PROPOSAL PROJECT KERJA PRAKTIK

“Rancangan Prototipe Sistem Notifikasi Status Dokumen Kerjasama”

Oleh:

Zaeni Abdul Majid (1915091044)

Made Medhi Premana Kertiyasa (1915091047)

Fakultas Teknik Dan Kejuruan

Jurusan Teknik Informatika
Program Studi Sistem Informasi

Pusat Pengembangan Kompetensi Dan

Karir Pendidikan Vokasi
Lembaga Pengembangan Pembelajaran
Dan Penjaminan Mutu
Universitas Pendidikan Ganesha
Singaraja
2022

i
 LEMBAR PENGESAHAN PROPOSAL
PROYEK KERJA PRAKTIK UNDIKSHA TAHUN 2022

JUDUL : Rancangan Prototipe Sistem Notifikasi Status Dokumen

Kerjasama

NAMA/NIM : (1) Zaeni Abdul Majid (1915091044)

(2) Made Medhi Premana Kertiyasa (1915091030)

PRODI/FAK : Program Studi Sistem Informasi / Fakultas Teknik dan

Kejuruan

MITRA KP : Badan Kerjasama dan Kehumasan Universitas Pendidikan

Ganesha

MENTOR : Made Windu Antara Kesiman, S.T., M.Sc., Ph.D

JABATAN MENTOR : Kepala Badan

DOSEN PEMBIMBING : Putu Yudia Pratiwi, S.Pd., M.Eng.

PERIODE KP : 3 Bulan

Singaraja, 8 Juli 2022

DISAHKAN OLEH

Dosen Pembimbing Mentor

(Putu Yudia Pratiwi, S.Pd., M.Eng.) (Made Windu Antara Kesiman, S.T., M.Sc., Ph.D)
NIP. 199308042020122008 NIP. 198211112008121001

ii
 DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN PROPOSAL ii

DAFTAR ISI iii
A. LATAR BELAKANG 1
B. SOLUSI 2
C. RUANG LINGKUP PROYEK 2
D. PROFIL INSTANSI 4
E. KOORDINAT INSTANSI 6
F. GAMBAR INSTANSI 6
G. KONTAK MENTOR 7
H. NAMA MAHASISWA / NAMA ANGGOTA KELOMPOK 7

iii
A. LATAR BELAKANG
Universitas Pendidikan Ganesha (Undiksha) adalah salah satu perguruan tinggi
negeri di Bali dan merupakan salah satu dari 12 (dua belas) Lembaga Pendidikan
Tenaga Kependidikan (LPTK) negeri di Indonesia. Kampus utama Undiksha terletak
di kota Singaraja, Kabupaten Buleleng, Bali. Sejak resmi berdiri sebagai universitas
pada tahun 2006, Undiksha terus berupaya untuk memaksimalkan dan meningkatkan
kualitas program akademik maupun program non akademik melalui pengembangan dan
perluasan kemitraan dan kerja sama. Sejak bulan Agustus 2020, Badan Kerja Sama dan
Kehumasan (BKK) / Agency of Cooperation and Public Relations merupakan unit
pengelola program kerja sama di Undiksha. Badan Kerja Sama dan Kehumasan
Universitas Pendidikan Ganesha dibentuk melalui Surat Keputusan Rektor Universitas
Pendidikan Ganesha Nomor 1558/UN48/PT/2020 Tanggal 22 Juni 2020.
BKK memiliki alur umum untuk mendukung dan mengoptimalkan proses
pencatatan, penelusuran, dan pelaporan status pengurusan dokumen kerja sama dengan
mitra yang sejalan dan sesuai dengan SOP pengurusan dokumen kerja sama tingkat
lembaga dan SOP penandatanganan dokumen kerja sama. Pada proses SOP formulir
dan dokumen kerjasama BKK Undiksha, terdapat formulir document status yang
berfungsi sebagai form pencatatan seluruh history komunikasi dan progress status
pengurusan dokumen kerjasama antara BKK Undiksha dengan mitra. Formulir
document status ini akan diisi oleh Kepala BKK, PIC masing-masing mitra, serta staf
dan pegawai BKK lainnya yang berhubungan selama proses diskusi dan komunikasi
untuk pengurusan dokumen kerja sama. Formulir document status ini juga digunakan
untuk mendeteksi dan menelusuri proses komunikasi yang terputus atau tidak direspons
kembali dalam jangka waktu yang lama oleh mitra. Pada formulir document status,
BKK undiksha mencatat proses tersebut dengan mengisinya pada aplikasi Microsoft
excel seperti informasi mengenai tanggal, type surat (MoU, MoA(PKS), IA), PIC,
Partner, Contact Person, dan prosesnya. pihak BKK Undiksha kesusahan dalam
melacak sehingga dalam menginformasikan status dokumen kerjasama yang sedang
diproses BKK Undiksha mengalami kewalahan. Terkadang terjadi kesalahan terkait
dokumen kerjasama yang sedang diproses seperti, dokumen kerjasama yang lama
diproses karena tidak diketahui status dokumen tersebut sudah sampai mana, dokumen
yang diproses hilang, dan dokumen yang telah habis masa berlaku untuk kerjasamanya.

