KONSEP INTEGRASI DENGAN SOLUSI EAI

STUDI KASUS: PT SPEEDMARK INDONESIA

Argiesta Destantria, Chita Indah Hayati, Eva Zakiah, Indah Nurul Aini Razaad, Randita Indrayarto,
Toni Dermawan Yuliyanto
Kelas Enterprise Application Integration
Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Indonesia
argiesta.destantria@gmail.com, chita.indah@gmail.com, eva.zakiah@gmail.com,
nurul.razaad@gmail.com, randita.indrayarto@gmail.com, toni.dermawan.y@gmail.com

Abstrak—Saat ini teknologi informasi dan memecahkan masalah-masalah tersebut.

komunikasi sangat diperlukan untuk mendukung
kegiatan operasional suatu perusahaan agar dapat
meningkatkan competitive advantage perusahaan
tersebut. Teknologi informasi dan komunikasi tersebut
diwujudkan dengan membangun berbagai aplikasi
untuk mendukung kegiatan yang dilakukan pada
setiap divisi yang ada di perusahaan. Namun aplikasi-
aplikasi yang terpisah tersebut pada akhirnya bisa
menjadi kurang efektif dan efisien dalam mendukung
keseluruhan proses bisnis perusahaan. Oleh karena itu
Enterprise Application Integration (EAI) menyediakan
berbagai solusi metode pengintegrasian yang dapat
dimanfaatkan oleh perusahaan untuk
mengintegrasikan aplikasi-aplikasi yang terdapat pada
masing-masing divisi perusahaan. Fokus dari
penelitian ini adalah melakukan identifikasi terhadap
permasalahan strategis dan teknis pada PT Speedmark
Indonesia yang dapat dan akan dipecahkan dengan
solusi EAI. Fokus selanjutnya yaitu menentukan dan
merancang konsep integrasi yang dapat digunakan
untuk memecahkan masalah tersebut diatas. Hasil
kajian ini diharapkan dapat membantu memecahkan
permasalahan yang selama ini dihadapi oleh PT
Speedmark Indonesia.
I. PENDAHULUAN
Saat ini banyak perusahaan yang telah
menggunakan bantuan teknologi informasi dan
komunikasi berupa pembangunan aplikasi-aplikasi
untuk setiap divisi dari perusahaan tersebut. Aplikasi-
aplikasi tersebut terbukti mampu meningkatkan
kinerja perusahaan yang sebelumnya melakukan
semua kegiatan dengan cara manual.
Masalah terjadi ketika dibutuhkan pertukaran data
antar divisi dan seringnya terjadi redundansi data. Hal
ini terjadi karena tidak adanya integrasi antar aplikasi-
aplikasi yang ada. Padahal saat ini EAI telah
menyediakan berbagai metode untuk
mengintegrasikan berbagai aplikasi yang dimiliki oleh
perusahaan.
Paper ini akan menjelaskan hasil penelitian
terhadap PT Speedmark Indonesia. Hasil penelitian
tersebut berupa permasalahan strategis dan teknis
yang saat ini dihadapi oleh PT Speedmark Indonesia.
Selain itu juga akan dijelaskan rancangan konsep
integrasi dengan menggunakan solusi EAI untuk
II. STUDI LITERATUR
A. Enterprise Application Integration (EAI)
EAI merupakan suatu kegiatan berbagi data dan
proses bisnis antar berbagai aplikasi dan sumber data
dalam enterprise yang tidak terbatas. Tujuan dari EAI
adalah menciptakan suatu virtual system. Metode
Integrasi yang disediakan yaitu data-level,
application-level, method level, dan user iterface
level. Penggunaan metode integrasi data-level dapat
memberikan beberapa kelebihan. Beberapa
keuntungan tersebut yaitu data-level merupakan
metode yang sederhana, karena tidak mengubah
application logic atau struktur database terlalu
banyak. Sedangkan kekurangannya yaitu cakupan
untuk mengintegrasikan berbagai macam database
dalam suatu enterprise terlalu luas. Selain itu
kebanyakan application logic telah sangat menyatu
dengan data, sehingga sulit untuk mengintegrasikan
data tanpa mengubah application logic[1].
Metode integrasi application-level dapat digunakan
jika sistem-sistem yang akan diintegrasikan telah
memiliki Application Programming Interface (API)
yang lengkap. Sedangkan metode integrasi method-
level dapat digunakan jika sistem-sistem yang ingin
melakukan sharing business logic dan method
memiliki method yang dapat di-share.Terakhir,
metode integrasi user interface level dapat digunakan
ketika pada sistem terdapat no well-defined
application interface. Metode ini merupakan pilihan
terakhir karena metode ini dapat diterapkan ketika
data tidak dapat diakses langsung oleh sistem, padahal
database bagian terpenting dari suatu sistem[1].
