LAPORAN MAGANG

PROSES PENGELOLAAN SURAT-MENYURAT

DI KANTOR WILAYAH AGRARIA DAN TATA RUANG/ BADAN
PERTANAHAN NASIONAL
PROVINSI SUMATERA BARAT

Oleh:
FERNA KASWANTI
21220052

PROGRAM STUDI MANAJEMEN

SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI KEUANGAN, PERBANKAN
DAN PEMBANGUNAN
STIE “KBP”
2023
 SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI
“KEUANGAN, PERBANKAN DAN PEMBANGUNAN”
Jl. Khatib Sulaiman No. 61 Padang Telp. (0751) 7051398
Sumatera Barat 25137, Indonesia http://akbpakademi.ac.id/

LEMBAR PENGESAHAN

Laporan magang dilaksanakan di Kantor Wilayah Agraria dan Tata Ruang/

Badan Pertanahan Nasional Provinsi Sumatera Barat, telah diterima dan disahkan

dalam rangka memenuhi tugas mata kuliah magang terhitung dari tanggal 3 Juli 2023

s/d 31 Agustus 2023 yang disusun oleh:

Nama : Ferna Kaswanti

NIM : 21220052
Program Studi : Manajemen
Judul Laporan : Proses Pengelolaan Surat-Menyurat di Kantor Wilayah
Agraria
dan Tata Ruang/ Badan Pertanahan Nasional Provinsi
Sumatera Barat
Menyatakan dan mengesahkan bahwa laporan ini telah disetujui oleh

Supervisor dan Dosen Pemimbing, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang

berlaku.

Padang, 18 September 2023

Disetejui oleh,
Sepervisor Dosen Pembimbing

Syafrizal, SH., M. Kn Aminar Sutra Dewi,

SE,M.Si
NIP.19690629 199303 1 003 NIDN. 1026127701
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur diucapkan atas kehadirat Tuhan Yang Maha Esa. Yang telah

melimpahkan rahmat dan karunia-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan

kegiatan Magang serta menyelesaikan Laporan Magang di Kantor Wilayah Agraria

Dan Tata Ruang/ Badan Pertanahan Nasional Provinsi Sumatera Barat. Penulisan

laporan ini bertujuan untuk memenuhi syarat dalam menyelesaikan mata kuliah

Magang yang dilaksanakan dari tanggal 03 Juli sampai dengan 31 Agustus 2023.

Laporan ini dapat diselesaikan dengan baik atas bantuan dan kerjasama dari

berbagai pihak. Oleh karena itu, penulis mengucapkan terima kasih kepada:

1. Bapak Febryandhie Ananda, SE, M.Si selaku ketua STIE ‘’KBP’’ Padang.

2. Ibu Lidya Martha, SE,MM selaku wakil ketua STIE ‘’KBP’’ Padang.

3. Ibu Febsri Susanti, SEI, MM selaku ketua program studi Manajemen strata 1

4. Ibu Aminar Sutra Dewi, SE.M. Si sebagai pembimbing magang yang telah

memberi bimbingan, nasehat, dan saran dalam penulisan laporan ini.

5. Sri Puspita Dewi, SH,. M.Kn sebagai Kepala ATR/BPN Provinsi Sumatera

Barat yang memberikan izin kepada penulis untuk melaksanakan kegiatan

Magang di Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional Provinsi Sumatera

Barat.

6. Mira Desrita, S. SiT sebagai Kepala Bagian Tata Usaha (kabag TU) yang telah

memberikan bimbingan dan nasehat kepada penulis selama kegiatan magang

di Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional Provinsi Sumatera Barat.

7. Syafrizal, SH., M.Kn sebagai Sub Bagian Hukum, Kepegawaian dan

Organisasi yang telah memberikan bimbingan dan nasehat kepada penulis

selama kegiatan magang di Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional

Provinsi Sumatera Barat.

8. Lufthy Fahrisa Yasin sebagai pegawai bagian Kepegawaian yang telah

memberikan bimbingan kepada penulis selama kegiatan magang di Kantor

Wilayah Badan Pertanahan Nasional Provinsi Sumatera Barat.

9. Nisa ul Afifah, A.Md sebagai Pengelola Informasi Pertanahan yang telah

memberikan banyak ilmu kepada penulis selama kegiatan magang di Kantor

Wilayah Badan Pertanahan Nasional Provinsi Sumatera Barat.

Padang, 31 Agustus 2023

FERNA KASWANTI
NIM : 21220052
 DAFTAR ISI
Lembar Pengesehan...................................................................................................i
Kata Pengantar...........................................................................................................iii
Daftar Isi.....................................................................................................................iv
Daftar Tabel................................................................................................................vi
Daftar Gambar............................................................................................................vii
Daftar Lampiran.........................................................................................................viii
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Magang.......................................................................................1
1.2 Permasalahan........................................................................................................5
1.3 Tujuan Magang.....................................................................................................5
1.4 Manfaat Magang..................................................................................................6
BAB II KAJIAN TEORI
2.1 Pengertian Manajemen.........................................................................................8
2.2 Pengertian surat....................................................................................................10
2.3 Pengelolaan Surat-Menyurat................................................................................11
2.4 Fungsi Surat.........................................................................................................16
2.5 Sarana yang digunakan dalam Pengelolaan Surat Menyurat...............................17
2.6 Penyimpanan .......................................................................................................19
BAB III GAMBARAN UMUM ISTANSI
3.1 Gambaran Umum Instansi....................................................................................22
3.1.1 Visi dan Misi Instansi..................................................................................22
3.1.2 Sejarah Instansi...........................................................................................23
3.1.3 Lokasi Instansi ...........................................................................................26
3.1.4 Struktur Organisasi......................................................................................28
3.1.5 Bidang Usaha/Bagian..................................................................................29
3.2 Pelaksanaan Magang............................................................................................33
3.2.1 Sitem Magang di Instansi...........................................................................33
3.2.2 Kegiatan Magang di Setiap Bagian di Instansi..........................................34
 3.2.3 Pengalaman Positif yang Diperoleh dari Kegiatan Magang......................39
3.2.4 Tantangan Selama Magang........................................................................39
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Proses Pengelolaan Surat-Menyurat....................................................................41
4.2 Penyelesaian dan Pembahasan Proses Pengelolaan Surat-Menyurat...................42
4.2.1 Permasalahan 1...........................................................................................43
4.2.2 Permasalahan 2...........................................................................................44
BAB V PENUTUP
5.1 Kesimpulan..........................................................................................................45
5.2 Saran.....................................................................................................................45
DAFTAR PUSTAKA.................................................................................................ix
LAMPIRAN
 DAFTAR TABEL
Tabel 3.3 Kegiatan Magang ......................................................................................35
 DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Prosedur Pengelolaan Surat Masuk........................................................13
Gambar 2.2 Prosedur Pengelolaan Surat Keluar........................................................16
Gambar 3.1 Foto Kantor Wilayah ATR/BPN Provinsi Sumatera Barat.....................22
Gambar 3.2 Lokasi Instansi........................................................................................27
 DAFTAR LAMPIRAN

1. Fotokopi surat keterangan dari tempat magang.

2. Fotokopi nilai dari tempat magang.
3. Fotokopi surat penerimaan magang dari instansi.
4. Fotokopi surat pengajuan magang ke instansi pemerintah.
 BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Magang

Program magang merupakan suatu wadah untuk mendorong para

mahasiswa agar belajar secara langsung di perusahaan dengan melihat

bagaimana kondisi nyata di lapangan. Dengan adanya magang diharapkan

dapat memberikan mahasiswa pengalaman empiris yang nantinya akan

meningkatkan kreativitas, kemandirian, dan menemukan pengetahuan yang

didapat dari permasalahan riil. Magang juga dapat memberikan bekal kepada

mahasiswa sebelum menjalankan kegiatan kerja yang sebenarnya. Selain itu,

magang juga memiliki tujuan yaitu, memaksimalkan potensi mahasiswa

karena secara tidak langsung dalam magang mahasiswa akan terlatih untuk

bekerja dengan menerapkan teori yang telah didapat dan memperluas jaringan

dengan orang-orang baru yang memiliki keahlian pada bidang tertentu

sehingga para mahasiswa akan mendapat ilmu-ilmu yang baru.

Setiap mahasiswa STIE "KBP" wajib mengikuti magang yang

pelaksanaannya langsung di perusahaan atau di instansi pemerintah. Kegiatan

magang ini merupakan mata kuliah yang wajib di ambil pada program S1

Manajemen. Kegiatan magang ini diadakan dengan tujuan agar mahasiswa

memiliki pengalaman dengan lingkungan dibidangnya. Hal ini bertujuan

untuk meningkatkan kualitas proses belajar dan pengalaman mahasiswa di

dunia kerja sejalan dengan pengetahuan yang dipelajari selama perkuliahan.

