BAB III

ANALISIS SISTEM INFORMASI PENJUALAN SPAREPART MOTOR

PADA BENGKEL WILLY MOTOR

A. Gambaran Umum Bengkel Willy Motor

Bengkel Willy Motor merupakan sebuah perusahaan yang bergerak dalam

bidang usaha penjualan sparepart motor, pada awalnya penjualan sparepart

motor ini hanya menjual beberapa sparepart motor saja dan belum memiliki

banyak stok barang sebelum berkembang seperti saat ini. Sparetpart motor yang

dijual pada saat ini berupa ban motor, kampas rem, oli mesin, rantai motor, busi,

kampas kopling, saring udara motor, aki, lampu, dan sparepart lainnya.

Bengkel Willy Motor didirikan tahun 1992 dan mendapatkan Izin Usaha

Mikro Kecil (IUMK) pada tahun 2021 dengan Nomor Induk Berusaha:

1223000112051, serta NPWP Pemilik Usaha: 936016021703000. Bengkel Willy

Motor memiliki jam operasional mulai dari pukul 08.00 WIB sampai dengan

pukul 17.00 WIB. Bengkel Willy Motor beralamat pada Kelurahan Semandang

Kanan, Kecamatan Simpang Dua, Kabupaten Ketapang, Provinsi Kalimantan

Barat.

Dalam menjalankan kegiatan perusahaan, Bengkel Willy Motor memiliki

beberapa karyawan yang telah ditempatkan pada bidangnya masing-masing

sesuai tugas dan fungsinya. Perusahaan menggunakan tenaga penjualan untuk

27
mempromosikan sparepart yang dijual, seluruh kegiatan promosi sparepart yang

dilakukan adalah hal berpengaruh terhadap penjualan, sehingga perusahaan

28
 28

membutuhkan media penjualan yang lebih efektif dan dalam menyediakan

informasi produk secara luas dan cepat.

Bengkel Willy Motor menjual sparepart motor kepada pelanggan secara

lansung datang ke Bengkel Willy Motor, tingkat penjualan yang cukup tinggi

menyebabkan banyaknya permintaan dari pelanggan yang membuat Bengkel

Willy motor harus mampu menyediakan layanan informasi mengenai produk

yang ingin dibeli oleh pelanggan atau penjualan tanpa datang lansung ke Bengkel

Willy Motor.

GAMBAR 3.1
GAMBAR BENGKEL WILLY MOTOR

Sumber: Bengkel Willy Motor, 2023

 29

B. Struktur Organisasi Pada Bengkel Willy Motor

Struktur organisasi adalah susunan yang memuat pembagian tugas dan

tanggung jawab masing-masing dalam menjalankan kegiatan operasional untuk

mencapai tujuan yang diharapkan. Dengan adanya struktur organisasi akan

sangat membantu untuk kelancaran dan memudahkan aktivitas Bengkel Willy

Motor sehingga setiap bagian dapat memahami tugas dan tanggung jawab yang

harus dilakukan. Adapun struktur organisasi pada Bengkel Willy Motor adalah

sebagai berikut:

GAMBAR 3.2
STRUKTUR ORGANISASI BENGKEL WILLY MOTOR

PIMPINAN

KASIR BAGIAN PENJUALAN BAGIAN SERVIS

Sumber: Bengkel Willy Motor, 2023

Adapun tugas dan fungsi dari jabatan-jabatan struktur di atas, antara lain:

1. Pimpinan

a. Pemilik dan pemegang kekuasaan tertinggi pada perusahaan.

b. Menentukan peraturan dan kebijakan perusahaan.

c. Melakukan pengawasan pada kinerja tiap bagian.

d. Memiliki hak untuk menghentikan dan mengganti karyawan.

e. Melakukan pembayaran pembelian barang.

 30

2. Kasir

a. Menerima pembayaran yang dilakukan oleh pelanggan.

b. Mengendalikan dan mengurus perkerjaan yang berhubungan dengan nota

penjualan maupun pembelian.

c. Mencatat barang yang dibeli pelanggan ke buku catatan penjualan.

d. Melakukan penjualan.

e. Melakukan retur penjualan.

f. Membuat dan mencetak laporan-laporan.

3. Bagian Penjualan

a. Melayani pelanggan yang datang ke toko.

b. Memberikan informasi seperti spesifikasi barang kepada pelanggan yang

datang bertanya mengenai barang tersebut.

c. Mengarahkan pelanggan yang ingin melakukan pembelian barang ke

kasir untuk melakukan pembelian.

d. Melakukan pembelian persediaan barang.

e. Melakukan retur pembelian barang.

f. Menyusun barang ketika melakukan pembelian barang.

g. Menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan.

h. Mencatat jumlah stok barang.

