PERDA 3 2015 Penyelenggaraan Kearsipan Kota Pangkalpinang

WALIKOTA PANGKALPINANG
PROVINSI KEPULAUAN BANGKA BELITUNG
PERATURAN DAERAH KOTA PANGKALPINANG

NOMOR 3 TAHUN 2015
TENTANG
PENYELENGGARAAN KEARSIPAN
DI LINGKUNGAN KOTA PANGKALPINANG
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA
WALIKOTA PANGKALPINANG,
Menimbang : a. bahwa urusan kearsipan diselenggarakan sebagai upaya

mendukung pelaksanaan kinerja Pemerintah Kota Pangkalpinang
dalam menyelenggarakan administrasi pemerintahan,
pembangunan dan kemasyarakatan serta dalam rangka
menyelamatkan keberadaan arsip daerah sebagai memori kolektif
daerah yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari memori
kolektif bangsa;
b. bahwa keberadaan arsip daerah sebagai rekaman informasi dan
bahan bukti penyelenggaraan pemerintahan, pembangunan dan
pemberdayaan masyarakat Kota Pangkalpinang semakin memiliki
nilai dan arti penting dalam berbagai aspek kehidupan
bermasyarakat, berbangsa dan bernegara, dengan dijadikannya
arsip daerah sebagai alat bukti akuntabilitas kinerja, bahan
perumusan kebijakan dan / atau pengambilan keputusan maupun
sebagai bahan bukti pemeriksaan / penyelesaian suatu
permasalahan;
c. bahwa untuk menjamin ketersediaan arsip daerah yang autentik,
utuh dan terpercaya yang dapat menjamin perlindungan
kepentingan pemerintah maupun hak - hak keperdataan
masyarakat maka penyelenggaraan kearsipan di lingkungan Kota
Pangkalpinang harus dikelola secara komprehensif, dinamis,
terpadu, dan berkelanjutan sesuai dengan prinsip, kaidah dan
standar kearsipan sebagaimana diatur dalam peraturan
perundang-undangan yang berlaku;
d. bahwa Peraturan Daerah Kota Pangkalpinang Nomor 04 Tahun
2007 tentang Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan
Pemerintah Kota Pangkalpinang, yang mengacu pada Undang –
Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan - ketentuan
Pokok Kearsipan sudah tidak sesuai lagi;
e. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam
huruf a, huruf b, huruf c, dan huruf d, perlu membentuk Peraturan
Daerah Kota Pangkalpinang tentang Penyelenggaraan Kearsipan
di Lingkungan Kota Pangkalpinang.
Mengingat : 1. Pasal 18 ayat (6) Undang – Undang Dasar Negara Republik

Indonesia Tahun 1945;
2. Undang - Undang Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 1959
tentang Penetapan Undang - Undang Darurat Nomor 4 Tahun
1956 (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1956 Nomor
55, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor
1091), Undang-Undang Darurat Nomor 5 Tahun 1956 (Lembaran
Negara Republik Indonesia Tahun 1956 Nomor 56, Tambahan
Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 1091) dan Undang-
Undang Darurat Nomor 6 Tahun 1956 (Lembaran Negara
Republik Indonesia Tahun 1956 Nomor 57, Tambahan Lembaran
Negara Republik Indonesia Nomor 1091) tentang Pembentukan
Daerah Tingkat II Termasuk Kotapraja dalam Lingkungan Daerah
Tingkat I Sumatera Selatan Sebagai Undang – Undang
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1959 Nomor 73,
Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 1821);
3. Undang – Undang Republik Indonesia Nomor 8 Tahun 1997
tentang Dokumen Perusahaan (Lembaran Negara Republik
Indonesia Tahun 1997 Nomor 18, Tambahan Lembaran Negara
Republik Indonesia Nomor 3674);

tentang Pembentukan Provinsi Kepulauan Bangka Belitung

tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (Lembaran Negara
Negara Republik Indonesia Nomor 4843);

tentang Keterbukaan Informasi Publik (Lembaran Negara Republik

tentang Pelayanan Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia
Tahun 2009 Nomor 112, Tambahan Lembaran Negara Republik
Indonesia Nomor 5038);

tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun
2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik

tentang Pembentukan Peraturan Perundang - undangan
10. Undang – Undang Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2014

tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik
11. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 16 Tahun 1994
tentang Jabatan Fungsional Pegawai Negeri Sipil (Lembaran
Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4593) sebagaimana
telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia
Nomor 40 Tahun 2010 (Lembaran Negara Republik Indonesia
Tahun 2010 Nomor 51, Tambahan Lembaran Negara Republik
tentang Tata Cara Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen
Perusahaan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1999
Nomor 194, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia
Nomor 3912);
tentang Tata Cara Penyerahan Dokumen Perusahaan ke dalam
Mikro Film atau Media Lainnya dengan Legalisasi (Lembaran
Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3952);
tentang Pembagian Urusan Pemerintahan antara Pemerintah,
Pemerintahan Daerah Provinsi dan Pemerintahan Daerah
Kabupaten / Kota (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun
2007 Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia
Nomor 4737);
tentang Organisasi Perangkat Daerah (Lembaran Negara
Negara Republik Indonesia Nomor 4741);
tentang Pelaksanaan Undang - Undang Nomor 14 Tahun 2008
tentang Keterbukaan Informasi Publik (Lembaran Negara Republik
tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun
2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia
Nomor 5286);
18. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 87 Tahun 1999

tentang Rumpun Jabatan Fungsional PNS;

tentang Tunjangan Jabatan Fungsional Arsiparis;

tentang Perpanjangan Batas Usia Pensiun bagi Pegawai Negeri
Sipil yang Menduduki Jabatan Fungsional Arsiparis;
21. Peraturan Daerah Kota Pangkalpinang Nomor 02 Tahun 2008

tentang Urusan Pemerintah Kota Pangkalpinang (Lembaran
Daerah Kota Pangkalpinang Tahun 2008 Nomor 02, Seri D Nomor
01);
22. Peraturan Daerah Kota Pangkalpinang Nomor 23 Tahun 2009

tentang Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Teknis Daerah Kota
Pangkalpinang (Lembaran Daerah Kota Pangkalpinang Tahun
2010 Nomor 6);
Dengan Persetujuan Bersama
DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH KOTA PANGKALPINANG

dan
MEMUTUSKAN :
Menetapkan : PERATURAN DAERAH TENTANG PENYELENGGARAAN

KEARSIPAN DI LINGKUNGAN KOTA PANGKALPINANG.
BAB I
KETENTUAN UMUM
Pasal 1
Dalam Peraturan Daerah ini, yang dimaksud dengan :
1. Kota adalah Kota Pangkalpinang.
2. Pemerintah Kota adalah Pemerintah Kota Pangkalpinang.
3. Walikota adalah Walikota Pangkalpinang.
4. Dewan Perwakilan Rakyat Daerah yang selanjutnya disebut DPRD adalah Dewan
Perwakilan Rakyat Daerah Kota Pangkalpinang.
5. Kantor Perpustakaan dan Arsip adalah Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota
Pangkalpinang.
6. Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan
otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan
dan pemanfaatan arsip.
7. Akuisisi arsip statis adalah proses penambahan khasanah arsip statis pada
lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip statis
dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.
8. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media
sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat
dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan
dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
9. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan / atau terus -
menerus.
10. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan
pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
11. Arsip duplikasi adalah arsip yang bentuk maupun isinya sama dengan arsip
aslinya.
12. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
13. Arsip konvensional adalah arsip yang informasinya terekam dalam media kertas
berupa tulisan tangan atau ketikan.
14. Arsip Nasional Republik Indonesia, yang selanjutnya disingkat ANRI adalah
lembaga kearsipan nasional berbentuk lembaga pemerintah non kementerian
yang melaksanakan tugas negara di bidang kearsipan yang berkedudukan di
ibukota negara.
15. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai
guna kesejarahan, telah habis retensinya dan berketerangan dipermanenkan yang
telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional
Republik Indonesia dan / atau lembaga kearsipan.
16. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan
kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan,
dan keselamatannya.
17. Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.
18. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi
kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui dan tidak
tergantikan apabila rusak atau hilang.
19. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang
diperoleh melalui pendidikan formal dan / atau pendidikan dan pelatihan kearsipan
serta mempunyai fungsi, tugas dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan
kearsipan.
20. Badan Usaha Milik Daerah yang selanjutnya disingkat BUMD adalah Perusahaan
Daerah Milik Pemerintah Kota Pangkalpinang.
21. Bahan non arsip adalah naskah yang tidak mengandung informasi sebagaimana
arsip pada umumnya, duplikat berlebihan, formulir yang tidak digunakan, amplop,
map dan sejenis dengan hal tersebut.
22. Daerah adalah Kota Pangkalpinang.
23. Daftar Pencarian Arsip, yang selanjutnya disingkat DPA adalah daftar berisi arsip
yang memiliki nilai guna kesejarahan baik yang telah diverifikasi secara langsung
maupun tidak langsung oleh lembaga kearsipan dan dicari oleh lembaga
kearsipan serta diumumkan kepada publik.
24. Daftar Pertelaan Arsip adalah daftar yang berisi rincian informasi berkas yang
tersusun secara kronologis dan digunakan untuk kepentingan penyusutan arsip.
25. Jadwal retensi arsip, yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi
sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan
keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip
dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai
pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
26. Jaringan Informasi Kearsipan Daerah yang selanjutnya disingkat JIKD adalah
sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan arsip yang dikelola oleh Kantor
Perpustakaan dan Arsip Kota Pangkalpinang.
27. Jaringan Informasi Kearsipan Nasional yang selanjutnya disingkat JIKN adalah
sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan arsip secara nasional yang
dikelola oleh ANRI.
28. Kearsipan adalah hal - hal yang berkenaan dengan arsip.
29. Klasifikasi arsip adalah penggolongan arsip berdasarkan masalah yang

terkandung di dalamnya dan sebagai tanda pengenal dalam bentuk angka yang
berfungsi sebagai pedoman untuk pengaturan, penataan dan penemuan kembali
arsip.
30. Lembaga kearsipan daerah adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas dan
tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan di
daerah yakni Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Pangkalpinang.
31. Pemberkasan adalah penempatan naskah ke dalam suatu himpunan yang
tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya
sehingga menjadi satu berkas karena memiliki hubungan informasi, kesamaan
jenis atau kesamaan masalah dari suatu unit kerja.
32. Pemeliharaan arsip adalah kegiatan menjaga keutuhan, keamanan, dan
keselamatan arsip baik fisik maupun informasinya.
33. Penataan arsip adalah tindakan dan prosedur penataan arsip ke dalam susunan
klasifikasi arsip dan perencanaan tata letak dengan memperhatikan fungsi, bentuk
dan sifat arsip guna mempermudah penemuan kembali arsip.
34. Pencipta arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam
pelaksanaan fungsi, tugas dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip
dinamis.
35. Penciptaan arsip adalah proses kegiatan pengimlaan atau pengejaan, tulisan
tangan, pemrosesan data atau kata sehingga terciptanya suatu naskah atau
dokumen (tata naskah).
36. Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara
efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan
pemeliharaan, serta penyusutan arsip.
37. Pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien,
efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan,
pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional.
38. Penggunaan arsip adalah kegiatan pemanfaatan dan penyediaan arsip bagi
kepentingan pengguna arsip yang berhak.
39. Penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan,
pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan
nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta
sumber daya lainnya.
40. Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara
pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip
yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga
kearsipan.
41. Pengelola arsip adalah pegawai yang diberikan tugas dan tanggungjawab oleh
pejabat yang berwenang untuk melakukan pengelolaan arsip yang meliputi
pengurusan surat masuk dan surat keluar serta melaksanakan pendataan dan
penataan arsip.
42. Perusahaan adalah setiap bentuk usaha yang melakukan kegiatan dengan tujuan
memperoleh keuntungan atau laba yang berbentuk badan hukum yang didirikan
dan / atau berkedudukan dalam wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia.
43. Preservasi arsip adalah kegiatan pemeliharaan, perawatan serta penjagaan arsip
terhadap berbagai unsur perusak arsip.
44. Satuan Kerja Perangkat Daerah yang selanjutnya disingkat SKPD adalah
perangkat daerah sebagai unsur pembantu Walikota Pangkalpinang dalam
penyelenggaraan pemerintahan daerah yang terdiri dari Sekretariat Daerah,
Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah, Dinas Daerah, Lembaga Teknis
Daerah, dan Kecamatan serta Kelurahan maupun Sekolah - sekolah.
45. Sistem Informasi Kearsipan Daerah yang selanjutnya disingkat SIKD adalah
sistem informasi arsip yang dikelola oleh Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota
Pangkalpinang yang menggunakan sarana jaringan informasi kearsipan daerah.
46. Sistem Informasi Kearsipan Nasional yang selanjutnya disingkat SIKN adalah
sistem informasi arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI yang
menggunakan sarana jaringan informasi kearsipan nasional.
47. Sistem Kearsipan Daerah yang selanjutnya disingkat SKD adalah suatu sistem
yang membentuk pola hubungan berkelanjutan antar berbagai komponen yang
memiliki fungsi dan tugas tertentu, interaksi antar pelaku serta unsur lain yang
saling mempengaruhi dalam penyelenggaraan kearsipan.
48. Sistem Kearsipan Nasional yang selanjutnya disingkat SKN adalah suatu sistem
yang membentuk pola hubungan berkelanjutan antar berbagai komponen yang
memiliki fungsi dan tugas tertentu, interaksi antar pelaku serta unsur lain yang
saling mempengaruhi dalam penyelenggaraan kearsipan secara nasional.
49. Sumber daya kearsipan adalah dukungan terhadap sistem kearsipan nasional
berupa sumber daya manusia, prasarana dan sarana, organisasi kearsipan dan
pendanaan.
50. Unit kearsipan adalah unit kerja yang memiliki fungsi, tugas dan tanggungjawab
mengkoordinasikan, mengawasi, mengarahkan, mengendalikan dan menangani
pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan.
51. Unit pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas
dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan
penciptaan arsip di lingkungannya.
BAB II
ASAS, TUJUAN, SASARAN DAN RUANG LINGKUP
Bagian Kesatu
Asas
Pasal 2
Penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan berasaskan :
a. Aksesibilitas
b. Akuntabilitas
c. Asal Usul (Principle of Provenance)
d. Aturan Asli (Principle of Original Order)
e. Keamanan dan Keselamatan
f. Keantisipatifan
g. Keautentikan dan Keterpercayaan
h. Kemanfaatan
i. Kepartisipatifan
j. Kepastian Hukum
k. Kepentingan Umum
l. Keprofesionalan
m. Keresponsifan, dan
n. Keutuhan.
Bagian Kedua
Tujuan dan Sasaran
Pasal 3
Tujuan penyelenggaraan kearsipan di lingkungan Kota Pangkalpinang, adalah :

