linkedin.

com/in/simorangkir

Change Management in
EMR Implementation

Sabtu, 27 Mei 2023

BARRY SIMORANGKIR
Lahir di Jakarta, Indonesia
B.Sc. Commerce/Finance - DePaul University di Chicago, USA
M.Sc. Computer Science - University of Chicago di Chicago USA

• Konsultan Manajemen Kesehatan

• Koordinator Smart City Kawasan Danau Toba - Destinasi Super Prioritas Indonesia
• Senior Advisor Gerakan Menuju 100 Smart City Indonesia
• Assessor Smart City Indonesia
• Tenaga Ahli Direktorat Aptika Kementerian Komunikasi dan Informatika
• Mentor dan Juri di program IdenTIK Kompetisi ASEAN ICT Awards
• Mentor Startup Companies di Bekraf Badan Ekonomi Kreatif Indonesia
• Advisor Teknologi Badan Prakarsa Pemberdayaan Desa & Kawasan
• CRSP Center for Research in Security Prices di Amerika
• Financial Institutions di Amerika

/in/simorangkir
Pengesahan PMK 24 tahun 2022
Dampak Kebijakan

3
Mengapa Perlu Regulasi untuk rekam medis?
PMK 24 tahun 2022, BAB 1, Pasal 2
Pengaturan Rekam Medis bertujuan untuk:
A. Meningkatkan mutu pelayanan kesehatan;
B. Memberikan kepastian hukum dalam penyelenggaraan dan pengelolaan
Rekam Medis;
C. Menjamin keamanan, kerahasiaan, keutuhan, dan ketersediaan data Rekam
Medis; dan
D. Mewujudkan penyelenggaraan dan pengelolaan Rekam Medis yang berbasis
digital dan terintegrasi.

/in/simorangkir
Sanksi administratif apa yang ada di Permenkes?
Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 2022
membebankan kewajiban kepada seluruh fasilitas pelayanan kesehatan (termasuk
tempat praktik mandiri yang diselenggarakan oleh tenaga kesehatan dan tenaga
medis) untuk menyelenggarakan rekam medis elektronik sesuai dengan peraturan
tersebut, paling lambat pada tanggal 31 Desember 2023.

Menkes melalui Direktur Jenderal Pelayanan Kesehatan Kementerian Kesehatan

dapat mengenakan SANKSI ADMINISTRATIF (teguran tertulis dan/atau
rekomendasi pencabutan atau pencabutan status akreditasi) terhadap fasilitas
pelayanan kesehatan yang melakukan pelanggaran.

/in/simorangkir
Apa kendala atau masalah dalam penerapan Rekam Medis Elektronik?

Dari hasil analisis ditemukan hambatan penerapan rekam medis elektronik di

rumah sakit meliputi aspek antara lain:
→ Sumber Daya Manusia (SDM),
→ Kebijakan / regulasi,
→ Infrastruktur,
→ Biaya.

/in/simorangkir
Tantangan dalam Implementasi RME

7
User Masih Saling Pinjam Username/Password

/in/simorangkir
Masih banyaknya KTP atau berkas penting
dengan data-data yang harus dilindungi
diletakkan tanpa mengikuti prosedur.

Team member yang sering ngerumpi

tentang pasien di ruang publik dan tidak
pada tempatnya.

/in/simorangkir
Data pasien masih di share dengan
menggunakan aplikasi tanpa mengikuti
ketentuan yang berlaku.
/in/simorangkir
 Ada berapa banyak DATA yang dapat
disimpan di USB 1 TB?

250.000 foto diambil dengan kamera 12 MP ATAU

1 terabyte (TB) 250 film atau 500 jam video HD ATAU

6,5 juta halaman dokumen, biasanya disimpan

sebagai file Office, PDF, dan presentasi.

Ini juga sama dengan 1.300 lemari arsip kertas fisik

Source: https://www.dropbox.com/features/cloud-storage/how-much-is-1tb
Contoh Penyebab Pelanggaran di sektor Kesehatan

KTP

Ini dapat disebabkan oleh berbagai jenis

insiden, termasuk malware pencuri
kredensial, orang dalam yang dengan
sengaja atau tidak sengaja
mengungkapkan data pasien, dan
kehilangan laptop atau perangkat lain.