 Kegiatan magang merupakan suatu proses belajar atau praktek

langsung bagi mahasiswa untuk menambah wawasan, pengetahuan,

keterampilan dan etika pergaulan khususnya pada lingkungan kerja bagi

mahasiswa. Sebelum mahasiswa tersebut terjun langsung di dunia kerja,

diharapkan setelah mahasiswa lulus bukan hanya menguasai ilmu

pengetahuan saja tetapi juga dapat mengetahui dan memahami pekerjaan

didunia nyata dengan baik, sehingga bermanfaat bagi dirinya maupun bagi

perusahaan dimana tempat mahasiswa tersebut bekerja nantinya.

Penulis melaksanakan magang di Kementerian Agraria dan Tata

Ruang/Badan Pertanahan Nasional (ATR/BPN) di Kantor Wilayah Badan

Pertanahan Provinsi Sumatera Barat bagian Loket Informasi Surat

Masuk/Keluar Pengajuan yaitu dalam menerima surat masuk/keluar yang

datang dari berbagai instansi pemerintah, swasta, perusahaan maupun

perorangan, serta penginputan data surat masuk ke aplikasi e-office, dan

mengaplikasikan scanning data melalui alat scanner. Kementerian Agraria dan

Tata Ruang Badan Pertanahan Nasional (disingkat ATR/BPN) adalah lembaga

pemerintah non-kementerian di Indonesia yang mempunyai tugas

melaksanakan tugas pemerintahan di bidang Pertanahan sesuai dengan

ketentuan peraturan perundang-undangan.

Kegiatan penulis selama magang yaitu dimulai dari Penerimaan surat

masuk, penginputan surat ke e-office, menginputkan ke portal pegawai di

bagian surat masuk, pengajuan surat keberbagai bidang sampai persetujuan

atau paraf dari kepala bagian, tahapan yang terakhir yaitu persetujuan kepala

kantor wilayah ATR/BPN. Dengan melewati semua langkah-langkah inilah

surat baru bisa ditindak lanjuti. Adapun kegiatan lain yang dilakukan selama

magang yaitu penyampaian ke tata usaha pimpinan, dan mengantarkan surat

ke sub-bagian.

Dari pengamatan penulis selama magang di bagian loket informasi

surat masuk/keluar kantor wilayah ATR/BPN dalam menerima surat

masuk/keluar terdapat beberapa permasalahan dalam pengelolaan surat masuk

dan keluar yaitu lamanya pemrosesan surat masuk dan banyaknya fisik surat

yang hilang.

Permasalahan yang pertama ditemui selama magang yaitu lamanya

pemrosesan surat masuk, tidak semua surat diserahkan ke petugas pengelola

surat untuk diarsipkan. Tetapi masih di simpan di masing-masing bidang yang

berkepentingan atau tujuan dari surat tersebut. Sehingga petugas hanya

mengarsip surat yang di disposisi dan diserahkan ke petugas pengelola surat,

bukan itu saja para petugas surat-menyurat masih kurang mengerti peranan

korespondensi yang begitu penting bagi suatu kantor. Petugas tidak segera

mengelola surat yang ada, tetapi menunggu pekerjaan itu terkumpul banyak

terlebih dahulu. Sehinggga menghambat dalam kelancaran proses pengelolaan

surat masuk dan surat keluar.

Dalam proses pengurusan atau penanganan surat masuk, petugas

hanya menyortir surat yang dirasa penting dahulu dan menunda surat lainnya.
Ini menyebabkan lambatnya dalam pengurusan surat masuk di kantor wilayah

Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional provinsi Sumatera Barat.

Sehingga dalam melaksanakan pengelolaan surat masuk/ keluar sering

mengalami keterlambatan dalam pembalasan karena lamanya proses pada tiap

bagian kantor tersebut. Seharusnya pengurusan surat keluar cukup

membutuhkan waklu 2 hari. Menurut Aika dunia usaha, surat kendalinya

dibalas dalam waktu 2 kali 24 jam.

Permasalahan yang kedua yaitu banyaknya surat yang hilang karena

pegawai mengambil surat yang ada di meja loket tanpa mengkonfirmasi

terlebih dahulu dari pegawai loket, sehingga bukti fisik surat yang masuk

tidak ada pada e-office pegawai pengelola informasi pertanahan bagian surat

masuk. Hal ini mengakibatkan pegawai loket mengalami beberapa kendala

dalam menangani surat yang masuk, seperti tidak mendapatkan bukti fisik

yang akan di sampaikan ke bagian tata usaha pimpinan hingga di disposisikan

ke bidang yang bersangkutan. Serta pegawai loket tidak bisa memberikan

informasi sesuai dengan apa yang ada dalam surat karena tidak mengetahui

informasinya jika ada yang bertanya tentang surat yang hilang tersebut.

Berdasarkan permasalahan yang terjadi maka penulis membuat judul

"Proses Pengelolaan Surat-Menyurat Pada Bagian Loket Informasi Surat

Masuk/Keluar Pengajuan Kantor Wilayah Agraria dan Tata Ruang/Badan

Pertanahan Nasional".
1.2 Permasalahan

Berdasarkan latar belakang yang telah dijelaskan maka permasalahan

yang akan dibahas oleh penulis dalam laporan magang ini adalah Bagaimana

Proses Pengelolaan Surat-Menyurat di Kementrian Agraria dan Tata

Ruang/Badan Pertanahan Nasional Provinsi Sumatera Barat.

1.3 Tujuan Magang

Ada beberapa tujuan dari magang, yaitu:

a. Mengembangkan potensi dan kemampuan yang dimiliki dalam diri

mahasiswa.

b. Menambah pengalaman dalam menghadapi dunia kerja yang

sesungguhnya.

c. Mengimplementasikan pengetahuan yang di dapat di bangku perkuliahan

pada kuliah kerja nyata.

d. Menambah wawasan berpikir dan pengetahuan yang dapat digunakan

untuk memecahkan permasalahan yang dapat di hadapi dalam bidang

surat-menyurat.

e. Untuk menjalankan kewajiban magang yang merupakan mata kuliah wajib

bagi mahasiswa di stie kbp.

f. Meningkatkan pengetahuan melalui kerja rill yang diperoleh di dunia kerja

nanti yang akan di hadapi setelah menyelesaikan pendidikan.

 g. Meningkatkan proses pembelajaran melalui proses pendidikan berbasis

praktik sehingga nantinya lulusan menjadi tenaga kerja yang profesional.

1.4.1 Manfaat Magang

1.4.1 Manfaat Bagi Penulis

a. Mendapatkan pengalaman kerja yang sebelumnya belum didapatkan

dikampus.

b. Meningkatkan keterampilan dibidang pengetahuan baru didunia kerja.

c. Membangun relasi (Networking) dengan orang-orang yang ditemui

selama magang dan mengenal orang yang ahli dibidangnya dan

menjadikan itu sebagai modal relasi.

d. Melatih kepercayaan diri jika kinerja memuaskan dan disukai orang-

orang yang memiliki wewenang diperusahaan, maka tidak menutup

kemungkinan peluang kerja kedepan akan terbuka lebar.

1.4.2 Manfaat Bagi STIE “KBP”

a. Menghasilkan lulusan yang memiliki keahlian profesional dengan

tingkat pengetahuan dan keterampilan serta etos kerja yang sesuai

dengan tuntutan dunia kerja.

b. Sebagai feed back dalam melakukan penyempurnaan kurikulum dan

proses pembelajaran di STIE "KBP" yang relevan dengan kebutuhan

dunia kerja.
1.4.3 Manfaat Bagi Instansi

a. Membantu menyelesaikan pekerjaan sehari-hari di instansi tempat

magang.

b. Menumbuhkan kerja sama yang saling menguntungkan antar pihak

kampus dengan instasi.

c. Realisasi tanggung jawab sosial perusahaan dengan memberikan

kesempatan mahasiswa melaksanakan praktik lapangan di instansi

tersebut.
 BAB II

KAJIAN TEORI

2.1 Pengertian Manajemen

Manajemen adalah hal yang sangat penting tidak hanya dalam dunia

bisnis tetapi dalam kehidupan sehari-hari. Banyak para ahli yang

mengemukakan pengertian dari manajemen, meskipun memiliki perbedaan

dalam segi penekanannya, namun hampir tetap sama antara satu dengan yang

lainnya. Berikut ini beberapa pengertian dari manajemen menurut beberapa

ahli:

Menurut Sarinah & Mardalena (2017) manajemen adalah suatu proses

dalam rangka mencapai tujuan dengan bekerja bersama melalui orang-orang

dan sumber daya organisasi lainnya. Menurut Hery (2018) manajemen

merupakan proses mengkoordinir kegiatan pekerjaan secara efisien dan

efektif, dengan dan melalui orang lain. Menurut Ramdan, T., & Sufyani, M. A.

