HUMAN

RESOURCE
MANAGEMENT
GUIDANCE

JUKLAK HR & GA

PT . KANZAKI TJOKRO MACHINE TOOLS INDONESIA

20 15
 KATA PENGANTAR

PT. Kanzaki Tjokro Machine Tools Indonesia (KTMI) sebagai perusahaan yang
terus berkembang, berkomitmen untuk menempatkan karyawan sebagai partner
dalam bisnisnya. Dalam perjalanannya, telah terbukti bahwa hal-hal yang berkaitan
dengan karyawan memiliki pengaruh sangat besar dalam keberhasilan Perusahaan.
Karyawan yang berkualitas dan dikelola dengan baik membuat perusahaan mampu
menghadapi persaingan di dunia bisnis yang sangat kompetitif sehingga dapat
menghasilkan pekerjaan yang efektif, hasil yang sempurna, serta dapat menghasilkan
profit yang maksimal secara berkesinambungan.
Sejalan dengan hal tersebut, setiap level pimpinan di PT. KTMI dituntut untuk
dapat mengelola SDM di bagian yang dipimpinnya dengan melihat lebih dekat dan
memahami lebih dalam kebijakan-kebijakan perusahaan yang berkaitan dengan hak
dan kewajiban karyawan. Sebagai seorang Leader, pimpinan bertanggung jawab
untuk menciptakan karyawan yang berkualitas dengan memberikan bimbingan serta
menjadi panutan bagi bawahannya. Untuk itu diperlukan adanya guidance bagi para
pimpinan agar dapat menjalankan tanggung jawabnya tersebut.
Buku panduan ini diterbitkan dengan tujuan agar dapat memberikan petunjuk
pelaksanaan yang singkat dan jelas mengenai proses yang berhubungan dengan
rule,kebijakan, serta aturan sebagai panduan bagi seorang HR&GA Officer dalam
menjalankan proses pengelolaan SDM. Untuk mempermudah pemahaman, buku ini
dilengkapi tata cara/flow chart serta rujukan ketentuan yang mengacu kepada
Peraturan Perusahaan, Surat Keputusan, Surat Edaran dan Memo Internal yang
berlaku di PT. KTMI.

Jakarta, 01 November 2015

Alga Niasta Negara

HR & GA Supervisor

ii
 DAFTAR ISI

BAGIAN I: PENERIMAAN KARYAWAN BARU................................................................

BARU................................................................3 3
BAB I PENAMBAHAN KARYAWAN....................................................................................3
A. Permintaan Pengadaan Tenaga Kerja/Man Power Request (MPR)...............................3
B. Rekrutmen dan Seleksi............................................................................................3
C. Karyawan Magang...................................................................................................3
BAB II ADMINISTRASI KARYAWAN BARU........................................................................3
A. Perjanjian Kerja.......................................................................................................3
B. Pembuatan Kartu Tanda Pengenal (ID CARD)...........................................................3
C. Absensi...................................................................................................................3
D. Pengajuan Login User & E-mail................................................................................3
BAB III ORIENTASI KARYAWAN BARU............................................................................3
Orientasi Karyawan Baru (OKB)....................................................................................3
BAGIAN II: PENGELOLAAN SDM...................................................................................
SDM...................................................................................3 3
BAB IV TATA TERTIB KERJA...........................................................................................3
A. Jam Kerja, Absensi, dan Pakaian Kerja......................................................................3
B. Penggunaan Kartu Tanda Pengenal (ID Card)...........................................................3
C. Administrasi Cuti, Izin, dan Sakit..............................................................................3
D. Surat Teguran dan Surat Peringatan.........................................................................3
BAB V REMUNERASI.......................................................................................................3
A. Tunjangan Kehadiran...............................................................................................3
B. Tunjangan OPEX untuk COP/MOP.............................................................................3
C. Lembur, Uang Makan Lembur, dan Uang Taksi..........................................................3
D. Insentif...................................................................................................................3
E. Tunjangan Hari Raya (THR).....................................................................................3
F. Bonus.....................................................................................................................3
G. Pajak......................................................................................................................3
H. Jaminan Sosial Tenaga Kerja (JAMSOSTEK)..............................................................3
I. Pensiun...................................................................................................................3
J. Penggantian Biaya Pulsa Handphone.........................................................................3
K. Sumbangan Kedukaan.............................................................................................3
L. Sumbangan Pernikahan............................................................................................3
M. Cuti Besar..............................................................................................................3
N. Asuransi.................................................................................................................3
O. Pinjaman................................................................................................................3
BAB VI PENILAIAN KERJA DAN PROMOSI........................................................................3
A. Penilaian Kerja........................................................................................................3
B. Pengangkatan Karyawan..........................................................................................3
C. Promosi..................................................................................................................3
BAB VII MUTASI DAN PERJALANAN DINAS......................................................................3
A. Mutasi....................................................................................................................3
B. Perjalanan Dinas.....................................................................................................3
BAB VIII : PENDIDIKAN DAN PELATIHAN........................................................................3
A. Internal Training & Inhouse Training........................................................................3
B. Public Training........................................................................................................3
C. Training For External...............................................................................................3
BAB IX GENERAL AFFAIRS.............................................................................................3
A. Pembukaan Cabang Baru & Pemeliharaan Gedung...................................................3
B. Fasilitas Kerja..........................................................................................................3
C. Alat Tulis Kantor (ATK)............................................................................................3
D. Kontrol Aset & Inventaris.........................................................................................3
E. Perawatan Peralatan Kantor.....................................................................................3
F. Peminjaman Kendaraan Operasional.........................................................................3
G. Perawatan Kendaraan Operasional...........................................................................3
H.Pemesanan (Tjokro).................................................................................................3
I. Pemesanan Ruang Rapat..........................................................................................3

iii
 K. Kesehatan & Keselamatan Kerja...............................................................................3
BAGIAN III: PEMUTUSAN HUBUNGAN KERJA.............................................................
KERJA.............................................................3 3
BAB X PEMUTUSAN HUBUNGAN KERJA...........................................................................3
A. Pemutusan Hubungan Kerja.....................................................................................3
B. Surat Pengunduran Diri............................................................................................3
C. Wawancara Akhir Masa Kerja...................................................................................3
D. Penyelesaian Kewajiban Karyawan...........................................................................3
E. Penutupan Akses Karyawan.....................................................................................3
F. Surat Keterangan Kerja dan Surat Referensi Kerja.....................................................3
BAB XI DASAR-DASAR HUKUM KETENAGAKERJAAN........................................................3
BAB XII REFERENSI DAN TIPS........................................................................................3

iv
BAGIAN I:
PENERIMAAN
KARYAWAN
BARU
 BAB I :
PENAMBAHAN
KARYAWAN

2
A. Permintaan Pengadaan Tenaga
Kerja/Man Power Request (MPR)

Tujuan
Agar setiap permintaan tenaga kerja sesuai dengan standar
produktivitas dan Permintaan Pengadaan Tenaga Kerja/Man Power
Planing (MPP).

Penanggung Jawab
Dept. Rekrutmen

Tata Cara

PROSES MAN POWER REQUEST

3
B. Rekrutmen dan Seleksi

Tujuan
Terpenuhinya kebutuhan tenaga kerja yang berkualitas.

Penanggung Jawab
Dept. Rekrutmen

Tata Cara
Proses Sourcing melalui:
- Iklan di Media massa
- Job Fair, Walk in interview, Kampus Hiring, Poster dikampus,
cabang, dsb.
- Website, Job On-line, E-mail Internal.

PROSES SELEKSI KARYAWAN BARU ( KANTOR PUSAT )

4
*) PROSES SELEKSI AWAL KARYAWAN BARU (KANTOR PUSAT)

PROSES SELEKSI KARYAWAN BARU ( KANTOR CABANG )

*) PROSES SELEKSI AWAL KARYAWAN BARU (CABANG)

5
C. Karyawan Magang
Tujuan
Membantu pekerjaan yang tidak terkait dengan sistem dan bersifat
project (temporer).

Policy
1. Definisi Karyawan Magang
karyawan yang dipekerjakan selama jangka waktu maksimum 3
bulan dan diperlukan oleh departemen atau cabang untuk
membantu operasional Departemen atau Cabang tersebut untuk
waktu tertentu.

2. Ketentuan Karyawan Magang

Ketentuan karyawan magang dapat dilihat pada MI
No.220/HRD/VII/2007. Apabila ada perubahan, maka
pelaksanaannya mengacu pada SK yang terbaru.

Tata Cara

PROSES SELEKSI KARYAWAN MAGANG

6
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam proses seleksi calon
karyawan:
1. Pemanggilan calon karyawan sebaiknya 2 hari sebelum waktu
interview/seleksi.
2. Pada saat proses seleksi hendaknya calon karyawan tidak menunggu
terlalu lama.
3. Penandatanganan kontrak paling lambat 3 hari sebelum hari bergabung.

“ Perusahaan yang baik akan memperlakukan calon karyawannya dengan baik ”

7
 BAB II :
ADMINISTRASI
KARYAWAN
BARU

8
A. Perjanjian Kerja
Tujuan
Sebagai bukti adanya keterikatan hak dan kewajiban antara pihak
perusahaan dan karyawan.

Penanggung Jawab
Dept. Personalia

Policy :
1. Surat Perjanjian Kerja dibuat setelah semua berkas karyawan
lengkap.
2. Berkas karyawan yang harus dilengkapi yaitu :

No. Berkas Karyawan No. Berkas Karyawan

1. Man Power Request (MPR) 8. Pas Photo
2. Confirmation Letter 9. Photocopy SIM
( untuk posisi FC & CMO )
3. Photocopy KTP 10. Curriculum Vitae
4. Laporan Hasil Interview 11. Surat Lamaran
5. Form Lamaran Kerja (FLK) 12. Nomor buku rekening Gaji
6. Laporan Psikologi Singkat 13. Nomor NPWP
( Optional ) ( Nomor Pokok Wajib Pajak )
7. Hasil Tes Kesehatan
( optional )

3. Bagi karyawati yang telah menikah, dapat menggunakan NPWP

suami.

9
Tata Cara :
PERJANJIAN KERJA

10
B. Pembuatan Kartu Tanda Pengenal (ID
CARD)

Tujuan
Sebagai tanda pengenal karyawan dalam lingkungan perusahaan.

Penanggung Jawab
Dept. Personalia

Policy
1. Karyawan wajib memakai ID Card dengan benar (menggunakan
card holder dan tali yang sudah ditentukan oleh perusahaan).
2. Tidak dimasukkan ke saku, digantung disaku atau pinggang.
3. ID Card wajib dikenakan selama bekerja (selama jam kerja dan
berada dilingkungan tempat kerja).
4. Bagi karyawan yang mengundurkan diri / PHK diwajibkan
mengembalikan ID Card ke Dept. Head / atasan masing-masing
untuk kantor pusat, dan ke DMO untuk kantor cabang, pada hari
terakhir karyawan tersebut bekerja.

