RAJAWALI CUP 2019

SURAT PROPOSAL
19 MARET 2019

COVENTRY UNIVERSITY
Sejarah

Rajawali cup 2019 diciptakan oleh para mahasiswa-mahasiswi Indonesia di Coventry,

Inggris pada tahun 2017. Acara Ini didedikasikan untuk pengenalan budaya
Indonesia yang dalam kepada para pelajar dari berbagai behalan dunia dengan
berbagai latar belakang yang sangat berbeda di dalam lingkup kota Coventry.
Didalam acara Rajawali Cup 2019 memiliki berbagai dua macam kegiatan yang
terdiri dari pertandingan persahabatan dalam bentuk perlombaan Futsal grup yang
akan diwakili oleh pelajar-pelajar internasional dan diikutsertakan dengan bazaar
makanan tradisional Indonesia yang menyajikan beraneka – ragam macam makanan
khas Indonesia sebagai sarana untuk mempromosikan budaya atau adat tradisional
dari Indonesia di mata dunia, jumlah peserta yang terlibat dalam acara ini lebih dari
300 orang yang mencakup pelajar Indonesia dari seluruh daerah Inggris dan pelajar
lokal serta pelajar internasional.
Latar Belakang

Rajawali Cup merupakan salah satu bagian dari berbagai kegiatan yang dibuat oleh
PPI Coventry dan menjadi warisan dari generasi ke generasi yang khususnya diawali
tahun 2017 hingga sekarang, ini menjadi kegiatan yang berpengaruh besar dari
berbagai macam kegiatan yang akan diselenggarakan di Coventry karena di dalam
rangka acara ini didesain untuk menjadi sebuah saluran bagi seluruh pelajar baik
nasional maupun internasional di Coventry turut aktif dalam mengikuti kompetisi
olahraga dan mencicipi berbagai macam rasa makanan auntentik dari bazaar yang
disediakan.
Disamping itu, acara ini bertujuan untuk menjadi sebuah wadah bagi pelajar
Coventry untuk saling mengenal antar komunitas yang melibatkan 16 negara yang
menjadi peserta dalam rangka acara ini. Serta keikutsertakan dalam mempopulerkan
budaya khas Indonesia,.

TUJUAN

 Acara ini memberikan fasilitas bagi para pelajar di kota Coventry untuk
menjadi media dalam menjalin hubungan antar sesama pelajar Coventry
berdasarkan huungan secara lingkup luas, dan mempublikasikan Indonesia
dalam hal kuliner seperti makanan-makanan khar nasional secara
kedaerahan.
 Rajawali Cup juga ikut mengambil peran dalam meningkatkan kontribusi para
pelajar dalam hal bersosialisasi terhadap sesama anggota
 Dengan keterlibatan dalam acara ini peserta mengerti dan menjunjung tinggi
akan adanya sportifitas terutama dalam setiap pertandingan yang diadakan
 Diadakan acara ini untuk mempersembahkan kuliner Indonesia kepada para
pelajar Coventry

Latar Belakang Acara

Diacara Rajawali cup ini, kegiatan yang akan didselenggarakan berupa Futsal grup
yang menjadi pertandingan yang utama didalam acara ini, di pertandingan ini
memiliki peserta sebanyak 16 negara dari eropa, afrika, asia dan lokal yang turut
mengambil peran dalam menjadi perwakilan setiap negara. Peserta yang ikut dalam
pertandingan sebesar 5 orang dari setiap perwakilan negara , di acara ini memiliki
tahap fase secara eliminasi dari fase grup yang akan dibentuk secara 4 kelompok , 16
besar , semifinal hingga babak final.

Dan bagian pelengkap dari acara ini ialah Bazaar makanan yang akan menyajikan
berbagai macam khas daerah terutama rendang yang menjadi ikon Indonesia di
dunia, dan berbagai macam lainnya sebagai saluran untuk memperkenalkan
Indonesia kepada komunitas dari negara berbeda. Selain itu Bazaar makanan juga
menjual berbagai macam kreatifitas tangan ataupun oleh-oleh secara merchandise
yang menuliskan Indonesia. namun juga terdapat sejumlah rangkaian acara dalam
rangka memperkenalkan budaya Indonesia kepada masyarakat internasional seperti
workshop keterampilan khas Indonesia
Rajawali Cup 2019 akan diselenggarakan pada tanggal 19 Maret 2019 di Coventry
University

Misi
Memperkuat hubungan persahabatan antar komunitas
Dengan adanya pertandingan futsal yang diadakan di Rajawali Cup dapat berupaya
untuk membangun erat pertemanan yang kuat di setiap komunitas khususnya
komunitas perwakilan negara. Sehingga tidak ada ketegangan antar komunitas
khususnya di Coventry

Sportifitas
Peserta yang ikut serta dalam pertandinga Futsal diminta untuk menjunjung tinggi
akan adanya nilai sportifitas yang terkandung dalam acara ini dan menaati aturan-
aturan yang dibuat dari panita penyelenggara Rajawali Cup

