Abstrak
Sistem informasi arsip data kepegawaian pada dinas kesejahteraan sosial masih
melakukan pengarsipan data kepegawaian secara manual dalam hal ini pengarsipan data masih
disimpan pada sebuah lemari, tentunya hal ini menyebabkan kerumitan dalam pencarian data
pegawai dan pembaruan informasi pegawai serta tidak ada sistem pengamanan yang memadai,
sehingga meningkatkan risiko kebocoran data atau akses yang tidak sah. Maka dari itulah dibuat
sebuah sistem informasi arsip data kepegawaian dengan menggunakan metode agile
development yaitu pendekatan pengembangan SDLC(System Development Life Cycle) dan
melakukan pengujian sistem black box testing. Hasil yang diperoleh adalah sebuah sistem
informasi arsip data kepegawaian berbasis android yang dapat dipergunakan untuk mengelola
pengarsipan data kepegawaian dinas kesejahteraan sosial. Aplikasi berbasis android ini
memberikan fasilitas seperti pencarian data kepegawaian yang tergolong cepat dan pembaruan
data lebih di permudah dari sebelumnyaserta memberikan fasilitas pengamanan data yang lebih
aman dengan fiitur yang dibuat pada aplikasi.
Kata kunci: Sistem Informasi, Arsip Data, Kepegawaian, Agile Development Aplikasi Android
Abstract
The personnel data archive information system at the Department of Social Welfare
still performs manual employee data archiving. In this case, employee data is stored in a
cabinet, which leads to difficulties in searching for employee data and updating employee
information. Moreover, there is no adequate security system, thereby increasing the risk of data
leakage or unauthorized access. Therefore, a personnel data archive information system was
developed using the agile development method, which involves the SDLC (System Development
Life Cycle) approach and black box testing. The result obtained is an Android-based personnel
data archive information system that can be used to manage the archiving of personnel data at
the Department of Social Welfare. This Android-based application provides features such as
fast employee data search, simplified data updates compared to the previous system, and
enhanced data security with built-in features in the application.
Keywords: Information System, Data Archive, Human Resources, Agile Development, Android
Application.
1. PENDAHULUAN
Sistem yang tercipta dapat dipahami sebagai alur kegiatan rutin yang bergantung pada
prosedur yang saling terkait untuk memenuhi dan memfasilitasi fungsi dasar lembaga. Sistem
informasi adalah kombinasi dari subsistem yang terhubung dan terintegrasi yang dirancang
untuk memecahkan masalah tertentu dengan menggunakan komputer untuk mengolah data
untuk memberikan nilai tambah dan manfaat bagi pengguna[1].
Dinas Kesejahteraan Sosial adalah lembaga pemerintah yang bertanggung jawab dalam
melaksanakan program-program kesejahteraan sosial di suatu kota. Dinas Kesejahteraan Sosial
sendiri memiliki berbagai jenis bidang di dalamnya, tentunya jumlah pegawaipun tergolong
banyak. Hal ini akan berdampak pada arsip data kepegawaian yang mencakup penyimpanan
berbagai informasi terkait pegawai seperti biodata pribadi, riwayat pekerjaan, pendidikan,
pengalaman, data keluarga, dan catatan lainnya yang relevan[2].
Penelitian Sintia, Lisda, Siti[3] menjelaskan ketidakefisienan pengarsipan data surat
baik masuk maupun keluar, dimana masih menggunakan sistem manual. Jika surat diperlukan,
bagian Pemeliharaan mencari dengan membuka banyak surat di arsip, yang menyulitkan
pencarian surat karena tidak semua arsip tertata dengan baik, sehingga memperlambat proses
pencarian surat. Masalah lain yang terjadi ketika register surat tidak sesuai dengan jenis huruf
atau kelas huruf, hal ini memperlambat proses pencarian dan tidak jarang surat yang dimaksud
tidak ditemukan padahal surat tersebut benar-benar ada.
Penelitian Iwan, Sebri[4] Pemanfaatan teknologi informasi yang belum maksimal,
seperti aplikasi pengarsipan data yang masih berdiri sendiri, mandiri yaitu teknologi informasi
yang masih sendiri, masih mengalami perubahan beberapa bagian penyimpanan data
pengarsipan data. Proses ini sering mengakibatkan pelaporan data yang tidak benar, dimulai
dengan ringkasan informasi surat masuk dan keluar serta ringkasan informasi pegawai.
Penelitian yang dilakukan oleh Amrullah, Makhrusi, Hadisaputra, Ilhamdi, Sujana[5]
menjelaskan bahwa pengarsipan penting dalam preservasi dokumen agar informasi yang
tersimpan lebih mudah dicari dan dilacak. Kegiatan ini tentang pembuatan aplikasi web dengan
menggunakan database PHP dan MySQL.