Tata Cara

PENGAJUAN ID CARD

Tata Cara penggunaan Kartu Identitas Karyawan telah diatur dalam SK

No.002/HRD/I/2006. Apabila ada perubahan, maka pelaksanaannya
mengacu pada SK yang terbaru.

11
 C. Absensi

Tujuan
- Menjaga produktifitas dan efektifitas kerja karyawan.
- Meningkatkan disiplin karyawan.

Penanggung Jawab
Dept. Personalia

Policy
Setiap hari karyawan wajib mencatatkan kehadirannya pada mesin
pencatat waktu yang telah disediakan, baik pada waktu masuk maupun
pulang dari tempat bekerja.

Tata Cara
1. Head Office
Absensi menggunakan kartu proximity ( otomatis ) yang juga
berfungsi sebagai ID Card. Namun bagi karyawan HO yang
sedang melaksanakan tugas ke cabang, maka absensi yang
digunakan adalah absensi mekanik ( Amano ).

2. Cabang
Absensi menggunakan mesin absensi mekanik ( Amano ).

Mekanisme detail mengenai Absensi diatur dalam SK

No.031/HRD/VI/2005 tentang Disiplin Karyawan dalam Absensi.
Apabila ada perubahan maka pelaksanaannya mengacu pada SK
yang terbaru.

12
 D. Pengajuan Login User & E-mail

Tujuan
Membantu kelancaran komunikasi dan pekerjaan.

Penanggung Jawab
Dept. Personalia

Policy
1. Login User & E-Mail dapat diajukan oleh atasannya bila karyawan
yang bersangkutan sudah efektif mulai bekerja.
2. Password dari IT harus selalu diganti secara berkala oleh karyawan.

Tata Cara

PENGAJUAN LOGIN USER & E-MAIL

Mekanisme detail mengenai Pengajuan Login User dan E-mail telah diatur
dalam MI No.071/SOP/VI/2005 tentang Administrasi Login User dan Alamat E-
mail. Apabila ada perubahan maka pelaksanaannya mengacu pada MI yang
terbaru.

13
 BAB III:
ORIENTASI
KARYAWAN
BARU

14
Orientasi Karyawan Baru (OKB)

Tujuan
- Menanamkan kebanggaan dan semangat bekerja pada karyawan baru
dengan memperkenalkan sejarah, profil, visi dan misi perusahaan.
- Memberikan pengetahuan dan kecakapan dasar pada karyawan baru

Penanggung Jawab
SAG Learning Centre

Tata Cara
1. Setiap karyawan baru di lingkungan Summit Auto Group wajib mengikuti
training New Employee Orientation (NEO)
2. Materi training New Employee Orientation pada cabang/regional & HO
adalah sebagai berikut:

Karyawan Materi OKB

Hari 1 Who is OTO?
Visi, Misi & Core Value
ICU & Audit
Safety Riding
Cabang/Regional
Hari 2 Human Resource Policy
Hari 3 Marketing Skill (*
Operation Skill (**
Collection Skill (***
Hari 1 Who is OTO?
Visi, Misi & Core Value
Head Office Hari 2 Human Resource Policy
ICU & Audit
Safety Riding

Note:
(* Untuk peserta bagian marketing
(** Untuk peserta bagian operation
(*** Untuk peserta bagian collection

15
PELAKSANAAN OKB

16
BAGIAN II:
PENGELOLAAN
SDM

17
 BAB IV :
TATA TERTIB
KERJA

18
A. Jam Kerja, Absensi, dan Pakaian Kerja

Tujuan
- Menunjang ketertiban dan kelancaran kerja karyawan.
- Menunjang ketertiban dan kelancaran administrasi karyawan.
- Menjaga produktivitas dan efektivitas kerja serta disiplin karyawan.

Penanggung Jawab
Dept. Personalia

Policy
1. Setiap Karyawan wajib hadir dan mulai bekerja pada waktu yang telah
ditetapkan oleh Perusahaan (PP pasal 48 ayat 1).

HO/Reg/Cabang
Hari Kerja Jam Kerja Istirahat
Senin - Jumat 08.30 – 17.30 60 menit

2. Saat bekerja, karyawan wajib mengenakan pakaian kerja formal sesuai

dengan aturan yang telah ditetapkan perusahaan, kecuali pada hari Jumat,
karyawan diperbolehkan mengenakan pakaian kasual (SK
No.023/HRD/V/2009).
3. Setiap hari hadir bekerja, Karyawan wajib mencatatkan kehadirannya baik
pada waktu datang maupun pulang dari tempat kerja (PP Pasal 48 ayat 2).
Untuk Kantor Pusat menggunakan mesin absensi otomatis dan Kantor Cabang
menggunakan Amano.
4. Bila karyawan lupa melakukan absensi di salah satu waktu (datang/pulang),
maka karyawan HO maupun Cabang harus menuliskan waktu absensi yang
terlewat tersebut di kartu Absensi manual dan diparaf Atasan Langsung. Kartu
absensi tersebut dikumpulkan ke Dept. Personalia (HO) atau DMO (Cabang)
setiap tanggal 16.
5. Dalam keadaan karyawan harus absensi di tempat yang berbeda, absensi
tetap dilakukan di tempat kerja saat karyawan datang dan saat pulang. Untuk
karyawan HO yang pergi ke Cabang maka dapat meminta kartu Absensi
Manual ke DMO.
6. Ketentuan lebih detil mengenai absensi di atas di atur dalam SK
No.031/HRD/VI/2005. apabila ada perubahan maka disesuaikan dengan SK
yang berlaku.

19
B. Penggunaan Kartu Tanda Pengenal (ID Card)

Tujuan
- Memudahkan identifikasi karyawan.
- Menunjang kelancaran kerja antar karyawan.

Penanggung Jawab
Dept. Personalia

Policy
1. Selama berada di lingkungan perusahaan, karyawan wajib memakai Kartu
Pengenal Karyawan (ID Card) (PP Pasal 48 ayat 7).
2. Karyawan wajib menggunakan card holder dan tali yang sudah ditentukan
oleh perusahaan.
3. Posisi ID Card selalu dengan photo dan nama terpampang di depan (dapat
terlihat dan terbaca oleh orang lain), tidak dimasukkan atau digantung di
saku atau di pinggang.
4. Atasan langsung dan HRD berhak untuk menegur ketidaklayakan pemakaian
ID Card.
5. Ketentuan lebih detil mengenai pemakaian ID Card dapat dilihat dalam SK
No.002/HRD/I/2006.

20
Tata Cara

ID Card Karyawan tertinggal/hilang

SK No.002/HRD/I/2006

21
C. Administrasi Cuti, Izin, dan Sakit

Tujuan
- Menunjang kelancaran dan koordinasi kerja karyawan.
- Menunjang ketertiban administrasi karyawan.

Penanggung Jawab
Dept. Personalia

Policy
1. Cuti tahunan baru diberikan setelah masa kerja 12 bulan (PP Pasal 40 ayat 1)
2. Lamanya cuti tahunan ialah 12 hari kerja perusahaan (PP Pasal 40 ayat 2)

Tata Cara
PENGAJUAN CUTI DAN IZIN
MI No.159/HRD/X/2006

22
 PENGAJUAN IZIN KARENA SAKIT

D. Surat Teguran dan Surat Peringatan

Tujuan
Sebagai peringatan dan tindakan korektif terhadap sikap dan tingkah laku
karyawan yang menyalahi aturan dan etika.

Penanggung Jawab
Dept. Personalia

Policy
Sanksi diberikan berdasarkan pada pertimbangan akan jenis pelanggaran,
frekuensi, bobot, unsur kesengajaan, dan peraturan/standar perusahaan. (PP
Pasal 54 Ayat 2).

23
Tata Cara
SURAT TEGURAN DAN SURAT PERINGATAN
SK No.037/HRD/XI/2006

24
BAB V : REMUNERASI

25
A. Tunjangan Kehadiran

Tujuan
Untuk membantu kegiatan operasional karyawan terutama dalam hal
transportasi dan uang makan.

Penanggung Jawab
Dept. Personalia

Policy
1. Tunjangan kehadiran terdiri dari uang transport dan uang makan.
2. Besarnya tunjangan kehadiran mengacu pada SK No.025/HRD/VI/2008
tentang Tunjangan Kehadiran dan SK No.014/SAG/HRD/VI/2009, apabila
ada perubahan maka mengacu pada SK yang terbaru.
3. Ketentuan yang mengatur Tunjangan Kehadiran dapat dilihat pada PP
pasal 18 tentang Tunjangan Kehadiran.

Tata Cara
TUNJANGAN KEHADIRAN

Note:
- Periode kehadiran yang direkap adalah periode tanggal 16 bulan lalu s.d.
tanggal 15 bulan berjalan.
- Bagi karyawan baru wajib menyerahkan kartu absen amano (manual) ke
Dept. Personalia atau dalam bentuk rekap excel via e-mail ke Dept.
Personalia tiap tanggal 16 bulan berjalan.

26
B. Tunjangan OPEX untuk COP/MOP

Tujuan
Membantu kegiatan operasional Karyawan

Penanggung Jawab
Dept. Personalia.

Policy
1. Tunjangan opex untuk COP/MOP diberikan kepada Karyawan dengan
jabatan dan golongan tertentu sesuai dengan kebijakan Perusahaan.
2. Tunjangan opex berdasarkan mekanisme pemberiannya dibedakan
menjadi dua:
a. Tunjangan BBM diberikan berdasarkan jumlah kehadiran Karyawan.
b. Tunjangan maintenance, STNK, dan asuransi diberikan secara tetap
(lumpsum) setiap bulan.
3. Besarnya tunjangan opex untuk COP/MOP mengacu pada SK No.
014/SAG/HRD/V/2009 tentang Pengaturan Kembali Tunjangan Opex Untuk
COP/MOP Dan Tunjangan Uang Makan (Meal Allowance) Golongan IV, dan
apabila ada perubahan maka disesuaikan dengan ketentuan yang berlaku.

Tata Cara
- Pembayaran tunjangan BBM mekanismenya sama seperti pembayaran
tunjangan kehadiran.
- Pembayaran tunjangan opex dilakukan bersamaan dengan pembayaran
gaji.

27
C. Lembur, Uang Makan Lembur, dan Uang
Taksi

Tujuan
- Menjaga produktivitas dan efektifitas kerja karyawan.
- Memberikan kemudahan transportasi kepada karyawan di malam hari.

