Manual Book AMS Korporat

USER MANUAL
AMS KORPORAT
Daftar Isi
Daftar Isi 2
1. Pendahuluan 6
2. Halaman Login 6
3. Landing Page 7
4. Halaman User Profile 8
5. Menu User Manual 8
6. Menu (Side Navigation) 9
6.1. Menu Surat Masuk 10
6.2. Menu Surat Keluar 11
6.3. Menu Nota Dinas 14
6.4. Menu Surat Bentuk Khusus 18
6.5. Menu Produk Hukum 18
7. Surat Masuk 19
7.1. Surat Masuk 19
7.2. Surat Masuk Terkirim 20
8. Surat Keluar 20
8.1. Persetujuan 20
8.2. Telusuri 21
8.3. Konsep 22
8.4. Terkirim 22
8.5. Dibatalkan 23
9. Nota Dinas 24
9.1. Nota Dinas Masuk 24
9.2. Persetujuan 25
9.3. Telusuri 26
9.4. Konsep 26
9.5. Terkirim 27
9.6. Dibatalkan 28
10. Filter 28
10.1. Filter Tanggal 28
10.2. Filter Kolom Pencarian 29
11. Surat Bentuk Khusus 30
11.1. MoU / Nota Kesepahaman 31
11.2. Surat Perjanjian (Pj) 31
11.3. Surat Perintah Kerja (SPK) 31
11.4. Surat Kuasa (SKu) 32
11.5. Surat Tugas (STg) 32
11.6. Amandemen (Amd) 33
11.7. Addendum (Add) 33
11.8. Berita Acara (BA) 33
11.9. Surat Keterangan (SKt) 34
11.10. Surat Pernyataan (SPN) 34
11.11. Surat Rencana Kerja dan Syarat-Syarat (RKS) 34
11.12. Daftar Pengantar (DP) 35
11.13. Letter of Intent (LOI) 35
11.14. Izin Persetujuan Direksi 35
11.15. Rekomendasi Value (RV) 36
11.16. Surat Laporan (Lap) 36
11.17. Surat Peringatan (SPt) 36
11.18. Pengumuman (Pm) 37
11.19. Pemberitahuan (Pt) 37
12. Produk Hukum 37
12.1. Peraturan (P) 38
12.2. Keputusan (K) 38

12.3. Instruksi (I) 38
12.4. Edaran 39
13. Input Surat Masuk 39
14. Konsep Nota Dinas 49
a) Buat Konsep 49
b) Form Konsep 50
c) Pengisian Kepala Surat 50
d) Pengisian Pengirim 53
e) Pengisian Penerima 55
f) Pengisian Pemeriksa 59
g) Pengisian Referensi 61
h) Isi Nota Dinas 63
i) Attachment 65
k) Tombol ‘Kirim’ dan ‘Simpan Draft’ 67
15. Konsep Surat Keluar 67
a) Buat Konsep 68
b) Form Konsep 68
c) Pengisian Kepala Surat 69
d) Pengisian Pengirim 71
e) Pengisian Penerima 74
○ Internal 74
○ Eksternal (Non PLN) 78
○ PLN Group 81
f) Pengisian Pemeriksa 85
g) Pengisian Referensi 88
h) Isi Surat Keluar 90
i) Attachment 92
k) Tombol ‘Kirim’ dan ‘Simpan Draft’ 94

16. Approval 94
16.1. Nota Dinas 95
16.2. Surat Keluar Internal 99
16.3. Surat Keluar Eksternal Tanda Tangan Basah 103
16.4. Surat Keluar Eksternal Tanda Tangan Digital 112
17. Pembuatan Surat Bentuk Khusus 119
18. Pembuatan Produk Hukum 124
19. Detailing Nota Dinas/ Detailing Surat 129
20. Teruskan 132
21. Disposisi 137
22. Sekretaris 141
22.1. Aktifkan Sekretaris 141
22.2. Nonaktifkan Sekretaris 143
23. PLH 144
23.1. PLH 144
23.2. PLH Jenis - 2 147

1. Pendahuluan
AMS Korporat merupakan aplikasi pendukung dalam korespondensi kedinasan PLN, baik korespondensi
internal maupun eksternal, mulai dari Nota Dinas, Surat, Surat Bentuk Khusus dan Produk Hukum.
Dasar penggunaan AMS Korporat sendiri adalah Peraturan Direksi Nomor 0201.P/DIR/2019 Tentang
Perubahan Atas Peraturan Direksi PT PLN (Persero) Nomor 0088.P/DIR/2019 Tentang Pedoman Tata
Naskah Dinas dan Kearsipan di Lingkungan PT PLN (Persero).
Tujuan dari AMS Korporat salah satunya adalah untuk meningkatkan efisiensi di lingkungan PT PLN
(Persero), yaitu dengan menerapkan less-paper dan less-courier system. AMS Korporat juga sudah
dilengkapi dengan Tanda Tangan Digital sebagai bentuk pendukung digitalisasi dalam naskah dinas.
AMS Korporat secara resmi Go-Live pada Februari 2020 di seluruh unit PLN Holding dan dapat diakses
pada alamat amskorporat.pln.co.id.
2. Halaman Login
Untuk dapat menggunakan AMS Korporat, pengguna harus login terlebih dahulu menggunakan
kredensial seperti username dan password. Tampilan halaman login pada AMS Korporat adalah seperti
terlihat di Gambar 2.1
Gambar 2.1
Setelah itu klik button , sehingga menampilkan form untuk memasukkan username dan
password IAM / SSO milik user seperti terlihat di Gambar 2.2 , setelah itu masukkan username dan
password anda dan klik button
Gambar 2.2
3. Landing Page
Landing Page tampil ketika user telah berhasil login ke AMS Korporat. Halaman ini merupakan halaman
awal yang juga berisi informasi nama dan organisasi user seperti terlihat di Gambar 3.1
Gambar 3.1
4. Halaman User Profile
Halaman ini dapat diakses dengan cara klik nama lengkap user di sudut kanan atas seperti terlihat di
Gambar 4.1.
Gambar 4.1
Halaman User Profile menampilkan data user mulai dari Full Name, NIP, Position, Email, Role,
Organization, Company, Business Area, Personal Sub Area, Divisi dan Unit Organization seperti terlihat di
Gambar 4.2.
Gambar 4.2
5. Menu User Manual

Menu ini digunakan untuk melihat dan mendownload User Manual. User dapat mengakses menu ini
dengan cara klik icon ketika berada di halaman landing page (Gambar 4.1), setelah itu akan
menampilkan pilihan User Manual yang bisa dilihat seperti terlihat di Gambar 5.1 .
Gambar 5.1
6. Menu (Side Navigation)
Menu terletak di sisi sebelah kiri (Side Navigation) dibuat untuk mempermudah user beralih dari satu
menu ke menu lainnya dalam menggunakan AMS Korporat. Beberapa menu yang tersedia pada AMS
Korporat diantaranya seperti terlihat di Gambar 6.1.
Gambar 6.1
6.1. Menu Surat Masuk
Surat Masuk adalah menu yang digunakan untuk menampilkan dan mengakses surat masuk yang
diterima oleh user seperti terlihat di Gambar 6.1.1.
Gambar 6.1.1
Berdasarkan Gambar 6.1.1, dapat dilihat sub menu yang ada pada Surat Masuk yaitu:
● Surat Masuk
Berisi daftar surat yang ditujukan kepada user seperti terlihat di Gambar 6.1.2.
Gambar 6.1.2
● Surat Masuk Terkirim
Berisi daftar surat yang telah dilakukan disposisi ataupun diteruskan oleh user seperti terlihat di
Gambar 6.1.3.
Gambar 6.1.3
6.2. Menu Surat Keluar

Menu Surat Keluar digunakan untuk memproses pembuatan surat yang memiliki tujuan eksternal
(Unit PLN, Anak Perusahaan / Sub Holding, Pihak Eksternal lainnya). Proses pembuatan dimulai
dari tahap konsep surat sampai dengan surat terkirim kepada penerima surat. Daftar Menu Surat
Keluar dapat dilihat di Gambar 6.2.1.
Gambar 6.2.1
Berdasarkan Gambar 6.2.1, dapat dilihat sub menu yang ada pada Surat Keluar yaitu:
● Persetujuan, sub menu ini digunakan untuk melihat konsep surat keluar yang perlu diperiksa
atau disetujui seperti terlihat di Gambar 6.2.2.
Gambar 6.2.2
● Telusuri, sub menu ini digunakan untuk memeriksa posisi konsep surat keluar yang sedang
dalam proses persetujuan / approval seperti terlihat di Gambar 6.2.3 .
Gambar 6.2.3
● Konsep merupakan sub menu yang digunakan untuk melihat konsep surat keluar yang masih
dalam proses pengonsepan atau pembuatan seperti terlihat di Gambar 6.2.4.
Gambar 6.2.4
● Terkirim, sub menu ini digunakan untuk melihat surat keluar yang telah disetujui oleh pejabat
terkait dan telah terkirim kepada penerima (kecuali eksternal dikirim manual) seperti terlihat di
Gambar 6.2.5.
Gambar 6.2.5
● Dibatalkan, sub menu ini menampilkan surat keluar yang dibatalkan atau tidak lolos ketika
proses persetujuan seperti terlihat di Gambar 6.2.6.
Gambar 6.2.6
6.3. Menu Nota Dinas

