TAHAPAN PROSES PENGADAAN

No Aktivitas Penjelasan Jadwal

1 Undangan 1-Sep-23
2 Aanwijzing 1-Sep-23
3 Penyerahan Proposal (2 sampul)

a. Proposal Teknis (80%) Proposal Teknis

Persyaratan Administrasi
- Surat Penawaran
- Ringkasan Biaya
b. Proposal Finansial (20%) - Biaya Lainnya (jika ada)
4 Presentasi Ya/Tidak
5 Evaluasi proposal teknis
6 penilaian proposal finansial
7 klarifikasi dan negosiasi
8 penetapan pemenang
9 penerbitan SPK
Keterangan

- Dibuat rangkap 1 hardcopy dan softcopy

- TTD Direksi, materai, tanggal, dan stampel

- Dibuat rangkap 1 hardcopy dan softcopy

- TTD Direksi, materai, tanggal, dan stampel
No Dokumen
DOKUMEN RFP
1 -
2 1.6 - Tahapan Proses Pengadaan
Barang/Jasa
3 1.6 - Tahapan Proses Pengadaan
Barang/Jasa
DOKUMEN TOR FINAL
1 TOR - No 3 Ruang Lingkup
Pekerjaan
poin 1.3 tabel Channel Call
2 TOR - No 3 Ruang Lingkup
Pekerjaan
poin 1.3 tabel Channel Non Call
3 TOR - No 3 Ruang Lingkup
Pekerjaan
poin 1.7 - report performance
4 TOR - No 3 Ruang Lingkup
Pekerjaan
poin 2 - Peralihan Pengelolaan
Pekerja
5 TOR - No 3 Ruang Lingkup
Pekerjaan
poin 3 - Pemenuhan Pekerja
Hal Pertanyaan
- Go-live project akan dilakukan mulai tanggal berapa?
5 Jadwal submit proposal teknis dan finansial dilakukan
kapan?
5 Apakah tahap presentasi akan tetap dilakukan oleh
vendor? Jika iya, akan dilaksanakan kapan? Dan berapa
lama waktu yang diberikan untuk 1 vendor dalam
melakukan presentasi?
4 terdapat penjelasan bahwa khusus channel banking dan
kartu kredit dikelola oleh BRI site jakarta dan PT
Infomedia di Semarang.
Mohon konfirmasinya, apakah nantinya jika sudah
terdapat vendor pemenang yang baru, vendor eksisting
saat ini yaitu PT Infomedia akan tetap mengelola
channel banking dan kartu kredit yang berada di site
semarang?
4 terdapat penjelasan bahwa channel SMS, WA, Email dan
FB akan dikelola oleh PT Infomedia
Mohon konfirmasinya, apakah artinya vendor pemenang
hanya akan mengelola Twitter, IG, Tiktok, dan pesan IB
(internet banking)?
5 Report performance seperti apa yang dibutuhkan oleh
pihak BRI dalam pengelolaan ini? Apakah terdapat
format baku dari BRI atau seperti apa?
Total TK yang akan dialihkan adalah 418 HC dengan
rincian:
1. 388 Agent
2. 27 Agent Leader
3. 3 Desk Control
apakah dapat diinformasikan terkait dengan area
penempatan tenaga kerja tersebut?
Posisi
Agent
Agent Leader
Supervisor
Support IT
Total
Desk control sebanyak 3 HC apakah diluar total jumlah
pemenuhan 483 HC diatas?
6 TOR - No 3 Ruang Lingkup
Pekerjaan
poin 5 - Program Pelatihan dan
Pengembangan Diri
7 TOR - No 3 Ruang Lingkup
Pekerjaan
poin 6 - Monitoring dan Evaluasi
8
34 Pelatihan:
- Pelatihan teori (soft skill dan hard skill)
- Tandem pasif
- Tandem aktif
- Pelatihan refreshement (dilakukan berapa kali dalam 1
tahun?)
- Pelatihan Produk Baru (terkait dengan produk baru,
pelatihan tersebut seharusnya dilakukan oleh pihak BRI
lebih mengetahui tentang produk)
Pengembangan diri
- Intimacy
- Best Agent
35 1. Disebutkan bahwa vendor harus memastikan
infrastruktur dan sarana penunjang berjalan dengan baik,
namun premises beserta sistem yang digunakan bukan
dari pihak vendor?
2. Disebutkan bahwa vendor pemenang harus membuat
laporan dan analisa interval/jam/harian yang reliable
sehingga kejadian dapat diambila pembelajarannya dan
terdokumentasikan.
Apakah report tersebut sifatnya adalah tarikan data dari
sistem yang dipakai saat ini oleh pihak BRI? apakah
dalam sistem tersebut sudah dapat mengakomodir setiap
laporan yang diinginkan oleh pihak BRI?
 Kontrak 2 tahun, dan dapat diperpanjang