Budaya Indonesia
Mengintroduksikan dan mempromosikan budaya Indonesia di mata dunia melalui
acara Rajawali Cup dalam bentuk Bazaar makanan Indonesia yang menyajikan
makanan khas tradisional seperti rendang serta menjual merchandise yang
merupakan hasil karya Indonesia.
Susunan Acara

Futsal

Turnamen ini diadakan di setiap acara Rajawali Cup yang menjadi pusat pertandingan di cabang
olahraga ini, acara ini dihadiri dengan komunitas dari berbagai jenis perwakilan negara yang terdiri
dari 16 negara, pertandingan ini berkomposisi 5 orang didalam 1 kelompok . Kelompok dalam
permainan ini terdapat 4 grup dan 1 grup terdiri dari 4 negara. Pertandingan ini akan
diselenggarakan

Tempat : Sport Hall Coventry University

Jam : 09.00 – 16.00

Food Bazaar

Bazaar ini menyajikan berbagai variasi makanan Indonesia khas daerah khusunya menyajikan
makanan yang cukup dikenal oleh dunia seperti rendang, dan acara ini menjadi pusat perhatian bagi
para komunitas di Coventry khusunya masyarakat luar negeri untuk turut ikut mencicipi makanan ini,
disamping itu juga menyediakan oleh-oleh atau merchandise yang bercorak Indonesia. Acara ini
akan diadakan di

Tempat : The hub Coventry University

Jam : 09.00 – Selesai

Estimasi Pengeluaran dana

Futsal

Deskripsi Kuantitas Nilai Jumlah

Peralatan suara 4 300 1200

Bola futsal 10 buah 10 100
Total 1300

Marketing

Deskripsi Kuantitas Nilai Jumlah

Kaos dan name tag 34 8 272
panitia
Poster dan flyer 150 1 150
Tiket masuk 400 0,06 24
Brosur perusahaan 80 13 1040
Kaos pemain 44 4 88
(untuk paket gold)
Total 1574

Bazaar

Deskripsi Kuantitas Nilai Jumlah

Botol air mineral 1,5L 18 0,5 7,5

Plastic Cups 300 0.02 6

Bin Bag 1(roll) 2 2
4Kva Petrol Generator 1 Day 72 72
Teh Kotak 96 0.652 60
Total 147,5

Total Biaya

Diskripsi Biaya
Futsal 1300
Marketing 1574
Bazaar 147.5
Total
Estimasi Pendapatan

Bazaar

Name Quantitiy Price (each) Price ( Income)

Cups Water 300 0,2 60
Teh Kotak 96 1 96
Tenants 5 85 425
Total 581
Syarat dan Ketentuan

Syarat Umum

 Setiap sponsorship wajib mendatangani lembar kesediasan berpatisipasi ( Fomulir

Persetujuan Sponsor)
 Ketersediaan untuk menjadi sponsor slemabt-lambatnya diterima oleh panitia pada tanggal
20 Februari 2019
 Panitia tidak menutup kemungkinan kerja sama dalam bentuk lain yang ditawarkan
 Harga yang sudah diuraikan bersifat tetap

Materi Sponsor

 Materi iklan sponsor berbentuk spanduk, logo sudah hari diterima pelaksana dalam keadaan
siap publikasi/ pasang, Penerimaan materi sponsor pada 5 Maret 2019
 Pengirimian desain dari sponsor ( logo, slide iklan , dsb) wajib diserahkan kepada panitia
pada pembauaran pertama atau selambat-lambatnya 24 Februari 2019dengan format png
dalam bentuk cd atau melalui email
 Materi iklan merupakan tanggung jawab sponsor
 Pajak promosi ditanggung oleh pihak sponsor ( apabila dikenakan pajak)
 Tempat pemasangan spanduk ditentukan oleh panitia
 Penempatan dan ukuran logo perusahaan untuk dipublikasikan dalam name tag, poseter dan
baju panitia bersifat tentatif dapat sewaktu-waktu berubah tergantung jumlah sponospr
yang berkontribusi dengan pemberitahuan dari pihak panitia Rajawali Cup
 Spanduk atau banner dari sponsor akan dipasang di dalam area universitas

Penyelesaian administrasi

 Perjanjian kontrak dapat dilakukan oleh panitia yang memberikan proposal sponsorship
dengan penanggung jawab pihak sponsor
 Setiap sponsor diwajibkan membayar uang muka sejumlah 50% dari nilai kontrak,
diserahkan pada saat penandatangan kontrak. Pelunasan diterima paling lambat 18 Februari
2019
 Pelunasan dana sponsor melalui transger ke no rekening lloyds
 Bukti transfer wajib di email ke

Ketentuan lain

 Panitia dapat melakukan klaim kepada pihak sponsor apabila pihak sponsor menyalahai
ketentuan sponsorhip
 Ketentuan yang belum diatur dalam proposal ini dapat dilakukan atas kesepakatan bersama
 Terhadap keadaan di luar rencana yang mengaikbatkan perubahan waktu dan tempat
pelaksaan kegiatan, semua pihak tidak berhak atas tuntutan ganti rugi

Ketentuan untuk peserta

 Setiap tim yang sudah membayar registrasi akan mendapatkan 5 buah voucher makanan di
bazar dengan harga 1 pound per voucher

Paket Sponsorship
Untuk memberlangsukan acara ini dengan baik maka kami menawarkan dalam 2  kategori   umum
yang terdiri atas Paket Sponsorship Utama dan Sponsorship  Pendukung.