Menu ini digunakan untuk memproses nota dinas yang memiliki ruang lingkup internal dari mulai
membuat konsep nota dinas sampai mengirimkan pada pejabat penerima nota dinas, menu nota
dinas bisa dilihat pada Gambar 6.3.1.
Gambar 6.3.1
Berdasarkan Gambar 6.3.1, dapat dilihat sub menu yang ada pada menu nota dinas adalah:
● Nota Dinas Masuk, menampilkan nota dinas masuk yang diterima oleh user seperti terlihat di
Gambar 6.3.2.
Gambar 6.3.2
● Persetujuan, sub menu ini menampilkan nota dinas yang perlu diperiksa atau disetujui seperti
terlihat di Gambar 6.3.3.
Gambar 6.3.3
● Telusuri, sub menu ini digunakan untuk melacak posisi nota dinas yang sedang dalam proses
persetujuan seperti terlihat di Gambar 6.3.4.
Gambar 6.3.4
● Konsep merupakan sub menu yang digunakan untuk melihat nota dinas yang masih dalam
proses pembuatan konsep seperti terlihat di Gambar 6.3.5.
Gambar 6.3.5
● Terkirim, sub menu ini menampilkan nota dinas yang telah disetujui oleh pemeriksa atau pejabat
terkait seperti terlihat di Gambar 6.3.6.
Gambar 6.3.6
● Dibatalkan, sub menu ini menampilkan nota dinas yang dibatalkan atau tidak lolos ketika proses
persetujuan seperti terlihat di Gambar 6.3.7.
Gambar 6.3.7
6.4. Menu Surat Bentuk Khusus
Menu ini digunakan untuk membuat surat yang memiliki ruang lingkup khusus, Surat Bentuk Khusus
terdiri dari 21 sub menu seperti terlihat di Gambar 6.4.1.
Gambar 6.4.1
6.5. Menu Produk Hukum
Menu ini digunakan untuk membuat dokumen yang memiliki ruang lingkup hukum, Produk Hukum
terdiri dari 4 sub menu seperti terlihat di Gambar 6.5.1.
Gambar 6.5.1
7. Surat Masuk
7.1. Surat Masuk
Untuk melihat halaman index surat masuk, langkah-langkah yang dilakukan adalah:
a) Login pada AMS Korporat
b) Pada Side Navigation klik sub menu “Surat Masuk” di menu Surat Masuk
c) Halaman akan menuju pada halaman Surat Masuk
Halaman ini menampilkan surat yang diterima oleh user yang sedang login pada AMS Korporat yang
dikirim dari pihak eksternal. Setelah diklik, menu “Surat Masuk”, user bisa melihat item ‘Nomor
Surat’, ‘Dari’, ‘Hal’, ‘Tgl Surat’, ‘Tgl Terima’ dan fitur ‘Balas Surat’. Urutan surat masuk berdasarkan
item ‘Tgl Terima’ dan data yang tampil pertama kali / default ditampilkan berdasarkan 3 bulan
terakhir tapi filter tanggal bisa diubah sesuai dengan kebutuhan, seperti terlihat di Gambar 7.1.1.
Gambar 7.1.1
Pada tampilan Surat Masuk terdapat penanda untuk surat yang menggunakan tanda tangan digital,
akan menampilkan QR Qode. Dimana posisi QR Qode berada di samping item ‘No’. Dan juga
penanda untuk surat yang memiliki sifat pengamanan ‘Segera’ dan ‘Sangat Segera’. Jika sifat
penyampaian surat adalah ‘Segera’ maka akan menampilkan icon tanda seru berwarna merah dan
berjumlah satu. Jika sifat penyampaian surat adalah ‘Sangat Segera’ maka akan menampilkan icon
tanda seru berwarna merah dan berjumlah dua. Dimana posisi icon tanda seru berada di samping
item ‘Tgl Terima’ seperti terlihat di Gambar 7.1.2.
Gambar 7.1.2
7.2. Surat Masuk Terkirim
Untuk melihat halaman index surat masuk terkirim, langkah-langkah yang dilakukan adalah:
b) Pada Side Navigation klik sub menu “Terkirim” di menu Surat Masuk
c) Halaman akan menuju pada halaman Surat Masuk Terkirim
Halaman ini menampilkan surat masuk yang sudah dilakukan tindakan, baik itu ‘Disposisi’ atau
‘Teruskan’ oleh user. Setelah diklik menu ‘Surat Masuk’, user bisa melihat item ‘Nomor Surat’, ‘Dari’,
‘Hal’, ‘Tgl Surat’, ‘Tgl Tindakan’ dan fitur ‘Balas Surat’. Urutan surat masuk berdasarkan item ‘Tgl
Surat, dan data yang tampil pertama kali ditampilkan berdasarkan 3 bulan terakhir tapi filter tanggal
bisa diubah sesuai dengan kebutuhan, seperti terlihat di Gambar 7.2.1.
Gambar 7.2.1
8. Surat Keluar
8.1. Persetujuan
Untuk melihat halaman index surat keluar persetujuan, langkah-langkah yang dilakukan adalah:
b) Pada Side Navigation klik sub menu “Persetujuan” di menu Surat Keluar
c) Halaman akan menuju pada halaman Surat Keluar Persetujuan
Halaman ini menampilkan daftar konsep surat eksternal yang perlu diperiksa atau disetujui. Setelah
klik sub menu ‘Persetujuan’, user dapat melihat item pada index surat keluar persetujuan yang berisi
kolom ‘No’, ‘Tgl Dibuat’, ‘Dari’, ‘Kepada’, ‘Hal’ dan ‘Status’ dan data yang tampil pertama kali
ditampilkan berdasarkan 3 bulan terakhir, seperti terlihat di Gambar 8.1.1.
Gambar 8.1.1
8.2. Telusuri
Untuk melihat halaman index surat keluar telusuri, langkah-langkah yang dilakukan adalah:
b) Pada Side Navigation klik sub menu “Telusuri” di menu Surat Keluar
c) Halaman akan menuju pada halaman Surat Keluar Telusuri
Halaman ini menampilkan list posisi konsep surat eksternal yang sedang dalam proses persetujuan.
Setelah klik sub menu ‘Telusuri’, user dapat melihat item pada index surat keluar telusuri yang berisi
kolom ‘No’, ‘Tgl Dibuat’, ‘Dari’, ‘Kepada’, ‘Hal’, ‘Status’ dan ‘Pemeriksa’ dan data yang tampil
pertama kali ditampilkan berdasarkan 3 bulan terakhir, seperti terlihat di Gambar 8.2.1
Gambar 8.2.1
8.3. Konsep
Untuk melihat halaman index surat keluar konsep, langkah-langkah yang dilakukan adalah:
b) Pada Side Navigation klik sub menu “Konsep” di menu Surat Keluar
c) Halaman akan menuju pada halaman Surat Keluar Konsep
Halaman ini menampilkan list konsep surat eksternal yang masih dalam proses pembuatan konsep.
Setelah klik sub menu ‘Konsep’, pengguna dapat melihat item pada index surat keluar konsep yang
berisi kolom ‘No’, ‘Tgl Dibuat’, ‘Dari’, ‘Kepada’, ‘Hal’, ‘Status’ seperti terlihat di Gambar 8.3.1
Gambar 8.3.1
8.4. Terkirim
Untuk melihat halaman index surat keluar terkirim, langkah-langkah yang dilakukan adalah:
b) Pada Side Navigation klik sub menu “Terkirim” di menu Surat Keluar
c) Halaman akan menuju pada halaman Surat Keluar Terkirim
Halaman ini menampilkan list surat eksternal yang telah disetujui oleh pemeriksa atau pejabat
terkait. Setelah klik sub menu ‘Terkirim’, pengguna dapat melihat item pada index surat keluar
terkirim yang berisi kolom ‘No’, ‘Nomor Surat’, ‘Dari’, ‘Kepada’, ‘Hal’, ‘Tgl Surat’ seperti terlihat di
Gambar 8.4.1
Gambar 8.4.1
8.5. Dibatalkan
Untuk melihat halaman index surat keluar dibatalkan, langkah-langkah yang dilakukan adalah:
b) Pada Side Navigation klik sub menu “Dibatalkan” di menu Surat Keluar
c) Halaman akan menuju pada halaman Surat Keluar Dibatalkan
Halaman ini menampilkan list konsep surat eksternal yang dibatalkan atau tidak lolos ketika proses
persetujuan. Setelah klik sub menu ‘Dibatalkan’, pengguna dapat melihat item pada index surat
keluar dibatalkan yang berisi kolom ‘No’, ‘Tgl Dibuat’, ‘Dari’, ‘Hal’, dan ‘Status’ seperti terlihat di
Gambar 8.5.1.
Gambar 8.5.1
9. Nota Dinas
9.1. Nota Dinas Masuk
Untuk melihat halaman index nota dinas masuk, langkah-langkah yang dilakukan adalah:
b) Pada Side Navigation klik sub menu Nota Dinas Masuk di menu Nota Dinas
c) Halaman akan menuju pada halaman Nota Dinas Masuk
Halaman ini menampilkan list nota dinas yang diterima oleh user yang login ke AMS Korporat. Nota
Dinas berasal dari internal satuan organisasi yang sama. Setelah klik menu ‘Nota Dinas Masuk’,
pengguna dapat melihat item pada index nota dinas masuk yang berisi kolom ‘No’, ‘Nomor Nota
Dinas’, ‘Dari’, ‘Hal’, ‘Tgl Nota Dinas’, ‘Tgl Terima’ dan fitur ‘Balas’. Urutan nota dinas masuk
berdasarkan kolom ‘Tgl Terima’ dan data yang tampil pertama kali / default ditampilkan berdasarkan
3 bulan terakhir tapi filter tanggal bisa diubah sesuai dengan kebutuhan, seperti terlihat di Gambar
9.1.1.
Gambar 9.1.1
Pada tampilan Nota Dinas Masuk terdapat penanda untuk nota dinas yang memiliki sifat
penyampaian ‘Segera’ dan ‘Sangat Segera’. Jika sifat penyampaian nota dinas adalah ‘Segera’
maka akan menampilkan icon tanda seru berwarna merah dan berjumlah satu. Jika sifat
penyampaian nota dinas adalah ‘Sangat Segera’ maka akan menampilkan icon tanda seru
berwarna merah dan berjumlah dua. Posisi icon tanda seru berada di sisi kanan kolom ‘Tgl Terima’
seperti terlihat di Gambar 9.1.2.
Gambar 9.1.2
9.2. Persetujuan
Untuk melihat halaman index nota dinas persetujuan, langkah-langkah yang dilakukan adalah:
b) Pada Side Navigation klik sub menu “Persetujuan” di menu Nota Dinas
c) Halaman akan menuju pada halaman Nota Dinas Persetujuan
Halaman ini menampilkan list konsep nota dinas yang perlu diperiksa atau disetujui. Setelah klik sub
menu ‘Persetujuan’, pengguna dapat melihat item pada index nota dinas persetujuan yang berisi
kolom ‘No’, ‘Tgl Dibuat’, ‘Dari’, ‘Kepada’, ‘Hal’ dan ‘Status’ seperti terlihat di Gambar 9.2.1
Gambar 9.2.1
9.3. Telusuri
Untuk melihat halaman index nota dinas telusuri, langkah-langkah yang dilakukan adalah:
b) Pada Side Navigation klik sub menu “Telusuri” di menu Nota Dinas.
c) Halaman akan menuju pada halaman Nota Dinas Telusuri
Halaman ini menampilkan list posisi nota dinas yang sedang dalam proses persetujuan. Setelah klik
sub menu ‘Telusuri’, pengguna dapat melihat item pada index nota dinas telusuri yang berisi kolom
‘No’, ‘Tgl Dibuat’, ‘Dari’, ‘Kepada’, ‘Hal’, ‘Status’ dan ‘Pemeriksa’ seperti terlihat di Gambar 9.3.1
Gambar 9.3.1
9.4. Konsep
Untuk melihat halaman index nota dinas konsep, langkah-langkah yang dilakukan adalah:
b) Pada Side Navigation klik sub menu “Konsep” di menu Nota Dinas
c) Halaman akan menuju pada halaman Nota Dinas Konsep
Halaman ini menampilkan list nota dinas yang masih dalam proses pembuatan konsep. Setelah klik
sub menu ‘Konsep’, pengguna dapat melihat item pada index nota dinas konsep yang berisi kolom
‘No’, ‘Tgl Dibuat’, ‘Dari’, ‘Kepada’, ‘Hal’, ‘Status’ seperti terlihat di Gambar 9.4.1
Gambar 9.4.1
9.5. Terkirim
Untuk melihat halaman index nota dinas terkirim, langkah-langkah yang dilakukan adalah:
b) Pada Side Navigation klik sub menu “Terkirim” di menu Nota Dinas
c) Halaman akan menuju pada halaman Nota Dinas Terkirim
Halaman ini menampilkan list nota dinas yang telah disetujui oleh pemeriksa atau pejabat terkait.
Setelah klik sub menu ‘Terkirim’, pengguna dapat melihat item pada index nota dinas terkirim yang
berisi kolom ‘No’, ‘Nomor Nota Dinas’, ‘Dari’, ‘Kepada’, ‘Hal’, ‘Tgl Nota Dinas’, ‘Tgl Tindakan’. Urutan
nota dinas terkirim berdasarkan kolom ‘Tgl Nota Dinas’ seperti terlihat di Gambar 9.5.1.
Gambar 9.5.1
9.6. Dibatalkan
Untuk melihat halaman index nota dinas dibatalkan, langkah-langkah yang dilakukan adalah:
b) Pada Side Navigation klik sub menu “Dibatalkan” di menu Nota Dinas
c) Halaman akan menuju pada halaman Nota Dinas Dibatalkan
Halaman ini menampilkan list konsep nota dinas yang dibatalkan atau tidak lolos ketika proses
persetujuan. Setelah klik sub menu ‘Dibatalkan’, pengguna dapat melihat item pada index nota dinas
dibatalkan yang berisi kolom ‘No’, ‘Tgl Dibuat’, ‘Dari’, ‘Kepada’, ‘Hal’, dan ‘Status’ seperti terlihat di
Gambar 9.6.1
Gambar 9.6.1
10. Filter
Filter dibuat untuk memungkinkan pengguna membatasi tampilan data berdasarkan kriteria yang
ditetapkan ketika menggunakan AMS Korporat. Beberapa filter yang tersedia pada AMS Korporat adalah:
10.1. Filter Tanggal
Untuk membatasi tampilan data berdasarkan tanggal, langkah-langkah yang dilakukan adalah:
b) Pada Side Navigation klik sub menu yang dituju
c) Klik fitur Filter tanggal “Dari” untuk menentukan batas tanggal awal seperti terlihat di Gambar
10.1.1
Gambar 10.1.1
d) Klik fitur filter “Hingga” untuk menentukan batas tanggal akhir seperti terlihat di Gambar 10.1.1
e) Ketika klik “Dari” dan “Hingga” maka akan memunculkan pilihan tanggal pada kalender seperti
terlihat di Gambar 10.1.2
Gambar 10.1.2
f) Klik tombol “Cari”
10.2. Filter Kolom Pencarian

Untuk membatasi tampilan data berdasarkan kata atau kalimat yang dibutuhkan, langkah-langkah
yang dilakukan adalah:
a) Memilih Kategori. Beberapa pilihan kategori yang tersedia yaitu Hal, Nomor Surat / Nota Dinas,
Dari, Kepada, Unit, Isi Surat, Tembusan seperti terlihat di Gambar 10.2.1 .
Gambar 10.2.1
b) Setelah memilih Kategori, user bisa memasukan Kata Kunci pada kolom pencarian yang
tersedia seperti terlihat di Gambar 10.2.2 .
Gambar 10.2.2
c) Lalu klik tombol “Cari”
11. Surat Bentuk Khusus