Rekam Medis Elektronik

/in/simorangkir
Apakah kita benar-benar serius
ingin melindungi data pasien kita?
Ada pekerjaan BESAR yang
harus diselesaikan

/in/simorangkir
CMO - Manajemen Perubahan

15
Change Management
APA ITU MANAJEMEN PERUBAHAN ORGANISASI?
Proses membimbing perubahan organisasi ke resolusi yang sukses, dan biasanya
mencakup tiga fase utama: PERSIAPAN, IMPLEMENTASI, dan TINDAK LANJUT.
Perubahan organisasi mengacu pada tindakan di mana perusahaan atau bisnis
mengubah komponen utama organisasinya, seperti budayanya, teknologi atau
infrastruktur yang mendasari yang digunakan untuk beroperasi, atau proses
internalnya.

Contoh faktor yang membuat perubahan organisasi diperlukan:

● Kepemimpinan baru di pucuk pimpinan perusahaan atau di dalam
departemennya
● Pergeseran dalam struktur tim organisasi
● Implementasi teknologi baru
● Adopsi model bisnis baru

/in/simorangkir
JENIS PERUBAHAN ORGANISASI
Akan sangat membantu untuk menganggap perubahan sebagai spektrum. Di satu sisi, Anda akan
menemukan perubahan adaptif, yang berbicara tentang iterasi sederhana tersebut. Di sisi lain, ada
perubahan transformasional, di mana perubahan besar dilakukan.

Perubahan adaptif, perubahan tambahan yang diadopsi organisasi untuk memenuhi kebutuhan yang
berkembang dari waktu ke waktu. Biasanya, perubahan ini adalah modifikasi kecil dan penyesuaian
yang disesuaikan dan diterapkan oleh manajer untuk dijalankan pada strategi bisnis. Sepanjang
proses, kepemimpinan dapat menambah, mengurangi, atau memperbaiki proses.

Salah satu contoh perubahan adaptif adalah organisasi yang meningkatkan sistem operasi komputer
mereka dari Windows versi lama ke Windows baru.

/in/simorangkir
JENIS PERUBAHAN ORGANISASI
Perubahan transformasional memiliki skala dan cakupan yang lebih besar daripada perubahan
adaptif. Mereka sering dapat melibatkan pergeseran simultan dalam misi dan strategi, struktur
perusahaan atau tim, orang dan kinerja organisasi, atau proses bisnis. Karena skalanya,
perubahan-perubahan ini seringkali membutuhkan banyak waktu dan energi untuk diterapkan.
Meskipun tidak selalu demikian, perubahan transformasional sering dilakukan sebagai respons
terhadap kekuatan eksternal, seperti munculnya pesaing baru yang mengganggu, masalah yang
mempengaruhi rantai pasokan perusahaan, atau regulasi baru.

Contoh perubahan transformasional adalah adopsi perangkat lunak sistem informasi manajemen
rumah sakit (SIMRS) dan hubungan pelanggan (CRM), yang diharapkan dapat diimplementasi dan
digunakan oleh semua departemen.

Banyak perubahan akan jatuh di suatu tempat antara adaptif dan transformasional pada spektrum.
Untuk alasan ini, manajemen perlu memahami bahwa proses perubahan harus disesuaikan dengan
tantangan dan tuntutan unik dari setiap situasi.

/in/simorangkir
 Jika ada perubahan di setiap Organisasi.

1
Apa yang berubah?

2
Apa yang sebenarnya akan berbeda karena
perubahan itu?

3
Siapa yang akan kehilangan apa?

/in/simorangkir
Change Management

Contoh Models

1 Lewin's Change Management Model

2 Prosci's ADKAR Change Management Model

3 Bridges Transition Model

4 Kotter's 8-Step Model for Change

5 Kübler-Ross Change Curve

 KEY POINTS

Manajemen perubahan harus memiliki alur komunikasi langsung untuk

melapor kepada CEO dalam mendapatkan support demi kesuksesan
implementasi.

Ada banyak perusahaan salah kaprah yang menganggap manajemen

perubahan dengan manajemen proyek atau program, yang tidak dianggap
bernilai tinggi bagi CEO.

Organisasi terkemuka beralih dari proyek ke proyek penerapan manajemen

perubahan ke proses, kapabilitas, dan kompetensi manajemen perubahan yang
DILEMBAGAKAN sebagai pembeda kompetitif dan penggerak budaya
organisasi. Ini disebut Manajemen Perubahan Perusahaan - Change
Management Office (CMO). Kantor ini akan bertanggung jawab untuk
memimpin, mengelola, dan mengkoordinasikan perubahan dalam organisasi.