B. Enterprise Architecture
Enterprise architecture merupakan sekumpulan
dari strategic dan architectural disciplines yang
meliputi informasi, business system, dan technical
architectures. Enterprise architecture melibatkan
stakeholder non-IT [2].
C. IT Architecture
IT architecture merupakan proses
pengorganisasian tentang logic data, aplikasi, dan
infrastruktur yang dibuat dalam suatu aturan,
hubungan, dan technical choice untuk mencapai
standarisasi dan integrasi dari bisnis maupun teknis. IT
architecture melibatkan stakeholder IT[2].
 III. STUDI KASUS: KONSEP INTEGRASI DENGAN
SOLUSI EAI DI PT SPEEDMARK INDONESIA
Penelitian ini mengambil studi kasus pada PT
Speedmark Indonesia. Pemilihan PT Speedmark
Indonesia didasarkan karena perusahaan tersebut
memenuhi syarat seperti yang telah diajukan oleh
dosen kami, yaitu memiliki minimal tiga aplikasi yang
masing-masingnya berbeda teknologi dan platform.
Selain itu ketiga aplikasi tersebut memiliki data-data
yang seharusnya dapat saling diintegrasikan namun
sampai saat ini belum dapat terintegrasi.
IV. GAMBARAN UMUM PT SPEEDMARK INDONESIA
Speedmark Indonesia merupakaan perusahaan
yang bergerak di bidang layanan pengiriman barang,
terutama untuk barang ekspor/impor. Layanan yang
diberikan berhubungan dengan suatu muatan yang
dilaksanakan oleh satu mode atau multimodal alat
transportasi, konsolidasi, penyimpanan, penanganan,
pengepakan atau distribusi barang serta tambahan dan
jasa konsultasi yang berhubungan[3].
Visi dari perusahaan ialah perusahaan jasa
transportasi yang dapat memberi solusi seluruh
kebutuhan service logistik, dengan menjadikan
Speedmark Indonesia sebagai salah satu perusahaan
jasa transportasi terpandang dan mendominasi seluruh
Gambar 1. Struktur Organisasi PT Speedmark Indonesia
PT Speedmarktertertetr
kebutuhan service logistik skala regional, nasional dan
internasional[3].
Misi perusahaan ialah memberi kepuasan dalam
keseluruhan pelayanan kebutuhan logistik secara
maksimal bagi pelanggan atau customer-nya dengan
biaya yang seefisien mungkin. Untuk memastikan
penjualan meningkat dari tahun ke tahun dengan biaya
seefisien mungkin sehingga keuntungan yang
didapatkan dapat dimanfaatkan untuk pengembangan
usaha, perusahaan menerapkan nilai-nilai bertindak
professional, selalu berpikir positif, dan menjaga
kekompakkan tim[3].
Speedmark Indonesia memiliki relasi dengan
berbagai macam jenis perusahaan lainnya, seperti
perusahaan perbankan (proses penggajian, tabungan,
dan pengiriman uang oleh customer), forwarder
(pengiriman barang di luar negeri), perusahan
penerbangan (transportasi) dan asuransi (khusus untuk
rawat inap karyawan)[3].
Struktur organisasi yang terdapat pada PT
Speedmark Indonesia dapat dilihat pada gambar 1[4].
Sedangkan proses bisnis utama yang dilakukan oleh
PT Speedmark Indonesia akan dijelaskan melalui
diagram cross-functional flowchart pada gambar 2.
Gambar 2. Diagram Cross-Functional Flowchart PT Speedmark Indonesia
Keterangan gambar 2:
1. Pertama-tama, shipper menelepon atau mengirim
email untuk memberikan shipping instruction
(mirip dengan inquiry) kepada bagian Sales.
2. Jika memungkinkan untuk diurus/dilayani, bagian
sales akan membuat pre advice yang merupakan
surat untuk agent untuk memberitahukan bahwa
akan ada barang yang dikirim.
3. Bagian Operasional membuat Booking S/Line
yang merupakan Booking shipping line yang akan
digunakan untuk mengantar barang.
4. Input data ke sistem (yang akan disimpan di
database).
5. Cek apakah FCL, jika ya, kirim Delivery Order
ke shipper melalui fax atau email. Jika bukan
(LCL), berikan info gudang ke shipper melalui fax
atau phone.
6. Barang dikirim ke gudang port  semua barang
baik FCL maupun LCL akan dikirim ke gudang
port.