Untuk melihat halaman index surat bentuk khusus, langkah-langkah yang dilakukan adalah:
b) Pada Side Navigation klik sub menu yang diinginkan di menu Surat Bentuk Khusus
c) Halaman akan menuju pada halaman Surat Bentuk Khusus yang dipilih
Menu Surat Bentuk Khusus digunakan untuk proses pengambilan Nomor Surat Bentuk Khusus yang telah
selesai diproses dan memerlukan nomor. Proses ini hanya bisa dilakukan oleh user Sekretaris dan sudah
diaktifkan menjadi sekretaris pejabat. Adapun jenis dari Surat Bentuk Khusus adalah:
11.1. MoU / Nota Kesepahaman
Merupakan suatu bentuk perjanjian atau kesepakatan awal yang menyatakan langkah pencapaian
saling pengertian antara dua pihak atau lebih untuk melangkah kemudian pada penandatangan
suatu perjanjian seperti terlihat di Gambar 11.1.
Gambar 11.1
11.2. Surat Perjanjian (Pj)
Merupakan perikatan dalam bentuk tertulis yang memuat persetujuan antara dua pihak atau lebih
mengenai suatu hal atau kegiatan tertentu, masing-masing pihak mempunyai hak dan kewajiban
melakukan sesuatu berdasarkan isi perjanjian tersebut seperti terlihat di Gambar 11.2.
Gambar 11.2
11.3. Surat Perintah Kerja (SPK)
Merupakan surat yang memuat perintah kepada pihak kedua/pihak lain untuk melakukan pekerjaan
tertentu dan tidak membebaskan yang bersangkutan dari tugas kedinasan sehari-hari kecuali
ditentukan lain seperti terlihat di Gambar 11.3.
Gambar 11.3
11.4. Surat Kuasa (SKu)
Merupakan surat yang memuat pelimpahan wewenang dari pejabat tertentu sesuai kewenangannya
kepada pejabat/pegawai/orang lain untuk dan atas namanya melakukan sesuatu perbuatan, sesuai
dengan yang dimaksudkan dalam surat kuasa dan tidak membebaskan yang bersangkutan dari
tugas kedinasan sehari-hari kecuali ditentukan lain seperti terlihat di Gambar 10.4.
Gambar 11.4
11.5. Surat Tugas (STg)
Merupakan surat yang memuat penugasan dari seorang pejabat/pimpinan yang berwenang kepada
pejabat bawahannya/pegawai untuk melaksanakan sesuatu tugas pekerjaan yang ditentukan dan
tidak membebaskan yang bersangkutan dari tugas kedinasan sehari-hari kecuali ditentukan lain
seperti terlihat di Gambar 11.5.
Gambar 11.5
11.6. Amandemen (Amd)
Merupakan perubahan dari suatu perjanjian untuk melakukan perubahan jangka waktu, perubahan
volume, perubahan keuangan dan/atau perubahan lainnya seperti terlihat di Gambar 11.6.
Gambar 11.6
11.7. Addendum (Add)
Merupakan perubahan dari suatu perjanjian untuk melakukan penambahan dari yang sebelumnya
tidak ada menjadi ada ataupun sebaliknya seperti terlihat di Gambar 11.7.
Gambar 11.7
11.8. Berita Acara (BA)
Merupakan surat yang memuat uraian tentang tindakan atau peristiwa yang dapat digunakan
sebagai sarana pembuktian seperti terlihat di Gambar 11.8.
Gambar 11.8
11.9. Surat Keterangan (SKt)
Merupakan surat yang memuat keterangan tentang sesuatu atau seseorang pada saat tertentu dan
posisi tertentu seperti terlihat di Gambar 11.9.
Gambar 11.9
11.10. Surat Pernyataan (SPN)
Merupakan surat yang memuat pernyataan mengenai kebenaran sesuatu yang dibuat oleh
pejabat/pimpinan/pegawai/panitia/tim/sekelompok pegawai untuk suatu tujuan tertentu seperti
terlihat di Gambar 11.10.
Gambar 11.10
11.11. Surat Rencana Kerja dan Syarat-Syarat (RKS)
Merupakan dokumen yang disiapkan oleh Pejabat Perencana Pengadaan sebagai pedoman dalam
proses pembuatan dan penyampaian penawaran oleh calon Penyedia Barang/Jasa serta pedoman
evaluasi penawaran oleh Pejabat Pelaksana Pengadaan seperti terlihat di Gambar 11.11.
Gambar 11.11
11.12. Daftar Pengantar (DP)
Merupakan daftar yang memuat pemberitahuan tentang penyampaian dokumentasi/naskah/barang
yang dikirim bersama-sama dengan pengantar dimaksud seperti terlihat di Gambar 11.12.
Gambar 11.12
11.13. Letter of Intent (LOI)
Merupakan surat yang diterbitkan oleh pengguna barang/jasa kepada penyedia barang / jasa
sebagai penunjukkan pemenang seperti terlihat di Gambar 11.13.
Gambar 11.13
11.14. Izin Persetujuan Direksi
Merupakan izin/persetujuan yang diberikan oleh Direksi/Direktur/Komite Direktur sesuai batasan
kewenangannya untuk melakukan kegiatan atau transaksi seperti terlihat di Gambar 11.14.
Gambar 11.14
11.15. Rekomendasi Value (RV)
Merupakan surat yang memuat review dan rekomendasi Value for Money terhadap proses
pengadaan barang / jasa di Perusahaan seperti terlihat di Gambar 11.15.
Gambar 11.15
11.16. Surat Laporan (Lap)
Merupakan surat yang memuat uraian hasil atau pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan
penyampaian keterangan tertulis sehubungan dengan suatu masalah atau kegiatan yang telah
terjadi seperti terlihat di Gambar 11.16.
Gambar 11.16
11.17. Surat Peringatan (SPt)
Merupakan surat yang memuat pemberitahuan yang sifatnya memperingatkan bahwa telah terjadi
kealpaan/kelalaian/kekeliruan atau suatu hal yang berlawanan dengan peraturan yang berlaku
Gambar 11.17
11.18. Pengumuman (Pm)
Merupakan Naskah Dinas yang memuat suatu informasi atau penjelasan yang berlaku umum untuk
waktu 1 (satu) kali atau untuk waktu terbatas / tertentu sampai isi pengumuman itu diketahui
dan/atau dilaksanakan oleh satuan organisasi dan atau instansi / lembaga / swasta / masyarakat /
perorangan / pihak lainnya di wilayah kerja satuan organisasi seperti terlihat di Gambar 11.18.
Gambar 11.18
11.19. Pemberitahuan (Pt)
Merupakan Naskah Dinas yang pada dasarnya sama dengan pengumuman, tetapi hanya berlaku di
lingkungan kerja terbatas dengan maksud untuk diketahui dan/atau dilaksanakan oleh pegawai
dalam satuan organisasi seperti terlihat di Gambar 11.19.
Gambar 11.19
12. Produk Hukum

Untuk melihat halaman index produk hukum, langkah-langkah yang dilakukan adalah:
b) Pada Side Navigation klik sub menu yang diinginkan di menu Produk Hukum
c) Halaman akan menuju pada halaman Produk Hukum yang dipilih
Menu Produk Hukum merupakan pengelompokkan berdasarkan beberapa jenis surat dan digunakan
untuk kepentingan yang berbeda-beda di lingkungan PLN. Proses ini hanya bisa dilakukan oleh user
sekretaris dan sudah diaktifkan menjadi sekretaris pejabat. Adapun jenis dari Produk Hukum adalah:
12.1. Peraturan (P)
Merupakan Naskah Dinas yang berisi/bersifat pengaturan yang diterbitkan oleh pejabat yang
berwenang, termasuk Statement of Corporate Intent (SCI) apabila bersifat pengaturan seperti
terlihat di Gambar 12.1.
Gambar 12.1
12.2. Keputusan (K)

Merupakan Naskah Dinas yang berisi/bersifat penetapan yang diterbitkan oleh pejabat yang
berwenang, termasuk Keputusan Direksi PT PLN(Persero) di Luar Rapat Direksi(Serkuler) dan
Statement of Corporate Intent (SCI) apabila bersifat penetapan seperti terlihat di Gambar 12.2.
Gambar 12.2
12.3. Instruksi (I)

Merupakan Naskah Dinas yang memuat perintah dengan petunjuk teknis pelaksanaan suatu
peraturan/kebijakan/ketetapan baik yang bersumber dari peraturan yang lebih tinggi maupun
berdasarkan suatu kebijakan Direksi seperti terlihat di Gambar 12.3.
Gambar 12.3
12.4. Edaran
Merupakan Naskah Dinas yang isinya memuat petunjuk/penjelasan tentang hal-hal yang harus
diperhatikan dan dilaksanakan berdasarkan Peraturan/Keputusan Direksi, yang bersifat umum dan
berlaku tetap untuk seluruh atau sebagian satuan organisasi seperti terlihat di Gambar 12.4.
Gambar 12.4
13. Input Surat Masuk

Input Surat Masuk adalah Surat Masuk yang berasal dari luar PLN, menu ini hanya bisa digunakan oleh
user yang memiliki role Sekretariat. Langkah-langkah yang dapat dilakukan untuk menginput surat masuk
adalah:
a) Login pada AMS Korporat sebagai user yang memiliki role sebagai Sekretariat
b) Klik “Buat Naskah Dinas” dan pilih “Input Surat Masuk” seperti terlihat di Gambar 13.1 .
Gambar 13.1
c) Halaman akan merujuk pada halaman Form Input Surat Masuk seperti terlihat di Gambar 13.2
Gambar 13.2
d) Lalu isi Data Surat Masuk

○ “Tahun Agenda” dan “Tanggal Terima” otomatis terisi sesuai dengan waktu input surat
○ “Nomor Surat” diketik manual sesuai dengan nomor yang ada pada surat tersebut (free text)
○ “Tanggal Surat” dipilih berdasarkan tanggal pada surat
○ Klik “Kepada” lalu pilih pada Tab “Jabatan” untuk memilih berdasarkan jabatan atau Tab
”Pegawai” untuk user fungsional seperti terlihat di Gambar 13.3
Gambar 13.3
○ Lalu isi Kata Kunci pada kotak Pencarian, sehingga akan menampilkan jabatan / pegawai
sesuai kata kunci pencarian, seperti terlihat di Gambar 13.4.
Gambar 13.4
○ Klik pada nama yang akan dipilih, hingga masuk ke bagian sebelah kanan kolom ”Pilihan” seperti
terlihat di Gambar 13.5, apabila sudah Klik OK.
Gambar 13.5
○ Jika dibutuhkan, Klik “Tembusan”, pilih pada Tab “Jabatan” untuk memilih berdasarkan jabatan
atau Tab ”Pegawai” untuk user fungsional seperti terlihat di Gambar 13.6.
Gambar 13.6
○ Lalu klik , sehingga akan tampil daftar unit, untuk memilih Unit Organisasi yang lain, seperti
Gambar 13.7
○ Lalu isi kata kunci pada kotak Pencarian, sehingga akan menampilkan jabatan / pegawai sesuai
kata kunci pencarian, seperti terlihat di seperti terlihat di Gambar 13.8
Gambar 13.8
○ Pilih nama yang telah dipilih, hingga masuk ke bagian sebelah kanan kolom ”Pilihan” seperti
terlihat di Gambar 13.9, apabila sudah Klik OK.
Gambar 13.9
○ Masukan ”Hal” yang ada di dalam Surat yang akan di inputkan (free text)
○ Masukan jumlah ”Lampiran” yang ada dalam Surat
○ Klik “Kode Klasifikasi” untuk mengisi klasifikasi surat, dan terdapat fitur pencarian untuk
mempermudah pencarian berdasarkan kata kunci yang diinput, seperti terlihat di Gambar 13.10
Gambar 13.10
○ Klik pilihan pada Sifat (Pengamanan) untuk memilih sifat surat yang akan dikirim seperti terlihat
di Gambar 13.11
Gambar 13.11
○ Klik pilihan pada Sifat (Penyampaian) untuk memilih sifat surat yang akan dikirim seperti terlihat
di Gambar 13.12
Gambar 13.12
○ Isi ”Keterangan” berdasarkan surat tersebut
e) Upload Surat dan Lampiran yang telah dipindai dalam bentuk pdf sehingga akan terlihat seperti di
Gambar 13.13
Gambar 13.13
f) kemudian ”Submit” maka akan menampilkan konfirmasi bahwa surat sudah terkirim di Penerima,
Gambar 13.14
g) Untuk melihat hasil input surat masuk, masuk ke sekretaris penerima surat masuk tersebut,
dengan membuka menu ‘Surat Masuk’ di ‘SURAT MASUK, seperti terlihat di Gambar 13.15.
Gambar 13.15
Setelah itu klik nomor surat tersebut, sehingga akan menampilkan detail surat masuk, seperti terlihat
di Gambar 13.16.
Gambar 13.16
Untuk mengisi ‘Pokok Kegiatan’ di surat tersebut, klik field ‘Pokok Kegiatan’. Sehingga akan
menampilkan list pokok kegiatan, seperti terlihat di Gambar 13.17.
Gambar 13.17
Pilih ‘Pokok Kegiatan’ yang diperlukan untuk surat tersebut, setelah klik button ‘OK’. Sehingga pokok
kegiatan akan terisi sesuai pilihan, seperti terlihat di Gambar 13.18.
Gambar 13.18
Untuk melihat surat masuk tersebut, klik field ‘Dokumen Surat/Fax’ di form ‘Arsip’, sehingga akan
menampilkan surat dalam bentuk popup PDF, seperti terlihat di Gambar 13.19.
Gambar 13.19
Setelah selesai melihat surat, silahkan klik halaman di luar popup tersebut agar popup tersebut bisa
tertutup. Untuk menyimpan ‘Pokok Kegiatan’ untuk surat tersebut, silahkan isi field ‘Terima
Dokumen Fisik’ , ‘Ruang Penyimpanan’ dan ‘No Almari - Ordner’ sesuai kebutuhan, seperti terlihat
di Gambar 13.20.
Gambar 13.20
Setelah diisi semua field tersebut, klik icon untuk menyimpannya. Sehingga akan tampilan
validasi popup sebelum benar-benar sudah diisi sesuai keperluan, seperti terlihat di Gambar 13.21.
Gambar 13.21
Klik ‘Tidak’ jika masih ingin ada yang dikoreksi kembali dan menutup popup tersebut. Jika sudah
yakin, klik ‘Ya’, sehingga surat akan terisi ‘Pokok Kegiatan’ nya dan field - field yang ada di form
‘Arsip’ seperti terlihat di Gambar 13.22.
Gambar 13.22
14. Konsep Nota Dinas

