KEPUTUSAN
TENTANG
MEMUTUSKAN
Ditetapkan di : Kupang
Pada Tanggal : 04 juli 2022
LEMBAR PENGESAHAN
Ditetapkan di : Kupang
BAB
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Berdasarkan peraturan Gubernur Nusa Tenggara Timur Nomor 80 Tahun 2019
tentang Tata Naskah Dinas di lingkungan Provinsi Nusa Tenggara Timur bahwa dalam
rangka tertib, efisiensi dan efektifitas aktivitas penyelenggaraan administrasi serta
perubahan nomenklatur pemerintah Provinsi perlu adanya penyesuaian Tata Naskah
Dinas lingkup pemerintah Provinsi Nusa Tenggara Timur khususnya Pedoman Umum
Tata Naskah di lingkungan UPTD Rumah Sakit Jiwa Naimata Kupang sebagai salah
satu unsur administrasi umum mencakup pengaturan tentang jenis, penyusunan,
penggunaan lambang rumah sakit, logo, stempel, serta penggunaan bahasa Indonesia
yang baik dan benar dalam naskah. Keterpaduan Tata Naskah di lingkungan Rumah
Sakit sangat diperlukan untuk menunjang kelancaran komunikasi tulis dalam
penyelenggaraan tugas Rumah Sakit secara berdaya guna dan berhasil guna dalam
mendukung tugas pokok dan fungsi UPTD Rumah Sakit Jiwa Naimata Kupang. Salah
satu komponen penting dalam ketatalaksanaan UPTD Rumah Sakit Jiwa Naimata
Kupang adalah administrasi umum. Ruang lingkup administrasi umum meliputi tata
naskah penamaan lembaga, singkatan dan akronim, kearsipan, dan tata ruang
perkantoran.
tulis yang berhasil guna dan berdaya guna dalam penyelenggaraan tugas
pokok dan fungsi di lingkungan Rumah Sakit Jiwa Naimata Kupang.
b. Mewujudkan keterpaduan pengolaan Tata Naskah Dinas antar instansi
pemerintah di daerah.
c. Mewujudkan tata kearsipan yang berdaya guna dan berhasil guna.
C. ASAS
1. Asas Efisien dan Efektif
Penyelenggaran tata naskah dinas dilakukan melalui penyederhanaan dalam
penulisan penggunaan ruang atau lembar NASKAH dinas, spesifikasi informasi
serta menggunakan bahasa yang baik benar dan lugas.
2. Asas Pembakuan
Penyelenggaraan tata naskah dilakukan melalui tata cara dan bentuk yang telah
dibakukan.
3. Asas Akuntabilitas
Penyelenggaraan Tata Naskah di lingkungan UPTD Rumah Sakit Jiwa Naimata
Kupang harus dapat dipertanggungjawabkan dari segi isi, format, prosedur,
kewenangan, keabsahan dan dokumentasi.
4. Asas Keterkaitan
Tata Naskah di lingkungan UPTD Rumah Sakit Jiwa Naimata Kupang
diselenggarakan dalam satu kesatuan sistem.
5. Asas Kecepatan dan Ketepatan
Tata Naskah di lingkungan UPTD Rumah Sakit Jiwa Naimata Kupang
diselenggarakan tepat waktu dan tepat sasaran.
6. Asas Keamanan
Penyelenggaraan Tata Naskah di lingkungan UPTD Rumah Sakit Jiwa Naimata
Kupang harus aman secara fisik dan substansi.
BAB II
JENIS DAN FORMAT NASKAH DINAS
A. JENIS
1. Naskah di lingkungan UPTD Rumah Sakit Jiwa Naimata Kupang terdiri
dari :
a. Naskah Dinas Arahan
b. Naskah Dinas Korespodensi
c. Naskah Dinas Khusus
d. Naskah Dinas lainnya
e. Laporan
f. Telaahan staf
g. Naskah Dinas Elektronik
(1.) Naskah Dinas Arahan
Naskah Dinas Arahan sebagaimana dimaksud merupakan Naskah Dinas
yang bersifat pengaturan, penetapan dan penugasan yang memuat
kebijakan pokok atau kebijakan pelaksanaan yang harus dipedomani dan
dilaksanakan dalam penyelenggaraan tugas dan kegiatan Perangkat
Daerah (UPTD Rumah Sakit Jiwa Naimata Kupang)
(2.) Naskah Dinas Arahan sebagaimana dimaksud terdiri atas :
a. Naskah Dinas Pengaturan
b. Naskah Dinas Penugasan.
(3.) Naskah Dinas Pengaturan sebagaimana dimaksud terdiri atas :
a. Instruksi Direktur
b. Standar Prosedur Operasional
c. Surat Edaran.
(4.) Naskah Dinas penugasan sebagaimana dimaksud meliputi :
a. Surat Perintah
b. Surat Tugas
c. Surat Perintah Perjalanan Dinas
(5.) Naskah yang dirumuskan dalam susunan dan bentuk produk- produk
hukum berupa regulasi.
Instruksi Direktur :
(1) Keputusan direktur adalah naskah yang bersifat penetapan dan
memuat kebijakan pelaksanaan UPTD Rumah Sakit Jiwa Naimata
Kupang yang merupakan penjabaran dari peraturan perundang-
undangan. Naskah keputusan, misalnya : penetapan organisasi dan
tata kerja Unit Pelaksana Teknis, penetapan ketatalaksanaan
i. Surat Undangan
Surat Undangan adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi
undangan kepada pejabat atau pegawai yang tersebut pada alamat tujuan
untuk menghadiri suatu acara kedinasan.
j. Surat Keterangan Melaksanakan Tugas
Surat Keterangan Melaksanakan Tugas adalah naskah dinas dari pejabat
yang berwenang berisi pernyataan bahwa seorang pegawai telah
menjalankan tugas.
k. Surat Panggilan
Surat Panggilan adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi
panggilan kepada seorang pegawai untuk menghadap.
l. Nota Dinas
Nota Dinas adalah naskah dinas yang bersifat internal berisi komunikasi
kedinasan antar pejabat atau dari atasan kepada bawahan dan dari
bawahan kepada atasan.
