See discussions, stats, and author profiles for this publication at: https://www.researchgate.

net/publication/326669553

Implementasi Sistem Informasi Point of Sales dan Inventory Berbasis Web

untuk Retail (UD. Mulia Jaya)

Article  in  Jurnal Manajemen dan Bisnis Indonesia · June 2015

DOI: 10.31843/jmbi.v2i3.62

CITATIONS READS

2 2,544

3 authors, including:

Rinabi Tanamal
Universitas Ciputra Surabaya
46 PUBLICATIONS   93 CITATIONS   

SEE PROFILE

Some of the authors of this publication are also working on these related projects:

Factors influencing the adoption of Internet Application by SME View project

All content following this page was uploaded by Rinabi Tanamal on 26 February 2019.

The user has requested enhancement of the downloaded file.

Hans Setiawan Jurnal Manajemen Bisnis Indonesia
Rinabi Tanamal Vol. 2, Nomor 3, Juni 2015
David B. Tonara

IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI POINT OF SALES DAN INVENTORY

BERBASIS WEB UNTUK RETAIL (UD. MULIA JAYA)

Hans Setiawan1,*, Rinabi Tanamal2, and David B. Tonara3

1 Fakultas Industri Kreatif Universitas Ciputra, Surabaya

2 Fakultas Industri Kreatif Universitas Ciputra, Surabaya
3 Fakultas Industri Kreatif Universitas Ciputra, Surabaya

Abstrak.

Pencatatan data adalah hal yang penting dalam sebuah usaha, khususnya usaha yang bergerak
dalam usaha retail. Pencatatan data untuk usaha retail akan lebih mudah apabila dibantu
dengan sistem informasi POS. UD. Mulia Jaya adalah salah satu usaha yang bergerak dalam
industri retail yang menjual peralatan rumah tangga berbahan baku plastik. Pembuatan tugas
akhir ini dilakukan agar dapat mempermudah UD. Mulia Jaya menjalankan bisnisnya,
khususnya dalam proses pencatatan dan pembuatan laporan, serta pencatatan stok barang yang
dimiliki oleh UD. Mulia Jaya. Untuk mencapai tujuan tersebut, diimplementasikan aplikasi
POS berbasis web application yang mudah diakses dari operating system apapun, Aplikasi
yang diimplementasikan adalah aplikasi berbasis PHP dengan MySQL sebagai back end
storage. Aplikasi POS juga dilengkapi dengan fitur inventory control untuk UD. Mulia Jaya.

Kata Kunci: inventory control, PHP, POS, retail, web application.

1. Pendahuluan

1.1 Latar Belakang

Implementasi sistem informasi untuk perusahaan pada era digital seperti sekarang ini
sangatlah diperlukan. Kebutuhan perusahaan untuk memproses informasi secara cepat,tepat,
dan akurat membuat perusahaan mencoba untuk mengimplementasikan sistem informasi yang
sesuai dengan kebutuhan perusahaan sehingga perusahaan akan memiliki keunggulan
kompetitif dan mampu bersaing dengan perusahaan yang lain.
Dengan dukungan sistem informasi yang baik, perusahaan dapat meningkatkan
efisiensi dan efektivitas, efektivitas diukur dari berjalannya proses bisnis yang semestinya,
namun dengan efisiensi yang lebih tinggi dalam menjalankan proses bisnis mereka, dan
efisiensi dapat diukur dari waktu yang lebih singkat yang dibutuhkan perusahaan dalam
mencatat stok, atau memproses checkout ke customer. Dengan sistem yang baik pula
perusahaan akan memperoleh informasi yang akurat tentang flow bisnis yang terjadi, karena
dengan rekapitulasi dari semua transaksi yang terjadi dalam usaha, pemilik usaha dapat
menghasilkan laporan keuangan dan laporan laba rugi yang akurat, dan perusahaan bisa
mengolah data-data tersebut lebih lanjut untuk mengetahui strategi pemasaran lebih lanjut dan
membantu dalam permasalahan proses bisnis mereka. Contohnya permasalahan inventori,
perusahaan dapat menentukan kapan harus melakukan re-order pembelian pada supplier,
memutuskan untuk menghapus suatu barang dari inventori, dan mengetahui pola pembelian
konsumen.
UD. Mulia Jaya adalah perusahaan/toko yang bergerak di bidang penjualan peralatan
houseware plastik (ember,piring,alat-makan,dsb). UD. Mulia Jaya memiliki 4 karyawan yang
setiap harinya bertugas menjaga toko dan melayani customer. Setiap harinya, UD. Mulia Jaya
382
Hans Setiawan Jurnal Manajemen Bisnis Indonesia
Rinabi Tanamal Vol. 2, Nomor 3, Juni 2015
David B. Tonara

melakukan diatas 10 transaksi. Perusahaan ini memiliki omzet Rp. 300.000.000,- tiap
bulannya.). Perusahaan ini belum mengimplementasikan sistem informasi pada proses
bisnisnya. Segala pencatatan penjualan dan pencatatan stok, proses penjualan, dan pembuatan
laporan bulanan saat ini masih dilakukan secara manual oleh UD.Mulia Jaya sehingga
memakan waktu yang lama.