1
B. SOLUSI
Berdasarkan Permasalahan yang sedang dihadapi oleh Badan Kerjasama dan
Kehumasan Undiksha (BKK) yaitu kesulitan dalam melacak dokumen kerjasama yang
dikirim oleh mitra yang dimana formulir document status kerjasama ini digunakan
untuk mengetahui sampai mana memproses SOP yang ada pada BKK undiksha, maka
solusi yang dapat diberikan yaitu. Membuatkan sebuah Perancangan sistem notifikasi
dokumen kerjasama dimana nantinya rancangan ini akan membantu untuk mendeteksi
dan menelusuri proses komunikasi yang terputus atau tidak direspons kembali dalam
jangka waktu yang lama oleh mitra. Nantinya di dalam perancangan sistem ini bisa
mengetahui dokumen yang dikirim sudah sampai mana, mengetahui status dokumen
tersebut seperti apakah dokumen tersebut sudah ditandatangani, dan juga dapat
memberitahukan dokumen yang akan habis masa berlakunya.

C. RUANG LINGKUP PROYEK

Gambaran Umum Proyek
Pelaksanaan Kerja Praktek ini berlokasi di BKK Undiksha (Badan Kerjasama
dan Kehumasan Undiksha) Singaraja, Kec. Buleleng, Bali. Proyek yang akan
dikerjakan pada pelaksanaan Kerja Praktek ini diangkat dari permasalahan yang ada
pada BKK Undiksha. Proyek yang dikerjakan diantaranya perancangan prototipe
sistem notifikasi dokumen kerjasama untuk mempermudah dalam pengerjaan dokumen
status kerjasama. Dimana proyek ini merupakan perancangan sistem berbasis website,
di dalam sistem informasi ini akan berisikan fitur Tracking dokumen, CRUD, dan fitur
dokumen yang telah habis masa kerjasamanya. Dalam fitur ini akan berisi informasi
yang lebih detail mengenai fitur-fitur yang akan ada di sistem informasi notifikasi
dokumen kerjasama.

Kebutuhan Proyek
Adapun kebutuhan proyek yang akan dilakukan yaitu:
1. Tools:
Tools yang digunakan dalam membangun prototipe sistem notifikasi dokumen
kerjasama, untuk membantu dalam kelancaran proses SOP pada BKK Undiksha
sebagai berikut:
• Figma
• Draw.io
2
 • MySQL
• Excel

2. Data:
Data didapatkan dilakukan dengan cara observasi dan wawancara, dimana data
yang dirangkum pada Microsoft Excel berisikan informasi mengenai status
dokumen kerjasama.

3. Kebutuhan Fungsional
Terdapat kebutuhan fungsional yang dimana menggambarkan proses-proses
mengenai sistem notifikasi dokumen kerjasama. Kebutuhan fungsional juga
berisikan tentang informasi-informasi apa saja yang harus ada dan dihasilkan
oleh sistem, berikut adalah kebutuhan fungsional dari perancangan sistem yang
akan dibuat:
1. Membuat fitur status dokumen kerjasama
2. Sistem notifikasi dokumen dapat menginformasikan dokumen mana
yang akan berakhir masa kerjasamanya
3. Sistem memiliki history mengenai user yang telah melakukan CRUD

4. Kebutuhan Non-Fungsional
Kebutuhan Non Fungsional atau kebutuhan lain yang tidak termasuk fungsi
atau proses adalah sebagai berikut:
1. Membatasi hak akses sistem dengan fungsi login
2. Merancang User Interface
3. Menggunakan minimal Windows 7
4. Browser Google Chrome, Mozila Firefox, dan Microsoft Edge

Batasan Batasan Proyek

Perancangan sistem notifikasi dokumen kerjasama ini dirancang untuk
menunjang kelancaran proses dokumen status sebagai form pencatatan seluruh history
komunikasi dan progress status pengurusan dokumen kerjasama antara BKK Undiksha
dengan mitra. Adapun batasan-batasan proyek yang ada sebagai berikut:

3
 1. Perancangan sistem notifikasi dokumen kerjasama dibatasi hingga tahap
prototipe, karena pihak universitas tidak membolehkan pihak luar untuk
membuat sistem hingga tahap implementasi. Sehingga perancangan ini
hanya dilakukan dari tahap SKPL hingga membuat prototipe sistem
notifikasi dokumen kerjasama.
2. Perancangan prototipe sistem notifikasi dokumen kerjasama dibuat
menggunakan tools Figma.
3. Perancangan sistem hanya dilakukan pada aspek Formulir Dokumen
Status.