m. Standar Prosedur Operasional
Standar Prosedur Operasional (SPO) adalah naskah yang memuat
serangkaian petunjuk tentang cara serta urutan suatu kegiatan operasional
atau administratif tertentu yang harus diikuti oleh individu pejabat atau unit
kerja.
n. Lembar Disposisi
Lembar Disposisi adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi
petunjuk tertulis kepada bawahan.
o. Telaahan Staf
Telaahan Staf adalah naskah dinas dari bawahan kepada atasan antara lain
berisi analisis pertimbangan, pendapat dan saran- saran secara sistematis.
p. Pengumuman
Pengumuman adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi
pemberitahuan yang bersifat umum.
q. Laporan
Laporan adalah naskah dinas dari bawahan kepada atasan yang berisi
informasi dan pertanggungjawaban tentang pelaksanaan tugas kedinasan.
r. Rekomendasi
Rekomendasi adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi
keterangan atau catatan tentang sesuatu hal yang dapat dijadikan bahan
pertimbangan kedinasan.
s. Berita Acara
Berita Acara adalah naskah dinas yang berisi keterangan atas suatu hal
yang ditandatangani oleh para pihak.
t. Memorandum
Memorandum adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi
catatan tertentu.
u. Daftar Hadir
Daftar Hadir adalah naskah dinas dari pejabat berwenang yang berisi
keterangan atas kehadiran seseorang.
v. Sertifikat
Sertifikat adalah naskah dinas yang merupakan tanda bukti seseorang
telah mengikuti kegiatan tertentu. Sertifikat yang dimaksud ditandatangani
oleh gubernur atau pimpinan perangkat daerah.
w. Notulen
Notulen adalah naskah dinas yang membuat catatan jalannya acara
(kegiatan) mulai dari pembukaan, pembahasan masalah, sampai dengan
pengambilan keputusan, serta penutupan).
B. BENTUK
1. Naskah yang dirumuskan dalam susunan dan bentuk produk- produk
hukum berupa regulasi.
a. Keputusan Direktur
Bentuk dan susunan naskah keputusan Direktur adalah sebagai berikut:
1) Kepala
a) Kop keputusan direktur terdiri atas gambar logo Pemerintah
Provinsi Nusa Tenggara Timur yang terletak pada bagian kiri kop
surat dan berdampingan dengan tulisan Pemerintah Provinsi Nusa
(1x enter)
KEPUTUSAN
spasi 1,0
Spasi 1,5
………………
PADA RUMAH SAKIT JIWA NAIMATA KUPANG
2x ENTER
Menimbang : a. bahwa...............................................................
b. bahwa...............................................................
Mengingat a. Undang-Undang...............................................
b. Peraturan Pemerintah ............................................... spasi 1.0
dan seterusnya 1.
2. MEMUTUSKAN :
Menetapkan ……………………………………………………
3. “
KESATU ………………………………………………………
4.
KEDUA ………………………………………………………
5.
KETIGA ………………………………………………………
6.
Ditetapkan di : …………...
Pada tanggal : ……………
1X ENTER
NAMA JELAS
NIP
B. Rapat Insidentil
BAB XI PELAPORAN
A. Laporan Bulanan
B. Laporan Tahunan
C. Laporan Insidentil
BAB XII
PENUTUP
A. Pengertian
B. Tujuan
C. Prinsip Keselamatan kerja
BAB VIII
PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN MUTU
A. Pengertian
B. Tujuan
C. Penatalaksanaan dan Pelaporan
BAB IX
PENUTUP
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
Berikut adalah nomor surat yang akan ditulis dalam setiap pedoman dan kebijakan, yaitu :
1. SK DIREKTUR NOMOR UPDINKES 441.3.800/RSJNK/287/II/2022 TENTANG
PEDOMAN PENGORGANISASIAN RUMAH SAKIT JIWA NAIMATA KUPANG.
2. SK DIREKTUR NOMOR UPDINKES 441.3.800/RSJNK/288/II/2022 TENTANG
KEBIJAKAN PELAYANAN PASIEN DI RUMAH SAKIT JIWA NAIMATA KUPANG.
3. SK DIREKTUR NOMOR UPDINKES 441.3.800/RSJNK/288a/II/2022 TENTANG
KEBIJAKAN PENCEGAHAN DAN PENGENDALIAN INFEKSI DI RUMAH SAKIT JIWA
NAIMATA KUPANG.
A. PENDAHULUAN
(gambaran tentang pelayanan di ruangan)
B. TUJUAN
1. Tujuan Umum
2. Tujuan Khusus
C. PERIODE WAKTU PELAPORAN
Periode waktu pelaporan yaitu mulai bulan… sampai…
D. ISI LAPORAN
Laporan meliputi : ( disajikan dalam bentuk tabel )
1. Kunjungan Pasien bulan ….tahun….
b. Kedisiplinan Staf
No Ruang Lingkup Keterangan Ya Tidak
Penilaian
A. INTERNAL
1. Disiplin Kerja Prosedur kerja,
pemanfaatan jam kerja,
kehadiran dan ketepatan
waktu.
2. Motivasi kerja Kemauan untuk maju
dan berkembang
E. REKOMENDASI/ SARAN
F. KESIMPULAN
G. PENUTUP
NAMA NAMA
NIP NIP
Panduan
Panduan adalah tuntunan yang memberi arah bagaimana sesuatu harus dilakukan
untuk menentukan atau melaksanakan kegiatan. Panduan hanya meliputi 1 (satu)
kegiatan. Format sistematika panduan yang lazim digunakan memuat sebagai
berikut :
Format Panduan :
BAB I Definisi
BAB II Ruang Lingkup
BAB III Tata Laksana
BAB IV Dokumentasi
3) Program Kerja
Program kerja adalah sebuah rencana kegiatan yang akan dilaksanakan, termasuk
waktu kapan setiap kegiatan itu harus terjadi atau akan dilaksanakan.