Multi vendor, Jakarta

Vendor Baru dan Semarang
Infomedia

Yang akan dikelola oleh

vendor sesuai kolom KPI
pada halaman 36

Jumlah Pemenuhan Pengalihan New Hire

525 388 137
45 27 18
5 5
5 5
580 415 165
Apakah biaya yang timbul atas Untuk keikutsertaan agent dalam CCW dan ICCA secara keseluruhan biaya akan ditanggung oleh BRI. Pihak
pelatihan dan pengembangan
diri ini dapat ditagihkan ke
pihak BRI? Menjadi beban
vendor pemenang
ya akan ditanggung oleh BRI. Pihak vendor hanya akan melakukan proses seleksi dan training
VENDOR PKSS
KPSG
PT IMS
PT OTSINDO PRIMA RAYA

1 Proposal Teknis dan Finansial dibuat dalam 1 rangkap

2 Surat Keterangan Administrasi dari BRI adalah TDR
3 Jaminan Penawaran dapat dikeluarkan oleh Bank Non BRI dan Asuransi
4
Halaman 6
Persyaratan Administrasi

Tanggal Submit Penawaran

Tanggal Go Live Project

Total Site

Jam Operasional

Halaman 31
Channel Non Call

Remunerasi

Halaman 36 - KPI

Halaman 37 - Denda KPI

Apa yang dimaksud Surat Keterangan Pengesahan Administrasi ? Apabila ada format bisa di share
Apa yang dimaksud KCTT ? Apabila ada format bisa di share

Site Gedung Contact BRI Kebayoran : ….....

Site Gedung Proklamasi : ….....

Total Site : Eksisting 312 seat + Baru 50 seat = 285, yang benar yang mana ?

24 jam

Channel SMS, Whatsapp, Email dan FB Messenger tidak dikelola oleh vendor di jakarta ?

Jumlah TK per posisi yang benar yang mana (hal 29, 30, 31)
Agent : 388
Agent Leader : 27
Desk Control : 3
Supervisor : 5 orang (sesuai jumlah section : jumlah section berapa
Support IT : 5 orang (apakah bisa diajukan lebih dari 5

Apakah tidak ada Tunjangan Cuti ? Sehubungan yang sekarang ada

Tetap ada

Layanan Remote Product Specialist ini apa ?

- Outgoing : yang dimaksud apakah Telemarketing ? Telesales (pengadaan ini termasuk inbound dan outbound)
- 90 call per agent per hari ini ga kebanyakan ? 30 seat
- Contacted rate 30% per agent per hari : data yg diberikan ke vendor berapa byk ?
- Sales Volume, Revenue ini bagaimana ?

Perangkat & Jaringan : KPI 5%

- Kendala ringan yang dimaksud ditetapkan oleh pihak siapa ? Sementara sistem tidak disediakan vendor

People
- Kompetisi CCW & ICCA : Dimana , event berapa lama, berapa orang yang pergi

Denda diperhitungkan dari Management Fee, sehubungan ada biaya untuk gaji TK
KPI Inbound & Outbound apakah tidak sebaiknya dibuat terpisah
ound dan outbound)

iakan vendor
 Dokumen Checklist
SAMPUL 1
1 Persyaratan Administrasi
a Asli Surat Pernyataan Tunduk atas keputusan panitia pengadaan (bermaterai)
b Copy akta pendirian dan perubahan yang terakhir
Copy Berita Negara dan Tambahan Berita Negara yang memuat akta pendirian dan
akta perubahan, copy SK pengesahan Menteri Kehakiman atau Menteri yang
c berwenang
d Daftar Susunan Pengurus Perusahaan
e Copy Sertifikat dari instansi yang berwenang yang masih berlaku
f Copy SIUP, TDP, NPWP, dan NPPKP
g Copy KTP Pengurus
h Copy Laporan Keuangan 2 tahun terakhir
i Asli Pakta Integritas (bermaterai)
j Asli Surat Kartu Contoh Tanda Tangan (KCTT) (bermaterai)
k Jaminan Penawaran (Asli)
Dokumen TKDN atas nilai penawaran (dilampirkan di dalam amplop proposal
l
penawaran harga)
2 Proposal Teknis
a Surat Penawaran proposal teknis dan lampirannya (ttd materai + stampel)
SAMPUL 2
1 Proposal Finansial
a Surat Penawaran (ttd materai + stampel)
b Ringkasan Biaya (ttd materai + stampel)
c Biaya lainnya jika ada (ttd materai + stampel)
d
4 Jaminan Penawaran Rp. 3.613.210.000 jangka waktu 60 hari sejak tanggal pemasukan proposal