BUKU JAWABAN UJIAN (BJU)

UAS TAKE HOME EXAM (THE)

SEMESTER 2022/23.2 Genap (2023.1)

Nama Mahasiswa : RIRIN RAHAYU

Nomor Induk Mahasiswa/NIM : 041942395

Tanggal Lahir : 09 JULI 1997

Kode/Nama Mata Kuliah : ASIP 4320 / Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip

Kode/Nama Program Studi : 38/Kearsipan

Kode/Nama UPBJJ : 85/Gorontalo

Hari/Tanggal UAS THE : Selasa / 27 Juni 2023

Tanda Tangan Peserta Ujian

Petunjuk

1. Anda wajib mengisi secara lengkap dan benar identitas pada cover BJU pada halaman ini.
2. Anda wajib mengisi dan menandatangani surat pernyataan kejujuran akademik.
3. Jawaban bisa dikerjakan dengan diketik atau tulis tangan.
4. Jawaban diunggah disertai dengan cover BJU dan surat pernyataan kejujuran akademik.

KEMENTERIAN PENDIDIKAN, KEBUDAYAAN

RISET, DAN TEKNOLOGI
UNIVERSITAS TERBUKA
 BUKU JAWABAN UJIAN UNIVERSITAS TERBUKA

Surat Pernyataan Mahasiswa

Kejujuran Akademik

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama Mahasiswa : RIRIN RAHAYU

NIM : 041942395
Kode/Nama Mata Kuliah : ASIP 4320 / Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip
Fakultas : FHISIP
Program Studi : D4 Kearsipan
UPBJJ-UT : 85 / Gorontalo

1. Saya tidak menerima naskah UAS THE dari siapapun selain mengunduh dari aplikasi THE pada laman
https://the.ut.ac.id.
2. Saya tidak memberikan naskah UAS THE kepada siapapun.
3. Saya tidak menerima dan atau memberikan bantuan dalam bentuk apapun dalam pengerjaan soal ujian
UAS THE.
4. Saya tidak melakukan plagiasi atas pekerjaan orang lain (menyalin dan mengakuinya sebagai pekerjaan
saya).
5. Saya memahami bahwa segala tindakan kecurangan akan mendapatkan hukuman sesuai dengan aturan
akademik yang berlaku di Universitas Terbuka.
6. Saya bersedia menjunjung tinggi ketertiban, kedisiplinan, dan integritas akademik dengan tidak
melakukan kecurangan, joki, menyebarluaskan soal dan jawaban UAS THE melalui media apapun, serta
tindakan tidak terpuji lainnya yang bertentangan dengan peraturan akademik Universitas Terbuka.

Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya. Apabila di kemudian hari terdapat pelanggaran
atas pernyataan di atas, saya bersedia bertanggung jawab dan menanggung sanksi akademik yang ditetapkan oleh
Universitas Terbuka.
Selasa, 27 Juni 2023

Yang Membuat Pernyataan

Ririn Rahayu
 ASIP4320

NASKAH UAS-THE
UJIAN AKHIR SEMESTER-TAKE HOME EXAM (THE)
UNIVERSITAS TERBUKA
SEMESTER: 2022/23.2 (2023.1)

Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip

ASIP4320

No. Soal Skor

1 Pada tanggal 22 Agustus 2020, terjadi kebakaran yang melalap habis Gedung Kejaksaan Agung 25
(Kejagung) di Kebayoran Baru, Jakarta Selatan. Kurang lebih 11 jam kejadian kebakaran
berlangsung dan baru berhasil dipadamkan sekitar pukul 06.28 WIB. Dengan kejadian kebakaran
ini, berkas-berkas perkara hukum hangus terbakar. Berkas-berkas yang seharusnya dapat
dijadikan bukti dalam sidang Pak Sambo kemungkinan ikut terbakar. Arsiparis sebagai
penanggung jawab berkas yang disimpan sangat di sorot oleh berbagai pihak karena
menyangkut pemeliharaan dan pengamanan arsip.

Sumber:

https://megapolitan.kompas.com/read/2022/08/22/06000061/kilas-balik-kasus-kebakaran-gedung-
kejagung-yang-pernah-ditangani-
ferdy?page=all#:~:text=JAKARTA%2C%20KOMPAS.com%20%2D%20Hari,Kejagung%20
yang%20merupakan%20gedung%20heritage.

Pertanyaannya:
Analisislah pemeliharaan arsip di instansi tempat anda bekerja/ketahui berdasarkan
pemeliharaan preventif dan pemeliharaan preskriptif!