Nota Dinas umumnya dari dan untuk internal satuan organisasi pejabat/pegawai tersebut.
Langkah-langkah membuat konsep naskah nota dinas sebagai berikut:
a) Buat Konsep
Klik “Buat Naskah Dinas” lalu pilih “Konsep Nota Dinas” seperti terlihat di Gambar 14.1
Gambar 14.1
b) Form Konsep
Laman akan menampilkan tampilan awal pembuatan konsep nota dinas seperti terlihat di Gambar
14.2
Gambar 14.2
c) Pengisian Kepala Surat
Berisikan data-data umum nota dinas seperti Hal, Lampiran, Pokok Kegiatan, Kode Klasifikasi, Sifat
Pengamanan, Sifat Penyampaian, seperti terlihat di Gambar 14.3
Gambar 14.3
Langkah-langkah untuk mengisi bagian Kepala Surat adalah:

○ Hal
Dapat diisi mengenai Hal yang akan dibahas di Nota Dinas yang akan dibuat secara manual. Field
ini bersifat mandatory.
○ Lampiran
Isi kolom “Lampiran” dengan angka sesuai dengan jumlah dokumen yang akan dilampirkan. Jika
tidak ada lampiran maka tidak perlu diisi.
○ Pokok Kegiatan
Mengisi pokok kegiatan dengan cara klik label “Pokok Kegiatan” & klik pada pokok kegiatan yang
akan dipilih. Field ini bersifat mandatory dan terdapat fitur pencarian untuk memudahkan mencari
pokok kegiatan berdasarkan kata kunci, seperti terlihat di Gambar 14.4
Gambar 14.4
○ Kode Klasifikasi
Klik Tulisan “Kode Klasifikasi” untuk mengisi kode klasifikasi nota dinas yang akan digunakan.
Field ini bersifat mandatory, seperti terlihat di Gambar 14.5
Gambar 14.5
○ Sifat Pengamanan
Klik opsi untuk memilih sifat pengamanan nota dinas yang akan dikirim, seperti terlihat di Gambar
14.6
Gambar 14.6
○ Sifat Penyampaian
Klik opsi untuk memilih sifat penyampaian nota dinas yang akan dikirim, seperti terlihat di Gambar
14.7
Gambar 14.7
d) Pengisian Pengirim
Pengirim merupakan pejabat yang mengirimkan nota dinas. Untuk mengaksesnya, pilih tabulasi
‘Pengirim’, sehingga akan tampil untuk memilih jabatan pengirim seperti terlihat di Gambar 14.8 .
Gambar 14.8
Langkah-langkah untuk mengisi bagian Pengirim adalah:

○ Jabatan
1) Klik label “Jabatan” lalu akan muncul pop up Jabatan, seperti terlihat di Gambar 14.9
Gambar 14.9
2) Pilih Unit dengan cara klik icon . Lalu akan muncul pop up pilihan unit, jika memang
memiliki kewenangan untuk memilih unit lain, dan pilih unit yang diinginkan, seperti yang
Gambar 14.10
3) Lalu isi kata kunci pada kotak pencarian, sehingga akan menampilkan jabatan sesuai kata
kunci pencarian, seperti terlihat di Gambar 14.11
Gambar 14.11
4) Pilih nama yang telah dipilih, hingga masuk ke bagian sebelah kanan kolom ”Pilihan” seperti
Gambar 14.12
5) Klik ‘Ok’ jika sudah sesuai
6) Klik ‘Remove’ jika ingin menghapus pilihan
○ NIP, Nama, Divisi, Unit & Organisasi

Untuk field NIP, Nama, Divisi, Unit dan Organisasi akan otomatis terisi ketika field Jabatan telah
terisi, seperti terlihat di Gambar 14.13
Gambar 14.13
e) Pengisian Penerima
Penerima merupakan user yang menerima nota dinas. Umumnya nota dinas dikirimkan dari pejabat
ke bawahan. Untuk mengaksesnya, pilih tabulasi ‘Penerima’, sehingga akan tampil untuk memilih
jabatan/pegawai penerima nota dinas atau penerima tembusan nota dinas, seperti terlihat di Gambar
14.14
Gambar 14.14
Langkah-langkah untuk mengisi bagian Penerima adalah:
○ Klik label “Kepada” akan muncul addressbook tujuan penerima Nota Dinas, seperti terlihat di
Gambar 14.15
Gambar 14.15
○ Address Book penerima akan menampilkan user dari internal PLN yang terbagi menjadi 3 kategori
yaitu Tab “Jabatan” berisi daftar jabatan dalam struktur organisasi, Tab “Pegawai” berisi nama
pegawai dalam struktur organisasi, sedangkan “Grup” merupakan kumpulan dari beberapa tujuan
untuk memudahkan dalam proses pengiriman.
○ Klik icon untuk pilih Unit Organisasi. Lalu akan muncul pop up pilihan unit, jika memang
memiliki kewenangan untuk memilih unit lain, dan pilih unit yang diinginkan, seperti terlihat di
Gambar 14.16
Gambar 14.16
○ Lalu isi kata kunci pada kotak pencarian, sehingga akan menampilkan jabatan sesuai kata kunci
pencarian, seperti terlihat di Gambar 14.17
Gambar 14.17
○ Pilih nama yang telah dipilih, hingga masuk ke bagian sebelah kanan kolom ”Pilihan”, seperti
Gambar 14.18
○ Klik “Ok” jika sudah sesuai.
○ Klik ‘Remove All” jika ingin menghapus pilihan penerima.
○ Untuk menambahkan penerima Tembusan, klik “Tembusan” seperti terlihat di Gambar 14.19
Gambar 14.19
○ Setelah itu, untuk pengisiannya ikuti cara seperti memilih “Kepada”
○ Field “Tampilan Kepada” dan “Tampilan Tembusan” dapat diedit sesuai keinginan. Klik check
box, jika ingin menampilkan tulisan yang ada pada field ini, seperti terlihat di Gambar 14.20
Gambar 14.20
f) Pengisian Pemeriksa
○ Pemeriksa terakhir harus sama dengan pengirim dan untuk mengaksesnya, pilih tabulasi
‘Pemeriksa’, sehingga akan tampil untuk memilih jabatan/pegawai pemeriksa nota dinas, seperti
Gambar 14.21
○ Klik label “Pemeriksa” lalu muncul pop up Pemeriksa seperti terlihat di Gambar 14.22
Gambar 14.22
○ Klik icon untuk pilih Unit Organisasi. Lalu akan muncul pop up pilihan unit, jika memang
memiliki kewenangan untuk memilih unit lain, dan pilih unit yang diinginkan, seperti yang terlihat di
Gambar 14.23
Gambar 14.23
Gambar 14.24
Gambar 14.25
g) Pengisian Referensi
○ Untuk mengaksesnya, pilih tabulasi ‘Referensi’,sehingga akan tampil untuk memilih referensi
seperti terlihat di Gambar 14.26
Gambar 14.26
○ Klik label “Referensi” lalu akan muncul pop up Referensi, seperti terlihat di Gambar 14.27
Gambar 14.27
○ Masukkan kata kunci pada kolom pencarian lalu klik , sehingga akan menampilkan surat
sesuai kata kunci pencarian, seperti terlihat di, seperti terlihat di Gambar 14.28
Gambar 14.28
○ Klik no surat yang telah dipilih, hingga masuk ke bagian sebelah kanan kolom ”Pilihan”, seperti
Gambar 14.29
○ Klik item yang diinginkan lalu klik “Ok” jika sudah sesuai
○ Klik “Remove All” jika ingin menghapus item yang sudah dipilih.
h) Isi Nota Dinas
Masukkan isi nota dinas dengan cara manual atau dapat juga dilakukan dengan menyalin (Copy) dari
dokumen yang sudah ada. Untuk mengaksesnya, pilih tabulasi ‘Isi Nota Dinas’, sehingga akan tampil
text editor untuk menulis nota dinas seperti terlihat di Gambar 14.30
Gambar 14.30
Tabulasi “Isi Nota Dinas” saat ini sudah menggunakan fitur tinymce text editor yang ditambahkan
untuk mempermudah pembuatan isi nota dinas dengan fungsi-fungsi lainnya, seperti terlihat di Tabel
14.1
Icon Nama Penjelasan
Berfungsi memberi sekat antar kalimat/ paragraf

Page Break secara cepat
Membatalkan dan mengulangi/kembali ke editan

Undo/Redo terakhir
○
Untuk melihat hasil konsep di teks editor

Preview
Bold Format kata untuk fungsi huruf tebal
Italic Format kata untuk fungsi huruf miring
Underline Format kata untuk fungsi huruf bergaris bawah
Align Left Posisi paragraf rata kiri
Align Posisi paragraf rata tengah

Center
Align Right Posisi paragraf rata kanan
Justify Posisi paragraf rata berkesesuaian/kiri-kanan
More Menampilkan fungsi - fungsi yang lainnya
Increase Paragraf menjorok lebih kedalam

Indent
Decrease Paragraf tidak menjorok lebih kedalam

Indent
Numbered Paragraf memiliki list numbering

List
Bullet List Paragraf memiliki list bullet
Table Membuat tabel di text editor
Tabel 14.1
Adapun cara untuk menyalin teks dari dokumen yang sudah ada adalah sebagai berikut:
1) Sorot/block di dokumen yang akan disalin, kemudian pilih menu “Copy”, atau juga bisa
dengan tekan tombol “Ctrl + C”
2) Posisikan kursor pada lokasi tujuan di dalam editor, kemudian klik kanan di mouse dan pilih
menu “Paste”, atau tekan tombol “Ctrl + V”.
3) Maka akan muncul menu “Paste Formatting Options”. Untuk mempertahankan format tulisan
yang sebelumnya sudah diatur pilih menu “Keep Formatting”.
4) Maka hasil penyalinan akan ditampilkan pada kolom pengisian surat, seperti terlihat di
Gambar 14.31
Gambar 14.31
i) Attachment
Masukkan file yang akan dilampirkan dalam nota dinas yang akan dibuat jika memang diperlukan.
Cara memasukkan lampiran dengan drag dan drop, atau bisa pilih browse, seperti terlihat di Gambar
14.32 .Syarat lampiran adalah:
○ Ukuran lampiran yang dapat diproses maksimal 100 MB
○ Jumlah maksimal 40 karakter
○ Simbol yang diperbolehkan:
1) _ (underscore)
2) (tanda hubung/ strip)
○ Boleh menggunakan Spasi
Gambar 14.32
j) Tombol ‘Preview’
Klik tombol ‘Preview’ untuk melihat preview konsep nota dinas pada sisi kanan layar, seperti terlihat di
Gambar 14.33
Gambar 14.33
k) Tombol ‘Kirim’ dan ‘Simpan Draft’
Selanjutnya jika sudah sesuai klik button , lalu akan muncul pop up untuk pengisian
Catatan dengan mengetik isi catatan, seperti terlihat di Gambar 14.34 . Atau klik tombol
untuk menyimpan draft terlebih dahulu sebelum dikirimkan.
Gambar 14.34
Setelah berhasil mengisi catatan, dan klik button ‘Ok’, maka secara otomatis konsep nota dinas
berhasil di submit, untuk di tindaklanjuti ke proses approval. Proses approval akan dibahas di bab
selanjutnya. Setelah berhasil, akan menampilkan preview dari konsep nota dinas yang sudah berhasil
di submit, seperti terlihat di Gambar 14.35
Gambar 14.35
15. Konsep Surat Keluar