Berdasarkan ketiga penelitian terdahulu dapat disimpulkan bahwa penelitian yang
dilakukan oleh Sintia, Lisda, Siti[3] memiliki kesamaan dengan penelitian ini yaitu
permasalahan yang ada yang membedakan penelitian ini dengan metode pengembangan yang
digunakan, atau metode waterfall, yaitu penyelidikan. penulis Iwan, Sebri[4] memiliki
kesamaan dengan penelitian ini yaitu desain aplikasi, yang menggunakan UML dalam desain
aplikasi, perbedaan penelitian ini adalah desain aplikasi berbasis web, penelitian Siti[5]
memiliki kesamaan dengan penelitian ini, yaitu penggunaan . dari metode Pengumpulan data
untuk pengembangan sistem, perbedaannya adalah pengembangan sistem Penelitian ini
menggunakan database MySQL.
Sistem informasi arsip kepegawaian yang ada di Kantor Dinas Kesejahteraan Sosial
masih melakukan pengarsipan data secara manual yaitu proses pengarsipan dan pemeliharaan
data kepegawaian masih dilakukan secara manual yaitu data disimpan pada sebuah lemari,
menyebabkan kerumitan dalam pencarian data pegawai dan pembaruan informasi pegawai serta
tidak ada sistem pengamanan yang memadai, sehingga meningkatkan risiko kebocoran data atau
akses yang tidak sah[6].
Maka dari itulah dibuat sebuah sistem informasi arsip data kepegawaian berbasis
android agar mempermudah segalah urusan pengarsipan data kepegawaian. Dengan
memanfaatkan teknologi yang ada, penginputan data dapat dipermudah dengan dijadikan satu
Maria Claudia Letsoin, et., al [Sistem Informasi Arsip Data Kepegawaian Menggunakan Metode Agile
Development Dinas Kesejahteraan Sosial]
Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)
122 Jatisi ISSN 2407-4322
Vol. 10, No. 3, September 2023, Hal. 120-130 E-ISSN 2503-2933
aplikasi berbasis android. Aplikasi berbasis android ini bertujuan agar dapat memberikan
fasilitas seperti pencarian datakepegawaian yang tergolong cepat dan pembaruan data lebih di
permudah dari sebelumnya[7].
2. METODE PENELITIAN
Metode penelitian yang dilakukan yaitu dengan teknik pengumpulan data dan model
pengembangan aplikasi.
Maria Claudia Letsoin, et., al [Sistem Informasi Arsip Data Kepegawaian Menggunakan Metode Agile
Development Dinas Kesejahteraan Sosial]
Jatisi ISSN 2407-4322
Vol. 10, No. 3, September 2023, Hal. 120-130 E- ISSN 2503-2933 123
3.1.2 Perancangan
Model UML digunakan dalam perancangan arsitektur sistem informasi arsip data
pribadi yaitu use case diagram dan action diagram [11].
1. Use Cas Diagram
Use cas diagram dipakai untuk menggambarkan pengguna sistem yang terhubung
dengan pengguna lainnya. Pada gambar 2use cas diagram sistem informasi arsip data
kepegawaian terdapat dua actor yaitu pegawai dan admin. Pada actor pegawai dapat melakukan
login terlebih dahulu untuk mengecek data pegawai, yang didalamnya terdapat biodata pegawai,
nip dan golongan, data gaji tetapi tidak dapat mengubah data. Pegawai juga dapat melakukan
pengisian perubahan data, data tersebut akan dikirimkan pada admin. Sedangkan pada actor
admin dapat melakukan login terlebih dahulu. Setelah melakukan login, admin dapat mengakses
pengecekan data, input data, update data dan kelola akses pegawai.
Maria Claudia Letsoin, et., al [Sistem Informasi Arsip Data Kepegawaian Menggunakan Metode Agile
Development Dinas Kesejahteraan Sosial]
Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)
124 Jatisi ISSN 2407-4322
Vol. 10, No. 3, September 2023, Hal. 120-130 E-ISSN 2503-2933
Maria Claudia Letsoin, et., al [Sistem Informasi Arsip Data Kepegawaian Menggunakan Metode Agile
Development Dinas Kesejahteraan Sosial]
Jatisi ISSN 2407-4322
Vol. 10, No. 3, September 2023, Hal. 120-130 E- ISSN 2503-2933 125
melakukan pengecekan data,input data, update data dan kelola akses pegawai. Jika telah selesai
maka sistem akan menyimpan data dan melakukan logout.