4. Bagian Servis

a. Bertanggung jawab untuk bagian penjualan jasa.

 31

b. Melakukan servis seperti mengganti ban motor, kampas rem, oli mesin,

rantai motor, busi dan servis lainnya.

C. Prosedur Sistem Berjalan Pada Bengkel Willy Motor

Pada prosedur sistem berjalan pada Bengkel Willy Motor terdapat beberapa

proses yang dilakukan. Adapun prosesnya adalah sebagai berikut:

1. Prosedur Pembelian

Pada Bengkel Willy Motor proses pembelian dimulai oleh bagian

penjualan yang memeriksa stok barang. Setelah bagian penjualan memeriksa

stok barang maka bagian penjualan akan mencatat daftar stok barang yang

sudah kosong dan daftar barang yang akan dibeli, kemudian diserahkan ke

pimpinan. maka bagian penjualan akan mengkonfirmasi kepada pimpinan

untuk memberikan keputusan pembelian barang.

Setelah mendapatkan persetujuan dari pimpinan maka bagian

penjualan akan mengisi purchase order (PO) kemudian mengirim daftar

pesanan barang kepada pemasok. Bagian penjualan akan menerima barang

dan bagian penjualan akan melakukan pengecekan fisik barang dan

mencocokan dengan faktur pembelian barang bahwa barang yang diterima

dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu dan kualitas yang

tercantumkan dalam purchase order (PO).

Bagian penjualan akan menyimpan barang ke gudang dan

mengkonfirmasi kepada pimpinan untuk melakukan pembayaran pembelian

 32

barang, serta mengkonfirmasi bahwa barang yang dipesan sudah sesuai. Jika

barang tidak sesuai maka akan diajukan proses retur pembelian. Kemudian

bagian penjualan menyerahkan faktur pembelian barang kepada bagian kasir,

bagian kasir akan mengarsipkan faktur pembelian dari pemasok dan

mencatat pembelian.

GAMBAR 3.3
FAKTUR PEMBELIAN

Sumber: Bengkel Willy Motor, 2023

2. Retur Pembelian

Pada saat penerimaan barang pesanan dari pemasok akan dilakukan

pengecekan oleh bagian penjualan, jika ada barang yang rusak atau tidak

sesuai maka akan dilanjutkan pada pengembalian barang (retur). Selanjutnya

bagian penjualan akan menginformasikan kepada bagian pemilik barang

 33

yang akan diretur. Bagian penjualan akan membuat daftar retur pembelian

dan memberikan kepada pemilik, bagian penjualan menyerahkan barang

yang akan di returkan. Bagian penjualan akan mengirim barang yang rusak

dan daftar retur kepada pemasok.

Pemasok kemudian menerima daftar retur dan barang yang diretur

kemudian mengirim kembali barang pengganti yang sesuai kepada Bengkel

Willy Motor. Setelah barang pengganti diterima di bagian penjualan, bagian

penjualan akan memeriksa barang yang diganti. Jika sesuai maka bagian

penjualan akan menerima barang pengganti dari retur tersebut dari pemasok

dan menyimpan barang pengganti ke gudang serta mengkonfirmasi ke

pemilik bahwa retur pembelian sesuai dilakukan. Jika belum sesuai maka

barang akan dilanjutkan pada proses retur pembelian kembali.

3. Penjualan

Bagian penjualan menerima pesanan barang langsung dari pelanggan

yang datang ke bengkel, pelanggan meminta memeriksa keadan motor,

bagian servis akan mengecek keadaan motor. Setelah di cek, bagian

penjualan akan menawarkan beberapa produk sesuai kendala motor.

Pelanggan memilih produk atau jasa servis yang diinginkan, pelanggan

memesan produk atau jasa servis. Bagian penjualan akan mengakses

ketersediaan stok barang yang dipesan oleh pelanggan dan memberitahu

langsung kepada pelanggan apabila barang yang dipesan kosong, apabila

barang yang dipesan stoknya tersedia maka barang akan disiapkan bagian
 34

penjualan dan bagian penjualan mengarahkan pelanggan ke kasir untuk

melakukan pembayaran dan bagian kasir memberitahu total pembayaran

kepada pelanggan dan pelanggan melakukan pembayaran. Setelah itu bagian

kasir akan memberikan faktur rangkap pertama (warna putih) kepada

pelanggan dan rangkap faktur kedua (warna pink) untuk bagian kasir. Bagian

kasir akan mencatat pengurangan barang yang terjual dari perusahaan dan

melakukan konfirmasi ke bagian penjualan untuk dilakukan penyesuaian

stok.