2. Landasan Teori

2.1 POS (Point Of Sales)

“POS bisa diterjemahkan secara bebas menjadi sistem kasir, namun sistem POS juga
mengatur dan menyimpan data-data inventory dan penjualan. “ (Aberle, 2010).
Menurut PC Magazine, Point Of Sales mengacu pada penyimpanan data pada waktu dan
tempat saat transaksi terjadi.

2.2 PHP

“PHP umumnya digunakan sebagai server-side scripting language. Pengertian dari

PHP (akronim dari PHP:Hypertext Preprocessor) adalah adalah bahasa pemrograman web
yang digunakan pada pemrograman web dinamis”. (Lengstorf, 2009).
Aplikasi-aplikasi yang dibangun oleh PHP pada umumnya akan memberikan hasil pada
web browser, tetapi prosesnya secara keseluruhan dijalankan di server. Pada prinsipnya server
akan bekerja apabila ada permintaan dari client. Dalam hal ini client menggunakan kode-kode
PHP untuk mengirimkan permintaan ke server.

2.3 MySQL

“Mysql adalah sistem manajemen database untuk database relasional. Sebuah database
adalah sekumpulan koleksi data, bisa berupa text, angka, atau file binary yang disimpan dan
diatur oleh sistem manajemen database” (Ullman, 2006)

2.4 Inventory Management

Manajemen persediaan menentukan jumlah persediaan yang optimal dengan biaya total
yang minimal. Persediaan atau inventory meliputi bahan mentah atau bahan baku, bahan
pembantu, bahan dalam proses atau work in process, suku cadang, dan barang jadi atau
finished good. Manajemen persediaan menentukan jumlah persediaan yang optimal dengan
biaya total yang minimal. Persediaan atau inventory meliputi bahan mentah atau bahan baku,
bahan pembantu, bahan dalam proses atau work in process, suku cadang, dan barang jadi atau
finished good.

3. Analisis dan Desain Sistem

3.1 Wawancara

Kegiatan wawancara dilakukan untuk mengetahui kebutuhan sistem informasi dari UD.
Mulia Jaya secara umum. Dengan menggali kebutuhan dasar secara umum, data yang
didapatkan bisa dikembangkan untuk mengetahui kebutuhan sistem informasi yang lebih detil
untuk perusahaan.

383
 Hans Setiawan Jurnal Manajemen Bisnis Indonesia
Rinabi Tanamal Vol. 2, Nomor 3, Juni 2015
David B. Tonara

3.2 Analisa Sistem

Kegiatan utama yang dilakukan dalam bisnis milik UD. Mulia Jaya adalah penjualan
dan pembelian houseware plastik dalam kuantitas grosir. Setiap kegiatan yang dilakukan masih
dikerjakan secara manual. Pencatatan transaksi yang terjadi setiap hari dan pemotongan stok
yang dilakukan berdasarkan penjualan dan pembelian masih dilakukan secara manual. Data-
data penjualan yang diolah masih dalam bentuk hardcopy karena itu beberapa proses seperti
pencatatan stok tiap harinya membutuhkan waktu yang lama dan seringkali mengalami
kesulitan dalam pencarian data penjualan dan pencatatan stok barang berdasarkan transaksi tiap
harinya.
Dengan sistem pembukuan sederhana yang sudah ada di toko saat ini, UD. Mulia Jaya
agak kesulitan khususnya dalam hal pencatatan stok barang, karena seiring berkembangnya
bisnis, jumlah stok dan jenis barang yang ada semakin bertambah. Pencatatan yang ada saat ini
masih belum berjalan secara efisien ditinjau dari segi waktu dan sumber daya manusia yang
dibutuhkan setiap harinya dalam melakukan pencatatan stok dan penjualan. Berdasarkan hal
ini, maka dibuat sebuah sistem point-of-sale berbasis web yang akan membantu UD. Mulia
Jaya dalam pencatatan data/stok barang serta laporan-laporan yang dibutuhkan oleh UD. Mulia
Jaya. Dengan adanya sistem ini, diharapkan UD. Mulia Jaya dapat mempermudah kegiatan
bisnis yang dilakukan sehari-harinya.