7. Input data ke sistem (yang akan disimpan di
database).
8. Konfirmasikan keberangkatan kapal kepada Agent
melalui fax/phone.
9. Lakukan pre alert untuk kirim dokumen ke agent.
10. Input data ke sistem (yang akan disimpan di
database).
11. Cetak BL(bill of lading) manifest.
12. Buat tagihan untuk shipper.
13. Shipper melakukan pembayaran.
14. Bagian Accounting menerima pembayaran dan
menginput data ke sistem.
Saat ini, Speedmark Indonesia belum memiliki
sistem informasi yang terintegrasi dengan baik
sehingga menyulitkan divisi-divisi yang terkait untuk
bertukar informasi. Namun demikian setiap sistem
telah memiliki API yang lengkap.
Tabel 1 berisi daftar aplikasi yang tersedia pada
Speedmark Indonesia[3].
Tabel 1. Daftar Aplikasi
Aplikasi yang sudah terhubung saat ini yaitu
Sistem Operasional dengan Sistem Accounting,
dimana data yang dipertukarkan ialah data customer,
data agent, dan job number (id untuk satu transaksi
pengiriman barang). Cara pertukaran data-data
tersebut ialah dengan sistem operasional yang
menyediakan fungsi untuk mengirim data ke sistem
accounting. Sedangkan sistem HRD berdiri sendiri
dan tidak terintegrasi dengan sistem manapun.
Sedangkan data yang penting bagi perusahaan ialah
data customer, data pengiriman barang, status
pengiriman barang yang akan dikirim, dan alur data
barang yang akan dikirim. Namun demikian, waktu
yang dibutuhkan untuk pertukaran data dan informasi
ini bersifat near time karena terkadang proses
memasukkan data dilakukan diakhir proses.
V. IDENTIFIKASI PERMASALAHAN PT SPEEDMARK
INDONESIA
Untuk memudahkan kegiatan operasional,
Speedmark membangun dan menggunakan beberapa
sistem informasi. Akan tetapi, Speedmark masih
menghadapi beberapa kendala dan masalah, baik yang
terkait dengan sistem yang ada maupun tidak.
Permasalahan-permasalahan ini menjadi kendala
perusahaan untuk mencapai target yang diinginkan.
Permasalahan yang muncul, antara lain:
1. Pengerjaan tugas yang kurang teliti dan
komunikasi yang kurang baik menghambat kinerja
perusahaan. Sistem yang ada belum dapat
mengantisipasi kesalahan yang diakibatkan human
error dan belum dapat memfasilitasi komunikasi
antar tiap divisi.
2. Permasalahan teknis dan non-teknis yang timbul
pada saat proses pengiriman melalui laut atau
udara. Kendala ini diakibatkan belum adanya
sistem yang terintegrasi dengan pihak forwarder.
3. Redundansi data menyulitkan proses pencarian
data. Sistem-sistem yang ada mempunyai data
store masing-masing. Tiap data store menyimpan
data berisi informasi yang hampir sama. Hal ini
membuat proses pencarian data lambat, selain
menyulitkan proses menjaga integritas data.
4. Divisi HRD belum terintegrasi dengan divisi
accounting. Seharusnya, divisi HRD dan
accounting terhubung, karena kedua divisi saling
membutuhkan data. Misalnya, divisi accounting
membutuhkan data jabatan karyawan, data cuti,
data tanggungan, dan sebagainya untuk
memproses gaji karyawan.
5. Sistem belum menyediakan fasilitas untuk melacak
keberadaan barang (tracking). Fasilitas tracking
dapat menjadi nilai tambah bagi service yang
diberikan.
VI. SOLUSI TI DENGAN PENDEKATAN EAI
Konsep solusi yang tepat bagi permasalahan
yang dimiliki oleh PT. Speedmark Indonesia dapat
direpresentasikan melalui gambar 3.
 Gambar 3. Enterprise Architecture dari PT. Speedmark Indonesia
Strategi yang akan dijalankan pada gambar 3 Freight Sub System, Sea Freight Sub
adalah dengan melakukan integrasi antar divisi dan System, dan Accounting Sub System
instansi lain yang terkait. Solusi enterprise  Penggunaan sistem informasi yang terkait
architecture yang dibuat terdiri dari empat layer, yaitu dengan proses bisnis Pemrosesan Data
Management Layer, Business Services Layer, Solution Keuangan:
Layer, dan Technology Layer. - Accounting System
1. Management Layer, terdiri dari divisi-divisi yang  Penggunaan sistem informasi yang terkait
bertanggung jawab terhadap proses bisnis yang dengan proses bisnis Pemrosesan Data
ada. Karyawan:
 Divisi yang merupakan penanggung jawab - HRD System
dari proses bisnis Pengiriman Barang yaitu  Proses bisnis Promosi tidak perlu
Divisi Operasional. menggunakan sistem informasi apapun.
