Administrasi

Verifikasi dan
Laporan Studi

Simplifikasi
PANDUAN APLIKASI
MELANJUTKAN Monitoring Administrasi
Permohonan

PENDIDIKAN
By HRIS Kemenkeu
 DASAR HUKUM
Izin Belajar (IB) dan Izin Seleksi Beasiswa Mandiri
Izin Belajar
01 PMK-148/PMK.01/2012
Izin Mengikuti Pendidikan di Luar Kedinasan
Akreditasi Program Studi Minimal B
DIII Ditetapkan oleh Esl III/ IV Atsung
S1/ DIV Ditetapkan oleh Esl II Atsung
S2 Ditetapkan oleh Kepala Kanwil untuk
Pegawai Vertikal; Ses UE1 untuk
Pegawai Pusat/ Kepala Biro SDM
Apmendik S3 Ditetapkan oleh Esl I Atsung

Izin Seleksi Beasiswa secara Mandiri

02 PMK-18/PMK.01/2009
Tugas Belajar di Lingkungan Departemen
Keuangan
Ditetapkan oleh Kepala Biro SDM

Tugas Belajar
03 Soon… Will be
built
APMENDIK
Untuk Pihak-Pihak
 Izin Belajar (Pengajuan,  Pegawai
Laporan, Monitoring)  Atasan
 Izin Seleksi Beasiswa  Pengelola Kepegawaian
secara Mandiri (UPK, MUPK, SUPK)
 Penetap/
Penandatangan

Manfaat Penggunaan
 Pengajuan SI cepat  Berlaku di semua UE1
 Paperless (kecuali bagi yang akan IB atau
hardcopy Surat Ijin Izin Seleksi Beaiswa
Belajar )  Bagi yang sedang IB,
 Monitoring cepat & akan diinputkan di Aplikasi
akurat
 4 Aktivitas Kunci para Role Penetap/ Pimp. Unit1
Tab Penetapan 04
Meneliti dan menetapkan/menolak SI IB
(by Aplikasi) yg mjd kewenangannya (kec.
jika sudah dilakukan UPK)
Atasan Langsung Tab Monitoring
Tab Persetujuan Monitoring bawahannya selama studi
Meneliti permohonan bawahan, lalu
menyetujui/ menolaknya 02
Tab Monitoring UPK/ MUPK/ SUPK
Monitoring bawahannya selama studi
Tab Monitoring
• Meneliti permohonan pegawai Unitnya u/ memberikan
masukan ke Role Atasan
03 • Monitoring pegawai Unitnya selama studi
Tab Penetapan2
Meneliti dan menetapkan/menolak SI IB (by Aplikasi) yg
mjd kewenangan pimpinan unitnya
Tab Penerbitan3
Pegawai • Mendownload konsep SI, mencetak, lalu menyodorkan
01 Tab Permohonan ke pimpinan unit utk di TTD dan cap basah
• Upload di Aplikasi
 Mengajukan Permohonan
 Melaporkan Tahapan Studi
Keterangan:
1. Untuk Izin Seleksi, Role Penetapnya Kepala Biro SDM
2. Untuk Izin Seleksi Tab Penetapan muncul di UPK Pusat di Biro SDM
3. Untuk Izin Seleksi Tab Penerbitan muncul di UPK Pusat di Biro SDM
 ALUR PERMOHONAN SURAT IZIN BELAJAR
JENJANG PERSETUJUAN SECARA
NO UNIT JABATAN PEMOHON PENETAPAN OLEH: PENERBITAN OLEH:
STUDI BERJENJANG/ HIRARKI OLEH:
PELAKSANA, ESL5, ESL4 Atasan Langsung s.d. ESL 3 ESL2 PEGELOLA KEPEGAWAIAN ESL2
PUSAT dan KANWIL ESL3 ESL2 PEGELOLA KEPEGAWAIAN ESL2
FUNGSIONAL Atasan Langsung ESL2 PEGELOLA KEPEGAWAIAN ESL2
1 DI-DIII PELAKSANA, ESL5 Atasan Langsung s.d. ESL 4 ESL3 PEGELOLA KEPEGAWAIAN ESL3
ESL4 ESL3 PEGELOLA KEPEGAWAIAN ESL3
KANTOR VERTIKAL
ESL3 ESL2 PEGELOLA KEPEGAWAIAN ESL2
FUNGSIONAL Atasan Langsung ESL2 PEGELOLA KEPEGAWAIAN ESL2
PELAKSANA, ESL5, ESL4 Atasan Langsung s.d. ESL 3 ESL2 PEGELOLA KEPEGAWAIAN ESL2
PUSAT, KANWIL, dan KANTOR ESL3 ESL2 PEGELOLA KEPEGAWAIAN ESL2
2 DIV – S1
VERTIKAL ESL2 ESL1 PEGELOLA KEPEGAWAIAN ESL1
FUNGSIONAL Atasan Langsung ESL2 PEGELOLA KEPEGAWAIAN ESL2
PELAKSANA, ESL5, ESL4, ESL3 Atasan Langsung s.d. ESL 2 SES ESL 1 PEGELOLA KEPEGAWAIAN ESL1
ESL2 ESL1 PEGELOLA KEPEGAWAIAN ESL1
PUSAT
ESL1 MENTERI PEGELOLA KEPEGAWAIAN PUSAT
FUNGSIONAL Atasan Langsung SES ESL 1 PEGELOLA KEPEGAWAIAN ESL1
3 S2
PELAKSANA, ESL5, ESL4 Atasan Langsung s.d. ESL 3 ESL2 PEGELOLA KEPEGAWAIAN ESL2
ESL3 ESL2 PEGELOLA KEPEGAWAIAN ESL2
KANWIL dan KANTOR VERTIKAL
ESL2 ESL1 PEGELOLA KEPEGAWAIAN ESL1
FUNGSIONAL Atasan Langsung ESL2 PEGELOLA KEPEGAWAIAN ESL2
PELAKSANA, ESL5, ESL4, ESL3 Atasan Langsung s.d. ESL 2 ESL1 PEGELOLA KEPEGAWAIAN ESL1
PUSAT, KANWIL, dan KANTOR ESL2 ESL1 PEGELOLA KEPEGAWAIAN ESL1
4 S3
VERTIKAL ESL1 MENTERI PEGELOLA KEPEGAWAIAN PUSAT
FUNGSIONAL Atasan Langsung ESL1 PEGELOLA KEPEGAWAIAN ESL1
 Panduan Singkat Izin
Belajar Melalui
APMENDIK

