PT INDONESIA ASAHAN ALUMUNIUM (Persero)

Kab. Batu Bara, 19 Mei 2023

Kepada Yth. Bapak/Ibu,

Rekanan Bisnis PT. Indonesia Asahan Aluminium (Persero)

Di Tempat

Sehubungan dengan adanya Pengadaan Cleaning of Anode Rod Stub Butt Crust Removal at Anode Rodding Plant and
Cleaning of Anode Baked Block Anode Block Hole Stuffing at Anode Warehouse ABF Preparation Anode Baking Plant No
3230000427, kami mengundang Bapak/Ibu untuk dapat mengikuti Pengadaan tersebut.

Berikut kami sampaikan beberapa aturan pengadaan barang dan jasa PT Indonesia Asahan Aluminium (Persero) :

1. Mata Uang : IDR

Dengan pertimbangan ekonomis, penawaran dapat menggunakan mata uang lain, dimana pada saat evaluasi penawaran
mata uang lain tersebut akan dikonversi dengan menggunakan Kurs Tengah Bank Indonesia pada tanggal pembukaan
penawaran kecuali ditentukan lain.
2. Batas waktu penyerahan penawaran paling lambat tanggal 30 Mei 2023 Pukul 16:00
3. Masa berlaku penawaran tidak kurang dari 60 hari kalender kecuali ditentukan lain.
4. Pajak Pertambahan Nilai (PPN) dihitung terpisah dari nilai Penawaran.
5. Biaya transportasi dan biaya lainya ditanggung oleh penyedia kecuali ditentukan lain.
6. Mematuhi dan melaksanakan ketentuan PT Inalum (Persero) mengenai Contractor Management Safety Environment and
Health Management (ICMESH).
7. Untuk pengadaan barang yang membutuhkan perhatian khusus (mengandung bahan B3) harus mencantumkan informasi
Lembar Data Keselamatan Bahan (LDKB) / Material Safety Data Sheet (MSDS).
8. Tidak dibenarkan untuk memberikan hadiah ataupun gratifikasi dalam bentuk apapun kepada Karyawan PT Inalum
(Persero) terkait.
9. Jika ditemukan adanya indikasi penyimpangan dan/ atau kecurangan pada proses pengadaan ini, maka PT Inalum
(Persero) berhak melakukan penundaan pelaksanaan transaksi bisnis.
10. Ketentuan lainya :
a. Mengisi penawaran di Sistem E-Proc PT Inalum (Persero) atau IPRO, kecuali dipersyaratkan lain.
b. Dalam hal penawar menawarkan merk dan/atau spesifikasi berbeda, diwajibkan untuk mencantumkannya dalam
Sistem IPRO dan dapat dilengkapi dengan salinan lampiran permintaan penawaran dengan menyertakan spesifikasi
teknis/gambar/katalog/jenis/ bahan dll.
c. PT Inalum (Persero) mengharapkan Perusahaan Saudara dapat menawarkan secara komplit atau lot. Namun, PT
Inalum (Persero) berhak untuk melakukan pemecahan paket pengadaan.
d. Penawaran melalui Fax/email, hardcopy tidak diperkenankan, kecuali ditentukan lain.
e. Dalam hal Perusahaan Saudara tidak dapat melakukan penawaran, harus disampaikan di dalam Sistem IPRO.
f. Jika dipersyaratkan jaminan penawaran, maka harus diserahkan sebelum batas waktu penyerahan penawaran
dengan melampirkan soft copy di dalam Sistem IPRO dan Jaminan Penawaran Asli segera diserahkan ke Inalum
dalam jangka waktu 2 (dua) hari kerja setelah pembukaan penawaran.
g. Apabila dipersyaratkan jaminan penawaran, untuk jaminan penawaran dengan nilai < USD 70.000 atau setara
dengan mata uang lain lainnya, maka jaminan penawaran yang diserahkan dalam bentuk Surety Bond yang
diterbitkan oleh perusahaan asuransi yang telah terdaftar di Kementerian Keuangan atau Garansi Bank yang
diterbitkan oleh bank dalam kategori Kelompok Bank Berdasarkan Modal Inti (KBMI) 3 atau 4. Untuk jaminan
penawaran dengan nilai ≥ USD 70.000 atau dengan mata uang lain yang setara, maka jaminan penawaran
diserahkan dalam bentuk Garansi Bank yang diterbitkan oleh bank dalam kategori Kelompok Bank Berdasarkan
Modal Inti (KBMI) 3 atau 4 (1 USD = 14.600 IDR)
h. Dalam hal terkendala oleh jangka waktu kepengurusan Bank Garansi atau Surety Bond, Perusahaan Saudara harus
menyerahkan surat keterangan pengurusan dari instansi penerbit, kemudian diwajibkan menyerahkan salinan asli
dari Bank.