3.2.1 Analisa Permasalahan

UD. Mulia Jaya sudah memiliki sistem penjualan dan pembelian yang mencakup
transaksi jual beli, pencatatan stok, dan catatan hutang namun sistem tersebut masih berjalan
secara manual. Semua pencatatan transaksi dan stok masih dalam bentuk hardcopy, mulai dari
pencatatan transaksi jual beli, pemotongan stok, pencatatan hutang ke supplier, dan pencatatan
retur barang. Data stok barang disimpan dalam sebuah buku, dan setiap hari owner UD. Mulia
Jaya harus melakukan pencatatan/pemotongan stok berdasarkan transaksi yang terjadi pada
hari itu secara manual tanpa campur tangan sistem informasi, tentunya hal ini akan memakan
tenaga dan waktu dilihat dari kuantitas barang yang dimiliki UD. Mulia Jaya sangat besar.

3.2.2 Analisa Kebutuhan

UD. Mulia Jaya membutuhkan sistem baru yang terkomputerisasi dan dapat membantu
dalam pencarian dan pencatatan data seperti data penjualan/pembelian, data stok barang, data
pelanggan, data supplier, dan laporan transaksi yang terjadi di toko setiap harinya. Sistem
penjualan baru akan melakukan pencatatan transaksi yang terjadi dan akan melakukan update
stok barang berdasarkan transaksi yang terjadi. Pencatatan transaksi ini akan memudahkan
dalam pencatatan stok dan pengevaluasian transaksi yang terjadi di toko. Sistem ini juga akan
membantu menghasilkan laporan berupa evaluasi dari transaksi-transaksi yang terjadi di toko.
Dengan implementasi sistem yang baru ini, diharapkan dapat membantu UD. Mulia Jaya
menjalankan bisnisnya dengan lebih baik.

3.3 Desain Sistem

Untuk pembuatan tugas akhir ini, sistem point of sale yang baru akan
diimplementasikan agar dapat membantu UD. Mulia Jaya dalam melakukan kegiatan transaksi
jual beli. Setiap transaksi penjualan, pembelian, pemotongan stok, dan retur masih dicatat
secara manual, dengan sistem yang baru ini, segala transaksi akan tercatat dalam sistem yang
terkomputerisasi dan diharapkan dapat membantu kinerja UD. Mulia Jaya.
384
Hans Setiawan Jurnal Manajemen Bisnis Indonesia
Rinabi Tanamal Vol. 2, Nomor 3, Juni 2015
David B. Tonara

Aplikasi yang akan diimplementasikan pada UD. Mulia Jaya adalah Open Source Point
Of Sales (OSPOS). Aplikasi dipilih karena fitur-fitur yang ditawarkan sesuai dengan
kebutuhan UD. Mulia Jaya, yaitu aplikasi POS yang juga memiliki fitur Inventory Control.
Selain itu, fitur pelaporan pada OSPOS cukup lengkap (Graphical Reports, Low Inventory
Reports, Inventory Summary, dll) laporan dan diharapkan dapat membantu UD. Mulia Jaya
dalam melakukan proses bisnisnya.

3.3.1 Use Case Diagram

Gambar 1. Use Case Diagram Admin

Gambar 1 adalah use case diagram untuk user admin. User admin memiliki control
penuh atas aplikasi dan dapat mengganti data-data serta mengakses setiap modul yang ada.

Gambar 2. Use Case Diagram Employee

Gambar 2 menunjukan use case diagram dari user employee/pegawai. User employee
hanya dapat mengganti data penjualan dan pembelian dan tidak memiliki hak akses untuk
modul lain.

3.3.2 Sequence Diagram

Sequence diagram digunakan untuk menjelaskan alur kerja dari sistem dan elemen-
elemen apa saja yang terlibat di dalam alur tersebut.