SIGN-IN NOW
http://hris.e-prime.kemenkeu.go.id
Role Pegawai
Role Atsung

Role UPK
Role Penetap
Izin Belajar - Role Pegawai

Masuk HRIS Pengajuan IB Download SI Laporan Studi

01 02 03 04

Setelah masuk, Klik - Baca syarat dan ketentuan
Menu Layanan-Klik IB di pop-up warna merah
Melanjutkan - Masukkan data pengajuan
Pendidikan-Klik Izin dengan lengkap
Belajar, lalu Klik tab - Upload bukti pengumuman
Permohonan pendaftaran dari Kampus
dan bukti akreditasi Prodi
- Cek berkala proses Laporkan perkembangan
pengajuan SI di tab studi semesteran/ term
Permohonan dan Laporan selesai studi,
- Dalam hal SI sudah atau Laporan
ditetapkan, klik pada mengundurkan diri di tab
no. SI utk download SI Permohonan dengan klik
- Simpan softcopy SI ikon kertas warna biru
01
02
03
04
Izin Belajar - Role Atasan Langsung (Berjenjang)

Masuk HRIS Persetujuan IB Monitoring IB

01 02 03

Setelah masuk, Klik - Baca ketentuan IB di pop-up merah - Cek berkala progress
Menu Layanan-Klik - Verifikasi kesesuaian permohonan IB bawahan melalui tab
Melanjutkan IB dengan ketentuan yang berlaku Monitoring
Pendidikan-Klik Izin - Klik ikon mata untuk view detail - Klik ikon mata untuk
Belajar, Lalu Klik tab permohonan melihat laporan studi
Persetujuan - Lalu klik ikon centang jika disetujui, bawahan
atau ikon silang jika ditolak
*Verifikasi dapat memperhatikan masukan/telaah
dari Pengelola Kepegawaian
01
02
03
 Izin Belajar - Role UPK(UE1)/ SUPK(UE2)/ MUPK(UE3 Peta)

