LEMBAR JAWAB TUGAS 3

UNIVERSITAS TERBUKA

Nama : Nurlita Trisnaning Utami

Fakultas : FHISIP
Program Studi : D-IV Kearsipan
Kode/Nama MK : ASIP 4500.02/ TUGAS AKHIR PROGRAM
Tugas :3

1. Jelaskan apa  yang anda ketahui tentang akuisisi arsip

Jawab :

Menurut Undang undang Nomor 43 Tahun 2009, Akuisisi adalah proses

penambahan khazanah arsip pada lembaga kearsipan yang
dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan hak
pengelolaannya dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.

Akuisisi berasal dari bahasa Inggris acquisition, artinya proses

penambahan khasanah arsip dengan cara menerima arsip bernilai guna
pertanggungjawaban nasional atau Arsip Statis dari lembaga Negara dan
badan-badan pemerintah, swasta, perorangan sesuai dengan ketentuan
perundang-undangan yang berlaku.

Terminologi Kearsipan Indonesia ( 2002:3 ) mendefinisikan akuisisi

sebagai tindakan dan prosedur penambahan khasanah arsip pada
lembaga kearsipan yang dilakukan melalui penyerahan resmi dari
lembaga pencipta arsip dan atau pusat arsip organisasi yang
bersangkutan. Akuisisi pada umumnya akibat transfer resmi karena
ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Jadi dapat disimpulkan bahwa akuisisi arsip adalah proses

penambahan arsip statis yang dilakukan dengan cara penyerahan arsip
statis dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada lembaga
kearsipan. Penyerahan arsip dilakukan terhadap arsip yang mempunyai
nilai guna kesejarahan telah habis retensinya dan berketerangan
permanen. Penyerahan arsip statis menjadi tanggung jawab pimpinan
pencipta arsip.
 Prosedur penyerahan arsip statis dilakukan melalui kegiatan sebagai
berikut :

a) Penyeleksian dan pembuatan daftar arsip usul serah oleh arsiparis

di unit kearsipan II dan unit kearsipan I (lembaga kearsipan);
b) Pemberitahuan akan menyerahkan arsip statis oleh pimpinan
satuan kerja di lingkungan pencipta arsip kepada kepala lembaga
keasripan;
c) Persetujuan dari kepala lembaga kearsipan;
d) Penetapan arsip yang akan diserahkan oleh kepala pencipta arsip
e) Pelaksanaaan serah terima arsip statis oleh pimpinan satuan
kerja, kepada kepala lembaga kearsipan dengan disertai berita
acara dan daftar arsip yang akan diserahkan;
f) Prosedur penyerahan arsip statis dilaksanakan dengan
memperhatikan format dan media arsip yang diserahkan;
g) Penyimpanan dokumentasi pelaksanaan penyerahan arsip statis
oleh unit kearsipan

2. Perhatikan daftar surat di bawah ini:

a)     Tanggal 3 januari 2007  Rektor UT menerima surat dari Direktur

Jenderal Pendidikan tinggi yang berisi tentang ijin operasional
penyelenggaraan Program Studi D-4 Kearsipan. Surat itu berisi dua halaman
dan asli, tersimpan di Gedung Kearsipan UT lt. 2

b)     Tanggal 9 Juni 2000 Rektor UT menerima surat dari Sekretariat Negara
yang berisi tentang pengantar SK pengangkatan Prof. Dr. M. Atwi Suparman
sebagai Rektor UT. Suratnya satu halaman, asli dan dilampirkan SK
pengangkatan Prof. Dr. M. Atwi Suparman sebagai Rektor UT.

c)     Tanggal 9 Juni 2009 Rektor menerima surat (satu halaman) dari Menteri
Pendidikan dan Kebudayaan yang berisi pemberitahuan tentang pelantikan
Prof. Tian Belawati Ph.D sebagai rektor UT. Suratnya asli dan tersimpan pada
Gedung Kearsipan UT.

d)     Tanggal 1 Agustus 2016 UT menerima surat dari Kepala Arsip Nasional
RI tentang JRA UT.  Surat tersebut diterima dalam satu sampul, dan
lampirannya berupa JRA. Semuanya asli.

e)     Tanggal 20 November 2016 Rektor UT mengirim surat kepada Kepala

Arsip Nasional RI tentang usulan pemusnahan arsip keuangan UT yang
tercipta sebelum tahun 2000 yang tersimpan di dalam unit keuangan (1
halaman) dilampiri dengan daftar arsip yang akan dimusnahkan. Bentuk
suratnya tidak asli, tetapi pertinggal.
 Dari daftar  di atas, buatkan daftar arsip statis UT tahun 2000-1017 dengan
menggunakan format yang ada di dalam materi tutorial.

Jawab :

No Jenis/ Series Tahun Tingkat Jumlah Keterangan

. Arsip Perkembangan

1 Surat dari 2000 Asli 1 berkas

Sekretariat
Negara
pengantar Surat
Keputusan
Pengangkatan
Prof. Dr. M. Atwi
Suparman
sebagai Rektor
UT

2 Surat dari 2007 Asli 1 Item tersimpan

Direktur di Gedung
Jenderal Kearsipan
Pendidikan tinggi UT lt. 2
tentang Ijin
Operasional
penyelenggaraan
Program Studi D-
4 Kearsipan

3 Surat dari 2009 Asli 1 Item tersimpan

Menteri pada
Pendidikan dan Gedung
Kebudayaan Kearsipan
tentang UT
Pelantikan Prof.
Tian Belawati
Ph.D sebagai
Rektor UT

4 Surat dari Kepala 2016 Asli 1 berkas

Arsip Nasional RI
tentang Jadwal
Retensi Arsip
(JRA) UT

5 Surat dari Rektor 2016 Pertinggal 1 berkas tersimpan

UT tentang di dalam
usulan unit
pemusnahan keuangan
arsip keuangan
UT yang tercipta
sebelum tahun
2000
Sumber :

Undang Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan

http://dpad.jogjaprov.go.id/public/article/198/
a990f89ff5e9a33747e89c1672747408.pdf
Materi Akuisisi 7