LAPORAN MAGANG INDUSTRI (MI)

SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN DATA DI DINAS

PERKEBUNAN PROVINSI KALIMANTAN TIMUR BERBASIS
WEB

REVIALDA MARINI ANDITHA

NIM. H191600481

PROGRAM SARJANA TERAPAN/DIPLOMA 4

PROGRAM STUDI TEKNOLOGI REKAYASA PERANGKAT
LUNAK
JURUSAN TEKNIK DAN INFORMATIKA
POLITEKNIK PERTANIAN NEGERI SAMARINDA
SAMARINDA
2023
 HALAMAN PENGESAHAN
Judul : SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN DATA DI
DINAS PERKEBUNAN PROVINSI KALIMANTAN
TIMUR BERBASIS WEB
Nama : Revialda Marini Anditha
NIM : H191600481
Program Studi : Teknologi Rekyasa Perangkat Lunak
Jurusan : Teknik dan Informatika

Dosen Pembimbing

Eny Maria,S.Kom., M.Cs

NIP. 198811052018032001

Dosen Penguji I Dosen Penguji II

Imron, S.Pd., M.Eng Fajar Ramadhani, S.Kom., M.Kom

NIP. 19921010 202203 1 014 NIP. 19930303 202203 1 009

Menyetujui, Mengesahkan,
Ketua Program Studi Ketua Jurusan
Teknologi Rekayasa Perangkat Teknik dan Informatika
Lunak

Eny Maria,S.Kom., M.Cs Dr. Suswanto, M.Pd

NIP. 198811052018032001 NIP. 196805251995121001

Lulus Ujian Magang Industri pada tanggal :

 PRAKATA
Segala puji dan syukur atas rahmat dan karunia Allah SWT,
sehingga praktikan dapat menyelesaikan kegiatan serta penulisan laporan
Magang Industri (MI). Laporan disusun berdasarkan hasil kegiatan yang
dilakukan di kantor Dinas Perkebunan Provinsi Kalimantan Timur. Magang
Industri (MI) dilaksanakan selama 4 (empat) bulan, yaitu dari bulan
September-Desember 2022.

Tujuan dari penulisan laporan ini adalah untuk melaporkan kegiatan

magang selama melakukan Magang Industri dan untuk memenuhi tugas
akhir mata kuliah Magang Industri (MI) serta sebagai salah satu syarat
dalam mencapai jenjang Diploma IV Di Politeknik Pertanian Negeri
Samarinda.

Dalam menyelesaikan laporan ini, banyak pihak yang telah

membantu baik dukungan moril maupun materil. Maka dalam kesempatan
ini praktikan mengucapkan terima kasih kepada:

1. Ibu Eny Maria, S.Kom., M.Cs selaku Dosen Pembimbing Magang

Industri (MI) dan Ketua Program Studi Teknologi Rekayasa
Perangkat Lunak yang telah memberikan bimbingan dan
pengarahan.
2. Bapak Suswanto, S.Pd., M.Pd, Selaku Ketua Jurusan Teknik dan
Informatika.
3. Bapak Hamka, S.Tp.,M.Si.,MP Selaku Direktur Politeknik Pertanian
Negeri Samarinda.
4. Bapak Ir. Ujang Rachmad, M.Si selaku pimpinan Dinas Perkebuan
Provinsi Kalimantan Timur.
5. Bapak Reza Pahlevi, S,Hut selaku pembimbing lapangan di Dinas
Perkebunan Provinsi Klimantan Timur.
6. Bapak/Ibu Dosen, PLP dan Staf administrasi di Prodi Teknologi
Rekayasa Perangkat Lunak.

iii
 7. Seluruh karyawan Dinas Perkebunan Provinsi Kalimantan Timur
yang telah memberikan bimbingan, saran dan kritik selama praktikan
menjalankan tugas di Dinas Perkebunan Provinsi Kalimantan Timur.
8. Teman-teman Program Studi Teknologi Rekayasa Perangkat Lunak
yang tidak dapat saya sebutkan satu-persatu.
9. Orang tua dan saudara yang selalu memberikan motivasi dalam
melakukan Magang Industri.

Praktikan menyadari laporan ini masih jauh dari kata sempurna,

karena itu segala saran dan kritik yang membangun sangat diharapkan
guna memperbaikinya. Semoga laporan MI ini dapat bermanfaat bagi siapa
saja yang membutuhkannya.

Samarinda, 31 Desember 2022

Revialda Marini Anditha

iv
 HALAMAN RINGKASAN
Revialda. 2022. “Sistem Informasi Pengarsipan Data Berbasis Web pada
Dinas Perkebunan Provinsi Kalimantan Timur”. Laporan Magang Industri.

Kegiatan magang umumnya diadakan oleh institusi seperti perguruan tinggi

atau univeritas. Magang akan dilaksanakan mahasiswa/i sesuai latar
belakang studi dan background, sehingga mahasiswa pun akan lebih siap
saat diminta terjun langsung ke lapangan. Untuk menghasilkan
Mahasiswa/i yang kompeten di bidang masing-masing, tentu tidak hanya
diperlukan teori saja namun praktik langsung di lapangan. Tujuan Magang
Industri antara lain yaitu, menambah wawasan Mahasiswa/i, membina
hubungan baik antar kampus dengan perusahaan, serta meningkatkan
kualitas Mahasiswa/i (Hanum et al., 2015).