Masuk HRIS Verifikasi IB Penetapan SI Penerbitan SI Monitoring IB

01 02 03 04 05
Setelah masuk, Klik - Pada dasarnya - Klik Tab Penetapan - Klik Tab Penerbitan - Cek berkala
Menu Layanan-Klik Persetujuan dilakukan - Pada dasarnya Penetapan - Download Konsep SI dengan klik progress IB
Melanjutkan oleh Role Atsung, namun dilakukan oleh Role PyB, namun ikon download pegawai
Pendidikan UPK/SUPK/MUPK dapat karena belum diberlakukannya DS - Teliti konsep SI (Unit, Nama, NIP, melalui tab
memberikan rekomendasi pada SI IB, maka Tanggal, Tahun, dsb.) dan Monitoring
disetujui/ ditolak berdasar UPK/SUPK/MUPK dapat pula sesuaikan apabila diperlukan. - Klik ikon mata
hasil verifikasinya menetapkan permohonan SI pada - Cetak konsep SI, dan sodorkan ke untuk melihat
- Verifikasi dilakukan Tab Penetapan apabila belum PyB untuk di-TTD asli laporan studi
melalui Tab Monitoring, ditetapkan oleh Role Penetap (PyB) - Bubuhi Nomor dan tanggal SI, lalu bawahan
Klik ikon mata pada setiap - Dalam hal permohonan telah stempel dan scan 1 copy kemudian
permohonan SI sesuai, klik ikon centang. Atau klik upload SI pada ikon upload.
ikon silang dalam hal belum sesuai - Kirim hardcopy SI yang telah di-
scan ke pegawai
01
02
02
03
04
05
Izin Belajar - Role Penetap (Pejabat yang Berwenang
Menatapkan IB)

Masuk HRIS Penetapan IB TTD Manual IB Monitoring IB

01 02 03 04

Setelah masuk, - Baca ketentuan IB di pop-up merah - Karena belum - Cek berkala progress
Klik Menu - Verifikasi kesesuaian permohonan diberlakukannya DS IB bawahan melalui tab
Layanan-Klik IB dengan ketentuan yang berlaku pada SI IB, maka perlu Monitoring
Melanjutkan - Klik ikon mata untuk view detail ditandatangani secara - Klik ikon mata untuk
Pendidikan-Klik permohonan manual. PyB melihat laporan studi
Izin Belajar, Lalu - Lalu klik ikon centang jika disetujui, mendapatkan berkas bawahan
Klik tab Penatapan atau ikon silang jika ditolak SI IB tersebut dari
*Verifikasi dapat memperhatikan masukan/telaah UPK/SUPK/MUPK
dari Pengelola Kepegawaian
01
02
04
Tabel Role Penetap dan UPK

JENJANG PENETAPAN
NO UNIT PENERBITAN OLEH:
STUDI OLEH (PyB):

PEGAWAI PUSAT, KANWIL, dan Jafung ESL2 ROLE SUPK/ KEPEGAWAIAN ESL2
1 DI-DIII
PEGAWA KANTOR VERTIKAL ESL3 ROLE MUPK/ KEPEGAWAIAN ESL3

2 DIV – S1 PEGAWAI PUSAT, KANWIL, dan KANTOR VERTIKAL ESL2 ROLE SUPK/ PEGELOLA KEPEGAWAIAN ESL2

PEGAWAI PUSAT SES ESL 1 ROLE UPK/ PEGELOLA KEPEGAWAIAN ESL1

3 S2
PEGAWAI KANWIL dan KANTOR VERTIKAL ESL2 ROLE SUPK/ PEGELOLA KEPEGAWAIAN ESL2

4 S3 PUSAT, KANWIL, dan KANTOR VERTIKAL ESL1 ROLE UPK/ PEGELOLA KEPEGAWAIAN ESL1
Catatan:
Jika jabatan Pemohon selevel dengan jabatan Penetap, maka yang menjadi Role Penetap (PyB) adalah Atasan Langsung Pemohon
 Panduan Singkat Izin Seleksi Beasiswa
Melalui APMENDIK

SIGN-IN NOW
http://hris.e-prime.kemenkeu.go.id
Role Pegawai
Role Atsung

Role UPK
Izin Seleksi Beasiswa - Role Pegawai

Masuk HRIS Pengajuan Izin Download SI Laporan Hasil

Seleksi

01 02 03 04

Setelah masuk, Klik - Baca syarat dan ketentuan
Menu Layanan-Klik di pop-up warna merah
Melanjutkan - Masukkan data pengajuan
Pendidikan-Klik Izin dengan lengkap
Seleksi Beasiswa, lalu - Upload bukti pengumuman
Klik tab Permohonan pendaftaran dari Pemberi
Beasiswa
- Cek berkala proses Laporkan hasil seleksi
pengajuan SI Seleksi di tab Permohonan
di tab Permohonan dengan klik ikon kertas
- Dalam hal SI Seleksi warna biru
sudah ditetapkan, klik
pada no. SI utk
download SI
- Simpan softcopy SI
01
02
03
04
Izin Seleksi Beasiswa - Role Atasan Langsung (Berjenjang)
dan Sekretaris UE1