(2019) manajemen adalah suatu ilmu yang mempelajari tentang pengelolaan

sumber daya organisasi secara efektif dan efisien dalam rangka mencapai

tujuan melalui proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan

pengawasan. Menurut Kristiawan (2017) manajemen merupakan ilmu dan

seni dalam mengatur, mengendalikan, mengkomunikasikan dan

memanfaatkan semua sumber daya yang ada dalam organisasi dengan

memanfaatkan fungsi-fungsi manajemen agar organisasi dapat mencapai

tujuan secara efektif dan efesien.

 Manajemen adalah suatu proses, kolektivitas manusia, ilmu, dan seni,

Hanafi (2015). Menurut (Rustika, 2021) Manajemen adalah sekumpulan

aktivitas untuk menggerakkan sumber daya dalam organisasi yaitu human

resources, financial resources, physical resources dan information resources

guna mencapai tujuan organisasi dengan efektif dan efisien melalui

perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan dan pengendalian sumber

daya organisasi.

Menurut Afandi (2018) bahwa manajemen merupakan sekumpulan

orang yang memiliki tujuan organisasi yang sama, sehingga dalam proses

pencapaiannya melaksanakan fungsi perencanaan, pengorganisasian,

kepegawaian, kepemimpinan, dan pengawasan dengan memanfaatkan sumber

daya yang telah tersedia.

Manajemen menurut R. Supomo dan Eti Nurhayati yaitu manajemen

adalah suatu proses yang khas yang terdiri atas tindakan-tindakan

perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian yang dilakukan

untuk menentukan serta mencapai sasaran yang telah ditentukan melalui

pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya.

Menurut Sucahyowati, (2017) manajemen adalah seni dan ilmu

perencanaan pengorganisasian, penyusunan, pengarahan dan pengawasan

daripada sumber daya manusia untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
 Menurut (Sucahyowati, 2017) manajemen adalah seni pencapaian

tujuan yang dilakukan melalui usaha orang lain. Dari sekian pengertian yang

dikemukankan oleh beberapa ahli, dapat kita simpulkan bahwa manajemen

adalah suatu proses mulai dari perorganisasian hingga pengendalian yang

dilakukan untuk mencapai satu tujuan yang sama di dalam sebuah organisasi.

2.2 Pengertian Surat

Menurut Mustiastri (2015), surat adalah suatu sarana untuk

menyampaikan informasi atau pertanyaan secara tertulis kepada pihak lain

baik itu atas nama sendiri ataupun atas nama jabatannya dalam organisasi.

Sedangkan menurut Purwanto (2015), surat adalah sarana komunikasi yang

digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada

pihak lain baik yang berkaitan dengan kegiatan bisnis maupun non-bisnis.

Mariskha (2015) berpendapat bahwa surat adalah alat komunikasi

tertulis untuk menyampaikan pesan kepada pihak lain, yang memiliki

persyaratan khusus yaitu penggunaan kode dan notasi, penggunaan kertas,

penggunaan model dan bentuk, pemakaian bahasa yang khas serta

pencantuman tanda tangan. Surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal

dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta

(Sitohang, Informatika, & Utara, 2018).

Berdasarkan pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa surat adalah

suatu sarana komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan

 informasi suatu berita dari satu pihak ke pihak lain dengan memiliki suatu

maksud atau isi yang terdapat pada surat, baik itu berupa pemberitahuan,

kerjasama, dan lain sebagainya.

2.3 Pengelolaan Surat-Menyurat

Pengelolaan Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2015),

pengelolaan adalah suatu proses yang membantu merumuskan kebijaksanaan

dan tujuan organisasi atau proses yang memberikan pengawasan pada semua

hal yang terlibat dalam pelaksanaan kebijaksanaan dan pencapaian tujuan.

Pengelolaan adalah proses yang membantu merumuskan kebijakan dan

tujuan organisasi atau proses yang memberikan pengawasan pada semua hal

yang terlibat dalam pelaksanaan kebijaksanaan dan pencapaian tujuan.

Poerwadarminta dalam (2017). Pengelolaan adalah proses yang membantu

merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi atau proses yang memberikan

pengawasan pada semua hal yang terlibat dalam pelaksanaan kebijaksanaan

dan pencapaian tujuan, (Purba, 2018)

Berdasarkan pengertian pengelolaan tersebut, maka dapat disimpulkan

bahwa pengelolaan surat merupakan suatu proses dalam menjalankan atau

melaksanakan pekerjaan yang berkaitan dengan surat demi mencapai tujuan

perusahaan. Pengelolaan surat dapat diselenggarakan dengan dua cara, yaitu

buku agenda dan kartu kendali.

 Posedur pengelolaan surat masuk:

a. Penerimaan Surat

Petugas menerima surat yang diterima dari kantor atau instasi lain, dan

menandatangani surat pengantarnya. Setelah diterima, kemudian pada sampul

surat dibubuhi cap dan tanggal penerimaan surat.

b. Penyortiran Surat

Adalah kegiatan memisahkan surat-surat yang diterima dari

kantor/instansi lain kedalam kelompok atau golongan yang telah ditentukan.

c. Pembukaan Surat

Pembukaan surat yaitu kegiatan membuka dan mengeluarkan surat

dari sampul dari dalam amplop untuk diadakan pemrosesan lebih lanjut.

Dalam pembukaan surat perlu diperhatikan apakah surat-surat yang diterima

itu benar-benar untuk instansi yang bersangkutan dan apakah surat-surat boleh

dibuka. Setelah membuka surat, kemudian memeriksa alamat surat, nama

pengirim, tanggal surat, isi surat dan lampiran bila ada.

d. Pencatatan Surat

Agar isi informasinya dapat tersampaikan kepada bagian yang akan

dituju pencatatan surat harus dilakukan dengan baik dan benar.

 e. Penyimpanan serta Disposisi surat

Surat yang sudah dicatat akan disimpan di bagian arsip surat yang

nantinya akan didisposisi/disampaikan ke bidang terkait.

f. Pengarahan Surat Masuk

Langkah selanjutnya yaitu mengarahkan surat tersebut hal ini

dilakukan oleh pengarah surat.

Penerimaan Penyortiran Pencatatan

Surat Surat Surat

Penyampaian Penyimpanan
Pengarahan / Distribusi
Surat Surat
Surat

Gambar 2.1
Prosedur pengelolaan surat masuk
Sumber: Yatimah (2016)
Pengelolaan Surat Keluar Menurut Yatimah (2013), prosedur pengelolaan

surat keluar meliputi:

1. Pembuatan Konsep Surat

Untuk membuat konsep surat terdapat beberapa metode, antara lain:

a. Berdasarkan dikte pimpinan.

b. Pendiktean bisa disampaikan secara lisan langsung oleh pimpinan atau

dengan menggunakan mesin dikte (dictating machine).

 c. Pimpinan menyusun naskah surat secara tertulis dan menyerahkan naskah

tersebut kepada sekretaris untuk diketik. Metode ini hanya digunakan

untuk masalah yang penting atau surat yang berifat rahasia.

d. Pimpinan mencatat inti surat dan menyuruh sekretaris menyusun surat.

e. Pimpinan menyerahkan sepenuhnya kepada sekretaris untuk menyusun

konsep surat dan menyelesaikannya.

2. Pengetikan Surat

Pekerjaan pengetikan merupakan pekerjaan yang penting bagi sekretaris

karena merupakan proses terakhir dari pembuatan surat. Oleh karena itu, seorang

sekretaris harus memiliki pengetahuan dan keterampilan tentang cara pengetikan

cepat dan benar.

3. Penyuntingan Surat

Penyuntingan surat merupakan kegiatan memeriksa surat, baik dari segi tata

letak, format, penyusunan, isi surat dan bahasanya, sebelum surat itu di titik akhir.

Penyuntingan surat merupakan tanggung jawab pembuat konsep (sekretaris), selain

pimpinan yang menandatangani surat.

4. Pelipatan dan Penyampulan Surat

Surat dibawa ke pimpinan untuk ditandatangani, lalu diberikan nomor surat.