v
 DAFTAR ISI
HALAMAN PENGESAHAN ......................................................................... ii
PRAKATA .................................................................................................. iii
HALAMAN RINGKASAN ........................................................................... v
DAFTAR ISI ............................................................................................... vi
DAFTAR TABEL ...................................................................................... viii
DAFTAR GAMBAR .................................................................................... ix
DAFTAR LAMPIRAN ................................................................................. xi
BAB 1. PENDAHULUAN .......................................................................... 12
1.1. Latar Belakang ............................................................................ 12
1.2. Tujuan dan Manfaat .................................................................... 13
1.2.1. Tujuan Khusus Magang Industri ........................................... 13
1.2.2. Manfaat Magang Industri ...................................................... 13
1.3. Lokasi dan Jadwal Kerja ............................................................. 14
1.4. Hasil yang Diharapkan ................................................................ 14
BAB 2. KEADAAN UMUM LOKASI MAGANG INDUSTRI ....................... 16
2.1. Sejarah Umum Dinas Perkebunan ............................................. 16
2.2. Visi dan Misi Dinas Perkebunan ................................................... 16
2.3. Tujuan dan Sasaran dinas Perkebunan ...................................... 17
2.4. Tugas Pokok Dinas Perkebunan ................................................ 17
2.5. Fungsi Dinas Perkebunan........................................................... 17
2.6. Logo Dinas Perkebunan ............................................................. 18
2.7. Struktur Organisasi Dinas Perkebunan ....................................... 21
2.8. Kondisi Lingkungan Dinas Perkebunan ...................................... 21
BAB 3. HASIL MAGANG INDUSTRI........................................................ 26
3.1. Scan Dokumen ........................................................................... 26
3.1.1. Tujuan .................................................................................. 26
3.1.2. Dasar Teori .......................................................................... 26
3.1.3. Alat dan Bahan ..................................................................... 26
3.1.4. Prosedur Kerja ..................................................................... 26
3.1.5. Hasil yang Dicapai................................................................ 26
3.2. Print Out Surat ............................................................................ 27

vi
 3.2.1. Tujuan .................................................................................. 27
3.2.2. Dasar Teori .......................................................................... 27
3.2.3. Alat dan Bahan ..................................................................... 27
3.2.4. Prosedur Kerja ..................................................................... 27
3.2.5. Hasil yang Dicapai................................................................ 27
3.3. Take Video Branding .................................................................. 28
3.3.1. Tujuan .................................................................................. 28
3.3.2. Dasar Teori .......................................................................... 28
3.3.3. Alat dan Bahan ..................................................................... 28
3.3.4. Prosedur Kerja ..................................................................... 28
3.3.5. Hasil yang Dicapai................................................................ 28
BAB 4. HASIL DAN PEMBAHASAN ........................................................ 30
4.1. Data ............................................................................................ 30
4.1.1. Data Pegawai ....................................................................... 30
4.1.2. Data surat keluar .................................................................. 30
4.1.3. Data surat masuk ................................................................. 30
4.1.4. Data Bantuan ....................................................................... 30
4.2. Rancangan ERD ......................................................................... 30
4.3. Databases................................................................................... 31
4.4. Mock Up...................................................................................... 36
4.5. Hasil ............................................................................................ 40
BAB 5. PENUTUP.................................................................................... 46
5.1. Kesimpulan ................................................................................. 46
5.2. Saran .......................................................................................... 46
DAFTAR PUSTAKA ................................................................................. 47
LAMPIRAN............................................................................................... 48

vii
 DAFTAR TABEL
Tabel 1. Jadwal Kerja Magang Industri .................................................... 14
Tabel 2. Makna Logo Dinas Perkebunan ................................................. 18

viii
 DAFTAR GAMBAR
Gambar 1. Logo Dinas Perkebunan Provinsi Kalimantan Timur .............. 18
Gambar 2. Struktur Organisasi Dinas Perkebunan .................................. 21
Gambar 3. Tampak Depan Jalan Raya Dinas Perkebunan ..................... 22
Gambar 4. Parkiran Mobil, Motor dan Sepeda ......................................... 22
Gambar 5. Ruang Resepsionis Registrasi Tamu ..................................... 23
Gambar 6. Ruang Tunggu atau Ruang Tamu .......................................... 23
Gambar 7. Gazebo Dinas Perkebunan .................................................... 24
Gambar 8. Musholla Dinas Perkebunan .................................................. 24
Gambar 9. Ruangan PPID Dinas Perkebunan ......................................... 25
Gambar 10. Entity Relationship Diagram (ERD) ...................................... 31
Gambar 11. Tabel Users .......................................................................... 31
Gambar 12. Tabel Surat Masuk ............................................................... 32
Gambar 13. Tabel Surat Keluar ............................................................... 32
Gambar 14. Tabel Pegawai ..................................................................... 33
Gambar 15. Tabel sifat surat.................................................................... 33
Gambar 16. Tabel jenis surat ................................................................... 34
Gambar 17. Tabel agama ........................................................................ 34
Gambar 18. Tabel Bidang ........................................................................ 34
Gambar 19. Tabel Jabatan ...................................................................... 35
Gambar 20. Tabel bantuan ...................................................................... 35
Gambar 21. Tabel jenis bantuan .............................................................. 35
Gambar 22. Tabel penerima bantuan ...................................................... 36
Gambar 23. Tabel kelompok tani ............................................................. 36
Gambar 24. Tampilan Beranda ................................................................ 37
Gambar 25. Tampilan Dashboard ............................................................ 37
Gambar 26. Tampilan Pegawai................................................................ 38
Gambar 27. Tampilan Surat Masuk ......................................................... 38
Gambar 28. Tampilan Surat Keluar ......................................................... 39
Gambar 29. Tampilan Data Penerima Bantuan ....................................... 39
Gambar 30. Tampilan Kelompok Tani ..................................................... 40
Gambar 31. Tampilan User ...................................................................... 40
Gambar 32.Tampilan Beranda ................................................................. 41
Gambar 33. Halaman Login ..................................................................... 41
Gambar 34.Halaman Home ..................................................................... 42
Gambar 35. Halaman Pegawai ................................................................ 42
Gambar 36. Halaman Surat Masuk.......................................................... 43
Gambar 37. Halaman Surat Keluar .......................................................... 43
Gambar 38. Halaman Surat Keluar .......................................................... 44
Gambar 39. Halaman Kelompok Tani ...................................................... 44
Gambar 40. Halaman user ....................................................................... 45
Gambar 41. Surat Keterangan Mulai Magang ......................................... 48