A. Paket Sponsorship Utama

Gold : £500
Silver : £300
Bronze : £200

Jenis Sponsor Gold Silver Bronze

Pemasangan banner / / /
Kaos dan Name tag / / /
panitia
Poster dan Flyer / / /
Tiket Masuk / / /
Penyebaran brosur / / /
perusahaan
Publikasi Nama / /
Perusahaan
Stand Bazaar / /
Pemutaran Video /
Kaos pemain /

Paket Gold
Paket ini diperuntukkan kepada bagi instansi perusahaan atau perorangan yang bersedia
berkontribusi £  500
Fasilitas yang  diberikan  adalah  :   -

Stand  Bazaar  

Pemasangan  Logo  :

 Tiket Masuk Rajawali Cup

 Kaos Pemain
 Kaos dan Name tag panitia

Pemasangan  sebanyak   15  buah  dan  8  spanduk  disekitar   kawasan  Coventry University.

-Publikasi  nama  perusahaan/produk  oleh  host  acara  (MC) -Penyebaran  Brosur/Flyer,  Booklet,
Sticker,  dan  sejenisnya  pada  saat   kegiatan  berlangsung.

Paket Silver
Sponsor  Paket  Platinum  diperuntukkan  bagi  instansi  perusahaan   atau  perorangan  yang
bersedia  berkontribusi  £ 300  

Fasilitas yang diberikan adalah

 Pemasangan banner 10 buah

 Kaos dan Name tag panitia
 Poster dan Flyer
 Tiket Masuk
 Penyebaran brosur perusahaan
 Publikasi Nama Perusahaan
 Stand Bazaar

Paket Bronze
Sponsor  Paket  Gold  diperuntukkan  bagi  instansi  perusahaan   atau  perorangan  yang  bersedia  

berkontribusi  £200

Fasilitas yang diberikan adalah

 Pemasangan banner 5 buah

 Kaos dan Name tag panitia
 Poster dan Flyer
 Tiket Masuk
 Penyebaran brosur perusahaan

Sponsorship Pendukung

Jenis Sponsor Keterangan Harga

Spanduk/ Banner 4 buah £400
 Donasi Minimal £200

TARGET AUDIENCE –

Target Audience Indonesia: ±200 pelajar dari Indonesia, Internasional: ±300 pelajar lokal dan
internasional di Coventry University, Inggris.

Kepanitiaan

Ketua : Mochamad Luth Malik

Wakil : Johan Fanata Tampubulon

Sekretaris : Saskia Nathania Putri

Bendahara 1 : Audi Vialdo

Bendahara 2 : Haidi Asih Nastiti

Rajawali

Ketua : Sokyabaraka

Sekretaris : Melody Asmara

Divisi Acara

Ketua : Shauqi Perdana

Divisi Media olahraga

Ketua : Shaloom Syach Razade

Anggota : Abyan Tamir

Aron

Fikri

Ryan

Divisi Logistik olahraga

Ketua : Thoriq Halim

Anggota : Michael Sebastian Ali Suci

Ali

Oscar audio

Nabil

Ronaldi

Divisi logistik Bazar

Ketua : Thoriq

Anggota : Felicia

Leticia

Divisi acara dan registrasi

Ketua : Darian

Anggota : Surya

Cokambara

Windy Eka

Ghaitsa

Ricardo

Divisi Public Relation

Ketua : Alfi Alif Putra

Anggota : Aron

Fikri

Ryan

Divisi Bazaar

Ketua : Gustalia Putri

Divisi Sponsor

Ketua : Timothy Glenn Ivano Parengkuan

Anggota : Ricardo

Rio

Divisi Medis

Ketua : Joana

Bima

Martin

Divisi Lo

Ketua : Joko Adit

Anggota : Pshabrina

Nathanael

Kontak perorangan

Ketua

Mochamad Luth Malik

Wakil Ketua

Johan Fanata Tampubulon

Sponsorship

Timothy Glenn Ivano Parengkuan

+44736093920

Ketua Media

Shaloom Razade

Penutup

Demikian proposal ini kami susun, agar dapat digunakan sebagaimana mestinya. Kami berharap
proposal ini dapat memberikan penjelasan akan acara kami Rajawali Cup 2019. Semoga acara ini
dapat berjalan dengan baik dan dapat memberikan essensi yang baik bagi komunitas – komunitas di
Coventry.

Ketua PPI Coventy

Mochamad Luth Malik