Tahap berikutnya adalah pelipatan dan penyampulan surat. Temasuk dalam tahap ini

adalah pembubuhan alamat tujuan surat dan alamat pengirimnya pada sampul atau

amplop surat.
5. Pembubuhan Alamat Surat

Dalam surat yang bersampul, pembubuhan alamat luar merupakan hal yang

penting untuk diperhatikan. Alamat surat atau alamat yang dituju dapat dituliskan

pada salah satu dari dua pilihan berikut:

a. Pada tahapan muka sampul di bagian tengah

b. Pada tahapan muka sampul, di sudut kanan atas. Bila pada sampul surat terdapat

kop surat, alamat pengirim tidak perlu dicantumkan lagi.

Perlu diperhatikan bahwa alamat pengirim yang berupa nama kelembagaan,

tidak lazim dituliskan di bagian kiri bawah atau di bagian belakang sampul selain

alamat pengirim dan alamat yang dituju, pada sampul surat juga sering dibubuhkan

nomor surat, cap dinas, dan urgensi pengirimannya.

6. Pencatatan Surat

Pencatatan surat mencatatnya dalam buku verbal (yaitu buku untuk mencatat

surat yang dikirim atau dikeluarkan pada pengurusan surat sistem buku agenda) atau

kartu tertentu seperti yang dipergunakan dalam mencatat surat masuk, yaitu kartu

kendali dan lembar pengantar.

7. Penyimpanan Surat

Tahap penyimpanan berhubungan dengan penanganan kearsipan pada

perusahaan dan pengiriman surat merupakan bagian dari kegiatan ekspedisi.

8. Pengiriman

Semua surat yang diantarkan dicatat pada sebuah buku yang dinamakan buku

ekspedisi. Buku ekspedisi, selain digunakan untuk mencatat surat-surat yang akan

diantar, juga berfungsi sebagai tanda bukti penerimaan surat kerena dilengkapi

dengan kolom tanda terima atau tanda tangan penerima.

Pendiktean Pembuatan Pendiktean

Konsep Surat Konsep Surat Konsep Surat

Penomoran Pengetikan Penyuntingan

Surat Surat Surat

Pengiriman Penyimpanan
Surat Surat

Gambar 2.2
Prosedur Pengelolaan Surat Keluar
Sumber: Yatimah (2016)

2.4 Fungsi Surat

Meskipun teknologi komunikasi berkembang dengan begitu cepat,

tetapi bagi suatu organisasi atau instansi surat dapat digunakan sebagai sarana
 berkomunikasi secara tertulis, karena hal itu merupakan alat untuk

mengadakan kerjasama dengan pihak luar atau instansi lain. Dengan demikian

surat sangat penting untuk membantu memperlancar tujuan organisasi atau

instansi.

Suparjati (2016) menyatakan bahwa selain sebagai alat komunikasi

surat juga dapat berfungsi sebagai:

1. Alat bukti tertulis, misalnya surat perjanjian dan surat keputusan.

2. Alat pengingat, misalnya surat yang telah di arsipkan.

3. Dokumentasi historis, misalnya surat dalam arsip lama yang digunakan

kembali untuk penyelidikan mengenai keadaan masa lalu.

4. Pedoman tindakan, misalnya surat perintah, surat tugas dan surat edaran.

5. Jaminan keamanan, misalnya surat keterangan jalan.

6. Duta atau wakil organisasi, maksudnya surat mencerminkan keadaan

mentalitas jiwa, dan kondisi intern dari organisasi yang mengeluarkannya.

Surat-surat yang dikirim oleh suatu kantor sering merupakan satu-satunya

hubungan kantor yang satu dengan kantor yang lain. Karena itu perlu sekali

surat dirumuskan dan ditata sedemikian rupa sehingga menciptakan kesan

yang baik dan berwibawa.

2.5 Sarana yang digunakan dalam Pengelolaan Surat Menyurat

 Dalam penanganan surat-menyurat diperlukan peralatan sebagai

berikut:

1. Kartu Kendali

Kartu kendali yaitu suatu alat yang berfungsi untuk menelusuri dan

mengendalikan proses pengelolaan surat-surat dinas, (A.W. Widjaya, 2017).

2. Lembar Disposisi

Adalah lembaran kertas dalam ukuran tertentu yang dipergunakan oleh

pimpinan sebagai sarana komunikasi antara pimpinan dan bawahan,

(Wursanto, 2018).

3. Folder

Folder yaitu lipatan kertas tebal atau kertas manila yang berbentuk

segi empat panjang untuk menyimpan arsip atau untuk menempatkan arsip

atau sekelompok arsip didalam file/filing cabinet, (Wursanto, 2018).

4. Map

Map yaitu lipatan kertas atau karton (kertas manila) yang

dipergunakan untuk menyimpan arsip, (Wursanto, 2018).

5. Filling Cabinet
 Yaitu perabot kantor yang berbentuk segi empat panjang yang

diletakkan secara vertikal (berdiri) dipergunakan untuk menyimpan berkas-

berkas atau arsip, (Wursanto, 2018).

6. Guide

Guide yaitu lembaran kertas tebal atau karton manila yang

dipergunakan sebagai penunjuk atau sekat atau pemisah dalam penyimpanan

arsip, (Wursanto, 2018).

7. Buku agenda

Buku agenda adalah sejenis buku (buku catatan) yang dipergunakan

untuk mencatat atau untuk mendaftar semua surat (surat yang diterima atau

surat masuk), dan surat yang akan dikirim (surat keluar) oleh suatu kantor atau

organisasi, (Wursanto, 2018).

8. Buku Ekspedisi

Buku ekspedisi dipergunakan sebagai tanda bukti pengiriman, atau

pendistribusian surat atau barang, (Amsyah, 2019).

2.6 Penyimpanan

Penyimpanan surat disebut kearsipan. Surat-surat yang dibuat dan

dikirim perlu ada pertinggal sebagai arsip. Surat dan warkat yang disimpan

dengan segera dapat ditemukan bila diperlukan, (Widjaja, 2017).

 1. Asas Penyimpanan

Menurut Amsyah, (2019), dalam Penyimpanan arsip dikenal dengan

tiga asas yaitu :

a. Asas sentralisasi

Penyimpanan arsip yang dipusatkan di satu unit kerja khusus

yang lazim disebut sentral arsip.

b. Asas Desentralisasi

Memberikan kewenangan kepada tiap-tiap unit satuan kerja

untuk mengurus dan menyelenggarakan penyimpanan arsip masing-

masing.

c. Asas Kombinasi

Merupakan gabungan dari asas sentralisasi dan desentralisasi.

Dewasa ini dikenal ada 5 macam sistem penyimpanan arsip, yaitu:

a. Sistem abjad (alphabetical filling system)

Suatu sistem penyimpanan dan penemuan arsip berdasarkan abjad.

b. Sistem pokok soal (subject filling system)

Dalam sistem ini semua naskah/dokumen disusun dan dikelompokkan

berdasarkan pokok masalah.

c. Sistem nomor/angka (numerical filling system)

Sistem nomor atau angka sering juga disebut kode klasifikasi

persepuluhan. Pada sistem ini yang dijadikan kode surat adalah nomor yang

ditetapkan sendiri oleh unit organisasi yang bersangkutan.

d. Sistem wilayah/daerah (geograpichal filling system)

Dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan judul nama wilayah

atau daerah.

e. Sistem tanggal (chronological filling system)

Dalam sistem ini arsip diatur berdasarkan waktu seperti tahun, bulan,

dan tanggal.
 BAB III

GAMBARAN UMUM INSTANSI

3.1 GAMBARAN UMUM INSTANSI

Gambar 3.1
Foto Kantor Wilayah ATR/BPN Provinsi Sumatera Barat
3.1.1 Visi dan Misi Instansi

a. Visi

Terwujudnya penataan ruang dan pengelolaan pertanahan yang terpercaya

dan berstandar dunia dalam melayani masyarakat untuk mendukung

tercapainya : Indonesia maju yang berdaulat, mandiri dan berkepribadian

berlandaskan gotong royong.

b. Misi

1. Menyelenggarakan penataan ruang dan pengelolaan pertanahan yang

produktif, berkelanjutan dan berkeadilan.

2. Menyelenggarakan pelayanan pertanahan dan penataan ruang yang

berstandar dunia.

3.1.2 Sejarah Instansi

Kementerian Agraria dan Tata Ruang Republik Indonesia pertama kali

dibentuk pada tahun 1955 melalui Keputusan Presiden Nomor 55 Tahun

1955. Sebelum menjadi kementerian pada tahun 1955, urusan agraria

diselenggarakan oleh Departemen Dalam Negeri. Hal ini dikarenakan awalnya

pemerintah pada waktu itu menganggap bahwa urusan agraria belum

merupakan urusan strategis sehingga cukup diselenggarakan oleh suatu

lembaga di bawah kementerian.