GAMBAR 3.4
FAKTUR PENJUALAN

Sumber: Bengkel Willy Motor, 2023

4. Retur Penjualan
 35

Pelanggan akan membawa barang yang akan diretur serta faktur

penjualan (bukti pembelian dari perusahaan) kepada bagian kasir. Bagian

kasir akan mengecek kondisi barang apakah masih sama seperti pada saat

diterima oleh pelanggan atau tidak, jika diterima untuk retur penjualan, maka

bagian kasir akan menghubungi bagian penjualan untuk mencari pengganti

barang pengganti, bagian penjualan akan menyerahkan barang pengganti

kepada bagian kasir. Bagian kasir akan menyerahkan barang pengganti

kepada pelanggan. Bagian kasir mencatat nota penjualan dan mencatat

penyesuaian stok barang.

5. Pelaporan

Pemilik akan meminta laporan kepada kasir, kasir akan membuat

laporan dengan data yang sudah direkap dan diserahkan kepada pimpinan

setiap akhir bulan. Laporan yang diserahkan adalah laporan pembelian,

laporan penjualan, dan laporan persediaan.

D. Unified Modeling Language (UML) Sistem Berjalan Pada Bengkel Willy

Motor

Untuk memahami suatu proses sistem yang beroperasi pada sistem berjalan

di Bengkel Willy Motor, penulis menggunakan Unified Modeling Language

(UML) sebagai media untuk menggambarkan langkah-langkah yang terjadi

dalam proses penjualan sparepart. Dalam hal ini penulis akan menguraikan
 36

sistem berjalan ke dalam bentuk diagram-diagram Unified Modeling Language

(UML) sebagai berikut:

1. Diagram Use Case

Dalam penelitian ini penulis menggunakan diagram Use Case untuk

mengidentifikasi dan memperjelaskan kegiatan antara aktor-aktor di dalam

sistem yang berjalan pada Bengkel Willy Motor.

a. Diagram Use Case sistem berjalan pada Bengkel Willy Motor

Adapun penjelasan pada diagram Use Case sistem berjalan pada Bengkel

Willy Motor yaitu sebagai berikut:

1) Pada Use Case pembelian barang melibatkan tiga aktor di dalamnya

yaitu pemilik, bagian penjualan dan pemasok.

2) Pada Use Case retur pembelian melibatkan tiga aktor di dalamnya

yaitu bagian penjualan, pemilik dan pemasok.

3) Pada Use Case pembayaran pembelian barang melibatkan tiga aktor

yaitu bagian penjualan, pemilik dan pemasok.

4) Pada Use Case penjualan barang melibatkan empat aktor di dalamnya

yaitu bagian penjualan, bagian kasir, bagian servis dan pelanggan.

5) Pada Use Case retur penjualan melibatkan tiga aktor di dalamnya yaitu

bagian kasir, bagian penjualan dan pelanggan.

6) Pada Use Case pembayaran penjualan barang melibatkan dua aktor di

dalamnya yaitu bagian kasir dan pelanggan.

 37

7) Pada Use Case pembuatan laporan melibatkan dua aktor di dalamnya

yaitu bagian kasir dan pemilik.

GAMBAR 3.5
DIAGRAM USE CASE SISTEM BERJALAN

Sumber: Data Olahan, 2023

2. Diagram Aktivitas

Diagram Aktivitas menggambarkan alur aktivitas yang sedang berjalan

secara terperinci dari setiap proses pada diagram Use Case sebelumnya.

Beberapa proses aktivitas yang sedang berjalan pada Bengkel Willy Motor

sebagai berikut:
 38

a. Diagram Aktivitas Proses Pembelian Barang

Berikut adalah penjelasan diagram aktivitas proses pembelian barang

yaitu:

1) Bagian Penjualan memeriksa daftar persediaan barang yang kosong,

kemudian mencatat daftar stok barang dan mengkonfirmasi stok

barang kepada pemilik. Bagian penjualan akan mengisi dan mengirim

purchase order (PO) kepada pemasok, kemudian menerima barang

dan faktur pembelian dari pemasok dan mengecek kondisi barang, jika

barang sesuai maka akan di konfirmasi kepada pemilik, jika barang

tidak sesuai bagian penjualan akan melakukan retur pembelian.

2) Pimpinan menerima catatan stok barang dari bagian penjualan dan

menginformasikan kepada bagian penjualan untuk membuat purchase

order (PO).