a. Terciptanya arsip dari setiap kegiatan yang dilakukan oleh instansi swasta, instansi
pemerintah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan dan perseorangan, serta lembaga kearsipan daerah sebagai
penyelenggara kearsipan daerah.
b. Terciptanya penyelenggaraan kearsipan daerah sebagai suatu sistem yang

komprehensif, dinamis dan terpadu.
c. Terjaminnya ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti
yang sah.
d. Terjaminnya keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban

dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
e. Terjaminnya perlindungan kepentingan daerah dan hak - hak keperdataan

masyarakat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan
terpercaya.
f. Terselamatkannya aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya,
pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa.
g. Terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang - undangan.
h. Terwujudnya peningkatan kualitas pelayanan publik terhadap pengelolaan dan

pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
Pasal 4
Sasaran dalam penyelenggaraan kearsipan ini, adalah :

a. Perlindungan dan penyelamatan arsip daerah.
b. Pengembangan dan pemanfaatan koleksi arsip daerah.
c. Peningkatan sumber daya manusia kearsipan.
d. Peningkatan kapasitas kelembagaan kearsipan.
e. Peningkatan sarana dan prasarana kearsipan.
f. Peningkatan peran serta masyarakat dalam penyelenggaraan kearsipan.
Bagian Ketiga
Ruang Lingkup
Pasal 5
(1) Ruang lingkup penyelenggaraan kearsipan di lingkungan Kota Pangkalpinang

meliputi penetapan kebijakan, pembinaan kearsipan dan pengelolaan arsip dalam
suatu sistem kearsipan daerah yang didukung oleh sumber daya manusia, sarana
dan prasarana, serta sumber daya lain sesuai dengan ketentuan Peraturan
Perundang - undangan.
(2) Ruang lingkup sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi kegiatan yang
dilakukan oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan
serta lembaga kearsipan yang berdomisili di wilayah Kota Pangkalpinang.
Pasal 6
Peraturan Daerah ini berlaku terhadap setiap orang dan / atau badan hukum, baik
berkewarganegaraan Indonesia ataupun asing yang melakukan kegiatan kearsipan dan
/ atau usaha pemanfaatan kearsipan dan / atau jasa kearsipan yang berada dalam
wilayah kewenangan Kota Pangkalpinang.
BAB III
PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DAERAH
Bagian Kesatu
Umum
Pasal 7
(1) Penyelenggaraan kearsipan daerah menjadi tanggung jawab Walikota

Pangkalpinang dan dilaksanakan oleh Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota
Pangkalpinang secara komprehensif, dinamis dan terpadu.
(2) Penyelenggaraan kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), meliputi :

a. penetapan kebijakan kearsipan daerah,
b. pembinaan kearsipan,
c. pengelolaan arsip daerah.
(3) Penyelenggaraan kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), didukung

sumber daya kearsipan yang meliputi :
a. sumber daya manusia,
b. prasarana dan sarana,
c. organisasi kearsipan, serta
d. pendanaan.
Pasal 8
(1) Penyelenggaraan kearsipan wajib dilaksanakan oleh pencipta arsip di lingkungan

Kota Pangkalpinang, yang terdiri atas :
a. satuan kerja perangkat daerah,
b. badan usaha milik daerah,
c. unit penyelenggara pemerintahan lainnya,
d. lembaga pendidikan,
e. perusahaan,
f. organisasi politik,
g. organisasi kemasyarakatan, dan
h. perseorangan.
(2) Penyelenggaraan kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), menjadi

tanggung jawab masing - masing pencipta arsip serta Kantor Perpustakaan dan
Arsip Kota Pangkalpinang.
(3) Penyelenggaraan kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), harus sinergi
dengan sistem kearsipan nasional serta sesuai dengan peraturan perundang -
undangan.
Bagian Kedua
Penetapan Kebijakan Kearsipan Daerah
Pasal 9
(1) Penetapan kebijakan kearsipan daerah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7

ayat (2) huruf a, adalah penetapan norma, standar dan pedoman
penyelenggaraan kearsipan di lingkungan Kota Pangkalpinang berdasarkan
kebijakan kearsipan nasional.
(2) Penetapan kebijakan kearsipan daerah sebagaimana dimaksud dalam ayat (1),
menjadi tanggung jawab Walikota Pangkalpinang.
(3) Penetapan kebijakan kearsipan daerah sebagaimana dimaksud dalam ayat (1),
meliputi :
a. penetapan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan kearsipan dinamis.
b. penetapan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan kearsipan statis.
c. penetapan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan sistem kearsipan
daerah (SKD dan SIKD).
d. penetapan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan jaringan kearsipan.
e. penetapan peraturan dan kebijakan pengembangan sumber daya manusia
kearsipan.
f. penetapan peraturan dan kebijakan penggunaan prasarana dan sarana
kearsipan.
(4) Kebijakan kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (3), menjadi acuan bagi
pencipta arsip serta Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Pangkalpinang dalam
penyelenggaraan kearsipan sesuai dengan kebijakan kearsipan nasional.
Bagian Ketiga
Pembinaan Kearsipan Daerah
Pasal 10
(1) Pembinaan kearsipan daerah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (2)
huruf b, dilaksanakan oleh Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Pangkalpinang
sebagai lembaga kearsipan daerah terhadap pencipta arsip di lingkungan Kota
Pangkalpinang, yang meliputi :
a. Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD),
b. Badan Usaha Milik Daerah (BUMD),
c. kecamatan dan kelurahan, serta
d. sekolah – sekolah se Kota Pangkalpinang.
(2) Pembinaan kearsipan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), meliputi :

a. koordinasi penyelenggaraan kearsipan.
b. penyusunan pedoman kearsipan.
c. pemberian bimbingan, supervisi, dan konsultasi pelaksanaan kearsipan.
d. sosialisasi kearsipan.
e. pendidikan dan pelatihan kearsipan.
f. perencanaan, pemantauan, dan evaluasi.
Bagian Keempat
Pengelolaan Arsip Daerah
Pasal 11
(1) Pengelolaan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (2) huruf c,
dilakukan untuk menjamin ketersediaan dan keselamatan arsip yang autentik,
utuh dan terpercaya dengan didasarkan pada sifat keterbukaan dan / atau
ketertutupan informasi sesuai dengan ketentuan peraturan perundang – undangan
yang berlaku.
(2) Pengelolaan arsip meliputi pengelolaan arsip dinamis dan pengelolaan arsip
statis.
(3) Pengelolaan arsip dinamis menjadi tanggung jawab pencipta arsip dan
dilaksanakan oleh unit - unit kearsipan.
(4) Pengelolaan arsip statis menjadi tanggung jawab lembaga kearsipan daerah yakni
Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Pangkalpinang.
(5) Pengelolaan arsip dinamis dan pengelolaan arsip statis di lingkungan pencipta
arsip maupun di lembaga kearsipan daerah dilaksanakan oleh arsiparis dan / atau
pengelola arsip yang memiliki pengetahuan / kompetensi di bidang kearsipan.
Pasal 12
(1) Pengelolaan arsip dinamis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 ayat (2),
meliputi kegiatan penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan
arsip.
(2) Dalam pengelolaan arsip dinamis, Pemerintah Kota Pangkalpinang wajib :

a. memelihara, melindungi, dan menyelamatkan arsip yang termasuk dalam
kategori arsip terjaga, serta
b. memberkaskan dan melaporkan arsip yang termasuk dalam kategori arsip
terjaga kepada Kepala ANRI paling lama 1 (satu) tahun setelah pelaksanaan
kegiatan.
Pasal 13
Pengelolaan arsip statis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 ayat (2), meliputi
kegiatan akuisisi, pengolahan, preservasi dan akses arsip statis dalam rangka
pemanfaatan, pendayagunaan serta pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan
daerah.
Pasal 14
(1) Untuk mendukung pengelolaan arsip diperlukan instrumen sebagai berikut :

a. tata naskah dinas.
b. klasifikasi arsip.
c. jadwal retensi arsip (JRA).
d. sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip.
(2) Tata naskah dinas, klasifikasi arsip, JRA serta sistem klasifikasi keamanan dan
akses arsip di lingkungan Pemerintah Kota Pangkalpinang ditetapkan oleh
Walikota Pangkalpinang sesuai ketentuan peraturan perundang - undangan.
(3) Tata naskah dinas, klasifikasi arsip, JRA serta sistem klasifikasi keamanan dan
akses arsip pada pencipta arsip di luar Pemerintah Kota Pangkalpinang ditetapkan
oleh pimpinan pencipta arsip sesuai ketentuan peraturan perundang - undangan.
Pasal 15
(1) Tata naskah dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 ayat (1) huruf a
mencakup pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan,
distribusi dan penyimpanan serta media yang digunakan dalam komunikasi
kedinasan.
(2) Tata naskah dinas digunakan untuk memenuhi autentisitas dan reliabilitas arsip
konvensional.
Pasal 16
(1) Klasifikasi arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 ayat (1) huruf b disusun
berdasarkan pada analisis fungsi dan tugas pencipta arsip yang disusun secara
logis, sistematis dan kronologis.
(2) Klasifikasi arsip digunakan sebagai dasar pemberkasan, penataan dan
mendukung akses, pemanfaatan arsip serta penyusutan arsip.
Pasal 17
(1) Jadwal retensi arsip (JRA) sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 ayat (1) huruf
c mencakup jangka waktu penyimpanan (retensi), jenis arsip serta penetapan
kondisi arsip.
(2) JRA digunakan sebagai pedoman penyusutan, penyelamatan dan pemusnahan