Titik tolak reformasi hukum pertanahan nasional terjadi pada 24

September 1960. Pada hari itu, rancangan Undang-Undang Pokok Agraria

disetujui dan disahkan menjadi Undang-Undang Nomor 5 Tahun 1960.

Dengan berlakunya UUPA tersebut, untuk pertama kalinya pengaturan tanah

di Indonesia menggunakan produk hukum nasional yang bersumber dari

hukum adat. Dengan ini pula Agrarische Wet dinyatakan dicabut dan tidak

berlaku. Tahun 1960 ini menandai berakhirnya dualisme hukum agraria di

Indonesia.

Pada 1964, meIalui Peraturan Menteri Agraria Nomor 1 Tahun 1964,

ditetapkan tugas, susunan, dan pimpinan Departemen Agraria. Peraturan

tersebut nantinya disempurnakan dengan Peraturan Menteri Agraria Nomor 1

Tahun 1965 yang mengurai tugas Departemen Agraria serta menambahkan

Direktorat Transmigrasi dan Kehutanan ke dalam organisasi. Pada periode ini,

terjadi penggabungan antara Kantor Inspeksi Agraria-Departemen Dalam

Negeri, Direktorat Tata Bumi-Departemen Pertanian, Kantor Pendaftaran

Tanah-Departemen Kehakiman.

Pada 1965, Departemen Agraria kembali diciptakan secara

kelembagaan menjadi Direktorat Jenderal. Hanya saja, cakupannya ditambah

dengan Direktorat bidang Transmigrasi sehingga namanya menjadi Direktorat

Jenderal Agraria dan Transmigrasi, di bawah Departemen Dalam Negeri.

Penciutan ini dilakukan oleh Pemerintah Orde Baru dengan alasan efisiensi

dan penyederhanaan organisasi. Namun struktur ini tidak bertahan lama

karena pada tahun yang sama terjadi perubahan organisasi yang mendasar.

Direktorat Jenderal Agraria tetap menjadi salah satu bagian dari Departemen
Dalam Negeri dan berstatus Direktorat Jenderal, sedangkan permasalahan

transmigrasi ditarik ke dalam Departemen Veteran, Transmigrasi, dan

Koperasi.

Pada 1972, Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 145 Tahun 1969

dicabut dan diganti dengan Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 88

Tahun 1972, yang menyebutkan penyatuan instansi Agraria di daerah. Di

tingkat provinsi, dibentuk Kantor Direktorat Agraria Provinsi, sedangkan di

tingkat kabupaten/kota dibentuk Kantor Sub Direktorat Agraria Kabupaten/

Kotamadya.

Tahun 1988 merupakan tonggak bersejarah karena saat itu terbit

Keputusan Presiden Nomor 26 Tahun 1988 tentang Badan Pertanahan

Nasional. Sejalan dengan meningkatnya pembangunan nasional yang menjadi

tema sentral proyek ekonomi – politik Orde Baru, kebutuhan akan tanah juga

makin meningkat. Persoalan yang dihadapi Direktorat Jenderal Agraria

bertambah berat dan rumit. Untuk mengatasi hal tersebut, status Direktorat

Jenderal Agraria ditingkatkan menjadi Lembaga Pemerintah Non Departemen

dengan nama Badan Pertanahan Nasional. Dengan lahirnya Keputusan

Presiden Nomor 26 Tahun 1988 tersebut, Badan Pertanahan Nasional

bertanggung jawab langsung kepada Presiden.

Berdasarkan Keputusan Presiden Nomor 96 Tahun 1993, tugas Kepala

Badan Pertanahan Nasional kini dirangkap oleh Menteri Negara Agraria.

Kedua lembaga tersebut dipimpin oleh satu orang sebagai Menteri Negara

Agraria/ Kepala Badan Pertanahan Nasional.

Pada masa kepemimpinan Presiden Abdurrahman Wahid pada tahun

1999, Kementerian Negara Agraria dibubarkan melalui Keputusan Presiden

Nomor 154 Tahun 1999 tentang Perubahan Keputusan Presiden Nomor 26

Tahun 1988. Kepala Badan Pertanahan Nasional dirangkap oleh Menteri

Dalam Negeri Republik Indonesia. Pelaksanaan pengelolaan pertanahan

sehari-harinya dilaksanakan Wakil Kepala Badan Pertanahan Nasional.

Presiden Megawati menerbitkan Keputusan Presiden Nomor 103

Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan

Organisasi, Dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah Non Departemen, dan

Keputusan Presiden Nomor 34 Tahun 2003 tentang Kebijakan Nasional Di

Bidang Pertanahan memposisikan BPN sebagai lembaga yang menangani

kebijakan nasional di bidang pertanahan.

Penguatan lembaga agraria kembali diperkuat pada masa

kepemimpinan Presiden Jokowi yakni dengan menggabungkan Badan

Pertanahan Nasional dengan unit pemerintah yang mengurusi penataan ruang,

planologi dan perencanaan kehutanan, serta informasi geospasial.

Penggabungan struktur ini diikuti dengan uraian tugas dan fungsi

kelembagaan Kementerian Agraria yang sejatinya amanat Undang-Undang

Pokok Agraria Nomor 5 Tahun 1960, sesuai semangat Pasal 33 Ayat 3

Konstitusi UUD 1945.

3.1.3 Lokasi Instansi

Jl. Kartini No.22, Padang Pasir, Kecamatan. Padang Barat., Kota

Padang, Provinsi Sumatera Barat.

Telepon (0751) 28180 email : sumbar@atrbpn.go.id Jam Pelayanan :

Senin – Jum’at : 8.00 – 16.00 WIB

Sabtu – Minggu : Libur

Gambar 3.2
Lokasi Instansi
Sumber: Google Maps (2023)
3.1.4 Struktur Organisasi

BAGAN ORGANISASI
KANTOR WILAYAH BADAN PERTANAHAN NASIONAL PROVINSI SUMATERA BARAT
3.1.5 Bidang Usaha/Bagian

Berdasarkan susunan organisasi dapat dilihat bahwa Kantor Wilayah ATR/BPN

memiliki tugas pokok masing-masing.

a. Tata Usaha (TU)

Kegiatan Ketatausahaan di lingkungan Kantor Pertanahan dilaksanakan oleh Sub

Bagian Tata Usaha. Sesuai Pasal 30 Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala

Badan Pertanahan Nasional Nomor 38 Tahun 2016, Kantor Pertanahan mempunyai tugas

melaksanakan sebagian tugas dan fungsi Badan Pertanahan Nasional di kabupaten/kota

yang bersangkutan.

Adapun tugasnya adalah melakukan pemberian dukungan administrasi kepada

seluruh unit organisasi Kantor Pertanahan, serta menyiapkan bahan evaluasi kegiatan,

penyusunan program dan peraturan perundang-undangan.

Mengenai lingkup tugas masing-masing Subbagian adalah sesuai Pasal 36 yaitu :

1. Urusan Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan mempunyai tugas melakukan penyiapan

penyusunan rencana, program dan anggaran, serta pelaporan, pelaksanaan

pemantauan, evaluasi, dan pelaporan program strategis pertanahan.

2. Urusan Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas melakukan penyiapan

pelaksanaan urusan organisasi, ketatalaksanaan, analisis jabatan, dan pengelolaan

urusan kepegawaian, pengoordinasian dan fasilitasi pelaksanaan reformasi birokrasi

di Kantor Pertanahan.

3. Urusan Keuangan dan Barang Milik Negara mempunyai tugas melakukan penyiapan

pelaksanaan urusan keuangan dan administrasi barang milik negara.

b. Bidang Survei dan Pemetaan

Survei dan Pemetaan adalah Ilmu yang mempelajari keterampilan dalam

melakukan pencatatan dan pengumpulan data dan informasi mengenai sumber daya

(baik alam, sosial, maupun budaya) berbasis kewilayahan yang memadai dengan

teknologi penginderaan jauh.

Secara umum, tujuan Survey dan Pemetaan adalah menerapkan bagaimana

cara:

1. Menentukan posisi sembarang bentuk yang berbeda di atas permukaan bumi.

2. Menentukan letak ketinggian (elevasi)

3. Menentukan bentuk atau relief permukaan tanah beserta benda – benda yang ada

dipermukaan tanah tersebut.

