ALUR PENGISIAN DAN FAQ KFA ALKES

Direktorat Produksi dan Distribusi Alat Kesehatan

Direktorat Jenderal Kefarmasian dan Alat Kesehatan
Kementerian Kesehatan RI
 Pelaku Usaha
1 2
Mengisi google form untuk pengusulan product
name/cangkang dari jenis produk yang dimiliki,
termasuk email perusahaan pada link
https://link.kemkes.go.id/CangkangKamusAlkes
*Jika belum mempunyai akun KFA akan dibuatkan oleh tim DTO
Pengusulan terkahir pada tanggal 20 November 2022
Dit. Prodis Alkes
Memvalidasi usulan product name/cangkang,
membuat data master cangkang serta membuat
data cangkangnya pada aplikasi KFA (menggunakan
akun manajer internal). Selanjutnya daftar
cangkang akan diupdate melalui link
http://link.kemkes.go.id/AllAboutKamusAlkesKFA -
> Daftar Cangkang yang Sudah Dibuat
 Pelaku Usaha Dit. Prodis Alkes

4 3
Mendownload file excel KFA dari google drive (sesuai Membuat google drive berisi data excel KFA masing-
poin 3) untuk diisi product name/cangkang (kolom masing perusahaan, dapat langsung didownload oleh
G) serta data atribut produk (kolom H-L). perusahaan melalui link
http://link.kemkes.go.id/AllAboutKamusAlkesKFA.
HAL PENTING YANG HARUS DIPERHATIKAN KETIKA
Data excel KFA ini merupakan data produk tayang yang
MENGISI DATA EXCEL KFA!
diambil dari sistem e-catalogue LKPP (kolom A-E),
1. Pengisian cangkang (kolom F) harus sesuai
sedangkan kolom cangkang (kolom F) dan atribut produk
dengan yang telah ditetapkan oleh Dit. Prodis
(kolom G-L) harus diisi oleh perusahaan.
Alkes, list cangkang dapat dilihat melalui link
http://link.kemkes.go.id/AllAboutKamusAlkesK
FA.
2. List data produk pada excel merupakan data
produk tayang pada e-katalog. Jika ada produk
yang Non Alkes maka dapat diberikan
keterangan “Non Alkes” pada kolom cangkang
(F).
3. Jika data NIE, Nama Produk, Jenis Produk pada
excel masih kosong maka segera melakukan
update NIE pada data produk tayang sistem E-
Katalog, supaya pada saat melakukan klik “Get
LKPP” pada KFA, data yang ditarik sudah
lengkap.
4. Pembuatan Kamus Alkes pada KFA adalah oleh
pemilik NIE.
 Pelaku Usaha Dit. Prodis Alkes

5
Mengupload data excel KFA yang sudah diisi melalui
melalui link
http://link.kemkes.go.id/AllAboutKamusAlkesKFA
Pelaporan dapat dilakukan 1 kali atau berkala
(dibagi berdasarkan jenis cangkang)

6
Melakukan monitoring terhadap data pelaporan excel
KFA, Tim Penginputan Atribut melakukan penginputan
atribut/varian produk sesuai dengan data yang dilaporkan
oleh pelaku usaha, serta memberikan status terhadap
progress penginputan

7
Selanjutnya, pelaku usaha melakukan configure
product pada aplikasi KFA untuk masing-masing
produk.
 List Pertanyaan - Jawaban KFA (Frequently Asked Question)
No Pertanyaan Jawaban
KFA merupakan kamus standar untuk data farmasi dan alat kesehatan
1 Apa yang di maksud KFA ?
1. Pengelolaan supply chain farmasi dan alat kesehatan secaranasional dari hulu ke hilir
selaras dengan regulasi yang ada.
2. Analisa yang akurat untuk kebutuhan obat, bahan baku obatdan alat kesehatan secara
2 Apa tujuan KFA ? nasional.
3. Deteksi dini peningkatan kebutuhan obat atau alat kesehatan di daerah yang diakibatkan
oleh wabah penyakit atau bencanaalam
Terdapat lebih dari 400 aplikasi kesehatan milik pemerintah yangbelum terintegrasi. Untuk
proses integrasi keseluruhan aplikasi, dibutuhkan harmonisasi sistem, dimana setiap sistem
harus memiliki satu kode unik yang dapat dikoneksikan dengan aplikasilainnya. Sebagai
contoh, saat ini penamaan atau pengkategorisasian produk di aplikasi registrasi, e-katalog,
3 Apakah latar belakangdibuatnya KFA ? di perencanaan dan monitoring atau pengawasan itu berbeda-bedasehingga sulit dilakukan
interpretasi terhadap data produk untukmemastikan ketertelusuran.