2 Semakin berkembangnya jaman, semakin berkembang pula arsip-arsip yang ada di kehidupan 25
kita.
Arsip elektronik menjadi salah satu cara untuk menanggulangi keberlimpahan arsip fisik. Salah
satu usaha untuk menyelematkan arsip elektronik untuk menjaga arsip tetap otentik adalah
dengan melakukan refreshing, yaitu menyalin informasi tanpa mengubah, baik bentuk maupun
kandungan informasinya.
Lakukan analisis mengapa arsip-arsip elektronik yang tersimpan pada lembaga kearsipan harus
dilakukan refreshing.

3 Pada tanggal 22 Agustus 2020, terjadi kebakaran yang melalap habis Gedung Kejaksaan Agung 25
(Kejagung) di Kebayoran Baru, Jakarta Selatan. Kurang lebih 11 jam kejadian kebakaran
berlangsung dan baru berhasil dipadamkan sekitar pukul 06.28 WIB. Dengan kejadian kebakaran
ini, berkas-berkas perkara hukum hangus terbakar. Berkas-berkas yang seharusnya dapat
dijadikan bukti dalam sidang Pak Sambo kemungkinan ikut terbakar. Tingkat keasaman media
arsip non elektronik yang mudah terbakar menjadikan dokumen-dokumen ini mudah tersulut api.

https://megapolitan.kompas.com/read/2022/08/22/06000061/kilas-balik-kasus-kebakaran-gedung-
kejagung-yang-pernah-ditangani-
ferdy?page=all#:~:text=JAKARTA%2C%20KOMPAS.com%20%2D%
20Hari,Kejagung%20yang%20merupakan%20gedung%20heritage.

Pernyataan !
Analisis pendekatan apa yang perlu dilakukan untuk mengatasi masalah keasaman media arsip
non elektronik.

1 dari 2
 ASIP4320

4 Pada tanggal 22 Agustus 2020, terjadi kebakaran yang melalap habis Gedung Kejaksaan Agung 25
(Kejagung) di Kebayoran Baru, Jakarta Selatan. Kurang lebih 11 jam kejadian kebakaran
berlangsung dan baru berhasil dipadamkan sekitar pukul 06.28 WIB. Dengan kejadian kebakaran
ini, berkas-berkas perkara hukum hangus terbakar. Berkas-berkas yang seharusnya dapat
dijadikan bukti dalam sidang Pak Sambo kemungkinan ikut terbakar. Arsiparis sebagai
penanggung jawab berkas yang disimpan sangat di sorot oleh berbagai pihak karena
menyangkut pemeliharaan dan pengamanan arsip.

https://megapolitan.kompas.com/read/2022/08/22/06000061/kilas-balik-kasus-kebakaran-gedung-
kejagung-yang-pernah-ditangani-
ferdy?page=all#:~:text=JAKARTA%2C%20KOMPAS.com%20%2D%
20Hari,Kejagung%20yang%20merupakan%20gedung%20heritage.

Pertanyaan!
Buatlah alur/mekanisme penyelamatan arsip dari dampak bencana kebakaran!

