RINGKASAN EKSEKUTIF

Kumpulan TECHNOVATOR, Pejabat Pendidikan Daerah Daro telah memilih untuk

membangunkan projek inovasi penyampaian perkhidmatan di bawah kategori …. Ia
berkaitan dengan pembangunan perisian untuk meningkatkan pengurusan dokumen dan
akses kepada maklumat elektronik. Kami telah berbincang secara kumpulan dan melalui
kaedah ‘brainstorming’, didapati bahawa masalah yang sering dihadapi oleh pelanggan
yang ingin menyemak Buku Perkhidmatan Kerajaan (BPK) adalah masa menunggu terlalu
lama. Ini kerana Pembantu Tadbir (PT) perlu mencari BPK, fail peribadi aktif dan tidak aktif
dalam bilik fail terlebih dahulu sebelum menyerahkan kepada pelanggan untuk disemak.
Proses pencarian fail ini mengambil masa yang agak lama kerana kaedah pencarian
masih dilakukan secara manual yang melibatkan pencarian pada daftar fail di tiga (3)
tapak Microsoft Excel yang berlainan. Ekoran dari masalah tersebut, kumpulan kami telah
memilih kaedah ‘Design Thinking’ untuk mensintesis permasalahan masa menunggu yang
dihadapi oleh pelanggan untuk menyemak dan mengemaskini BPK. Terdapat tiga (3)
solusi yang ditemui hasil daripada kajian yang dijalankan dan satu (1) kaedah
penyelesaian telah dipilih untuk membantu menyelesaikan masalah yang dihadapi. Kami
telah memutuskan untuk membangunkan satu aplikasi SMART SUPPORT secara atas
talian (online) bagi menambah baik kaedah pencarian sedia ada sebelum ini. Aplikasi ini
menyediakan akses segera dan mudah melalui telefon atau komputer dengan hanya
memasukan nombor kad pengenalan pelanggan. Hasilnya, semua maklumat nombor BPK
dan fail peribadi pelanggan dapat dipaparkan dan PT mencarinya dengan segera dalam
tempoh yang singkat. Hasilnya, pelanggan tidak lagi menunggu terlalu lama untuk
menyemak BPK dan fail peribadi (sebagai panduan) bagi proses penyemakan maklumat
yang ingin dikemaskini. Impak projek ini didapati sangat efisien berdasarkan perolehan
data yang dikumpul pada sebelum dan selepas uji cuba. Uji cuba projek dilihat berjaya
apabila keputusan akhir telah melepasi sasaran yang ditetapkan. Projek inovasi ini
bertujuan untuk mencipta aplikasi e-pencarian fail yang memanfaatkan teknologi terkini
untuk pengurusan dokumen yang teratur dan meningkatkan kecekapan dalam mencari
maklumat elektronik. Pengguna aplikasi juga dapat mencari dan mengakses dokumen
dengan lebih cepat dan mudah, mengurangkan masa yang diperlukan untuk tugas
berkaitan dokumen. Hasilnya, proses pengurusan dokumen menjadi lebih cekap,
membolehkan organisasi menguruskan dokumen dengan lebih selain membantu
mematuhi undang-undang data dan memberikan ketelusan dalam pengurusan dokumen.
Ia turut memberi impak pengurangan Kos dengan pengurusan dokumen elektronik yang
lebih baik dan sumber digunakan dengan lebih efisien. Projek ini berpotensi untuk
dikembangkan terutamanya penambahbaikan ciri-ciri aplikasi serta peningkatan perluasan
kepada sektor lain atau organisasi yang memerlukan pengurusan dokumen yang efektif.
Projek ini boleh diadaptasi atau replikasi dalam konteks lain seperti perniagaan,
pendidikan, atau sektor awam untuk memenuhi keperluan yang serupa. Ini memberi
peluang untuk menyediakan penyelesaian yang lebih luas.