H.

ADMINISTRASI DAN PELAPORAN

Capaian Pembelajaran:
Mampu memahami tata cara penyusunan administrasi dan pelaporan

Instalasi farmasi RSUD kota Salatiga melakukan kegiatan penyusunan

laporan perbekalan farmasi dalam periode bulanan, triwulan, dan tahunan.
Administrasi dan pelaporan yang dibuat oleh IFRS diantaranya: laporan stock
opname, laporan psikotropika dan narkotika, laporan Standar Pelayanan Minimal
(SPM), laporan Supervisi, laporan farmasi klinis dan laporan mutu keselamatan
pasien.
a. Laporan Stock Opname
Kegiatan stock opname yang dilakukan oleh IFRS RSUD Kota Salatiga
dilakukan oleh setiap depo dan dilaksanakan setiap akhir bulan. Stock Opname
adalah pengecekan kesesuaian data stok obat atau alkes yang ada di
komputer/kartu stok dengan stok fisik. Salah satu tujuan dari pelaporan ini
adalah untuk mencegah adanya kerugian rumah sakit karena adanya kelalaian
perhitungan. Kegiatan yang dilakukan saat stock opname adalah sebagai berikut
1. Melakukan perhitungan fisik stok obat dan BMHP pada seluruh unit
yang ada di gudang
2. Mencocokkan stok fisik obat dan BMHP dengan kartu stock dan komputer
3. Melakukan pendataan persediaan yang tidak digunakan selama 3 bulan
terakhir
4. Melakukan pendataan tanggal kadaluarsa obat dan BMHP

Gambar 1. Stok opname

b. Laporan Psikotropika dan Narkotika
Setiap depo (rawat jalan, rawat inap, dan IBS) di RSUD Kota Salatiga
harus melaporkan data penggunaan obat Narkotika dan Psikotropika ke bagian
gudang setiap bulannya. Depo gudang selanjutnya akan melakukan rekapitulasi
data penggunaan obat narkotika dan psikotropika yang kemudian akan
dilaporkan secara online melalui website Sistem Informasi Pelaporan
Penggunaan Sediaan Jadi Narkotika dan Psikotropika Nasional (SIPNAP).
Contoh data rekapitulasi penggunaan narkotika dan psikotropika dari setiap
depo dapat dilihat pada Gambar 2.

c. Laporan Standar Pelayanan Minimal (SPM)

1) Analisis Kepuasan Pelayanan Kefarnasian
Kepuasan pelayanan kefarmasian merupakan gambaran kepuasan
pasien terhadap pelayanan kefarmasian di rawat jalan rumah sakit RSUD
Salatiga. Sampel dalam penelitian ini sebanyak 200 orang responden. Hasil
persentase dari tingkat kepuasan pelayanan di Instalasi Farmasi RSUD
Salatiga antara lain sangat puas sebesar 27.07%, puas sebesar 66.34% dan
tidak puas sebesar 6.59% seperti yang tertera pada Tabel1
 Tabel 1. Standar Pelayanan Minimal Kepuasan Pasien
Sangat Tidak
Puas Persentase
puas puas
No Jenis pelayanan
Sangat Tidak
3 2 1 Puas
puas puas
Ketanggapan apoteker terhadap
1 37 147 16 18.50% 73.50% 8.00%
pasien
2 Keramahan apoteker 50 131 19 25.00% 65.50% 9.50%
Kejelasan apoteker dalam
3 46 150 4 23.00% 75.00% 2.00%
memberikan informasi obat
4 Kecepatan pelayanan obat 9 107 84 4.50% 53.50% 42.00%
Kelengkapan obat dan alat
5 47 127 26 23.50% 63.50% 13.00%
kesehatan
6 Kenyamanan ruang tunggu 39 141 20 19.50% 70.50% 10.00%
7 Kebersihan ruang tunggu 46 144 10 23.00% 72.00% 5.00%
Ketersediaan brosur, leaflet,
8 poster dll sebagai informasi 22 141 37 11.00% 70.50% 18.50%
obat/kesehatan
296 1088 216
Jumlah
888 2176 216
Skor total 3280
Persentase (%) 27.07% 66.34% 6.59%

2) Analisis Waktu Tunggu

Waktu tunggu merupakan salah satu komponen yang menyebabkan
ketidakpuasan pasien yang akan berdampak pada loyalitas pasien. Standar
waktu tunggu pelayanan obat jadi (non racikan) ≤ 30 menit, sedangkan waktu
tunggu pelayanan obat racikan ≤ 60 menit (Kemenkes, 2008)
 Berdasarkan grafik hasil kepatuhan waktu tunggu pada gambar 2 dan 3
didapatkan hasil kepatuhan waktu tunggu pada resep racikan yaitu 70 resep
(64,22%) memenuhi syarat yaitu ≤30 menit dan 39 resep (35,78%) tidak
memenuhi syarat. Sedangkan untuk resep non racikan didapatkan hasil
kepatuhan waktu tunggu sebanyak 73 resep (22,32%) memenuhi syarat yaitu
≤60 menit dan 254 resep (77,68%) tidak memenuhi syarat