 Divisi yang merupakan penanggung jawab 4. Technology Layer, terdiri dari teknologi-teknologi
dari proses bisnis Pemrosesan Data yang digunakan untuk keperluan proses bisnis
Keuangan yaitu Divisi Accounting. organisasi. Teknologi-teknologi tersebut dibagi
 Divisi yang merupakan penanggung jawab menjadi tiga, yaitu:
dari proses bisnis Pemrosesan Data  Front-End, untuk setiap sistem informasi
Karyawan yaitu Divisi HRD. memiliki front-end yang berbeda-beda.
 Divisi yang merupakan penanggung jawab - Freight Information System : PHP
dari proses bisnis Promosi yaitu Divisi Sales - Accounting System :
2. Business Services Layer, terdiri dari proses bisnis Microsoft Visual Basic
utama yang dilakukan oleh PT. Speedmark - HRD System : PHP
Indonesia. Proses bisnis utama tersebut mencakup  Back-End, untuk setiap sistem informasi
Pengiriman Barang, Pemrosesan Data Keuangan, memiliki back-end yang berbeda-beda.
Pemrosesan Data Karyawan, dan Promosi. - Freight Information System : Postgre
3. Solution Layer, terdiri dari solusi-solusi berupa - Accounting System : Postgre
suatu sistem informasi yang digunakan untuk - HRD System : SQL
membantu jalannya proses bisnis utama. Dari Server
architecture yang telah ada pada perusahaan,  Network yang terdiri dari Intranet, Wireless,
data-data yang perlu dipertukarkan hanya data Extranet, dan Internet.
dari Freight Information System dengan  Infrastructure yang terdiri dari Komputer,
Accounting System. Sedangkan solusi yang Line Telepon, Scanner, Fax, dan Mesin
ditawarkan perlu adanya pertukaran data dari Fotokopi.
Accounting System dengan HRD System.
 Penggunaan sistem informasi yang terkait Selain keempat layer tersebut, pada solusi
dengan proses bisnis Pengiriman Barang: enterprise architecture juga terdapat external instance
- Freight Information System, yang yang terdiri dari Forwarder, Perbankan, Asuransi, dan
memiliki tiga sub system yaitu, Air Airlines.
1. Forwarder merupakan agen yang berperan dalam
membantu proses pengiriman barang, sehingga
harus terhubung dengan Freight Information
System.
2. Perbankan merupakan instansi yang berperan
dalam proses penggajian karyawan, saving, dan
pengiriman uang oleh customer, sehingga harus
terhubung dengan Accounting dan HRD System.
3. Asuransi merupakan perusahaan yang berperan
khusus untuk rawat inap karyawan, sehingga
harus terhubung dengan HRD System.
4. Airlines merupakan perusahaan penerbangan yang
berperan dalam proses transportasi melalui udara.
Perusahaan penerbangan yang bekerja sama
dengan PT. Speedmark Indonesia yaitu Qantas
dan Etihad. Selama ini fasilitas tracking barang
untuk customer hanya disediakan oleh pihak
airlines. Fitur yang diharapkan adalah website
PT. Speedmark Indonesia juga memiliki fasilitas
tracking barang untuk mempermudah monitoring
barang customer, sehingga pihak airlines harus
terhubung dengan Freight Information System.
5. Sea Freight merupakan perusahaan pelayaran
yang berperan dalam proses transportasi melalui
laut. Fitur yang diharapkan adalah website PT.
Speedmark Indonesia juga memiliki fasilitas
tracking barang untuk mempermudah monitoring
barang customer, sehingga pihak sea freight harus
terhubung dengan Freight Information System.
Berdasarkan hasil diskusi kelompok kami,
metode integrasi yang paling tepat untuk mengatasi
masalah yang dihadapi oleh PT. Speedmark Indonesia
Gambar 4. IT Architecture PT. Speedmark Indonesia
yaitu dengan menggunakan metode application-level.
Metode application-level dipilih karena tiap legacy
sistem telah memiliki Application Programming
Interface (API) yang lengkap. Alasan lainnya yaitu
legacy sistem yang ada mempunyai database sendiri-
sendiri dan tiap sistem mempunyai mekanisme
tersendiri dalam me-maintain data yang dimilikinya.
Penggunaan metode application-level lebih cepat
karena tidak mengubah logika pada back-end sistem.