ix
Gambar 42. Sertifikat Magang Industri .................................................... 49
Gambar 43. Dokumentasi Foto Bersama Awal Mulai Magang ................ 49
Gambar 44. Dokumentasi Scan Dokumen ............................................... 49
Gambar 45. Dokumentasi Input Data....................................................... 50
Gambar 46. Dokumentasi Take Video Branding ...................................... 50
Gambar 47. Daftar Kehadiran Bulan September ..................................... 51
Gambar 48. Daftar Hadir Bulan Oktober .................................................. 52
Gambar 49. Daftar Hadir Bulan November .............................................. 53
Gambar 50. Daftar Hadir Bulan Desember .............................................. 54
Gambar 51. Kegiatan Minggu ke-1 (september) ...................................... 55
Gambar 52. Kegiatan Minggu ke-1 (september) ...................................... 56
Gambar 53. Kegiatan Minggu ke-2 (september) ...................................... 57
Gambar 54. Kegiatan Minggu ke-3 (september) ...................................... 58
Gambar 55. Kegiatan Minggu ke-4 (september) ...................................... 59
Gambar 56. Kegiatan Minggu ke-1 (Oktober) ......................................... 60
Gambar 57. Kegiatan Minggu ke-2 (Oktober) ......................................... 61
Gambar 58. Kegiatan Minggu ke-3 (Oktober) ......................................... 62
Gambar 59. Kegiatan Minggu ke-4 (Oktober) .......................................... 63
Gambar 60. Kegiatan Minggu ke-5 (Oktober) ......................................... 64
Gambar 61. Kegiatan Minggu ke-1 (November) ..................................... 65
Gambar 62. Kegiatan Minggu ke-2 (November) ...................................... 66
Gambar 63. Kegiatan Minggu ke-3 (November) ...................................... 67
Gambar 64. Kegiatan Minggu ke-4 (November) ...................................... 68
Gambar 65. Kegiatan Minggu ke-1 (Desember) ...................................... 69
Gambar 66. Kegiatan Minggu ke-2 (Desember) ...................................... 70
Gambar 67. Kegiatan Minggu ke-3 (Desember) ...................................... 71
Gambar 68. Kegiatan Minggu ke-4 (Desember) ...................................... 72

x
 DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1. Surat Keterangan Mulai Magang Industri ............................. 48
Lampiran 2. Sertifikat Magang Industri .................................................... 49
Lampiran 3. Dokumentasi Kegiatan Magang Industri .............................. 49
Lampiran 4. Daftar Hadir Mahasiswa Magang Industri ............................ 51
Lampiran 5. Laporan Mingguan Magang Industri..................................... 55

xi
 BAB 1. PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Kegiatan Magang Industri (MI) Politeknik Pertanian Negeri
Samarinda yang dilaksanakan setiap tahun merupakan salah satu
upaya untuk mendekatkan mahasiswa dengan dunia kerja yang kelak
akan dihadapinya setelah menyelesaikan masa pendidikannya.
Pengalaman kerja di instansi ataupun perusahaan, merupakan suatu
hal yang sangat penting untuk dirasakan oleh mahasiswa. Melalui
Magang Industri (MI) ini, akan sangat berguna bagi mahasiswa untuk
menambah wawasan dalam berpola pikir untuk memecahkan
masalah di lingkungan kerja, keterampilan, pengalaman, tanggung
jawab, dan mahasiswa juga akan mendapat kesempatan untuk
mengembangkan pemikiran, yang berguna dan dapat menambah
wawasan pengetahuan di dunia kerja nantinya (Inayanti, 2020).

Dinas Perkebunan Provinsi Kalimantan Timur yang beralamat

di jalan MT. Haryono, Air Putih, Kec. Samarinda Ulu, Kota Samarinda,
Kalimantan Timur, Kode Pos 75243. Dimana Dinas Perkebunan
Provinsi Kalimantan Timur melayani beberapa layanan dan dimana
praktikan ditempatkan di Bidang Pusat Pengelola Informasi dan
Dokumentasi (PPID).

Bagi sebuah instansi atau perusahaan, informasi merupakan

sesuatu yang sangat dibutuhkan. Dengan informasi ini akan
diketahui sejauh mana perkembangan suatu perusahaan dan juga
dapat diketahui permasalahan yang timbul melalui informasi yang
diberikan oleh suatu data. dan berdasarkan informasi maka dapat
ditemukan solusi untuk permasalahan yang ada (Manajemen et al.,
2021).

Dalam pelaksanaan kegiatan Magang Industri (MI) tersebut

praktikan membuat Sistem Informasi Pengarsipan Data Di Dinas

12
 Perkebunan Provinsi Kalimantan Timur yang dimana Sistem
pengarsipan di Dinas Perkebunan masih sangat amat manual yaitu
arsip data menggunakan Microsoft Excel dengan urutan acak dan
tidak teratur, dengan ruang arsip yang minimalis mengakibatkan
kurangnya jumlah data yang bisa di simpan dalam ruang arsip.

Dengan adanya Sistem Informasi Pengarsipan Data ini, dapat

memudahkan Dinas Perkebunan Provinsi Kalimantan Timur untuk
mengolah dan menyimpan data arsip secara aman, tertata dan
efesien (Moch. Hatta, M. Miftachul Anwar, Ilvi Nur Diana, 2019).

1.2. Tujuan dan Manfaat

1.2.1. Tujuan Khusus Magang Industri
1. Magang Industri bertujuan untuk memberikan pengalaman
dunia kerja bagi mahasiswa yaitu untuk memberikan
pengalaman kepada mahasiswa tentang sistem kerja di
swasta atau instansi.
2. Mengetahui penerapan pengetahuan dan keterampilan
yang di peroleh di kampus pada dunia industri.
3. Memahami tata kelola suatu industri.
4. Mengenalkan proses interaksi kerja antara mahasiswa dan
karyawan dari berbagai level untuk meningkatkan
kemampuan mahasiswa.
5. Mengasah keterampilan dan bakat yang dimiliki mahasiswa.
6. Untuk memenuhi persyaratan akademis di Politeknik
Pertanian Negeri Samarinda.