Maria Claudia Letsoin, et., al [Sistem Informasi Arsip Data Kepegawaian Menggunakan Metode Agile
Development Dinas Kesejahteraan Sosial]
Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)
126 Jatisi ISSN 2407-4322
Vol. 10, No. 3, September 2023, Hal. 120-130 E-ISSN 2503-2933
Maria Claudia Letsoin, et., al [Sistem Informasi Arsip Data Kepegawaian Menggunakan Metode Agile
Development Dinas Kesejahteraan Sosial]
Jatisi ISSN 2407-4322
Vol. 10, No. 3, September 2023, Hal. 120-130 E- ISSN 2503-2933 127
3.1.5 Testing
Metode black box digunakan pada tahap aplikasi. Pada tahap pengujian, fungsionalitas
aplikasi berbasis Android yang diusulkan diuji [14]. Skenario pengujian black box
menggunakan kasus input data input dapat dilihat pada Tabel 3. Ketika skenario dijalankan,
hasil dari semua skenario diakui sesuai, disimpulkan bahwa skenario pengujian fungsionalitas
diakui berhasil.
Maria Claudia Letsoin, et., al [Sistem Informasi Arsip Data Kepegawaian Menggunakan Metode Agile
Development Dinas Kesejahteraan Sosial]
Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)
128 Jatisi ISSN 2407-4322
Vol. 10, No. 3, September 2023, Hal. 120-130 E-ISSN 2503-2933
KESIMPULAN
Berdasarkan dari hasil pembahasan yang didapatkan baik dari penelitian serta hasil uji
coba aplikasi berbasis android yang telah dibuat, maka dapat disimpulkandalam proses
pengarsipan data kepegawaian dinas kesejahteraan sosial diperlukan tambahan bantuan
teknologi masa kini seperti teknologi informasi komputer yang dibuat berbasis android untuk
memberikan kemudahan dalam pengarsipan data. Aplikasi sistem informasi arsip data
kepegawaian berbasis android ini memberikan kemudahan dalam pencarian data lama maupun
data baru serta memberikan kemudahan untuk melakukan perubahan data. Selanjutnya pada
hasil pengujian aplikasi dengan black box testing berjalan dengan baik dan mendapatkan hasil
sesuai harapan berdasarkan tujuan perancangan awal aplikasi sehingga program aplikasi dapat
dinyatakan layak untuk digunakan. Untuk kedepannya agar sistem dapat berjalan lancar maka
disarankan kepada instansi agar dapat melakukan perawatan (maintenance) seperti mengecek
kondisi perangkat secara berkala agar tetap dalam kondisi prima dan aplikasi siap digunakan.
5. SARAN
Maria Claudia Letsoin, et., al [Sistem Informasi Arsip Data Kepegawaian Menggunakan Metode Agile
Development Dinas Kesejahteraan Sosial]
Jatisi ISSN 2407-4322
Vol. 10, No. 3, September 2023, Hal. 120-130 E- ISSN 2503-2933 129
Ucapan terimakasih penulis sampaikan kepada Dinas Kesejahteraan Sosial dan STMIK
Pesat Nabire serta semua pihak yang telah mengambil bagian dalam menyelesaikan penulisan
articleini, baik dukungan secara finansial maupun pemikiran.
DAFTAR PUSTAKA
[2] F. Fajriani, A. H. Jatmika, and L. M. Ulum, “Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Surat
di Berbasis Web Dengan PHP MYSQL (Information System of Archive Letter
Management in BPKAD West Nusa Tenggara Province Based on PHP MYSQL),” Vol. 1,
No. 1, pp. 120–130, 2020.
[4] P. Studi, S. Informasi, and P. Data, “Sistem Informasi Pengarsipan Data Dinas
Perhubungan Kota Prabumulih,” Vol. 9, No. 1, 2022.
[7] E. Prianto, A. Yudhana, A. Fadlil, and L. Teori, “Kepegawaian dan Kegiatan Berbasis
Android,” pp. 63–68.
Maria Claudia Letsoin, et., al [Sistem Informasi Arsip Data Kepegawaian Menggunakan Metode Agile
Development Dinas Kesejahteraan Sosial]
Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)
130 Jatisi ISSN 2407-4322
Vol. 10, No. 3, September 2023, Hal. 120-130 E-ISSN 2503-2933
[11] M. A. Albar and H. Akbar, “Sistem Kendali Arsip Kepegawaian (SIKASEP) Berbasis
Desktop pada Balai Sosial Bina Remaja (BSBR) KARYA (Desktop Based Personnel
Archive Control System At Balai Sosial Bina Remaja (BSBR),” Vol. 1, No. 1, pp. 94–102,
2019.
[14] J. Susanto, M. M. Junaidi, Y. Sudrajat, and T. Desyani, “Pengujian Black Box pada
Aplikasi Desktop Penjualan Elektronik Menggunakan Metode Equivalence Partitioning,”
Vol. 4, No. 1, pp. 52–57, 2021, doi: 10.32493/jtsi.v4i1.8519.
Maria Claudia Letsoin, et., al [Sistem Informasi Arsip Data Kepegawaian Menggunakan Metode Agile
Development Dinas Kesejahteraan Sosial]