Format program sebagai berikut :
I. Pendahuluan
II. Latar belakang
III. Tujuan Umum dan Tujuan Khusus
IV. Kegiatan Pokok dan Rincian Kegiatan
V. Cara Melaksanakan Kegiatan
VI. Sasaran
VII. Jadwal Pelaksanaan Kegiatan
VIII. Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan dan Pelaporan
IX. Pemantauan, Pelaporan, dan Evaluasi Kegiatan.
Sehubungan……………………………………………
Spasi 1,0
atau 1,5
2x ENTER
NAMA JELAS
PANGKAT
NIP
Tembusan :
1. ................ Uk.10
b) Surat Keterangan
Bentuk dan susunan surat keterangan adalah sebagai berikut :
1) Kepala
a) Kop surat keterangan terdiri atas gambar logo Pemerintah Provinsi Nusa
Tenggara Timur yang terletak pada bagian kiri kop surat dan
berdampingan dengan tulisan Pemerintah Provinsi Nusa Tenggara Timur,
Dinas Kesehatan, UPTD Rumah Sakit Jiwa Naimata (bold), alamat, nomor
telepon, nomor faximile, web site, e-mail dan kode pos.
b) Tulisan surat keterangan seluruhnya menggunakan huruf kapital dan
diletakkan di tengah margin.
c) Penomoran surat keterangan, Nomor surat ditulis di bawah tulisan surat
keterangan dan diletakkan di tengah margin.
2) Batang Tubuh
Batang tubuh memuat nama dan jabatan pihak yang memberikan keterangan
dan pihak yang diterangkan serta maksud dan tujuan diterbitkan keterangan.
3) Kaki
Bagian kaki terdiri atas :
a. tempat, tanggal, bulan, tahun
b. nama jabatan ditulis dengan huruf kapital;
c. tanda tangan;
d. nama pejabat yang membuat surat keterangan dengan huruf kapital,
e. pangakat dengan huruf kapital;
f. NIP;
g. stempel jabatan/instan.
2x ENTER
NAMA JELAS
PANGKAT
NIP
2. Surat Perintah
1) Kepala
a) Kop surat perintah terdiri atas gambar logo Pemerintah Provinsi Nusa
Tenggara Timur yang terletak pada bagian kiri kop surat dan
berdampingan dengan tulisan Pemerintah Provinsi Nusa Tenggara
Timur, Dinas Kesehatan, UPTD Rumah Sakit Jiwa Naimata (bold),
alamat, nomor telepon, nomor faximile, web site, e-mail dan kode pos.
b) Kata Surat Perintah ditulis dengan huruf kapital diletakkan di tengah
margin.
c) Nomor surat berada di bawah tulisan surat perintah.
2) Batang Tubuh
Diktum dimulai dengan kata Memerintahkan ditulis dengan huruf kapital
diletakkan di tengah margin, diikuti kata kepada di tepi kiri, serta nama dan
jabatan pegawai yang mendapat perintah. Di bawah kepada ditulis untuk
disertai tugas-tugas yang harus dilaksanakan.
3) Kaki
Bagian kaki terdiri atas :
a) Tempat dan tanggal surat perintah;
b) Jabatan pejabat yang menandatangani, ditulis dengan huruf kapital,
diakhiri dengan tanda baca koma (,)
c) Paraf bawahan langsung dari pejabat penanda tangan surat di sebelah
kiri nama jabatan penanda tangan
d) Tanda tangan pejabat yang memerintahkan
e) Nama lengkap pejabat yang menandatangani surat ditulis dengan huruf
kapital
f) Pangkat ditulis dengan huruf kapital
g) NIP ditulis dengan huruf kapital
h) Stempel
Hal yang perlu diperhatikan adalah jika perintah merupakan perintah kolektif,
daftar pegawai yang diperintahkan dimasukkan dalam lampiran yang terdiri
atas kolom nomor urut, nama, jabatan, dan keterangan.
(1x ENTER)
Spasi
SURAT PERINTAH 1,0
1x NOMOR : UPDINKES.445.2./RSJNK/NO.SURAT/BULAN/TAHUN
enter
Nama (yang memberikan perintah) : ……………
Jabatan : ……………
MEMERINTAHKAN:
Kepada : ………………
a. Nama : ………………
b. Jabatan : ………………
Untuk : ………………
1x ENTER
Ditetapkan di: ………………
Pada tanggal : ………………
1x ENTER
Tembusan :
1. ................
Ukuran
huruf 10
PERMOHONAN CUTI/IZIN
Kepada Yth
Direktur UPTD Rumah Sakit Jiwa Naimata Kupang
1. Data yang mengajukan cuti / izin :
Nama : NIP
Unit : Jabatan
Jenis cuti : Cuti Tahunan
yang diambil
2. Selama cuti saya mendelegasikan tugas dan tanggung jawab saya kepada :
Nama : NIP :
Unit : Jabatan :
3. Selama cuti saya dapat dihubungi ke :
Alamat:
Telpon:
Pemohon Menyetujui
Pejabat Struktural
NAMA NAMA
NIP NIP
Ketentuan :
- Sebelum mengajukan cuti wajib melakukan pengecekan jumlah cuti ke sub bagian
kepegawaian.
- Pengajuan permohonan cuti tahunan maksimal 1 minggu sebelum.
- Permohonan cuti besar maksimal 1 bulan sebelum dan tidak pernah mengambil cuti
selama 6 tahunberturut-turut.
- Selama menjalani masa cuti karyawan yang bersangkutan harus mendelegasikan
tugasnya dengan persetujuan atasan langsung.
- Yang menandatangani surat cuti/ izin adalah atasan langsung dalam jabatan struktural.