1.2.2. Manfaat Magang Industri

Adapun manfaat Magang Industri sebagai berikut :
1. Dapat membangun etika kerja serta prilaku sopan satun
dengan semua pegawai di tempat magang.
2. Dapat membangun jiwa disiplin dan mengikuti segala aturan
yang berlaku ditempat magang.

13
 3. Mahasiswa mendapatkan pengalaman selama melakukan
Kegiatan Magang Industri.
4. Mahasiswa juga mendapatkan ilmu dan bekal saat ke dunia
kerja.

1.3. Lokasi dan Jadwal Kerja

Adapun lokasi dari kegiatan Magang Industri (MI) yang
dilakukan oleh mahasiswa di Dinas Perkebunan Provinsi Kalimantan
Timur yang beralamat di jalan MT. Haryono, Air Putih, Kec. Samarinda
Ulu, Kota Samarinda, Kalimantan Timur, Kode Pos 75243.

Pada jadwal kerja Magang Industri kami masuk setiap hari

Senin s/d Jum’at kecuali hari Sabtu dan Minggu, dibawah ini adalah
tabel 1 jadwal kerja Magang Industri :

Tabel 1. Jadwal Kerja Magang Industri

Hari Jam Masuk Istirahat Jam Keluar

Senin 08.00 12.00 17.00
Selasa 08.00 12.00 17.00
Rabu 08.00 12.00 17.00
Kamis 08.00 12.00 17.00
Jum’at 08.00 12.00 12.00

1.4. Hasil yang Diharapkan

Adapun hasil yang diharapkan dalam pelaksanaan Kegiatan
Magang Industri (MI) adalah memperoleh pengalaman tentang dunia
kerja dan dapat membuka wawasan baru serta mengembangkan ilmu
yang telah diperoleh dibangku kuliah dapat berpartisipasi dan
berperan aktif dalam melakukan kegiatan Magang Industri di Dinas
Perkebunan Provinsi Kalimantan Timur. Dan diharapkan dengan
adanya Sistem Informasi Pengarsipan Data Di Dinas Perkebunan ini,
dapat menjadi sebuah media Informasi bagi orang lain, Perusahaan

14
dan instansi, Mahasiswa diharapkan dapat kreatif dan peka terhadap
situasi dalam dunia kerja.

15
 BAB 2. KEADAAN UMUM LOKASI MAGANG INDUSTRI
2.1. Sejarah Umum Dinas Perkebunan
Perkembangan Organisasi Dinas Perkebunan Provinsi
Kalimantan Timur mempunyai sejarah yang cukup panjang, yaitu
dimulai dengan dibentuknya Kantor Karet Cabang Kalimantan Timur
pada tahun 1952 dan Yayasan Karet Kalimantan Timur (Cabang
Kalimantan Selatan) pada tahun 1957. Kedua lembaga ini kemudian
digabung menjadi Dinas Karet pada tahun 1963 dan memasuki awal
Pelita I (April 1969) Dinas Karet diubah namanya menjadi Dinas
Perkebunan Rakyat Kalimantan Timur.

Pada perkembangan selanjutnya melalui Perda Nomor 06

tahun 1978 yang disempurnakan lagi dengan Perda Nomor 06 tahun
1984 menjadi Dinas Perkebunan Provinsi Dati I Kalimantan Timur.
Melalui Surat Keputusan Gubernur Provinsi Kalimantan Timur Nomor
03 dan Nomor 16 tahun 2001 Dinas Perkebunan Provinsi Kalimantan
Timur kembali mengalami perubahan. Kemudian struktur organisasi
Dinas Perkebunan Provinsi Kalimantan Timur disempurnakan melalui
Perda Nomor 04 tahun 2003 dan Keputusan Gubernur Kalimantan
Timur Nomor 03 tahun 2004.

Sampai saat ini struktur organisasi Dinas Perkebunan

Provinsi Kalimantan Timur disempurnakan melalui Peraturan
Gubernur Kalimantan Timur Nomor 74 Tahun 2016 tentang Susunan
Organisasi, Tugas, Fungsi dan Tata Kerja Dinas Perkebunan Provinsi
Kalimantan Timur.

2.2. Visi dan Misi Dinas Perkebunan

1. Visi Dinas Perkebunan

Terwujudnya pembangunan perkebunan berkelanjutan untuk

mensejahterakan masyarakat.

16
 2. Misi Dinas Perkebunan
1. Meningkatkan daya saing hasil perkebunan untuk memenuhi
bahan baku industri dan menunjang ekspor nasional.
2. Memperkuat ekonomi kerakyatan melalui pembanguna
sektor perkebunan yang berkelanjutan.

2.3. Tujuan dan Sasaran dinas Perkebunan

a. Tujuan Dinas Perkebunan

Meningkatkan peran perkebunan dalam pengembangan

ekonomi berbasis kerakyatan melalui pembangunan perkebunan
yang berkelanjutan.

b. Sasaran Dinas Perkebunan

1. Meningkatkan nilai produk sub sektor perkebunan.
2. Meningkatnya usaha Perkebunan yang memenuhi kaidah
keberlanjutan.
3. Meningkatkan kesejahteraan pekebun.

2.4. Tugas Pokok Dinas Perkebunan

Meningkatkan peran perkebunan dalam pengembangan
ekonomi wilayah berbasis kerakyatan melalui pembangunan
perkebunan yang berkelanjutan.

2.5. Fungsi Dinas Perkebunan

1. Perumusan strategi dan kebijakan teknis di bidang
perkebunan.
2. Menyelenggarakan urusan pemerintah dan pelayanan
umum di bidang perkebunan meliputi pengembangan dan
peningkatan produksi komoditas perkebunan, pengolahan
dan pemasaran hasil perkebunan, pembinaan, usaha
perkebunan, pembinaan dan pengelolaan perkebunan
berkelanjutan.

17
 3. Pembinaan dan pelaksanaan tugas sesuai dengan lingkup
tugasnya.
4. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Gubernur.