Surat keluar adalah surat yang dibuat dan dikeluarkan oleh sebuah instansi atau perusahaan untuk
dikirimkan kepada lain, baik itu perorangan atau bagian dari suatu instansi atau perusahaan.
Langkah-langkah membuat konsep naskah surat keluar sebagai berikut:
a) Buat Konsep
Klik “Buat Naskah Dinas” lalu pilih “Konsep Surat Keluar”, seperti terlihat di Gambar 15.1
Gambar 15.1
b) Form Konsep
Laman akan menampilkan tampilan awal pembuatan konsep surat keluar, seperti terlihat di Gambar
15.2
Gambar 15.2
c) Pengisian Kepala Surat
Berisikan data-data umum surat keluar seperti Hal, Lampiran, Pokok Kegiatan, Kode Klasifikasi, Sifat
Pengamanan, Sifat Penyampaian. Seperti terlihat di Gambar 15.3.
Gambar 15.3
Langkah-langkah untuk mengisi bagian Kepala Surat adalah sebagai berikut
○ Hal
Dapat diisi mengenai Hal yang akan dibahas di Surat Keluar yang akan dibuat secara manual.
Field ini bersifat mandatory.
○ Lampiran
Isi kolom “Lampiran” dengan angka sesuai dengan jumlah dokumen yang akan dilampirkan. Jika
tidak ada lampiran maka tidak perlu diisi.
○ Pokok Kegiatan
Mengisi pokok kegiatan dengan cara klik label “Pokok Kegiatan” & klik pada pokok kegiatan yang
akan dipilih. Field ini bersifat mandatory dan terdapat fitur pencarian untuk memudahkan mencari
pokok kegiatan berdasarkan kata kunci, seperti terlihat di Gambar 15.4
Gambar 15.4
○ Kode Klasifikasi
Klik Tulisan “Kode Klasifikasi” untuk mengisi kode klasifikasi surat yang akan digunakan. Field ini
bersifat mandatory, seperti terlihat di Gambar 15.5
Gambar 15.5
○ Sifat Pengamanan
Klik opsi untuk memilih sifat pengamanan surat keluar yang akan dikirim. Seperti terlihat di
Gambar 15.6
Gambar 15.6
○ Sifat Penyampaian
Klik opsi untuk memilih sifat penyampaian surat keluar yang akan dikirim. Seperti terlihat di
Gambar 15.7
Gambar 15.7
d) Pengisian Pengirim
Pengirim merupakan pejabat yang mengirimkan nota dinas. Untuk mengaksesnya, pilih tabulasi
‘Pengirim’, sehingga akan tampil untuk memilih jabatan pengirim seperti terlihat di Gambar 15.8
Gambar 15.8
Langkah-langkah untuk mengisi bagian Pengirim adalah:
○ Jabatan
1) Klik label “Jabatan” lalu akan muncul pop up Jabatan, seperti terlihat di Gambar 15.9
Gambar 15.9
2) Pilih Unit dengan cara klik icon . Lalu akan muncul pop up pilihan unit. Pilih unit yang
diinginkan, seperti terlihat di Gambar 15.10
Gambar 15.10
Gambar 15.11
4) Pilih nama yang telah dipilih, hingga masuk ke bagian sebelah kanan kolom ”Pilihan” seperti
Gambar 15.12
5) Klik ‘Ok’ jika sudah sesuai

6) Klik ‘Remove’ jika ingin menghapus pilihan.
○ NIP, Nama, Divisi, Unit & Organisasi
Untuk Field NIP, Nama, Divisi, Unit dan Organisasi akan otomatis terisi ketika field Jabatan telah
terisi. Seperti terlihat di Gambar 15.13
Gambar 15.13
e) Pengisian Penerima
Pada konsep surat keluar, penerima surat keluar dibagi menjadi 3 kategori yaitu Internal, Eksternal
(Non PLN) dan PLN Group.
○ Internal
Penerima Internal adalah penerima yang berada dalam company PLN. Penerima untuk Internal
akan mendapatkan surat dengan approval QR Code. Untuk mengaksesnya, pilih tabulasi
‘Penerima, lalu pilih alur pemrosesan ‘Internal’ sehingga akan tampil untuk memilih
jabatan/pegawai penerima surat keluar atau penerima tembusan surat keluar, seperti terlihat di
Gambar 15.14
Gambar 15.14
Langkah-langkah untuk pengisian penerima Internal adalah:
1) Klik label “Kepada” akan muncul addressbook tujuan penerima Surat Keluar, seperti terlihat
di Gambar 15.15
Gambar 15.15
2) Address Book penerima akan menampilkan user dari internal PLN yang terbagi menjadi 3
kategori yaitu Tab “Jabatan” berisi daftar jabatan dalam struktur organisasi, Tab “Pegawai”
berisi nama pegawai dalam struktur organisasi, sedangkan “Grup” merupakan kumpulan
dari beberapa tujuan untuk memudahkan dalam proses pengiriman
3) Klik icon untuk pilih Unit Organisasi. Lalu akan muncul pop up pilihan unit organisasi
yang terdiri dari PLN Kantor Pusat dan Unit di bawahnya. Pilih unit yang diinginkan, seperti
yang terlihat di Gambar 15.16
Gambar 15.16
Gambar 15.17
5) Pilih nama yang telah dipilih, hingga masuk ke bagian sebelah kanan kolom ”Pilihan”,
Gambar 15.18
6) Klik “Ok” jika sudah sesuai.

7) Klik ‘Remove All” jika ingin menghapus pilihan penerima.
8) Untuk menambahkan penerima Tembusan, klik “Tembusan” seperti terlihat di Gambar
15.19
Gambar 15.19
9) Setelah itu, untuk pengisiannya ikuti cara seperti memilih “Kepada”

10) Field “Tampilan Kepada” dan “Tampilan Tembusan” dapat diedit sesuai keinginan/ editable
setelah dipilih, seperti terlihat di Gambar 15.19
Gambar 15.19
○ Eksternal (Non PLN)
Penerima Eksternal (Non PLN) adalah penerima yang tidak berada dalam lingkup company PLN
atau PLN Group. Penerima untuk Eksternal akan mendapatkan surat dengan approval Tanda
Tangan Basah dan Tanda Tangan Digital (Digisign). Untuk mengaksesnya, pilih tabulasi ‘Penerima,
lalu pilih alur pemrosesan ‘Eksternal (Non PLN)’ sehingga akan tampil untuk memilih
jabatan/pegawai penerima surat keluar atau penerima tembusan keluar seperti terlihat di Gambar
15.20
Gambar 15.20
Langkah-langkah untuk pengisian penerima Eksternal (Non PLN) adalah:

1) Pada field “Kepada” diisi manual / free text sesuai dengan tujuan penerima yang diinginkan,
seperti yang terlihat di Gambar 15.21
Gambar 15.21
2) Untuk menambahkan penerima Tembusan, klik “Tembusan”, maka akan muncul addressbook
tujuan penerima tembusan Surat Keluar, seperti terlihat di Gambar 15.22
Gambar 15.22
3) Address Book penerima akan menampilkan user dari internal PLN yang terbagi menjadi 3
kategori yaitu Tab “Jabatan” berisi daftar jabatan dalam struktur organisasi, Tab “Pegawai”
berisi nama pegawai dalam struktur organisasi, sedangkan “Grup” merupakan kumpulan dari
beberapa tujuan untuk memudahkan dalam proses pengiriman
yang terdiri dari PLN Kantor Pusat dan Anak Perusahaan. Pilih unit yang diinginkan. seperti
yang terlihat di Gambar 15.23
Gambar 15.23
Gambar 15.24
6) Pilih nama yang telah dipilih, hingga masuk ke bagian sebelah kanan kolom ”Pilihan”, seperti
Gambar 15.25

9) Pada Preview terdapat tombol “Switch” jika Pengirim yang dipilih memiliki hak Digital Sign dan
Alur Pemrosesan yang dipilih adalah Eksternal (Non PLN) atau PLN Group. Tombol ini
berfungsi untuk melihat tampilan tanda tangan pada preview surat. Seperti terlihat di Gambar
15.26 dan Gambar 15.27
Gambar 15.26
Gambar 15.27
○ PLN Group
Penerima PLN Group adalah penerima yang berada dalam lingkup Anak Perusahaan PLN.
Penerima untuk PLN Group akan mendapatkan surat dengan approval Tanda Tangan Basah dan
Tanda Tangan Digital (Digisign). Untuk mengaksesnya, pilih tabulasi ‘Penerima, lalu pilih alur
pemrosesan ‘PLN Group’ sehingga akan tampil untuk memilih jabatan/pegawai penerima surat
keluar atau penerima tembusan surat keluar, seperti terlihat di Gambar 15.28
Gambar 15.28
Langkah-langkah untuk pengisian penerima PLN Group adalah:
1) Klik label “Kepada” akan muncul addressbook tujuan penerima Surat Keluar, seperti terlihat di
Gambar 15.29
Gambar 15.29
yang terdiri dari PLN Kantor Pusat dan Anak Perusahaan/ PLN Group. Pilih unit yang
diinginkan, seperti yang terlihat di Gambar 15.30
Gambar 15.30
Gambar 15.31
4) Pilih nama yang telah dipilih, hingga masuk ke bagian sebelah kanan kolom ”Pilihan”, seperti
Gambar 15.32
7) Untuk menambahkan penerima Tembusan, klik “Tembusan” seperti terlihat di Gambar 15.33
Gambar 15.33
8) Setelah itu, untuk pengisiannya ikuti cara seperti memilih “Kepada”

9) Field “Tampilan Kepada” dan “Tampilan Tembusan” dapat diedit sesuai keinginan / editable
setelah dipilih, seperti terlihat di Gambar 15.34
Gambar 15.34
10) Pada Preview terdapat tombol “Switch” jika Pengirim yang dipilih memiliki hak Digital Sign dan
Alur Pemrosesan yang dipilih adalah Eksternal (Non PLN) atau PLN Group. Tombol ini
berfungsi untuk melihat tampilan tanda tangan pada preview surat. Seperti terlihat di Gambar
15.35 dan Gambar 15.36
Gambar 15.35
Gambar 15.36
f) Pengisian Pemeriksa
○ Pemeriksa terakhir harus sama dengan pengirim dan untuk mengaksesnya, pilih tabulasi
‘Pemeriksa’, sehingga akan tampil untuk memilih jabatan/pegawai pemeriksa surat keluar, seperti
Gambar 15.37
○ Klik label “Pemeriksa” lalu muncul pop up Pemeriksa seperti terlihat di Gambar 15.38
Gambar 15.38
○ Klik icon untuk pilih Unit Organisasi. Lalu akan muncul pop up pilihan unit organisasi. Pilih
Unit yang diinginkan. Seperti yang terlihat di Gambar 15.39
Gambar 15.39
Gambar 15.40
Gambar 15.41
g) Pengisian Referensi
○ Untuk mengaksesnya, pilih tabulasi ‘Referensi’,sehingga akan tampil untuk memilih referensi
Gambar 15.42
○ Klik label “Referensi” lalu akan muncul pop up Referensi, seperti terlihat di Gambar 15.43
Gambar 15.43
○ Masukkan kata kunci pada kolom pencarian lalu klik , sehingga akan menampilkan surat
sesuai kata kunci pencarian, seperti terlihat di, seperti terlihat di Gambar 15.44
Gambar 15.44
○ Klik no surat yang telah dipilih, hingga masuk ke bagian sebelah kanan kolom ”Pilihan”, seperti
Gambar 15.45
○ Klik item yang diinginkan lalu klik “Ok” jika sudah sesuai
○ Klik “Remove All” jika ingin menghapus item yang sudah dipilih.
h) Isi Surat Keluar

Masukkan isi nota dinas dengan cara manual atau dapat juga dilakukan dengan menyalin (Copy) dari
dokumen yang sudah ada. Untuk mengaksesnya, pilih tabulasi ‘Isi Surat’, sehingga akan tampil text
editor untuk menulis surat keluar seperti terlihat di Gambar 15.46
Gambar 15.46
Tabulasi “Isi Surat” saat ini sudah menggunakan fitur tinymce text editor yang ditambahkan untuk
mempermudah pembuatan isi nota dinas dengan fungsi-fungsi sebagai berikut:
Icon Nama Penjelasan
Berfungsi memberi sekat antar kalimat/ paragraf

Page Break secara cepat
Membatalkan dan mengulangi/kembali ke editan

Undo/Redo terakhir
○
Untuk melihat hasil konsep di teks editor

Preview
Bold Format kata untuk fungsi huruf tebal
Italic Format kata untuk fungsi huruf miring
Underline Format kata untuk fungsi huruf bergaris bawah
Align Left Posisi paragraf rata kiri
Align Posisi paragraf rata tengah