1) Kepala
a. Kop surat cuti/izin terdiri atas gambar logo Pemerintah Provinsi Nusa Tenggara
Timur yang terletak pada bagian kiri kop surat dan berdampingan dengan tulisan
Pemerintah Provinsi Nusa Tenggara Timur, Dinas Kesehatan, UPTD Rumah Sakit
Jiwa Naimata (bold), alamat, nomor telepon, nomor faximile, web site, e-mail dan
kode pos.
b. Pada bagian tengah di bawah tempat, tanggal, bulan dan tahun berisi frasa Surat
Cuti/ Izin
c. Nomor Surat Cuti/Izin
2) Batang Tubuh
Batang tubuh berisi hal-hal berikut :
b. Identitas yang diberi cuti/ izin, meliputi :
1. Nama
2. NIP
3. Pangakat/Gol. Ruang
4. Jabatan
5. Unit kerja
c. Lamanya cuti/izin
a) Alasan cuti/izin
b) Alamat
3) Kaki
Bagian kaki terdiri atas :
a) Tempat, tanggal, bulan, dan tahun;
b) Nama jabatan ditulis dengan huruf kapital;
c) tanda tangan;
d) nama lengkap ditulis dengan huruf kapital;
e) pangkat ditulis dengan huruf kapital;
f) NIP ditulis dengan huruf kapital;
g) stempel digunakan sesuai dengan ketentuan penggunaan;
h) tembusan
I. DATA PEGAWAI
NAMA NIP
JABATAN MASA KERJA
UNIT KERJA RSJ Naimata Kupang PANGKAT/GOLONGAN
NIP
NIP
(1x ENTER)
1X ENTER
Nama :
NIP :
Spasi
Unit kerja :
1,0 atau
Jabatan :
1,5 Dengan ini mengajukan permohonan izin Tidak Masuk Kantor pada
Hari/Tanggal, …………. dikarenakan urusan …………….
Demikian permohonan ini saya sampaikan atas perhatian dan izin yang
diberikan, saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya
Ket : untuk ukuran huruf pada penulisan nomor surat, bisa disesuaikan dengan
panjang nomor surat : tidak lebih dari 12 dan tidak kurang dari 10
4. Surat Perjanjian
Bentuk dan susunan Naskah Perjanjian adalah sebagai berikut :
1) Kepala Naskah Surat Perjanjian
a) Kop surat perjanjian terdiri atas gambar logo Pemerintah Provinsi Nusa
Tenggara Timur yang terletak pada bagian kiri kop surat dan
berdampingan dengan tulisan Pemerintah Provinsi Nusa Tenggara
Timur, Dinas Kesehatan, UPTD Rumah Sakit Jiwa Naimata (bold),
alamat, nomor telepon, nomor faximile, web site, e-mail dan kode pos.
b) Tulisan “Surat Perjanjian” yang ditempatkan di tengah lembar naskah
dinas dengan menggunakan huruf kapital (bold);
c) Nomor Surat ditulis di tengah dengan huruf kapital di bawah kata
Surat Perjanjian.
d) Tulisan “Tentang” menggunakan huruf kapital
e) Judul Surat Perjanjian
2) Isi Naskah perjanjian
a) Hari, Tanggal, Bulan dan Tahun serta tempat pembuatan
b) Menerangkan pihak ke 1 dan pihak ke 2 serta isi perjanjian dan pasal-
pasal yang mengatur
c) Penutup
3) Bagian akhir Naskah perjanjian
a) Tulisan “Pihak ke ……..”
b) Nama jabatan pihak-pihak yang membuat perjanjian
c) Tanda tangan pihak-pihak yang membuat perjanjian
d) Materai
e) Nama jelas pihak-pihak penandatangan
f) Pangkat dan NIP bagi PNS
g) Stempel Jabatan/Instansi
h) Saksi-saksi (nama jelas dan tanda tangan)
(1x ENTER)
SURAT PERJANJIAN Spasi 1,5
1x ENTER
TENTANG
……………………………………………………..
1x ENTER
Pada hari ……, Tanggal …., Bulan …. dan Tahun ………., bertempat di……, kami
yang bertanda tangan di bawah ini :
1. ………………………………………………………………………………………………………
………………………………………PIHAK KE I Spasi
2. ……………………………………………………………………………………… 1,5
…………………………………PIHAK KE II
……………………………………………………………………………………………
PENUTUP
…………………………………………….
Pihak Ke II Pihak Ke I
NAMA JELAS NAMA JELAS
MATERAI
SAKSI-SAKSI :
1. …………… (tandatangan)
2. …………… (tanda tangan)
DASAR :……………………………………………………
MEMERINTAHKAN :
1x ENTER
1x enter
Ditetapkan di ………………
Pada tanggal ……………….
1x ENTER
DIREKTUR UPTD RUMAH SAKIT JIWA
NAIMATA KUPANG
1x enter
NAMA JELAS
PANGKAT
NIP
(1X ENTER)
Lembar ke :
Spasi 1,0 Kode No :
Nomor :
6. a. Tempat berangkat a.
b. Tempat tujuan b.
7. a. Lamanya Perjalanan Dinas a.
b. Tanggal berangkat b.
c. Tanggal harus kembali/ tiba di c.
tempat baru
1. ………………
2. ………………
3. ………………
4. ………………
5. ………………
9. Pembebanan Anggaran Belanja Perjalanan Dinas
a. Instansi a. ………
b. Akun b…………
10. Keterangan Lain- lain
I. Berangkat dari :
(tempat kedudukan)
Ke :
Pada tanggal :
Jabatan :
Nama Pejabat
NIP.
(………………)
( …………………..)
7. Surat Kuasa
Bentuk dan susunan surat kuasa adalah sebagai berikut :
1) Kepala
a) Kop surat kuasa terdiri atas gambar logo Pemerintah Provinsi Nusa
Tenggara Timur yang terletak pada bagian kiri kop surat dan
berdampingan dengan tulisan Pemerintah Provinsi Nusa Tenggara Timur,
Dinas Kesehatan, UPTD Rumah Sakit Jiwa Naimata (bold), alamat, nomor
telepon, nomor faximile, web site, e-mail dan kode pos;
b) Tulisan surat kuasa seluruhnya menggunakan huruf kapital dan
diletakkan di tengah margin.
c) Nomor ditulis di tengah dengan huruf kapital di bawah kata Surat Kuasa;
2) Batang Tubuh
a) Batang tubuh memuat nama;
b) kata MEMBERI KUASA ditulis di bagian tengah surat;
c) kata kepada ditulis di bagian tengah surat di bawah kata MEMBERI
KUASA;
d) Nama
e) Jabatan;
f) NIP
g) Untuk
3) Kaki
Bagian kaki terdiri atas :
a) Tempat, tanggal, bulan, dan tahun pembuatan;
b) Tanda tangan dan nama jelas pihak pemberi kuasa dan penerima kuasa
ditulis dengan huruf kapital;
c) Materai.