Penanggung Jawab
Dept. Personalia

Policy
1. Lembur tidak berlaku bagi karyawan baru dengan masa kerja ≤ 3 bulan,
golongan 3 ke atas, dan karyawan dengan jabatan CMO, FC, dan FCS.
2. Uang makan lembur berlaku bagi seluruh karyawan gol 1 s.d. 6 kecuali
untuk posisi CMO, FC, FCS.
3. Uang makan lembur diberikan setelah karyawan bekerja ≥ 11 jam.
4. Klaim Taxi berlaku bagi karyawan dan karyawati yang pulang kerja ≥
pukul 21.00 kecuali FC, CMO, FCS dan golongan 4 ke atas serta karyawan
yang mendapat fasilitas COP/MOP.
5. Ketentuan lainnya untuk Absensi, uang makan lembur dan uang taxi
mengacu pada SK No.006/HRD/II/2006 tentang Lembur, Absensi, UML &
Taxi, dan apabila ada perubahan maka mengacu pada SK yang terbaru.
6. Perhitungan uang lembur mengacu pada KEP. 102/MEN/VI/2004 pasal 11
dan terdapat dalam PP pasal 15 tentang Uang Lembur.

Tata Cara

UANG LEMBUR DAN UANG MAKAN LEMBUR

Uang lembur dan uang makan lembur terhitung secara otomatis pada sistem
sesuai dengan rekap kehadiran dan Persetujuan atasan masing-masing
karyawan.

28
 KLAIM UANG TAKSI (CABANG)

KLAIM UANG TAKSI (HEAD OFFICE)

Note:
Apabila Karyawan datang terlambat maka hak mendapat uang lembur
disesuaikan dengan lama kerja yaitu 9 jam. Sedangkan untuk hak uang
makan lembur disesuaikan dengan lama kerja yaitu 11 jam.

29
D. Insentif

Tujuan
Memacu kinerja karyawan yang bekerja berdasarkan target.

Policy
1. Insentif diberikan berdasarkan standard productivity yang harus dicapai
oleh karyawan.
2. Perhitungan Insentif untuk marketing mengacu ke SK.014/HRD/III/2008
tentang skema system insentif dan untuk operation mengacu ke
SK.015/SOP/III/2009 tentang Insentif Karyawan Operasional di Cabang.
Apabila ada perubahan maka mengacu pada SK terbaru.

Penanggung Jawab
Personnel Dept.

Tata Cara

INSENTIF

30
E. Tunjangan Hari Raya (THR)

Tujuan
Tunjangan dari Perusahaan yang diberikan kepada karyawan dalam rangka
memperingati Hari Raya.

Penanggung Jawab
Dept. Personalia

Policy
1. Perusahaan memberikan THR kepada semua karyawan sesuai dengan
ketentuan yang berlaku.

2. Besarnya THR dengan memperhatikan Peraturan Menteri Tenaga Kerja RI

No.Per/04/MEN/1994, sebagai berikut:

No Masa Kerja Karyawan THR

a Sampai dengan tanggal Hari Raya telah
mempunyai masa kerja 12 bulan secara 1 (satu) bulan upah
terus menerus atau lebih.
b Sampai dengan tanggal Hari Raya masa
kerjanya kurang dari 12 bulan tetapi Masa kerja x 1 (satu) bulan upah
12
sudah 3 bulan atau lebih.
c Diberhentikan atau mengundurkan diri
lebih dari 30 hari sebelum jatuh tempo
Hari Raya Idul Fitri. Tidak berhak
d Masa kerjanya kurang dari 3 bulan.

31
F. Bonus

Tujuan
Memberikan penghargaan atas pencapaian/kontribusi karyawan sesuai
dengan profit Perusahaan.

Penanggung Jawab
Dept. Personalia

Policy
1. Bonus diberikan berdasarkan kemampuan Perusahaan dan prestasi
Karyawan.
2. Besarnya bonus disesuaikan dengan masa kerja karyawan sesuai dengan
PP pasal 22, yaitu
a. Masa kerja ≥ 1 tahun diberikan penuh
b. Masa kerja ≥ 6 bulan diberikan prorata
c. Masa kerja < 6 bulan tidak diberikan.
3. Bonus diberikan berdasarkan kategori nilai dalam PBK yang mengacu pada
SK No.001/HRD/I/2008 tentang Perubahan Kategori Nilai dalam Penilaian
Bimbingan Karya dan apabila terdapat perubahan maka mengacu pada SK
yang terbaru.
4. Branch Performance Indicators digunakan sebagai salah satu tolok ukur
keberhasilan cabang dan sebagai dasar pemberian quota pada proses
PBK.
5. Branch Performance Indicators yang digunakan mengacu pada SK
No.004/HRD/I/2008 tentang Branch Performance Indicators dan apabila
terdapat perubahan maka mengacu pada SK yang terbaru.
6. Formulir PBK yang digunakan berdasarkan kelompok jabatan, dengan
pembagian kelompok sbb:

32
Form PBK Kelompok Kriteria jabatan
jabatan
Form C1 Staff - Jabatan yang tidak
mempunyai bawahan.
Form C1-A Specialist - Jabatan yang pekerjaannya
menyelesaikan projek-projek.
- Tidak mempunyai bawahan.
Form C2 Supervisor, - Jabatan yang berada di bawah
Coordinator level Section Head (Head
Office)/ Head (Branch Office).
- Mengkoordinir staf.
Form C3 Section Head, - Jabatan yang berada di bawah
ADH/DMO, level Dept. Head/BM.
MH/DMM, - Membawahi min. satu section
CH/DMC, atau membawahi Spesialis.
Supervisor SP
Form C4 Deputy Dept./ - Jabatan yang berada di bawah
Dept. Head, level Div. Head
SPH, BM, DRO, - Membawahi satu departemen
DRHR, DRM, (termasuk Regional dan Branch
DROH, ROH Office).
Form C5 Deputy - Jabatan yang berada di bawah
Division/ level Director.
Division Head - Membawahi satu division.

33
Tata Cara

BONUS TENGAH TAHUNAN

Note:
Untuk karyawan gol 1-2 penilaian PBK dilakukan oleh atasan ybs.

Additional Bonus Akhir Tahun

- Merupakan bonus tambahan yang diberikan sesuai dengan kebijakan
Perusahaan.
- Pada Additional Bonus tidak terdapat proses PBK.

34
G. Pajak

Tujuan
Agar karyawan menjadi wajib pajak yang taat.

Penanggung Jawab
Dept. RIS

Policy
1. Setiap karyawan harus memiliki kartu NPWP sebagaimana yang diatur
dalam SK No.011/SAG/HRD/X/2008 tentang Kepemilikan Nomor Pokok
Wajib Pajak (NPWP) bagi Karyawan di Lingkungan SAG.
2. Karyawan harus melaporkan nomor NPWP pada Personalia untuk diinput
dalam system payroll.
3. Pelaporan PPh 21 pribadi adalah kewajiban pribadi Karyawan bukan
kewajiban Perusahaan.

Tata Cara

PELAPORAN PPh 21 PRIBADI TAHUNAN

35
Note:
- Bagi karyawan yang mempunyai penghasilan lebih dari 60 juta maka
mengisi form 1770 S. Dan, kelengkapan pendukunganya a.l form 1770
S-1, form 1770 S-2, SSP lembar 3, data Susunan Keluarga, dan
Identitas.
- Bagi karyawan yang mempunyai penghasilan kurang dari 60 juta
maka mengisi form 1770 SS. Sedangkan kelengkapan berkasnya a.l SSP
lembar 3, data Susunan Keluarga, dan Identitas.
- Jadual Pelaporan PPh 21 Pribadi Tahunan dapat dilihat di kantor pajak
setempat atau berdasarkan informasi dari Dept. Personalia.
- Pelaporan PPh 21 Pribadi dapat dilakukan melalui kantor Pos, kantor pajak
setempat atau dropbox yang terdapat di beberapa tempat umum.

36
H. Jaminan Sosial Tenaga Kerja (JAMSOSTEK)

Tujuan
Memberikan jaminan sosial kepada karyawan berupa:
- Tunjangan Hari Tua
- Asuransi Kecelakaan Kerja
- Asuransi Kematian

Penanggung jawab
Dept. Personalia

Policy
Setiap karyawan berhak atas Jaminan Sosial Tenaga Kerja sesuai dengan
yang diatur dalam Peraturan Perusahaan.

Tata Cara

PENDAFTARAN JAMSOSTEK & DISTRIBUSI KARTU JAMSOSTEK

37
 PENGAJUAN KLAIM JAMINAN KECELAKAAN KERJA

Note:
Klaim biaya pengobatan akibat kecelakaan kerja terlebih dahulu diklaim
kepada Asuransi Kesehatan, bila masih ada sisa klaim dapat diklaim ke PT
Jamsostek dengan meminta copy bukti pengeluaran yang telah dilegalisir oleh
pihak Asuransi Kesehatan.

38
 PENGAJUAN KLAIM JAMINAN HARI TUA

Note:
Bagi karyawan yang mengundurkan diri dan masa kepesertaannya >= 5
tahun, dapat mengajukan klaim jaminan hari tua. Proses dan persyaratan
pengajuan sama seperti diatas.

PENGAJUAN KLAIM JAMINAN KEMATIAN JAMSOSTEK

39
I. Pensiun

Tujuan
Memberikan jaminan pensiun pada karyawan.

Penanggung jawab
Dept. Personalia

Policy
1. Karyawan yang berstatus tetap dapat mendaftarkan diri sebagai peserta
DPLK Allianz.
2. Perusahaan memberikan subsidi pensiun sesuai dengan ketentuan yang
berlaku.
3. Bagi karyawan yang di-PHK karena pelanggaran Peraturan Perusahaan
dan low performance maka iuran subsidi Perusahaan menjadi pengurang
dalam perhitungan pesangon.
4. Bagi karyawan yang mengundurkan diri dan pensiun karena mencapai usia
pensiun, iuran DPLK subsidi Perusahaan tidak menjadi pengurang dalam
perhitungan PMK.

Tata Cara

PENDAFTARAN KEPESERTAAN DPLK ALLIANZ

40
 PENGAJUAN HAK ATAS MANFAAT PENSIUN
Bagi karyawan yang mengundurkan diri/di PHK sebelum usia pensiun.

PENGAJUAN PENCAIRAN DANA PENSIUN NORMAL

Bagi karyawan yang mencairkan dana pensiun pada saat karyawan
mencapaian usia pensiun.

41
J. Penggantian Biaya Pulsa Handphone

Tujuan
Memenuhi kebutuhan karyawan terhadap komunikasi untuk keperluan dinas
atau operasional kantor.

Penanggung jawab
Finance Admin Dept.

Policy
1. Penggantian pulsa handphone hanya untuk keperluan dinas/kantor dan
bukan merupakan tunjangan (allowance) bagi karyawan ybs.
2. Pengajuan penggantian (reimburse) biaya pulsa handphone agar
melampirkan bukti pembelian atau tagihan pelanggan dan dilakukan
sebulan sekali.
3. Penggantian (reimburse) biaya pulsa handphone yang melebihi batas
maksimal perbulan harus mendapatkan persetujuan dari atasan ybs dan
HR Services Div. Head.
4. Ketentuan-ketentuan mengenai jabatan yang mendapatkan penggantian
biaya pulsa handphone dan maksimal besarnya penggantian biaya pulsa
handphone dapat dilihat pada SK Penggantian Biaya Pulsa Handphone
yang berlaku.