Center
Align Right Posisi paragraf rata kanan
Justify Posisi paragraf rata berkesesuaian/kiri-kanan
More Menampilkan fungsi - fungsi yang lainnya
Increase Paragraf menjorok lebih kedalam

Indent
Decrease Paragraf tidak menjorok lebih kedalam

Indent
Numbered Paragraf memiliki list numbering
List
Bullet List Paragraf memiliki list bullet
Table Membuat tabel di text editor
Tabel 15.1
Adapun cara untuk menyalin teks dari dokumen yang sudah ada adalah sebagai berikut:
1) Sorot/block di dokumen yang akan disalin, kemudian pilih menu “Copy”, atau juga bisa
dengan tekan tombol “Ctrl + C”
2) Posisikan kursor pada lokasi tujuan di dalam editor, kemudian klik kanan di mouse dan pilih
menu “Paste”, atau tekan tombol “Ctrl + V”.
3) Maka akan muncul menu “Paste Formatting Options”. Untuk mempertahankan format tulisan
yang sebelumnya sudah diatur pilih menu “Keep Formatting”.
4) Maka hasil penyalinan akan ditampilkan pada kolom pengisian surat, seperti terlihat di
Gambar 15.47
Gambar 15.47
i) Attachment
Masukkan file yang akan dilampirkan dalam nota dinas yang akan dibuat jika memang diperlukan.
Cara memasukkan lampiran dengan drag dan drop, atau bisa pilih browse, seperti terlihat di Gambar
15.48. Syarat lampiran adalah:
a) Ukuran lampiran yang dapat diproses maksimal 100 MB
b) Jumlah maksimal 40 karakter
c) Simbol yang diperbolehkan:
○ _ (underscore)
○ (tanda hubung/ strip)
d) Boleh menggunakan Spasi
Gambar 15.48
j) Tombol ‘Preview’
Klik tombol ‘Preview’ untuk melihat preview konsep nota dinas pada sisi kanan layar, seperti terlihat di
Gambar 15.49.
Gambar 15.49
k) Tombol ‘Kirim’ dan ‘Simpan Draft’
Selanjutnya jika sudah sesuai klik button , lalu akan muncul pop up untuk pengisian
Catatan dengan mengetik isi catatan, seperti terlihat di Gambar 15.50 . Atau klik tombol
untuk menyimpan draft terlebih dahulu sebelum dikirimkan
Gambar 15.50
Setelah berhasil mengisi catatan, dan klik button ‘Ok’, maka secara otomatis konsep surat keluar
berhasil di submit, untuk di tindaklanjuti ke proses approval. Proses approval akan dibahas di bab
selanjutnya. Setelah berhasil, akan menampilkan preview dari konsep surat keluar yang sudah
berhasil di submit, seperti terlihat di Gambar 15.51
Gambar 15.51
16. Approval
Proses Approval dilakukan oleh pejabat-pejabat yang ditunjuk sebagai pemeriksa, baik pemeriksa yang
ditunjuk dari konseptor maupun ditunjuk oleh pejabat sebagai sisipan.
16.1. Nota Dinas
a) Jika pejabat approver memiliki sekretaris, maka tahap pertama persetujuan akan melalui
Sekretaris pejabat terlebih dahulu. Pilih sub menu ‘Persetujuan’ di ‘NOTA DINAS’, sehingga
akan tampil list nota dinas yang perlu tindakan persetujuan/approval, seperti terlihat di
Gambar 16.1.1 .
Gambar 16.1.1
b) Klik ‘Tgl Dibuat’ untuk membuka preview persetujuan ‘Nota Dinas’, seperti terlihat di Gambar
16.1.2
Gambar 16.1.2
c) Klik button ‘Edit’, untuk melihat detail nota dinas dan detail aksi yang ada di
persetujuan/approval nota dinas, seperti terlihat di Gambar 16.1.3
Gambar 16.1.3
d) Sekretaris memiliki beberapa opsi aksi yaitu:
○ Lanjut: Nota Dinas dapat lanjut ke tahap berikutnya yaitu approval pejabat
○ Kembali 1 Level: Nota Dinas diserahkan kembali ke 1 level sebelumnya untuk direvisi
○ Kembali ke Konseptor: Nota Dinas diserahkan kembali ke konseptor untuk direvisi
○ Ditolak: Nota Dinas tidak disetujui dan tidak dapat lanjut ke tahap berikutnya
○ Simpan & Lihat: Menyimpan Nota Dinas sebelum diputuskan untuk lanjut, revisi atau
tolak
Seperti keterangan yang tertera diatas, klik icon ‘ agar bisa melanjutkan ke approval
selanjutnya. Setelah berhasil di lanjutkan akan tampil preview nota dinas tersebut, seperti
Gambar 16.1.4
e) Surat yang sudah berhasil dilanjutkan oleh sekretaris akan masuk ke persetujuan pejabat.
Silahkan login ke pejabat, dan klik menu ‘Persetujuan’ di ‘NOTA DINAS’ sehingga akan tampil
list nota dinas yang perlu tindakan persetujuan/approval, seperti terlihat di Gambar 16.1.5
Gambar 16.1.5
f) Klik ‘Tgl Dibuat’ untuk membuka preview persetujuan ‘Nota Dinas’, seperti terlihat di Gambar
16.1.6
Gambar 16.1.6
g) Klik button ‘Edit’, untuk melihat detail nota dinas dan detail aksi yang ada di
persetujuan/approval nota dinas, seperti terlihat di Gambar 16.1.7
Gambar 16.1.7
h) Pejabat Approver memiliki beberapa opsi aksi yaitu:
○ Setuju: Nota Dinas disetujui oleh pejabat yang bersangkutan
○ Kembali 1 Level: Nota Dinas diserahkan kembali ke 1 level sebelumnya untuk direvisi
○ Kembali ke Konseptor: Nota Dinas diserahkan kembali ke konseptor untuk direvisi
○ Ditolak: Nota Dinas tidak disetujui dan tidak dapat lanjut ke tahap berikutnya
○ Simpan & Lihat: Menyimpan Nota Dinas sebelum diputuskan untuk lanjut, revisi atau
tolak
Seperti keterangan yang tertera diatas, klik icon agar bisa disetujui oleh pejabat
tersebut dan setelah diklik akan maka akan muncul pop up Catatan untuk diisi oleh Pejabat,
seperti terlihat di Gambar 16.1.8
Gambar 16.1.8
i) Pejabat bisa mengisi catatan di kolom freetext yang ada dibawah label ‘Ok Setuju’, atau bisa
menggunakan label ‘Ok Setuju’ dengan mengchecklist label ‘Ok Setuju’ atau bisa keduanya.
Jika sudah diisi sesuai kebutuhan, klik button ‘Ok’. Jika pejabat tersebut adalah
pemeriksa/approval terakhir, maka akan tampil preview nota dinas yang sudah terisi tanda
tangan, yang menandakan nota dinas telah selesai disetujui, seperti terlihat di Gambar 16.1.9
Gambar 16.1.9
16.2. Surat Keluar Internal

Sekretaris pejabat terlebih dahulu. Pilih sub menu ‘Persetujuan’ di ‘SURAT KELUAR’,
sehingga akan tampil list surat keluar yang perlu tindakan persetujuan/approval, seperti
Gambar 16.2.1
b) Klik ‘Tgl Dibuat’ untuk membuka preview persetujuan ‘SURAT KELUAR’, seperti terlihat di
Gambar 16.2.2
Gambar 16.2.2
c) Klik button ‘Edit’, untuk melihat detail surat dan detail aksi yang ada di persetujuan/approval
surat keluar, seperti terlihat di Gambar 16.2.3
Gambar 16.2.3
○ Lanjut: Surat dapat lanjut ke tahap berikutnya yaitu approval pejabat
○ Kembali 1 Level: Surat diserahkan kembali ke 1 level sebelumnya untuk direvisi
○ Kembali ke Konseptor: Surat diserahkan kembali ke konseptor untuk direvisi
○ Ditolak: Surat tidak disetujui dan tidak dapat lanjut ke tahap berikutnya
○ Simpan & Lihat: Menyimpan Surat sebelum diputuskan untuk lanjut, revisi atau tolak.
selanjutnya. Setelah berhasil di lanjutkan akan tampil preview surat tersebut, seperti terlihat di
Gambar 16.2.4
Gambar 16.2.4
Silahkan login ke pejabat, dan klik menu ‘Persetujuan’ di ‘SURAT KELUAR’ sehingga akan
tampil list surat keluar yang perlu tindakan persetujuan/approval, seperti terlihat di Gambar
16.2.5
Gambar 16.2.5
f) Klik ‘Tgl Dibuat’ untuk membuka preview persetujuan ‘SURAT KELUAR’, seperti terlihat di
Gambar 16.2.6
Gambar 16.2.6
g) Klik button ‘Edit’, untuk melihat detail surat keluar dan detail aksi yang ada di
persetujuan/approval surat keluar, seperti terlihat di Gambar 16.2.7
Gambar 16.2.7
○ Setuju: Surat disetujui oleh pejabat yang bersangkutan
Gambar 16.2.8
Jika sudah diisi sesuai kebutuhan, klik button ‘Ok’. Jika pejabat tersebut adalah
pemeriksa/approval terakhir, maka akan tampil preview surat keluar yang sudah terisi tanda
tangan, yang menandakan surat keluar telah selesai disetujui, seperti terlihat di Gambar
16.2.9
Gambar 16.2.9
16.3. Surat Keluar Eksternal Tanda Tangan Basah

Gambar 16.3.1
Gambar 16.3.2
Gambar 16.3.2
Gambar 16.3.3
Gambar 16.3.4
Gambar 16.3.4
16.3.5
Gambar 16.3.5
Gambar 16.3.6
Gambar 16.3.6
Gambar 16.3.7
Gambar 16.3.8
Jika sudah diisi sesuai kebutuhan, klik button ‘Ok’. Setelah berhasil, maka akan tampil
preview surat keluar yang belum terisi tanda tangan karena proses masih berlanjut ke
penanda tangan basah, seperti terlihat di Gambar 16.3.9
Gambar 16.3.9
j) Setelah berhasil di approve, untuk bisa melakukan approval dalam bentuk dokumen tanda
tangan basah maka dapat login sebagai Sekretaris dari pengirim surat. Lalu klik icon
sehingga akan tampil list surat yang bisa dicetak, seperti terlihat di Gambar 16.3.10
Gambar 16.3.10
k) Setelah itu pilih surat yang ingin dicetak, lalu klik pada field ‘No’, sehingga akan tampil
preview surat yang ingin dicetak, seperti terlihat di Gambar 16.3.11
Gambar 16.3.11
l) Klik icon untuk cetak surat tersebut dalam bentuk PDF, seperti terlihat di Gambar
16.3.12
Gambar 16.3.12
m) Ubah isi field ‘Destination’ menjadi ‘Save as PDF’ dan klik button ‘Save’ agar surat berhasil
terdownload dan bisa dicetak, seperti terlihat di Gambar 16.3.13
Gambar 16.3.13
n) Isi ‘File name’ sesuai keperluan dan pastikan sesuai syarat dokumen upload agar tidak terjadi
error ketika upload surat dan klik button ‘Save’. Setelah berhasil, klik , sehingga tampilan
list surat yang sudah dicetak akan menampilkan field baru yaitu ‘Upload’ untuk unggah/upload
surat yang telah ditanda tangani oleh pejabat, seperti terlihat di Gambar 16.3.14
Gambar 16.3.14
o) Proses cetak dan penandatanganan dokumen dilakukan di luar aplikasi AMS, setelah itu klik
icon , agar bisa menggungah/upload dokumen tersebut kedalam aplikasi AMS seperti
Gambar 16.3.15
p) Untuk mengupload surat, klik “browse” untuk memilih dokumen surat yang akan siap di
upload ke sistem AMS. Setelah dipilih, dokumen akan tampil di kotak yang ada dibawah label
‘browse’. Jika ingin menghapus dokumen yang telah dipilih dan mengganti dengan dokumen
yang benar, klik icon lalu unggah ulang dokumen. Seperti terlihat di Gambar 16.3.16
Gambar 16.3.16
q) Setelah surat berhasil dipilih, klik button ‘Upload Surat’ dan tunggu sampai proses loading
selesai dan sistem akan mengarahkan ke halaman index menu ‘Surat Masuk’ di ‘SURAT
MASUK’, yang menandakan surat telah berhasil di upload ke sistem AMS dan berhasil
terkirim, seperti terlihat di Gambar 16.3.17
Gambar 16.3.17
r) Klik icon sehingga akan tampil list surat yang bisa dicetak dan surat yang sudah berhasil
di upload, akan menghilang dari list tersebut, seperti terlihat di Gambar 16.3.18
Gambar 16.3.18
16.4. Surat Keluar Eksternal Tanda Tangan Digital