4 Apa pentingnya KFA bagiperusahaan ?
KFA ke depannya akan menjadi rujukan utama untuk harmonisasi sistem termasuk juga
di e-katalog. Jika produkyang dimiliki perusahaan tidak tercantum di KFA, maka
dimungkinkan nantinya produk yang saat ini tercantum di ekatalog tapi belum ada di
KFA berisiko terhadap ketidaksingkron-an atau pembekuan pada produk ekatalog
nantinya.
List Pertanyaan - Jawaban KFA (Frequently Asked Question)
No Pertanyaan
Bagaimana Cara mengakses aplikasi
5 KFA ?
Bagaimana menentukan cangkang
jika produk yang tayang di ekatalog
6 terdiri dari beberapa izin edar?
Apakah proses penginputan cangkang
7 yang lama (Batch1) masih berjalan ?
Jawaban
1. Perusahaan harus mengisi google form untuk meminta akun KFA dengan
mengisikan email pada form usulan cangkang melalui link
https://link.kemkes.go.id/CangkangKamusAlkes atau link
http://link.kemkes.go.id/AllAboutKamusAlkesKFA .Pastikan email yang di
input adalah email kantor / perusahaan Bukan email pribadi.
2. Dan penginputan pada link pendaftaran adalah nama pengguna dan PIC
yang memang bertugas untuk pengisian KFA.
3. DTO akan membuatkan hak akses aplikasi KFA dengan mengirimkan
invitation link melalui email yang didaftarkan, setelah itu bapak/ibu
mengklik akses dan akan membuat password untuk login ke akun KFA.
Harap diperhatikan bahwa link hanya berlaku 1x24 jam, jika Bapak Ibu
terlambat mengakses link
4. Batas pengisian form cangkang adalah 20 November 2022.
Produk di ekatalog yang berupa paket terdiri dari beberapa izin edar, usulan
cangkang yang digunakan yaitu per-masing2 jenis produk sesuai izin edar
Dibuat dari main alat, sesuai yang di update NIE nya pada e-katalog
Untuk proses lama (batch1)masih berjalan, yg baru ini adalah untuk yg belum
ada cangkang. Apabila batch 1 ada masalah bisa input permasalahan di link
kendala KFA yang ada di dalam
http://link.kemkes.go.id/AllAboutKamusAlkesKFA
 List Pertanyaan - Jawaban KFA (Frequently Asked Question)
No Pertanyaan
Apakah 1 Jenis produk hanya
8 memiliki 1 cangkang atau banyak ?
Apakah pemasukan data excel (di
tahap 5) dapat dilakukan bertahap,
9 misal sudah selesai untuk 10 produk
diupload dulu dan seterusnya?
Apakah pihak penyedia dapat
10 mengetahui proses pembuatan
cangkang oleh tim kemenkes ?
Produk yg sdh diconfigure
11 hilang,penyebabnya apa ya?
12 Apakah setiap penyedia wajib masuk
kedalam KFA ?
Due date 30 nov apakah untuk semua
13 batch atau cuma untuk batch 1 saja?
Jawaban
1 jenis produk dapat memiliki beberapa cangkang
File excel bisa dicicil, namun sebaiknya dipastikan 1 cangkang selesai dulu, jadi
dicicil merujuk ke cangkangnya
Distributor dapat memonitoring apakah atribut cangkang sdh diproses oleh
tim kemkes, jika sudah maka dapat melakukan configure produk
Diinfo nama produknya apa ke DTO (form kendala),karena dari eksternal
seharusnya tdk bisa melakukan penghapusan produk dan dari sistem jg tdk
bisa melakukan penghapusan.
Pastikan dlu list yg dilihat list :lkpp master: atau "produk variant".lihat produk
dari "produk variant" apakah sdh ada nomor KFAnya
Seluruh penyedia yang memiliki produk alkes yang telah tayang diekatalog
wajib memasukkan produknya di KFA
Surat keterangan saat ini tidak masuk dalam KFA
Tgl 30 untuk semua produk yg tayang di lkpp, untuk seluruh baik batch 1 atau
pun yang belum masuk batch 1, selanjutnya nanti untuk seluruh produk yang
ada di regalkes
List Pertanyaan - Jawaban KFA (Frequently Asked Question)
No Pertanyaan Jawaban