/in/simorangkir
Resistensi untuk berubah karena pemimpin tidak berbagi atau
transparan tentang tantangan yang dihadapi oleh organisasi
Apakah karyawan memahami alasan
di balik keputusan pemimpin mereka?

Akan sulit untuk mengatasi resistensi perubahan ketika karyawan tidak

memahami akar penyebab tantangan yang memicu inisiatif perubahan.
Sebanyak 63% karyawan yang menganggap organisasinya selalu terbuka
Mari kita berusaha untuk menjadi
berbagi tantangan yang dihadapinya itu akan sangat
pemimpin yang inklusif. Mampu
merekomendasikannya sebagai organisasi yang hebat untuk bekerja.
berkomunikasi secara strategis dan
Sebaliknya, hanya 6% karyawan yang menganggap organisasinya tidak
menjadikan tim kita sebagai aset dalam
pernah secara terbuka berbagi tantangan yang dihadapinya akan
upaya implementasi program.
merekomendasikannya sebagai organisasi yang hebat untuk bekerja.
 SISTEM BARU

SISTEM LAMA

/in/simorangkir24
● Hindari tantangan
● Menyerah lebih awal
● Melihat usaha sebagai sia-sia
● Abaikan masukan negatif
● Terancam oleh kesuksesan
orang lain
● Menerima tantangan
● Bertahan di posisi kemunduran
● Melihat usaha sebagai jalan
menuju penguasaan
● Belajar dari kritik
● Belajar dari kesuksesan orang lain
● Mencari tantangan
● Mencoba beberapa solusi dan
pendekatan
● Melihat usaha sebagai permainan
● Mencari kritik yang bermanfaat
● Berkolaborasi untuk kesuksesan
bersama
/in/simorangkir
Change Management
Tahapan Implementasi Perubahan di Organisasi
1. Identify the change and perform an impact assessment
2. Develop a plan
3. Communicate the change to employees
4. Provide reasons for the change
5. Seek employee feedback
6. Launch the change
7. Monitor the change
8. Evaluate the change

/in/simorangkir
Change Management
Kenapa Perubahan yang diinginkan bisa GAGAL?
1. Tidak Menarik
2. Tidak Diperlukan
3. Tidak Dikomunikasikan
4. Tidak Melibatkan Orang yang Tepat
5. Implementasinya Direncanakan dengan Buruk
6. Sukses Butuh Waktu namun Terlalu Lama untuk Tiba
7. Terlalu Sedikit Tindak Lanjut

/in/simorangkir
 STRATEGI
CMO - Manajemen Perubahan

28
Apa yang harus dilakukan di dalam roadmap implementasi RME:
● Memahami regulasi dan menetapkan siapa yang akan bertanggung jawab
dalam implementasi RME.
● Memahami Pre-Implementasi, Implementasi, dan Post Implementasi.
● Melaksanakan analisis kesenjangan, mengukur kepatuhan terhadap RME.
● Menetapkan tahapan implementasi, audit dan review.
● Meningkatkan kesadaran (awareness) mengenai RME di tingkat pimpinan
sampai ke staf serta implikasinya ke dalam pekerjaan dan rutinitas
organisasi.
● Mengantisipasi perubahan SOP dan cara kerja di organisasi kesehatan
terkait dengan implementasi RME.
● Memiliki pedoman tata kelola informasi, merevisinya jika sudah memiliki
kerangka disesuaikan dengan regulasi yang ada.

/in/simorangkir
TINGKATKAN KUALITAS SELURUH
PEMANGKU KEPENTINGAN
Pastikan tim Anda mampu
melakukan hal yang kompleks.

/in/simorangkir
 EDUCATE THE PEOPLE
TATA KELOLA - IDENTIFIKASI SOP / KEBIJAKAN YANG PERLU
DIREVISI (Pastikan Kebijakan Pemerintah selaras dengan SOP)

Siapkan MATERI TRAINING BERJENJANG yang dapat diakses dengan

mudah → WEBSITE TERBATAS

TRAINING - TRAINING - TRAINING

Siapkan program BCP yang TIDAK MEMBERATKAN END USER yang

kemudian dapat diimplementasikan ke seluruh pemangku
kepentingan di organisasi

/in/simorangkir
Cara Mengelola Penolakan terhadap Perubahan
1. Jangan pelit untuk memberikan apresiasi
2. Jadilah panutan
3. Tetap terlibat
4. Mendukung stabilitas organisasi
5. Pertahankan transparansi
6. Pertimbangkan waktu perubahan organisasi Anda
/in/simorangkir
TATA KELOLA - IDENTIFIKASI SOP / KEBIJAKAN YANG PERLU DIREVISI