Kantor Pusat : P.O. Box 1 Kuala Tanjung - 21657 Kec. Sei Suka, Kab. Batu Bara, Sumatera Utara, Telepon : (0622) 31311, Fax : (0622) 31001
Kantor PLTA : Paritohan - 22388 Kec. Pinto Pohan Meranti, Kab. Toba Samosir, Sumatera Utara, Telepon : (0622) 31331, Fax : (0622) 31332
Kantor Perwakilan Jakarta : Gedung ENERGY Lt. 19 SCBD, Jl. Jend. Sudirman Kav. 52-53 Jakarta 12190, Telepon : (021) 27517566, Fax : (021) 27518005
Kantor Penghubung Medan : Jl. R.A. Kartini No. 21 P.O. Box 1200 Medan - 20152, Telepon : (061) 4556946, Fax : (061) 4537885
Hal. 1 dari 4
 PT INDONESIA ASAHAN ALUMUNIUM (Persero)

i. Penawaran ini mensyaratkan Jaminan Penawaran sebesar : 25% dari Nilai Penawaran berlaku selama 60 (Enam
Puluh) hari kalender sejak tanggal penyerahan penawaran.
g. Mengisi penawaran di Sistem E-Proc PT Inalum (Persero) atau IPRO, kecuali dipersyaratkan lain.

Selain klausul di atas, kami menghimbau agar saudara juga memperhatikan seluruh informasi tambahan yang disampaikan
pada sistem IPRO yang menjadi bagian yang tidak terpisahkan dari persyaratan pengadaan.

Dalam hal penawaran tidak memenuhi syarat dan ketentuan diatas, penawaran akan digugurkan / didiskualifikasi.

Saudara dapat menuju sistem E-Proc PT Inalum (Persero) atau IPRO pada link berikut : https://ipro.inalum.id/

Demikian disampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

PERSETUJUAN

1. Jevi Amri
Kepala Departemen Pengadaan

Kantor Pusat : P.O. Box 1 Kuala Tanjung - 21657 Kec. Sei Suka, Kab. Batu Bara, Sumatera Utara, Telepon : (0622) 31311, Fax : (0622) 31001
Kantor PLTA : Paritohan - 22388 Kec. Pinto Pohan Meranti, Kab. Toba Samosir, Sumatera Utara, Telepon : (0622) 31331, Fax : (0622) 31332
Kantor Perwakilan Jakarta : Gedung ENERGY Lt. 19 SCBD, Jl. Jend. Sudirman Kav. 52-53 Jakarta 12190, Telepon : (021) 27517566, Fax : (021) 27518005
Kantor Penghubung Medan : Jl. R.A. Kartini No. 21 P.O. Box 1200 Medan - 20152, Telepon : (061) 4556946, Fax : (061) 4537885
Hal. 2 dari 4
 PT INDONESIA ASAHAN ALUMUNIUM (Persero)

Fri 19 May 09:49:10.337919 2023,

Dear Sir/Madam

Bussiness Partner PT. Indonesia Asahan Aluminium

In accordance with the Procurement of Cleaning of Anode Rod Stub Butt Crust Removal at Anode Rodding Plant and Cleaning
of Anode Baked Block Anode Block Hole Stuffing at Anode Warehouse ABF Preparation Anode Baking Plant No 3230000427,
we invite you to participate in the Procurement Process. We request you to submit your quotation for the following terms and
condition :

