PENGURUSAN LATIHAN INDUSTRI (OJT)

KVKPM-PK-TA-08

Disediakan Oleh Disemak

TIMBALAN PENGARAH
PEMEGANG PROSEDUR
AKADEMIK

Diluluskan Oleh:

PENGARAH
KOLEJ VOKASIONAL SERI ISKANDAR

NO. KELUARAN 01

TARIKH KUATKUASA 01.02.2019

REKOD PINDAAN DOKUMEN TERKAWAL

 NO. KELUARAN : 01
PENGURUSAN TARIKH KUATKUASA : 01.02.2019
LATIHAN INDUSTRI NO. PINDAAN : 0
(OJT) TARIKH PINDAAN : -
MUKA SURAT : 2/11

Adalah menjadi tanggungjawab Pemegang Dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen ini
sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di dalamnya
Rujukan
Tarikh Dipinda Diluluskan
Pindaan/Muka Butir-Butir Pindaan
Pindaan Oleh Oleh
Surat Terlibat

1.0 OBJEKTIF

_____________________________________________________________
Sistem Pengurusan Kualiti
RAHSIA – Hakmilik Kolej Vokasional KPM. Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja.
 NO. KELUARAN : 01
PENGURUSAN TARIKH KUATKUASA : 01.02.2019
LATIHAN INDUSTRI NO. PINDAAN : 0
(OJT) TARIKH PINDAAN : -
MUKA SURAT : 3/11

Prosedur ini bertujuan untuk memastikan proses perancangan, pelaksanaan, pemantauan dan
penilaian latihan industri dapat dilaksanakan dengan berkesan.

2.0 SKOP

Prosedur ini meliputi proses merancang, memantau, menyelia dan menilai latihan industri
pelajar bagi program Diploma.

3.0 DOKUMEN RUJUKAN

3.1 Garis Panduan Pelaksanaan “ON-THE JOB TRAINING” Kolej Vokasional. Kementerian
Pendidikan Malaysia.
3.2 Arahan-arahan Pentaksiran dan Penilaian oleh Unit Pengurusan Akademik, Bahagian
Pendidikan Teknik dan Vokasional, Kementerian Pendidikan Malaysia yang sedang
berkuatkuasa.
3.3 Peraturan Akademik Kolej Vokasional, Edisi 2017.
3.4 International Standard ISO 9001: 2015 Quality Management System Requirement
3.5 Buku Log OJT

4.0 DEFINISI DAN SINGKATAN

4.1 DEFINISI

4.1.1 Latihan Industri (OJT)

Latihan dalam suasana pekerjaan sebenar di agensi kerajaan atau swasta yang wajib
diikuti oleh setiap pelajar selama tempoh yang ditetapkan mengikut program.

4.1.2 Pemantauan
Proses menyelia dan membimbing yang dilakukan oleh Pensyarah Penyelia OJT (PPO).

4.1.3 Penilaian

Proses menilai tahap pencapaian pelajar semasa menjalani OJT yang dilakukan oleh
PPO dan Penyelia Organisasi (PO).

4.1.4 Pensyarah Penyelia OJT

Pensyarah yang dilantik oleh Pengarah/Timbalan Pengarah Akademik/Ketua Jabatan
untuk memantau dan membimbing pelajar sepanjang tempoh OJT.

4.1.5 Penyelia Organisasi

_____________________________________________________________
Sistem Pengurusan Kualiti
RAHSIA – Hakmilik Kolej Vokasional KPM. Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja.
 NO. KELUARAN : 01
PENGURUSAN TARIKH KUATKUASA : 01.02.2019
LATIHAN INDUSTRI NO. PINDAAN : 0
(OJT) TARIKH PINDAAN : -
MUKA SURAT : 4/11

Seorang pegawai yang dilantik oleh Organisasi Latihan untuk menyelia dan menilai
pelajar semasa menjalani latihan di organisasi.

4.2 SINGKATAN

OJT On The Job Training

UPLI Unit Perhubungan dan Latihan Industri

KUPLI Ketua Unit Perhubungan dan Latihan Industri

PPO Pensyarah Penyelia OJT

PO Penyelia Organisasi

KJPP Ketua Jabatan Penilaian dan Pentaksiran

OL Organisasi Latihan

5.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN

1. Menerima ketetapan tarikh OJT daripada Sektor

Pengurusan Akademik, Bahagian Pendidikan Teknik dan
PENGARAH
Vokasional, Kementerian Pendidikan Malaysia.
2. Mempengerusikan mesyuarat Jawatankuasa Perhubungan
dan Latihan Industri.