● Perubahan SOP dan update teknologi

● Tingkatkan pengetahuan seluruh stakeholders (SOP password
sampai SOP hubungan dengan vendor)
● Penilaian dampak mungkin diperlukan untuk pemrosesan
BERISIKO TINGGI. Seperti contoh:
○ Teknologi baru
○ Pemrosesan dan evaluasi informasi pribadi yang otomatis
dan sistematis
○ Pemantauan skala besar dari area yang dapat diakses
publik (mis. CCTV)
○ Pemrosesan data sensitif berskala besar seperti biometrik

/in/simorangkir
SIAPKAN MATERI TRAINING BERJENJANG
Seluruh end-user di organisasi harus paham alur SIMRS

Materi terkait SIMRS harus disiapkan dengan Monev:

● Akses mudah ke data, informasi, dan pengetahuan
● Mengajarkan semua tim tentang penggunaan
SIMRS yang akan diimplementasi
● Inovasi yang cepat dan mendalam dalam
pengajaran, pembelajaran, dan monev
● Kolaborasi tanpa hambatan lintas departemen dan
disiplin ilmu
● Administrasi yang efektif dan efisien

/in/simorangkir
Sosialisasi Secara Elektronik Melalui Website
Melatih karyawan dan pemangku kepentingan di organisasi tentang
perubahan yang akan diimplementasi.

Berikut ini beberapa cara yang dapat dilakukan:

● Lakukan seminar dan sesi pelatihan untuk meningkatkan
kemahiran staf di Fasyankes.
● Siapkan bantuan teknik berbasis web dan ruang kelas. Buat
kebijakan yang berfokus pada bagaimana karyawan harus
dapat mengelola informasi rahasia perusahaan.
● Memotivasi mereka untuk menghadiri konferensi publik dan
seminar tentang hal yang baru untuk meningkatkan
pengetahuan mereka.

/in/simorangkir
Hak akses pengguna dimulai dari HRD

● Database karyawan, perawat, dan dokter harus dilengkapi

dengan status hak akses mereka ke dalam sistem utama.
● Siapkan SOP karyawan, perawat, dan dokter dimulai dari
acceptance, pelatihan, dan alur kegiatan di dalam HRD harus
diselaraskan dengan hak akses ke sistem.
/in/simorangkir
Buatkan Program yang mudah dipahami
untuk seluruh jajaran di organisasi Anda.

/in/simorangkir
PANDUAN PELAKSANAAN IMPLEMENTASI (GARIS BESAR)

1. Membentuk TIM proyek

2. KEGIATAN dan TAHAPAN proyek
3. MERENCANAKAN perubahan
4. Perencanaan KOMUNIKASI
5. Migrasi DATA dan retensi data dari sistem lama
6. PELATIHAN
7. Mengidentifikasi PERSYARATAN dokumen laporan / cetak SIMRS
8. MENJALANKAN dan MEMVALIDASI penerapan
9. PERSETUJUAN eksekutif untuk Go Live
10. AKTIVITAS dan DUKUNGAN Post-Go Live

/in/simorangkir
 RSH RSH RSH

LINK: LINK: LINK:

https://linkdummy https://linkdummy https://linkdummy

RSH RSH RSH

Saat ini memakai legacy Akusisi Greenfield

WA Group Tim Inti, SU

dan RS Direktur dan Tim

/in/simorangkir
 FOKUS

TATA KELOLA / SOP KONTRAK VENDOR

MENGATUR INFORMASI
KOMUNIKASI
SECARA LENGKAP dan
BENAR

MONITORING dan
PILIH TIM YANG TEPAT
EVALUASI

/in/simorangkir
 Kesimpulan

Kesimpulan

Tidak ada cetak biru universal untuk manajemen perubahan, bahkan dalam
industri tertentu seperti di industri perawatan kesehatan.

Meskipun demikian, terlepas dari departemen atau sektor manapun kita akan
menuai hasil dari penerapan strategi dan caranya.

Ketika perubahan dikelola dengan baik, Anda dapat memastikan bahwa hasil
yang diinginkan tercapai, dan gangguan pada operasi sehari-hari dapat
diminimalkan.

LOVE THE PROCESS

/in/simorangkir
“Seni kemajuan adalah menjaga keteraturan di
tengah perubahan dan mempertahankan
perubahan di tengah keteraturan.” – Alfred North Whitehead

/in/simorangkir
/in/simorangkir