arsip.
(3) JRA pada Pemerintah Kota Pangkalpinang disusun oleh masing - masing
pimpinan pencipta arsip yang dikoordinasikan oleh Kepala Kantor Perpustakaan
dan Arsip Kota Pangkalpinang.
(4) JRA terdiri atas JRA fasilitatif dan JRA substantif.
(5) Penentuan retensi arsip pada JRA fasilitatif atau JRA substantif mengacu pada
pedoman retensi arsip fasilitatif atau pedoman retensi arsip substantif.
(6) Dalam penyusunan JRA, Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Pangkalpinang
akan memberikan asistensi dan bimbingan kepada pencipta arsip berdasarkan
pedoman penyusunan JRA.
Pasal 18
Klasifikasi keamanan dan akses arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 ayat (1)
huruf d, disusun sebagai dasar untuk menentukan keterbukaan dan kerahasiaan arsip
dalam rangka penggunaan arsip dan informasinya sesuai dengan peraturan perundang
- undangan.
Pasal 19
Ketentuan teknis mengenai tata naskah dinas, klasifikasi arsip, JRA serta klasifikasi
keamanan dan akses arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 sampai dengan
Pasal 18 diatur lebih lanjut dalam Peraturan Walikota Pangkalpinang.
Bagian Kelima
Kepemilikan Arsip
Pasal 20
(1) Arsip yang tercipta dari kegiatan instansi penyelenggara pemerintahan daerah
dinyatakan sebagai arsip milik daerah.
(2) Arsip yang tercipta dari kegiatan di luar lingkungan penyelenggara pemerintahan
daerah yang menggunakan sumber dana negara dan / atau daerah dinyatakan
sebagai arsip milik daerah.
(3) Arsip yang tercipta dari kegiatan yang dilaksanakan oleh pihak ketiga yang
pembiayaannya bersumber dari dana negara dan / atau daerah dinyatakan
sebagai arsip milik daerah.
Bagian Keenam
Organisasi Kearsipan
Pasal 21
(1) Organisasi kearsipan di lingkungan Kota Pangkalpinang terdiri atas unit kearsipan
pada pencipta arsip dan lembaga kearsipan daerah.
(2) Unit kearsipan pada pencipta arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat
dibentuk oleh setiap instansi Pemerintah Daerah, Perguruan Tinggi Negeri dan
Badan Usaha Milik Daerah (BUMD) yang berada di wilayah Kota Pangkalpinang.
(3) Apabila tidak dimungkinkan membentuk unit kearsipan, unit kerja yang memiliki
fungsi kesekretariatan atau ketatausahaan di setiap pencipta arsip bertindak
sebagai unit kearsipan disesuaikan dengan struktur organisasi dan tata kerja yang
dimiliki.
(4) Lembaga kearsipan daerah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) adalah Kantor
Perpustakaan dan Arsip Kota Pangkalpinang yang juga memiliki unit kearsipan
selaku pencipta arsip.
Pasal 22
(1) Unit kearsipan pada pencipta arsip sebagaimana dimaksud pada Pasal 21 ayat
(2), mengelola arsip inaktif dari unit pengolah di lingkungan instansinya.
(2) Unit kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) memiliki tugas :
a. mengelola arsip inaktif yang memiliki retensi kurang dari 10 tahun dari unit
pengolah di lingkungan instansinya;
b. memusnahkan arsip yang memiliki retensi kurang dari 10 tahun di lingkungan
instansinya;
c. menyerahkan arsip inaktif yang memiliki retensi 10 tahun atau lebih dan / atau
arsip statis melalui pimpinan instansinya kepada Kepala Kantor Perpustakaan
dan Arsip Kota Pangkalpinang;
d. mengolah dan menyajikan arsip sebagai bahan informasi.
(3) Unit pengolah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) mempunyai tugas :
a. menciptakan arsip;
b. memberkaskan arsip aktif;
c. mengelola, menyimpan dan menyajikan arsip aktif;
d. mengelola arsip vital;
e. memindahkan arsip inaktif ke unit kearsipan.
(4) Unit pengolah melaporkan tugas dan tanggung jawab pengelolaan arsip aktif
kepada pimpinan pencipta arsip melalui unit kearsipan di instansinya.
(5) Pengelolaan arsip aktif menjadi tanggung jawab pimpinan unit pengolah dan
dilaksanakan oleh arsiparis dan / atau pengelola arsip.
Pasal 23
(1) Lembaga kearsipan daerah sebagaimana dimaksud pada Pasal 21 ayat (4),
mengelola arsip inaktif dan arsip statis yang diterima dari unit kearsipan pada
pencipta arsip di lingkungan Kota Pangkalpinang.
(2) Lembaga kearsipan daerah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) memiliki tugas :
a. mengelola arsip inaktif yang memiliki retensi 10 tahun atau lebih yang diterima
dari unit kearsipan pada pencipta arsip di lingkungan Kota Pangkalpinang;
b. memusnahkan arsip yang diterima dari unit kearsipan pada pencipta arsip dan
/ atau dari lingkungan intern Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota
Pangkalpinang;
c. menerima arsip statis dari pimpinan pencipta arsip yang diserahkan ke Kantor
Perpustakaan dan Arsip Kota Pangkalpinang;
d. melakukan pembinaan dan evaluasi dalam rangka penyelenggaraan

kearsipan di lingkungan Kota Pangkalpinang.
BAB IV
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
Bagian Kesatu
Ruang Lingkup Pengelolaan
Pasal 24
(1) Setiap pencipta arsip di lingkungan Kota Pangkalpinang wajib melakukan

pengelolaan arsip dinamis.
(2) Pengelolaan arsip dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) merupakan
kegiatan pengendalian arsip secara efisien, efektif, dan sistematis mulai dari
penciptaan arsip, penataan dan penyimpanan arsip, penggunaan dan
pemeliharaan arsip serta penyusutan arsip.
(3) Pengelolaan arsip dinamis meliputi pengelolaan arsip aktif, pengelolaan arsip
inaktif dan pengelolaan arsip vital.
(4) Pengelolaan arsip dinamis dilaksanakan guna menjamin ketersediaan arsip

sebagai bahan akuntabilitasi kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu
sistem yang andal, sistematis, utuh dan dinamis serta sesuai dengan norma,
standar, prosedur dan kriteria yang ada.
(5) Pejabat atau orang yang bertanggungjawab dalam pengelolaan arsip dinamis
sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib menjaga keautentikan, keutuhan,
keamanan dan keselamatan arsip yang dikelolanya.
Bagian Kedua
Penciptaan Arsip
Pasal 25
(1) Penciptaan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 24 ayat (2) dilaksanakan
dengan baik dan benar untuk menjamin isi rekaman kegiatan dan / atau peristiwa
sebagaimana adanya sehingga menghasilkan arsip yang autentik, utuh dan
terpercaya sesuai dengan ketentuan.
(2) Penciptaan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan sesuai
dengan tata naskah dinas dan harus memenuhi komponen struktur, isi dan
konteks arsip.
(3) Untuk setiap arsip yang tercipta, pencipta arsip harus mencatat dan
mendokumentasikannya secara lengkap dan akurat.
(4) Pimpinan pencipta arsip bertanggung jawab atas autentisitas arsip yang tercipta.
Bagian Ketiga
Penataan dan Penyimpanan Arsip
Pasal 26
(1) Penataan dan penyimpanan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 24 ayat
(2) dilaksanakan dengan baik dan benar untuk menjamin keselamatan dan
keamanan arsip baik terhadap fisik maupun isi / informasinya dengan
memperhatikan kelengkapan dan keutuhan berkas serta jaminan autentisitasnya
sebagai bahan bukti yang sah.
(2) Penataan dan penyimpanan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
dilaksanakan berdasarkan klasifikasi arsip serta urutan tata letak yang
memudahkan penemuan kembali arsip.
(3) Penataan dan penyimpanan arsip dilakukan dengan menggunakan sarana

pengolahan dan penyimpanan arsip yang sesuai dengan standar kearsipan
nasional.
(4) Terhadap arsip yang telah tertata dan tersimpan rapi, arsiparis dan / atau
pengelola arsip harus membuat Daftar Arsip / Daftar Pencarian Arsip sebagai alat
temu kembali arsip.
Bagian Keempat
Penggunaan dan Pemeliharaan Arsip
Pasal 27
(1) Setiap pencipta arsip dapat menyediakan arsip dinamis bagi kepentingan
pengguna arsip yang berhak.
(2) Penyediaan arsip dinamis digolongkan dalam 2 (dua) kategori yaitu arsip terjaga
dan arsip umum.
(3) Pencipta arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib menjaga keutuhan,
keamanan dan keselamatan arsip dinamis yang masuk dalam kategori arsip
terjaga.
(4) Pencipta arsip dapat menentukan prosedur penggunaan arsip berdasarkan

standar pelayanan minimal serta klasifikasi keamanan dan akses arsip dengan
memperhatikan sifat keterbukaan atau ketertutupan arsip.
(5) Pencipta arsip dapat menutup akses atas penggunaan / pemanfaatan arsip
apabila penggunaan arsip dimaksud bersifat rahasia atau tertutup atau dapat
menimbulkan dampak negatif, seperti :
a. menghambat proses penegakan hokum;
b. mengganggu kepentingan perlindungan hak atas kekayaan intelektual dan
perlindungan dari persaingan usaha tidak sehat;
c. membahayakan kondisi dan keamanan wilayah;
d. mengungkapkan kekayaan milik daerah yang masuk dalam kategori dilindungi
kerahasiaannya;
e. mengungkapkan isi akta autentik yang bersifat pribadi dan kemauan terakhir
ataupun wasiat seseorang kecuali kepada yang berhak secara hukum.
Pasal 28
(1) Pemeliharaan arsip dinamis sebagaimana dimaksud pada Pasal 24 ayat (2)
dilaksanakan oleh pencipta arsip untuk menjamin keamanan informasi dan fisik
arsip.
(2) Pemeliharaan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan sesuai
dengan standar pemeliharaan arsip.
Bagian Kelima
Penyusutan Arsip
Pasal 29
(1) Penyusutan arsip sebagaimana dimaksud pada Pasal 24 ayat (2) dilaksanakan
oleh pencipta arsip dan / atau lembaga kearsipan daerah.
(2) Penyusutan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan

berdasarkan JRA dengan memperhatikan kepentingan pencipta arsip, daerah
serta kepentingan masyarakat, bangsa dan negara.
(3) Penyusutan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi :

a. pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan;
b. pemusnahan arsip yang dilaksanakan sesuai dengan JRA dan ketentuan
peraturan perundang - undangan yang terkait;
c. penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan
daerah.
(4) Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (3) huruf b dilakukan
terhadap :
a. arsip yang tidak memiliki nilai guna;
b. arsip yang masa retensi / penyimpanannya telah habis dan berdasarkan JRA
berketerangan dimusnahkan;
c. arsip yang tidak ada peraturan perundang - undangan yang melarang
pemusnahannya;
d. arsip yang tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara /
masalah hukum.
e. bahan non arsip.
Pasal 30
Setiap pencipta arsip berdasarkan Peraturan Daerah ini dilarang melaksanakan

pemusnahan arsip tanpa prosedur yang benar.
Bagian Keenam
Pengelolaan Arsip Aktif
Pasal 31
(1) Setiap unit pengolah pada pencipta arsip wajib melakukan pengelolaan arsip aktif
yang meliputi penciptaan, penggunaan, penataan, penyimpanan, pemeliharaan /
perawatan sampai dengan penyusutan arsip.
(2) Setiap penciptaan arsip harus terjamin autentikasi dan keutuhannya serta dicatat
dalam suatu register agar terjamin keberadaannya.
(3) Penggunaan arsip aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) hanya dapat
dilakukan oleh pencipta arsip dan / atau pihak terkait yang berhak sesuai dengan
sifat kerahasiaan arsip.
(4) Penataan arsip aktif dilakukan melalui pemberkasan arsip aktif dengan
menggunakan kode klasifikasi arsip.
(5) Penyimpanan arsip aktif yang sudah tertata baik fisik maupun informasinya
dilakukan dengan menggunakan sarana penyimpanan arsip yang sesuai dengan
standar kearsipan.
(6) Untuk memudahkan penemuan kembali arsip aktif yang sudah disimpan, unit
pengolah harus membuat daftar arsip aktif.
(7) Pemeliharaan terhadap arsip aktif dapat dilakukan secara preventif dan / atau
kuratif.
(8) Penyusutan arsip dapat dilakukan dengan cara menyerahkan arsip aktif yang
telah habis masa simpannya sebagai arsip aktif berdasarkan JRA ke unit
kearsipan yang ada di instansinya masing – masing disertai daftar arsip dan berita
acara pemindahan / penyerahan.
Bagian Ketujuh
Pengelolaan Arsip Inaktif
Pasal 32
(1) Setiap unit kearsipan pada pencipta arsip dan lembaga kearsipan daerah wajib
melakukan pengelolaan arsip inaktif yang meliputi penataan, penyimpanan,
penggunaan, pemeliharaan sampai dengan penyusutan arsip.
(2) Penataan arsip inaktif dilakukan melalui pemilahan kembali arsip yang diterima
sesuai dengan kode klasifikasi arsip yang seharusnya.
(3) Penyimpanan arsip inaktif yang sudah tertata baik fisik maupun informasinya
dilakukan dengan menggunakan sarana penyimpanan arsip yang sesuai dengan
standar kearsipan.
(4) Untuk memudahkan penemuan kembali arsip inaktif yang sudah disimpan, unit
kearsipan maupun lembaga kearsipan daerah harus membuat daftar arsip inaktif.
(5) Penggunaan arsip inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) hanya dapat
dilakukan oleh pencipta arsip, lembaga kearsipan daerah ataupun pihak terkait
yang berhak sesuai dengan sifat kerahasiaan arsip.
(6) Pemeliharaan terhadap arsip inaktif dapat dilakukan secara preventif maupun
kuratif.
(7) Penyusutan arsip inaktif pada unit kearsipan pencipta arsip dapat dilakukan
dengan cara menyerahkan arsip inaktif yang telah memasuki masa simpan /
retensi 10 tahun atau lebih berdasarkan JRA ke Kantor Perpustakaan dan Arsip
Kota Pangkalpinang.
Pasal 33
(1) Arsip inaktif yang memiliki retensi kurang dari 10 tahun disimpan oleh masing -
masing unit kearsipan pada pencipta arsip.
(2) Arsip inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dipindahkan dari unit pengolah
ke unit kearsipan pada pencipta arsip yang bersangkutan.
(3) Pemindahan arsip inaktif yang memiliki retensi kurang dari 10 tahun dilakukan
dengan ketentuan sebagai berikut :
a. Memiliki retensi akumulatif kurang dari 10 tahun;
b. telah habis masa simpannya sebagai arsip aktif berdasarkan JRA;
c. tidak digunakan lagi sebagai bahan pembuktian, sebagai bahan penegakan
hak dan kewajiban, atau kepentingan lainnya bagi unit pengolah.
(4) Pemindahan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilakukan dalam kondisi
tertata baik fisik maupun informasinya, dilengkapi dengan daftar arsip inaktif yang
dipindahkan dan dibuatkan Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif dengan retensi
kurang dari sepuluh tahun.
(5) Syarat dan prosedur pemindahan arsip inaktif dengan retensi kurang dari sepuluh
tahun diatur lebih lanjut dengan Peraturan Walikota Pangkalpinang.
Pasal 34
(1) Arsip inaktif yang memiliki retensi 10 tahun atau lebih dipindahkan dari unit
kearsipan pada pencipta arsip ke Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota
Pangkalpinang.
(2) Pemindahan arsip inaktif yang memiliki retensi 10 tahun atau lebih dilakukan
dengan ketentuan sebagai berikut :
a. secara akumulatif retensi arsip 10 tahun atau lebih;
b. telah habis masa simpannya sebagai arsip aktif berdasarkan JRA;
c. tidak digunakan lagi sebagai bahan pembuktian atau bahan penegakan hak
dan kewajiban atau kepentingan lainnya bagi pencipta arsip.
(3) Pemindahan dilakukan dalam kondisi tertata baik fisik maupun informasinya,
dilengkapi dengan daftar arsip inaktif yang dipindahkan dan dibuatkan Berita
Acara Pemindahan Arsip Inaktif dengan retensi sepuluh tahun atau lebih.
(4) Pimpinan pencipta arsip bertanggung jawab atas autentisitas, reliabilitas, dan
keutuhan arsip inaktif yang dipindahkan ke Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota
Pangkalpinang.
(5) Syarat dan prosedur pemindahan arsip inaktif dari pencipta arsip ke Kantor
Perpustakaan dan Arsip Kota Pangkalpinang diatur lebih lanjut dengan Peraturan
Walikota Pangkalpinang.
Pasal 35
(1) Kepala unit kearsipan dan / atau pengelola arsip pada pencipta arsip bertanggung
jawab atas terwujudnya tertib arsip, tersedianya Daftar Arsip Inaktif serta
terjaminnya keselamatan dan keamanan arsip inaktif di lingkungan instansinya.
(2) Kepala lembaga kearsipan daerah serta kepala unit kearsipan pada Kantor
Perpustakaan dan Arsip Kota Pangkalpinang yang membawahi fungsi
pengelolaan arsip inaktif bertanggung jawab atas terwujudnya tertib arsip,
tersedianya Daftar Arsip Inaktif serta terjaminnya keselamatan dan keamanan
arsip inaktif daerah di lembaga kearsipan daerah.
(3) Tanggung jawab dapat dibebankan secara sendiri - sendiri atau secara tanggung
renteng sesuai dengan proporsinya.
Bagian Kedelapan
Pengelolaan Arsip Vital
Pasal 36
(1) Setiap pencipta arsip di lingkungan Kota Pangkalpinang serta Kantor