Gambar 16.4.1
Gambar 16.4.2
Gambar 16.4.2
Gambar 16.4.3
Gambar 16.4.4
Gambar 16.4.4
16.4.5
Gambar 16.4.5
Gambar 16.4.6
Gambar 16.4.6
Gambar 16.4.7
Gambar 16.4.8
Jika sudah diisi sesuai kebutuhan, klik button ‘Ok’. Setelah berhasil, maka akan tampil
preview surat keluar yang belum terisi tanda tangan, karena proses masih berlanjut ke
penanda tangan digital, seperti terlihat di Gambar 16.4.9
Gambar 16.4.9
j) Setelah berhasil di approve, untuk bisa melakukan approval dalam bentuk dokumen tanda
tangan digital, maka masih di user pejabat, pilih sub menu ‘Persetujuan’ di ‘SURAT KELUAR’.
Sehingga akan tampil list surat keluar yang perlu tindakan persetujuan/approval, dan yang
bisa menggunakan tanda tangan digital akan berstatus “Signing”, seperti terlihat di Gambar
16.4.10
Gambar 16.4.10
k) Klik ‘Tgl Dibuat’ untuk membuka preview persetujuan ‘SURAT KELUAR’, seperti terlihat di
Gambar 16.4.11
Gambar 16.4.11
l) Klik tombol “Digital Sign”. Setelah itu tampil popup untuk memasukkan Passphrase milik
pejabat tersebut, seperti terlihat di Gambar 16.4.12
Gambar 16.4.12
m) Masukkan ‘Passphrase Digital Signature’ milik pejabat yang bersangkutan dan klik button
“Ok”. Setelah itu tunggu prosesnya, sampai muncul popup yang memberitahu bahwa proses
sudah berhasil, seperti terlihat di Gambar 16.4.13
Gambar 16.4.13
n) Klik button ‘Ok’, untuk menutup konfirmasi berhasil tersebut. Sehingga user akan diarahkan
ke halaman index menu ‘Persetujuan’ dari ‘SURAT KELUAR’. Sehingga menandakan surat
berhasil dikirim, seperti terlihat di Gambar 16.4.14
Gambar 16.4.14
17. Pembuatan Surat Bentuk Khusus

Menu Surat Bentuk Khusus digunakan untuk proses pengambilan nomor Surat Bentuk Khusus yang telah
selesai diproses dan memerlukan nomor. Proses ini hanya bisa dilakukan oleh user sekretaris dan sudah
diaktifkan menjadi sekretaris pejabat. Langkah-langkah yang dilakukan untuk mengambil nomor Surat
Bentuk Khusus adalah:
a) Login sebagai user yang memiliki role sebagai Sekretaris Pejabat.

b) Pada menu yang terletak di atas, klik “Buat Naskah Dinas” lalu pilih ”Bentuk Khusus” seperti terlihat di
Gambar 17.1
Gambar 17.1
c) Akan tampil laman form ‘Bentuk Khusus’ seperti terlihat di Gambar 17.2
Gambar 17.2
d) Pilih opsi pada dropdown field ‘Jenis Bentuk Khusus’, yang diperlukan sesuai jenis surat bentuk
khusus yang ingin dibuat. Seperti terlihat di Gambar 17.3
Gambar 17.3
e) Field ‘Tahun’ otomatis terisi sesuai dengan tahun saat ini, dan field ‘Dengan’ dapat diisi manual (free
text)
f) Pilih ‘Kode Klasifikasi’ sesuai dengan surat bentuk khusus seperti terlihat di Gambar 17.4
Gambar 17.4
g) Pilih ‘Pokok Kegiatan’ sesuai kebutuhan surat bentuk khusus seperti terlihat di Gambar 17.5
Gambar 17.5
h) Pilih ‘Unit Organisasi’ untuk menentukan yang mengeluarkan surat berdasarkan Divisi (untuk Kantor
Pusat) dan Unit Organisasi (di Luar Kantor Pusat) seperti terlihat di Gambar 17.6
Gambar 17.6
i) Field ‘Tanggal’ terisi otomatis, disesuaikan dengan tanggal pembuatan surat saat ini
j) Masukan jumlah “Lampiran” yang terdapat di dalam Surat, lalu field ‘Hal’ untuk judul dari surat dan
masukan “Keterangan” sesuai kebutuhan, seperti terlihat di Gambar 17.7
Gambar 17.7
k) Setelah terisi semua, klik icon , sehingga akan muncul form untuk mengisi
attachment dengan maksimal 100 MB dan harus file pdf. Untuk pengisian menu Ruang Penyimpanan
dan No.Almari-Order disesuaikan dengan file seperti terlihat di Gambar 17.8
Gambar 17.8
l) Untuk mengupload dokumen, klik “browse” untuk memilih dokumen surat yang akan siap di upload ke
sistem AMS. Setelah dipilih, dokumen akan tampil di kotak yang ada dibawah label ‘browse’. Jika ingin
menghapus dokumen yang telah dipilih dan mengganti dengan dokumen yang benar, klik icon lalu
unggah ulang dokumen. Seperti terlihat di Gambar 17.9
Gambar 17.9
m) Setelah semua field terisi, klik agar surat tersebut bisa diselesaikan. Setelah proses
selesai berhasil, user akan langsung diarahkan ke index menu ‘MoU/Nota Kesepahaman’ di ‘SURAT
BENTUK KHUSUS’ dengan statusnya menjadi “Done” seperti terlihat di Gambar 17.10.
Gambar 17.10
18. Pembuatan Produk Hukum

Menu Produk Hukum merupakan pengelompokkan berdasarkan beberapa jenis surat dan digunakan
untuk kepentingan yang berbeda-beda di lingkungan PLN. Proses ini hanya bisa dilakukan oleh user
sekretaris dan sudah diaktifkan menjadi sekretaris pejabat. Langkah-langkah yang dapat dilakukan untuk
membuat Produk Hukum adalah:
a) Login sebagai user yang memiliki role sebagai Sekretaris Pejabat.

b) Pada menu yang terletak di atas, klik “Buat Naskah Dinas” lalu pilih ”Produk Hukum” seperti terlihat di
Gambar 18.1
Gambar 18.1
c) Akan tampil laman form ‘Produk Hukum’ seperti terlihat di Gambar 18.2
Gambar 18.2
d) Pilih opsi pada dropdown field ‘Jenis Produk Hukum’, yang diperlukan sesuai jenis produk hukum
yang ingin dibuat. Seperti terlihat di Gambar 18.3
Gambar 18.3
e) Field ‘Tahun’ otomatis terisi sesuai dengan tahun saat ini, sedangkan field ‘Nomor’ akan terisi setelah
klik ‘Ambil Nomor’ dan field ‘Tanggal’ disesuaikan dengan tanggal pembuatan saat ini
f) Ketika klik ‘Dari’ akan menampilkan pop up untuk mencari jabatan yang ingin dipilih seperti terlihat di
Gambar 18.4
Gambar 18.4
Setelah itu cari jabatan yang ingin dipilih, dengan mengisi ‘Kata Kunci Jabatan’ lalu klik icon untuk
menampilkan list jabatan, seperti terlihat di Gambar 18.5
Gambar 18.5
Setelah itu klik nama jabatan tersebut, sehingga field ‘Dari’ akan terisi jabatan tersebut, seperti terlihat
di Gambar 18.6
Gambar 18.6
g) Masukan jumlah “Lampiran” yang terdapat di dalam dokumen, lalu masukan ‘Tentang’ untuk judul dari
surat dan masukan “Keterangan” sesuai kebutuhan, seperti terlihat di Gambar 18.7
Gambar 18.7
h) Setelah terisi semua, klik icon sehingga akan muncul form untuk mengisi attachment
dengan maksimal 100 MB dan harus file pdf. Untuk pengisian menu Ruang Penyimpanan dan
No.Almari-Order disesuaikan dengan file seperti terlihat di Gambar 18.8
Gambar 18.8
i) Untuk mengupload dokumen, klik “browse” untuk memilih dokumen surat yang akan siap di upload ke
sistem AMS. Setelah dipilih, dokumen akan tampil di kotak yang ada dibawah label ‘browse’. Jika ingin
menghapus dokumen yang telah dipilih dan mengganti dengan dokumen yang benar, klik icon lalu
unggah ulang dokumen. Seperti terlihat di Gambar 18.9.
Gambar 18.9
j) Setelah semua field terisi, klik agar produk hukum tersebut bisa diselesaikan. Setelah
proses selesai berhasil, user akan langsung diarahkan ke index menu ‘Peraturan (P)’ di ‘PRODUK
HUKUM’ dengan statusnya menjadi “Done” seperti terlihat di Gambar 18.10 .
Gambar 18.10
19. Detailing Nota Dinas/ Detailing Surat

a) Data Surat/ Nota Dinas
○ Untuk mengakses data surat/ data nota dinas adalah dengan klik “Nomor Surat” atau “Nomor Nota
Dinas” pada halaman Index Surat/ Index Nota Dinas seperti terlihat di Gambar 19.1 dan Gambar
19.2
Gambar 19.1
Gambar 19.2
○ Data Surat/ Data Nota Dinas akan menampilkan beberapa data berupa:
1) No Agenda
2) Tanggal Terima (Tanggal dan Waktu)
3) Nomor Surat atau Nomor Nota Dinas
4) Digital Signed (Khusus Surat Keluar)
5) Tanggal Surat
6) Dari
7) Kepada
8) Tembusan
9) Hal
10) Lampiran
11) Pokok Kegiatan
12) Kode Klasifikasi
13) Sifat Penyampaian
14) Sifat Pengamanan
15) Dientry Oleh (Nama dan Waktu Submit)
b) Attachment
Menampilkan data lampiran agar memudahkan pengguna untuk mengunduh/ download dokumen,
Gambar 19.3
c) Tindakan
○ Tindakan Untuk Saya adalah tindakan yang dikirimkan oleh pengguna lain kepada pengguna yang
sedang login.
○ Tindakan Saya adalah tindakan yang dikirimkan oleh pengguna yang sedang login kepada
pengguna lain.
Gambar 19.4
d) Riwayat Tindakan adalah kumpulan daftar tindakan yang dilakukan oleh pengguna yang terkait
dengan surat / nota dinas tersebut.
Gambar 20.5
e) Riwayat Tindakan Divisi adalah kumpulan daftar tindakan yang dilakukan oleh pengguna di divisi
yang sama dan khusus Kantor Pusat yang terkait dengan surat / nota dinas tersebut.
Gambar 20.6
20. Teruskan
Teruskan memiliki beberapa fungsi yaitu:
● Digunakan oleh Sekretaris dalam meneruskan ke pejabat
● Teruskan juga bisa digunakan oleh pegawai untuk mengirimkan surat/ nota dinas kepada atasan atau
yang setara.
Adapun langkah-langkah yang dilakukan untuk teruskan surat masuk adalah