385
Hans Setiawan Jurnal Manajemen Bisnis Indonesia
Rinabi Tanamal Vol. 2, Nomor 3, Juni 2015
David B. Tonara

3.3.2.1 Add Item

Gambar 3 Sequence Diagram Add Item

3.3.2.2 Edit Item

Gambar 4 Sequence Diagram Edit Item

386
Hans Setiawan Jurnal Manajemen Bisnis Indonesia
Rinabi Tanamal Vol. 2, Nomor 3, Juni 2015
David B. Tonara

3.3.2.3 Delete Item

Gambar 5 Sequence Diagram Delete Item

3.3.2.4 View Report

Gambar 6 Sequence Diagram View Report

387
Hans Setiawan Jurnal Manajemen Bisnis Indonesia
Rinabi Tanamal Vol. 2, Nomor 3, Juni 2015
David B. Tonara

3.3.2.5 Inventory Summary

Gambar 7 Sequence Diagram Inventory Summary

3.4 ER Diagram

Gambar 8 ER Diagram Open Source Point Of Sales

388
Hans Setiawan Jurnal Manajemen Bisnis Indonesia
Rinabi Tanamal Vol. 2, Nomor 3, Juni 2015
David B. Tonara

3.5 Activity Diagram

Bagian ini menjelaskan Activity Diagram dari aplikasi Open Source Point Of Sales

3.5.1 Add Receiving

Gambar 9 Activity Diagram Add Receiving

389
Hans Setiawan Jurnal Manajemen Bisnis Indonesia
Rinabi Tanamal Vol. 2, Nomor 3, Juni 2015
David B. Tonara

3.5.2 Add Sales

Gambar 10 Activity Diagram Add Sales

390
Hans Setiawan Jurnal Manajemen Bisnis Indonesia
Rinabi Tanamal Vol. 2, Nomor 3, Juni 2015
David B. Tonara

4. Implementasi dan Pengujian Sistem

4.1 Implementasi Sistem

Local host server dan database harus di konfigurasi agar aplikasi dapat berjalan. Setelah
aplikasi dapat berjalan dengan sempurna di sistem, pelatihan akan dilakukan agar pegawai UD.
Mulia Jaya dapat menggunakan aplikasi yang telah diimplementasikan

4.2 Pengujian Sistem

Pengujian sistem dilakukan berdasarkan use case scenario. Pengujian akan dinyatakan
berhasil apabila hasil yang didapatkan dari pengujian sesuai dengan hasil yang diharapkan.

4.3 Hasil Pengujian

1. Tampilan user friendly

2. Aplikasi mudah digunakan
3. Kemudahan dalam akses data
4. Fitur Detailed Reports dapat membantu UD. Mulia Jaya dalam menentukan stok minimum
dan maksimum dalam suatu periode dengan menggunakan teori safety stok. UD. Mulia
Jaya juga dapat menentukan barang apa saja yang harus di stok dengan melihat barang apa
saja yang paling laku dari fitur laporan yang ada.
5. Waktu yang dibutuhkan untuk melakukan pencatatan stok dapat dikurangi, sebelumnya
perusahaan membutuhkan 60-90 menit, setelah implementasi sistem, perusahaan hanya
membutuhkan beberapa menit.

5. Kesimpulan

Kesimpulan yang dapat diambil dari implementasi sistem di UD. Mulia Jaya adalah:

1. Web based application dapat dijalankan di operating system manapun

2. Implementasi sistem dapat membantu UD. Mulia Jaya mengurangi waktu yang
dibutuhkan untuk melakukan pencatatan stok
3. Implementasi sistem membantu UD. Mulia Jaya mengurangi biaya karena tidak
perlu membayar overtime untuk pegawai
4. Open source software dipilih untuk implementasi sistem karena lebih mudah
dikembangkan untuk ke depannya.

6. Bibliography

Aberle, Craig. (2010). How To Computerize Your Business. Diakses 1 Juni 2014.

<http://pointofsale.com/20100427262/Point-of-Sale-News/How-to-Computerize-Your-

Business-ebook-Chapt-1.html>

391
 Hans Setiawan Jurnal Manajemen Bisnis Indonesia
Rinabi Tanamal Vol. 2, Nomor 3, Juni 2015
David B. Tonara

Biediger, Shari L. (2012). Profile in Point-Of-Sale Technology. Diakses 30 Mei 2014. <

http://www.bizjournals.com/sanantonio/print-edition/2012/07/06/profile-in-point-of-

sale-technology.html?page=all>

Evans, Keith. (n.d.). Point Of Sales Processes. Diakses 1 Juni 2014.

<http://www.ehow.com/info_8039950_point-sale-processes.html>

Khurana. (2010). Information Technology in Retailing. Tata-Mcgraw Hill Education, India.

Laurie, Ben. Laurie, Peter. (2003). Apache: The Definitive Guide. O’Reilly Media Inc.,

Sebastopol.

Lengstorf, Jason. (2009). PHP For Absolute Beginners. Apress, New York.

Piasecki, Dave (n.d.). Optimizing Safety Stock. Diakses 10 Juni 2014.

http://www.inventoryops.com/safety_stock.htm

Ray, Linda. (2014). How do POS Systems Work?. Diakses 9 November 2013.

<www.ehow.com/how-does_4922753_pos- sistems-work.html>.

392

View publication stats