PROSES PENCERAPAN PEMBELAJARAN

DAN PEMUDAHCARAAN (PdPc)

KVKPM-PK-TA-04
Disediakan Oleh Disemak Oleh

TIMBALAN PENGARAH
PEMEGANG PROSEDUR
AKADEMIK

Diluluskan Oleh:

PENGARAH
KOLEJ VOKASIONAL SERI ISKANDAR

1
 NO. KELUARAN : 01
PROSES PENCERAPAN TARIKH KUATKUASA : 01.02.2019
PEMBELAJARAN DAN NO. PINDAAN : 01

PEMUDAHCARAAN (PdPc) TARIKH PINDAAN : 19.02,2021

MUKA SURAT : 2/9

NO. KELUARAN 01

TARIKH KUATKUASA 01.02.2019

REKOD PINDAAN DOKUMEN TERKAWAL

Adalah menjadi tanggungjawab Pemegang Dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa
dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di dalamnya
Rujukan
Tarikh Dipinda Diluluskan
Pindaan/Muka Butir-Butir Pindaan
Pindaan Oleh Oleh
Surat Terlibat
BKT-04/02 - Borang Penilaian Kursus Pn. Amalina
19.2.2021 Ms. 6 Pengarah
Pelajar DVM Bt. Ismail

________________________________________________________________________________________
Sistem Pengurusan Kualiti
Hakmilik Kolej Vokasional Kementerian Pendidikan. Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja.
 NO. KELUARAN : 01
PROSES PENCERAPAN TARIKH KUATKUASA : 01.02.2019
PEMBELAJARAN DAN NO. PINDAAN : 01

PEMUDAHCARAAN (PdPc) TARIKH PINDAAN : 19.02,2021

MUKA SURAT : 3/9

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan memastikan proses pencerapan pembelajaran dan

pemudahcaraan (PdPc)kepada pensyarah dilaksanakan dengan berkesan.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunakan untuk mengurus proses pencerapan pembelajaran dan

pemudahcaraan (PdPc)pensyarah mengikut jadual pencerapan yang telah ditetapkan.

3.0 RUJUKAN

3.1 Manual Kualiti : MK-KVKPM-01

3.2 Malaysian Standard
3.3 Standard 4 SKPM 2010 (Pencerapan PdP Guru)/Trems
3.4 Pekeliling Ikhtisas Bil. 3/1987 KP(BS)8591/Jld(77) bertarikh 11 November 1987

4.0 DEFINISI DAN SINGKATAN

4.1 Definisi

4.1.1 Pencerapan
Penyeliaan proses PdPc di tempat berlakunya proses PdPc. Konsep
penyeliaan adalah usaha membaiki instruksional termasuk rancangan
pengajaran, memerhati, mengendali, membimbing, memberi motivasi,
menegur, menyelenggara, membaiki, menilai dan memberi maklum
balas.

________________________________________________________________________________________
Sistem Pengurusan Kualiti
Hakmilik Kolej Vokasional Kementerian Pendidikan. Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja.
 NO. KELUARAN : 01
PROSES PENCERAPAN TARIKH KUATKUASA : 01.02.2019
PEMBELAJARAN DAN NO. PINDAAN : 01

PEMUDAHCARAAN (PdPc) TARIKH PINDAAN : 19.02,2021

MUKA SURAT : 4/9

4.1.2 Pencerap terdiri daripada pengurusan kolej atau mana-mana pensyarah

yang diberi kuasa untuk melaksanakan pencerapan.

4.1.3 Portfolio Pengajaran (Teaching Portfolio)

Satu dokumen yang merangkumi pengumpulan bahan-bahan yang digunakan
dalam proses pengajaran dan pemudahcaraan setiap kursus yang diajar oleh setiap
pensyarah.

4.1.4 Instrumen pencerapan merujuk kepada kriteria-kriteria yang akan dinilai oleh
pegawai pencerap.

4.2 Singkatan

PdPc : Pembelajaran dan pemudahcaraan

TPA : Timbalan Pengarah Akademik
KJ : Ketua Jabatan
PcP : Pencerap
Ps : Pensyarah
FPP : Fail Portfolio Pengajaran

5.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN
A. SEBELUM MENCERAP
Pengarah
1. Mengarahkan TPA menyediakan jadual pencerapan tahunan.

TPA 2. Mengedar jadual pencerapan kepada semua pensyarah.