2.6. Logo Dinas Perkebunan

Logo Dinas Perkebunan Provinsi Kalimantan Timur dapat di
lihat pada gambar 1.

Gambar 1. Logo Dinas Perkebunan Provinsi Kalimantan Timur

Makna logo Dinas Perkebunan Provinsi Kalimantan Timur
dapat di lihat pada tabel 2.

Tabel 2. Makna Logo Dinas Perkebunan

No Gambar Nama Makna

1 Perisai Sebagai alat pelindung dalam
Bersudut Lima mencapai cita-cita revolusi 17
Agustus 1945.

2 Bintang Yang melambangkan pancasila

sebagai dasar falsafah Negara
Kesatuan Republik Indonesia.

18
3 Telawang, Melambangkan Kesiapsiagaan dan
Mandau, dan Kemampuan.
Sumpitan

4 Untaian Kekayaan serta potensi alam dari

Minyak dan Kalimantan Timur.
Damar

5 Lilitan Rotan Persatuan dan Kesatuan serta

sebanyak 24 terbentuknya Provinsi Kalimantan
Lilitan Timur yaitu pada tanggal 1 Januari
1957.
6 Untaian Bulan Proklamasi Kemerdekaan
Minyak dan Republik Indonesia yaitu bulan
Damar yang Agustus.
Masing-
Masing
Berjumlah 8
(Delapan)
Tetes
7 Empat titik Melambangkan tahun Proklamasi
yang terdapat Kemerdekaan Indonesia yaitu tahun
di Ujung 1945.
Mandau dan
Lima Lilit Pada
Bagian
Sumpitan
8 Tulisan Melambangkan cita-cita dan tujuan
berbunyi dari rakyat Kalimantan Timur adalah
"Ruhuy untuk mencapai masyarakat
Rahayu" bahagia, adil dan makmur, serta

19
 aman tentram dan ridho dari Tuhan
Yang Maha Esa.
9 Warna Hijau Sebagai pelambang kemakmuran
dan kesuburan

10 Warna Kuning Sebagai pelambang kesuburan dan

Emas keagungan

11 Warna Kuning Sebagai Pelambang Kejayaan

12 Warna Merah Sebagai pelambang Keberanian

13 Warna Putih Sebagai pelambang kesucian

14 Warna Hitam Sebagai pelambang kesugguhan

20
2.7. Struktur Organisasi Dinas Perkebunan
Dinas Perkebunan Provinsi Kalimantan Timur yang saat ini
dipimpin oleh Kepala Dinas Ir. Ujang Rachmad, M.Si, struktur
organisasi dapat dilihat pada gambar 2.

Gambar 2. Struktur Organisasi Dinas Perkebunan

2.8. Kondisi Lingkungan Dinas Perkebunan

Kondisi lingkungan Dinas Perkebunan Provinsi Kalimantan
Timur memiliki bangunan yang cukup luas, tampak depan dari jalan
raya Dinas Perkebunan dapat di lihat pada gambar 3.

21
 Gambar 3. Tampak Depan Jalan Raya Dinas Perkebunan

Bukan hanya itu, di Dinas Perkebunan juga menyediakan tempat parkir

kendaraan dan tempatnya teduh. Parkir Dinas Perkebunan dapat di
lihat pada gambar 4.

Gambar 4. Parkiran Mobil, Motor dan Sepeda

Adapun itu Di Dinas Perkebunan juga memiliki ruang

resepsionis registrasi tamu. Ruang resepsionis registrasi tamu dapat di
lihat pada gambar 5.

22
 Gambar 5. Ruang Resepsionis Registrasi Tamu

Dinas Perkebunan juga memiliki ruang tunggu atau ruang tamu.

Ruang tunggu atau ruang tamu dapat di lihat pada gambar 6.

Gambar 6. Ruang Tunggu atau Ruang Tamu

Di area Dinas perkebunan juga di sediakan gazebo di bagian

belakang gedung yang di gunakan sebagai tempat Diskusi santai dan
tempat merokok, karena di dalam kantor semua karyawan atau tamu di

23
larang merokok di dalam Ruangan. Gazebo Dinas Perkebunan dapat
di lihat pada gambar 7.

Gambar 7. Gazebo Dinas Perkebunan

Adapun di lingkungan Dinas Perkebunan juga menyediakan

Musholla untuk umat islam melaksanakan sholat. Musholla dapat
dilihat pada gambar 8.

Gambar 8. Musholla Dinas Perkebunan

24
Saat Magang Industri (MI) praktikan di tempatkan di Bidang Pusat
Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID). Ruangan PPID dapat
dilihat pada gambar 9.

Gambar 9. Ruangan PPID Dinas Perkebunan

25
 BAB 3. HASIL MAGANG INDUSTRI
3.1. Scan Dokumen
3.1.1. Tujuan
Tujuan dari scan ini adalah menyalin dokumen dalam berbagai
format di computer sehingga scan dokumen dan foto ini memiliki fungsi
untuk menyimpan file agar lebih aman dalam bentuk digital di computer.

3.1.2. Dasar Teori

Scan adalah proses memindai objek dokumen yang akan diubah
menjadi data digital berupa file, sedangkan scanner adalah alat scan
dokumen. Pengertian scan ini lebih ke arah pengerjaan yang dilakukan
dalam memindai dokumen dengan alat yang disebut cam scanner
(T.Amiruddin, 2019).

3.1.3. Alat dan Bahan

a. Aplikasi Cam Scanner
b. Iphone 7
c. Dokumen yang di scan

3.1.4. Prosedur Kerja

1. Buka Aplikasi, arahkan kamera pada dokumen yang ingin di
pindai.
2. Tekan tombol kamera setelah memastikan posisi dokumen
sudah rapi.
3. Atur gambar bila diperlukan, bisa memotong, memutar atau
bentuk penyesuaian.
4. Tekan tombol centang, lalu tulis nama file.
5. Simpan jika sudah selesai, lalu bagikan dokumen dalam
bentuk PDF.