Skor Total 100

 ASIP4320

JAWABAN

1. Tujuan pemeliharaan dan pengamanan arsip adalah untuk memperpanjang kehidupan arsip agar
dapat tetap digunakan, baik dalam pelaksanaan kegiatan sehari-hari atau organisasi.
Di tempat saya bekerja, pemeliharaan dan pengamanan preventif mengacu pada menajemen
resiko, yaitu dengan mempersiapkan tanggung jawab dari pihak-pihak tertentu untuk menangani
arsip tersebut, memberikan kondisi tempat penyimpanan yang baik dan bagus, semua tempat
penyimpanan arsip yang bersifat sementara maupun permanen harus aman dan terjamin untuk
meminimalisir kasus pencurian dan kerusakan yang membahayakan, seperti akses penyimpanan
yang baik, jalur akses yang memiliki pintu atau pun jendela serta kunci ganda untuk mencegah
pencurian. Untuk ruangan khusus tersebut juga dilengkapi dengan ruangan tahan api dan lembab
demi mencegah kerusakan yang disengaja maupun tidak disengaja. Setelah itu, harus dilengkapi
dengan penanganan hama terpadu, seperti penangana rayap, dan serangga lainnya yang dapat
mengakibatkan arsp tersebut menjadi rusak. Prosedur penanganan yang tepat dan terjamin juga
termasuk pemeliharaan dan pengamanan arsip di tempat saya bekerja. Selain itu pemeliharaan
dan pengamanan arsip tempat saya bekerja juga dilengkapi dengan siaga bencana, bencana yang
dimaksud seperti gempa bumi, banjir, dan serangan hama, oleh karena itu arsip wajib dicopy
terlebih dahulu atau digandakan. Untuk keamanan sendiri, pemeliharaan dan pengamanan di
tempat saya bekerja dilengkapi dengan system alarm apabila terjadi hal darurat atau emergency
dan tingkat pengamanan yang memadai dan cepat tanggap.
Selain pemeliharaan dan pengamanan preventif, di tempat saya bekerja juga ada , pemeliharaan
dan pengamanan secara preskriptif yaitu dengan cara mengidentifikasi terlebih dahulu arsip
tersebut, serta merawat dan menyalin arsip yang rusak untuk memulihkan Kembali akses arsip
yang rusal tersebut. Di tempat saya bekerja beberapa Langkah atau Tindakan merawat arsip
dengan cara fotocopy, pemindaian digital dan kopi digital, dan juga arsip tersebut harus
dibungkus sedemikian rupa agar tidak terjadi kerusakan. Ada beberapa arsip yang telah rusak di
tempat saya bekerja dan menjadi prioritas utama oleh pemegang tanggung jawab arsip tersebut,
untuk itu arsip harus terlebih dahulu direkam dan di publikasikan dengan cara yang paling aman
dan dapat dibaca, dan semua dilakukan oleh staf atau penanggung jawab yang terlatih dalam hal
tersebut.

2. Arsip-arsip elektronik yang tersimpan pada lembaga kearsipan harus dilakukan refreshing,
karena untuk menjaga serta berhati hati dalam keusangan arsip dan menjamin data seaman
mungkin. Hal yang paling di perhatikan dalam melakukan refreshing untuk menjaga
kelangsungan hidup arsip, ketahanan, dan keusangan. Dalam hal kelangsungan hidup arsip yang
harus dipilih dan didukung dengan metode kesalahan untuk membaca dan menulis data, data
dengan Teknik pemulihan juga harus tersedia jika terjadi kehilangan data. Media harus sekali
menulis, atau perlindungan menulis untuk mencegah penghapusan yang disengaja maupun
disengaja. Ketahanan yang lebih besar jauh menguntungkan dan menjadi factor yang lebih
signifikan daripada kerusakan fisik media penyimpanan sendiri. Selain itu keusahngan juga
menjadi hal yang harus diperhatikan dalam refreshing, media dan perangkat keras dan perangkat
lunak pendukung nya sebaiknya didasarkan pada kesempurnaan daripada teknologi terdepan dan
harus mapan di pasar dan tersedia luas.
 ASIP4320

3. Pendekatan yang perlu dilakukan untuk mengatasi masalah keasaman media arsip non
elektronik adalah dengan cara ditempatkan, ditangani, diperiksa untuk menghindari ruangan
dengan suhu kelembapan yang tidak sesuai dan terjadi nya keasaman tersebut. Terlebih pada
kasus diatas ruangan yang tidak memiliki ventilasi yang cukup, dan banyak kekurangan lainnya
yang memperbanyak atau meningkatkan kadar keasaman di ruangan itu daan menjadi pemicu
dari terjadinya kebakaran tersebut. Menurut saya masalah keasaman juga tidak terlepas dari staf
yang bertanggung jawab pada ruangan arsip tersebut. Untuk mengatasi masalah keasaman
tersebut banyak yang harus diperhatikan yaitu :
a. Mempertimbangkan keterbatasan sumber daya pemeliharaan dan pengamanan arsip serta
memperhitungkan dalam keputusan penilaian, ini juga bisa memperlambat atau mencegah
tingkat keasaman tersebut dari sumber daya seperti staf, kelengkapan pendukung ruangan
dan lainnya.
b. Menghindari apabila memungkinkan menyimpan arsip yang secara fisik tidak sehat terutama
arsip yang bisa menginfeksi arsip lain, sebagai contoh ada arsip yang memiliki tingkat
keasaman yang tinggi dan bisa menginfeksi arsip lainnya menjadi asam juga, selain itu arsip
yang mungkin terkena dampak kelembapan pertumbuhan jamur atau gangguan serangga.
c. Jika perlu untuk mendapat arsip tersebut maka staf yang tepat dan bertanggung jawab harus
segera diberi tahu sehingga arsip tersebut harus diisolasi dan dirawat sebelum kontak dengan
arsip lainnya.