42
Tata Cara

PENGAJUAN PENGGANTIAN BIAYA PULSA HANDPHONE

43
K. Sumbangan Kedukaan

Tujuan
Sumbangan perusahaan sebagai bentuk duka cita yang diberikan kepada
karyawan atau ahli waris karyawan meninggal dunia dan atau karyawan
meninggal dunia.

Penanggung jawab
Dept. Personalia

Policy
1. Apabila yang meninggal keluarga (suami/istri dan anak) karyawan
a. Besarnya sumbangan kedukaan ditetapkan sesuai yang tertera dalam
Peraturan Perusahaan (PP).
b. Dalam hal yang meninggal anak karyawan/karyawati yang masih
dalam kandungan, maka sumbangan kedukaan diberikan apabila janin
berusia sekurang-kurangnya 3 (tiga) bulan, kecuali aborsi.
Note:
khusus untuk janin yang meninggal dalam kandungan dibutuhkan
Surat Keterangan Kematian dari Dokter.

2. Apabila karyawan/karyawati meninggal dunia, maka Perusahaan akan

memberikan sumbangan kedukaan kepada ahli warisnya sesuai dengan
Peraturan Perusahaan.

3. Selain sumbangan kedukaan ahli waris karyawan yang meninggal dunia

juga mendapatkan:
a. Upah untuk bulan yang sedang berjalan.
b. Uang Pesangon, Penghargaan Masa Kerja (PMK) dan Uang
Penggantian Hak yang besarnya serendah-rendahnya sesuai dengan
peraturan perundang-undangan yang berlaku tentang Ketenagakerjaan
dan pelaksanaannya.
c. Santunan Jamsostek, pensiun, dan lain-lain.

4. Sumbangan kedukaan tidak diberikan bila yang meninggal adalah

orangtua karyawan (ayah/ibu) atau kakak/adik karyawan.

44
Tata Cara

PENGAJUAN SUMBANGAN KEDUKAAN

45
L. Sumbangan Pernikahan

Tujuan
Sumbangan Perusahaan sebagai bentuk sukacita terhadap karyawan
/karyawati yang baru saja melakukan pernikahan.

Penanggung Jawab
Dept. Personalia

Policy
1. Sumbangan pernikahan diberikan kepada karyawan/karyawati dengan
masa kerja sekurang-kurangnya 1 (satu) tahun dan telah menjadi
karyawan tetap, serta untuk pernikahan pertama.
2. Besarnya sumbangan pernikahan sesuai dengan yang tertera dalam
Peraturan Perusahaan (PP) yang berlaku.

Tata Cara
PENGAJUAN SUMBANGAN PERNIKAHAN

46
M. Cuti Besar

Tujuan
Bentuk perhatian dari Perusahaan atas loyalitas karyawan yang telah bekerja
selama 6 (enam) tahun secara terus menerus.

Penanggung Jawab
Dept. Personalia

Policy
1. Karyawan yang telah bekerja selama 6 (enam) tahun dan kelipatannya
secara terus menerus berhak mendapat hak Cuti Besar.
2. Karyawan berhak mendapatkan cuti besar sebanyak 12 (dua belas) hari
kerja dan pengambilannya tidak boleh digunakan sekaligus.
3. Masa pengambilan cuti besar pertama adalah pada tahun ke 7 (tujuh).
Jangka waktu pengambilan cuti besar selama 1 (satu) tahun.
4. Bila pada masa pengambilan tahun pertama cuti besar belum digunakan,
maka karyawan diberi kesempatan kedua untuk menggunakannya pada
tahun ke 8 (delapan). Jangka waktu pengambilan kedua selama 1 (satu)
tahun.
5. Apabila setelah perpanjangan masa pengambilan hak cuti besarnya belum
dapat digunakan, maka cuti besar/sisa cuti besarnya tidak dapat diambil
lagi dan akan dikompensasikan dalam bentuk uang, dengan perhitungan
sebagai berikut

Jumlah cuti besar yang akan dicairkan x Gaji Pokok

Jumlah hari kerja perbulan (22)

6. Kompensasi cuti besar dapat dicairkan pada tahun ke 9 (sembilan),

dengan batas waktu pencairan selama 1 (satu) tahun. Jika lewat dari 1
(satu) tahun maka kompensasi tidak dapat dicairkan dan hak cutinya tidak
berlaku lagi/kadarluasa.
7. Pencairan cuti besar akan diberikan berdasarkan pengajuan dari
karyawan.

Note:
Ketentuan-ketentuan mengenai cuti besar selengkapnya dapat dilihat pada SK
Cuti Besar yang berlaku.

47
Tata Cara
PENGAJUAN CUTI BESAR

PENGAJUAN PENCAIRAN KOMPENSASI CUTI BESAR

48
N. Asuransi

1. Asuransi Kesehatan

Tujuan
Untuk memberikan jaminan kesehatan bagi Karyawan dan anggota
keluarganya.

Penanggung Jawab
Dept. Personalia

Policy
1. Seluruh Karyawan/Karyawati PT Oto Multiartha merupakan peserta dari
Asuransi Kesehatan Sinarmas.
2. Untuk Karyawan yang sudah menikah, anggota keluarga yang menjadi
peserta dari Asuransi Kesehatan Sinarmas adalah
a. Istri sah Karyawan
b. 2 orang anak Karyawan*
*) Anak karyawan adalah yang belum menikah yang menjadi tanggungan Peserta,
yang berusia mulai 0 hari tetapi dibawah 21 tahun (jika masih berstatus siswa penuh
di sekolah, akademi atau universitas).
3. Untuk Karyawati yang sudah menikah, anggota keluarganya tidak
termasuk peserta dari Asuransi Kesehatan Sinarmas.
4. Yang berhak atas jaminan melahirkan hanya istri dari Karyawan,
sedangkan Karyawati yang sudah menikah dianggap single.

49
Tata Cara

PENGAJUAN KLAIM ASURANSI, RAWAT INAP & MELAHIRKAN*

Note:
Biaya-biaya diluar pengobatan & medis, seperti pada penggunaan telpon,
televisi, underpad, laundry, minibar, handuk, tissue, buku kesehatan/akte
lahir, kartu berobat, dll tidak dapat diklaim.

50
KLAIM ASURANSI RAWAT JALAN, RAWAT GIGI, KACAMATA &
PEMERIKSAAN KEHAMILAN*

51
2. Asuransi Kendaraan COP/MOP

Tujuan
Untuk melindungi asset COP/MOP dari hal-hal yang tidak diinginkan.

Penanggung Jawab
Dept. Personalia

Policy
1. Seluruh karyawan yang memperoleh fasilitas COP/MOP wajib
menggunakan Asuransi Kendaraan Sinarmas sampai masa tenggang
waktu COP/MOP-nya habis.
2. Karyawan wajib mengasuransikan COP/MOP-nya dengan minimal
standar resiko All Risk untuk COP dan Total Lost Only (TLO) untuk
MOP.
3. Proses penggunaan Asuransi Sinarmas dilakukan oleh masing-masing
karyawan langsung kepada pihak Sinarmas.
4. Apabila terbukti tidak menggunakan Asuransi Kendaraan Sinarmas dan
tidak memperpanjang Polis yang telah jatuh tempo, maka Perusahaan
akan menunda Tunjangan OPEX dan Cost of Car/Motorcycle karyawan
ybs, sampai ketentuan tersebut dijalankan kembali.
5. Ketentuan-ketentuan mengenai penggunaan Asuransi Sinarmas secara
lebih lengkap dapat dilihat pada SK tentang Penggunaan Asuransi
Sinarmas Untuk COP/MOP & Non COP/MOP Karyawan dan Kendaraan
Inventory Perusahaan yang berlaku.

Tata Cara

PENGURUSAN ASURANSI KENDARAAN COP/MOP

3. Asuransi Jiwa & Asuransi Rumah

52
 Tujuan
Untuk melindungi asset Housing Loan dan Karyawan dari hal-hal yang
tidak diinginkan.

Penanggung Jawab
Dept. Personalia

Policy
1. Karyawan yang mendapatkan fasilitas Housing Loan wajib mengikuti
Asuransi Jiwa dan Asuransi Rumah minimal dengan kondisi
pertanggungan Kebakaran selama jangka waktu peminjaman.
2. Proses penutupan Asuransi Jiwa dan Asuransi Rumah dilakukan oleh
pihak Perusahaan.
3. Ketentuan-ketentuan mengenai keikutsertaan Asuransi Jiwa dan
Asuransi Rumah secara lebih jelas dapat dilihat pada SK tentang
Persyaratan Karyawan Untuk Pinjaman Pembelian Rumah (Housing
Loan) yang berlaku.

Tata Cara

PENGURUSAN ASURANSI JIWA & ASURANSI RUMAH

4. Asuransi Kecelakaan Diri (Personal Accident)

Tujuan

53
Memberikan asuransi kecelakaan dan kematian bagi karyawan.

Penanggung Jawab
Dept. Personalia

Policy
1. Karyawan berhak atas asuransi kecelakaan dan kematian.
2. Karyawan yang didaftarkan adalah karyawan lapangan (gol 1 s.d. 3),
gol 4 ke atas, dan jabatan tertentu (sesuai dengan permintaan Atasan
karyawan ybs).

Tata Cara

PENDAFTARAN PERSONAL ACCIDENT & DISTRIBUSI KARTU

PESERTA PERSONAL ACCIDENT

PENGAJUAN KLAIM JAMINAN KECELAKAAN KERJA

54
PENGAJUAN KLAIM JAMINAN KEMATIAN

55
O. Pinjaman
1. Pinjaman COP/MOP

Tujuan
Membantu Karyawan untuk memiliki kendaraan guna menunjang
operasional pekerjaan.

Penanggung Jawab
Dept. Personalia

Policy
1. Ketentuan dan persyaratan pengajuan COP/MOP/Motorcycle Loan
mengacu pada SK No.005/SAG/HRD/VI/2008 tentang Ketentuan &
Persyaratan COP/MOP & Motorcycle Loan dan apabila ada perubahan
maka disesuaikan dengan SK yang berlaku.
2. Besarnya tunjangan OPEX untuk COP/MOP mengacu pada MI
No.004/SAG/HRD/II/2009 tentang Pengaturan Kembali Tunjangan
OPEX untuk MOP dan COP, dan apabila ada perubahan maka
disesuaikan dengan MI yang berlaku.
3. Klaim biaya tol berlaku bagi karyawan yang mendapatkan fasilitas COP
dan berlaku selama hari kerja.

56
Tata Cara

PENGAJUAN PINJAMAN COP/MOP

KLAIM TOL UNTUK COP

57
- Klaim biaya tol dilakukan secara reimburse (actual bill).
- Karyawan mengisi Form Permohonan Penggantian Tol dilampiri bukti
pembayaran dan meminta persetujuan dari atasan yang bersangkutan.
- Karyawan membuat bukti pengeluaran (bon merah) dan meminta
persetujuan kepada pejabat yang berwenang kemudian menyerahkannya
ke Dept. Finance/petty cash cabang untuk dicairkan.
- Klaim biaya tol dilakukan sebulan sekali pada minggu pertama sampai
kedua di bulan berikutnya.