3.1.5. Hasil yang Dicapai

Hasil yang dicapai yaitu pengguna dapat menggandakan objek
yang awalnya berupa hardcopy atau kertas menjadi bentuk digital.

26
 Data atau file yang telah berhasil di scan berjumlah 10 buku. Hasil ini
dapat mempermudah pengguna dalam menyimpan berkas.

3.2. Print Out Surat

3.2.1. Tujuan
Tujuan print atau cetak surat untuk dipergunakan sebagai bukti
laporan atau dokumen yang akan dipergunakan untuk tujuan tertentu
bagi pemilik file dan akan disampaikan kepada tempat tujuan surat
tersebut.

3.2.2. Dasar Teori

Print adalah proses cetak file dari soft print (tampilan dilayar
laptop) ke bentuk cetak menggunakan media kertas (hard print) atau
bahasa mudahnya dari file digital dicetak ke media kertas (Muflihun,
2018).

3.2.3. Alat dan Bahan

a. Printer Epson L320
b. Kertas HVS A4
c. Dokumen/file yang di print

3.2.4. Prosedur Kerja

1. Nyalakan printer, lalu buka dokumen atau file yang ingin di
print.
2. Gunakan pintasan keyboard: Windows & Linux: Ctrl + P.
3. Di jendela yang muncul, pilih tujuan dan ubah setelan pada
cetak pilihan anda.
4. Klik cetak, maka beberapa saat akan keluar output berupa
hard print/cetak kertas dokumen atau file tersebut.

3.2.5. Hasil yang Dicapai

Hasil yang dicapai yaitu pengguna dapat menggandakan
dokumen/file yang awalnya berupa soft file menjadi bentuk hard copy

27
 atau dokumen berkas yang sudah siap kirim ke tujuan dan surat dapat
disimpan ke arsip. Jumlah dokumen yang di print out sebanyak 20 file.

3.3. Take Video Branding

3.3.1. Tujuan
Tujuan membuat video branding adalah agar cerita atau berita
yang ingin disampaikan atau dibagikan bisa tersampaikan dan
dinikmati dengan baik melalui karya video branding tersebut dengan
objek produk-produk yang ada.

3.3.2. Dasar Teori

Video branding sendiri adalah media yang digunakan untuk
membantu pelanggan menilai serta memahami alasan mereka untuk
membeli produk yang ingin dijual (Ii, 2018).

3.3.3. Alat dan Bahan

a. Iphone X
b. Aplikasi VN
c. Produk dari Toko Kebun Disbun

3.3.4. Prosedur Kerja

1. Pilih dan siapkan produk yang akan di shoot
2. Mulai buat konsep untuk video branding yang akan dibuat
3. Take beberapa video pendek dengan menggunakan
kamera biasa
4. Edit menggunakan aplikasi VN, lalu simpan.
3.3.5. Hasil yang Dicapai
Hasil yang dicapai yaitu dapat memasang atau menyebarkan
hasil desain ke sosial media maupun di beberapa tempat untuk
mempromosikan suartu brand atau kegiatan yang terbuka untuk
umum. Hasil video branding dapat dilihat pada link
(https://drive.google.com/drive/mobile/folders/1ojKa4ye8BTA49F5Ve

28
ZZnKn35oXcDYUAk/1-
FqjhzxDemml1E_jwDm4gCC4hjL6TCih?sort=13&direction=a.).

29
 BAB 4. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1. Data
Data adalah sekumpulan informasi atau juga keterangan-
keterangan dari suatu hal yang diperoleh dengan melalui pengamatan
atau juga pencarian ke sumber-sumber tertentu. Data yang diperoleh
namun belum diolah lebih lanjut menjadi sebuah fakta atau
tanggapan. Sehubungan dengan kegiatan Praktikan Magang Industri
di Dinas Perkebunan Prov. Kaltim data yang saya peroleh yaitu, Data
Pegawai, Data surat masuk, Data surat keluar, dan Data bantuan.
4.1.1. Data Pegawai
Data Pegawai adalah data yang mencakup daftar identitas atau
biodata pribadi para pegawai suatu Intansi atau Perusahaan yang
akan digunakan sebagai pengenalan diri dan untuk urusan tertentu
lainnya.

4.1.2. Data surat keluar

Surat keluar adalah surat bersifat kedinasan yang dibuat oleh
organisasi atau perusahaan yang dikirim atau ditujukan kepada pihak
lain di luar organisasi atau perusahaan.

4.1.3. Data surat masuk

Surat Masuk adalah informasi yang diterima melalui surat yang
disampaikan dari pihak internal maupun pihak eksternal, baik dari
individu, lembaga atau organisasi lainnya.

4.1.4. Data Bantuan

Data bantuan adalah data yang mencakup seluruh daftar
penerima, jenis, tahun serah terima, dan bentuk bantuan.

4.2. Rancangan ERD

Entity Relationship Diagram (ERD) adalah teknik yang
digunakan untuk memodelkan kebutuhan data dari suatu organisasi,
biasanya oleh System Analys dalam tahap analisis persyaratan

30
 proyek pengembangan sistem sementara seolah-olah teknik diagram
atau alat peraga memberikan dasar untuk desain database relasional
yang mendasari sistem informasi yang dikembangkan, dapat dilihat
pada gambar 10, (Pascapraharastyan et al., 2014).

Gambar 10. Entity Relationship Diagram (ERD)

4.3. Databases
Database basis data adalah kumpulan informasi yang disimpan
di dalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa
menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi
dari basis data tersebut (Wardhana, 2015).

1. Tabel Users
Tabel admin berisi kolom id, nama, username, dan
password, dapat dilihat pada gambar 11.

Gambar 11. Tabel Users

31
2. Tabel Surat Masuk

Tabel admin berisi kolom id, nama pengirim,

no_surat, tgl_surat, perihal, dan deskripsi, dapat dilihat
pada gambar 12.