B. SEMASA MENCERAP

3. Membuat pencerapan menggunakan Instrumen Pencerapan

Pembelajaran dan Pemudahcaraan (BKT-04/01 - Lampiran 1) yang
dihasilkan berdasarkan Jadual Pencerapan SKPM Standard
4: Pencerapan Pembelajaran & Pengajaran Guru (Lampiran 2)
PcP
SELEPAS PENCERAPAN
________________________________________________________________________________________
Sistem Pengurusan Kualiti
Hakmilik Kolej Vokasional Kementerian Pendidikan. Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja.
 NO. KELUARAN : 01
PROSES PENCERAPAN TARIKH KUATKUASA : 01.02.2019
PEMBELAJARAN DAN NO. PINDAAN : 01

PEMUDAHCARAAN (PdPc) TARIKH PINDAAN : 19.02,2021

MUKA SURAT : 5/9

4. Mengadakan perbincangan dengan pensyarah yang dicerap

berdasarkan hasil pencerapan yang diperoleh.

5. Melaksanakan pencerapan ulangan sekiranya markah

penilaian kurang 80%.

6. Menyerahkan laporan salinan pencerapan dan rumusan

analisa penilaian kursus kepada pensyarah yang dicerap dan
satu salinan kepada TPA.

7. Mengedar Borang Penilaian Kursus -BKT-04/02(Lampiran 3)

kepada pelajar (pilih antara 5 hingga 10 orang pelajar secara
rawak) untuk menilai pensyarah semasa melakukan
pencerapan.
Mengedar Borang Penilaian Kursus - BKT-04/02(Lampiran 3)
kepada pelajar (pilih 5 orang pelajar secara rawak) untuk
menilai pensyarah semasa melakukan pencerapan.
Ps
8. Memungut semula BKT-04/02 daripada pelajar selepas selesai
pencerapan

9. Menganalisa penilaian kursus menggunakan Borang analisa

Penilaian Kursus oleh Pelajar (BKT-04/03 Lampiran 4)

10. Menerima dan menyimpan laporan pencerapan dan rumusan

analisa penilaian kursus ke dalam FPP.

6.0 REKOD KUALITI

BIL. NAMA REKOD LOKASI TEMPOH

 Pejabat kolej
1 Jadual Pencerapan 3 Tahun
 Portfolio
Pengajaran

Rekod Pencerapan Pembelajaran dan  Pejabat kolej

2 3 Tahun
Pemudahcaraan  Portfolio
Pengajaran
3 Rekod Penilaian Kursus oleh Pelajar 3 Tahun
 Portfolio

________________________________________________________________________________________
Sistem Pengurusan Kualiti
Hakmilik Kolej Vokasional Kementerian Pendidikan. Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja.
 NO. KELUARAN : 01
PROSES PENCERAPAN TARIKH KUATKUASA : 01.02.2019
PEMBELAJARAN DAN NO. PINDAAN : 01

PEMUDAHCARAAN (PdPc) TARIKH PINDAAN : 19.02,2021

MUKA SURAT : 6/9

Pengajaran

4 Rekod Analisa Penilaian Kursus oleh Pelajar  Portfolio 3 Tahun

Pengajaran

7.0 LAMPIRAN

NO. LAMPIRAN TAJUK KOD

Instrumen Pencerapan Pembelajaran dan

Lampiran 1 BKT-04/01
Pemudahcaraan
Standard 4: Pencerapan Pembelajaran & Pengajaran
Lampiran 2 -
Guru

Lampiran 3 Borang Penilaian Kursus Oleh Pelajar DVM BKT-04/02

Lampiran 4 Borang Maklumbalas Pencerapan BKT-04/03

________________________________________________________________________________________
Sistem Pengurusan Kualiti
Hakmilik Kolej Vokasional Kementerian Pendidikan. Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja.
 NO. KELUARAN : 01
PROSES PENCERAPAN TARIKH KUATKUASA : 01.02.2019
PEMBELAJARAN DAN NO. PINDAAN : 01

PEMUDAHCARAAN (PdPc) TARIKH PINDAAN : 19.02,2021

MUKA SURAT : 7/9

8.0 CARTA ALIR PROSES PENCERAPAN PEMBELAJARAN DAN PEMUDAHCARAAN

Mula TPA
Garis Masa

TPA menyediakan jadual

Pencerapan tahun semasa
TPA 1 minggu

Mengedar jadual pencerapan

( 2 kali setahun) mengikut semester. Pencerap 3 minggu

Melaksanakan pencerapan 1 minggu

menggunakan BKT-04/01 Pencerap

Mengedar BKT-04/02
kepada Pelajar 1 minggu
Pencerap

Memungut semula BKT-04/02

Pencerap 1 minggu

Berbincang dengan Pensyarah

dapatan pencerapan
BKT-04/03

Markah ≤ 80%

Tidak Pensyarah 2 minggu

________________________________________________________________________________________
Sistem Pengurusan Kualiti
Hakmilik Kolej Vokasional Kementerian Pendidikan. Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja.