4. Menentukan panjang, arah/ sudut, dan koordinat suatu titik (posisi) dari titik lain

yang terdapat pada permukaan bumi, dan menghitung luas daerah yang telah

dibatasi suatu area tertentu.

c. Bidang Penetapan Hak dan Pendaftaran

Penetapan Hak Tanah adalah penetapan atau keputusan Pemerintah mengenai

hubungan hukum antara perseorangan, badan hukum publik maupun swasta, dan

lembaga atau instansi pemerintah dengan tanah yang meliputi pemberian,

perpanjangan dan pembaruan hak atas tanah.

Pendaftaran tanah sebagai pelaksanaan Pasal 19 UUPA merupakan salah satu

upaya Pemerintah untuk memberikan jaminan kepastian hukum. Jaminan kepastian

hukum tersebut meliputi: jaminan kepastian hukum mengenai orang atau badan

hukum yang menjadi pemegang hak (subyek hak atas tanah); jaminan kepastian

hukum mengenai letak, batas, dan luas suatu bidang tanah (obyek hak atas tanah); dan
 jaminan kepastian hukum mengenai hak-hak atas tanahnya. Dengan pendaftaran

tanah, pemegang hak atas tanah akan menerima tanda bukti hak atas tanahnya yakni

sertifikat tanah.

d. Bidang Penataan dan Pemberdayaan

Bidang Penataan dan pemberdayaan mempunyai tugas melaksanakan landreform,

pengelolaan dan analisis penguasaan, pemilikan, penggunaan dan pemanfaatan tanah,

redistribusi tanah, pemberdayaan tanah masyarakat, penatagunaan tanah, penataan tanah

sesuai rencana tata ruang.

e. Bidang Pemberdayaan Tanah dan Pengembangan

Pemberdayaan harus berangkat dari hasil penggalian persoalan di jantung

masyarakat, tepat pada inti problem, khususnya bagi masyarakat yang dikelompokkan

pada golongan lemah.

Jika merujuk pada agenda pemberdayaan kelembagaan yang diinisiasi oleh

ATR/BPN, tahapan dan langkah yang harus ditempuh adalah merujuk pada petunjuk

teknis dan pelaksanaannya sebagaimana diatur dalam Petunjuk Teknis No:

PH.02/499-400/IV/2019 ada beberapa tahapan dan langkah, yaitu:

1) Pembentukan organisasi

2) Penetapan lokasi kegiatan pemberdayaan hak atas tanah masyarakat.

3) Pemetaan sosial.

4) Penyuluhan dalam rangka pengembangan kegiatan.

5) Penyusunan model pemberdayaan.

6) Pendampingan pemberdayaan.

7) Ketujuh, evaluasi dan pelaporan.

f. Bidang Pengendalian dan Penanganan Sengketa

Pengendalian Pemanfaatan Ruang mempunyai tugas melaksanakan perumusan

dan pelaksanaan kebijakan, penyusunan norma, standar, prosedur, dan kriteria, dan

pemberian bimbingan teknis dan supervisi, serta pelaksanaan evaluasi dan pelaporan

di bidang pengendalian pemanfaatan ruang (Permen ATR/BPN No. 8 Tahun 2015).

Bidang Sengketa Tanah mempunyai tugas mempunyai tugas menyiapkan

bahan fasilitasi penyelesaian sengketa pertanahan.

Bidang Sengketa Tanah dalam melaksanakan tugas mempunyai fungsi:

1) Penyusunan rencana kerja Seksi Sengketa Tanah;

2) Perumusan kebijakan teknis fasilitasi penyelesaian sengketa pertanahan;

3) Fasilitasi penyelesaian sengketa pertanahan;

4) Fasilitasi penyelesaian masalah ganti kerugian dan santunan tanah untuk

pembangunan untuk kepentingan umum; dan

5) Evaluasi dan penyusunan laporan pelaksaan kerja Seksi Sengketa Tanah.

3.2 Pelaksanaan Magang

3.2.1 Sistem Magang di Instansi

Penulis melaksanakan magang di Kantor Wilayah Agraria dan Tata

Ruang/ Badan Pertanahan Nasional Provinsi Sumatera Barat, pada minggu

pertama penulis ditempatkan di bagian Tata usaha. Minggu kedua sampai

sekarang penulis ditempatkan di bagian Loket Informasi surat masuk/ keluar

pengaduan.
 Sebelum memulai magang di Kantor Wilayah ATR/BPN Sumatera

Barat penulis diarahkan oleh pegawai dibidang Kepegawaian. Pegawai

tersebut mengarahkan mahasiswa yang akan magang di ATR/bpn seperti jam

kerja, pakaian yang akan digunakan saat kerja, dan sistem kedisiplinan yang

baik dalam hal waktu maupun tugas yang diberikan oleh atasan maupun

pegawai agar dapat dilakukan dengan baik.

Sehubungan dengan persetujuan magang di Kantor Wilayah ATR/BPN

yang bertempat di Jl. Kartini No.22, Padang Pasir, Kecamatan. Padang Barat.,

Kota Padang, Provinsi Sumatera Barat.

Pelaksanaan magang dimulai tanggal 01 Juli 2023 s/d 1 September 2023,

jadwal magang di Kanwil ATR/ BPN dengan ketentuan sebagai berikut.

a. Jam masuk magang adalah 08.00 s/d 16.00 WIB. Hari kerja mulai dari

hari senin s/d jumat

b. Jam istirahat adalah pukul 12.00 s/d 13.30WIB apabila ada keperluan dan

ada kepentingan di luar kantor, harus meminta izin terlebih dahulu

Dalam pelaksanaan magang di Kantor Wilayah Agraria dan Tata Ruang

(ATR/BPN) Provinsi Sumatera Barat khususnya untuk bidang Loket Informasi

Surat Masuk/ Keluar Pengaduan penulis diperkenankan untuk mengetahui

bagaimana prosedur surat masuk dan surat keluar di ATR/BPN dan bagaimana cara

menanggapi pengaduan dari masyarakat terkait masalah pertanahan yang ada di

Provinsi Sumatera Barat. Penulis akan diarahkan oleh pegawai loket informasi

surat masuk/keluar bagaimana cara kerja diloket informasi ATR/BPN Provinsi

Sumatera Barat.

3.2.2 Kegiatan Magang di Setiap Bagian di Instansi

 Kegiatan magang di ATR/BPN provinsi Sumatera Barat, penulis yang

ditempat dibagian loket informasi surat masuk/keluar. Penulis diberi pekerjaan berupa

menerima surat masuk dan surat keluar, menginputkan fisik surat ke e-office,

mendigitalisasikannya ke portal pegawai dibidang informasi pertanahan. Serta

mengarahkan masyarakat yang mengalami masalah tanah, yang akan diarahkan ke

bidang instansi yang terkait dengan permasalahan tanah yang sedang dihadapi

masyarakat.

Kegiatan penulis selama magang dapat dilihat dari jurnal harian selama

magang seperti tabel dibawah ini :