1. Currency : IDR
As for economical considerations, the quotation could be submitted using other currency available in the system. The
currencies will be converted based on bid opening date unless otherwise specified.
2. Submission Deadline will be on May 30, 2023 at 16:00 Jakarta Time
3. Validity of Quotation shall not be less than 60 calender days unless otherwise specified.
4. Value Added Tax (VAT/PPN) shall be stated separately from the price of goods/services.
5. Transportation cost and other expense shall be borne by supplier/contractor unless otherwise specified.
6. Supplies/Contractors shall obey and go through any rules concerning Contractor Management Safety Environment and
Health Management (ICMESH) PT Inalum (Persero).
7. For any specific goods which contains hazardous and toxic substances shall be enclosed with Material Safety data Sheet
(MSDS).
8. It is prohibited to provide any gift or gratification in any forms to the employee of Inalum regarding the procurement.
9. If there is any fraud indication occured, PT INALUM (Persero) has the right to postpone the business transaction.
10. Other Terms :
a. Please submit your quotation in the e-procurement system or IPRO unless otherwise specified.
b. In case bidder offering alternate brand/spesification, it is required to enclose the detail technical
specification/drawing/catalog/etc.
c. PT INALUM (Persero) expects the quotation should be fully quoted or lot basis. However, PT INALUM (Persero) has
the right to split the purchase order.
d. Quoting via fax, email or physical documents is not allowed unless otherwise specified.
e. In case bidder does not offer any quotation, it shall be inform in the e-procurement system or IPRO.
f. If a bid bond is required, it must be submitted within the submission deadline time by attaching the soft copy in the e-
procurement system and submitting the original document to PT INALUM (Persero) within 2 (two) days after the
tender opening date at the latest.
g. If an offer guarantee is required, for an offer guarantee with a value of < USD 70,000 or equivalent to another
currency, then the offer guarantee submitted in the form of a Surety Bond issued by an insurance company that has
been registered with the Ministry of Finance or a Bank Guarantee issued by a bank in the category of Bank Group
Based on Core Capital (KBMI) 3 or 4. For offer guarantees with a value of ≥ USD 70,000 or in other equivalent
currencies, the offer guarantee is submitted in the form of a Bank Guarantee issued by a bank in the category of Bank
Group Based on Core Capital (KBMI) 3 or 4 (1 USD = 14,600 IDR).
h. In case constrained time in processing the bank guarantee or surety bond, the bidder shall enclose an explanation
letter from the issuing company, and the original bid bond document shall be handed after issued.
i. This quotation is requiring bid bond as much as : 25% dari Nilai Penawaran valid for 60 (sixty) calender days since
day of quotation submission date.

Apart from the above clauses, we urge you to pay attention to the additional information on the E-Procurement System or IPRO,
which is part of procurment requirement.an inseparable part of the Letterhead.

In case of the quotation does not fulfill the above terms and conditions, the quotation will be disqualified.

Bidder can click link below an it will be directing to E-Procurement PT Inalum (Persero) or IPRO : https://ipro.inalum.id/

Kantor Pusat : P.O. Box 1 Kuala Tanjung - 21657 Kec. Sei Suka, Kab. Batu Bara, Sumatera Utara, Telepon : (0622) 31311, Fax : (0622) 31001
Kantor PLTA : Paritohan - 22388 Kec. Pinto Pohan Meranti, Kab. Toba Samosir, Sumatera Utara, Telepon : (0622) 31331, Fax : (0622) 31332
Kantor Perwakilan Jakarta : Gedung ENERGY Lt. 19 SCBD, Jl. Jend. Sudirman Kav. 52-53 Jakarta 12190, Telepon : (021) 27517566, Fax : (021) 27518005
Kantor Penghubung Medan : Jl. R.A. Kartini No. 21 P.O. Box 1200 Medan - 20152, Telepon : (061) 4556946, Fax : (061) 4537885
Hal. 3 dari 4
 PT INDONESIA ASAHAN ALUMUNIUM (Persero)

We would be delighted to receive quotation from you.

APPROVAL

1. Jevi Amri
Kepala Departemen Pengadaan

Kantor Pusat : P.O. Box 1 Kuala Tanjung - 21657 Kec. Sei Suka, Kab. Batu Bara, Sumatera Utara, Telepon : (0622) 31311, Fax : (0622) 31001
Kantor PLTA : Paritohan - 22388 Kec. Pinto Pohan Meranti, Kab. Toba Samosir, Sumatera Utara, Telepon : (0622) 31331, Fax : (0622) 31332
Kantor Perwakilan Jakarta : Gedung ENERGY Lt. 19 SCBD, Jl. Jend. Sudirman Kav. 52-53 Jakarta 12190, Telepon : (021) 27517566, Fax : (021) 27518005
Kantor Penghubung Medan : Jl. R.A. Kartini No. 21 P.O. Box 1200 Medan - 20152, Telepon : (061) 4556946, Fax : (061) 4537885
Hal. 4 dari 4