4. Alur/mekanisme penyelamatan arsip dari dampak bencana kebakaran!

a. Identifikasi Bahaya Kebakaran.
Ya, inilah langkah yang perlu pertama kali dilakukan. Dengan melakukan identifikasi terhadap
potensi penyebab kebakaran yang mungkin timbul. Seperti dengan mengidentifikasi sumber api
yang mungkin berasal dari bahan yang mudah terbakar. Selain itu dengan melihat kondisi
tempat yang dijadikan sumber panas di tempat kerja. Misalnya pada colokan listrik dan soket.
Jika kondisinya berubah warna atau hangus, berarti hal itu perlu diwaspadai. Demikian juga jika
terdapat tanda bekas terbakar pada meja atau kursi karena misalnya terkena rokok, maka hal itu
pun perlu diidentifikasi sebagai salah satu tempat yang diwaspadai. Demikian juga untuk bahan-
bahan yang mudah untuk terbakar. Termasuk juga untuk peralatan maupun perlengkapan di
tempat kerja. Perhatikan juga bagaimana bahan bangunan dan struktur bangunan. Semua barang
yang bisa berkontribusi terhadap penyebaran api ini juga harus diidentifikasi. Dan yang tak
kalah pentingnya adalah bagaimana mengidentifikasi sumber oksigen yang bisa memudahkan
terjadinya kebakaran. Misalnya saja, Anda bisa identifikasi bagaimana aliran udara alam melalui
pintu, dan jendela. Dengan melakukan identifikasi ini, Anda bisa mendapat gambaran yang
komprehensif bagaimana potensi kebakaran di tempat kerja itu mungkin terjadi.
b. Identifikasi Orang yang Berisiko Terkena Kebakaran
Bukan hanya identifikasi tempat kerja, bahan, dan peralatan, perusahaan juga perlu melakukan
identifikasi terhadap orang-orang yang mungkin beresiko terkena dampak jika kebakaran terjadi.
Yang perlu diidentifikasi adalah siapa saja yang mungkin terkena kebakaran, berapa jumlahnya.
Hal ini bukan hanya pada karyawan, tapi juga pada konsumen, tamu, maupun rekanan. Selain
itu perlu diidentifikasi juga secara jelas orang-orang yang mungkin akan mengalami kesulitan
untuk  dievakuasi ketika kebakaran terjadi. mereka ini bisa konsumen yang sudah lanjut usia,
konsumen yang memiliki kekurangan fisik, anak-anak, dan juga petugas cleaning service,
petugas keamanan, petugas pemeliharaan yang mungkin berada di ruang yang terisolasi.
c. Lakukan Evaluasi dan Pengurangan Resiko
Pada tahap ini, proses asesmen atau penilaian potensi kebakaran kerja sudah dilakukan. Nah,
langkah selanjutnya adalah dengan mengevaluasi bagaimana kemungkinan titik awal api
muncul. Kemungkinan ini bisa dilakukan dengan melihat semua potensi bahaya munculnya api
seperti sudah diidentifikasi sebelumnya.Bila perlu, pada tahap ini dilakukan uji coba dengan
menyalakan api pada tempat yang diduga bisa mudah terbakar. Dengan begitu, Anda bisa
langsung mendapatkan gambaran bagaimana ketika kondisi itu terjadi. Sehingga Anda bisa
perhitungkan seberapa cepat api itu akan menyebar ke bagian yang lain.
 ASIP4320

d. Dokumentasikan, Rencanakan, Informasikan, Instruksikan dan Lakukan Pelatihan

Pada tahap keempat manajemen keselamatan kebakaran di tempat kerja meliputi proses tersebut.
Jadi berbagai temuan dalam identifikasi maupun tindakan yang diambil harus didokumentasikan
dan disimpan dengan baik. Dengan begitu, proses yang dijalankan untuk mencegah kebakaran di
tempat kerja dapat terdata dengan baik. Memang untuk melakukan semua ini, perlu ada
karyawan yang melakukannya. Staf inilah yang bertugas untuk mengawal semua proses
pencegahan kebakaran di tempat kerja.
e. Lakukan Penilaian Resiko secara Teratur
Benar, penilaian risiko keselamatan kebakaran harus dilakukan secara teratur. Dengan begitu,
kondisi keselamatan kebakaran ini dapat terkontrol dengan baik. Jika misalnya terjadi perubahan
yang membuat resiko terjadinya kebakaran meningkat, hal itu juga dengan mudah dapat
diketahui.