Tabel 3.3
Kegiatan Magang
No Waktu Kegiatan

a.Memperkenalkan diri pada pegawai Tata Usaha

b.Registrasi surat tentang Surat Tugas ke Pasaman Barat.
Minggu 1 c. Registrasi surat keluar tentang izin cuti pegawai.
1. 3 Juli s/d 7 Juli d.Mengarsipkan surat tentang kwitansi dibidang keuangan.
2023 e.Mengonsepkan surat tentang bukti penerimaan surat keluar.
f.Menerima laporan Bulanan PPAT Kabupaten Solok Selatan.
g.Registrasi surat keluar tentang surat tugas ke Payakumbuh.
2. Minggu ke-2 a.Registrasi surat pernyataan tanggung jawab mutlak bagian
keuangan.
10 Juli s/d 14 Juli
2023 b.Registrasi surat tentang kegiatan perencanaan objek
konsilidasi tanah.
c.Meneima laporan bulanan PPAT dari Kantor Pertanahan Kota
Padang.
d.Menerima surat dari Syamsuardi tentang menggugat sebidang
tanah Kaum Tanjung.
e.Menerima surat tentang Laporan hasil reviu tata kelola
Proyek Strategis Nasional (PSN) pada proyek pembangunan
jalan tol Bukittinggi-Padang Panjang-Lubuk Alung-Padang (80
KM)- Bagian dari Trans Sumatera.
f.Registrasi surat tugas Kepegawaian.
 g.Menyampaikan fisik surat kesubbagian.
h.Menerima surat tentang permohona perubahan lokasi PTSL
dari Kabupaten Pasaman.
a.Menerima laporan bulanan PPAT dari Kabupaten Padang
Pariaman.
b.Menerima surat dari kantor Imigrasi tentang Surat
permohonan bahan keterangan.
c.Menerima surat dari Rahmi tentang Permohonan pemblokiran
pembuatan sertifikat baru.
Minggu ke-3
d.Menginputkan data tentang:
3. 17 Juli s/d 21 Juli
2023 1) SKPT Lima Puluh Kota
2) PUPR Pesisir Selatan
3) Usulan kenaikan pangkat Fajar
4) Mempelajari warkah Rinal Efendi
e.Mendigitalisasikannya ke e-office.
f.Menerima surat tentang permohonan penjelasan Nunung N.
g.Menyampaikan surat ke bagian Tata Usaha Pimpinan (TUP).
a.Menerima surat tentang pengajuan cuti pegawai.
b.Mendigitalisasi fisik surat ke e-office tentang surat pantahan
Elmi Resnofida.
c.Membantu dalam pembuatan konten video tentang tanah
Ulayat yaang akan diposting dimedia sosial ATR/BPN
SUMBAR.
d.Mendigitalisasi fisik surat ke e-office tentang:
1. Pengurus daerah Pariaman IPPAT.
Minggu ke-4 2. Permohonan data pertanahan untuk bahan penyusun
4. revisi peta indikatif penghentian pemberian perizinan
24 Juli s/d 28 Juli
usaha Keberatan atas nilai ganti rugi atas Nis.390.
2023
e.Menerima surat dari Kota Solok tentang Tindak lanjut
fasilitasi penyelesaian permasalahan tanah konsolidasi 240 Ha,
serta mendigitalisasikannya ke e-office.
f.Menerima surat tentang konfirmasi pengaduan masyarakat.
g.Menerima surat dari kantor pertanahan Kota Padang Panjang
untuk bidang pemberdayaan dan pembangunan.
h.Menerima laporan bulanan PPAT bulan Juli 2023 dari
Kabupaten Lima Puluh Kota.
5. Minggu ke-5 a.Menerima buku dari pusat pengembangan dari standarisasi
kebijakan agraria, tata ruang dan pertanahan kementerian
31 Juli s/d 4
 ATR/BPN.
b.Menerima surat dari Maiyenti tentang permohonan buka
blokir.
c.Menyampaikan Fisik surat ke Tata Usaha Pimpinan untuk
disampaikan ke Bidang pemberdayaan Tanah dan
pengembangan.

Agustus 2023 d.Menerima surat masuk tentang Relaas panggilan sidang

kepada tergugat Muslim.
e.Menerima surat bantahan penangguhan pencairan Ganti Rugi
Tol.
f.Menerima surat tentang pemberitahuan pindah alamat kantor
dan mendigitalisasikannya ke e-office.
g.Menerima surat tentang pernyataan tunggakan PTSL tahun
2021.
a.Menerima surat undangan dari Gubernur Sumbar tentang
undangan FGD Forkopimda.
b. Menerima surat dari Puskesmas Padang Pasir tentang tentang
pengecekan kesehatan.
c. Menerima surat penegasan antikorupsi dan gratifikasi serta
pemberitahuan inovasi layanan.
Minggu ke-6 d. Menerima surat dari Yayasan Fort De Kock Bukittinggi
6
7 Agustus s/d 11 tentang permohonan gelar perkara atas pemindahbukuan SHM
Agustus 2023 No.655.
e. Mendigitalisasikannya ke e-office pengelola informasi
pertanahan.
f.Menyampaikan fisik surat dari TUP ke bidang 2 & 5.
a.Menerima Laporan perkembangan Usaha Perkebunan dari PT.
Sapta Sentosa Jaya Abadi
b.Menerima Surat izin pengambilan data oleh mahasiswa UNP.
c.Menerima surat undangan dari kantor Gubernur Sumbar
Minggu ke-7
7 untuk pelaksanaan upacara 17 Agustus.
14 Agustus s/d 18
Agustus 2023 d.Menerima surat dari Universitas Andalas tentang undangan
pengukuhan.
e.Mendigitalisasikannya ke e-office pengelola informasi
pertanahan.
8
a.Menerima surat undangan dari Magister kenotariatan Fakultas
Hukum UNAND tentang permohonan sebagai narasumber.
b. Menerima surat undangan Hearing penyelesaian konflik
agraria masyarakat.
 c.Menerima surat permintaan data dan informasi dari
kepolisian.
d. Menerima surat dari pengadilan negeri kelas 1 A padang
Minggu ke-8 tentang Relaas Pemberitahuan.
21 Agustus s/d e. Menerima undangan rapat percepatan pengadan tanah dan
25 Agustus 2023 pembangunan jalan tol.
f.Menerima surat gugatan perdata melawan hukum dari
Pengadilan Negeri Padang.
g.Menerima surat tentang permohonan pengukuran.
h.Menerima surat dari Ombudsman tentang penutupan laporan.
i.Menyampaikan surat kebidang penataan dan pemberdayaan
dari Kantor Pertanahan Pasaman.

a.Menerima surat dari shoinuddin umar tentang mohon

perlindungan, Blokir surat dan rencana lelang asset rumah
indikasi persil.
b.Menerima Undangan Rakor Pokja percepatan pengelolaan
perhutanan sosial.
c.Menerima surat kuasa Rimedio
d.Menerima penyelesaian konflik pertanahan.
Minggu ke-9
e.Mendigitalisasikannya ke e-office pengelola informasi
28 Agustus s/d 31
9 pertanahan.
Agustus 2023
f.Menerima Laporan Bulan Agustus 2023 dari kec.Padang
Pasir.
g.Mengarahkan masyarakat yang berkonsultasi kebidang yang
bersangkutan.
h.Repost akun sosial media ATR/BPN Provinsi Sumatera Barat
di Instagram dan Twitter.
i.Menyampaikan surat pengajuan kerja sama ke Sub Bagian
Umum dan Hubungan Masyarakat.
j.Memberikan sertifikat kepada supervisor magang serta salam
perpisahan.

3.2.3 Pengalaman Positif yang Diperoleh dari Kegiatan Magang

Selama waktu magang 2 bulan, banyak pengalaman yang penulis dapatkan

selama magang di Kantor Wilayah ATR/BPN dengan sistem yang telah di tetapkan

kantor dalam memperlakukan mahasiswa magang dengan baik, penulis ditempatkan

 di bagian bidang Loket Informasi Surat Masuk/Keluar. Penulis memperoleh banyak

ilmu seperti bagaimana proses surat masuk/keluar sampai menanggapi pertanyaan

yang diajukan masyarakat terkait dengan masalah yang dihadapi masyarakat.

Menambah pengetahuan penulis dibidang surat masuk/keluar, serta melatih keramah

tamahan penulis dalam menanggapi masyarakat yang mengajukan pengaduan. Ilmu

yang penulis dapat selama di perkuliahan sangat bermanfaat selama magang seperti

pengetahuan tentang Microsoft Excel, Microsoft Word dan Penulisan karya Ilmiah

yang benar.

3.2.4 Tantangan Selama Magang

Setiap kegiatan yang dilakukan mempunyai tantangan tersendiri dimana

tantangan tersebut bukanlah hal yang perlu dibesar-besarkan dan seharusnya

tantangan-tantangan tersebut menjadi pemicu untuk penulis lebih semangat dalam

menjalani semua tantangan yang ada. Setiap bidang yang ada di Kanwil ATR/BPN

memiliki tantangan yang berbeda dalam tingkat kesulitan yang berbeda. Secara umum

tantangan yang sangat berarti dalam melaksanakan magang di Kanwil ATR/BPN

adalah masalah kedisiplinan dan Ketelitian, dimana pegawai disana sangat disiplin

dan teliti dalam melakukan pekerjaan, bagi penulis yang kurang teliti tentunya

menjadikan hal ini sebagai tantangan dan berusaha lebih teliti dalam melakukan

pekerjaan. Selama kegiatan magang berlangsung diloket informasi penulis harus bisa

menghandle pekerjaan ketika pegawai pengelola informasi tidak ada ditempat. Penulis

dituntut untuk ramah dan sopan ketika menghadapi masyarakat yang mengajukan

pengaduan ke Kantor Wilayah Badan Pertanahan Provinsi Sumatera Barat.

 BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1 Prosedur Pengelolaan Surat

Ada beberapa proses pengelolaan surat di Badan Pertanahan Nasional Provinsi

Sumatera barat :

a. Menerima Surat

Pegawai bagian loket informasi menerima surat yang diterima dari kantor/

instansi lain, ataupun dari masyarakat dan menandatangani surat pengantarnya.