Gambar 12. Tabel Surat Masuk

3. Tabel Surat Keluar

Tabel Surat Keluar berisi id, no_surat, kepada,

bidang_id, tanggal_surat, perihal, deskripsi, dan
ttd_pegawai, dapat dilihat pada gambar 13.

Gambar 13. Tabel Surat Keluar

32
4. Tabel Pegawai

Tabel Pegawai berisi id, nama, nik, nip, jabatan_id,

bidang_id, status_pns, tempat_lahir, tanggal lahir, dapat
dilihat pada gambar 14.

Gambar 14. Tabel Pegawai

5. Tabel Sifat surat

Tabel sifat surat berisi id, nama, dapat dilihat pada

gambar 15.

Gambar 15. Tabel sifat surat

6. Tabel Jenis surat

Tabel jenis surat berisi id, nama, dapat dilihat pada

gambar 16.

33
 Gambar 16. Tabel jenis surat
7. Tabel Agama

Tabel agama berisi id, nama, dapat dilihat pada

gambar 17.

Gambar 17. Tabel agama

8. Tabel Bidang

Tabel bidang berisi id, nama, kd_bidang, dapat

dilihat pada gambar 18.

Gambar 18. Tabel Bidang

34
9. Tabel Jabatan

Tabel jabatan berisi id, nama, dapat dilihat pada

gambar 19.

Gambar 19. Tabel Jabatan

10. Tabel Bantuan

Tabel bantuan berisi id, nama, dapat dilihat pada

gambar 20.

Gambar 20. Tabel bantuan

11. Tabel Jenis bantuan

Tabel jenis bantuan berisi, id, nama, dapat dilihat

pada gambar 21.

Gambar 21. Tabel jenis bantuan

35
 12. Tabel Penerima bantuan

Tabel penerima bantuan berisi id, keterangan,

dapat dilihat pada gambar 22.

Gambar 22. Tabel penerima bantuan

13. Tabel Kelompok tani

Tabel kelompok tani berisi id, nama, dapat dilihat

pada gambar 23.

Gambar 23. Tabel kelompok tani

4.4. Mock Up
Kata Mockup digunakan dalam bidang yang berbeda
untuk mengungkapkan istilah lain dari model atau demonstrasi
sistem. Secara harfiah, mockup adalah presentasi grafis dari
sebuah sistem sehingga terkesan nyata seperti aslinya. Tujuan

36
 membuat mockup untuk memvisualisasikan sistem sehingga
users dapat secara langsung melihat hasil akhir sistem secara
visual (Ardhiyani, 2012).

1. Tampilan Beranda

Tampilan ini sebagai halaman utama sebelum login, dapat dilihat

pada gambar 24.

Gambar 24. Tampilan Beranda

2. Tampilan Dashboard

Tampilan ini adalah halaman setelah login, yang menampilkan

menu-menu. Dapat dilihat pada gambar 25.

Gambar 25. Tampilan Dashboard

3. Tampilan Pegawai

Tampilan ini untuk input data pegawai, dapat dilihat pada

gambar 26.

37
 Gambar 26. Tampilan Pegawai
4. Tampilan Surat Masuk

Tampilan ini adalah tabel daftar arsip surat masuk, dapat dilihat
pada gambar 27.

Gambar 27. Tampilan Surat Masuk

5. Tampilan Surat Keluar

Tampilan ini adalah tempat untuk membuat, mencetak dan arsip

surat keluar, Dapat diihat pada 28.

38
 Gambar 28. Tampilan Surat Keluar
6. Tampilan Data Penerima Bantuan

Tampilan ini adalah tabel daftar data-data bantuan, dapat dilihat

pada gambar 29.

Gambar 29. Tampilan Data Penerima Bantuan

7. Tampilan Kelompok Tani

Tampilan ini adalah tempat untuk menambah data kelompok tani

untuk di input ke data penerima bantuan, dapat dilihat pada gambar
30.

39
 Gambar 30. Tampilan Kelompok Tani
8. Tampilan User

Tampilan user adalah tempat untuk mengolah data user

untuk dibuatkan akun akses, dapat dilihat pada gambar 31.

Gambar 31. Tampilan User

4.5. Hasil dan Pembahasan Aplikasi

1. Halaman Beranda

Halaman beranda adalah halaman utama sebelum

masuk ke halaman home atau dashboard, dapat dilihat pada
gambar 32.

40
 Gambar 32.Tampilan Beranda
2. Halaman Login

Halaman ini berfungsi untuk login user dengan

memasukkan email dan password jika telah memiliki akun
untuk mengakses, bisa dilihat pada gambar 33.

Gambar 33. Halaman Login

3. Halaman Dashboard / Home

Halaman ini adalah halaman untuk menunjukkan

menu-menu dan memberikan informasi terkait aplikasi ini
sendiri, bisa dilihat pada gambar 34.

41
 Gambar 34.Halaman Home
4. Halaman Pegawai

Halaman ini sebagai tabel pembuat data diri pegawai

yang akan menandatangani surat keluar, bisa dilihat pada
gambar 35.

Gambar 35. Halaman Pegawai

5. Halaman Surat Masuk

Halaman ini berfungsi untuk menginput serta

mengarsipkan data-data surat masuk. Fitur search pada
halaman ini berfungsi untuk mencari data yang telah lama.
Fitur print arsip berfungsi untuk mencetak surat menjadi
hardcopy dari file surat tersebut, bisa dilihat pada gambar 36.

42
 Gambar 36. Halaman Surat Masuk
6. Halaman Surat Keluar

Halaman ini berfungsi untuk membuat surat yang akan di

cetak dan akan dikirimkan ke tujuan secara by system. Fitur tambah
data berisi form pembuatan surat. Fitur print surat berfungsi untuk
mencetak surat keluar menjadi hardcopy, bisa dilihat pada gambar
37.

Gambar 37. Halaman Surat Keluar

7. Halaman Penerima Bantuan

Halaman ini berisikan daftar-daftar data kelompok tani yang

menerima bantuan, bentuk bantuan dan tahun bantuan, bisa dilihat
pada gambar 38.