3) Analisis Kepatuhan Formularium Nasional dan Formularium Rumah

Sakit
Kepatuhan penulisan resep terhadap formularium merupakan salah satu
Standar Pelayanan Minimal (SPM) yang harus dipenuhi oleh Instalasi Farmasi
di Rumah Sakit. Standar yang ditetapkan dalam Peraturan Menteri Kesehatan
Republik Indonesia Nomor 129/Menkes/SK/II/2008 Tentang Standar Pelayanan
Minimal Rumah Sakit yaitu 100%. Sampel resep pada bulan Mei sebanyak 488
lembar dengan 1088 obat yang diambil secara simple random sampling.
Tingkat kepatuhan obat sesuai formularium nasional di RSUD Salatiga pada
bulan Mei didapat rata-rata sebesar 67,28% dan yang tidak patuh terhadap
formularium sebesar 32,72%, sedangkan tingkat kepatuhan kepatuhan obat
sesuai formularium rumah sakit sebesar 98,62% dan ketidakpatuhan terhadap
obat sebesar 1,38%

Tabel 2. Jumlah Patuh Obat dan Tidak Patuh Obat di Formularium Nasional
Jumlah lembar Jumlah Obat Obat tidak
No. Poli resep Obat Patuh patuh
1 Mata 25 46 10 36
 2 Kulit dan kelamin 20 56 28 28
3 Obgyn 23 32 26 6
4 Jantung 25 86 72 14
5 Gigi 19 34 21 13
6 Penyakit Dalam 23 53 40 13
7 Bedah 25 42 32 10
8 Ortopedi 17 54 38 16
9 Anak 24 30 5 25
10 Urologi 24 39 30 9
11 Umum 143 327 222 105
12 Paru 25 68 57 11
13 Syaraf 20 72 48 24
14 Jiwa 24 50 45 5
15 THT 26 44 22 22
16 Rehab Medik 5 12 6 6
17 Bedah syaraf 2 3 0 3
18 Gizi 4 12 9 3
19 BTKV 11 12 9 3
20 Akupuntur 0 0 0 0
21 Bedah orthopedia 3 16 12 4
TOTAL 488 1088 732 356
Presentase (%) 67.28% 32.72%

Tabel 3. Jumlah Patuh Obat dan Tidak Patuh Obat Formularium RS

Jumlah lembar Jumlah Obat Obat tidak
No. Poli resep Obat Patuh patuh
1 Mata 25 46 42 4

2 Kulit dan kelamin 20 56 51 5

3 Obgyn 23 32 31 1
4 Jantung 25 86 84 2
5 Gigi 19 34 34 0
6 Penyakit Dalam 23 53 53 0
7 Bedah Umum 25 42 42 0
8 Ortopedi 17 54 54 0
9 Anak 24 30 29 1
10 Urologi 24 39 39 0
11 Umum 143 327 327 0
12 Paru 25 68 67 1
13 Syaraf 20 72 72 0
 14 Jiwa 24 50 49 1
15 THT 26 44 44 0
16 Rehab Medik 5 12 12 0
17 Bedah syaraf 2 3 3 0
18 Gizi 4 12 12 0
19 BTKV 11 12 12 0
20 Akupuntur 0 0 0 0
21 Bedah Ortopedi 3 16 16 0
TOTAL 488 1088 1073 15
Presentase (%) 98.62% 1.38%

d. Laporan Farmasi Klinis

Laporan farmasi klinis bertujuan untuk mengetahui jumlah pasien pada
kegiatan kefarmasian. Sampel yang diambil adalah laporan farmasi klinis pada
bulan Januari 2022:
Pemantauan Terapi Obat (PTO) : 6145 pasien
Konseling : 211 pasien
pengkajian resep : 6336 pasien
Visite : 894 pasien
Pemantauan Terapi Obat (PTO) : 894 pasien
Evaluasi Penggunaan Obat (EPO) : 2 pasien
Monitoring efek samping obat (MESO) : 4 pasien

Gambar 3. Laporan Pelayanan Kefarmasian

e. Laporan Supervisi
Laporan supervisi bertujuan untuk memberikan gambaran mengenai
pelaksanaan proses pengumpulan data indikator mutu di unit-unit dalam rangka
upaya peningkatan mutu yang dilaksanakan di Rumah Sakit RSUD Salatiga.
Kegiatan supervisi yang dilakukan di RSUD Salatiga dilakukan di gudang,
depo rawat jalan, depo IGD, depo IBS, dan depo rawat inap seperti yang tertera
pada gambar 4 dibawah:
 f. Laporan Mutu Keselamatan Pasien

Laporan mutu keselamatan pasien dibuat oleh tim keselamatan pasien

yang ada di RSUD Salatiga. Laporan dibuat 1 bulan sekali berdasarkan laporan
tim yang menemukan suatu kasus seperti salah pemberian obat, dll. Laporan
harus dilaporkan maksimal 2x24 jam setelah ditemukannya suatu kasus.
Laporan yang dilaporkan seperti gambar 5 dibawah:

Kesimpulan

Laporan yang dibuat oleh IFRS RSUD Salatiga diantaranya: laporan stock
opname, laporan psikotropika dan narkotika, laporan Standar Pelayanan Minimal
(SPM), laporan Supervisi, laporan farmasi klinis dan laporan mutu keselamatan pasien.
Laporan diatas dibuat secara teratur sesuai waktu yang sudah ditentukan