Perpustakaan dan Arsip Kota Pangkalpinang dapat membuat program arsip vital
sebagai upaya perlindungan arsip.
(2) Program arsip vital sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan melalui
kegiatan :
a. indentifikasi;
b. perlindungan dan pengamanan; serta
c. penyelamatan dan pemulihan.
(3) Setiap pencipta arsip wajib menyerahkan duplikat arsip vital sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) kepada Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota
Pangkalpinang.
(4) Ketentuan lebih lanjut mengenai program arsip vital sebagaimana dimaksud pada
ayat (1) dan ayat (2) diatur dengan Peraturan Walikota Pangkalpinang.
BAB V
PENGELOLAAN ARSIP STATIS
Bagian Kesatu
Ruang Lingkup Pengelolaan
Pasal 37
(1) Pengelolaan arsip statis dilaksanakan untuk menjamin keselamatan arsip sebagai
bahan pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa,
dan bernegara.
(2) Pengelolaan arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan oleh
Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Pangkalpinang selaku lembaga kearsipan
daerah.
(3) Pengelolaan arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi kegiatan
akuisisi, pengolahan, preservasi dan akses arsip statis.
Pasal 38
(1) Setiap pencipta arsip dapat menyerahkan arsip statis dan / atau arsip duplikasinya
yang sudah dilegalisir kepada lembaga kearsipan daerah yakni Kantor
Perpustakaan dan Arsip Kota Pangkalpinang.
(2) Instansi vertikal di wilayah Kota Pangkalpinang dapat menyerahkan arsip statis
kepada lembaga kearsipan daerah sepanjang instansi induknya tidak menentukan
lain.
(3) Penyerahan arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2)
dilakukan berdasarkan JRA dan memenuhi syarat sebagai berikut :
a. Telah habis retensinya dan berketerangan dipermanenkan berdasarkan JRA;
b. Tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara;
c. Memiliki nilai guna kesejarahan.
(4) Selain arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (3), arsip yang tidak dikenali
penciptanya atau tidak ada JRAnya namun dinyatakan dalam DPA oleh lembaga
kearsipan daerah dinyatakan sebagai arsip statis.
(5) Penyerahan arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (3) dan ayat (4)
dilengkapi dengan daftar arsip statis yang diserahkan serta dibuatkan Berita Acara
Penyerahan Arsip Statis.
Pasal 39
(1) Pencipta arsip bertanggung jawab atas autentisitas, reliabilitas dan keutuhan arsip
statis yang diserahkan kepada Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota
Pangkalpinang.
(2) Syarat dan prosedur penyerahan arsip statis dari pencipta arsip ke Kantor
Perpustakaan dan Arsip Kota Pangkalpinang diatur lebih lanjut dengan Peraturan
Walikota Pangkalpinang
Bagian Kedua
Akuisisi Arsip Statis
Pasal 40
(1) Akuisisi arsip statis sebagaimana dimaksud pada Pasal 37 ayat (3)
dilaksanakan oleh Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Pangkalpinang terhadap
arsip statis yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung.
(2) Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Pangkalpinang harus membuat DPA yang
meliputi arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan mengumumkannya pada
publik.
(3) Setiap orang yang memiliki atau menyimpan arsip statis sebagaimana dimaksud
pada ayat (2) harus menyerahkannya kepada Kantor Perpustakaan dan Arsip
Kota Pangkalpinang berdasarkan syarat - syarat yang ditetapkan dalam
pengumuman DPA.
Pasal 41
(1) Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Pangkalpinang juga dapat melakukan
akuisisi arsip statis dari lembaga pendidikan swasta dan perusahaan swasta yang
memperoleh anggaran kegiatan dari negara dan / atau daerah.
(2) Pelaksanaan akuisisi arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diikuti
dengan peralihan tanggung jawab pengelolaannya.
Bagian Ketiga
Pengolahan Arsip Statis
Pasal 42
(1) Pengolahan arsip statis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 37 ayat (3)
dilaksanakan berdasarkan asas asal usul dan asas aturan asli.
(2) Pengolahan arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan
berdasarkan standar deskripsi arsip statis.
(3) Pengolahan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dimasudkan untuk menjamin
penataan dan keteraturan arsip sehingga memudahkan pemanfaatan arsip.
Bagian Keempat
Preservasi Arsip Statis
Pasal 43
(1) Preservasi arsip statis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 37 ayat (3) dilakukan
untuk menjamin keselamatan dan kelestarian arsip statis.
(2) Preservasi arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan secara
preventif dan kuratif.
Bagian Kelima
Akses Arsip Statis
Pasal 44
(1) Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Pangkalpinang menyediakan akses arsip
statis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 37 ayat (3) bagi kepentingan
pengguna arsip.
(2) Akses arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan untuk
kepentingan pemanfaatan, pendayagunaan dan pelayanan publik dengan
memperhatikan prinsip keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip.
(3) Akses arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) didasarkan
pada sifat keterbukaan dan ketertutupan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang - undangan.
(4) Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Pangkalpinang sebagaimana dimaksud pada
ayat (1) menentukan standar, prosedur dan kriteria pelayanan serta menyediakan
fasilitas untuk kepentingan akses arsip statis sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang - undangan.
Pasal 45
(1) Akses arsip statis pada dasarnya terbuka untuk umum.
(2) Apabila akses terhadap arsip statis yang berasal dari pencipta arsip terdapat
persyaratan tertentu, akses arsip dilakukan sesuai dengan persyaratan dari
pencipta arsip yang memiliki arsip tersebut.
(3) Akses arsip statis dapat dinyatakan tertutup apabila memenuhi syarat – syarat
yang diatur dalam ketentuan peraturan perundang - undangan.
(4) Terhadap akses arsip statis yang dinyatakan tertutup sebagaimana dimaksud
dalam ayat (3) atau karena sebab lain, Kepala Kantor Perpustakaan dan Arsip
Kota Pangkalpinang sesuai dengan lingkup kewenangannya dapat menyatakan
akses terhadap arsip statis tersebut menjadi terbuka setelah melewati masa
penyimpanan selama 25 (dua puluh lima) tahun.
(5) Kepala Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Pangkalpinang memiliki kewenangan
menetapkan keterbukaan arsip statis sebelum 25 (dua puluh lima) tahun masa
penyimpanan yang dinyatakan masih tertutup dengan pertimbangan :
a. tidak menghambat proses penegakan hukum;
b. tidak mengganggu kepentingan perlindungan hak atas kekayaan intelektual
dan perlindungan dari persaingan usaha tidak sehat;
c. tidak membahayakan pertahanan dan keamanan wilayah;
d. tidak mengungkapkan kekayaan milik daerah / negara yang masuk dalam
kategori dilindungi kerahasiaannya;
e. tidak merugikan ketahanan ekonomi daerah dan / atau nasional;
f. tidak merugikan kepentingan daerah dan / atau negara;
g. tidak mengungkapkan isi data autentik yang bersifat pribadi atau kemauan
terakhir ataupun wasiat seseorang kecuali kepada yang berhak secara
hukum;
h. tidak mengungkapkan rahasia atau data pribadi;
i. tidak mengungkapkan memorandum atau surat - surat yang menurut sifatnya
perlu dirahasiakan.
(6) Untuk kepentingan penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan serta

kepentingan penyelidikan dan penyidikan, arsip sebagaimana dimaksud pada ayat
(2) dan ayat (3) dapat diakses dengan kewenangan Kepala Kantor Perpustakaan
dan Arsip Kota Pangkalpinang.
Pasal 46
(1) Penetapan akses arsip statis menjadi tertutup sebagaimana dimaksud pada Pasal
45 ayat (3) dilakukan oleh Kepala Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota
Pangkalpinang dan dilaporkan kepada Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kota
Pangkalpinang sesuai dengan tingkatannya.
(2) Penetapan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan secara terkoordinasi
dengan pencipta arsip yang sebelumnya menguasai arsip statis tersebut.
(3) Penetapan keterbukaan akses arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (2)
dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang - undangan.
Pasal 47
Ketentuan lebih lanjut mengenai tata cara akuisisi, pengolahan, preservasi dan akses
arsip statis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 40 sampai dengan Pasal 46 diatur
dengan Peraturan Walikota Pangkalpinang.
BAB VI
AUTENTIFIKASI ARSIP
Pasal 48
(1) Pencipta arsip dan / atau lembaga kearsipan daerah dapat membuat arsip dalam
berbagai bentuk dan / atau melakukan alih media meliputi media elektronik
maupun media lainnya.
(2) Autentifikasi terhadap arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat dilakukan
oleh lembaga kearsipan daerah.
(3) Ketentuan mengenai autentifikasi arsip yang tercipta secara elektronik dan / atau
hasil alih media sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus dapat dibuktikan
dengan persyaratan yang diatur dengan Peraturan Walikota Pangkalpinang.
Pasal 49
(1) Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Pangkalpinang berwenang melakukan

autentifikasi arsip statis dengan dukungan pembuktian.
(2) Untuk menjamin kapabilitas, kompetensi, serta kemandirian dan integritasnya

dalam melakukan fungsi dan tugas penetapan autentisitas suatu arsip statis,
Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Pangkalpinang harus didukung dengan
peralatan dan teknologi yang memadai.
(3) Dalam penetapan autentisitas suatu arsip, Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota
Pangkalpinang dapat berkoordinasi dengan instansi / lembaga yang mempunyai
kemampuan dan kompetensi.
BAB VII
PERLINDUNGAN DAN PENYELAMATAN ARSIP
Pasal 50
(1) Kota Pangkalpinang menyelenggarakan perlindungan dan penyelamatan terhadap

arsip milik daerah baik yang ada di dalam maupun di luar wilayah Kota
Pangkalpinang sebagai bahan pertanggungjawaban setiap aspek kehidupan
berbangsa dan bernegara untuk kepentingan daerah, pemerintahan, pelayanan
publik dan kesejahteraan rakyat.
(2) Kota Pangkalpinang secara khusus memberikan perlindungan dan penyelamatan

arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) yang berkaitan dengan
kependudukan, kewilayahan, kepulauan, perbatasan, perjanjian antar daerah,
kontrak karya dan masalah - masalah pemerintahan yang strategis lainnya.
(3) Kota Pangkalpinang menyelenggarakan perlindungan dan penyelamatan arsip

sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) dari bencana alam, bencana
sosial, perang, tindakan kriminal serta tindakan kejahatan yang mengandung
unsur sabotase, spionase dan terorisme.
(4) Perlindungan dan penyelamatan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan
ayat (2) dilaksanakan dan dikoordinasikan oleh Kantor Perpustakaan dan Arsip
Kota Pangkalpinang, pencipta arsip dan pihak terkait.
(5) Perlindungan dan penyelamatan arsip akibat bencana nasional dilaksanakan oleh
ANRI dan pencipta arsip yang berkoordinasi dengan Badan Nasional
Penanggulangan Bencana (BNPB).
(6) Perlindungan dan penyelamatan arsip akibat bencana yang tidak dinyatakan
sebagai bencana nasional dilaksanakan oleh pencipta arsip dan Kantor
Perpustakaan dan Arsip Kota Pangkalpinang yang berkoordinasi dengan BNPB.
Pasal 51
(1) Dalam hal terjadi penggabungan antar satuan kerja perangkat daerah maka
satuan kerja yang mewadahi fungsi SKPD yang digabung bertindak sebagai
pemilik arsip dari SKPD yang digabung tersebut.
(2) Dalam hal terjadi pembubaran satuan kerja perangkat daerah, Kantor
Perpustakaan dan Arsip Kota Pangkalpinang melakukan upaya penataan dan
penyelamatan arsip dari SKPD yang dibubarkan.
(3) Upaya penyelamatan arsip dari satuan kerja perangkat daerah sebagai akibat
pembubaran dilakukan oleh Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Pangkalpinang
bekerja sama dengan pejabat dan / atau personil yang pernah menduduki jabatan
pada SKPD yang dibubarkan.
(4) Tata cara penyelamatan arsip yang dibubarkan diatur lebih lanjut dengan
Peraturan Walikota Pangkalpinang.
Pasal 52
Setiap Pejabat / Pegawai Negeri Sipil di lingkungan Pemerintah Kota Pangkalpinang

yang dimutasi, pensiun, atau berhalangan tetap wajib menyerahkan arsip yang
dikuasainya kepada Pemerintah Kota Pangkalpinang melalui instansi tempat dia kerja
sebelumnya, kecuali arsip yang terkait haknya dengan tetap menyerahkan turunan /
duplikatnya.
BAB VIII
PENGAWASAN DAN EVALUASI
Pasal 53
(1) Pengawasan dan evaluasi atas pelaksanaan ketentuan - ketentuan dalam

Peraturan Daerah ini merupakan tanggung jawab Walikota Pangkalpinang.
(2) Pelaksanaan pengawasan dan evaluasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1),
dilaksanakan oleh Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Pangkalpinang secara
terkoordinasi dengan satuan kerja / lembaga yang memiliki fungsi pengawasan.
(3) Pengawasan dan evaluasi kearsipan dilakukan berdasarkan norma, standar,
prosedur dan kriteria sesuai dengan ketentuan peraturan perundang - undangan.
Pasal 54
(1) Pelaksanaan pengawasan dan evaluasi sebagaimana dimaksud pada Pasal 53

ayat (2) juga dapat melibatkan peran serta anggota masyarakat.
(2) Ketentuan mengenai sistem dan mekanisme pengawasan dan evaluasi yang
melibatkan anggota masyarakat diatur lebih lanjut dengan Peraturan Walikota
Pangkalpinang.
BAB IX
KERJA SAMA ANTAR DAERAH
Pasal 55
(1) Pemerintah Kota Pangkalpinang dapat mengadakan kerja sama bidang kearsipan
dengan daerah lainnya maupun dengan instansi / lembaga di luar wilayah Kota
Pangkalpinang.
(2) Kerja sama sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan untuk menghindari
perselisihan kepentingan antar daerah serta meningkatkan penyelenggaraan
kearsipan di Kota Pangkalpinang.
(3) Kerja sama sebagaimana dimaksud pada ayat (1) pelaksanaannya
dikoordinasikan oleh Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Pangkalpinang sesuai
dengan ketentuan peraturan perundang - undangan.
BAB X
PEMBIAYAAN
Pasal 56
Guna mendukung pelaksanaan ketentuan - ketentuan dalam Peraturan Daerah ini,

Pemerintah Kota Pangkalpinang dapat :
(1) Menyediakan anggaran biaya bagi penyelenggaraan kearsipan dalam Anggaran
Pendapatan dan Belanja Daerah Kota Pangkalpinang serta mengusahakan dana -
dana lain yang tidak mengikat.
(2) Mengupayakan sumber dana dari luar negeri yang sifatnya tidak mengikat.
(3) Menghimpun dan memanfaatkan dana masyarakat untuk penyelenggaraan
kearsipan.
BAB XI
LARANGAN
Pasal 57
(1) Pencipta arsip baik instansi, kelompok maupun individu dilarang melakukan
perbuatan – perbuatan tertentu yang tidak diperkenankan seperti :
a. memusnahkan arsip di luar prosedur yang benar;
b. menyediakan arsip dinamis kepada pengguna arsip yang tidak berhak;
c. menguasai arsip negara untuk kepentingan sendiri atau orang lain yang tidak
berhak;
d. tidak menjaga keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip yang terjaga untuk
kepentingan daerah dan / atau negara;
e. tidak menjaga kerahasiaan arsip tertutup, dan sebagainya.
(2) Apabila melanggar larangan sebagaimana dimaksudkan pada ayat (1), dapat
dikenakan sanksi administratif dengan segala akibat hukumnya sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang - undangan.
BAB XII
SANKSI ADMINISTRASI
Pasal 58
(1) Sanksi Administratif sebagaimana dimaksudkan pada Pasal 57 ayat (2), dapat
dikenakan pada pelaku yang melanggar ketentuan penyelenggaraan kearsipan
yang ditetapkan dalam Peraturan Daerah ini maupun peraturan pelaksanaannya.
(2) Sanksi dikenakan sesuai dengan jenis pelanggaran administratif yang telah
dilakukan.
(3) Bentuk - bentuk sanksi administratif meliputi teguran, peringatan tertulis,
pembekuan kegiatan untuk sementara, pencabutan hak untuk mengelola arsip
dan denda.
Pasal 59
(1) Setiap pejabat dan / atau pegawai negeri sipil di lingkungan Pemerintah Kota
Pangkalpinang yang melanggar ketentuan Pasal 8 ayat (1), Pasal 24 ayat (5),
Pasal 27 ayat (3), Pasal 31 ayat (1), Pasal 32 ayat (1), Pasal 36 ayat (3) dan
Pasal 52 dapat dikenakan sanksi administratif sebagaimana dimaksudkan pada
Pasal 58 ayat (3).
(2) Pemberian sanksi dilakukan secara bertahap dan / atau langsung sesuai dengan
jenis pelanggaran dimulai dari teguran, peringatan tertulis, pembekuan kegiatan
untuk sementara, pencabutan hak untuk mengelola arsip serta denda, apabila
pejabat dan / atau pelaksana sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tidak
melakukan perbaikan dalam jangka waktu yang ditentukan.
Pasal 60
Apabila terjadi sengketa antara para pihak yang menyatakan memiliki hak sah atas
pengelolaan suatu arsip, maka persengketaan tersebut sebaiknya diselesaikan secara
kekeluargaan melalui mekanisme musyawarah untuk mufakat.
BAB XIII
KELEMBAGAAN PENYELENGGARA KEARSIPAN
Pasal 61
(1) Pemerintah Kota Pangkalpinang dapat mengembangkan struktur kelembagaan

organisasi kearsipan daerah dalam rangka mendukung pelaksanaan fungsi dan
tugas penyelenggaraan kearsipan secara proporsional.
(2) Pengembangan kelembagaan organisasi kearsipan daerah disertai dengan upaya
pengembangan sumber daya kearsipan secara proporsional sesuai dengan
standar kebutuhan.
Pasal 62
(1) Pemerintah Kota Pangkalpinang sebagaimana dimaksudkan pada Pasal 61 ayat

(1), selain membentuk lembaga kearsipan daerah dapat membentuk dan / atau
menetapkan setiap unit kerja yang membawahi tugas kesekretariatan atau
ketatausahaan untuk bertindak sebagai unit kearsipan di setiap SKPD.
(2) Fungsi dan tugas lembaga kearsipan daerah dirumuskan sesuai dengan amanat
peraturan perundang - undangan yang berlaku.
(3) Uraian tugas dan fungsi unit kearsipan disusun sesuai dengan ketentuan
berdasarkan peraturan perundang - undangan.
Pasal 63
(1) Pemerintah Kota Pangkalpinang berupaya memenuhi sumber daya manusia

kearsipan sesuai dengan kompetensi dan kualifikasinya berdasarkan analisis
kebutuhan.
(2) Sumber daya manusia kearsipan terdiri atas :

a. Pimpinan lembaga dan kepala unit kearsipan di lembaga kearsipan daerah;
b. Kepala unit kearsipan pada pencipta arsip;
c. Arsiparis;
d. Pengelola arsip
(3) Pengangkatan pejabat fungsional arsiparis dan pengelola arsip dilaksanakan

berdasarkan ketentuan peraturan perundang - undangan.
BAB XIV
SARANA DAN PRASARANA KEARSIPAN
Pasal 64
(1) Pengelolaan arsip memerlukan sarana dan prasarana yang memenuhi kebutuhan
serta sesuai dengan standar kearsipan.
(2) Sarana dan prasarana sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi :
a. tempat penyimpanan arsip aktif;
b. tempat penyimpanan arsip inaktif;
c. tempat penyimpanan arsip statis;
d. tempat penyimpanan arsip vital.
(3) Pemerintah Kota Pangkalpinang dapat mengadakan dan mengembangkan sarana
dan prasarana kearsipan dengan cara mengatur standar kualitas dan spesifikasi
sesuai dengan ketentuan peraturan perundang - undangan.
(4) Perencanaan, pembangunan serta pemeliharaan sarana dan prasarana kearsipan
harus mempertimbangkan aspek :
a. lingkungan hidup;
b. gangguan keamanan.
BAB XV
PENYELENGGARAAN SISTEM DAN JARINGAN KEARSIPAN
Pasal 65
(1) Pengelolaan arsip di lingkungan Kota Pangkalpinang dapat dilakukan secara

manual maupun dengan sistem komputerisasi yang memanfaatkan teknologi
informasi dan komunikasi.
(2) Penyelenggaraan sistem kearsipan daerah yang terkomputerisasi serta
pembentukan jaringan informasi kearsipan daerah ditujukan untuk mewujudkan
arsip yang terjaga autentisitas dan keutuhannya.
(3) Penerapan sistem dan jaringan informasi kearsipan daerah dimaksudkan untuk
mendukung penyelenggaraan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional guna
mewujudkan arsip sebagai tulang punggung manajemen penyelenggaraan
pemerintahan dan simpul pemersatu bangsa.
BAB XVI
PENYIDIKAN
Pasal 66
(1) Penyidik Pegawai Negeri Sipil (PPNS) di lingkungan Pemerintah Kota

Pangkalpinang diberi wewenang melakukan penyidikan tindak pidana
pelanggaran terhadap Peraturan Daerah ini.
(2) Wewenang penyidik sebagaimana dimaksud pada ayat (1) adalah :
a. menerima laporan, mencari, mengumpulkan dan meneliti keterangan
berkenaan dengan kebenaran tindak pidana atas pelanggaran Peraturan
Daerah;
b. meneliti, mencari dan mengumpulkan keterangan mengenai orang pribadi

atau badan tentang kebenaran perbuatan yang dilakukan sehubungan dengan
tindak pidana yang dilakukan;
c. meminta keterangan dan bahan bukti dari orang pribadi atau badan tentang
kebenaran perbuatan yang dilakukan sehubungan dengan tindak pidana yang
dilakukan;
d. memeriksa buku - buku, catatan - catatan, dan dokumen - dokumen lain

berkenaan dengan tindak pidana yang dilakukan;
e. melakukan penggeledahan untuk mendapatkan bahan bukti buku - buku,

catatan - catatan, dan dokumen - dokumen lain berkenaan dengan tindak
pidana yang dilakukan, serta melakukan penyitaan terhadap bahan bukti
tersebut;
f. meminta bantuan tenaga ahli dalam rangka pelaksanaan tugas penyidikan;
g. menyuruh berhenti seseorang dan memeriksa tanda pengenal diri tersangka;
h. memotret seseorang yang berkaitan dengan tindak pidana atas pelanggaran