2. Pinjaman Kesehatan (Medical Loan)

Tujuan
Untuk membantu meringankan beban Karyawan atas Excess Klaim yang
timbul akibat dari selisih biaya Rumah Sakit yang tidak tercover oleh
Asuransi Sinarmas.

Penanggung Jawab
Dept. Personalia

Tata Cara
PENGAJUAN MEDICAL LOAN

58
3. Pinjaman Pembelian Rumah (Housing Loan)

Tujuan
Untuk memenuhi kebutuhan kepemilikan rumah bagi Karyawan.

Penanggung Jawab
Dept. Personalia

Policy
1. Perusahaan memberikan bantuan berupa pinjaman kepemilikan rumah
(Housing Loan) dengan tingkat suku bunga disesuaikan dengan bunga
bank dan kemampuan Perusahaan. Dengan persyaratan sebagai
berikut
a. Karyawan tetap dengan masa kerja minimal 4 tahun.
b. Hasil Performance Appraisal selama 4 semester terakhir rata-rata =
8, tanpa nilai K.
c. Maksimal angsuran pinjaman 30% dari Take Home Pay atau Join
Income (THP Suami dan Isteri) rata-rata selama 6 bulan terakhir.
d. Maksimal jangka waktu peminjaman 15 tahun atau sampai dengan
batas usia pensiun.
e. Karyawan yang mendapatkan Housing Loan diwajibkan
mengasuransikan rumahnya menggunakan Asuransi Sinarmas
minimal dengan kondisi pertanggungan Kebakaran dan mengikuti
Asuransi Jiwa Sinarmas selama jangka waktu peminjaman.

2. Plafon maksimal pinjaman dan ketentuan-ketentuan lain secara

lengkap dapat dilihat pada SK tentang Persyaratan Karyawan Untuk
Pinjaman Pembelian Rumah (Housing Loan) yang berlaku.

59
Tata Cara

PENGAJUAN PINJAMAN PEMBELIAN RUMAH (HOUSING LOAN)

60
 Note:
*) Dokumen-dokumen pendukung:
4. Untuk rumah baru
a. Fotokopi KTP Karyawan & Pasangan (bila sudah menikah)
b. Fotokopi Buku Nikah (bila sudah menikah)
c. Fotokopi Kartu Keluarga
d. Brosur
e. List Harga
f. Nama Pengembang

5. Untuk rumah lama/second

a. Fotokopi KTP Karyawan & Pasangan (bila sudah menikah)
b. Fotokopi Buku Nikah (bila sudah menikah)
c. Fotokopi Kartu Keluarga
d. Fotokopi Sertifikat Rumah
e. Foto Rumah
f. Fotokopi IMB & PBB
g. Surat Keterangan dari BPN/Notaris yang menerangkan bahwa
sertifikat tidak dalam sengketa/bermasalah
h. Fotokopi KTP & KK Penjual untuk proses pengecekan apakah
Rumah tsbt merupakan hasil hibah/waris

4. Pinjaman Pembelian Motor (Motorcycle Loan)

Tujuan
Membantu karyawan untuk memiliki kendaraan pribadi.

Penanggung Jawab
Dept. Personalia

Policy
1. Karyawan tetap dengan masa kerja minimal 2 tahun.
2. Hanya berlaku untuk golongan III (Jr. Officer – Sr. Officer) saja, dan
tidak berlaku bagi karyawan yang telah mendapatkan fasilitas
COP/MOP.
3. Hasil Performance Appraisal selama 2 semester terakhir rata-rata = 8,
tanpa nilai K.
4. Maksimal angsuran pinjaman 30% dari Take Home Pay rata-rata
selama 6 bulan terakhir.
5. Dikenakan bunga yang besarnya sesuai dengan yang tercantum dalam
SK tentang Ketentuan & Persyaratan COP/MOP/Motorcycle Loan yang
berlaku.
6. Maksimal jangka waktu peminjaman 5 tahun.
7. Karyawan yang mendapatkan fasilitas Motorcycle Loan harus
mengasuransikan kendaraannya menggunakan Asuransi Sinarmas,
minimal dengan kondisi pertanggungan Total Lost Only (TLO).

61
 8. Ketentuan-ketentuan lain secara lengkap dapat dilihat pada SK tentang
Ketentuan & Persyaratan COP/MOP/Motorcycle Loan yang berlaku.

Tata Cara

PENGAJUAN PINJAMAN PEMBELIAN MOTOR (MOTORCYCLE LOAN)

62
5. Program Kredit Tanpa Agunan (KTA)

Tujuan
Untuk membantu Karyawan mendapatkan fasilitas Kredit Tanpa Agunan
(KTA) yang diberikan oleh PT Bank Sinarmas (Kreditur) kepada Karyawan
PT Oto Multiartha (Debitur). Program KTA ini bernama Kredit Simas
Manfaat (KSM).

Penanggung Jawab
Dept. Personalia

Policy
1. Karyawan tetap dengan masa kerja minimal 2 tahun.
2. Usia karyawan pada saat angsuran lunas tidak lebih dari 55 tahun.
3. Maksimal angsuran pinjaman 30% dari Take Home Pay atau Join
Income (THP Suami dan Isteri) rata-rata selama 6 bulan terakhir.
4. Karyawan yang mendapatkan fasilitas KTA diwajibkan untuk mengikuti
Asuransi Jiwa Sinarmas selama jangka waktu peminjaman.
5. Plafon maksimal pinjaman dan ketentuan-ketentuan lain secara
lengkap dapat dilihat pada SK tentang Program Kredit Tanpa Agunan
Untuk Karyawan yang berlaku.
6. Aprove di OTO belum tentu approve di simas
7. Perhit angsuran berdasarkan gaji bruto(30% adalah total
angsuran yang sedang berjalan/yang akan berjalan)

63
Tata Cara
PENGAJUAN KREDIT TANPA AGUNAN (KTA)

64
 BAB VI :
PENILAIAN KERJA
DAN
PROMOSI

65
A. Penilaian Kerja
1. Penilaian Bimbingan Karya (PBK)

Tujuan
Peningkatan produktivitas karyawan.

Penanggung Jawab
Dept. Personalia

Policy
1. Dilakukan setiap akhir semester I (Januari-Juni) dan semester II
(Juli-Desember).
2. Pada PBK Semester I diikuti oleh semua karyawan dengan masa
kerja min. 6 bulan (kontrak & tetap); Pada PBK Semester II diikuti
oleh karyawan tetap saja.
3. Berguna sebagai :
a. sarana evaluasi performa kerja karyawan.
b. landasan perhitungan bonus, kenaikan gaji, demosi, dan
promosi reguler.
c. landasan untuk melakukan coaching dan counseling.

66
Tata Cara

PENILAIAN BIMBINGAN KARYA (PBK)

67
 2. Bimbingan & Konsultasi

Tujuan
Peningkatan produktivitas karyawan melalui pemberian pemahaman,
motivasi, dan arahan kerja.

Penanggung Jawab
Dept. Personalia

Policy
1. Dilakukan setiap akhir semester I (Januari-Juni) dan semester II
(Juli-Desember)
2. Diikuti oleh karyawan yang telah mengikuti PBK
3. Berguna sebagai sarana memberikan:
a. Umpan balik performa kerja kepada karyawan
b. Arahan kerja pada pekerjaan
c. Dukungan moril dan membangun kepribadian karyawan

Tata Cara
BIMBINGAN DAN KONSULTASI

Dept. Personalia
Nilai PBK final
dan besaran Bonus / Salary Increase
· Memberitahuka dikirimkan ke Atasan Langsung (HO) / ROH/
n nilai PBK final DRO (Reg) / BM/DMO (Cabang)
· Bimbingan dan
Konsultasi Atasan*) bertanggung jawab melakukan
(C&C) Coaching & Counseling (C&C) kepada
· Melaporkan bawahan setelah memperoleh nilai final PBK
Hasil bawahannya
Pelaksanaan *) SE No. 003/SAG/HRD/I/2009
Catatan Hasil
Atasan membuat Laporan Pelaksanaan dan
C&C
Catatan Hasil C&C dengan menggunakan
form*) yang berlaku
*) SE No. 003/SAG/HRD/I/2009

Kecuali karyawan setingkat Dept. Head, Catatan

Hasil C&C diserahkan kepada HR Services I;
karyawan setingkat Division Head kepada HR & GA
Atasan Group Head

Menyerahkan Note: Sebagai salinan, Catatan Hasil C&C dikopi

Laporan dan diberikan kepada Division Head (HO) / BM/
Pelaksanaan & SPH (Cabang) untuk disimpan dengan sifat
Catatan Hasil C&C Confidential.

Catatan Hasil C&C karyawan setingkat Division

Head disimpan oleh HR & GA Group Head

68
B. Pengangkatan Karyawan

Tujuan
mengubah status karyawan kontrak menjadi karyawan tetap berdasarkan
performance karyawan yang bersangkutan.

Penanggung Jawab
Dept. Personalia

Policy
1. Karyawan yang mencapai performance baik dapat diajukan sebagai
karyawan tetap.
2. Karyawan yang memiliki performance kurang maka status kontraknya
diperpanjang.

Tata Cara
PENGANGKATAN KARYAWAN

69
C. Promosi

Tujuan
Untuk memenuhi kebutuhan perusahaan atas posisi tertentu atau sebagai
bentuk apresiasi perusahaan atas prestasi karyawan.

Penanggung Jawab
Career Development & Assessment Dept.

Policy
1. Setiap pengajuan promosi harus disesuaikan dengan MPP.
2. Detail pelaksanaan dan persyaratan promosi diatur dalam SK
No./SAG/HRD/V/2009. Jika terdapat perubahan didalamnya, maka
pelaksanaannya mengacu pada peraturan yang terbaru.
3. Definisi promosi golongan mengacu pada SK Kewenangan yang berlaku.

Tata Cara
PROSES PROMOSI JABATAN

70
Assessment sebagai sarana dalam menyeleksi karyawan yang dianggap
memiliki potensi untuk memberikan kontribusi optimal kepada perusahaan.
Promosi golongan diberikan kepada karyawan yang dianggap memiliki potensi
dan memberikan kontribusi yang optimal kepada Perusahaan.

Metode yang digunakan dalam proses assessment adalah

1. Potential Review Metode untuk mendapatkan gambaran menyeluruh
tentang Potensi yang di miliki oleh individu.
Teknisnya dapat melalui:
- Tes Psikologi.
- Presentasi.
- Panel Interview.
- Leaderless Group Discussion ( Kelompok Diskusi ).

2. Comprehensive Test Metode evaluasi karyawan selama menjalani masa

Acting.
Teknisnya dapat melalui:
- Presentasi.
- Interview Panel.