3) Pemasok menerima purchase order (PO) dan membuat faktur

pembelian kemudian mengirim barang dan faktur pembelian.

GAMBAR 3.6
DIAGRAM AKTIVITAS PROSES PEMBELIAN BARANG
 39

Sumber: Data Olahan, 2023

b. Diagram Aktivitas Proses Pembayaran Pembelian Barang

1) Bagian penjualan mengecek faktur pembelian dan mencetak daftar

faktur pembelian dan menyerahkan daftar faktur pembelian kepada

pemilik untuk dilakukan pembayaran.

2) Pemilik menerima faktur pembelian dari bagian penjualan dan

bertanggung jawab melakukan pembayaran, setelah melakukan

pembayaran pemilik akan menyimpan data yang sudah lunas.

3) Pemasok menerima pembayaran atas faktur dan mengkonfirmasi

faktur yang sudah dilunasi.

GAMBAR 3.7
DIAGRAM AKTIVITAS PROSES PEMBAYARAN PEMBELIAN
BARANG
 40

Sumber: Data Olahan, 2023

c. Diagram Aktivitas Retur Pembelian Barang

1) Bagian penjualan melakukan pengecekan kondisi barang dan mencatat

kondisi barang yang rusak dan tidak sesuai pesanan serta membuat

daftar retur pembelian dan mengkonfirmasi daftar retur pembelian

kepada pemilik. Bagian penjualan mencetak daftar retur dan mengirim

daftar retur ke pemasok, serta bagian penjualan menerima barang baru

dan nota pembelian dari pemasok. Bagian penjualan akan mengecek

barang dan nota pembelian dari pemasok, jika barang dan nota

pembelian tidak sesuai maka akan dilakukan retur kembali.

2) Pemilik menerima konfirmasi daftar retur dari bagian penjualan dan

menginformasikan mencetak daftar retur. Pemilik akan menerima

konfirmasi barang dan nota pembelian.

 41

3) Pemasok menerima daftar retur barang dari bagian penjualan dan

pemasok akan membuat nota pembelian dan menyiapkan barang retur

serta mengirim nota pembelian dan barang kepada bagian penjualan.

GAMBAR 3.8
DIAGRAM AKTIVITAS PROSES RETUR PEMBELIAN BARANG

Sumber: Data Olahan, 2023

d. Diagram Aktivitas Proses Penjualan

1) Pelanggan datang ke bengkel dan pelanggan akan meminta memeriksa

motor atau tidak selanjutnya pelanggan akan memilih barang dan jasa

yang ingin di beli serta melakukan pemesanan barang atas barang yang

akan dibeli dan menerima konfirmasi barang yang tidak tersedia.

Pelanggan akan menerima barang dan faktur penjualan dari kasir dan

pelanggan akan memilih menggunakan jasa servis atau tidak, dan

melakukan pembayaran.
 42

2) Bagian penjualan bertugas untuk melayani pelanggan dan menawarkan

barang dan jasa kepada pelanggan serta mencatat pesanan palanggan,

bagian penjualan mengecek persediaan barang dan mengkonfirmasi

ketersediaan barang dan barang yang tidak tersedia kepada pelanggan

serta menyiapkan barang dan menyerahkan catatan pesanan kepada

kasir dan menyerahkan barang dan faktur penjualan kepada pelanggan.

3) Kasir menerima catatan pesanan dan membuat faktur penjualan, serta

menyerahkan faktur penjualan kepada bagian penjualan, kasir akan

menerima pembayaran atas sejumlah barang yang dibeli oleh

pelanggan dan perbarui data stok barang.

4) Bagian servis bertugas mengecek keadaan motor pelanggan dan

melakukan servis pada motor pelanggan.

GAMBAR 3.9
DIAGRAM AKTIVITAS PROSES PENJUALAN BARANG
 43

Sumber: Data Olahan, 2023

e. Diagram Aktivitas Proses Retur Penjualan

1) Pelanggan datang ke bengkel untuk melakukan pengembalian barang

yang sudah dibeli dan menyerahkan barang serta faktur penjualan

kepada kasir. Pelanggan akan menerima barang retur penjualan dan

nota penjualan.

2) Kasir menerima pengembalian barang dan faktur penjualan dan

mengecek kondisi barang dan faktur penjualan, jika barang tidak dapat

diretur maka barang dan faktur penjualan akan dikembalikan ke

pelanggan, jika barang dapat diretur maka kasir akan menyerahkan

barang tersebut kepada bagian penjualan dan mengkonfirmasi barang

 44

retur dari pelanggan dan mencari pengganti barang retur tersebut.