43
 Gambar 38. Halaman Surat Keluar

8. Halaman Kelompok Tani

Halaman ini berfungsi untuk menginput data lengkap dari

kelompok penerima bantuan, bisa dilihat pada gambar 39.

Gambar 39. Halaman Kelompok Tani

9. Halaman User

Halaman ini adalah tabel untuk membuat akun hak akses,

bisa dilihat pada gambar 40.

44
Gambar 40. Halaman user

45
 BAB 5. PENUTUP
5.1. Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan tentang sistem informasi
pengarsipan data berbasis web pada Dinas Perkebunan Prov. Kaltim
maka diambil kesimpulan sebagai berikut :

1. Sistem Pengarsipan yang dibangun di sub bagian Arsip telah

berbasis web;
2. Penataan dokumen tersusun rapi dan menggunakan waktu yang
lebih efektif;
3. Dengan adanya sistem ini, maka dapat memudahkan proses
pekerjaan di dalam mencari dokumen yang dibutuhkan suatu
waktu dengan cepat dan terperinci;
4. Dokumen terpelihara dan aman.

5.2. Saran
Masih banyak kekurangan Website Pengarsipan Data di Dinas
Perkebunan Provinsi Kalimantan Timur. Pembuatan website ini masih
terbilang sederhana, terutama dari segi tampilan website. Namun,
penting untuk tahap awal pengembangan sistem dengan semenarik
mungkin dan dikembangkan lebih lanjut dengan fitur tambahan yang
lebih lengkap

46
 DAFTAR PUSTAKA

Ardhiyani. (2012). Sistem Informasi Penjualan Barang Bekas. Jurnal Infra.

Hanum, F., Tambun, R., Ritonga, M. Y., & Kasim, W. W. (2015). Aplikasi
Elektrokoagulasi Dalam Pengolahan Limbah Cair Pabrik Kelapa Sawit.
Jurnal Teknik Kimia USU, 4(4), 13–17.
Ii, B. A. B. (2018). Landasan Teori Video Marketing adalah suatu metode
pemasaran baru dalam marketing online yang menggunakan video .
Video marketing merupakan strategi terbaik pemasaran bisnis atau
brand di era digital ini , karena video yang dibuat secara terkonsep
dengan . 5–19.
Inayanti, A. (2020). Latar Belakang Magang Tujuan Magang. Indonesia,
Stei Tinggi, Perguruan Indonesia, Stei Perdagangan, D-Iii Manajemen,
1–5. http://repository.stei.ac.id/873/2/BAB 1.pdf
Manajemen, P. S., Pgri, S., & Jombang, D. (2021). Laporan kuliah kerja
magang (kkm) sistem pengarsipan data pada bidang kemetrologian
dinas perdagangan dan perindustrian kabupaten jombang.
Moch. Hatta, M. Miftachul Anwar, Ilvi Nur Diana, 4M. Hafidz Amarul M.
(2019). Perancangan Sistem Informasi Pengarsipan Data-.
Perancangan Sistem Informasi Pengarsipan Dan Disposisi Surat
Berbasis Web Dengan Menggunakanframework Codeigniter, 5(1), 12–
22.
Muflihun, N. (2018). Kajian Teori Media Cetak.
Pascapraharastyan, A. rizki, Supriyanto, A., & Sudarmaningtyas, P. (2014).
Rancang bangun sistem informasi manajemen arsip rumah sakit bedah
Surabaya berbasis web. Sistem Informasi, 3(2), 72–77.
T.Amiruddin. (2019). Bab II Landasan Teori. Journal of Chemical
Information and Modeling, 53(9), 8–24.
Wardhana. (2015). Desain database untuk monitoring gangguan access
point pada telkom. Universitas Dinamika, 15–27.

47
 LAMPIRAN
Lampiran 1. Surat Keterangan Mulai Magang Industri

Gambar 41. Surat Keterangan Mulai Magang

48
Lampiran 2. Sertifikat Magang Industri

Gambar 42. Sertifikat Magang Industri

Lampiran 3. Dokumentasi Kegiatan Magang Industri

Gambar 43. Dokumentasi Foto Bersama Awal Mulai Magang

Gambar 44. Dokumentasi Scan Dokumen

49
 Gambar 45. Dokumentasi Input Data

Gambar 46. Dokumentasi Take Video Branding

50
Lampiran 4. Daftar Hadir Mahasiswa Magang Industri

Gambar 47. Daftar Kehadiran Bulan September

51
Gambar 48. Daftar Hadir Bulan Oktober

52
Gambar 49. Daftar Hadir Bulan November

53
Gambar 50. Daftar Hadir Bulan Desember

54
Lampiran 5. Laporan Mingguan Magang Industri

Gambar 51. Kegiatan Minggu ke-1 (september)

55
Gambar 52. Kegiatan Minggu ke-1 (september)

56
Gambar 53. Kegiatan Minggu ke-2 (september)

57
Gambar 54. Kegiatan Minggu ke-3 (september)

58
Gambar 55. Kegiatan Minggu ke-4 (september)

59
Gambar 56. Kegiatan Minggu ke-1 (Oktober)

60
Gambar 57. Kegiatan Minggu ke-2 (Oktober)

61
Gambar 58. Kegiatan Minggu ke-3 (Oktober)

62
Gambar 59. Kegiatan Minggu ke-4 (Oktober)

63
Gambar 60. Kegiatan Minggu ke-5 (Oktober)

64
Gambar 61. Kegiatan Minggu ke-1 (November)

65
Gambar 62. Kegiatan Minggu ke-2 (November)

66
Gambar 63. Kegiatan Minggu ke-3 (November)

67
Gambar 64. Kegiatan Minggu ke-4 (November)

68
Gambar 65. Kegiatan Minggu ke-1 (Desember)

69
Gambar 66. Kegiatan Minggu ke-2 (Desember)

70
Gambar 67. Kegiatan Minggu ke-3 (Desember)

71
Gambar 68. Kegiatan Minggu ke-4 (Desember)

72