Peraturan Daerah;
i. memanggil orang untuk didengar keterangannya dan diperiksa sebagai

tersangka atau saksi;
j. penghentian penyidikan;
k. melakukan tindakan lain yang perlu untuk kelancaran penyidikan tindak

pidana atas pelanggaran Peraturan Daerah menurut hukum yang dapat
dipertanggungjawabkan.
(3) Penyidik sebagaimana dimaksud pada ayat (1) memberitahukan dimulainya

penyidikan dan menyampaikan hasil penyidikannya kepada Penuntut Umum,
sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam Kitab Undang - undang Hukum Acara
Pidana.
BAB XVII
KETENTUAN PIDANA
Pasal 67
(1) Setiap orang atau Badan yang sengaja atau karena kelalaiannya melanggar
ketentuan sebagaimana dimaksud Pasal 30 dipidana dengan pidana kurungan
paling lama 6 (enam) bulan atau denda paling banyak Rp 50.000.000,00 (lima
puluh juta rupiah).
(2) Tindak pidana sebagaimana dimaksud pada ayat (1) adalah pelanggaran.
(3) Tindak pidana yang mengakibatkan pencemaran dan atau perusakan lingkungan
hidup diancam dengan sanksi pidana berdasarkan peraturan perundang -
undangan yang berlaku.
BAB XVIII
KETENTUAN PERALIHAN
Pasal 68
Semua peraturan perundang – undangan yang berkaitan dengan penyelenggaraan

kearsipan dinyatakan tetap berlaku sepanjang tidak bertentangan dengan Peraturan
Daerah ini.
BAB XIX
KETENTUAN PENUTUP
Pasal 69
Hal - hal yang belum diatur dalam Peraturan Daerah ini, sepanjang mengenai teknis
pelaksanaannya diatur lebih lanjut dengan Peraturan Walikota Pangkalpinang.
Pasal 70
Pada saat Peraturan Daerah ini mulai berlaku, Peraturan Daerah Kota Pangkalpinang
Nomor 04 Tahun 2007 tentang Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan Pemerintah
Kota Pangkalpinang (Lembaran Daerah Kota Pangkalpinang Tahun 2007 Nomor 04,
Seri E Nomor 01) dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.
Pasal 71
Peraturan Daerah ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.
Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Daerah ini

dengan penempatannya dalam Lembaran Daerah Kota Pangkalpinang.
Ditetapkan di Pangkalpinang
pada tanggal 25 Februari 2015
MUHAMMAD IRWANSYAH
Diundangkan di Pangkalpinang
pada tanggal 25 Februari 2015
SEKRETARIS DAERAH
KOTA PANGKALPINANG,
LEMBARAN DAERAH KOTA PANGKALPINANG TAHUN 2015 NOMOR 03
NOMOR REGISTER PERATURAN DAERAH KOTA PANGKALPINANG PROVINSI

KEPULAUAN BANGKA BELITUNG (01.01/2015).
PENJELASAN
PERATURAN DAERAH KOTA PANGKALPINANG
NOMOR 3 TAHUN 2015
TENTANG
PENYELENGGARAAN KEARSIPAN
DI LINGKUNGAN KOTA PANGKALPINANG
I. UMUM
Dalam rangka mendukung tertib administrasi daerah serta kelancaran
pelaksanaan kinerja Pemerintah Kota Pangkalpinang dalam menyelenggarakan
pemerintahan, pembangunan dan pemberdayaan sosial kemasyarakatan, sekaligus
dalam upaya menyelamatkan keberadaan arsip daerah sebagai sumber informasi
yang memiliki nilai guna untuk saat sekarang dan di masa yang akan datang, maka
urusan kearsipan sudah menjadi salah satu urusan pemerintahan yang mendapat
cukup perhatian dari Walikota Pangkalpinang sejak akhir tahun 2003 dengan
dibentuknya lembaga kearsipan daerah Kota Pangkalpinang.
Sejalan dengan kebijakan tersebut, upaya – upaya penyelamatan arsip
daerah dan pembenahan administrasi kearsipan di lingkungan Pemerintah Kota
Pangkalpinang khususnya di lingkungan lembaga kearsipan daerah (LKD) Kota
Pangkalpinang telah dilaksanakan dan ditingkatkan secara bertahap, mulai dari
penyusunan rencana kerja program / kegiatan bidang kearsipan dan pengajuan
usulan kegiatan bidang kearsipan ke dalam rencana kerja Pemerintah Kota
Pangkalpinang serta APBD Kota Pangkalpinang tahun berkenaan sampai dengan
penyusunan pedoman pelaksanaan penyelenggaraan kearsipan.
Melalui Peraturan Daerah Kota Pangkalpinang Nomor 4 Tahun 2007 tentang
Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan Pemerintah Kota Pangkalpinang,
penguatan kelembagaan dan pedoman pelaksanaan tata cara penyelenggaraan
kearsipan memiliki kekuatan hukum yang mengikat didasarkan pada Undang –
Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan - ketentuan Pokok Kearsipan,
yang menjadi acuan bagi seluruh jajaran penyelenggara Pemerintah Kota
Pangkalpinang khususnya lembaga kearsipan daerah dan lembaga pencipta arsip
dalam tata cara pengelolaan dokumen / arsip daerah.
Namun sejalan dengan terjadinya perubahan era globalisasi dunia yang
mempengaruhi seluruh negara termasuk Indonesia, serta diiringi dengan
pertumbuhan peradaban manusia dan perkembangan ilmu pengetahuan dan
teknologi yang begitu pesat khususnya di bidang komunikasi dan informasi,
berbagai perubahan dan penyesuaian harus segera dilakukan agar kita tidak
ketinggalan ataupun mengalami permasalahan yang akan sangat mengganggu di
kemudian hari. Tentu saja tindakan perubahan tersebut harus memiliki dasar /
landasan terutama landasan hukum yang mengatur kewenangan, hak dan
kewajiban masing – masing individu dan / atau kelompok dalam melakukan suatu
upaya atau perbuatan hukum di wilayah kewenangan Negara Kesatuan Republik
Indonesia. Dari sekian banyak kebijakan yang harus segera diubah agar bisa
mencakupi seluruh ruang lingkup keberadaan dan pemberdayaannya adalah
pembentukan Undang – Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan yang
menggantikan pemberlakuan Undang – Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang
Ketentuan - ketentuan Pokok Kearsipan.
Penetapan undang – undang tentang kearsipan yang baru ini, memberikan
makna lebih bagi keberadaan dan arti penting penyelenggaraan kearsipan di
lingkungan Pemerintah Republik Indonesia, yang harus segera ditindaklanjuti oleh
pemerintahan daerah baik provinsi maupun kabupaten dan kota. Keberadaan arsip
daerah sebagai tulang punggung penyatu catatan sejarah nasional, yang
disimpulkan dalam satu kesatuan jati diri Bangsa Indonesia oleh Arsip Nasional
Republik Indonesia, harus memiliki kekuatan hukum yang kuat dan mengikat.
Untuk itu, sebagai bagian dari simpul pemersatu bangsa, keberadaan arsip
daerah Kota Pangkalpinang juga harus memiliki kekuatan hukum yang kuat dan
mengikat serta sesuai dengan standar dan ketentuan hukum yang berlaku. Maka
dipandang perlu untuk melakukan perubahan terhadap penetapan kebijakan daerah
di bidang kearsipan yaitu mencabut pemberlakuan hukum terhadap Peraturan
Daerah Kota Pangkalpinang Nomor 4 Tahun 2007 tentang Penyelenggaraan
Kearsipan di Lingkungan Pemerintah Kota Pangkalpinang dan menggantinya
dengan peraturan daerah yang baru. Melalui pembentukan peraturan daerah
tentang penyelenggaraan kearsipan yang baru ini diharapkan tercipta kesamaan
pola penerapan dan kesadaran yang tinggi dalam pelaksanaan penyelenggaraan
kearsipan dari setiap unsur penyelenggara pemerintahan tanpa dihalangi oleh
perubahan peta jabatan maupun nomenklatur kelembagaan.
II. PASAL DEMI PASAL
Pasal 1
Cukup jelas.
Pasal 2
Huruf a
Yang dimaksud dengan asas “aksesibilitas” adalah penyelenggaraan
kearsipan harus dapat memberikan kemudahan, ketersediaan dan
keterjangkauan bagi masyarakat / pengguna arsip untuk memanfaatkan
arsip daerah.
Huruf b
Yang dimaksud dengan asas “akuntabilitas” adalah penyelenggaraan
kearsipan harus memperhatikan arsip sebagai bahan akuntabilitas kinerja
dan harus bisa merefleksikan kegiatan dan peristiwa yang direkam.
Huruf c
Yang dimaksud dengan asas “asal – usul” adalah asas yang dilakukan
untuk menjaga arsip tetap terkelola dalam satu kesatuan pencipta arsip
(provenance), tidak dicampur dengan arsip yang berasal dari pencipta arsip
lain, sehingga arsip dapat melekat pada konteks penciptaannya.
Huruf d
Yang dimaksud dengan asas “aturan asli” adalah asas yang dilakukan
untuk menjaga arsip tetap ditata sesuai dengan pengaturan aslinya (original
order) atau sesuai dengan pengaturan ketika arsip masih digunakan untuk
pelaksanaan kegiatan pencipta arsip.
Huruf e
Yang dimaksud dengan asas “keamanan” adalah penyelenggaraan
kearsipan harus memberikan jaminan keamanan arsip dari kemungkinan
kebocoran dan penyalahgunaan informasi oleh pengguna yang tidak
berhak. Sedangkan yang dimaksud dengan asas “keselamatan” adalah
penyelenggaraan kearsipan harus dapat menjamin terselamatkannya arsip
dari ancaman bahaya baik yang disebabkan oleh alam maupun perbuatan
manusia.
Huruf f
Yang dimaksud dengan asas “keantisipatifan” adalah penyelenggaraan
kearsipan harus didasari pada antisipasi atau kesadaran terhadap berbagai
perubahan dan kemungkinan perkembangan pentingnya arsip bagi
kehidupan berbangsa dan bernegara. Perkembangan berbagai perubahan
dalam penyelenggaraan kearsipan antara lain perkembangan teknologi
informasi, budaya, dan ketatanegaraan.
Huruf g
Yang dimaksud dengan asas “keautentikan dan keterpercayaan” adalah
penyelenggaraan kearsipan harus berpegang pada asas menjaga keaslian
dan keterpercayaan arsip sehingga dapat digunakan sebagai bukti dan
bahan akuntabilitas.
Huruf h
Yang dimaksud dengan asas “kemanfaatan” adalah penyelenggaraan
kearsipan harus dapat memberikan manfaat bagi kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Huruf i
Yang dimaksud dengan asas “kepartisipatifan” adalah penyelenggaraan
kearsipan harus memberikan ruang untuk peran serta dan partisipasi
masyarakat di bidang kearsipan.
Huruf j
Yang dimaksud dengan asas “kepastian hukum” adalah penyelenggaraan
kearsipan dilaksanakan berdasarkan landasan hukum dan selaras dengan
peraturan perundang - undangan, kepatutan dan keadilan dalam kebijakan
penyelenggara negara. Hal ini memenuhi penerapan asas supremasi
hukum yang menyatakan bahwa setiap kegiatan penyelenggaraan negara
didasarkan pada hukum yang berlaku.
Huruf k
Yang dimaksud dengan asas “kepentingan umum” adalah penyelenggaraan
kearsipan dilaksanakan dengan memperhatikan kepentingan umum dan
tanpa diskriminasi.
Huruf l
Yang dimaksud dengan asas “keprofesionalan” adalah penyelenggaraan

kearsipan harus dilaksanakan oleh sumber daya manusia kearsipan yang
profesional yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan.
Huruf m
Yang dimaksud dengan asas “keresponsifan” adalah penyelenggara

kearsipan harus tanggap atas permasalahan kearsipan maupun masalah
lain yang terkait dengan kearsipan, khususnya bila terjadi suatu sebab
kehancuran, kerusakan atau hilangnya arsip.
Huruf n
Yang dimaksud dengan asas “keutuhan” adalah penyelenggaraan