71
 BAB VII :
MUTASI
DAN
PERJALANAN DINAS

72
A. Mutasi

Tujuan
Pengalihtugasan karyawan dilakukan untuk mendayagunakan tenaga kerja
serta dalam rangka mencapai tujuan Perusahaan.

Penanggung Jawab
Dept. Personalia

Policy
1. Karyawan yang dimutasi mendapatkan fasilitas dari Perusahaan, yaitu
berupa : tunjangan penempatan, kontrak rumah, uang kos, penggantian
pembelian perabot rumah tangga & peralatan elektronik, penggantian
biaya pindah anak sekolah, penggantian pulsa HP, tunjangan menengok
keluarga/ke tempat asal & penggantian biaya pengiriman COP/MOP sesuai
dengan SK No.005/SAG/HRD/III/2009 tentang Tunjangan Mutasi &
Menengok Keluarga (apabila ada perubahan ketentuan maka disesuaikan
dengan SK yang berlaku).
2. Tunjangan penempatan diberikan kepada karyawan yang ditempatkan di
luar wilayah di mana karyawan tersebut direkrut. Jarak minimum antara
tempat direkrut ke wilayah penempatan adalah 70 km perjalanan.
3. Bagi mutasi atas permintaan dari Karyawan ybs maka tidak mendapatkan
tunjangan penempatan.

73
TATA CARA PENGAJUAN UNTUK MENDAPATKAN FASILITAS
MUTASI:

KONTRAK RUMAH BAGI KARYAWAN BERKELUARGA DAN

ANGGOTA KELUARGA IKUT SERTA (REIMBURSE)

74
Note:
Pengajuan Kontrak rumah tidak boleh ada deviasi. Harga kontrak rumah
harus sesuai dengan SK yang berlaku.

TUNJANGAN UANG KOS BAGI KARYAWAN YANG SINGLE ATAU

BERKELUARGA TETAPI ANGGOTA KELUARGA TIDAK IKUT SERTA
(REIMBURSE)

- Karyawan yang dimutasi mengajukan penggantian uang kos (bukti

pengeluaran/bon merah) sesuai dengan plafond dan dilampiri dengan
kwitansi pembayaran kos.
- Bukti pengeluaran (bon merah) tsb diserahkan ke petty cash cabang/
Dept. Finance untuk dicairkan.

Note:
Bagi karyawan yang berstatus single atau berkeluarga tetapi anggota
keluarga tidak ikut serta, harus menempati rumah kontrakan karyawan
sebelumnya sambil menunggu masa sewa kontrak rumah tsb berakhir,
maka mendapat tunjangan biaya maintenance sebesar 50% dari biaya
penggantian kost yang mengacu pada plafond yang berlaku.

75
 PEMBELIAN PERABOT RUMAH TANGGA & PERALATAN
ELEKTRONIK (REIMBURSE)

Note:
- Perabot rumah tangga & peralatan elektronik menjadi asset Perusahaan.
- Mekanisme registrasi asset dilakukan oleh General Affair Dept sesuai
dengan ketentuan yang berlaku.

76
PENGGANTIAN BIAYA PINDAHAN ANAK SEKOLAH (REIMBURSE)

Note:
Penggantian biaya pindahan anak sekolah tidak berlaku untuk:
- Biaya masuk ke jenjang pendidikan yang baru, misalnya: baru masuk TK,
baru masuk SD, baru masuk SMP atau baru masuk SMA, dst.
- Biaya SPP, ekstrakurikuler, dan antar-jemput/transportasi.

77
 PENGGANTIAN PULSA HP BAGI KARYAWAN YANG KELUARGANYA
TIDAK IKUT SERTA (REIMBURSE)

- Pada enam bulan pertama saat keluarga tidak ikut serta, karyawan
mendapat tunjangan pulsa HP sebesar Rp 250.000,00 tiap bulan di luar
tunjangan pulsa HP yang digunakan untuk membantu operasional
Perusahaan. Besarnya tunjangan mengacu pada SK yang berlaku.
- Pengajuan penggantian pulsa HP dilampiri dengan bukti pembelian pulsa
HP. Pencairan dapat dilakukan di cabang/ Dept. Finance.

TUNJANGAN MENENGOK KELUARGA/MENENGOK KE TEMPAT

ASAL

Note:
- Untuk Ketentuan yang mengatur Sewa Rumah, Kos, Pembelian Perabot
dan alat Elektronik dapat dilihat di SK No.034/HRD/IX/2007 tentang
Tunjangan Mutasi & Menengok Keluarga. Apabila ada hal yang berubah
maka disesuaikan dengan SK yang terbaru.
- Untuk Ketentuan yang mengatur Tunjangan Penempatan, Tunjangan
Pulsa HP, dan Fasilitas Menengok Keluarga/Ke Tempat Asal dapat dilihat di
SK No.005/SAG/HRD/III/2009 tentang Tunjangan Mutasi & Menengok
Keluarga. Apabila ada hal yang berubah maka disesuaikan dengan SK
yang terbaru.

78
 PENGGANTIAN BIAYA PENGIRIMAN KENDARAAN COP/MOP
(REIMBURSE)

Note:
- Karyawan yang memiliki kendaraan COP/MOP sebelum dimutasi
mendapatkan penggantian biaya pengiriman kendaraan COP/MOP sebesar
100%.
- Karyawan yang setelah mutasi mendapatkan kendaraan COP/MOP dan
mengambil kendaraan COP/MOP di luar daerah mutasi maka
penggantiannya 60% ditanggung oleh perusahaan.
- Ketentuan lainnya dapat mengacu pada SK No.010/SAG/HRD/IX/2008
tentang Penggantian Biaya Pengiriman COP/MOP dan apabila ada
perubahan maka disesuaikan dengan SK yang berlaku.

79
B. Perjalanan Dinas

Tujuan
Melaksanakan tugas Perusahaan di suatu tempat dalam rangka training,
gathering, penempatan, pindah tugas atau alih tugas/rotasi.

Penanggung Jawab
Dept. Personalia

Policy
1. Karyawan dianggap melakukan Perjalanan Dinas apabila ybs melakukan
suatu perjalanan dalam rangka melaksanakan tugas Perusahaan ke suatu
tempat dengan jarak radius minimal 70 km dari tempat kerjanya sehari-
hari.
2. Karyawan yang melakukan Perjalanan Dinas, diberikan penggantian biaya
yang terdiri dari:
a. Biaya transportasi
b. Biaya hotel/penginapan
c. Uang saku
d. Uang makan (Meals)
3. Ketentuan mengenai perjalanan dinas secara lebih terperinci dapat dilihat
pada SK/MI/SE tentang Perjalanan Dinas yang berlaku.

80
Tata Cara
PENGAJUAN PERJALANAN DINAS

81
 BAB VIII :
PENDIDIKAN
DAN
PELATIHAN

82
A. Internal Training & Inhouse Training

Tujuan
Memberi pembekalan tentang basic skill, motivasi, dan pengembangan diri
kepada karyawan baik di level Staff maupun Manager melalui training yang
diadakan di LC

Penanggung Jawab
SAG Learning Centre

Definisi

1. Internal Training:
Training yg diselenggarakan oleh LC berdasarkan identifikasi & analisa
kebutuhan karyawan atau berdasarkan permintaan.

2. In House Training:
Training yg diselenggarakan oleh pihak lain baik diluar perusahaan
maupun didalam perusahaan yg seluruh pesertanya adalah karyawan
OTO/SOF.

83
Tata Cara

INTERNAL TRAINING DAN IN HOUSE TRAINING OLEH SAG LC

84
INTERNAL TRAINING DAN IN HOUSE TRAINING OLEH NON SAG LC

B. Public Training

Tujuan
memberi kesempatan kepada Karyawan untuk mengikuti training di luar yang
diselenggarakan oleh pihak luar (eksternal) guna mengembangkan
pengetahuan dan kemampuan kerja Karyawan (di luar training yang diadakan
oleh LC).

Penanggung Jawab
SAG Learning Centre

Definisi
Mengikutsertakan karyawan pada training yg diselenggarakan oleh pihak lain
(eksternal).

85
Tata Cara

PUBLIC TRAINING

86
C. Training For External

Definisi
Training yang diselenggarakan oleh LC yang pesertanya non-karyawan
SAG (Dealer/Rekanan/Pihak lain) guna menjalin hubungan yang baik di
antara keduanya.

Tata Cara
TRAINING FOR EXTERNAL

Note:
Biaya training menjadi beban pihak eksternal atau divisi yang mengajukan.

87
PENGGANTIAN BIAYA TRANSPORTASI PESERTA TRAINING DI SAG
LC RANCAMAYA

a. Karyawan dari cabang luar Jabodetabek (yang terkategori

perjalanan dinas) tidak mendapatkan tunjangan kehadiran namun
berhak mendapat uang transport actual bill dan uang makan yang
mengacu pada SK Perjalanan Dinas yang berlaku.
b. Pemesanan tiket keberangkatan dan kepulangan bagi peserta training
dari cabang Non Jabodetabek dikoordinir oleh pihak SAG-LC.
c. Karyawan dari cabang Jabodetabek dan Sukabumi hanya
berhak mendapatkan tunjangan kehadiran sesuai dengan peraturan
yang berlaku.
d. Karyawan dari cabang Karawang, selain mendapat tunjangan
kehadiran juga mendapat tambahan penggantian uang transport
sesuai dengan MI No.055/HRD/II/2007 dan apabila ada perubahan
maka mengacu pada peraturan yang berlaku.
e. Besarnya penggantian transportasi keberangkatan & kepulangan bagi
peserta training di SAG-LC Rancamaya untuk lebih jelasnya dapat
dilihat pada tabel di bawah.