Hal-hal berikut perlu diperhatikan :
1) Penerima kuasa terletak di sebelah kiri dan pemberi kuasa terletak di
sebelah kanan.
2) Materai ditempel di tempat pemberi kuasa
SURAT KUASA
NOMOR : UPDINKES. 445.2.800/ RSJNK/NO/BLN/2022
1x ENTER
MEMBERI KUASA
Kepada :
1X ENTER
Nama : ............................
Jabatan : ............................
NIP : ............................
Untuk :
...................................................................................................
Demikian Surat Kuasa ini dibuat untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.
1 x ENTER
MATERAI
Surat Undangan
Bentuk dan susunan surat undangan adalah sebagai berikut :
1) Kepala
a) Kop surat undangan terdiri atas gambar logo Pemerintah Provinsi Nusa
Tenggara Timur yang terletak pada bagian kiri kop surat dan
berdampingan dengan tulisan Pemerintah Provinsi Nusa Tenggara Timur,
Dinas Kesehatan, UPTD Rumah Sakit Jiwa Naimata (bold), alamat, nomor
telepon, nomor faximile, web site, e-mail dan kode pos;.
b) Tempat dan tanggal pembuatan undangan ditulis di sebelah kanan.
c) Nomor, lampiran, dan perihal ditulis di sebelah kiri undangan.
d) Alamat tujuan diletakkan tegak lurus dengan kata Perihal.
2) Batang Tubuh
a) Batang tubuh surat undangan terdiri ataskalimat pembuka;
b) Isi undangan, terdiri atas hari/ tanggal, pukul, tempat, dan acara, serta
kalimat penutup.
3) Kaki
Bagian kaki terdiri atas :
a) Nama jabatan ditulis dengan huruf kapital;
b) Pangkat ditulis dengan huruf kapital;
c) NIP ditulis dengan huruf kapital;
d) Tanda tangan;
e) Stempel jabatan/instansi, dan
f)Tembusan jika perlu dan diletakkan di sebelah kiri bawah
Bersama ini……………………………………………
………………………………………………………….. Spasi 1,15
Demikian………………………………………………
1X ENTER
NAMA JABATAN
NAMA JELAS
Spasi 1,0
PANGKAT
Line spasi 0
NIP
Tembusan :
Uk. Huruf 10
1. …………
9. Surat Panggilan
Bentuk dan susunan surat panggilan adalah sebagai berikut :
Kepala Surat Panggilan terdiri atas :
1) Kop surat panggilan terdiri atas gambar logo Pemerintah Provinsi Nusa
Tenggara Timur yang terletak pada bagian kiri kop surat dan berdampingan
dengan tulisan Pemerintah Provinsi Nusa Tenggara Timur, Dinas Kesehatan,
UPTD Rumah Sakit Jiwa Naimata (bold), alamat, nomor telepon, nomor
faximile, web site, e-mail dan kode pos.
Sifat : di
Spasi 1,5
Lampiran : Tempat
Perihal :
1x ENTER
JABATAN
NAMA JELAS
Tembusan :
Uk.
1. ……… Huruf 10
NOTA DINAS
NOMOR : UPDINKES. 445.2/RSJNK/NO / BLN /2022
1X ENTER
Kepada : …………………………………
Dari : …………………………………
Tanggal : …………………………………
Spasi 1,5
No : …………………………………
Sifat : …………………………………
Lampiran : …………………………………
Hal : …………………………………
1X ENTER
(ISI NOTA DINAS) ……………………………………………………………………………………
1X ENTER
NAMA JELAS
PANGKAT
NIP
JUDUL SPO
Halaman
No. Dokumen No. Revisi
1/ …
UPTD RUMAH SAKIT JIWA 01/KODE UNIT /II/2022 00
NAIMATA
NIP. ………………….
Identifikasi
PENGERTIANpasien a
UNIT TERKAIT
LEMBAR DISPOSISI
Surat dari : Diterima Tgl :
No. Agenda :
No. Surat : Sifat :
Sangat segera segera
Tgl. Surat : rahasia
Perihal
Diteruskan kepada Sdr : Dengan hormat harap :
Catatan :
NAMA JABATAN
NAMA PEJABAT
TELAAHAN STAF
Kepada : ………..…………………………………………
Dari : ………..………………………………………
Tanggal : ………..………………………………………
Spasi 1,0 atau
Nomor : ………..………………………………………
1,5
Sifat : ………..………………………………………
Lampiran : ………..………………………………………
Perihal : ………..………………………………………
1x ENTER
I. Pokok Persoalan :
II. Pra Anggapan :
III. Fakta dan data yang berpengaruh terhadap persoalan :
Spasi 1,0 atau
IV. Pembahasan/Analisis : 1,5
V. Kesimpulan :
VI. Saran :
1x ENTER
NAMA JELAS
PANGKAT
NIP
Tembusan :
Uk.huruf 10
1. ………
14. Pengumuman
Bentuk dan susunan pengumuman adalah sebagai berikut :
1) Kepala
a) Kop pengumuman terdiri atas gambar logo Pemerintah Provinsi Nusa
Tenggara Timur yang terletak pada bagian kiri kop surat dan
berdampingan dengan tulisan pemerintah Provinsi Nusa Tenggara
Timur dan nama Rumah Sakit serta alamat Rumah Sakit.
b) Kata Pengumuman dicantumkan di tengah margin dan ditulis dengan
huruf capital (bold);
c) Kata „Tentang‟ dicantumkan di bawah pengumuman ditulis dengan
huruf kapital.
d) Rumusan judul pengumuman ditulis dengan huruf kapital simetris di
bawah tentang.
2) Batang Tubuh
Batang tubuh memuat
a) Alasan tentang perlunya dibuat pengumuman;
b) Peraturan yang menjadi dasar pembuatan pengumuman;
c) Pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap mendesak;
d) Informasi tentang sesuatu yang perlu diketahui oleh objek target
pengumuman.