Pensyarah
 NO. KELUARAN : 01
PROSES PENCERAPAN TARIKH KUATKUASA : 01.02.2019
PEMBELAJARAN DAN NO. PINDAAN : 01

PEMUDAHCARAAN (PdPc) TARIKH PINDAAN : 19.02,2021

MUKA SURAT : 8/9

Perbincangan bersama dengan

TPA/Pencerap
untuk menyelesaikan masalah
PdPc.

Ya

Markah ≥ 80%

Menyerah rekod pencerapan Pencerap 2 minggu

dan borang maklumbalas pencerapan
kepada Pensyarah dan TPA

Menyimpan laporan pencerapan BKT-04/01,

analisa penilaian kursus BKT-04/02
dan Pensyarah
borang maklumbalas pencerapan BKT-04/03
ke dalam FPP

Tamat

________________________________________________________________________________________
Sistem Pengurusan Kualiti
Hakmilik Kolej Vokasional Kementerian Pendidikan. Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja.
 NO. KELUARAN : 01
PROSES PENCERAPAN TARIKH KUATKUASA : 01.02.2019
PEMBELAJARAN DAN NO. PINDAAN : 01

PEMUDAHCARAAN (PdPc) TARIKH PINDAAN : 19.02,2021

MUKA SURAT : 9/9

8.0 MATRIKS PENILAIAN RISIKO

Risiko Bakal Nilai Tindakan yang Pemantauan & Penambahbaika
Aktiviti Keutamaan
Dihadapi (S x L) diambil Pengukuran n dan Peluang

Membuat 95% pelajar

TPA menyediakan Meminta senarai semak dapat dicerap
jadual pencerap sendiri pencerap yang mengikut jadual
TPA lewat
Pencerapan tahun menyediakan telah
mengeluar-
semasa dan 1 3 3 jadual pencerapan menghantar
kan jadual
mengedar kepada masing-masing tarikh cadangan
pencerapan
pegawai pencerap dan menyerah pencerapan dan
kepada TPA pensyarah yang
akan dicerap
Pencerap Membuat Semua
tidak dapat senarai semak pensyarah
melakukan Meminta pegawai pensyarah yang memenuhi KPI
Melaksanakan
pencerapan penilai kedua telah dicerap. pencerapan
pencerapan 1 3 3
kerana melakukan
mengikuti pencerapan
aktiviti dan
program lain
Pelajar tidak Memanggil Memberi
Mengedar BKA-
jujur dalam pelajar yang peluang kepada
04/02 (Borang Memberi taklimat
membuat membuat pelajar menilai
Penilaian Kursus 2 4 4 awal kepada
penilaian penilaian yang pensyarah
kepada Pelajar) pelajar-pelajar
kursus dan tidak masing-masing
sambil lewa munasabah
Memastikan Mendapatkan Dapat mengenal
jumlah bilangan nama pelajar pasti kekuatan
Memungut semula Pelajar tidak BKA-04/02 yang yang diminta dan kelemah
BKA-04/02 membuat 2 3 6 dipungut semula untuk membuat guru semasa
penilaian sama dengan penilaian proses PdPc
jumlah yang
diagih
Pencerap TPA meminta Memberi Memberi
Berbincang tidak pencerap peringatan awal peluang kepada
dengan berbincang memaklumkan kepada pensyarah
Pensyarah dengan hasil pensyarah membaiki
1 2 2
dapatan pencerap perbincangan sebelum kaedah PdPc
pencerapan setelah sebaik saja melakukan
selesai selesai proses pencerapan
pencerapan pencerapan
Menyerah rekod Pencerap 2 3 6 TPA membuat Mengenal pasti TPA mengenal

________________________________________________________________________________________
Sistem Pengurusan Kualiti
Hakmilik Kolej Vokasional Kementerian Pendidikan. Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja.
 NO. KELUARAN : 01
PROSES PENCERAPAN TARIKH KUATKUASA : 01.02.2019
PEMBELAJARAN DAN NO. PINDAAN : 01

PEMUDAHCARAAN (PdPc) TARIKH PINDAAN : 19.02,2021

MUKA SURAT : 10/9

tidak senarai semak pensyarah yang pasti pensyarah

pencerapan
menyerahkanl laporan-laporan bermasalah yang tidak
Kepada
laporan yang telah dalam mencapai
Pensyarah dan
kepada dihantar kepada pelaksanaan kriteria
TPA
pensyarah TPA pdPc pencerapan
Memanggil Memenuhi KPI
Menyimpan TP tidak Membuat senarai
pensyarah yang 95% pensyarah
laporan memasuk- semak
tidak dapat dicerap
pencerapan kan laporan 2 3 6 penghantaran
menghantar mengikut jadual
dalam FPP pencerapan daripada semua
FPP pada akhir
dalam FPP Ketua Jabatan
tahun