3. Memantau dan meminta KUPLI mengadakan mesyuarat

Jawatankuasa Perhubungan dan Latihan Industri dan
TPA menyediakan dokumen-dokumen berkaitan mengikut
keperluan.

4. Menyediakan perkara berikut sebelum pelajar menjalani

KUPLI
OJT.
(i) Dokumen-Dokumen OJT
a. Takwim Aktiviti OJT
b. Maklumat OJT
c. Garis Panduan Pelaksanaan OJT
d. Buku Log
(ii) Borang-Borang Berkaitan (KVOJT/01 – KVOJT/15)
5. Memberi taklimat persediaan OJT kepada pelajar tentang
perkara-perkara berikut :
_____________________________________________________________
Sistem Pengurusan Kualiti
RAHSIA – Hakmilik Kolej Vokasional KPM. Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja.
 NO. KELUARAN : 01
PENGURUSAN TARIKH KUATKUASA : 01.02.2019
LATIHAN INDUSTRI NO. PINDAAN : 0
(OJT) TARIKH PINDAAN : -
MUKA SURAT : 5/11

a. Peraturan dan etika OJT.

b. Penulisan Buku Log
c. Laporan Akhir OJT
d. Penilaian OJT

6. Menerima maklumbalas penempatan (Surat Setuju Terima)

daripada organisasi yang dipohon.
7. Melantik PPO untuk melaksanakan proses penyeliaan dan
PENGARAH
penilaian.

8. Mengadakan mesyuarat penyelarasan bersama PPO.

KUPLI
9. Menerima pengesahan lapor diri pelajar dari organisasi.
10. Menyelia dan menilai pelajar.
PPO 11. Menyediakan laporan penyeliaan.

KUPLI 12. Menyediakan Analisis Pencapaian Prestasi OJT dengan

merujuk Borang Markah Penilaian OJT.
13. Menyerahkan markah penilaian OJT kepada KJPP.

6.0 REKOD KUALITI

BIL. JENIS REKOD LOKASI TEMPOH

1. Takwim Aktiviti UPLI Pejabat Kolej 3 Tahun

2. Borang Biodata Pelajar (KVOJT 01) Pejabat Kolej 3 Tahun

3. Borang Pendaftaran OJT (KVOJT 02) Pejabat Kolej 3 Tahun

4. Borang akujanji pelajar (KVOJT 03) Pejabat Kolej 3 Tahun

5. Surat permohonan tempat OJT (KVOJT Pejabat Kolej 3 Tahun

04)

_____________________________________________________________
Sistem Pengurusan Kualiti
RAHSIA – Hakmilik Kolej Vokasional KPM. Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja.
 NO. KELUARAN : 01
PENGURUSAN TARIKH KUATKUASA : 01.02.2019
LATIHAN INDUSTRI NO. PINDAAN : 0
(OJT) TARIKH PINDAAN : -
MUKA SURAT : 6/11

6. Borang jawapan organisasi (KVOJT 05) Pejabat Kolej 3 Tahun

7. Borang permohonan tukar tempat OJT Pejabat Kolej 3 Tahun

(KVOJT 05a)

8. Surat pembatalan penempatan OJT Pejabat Kolej 3 Tahun

(KVOJT 05b)

9. Borang Pelepasan OL (KVOJT 05c) Pejabat Kolej 3 Tahun

10. Akuan Lepas Tanggung (KVOJT 06) Pejabat Kolej 3 Tahun

Surat Pengesahan Penempatan OJT

11. Pejabat Kolej 3 Tahun
(dihantar kepada OL oleh UPLI) (KVOJT
07)

12. Surat Lapor Diri (dibawa oleh pelajar Pejabat Kolej 3 Tahun
semasa melapor diri di OL) (KVOJT 08)

13. Kad Pengesahan Lapor Diri (KVOJT 09) Pejabat Kolej 3 Tahun

Kad Maklumat Pelajar Semasa Latihan

14. Pejabat Kolej 3 Tahun
(KVOJT 10)
Surat Lantikan PP dan PPO serta
15. Arahan Melaksanakan Penyeliaan Pejabat Kolej 3 Tahun
(KVOJT 11)