3) Kaki
Bagian kaki terdiri atas :
a) Tempat dan tanggal penetapan;
b) Jabatan pejabat yang menetapkan, ditulis dengan huruf kapital, diakhiri
dengan tanda baca koma (,)
c) Tanda tangan pejabat yang menetapkan;
d) Nama lengkap yang menandatangani ditulis dengan huruf kapital;
e) Pangkat ditulis dengan huruf kapital;
f) NIP ditulis dengan huruf kapital;
g) Stempel.
PENGUMUMAN
TENTANG
………..…………………………………………….
Spasi 1,0 atau
1,5
2X ENTER
Ditetapkan di…………
Pada tanggal…………
NAMA JABATAN
NAMA JELAS
PANGKAT
NIP
15. Laporan
Bentuk dan susunan laporan adalah sebagai berikut :
1) Sampul
Pada sampul laporan memuat judul laporan yang ditulis dengan huruf
kapital (bold), logo Pemerintah Provinsi Nusa Tenggara Timur nama Pejabat
yang menyusun laporan, tanggal penyusunan laporan dan nama rumah
sakit.
2) Isi laporan
a) Pendahuluan memuat penjelasan umum, maksud dan tujuan, ruang
lingkup, dan dasar laporan.
b) Materi laporan terdiri atas kegiatan yang dilaksanakan, hasil pelaksanaan
kegiatan, hambatan yang dihadapi, dan hal lain yang perlu dilaporkan.
c) Simpulan dan saran perlu disampaikan sebagai bahan pertimbangan.
d) Penutup merupakan akhir laporan memuat harapan dan ucapan terima
kasih.
e) Laporan diketik dengan menggunakan huruf Bookman Oldstyle, ukuran
huruf 12, kertas legal ( F4) dengan aturan :
Margin :
Top : 2 cm
Buttom : 2,5 cm
Left : 3 cm
Right : 2 cm
Paper :
Width : 21 cm
Height : 33 cm
JUDUL LAPORAN
PENYUSUN
TANGGAL PENYUSUNAN
16. Rekomendasi
Rekomendasi terdiri atas :
1) Kepala
a) Kop Rekomendasi terdiri atas gambar logo Pemerintah Provinsi Nusa
Tenggara Timur yang terletak pada bagian kiri kop surat dan
berdampingan dengan tulisan pemerintah Provinsi Nusa Tenggara Timur
dan nama Rumah Sakit serta alamat Rumah Sakit.
b) Tulisan “Rekomendasi“ ditempatkan di tengah- tengah isi naskah (bold);
c) Nomor ditempatkan di bawah tulisan “Rekomendasi “;
d) Tulisan “Tentang “ ditulis dengan huruf capital di tengah margin;
e) Nama / Judul Rekomendasi ditulis di tengah margin;
2) Isi Rekomendasi dirumuskan dalam bentuk uraian.
3) Bagian Akhir Rekomendasi terdiri atas :
a) Nama tempat, Tanggal, Bulan dan Tahun;
b) Nama Jabatan pembuat Rekomendasi ditulis dengan huruf kapital;
c) Tanda tangan pejabat;
d) Nama Jelas ditulis dengan huruf kapital;
e) Pangkat ditulis dengan huruf kapital;
f) NIP ditulis dengan huruf kapital;
g) Stempel jabatan/instansi.
Spasi REKOMENDASI
1,0 NOMOR : UPDINKES.445.2/RSJNK/NO.SURAT/BULAN/TAHUN
TENTANG
………..…………………………………………….
1x ENTER
………..…………………………………………….
………..……………………………………………. Spasi 1,0
a. ………..……………………………………………. atau 1,5
b. ………..…………………………………………….
Tanggal, ……
NAMA JABATAN
NAMA JELAS
PANGKAT
NIP
BERITA ACARA
NOMOR : UPDINKES.445.2/RSJNK/NO.SURAT/BULAN/TAHUN
1X ENTER
TENTANG
Pada hari ini tanggal………………………………………………………………….
Demikian Berita Acara ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
Tanggal, …………
Pihak ke I Pihak ke II
NAMA JABATAN NAMA JABATAN
NAMA JELAS NAMA JELAS
SAKSI
NAMA JELAS
18. Memorandum
Bentuk dan susunan memorandum adalah sebagai berikut :
1) Kepala
a) Kop memorandum terdiri atas gambar logo Pemerintah Provinsi Nusa
Tenggara Timur yang terletak pada bagian kiri kop surat dan
berdampingan dengan tulisan Pemerintah Provinsi Nusa Tenggara Timur
dan nama Rumah Sakit serta alamat Rumah Sakit.
b) Kata memorandum ditulis di tengah dengan huruf kapital (bold);
c) Tempat dan tanggal ditulis di sebelah kanan;
d) Kata kepada ditulis di sebelah kiri;
2) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh terdiri atas alinea pembuka, isi dan penutup.
3) Kaki
Bagian kaki terdiri atas :
a. Nama jabatan ditulis dengan huruf kapital,
b. Tanda tangan pejabat,
1) Nama lengkap ditulis dengan huruf kapital,
2) Pangkat ditulis dengan huruf capital,
3) NIP ditulis dengan huruf capital,
4) Tembusan, memuat nama jabatan pejabat penerima.
MEMORANDUM
Yth. ……………………………..
NAMA JABATAN
NAMA JELAS
PANGKAT
NIP
DAFTAR HADIR
Hari / Tanggal :
Waktu :
Acara :
No Nama Jabatan Tanda Tangan
NAMA JABATAN
NAMA JELAS
PANGKAT
NIP
NAMA PESERTA
Sebagai Peserta
Pelatihan ..... yang diselenggarakan oleh Rumah Sakit Jiwa Naimata
Provinsi Nusa Tenggara Timur pada tanggal ..........
Kupang, ……………
DIREKTUR UPTD RUMAH SAKIT JIWA
NAIMATA KUPANG
NAMA JELAS
PANGKAT
NIP
Kupang, …………….
DIREKTUR UPTD RUMAH SAKIT JIWA
NAIMATA KUPANG
NAMA JELAS
PANGKAT
NIP
21. Notulen
1) Kepala Notulen terdiri atas :
Kop Notulen terdiri atas gambar logo Pemerintah Provinsi Nusa Tenggara
Timur yang terletak pada bagian kiri kop surat dan berdampingan dengan
tulisan Pemerintah Provinsi Nusa Tenggara Timur dan nama Rumah Sakit
serta alamat Rumah Sakit.
2) Tulisan “notulen“ ditempatkan di tengah-tengah lembar naskah;
3) Hari, Tanggal, Waktu, Tempat, Hadir dan Acara ditulis di bawah tulisan
notulen sebelah kiri.
4) Isi notulen terdiri atas :
a) Jalannya rapat ; pembukaan, arahan, penjelasan, tanggapan
b) Kesimpulan
c) Penutup
5) Tanda tangan Notulis dan Pimpinan Rapat
Format Notulen
NOTULEN
Hari / Tanggal :
Waktu :
Acara :
Hadir : (daftar hadir terlampir)
1. Pembukaan
2. Arahan
3. Penjelasan
4. Tanggapan
5. Kesimpulan
6. Penutup
Nama :
Unit Kerja :
Instansi :
1.
2.
3.
4.
dst
Nama
NIP.
Organisasi :
Unit Organisasi :
Kegiatan :
Sasaran Kegiatan :
Output :
1. Latar Belakang
1.1. Gambaran Umum
1.2. Dasar Hukum Spasi 1,0 atau 1,5
NAMA
NIP
BAB III
PENYUSUNAN NASKAH
RUMAH SAKIT JIWA NAIMATA
A. PENYUSUNAN NASKAH
1. Kop Naskah Dinas
Kop Naskah Dinas merupakan nama instansi dan nama jabatan yang
dipergunakan untuk mengidentifikasi nama lembaga dan/atau alamat serta
pejabat yang mempunyai wewenang menetapkan suatu produk naskah dinas.
Kop Naskah Dinas Perangkat Daerah terdiri atas Logo Daerah berwarna hitam
putih diletakkan di kiri atas dan tulisan:
- PEMERINTAH PROVINSI NUSA TENGGARA TIMUR (Arial uk 14)
- DINAS KESEHATAN,……….(Arial uk 12)
- UPTD RUMAH SAKIT JIWA NAIMATA KUPANG (Arial uk 14, bold)
- Jln…. ( Arial uk 10 )
- Kode pos….( Arial uk 10 )
- Diketik tanpa spasi antar baris
- Tulisan diletakan pada bagian tengah secara simetris dan digunakan untuk
kop Naskah Dinas.
Kupang
Yth. Direktur
Contoh
Tembusan:
1. Kepala Dinas Kesehatan, Kependudukan dan
Pencatatan Sipil Nusa Tenggara Timur di Kupang;
2. Direktur Rumah Sakit Jiwa Naimata Kupang di
Kupang;
3. dst;
karena itu, perlu ditetapkan batas antara tepi kertas dan Naskah, baik pada
tepi atas, kanan, bawah, maupun pada tepi kiri sehingga terdapat ruang yang
dibiarkan kosong. Penentuan ruang tepi dilakukan berdasarkan ukuran yang
terdapat pada peralatan yang digunakan untuk membuat Naskah dinas,
yaitu:
Catatan:
Dalam pelaksanaannya, penentuan ruang tepi seperti tersebut di atas bersifat
fleksibel, disesuaikan dengan banyak atau tidaknya isi suatu Naskah Dinas.
Penentuan ruang tepi (termasuk juga jarak spasi dalam paragraf) hendaknya
memperhatikan aspek keserasian dan estetika.
3. Stempel UPTD
a. Stempel UPTD berisi tulisan Nama Dinas Induk dan Provinsi Nusa
Tenggara Timur ditulis melingkar dengan pembatas tanda bintang dan
Nama UPTD didalamnya.
b. Bentuk dan spesifikasi stempel UPTD berbentuk bundar, terdiri dari tiga
lingkaran dengan ukuran garis tengah lingkaran luar stempel 4 cm,
ukuran garis tengah lingkaran tengah stempel 3,8 cm, ukuran garis
tengah lingkaran dalam stempel 2,7 cm, dan jarak antara 2 (dua) garis
yang terdapat dalam lingkaran dalam 1 cm.
(1) Untuk paraf pejabat yang berada satu tingkat di bawah pejabat
penandatangan naskah dinas berada di sebelah kanan/setelah
nama jabatan penandatangan;
(2) Untuk paraf pejabat yang berada dua tingkat di bawah pejabat
penandatangan naskah dinas berada di sebelah kiri/sebelum nama
jabatan penandatangan; dan
(3) Untuk paraf pejabat yang berada tiga tingkat di sebelah paraf pejabat
yang di atasnya.
2) Paraf Koordinasi merupakan paraf pejabat sesuai substansi tugasnya pada
masing-masing unit kerja yang berbentuk matriks.
Contoh Format Bentuk Kolom Paraf Koordinasi :
SEKRETARIS DAERAH :
ASISTEN SEKDA :
KEPALA BIRO I :
KEPALA Biro II :
KEPALA BIRO III :
b. Penandatanganan
Penandatanganan naskah dinas adalah hak, kewajiban dan tanggung yang ada
pada seorang pejabat untuk menandatangani naskah dinas sesuai dengan
tugas dan kewenangan pada jabatannya.
BAB IV
PENGENDALIAN NASKAH
UPTD RUMAH SAKITJIWA NAIMATA KUPANG
A. TANGGUNG JAWAB
1. Direktur Rumah Sakit Jiwa Naimata Kupang bertanggung jawab atas pengesahan
dokumen internal.
2. Para Kepala Seksi bertanggung jawab atas kesesuaian dan kebenaran isi dokumen
dan/atau pengubahan dokumen.
3. Para Kepala Instalasi/Kepala Unit Kerja bertanggung jawab atas materi usulan
pembuatan/atau pengubahan dokumen.
4. Tata Usaha bertanggung jawab atas penyimpanan dokumen dan pelaksanaan
pemusnahan dokumen.
5. Pejabat yang melakukan paraf terlebih dahulu sebelum ditandatangani
bertanggung jawab atas pemeriksaan dan penilaian dokumen, pengidentifikasian,
pemeriksaan dokumen.
B. PENGESAHAN DOKUMEN
1. Keefektifan dan kesesuaian dokumen yang telah disusun, ditinjau dan dievaluasi
jika telah sesuai, ditandatangani dan dicantumkan tanggal efektifnya.