________________________________________________________________________________________
Sistem Pengurusan Kualiti
Hakmilik Kolej Vokasional Kementerian Pendidikan. Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja.
 BORANG PELAN PENGURUSAN RISIKO
PROSEDUR KUALITI (PK) : KAWALAN DOKUMEN (KVKPM-PK -TA04)

JABATAN :
L S MATRIKS PENILAIAN RISIKO:
FREKUENSI KEPARAHAN/SERIUS
DISEDIAKAN OLEH : 1 Sangat Jarang 1 Sangat Ringan 1–6 = Rendah (Tidak perlu tindakan)
2 Jarang 2 Ringan 7 – 14 = Sederhana (Perlu tindakan)
3 Sederhana 3 Sederhana 15 – 25 = Tinggi (Perlu tindakan keseluruhan)
4 Sering 4 Berat
5 Sangat Sering 5 Sangat Berat

PROSES/ RISIKO BAKAL NILAI RISIKO PEMANTAUAN &

BIL KEUTAMAAN TINDAKAN YANG DIAMBIL PENAMBAHBAIKAN
CARTA ALIR DIHADAPI L S SKOR PENGUKURAN
1. TPA TPA lewat mengeluarkan Membuat senarai Meminta pencerap sendiri 95% pensyarah dapat
menyediakan jadual pencerapan semak pencerap menyediakan jadual dicerap mengikut jadual
Jadual yang telah pencerapan masing-masing dan
Pencerapan menghantar tarikh menyerah kepada TPA
tahun semasa
3 1 3 Rendah cadangan
dan mengedar pencerapan dan
kepada pegawai pensyarah yang akan
pencerap dicerap
2. Melaksanakan Pencerap tidak dapat Membuat senarai Meminta pegawai penilai kedua Semua pensyarah
pencerapan melakukan pencerapan semak pensyarah melakukan pencerapan memenuhi KPI
kerana mengikuti aktiviti
3 1 3 Rendah yang telah dicerap. pencerapan
dan program lain
3. Mengedar BKT- Pelajar tidak jujur dalam Memanggil pelajar Memberi taklimat awal kepada Memberi peluang kepada
04/02(Borang membuat penilaian kursus yang membuat pelajar-pelajar pelajar menilai pensyarah
Penilaian Kursus dan sambil lewa
4 2 8 Sederhana penilaian yang tidak masing-masing
kepada Pelajar) munasabah
4. Memungut Pelajar tidak membuat Mendapatkan nama Memastikan jumlah bilangan Dapat mengenal pasti
semula BKT- penilaian pelajar yang diminta BKT-04/02 yang dipungut kekuatan dan kelemahan
04/02 3 2 6 Rendah untuk membuat semula sama dengan jumlah pensyarah semasa
penilaian yang diagih proses PdPc
5. Berbincang Pencerap tidak berbincang Memberi makluman TPA meminta pencerap Memberi peluang kepada
dengan dengan pensyarah setelah awal kepada memaklumkan hasil pensyarah memperbaiki
Pensyarah selesai pencerapan pensyarah sebelum perbincangan setelah selesai kaedah PdPc
dapatan 2 1 2 Rendah melakukan proses pencerapan
pencerapan pencerapan

0
6. Menyerah rekod Pencerap tidak Mengenal pasti TPA membuat senarai semak TPA mengenal pasti
pencerapan menyerahkan laporan pensyarah yang laporan-laporan yang telah pensyarah yang tidak
kepada kepada pensyarah 3 2 6 Rendah bermasalah dalam dihantar kepada TPA mencapai kriteria
Pensyarah dan pelaksanaan pdPc pencerapan
TPA
7. Menyimpan Pensyarah tidak memasuk- Memanggil Membuat senarai semak Memenuhi KPI 95%
laporan kan laporan pencerapan pensyarah yang tidak penghantaran daripada semua pensyarah dapat dicerap
pencerapan dalam FPP menghantar FPP Ketua Jabatan mengikut jadual
dalam FPP pada akhir tahun

3 2 6 Rendah Memaklumkan
kepada pensyarah
supaya menyimpan
rekod pencerapan
dalam FPP pada
akhir tahun.

________________________________________________________________________________________
Sistem Pengurusan Kualiti
Hakmilik Kolej Vokasional Kementerian Pendidikan. Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja.