PROSEDUR MONITORING & EVALUASI SOP

(MONITORING AND EVALUATION SOP)

HRD PROCEDURE Dibuat Disetujui
No. Dok. SOP/SIM/HRGA/31
Halaman 1 dari 4
Tgl Dibuat 01 September 2023 PT. Sioen Indonesia
Nusantara Bonded Zone (KBN)
Nuryanti Roy Viswanathan
Marunda, Jl. Pontianak Blok C.2-03,
01 September 2023 01 September 2023 Cilincing, Jakarta Utara, 14120,
Indonesia.

1. Tujuan
1.1. Tujuan dilaksanakannya Monitoring terhadap pelaksanaan SOP adalah:
a. Untuk mengetahui pelaksanaan seluruh tahapan dalam SOP;
b. Mengidentifikasi permasalahan dalam praktek pelaksanaan SOP; dan
c. Merumuskan cara pemecahan masalah dalam praktek pelaksanaan SOP.

1.2. Evaluasi SOP bertujuan meninjau kembali tingkat keakuratan yang telah disusun dan diterapkan
dalam pelaksanaan SOP, sehingga SOP dapat berjalan secara efektif dan efisien.

2. Ruang Lingkup
Prosedur ini digunakan sebagai Panduan Monitoring tentang sejauh mana kinerja penerapannya berpengaruh
terhadap perbaikan kinerja setiap bagian/departemen di PT. SIOEN Indonesia berdasarkan prinsip-prinsip
pelaksanaan SOP

3. Tanggung Jawab
3.1. HRD Department dan bagian Compliance/internal audit bertanggung jawab untuk melakukan
Monitoring dan Evaluasi SOP di PT. SIOEN Indonesia.
3.2. Kepala Departemen / Dept Head bertanggung jawab untuk memberikan masukan kepada tim
Monitoring dan Evaluasi SOP mengenai pelaksanaan SOP

4. Uraian Prosedur
4.1. Pembentukan Tim Monitoring dan Evaluasi SOP
Anggota Tim Monitoring dan Evaluasi SOP adalah Manager HRD dan/atau Staff HRD, Compliance
serta perwakilan tiap-tiap department.
4.2. Tugas Tim Monitoring dan Evaluasi SOP
a. Melakukan identifikasi dan review
b. Melakukan survei ke Tiap-tiap Departemen yang melaksanakan SOP
c. Melaksanakan koordinasi dan kerjasama dengan Dept Head di departemen terkait
d. Mengumpulkan data terkait SOP
e. Melakukan analisis prosedur dalam SOP
f. Memonitor dan mengevaluasi
g. Menyajikan hasil monitoring dan evaluasi
h. Menyusun rekomendasi berdasarkan hasil monitoring dan evaluasi
 PROSEDUR MONITORING & EVALUASI SOP
(MONITORING AND EVALUATION SOP)
HRD PROCEDURE Dibuat Disetujui
No. Dok. SOP/SIM/HRGA/31
Halaman 2 dari 4
Tgl Dibuat 01 September 2023 PT. Sioen Indonesia
Nusantara Bonded Zone (KBN)
Nuryanti Roy Viswanathan
Marunda, Jl. Pontianak Blok C.2-03,
01 September 2023 01 September 2023 Cilincing, Jakarta Utara, 14120,
Indonesia.

4.3. Monitoring
a. Persyaratan
Persyaratan adalah syarat yang harus dipenuhi dalam pelaksanaan SOP, baik persyaratan teknis
maupun administratif.
b. Prosedur
Prosedur adalah tata cara pelaksanaan SOP bagi Pelaksana SOP dan/atau Seluruh karyawan yang
terkait dengan Sasaran SOP.
c. Waktu Pelaksanaan
Waktu pelaksanaan adalah jangka waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan seluruh tahapan
SOP.
d. Kompetensi Pelaksana
Penjelasan mengenai kompetensi pelaksana yang dibutuhkan dalam melaksanakan perannya
pada prosedur yang distandarkan. Kualifikasi merupakan kompetensi (keahlian dan
keterampilan) bersifat umum untuk semua pelaksana bukan bersifat individu, yang diperlukan
untuk dapat melaksanakan SOP ini secara optimal.
e. Perilaku Pelaksana
Perilaku pelaksana adalah sikap Pelaksana dan/atau seluruh karyawan dalam melaksanakan SOP.
Catatan:
Apabila diperlukan, komponen-komponen lain dalam SOP dapat dimonitor disesuaikan dengan
kebutuhan penilaian dalam penerapan SOP.

4.4. Evaluasi
Evaluasi SOP dilakukan dengan Mekanisme :
4.4.1. Tabulasi Hasil Monitoring
4.4.2. Analisis
4.4.3. Penyusunan Rekomendasi
4.4.4. Pelaporan

5. Metode/Teknik Monitoring dan Evaluasi

Untuk melakukan monitoring dan Evaluasi dapat menggunakan beberapa teknik, antara lain:
5.1.1. kuesioner;
5.1.2. observasi;
5.1.3. diskusi kelompok terfokus;
 PROSEDUR MONITORING & EVALUASI SOP
(MONITORING AND EVALUATION SOP)
HRD PROCEDURE Dibuat Disetujui
No. Dok. SOP/SIM/HRGA/31
Halaman 3 dari 4
Tgl Dibuat 01 September 2023 PT. Sioen Indonesia
Nusantara Bonded Zone (KBN)
Nuryanti Roy Viswanathan
Marunda, Jl. Pontianak Blok C.2-03,
01 September 2023 01 September 2023 Cilincing, Jakarta Utara, 14120,
Indonesia.

5.1.4. wawancara; dan

5.1.5. pengarahan dalam pelaksanaan.

Penentuan SOP yang akan dimonitor, dilakukan dengan tahapan:

a. Ditetapkan terlebih dahulu jumlah SOP yang akan disurvei dan Bagian atau Departemen mana
yang bertanggung jawab atas SOP tersebut;
b. Mengelompokkan SOP berdasarkan sifatnya

6. Frekuensi/Periode Monitoring
Monitoring SOP dilaksanakan secara reguler setiap 6 (enam) bulan sekali pada saat SOP dilaksanakan oleh
pelaksananya. Tidak selamanya sebuah SOP berlaku secara permanen, karena perubahan lingkungan
Perusahaan selalu membawa pengaruh pada SOP yang telah ada. Oleh karena itulah SOP perlu secara terus
menerus dievaluasi agar prosedur-prosedur dalam Perusahaan selalu merujuk pada kinerja yang baik.
Evaluasi SOP secara regular dilaksanakan dalam kurun waktu 1 (satu) tahun dan secara insidentil dapat
dilakukan sesuai kebutuhan Perusahaan yang mengacu pada perubahan Undang-undang, Peraturan
Pemerintah, Peraturan Perusahaan dan Permintaan Buyer.
 PROSEDUR MONITORING & EVALUASI SOP
(MONITORING AND EVALUATION SOP)
HRD PROCEDURE Dibuat Disetujui
No. Dok. SOP/SIM/HRGA/31
Halaman 4 dari 4
Tgl Dibuat 01 September 2023 PT. Sioen Indonesia
Nusantara Bonded Zone (KBN)
Nuryanti Roy Viswanathan
Marunda, Jl. Pontianak Blok C.2-03,
01 September 2023 01 September 2023 Cilincing, Jakarta Utara, 14120,
Indonesia.

Catatan Perubahan
Rev No. Oleh Tgl Item No. Perubahan