2. Tanggung jawab pembuatan, pemeriksaan dan pengesahan dokumen sesuai tabel
berikut:
Level Jenis Dokumen Disiapkan Oleh Diperiksa Oleh Ditetapkan
Oleh
1 Keputusan Direktur Sub bagian Pejabat yang Direktur RS
Tata Usaha melakukan paraf
terlebih dahulu
sebelum
ditandatangani
2 Kebijakan,Pedoman, Unit terkait Pejabat yang Direktur RS
Panduan, SPO dan Formulir melakukan paraf
terlebih dahulu
sebelum di-
tandatangani
C. IDENTIFIKASI DOKUMEN
1. Diberi nomor identifikasi yang unik pada setiap dokumen yang diterbitkan untuk
memudahkan mampu telusurnya. Identifikasi tiap-tiap dokumen selain judul adalah
dengan penomoran sebagai berikut :
Penomoran : UPDINKES.445.2/RSJNK/BULAN/TAHUN Kode
A. Nama UPTD RSJNK
B. Kode Jenis Dokumen
Keputusan Direktur KEP
Surat Edaran SE
Standar Prosedur Operasional SPO
Formulir F
C. Unit Yang Bertanggung Jawab Terhadap
Dokumen
Direksi DIR
Kasie Pelayanan Medik dan Kep YANMP
Unit Gawat Darurat& ambulance UGD
Instalasi Rawat Jalan IRJA
Instalasi Rawat Inap IRNA
Unit Rehabilitasi Psikososial REHAB
Unit Rehabilitasi NAPZA NAP
Unit Layanan Pengaduan ULP
Unit Rekam Medis RM
Instalasi Farmasi FAR
Instalasi Gizi GZ
unit Laboratorium LAB
unit Radiologi RAD
unit Diklatlit DIKLAT
Unit Promosi Kesehatan RS PKRS
Unit CSSD CSSD
unit Sanitasi SAN
unit Loundry LND
unit SIMRS SIMRS
Instalasi Sarana dan Prasarana Rumah Sakit IPSRS
Instalasi Pemulasaran Jenazah IPJ
Unit Keswamas Keswa
Bagian Tata Usaha TU
E. PEMELIHARAAN DOKUMEN
1. Pejabat yang melakukan paraf terlebih dahulu sebelum ditandatangani secara
berkala, 1 tahun sekali, mengidentifikasi kesesuaian semua dokumen yang
digunakan.
2. Apabila ditemukan dokumen yang tidak sesuai dan atau sudah tidak berlaku,
maka pejabat yang melakukan paraf menarik dokumen tersebut, diberi cap TIDAK
BERLAKU dan diganti dengan dokumen yang sesuai dan mutakhir.
3. Pejabat yang melakukan paraf menyerahkan dokumen yang sudah tidak berlaku
ke Sekretariat untuk penyimpanan atau pemusnahan sesuai dengan kategorinya
F. PERUBAHAN DOKUMEN
1. Unit yang terlibat pada suatu proses dapat mengajukan usulan perubahan
dokumen internal yang diperkirakan mengakibatkan penyimpangan/masalah
terhadap kinerja.
2. Usulan diajukan kepada pejabat yang melakukan paraf dengan menggunakan
Formulir Permintaan Perubahan Dokumen
3. Semua usulan dievaluasi sesuai dengan jenis permintaannya dan alasan
perubahan yang disampaikan.
4. Untuk perubahan yang bersifat redaksional/ atau penambahan keterangan tanpa
mengubah substansi dan maksud dari pada isi materi tidak dilakukan perubahan
nomor revisi, hanya dicatat dalam Catatan Perubahan Dokumen.
5. Dokumen yang telah direvisi didistribusikan ke unit terkait dengan menggunakan
Formulir Pengiriman dan Pengambilan Dokumen yang dilengkapi dengan formulir
catatan perubahan dokumen.
6. Revisi dapat dilakukan sampai revisi 100, setelah itu dokumen harus diterbit
ulang dan kembali ke revisi 00.
7. Penomoran formulir yang direvisi dilakukan dengan menambahkan perubahan
nomor revisi.
Contoh Revisi : F/TU/RSJNK/no /bulan/tahun (Rev.01)
8. Semua dokumen yang diganti dengan revisi terbaru dan dokumen yang tidak
berlaku dikembalikan pada SEKRETARIAT.
9. Dokumen kadaluarsa yang berasal dari master dokumen diberi cap/ stempel
“KADALUARSA” berwarna biru dan tetap dipelihara untuk satu atau dua kali
periode (5 – 10 tahun) perubahan sedangkan dokumen lama dokumen yang
terkendali yang tersebar ditarik/untuk dimusnahkan.
10. Khusus untuk dokumen eksternal yang dicap salinan terkendali, apabila
mengalami perubahan, dokumen yang sudah mengalami perubahan ditarik,
dipisahkan dan dimusnahkan atau jika disimpan diberi identifikasi kadaluarsa.
G. PEMUSNAHAN DOKUMEN
1. Pejabat yang melakukan paraf mengidentifikasi dan mengusukan pemusnahan
dokumen yang tidak berlaku dan disampaikan kepada Kepala Unit masing-masing
melalui memo.
2. Pejabat yang melakukan paraf menyampaikan usulan pemusnahan dokumen yang
telah disetujui oleh Kepala Unit masing-masing kepada Direktur.
3. Atas perintah Direktur, staf sekretariat melaksanakan pemusnahan dokumen dan
membuat berita acara pemusnahan dengan mengisi Formulir Berita Acara
Pemusnahan dengan melampirkan daftar dokumen yang dimusnahkan.
4. Pemusnahan dokumen dapat dilakukan dengan cara dibakar, dicacah atau
dijadikan bubur kertas, atau cara lain sehingga fisik dan informasinya tidak dapat
dikenali lagi.
5. Dokumen yang dimusnahkan direkam dengan menggunakan daftar dokumen
yang dimusnahkan.
Ditetapkan di : Kupang
Pada Tanggal : 04 Juli 2022
DIREKTUR RUMAH SAKIT JIWA NAIMATA
KUPANG