Alur Administrasi

Kesekretariatan
BEM FISIP UI 2023
 KLO MAU NGAJUIN SURAT,
HUBUNGIN SIAPA YA...?
ID Line: nurrahmacitra ID Line: bbynmr

Nur Rahma Citra Bebby Namira

EKSTERNAL INTERNAL

Kastrat Media BIRO Danus

Sosmas Depor BIRO PSDM
Keilmuan Senbud BIRO Litbang
Pengkar Adkesma
Humas
Mekanisme Penomoran dan
Penandatanganan Surat
Seluruh surat yang dikeluarkan oleh program kerja BEM FISIP UI 2023 harus
1 diketahui dan ditandatangani oleh Ketua BEM FISIP UI 2023.

Pengaju surat mengunduh template surat dan mengedit surat yang tersedia
2
dalam linktr.ee/sekrebemfisipui23.

Pengaju mengisi formulir request penomoran dan penandatanganan surat

3 melalui bit.ly/FormSuratBEMFISIPUI23.

Pengaju melakukan konfirmasi melalui chat LINE kepada Sekre 1/2 sesuai
4
dengan pembagian PIC Dep/Bir terkait.

Surat akan diproses dan dikembalikan kepada pengaju oleh Sekretaris

5 melalui LINE Chat.

Notes: Sebelum melakukan permintaan penomoran dan penandatanganan

harap untuk membaca SOP Kesekretariatan BEM FISIP UI 2023!
Mekanisme CP-TP
BPH Umum menawarkan rencana CP/TP dan tanggal pelaksanaan ke
1 Koorbid/Kabiro/Kabid maksimal H-7 sebelum Hari-H dengan konfirmasi
secara langsung.

2 Koorbid/Kabiro/Kabid mencapai kesepakatan dengan BPH Umum.

Koorbid/Kabiro/Kabid menyampaikan rencana CP/TP kepada

3
Sekretaris BEM FISIP UI 2023. Sekretaris akan melakukan rekap di GCal.

4 BPH Umum akan follow up ke BPH Inti mengenai kesiapan CP/TP.

PIC Program Kerja/BPH Umum mengumpulkan Pre-proposal, TOR CP/TP, dan

5 RA yang telah dikonsultasikan bersama ss Danus Dep/Bir terkait maksimal
H-24 Jam.

Jarak antara Conceptual Pitching (CP) ke Technical Pitching (TP)

6
minimal 5 hari.
 Alur Conceptual Pitching
Durasi Kegiatan Keterangan

30 menit
Briefing
sebelum CP

5 menit Pembukaan Pembukaan dan penjelasan aturan serta alur CP

15 menit Presentasi Dep/BIr

Poin-poin bahasan:
Temuan dan interpretasi data
45 menit Sesi Data
Framework
Stakeholder Mapping

Poin-poin bahasan:
Masalah atau potensi yang ingin diangkat
Tujuan program kerja, perumusan indikator keberhasilan,
45 menit Sesi Fundamental
dan strategi realisasi
Nilai program kerja, urgensi, dan implementasi
 Alur Conceptual Pitching
Durasi Kegiatan Keterangan

10 menit Istirahat

Poin-poin bahasan:
Tema program kerja, pensuasanaan
Konsep dan rangkaian acara
45 menit Sesi Action-plan
Struktur kepanitiaan
Alur koordinasi
Rasionalisasi rancangan anggaran

5 menit Penutup

Total Maksimal CP dilakukan selama 3 jam

 Alur Technical Pitching
Durasi Kegiatan Keterangan

30 menit
Briefing
sebelum CP

5 menit Pembukaan Pembukaan dan penjelasan aturan serta alur TP

Poin-poin bahasan:
15 menit Presentasi Dep/BIr
3P follow up CP

Poin-poin bahasan:
Temuan dan interpretasi data
60 menit Sesi Diskusi Follow-up
Framework
Stakeholder Mapping

Poin-poin bahasan:
Teknis tiap mata acara
40 menit Sesi Teknis Rundown
Anggaran, timeline pemasukan dan pengeluaran, income
strategy
 Alur Technical Pitching

Durasi Kegiatan Keterangan

10 menit Istirahat

Poin-poin bahasan:
40 menit Sesi Teknis Waktu dan tempat pelaksanaan
Strategi mencapai indikator keberhasilan

5 menit Penutup

Total Maksimal TP dilakukan selama 3 jam

Tautan terintegrasi administrasi BEM FISIP UI:

https://linktr.ee/sekrebemfisipui23