kearsipan harus menjaga kelengkapan arsip dari upaya pengurangan,
penambahan, dan pengubahan informasi maupun fisiknya yang dapat
mengganggu keautentikan dan keterpercayaan arsip.
Pasal 3
Huruf a
Cukup jelas
Huruf b
Yang dimaksud dengan “sistem yang komprehensif, dinamis dan terpadu”
adalah penyelenggaraan kearsipan daerah yang lengkap dan utuh dengan
memperhatikan seluruh komponen penyelenggaraan kearsipan daerah
yang meliputi penetapan kebijakan, pembinaan kearsipan dan pengelolaan
arsip daerah dalam suatu sistem yang didukung oleh organisasi kearsipan,
sumber daya manusia, sarana / prasarana dan pendanaan, serta dengan
memperhatikan dinamika penyesuaian dan keterpaduan setiap komponen
dalam implementasi penyelenggaraan kearsipan daerah untuk mewujudkan
tujuan penyelenggaraan kearsipan.
Huruf c
Yang dimaksud dengan “arsip yang autentik dan terpercaya” adalah arsip
yang memiliki struktur, isi dan konteks yang sesuai dengan kondisi pada
saat pertama kali arsip tersebut diciptakan oleh orang atau lembaga yang
memiliki otoritas / kewenangan sesuai dengan isi informasi arsip, yang
isinya dapat dipercaya penuh serta akurat karena merepresentasikan
secara lengkap terjadinya suatu tindakan / kegiatan / fakta sehingga dapat
diandalkan sebagai alat bukti yang sah.
Huruf d
Cukup jelas
Huruf e
Yang dimaksud dengan “perlindungan kepentingan daerah dan hak - hak
keperdataan masyarakat” adalah perlindungan terhadap hak untuk
memperoleh keadilan dalam hukum, hak sosial, hak ekonomi, hak politik
dan lain - lain bagi aparatur atau lembaga pemerintah yang menangani
pengurusan hak – hak daerah serta hak bagi individu / masyarakat yang
dibuktikan dalam bentuk arsip misalnya sertifikat tanah dan bangunan,
surat izin mendirikan bangunan, ijazah, surat nikah, akte kelahiran, kartu
penduduk, data kependudukan, surat wasiat, surat izin usaha dan lain
sebagainya yang memiliki kekuatan hukum mengikat.
Huruf f
Cukup jelas
Huruf g
Cukup jelas
Huruf h
Cukup jelas
Pasal 4
Huruf a
Yang dimaksud dengan “perlindungan dan penyelamatan arsip” adalah
Pemerintah Kota Pangkalpinang menyelenggarakan perlindungan dan
penyelamatan arsip yang dinyatakan sebagai arsip milik daerah, baik
terhadap arsip yang keberadaannya di dalam maupun di luar wilayah
kewenangan Kota Pangkalpinang sebagai bahan pertanggungjawaban
daerah dari kemungkinan kehilangan atau kerusakan arsip yang
disebabkan oleh faktor alam, biologi, fisika dan tindakan terorisme,
spionase, sabotase, perang dan perbuatan vandalisme lainnya.
Perlindungan dan penyelamatan dilakukan secara preventif atau kuratif.
Huruf b
Yang dimaksud dengan “pengembangan dan pemanfaatan koleksi arsip
daerah” adalah penyelenggaraan kegiatan pengembangan koleksi arsip
daerah terutama arsip statis melalui penarikan dan / atau penyerahan arsip
statis dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan daerah Kota
Pangkalpinang ataupun melalui penelusuran arsip ke tempat – tempat yang
diduga memiliki arsip dimaksud, agar dapat dikelola dan disimpan di
lembaga kearsipan daerah sehingga jika suatu saat arsip tersebut
dibutuhkan kembali dapat dicari dan diperoleh langsung melalui lembaga
kearsipan daerah Kota Pangkalpinang, yang pemanfaatannya disesuaikan
dengan tingkat kepentingan pemakai dan / atau kerahasiaan informasinya.
Huruf c
Yang dimaksud dengan “peningkatan sumber daya manusia kearsipan”
adalah Pemerintah Kota Pangkalpinang menyelenggarakan peningkatan
sumber daya manusia kearsipan melalui pengangkatan calon arsiparis
dalam formasi ASN Kota Pangkalpinang yang penempatannya disesuaikan
dengan jabatan fungsional atau latar belakang pendidikan, pengembalian
fungsi calon arsiparis yang sudah ada dalam formasi pegawai sebelumnya
ke jabatan fungsional awal sesuai kebutuhan serta penyelenggaraan
pendidikan dan pelatihan fungsional dan / atau teknis bidang kearsipan
guna meningkatkan kompetensi, profesionalisme dan kinerja arsiparis dan /
atau pengelola kearsipan.
Huruf d
Yang dimaksud dengan “peningkatan kapasitas kelembagaan kearsipan”

adalah Pemerintah Kota Pangkalpinang menyelenggarakan peningkatan
kapasitas kelembagaan bidang kearsipan melalui pengembangan unit kerja
yang mengelola urusan kearsipan dari satu seksi menjadi dua atau tiga
seksi (seperti Seksi Kearsipan diperluas menjadi Seksi Pengelolaan Arsip
Inaktif, Seksi Pengelolaan Arsip Statis, Seksi Pemeliharaan / Preservasi
Arsip dan atau Seksi Layanan Arsip), ataupun peningkatan status
kelembagaan dari kantor / setingkat eselon III menjadi badan / setingkat
eselon II sesuai dengan volume urusan pemerintahan dan jumlah arsip
daerah yang akan dikelola yang dimaksudkan untuk menyeimbangkan
tugas, fungsi, kendali mutu dan kapasitas kerja unit kearsipan pada
lembaga kearsipan daerah secara proporsional.
Huruf e
Yang dimaksud dengan “peningkatan sarana dan prasarana kearsipan”

adalah Pemerintah Kota Pangkalpinang dapat menyelenggarakan
peningkatan sarana dan prasarana kearsipan secara lengkap dan
berkelanjutan agar sesuai dengan standar kearsipan nasional yang
dilaksanakan melalui pengadaan sarana prasarana kearsipan dan
perlengkapan pendukung lainnya serta pemeliharaan rutin / berkala sarana
dan prasarana kearsipan yang sudah ada sehingga dapat dimanfaatkan
secara maksimal dan memiliki umur ekonomis yang lama.
Huruf f
Yang dimaksud dengan “peningkatan peran serta masyarakat dalam