16. Surat Permohonan Lawatan Penyeliaan Pejabat Kolej 3 Tahun

(KVOJT 12)

17. Borang Pengesahan Penyeliaan OJT Pejabat Kolej 3 Tahun

(KVOJT 13)

18. Maklum Balas Penyeliaan OJT Pejabat Kolej 3 Tahun

(Organisasi Latihan) (KVOJT 14)

19. Maklum Balas Penyeliaan OJT (pelajar) Pejabat Kolej 3 Tahun

(KVOJT 15)

_____________________________________________________________
Sistem Pengurusan Kualiti
RAHSIA – Hakmilik Kolej Vokasional KPM. Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja.
 NO. KELUARAN : 01
PENGURUSAN TARIKH KUATKUASA : 01.02.2019
LATIHAN INDUSTRI NO. PINDAAN : 0
(OJT) TARIKH PINDAAN : -
MUKA SURAT : 7/11

20. Maklum Balas Penyeliaan OJT (PPO) Pejabat Kolej 3 Tahun

(KVOJT 16)

21. Borang Tindakan Segera (KVOJT 17) Pejabat Kolej 3 Tahun

22. Borang Penilaian Prestasi OJT oleh OL Pejabat Kolej 3 Tahun

(KVOJT 18)

23. Borang Penilaian Prestasi OJT oleh Pejabat Kolej 3 Tahun

institusi (KVOJT 19)

24. Borang Markah dan keputusan akhir Pejabat Kolej 3 Tahun

OJT (KVOJT 20)

25. Analisis pencapaian prestasi OJT Pejabat Kolej 3 Tahun

(KVOJT 21)

26. Surat Pengesahan Tamat OJT (KVOJT Pejabat Kolej 3 Tahun

22)

27. Surat Mohon Penangguhan/Lanjut OJT Pejabat Kolej 3 Tahun

(KVOJT 23)

28. Surat Kelulusan Penangguhan/Lanjut Pejabat Kolej 3 Tahun

OJT (KVOJT 24)

29. Surat Amaran Ketidakhadiran OJT Pejabat Kolej 3 Tahun

(KVOJT 25)

30. Surat Tidak Layak Menjalani OJT Pejabat Kolej 3 Tahun

(KVOJT 26)

31. Notis gagal On The Job Training (KVOJT Pejabat Kolej 3 Tahun
27)

32. Status Gagal dan Makluman Mengulang Pejabat Kolej 3 Tahun

OJT (KVOJT 28)

33. Surat Ucapan Penghargaan Kepada OL Pejabat Kolej 3 Tahun

(KVOJT 29)

34. Silibus OJT (KVOJT 30) Pejabat Kolej 3 Tahun

_____________________________________________________________
Sistem Pengurusan Kualiti
RAHSIA – Hakmilik Kolej Vokasional KPM. Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja.
 NO. KELUARAN : 01
PENGURUSAN TARIKH KUATKUASA : 01.02.2019
LATIHAN INDUSTRI NO. PINDAAN : 0
(OJT) TARIKH PINDAAN : -
MUKA SURAT : 8/11

7.0 LAMPIRAN

NO. LAMPIRAN TAJUK KOD

Lampiran 1 Borang Biodata Pelajar (KVOJT 01) BKT08/01

Lampiran 2 Borang Pendaftaran OJT (KVOJT 02) BKT08/02

Lampiran 3 Borang akujanji pelajar (KVOJT 03) BKT08/03

Lampiran 4 Surat permohonan tempat OJT (KVOJT 04) BKT08/04

Lampiran 5 Borang jawapan organisasi (KVOJT 05) BKT08/05

Lampiran 6 Borang permohonan tukar tempat OJT (KVOJT BKT08/05a

05a)
Lampiran 7 Surat pembatalan penempatan OJT (KVOJT 05b) BKT08/5b

Lampiran 8 Borang Pelepasan OL (KVOJT 05c) BKT08/5c

Lampiran 9 Akuan Lepas Tanggung (KVOJT 06) BKT08/06

Surat Pengesahan Penempatan OJT

Lampiran 10 BKT08/07
(dihantar kepada OL oleh UPLI) (KVOJT 07)