Tabel Penggantian Transportasi Bagi Peserta Training di SAG-LC

Rancamaya
Pengganti Transport > 70 km
Daily Sebelum jam
No. Cabang Setelah jam 21.00 (berlaku
Allowance 21.00
(tiba di HO) SK SPD)
(tiba di HO)
Jabodetabek &
1. √ X X
Sukabumi Actual Bill *)
2. Karawang √ Rp 15.000,- X
NonJabodetabek
3. X X X √**)
(selain No.1-3)
Note:
*) = Actual bill besarnya maksimal mengacu pada SK Lembur, Absensi dan Uang Taxi
yang berlaku.
**) = uang transport actual bill dan uang makan mengacu pada SK Perjalanan Dinas
yang berlaku.
√ = dapat
X = tidak dapat

PENGGANTIAN BIAYA TRANSPORTASI PENGAJAR/KARYAWAN

TRAINING DI SAG LC RANCAMAYA

88
a. Penggantian Biaya Transport Bagi Pengajar Non LC yang
Bertugas ke SAG-LC Rancamaya
 Besarnya penggantian biaya transport untuk Karyawan yang tidak
mendapat fasilitas COP/MOP dan yang mendapatkan fasilitas
COP/MOP mengacu pada SK No.036/HRD/XI/2006 tentang
Penggantian Biaya Transport Bagi Pengajar/ Karyawan Non LC ke
Sag-LC Rancamaya dan apabila ada perubahan maka mengacu
pada SK yang berlaku.
 Kompensasi transport diberikan oleh Class Coordinator pada saat
yang bersangkutan selesai mengajar.
 Pengajar yang mendapat kompensasi penggantian biaya transport
adalah Pengajar Utama.

b. Penggantian Biaya Transport Bagi Karyawan Non LC yang

bertugas ke SAG-LC Rancamaya
 Bagi Karyawan yang tidak mendapat fasilitas COP/MOP dan yang
mendapat fasilitas COP/MOP penggantian biaya transport mengacu
pada SK No.036/HRD/XI/2006 tentang Penggantian Biaya Transport
Bagi Pengajar/Karyawan Non LC ke SAG-LC Rancamaya dan apabila
ada perubahan maka mengacu pada SK yang berlaku.
 Bagi karyawan yang menggunakan kendaraan operasional maka
klaim dilakukan sesuai dengan prosedur yang berlaku.
 Bagi Karyawan dari luar Jabodetabek maka proses pengajuannya
sama seperti pengajuan Perjalanan Dinas.

c. Penginapan dan Ruangan

Bagi Pengajar/karyawan Non SAG-LC yang oleh karena tugas harus
menginap di LC dapat menghubungi Class Coordinator.

89
BAB IX :
GENERAL
AFFAIRS

90
A. Pembukaan Cabang Baru & Pemeliharaan
Gedung

Tujuan
Membantu perusahaan dalam proses pembelian, sewa-menyewa atau
pemeliharaan gedung dan peralatannya guna memperlancar kegiatan
operasional.

Penanggung Jawab
General Affair Dept.

Policy
Surat izin dari Menteri Keuangan dan Tanda Daftar Perusahaan ( TDP ) sudah
terbit sebelum General Affair Dept. melakukan proses pembukaan cabang
baru.

91
Tata Cara

PEMBUKAAN CABANG BARU

92
PERBAIKAN GEDUNG

93
B. Fasilitas Kerja

1. Perlengkapan TI (Teknologi Informasi)

Tujuan
Untuk membantu operasional karyawan dalam melaksanakan
pekerjaannya sehari-hari.

Penanggung Jawab
Purchasing Dept.

94
Tata Cara
PENGAJUAN PERLENGKAPAN TI

95
 2. Perlengkapan Kantor

Tujuan
Untuk membantu operasional karyawan dalam melaksanakan
pekerjaannya sehari-hari.

Penanggung Jawab
Purchasing Dept.

Tata Cara
PENGAJUAN PERLENGKAPAN KANTOR

96
C. Alat Tulis Kantor (ATK)

Tujuan
Untuk membantu operasional karyawan dalam melaksanakan
pekerjaannya sehari-hari.

Penanggung Jawab
Purchasing Dept.

Tata Cara

PENGAJUAN ALAT TULIS KANTOR (ATK)

BAGI KARYAWAN

97
D. Kontrol Aset & Inventaris

Tujuan
Mengontrol keberadaan dan nilai Aktiva Tetap ( Fix Asset ) yang ada di
perusahaan, termasuk untuk mutasi, relokasi, penjualan/lelang ataupun
penghapusan Aktiva Tetap.

Pengertian Aktiva Tetap

Aktiva Tetap adalah barang / Aset yang dimiliki PT. Oto Multiartha untuk
menunjang aktivitas perusahaan dengan klasifikasi yang telah ditetapkan oleh
management dan mempunyai masa manfaat lebih dari 1 tahun.

Aktiva Tetap PT Oto Multiartha

No Golongan Aktiva Tetap

01 Land (Tanah)
02 Building (Gedung)
03 Building Equipment (Perlengkapan Gedung)
04 Transportation (Kendaraan)
05 Office Equipment (Perlengkapan Kantor)
06 Furniture & Fixture
07 Under Capital Lease
08 Leasehold Improvement
09 Computer (Hardware)
10 Computer (Software)

Daftar jenis barang Aktiva Tetap akan disesuaikan dengan perkembangan perusahaan.

Penanggung Jawab
General Affair Dept.

Tata Cara

Registrasi Aktiva Tetap

a. Setiap Aktiva Tetap diberi Nomor Register dan dilekatkan pada Aktiva
Tetap bersangkutan.
b. Cabang dan General Affair Dept. mencatat setiap Aktiva Tetap dalam
Daftar Aktiva Tetap dengan tertib dan sesuai fisik selambat-lambatnya
3 hari kerja sejak penerimaan barang / perubahan status barang.
c. Setiap pemakai Aktiva Tetap menjaga label Nomor Register tetap ada.
Jika lepas atau tidak jelas agar dilekatkan label baru dengan nomor
register yang sama.
d. Nomor registrasi cabang direkomendasikan oleh General Affair Dept.

ALUR REGISTRASI AKTIVA TETAP

98
1. Mutasi / Relokasi Aktiva Tetap
a. Dalam rangka mengoptimalkan penggunaan aktiva tetap maka aktiva
tetap dapat dimutasi / direlokasi antar cabang atau antara Kantor
pusat dengan cabang.
b. General Affair Dept. akan melakukan pembatalan Nomor Registrasi
lama dari cabang asal dan membuat nomor registrasi yang baru untuk
cabang penerima.
c. Nomor Registrasi yang telah dibatalkan tidak boleh digunakan kembali
untuk Aktiva Tetap yang lain.

ALUR MUTASI / RELOKASI AKTIVA TETAP

99
2. Penjualan/Lelang Aktiva Tetap
a. Bila aktiva tetap sudah tidak digunakan lagi, dapat dijual/dilelang
dengan persetujuan pejabat yang berwenang sesuai dengan SK yang
berlaku.
b. Penjualan/Lelang dapat dilaksanakan kepada karyawan atau Pihak
Eksternal.
c. Lelang bagi karyawan dilakukan oleh General Affair Dept. / PGA
cabang dengan memperhatikan faktor keadilan dan kesempatan yang
sama bagi tiap karyawan.
d. Pelaksanaan lelang diketahui oleh ICU

ALUR PENJUALAN / LELANG AKTIVA TETAP

100
ALUR PENGHAPUSAN AKTIVA TETAP

101
102
E. Perawatan Peralatan Kantor

Tujuan
Membantu karyawan dalam perawatan peralatan kerja sehingga tercipta
kenyamanan bekerja.

Penanggung Jawab
General Affair Dept.

Tata Cara
PERAWATAN PERALATAN KANTOR

Note: Khusus untuk Server equipment akan ditangani langsung oleh IT Div.

103
F. Peminjaman Kendaraan Operasional

Tujuan
Membantu karyawan yang memerlukan kendaraan untuk keperluan
pekerjaan.

Penanggung Jawab
General Affair Dept.

Policy
1. Setiap karyawan yang menggunakan kendaraan operasional bertanggung
jawab terhadap kendaraan tersebut.
2. Karyawan yang menggunakan kendaraan operasional wajib menjaga
kebersihan dan kerapian kendaraan.

Tata Cara
PEMINJAMAN KENDARAAN OPERASIONAL

104
G. Perawatan Kendaraan Operasional

Tujuan
Memelihara kendaraan operasional agar selalu dalam kondisi baik dan dapat
digunakan sesuai dengan fungsinya.

Penanggung Jawab
General Affair Dept.

Policy
Setiap karyawan pemakai kendaraan operasional bertanggung jawab dalam
mempergunakan kendaraan operasional serta menjaga kebersihan dan
kerapihan kendaraan.

Tata Cara
PERAWATAN KENDARAAN OPERASIONAL

105
Tata Cara Perawatan Kendaraan Inventaris telah diatur dalam SE
No.030/SOP/VII/2002. Jika terdapat perubahan didalamnya, maka
pelaksanaannya mengacu pada peraturan yang terbaru.

106
H. Pemesanan Griya OTO (VILLA COOLIBAH)

Tujuan
Memfasilitasi kebutuhan karyawan untuk acara meeting, gathering karyawan,
atau rekreasi.

Penanggung Jawab
General Affair Dept. ( Office Management Section ).

Policy
1. Seluruh karyawan berhak untuk menggunakan Griya OTO dan menjaga
kenyamanan dan kebersihan lingkungan penginapan.
2. Yang menjadi prioritas dalam penggunaan Griya Oto adalah meeting atau
Gathering Karyawan. Jika tidak dipakai untuk keperluan tersebut, maka
karyawan dapat menggunakannya untuk keperluan pribadi karyawan
( rekreasi keluarga ).
3. Berlandaskan azas keadilan, karyawan yang telah mendapat giliran untuk
menggunakan Griya OTO, tidak diizinkan untuk meminjam lagi sampai
waktu 6 bulan ke depan terhitung sejak terakhir kali karyawan tersebut
meminjam Griya OTO. Hal ini untuk memberikan kesempatan kepada
karyawan lain yang belum pernah menggunakannya.

107
Tata Cara

PEMESANAN GRIYA OTO (VILLA COOLIBAH)

Tata Cara peminjaman Griya OTO telah diatur dalam MI

No.133/HRD-GA/IX/2005. Jika terdapat perubahan didalamnya, maka
pelaksanaannya mengacu pada peraturan yang terbaru.
Note : Bagi karyawan yang belum memenangkan pengundian Villa Coolibah
dapat mencoba kembali untuk reservasi dibulan selanjutnya.

108
I. Pemesanan Ruang Rapat

Tujuan
Menjaga ketertiban pemakaian ruang meeting.

Penanggung Jawab
Secretary

Policy
A. Setiap penggunaan ruangan telah mendapatkan persetujuan dari
Administrator.
B. Demi kepentingan bersama, karyawan yang menggunakan ruang meeting
wajib menjaga kebersihan dan kerapihan ruangan, menjaga barang-
barang inventaris yang ada.

Tata Cara

PEMESANAN RUANG RAPAT

109
J. Kesehatan & Keselamatan Kerja

1. Tamiflu

Tujuan
- membatasi penyebaran penyakit.
- mengurangi Bronchitis.
- mengurangi kecacatan dan kematian.
- mencegah berkembangnya virus flu burung.

Penanggung Jawab
Dept. Personalia

Tata Cara
Jika karyawan mengalami gejala terkena flu burung seperti
1. suhu badan diatas 38°C, batuk, sesak nafas dan selama 7 hari
kebelakang pernah berinteraksi dengan unggas.
2. Dinyatakan positif setelah melakukan test di laboratorium/petunjuk
dokter.
3. Tamiflu harus disimpan dalam lemari es yang terkunci dan dalam
ruangan yang sejuk dengan suhu antara 15°C sampai 30°C,
direkomendasikan disimpan dalam ruangan server, dengan
pertimbangan agar suhu ruangan selalu dapat terjaga.