Hal ini sesuai dengan keinginan PT. Speedmark
Indonesia yang tidak ingin mengubah logika
perusahaan secara keseluruhan. Selain itu dengan
menerapkan metode integrasi application-level dapat
menghilangkan redundansi data yang selama ini sering
terjadi, sehingga dapat mempermudah proses
pencarian data yang dibutuhkan ke dalam database.
Jika transaksi gagal, maka database dari masing-
masing legacy sistem akan melakukan roll-back.
Hubungan dengan instansi lain yang saling terkait
sebelumnya hanya dilakukan secara manual, tidak
dilakukan melalui sistem. Hal tersebut menurut
kelompok kami tidak efisien, sehingga juga perlu
diterapkan metode integrasi application-level.
Penerapan ini diharapkan dapat meng-cover
perencanaan untuk masa depan perusahaan, dimana
perusahaan dapat menyediakan suatu web-interface.
Web-interface ini dibuat agar instansi lain dapat
dengan mudah mengakses legacy sistem perusahaan
yang dibutuhkan sesuai dengan keperluan.
VII. SOLUSI ARSITEKTUR TI
Keterangan gambar 4 : perusahaan, dimana perusahaan dapat menyediakan
Dalam PT. Speedmark Indonesia, terdapat sebuah suatu web-interface. Web-interface ini dibuat agar
Database dan Application Server yang digunakan instansi lain dapat dengan mudah mengakses
untuk menyimpan data-data yang berkaitan dengan legacy sistem perusahaan yang dibutuhkan sesuai
transaksi customer/shipper maupun dengan agent dengan keperluan.
serta sebagai tempat jalannya aplikasi. Selain itu Untuk menunjang solusi IT diatas, arsitektur
terdapat Mail Server yang berguna untuk TI yang digunakan sejauh ini sudah cukup tepat,
memberikan layanan pengiriman email. Terdapat yaitu dengan pengadaan Database dan Application
pula Print Server yang dapat memudahkan dalam Server, Mail Server, Print Servers, dan akses
mencetak dokumen-dokumen yang dibutuhkan internet bagi karyawannya. Arsitektur yang
oleh banyak user dari berbagai divisi dengan digunakan sangat membantu karyawan dalam
keperluan yang berkaitan dengan customer maupun mengerjakan tugas-tugas yang ada.
agent. User juga memiliki akses untuk terhubung
ke internet dengan perangkat modem, router,dan REFERENSI
switches[5]. [1] Wuri, Putu, Slide Enterprise Application Integration 2010,
“Overview UTS”.
[2] Wuri, Putu, Slide Enterprise Application Integration 2010,
VIII. KESIMPULAN “Introduction to EA”.
Penggunaan teknologi informasi dapat [3] PT. Speedmark Indonesia, Slide Perusahaan 2010, “Profil
meningkatkan kinerja perusahaan. Masalah terjadi PT. Speedmark Indonesia”.
[4] PT. Speedmark Indonesia, Slide Perusahaan 2010, “Bagan
ketika dibutuhkan pertukaran data antar divisi dan
struktur organisasi PT. Speedmark Indonesia”.
seringnya terjadi redundansi data. Masalah ini [5] PT. Speedmark Indonesia, Slide Perusahaan 2010, “LAN
dialami oleh Speedmark Indonesia yang belum structured PT Speedmark Indonesia”.
memiliki sistem informasi yang terintegrasi dengan
baik sehingga menyulitkan divisi-divisi yang
terkait untuk bertukar informasi. Aplikasi yang
sudah terhubung saat ini yaitu Sistem Operasional
dengan Sistem Accounting, dimana data yang
dipertukarkan ialah data customer, data agent, dan
job number (id untuk satu transaksi pengiriman
barang).
Strategi yang akan dijalankan pada Speedmark
Indonesia adalah dengan melakukan integrasi antar
divisi dan instansi lain yang terkait. Solusi
enterprise architecture yang dibuat terdiri dari
empat layer, yaitu Management Layer, Business
Services Layer, Solution Layer, dan Technology
Layer. Selain keempat layer tersebut, pada solusi
enterprise architecture juga terdapat external
instance yang terdiri dari Forwarder, Perbankan,
Asuransi, dan Airlines.
Metode integrasi yang paling tepat untuk
mengatasi masalah yang dihadapi oleh Speedmark
Indonesia yaitu dengan menggunakan metode
application-level. Penggunaan metode application-
level lebih cepat karena tidak mengubah logika
pada back-end sistem. Penerapan ini diharapkan
dapat meng-cover perencanaan untuk masa depan