URAIAN

PT WIBAWA SURYA MATARAM

PEKERJAAN
Nama/NIK : Di persiapkan :
Gol : Revisi Tgl :0
A. IDENTITAS JABATAN
NAMA PURCHASING
PURCHASING IMPORT STAFF BAGIAN
JABATAN DEPT.
STATUS
 Tetap  Kontrak UNIT Import
KARYAWAN
B. HUBUNGAN STRUKTURAL DALAM ORGANISASI
BAWAHAN
ATASAN LANGSUNG MANAGER -
LANGSUNG
ATASAN TIDAK BAWAHAN TIDAK
SENIOR STAFF -
LANGSUNG LANGSUNG
C. TANGGUNG JAWAB JABATAN
DI DALAM Berkoordinasi dengan departemen lain yang berhubungan dengan proses
PERUSAHAAN import
DI LUAR Berkoordinasi dan bertanggung jawab atas kedatangan barang import
PERUSAHAAN dengan perusahan lain (pihak ketiga) yang telah ditunjuk oleh perusahaan
Melakukan komunikasi dengan supplier origin tentang ETD dan ETA barang
D. FUNGSIONAL JABATAN DALAM ORGANISASI (Uraikan secara singkat)
1. Menerima Purchase Requisition (PR) tentang barang yang akan di
import departemen lain
2. Melakukan validasi atas PR tersebut
3. Koordinasi dengan PPIC staff tentang kebutuhan barang dalam PR
apakah urgent atau untuk memenuhi minimum stock, apabila
urgent dengan alasan human error oleh PPIC yang bersangkutan
maka dibuatkan BAP. Apabila untuk kebutuhan minimum stok
maka dilanjutkan proses PR nya
4. Mencari penawaran barang kepada beberapa supplier sesuai
dengan PR
5. Menentukan supplier dan meminta approval kepada manager
untuk menunjuk supplier tersebut dengan melampirkan
penawaran harga dari beberapa supplier, termasuk didalamnya
persetujuan penggunaan term import yang disepakati (exwork, dll)
FUNGSI TUGAS INTERN 6. Setelah supplier ditunjuk atau di setujui oleh manager maka segera
DEPARTEMEN mencari penawaran fowarding.
7. Melakukan approval kepada manager tentang penawaran
beberapa fowarding.
8. Pembuatan dan validasi Purchase Order kepada manager
9. Memproses dokumen pra impor termasuk didalamnya meminta
packing list, invoice, sales contract, penyiapan bukti bayar dan lain-
lain.
10. Menyerahkan doc/ draft doc kepada bagian import untuk
dilakukan pengecekan dan koreksi
11. Proses import dilanjutkan oleh bagian import
12. Ketika barang datang maka cocokkan antara PO yang dikirimkan
dengan actual kedatangan barang
13. Lakukan komplain apabila ada ketidaksesuaian mengenai kualitas
dan kuantitas
Dibuat oleh MR BEE-WSS
 14. Apabila ada kelebihan/ kekurangan barang segera lakukan
konfirmasi kepada supplier untuk dilakukan penyesuaian
outstanding baik payment maupun stok PO barang.
15. Lakukan dokumentasi terhadap pemeriksaan kedatangan barang
16. Setelah dilakukan GR oleh departemen gudang, segera lakukan
konfirmasi tempo pembayaran kepada dept accounting, baik yang
telah lunas ataupun yang menggunakan term tempo.
17. Buat laporan mingguan tentang kedatangan barang import
18. Buat laporan realisasi biaya import dengan melakukan komparasi
antara penawaran dengan realisasi
19. Apabila ada ketidaksesuaian segera laporkan kepada manager
untuk ditindaklanjuti kepada bagian import

1. Berkordinasi dengan bagian PPIC mengenai leadtime barang

FUNGSI TUGAS ANTAR import dan stok minimum yang disepakati
DEPARTEMEN 2. Berkoordinasi dengan import tentang kelengkapan dokumen
umum dan dokumen pendukung lartas (misal phyto,dll)
3. Berkoordinasi dengan bagian accounting yang berhubungan
dengan proses pembayaran yang terjadi
4. Berkoordinasi dengan warehouse tentang keseuaian barang datang
dengan dokumen yang ada
E. URAIAN PEKERJAAN
WAKTU STD
TUGAS / PEKERJAAN POKOK PENYELESAIAN PENYELESAIAN
(DLM JAM) (DLM JAM)
1. Penawaran ke supplier 3x24 2x24
2. Pembuatan PO 2 2
3. Pengumpulan dokumen pra import 3x24 3x24
4. Penentuan fowarding 1x24 1x24
5. Laporan kesesuaian barang 1x24 1x24
6. Administrasi pembayaran 1x24 1x24
7.
8.
9.
10.
WAKTU STD
TUGAS / PEKERJAAN TAMBAHAN PENYELESAIAN PENYELESAIAN
(DLM JAM) (DLM JAM)
1. Stock opname insidental insidental
2.
PEKERJAAN RUTIN (HARIAN/MINGGUAN)

1. Daily report
2. Mengerjakan Papan Informasi Exim
PEKERJAAN INSIDENTIL (BULANAN / TAHUNAN)
1. Evaluasi kerja
2. Evaluasi kinerja perusahaan ketiga (PPJK/ forwarder, dll)
F. WEWENANG

Dibuat oleh MR BEE-WSS

 1. Melalukan klaim ke fowarder/ PPJK apabila PWI menggunakan jasa ketiga dan muncul
permasalahan atas seizin atasan/ managemen
2. Melakukan request kepada departemen lain yang berhubungan dengan dokumentasi original
dan lain-lain
3.
4.
5.
6.

Diajukan tanggal
DITERIMA OLEH MENYETUJUI MENGETAHUI DIBUAT OLEH

PURCHASING & BISNIS PROSES

MANAJER HRD OPERATIONAL DIRECTOR
EXIM MANAGER DEPT.

Dibuat oleh MR BEE-WSS