Kasir akan nota penjualan dan menyerahkan nota penjualan dan barang

retur.

3) Bagian penjualan menerima barang yang diretur dan mengganti barang

retur yang baru.

GAMBAR 3.10
DIAGRAM AKTIVITAS PROSES RETUR PENJUALAN

Sumber: Data Olahan, 2023

f. Diagram Aktivitas Proses Pembayaran Penjualan Barang

1) Kasir mengecek daftar harga barang dan memberitahu harga barang

kepada pelanggan, kasir menerima pembayaran dan menyerahkan

faktur rangkap pertama warna putih kepada pelanggan dan konfirmasi

lunas.
 45

2) Pelanggan menerima daftar harga barang dan melakukan pembayaran,

pelanggan menerima faktur rangkap pertama warna putih.

GAMBAR 3.11
DIAGRAM AKTIVITAS PROSES PEMBAYARAN PENJUALAN
BARANG

Sumber: Data Olahan, 2023

g. Diagram Aktivitas Pelaporan

Pemilik meminta laporan kepada kasir, kasir akan membuat laporan

berdasarkan data-data yang ditela oleh kasir, kemudia laporan-laporan

tersebut diserahkan kepada pemilik.

GAMBAR 3.12
DIAGRAM AKTIVITAS PELAPORAN
 46

Sumber: Data Olahan, 2023

E. Analisis Permasalahan Sistem

Dari sistem analisis yang sedang berjalan, terdapat beberapa masalah yang

ada pada sistem berjalan Bengkel Willy Motor. Adapun permasalahan pada

sistem tersebut sebagai berikut:

1. Sistem penjualan yang sedang terjadi pada Bengkel Willy Motor masih

dilakukan secara manual, karyawan harus berada di tempat untuk menangani

penjualan, jika karyawan tidak berada di tempat atau sudah di luar jam kerja,

pelanggan yang ingin melakukan pembelian akan membuat penjualan

menjadi tertunda.

2. Tidak tersedianya media promosi produk dalam kegiatan penjualan karena

penjualan barang masih dilakukan secara manual dan belum

terkomputerisasi.

3. Pembuatan laporan masih menggunakan cara manual.

F. Alternatif Penyelesaian Masalah

 47

Ada beberapa identifikasi masalah yang dilakukan oleh penulis terhadap

sistem berjalan pada Bengkel Willy Motor dinilai kurang baik karena masih

menggunakan sistem yang manual dalam proses transaksinya maka penulis

mengupayakan penyelesaian masalah yang ada pada sistem yaitu:

1. Mengganti sistem manual dengan sistem berbasis komputerisasi. Dengan

menerapkan sistem penjualan berbasis komputerisasi yang berbasis web,

perusahaan akan mampu meningkatkan kenyamanan dalam komunikasi

dengan pelanggan serta mempermudah dalam penjualan. Dengan adanya

sistem berbasis website yang dimiliki oleh Bengkel Willy Motor nantinya

akan ada beberapa yang disediakan kepada pelanggan yang mengunjungi

website yaitu mendapatkan informasi yang lebih banyak tentang produk dan

mempermudah dalam melakukan pemesanan barang tanpa harus

mengunjungi perusahaan secara langsung, hanya dengan online saja selain

menghemat waktu dan dapat menghemat biaya bagi pelanggan maupun bagi

perusahaan.

2. Sistem penjualan berbasis web sangat penting untuk menjangkau pemasaran

secara luas, hal ini mampu menjadi penyelesaian masalah pada media

promosi dalam kegiatan penjualan pada Bengkel Willy Motor dengan

memanfaatkan website maka perusahaan dapat melaksanakan kegiatan

penjualan dan promosi produk dengan baik serta dapat memenuhi kebutuhan

pelanggan yang semakin berkembang.

 48

3. Dengan adanya sistem berbasis web proses transaksi dan pendataan dapat

dilakukan secara cepat. Sistem berbasis web ini juga akan memudahkan

karyawan karena data akan tersimpan rapi sehingga mudah untuk dicari dan

dikelola untuk pembuatan laporan. Pengarsipan laporan juga akan menjadi

lebih mudah dan tersusun rapi sehingga mudah untuk dicari karena dilakukan

secara komputerisasi. Dengan penerapan sistem berbasis web ini diharapkan

dapat mempermudah dan meningkatkan kinerja karyawan dan pemilik

bengkel dalam pembuatan laporan pada Bengkel Willy Motor.