D. PROFIL INSTANSI
Gambaran Umum
Universitas Pendidikan Ganesha (Undiksha) adalah salah satu perguruan tinggi
negeri di Bali dan merupakan salah satu dari 12 (dua belas) Lembaga Pendidikan
Tenaga Kependidikan (LPTK) negeri di Indonesia. Kampus utama Undiksha terletak
di kota Singaraja, Kabupaten Buleleng, Bali. Sejak resmi berdiri sebagai universitas
pada tahun 2006, Undiksha terus berupaya untuk memaksimalkan dan meningkatkan
kualitas program akademik maupun program non akademik melalui pengembangan dan
perluasan kemitraan dan kerja sama. Sejak bulan Agustus 2020, Badan Kerja Sama dan
Kehumasan (BKK) / Agency of Cooperation and Public Relations merupakan unit
pengelola program kerja sama di Undiksha. Badan Kerja Sama dan Kehumasan
Universitas Pendidikan Ganesha dibentuk melalui Surat Keputusan Rektor Universitas
Pendidikan Ganesha Nomor 1558/UN48/PT/2020 Tanggal 22 Juni 2020. Badan Kerja
Sama dan Kehumasan berada di bawah Wakil Rektor I Bidang Akademik dan Kerja
Sama. Badan Kerja Sama dan Kehumasan dipimpin oleh seorang Kepala Badan,
dibantu seorang Sekretaris Badan, dan terdiri dari 4 (empat) Pusat yaitu Pusat Kerja
Sama Internasional, Pusat Kerja Sama Dalam Negeri, Pusat Dunia Industri, dan Pusat
Kehumasan dan Media. Masingmasing Pusat terdiri dari seorang Kepala Pusat dan
seorang Sekretaris Pusat. BKK Undiksha memiliki motto: Inisiatif, Responsif, dan
Inovatif. Staf BKK Undiksha terdiri dari 10 orang staf yang merupakan tenaga pendidik
(dosen) dibantu oleh 3 orang staf tenaga kependidikan (pegawai) dari Sub Bagian Kerja
Sama.

4
Visi Perusahaan
Menjadi Universitas Unggul Berlandaskan Falsafah Tri Hita Karana di Asia Pada
Tahun 2045.

Misi Perusahaan
1. Menyelenggarakan pendidikan dan pengajaran yang bermartabat untuk
menghasilkan sumber daya manusia yang kompetitif, kolaboratif, dan
berkarakter.
2. Menyelenggarakan penelitian yang kompetitif, kolaboratif, dan inovatif untuk
pengembangan dan penerapan ilmu pengetahuan dan teknologi.
3. Menyelenggarakan pengabdian kepada masyarakat yang kompetitif,
kolaboratif, akomodatif, dan inovatif.

Struktur Organisasi
Badan Kerja Sama dan Kehumasan Universitas Pendidikan Ganesha dibentuk
melalui Surat Keputusan Rektor Universitas Pendidikan Ganesha Nomor
1558/UN48/PT/2020 Tanggal 22 Juni 2020. Badan Kerja Sama dan Kehumasan berada
di bawah Wakil Rektor I Bidang Akademik dan Kerja Sama. Badan Kerja Sama dan
Kehumasan dipimpin oleh seorang Kepala Badan, dibantu seorang Sekretaris Badan,
dan terdiri dari 4 (empat) Pusat yaitu Pusat Kerja Sama Internasional, Pusat Kerja Sama
Dalam Negeri, Pusat Dunia Industri, dan Pusat Kehumasan dan Media. Masingmasing
Pusat terdiri dari seorang Kepala Pusat dan seorang Sekretaris Pusat.

5
 Kontak Perusahaan
No Telp: (0362) 22570
Email : humas@undiksha.ac.id

E. KOORDINAT INSTANSI
Alamat Instansi : Jl. Udayana No.11, Banjar Tegal, Singaraja, Kabupaten
Buleleng, Bali 81116
Koordinat Instansi : -8.116532,115.0855439,17
Gambar Maps :

F. GAMBAR INSTANSI
Berikut merupakan gambar yang terkait dengan Badan Kerjasama dan Kehumasan
Undiksha.

6
G. KONTAK MENTOR

No Nama Mentor Nomor Tlp

1 Made Windu Antara Kesiman, S.T., M.Sc., Ph.D 081936316644

H. NAMA MAHASISWA / NAMA ANGGOTA KELOMPOK

No Nama Mahasiswa NIM Nomor Tlp

1 Zaeni Abdul Majid 1915091044 082247220001

2 Made Medhi Premana 1915091047 081353359065

Kertiyasa