Setelah diterima, kemudian surat dibubuhi cap, tanggal penerimaan surat dan nama

penerima surat.

b. Membuka Surat

Kegiatan membuka dan mengeluarkan surat dari sampul dari dalam amplop

untuk diadakan pemrosesan lebih lanjut. Dalam membuka surat perlu diperhatikan

apakah surat yang diterima itu benar-benar untuk instansi yang bersangkutan dan

apakah surat boleh dibuka. Setelah membuka surat, kemudian memeriksa alamat

surat, nama pengirim, tanggal surat, isi surat dan lampiran bila ada.

d. Menginputkan surat ke E-Office

Surat akan di masukkan ke mesin scanner lebih dahulu lalu diberi nama sesuai

dengan perihal yang terdapat pada halaman depan surat jika tidak ada perihal maka
 dibuat inti sari dari surat/ hal yang menggambarkan isi surat yang menjadi pembeda

dengan nama file yang lain.

e. Mendigitalisasi serta mendisposisikan surat

Surat yang sudah diberi nama akan dimasukkan ke akun E-Office pengelola

innformasi pertanahan. Adapun yang akan diisi nantinya saat mendigitalisasi surat

seperti : asal surat, nomor surat, tanggal surat, tanggal terima surat, perihal surat,

keterangan surat, tujuan surat, serta menambahkan file surat.

f. Menyampaikan surat ke bagian Tata Usaha Pimpinan serta distribusi (disposisi) surat

Surat akan diantarkan kebagian Tata Usaha Pimpinan nantinya akan

dibubuhkan tanda tangan pimpinan serta menyampaikan ke bagian-bagian instansi

terkait.

g. Pembalasan Surat dan pengarsipan surat

Surat yang sudah dikirim lewat E-Office ke pegawai yang bersangkutan akan

dibalas. Setelah itu balasan surat akan dikirim baik melalui e-mail maupun secara

langsung. Surat akan dimasukkan sesuai dengan nama pegawai ditempat arsip surat.

4.2 Penyelesaian & Pembahasan

Berdasarkan prosedur pengelolaan surat dapat disimpulkan bahwasannya ada

tahapan yang dilalui sebelum menerima sampai menyimpan surat yang masuk.

Melakukan penanda tanganan sebelum menerima surat yang masuk sehingga

meminimalkan resiko kedepannya jika terjadi kesalahan terkait penerimaan surat.

4.2.1 Pemasalahan 1
 Lamanya pemprosesan surat masuk, tidak semua surat diserahkan ke

petugas pengelola surat untuk diarsipkan.

Penyelesaian:

Pada permasalahan diatas dapat diselesaikan dengan menggunakan

sebuah sistem berbasis internet yang dapat mengatasi permasalahan klasik

persuratan seperti yang sudah dicontohkan di atas. Yaitu dengan aplikasi E-

Office Persuratan dan Disposisi. Karena dengan menggunakan aplikasi E-

Office ini dapat mempermudah dan mempercepat proses persuratan.

Aplikasi E-Office membantu dalam mendisposisikan surat, baik surat

masuk maupun surat yang keluar serta jika ada masyarakat yang bertanya

sudah sampai dimana surat yang dimasukkan di loket informasi bisa di cek

lewat aplikasi E-Office sudah sampai bagian mana serta bisa melihat apakah

surat yang masuk ini sudah dibaca atau belum oleh tujuan dari surat.

Aplikasi E-Office berperan penting dalam pengelolaan surat-Menyurat

di ATR/BPN Provinsi Sumatera Barat. Masyarakat juga tidak khawatir dengan

surat yang dimasukkan dibagian loket informasi karena terjamin keamanan

surat dan dipastikan sesuai dengan arah dan tujuan dari surat. Balasan surat

akan diberikan kepihak yang memasukkan surat baik berupa e-mail maupun

fisik surat jika yang mengajukan surat menjemput ke kantor.

4.2.2 Permasalahan 2
 Banyaknya surat yang hilang karena pegawai mengambil surat yang

ada di meja loket informasi.

Penyelesaian:

Pegawai ATR/BPN Provinsi Sumatera Barat diharapkan

mengkonfirmasi ke bagian loket informasi surat masuk/keluar sebelum

mengambil surat. Sehingga meminimalkan resiko kedepannya terkait dengan

keberadaan surat yang masuk, pegawai loket tahu bagian yang mengambil

surat dan ada bukti tertulis pada buku costumer servis yang menjadi bukti

surat yang masuk sudah diterima oleh pihak yang bersangkutan.

Jika ada pegawai yang menemukan surat yang hilang segera diberikan

kepegawai loket informasi sehingga pegawai loket informasi bisa secepatnya

mendisposisikan surat ke bagian bersangkutan, sehingga dapat membantu

meminimalkan surat yang hilang di bagian loket informasi surat masuk/keluar.

Pegawai yang menemukan surat bisa menyimpannya terlebih dahulu

jika tidak bisa langsung menyampikannya ke bagian loket minimal pegawai

mengirim file surat ke e-office pengelola informasi pertanahan. Sehingga bisa

diakses melalui akun e-office dan memudahkan dalam menginputkan data

serta mendisiposisikan surat sesuai dengan tujuan yang sudah dilampirkan

pada surat.
 BAB V

PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan uraian pada bab sebelumnya, maka dapat ditarik kesimpulan

yaitu:

1. Lamanya pemrosesan surat dapat diselesaikan dengan aplikasi E-Office Persuratan

dan Disposisi. Karena dengan menggunakan aplikasi E-Office ini dapat

mempermudah dan mempercepat proses persuratan.

2. Fisik surat yang hilang di meja loket informasi dapat diminimalisasi dengan cara

jika Pegawai ATR/BPN Provinsi Sumatera Barat mengambil surat diatas meja

loket diharapkan mengkonfirmasi ke bagian loket informasi surat masuk/keluar

pengaduan.

5.2 Saran

Berdasarkan kesimpulan diatas maka untuk pengelolaan surat-menyurat penulis ingin

memberi beberapa saran dibawah ini:

1. Badan Pertanahan Nasional dapat mendisposisikan surat yang masuk/keluar sesuai

dengan waktu yang telah ditentukan, sehingga meminimalkan terjadinya

penumpukan surat.

2. Meningkatkan kerja sama pegawai jika ada yang menemukan surat segera

melaporkan ke bagian loket informasi surat masuk/keluar pengaduan.

3. Bagi mahasiswa yang akan melaksanakan magang berikutnya diharapkan mampu

mengoperasikan Microsoft excel, Microsoft Word, serta memiliki rasa tanggung

jawab dan sopan santun serta bisa beradaptasi dengan suasana dunia pekerjaan

yang tentunya berbeda dengan dunia perkuliahan.

4. Penulis mengucapkan banyak terimakasih atas ilmu yang sudah diberikan serta

diperlakukan dengan sangat baik selama magang di Kantor Wilayah Badan

Pertanahan Nasional Provinsi Sumatera Barat.

 DAFTAR PUSTAKA

Arifin, R. (2020). Pengelolaan Surat Menyurat Masyarakat Makassar Berbasis Web. Jurnal
Teknologi Informasi dan Komunikasi, 69-70.

Azizah, N. F. (2021). Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar. Economic Education, 67-
68.

Fridayanthie, E. W. (2019). Rancang Bangun Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk dan
Surat Keluar Perusahaan. Jurnal Komputer dan Informatika , 43-44.

Hasan, S. (2022). Pengantar Manajemen. Padang: PT. GLOBAL EKSEKUTIF

TEKNOLOGI.

Prawiro, M. (2018, may Minggu). Pengertian Surat Masuk dan Surat Keluar, Fungsi,
Tujuan, dan Jenisnya. Retrieved from maxmanroe.com:
https://www.maxmanroe.com/vid/surat/pengertian-surat-masuk-dan-surat-
keluar.html#:~:text=Mengelola%20surat%20masuk%20dan%20surat,keluar%20akan
%20tercatat%20dengan%20baik.

Sihite, L. A. (2021, Oktober Selasa). Laporan Magang di Kementerian ATR/BPN Provinsi

Lampung. Retrieved from repo.darmajaya.ac.id:
http://repo.darmajaya.ac.id/6171/1/LAPORAN%20MAGANG%20LIA
%20AGUSTINA%20SIHITE.pdf

Ulwin, F. (2016, 06 17). Laporan Praktik Kerja Lapangan . Retrieved from

Repository.unair.ac.id: https://repository.unair.ac.id
V, N. (2021). Pengertian Surat Masuk dan Surat Keluar: Tujuan, Fungsi, Jenis, hingga
Pengelolaannya. Retrieved from Gramedia:
https://www.gramedia.com/literasi/pengertian-surat-masuk-dan-surat-keluar/