a) Login sebagai penerima surat/ nota dinas.
b) Pilih menu pada surat masuk/ nota dinas, seperti terlihat di Gambar 20.1
Gambar 20.1
c) Klik nomor surat/ nomor nota dinas lalu akan merujuk pada halaman agenda/ detail, seperti terlihat di
Gambar 20.2
Gambar 20.2
d) Pada agenda/ detail, perhatikan menu ‘Disposisi/ Teruskan’ yang tampil di kolom sebelah kanan. Lalu
pilih radio button ‘Teruskan’ , sehingga akan tampil label kepada surat/nota dinas ini diteruskan,
Gambar 20.3
e) Klik tombol lalu akan muncul address book tujuan, seperti terlihat di Gambar 20.4
Gambar 20.4
f) Address Book adalah pilihan unit Address Book Penerima yang terbagi menjadi 3 kategori yaitu Tab
“Jabatan” berisi daftar jabatan dalam struktur organisasi, Tab “Pegawai” berisi nama pegawai dalam
struktur organisasi, sedangkan “Grup” merupakan kumpulan dari beberapa tujuan untuk
memudahkan dalam proses teruskan surat/nota dinas.
g) Klik icon untuk pilih Unit Organisasi. Lalu akan muncul pop up pilihan unit organisasi. Pilih unit
yang diinginkan, seperti yang terlihat di Gambar 20.5
Gambar 20.5
h) Lalu isi kata kunci pada kotak pencarian, sehingga akan menampilkan jabatan sesuai kata kunci
Gambar 20.6
i) Pilih nama yang telah dipilih, hingga masuk ke bagian sebelah kanan kolom ”Pilihan”, seperti terlihat
di Gambar 20.7
Gambar 20.7
j) Klik “Ok” jika sudah sesuai.
k) Klik ‘Remove All” jika ingin menghapus pilihan penerima.
l) Isi ‘Keterangan’ sesuai kebutuhan, setelah mengisi penerima, seperti terlihat di Gambar 20.8
Gambar 20.8
m) Klik tombol ‘Teruskan’ sebagai trigger untuk mengirimkan surat/ nota dinas, setelah proses berhasil
akan tampil popup yang menginfokan proses teruskan sudah berhasil, seperti terlihat di Gambar 20.9
Gambar 20.9
n) Klik button ‘OK’ untuk menutup popup dan user akan diarahkan ke halaman index surat masuk/nota
dinas masuk, seperti terlihat di Gambar 20.10
Gambar 20.10
21. Disposisi
Disposisi digunakan oleh atasan dan ditujukan untuk bawahan. Adapun langkah-langkah yang dilakukan
untuk teruskan surat masuk adalah:
a) Login sebagai penerima surat/ nota dinas.
b) Pilih menu pada surat masuk/ nota dinas, seperti terlihat di Gambar 21.1
Gambar 21.1
c) Klik nomor surat/ nomor nota dinas lalu akan merujuk pada halaman agenda/ detail, seperti terlihat di
Gambar 21.2
Gambar 21.2
d) Pada agenda/ detail, perhatikan menu ‘Disposisi/ Teruskan’ yang tampil di kolom sebelah kanan.
Secara default sudah terisi ‘Disposisi’, sehingga tidak perlu diganti lagi.
e) Pilih ‘Aksi’ yang dibutuhkan, dengan mengchecklist kotak-kotak yang ada dibawahnya sesuai
kebutuhan, seperti terlihat di Gambar 21.3
Gambar 21.3
f) Setelah itu, pilih user yang menjadi penerima disposisi dengan cara klik tombol lalu akan
muncul address book tujuan, seperti terlihat di Gambar 21.4
Gambar 21.4
g) Address Book adalah pilihan unit Address Book Penerima yang terbagi menjadi 3 kategori yaitu Tab
“Jabatan” berisi daftar jabatan dalam struktur organisasi, Tab “Pegawai” berisi nama pegawai dalam
struktur organisasi, sedangkan “Grup” merupakan kumpulan dari beberapa tujuan untuk
memudahkan dalam proses disposisi.
h) Lalu isi kata kunci pada kotak pencarian, sehingga akan menampilkan jabatan sesuai kata kunci
Gambar 21.5
i) Pilih nama yang telah dipilih, hingga masuk ke bagian sebelah kanan kolom ”Pilihan”, seperti terlihat
di Gambar 21.6
Gambar 21.6
j) Klik “Ok” jika sudah sesuai
k) Klik ‘Remove All” jika ingin menghapus pilihan penerima
l) Pengisian kolom ’Keterangan’ berfungsi sebagai penjelas kepada penerima disposisi mengenai
hal-hal apa saja yang harus dilakukan terkait disposisi yang diterima.
m) Pemilihan Tipe Disposisi diperlukan untuk menentukan sifat disposisi yang Terbuka atau Tertutup.
n) Default Durasi SLA adalah opsi ‘Tanpa SLA’ yang berarti pekerjaan tidak membutuhkan perhitungan
waktu SLA. Sehingga penggunaan SLA pada Disposisi itu sifatnya tidak mandatory.
o) Namun, jika user ingin memberikan Disposisi dengan perhitungan waktu SLA maka bisa memilih opsi
sebagai berikut:
○ ≤ 5 Hari Kerja (Pekerjaan yang langsung bisa dieksekusi.)
○ 6-14 Hari Kerja (Pekerjaan yang membutuhkan koordinasi dan pengambilan keputusan.)
○ >14 Hari Kerja (Pekerjaan dengan penyelesaian durasi tertentu terkait dengan kompleksitas
pekerjaan dan diperlukan komitmen bersama Pemberi Disposisi.) Khusus untuk opsi ini, pemberi
Disposisi SLA harus menentukan tenggat waktu berakhirnya SLA.
Pilih dropdown di field ‘Durasi SLA’ untuk memilih durasi tersebut, seperti terlihat di Gambar 21.7
Gambar 21.7
p) Jika seluruh form sudah diisi maka dapat klik tombol ‘Disposisikan’ sebagai trigger untuk mengirim
Disposisi kepada Penerima Disposisi yang telah ditentukan, setelah proses berhasil akan tampil
popup yang menginfokan proses teruskan sudah berhasil, seperti terlihat di Gambar 21.8
Gambar 21.8
q) Klik button ‘OK’ untuk menutup popup dan user akan diarahkan ke halaman index surat masuk/nota
dinas masuk, seperti terlihat di Gambar 21.9
Gambar 21.9
22. Sekretaris
22.1. Aktifkan Sekretaris
Fungsi Sekretaris hanya dapat dilakukan oleh user yang memiliki jabatan. Ketika diaktifkan, maka
sekretaris akan menerima terlebih dahulu semua surat yang diterima oleh pejabatnya.
Langkah-langkah yang dapat dilakukan untuk mengaktifkan sekretaris adalah :
a) Login sebagai user yang memiliki jabatan.
b) Pada menu yang terletak di atas, klik “Buat Naskah Dinas” lalu pilih Sekretaris (Gambar 23.1)
c) Akan muncul halaman pengaktifan sekretaris (Gambar 23.2)
d) Klik pada tulisan ”Sekretaris” maka akan muncul nama pegawai yang akan dipilih untuk
mengaktifkan sekretaris, pilih lalu klik OK (Gambar 23.3)
e) Pilih Pada bagian ”Hak” yaitu ”Biasa” / ”Rahasia”. Jika yang dipilih biasa, maka surat yang
sifatnya ”Biasa” akan masuk ke sekretaris terlebih dahulu. Jika ”Rahasia” maka surat yang
sifatnya ”Rahasia” juga akan masuk ke sekretaris terlebih dahulu (Gambar 23.4 dan Gambar
23.5)
f) Klik ”Aktifkan” untuk mengaktifkan fungsi sekretaris
Gambar 23.1
Gambar 23.2
Gambar 23.3
Gambar 23.4
Gambar 23.5
22.2. Nonaktifkan Sekretaris

Sekretaris yang sudah diaktifkan, dapat diganti/dinonaktifkan sewaktu-waktu. Langkah-langkah
yang digunakan untuk menonaktifkan sekretaris adalah :
a) Login sebagai pejabat yang memiliki sekretaris.
b) Klik icon untuk menuju ke halaman Sekretaris (Gambar 23.6)

c) Klik tombol ‘Non Aktifkan’ sebagai trigger untuk menonaktifkan sekretaris (Gambar 23.7)
Gambar 23.6
Gambar 23.7
23. PLH
Pejabat PLH dipilih dan diaktifkan untuk menggantikan pejabat yang sedang berhalangan dalam
menjalankan tugas.
23.1. PLH
Dilakukan oleh pejabat yang akan mem-PLH-kan. Langkah-langkah untuk menunjuk PLH adalah:
a) Login sebagai pejabat yang akan menunjuk PLH
b) Masuk ke menu detail Surat atau Nota Dinas lalu klik “Copy Nomor (Untuk PLH)” (Gambar 24.1)
c) Pada tab menu yang berada di halaman bagian atas, pilih “Buat Naskah Dinas” lalu klik “PLH”
(Gambar 24.2)
d) Selanjutnya akan muncul form untuk pengisian data pejabat PLH (Gambar 24.3)
e) Klik tombol ‘Paste Nomor’ untuk menginput nomor yang tadi telah dicopy (Gambar 24.4)
f) Pilih nama user yang akan dijadikan Penerima PLH, dengan klik label ‘Penerima PLH’. Penerima
PLH dapat dipilih dengan melakukan pencarian nama pejabat kolom pencarian. Setelah selesai
memilih penerima PLH, klik “Ok” maka nama penerima akan muncul pada field “Penerima PLH”
(Gambar 24.5)
g) Tentukan ‘Tanggal Mulai’ dan ‘Tanggal Selesai’ masa berlaku PLH (Gambar 24.6)
h) Jika seluruh field sudah diisi, dapat klik “Submit” (Gambar 24.7)
Gambar 24.1
Gambar 24.2
Gambar 24.3
Gambar 24.4
Gambar 24.5
Gambar 24.6
Gambar 24.7
23.2. PLH Jenis - 2

Dilakukan oleh pemimpin unit yang digunakan jika ada jabatan kosong. Langkah-langkah untuk
menunjuk PLH Jenis - 2 adalah:
a) Login sebagai pejabat yang akan membuat PLH/ Pemimpin Unit
b) Masuk ke menu detail Surat atau Nota Dinas lalu klik “Copy Nomor (Untuk PLH)” (Gambar 24.8)
c) Pada tab menu yang berada di halaman bagian atas, pilih “Buat Naskah Dinas” lalu klik “PLH
Jenis - 2” (Gambar 24.9)
d) Selanjutnya akan muncul form untuk pengisian data pejabat PLH (Gambar 24.10)
e) Klik tombol ‘Paste Nomor’ untuk menginput nomor yang tadi telah dicopy (Gambar 24.11)
f) Pilih Jabatan PLH dengan klik ‘Jabatan PLH’ lalu akan muncul list pejabat (Gambar 24.12)
g) Pilih nama user yang akan dijadikan Penerima PLH, dengan klik label ‘Penerima PLH’. Penerima
PLH dapat dipilih dengan melakukan pencarian nama pejabat kolom pencarian. Setelah selesai
memilih penerima PLH, klik “Ok” maka nama penerima akan muncul pada field “Penerima PLH”
(Gambar 24.13)
h) Tentukan ‘Tanggal Mulai’ dan ‘Tanggal Selesai’ masa berlaku PLH (Gambar 24.14)
i) Jika seluruh field sudah diisi, dapat klik “Submit” (Gambar 24.15)
Gambar 24.8
Gambar 24.9
Gambar 24.10
Gambar 24.11
Gambar 24.12
Gambar 24.13
Gambar 24.14
Gambar 24.15

Manual Book AMS Korporat

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Manual Book AMS Korporat

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

USER MANUAL

4. Halaman User Profile 8

5. Menu User Manual 8

6. Menu (Side Navigation) 9

6.1. Menu Surat Masuk 10

6.2. Menu Surat Keluar 11

6.3. Menu Nota Dinas 14

6.4. Menu Surat Bentuk Khusus 18

6.5. Menu Produk Hukum 18

7.1. Surat Masuk 19

7.2. Surat Masuk Terkirim 20

9.1. Nota Dinas Masuk 24

10.1. Filter Tanggal 28

10.2. Filter Kolom Pencarian 29

11. Surat Bentuk Khusus 30

11.1. MoU / Nota Kesepahaman 31

11.2. Surat Perjanjian (Pj) 31

11.3. Surat Perintah Kerja (SPK) 31

11.4. Surat Kuasa (SKu) 32

11.5. Surat Tugas (STg) 32

11.6. Amandemen (Amd) 33

11.7. Addendum (Add) 33

11.8. Berita Acara (BA) 33

11.9. Surat Keterangan (SKt) 34

11.10. Surat Pernyataan (SPN) 34

11.11. Surat Rencana Kerja dan Syarat-Syarat (RKS) 34

11.12. Daftar Pengantar (DP) 35

11.13. Letter of Intent (LOI) 35

11.14. Izin Persetujuan Direksi 35

11.15. Rekomendasi Value (RV) 36

11.16. Surat Laporan (Lap) 36

11.17. Surat Peringatan (SPt) 36

11.18. Pengumuman (Pm) 37

11.19. Pemberitahuan (Pt) 37

12. Produk Hukum 37

12.1. Peraturan (P) 38

12.2. Keputusan (K) 38

13. Input Surat Masuk 39

14. Konsep Nota Dinas 49

c) Pengisian Kepala Surat 50

h) Isi Nota Dinas 63

k) Tombol ‘Kirim’ dan ‘Simpan Draft’ 67

15. Konsep Surat Keluar 67

c) Pengisian Kepala Surat 69

○ Eksternal (Non PLN) 78

h) Isi Surat Keluar 90

k) Tombol ‘Kirim’ dan ‘Simpan Draft’ 94

16.1. Nota Dinas 95

16.2. Surat Keluar Internal 99

16.3. Surat Keluar Eksternal Tanda Tangan Basah 103

16.4. Surat Keluar Eksternal Tanda Tangan Digital 112

17. Pembuatan Surat Bentuk Khusus 119

18. Pembuatan Produk Hukum 124

19. Detailing Nota Dinas/ Detailing Surat 129

20. Teruskan 132

21. Disposisi 137

22. Sekretaris 141

22.1. Aktifkan Sekretaris 141

22.2. Nonaktifkan Sekretaris 143

23. PLH 144

23.1. PLH 144

23.2. PLH Jenis - 2 147

5. Menu User Manual

6.2. Menu Surat Keluar