penyelenggaraan kearsipan” adalah Pemerintah Kota Pangkalpinang dapat
melaksanakan pengembangan koleksi arsip daerah, pembinaan kearsipan
daerah, penyelamatan arsip daerah, pengawasan dan evaluasi terhadap
pelaksanaan program / kegiatan bidang kearsipan dengan melibatkan
anggota masyarakat baik secara individu maupun kelompok.
Pasal 5
Ayat (1)
Cukup jelas.
Ayat (2)
Cukup jelas.
Pasal 6
Cukup jelas.
Pasal 7
Ayat (1)
Cukup jelas.
Ayat (2)
Cukup jelas.
Ayat (3)
Cukup jelas.
Pasal 8
Ayat (1)
Cukup jelas.
Ayat (2)
Cukup jelas.
Ayat (3)
Yang dimaksud dengan “sinergi” adalah membangun dan memastikan
hubungan kerjasama internal yang produktif serta kemitraan yang harmonis
dengan para pemangku kepentingan untuk menghasilkan karya yang
bermanfaat dan berkualitas, dengan tujuan untuk mempengaruhi perilaku
orang secara individu maupun kelembagaan dalam menyelenggarakan
kearsipan dimana persepsi, sikap dan komitmennya penting terhadap
kesuksesan pencapaian tujuan penyelenggaraan kearsipan.
Pasal 9
Ayat (1)
Yang dimaksud dengan “norma, standar dan pedoman penyelenggaraan
kearsipan” adalah aturan atau ukuran tertentu yang dianggap tetap nilainya
sehingga dapat dipakai sebagai patokan atau acuan dalam melakukan
suatu tindakan / perbuatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan
kearsipan.
Ayat (2)
Cukup jelas.
Ayat (3)
Huruf a
Yang dimaksud dengan “penetapan peraturan dan kebijakan
penyelenggaraan kearsipan dinamis” adalah penetapan norma, standar
dan prosedur pengelolaan arsip dinamis yang dimaksudkan untuk
mengatur standar, tata kelola dan kendali mutu terhadap pengelolaan
arsip dinamis di lingkungan Kota Pangkalpinang.
Huruf b
penyelenggaraan kearsipan statis” adalah penetapan norma, standar
dan prosedur pengelolaan arsip statis yang dimaksudkan untuk
mengatur standar, tata cara kelola dan kendali mutu terhadap
pengelolaan arsip statis daerah di lingkungan Kota Pangkalpinang.
Huruf c
penyelenggaraan sistem kearsipan daerah” adalah penetapan norma,
standar dan prosedur tata cara penyelenggaraan kearsipan di
lingkungan Kota Pangkalpinang dalam suatu sistem yang dimaksudkan
untuk menata penyelenggaraan kearsipan daerah dalam satu kesatuan
sistem kearsipan daerah yang komprehensif, dinamis dan terpadu.
Huruf d
penyelenggaraan jaringan kearsipan” adalah penetapan norma, standar
dan prosedur pembentukan jaringan informasi kearsipan daerah
menggunakan basis teknologi informasi dan komunikasi yang
dimaksudkan untuk memberikan informasi yang autentik dan utuh
dalam mewujudkan arsip sebagai tulang punggung manajemen
penyelenggaraan pemerintahan sekaligus sebagai memori kolektif /
catatan sejarah daerah dari waktu ke waktu.
Huruf e
pengembangan sumber daya manusia kearsipan” adalah penetapan
norma, standar dan pedoman pengembangan kapasitas sumber daya
manusia kearsipan melalui pengadaan, penempatan, peningkatan
kompetensi, peningkatan karier dan peningkatan kesejahteraan
arsiparis dan / atau pengelola kearsipan.
Huruf f
penggunaan prasarana dan sarana kearsipan” adalah penetapan
norma, standar dan pedoman penggunaan prasarana dan sarana
kearsipan yang dimaksudkan untuk mengatur standar fungsi dan
kendali mutu terhadap pemanfaatan prasarana dan sarana dalam
pengelolaan kearsipan
Ayat (4)
Cukup jelas.
Pasal 10
Ayat (1)
Cukup jelas.
Ayat (2)
Cukup jelas.
Pasal 11
Ayat (1)
Cukup jelas.
Ayat (2)
Cukup jelas.
Ayat (3)
Cukup jelas.
Ayat (4)
Cukup jelas.
Ayat (5)
Cukup jelas.
Pasal 12
Ayat (1)
Cukup jelas.
Ayat (2)
Cukup jelas.
Pasal 13
Cukup jelas.
Pasal 14
Ayat (1)
Cukup jelas.
Ayat (2)
Cukup jelas.
Ayat (3)
Cukup jelas.
Pasal 15
Ayat (1)
Cukup jelas.
Ayat (2)
Cukup jelas.
Pasal 16
Ayat (1)
Cukup jelas.
Ayat (2)
Cukup jelas.
Pasal 17
Ayat (1)
Cukup jelas.
Ayat (2)
Cukup jelas.
Ayat (3)
Cukup jelas.
Ayat (4)
Yang dimaksud dengan JRA fasilitatif adalah JRA yang berisi jangka waktu
penyimpanan atau retensi dari jenis - jenis arsip yang dihasilkan dari
kegiatan atau fungsi fasilitatif antara lain keuangan, kepegawaian,
kehumasan, perlengkapan, dan ketatausahaan. Sedangkan JRA substantif
adalah JRA yang berisi jangka waktu penyimpanan atau retensi dari jenis -
jenis arsip yang dihasilkan dari kegiatan atau fungsi substantif setiap
pencipta arsip sesuai dengan fungsi dan tugasnya.
Ayat (5)
Cukup jelas.
Ayat (6)
Cukup jelas.
Pasal 18
Cukup jelas.
Pasal 19
Cukup jelas.
Pasal 20
Ayat (1)
Cukup jelas.
Ayat (2)
Cukup jelas.
Ayat (3)
Cukup jelas.
Pasal 21
Ayat (1)
Cukup jelas.
Ayat (2)
Cukup jelas.
Ayat (3)
Cukup jelas.
Ayat (4)
Cukup jelas.
Pasal 22
Ayat (1)
Cukup jelas.
Ayat (2)
Cukup jelas.
Ayat (3)
Cukup jelas.
Ayat (4)
Cukup jelas.
Ayat (5)
Cukup jelas.
Pasal 23
Ayat (1)
Cukup jelas.
Ayat (2)
Cukup jelas.
Pasal 24
Ayat (1)
Cukup jelas.
Ayat (2)
Cukup jelas.
Ayat (3)
Cukup jelas.
Ayat (4)
Yang dimaksud dengan “norma, standar, prosedur, dan kriteria” adalah
sistem pengelolaan arsip harus dikelola sesuai dengan ketentuan -
ketentuan pelaksanaan kegiatan, dan peraturan perundang - undangan,
termasuk norma, standar, prosedur, dan kriteria teknis yang terkait.
Ayat (5)
Cukup jelas.
Pasal 25
Ayat (1)
Cukup jelas.
Ayat (2)
Yang dimaksud dengan “struktur” adalah bentuk (format fisik) dan susunan
(format intelektual) arsip yang diciptakan dalam media sehingga
memungkinkan isi arsip dikomunikasikan.
Yang dimaksud dengan “isi” adalah data, fakta, atau informasi yang
direkam dalam rangka pelaksanaan kegiatan organisasi ataupun
perseorangan.
Yang dimaksud dengan “konteks” adalah lingkungan administrasi dan
sistem yang digunakan dalam penciptaan arsip.
Ayat (3)
Cukup jelas.
Ayat (4)
Cukup jelas.
Pasal 26
Ayat (1)
Cukup jelas.
Ayat (2)
Cukup jelas.
Ayat (3)
Cukup jelas.
Ayat (4)
Cukup jelas.
Pasal 27
Ayat (1)
Cukup jelas.
Ayat (2)
Cukup jelas.
Ayat (3)
Cukup jelas.
Ayat (4)
Cukup jelas.
Ayat (5)
Cukup jelas.
Pasal 28
Ayat (1)
Cukup jelas.
Ayat (2)
Cukup jelas.
Pasal 29
Ayat (1)
Cukup jelas.
Ayat (2)
Cukup jelas.
Ayat (3)
Cukup jelas.
Ayat (4)
Cukup jelas.
Pasal 30
Ayat (1)
Cukup jelas.
Ayat (2)
Cukup jelas.
Pasal 31
Ayat (1)
Cukup jelas.
Ayat (2)
Yang dimaksud dengan .
Ayat (3)
Cukup jelas.
Ayat (4)
Cukup jelas.
Ayat (5)
Cukup jelas.
Ayat (6)
Cukup jelas.
Ayat (7)
Cukup jelas.
Ayat (8)
Cukup jelas.
Pasal 32
Ayat (1)
Cukup jelas.
Ayat (2)
Cukup jelas.
Ayat (3)
Cukup jelas.
Ayat (4)
Cukup jelas.
Ayat (5)
Cukup jelas.
Ayat (6)
Cukup jelas.
Ayat (7)
Cukup jelas.
Pasal 33
Ayat (1)
Cukup jelas.
Ayat (2)
Cukup jelas.
Ayat (3)
Cukup jelas.
Ayat (4)
Cukup jelas.
Ayat (5)
Cukup jelas.
Pasal 34
Ayat (1)
Cukup jelas.
Ayat (2)
Cukup jelas.
Ayat (3)
Cukup jelas.
Ayat (4)
Cukup jelas.
Ayat (5)
Cukup jelas.
Pasal 35
Ayat (1)
Cukup jelas.
Ayat (2)
Cukup jelas.
Ayat (3)
Cukup jelas.
Pasal 36
Ayat (1)
Cukup jelas.
Ayat (2)
Huruf a
Yang dimaksud dengan “identifikasi” adalah cara menganalisis fungsi
dan tugas organisasi serta arsip yang tercipta dari pelaksanaan fungsi
dan tugas organisasi tersebut sehingga arsip - arsip yang dinilai vital
bagi organisasi dapat dikenali.
Huruf b
Yang dimaksud dengan “perlindungan dan pengamanan” adalah upaya
dan tindakan untuk mencegah kerusakan arsip sebelum dan pada saat
terjadi bencana.
Huruf c
Yang dimaksud dengan “penyelamatan dan pemulihan” adalah upaya
dan tindakan untuk pemeliharaan dan perawatan arsip pasca bencana.
Ayat (3)
Cukup jelas.
Ayat (4)
Cukup jelas.
Pasal 37
Ayat (1)
Cukup jelas.
Ayat (2)
Cukup jelas.
Ayat (3)
Cukup jelas.
Pasal 38
Ayat (1)
Cukup jelas.
Ayat (2)
Cukup jelas.
Ayat (3)
Cukup jelas.
Ayat (4)
Cukup jelas.
Ayat (5)
Yang dimaksud dengan “daftar arsip statis” adalah sarana bantu penemuan
arsip statis berupa uraian deskripsi informasi yang sekurang - kurangnya
memuat nomor arsip, bentuk redaksi, isi ringkas, kurun waktu penciptaan,
tingkat perkembangan, jumlah, dan kondisi arsip.
Pasal 39
Ayat (1)
Cukup jelas.
Ayat (2)
Cukup jelas.
Pasal 40
Ayat (1)
Yang dimaksud dengan “verifikasi secara langsung” adalah verifikasi
terhadap arsip yang tercantum dalam JRA yang berketerangan
dipermanenkan.
Yang dimaksud dengan “verifikasi secara tidak langsung” adalah verifikasi
terhadap arsip khususnya arsip negara yang belum tercantum dalam JRA
tetapi memiliki nilai guna kesejarahan dengan didukung oleh bukti - bukti
berdasarkan ketentuan peraturan perundang - undangan.
Ayat (2)
Cukup jelas.
Ayat (3)
Cukup jelas.
Pasal 41
Ayat (1)
Cukup jelas.
Ayat (2)
Cukup jelas.
Pasal 42
Ayat (1)
Cukup jelas.
Ayat (2)
Yang dimaksud dengan “standar deskripsi arsip statis” adalah ketentuan
dasar dalam mendeskripsikan / merekam informasi arsip statis.
Ayat (3)
Cukup jelas.
Pasal 43
Ayat (1)
Cukup jelas.
Ayat (2)
Cukup jelas.
Pasal 44
Ayat (1)
Cukup jelas.
Ayat (2)
Cukup jelas.
Ayat (3)
Cukup jelas.
Ayat (4)
Cukup jelas.
Pasal 45
Ayat (1)
Cukup jelas.
Ayat (2)
Cukup jelas.
Ayat (3)
Cukup jelas.
Ayat (4)
Cukup jelas.
Ayat (5)
Cukup jelas.
Ayat (6)
Cukup jelas.
Pasal 46
Ayat (1)
Cukup jelas.
Ayat (2)
Cukup jelas.
Ayat (3)
Cukup jelas.
Pasal 47
Cukup jelas.
Pasal 48
Ayat (1)
Cukup jelas.
Ayat (2)
Cukup jelas.
Ayat (3)
Cukup jelas.
Pasal 49
Ayat (1)
Yang dimaksud dengan “dukungan pembuktian” adalah usaha - usaha
penelusuran dan pengungkapan serta pengujian terhadap arsip yang akan
diautentikasi.
Ayat (2)
Yang dimaksud dengan “kemandirian dan integritasnya” adalah lembaga
kearsipan harus menjaga netralitasnya dalam penetapan autentisitas dan
tidak menyandarkan pembuktian pada instansi dan/atau pihak yang
mempunyai kepentingan tertentu yang dapat menciderai kualitas
pembuktian.
Ayat (3)
Cukup jelas.
Pasal 50
Ayat (1)
Cukup jelas.
Ayat (2)
Yang dimaksud dengan “kontrak karya” dalam ketentuan ini adalah kontrak
karya sebagaimana dimaksud dalam peraturan perundang - undangan,
termasuk di bidang energi dan sumber daya mineral.
Ayat (3)
Cukup jelas.
Ayat (4)
Cukup jelas.
Ayat (5)
Cukup jelas.
Ayat (6)
Cukup jelas.
Pasal 51
Ayat (1)
Cukup jelas.
Ayat (2)
Cukup jelas.
Ayat (3)
Cukup jelas.
Ayat (4)
Cukup jelas.
Pasal 52
Cukup jelas.
Pasal 53
Ayat (1)
Cukup jelas.
Ayat (2)
Cukup jelas.
Ayat (3)
Cukup jelas.
Pasal 54
Ayat (1)
Cukup jelas.
Ayat (2)
Cukup jelas.
Pasal 55
Ayat (1)
Cukup jelas.
Ayat (2)
Cukup jelas.
Ayat (3)
Cukup jelas.
Pasal 56
Ayat (1)
Cukup jelas.
Ayat (2)
Cukup jelas.
Ayat (3)
Cukup jelas.
Pasal 57
Ayat (1)
Cukup jelas.
Ayat (2)
Cukup jelas.
Pasal 58
Ayat (1)
Cukup jelas.
Ayat (2)
Cukup jelas.
Ayat (3)
Cukup jelas.
Pasal 59
Ayat (1)
Cukup jelas.
Ayat (2)
Cukup jelas.
Pasal 60
Cukup jelas.
Pasal 61
Ayat (1)
Cukup jelas.
Ayat (2)
Cukup jelas.
Pasal 62
Ayat (1)
Cukup jelas.
Ayat (2)
Cukup jelas.
Ayat (3)
Cukup jelas.
Pasal 63
Ayat (1)
Cukup jelas.
Ayat (2)
Cukup jelas.
Ayat (3)
Cukup jelas.
Pasal 64
Ayat (1)
Cukup jelas.
Ayat (2)
Cukup jelas.
Ayat (3)
Yang dimaksud dengan “standar kualitas dan spesifikasi” adalah ketentuan
standar tentang kualitas, bahan, bentuk, ukuran, jenis, dan lain - lain yang
dijadikan acuan atau pedoman dalam pengadaan dan penggunaan sarana
dan prasarana kearsipan.
Ayat (4)
Cukup jelas.
Pasal 65
Ayat (1)
Cukup jelas.
Ayat (2)
Cukup jelas.
Ayat (3)
Cukup jelas.
Pasal 66
Ayat (1)
Cukup jelas.
Ayat (2)
Cukup jelas.
Ayat (3)
Cukup jelas.
Pasal 67
Ayat (1)
Cukup jelas.
Ayat (2)
Cukup jelas.
Ayat (3)
Cukup jelas.
Pasal 68
Cukup jelas.
Pasal 69
Cukup jelas.
Pasal 70
Cukup jelas.
Pasal 71
Cukup jelas.
TAMBAHAN LEMBARAN DAERAH KOTA PANGKALPINANG, NOMOR

PERDA 3 2015 Penyelenggaraan Kearsipan Kota Pangkalpinang

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

PERDA 3 2015 Penyelenggaraan Kearsipan Kota Pangkalpinang

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

WALIKOTA PANGKALPINANG

PROVINSI KEPULAUAN BANGKA BELITUNG

PERATURAN DAERAH KOTA PANGKALPINANG

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

Menimbang : a. bahwa urusan kearsipan diselenggarakan sebagai upaya

Mengingat : 1. Pasal 18 ayat (6) Undang – Undang Dasar Negara Republik

4. Undang - Undang Republik Indonesia Nomor 27 Tahun 2000

5. Undang - Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008

6. Undang - Undang Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2008

7. Undang - Undang Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 2009

8. Undang - Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009

9. Undang - Undang Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2011

10. Undang – Undang Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2014

18. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 87 Tahun 1999

19. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 46 Tahun 2007

20. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 42 Tahun 2012

21. Peraturan Daerah Kota Pangkalpinang Nomor 02 Tahun 2008

22. Peraturan Daerah Kota Pangkalpinang Nomor 23 Tahun 2009

Dengan Persetujuan Bersama

DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH KOTA PANGKALPINANG

Menetapkan : PERATURAN DAERAH TENTANG PENYELENGGARAAN

Dalam Peraturan Daerah ini, yang dimaksud dengan :

1. Kota adalah Kota Pangkalpinang.

2. Pemerintah Kota adalah Pemerintah Kota Pangkalpinang.

3. Walikota adalah Walikota Pangkalpinang.

29. Klasifikasi arsip adalah penggolongan arsip berdasarkan masalah yang

Tujuan penyelenggaraan kearsipan di lingkungan Kota Pangkalpinang, adalah :

b. Terciptanya penyelenggaraan kearsipan daerah sebagai suatu sistem yang

d. Terjaminnya keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban

e. Terjaminnya perlindungan kepentingan daerah dan hak - hak keperdataan

h. Terwujudnya peningkatan kualitas pelayanan publik terhadap pengelolaan dan

Sasaran dalam penyelenggaraan kearsipan ini, adalah :

(1) Ruang lingkup penyelenggaraan kearsipan di lingkungan Kota Pangkalpinang

(1) Penyelenggaraan kearsipan daerah menjadi tanggung jawab Walikota

(2) Penyelenggaraan kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), meliputi :

(3) Penyelenggaraan kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), didukung

(1) Penyelenggaraan kearsipan wajib dilaksanakan oleh pencipta arsip di lingkungan

(2) Penyelenggaraan kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), menjadi

(1) Penetapan kebijakan kearsipan daerah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7

(2) Pembinaan kearsipan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), meliputi :

(2) Dalam pengelolaan arsip dinamis, Pemerintah Kota Pangkalpinang wajib :

(1) Untuk mendukung pengelolaan arsip diperlukan instrumen sebagai berikut :

(2) JRA digunakan sebagai pedoman penyusutan, penyelamatan dan pemusnahan

(4) JRA terdiri atas JRA fasilitatif dan JRA substantif.

d. melakukan pembinaan dan evaluasi dalam rangka penyelenggaraan

(1) Setiap pencipta arsip di lingkungan Kota Pangkalpinang wajib melakukan

(4) Pengelolaan arsip dinamis dilaksanakan guna menjamin ketersediaan arsip

(3) Penataan dan penyimpanan arsip dilakukan dengan menggunakan sarana

(4) Pencipta arsip dapat menentukan prosedur penggunaan arsip berdasarkan

(2) Penyusutan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan

(3) Penyusutan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi :

Setiap pencipta arsip berdasarkan Peraturan Daerah ini dilarang melaksanakan

(1) Setiap pencipta arsip di lingkungan Kota Pangkalpinang serta Kantor

(1) Akses arsip statis pada dasarnya terbuka untuk umum.

(6) Untuk kepentingan penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan serta

(1) Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Pangkalpinang berwenang melakukan

(2) Untuk menjamin kapabilitas, kompetensi, serta kemandirian dan integritasnya

(1) Kota Pangkalpinang menyelenggarakan perlindungan dan penyelamatan terhadap

(2) Kota Pangkalpinang secara khusus memberikan perlindungan dan penyelamatan

(3) Kota Pangkalpinang menyelenggarakan perlindungan dan penyelamatan arsip

Setiap Pejabat / Pegawai Negeri Sipil di lingkungan Pemerintah Kota Pangkalpinang

(1) Pengawasan dan evaluasi atas pelaksanaan ketentuan - ketentuan dalam

(1) Pelaksanaan pengawasan dan evaluasi sebagaimana dimaksud pada Pasal 53