Masuk HRIS Persetujuan Izin Monitoring

Seleksi Seleksi

01 02 03

Setelah masuk, Klik - Baca ketentuan di pop-up merah - Cek berkala progres SI
Menu Layanan-Klik - Verifikasi kesesuaian permohonan SI Seleksi pegawai
Melanjutkan Pendidikan- Seleksi dengan ketentuan yang berlaku melalui tab Monitoring
Pendidikan-Klik Izin - Klik ikon mata untuk view detail - Klik ikon mata untuk
Seleksi Beasiswa, Lalu permohonan melihat laporan hasil
Klik tab Persetujuan - Lalu klik ikon centang jika disetujui, seleksi pegawai
atau ikon silang jika ditolak
*Verifikasi dapat memperhatikan masukan/telaah dari
Pengelola Kepegawaian
01
02
03
Izin Seleksi Beasiswa - Role UPK(UE1)/ SUPK(UE2)/
MUPK(UE3 Peta)

Masuk HRIS Verifikasi Izin Monitoring

Seleksi Seleksi

01 02 03

Setelah masuk, Klik - Pada dasarnya Persetujuan - Cek berkala progress

Menu Layanan-Klik dilakukan oleh Role Atsung seleksi pegawai
Melanjutkan berjenjang dan kemudian Ses melalui tab Monitoring
Pendidikan-Klik Izin UE1, namun UPK/SUPK/MUPK - Klik ikon mata untuk
Seleksi Beasiswa dapat memberikan melihat laporan hasil
rekomendasi disetujui/ ditolak seleksi
berdasar hasil verifikasinya
- Verifikasi dilakukan melalui Tab
Monitoring, Klik ikon mata pada
setiap permohonan SI Seleksi
01
02
03
02
03
Tabel Role Penetap dan PUPK

NO JENJANG STUDI UNIT PENETAPAN OLEH PENERBITAN OLEH

1 Semua Jenjang Semua Pegawai KEPALA BIRO SDM ROLE PUPK/ BIRO SDM
FAQ s.d. saat ini
01 02 03 04 05 06

FAQ
Aplikasi MP
FAQ s.d. saat ini
01 02 03 04 05 06

Error tdk bisa save

Kejadian: Jawaban:
Tidak bisa save input Coba clear cache atau
usulan atau halaman memakai “incognito
berisi code window”, kalua tetap tdk
bisa hub. Service Desk
FAQ
Aplikasi MP
FAQ s.d. saat ini
01 02 03 04 05 06

Atasan/ Unit tidak

sesuai

Kejadian: Jawaban:
Atasan dan/atau unit Update profil secara
belum terupdate mandiri melalui sub-
menu profil
FAQ
Aplikasi MP
FAQ s.d. saat ini
01 02 03 04 05 06

Mengapa SI tidak
DS?

Kejadian: Jawaban:
Surat Izin Belajar atau Sedang dalam penyusunan
Izin Seleksi belum MoU dengan BKN, kalua
berupa Digital sudah OK, kedepan SI bisa
Signature dengan DS
FAQ
Aplikasi MP
FAQ s.d. saat ini
01 02 03 04 05 06

Beda Tab Persetujuan

dan Penatapan?

Kejadian: Jawab:
Ada 2 tab yang mirip Tab persetujuan digunakan oleh
yakni tab Persetujuan atasan langsung berjenjang,
dan tab penetapan, sedang tab penetapan oleh yg
apa bedanya? berwenang menetapkan SI.
FAQ
Aplikasi MP Penetapan bisa dilakukan oleh
UPK/SUPK/MUPK, lalu hardcopy
di-TTD oleh yg berwenang
FAQ s.d. saat ini
01 02 03 04 05 06

Untuk yang sedang

IB?

Kejadian: Jawab:
Untuk yang sedang Tidak perlu.
dalam studi IB apakah Penyampaian laporan
mengajukan ulang? perkmbangan studi dilakukan
manual, kecuali nanti sistemnya
FAQ
Aplikasi MP telah beres (SI diinput terlebh
dulu oleh operator di Aplikasi)
FAQ s.d. saat ini
01 02 03 04 05 06

Utk yg keterima TB?

Kejadian: Jawab:
Untuk yang Melanjutkan Belum bisa,
Pendidikan program TB, sistemnya masih akan
apakah bisa melalui dibangun, sehingga
Aplikasi? saat ini masih manual.
FAQ
Aplikasi MP
TERIMA KASIH…
TERIMA KASIH…