara

maksimal, maka setiap bagian atau departemen harus
melakukan meeting bulanan yang terfokus dan dengan
agenda utama pembahasan pencapaian target kerja
team atau juga evaluasi pencapaian KPI (Key
Performance Indicators).

 Meeting atau rapat bulanan dilakukan maksimal

tanggal 10 bulan berikutnya.

 Rapat bulanan dilakukan dengan durasi maksimal 90

menit, dengan agenda yang terfokus, yakni:
 Review pencapaian KPI atau target kerja bulan
sebelumnya.
 Rencana tindakan atau aktivitas yang akan
dilakukan agar targer kerja dan KPI tercapai
secara maksimal.
 Sumber daya atau dukungan apa saja yang
diperlukan agar rencana aktivitas dapat berjalan
dengan hasil optimal.

 Tujuan meeting bulanan ini adalah untuk memastikan

kinerja semua anggota team dapat berjalan dengan
optimal dan selau ada proses perbaikan secara kontinu
untuk mengembangkan level kinerja.

 Agar meeting dapat berjalan secara efisien dan efektif,

maka sampaikan setiap poin secara lugas dan to the
point; tidak bertele-tele; dan selalu fokus pada solusi
yang konkret.

Prosedur 24. Sesuai panduan kebijakan, maka setiap bagian dengan

dipimpin oleh team leader (supervisor, manajer, atau
atasan) wajib melakukan meeting bulanan untuk
melakukan monitoring kinerja team dan pencapaian
target kerja atau KPI.

25. Meeting atau rapat dilakukan dengan agenda seperti

yang diuraikan dalam panduan kebijakan dengan durasi
maksimal 90 menit.

26. Selama meeting, maka ada salah seorang anggota yang

mencatat poin-poin penting hasil meeting dan
 kemudian wajib mendistribusikannya catatan hasil rapat
ini kepada setiap anggota yang hadir. Catatan poin
rapat mengacu pada aspek berikut ini.

 Hasil kerja apa saja yang sudah baik selama

sebulan terakhir (dan layak diapresiasi).
 Apa saja yang perlu diperbaiki agar kinerja
meningkat di kemudian hari.
 Rencana aktivitas apa saja yang penting dan
akan dilakukan pada bulan ini, dan oleh siapa,
serta apa targetnya.
 Sumber daya apa yang kiranya diperlukan
agar rencana aktivitas dapat berjalan dengan
maksimal.

Form yang 27. Form Agenda Meeting Bulanan

Diperlukan 28. Form Catatan Hasil Meeting

Alur Kerja (Flowchart) Dokumen yang

Dibutuhkan
 Mulai

Atasan (team leader, supervisor, atau manajer) Form Agenda Meeting

bersama stafnya melakukan meeting bulanan Bulanan
untuk melakukan monitoring pencapaian target
kinerja

Salah seorang staf ditugaskan untuk mencatat

poin-point penting meeting dan Form Poin Penting Hasil
mendistribusikannya kepada semua partisipan Meeting
meeting setelah meeting usai