Types of Invitations :

Formal Invitation and Informal Invitation /Undangan resmi dan tidak resmi

Pengertian Formal Invitation

Formal invitation atau undangan resmi merupakan undangan
yang biasanya dibuat atau dikeluarkan oleh seseorang, sebuah
perusahaan maupun instansi.
Formal invitation ini tidak harus dalam bentuk yang sangat
resmi seperti surat bisnis atau surat lainnya yang terkesan
sangat resmi.
.
Tujuan Formal Invitation
Formal invitation biasanya adalah undangan yang diberikan
untuk berbagai acara seperti perayaan hari kemerdekaan,
peresmian produk atau perusahaan, acara perpisahan, wisuda,
pelantikan jabatan, kongres, seminar, diklat, dan acara formal
lainnya.
Format dan Struktur Formal Invitation
Namun formal invitation ini dapat dibuat dalam bentuk biasa
tanpa harus meninggalkan kesan formal dari sebuah undangan
resmi, kaidah, dan aturan tata bahasa seperti maksud dan
tujuan undangan, bahasa baku, isi surat yang harus efektif dan
jelas, serta dibuat sesuai dengan keperluan
Oleh karena itu, tujuan formal invitation adalah untuk
mengundang atau mengajak seseorang untuk menghadiri
suatu acara tertentu yang telah dituliskan di undangan dengan
situasi formal atau resmi.

Bahasa baku dan lugas biasanya jadi tanda formal invitation yang resmi. Berikut ini adalah format dari formal invitation, yakni:

 Alamat (addresses) 3.Tanggal (date)

 Salam pembuka (salutation) 4.Waktu dan tempat (time and place)
5.Permintaan untuk membalas (RSVP) Apa itu RVSP
 Badan surat (body) yang terdiri dari:
adalah singkatan dari bahasa Perancis yang dalam
1 Kepada siapa surat ditujukan (For who and
bahasa Indonesia artinya “ Mohon
whom)
tanggapan/jawaban”
2.Tujuan undangan (reason of invitation)
 Tanda tangan pengundang (signature)
Jika dilihat dari format formal invitation diatas, secara umum struktur dari surat resmi akan ditulis sebagai berikut:

1. Invitee
Invitee yang dimaksudkan disini adalah tentang siapa yang diundang. Jika undangan ini diperuntukkan bagi orang-orang penting atau
orang yang dianggap penting, maka formal invitation sudah menjadi pilihan yang tepat.
2. Body of invitation
Dalam body invitation, baik undangan resmi maupun tidak resmi biasanya memuat hal-hal berikut ini:
 Occasion : formal Invitation dibuat untuk  Time : Waktu pelaksanaan acara.
sebuah acara tertentu.  Place : Tempat acara yang telah ditentukan
 Day and date : Hari dan juga tanggal acara dan disediakan bagi para undangan.
diselenggarakan.
3. Inviter
Jika invitee mengenai siapa yang diundang, maka inviter yang dimaksudkan adalah siapa yang mengundang atau si pemilik acara.
Terlepas dari berbagai format dan struktur di atas, terdapat tiga data yang harus dimuat di dalam formal invitation antara lain:
 Pengirim undangan atau penyelenggara acara.
 Tujuan penyelenggaraan acara atau kegiatan.
 Kontak, email, atau informasi nomor telepon/hp yang bisa dihubungi untuk konfirmasi kedatangan.

Frasa atau Kalimat yang Sering Digunakan dalam Invitation

Dalam membuat atau menulis undangan, terdapat frasa atau kalimat yang sering digunakan. Misalnya, untuk formal invitation kalimat
dibawah ini merupakan frasa yang cukup umum digunakan, yakni:

1. Opening expression

Contohnya:
1. I am very pleased to inform you that our company are successful in running the program.
2. With great pleasure, I inform you that our company has advanced progress.

2. Making invitation
Contohnya:
1. We cordially invite you to join…
2. The honor of your presence is requested…

3. To state the date, time and place

Contohnya:
1. The anniversary will be held on Sunday, 13 August 2022 at 7.00 pm – 8.00 pm at Sun Hotel Majalengka.
2. The seminar will be held at 7.00 pm on Monday, 22 August 2022, 53rd floor of Sunlake Hotel Jakarta.
4. Closing
Contohnya:
1. Thank you for your attention. 7. I really appreciate the time you’ve given me. (Saya
2. Thank you for coming. benar-benar menghargai waktu yang Anda luangkan untuk
3. Thank you for your help. (Terima kasih atas bantuan saya)
Anda) 8. I really appreciate the support you’ve given me. (Saya
4. Thank you for your time. (Terima kasih atas waktu benar-benar menghargai dukungan yang Anda berikan kepada
Anda) saya)
5. Thank you for your assistance. (Terima kasih atas 9. I look forward to meeting you. (Saya menantikan
bantuan Anda) untuk bertemu Anda)
6. I really appreciate the help you’ve given me. (Saya
benar-benar menghargai pertolongan yang Anda berikan
kepada saya)
5.Signing Off

Singing Off adalah salam penutup pada surat. Berikut ini adalah beberapa kata penutup yang bisa digunakan baik untuk surat resmi dan
tidak resmi:

 Best,  Respectfully,

 Cordially yours,  Respectfully yours,

 Fond regards,  Sincerely,

 Kind regards,  Sincerely yours,

 Regards,  Kind whishes,

 Best regards,  Faithfully,

 Warm regards,  Faithfully yours,