Lampiran 11 Surat Lapor Diri (dibawa oleh pelajar semasa BKT08/08

melapor diri di OL) (KVOJT 08)
Lampiran 12 Kad Pengesahan Lapor Diri (KVOJT 09) BKT08/09

Kad Maklumat Pelajar Semasa Latihan

Lampiran 13 BKT08/10
(KVOJT 10)
Lampiran 14 Surat Lantikan PP dan PPO serta Arahan BKT08/11
_____________________________________________________________
Sistem Pengurusan Kualiti
RAHSIA – Hakmilik Kolej Vokasional KPM. Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja.
 NO. KELUARAN : 01
PENGURUSAN TARIKH KUATKUASA : 01.02.2019
LATIHAN INDUSTRI NO. PINDAAN : 0
(OJT) TARIKH PINDAAN : -
MUKA SURAT : 9/11

Melaksanakan Penyeliaan (KVOJT 11)

Lampiran 15 Surat Permohonan Lawatan Penyeliaan (KVOJT BKT08/12

12)
Lampiran 16 Borang Pengesahan Penyeliaan OJT (KVOJT 13) BKT08/13

Lampiran 17 Maklum Balas Penyeliaan OJT (Organisasi Latihan) BKT08/14

(KVOJT 14)

Lampiran 18 Maklum Balas Penyeliaan OJT (pelajar) (KVOJT BKT08/15

15)
Lampiran 19 Maklum Balas Penyeliaan OJT (PPO) (KVOJT 16) BKT08/16

Lampiran 20 Borang Tindakan Segera (KVOJT 17) BKT08/17

Lampiran 21 Borang Penilaian Prestasi OJT oleh OL (KVOJT 18) BKT08/18

Lampiran 22 Borang Penilaian Prestasi OJT oleh institusi BKT08/19

(KVOJT 19)

Lampiran 23 Borang Markah dan keputusan akhir OJT (KVOJT BKT08/20

20)
Lampiran 24 Analisis pencapaian prestasi OJT (KVOJT 21) BKT08/21

Lampiran 25 Surat Pengesahan Tamat OJT (KVOJT 22) BKT08/22

Lampiran 26 Surat Mohon Penangguhan/Lanjut OJT (KVOJT 23) BKT08/23

Lampiran 27 Surat Kelulusan Penangguhan/Lanjut OJT (KVOJT BKT08/24

24)
Lampiran 28 Surat Amaran Ketidakhadiran OJT (KVOJT 25) BKT08/25

Lampiran 29 Surat Tidak Layak Menjalani OJT (KVOJT 26) BKT08/26

Lampiran 30 Notis gagal On The Job Training (KVOJT 27) BKT08/27

Lampiran 31 Status Gagal dan Makluman Mengulang OJT BKT08/28

(KVOJT 28)

Lampiran 32 Surat Ucapan Penghargaan Kepada OL (KVOJT BKT08/29

29)
Lampiran 33 Borang Penyeliaan Kolej Lain (KVOJT 30) BKT08/30

_____________________________________________________________
Sistem Pengurusan Kualiti
RAHSIA – Hakmilik Kolej Vokasional KPM. Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja.
 NO. KELUARAN : 01
PENGURUSAN TARIKH KUATKUASA : 01.02.2019
LATIHAN INDUSTRI NO. PINDAAN : 0
(OJT) TARIKH PINDAAN : -
MUKA SURAT : 10/11

TANGGUNGJAWAB

PENGARAH

KUPLI

KUPLI

KUPLI
8.0 CARTA ALIR PENGURUSAN ON-THE JOB TRAINING

MULA KUPLI

Merancang dan memantau

perlaksanaan latihan industri

Mengadakan mesyuarat
penyelarasan JK OJT
PENGARAH

Penyediaan dokumen-dokumen
berkaitan OJT
KUPLI
Mengadakan taklimat pelaksanaan
OJT

KUPLI
Pelajar memohon penempatan OJT
_____________________________________________________________
Sistem Pengurusan Kualiti
RAHSIA – Hakmilik Kolej Vokasional KPM. Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja.
KUPLI
 NO. KELUARAN : 01
PENGURUSAN TARIKH KUATKUASA : 01.02.2019
LATIHAN INDUSTRI NO. PINDAAN : 0
(OJT) TARIKH PINDAAN : -
MUKA SURAT : 11/11

Proses
CARTA ALIR Memoho
PENYELIAAN CARTA ALIR PENYELIAAN
1
Tidak Diterima
PERTAMA n KEDUA 2
Diterima

Melantik PPO
Hubungi pelajar atau penyelia tempat kerja Hubungi pelajar atau penyelia tempat kerja pelajar
pelajar bagi memaklumkan tarikh dan waktu bagi memaklumkan tarikh dan waktu lawatan OJT
lawatan OJT untuk kali pertama. untuk kali kedua.