Sebaiknya Tamiflu diberikan (diminum) dalam waktu 48 jam sejak

munculnya gejala-gejala tersebut setelah mendapat petunjuk dari
dokter

PENDISTRIBUSIAN TAMIFLU

110
 Pencegahan

Langkah-langkah pencegahan Flu Burung diantaranya sebagai berikut:

1. Menghindari kontak dengan unggas baik yang sakit ataupun yang
mati
2. Gunakan sarung tangan bila membersihkan kotoran unggas
3. Apabila memiliki ayam atau burung hendaknya juga diberi vaksin
pencegahan.
4. Setelah melakukan kotak dengan unggas, cucilah tangan dengan
sabun sebelum makan atau menyentuh makanan.
5. Masak semua makanan dari unggas, termasuk telor.
6. Memonitor kesehatan dan segera hubungi Dokter bila muncul
gejala-gejala.

2. Keselamatan Berkendara (Safety Riding)

Tujuan
Menekan angka kecelakaan kerja dilingkungan OTO Group.

Penanggung Jawab
SAG Learning Centre.

Policy
Untuk mencegah terjadinya kecelakaan kerja, terutama bagi karyawan
yang menggunakan sepeda motor. Maka karyawan dan masing-masing
atasan diharapkan memperhatikan:

1. Kelayakan Kendaraan
a. Pastikan tekanan angin, mur-mur pada poros roda, kondisi ban
dan roda, rantai, suspensi, baut serta sasis dalam keadaan yang
baik.
b. Posisi dan alat-alat control, kondisi kabel, gas, kopling, rem,
tuas gigi / perseneling dan spion dalam keadaan yang benar.
c. Periksa kembali lampu dan kelistrikan dapat berfungsi dengan
baik.
d. Pastikan tidak terjadi kebocoran pada oli dan bahan bakar.

2. Kelayakan Pengendara
a. Lindungi kepala dengan helm standar SNI.
b. Gunakan selalu jaket yang mampu melindungi tubuh anda dari
berbagai cuaca.
c. Pakailah sarung tangan sebagai pelindung dari debu dan slip
karena keringat.
d. Gunakan celana panjang selama berkendara, sebagai pelindung
dari panas dan gesekan.

111
 e. Pakailah sepatu saat berkendara, guna melindungi kaki dari
benda keras.
f. Selalu membawa surat-surat kendaraan yang sah dan masih
berlaku (SIM dan STNK).

Tips Berkendaraan yang Aman

1. Berdoa sebelum berkendara.
2. Tidak emosi dan tetap berkonsentrasi.
3. Jaga jarak aman dengan kendaraan lain.
4. Gunakan rem belakang dan depan secara bersamaan.
5. Gunakan sinyal pada saat pindah jalur.
6. Dahului kendaraan lain dari sisi kanan.
7. Patuhi peraturan lalu lintas.
8. Waspada di setiap persimpangan.
9. Perhatikan arus lalu lintas yang berlawanan arah.
10. Periksalah secara rutin motor anda, pastikan seluruh komponen
kendaraan berfungsi dengan baik.

3. Sistem Pemadam Kebakaran

Tujuan
Sebagai pertolongan pertama pada bencana kebakaran.

Penanggung Jawab
General Affair Dept.

Policy
1. Head Office
a. Alat pemadam kebakaran (Apar) pada Head Office disediakan oleh
pengelola gedung Sumitmas Property.
b. Jumlah Apar pada tiap lantai adalah 2 buah, masing-masing terletak
pada akses pintu masuk.
2. Cabang
a. Alat pemadam kebakaran (Apar) pada kantor cabang disediakan
langsung oleh masing-masing cabang.
b. Jumlah Apar pada kantor cabang adalah 1 buah pada tiap-tiap
lantai.
Tata Cara

- Masing-masing Apar memiliki masa expired yang harus diperhatikan,

apabila sudah expired maka tabung harus di isi ulang.
- Tabung Apar ditempatkan pada lokasi yang strategis, mudah
terjangkau dan mudah terlihat seperti pada akses pintu masuk atau
pada bordes tangga. Jika diperlukan, dapat diadakan latihan pemadam
kebakaran

112
-

BAGIAN III:
PEMUTUSAN
HUBUNGAN
KERJA

113
 BAB X :
PEMUTUSAN
HUBUNGAN
KERJA

114
A. Pemutusan Hubungan Kerja

Definisi
Terputusnya hubungan kerja antara Perusahaan dengan Karyawan yang
terbagi atas beberapa kelompok:
1. Karyawan / Karyawati mengundurkan diri.
2. Karyawan / Karyawati meninggal dunia.
3. Pemberhentian karena usia lanjut ( Pensiun ).
4. Berakhirnya Kesepakatan Kerja Waktu Tertentu.
5. Karyawan / Karyawati tidak memenuhi syarat pada saat masa
percobaan.
6. Karyawan / Karyawati tidak mencapai standar prestasi kerja yang
ditetapkan perusahaan.
7. Masa sakit yang berkepanjangan.
8. Tidak mampu bekerja karena alasan kesehatan.
9. Pelanggaran peraturan tata tertib dan disiplin.
10. Pembebasan tugas ( skorsing ).
11. Pemberhentian umum.

Policy
Ketentuan mengenai uang pesangon, uang penghargaan masa kerja, dan
uang penggantian hak mengacu pada Peraturan Perusahaan dan Undang-
Undang No.13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan.

115
Tata Cara
PENGUNDURAN DIRI

Proses pemutusan hubungan kerja karena pelanggaran Peraturan Perusahaan

(mengacu pada PP berlaku) akan melalui mekanisme tersendiri:

116
 PROSES PHK

Dalam pembuatan laporan / rekomendasi atas pelanggaran karyawan ybs,

Dept. Head / BM / ROH berkonsultasi ( melalui email/telepon/langsung )
dengan Punishment Committee .

117
B. Surat Pengunduran Diri

Tujuan
Adanya bukti tertulis kepada Perusahaan atas permohonan pengunduran diri
karyawan.

Penanggung Jawab
Dept. Personalia

Policy
1. Surat permohonan pengunduran diri karyawan kepada perusahaan
diajukan paling lambat 1 (satu) bulan sebelum tanggal pengunduran diri.
2. Apabila pengunduran diri kurang dari 1 (satu) bulan maka karyawan tidak
akan mendapatkan Surat Referensi Kerja.

118
C. Wawancara Akhir Masa Kerja

Tujuan
Mendapatkan informasi, tanggapan atau masukan dari karyawan mengenai
perusahaan dan atasan sebagai bahan evaluasi bagi perusahaan.

Penanggung Jawab
Dept. Personalia

Policy
1. Atasan langsung karyawan ( setingkat Dept. Head ) harus melaporkan ke
Personnel Dept. paling lambat 3 hari kerja setelah menerima permohonan
pengunduran diri karyawannya.
2. Exit Interview Form dan Clearance Form diserahkan ke Personnel Dept.
paling lambat 2 (dua) minggu sebelum hari efektif karyawan tersebut
keluar, dilampiri surat pengunduran diri atau berita acara pemutusan
hubungan kerja. Penyerahan dapat melalui email atau amplop tertutup.

119
Tata Cara
WAWANCARA AKHIR MASA KERJA

Tata Cara pengisian Exit Interview Form dan Clearance Form telah diatur
dalam MI No.009/HRD/IV/2008. Jika terdapat perubahan didalamnya, maka
pelaksanaannya mengacu pada peraturan yang terbaru.

120
D. Penyelesaian Kewajiban Karyawan

Tujuan
Sebagai pertanggungjawaban atas kewajiban karyawan terhadap perusahaan
berupa pengembalian asset perusahaan, seperti hutang ( Housing Loan, KTA,
Medical, Koperasi, COP, MOP ), ID Card, fasilitas kantor ( kamera, notebook,
login user, dll).

Penanggung Jawab
Dept. Personalia

Policy
Bila terjadi pemutusan hubungan kerja antara karyawan dengan perusahaan
yang disebabkan oleh alasan apapun, maka karyawan wajib melunasi semua
hutangnya kepada perusahaan pada saat terputusnya hubungan kerja terjadi.

121
E. Penutupan Akses Karyawan

Tujuan
Menjaga kerahasiaan dan menghindari penyalahgunaan data perusahaan.

Penanggung Jawab
Dept. Personalia

Policy
Penutupan access seperti login user dan e-mail melalui permohonan dari
atasan langsung ( setingkat Dept. Head ).

Tata Cara
PENUTUPAN AKSES KARYAWAN

Ketentuan penutupan akses karyawan diatur dalam MI. No.071/SOP/VI/2005

tentang Administrasi Login User dan Alamat E-mail. Jika terdapat perubahan
didalamnya, maka pelaksanaannya mengacu pada peraturan yang terbaru.

122
F. Surat Keterangan Kerja dan Surat
Referensi Kerja

Tujuan
- Memberikan kemudahan kepada mantan karyawan untuk mengurus hal-
hal yang masih berhubungan dengan hak-haknya ( Jamsostek atau
pensiun ).
- Sebagai rekomendasi perusahaan mengenai kinerja selama karyawan
tersebut bekerja.

Penanggung Jawab
Dept. Personalia

Policy
1. Semua karyawan yang keluar dari perusahaan berhak untuk mendapatkan
Surat Keterangan Kerja.
2. Surat Referensi kerja di berikan kepada karyawan dengan syarat:
a. Telah mengajukan permohonan pengunduran diri secara tertulis
selambat-lambatnya 30 hari sebelum tanggal pengunduran diri.
b. Sudah menjadi karyawan tetap.
c. Memiliki tingkat produktivitas sesuai dengan standar produktivitas yang
ditetapkan perusahaan ( tidak low performance ).
d. Tidak melakukan fraud atau melakukan perbuatan yang merugikan
perusahaan baik secara finansial maupun reputasi/nama baik
perusahaan.
e. Telah menyelesaikan semua kewajiban terhadap perusahaan, rekanan,
dan customer.
f. Dalam PBK tidak memiliki nilai K ( kurang ) selama 2 semester terakhir.

Tata Cara
Mekanisme detail mengenai Surat Keterangan Kerja dan Surat Referensi Kerja
telah diatur dalam MI No.004/HRD/III/2009 tentang Ketentuan Pemberian
Surat Referensi Kerja & Surat Keterangan Kerja Karyawan. Jika terdapat
perubahan didalamnya, maka pelaksanaannya mengacu pada peraturan yang
terbaru.

123
 BAB XI :
DASAR-DASAR HUKUM
KETENAGAKERJAAN

124
1. UU No.13 tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan
2. Keputusan Menteri Tenaga Kerja Republik Indonesia Nomor
KEP-49/MEN/IV/2004 tentang waktu kerja lembur dan upah
kerja lembur
3. UU No.36 tahun 2008 tentang Pajak Penghasilan (PPH) jo UU
No.17 tahun 2000 tentang pajak penghasilan (PPH)

125
BAB XII :
REFERENSI
DAN
TIPS

126
127