Di KFA di cangkang ada masker
14 bedah,tapi di form usulan cangkang
tidak ada ?
Kapan kita tahu excel sdh bisa
15 didownload ?
Apakah pengisian KFA 1 akun bisa
16 diakses bersama di lebih dari 1
laptop?
Apakah ada batasan maksimal berapa
17 kali mengisi google form?
ada bbrpa produk yg cangkangnya sdh dikerjakan tim kemkes, perlu diinfokan
dari kemkes produk2 apa saja yg sudah diusulkan cangkangnya.
maksimal tgl 20 nov submit - proses validasi oleh tim kemenkes - akan diinfo ke
asosiasi dan di update pada "All About Kamus Alkes (KFA)
--> aktif melakukan pengecekan setiap hari pada link tersebut
sarannya pengisian dilakukan oleh1 user Namun 1 akun bisa
dibuka dibeberapa laptop
Tidak ada batasan pengisian google form selama produknya terdapat pada
list.
List Pertanyaan - Jawaban KFA (Frequently Asked Question)
No Pertanyaan
Setelah melakukan penginputan
produk ke KFA (Configure),
bagaimana memastikan produk
18 tersebut sudah benar2 berhasil
tersimpan?
Jawaban
Kalau cek via tools manajemen KFA dengan Login pengguna Link :
https://kfa.dto.kemkes.go.id/web/login
1. Login menggunakan akun masing-masing
2. Buka menu KFA Alkes
3. Klik product template untuk melakukan pengecekan cangkang (produk
template)
4. Klik Pojok Kanan ada gambar diagram untuk melihat varian dari cangkang/
template yang akan dicek.
5. Nanti disitu akan muncul produk yang sudah di configure, nanti akan muncul
brand beserta kode KFA nya jika sudah divalidate Suggest : Untuk poit 5,
lebih akurat apabila kita search dengan memasukan kode KFA nya, karna
kadang kalau di scroll aja ga ketemu.
Pengecekan via KFA Browser Link https://dto.kemkes.go.id/kfa- browser
1. Pilih Code atau Alat Kesehatan
2. Masukkan kata kunci pada kolom Alat Kesehatan berdasarkan nama produk
template atau nama brand.
3. Masukan Kode produk template atau produk varian pada kolom Kode.
Atau juga bisa dimasukkan kode NIE Regalkes.
4. Apabila sudah ada di KFA Browser, artinya proses penginputan
sudah selesai.
 List Pertanyaan - Jawaban KFA (Frequently Asked Question)
No Pertanyaan Jawaban

Tombol Create hanya ada pada akun manajer, sehingga di perusahaan yang
Bagaimana jika di tampilan KFAProduct menggunakan akses editor tidak akan ada tombol create. Silahkan diikuti
19 Template tidak ada tombol "CREATE" tata cara penginputan sesuai dengan video Tutorial yang dapat diakses di
http://link.kemkes.go.id/AllAboutKamusAlkesKFA

Jika jenis produk bapak ibu sudah tayang di ekatalog namun tidak muncul dalam
daftar jenis produk di google form usulan cangkang, maka kemungkinan besar
jenis produk tersebut sudah ada cangkang nya.

Bagaimana jika jenis produk saya
tidak ada dalam daftar di google form
20 usulan cangkang padahal produk saya
ada di ekatalog dan belum masuk
KFA?
Selanjutnya silahkan menunggu kemenkes sedang menyusunkan database untuk
yang cangkangnya sudah tersedia.
1. Bapak/Ibu silahkan mengusulkan Cangkang untuk jenis produk lain yang
tersedia melalui link https://link.kemkes.go.id/CangkangKamusAlkes
1. Jika dari dari link usulan cangkang, pada point 1, jenis produk tidak
ditemukan maka silakan pilih Nama jenis produk Lain-lain di paling bawah.