Melawat tempat penyeliaan OJT menggunakan Melawat tempat penyeliaan OJT menggunakan
Mengadakan mesyuarat bersama
kenderaan sekolah atau kenderaan persendirian kenderaan sekolah atau kenderaan persendirian
PPO
Membawa LIMA (5) borang dan mengisi borang
Membawa TUJUH (7) borang dan mengisi yang berkaitan seperti di bawah :-
borang yang berkaitan seperti di bawah :-
1) BKT-08/12-KVT OJT 12 - Surat permohonan
Menyelia, menilai dan menyediakan
1) BKT-08/12-KVT OJT 12 - Surat permohonan lawatan penyeliaan ( jika perlu @ atau diminta
lawatan penyeliaan ( jika perlu @ atau diminta
laporan
oleh majikan pelajar)
oleh majikan pelajar)

2) BKT-08/13- KV OJT 13 - Borang pengesahan

2) BKT-08/13-KV OJT 13 - Borang pengesahan penyeliaan OJT. Wajib diisi tiap kali penyeliaan
penyeliaan OJT. Wajib diisi tiap kali penyeliaan dan disimpan serta berikan salinan kepada
Menyerahkan markah kepada KJPP
dan disimpan serta berikan salinan kepada
bahagian UPLI / OJT setelah selesai penyeliaan.
bahagian UPLI / OJT setelah selesai penyeliaan.

3) BKT-08/17-KV OJT 17 – Borang tindakan segera

3) BKT-08/14-KV OJT 14 – Maklum balas (jika pelajar mempunyai masalah )
penyeliaan OJT (organisasi latihan / syarikat)
4) BKT-08/18-KV OJT 18 – Borang penilaian
4) BKT-08/15-KV OJT 15 – Maklum balas Borang prestasi OJT (organisasi latihan / syarikat)
penyeliaan OJT (pelajar)
TAMAT diserahkan pada pelajar dan haruslah diisi oleh
syarikat / majikan setelah pelajar selesai
5) BKT-08/16-KV OJT 16 - Maklum balas Borang
menamatkan OJT.
penyeliaan OJT (pensyarah penyelia)
5) BKT-08/22-KV OJT 22 – Surat pengesahan
6) BKT-08/17-KV OJT 17 – Borang tindakan
tamat OJT. (diserahkan pada pelajar dan haruslah
segera (jika pelajar mempunyai masalah )
dilengkapkan setelah selesai OJT)
7) SURAT NIAT – ( Minta pada penyelia OL isi
dan sahkan dengan cop syarikat dan hantar
Menyemak, menanda dan mencatat ulasan dalam
semula pada unit OJT )
buku log OJT pelajar pada helaian berwarna biru..

Menyemak, menanda dan mencatat ulasan

Memberi peringatan kepada pelajar OJT supaya
dalam buku log OJT pelajar pada helaian
Melengkapkan Buku Log dan Laporan Akhir OJT.
berwarna biru.. Sila ambil juga borang berwarna
setelah selesai OJT dan kedua-dua dokumen
JINGGA DAN MERAH JAMBU daripada pelajar
haruslah dihantar 2 minggu setelah selesai OJT.
serta serahkan kepada penyelaras OJT.

Kesemua dokumen yang diperolehi setelah selesai penyeliaan haruslah diserahkan segera kepada
penyelaras OJT program masing masing.

_____________________________________________________________
Sistem Pengurusan Kualiti
RAHSIA – Hakmilik Kolej Vokasional KPM. Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja.
 NO. KELUARAN : 01
PENGURUSAN TARIKH KUATKUASA : 01.02.2019
LATIHAN INDUSTRI NO. PINDAAN : 0
(OJT) TARIKH PINDAAN : -
MUKA SURAT : 12/11

_____________________________________________________________
Sistem Pengurusan Kualiti
RAHSIA – Hakmilik Kolej Vokasional KPM. Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja.